Upload
vanxuyen
View
237
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 1 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
USER GUIDE
versi 1.0
MENGGUNAKAN APLIKASI E-PROCUREMENT
MODUL REKANAN
PT PERKEBUNAN NUSANTARA V ( PERSERO )
2011
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 2 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
MODUL REKANAN
1. Login Rekanan
Gambar 2.1 login Rekanan
- Pengguna yang telah terdaftar sebagai rekanan dapat masuk ke sistem dengan
menginputkan nama user dan password di login form. Nama user dan password
didapatkan setelah pendaftaran rekanan. Sebagai contoh nama user “ABC” dan
password=”ABC”
2. Halaman Rekanan
menginputkan nama
user dan password
Gambar 2.2 Kondisi halaman rekanan sebelum
diverifikasi
Gambar 2.3 Kondisi halaman rekanan setelah
diverifikasi
Fotocopy Akte
Pendirian, fotocopy
SIUP, fotocopy NPWP,
pakta integritas
Download Pakta Integritas
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 3 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
- Setelah berhasil Login pengguna dapat memasuki sistem dengan hak akses
rekanan
- Terdapat dua kondisi halaman akses yaitu :
1. Halaman rekanan yang belum di verifikasi (Gambar 2.1), pengguna hanya bisa
masuk sistem tapi belum bisa melakukan aktivitas, rekanan diminta untuk
mengirimkan dokumen asli ke Panitia Pelelangan PTPN5 berupa : Berupa
fotocopy Akte Pendirian, fotocopy SIUP, fotocopy NPWP, pakta integritas.
Untuk pakta integritas dapat di download pada halaman ini. Setelah
mengirimkan dokumen tersebut pengguna yang akan di verifikasi.
2. Halaman rekanan yang telah di verifikasi (Gambar 2.2), dapat melakukan
aktifitas berupa menginputkan kelengkapan data rekanan, melakukan proses
lelang, penggantian sertifikat, merubah password dan lain lain.
3. Data Rekanan
3.1 Detail
4. Gambar 2.4 halaman detail data rekanan
Kelengkapan data rekanan pertama dapat dilihat pada menu Detail, terdapat
navigasi berupa ubah data perusahaan, update bidang kerja, penginputan akte
pendirian perusahaan, akte pengesahan serta tambah ijin usaha.
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 4 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
3.1.1 ubah data perusahaan
Gambar 2.5 cek sertifikat
- Untuk mengubah data perusahaan menggunakan sertifikat sebagai syarat untuk
berhak merubah data perusahaan, sertifikat dikirimkan oleh admin kepada
rekanan menggunakan e-mail.
Gambar 2.6 form perubahan data perusahaan
3.1.2 update bidang kerja
Gambar 2.7 update bidang kerja
- rekanan melengkapi bidang kerja sesuai dengan bidang kerja perusahaan dengan
dengan mengklik pilihan klasifikasi bidang kerja, mencari bidang kerja sesuai
dengan bidang kerja perusahaan terkait kemudian klik navigasi tambah untuk
menginputkan data bidang kerja
Pilih klasifikasi
bidang kerja
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 5 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
3.1.3 Input akte pendirian
Gambar 2.8 input akte pendirian
Rekanan harus melengkapi akte pendirian dengan menginputkan data akte
pendirian perusahaan sebagai data landasan hukum perusahaan.
3.1.4 Input akte pengesahan
Gambar 2.9 input akte pengesahan
Rekanan harus melengkapi akte pengesahan dengan menginputkan data akte
pengesahaan dari perusahaan sebagai data landasan hukum perusahaan.
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 6 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
3.1.5 Tambah izin usaha
Gambar 2.10 tambah izin usaha
Rekanan harus melengkapi izin usaha dengan menginputkan data izin usaha
perusahaan.
3.2 Pengurus
Gambar 2.11 data pengurus
- Tambah data pengurus dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data
pengurus kemudian simpan data
Gambar 2.12 tambah data pengurus
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 7 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
3.3 Pegawai
Gambar 2.13 data pengurus
- Tambah data pegawai dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data
pegawai kemudian simpan data
Gambar 2.14 tambah data pengurus
3.4 Saham
Gambar 2.15 data saham
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 8 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
- Tambah data saham dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data saham
kemudian simpan data
Gambar 2.16 tambah data saham
3.5 Pajak
Gambar 2.17 data pajak
- Tambah data pajak dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pajak
kemudian simpan data
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 9 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.18 tambah data pajak
3.6 Neraca
Gambar 2.19 data neraca
- Tambah data neraca dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data neraca
kemudian simpan data
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 10 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.20 tambah data neraca
3.7 Alat
Gambar 2.21 data peralatan
- Tambah data peralatan dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data
peralaan kemudian simpan data
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 11 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.22 tambah data perlatan
3.8 Pengalaman
Gambar 2.23 data pengalaman
- Tambah data pengalaman dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data
pengalaman kemudian simpan data
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 12 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.24 tambah data pengalaman
3.9 Referensi
Gambar 2.25 data referensi
- Tambah data referensi dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data
referensi kemudian simpan data
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 13 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.26 tambah data referensi
4 MELIHAT , MENDAFTAR DAN MENGIKUTI PELELANGAN/TENDER
Gambar 2.27 daftar semua paket lelang Gambar 2.28daftar paket lelang yang
diikuti
- Menampilkan daftar paket lelang sesuai dengan bidang usaha dan kualifikasi,
serta menampilkan tahapan lelang yang terjadi setiap waktu tahapan pelelangan.
- Sebagai contoh cara mengikuti pelelangan dengan menggunakan e-procurement
sebagai berikut :”PENGADAAN BIBIT XYZ (PELELANGAN TERBATAS 2 TAHAP)”.
4.1 Mendaftar lelang
- Jika ingin mendaftar lelang klik paket yang dipilih maka akan tampil halaman
berikut ini seperti pada gambar.
PILIH PAKET
PENGADAAN
BIBIT XYZ
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 14 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.29 tahapan pengumuman lelang
- Tahapan pertama adalah tahapan pengumuman, sehingga tidak ada satu tombol
proses lelang yang nyala.
- Kemudian pada tanggal berikutnya ketika waktu pendaftaran sudah tiba. Maka
aktif tombol “Mendaftar Lelang” dan tombol lain tidak lain tidak aktif, kemudian
klik Mendaftar Lelang
Gambar 2.30 pendaftaran lelang
- Setelah mengklik Mendaftar Lelang maka tampilah halaman dengan tombol
“Pendaftaran Belum di Validasi” seperti gambar , setelah pendaftaran disetujui
panitia dan rekanan mentransfer biaya pembelian RKS kepada panitia maka
rekanan mengirim bukti pembayaran ke e-mail panitia : [email protected] dan
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 15 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
memberitahu panitia bahwa rekanan telah membeli RKS dan mengirim bukti
pembayaran melalui e-mail, setelah panitia mengecek maka rekanan bisa masuk
ketahapan berikutnya sesuai dengan jadwal untuk setiap tahapan.
Gambar 2.31 pendaftaran belum di validasi.
- Setelah berhasil mendaftaran lelang, peserta lelang dapat mengambil bukti
pendaftaran lelang seperti pada gambar 2.32 dibawah ini
4.2 Pengambilan Dokumen
Gambar 2.32 pendaftaran berhasil dan masuk pada tahapan pengambilan dokumen
Bukti pendaftaran
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 16 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
- Untuk pengambilan dokumen pelelangan klik tombol “Download Dok
Pelelangan”, kemudian mendownload dokumen-dokumen pelelangan yang
disediakan. Kemudian masuk pada tahapan berikutnya.
Gambar 2.33 download dokumen kualifikasi & pelelangan
4.3 Aanwijzing dan Berita Acara Aanwijzing
Gambar 2.34 tahapan aanwijzing
- Pada tahapan Aanwijzing, peserta lelang dengan panitia lelang melakukan
tahapan penjelasan dari proses lelang yang dilakukan, dengan menggunakan
suatu komunikasi chat secara online maka proses komunikasi antara peserta dan
panitia dapat dilakukan sebagai bentuk tahapan aanwijzing, peserta dapat
mengklik tombol “Aanwijzing & Berita Acara Aanwijzing” untuk turut serta
melakukan tahapan penjelasan / aanwijzing dengan tampilan berikut ini
Contoh dokumen pelelangan
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 17 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.35 chat untuk tahapan aanwijzing
- Setelah tahapan Aanwijzing berakhir masuk pada tahapan berikutnya sesuai
dengan jadwal tahapan.
4.4 Upload Syarat Administrasi dan Dokumen Penawaran
- Pada tahapan ini peserta lelang dapat mengupload Syarat administrasi dan
dokumen penawaran , seluruh dokumen di scan dan dikirim ke dalam bentuk file
ketika jadwal pemasukan dokumen penawaran tahap1 sudah tiba, dan tombol
yang aktif adalah “Upload Dok Penawaran ”,untuk memasukkan syarat
administrasi dan dokumen penawaran tahap Peserta lelang dapat mengklik
tombol “Upload Dok Penawaran ”.
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 18 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.36 upload dokumen penawaran
- Peserta lelang dapat mengupload file dokumen syarat administrasi dengan
mengklik tombol “Tambah”
- Sebelum mengupload file dokumen syarat administrasi sistem meminta
memasukkan file certifikat contoh “ABC.cert”
Gambar 2.38 memasukkan certifikat
- sertifikat telah dikirimkan ketika mendaftar sebagai rekanan PTPN5 oleh admin
ke masing-masing peserta lelang menggunakan e-mail.(peserta harus memiliki
email)
- jika certifikat valid maka peserta lelang dapat memasukkan file dokumen syarat
administrasi dengan menginputkan nama dokumen dan file dokumen syarat
administrasi, seperti pada gambar berikut ini.
Gambar 2.37 proses upload dokumen penawaan dan
memasukan nilai penawaran
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 19 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.39 Mengupload file syarat administrasi
- Kemudian menekan tombol upload
- Setelah file dokumen syarat administrasi diupload kemudian lakukan hal yang
sama untuk mengupload file penawaran biaya
- Untuk menyimpan nilai penawaran diperlukan sertifikat lagi seperti gambar 2.38
4.5 Hasil Evaluasi dan Peringkat
- Pada tahapan berikutnya, Melihat hasil evaluasi dan peringkat dari penawaran
yang dimasukkan. Untuk melihat hasil evaluasi tersebut peserta lelang dapat
mengklik “Hasil Evaluasi Dan Peringkat Pemenang” . seperti pada gambar berikut
ini.
Gambar 2.40 hasil evaluasi dan peringkat pemenang
Gambar 2.40 mengupload file dokumen penawaran
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 20 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.41 Melihat hasil evaluasi dan peringkat pemenang
4.6 Sanggahan
Setelah penetapan pemenang dan pengumuman pemenang, terdapat
tahapan sanggahan yang dapat dilakukan oleh peserta lelang sesuai dengan
jadwal yang ditetapkan. Tombol yang aktif adalah tombol “Sanggahan”
seperti pada gambar berikut.
Gambar 2.42 Sanggahan
- Sanggahan dapat dilakukan peserta lelang yang lulus dengan mengupload file
dokumen sanggahan, pada nama dokumen ketikkan nama dokumennya dan
kemudian upload file surat sanggahan dengan menekan tombol Browse dan
kemudian tekan tombol Upload. Jawaban sanggah dapat dilihat pada menu yang
sama dengan menekan tombol Sanggahan.
Gambar 2.43 Upload Penawaran
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 21 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
5 CEK SERFIFIKAT
- Rekanan dapat mengecek sertifikat yang digunakan, untuk menguji kevalidan
datasertifikat dengan hak akses yang diperoleh sebagai rekanan. Caranya dengan
mengklik tombol “Browse” kemudian mencari file sertifikat dan mengklik tombol
“Cek”.
Gambar 2.44 Cek serfikat
6 GANTI SERTIFIKAT
- Rekanan dapat mengganti sertifikat dengan cara “Browse” file sertifikat yang
lama kemudian klik tombol ”Kirim”
Gambar 2.45 Ganti sertifikat
7 UBAH PASSWORD
- Rekanan dapat merubah password lama dengan dengan password baru, dengan
cara menginputkan password lama kemudian menginputkan password baru
dihalaman ubah password
User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM
BAB 2 - Page 22 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0
Gambar 2.46 Ubah Password
8 LOGOUT
- Rekanan dapat keluar dari sistem
- Setelah menggunakan sistem rekanan diharus Logout demi kepentingan dan
keselamatan data.