Embed Size (px)
Citation preview
USER MANUAL
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN JABATAN FUNGSIONAL TERTENTU
(SIM-JFT)SUB BIDANG ALIH TUGAS DAN PENSIUN
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KABUPATEN BARITO KUALA
PEMERINTAH KABUPATEN BARITO KUALABADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHANhttp://bkd.baritokualakab.go.id email : [email protected]
2018
Daftar IsiBAB I PENDAHULUAN............................................................................................. 3
I.1 Spesifikasi Sistem................................................................................................ 4
I.2 File Manager ........................................................................................................ 5
I.3 Basis Data ............................................................................................................ 5
BAB II USER MANUAL UNTUK ADMINISTRATOR............................................ 6
II. 1 Login ................................................................................................................. 6
II.2 Dashboard Administrator ................................................................................... 8
II.2.1 Menu Utama ................................................................................................ 8
II.2.2 Edit Profile................................................................................................... 9
II.2.3 Nama Jabatan............................................................................................. 10
II.2.4 Jenis Jabatan .............................................................................................. 11
II.2.5 Pangkat / Golongan Ruang........................................................................ 12
II.2.6 Pelayanan Permohonan ............................................................................. 13
II.2.7 Daftar User ................................................................................................ 18
II.2.8 Laporan...................................................................................................... 19
II.2.9 Laporan Pelayanan .................................................................................... 20
II.2.10 Keluar ...................................................................................................... 20
BAB III USER MANUAL UNTUK OPERATOR..................................................... 21
III.1 Login ............................................................................................................... 21
III. 2 Dashboard Operator ....................................................................................... 23
III.2.1 Edit Profile ............................................................................................... 24
III.2.2 Permohonan.............................................................................................. 25
III.2.3 Keluar....................................................................................................... 29
BAB IV USER MANUAL UNTUK PNS JABATAN FUNGSIONAL .................... 30
IV. 1 Register .......................................................................................................... 30
IV.2 Login ............................................................................................................... 32
IV. 3 Dashboard Pejabat Fungsional....................................................................... 34
IV. 3. 1 Edit Profile ............................................................................................. 34
IV.3.2 Permohonan ............................................................................................. 35
IV. 3.3 Cek Permohonan..................................................................................... 43
IV.3.4 Keluar....................................................................................................... 44
BAB I PENDAHULUAN
Sistem Informasi Manajemen Jabatan Fungsional Tertentu (SIM-JFT) adalah
sebuah sistem informasi yang memiliki tujuan spesifik, yaitu untuk mengumpulkan dan
memproses data Pejabat Fungsional Tertentu yang ada di Pemerintah Kabupaten Barito
Kuala. SIM-JFT akan mengurangi proses tatap muka dalam pelayanan kepegawaian
khususnya dalam hal pelayanan Jabatan Fungsional Tertentu.
SIM-JFT dibangun atas kebutuhan mendasar dalam hal memudahkan
pelayanan bagi para pejabat fungsional tertentu, sekaligus memudahkan pejabat dan
pelaksana di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kab. Barito Kuala
melakukan pelayanan yang terpadu dan tercatat serta menghasilkan data dan informasi
yang akurat untuk dapat dimanfaatkan instansi lain sesuai dengan keperluannya.
SIM-JFT dibangun dengan sistem multi user dan multi role. Ada 3 role sebagai
pengguna yaitu :
- Administrator
- Operator
- Member
Administrator adalah admin utama yangbertugas mengelola sistem secara
keseluruhan. Sedangkan Operator adalah role user yang digunakan untuk melayani
permohonan dari user member. Sedangkan member adalah role default dari setiap PNS
JFT yang mendaftar ke SIM-JFT.
Setiap member akan dapat menggunakan layanan dalam SIM-JFT yang
berjumlah 4 (empat) jenis layanan, yaitu
- Usul Pengangkatan Pertama
- Pemberhentian Sementera
- Pengangkatan Kembali
- Pemberikan Kenaikan Tunjangan
I.1 Spesifikasi Sistem
Versi Apache 2.4.33
Versi PHP 5.6.35
Versi MySQL 10.0.34-MariaDB
Arsitektur x86_64
Sistem Operasi Linux
Versi Perl 5.10.1
Versi Kernel 2.6.32-696.16.1.el6.x86_64
I.2 File Manager
I.3 Basis Data
BAB II USER MANUAL UNTUK ADMINISTRATOR
II. 1 Login
Aplikasi SIM-JFT dapat diakses melalui PC/Notebook ataupun Smartphone
asalkan terhubung ke internet. SIM-JFT dapat dibuka dengan terlebih dahulu membuka
URL-nya yaitu : http://sim-jft.baritokualakab.go.id .
Setelah membuka alamat tersebut maka akan muncul form login. Untuk
username dan password-nya silakan masukkan sesuai dengan yang telah diberikan.
Setelah mengisi username dan password maka silakan klik tombol LOG IN
Apabila berhasil maka akan muncul pemberitahuan Login Succes
Sedangkan apabila salah maka login tidak berhasil dan akan muncul peringatan.
II.2 Dashboard Administrator
Setelah berhasil login maka akan tampil halaman Dashboard administrator akan
muncul seperti gambar dibawah ini
II.2.1 Menu Utama
Dashboard Halaman Depan AdministratorEdit Profile Ganti Password AdministratorNama Jabatan Create-Edit-Delete Nama JFJenis Jabatan Create-Edit-Delete Jenis Jabatan
Fungsional dan TunjangannyaPangkat / Golongan Create-Edit-Delete Pangkat dan
GolonganPermohonan Halaman Pelayanan Permohonan
- Pengangkatan Pertama- Pembebasan Sementara- Pengangkatan kembali
- Pemberian Kenaikan Tunjangan
Daftar User Daftar PNS yang telah terdaftarLaporan Jabatan Fungsional Laporan Jumlah Pejabat
FungsionalLaporan Pelayanan Laporan PelayananKeluar Keluar dari Aplikasi
II.2.2 Edit Profile
- Silakan ganti Nama Lengkap di form Nama Lengkap
- Pastikan lavel nya tetap Administrator
- Silakan ganti password pada kolom Kata Sandi yang ada diatas tombol
SIMPAN.
II.2.3 Nama Jabatan
- Klik tombol hijau (Tambah Jabatan) untuk menambah nama jabatanfungsional
- Klik tombol Orange untuk meng-edit nama Jabatan
- Klik Tombol Merah untuk meng-hapus nama jabatan
II.2.4 Jenis Jabatan
- Klik Tombol Hijau (Tambah Data) untuk menambah Jenis Jabatan
- Klik Tombol Orange untuk meng-edit data
- Klik Tombol Merah untuk menghapus data
II.2.5 Pangkat / Golongan Ruang
- Klik Tombol Hijau (Tambah Data) untuk menambah Jenis Jabatan
- Klik Tombol Orange untuk meng-edit data
- Klik Tombol Merah untuk menghapus data
II.2.6 Pelayanan Permohonan
- Pengangkatan Pertama
Untuk melayani Usul Pengangkatan pertama maka silakan klik menu
PENGNGKATAN PERTAMA pada menu Permohonan. Klik pada link
DOWNLOAD untuk melihat berkas file PAK yang dikirim oleh Pegawai.
Selanjutnya apabila berkas PAK yang dikirim sudah benar dan memenuhi
syarat, maka detail permohonan dapat di lihat pada tombol Detail atau Save to
Excel untuk mendownload permohonan.
Adapun Hasil detail permohonan tersebut
dapat di copy paste kedalam database mail
merge untuk dicetak Surat Keputusan
(SK) Pengangkatan Pertama dalam
Jabatan Fungsional.
- Pembebasan Sementara
Menu Pembebasan sementara digunakan oleh Pemohon yang semula Pejabat
Fungsional namun harus melepaskan jabatan akibat dilantik menjadi Pejabat
Struktural ataupun menjalani Tugas Belajar.
Untuk melayani permohonan
maka caranya klik Download
pada file dan cek detailnya pada
Tombol Detail. Data pemohon
dapat dicopypaste pada database
Mail Merge dan dibuatkan SK
Pembebasan Sementara-nya.
Adapun Status Permohonannya dapat di ubah pada Drop Down Status. Yaitu :
- Berkas Tidak Lengkap
- Berkas Memenuhi Syarat / Di Proses
- SK Selesai / Dapat di ambil/
- Pengangkatan Kembali
Pengangkatan kembali adalah proses yang harus dilakukan setelah Pejabat
Fungsional melepaskan jabatan structural, atau kembali dari Tugas Belajar, atau
Pegawai Pindahan yang sudah dilepaskan jabatan fungsional-nya pada Instansi
lama atau unit kerja sebelumnya.
Untuk memproses permohonan pengangkatan kembali, maka klik pada tombol
Detail warna biru pada sudut kanan. Datanya dapat dicopypaste ke database
mail merge untuk selanjutnya dapat dicetak SK Pengangkatan Kembalinya.
- Pemberian Kenaikan Tunjangan
Kenaikan Tunjangan diberikan kepada Pejabat Fungsional yang naik jabatan,
misalnya dari JF. Pertama ke JF. Muda. Adapun proses nya adalah pemohon
mengedit data nya dengan menaikkan satu tingkat Jabatan Fungsionalnya,
memasukkan Nomor dan Tanggal SK Pangkat Terakhir kemudian mengupload
PAK (Penetapan Angka Kredit) terbaru yang menyatakan kenaikan jabatan
yang bersangkutan.
Selanjutnya operator atau
Administrator dapat
memproses datanya seperti
biasa dengan mengcopy
detail datanya ke database
mailmerge SK Kenaikan
Tunjangan.
II.2.7 Daftar UserMenu daftar user adalah menu yang akan menampilkan daftar User atau
Pegawai Pejabat Fungsional yang sudah terdaftar. Selain melihat, operator atau
administrator juga dapat merubah password Pejabat Fungsional yang kelupaan
dengan passwordnya.
Untuk mengedit password maka klik tombol biru (update)
II.2.8 LaporanMenu laporan adalah menu yang akan menampilkan statistic Pejabat
Fungsional dan Jabatan Fungsionalnya masing-masing. Data ini bisa
dimanfaatkan oleh stakeholder intern dan ekstern. Misalnya untuk Bidang
Formasi dalam penyusunan data formasi ataupun kepada Badan Pengelola
Keuangan dan Aset Daerah dalam rangka bahan pertimbangan penyusunan
Tunjangan Kinerja/Tunjangan Daerah bagi pejabat-pejabat fungsional.
Setiap jabatan dapat dilihat jumlah detailnya
dengan mengklik tombol biru (Detail) sehingga
terlihat jumlah per jenis jabatan fungsionalnya.
II.2.9 Laporan PelayananLaporan pelayanan berguna untuk mengetahui jumlah pelayanan yang
dilakukan dalam priode waktu tertentu, misalnya dalam waktu 1 (satu) bulan.
Caranya adalah dengan memasukkan tanggal awal dan tanggal akhir priode
kemudian klik tombol Cari
Kemudian klik tombol CARI
Maka jumlah pelayanan yang dilakukan dalam priode waktu tersebut akanmuncul.
II.2.10 KeluarUntuk keluar dari aplikasi silakan tekan tombol keluar
BAB III USER MANUAL UNTUK OPERATOR
III.1 Login
Aplikasi SIM-JFT dapat diakses melalui PC/Notebook ataupun Smartphone
asalkan terhubung ke internet. SIM-JFT dapat dibuka dengan terlebih dahulu membuka
URL-nya yaitu : http://sim-jft.baritokualakab.go.id .
Setelah membuka alamat tersebut maka akan muncul form login. Untuk
username dan password-nya silakan masukkan sesuai dengan yang telah diberikan.
Setelah mengisi username dan password maka silakan klik tombol LOG IN
Apabila berhasil maka akan muncul pemberitahuan Login Succes
Sedangkan apabila salah maka login tidak berhasil dan akan muncul peringatan.
III. 2 Dashboard OperatorHalaman Dashboard untuk operator lebih sederhana daripada Administrator.
Hal ini karena tugas operator hanyalah untuk melayani permohonan dari user/Pejabat
Fungsional.
Adapun susunan menu nya adalah
Dashboard Halaman Depan Operator
Edit Profile Untuk ganti password
Permohonan Pelayanan Permohonan Pejabat Fungsional
Keluar Log Out
III.2.1 Edit Profile
- Silakan ganti Nama Lengkap di form Nama Lengkap
- Pastikan lavel nya tetap Administrator
- Silakan ganti password pada kolom Kata Sandi yang ada diatas tombol
SIMPAN.
III.2.2 Permohonan
- Pengangkatan Pertama
Untuk melayani Usul Pengangkatan pertama maka silakan klik menu
PENGNGKATAN PERTAMA pada menu Permohonan. Klik pada link
DOWNLOAD untuk melihat berkas file PAK yang dikirim oleh Pegawai.
Selanjutnya apabila berkas PAK yang dikirim sudah benar dan memenuhi
syarat, maka detail permohonan dapat di lihat pada tombol Detail atau Save to
Excel untuk mendownload permohonan.
Adapun Hasil detail permohonan tersebut
dapat di copy paste kedalam database mail
merge untuk dicetak Surat Keputusan
(SK) Pengangkatan Pertama dalam
Jabatan Fungsional.
- Pembebasan Sementara
Menu Pembebasan sementara digunakan oleh Pemohon yang semula Pejabat
Fungsional namun harus melepaskan jabatan akibat dilantik menjadi Pejabat
Struktural ataupun menjalani Tugas Belajar.
Untuk melayani permohonan
maka caranya klik Download
pada file dan cek detailnya pada
Tombol Detail. Data pemohon
dapat dicopypaste pada database
Mail Merge dan dibuatkan SK
Pembebasan Sementara-nya.
Adapun Status Permohonannya dapat di ubah pada Drop Down Status. Yaitu :
- Berkas Tidak Lengkap
- Berkas Memenuhi Syarat / Di Proses
- SK Selesai / Dapat di ambil/
- Pengangkatan Kembali
Pengangkatan kembali adalah proses yang harus dilakukan setelah Pejabat
Fungsional melepaskan jabatan structural, atau kembali dari Tugas Belajar, atau
Pegawai Pindahan yang sudah dilepaskan jabatan fungsional-nya pada Instansi
lama atau unit kerja sebelumnya.
Untuk memproses permohonan pengangkatan kembali, maka klik pada tombol
Detail warna biru pada sudut kanan. Datanya dapat dicopypaste ke database
mail merge untuk selanjutnya dapat dicetak SK Pengangkatan Kembalinya.
- Pemberian Kenaikan Tunjangan
Kenaikan Tunjangan diberikan kepada Pejabat Fungsional yang naik jabatan,
misalnya dari JF. Pertama ke JF. Muda. Adapun proses nya adalah pemohon
mengedit data nya dengan menaikkan satu tingkat Jabatan Fungsionalnya,
memasukkan Nomor dan Tanggal SK Pangkat Terakhir kemudian mengupload
PAK (Penetapan Angka Kredit) terbaru yang menyatakan kenaikan jabatan
yang bersangkutan.
Selanjutnya operator atau
Administrator dapat memproses
datanya seperti biasa dengan
mengcopy detail datanya ke
database mailmerge SK
Kenaikan Tunjangan.
III.2.3 KeluarUntuk keluar dari aplikasi silakan tekan tombol keluar
BAB IV USER MANUAL UNTUK PNS JABATAN FUNGSIONAL
IV. 1 RegisterTahap Pertama sebelum dapat menggunakan layanan Kepegawaian melalui
SIM-JFT ini adalah REGISTER. Dengan melakukan registrasi maka selanjutnya
pelayanan dapat dilakukan secara online dan lebih cepat tanpa banyak membawa
berkas lagi ke Badan Kepegawian, pendidikan dan pelatihan. Adapun cara registrasi
adalah dengan mengklik Tombol Registrasi Akun Baru
Setelah mengklik tombol tersebut maka akan muncul form Registrasi seperti gambardibawah ini
- Nama Lengkap : isi nama lengkap dan titel anda
- NIP : isi 18 digit NIP tanpa spasi
- Pilih Jabatan : Terdapat 21 Jabatan Fungsional yang dapat dipilih
- Jenis Jabatan : Terdapat 117 Jenis Jabatan menurut JF nya.
- Tunjangan : Akan terisi otomatis sesuai jenis jabatan yang dipilih
- Pilih Pangkat : Pilih sesuai pangkat anda
- Angka Kredit : isi sesuai angka Kredit di PAK anda (ex : 126,998)
- Tgl PAK Terakhir : DD-MM-YYYY (contoh : 31-12-2017)
- Gaji Pokok : Isi dengan nilai Gaji Pokok yang ada pada SK Pangkat
Terakhir (atau SK PNS bagi yang belum pernah naik
pangkat) Ketik tanpa tanda titik contoh 3150000 untuk
Gaji Pokok Rp 3,150,000,-
- Unit Kerja : Ketik nama Unit Kerja masing-masing
- Email : masukkan alamat email aktif
- Password : Bebas minimal 6 digit Kata sandi untuk masuk ke
Aplikasi Sim-JFT
Setelah itu silakan Klik tombol BUAT AKUN
Apabila berhasil maka anda dipersilakan login ke aplikasi SIM-JFT untuk dapat
memulai aktifitas.
IV.2 LoginAplikasi SIM-JFT dapat diakses melalui PC/Notebook ataupun Smartphone
asalkan terhubung ke internet. SIM-JFT dapat dibuka dengan terlebih dahulu membuka
URL-nya yaitu : http://sim-jft.baritokualakab.go.id .
Setelah membuka alamat tersebut maka akan muncul form login. Untuk
username dan password-nya silakan masukkan sesuai dengan yang telah diberikan.
Setelah mengisi username dan password maka silakan klik tombol LOG IN
Apabila berhasil maka akan muncul pemberitahuan Login Succes
Sedangkan apabila salah maka login tidak berhasil dan akan muncul peringatan.
IV. 3 Dashboard Pejabat FungsionalSetelah berhasil login, maka akan tampil halaman Dashboard SIM-JFT pejabat
fungsional.
- Side bar kiri berisi menu-menu, yaitu Dashboar, Edit Profile, Permohonan,
Cek Status dan Keluar
- Bagian tengah berisi Status Usulan terakhir
- Side bar kanan berisi Data Profile Pejabat Fungsional.
IV. 3. 1 Edit Profile
Untuk meng-edit profile, silakan klik tombol
menu Edit Profile dan setelah mengedit klik
Tombol SIMPAN
IV.3.2 Permohonan
Untuk memulai permohonan, silakan klik menu PERMOHONAN dan akan muncul 4
sub menu yaitu jenis pelayanan Jafung
1. Pengangkatan Pertama
2. Pembebasan Sementara
3. Pengangkatan Kembali
4. Pemberian Kenaikan Tunjangan
A. Pengangkatan Pertama
Menu pengangkatan pertama adalah layanan yang diberikan kepada Calon
Pejabat Fungsional yang sudah memiliki Penetapan Angka Kredit (PAK) dari
Instansi Penilainya. Baik PAK yang diperoleh dari penyusunan DUPAK
maupun dari Surat Rekomendasi Inpassing Jabatan Fungsional dari instansi
Pembina Jabatan Fungsionalnya.
- Silakan klik sub menu Pengangkatan pertama untuk mulai permohonan.
- Selanjutnya klik menu Tambah Pengangkatan Pertama
- Selanjutnya akan muncul form data profile, pastikan data Profile benar,
silakan edit jika ada yang salah. Kemudian Upload foto atau file scan
Penetapan Angka Kredit (PAK) pertama anda dalam form upload.
- Setelah lengkap, silakan klik tombol Kirim Usul
B. Pembebasan Sementara
Menu pembebasan sementara adalah layanan yang diberikan kepada Pejabat
Fungsional yang harus melepaskan jabatan karena
Menjadi siswa tugas belajar
Dilantik dalam jabatan structural
Pindah ke Instansi lain (ke daerah lain atau Kementerian/Lembaga Pusat)
- Untuk mengakses layanan ini, silakan klik menu Pembebasan sementara
- Selanjutnya klik tombol Tambah Pembebasan sementara
- Maka akan muncul form data profile dan form tambahan yang wajib di
isi
Upload file scan atau foto SK Pelantikan Stuktural (apabila anda
mengusulkan pembebasan sementara karena berubah jabatan dari Jabatan
Fungsional ke Jabatan Struktural) atau SK Tugas Belajar (apabila anda
mengusulkan pembebasan sementara karena berubah jabatan dari Jabatan
Fungsional ke Karya Siswa / Tugas Belajar)
Masukan Nomor SK
Masukkan tanggal SK
Masukan Perihal SK
- Setelah lengkap, silakan klik tombol Kirim Usul
C. Pengangkatan Kembali
Pengangkatan Kembali dilakukan apabila
Pejabat Fungsional kembali/melepas jabatan strukutral
Setelah selesai menjalani Tugas Belajar
Pindahan (alih tugas masuk dari luar daerah ke Kabupaten Barito Kuala)
dari Instansi luar.
Untuk mengakses menu Pengangkatan kembali maka caranya adalah :
- Klik menu Pengangkatan Kembali
- Selanjutnya Klik tombol Tambah Pengangkatan Kembali
- Selanjutnya akan tampil data profile dan form tambahan.
Apabila anda Lulus dari Tugas Belajar maka Upload foto atau scan Ijazah
Masukkan Nomor Ijazah (pada form Nomor SK) dan Tanggal Ijazah (pada
form Tanggal SK)
Apabila anda pindahan dari Instansi/Daerah luar Kabupaten Barito Kuala,
maka masukan Nomor dan Tanggal SK Mutasi serta upload foto atau scan
SK Mutasi-nya.
Apabila anda kembali dari Jabatan Struktural, maka upload foto atau Scan
SK Pelantikan Jabatan Struktural sebelumnya, dan masukkan tanda silang
(XXX) pada nomor dan tanggal SK.
- Setelah lengkap, silakan klik tombol Kirim Usul
D. Pemberian Kenaikan Tunjangan.
Pemberian kenaikan tunjangan diberikan apabila Penetapan Angka Kredit anda
telah memenuhi syarat untuk naik jabatan. Misalnya dari JF. Pelaksana ke JF.
Pelaksana Lanjutan.
Untuk memulai usulan permohonan Kenaikan Tunjangan caranya adalah
sebagai berikut :
- Klik tombol sub menu Pemberian Kenaikan Tunjangan
- Selanjutnya Klik tombol Tambah Kenaikan Tunjangan
- Maka akan muncul data profile anda
Ingat : pastikan anda sudah merubah ke Jenis Jabatan Baru sebelum mengirim
usul Pemberian Kenaikan Tunjangan. Misalnya dari Pranata Komputer
Pelaksana menjadi Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan, maka pastikan edit
profile anda terlebih dahulu untuk menaikan Jenis Jabatan dan nilai PAK
terbaru.
Adapun form NOMOR SK KENPA adalah masukkan nomor PAK terbaru dari
instansi penilai.
Sedangkan TANGGAl SK KENPA adalah tanggal PAK terbaru dari instansi
penilai pula.
Silakan isi Tempat dan Tanggal Lahir (DD-MM-YYYY) contoh 31-11-1978
- Kemudian jangan lupa untuk mengupload foto atau scan file PAK
terbaru/terakhir dari instansi penilai anda.
- Setelah lengkap, silakan klik tombol Kirim Usul
IV. 3.3 Cek PermohonanSetiap permohonan yang sudah dikirimkan, dapat di cek statusnya. Adapun cara
melihat statusnya adalah setelah login akan muncul status di bagian tengah dashboard
Atau diakses dari menu CEK STATUS
Status dirubah oleh Operator atau Administrator sesuai dengan data dan berkas yang
dikirim.
Status Dalam Antrian artinya berkas belum diperiksa oleh
Operator/Administrator
Status Berkas Tidak Lengkap artinya ada isian form yang salah atau
berkas yang diupload tidak terbaca
Status Berkas Memenuhi Syarat – Di Proses artinya
berberkas sudah diproses dan tinggal menunggu tanda tangan
pejabat berwenang
Status Berkas Selesai – Silakan diambil berarti SK sudah
ditanda tangani dan dapat diambil ke Badan Kepegawaian,
pendidikan dan pelatihan.
IV.3.4 Keluar
Untuk keluar atau log out dari aplikasi silakan tekan tombol keluar
