DISTRIBUTORS APPLICATION MANUAL

DISTRIBUTORS APPLICATION MANUAL

DisApp

MENU

1. Fungsi dasara. Navigator

b. Finder ()

c. Add New

d. Update

e. Save

f. Delete

g. Get Detail

h. Edit Detail

i. Equal (=)

j. Print

k. Post/Receive

l. Check Box

2. Setupa. Location

b. Item Price

c. Default Setup

d. Users

e. User Group

f. Clear Data

3. Master Dataa. Items

b. Customers

c. Branches

d. Areas

e. Distributors

f. Salesmen

g. Vendors

h. Class

4. Transactions

a. Incoming

b. Outgoing

c. Return

d. Move Stock

5. Reports

a. Location Stock

b. Purchase Order

c. Picking Listd. DN and Invoice

e. Return

f. Export Transaction File

g. Export Stock Status

6. Help

a. Login with different user

b. About DisApp

c. Help

MENU

1. Fungsi dasar

d. Navigator

Digunakan untuk menggeser pointer dari record databasee. Finder ()

Digunakan untuk mencari data, terutama untuk mengisi kodef. Add New

Digunakan untuk menambah record barug. Update

Digunakan untuk merubah datah. Save

Digunakan untuk menyimpan data/record setelah melakukan Add New atau Updatei. Delete

Digunakan untuk menghapus dataj. Get (PO Detail, Order)

Digunakan untuk ambil data detail dari transaksi lain sebelumnyak. Edit Detail

l. Digunakan untuk merubah detail transaksim. Equal (=)

Digunakan untuk meyamakan kolom isian dengan data acuan-nya n. Print

Digunakan untuk men-cetak o. Posting/Receive/Move

Digunakan untuk mematangkan transaksi, dan langsung merubah stock

p. Check Box

Digunakan untuk menentukan pilihan pada suatu proses

q. Finder Window

Digunakan untuk memudahkan user memilih item atau data lainnya, supaya tidak salah memasukkan kode

2. Setupa. LocationDigunakan untuk menambah atau meng-edit data lokasi

Model pencatatan stock didalam database didasarkan pada lokasi

Dalam hal ini lokasi 1 adalah untuk stock barang yang saleable, dan lokasi 2 adalah non-saleable

Hanya diperlukan pada saat seting awal sekalib. Item PriceDigunakan untuk meng-update harga dan discountpada master item

Setiap kali dilakukan update harga, maka akan di record dalam price history berdasarkan tanggal updateHarga dalam rupiah dan discount dalam persen(%)c. Default SetupDigunakan untuk setting default reference dari aplikasi

Untuk vendor, distributor, area, location, dan branch, yang dimasukkan adalah kodenya,

sebaiknya diisi menggunakan finder yang adaPrefix adalah awalan untuk nama atau nomor kode

File mengacu pada nama file yang akan digunakan, sedangkan path/directory terletak didalam aplication path

yaitu di C:\Program Files\DisApp\

d. UsersDigunakan untuk tambah, edit, dan hapus user

Group dipilih berdasarkan group hak akses yang akan diberikan pada user tersebut

(lihat User Group)e. User GroupDigunakan untuk memberi hak akses berdasarkan group

Terbagi dalam empat group utama yaitu : transaksi, master data, report dan setup

Untuk group setup tertentu, sebaiknya hanya administrator yang diberi aksesf. Clear DataDigunakan untuk menghapus data transaksi dan history berdasarkan range tanggal

Clear data hanya ber-efek pada item yang dipilih(check)

3. Master Data

a. ItemsDigunakan untuk menambah, edit dan hapus item

Khusus untuk kolom isian harga dan discount, setelah data tersimpan, tidak bisa diedit menggunakan tombol UpdateUntuk merubah harga dan discount, gunakan tombol Edit Price

Jika menggunakan system satu harga(harga beli=harga jual), kolom harga sebaiknya diisi semua dengan value yang sama

b. CustomersDigunakan untuk menambah, edit dan hapus data customer atau outlet

c. BranchesDigunakan untuk menambah, edit, dan hapus data Branch(Cabang)

d. AreasDigunakan untuk menambah, edit atau hapus data Area

Area bisa digunakan/dianggap sebaui District

e. DistributorsDigunakan untuk menambah, edit atau hapus data Distributor

Dalam hal ini adalah data-data pemakai aplikasi

f. SalesmenDigunakan untuk menambah, edit atau hapus data Salesman

g. VendorsDigunakan untuk menambah, edit atau hapus data Vendor

h. ClassDigunakan untuk menambah, edit atau hapus data Area

Saat ini hanya diisi pada kolom ClassCode dan Description

Kolom Business, Channel, Segment, Account, bisa diisi jika diperlukan untuk analisa lebih lanjut

4. Transactions

i. Incomingi. Open PO

Digunakan untuk menambah, edit atau hapus data PO ke vendor(BDF)

Vendor Code dan Distributor Code sudah terisi secara default, tergantung pada setup default reference-nyaUntuk membuat Nomor PO baru, Tekan AddNew, kemudian tekan Save

Untuk menambah/edit/hapus detail item dari PP, tekan tombol Edit Detail

Untuk meng-edit langsung menuju pada baris tertentu, double click pada baris yang diinginkan di datagrid

Tekan Print untukm mencetak PO

Harga dan discount mengikuti data pada Master Item

Masukkan Quantity per Carton maka Quantity akan diisi sesuai kelipatannyaQuantity bisa diedit tidak berdasarkan kelipatan

Ingat Quantity per Carton hanya membantu perhitungan, yang tersimpan dalam data transaksi adalah pada kolom Quantity ii. Receipt on PO

Digunakan untuk menambah, edit atau hapus data Receipt

Untuk menambahkan transaksi receipt baru, tekan Add New, kemudian cari Nomor PO yang diinginkan, kemudian SaveMaka detail receipt akan terisi dengan detail dari PO tersebut. Untuk edit detail, bisa langsung double click

pada baris datagrid tertentu atau klick Edit Detail. Untuk menyembunyikan detail PO yang quantity-nya

nol, check padaWithout zero value

Tombol posting Receive digunakan untuk mematangkan transaksi, quantity stock akan langsung bertambah

Change PO status after received digunakan untuk memberi status posted/received pada nomor PO yang bersangkutan

Sehingga Nomor PO tersebut tidak akan bisa diedit lagi atau dipilih untuk proses receipt selanjutnya

Tekan Print untuk mencetak Receiving Report

Cara edit detail untuk item yang tidak ada transaksinya ada 2 cara

yaitu dengan cara dihapus (Delete) atau memberikan quantity 0 (nol)j. Outgoingiii. Order EntryDigunakan untuk menambah, edit atau hapus data Order dari customer

Untuk menambahkan nomor Order baru, tekan Add New, pilih customer, kemudaian tekan Save

Makan nomor order baru akan terbentukUntuk menambahkan detail, tekan tombol Edit Detail

Masukkan kode item dan quantity

Promo discount mengacu pada data selling discount pada master itemiv. Shipment / Invoice

Digunakan untuk menambah, edit atau hapus data Shipmet/Invoice

Dalam hal ini proses Shipment dan Invoicing dilakukan dalam satu proses

Untuk menambahkan nomor Invoice baru, tekan tombol Add New, pilih Order Number, kemudian tekan SaveMaka detail transaksi shipment/Invoice akan terisi dengan data dari nomor Order yang dipilih.

Untuk mengedit detail transaksi tekan tombol Edit Detail atau double click pada datagrid

CheckBox Without zero value digunakan untuk menyembunyikan item yang quantity-nya nol.

Tombol Posting digunakan untuk mematangkan transaksi, dan akan langsung memotong stock pada Target LocationQuantity transaksi tidak bisa melebihi quantity pada stock

Detail invoice memaksa untuk memasukkan nomor batch sebelum memasukkan quantity, dan satu item bisa terdiri dari beberapa nomor batch beserta quantity-nya

Tombo bantu = digunakan untuk mengisi kolom Batch Qauntity menjadi sama dengan Order Quantityk. ReturnDigunakan untuk menambah, edit atau hapus data transaksi ReturnTransaksi Return harus mengacu pada Nomor Invoice yang pernah diterbitkan

Untuk menambah nomor baru, tekan tombol Add New, pilih Nomor Invoice, kemudian tekan tombol Save

Maka semua detail transaksi pada nomor Invoice tersebut akan muncul pada detail transaksi Return

Nilai awal quantity pada masing-masing item adalah nol, masukkan quantity pada item yang diinginkan

Untuk detail yang tidak ada nilai/quantity transaksinya bisa dihapus atau diberi quantity nol

l. Move StockDigunakan untuk memindahkan stock antar lokasi

Misalnya untuk memindahkan dari lokasi saleable ke lokasi reject atau non-saleable, dan sebaliknya

5. Reports

m. Location StockDigunakan untuk melihat nilai quantity item pada lokasi

Jika ingin melihat hanya satu item pada semua lokasi, masukkan kode item kemudian tekan tombol Select (kode item dikosongkan)

Jika ingin melihat hanya satu lokasi pada semua item, masukkan kode lokasi kemudian tekan tombol Select (kode item dikosongkan)

Jika ingin melihat item tertentu pada lokasi tertentu, masukkan kode item dan kode lokasi

n. Purchase OrderReporting menggunakan file Excel, supaya user bisa melakukan sendiri editing pada tampilan print-outnya

o. Receiving Report

p. Picking List

Digunakan untuk memudahkan petugas gudang mengambil barang yang akan dikirim, file ini adalah rangkuman dari beberapa nomor order

q. DN and Invoice

r. Return

s. Export Stock StatusCSV file untuk Stock Status yang dikirimkan ke BDF (sesuai standard)

t. Export Transaction FileCSV file untuk transaction yang dikirimkan ke BDF (sesuai standard)

6. Help

u. Login with different user

v. About DisApp

w. Help