User manual template - shop.viettel.vnshop.viettel.vn/uploads/pdf/HDSD_mOffice.pdf · Quản lý khách hàng version 1.0. > 1.2 Phạm vi tài liệu: [Phần này mô tả ngắn

BM06.QT.10.KTCN.12 Lần ban hành: / Ngày hiệu lực: 1/59

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

mOffice

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

<Hà nội, 2015>

<Mã hiệu dự án> – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v<x.x>

BM06.QT.10.KTCN.12 2/59

BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI

*A – Tạo mới, M – Sửa đổi, D – Xóa bỏ

Ngày

thay đổi

Vị trí

thay đổi

A*

M, D

Nguồn gốc Phiên

bản cũ

Mô tả thay đổi Phiên

bản mới

19/3/201

5

Toàn bộ

tài liệu

A Tạo mới Toàn bộ tài liệu


BM06.QT.10.KTCN.12 3/59

TRANG KÝ

Người lập: Lê Thị Thu Sương 18/3/2015

Nhân viên kiểm thử

Người lập: Nguyễn Thị Bích 18/3/2015


Người xem xét: Phạm Thị Thùy Linh 19/3/2015


Người xem xét: <Ngày>

<Chức danh>

Người phê duyệt: <Ngày>

<Chức danh>


BM06.QT.10.KTCN.12 4/59

MỤC LỤC

BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI .............................................................................................. 2

1. GIỚI THIỆU .................................................................................................................... 6

1.1. Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu: ............................................................................ 6

1.2. Phạm vi tài liệu: ........................................................................................................ 6

1.3. Các thuật ngữ và từ viết tắt ....................................................................................... 7

1.4. Cấu trúc Tài liệu: ...................................................................................................... 7

2. TỔNG QUAN ................................................................................................................... 8

2.1. Giới thiệu tổng quan chương trình (hoặc Phân hệ / Module hiện hành) .................. 8

2.2. Các nội dung khác: ................................................................................................... 8

3. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG .............................................................................. 10

3.1. Các chức năng trong Phân hệ / Module AAA: ....................................................... 10

3.2. Các chức năng trong Phân hệ / Module BBB: ........................................................ 10

4. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG: ................................. 11

4.1. Đăng nhập ............................................................................................................... 11

4.1.1. Đăng nhập vào hệ thống ......................................... Error! Bookmark not defined.

4.1.2. Đăng nhập lần đầu ............................................................................................... 11

4.1.3. Quên mật khẩu ...................................................................................................... 12

4.1.4. Xem thông tin user sau khi đăng nhập ................................................................. 13

4.1.5. Đổi mật khẩu ........................................................................................................ 13

4.1.6. Đăng xuất ............................................................................................................. 14

4.2. Màn hình trang chủ ................................................. Error! Bookmark not defined.

4.2.1. Văn bản cần xử lý ................................................................................................. 14

4.2.2. Văn bản cần ký ..................................................................................................... 15

4.2.3. Bản tin nội bộ ....................................................................................................... 16

4.2.4. Tài liệu mới cập nhật ............................................................................................ 16

4.3. Người dùng ............................................................................................................. 14

4.3.1. Danh sách account người dùng ............................................................................ 38

4.3.2. Thêm mới người dùng ........................................................................................... 38

4.3.3. Xem thông tin chi tiết Account người dùng .......................................................... 40

4.3.4. Tìm kiếm Account người dùng .............................................................................. 40

4.3.5. Sửa thông tin account người dùng........................................................................ 41

4.3.6. Xóa account người dùng ....................................................................................... 42

4.3.7. Reset mật khẩu account người dùng ..................................................................... 42

4.4. Danh bạ cán bộ ....................................................................................................... 17

4.4.1. Danh sách danh bạ cán bộ ................................................................................... 17

4.4.2. Tìm kiếm danh bạ cán bộ ...................................................................................... 17

4.4.3. Xem chi tiết danh bạ cán bộ ................................................................................. 17

4.5. Quản lý Danh bạ cán bộ ......................................... Error! Bookmark not defined.

4.5.1. Danh sách danh bạ cán bộ ................................................................................... 52

4.5.2. Thêm mới danh bạ cán bộ .................................................................................... 52

4.5.3. Sửa thông tin danh bạ cán bộ ............................................................................... 53

4.5.4. Xóa thông tin danh bạ cán bộ ............................................................................... 54


BM06.QT.10.KTCN.12 5/59

4.5.5. Xem chi tiết danh bạ cán bộ ................................................................................. 54

4.5.6. Tìm kiếm danh bạ cán bộ ...................................................................................... 55

4.5.7. Import danh bạ cán bộ ......................................................................................... 55

4.6. Quản lý Nhóm người dùng ..................................................................................... 18

4.6.1. Thêm mới nhóm .................................................................................................... 30

4.6.2. Sửa nhóm đã tạo ................................................................................................... 30

4.6.3. Xóa nhóm đã tạo ................................................................................................... 31

4.6.4. Xem danh sách thành viên thuộc nhóm ................................................................ 31

4.6.5. Thêm thành viên vào nhóm ................................................................................... 32

4.6.6. Xóa thành viên thuộc nhóm .................................................................................. 34

4.7. Văn bản đến/ban hành ............................................................................................ 18

4.7.1. Danh sách văn bản ............................................................................................... 18

4.7.2. Tìm kiếm văn bản .................................................................................................. 18

4.7.3. Tạo mới văn bản ................................................................................................... 19

4.7.1. Xem chi tiết văn bản ............................................................................................. 20

4.7.2. Chuyển/ban hành văn bản .................................................................................... 22

4.7.1. Xin ý kiến .............................................................................................................. 20

4.7.2. Cho ý kiến ............................................................................................................. 21

4.7.3. Thu hồi văn bản .................................................................................................... 22

5. PHỤ LỤC ....................................................................................................................... 59


BM06.QT.10.KTCN.12 6/59

1. GIỚI THIỆU

1.1 Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu:

[Phần này trình bày các Nội dung sau đây:

– Xác định mục tiêu mà tài liệu này muốn đạt tới hoặc chỉ ra mục đích của tài liệu.

– Nếu cần tại mục này có thể mô tả rằng tài liệu HDSD được viết nhằm hướng dẫn

người sử dụng Hệ thống Phần mềm chức năng nào? Phiên bản nào?]

- <Ví dụ:

- Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng được phần mềm

Quản lý khách hàng version 1.0. >

1.2 Phạm vi tài liệu:

[Phần này mô tả ngắn gọn:

– Phạm vi áp dụng của Tài liệu: có thể liệt kê các chức năng của sản phẩm phần

mềm sẽ được hướng dẫn sử dụng chi tiết trong Tài liệu này một cách chính xác

nhất có thể.

– Đối tượng sử dụng Tài liệu này sẽ bao gồm những ai, sử dụng các Phân hệ / Chức

năng nào.......]

- Ví dụ:

- Tài liệu này áp dụng cho Sản phẩm / Module “XXXX” với các chức năng sau đây:

- Chức năng 1

- Chức năng 2

- .........

- Chức năng n.

- Tài liệu này phục vụ các đối tượng sau:

- Người sử dụng:

- Là người thao tác trực tiếp trên hệ thống, là các cán bộ/nhân viên tham gia hoạt động xxxxxxxx

hoặc có liên quan tại xxxxxxxnhư:


BM06.QT.10.KTCN.12 7/59

- Các cán bộ thuộc Bộ phận / Phòng - Ban AAA ..........

- Ban Lãnh đạo, Ban chất lượng, Ban tài chính....

- Có các chức năng cơ bản của chương trình: login, logout, thay đổi mật khẩu; xử lý các quy

trình nghiệp vụ

- Quản trị hệ thống:

- Quản trị hệ thống cũng là người sử dụng nhưng là người quản lý cấu hình, duy trì hoạt động

của hệ thống.

- Có thêm các chức năng: quản trị hệ thống, quản trị người sử dụng, phân quyền truy cập hệ

thống, quản lý danh mục,…>

1.3 Các thuật ngữ và từ viết tắt

[Phần này sẽ liệt kê định nghĩa của các khái niệm, thuật ngữ ..…]

Thuật ngữ Định nghĩa Ghi chú

VB Văn bản

Account Tài khoản

CTS Chứng thư số

1.4 Cấu trúc Tài liệu

[Phần này sẽ: Mô tả tổ chức / cấu trúc của tài liệu.]

- Ví dụ: Tài liệu này gồm 5 phần, được bố trí như sau:

- Phần 1: Giới thiệu: Giới thiệu chương trình, nêu mục tiêu, phạm vi, các thuật ngữ và

cấu trúc tài liệu , đối tượng sử dụng Tài liệu ........

- Phần 2 Tổng quan: ghi nhận các thông tin tổng quát về chương trình hiện

hành

- Phần 3 Giới thiệu các chức năng của chương trình.ghi nhận trong tài liệu này

- Phần 4 Hướng dẫn sử dụng các chức năng đã nêu trong Phần 3

- Phần 5 Các Phụ lục sử dụng trong hệ thống (nếu có)>


BM06.QT.10.KTCN.12 8/59

2. TỔNG QUAN

2.1 Giới thiệu tổng quan chương trình

[Tùy theo phạm vi tài liệu mà ghi nhận nội dung này cho phù hợp]

[Phần này chủ yếu giới thiệu mức tổng quan các chức năng hiện hành sẽ được Hướng

dẫn chi tiết bên dưới, thường sẽ bao gồm các thông tin sau:

– Giới thiệu mức tổng quan nhất của hệ thống chương trình gắn với mục đích mà hệ thống

cần đạt được

– Các đặc điểm người sử dụng (nếu có)

– Các ràng buộc (nếu có)

– Các giả định và phụ buộc (nếu có)

– ...]

<Ví dụ:

- Chương trình giúp Công ty ..........thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời đưa ra

được những thống kê báo cáo tình hình hoạt động trong tháng, trong quý hoặc trong năm để

Trung tâm có thể nắm bắt tình hình và định hướng phát triển trong tương lai....

- Việc truy cập và khai thác thông tin được bảo mật tùy theo vai trò, nhiệm vụ của từng thành

viên, đảm bảo phục vụ công cộng nhưng vẫn an toàn về các thông tin cần bảo mật

- Mục đích xây dựng chương trình ở giai đoạn này là:

- Quản lý thông tin phiếu yêu cầu

- Quản lý việc phân tích thí nghiệm mẫu

- Theo dõi quá trình xử lý phân tích mẫu.>

2.2 Các nội dung khác:

[Phần này giới thiệu các nội dung khác so với các nội dung đã nêu trong Mục 2.1,

thường sẽ bao gồm các thông tin sau:

– Các quy tắc hiển thị của chương trình / hệ thống: ví dụ màn hình với các nội dung ràng

buộc có dấu * đỏ, hoặc Label hiển thị màu khác để nhận dạng, các page size cho Báo cáo

(A3, A4, A5).......


BM06.QT.10.KTCN.12 9/59

– Các định dạng đã được làm rõ từ quá trình lấy yêu cầu của người sử dụng như: kiểu ngày

– tháng, kiểu số, số số lẻ,.......

– Yêu cầu tối thiểu đối với người sử dụng; chẳng hạn: Người sử dụng phải biết sử dụng máy

vi tính và có kiến thức cơ bản về tin học.]


BM06.QT.10.KTCN.12 10/59

3. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG

3.1 Các chức năng trong Phân hệ Người dùng doanh nghiệp:

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

1 Tài khoản Các chức năng liên quan đến tài khoản

người dùng

Toàn bộ người dùng

doanh nghiệp

2 Trang chủ Hiển thị tổng quan các thông tin mới nhất Toàn bộ người dùng

doanh nghiệp

3 Danh bạ cán bộ Danh sách và thông tin chi tiết các cán bộ

của doanh nghiệp Toàn bộ người dùng

doanh nghiệp

4 Văn bản Cho phép người dùng thực hiện các luồng

luân chuyển và trình ký văn bản Toàn bộ người dùng

doanh nghiệp

5 Thư viện tài liệu Danh sách và thông tin chi tiết các tài liệu

được upload Toàn bộ người dùng

doanh nghiệp

6

Bản tin Hiển thị nội dung bản tin nội bộ của

doanh nghiệp

Toàn bộ người dùng

doanh nghiệp

3.2 Các chức năng trong Phân hệ Quản trị doanh nghiệp:

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

1 Quản lý đơn vị Cho phép thêm/sửa/xóa các đơn vị/phòng

ban Quản trị hệ thống

2 Người dùng Cho phép thêm/sửa/xóa người dùng(tài

khoản) của doanh nghiệp Quản trị hệ thống

3 Quản lý chủ đề Cho phép thêm/sửa/xóa chủ đề của tài liệu Quản trị hệ thống

4 Quản lý tài liệu Cho phép thêm/sửa/xóa tài liệu Quản trị hệ thống

5 Quản lý danh mục Cho phép thêm/sửa/xóa các danh mục: thể

thức, độ khẩn, chức vụ, sổ văn bản Quản trị hệ thống

6 Bản tin nội bộ Cho phép thêm/sửa/xóa,xuất bản các bản

tin nội bộ Quản trị hệ thống


BM06.QT.10.KTCN.12 11/59

4. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG:

4.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHO NGƯỜI DÙNG DOANH NGHIỆP

Phần này hướng dẫn cho những tài khoản có vai trò lãnh đạo, văn thư, nhân viên của doanh

nghiệp

4.1.2 Tài khoản

4.1.2.1 Đăng nhập

Đối tượng sử dụng: Tất cả người dùng trong hệ thống

4.1.2.1.1 Đăng nhập vào hệ thống

Chức năng này dùng để đăng nhập vào hệ thống

- Bước 1: Vào trang đăng nhập của hệ thống.

- Bước 2: Nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu

- Bước 3: Nhấn Enter hoặc click vào button Đăng nhập

*Lưu ý: Nếu nhập sai quá 4 lần, hệ thống sẽ hiển thị capcha cho người dùng nhập. Khi đó user

nhập đúng capcha, tên đăng nhập và mật khẩu mới đăng nhập được.

4.1.2.1.2 Đăng nhập lần đầu

Khi user đăng nhập lần đầu vào hệ thống sẽ phải thực hiện đổi mật khẩu

- Bước 1: Vào trang đăng nhập cuả hệ thống

- Bước 2: Nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu mà hệ thống gửi về email khi tạo account

- Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình Thay đổi mật khẩu. User nhập thông tin mật khẩu cũ, mật

khẩu mới và mã capcha


BM06.QT.10.KTCN.12 12/59

- Bước 4: Nhấn cập nhật. Hệ thống sẽ hiên thị màn hình trang chủ của hệ thống

*Lưu ý: Mật khẩu mới phải tối thiếu 8 ký tự

4.1.2.1.3 Quên mật khẩu

Chức năng này dùng để lấy lại mật khẩu khi quên mật khẩu

- Bước 1: Vào trang đăng nhập cuả hệ thống

- Bước 2: Nhấn vào link Quên mật khẩu

*Lưu ý: Trong một ngày hệ thống chỉ cho phép quên mật khẩu tối đa 5 lần

- Bước 3: Nhập tên đăng nhập và số điện thoại (số dt khi tạo account người dùng)

*Lưu ý: Tên đăng nhập phải khớp với số điện thoại đã đăng ký trong hệ thống

- Bước 4: Nhấn Enter hoặc button . Khi đó hệ thống sẽ gửi tin nhắn mã xác thực về số

điện thoại của user.

- Bước 5: Nhập mã xác nhận, mật khẩu mới, xác nhận mật khẩu:


BM06.QT.10.KTCN.12 13/59

- Bước 5: Nhấn enter hoặc button Xác nhận . Khi đó hệ thống sẽ thông báo đổi mật

khẩu thành công và trở về trang đăng nhập

4.1.2.1.4 Xem thông tin user sau khi đăng nhập

Chức năng này dùng để xem thông tin user sau khi đăng nhập

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

- Bước 2: Rê chuột vào tên đăng nhập hoặc ảnh đại diện ở góc trên bên phải màn hình, sau đó click

vào link Cài đặt tài khoản . Như hình bên dưới

- Bước 3: Màn hình thông tin chi tiết tài khoản hiển thị:

4.1.2.1.5 Đổi mật khẩu

Chức năng này dùng để đổi mật khẩu user sau khi đăng nhập.


- Bước 2: Rê chuột vào tên đăng nhập ở góc phải màn hình sau đó click vào link Cài đặt tài khoản


BM06.QT.10.KTCN.12 14/59

- Bước 3: Nhấn vào button Đổi mật khẩu

- Bước 4: Nhập thông tin mật khẩu cũ, mới, xác nhận mật khẩu

- Bước 5: Nhấn Enter hoặc butotn Cập nhật để đổi mật khẩu

*Lưu ý: Mật khẩu mới phải tối thiếu 8 ký tự

4.1.2.1.6 Đăng xuất

Chức năng này dùng để đăng xuất khỏi hệ thống


- Bước 2: Rê chuột vào tên đăng nhập ở góc phải màn hình sau đó click vào link Đăng xuất

4.1.3 Trang chủ

Đối tượng sử dụng: Tất cả người dùng trong hệ thống

4.1.3.1 Văn bản cần xử lý

Chức năng này dùng để hiển thị danh sách các văn bản mà user cần phải xử lý (gồm các văn bản

được ban hành đến, cần cho ý kiến và tất cả đều ở trạng thái chưa đọc). User có thể xử lý ngay ở

màn hình trang chủ


BM06.QT.10.KTCN.12 15/59

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình trang chủ. Văn bản cần xử lý sẽ

hiển thị ở khung bên trái, phía trên

Lưu ý:

- Đối với account đăng nhập có vai trò là Giám đốc: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách văn bản chờ

xin ý kiến của account đăng nhập, văn bản ban hành đến account đăng nhập và tất cả văn bản đều

ở trạng thái chưa đọc.

- Đối với account khác: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách văn bản được ban hành tới cho account

đăng nhập và tất cả đều ở trạng thái chưa đọc.

- Để xử lý có thể click vào icon ở cột Xử lý hoặc click vào tên văn bản

4.1.3.2 Văn bản cần ký

Chức năng này dùng để hiển thị danh sách các văn bản đến lượt user đăng nhập ký và tất cả đều ở

trạng thái chưa đọc. User có thể ký hoặc từ chối ngay ở màn hình trang chủ

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình trang chủ. Văn bản cần ký sẽ hiển

thị ở khung bên phải, phía trên:


BM06.QT.10.KTCN.12 16/59

Lưu ý:

- Chức năng này Hệ thống sẽ hiển thị danh sách văn bản văn bản đến lượt account đăng nhập ký

và đều ở trạng thái chưa đọc

- Để xử lý có thể click vào icon ở bên phải hoặc click vào tên văn bản

4.1.3.3 Bản tin nội bộ

Chức năng này dùng để hiển thị bản tin mà quản trị hệ thống đã đăng

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình trang chủ. Bản tin nội bộ sẽ hiển

thị ở khung bên trái, phía dưới

*Lưu ý:

- Tin ở góc trái là tin được đăng mới nhất

- Các tin ở góc phải là random danh sách các tin đã đăng

4.1.3.4 Tài liệu mới cập nhật

Chức năng này dùng để hiển thị danh sách các tài liệu mới được cập nhật bởi quản trị hệ thống


BM06.QT.10.KTCN.12 17/59

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình trang chủ. Tài liệu mới cập nhật

sẽ hiển thị ở khung bên phải, phía dưới

*Lưu ý:

- Tài liệu ở góc trái là tin được đăng mới nhất

4.1.4 Danh bạ cán bộ

Đối tượng sử dụng: Tất cả account trong hệ thống

4.1.4.1 Danh sách danh bạ cán bộ

Chức năng này dùng để xem danh sách cán bộ công ty đã tạo

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống. Click vào chức năng danh bạ ở menu.

4.1.4.2 Tìm kiếm danh bạ cán bộ

Chức năng này dùng để tìm kiếm danh bạ cán bộ


- Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm

*Lưu ý: Click vào link để thực hiện tìm kiếm nâng cao

- Bước 3: Nhấn enter hoặc button Tìm kiếm

4.1.4.3 Xem chi tiết danh bạ cán bộ


BM06.QT.10.KTCN.12 18/59


- Bước 2: Click vào link Họ và tên cán bộ để xem chi tiết thông tin cán bộ

4.1.5 Văn bản

4.1.5.1 Văn bản đến/ban hành

Đối tượng sử dụng: Tất cả người dùng trong hệ thống. Riêng chức năng tạo văn bản chỉ account có

vai trò văn thư mới được phép tạo

4.1.5.1.1 Danh sách văn bản

Chức năng này dùng để hiển thị danh sách văn bản đến, văn bản ban hành: gồm các văn bản do

account đăng nhập tạo ra, văn bản ban hành đến account đăng nhập

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống/Tab Văn bản/ Quản lý văn bản/ Danh sách văn bản

4.1.5.1.2 Tìm kiếm văn bản

Chức năng này dùng để tìm kiếm văn bản đến, văn bản ban hành theo các tiêu chí khác nhau

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống/Tab Văn bản/ Quản lý văn bản/ Danh sách văn bản


BM06.QT.10.KTCN.12 19/59

- Bước 2: Nhập thông tin văn bản muốn tìm kiếm


4.1.5.1.3 Tạo mới văn bản

Chức năng này dùng để tạo mới văn bản đến, văn bản ban hành

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống/Tab Văn bản/ Quản lý văn bản

- Bước 2: Click vào link Tạo mới văn bản . Hệ thống hiển thị màn hình tạo mới

văn bản

- Bước 3: Nhập thông tin văn bản

Lưu ý:

- Chức năng tạo mới văn bản đến/văn bản ban hành :chỉ account có vai trò Văn thư mới được phép

tạo mới

- Mã hiệu văn bản: chỉ cho phép nhập các ký tự chư, số, ký tự ‘/, hoặc ‘_’


BM06.QT.10.KTCN.12 20/59

- Tạo mới văn bản-loại văn bản ban hành: chỉ có chức năng cho phép Lưu, chuyển văn bản

- Tạo mới văn bản-loại văn bản đến: được phép Lưu, chuyển văn bản, xin ý kiến lãnh đạo

Bước 4:

Nhấn button Lưu để tạo văn bản ở trạng thái đang soạn

Nhấn button Xin ý kiến lãnh đạo để thực hiện xin ý kiến Lãnh đạo ( Xem

chức năng Xin ý kiến lãnh đạo)

Nhấn button Chuyển văn bản để chuyển văn bản cho người nhận (Xem chức

năng chueyern văn bản)

Nhấn button Thoát để hủy bỏ thao tác thêm mới

4.1.5.1.4 Xem chi tiết văn bản

Chức năng này dùng xem chi tiết văn bản đến, văn bản ban hành

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống/Tab Văn bản/ Quản lý văn bản/Danh sách văn bản

- Bước 2: Click vào link Tiêu đề văn bản ở màn hình danh sách văn bản . Hệ thống hiển thị màn

hình chi tiết văn bản

Lưu ý: có thể click vào link File đính kèm để thực hiện dowload file

4.1.5.1.5 Xin ý kiến

Chức năng này dùng để xin ý kiến của lãnh đạo đối với văn bản (Chỉ có văn bản đến mới có chức

năng Xin ý kiến).


- Bước 2: Có thể thực hiện Xin ý kiến văn bản bằng cách


BM06.QT.10.KTCN.12 21/59

Tạo mới văn bản => Chọn button Xin ý kiến

Văn bản ở trạng th ái Đang soạn => Vào màn hình chi tiết => Nhấn button Xin ý kiến

- Bước 3: Hệ thống hiển thị popup Chọn lãnh dạo cho ý kiến -> Nhập tên lãnh đạo để tìm kiếm-

>Nhấn enter hoặc button Tìm kiếm

- Bước 4: Chọn lãnh đạo cho ý kiến

- Bước 5: Nhấn enter hoặc button Đồng ý để Xin ý kiến. Nhấn button thoát để hủy bỏ

thao tác

Lưu ý: Sau khi Xin ý kiến thành công hệ thống sẽ gửi tin nhắn thông báo cho người Cho ý kiến về

việc có văn bản cần xin ý kiến

4.1.5.1.6 Cho ý kiến

Chức năng này dùng để Lãnh đạo Cho ý kiến đối với văn bản (Chỉ có lãnh đạo mới được phép cho

ý kiến)


- Bước 2: Click vào link Danh sách văn bản

- Bước 3: Tìm kiếm văn bản ở trạng thái Chờ cho ý kiến.

- Bước 4: Trên danh sách văn bản, click vào tiêu đề văn bản -> Click button hoặc

click vào icon trên danh sách văn bản

- Bước 5: Nhập ý kiến chỉ đạo


BM06.QT.10.KTCN.12 22/59

- Bước 6: Nhấn button để thực hiện cho ý kiến. Nhấn button Thoát để hủy bỏ thao

tác

Lưu ý:

- Sau khi cho ý kiến thành công, hệ thống sẽ gửi tin nhắn về cho account tạo văn bản xin ý

kiến.Trường ý kiến chỉ đạo sẽ hiển thị ở mục ghi chú trong chi tiết văn bản

- Có thể click vào link File đính kèm để thực hiện dowload file

4.1.5.1.7 Chuyển/ban hành văn bản

Chức năng này dùng để chuyển/ban hành văn bản cho người dùng

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống/Tab Văn bản/ Quản lý văn bản/Danh sách văn bản

- Bước 2:

Đối với văn bản ở trang thái Đã cho ý kiến: Click vào button Ban hành văn bản ở màn

hình danh sách hoặc button ở màn hình Chi tiết văn bản

Đối với các văn bản ở trạng thái khác: Click vào button Chuyển văn bản ở màn hình danh

sách hoặc button ở màn hình Chi tiết văn bản

- Bước 3: Nhập các thông tin để chuyển văn bản:


BM06.QT.10.KTCN.12 23/59

Lưu ý:

Có thể xóa cá nhân khỏi Danh sách cá nhân nhận văn bản bằng cách click vào icon

Nội dung chỉ đạo sẽ được hiển thị ở mục Ghi chú ở màn hình chi tiết văn bản

- Bước 5: Nhấn button Đồng ý để chuyển./ban hành và button Thoát để hủy bỏ thao tác

Lưu ý:

Sau khi chuyển thành công, hệ thống sẽ gửi tin nhắn thông báo cho các cá nhân trong danh sách

người nhận văn bản về việc đã nhận được văn bản

Không cho phép chuyển văn bản đến account tạo văn bản và acc đã nhận văn bản rồi

4.1.5.1.8 Thu hồi văn bản

Chức năng này dùng để Thu hồi văn bản sau khi đã ban hành (chỉ có account có vai trò văn và văn

bản do chính account đăng nhập tạo mới được phép thu hồi văn bản)


BM06.QT.10.KTCN.12 24/59


- Bước 2: Click vào link Danh sách văn bản

- Bước 3: Tìm kiếm văn bản ở trạng thái Đã ban hành

- Bước 4: Trên màn hình danh sách, click vào icon Thu hồi văn bản hoặc Ở màn hình danh sách

-> click vào tiêu đề văn bản để xem chi tiết-> Click vào button . Hệ thống hiển thị

thông báo

- Bước 5: Nhấn OK để thu hồi. Cancel để thoát

Lưu ý: Sau khi thu hồi, tất cả các cá nhân đã từng nhận văn bản sẽ không còn nhìn thấy

văn bản đó nữa

4.1.5.2 Văn Bản trình ký

Đối tượng sử dụng: Tất cả acount

4.1.5.2.1 Danh sách văn bản

Chức năng này cho phép người dùng xem trạng thái, chi tiết văn bản trình ký

- Bước 1: Tại màn hình trang chủ chọn menu Văn bản

- Bước 2: Tại menu Văn bản trình ký chọn Danh sách văn bản

- Bước 3: Màn hình danh sách văn bản cho phép tìm kiếm văn bản theo các tiêu trí: Loại văn

bản, Tiêu đề văn bản, Tình trạng xử lý, Thể thức, Độ khẩn, Người trình ký, Ngày tạo


BM06.QT.10.KTCN.12 25/59

-

- *Lưu ý:

Nếu người dùng đăng nhập là văn thư sẽ nhìn thấy tất cả văn bản trừ những

văn bản ở trạng thái đang soạn của người khác.

Nếu người dùng đăng nhập khác văn thư thì sẽ nhìn thấy những văn bản do

mình tạo ra và trình ký đến mình

4.1.5.2.2 Tạo mới văn bản trình ký

- Cho phép người dùng tạo mới văn bản trình ký

- Bước 1: Tại menu Văn bản trình ký, click chọn Tạo mới văn bản

- Bước 2: Tại màn hình tạo mới văn bản trình ký, nhập thông tin hợp lệ:

-

- Bước 3:


BM06.QT.10.KTCN.12 26/59

Nếu click : văn bản sẽ được lưu dưới dạng Đang soạn, văn bản sẽ

chưa được gửi đến account người ký, người dùng có thể thực hiện sửa hoặc xóa văn bản

Nếu click : văn bản sẽ được gửi đến account người ký, khi đó

người tạo văn bản sẽ không được phép sửa, xóa văn bản.

Click để thoát màn hình tạo mới văn bản và quay về màn hình

danh sách văn bản trình ký.

- *Lưu ý:

Không được phép chọn người ký là người tạo văn bản

Nếu chọn nhiều người ký thì người ký sau chỉ nhìn thấy văn bản khi người ký trước đã ký

thành công

Sau khi trình ký, hệ thống sẽ gửi tin nhắn về cho người ký đầu tiên, tin nhắn sẽ gửi đến người

ký tiếp theo khi người ký trước đó ký thành công

4.1.5.2.3 Sửa văn bản trình ký

- Cho phép người dùng sửa văn bản trình ký do mình tạo ra ở trạng thái đang soạn

- Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản, click

- Bước 2: Hiển thị màn hình sửa văn bản trình ký tương ứng với văn bản vừa chọn, nhập thông

tin hợp lệ:

-


BM06.QT.10.KTCN.12 27/59

- Bước 3:

Nếu click : văn bản sẽ được lưu dưới dạng Đang soạn, văn bản sẽ

chưa được gửi đến account người ký, người dùng có thể thực hiện sửa hoặc xóa văn bản

Nếu click : văn bản sẽ được gửi đến account người ký, khi đó

người tạo văn bản sẽ không được phép sửa, xóa văn bản.

Click để thoát màn hình tạo mới văn bản và quay về màn hình

danh sách văn bản trình ký.

- *Lưu ý:

Không được phép chọn người ký là người tạo văn bản

Nếu chọn nhiều người ký thì người ký sau chỉ nhìn thấy văn bản khi người ký trước đã ký

thành công

Sau khi trình ký, hệ thống sẽ gửi tin nhắn về cho người ký đầu tiên, tin nhắn sẽ gửi đến người

ký tiếp theo khi người ký trước đó ký thành công

4.1.5.2.4 Chi tiết văn bản

- Cho phép người dùng xem thông tin chi tiết văn bản trình ký

- Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản, tìm kiếm văn bản muốn xem chi tiết, click tiêu đề

văn bản để xem chi tiết văn bản:

-

- Bước 2: Tại màn hình chi tiết văn bản, người dùng có thể thực hiện các thao tác với văn bản tùy

vào trạng thái của văn bản đó: Trình ký, ký, từ chối,sửa, xóa,hủy.

4.1.5.2.5 Ký

Cho phép người dùng ký lên những văn bản được trình ký đến mình:


BM06.QT.10.KTCN.12 28/59

- Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản trình ký

- Bước 2: Click để vào màn hình Ký

- Bước 3: Tại màn hình Ký nhập thông tin ý kiến về văn bản ( nếu có):

- Bước 4:

Nếu muốn ký không cần CA: Nhấn

Nếu muốn ký CA (người dùng phải đăng ký chứng thư số từ trước: xem chức năng Người

dùng): nhấn , yêu cầu ký sẽ được gửi đến số điện thoại đã đăng ký CA, người

dùng thực hiện ký trên điện thoại và chờ chữ ký trả lại hệ thống .

*Lưu ý:

Trường hợp ký CA, nếu sau khi gửi yêu cầu ký hệ thống sẽ chờ chữ ký trong khoảng 5

phút, sau thời gian này mà không nhận được chữ ký thì hệ thống quay lại danh sách văn

bản và văn bản cần ký vẫn ở trạng thái cũ

Sau khi ký thành công nếu người ký là người cuối cùng thì tin nhắn sẽ gửi về cho người

trình ký, nếu người ký chưa phải người ký cuối cùng thì sẽ gửi tin nhắn về cho người ký

tiếp theo.

- Bước 5: Nếu thực hiện ký CA, người dùng có thể mở văn bản và xem nội dung chữ ký được

đính ở góc trên bên trái văn bản hoặc mở tab Digital Signatures:


BM06.QT.10.KTCN.12 29/59

4.1.5.2.6 Từ chối ký

- Cho phép từ chối ký những văn bản đến lượt account đăng nhập ký ở trạng thái đang ký

- Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản trình ký, click để vào màn hình Từ chối ký

- Bước 2: Tại màn hình từ chối ký nhập lý do từ chối:

-

-

*Lưu ý: Người dùng có thể đính kèm file các comment từ chối vào trường File comment

Bước 3: Click để Từ chối ký, click để quay về màn hình danh sách văn bản

trình ký

*Lưu ý: Khi từ chối ký thì sẽ gửi tin nhắn về cho người trình ký và những người đã ký trước đó

4.1.5.2.7 Hủy trình ký

Sau khi trình ký văn bản, nếu thấy văn bản cần phải sửa đổi và không muốn trình ký tiêp nữa, người

trình ký có thể hủy việc trình ký văn bản.

Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản trình ký, tìm văn bản muốn hủy trình ký và click

Bước 2: Nhấn OK để xác nhận đồng ý hủy trình ký:

4.1.5.3 Quản lý nhóm

- Đối tượng sử dụng: Tất cả người dùng trong hệ thống


BM06.QT.10.KTCN.12 30/59

4.1.5.3.1 Thêm mới nhóm

Chức năng này dùng để Thêm mới nhóm cá nhân. Khi gửi văn bản, người dùng chỉ cần chọn

nhóm nhận, hệ thống sẽ gửi văn bản đến các thành viên trong nhóm

Hình 18: Màn hình Thêm mới nhóm

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống. Ở menu trang chủ, click vào tab Văn bản /Nhóm người dùng

- Bước 2: Nhập tên nhóm ở khung trái

Lưu ý: Không cho phép tạo trùng tên nhóm đã tồn tại

- Bước 3: Nhấn button Lưu ở khung trái

- Bước 4: Hệ thống thông báo thêm mới nhóm thành công

4.1.5.3.2 Sửa nhóm đã tạo

- Chức năng này dùng để Sửa tên các nhóm đã tạo

Hình 19: Màn hình Sửa tên nhóm

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống. Click vào tab Văn bản ở menu/Nhóm người dùng

- Bước 2: Click vào icon để sửa tên nhóm ở khung trái

- Bước 3: Thực hiện sửa


BM06.QT.10.KTCN.12 31/59

Lưu ý: Không cho phép tên nhóm sau khi sửa trùng với tên nhóm đã tồn tại

- Bước 4: Nhấn icon để lưu. Iocn để hủy bỏ thao tác Sửa, ở khung trái

- Bước 5: Hệ thống hiển thị thông báo Sửa thành công

4.1.5.3.3 Xóa nhóm đã tạo

- Chức năng này dùng để Xóa các nhóm đã tạo

Hình 20: Màn hình Xóa nhóm


- Bước 2: Click vào icon để Xóa nhóm đã tạo ở khung trái. Hệ thống hiển thị thông báo

- Bước 4: Nhấn Ok để Xóa. Cancel để hủy

- Bước 5: Hệ thống hiển thị thông báo Xóa nhóm thành công

4.1.5.3.4 Xem danh sách thành viên thuộc nhóm

- Chức năng này dùng để xem danh sách thành viên thuộc nhóm


BM06.QT.10.KTCN.12 32/59


- Bước 2: Click vào Link tên nhóm (ở khung trái). Hệ thống hiển thị danh sách thành viên thuộc

nhóm ở khung phải

4.1.5.3.5 Thêm thành viên vào nhóm

Chức năng này dùng để thêm thành viên vào nhóm


- Bước 2: Click vào Link tên nhóm muốn thêm thành viên ở khung trái

- Bước 3: Click vào button Thêm ở khung bên phải. Hệ thống hiển thị màn hình tìm

kiếm thành viên như bên dưới

- Bước 4: Thực hiện tìm kiếm, sau đó check chọn user muốn thêm vào nhóm


BM06.QT.10.KTCN.12 33/59

- Bước 5: Click butotn Thêm . Khi đó danh sách user sẽ được thêm như hình bên dưới. Có

thể tìm kiếm user khác để thêm vào danh sách

- Bước 6: Nhấn button Đồng ý chọn để thêm vào nhóm. Như hình bên dưới


BM06.QT.10.KTCN.12 34/59

4.1.5.3.6 Xóa thành viên thuộc nhóm

Chức năng này dùng để xóa thành viên thuộc nhóm


- Bước 2: Click vào Link tên nhóm ở khung trái

- Bước 3: Click vào icon Xóa tương ứng với tên user ở bên phải. Hệ thống hiển thị thông báo

như sau:

- Bước 4: Nhấn Ok để Xóa và Cancel để hủy.

4.1.6 Thư viện tài liệu

- Đối tượng sử dụng: Tất cả account

4.1.6.1 Danh sách tài liệu

- Cho phép người dùng tra cứu, download tài liệu chung của công ty

- Bước 1: Tại màn hình trang chủ chọn menu Thư viện tài liệu

- Bước 2: Nhập tên tài liệu muốn tìm kiếm và nhấn button

-

- *Lưu ý: Người dùng có thể tải tài liệu về máy bằng cách nhấn icon Download

4.1.6.2 Chi tiết tài liệu


BM06.QT.10.KTCN.12 35/59

- Người dùng xem thông tin chi tiết của tài liệu

- Bước 1: Tại màn hình danh sách tài liệu, click tên tài liệu

-

- Bước 3: Click “Tải về” để download tài liệu hoặc “Trở về” để quay về màn hình danh sách

- *Lưu ý: Tài liệu liên quan hiển thị các tài liệu cùng chủ đề với tài liệu đang xem

4.1.7 Bản tin

- Đối tượng sử dung: Tất cả account

4.1.7.1 Danh sách bản tin

- Giúp người dùng xem danh sách và chi tiết các bản tin nội bộ được đăng bởi quản trị hệ thống

- Bước 1: Tại màn hình Trang chủ vào menu Bản tin

-

- Bước 2: Click chi tiết, ảnh đại diện hoặc tiêu đề bản tin để xem chi tiết bản tin

- *Lưu ý: Tin bài nổi bật là những tin bài có lượt xem nhiều nhất

4.2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHO QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

- Phần này hướng dẫn cho những tài khoản có vai trò quản trị hệ thống của doanh nghiệp

4.2.1 Quản lý đơn vị


BM06.QT.10.KTCN.12 36/59

- Đối tượng sử dụng: Quản trị hệ thống

- Bước 1: Tại màn hình trang chủ vào menu Quản trị

- Bước 2: Trong menu Quản lý người dùng chọn Cây đơn vị:

-

4.2.1.1 Thêm mới đơn vị

- Cho phép Quản trị hệ thống thêm mới đơn vị /Phòng ban

- Bước 1: Tại màn hình danh sách đơn vị click để vào màn hình thêm mới

- Bước 2: Click để thêm mới đơn vị, click nếu không muốn thêm mới

và quay về màn hình danh sách cây đơn vị

*Lưu ý:

Không cho phép thêm mới đơn vị cùng tên và cùng cấp với đơn vị đã có

Đơn vị cha:


BM06.QT.10.KTCN.12 37/59

+ Nếu để trống thì mặc định đơn vị thêm mới là đơn vị cấp cao nhất

+ Nếu chọn đơn vị cha thì đơn vị thêm mới là đơn vị con của đơn vị vừa chọn

4.2.1.2 Sửa đơn vị

Cho phép Quản trị hệ thống Sửa Đơn vị/Phòng ban

- Bước 1: Tại màn hình danh sách đơn vị click để vào màn hình sửa

- Bước 2: Click để sửa đơn vị, click nếu không muốn sửa và quay về

màn hình danh sách cây đơn vị

*Lưu ý:

Không cho phép thêm mới đơn vị cùng tên và cùng cấp với đơn vị đã có

Đơn vị cha:

+ Nếu để trống thì mặc định đơn vị thêm mới là đơn vị cấp cao nhất

+ Nếu chọn đơn vị cha thì đơn vị thêm mới là đơn vị con của đơn vị vừa chọn

4.2.1.3 Xóa đơn vị

Cho phép Quản trị hệ thống xóa đơn vị

- Bước 1: Click để xóa đơn vị


BM06.QT.10.KTCN.12 38/59

- Bước 2: Click để đồng ý xóa, click để hủy bỏ thao tác xóa

*Lưu ý: Không cho phép xóa đơn vị đã có nhân viên

4.2.2 Người dùng

Đối tượng sử dụng: Quản trị hệ thống

4.2.2.1 Danh sách account người dùng

Chức năng này dùng để xem danh sách account trong hệ thống.

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống bằng account quản trị.

- Bước 2: Vào menu Quản trị/Người dùng

4.2.2.2 Thêm mới người dùng

- Chức năng này dùng để tạo mới acount, dùng để đăng nhập vào hệ thống mOffice. Sau khi tạo

mới hệ thống sẽ gửi tin nhắn thông báo tạo tài khoản thành công về điện thoại cho user (Số dt

nhập khi tạo mới) và sẽ gửi email thông tin mật khẩu của user (email nhập khi tạo mới).

- User khi tạo mới ở trạng thái Kích hoạt (Check vào checkbox Kích hoạt) sẽ được phép đăng nhập

vào hệ thống. Ở trạng thái không Kích hoạt (Không check vào checkbox Kích hoạt) sẽ không

được phép đăng nhập vào hệ thống


BM06.QT.10.KTCN.12 39/59

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống bằng account quản trị. Vào menu Quản trị/Người dùng

- Bước 2: Nhấn vào button Thêm mới

- Bước 3: Nhập thông tin các trường

* Lưu ý:

- Mã nhân viên: chỉ cho phép nhập: Các ký tự chữ, số và ký tự ‘-‘.

- Tên đăng nhập: chỉ cho phép nhập: Các ký tự chữ, số, ‘_’, ‘@’.

- Số điện thoại CA: Là số điện thoại dùng để ký Văn bản. Khi account có số dt CA thì nhập vào,

sau đó nhấn button lấy CTS . Sau đó chọn chứng thư số tương ứng.

- Số điện thoại: Phải nhập đúng số điện thoại đang dùng vì hệ thống sẽ gửi tín nhắn về cho người

dùng

- Email: Phải nhập đúng vì hệ thống sẽ gửi email về cho người dùng

- Bước 4: Nhấn button Lưu . Hệ thống hiển thị thông báo:

- Bước 5: Nhấn Ok để lưu và Cancel để hủy bỏ

- Bước 6: Hệ thống hiển thị thông báo lưu người dùng thành công


BM06.QT.10.KTCN.12 40/59

Sau khi tạo mới thành công, hệ thống sẽ gửi email thông tin pass đăng nhập để người dùng có thể

đăng nhập vào hệ thống.

4.2.2.3 Xem thông tin chi tiết Account người dùng

Chức năng này dùng để xem thông tin chi tiết Account trong hệ thống


- Bước 2: Click vào link Họ và Tên. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin chi tiết người dùng.

4.2.2.4 Tìm kiếm Account người dùng

Chức năng này dùng để tìm kiếm thông tin account sử dụng trong hệ thống



*Lưu ý: Ban đầu, tìm kiếm nâng cao sẽ ẩn đi. Click vào link mới hiện ra

- Bước 3: Nhất button Tìm kiếm hoặc nhấn Enter.


BM06.QT.10.KTCN.12 41/59

4.2.2.5 Sửa thông tin account người dùng

Chức năng này dùng để chỉnh sửa thông tin account


- Bước 2: Nhấn icon để sửa thông tin người dùng

Bước 3: Thực hiện sửa các thông tin mong muốn

*Lưu ý:

- Mã nhân viên: chỉ cho phép nhập: Các ký tự chữ, số và ký tự ‘-‘. Và không được trùng với các

user có trạng thái không kích hoạt

- Tên đăng nhập: Không được phép sửa

- Số điện thoại CA: Nếu sửa lại thông tin số dt CA thì phải lấy lại chứng thư số mới, bằng cách

nhấn vào button .

- Số điện thoại: Phải nhập đúng vè hệ thống sẽ gửi tín nhắn về cho người dùng

- Email: Phải nhập đúng vè hệ thống sẽ gửi email về cho người dùng

- Bước 4: Nhấn button Lưu . Hệ thống hiển thị thông báo:

-

- Bước 5: Nhấn Ok để lưu và Cancel để hủy bỏ

- Bước 6: Hệ thống hiển thị thông báo sửa người dùng thành công


BM06.QT.10.KTCN.12 42/59

4.2.2.6 Xóa account người dùng

Chức năng này dùng để xóa tài khoản account. Sau khi xóa user này sẽ không còn hiển thị trên

danh sách account và gói cước sử dụng sẽ không tính cho user này


- Bước 2: Nhấn icon để Xóa account. Hệ thống hiển thị thông báo

-

- Bước 3: Nhấn Ok để xóa. Cancel để hủy

- Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo Xóa người dùng thành công

4.2.2.7 Reset mật khẩu account người dùng

Chức năng này dùng để lấy lại mật khẩu cho user khi user quên mật khẩu. Khi reset mật khẩu hệ

thống sẽ gửi tin nhắn password mới về cho user (Số dt khai báo khi tạo user)


- Bước 2: Nhấn icon để Reset mật khẩu thông tin người dùng. Hệ thống hiển thị thông báo

-

- Bước 3: Nhấn Ok để Reset. Cancel để hủy

- Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo Reset mật khẩu người dùng thành công. Sau khi reset

thành công, hệ thống sẽ gửi sms thông tin mật khẩu mới về số điện thoại của người dùng.

4.2.3 Quản lý chủ đề



BM06.QT.10.KTCN.12 43/59


- Bước 2: Trong menu Quản lý người dùng chọn Quản lý chủ đề

4.2.3.1 Thêm mới chủ đề

- Cho phép Quản trị hệ thống thêm mới chủ đề

- Bước 1: Tại màn hình danh sách đơn vị click để vào màn hình thêm mới

-

- Bước 2: Click để thêm mới chủ đề, click nếu không muốn thêm mới

và quay về màn hình danh sách cây chủ đề

- *Lưu ý:

- Không cho phép thêm mới chủ đề cùng tên và cùng cấp với chủ đề đã có

- Đơn vị cha: + Nếu để trống thì mặc định chủ đề thêm mới là chủ đề cha

+ Nếu chọn chủ đề cha thì chủ đề thêm mới là chủ đề con của chủ đề vừa

chọn

4.2.3.2 Sửa Chủ đề

- Cho phép Quản trị hệ thống sửa chủ đề

- Bước 1: Tại màn hình danh sách chủ đề click để vào màn hình sửa


BM06.QT.10.KTCN.12 44/59

- Bước 2: Click để sửa chủ đề, click nếu không muốn sửa và quay về

màn hình danh sách cây chủ đề

- *Lưu ý:

- Không cho phép sửa chủ đề cùng tên và cùng cấp với chủ đề đã có

- Đơn vị cha: + Nếu để trống thì mặc định chủ đề sửa là chủ đề cha

- + Nếu chọn chủ đề cha thì chủ đề sửa là chủ đề con của chủ đề vừa chọn

4.2.3.3 Xóa chủ đề

- Cho phép Quản trị hệ thống xóa chủ đề

- Bước 1: Click để xóa chủ đề

- Bước 2: Click để đồng ý xóa, click để hủy bỏ thao tác xóa

*Lưu ý: Không cho phép xóa chủ đề đã có nhân viên

4.2.4 Quản lý tài liệu


4.2.4.1 Tìm kiếm

Cho phép tìm kiếm tài liệu

- Bước 1: Tại màn hình trang chủ chọn menu Quản trị

- Bước 2: Chọn Quản lý tài liệu

- Bước 4: Nhập tên tài liệu cần tìm kiếm sau đó click hoặc nhấn enter


BM06.QT.10.KTCN.12 45/59

-

4.2.4.2 Thêm mới tài liệu

Cho phép Quản trị upload tài liệu lên hệ thống

- Bước 1: Tại màn hình Quản lý tài liệu, click để vào màn hình thêm mới

-

- Bước 2: Nhập thông tin tài liệu rồi click để thêm mới tài liệu, click

nếu không muốn thêm mới và quay về màn hình danh sách tài liệu

- Bước 4: Trong thông báo hiển thị click nếu đồng ý, click để hủy bỏ thao

tác thêm mới

4.2.4.3 Sửa tài liệu

Cho phép Quản trị hệ thống sửa tài liệu đã upload

- Bước 1: Tại màn hình danh sách tài liệu, click để vào màn hình sửa tài liệu

- Bước 2: Click để sửa tài liệu, click nếu không muốn sửa và

quay về màn hình danh sách tài liệu


BM06.QT.10.KTCN.12 46/59

-

- Bước 3: Trong thông báo hiển thị click nếu đồng ý, click để hủy bỏ thao

tác thêm mới

4.2.4.4 Xóa tài liệu

Cho phép Quản trị hệ thống xóa tài liệu

- Bước 1: Tại màn hình danh sách tài liệu, Click để xóa tài liệu

- Bước 2: Chọn để xác nhận việc xóa, chọn để hủy bỏ thao tác xóa

-

4.2.5 Quản lý danh mục

4.2.5.1 Thể thức


4.1.7.1.1 Danh sách thể thức

- Cho phép quản trị hệ thống xem danh sách thể thức


- Bước 2: Tại menu Quản lý danh mục, click vào Thể thức

4.1.7.1.2 Thêm mới thể thức

- Cho phép quản trị hệ thống thêm mới thể thức


BM06.QT.10.KTCN.12 47/59

- Bước 1: Tại màn hình Danh sách thể thức, click button

- Bước 2: Trên màn hình danh sách thể thức hiển thị thêm một dòng cho phép người dùng thêm

mới thể thức

- Bước 3: Nhập thông tin hợp lệ, click nếu muốn lưu thể thức vừa nhập, click để

hủy bỏ thao tác thêm mới

- *Lưu ý: Không cho phép thêm mới tên thể thức trùng với thể thức đã có

4.1.7.1.3 Sửa thể thức

Cho phép quản trị hệ thống sửa thể thức


- Bước 2: Cho phép sửa thể thức

- Bước 3: Nhập thông tin hợp lệ, click nếu muốn lưu thể thức vừa nhập, click để

hủy bỏ thao tác sửa

- *Lưu ý: Không cho phép sửa tên thể thức trùng vớii thể thức đã có

4.1.7.1.4 Xóa thể thức

- Cho phép Quản trị hệ thống xóa thể thức


- Bước 2: Hiển thị màn hình xác nhận xóa thể thức

- Bước 3: Click nếu đồng ý xóa, click để hủy bỏ thao tác xóa


BM06.QT.10.KTCN.12 48/59

-

- *Lưu ý: Không cho phép xóa thể thức đã có văn bản

4.2.5.2 Độ khẩn


4.1.7.1.5 Danh sách độ khẩn

Cho phép quản trị hệ thống xem danh sách độ khẩn


- Bước 2: Tại menu Quản lý danh mục, click vào Độ khẩn

4.1.7.1.6 Thêm mới

Cho phép quản trị hệ thống thêm mới độ khẩn

- Bước 1: Tại màn hình Danh sách độ khẩn, click button

- Bước 2: Trên màn hình danh sách độ khẩn hiển thị thêm một dòng cho phép người dùng thêm

mới độ khẩn

- Bước 3: Nhập thông tin hợp lệ, click nếu muốn lưu độ khẩn vừa nhập, click để


- *Lưu ý: Không cho phép thêm mới tên độ khẩn trùng với độ khẩn đã có

4.1.7.1.7 Sửa độ khẩn

Cho phép quản trị hệ thống sửa độ khẩn



BM06.QT.10.KTCN.12 49/59

- Bước 2: Cho phép sửa độ khẩn

- Bước 3: Nhập thông tin hợp lệ, click nếu muốn lưu độ khẩn vừa nhập, click để


- *Lưu ý: Không cho phép sửa tên độ khẩn trùng với độ khẩn đã có

4.1.7.1.8 Xóa độ khẩn

Cho phép Quản trị hệ thống xóa độ khẩn


- Bước 2: Hiển thị màn hình xác nhận xóa độ khẩn


- *Lưu ý: Không cho phép xóa độ khẩn đã có văn bản

4.2.5.3 Chức vụ


4.1.7.1.9 Danh sách Chức vụ

Cho phép quản trị hệ thống xem danh sách chức vụ


- Bước 2: Tại menu Quản lý danh mục, click vào Chức vụ

4.1.7.1.10 Thêm mới chức vụ

Cho phép Quản trị hệ thống thêm mới chức vụ

- Bước 1: Tại màn hình Danh sách chức vụ, click button

- Bước 2: Trên màn hình danh sách chức vụ hiển thị thêm một dòng cho phép người dùng thêm

mới chức vụ


BM06.QT.10.KTCN.12 50/59

- Bước 3: Nhập thông tin hợp lệ, click nếu muốn lưu chức vụ vừa nhập, click để


*Lưu ý: Không cho phép thêm mới tên chức vụ trùng với chức vụ đã có

4.1.7.1.11 Sửa chức vụ

Cho phép Quản trị hệ thống sửa chức vụ


- Bước 2: Cho phép sửa chức vụ

- Bước 3: Nhập thông tin hợp lệ, click nếu muốn lưu chức vụ vừa nhập, click để


*Lưu ý: Không cho phép sửa tên chức vụ trùng với chức vụ đã có

4.1.7.1.12 Xóa chức vụ

Cho phép Quản trị hệ thống xóa chức vụ


- Bước 2: Hiển thị màn hình xác nhận xóa chức vụ


*Lưu ý: Không cho phép xóa chức vụ đã có nhân viên


BM06.QT.10.KTCN.12 51/59

4.2.5.4 Sổ văn bản


4.1.7.1.13 Danh sách Sổ văn bản

Cho phép quản trị hệ thống xem danh sách sổ văn bản


- Bước 2: Tại menu Quản lý danh mục, click vào Sổ văn bản

4.1.7.1.14 Thêm mới Sổ văn bản

Cho phép quản trị hệ thống thêm mới sổ văn bản

- Bước 1: Tại màn hình Danh sách sổ văn bản, click button

- Bước 2: Trên màn hình danh sách sổ văn bản hiển thị thêm một dòng cho phép người dùng

thêm mới sổ văn bản

- Bước 3: Nhập thông tin hợp lệ, click nếu muốn lưu sổ văn bản vừa nhập, click

để hủy bỏ thao tác thêm mới

*Lưu ý:: Không cho phép thêm mới tên sổ văn bản trùng với sổ văn bản đã có

4.1.7.1.15 Sửa sổ văn bản

Cho phép Quản trị hệ thống sửa sổ văn bản


- Bước 2: Cho phép sửa sổ văn bản

- Bước 3: Nhập thông tin hợp lệ, click nếu muốn lưu sổ văn bản vừa nhập, click

để hủy bỏ thao tác sửa


BM06.QT.10.KTCN.12 52/59

*Lưu ý:: Không cho phép sửa tên sổ văn bản trùng với sổ văn bản đã có

4.1.7.1.16 Xóa sổ văn bản

Cho phép Quản trị hệ thống xóa sổ văn bản


- Bước 2: Hiển thị màn hình xác nhận xóa sổ văn bản


*Lưu ý: Không cho phép xóa sổ văn bản đã có văn bản

4.2.5.5 Danh bạ cán bộ

Chức năng này cho phép quản trị hệ thống có thể thêm, sửa , xóa, tra cứu,import danh sách cán bộ của

doanh nghiệp

4.2.5.5.1 Danh sách danh bạ cán bộ

Chức năng này dùng để xem danh sách danh bạ cán bộ

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống với. Vào menu Quản trị/ Danh bạ cán bộ

4.2.5.5.2 Thêm mới danh bạ cán bộ

Chức năng này dùng để Thêm mới cán bộ


BM06.QT.10.KTCN.12 53/59

- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống. Vào menu Quản trị/ Danh bạ cán bộ.

- Bước 2: Click vào button Thêm mới

- Bước 3: Điền thông tin cần thiết

*Lưu ý: Mã cán bộ: Không quá 10 ký tự,chỉ chấp nhận các ký tự chữ, số và ký tự ’-‘

- Bước 4: Nhấn button Lưu . Hệ thống hiển thị thông báo

- Bước 5: Nhấn Ok để lưu. Cancel để hủy

- Bước 6. Hệ thống hiển thị thống báo thêm mới thành công

4.2.5.5.3 Sửa thông tin danh bạ cán bộ

Chức năng này dùng để Sửa thông tin cán bộ


- Bước 2: Click vào button Sửa


BM06.QT.10.KTCN.12 54/59

*Lưu ý:Mã cán bộ: Không quá 10 ký tự,chỉ chấp nhận các ký tự chữ, số và ký tự ’-‘

- Bước 3: Sửa thông tin cần thiết



- Bước 6. Hệ thống hiển thị thống báo Sửa thành công

4.2.5.5.4 Xóa thông tin danh bạ cán bộ

Chức năng này dùng để Xóa cán bộ


- Bước 2: Click vào button Xóa



- Bước 6. Hệ thống hiển thị thống báo Xóa thành công

4.2.5.5.5 Xem chi tiết danh bạ cán bộ

Chức năng này dùng để Xem thông tin chi tiết của một cán bộ


BM06.QT.10.KTCN.12 55/59


- Bước 2: Click vào link Họ và tên cán bộ để xem chi tiết thông tin cán bộ

4.2.5.5.6 Tìm kiếm danh bạ cán bộ

Chức năng này dùng để tìm kiếm thông tin cán bộ



*Lưu ý: Click vào link để thực hiện tìm kiếm nâng cao


4.2.5.5.7 Import danh bạ cán bộ

Chức năng này dùng để Thêm cán bộ vào hệ thống bằng file excel


BM06.QT.10.KTCN.12 56/59


- Bước 2: Nhấn button Download file mẫu để thực hiện lưu file về hệ thống

- Bước 3: Mở file mẫu điền thông tin đầy đủ. Chú ý giữ format file.

- Bước 4: Click button Import danh sách sau đó chọn file mẫu đã điền thông tin

để thực hiện import file.

*Lưu ý: Khi file import bị lỗi hệ thống sẽ hiển thị popup thông báo lỗi. Thực hiện sửa theo hướng

dẫn. Sau đó thực hiện import lại

4.2.6 Bản tin nội bộ


4.2.6.1 Tìm kiếm

Cho phép quản trị hệ thống tìm kiếm bản tin

- Bước 1: Tại màn hình trang chủ chọn menu Quản trị

- Bước 2: Chọn Bản tin nội bộ trong menu Quản lý bản tin nội bộ

- Bước 3: Hiển thị màn hình Quản lý bản tin

- Bước 4: Nhập tiêu đề bản tin cần tìm kiếm sau đó click hoặc nhấn enter

4.2.6.2 Thêm mới bản tin

- Cho phép Quản trị hệ thống tạo mới bản tin



BM06.QT.10.KTCN.12 57/59

- Bước 2: Vào chức năng Bản tin nội bộ

- Bước 3: Click để vào màn hình thêm mới

- Bước 4: Nhập thông tin hợp lệ

Trường hợp click bản tin sẽ được lưu, khi chọn Lưu thì bản tin sẽ không được đăng

lên, cho phép quản trị hệ thống có thể sửa nội dung và ngày đăng

Trường hợp click bản tin sẽ được được đăng:

o Trường hợp chọn ngày đăng = ngày hiện tại, bản tin sẽ được đăng ngay và ở trên đầu

danh sách bản tin

o Trường hợp chọn ngày đăng < ngày hiện tại, bản tin sẽ được đăng ngay và đăng

tương ứng với ngày đã chọn

o Trường hợp ngày đăng > ngày hiện tại, bản tin sẽ được lưu trên màn hình danh sách

quản trị hệ thống và chỉ đăng đúng ngày quản trị nhập vào

4.2.6.3 Sửa bản tin

Cho phép Quản trị hệ thống sửa bản tin đã lưu



- Bước 3: Click để vào màn hình sửa


BM06.QT.10.KTCN.12 58/59

*Lưu ý: Với những bản tin đã được đăng tải thì không cho sửa ngày đăng, với những bản tin

chưa xuất bản hoặc ngày đăng > ngày hiện tại thì được phép sửa tất cả các thông tin

4.2.6.4 Xóa bản tin

Cho phép Quản trị hệ thống xóa bản tin đã tạo



- Bước 3: Click để xóa bản tin

- Bước 4: Chọn để xác nhận việc xóa, chọn để hủy bỏ thao tác xóa


BM06.QT.10.KTCN.12 59/59

5. PHỤ LỤC

[Liệt kê ra tất cả các mục liên quan ví dụ như các lỗi hoặc sự cố, các bảng mã chức năng, các

câu hỏi thường gặp (Frequently-asked-questions) hoặc hướng dẫn xử lý lỗi (trouble-shooting

guide); ...

Hoặc các file Phụ Lục đính kèm như Báo biểu, file Template nếu có]

Documents

User manual template - shop.viettel.vnshop.viettel.vn/uploads/pdf/HDSD_mOffice.pdf · Quản lý khách hàng version 1.0. > 1.2 Phạm vi tài liệu: [Phần này mô tả ngắn