AdministratorNoteBuild in database (created)

AdministratorNoteHadiah atau Bonus bagi pegawai yang berprestasi

AdministratorNoteTerdiri dari point B s/d I

DAFTAR ISI Daftar Isi.. I-III Bab I Techincal Guide .. 1 Bab II User Guide.3 Bab III Organization Management................................................................................................. 5 A. Enterprise Structure.. 5 B. Organization Structure.. 7 C. Job Structure.. 9 D. Employee Structure14 Bab IV Personnel Management. 15 A. Personal Info... 15 B. Personal Report. 30 Bab V Employee Administration..31 A. Employee Data.. 31 B. Employee Search... 47 C. Leave Type. 48 D. Leave Request Form 59 E. Leave Approval.. 50 F. Clerical Leave. 50 G. Leave Transaction List.. 51 H. Leave Maintenance List 51 I. Leave Setting List... 53 J. Leave History .. 56 K. Leave Reminder. 57 L. Termination and Mutation. 57 M. Employee Reports. 60 N. Jamsostek Reports 60 O. Import Employee (from excel). 61 P. Import Employee 61

I

Bab VI Career Management 62 A. Career Path. 62 B. Mutation-Promotion-Demotion. 66 C. Employement History 68 D. Internal Job Candidate Search 69 Bab VII Performance Appraisal.. 74 A. Entry Performance Appraisal Type 1.. 74 B. Entry Performance Appraisal Type 2.. 80 C. Evaluation Table 82 D. Sanction Table 84 E. Factor List 85 F. Evaluation Range86 G. Quantitive Range87 H. Sanction List88 I. Generate PA 89 Bab VIII Time Management.. 92 A. Time Shift.92 B. List Overtime .. 93 C. Shift Group.. 97 D. Work Calendar 99 E. Work Schedule101 F. Reason Type.. 103 G. Time Data Collection. 104 H. Time Data Maintenance 104 I. Overtime Transaction List. 107 J. Time Data Processing... 108 K. Time Peroide Summary 108 L. Filter Attendance List 110

Bab IX Payroll Processing. 111 A. Wage Type.. 111 B. Grade Salary Structure. 112 C. Level Salary Structure...114 D. Level and Grade. 116 E. Tax Rate.. 117 F. Working Insurance. 119 G. Pension Fund. 120 H. Konjungtur Fund. 121 I. Health Insurance.122 J. Declaration Type.123 K. Declaration.. 124 L. Loan Type.. 125 M. Employee Loan.. 126

II

N. Car Ownership Program... 128 O. Payroll Run..130 P. Batch Process. 132 Q. Batch Print.. 132 R. Batch Process Undo.. 133 S. Tax Monthly Print... 133 T. Process Annual Tax... 134 U. Print Annual Tax. 134 V. Payroll History. 134 W. Monthly Salary and Tax Entry. 135 X. Annual Salary anfd Tax Entry. 136 Y. Import Payroll (from excel).. 137 Z. Import Payroll. 137 Bab X User and Group Management. 138 A. Create User. 138 B. Delete User. 138 C. Change User .. 139 D. Menu Access.. 139 E. Group Module. 142 F. Login Attempt Error 144 Bab XI Table Master. 145 A. Education 145 B. PTKP/Untaxable List. 146 C. Relation 147 D. Activity Type 148 E. Skill... 149 F. Card.. 150 G. Language 151 H. Konjungtur Area. 152 I. Profile... 153 J. Coverage.. 153 K. Employee Status 154 L. Bank.. 155 M. Currency. 156 N. Environment Setup.157 O. Province dan UMP. 158

III

BAB I TECHNICAL GUIDE

1. Install MSWindows Server 2003 dan MS Internet Information Server 2003

2. Tambahkan directory BUSIHR-KMI kedalam Virtual Directory di WebServer dengan nama alias busi-hr

3. Install Mail Server 2003 4. Install Seagate Cristall Report 8.0

5. Install MS SQL Server 2000

a. Attach database BUSIHR-KMI yang sudah disiapkan b. Setting dan Configuration MS SQL Server 2000 (Create login MS SQL Server 2000 dng nama admin

dan passwordnya disesuaikan dng yg ada database BUSIHR-KMI dng nama tabel usertab(copy paste ).

6. Setting dan Configuration Conection Database yang ada di file \BUSIHR-KMI\Admin\ConnDB.asp Pastikan file db16.mdb berada di path = D:\Webapp\busi-hr\

7. Setting dan Configuration Database di BUSI-HR Web Aplikasi. (LIhat Gambar 1.1)

a. Setting dbase server name dan password yang disesuaikan dengan nama akses di MS SQL Server 2000 pada file db16.mdb yang terletak di root folder BUSIHR-KMI.

b. Setting jika perlu file database.asp yang ada di root \BUSIHR-KMI\Admin

Gambar 1.1

8. Setting dan Configurasi Component File penunjang aplikasi a. Register component file yg ada di \BUSIHR-KMI\Component\decent.dll b. Register component file yg ada di \BUSIHR-KMI\Component\PayrollGaji.dll c. Register component file yg ada di \BUSIHR-KMI\Component\FUpload.dll d. Register component file yg ada di \BUSIHR-KMI\Component\VbsExcel.dll e. Register component file yg ada di \BUSIHR-KMI\Component\mail.dll

9. Setting dan Configuration Design dan Warna di BUSIHR-KMI Web Aplikasi a. Setting jika perlu file login.asp yang ada di root \BUSIHR-KMI\Admin

Merubah warna, tampilan dan image ketika akan LOGIN b. Setting jika perlu file incAtas.asp yang ada di root \BUSIHR-KMI\Admin

Merubah warna, tampilan dan image Header dan Menu ketika setelah LOGIN. c. Setting jika perlu file incBawah.asp yang ada di root \BUSIHR-KMI\Admin

Merubah warna, tampilan dan image yang ada di Footer d. Setting jika perlu file content.css yang ada di root \BUSIHR-KMI\Admin

Merubah warna, tampilan dan image ketika sudah memasuki suatu menu.

10. Setting dan Configuration SMTP Services / Mail Gateway di BUSIHR-KMI Web Aplikasi, fungsi ini dapat digunakan bila Mail Sever sudah terkoneksi.

a. Install \BUSIHR-KMI\Component\emsetup.exe dan letakkan di folder \BUSIHR-KMI\Source\Mail\ b. Install \BUSIHR-KMI\ Component\sesetup.exe dan letakkan di folder \BUSIHR-KMI\Source\Mail\

11. Setting dan Configuration pada menu di Tabel Master Environment Setup yang terletak didalam aplikasi BUSIHR-KMI dengan login sebagai Admin.

12. BUSIHR-KMI siap di gunakan.

BAB II USER GUIDE

A. MEMANGGIL PROGRAM BUSIHR-KMI

1. Memulai pengoprasian BUSIHR-KMI Web Aplikasi a. Jalankan Aplikasi Browser yang ada pada MS Windows seperti Internet Explorer. b. Ketik http:// kealamat web server dan direktori serta file login.asp yang dituju c. Contoh : http://Saturnus/BUSIHR-KMI/admin/login.asp

Gambar 2A1. Login BUSIHR-KMI

2. Welcome to BUSIHR-KMI, a Human Resource Management System

Gambar.2A2. Menu Awal / Content setelah LOGIN Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah

1. CONTENTS. Adalah daftar menu modul program yang disediakan oleh BUSIHR-KMI.

2. Remember for next session code Adalah password kedua yang selalu berganti-ganti , password ini diberikan khusus untuk Divisi HRD dan Administrator. Untuk itu agar user dapat login pada sesi berikutnya harus mencatat password atau kode yang diberikan oleh system.

B. CONTENTS / MASUK KE MENU PROGRAM

Gambar. 2B. Masuk ke menu awal.

BAB III ORGANIZATION MANAGEMENT

Sebelum BUSI-HR dapat digunakan berikut ini yang harus di kerjakan pertama kali adalah pembuatan strukur management daripada perusahaan tersebut.

A. Enterprise Structure Adalah daftar data perusahaan yang dikelola di BUSI-HR Daftar tombol menu yang disediakan adalah : New : adalah pembuatan daftar perusahaan yang akan dikelola di BUSI-HR Edit : adalah merubah data perusahaan yang telah terdaftar Delete : adalah menghapus data perusahaan yang telah terdaftar. Save : adalah menyimpan data perusahaan yang telah di entry atau di update Cancel : adalah membatalkan peng editan data.

Gambar.3.A1. List Enterprise Structure

5

Gambar.3.A2. Menu isian Enterprise Structure / Data Perusahaan.

Keterangan field isian Enterprise / Data Perusahaan. 1. Company ID : Nomor urut Daftar Perusahaan 2. Description : Nama Perusahaan 3. Adress : Alamat Perusahaan 4. Province : Nama Propinsi perusahaan terdaftar ( pilih ) 5. ZipCode : Kode Pos 6. Telphone : No. Telepon 7. Fax : No. Fax 8. Business Type : Bidang bisnis 9. Chairman : Nama Pimpinan Tertinggi 10. Payroll Methode : Tipe pembayaran gaji pada umumnya ( Net atau Gross ) 11. NPWP : Nomor Perusahaan Wajib Pajak 12. Empl Bank / : Nama Bank Pegawai ( diisi titik . jika tidak ada ) Account : Nomor Account Pegawai (diisi titik . jika tidak ada ) 13. DIR Bank / : Nama Bank Pegawai ( diisi titik . jika tidak ada ) Account : Nomor Account Pegawai (diisi titik . jika tidak ada ) 14. Jaminan Kecelakaan Kerja : Jumlah percentase dari Gaji Karyawan yang dibayar perusahaan. 15. Nomor Pendaftaran

Perusahaan : Nomor Tanda Daftar Perusahaan

6

B. Organization Structure

Adalah daftar Division, Department, Section dan lain sebagainya yang ada di dalam perusahaan tersebut.

Gambar.3.B1. Struktur Organisasi

Untuk menambahkan organisasi dibawah Head Office, kita arahkan pointer mouse ke Head Office dan klik pada tulisan tersebut, selanjutnya akan ter buka form window seperti yang kita lihat Gambar. 3.B2.

Gambar.3.B2. Pembuatan Struktur Organisasi

Keterangan. Gambar .3.B2 1. Organization ID : Kode Organisasi 2. Parent ID : Kode Organisasi yang diatasnya 3. Organization Level : Tingkatan Organisasi (otomatis by system) 4. Description : Nama Organisasi 5. Remarks : Keterangan Organisasi Isilah data-data yang diperlukan, lalu klik Save untuk menyimpan dan klik Cancel untuk membatalkan pengentrian atau editing.

Setelah kegiatan pada gambar 3.B3 di simpan, dan akan terbentuk suatu organisasi baru dibawah Head Office (lihat gambar 3.B3).

7

Gambar.3.B3. Contoh Struktur Organisasi

Selanjutnya Klik pada organisasi Hotel Nikko Jakarta maka akan tampil seperti di gambar 3.B4 Dalam session ini kita hanya dapat mengedit Nama Organisasi dan Remarks nya saja.

Gambar. 3.B4. Detail dari suatu struktur organisasi Tombol yang disediakan : 1. Save : adalah untuk menyimpan data organisasi yang sudah di edit 2. Add Child : adalah bila akan membuat kembali organisasi yang berada dibawahnya Hotel Nikko Jakarta 3. Delete : adalah menghapus organisasi tersebut 4. Cancel : adalah pembatalan pengeditan atau kembali ke menu struktur organisasi. Dan bila kita klik Add Child maka akan terbuka window seperti gambar berikut ini (gambar 3.B5)

8

Gambar. 3.B5. Pembuatan struktur organisasi Level 2

Isilah data-data yang diperlukan, lalu klik Save untuk menyimpan dan klik Cancel untuk membatalkan pengentrian atau editing.

C. Job Structure

Adalah pembuatan daftar jabatan yang ada dimasing-masing Organization Structure

Gambar.3.C1. Daftar Jabatan Daftar tombol menu yang disediakan adalah : New : adalah pembuatan Jabatan baru yang akan dikelola di BUSI-HR ( Gambar 3.C2) Edit : adalah merubah Jabatan yang ada Detail : adalah melihat detil dari spesifikasi jabatan yang ada Delete : adalah menghapus jabatan yang ada

9

Gambar 3.C2. Pembuatan Struktur Jabatan Keterangan Gambar 3.C2, Pembuatan Struktur Jabatan :

1. Job ID : Adalah kode jabatan 2. Organization : Adalah meletakkan jabatan pada suatu organisasi yang ada ( dipilih ) 3. Description : Adalah Nama Jabatan 4. Working Schedule : Adalah pemilihan jadwal kerja untuk jabatan ini dimana jadwal kerja tersebut sudah

disusun lebih dulu 5. Sales Flag : Adalah memberikan tanda pada jabatan tertentu yang termasuk kategori sebagai sales 6. Form Type PA

Type 1(SP) : Adalah memberikan tanda dimana jabatan tersebut termasuk sebagai supervisor keatas Type 2 : Adalah memberikan tanda dimana jabatan tersebut adalah selain supervisor

Menambahkan detail dari suatu jabatan. Klik pada detail (lihat gambar 3.C1) selanjutnya akan tampak seperti gambar dibawah ini.

Gambar. 3.C3. Detail Jabatan

10

Gambar.3.C4. Penambahan Skiil Detail pada suatu Jabatan

Gambar.3.C5. Penambahan Kandidat Jabatan

11

Gambar.3.C6. Jabatan yang dipromosikan

Gambar.3.C7. Turun Jabatan

12

Gambar.3.C8. Tanggung Jawab Jabatan

Gambar.3.C9. Uraian tugas-tugas pada Jabatan

13

D. Employee Structure

Adalah melihat struktur nama-nama pegawai yang berada di dalam struktur organisasi dan struktur jabatannya. Catatan. Fungsi form ini dapat di jalankan atau dilihat setelah kita selesai membuat struktur Organisasi, Struktur Jabatan dan daftar pegawai terisi.

Gambar.3.D1. Tampilan Struktur Pegawai

14

BAB IV PERSONNEL MANAGEMENT

Adalah modul yang disiapkan untuk kebutuhan penyimpanan data-data pelamar atau calon karyawan yang masuk dalam kriteria perusahaan. Modul ini terdiri dari 2 macam form, yaitu form Personal Info dan Personal Report.

A. Personal Info Form ini berfungsi untuk pencarian dan pencatatan data-data pelamar atau calon karyawan yang dimiliki oleh perusahaan.

Gambar.4.A1. Personal List

Keterangan Gambar 4.A1, dalam form ini isian Person ID dan Name adalah isian yang dimaksudkan untuk pencarian.

1. Person ID : Adalah NomorID calon karyawan atau pelamar yang akan dicari. 2. Name : Adalah nama seseorang calon karyawan atau pelamar yang akan dicari. 3. Search : Adalah tombol eksekusi untuk memulai pencarian.

4. New Person : Adalah tombol untuk masuk ke window untuk melakukan penambahan daftar pelamar.

15

Gambar.4.A2. Personal Info

Keterangan Gambar 4.A2, dalam form ini tertera berbagai macam informasi calon karyawan atau pelamar, yang diawali dengan nama s/d golongan darah, berikut penjabarannya:

1. Full Name : Adalah nama lengkap calon karyawan atau pelamar. 2. Nick Name : Adalah nama pendek atau panggilan calon karyawan atau pelamar. 3. Sex : Adalah jenis kelamin calon karyawan atau pelamar.

4. Birth place / date : Adalah keterangan tempat/tgl lahir calon karyawan atau pelamar. 5. Present Address : Adalah keterangan lengkap tempat tinggal / domisili calon karyawan atau pelamar. 6. Rt / Rw : Adalah no. Rt/Rw calon karyawan atau pelamar. 7. City : Adalah kota tempat tinggal calon karyawan atau pelamar. 8. ZIP Code : Adalah kode pos calon karyawan atau pelamar. 9. Phones : Adalah no. telephone calon karyawan atau pelamar. 10. HP : Adalah no. handphone calon karyawan atau pelamar. 11. Personal E-mail : Adalah alamat e-mail pribadi calon karyawan atau pelamar. 12. Company E-mail : Adalah alamat e-mail perusahaan calon karyawan atau pelamar. 13. Last Education : Adalah status pendidikan terakhir calon karyawan atau pelamar. 14. Citizen : Adalah status kewarganegaraan calon karyawan atau pelamar. 15. Religion : Adalah keyakinan / agama calon karyawan atau pelamar.

16. Blood Type : Adalah golongan darah calon karyawan atau pelamar.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user. Apabila proses penyimpanan selesai dan sukses user akan melihat pesan di sudut paling atas, bahwa data telah berhasil di update

16

Setelah proses diatas selesai, berikut ini hasil tampilan proses di atas.

Gambar.4.A3. Hasil Inputan Proses

Keterangan Gambar 4.A3, dalam form ini dapat dilihat calon pelamar yang telah selesai dimasukkan ke dalam program aplikasi.

1. Person ID : Adalah nomor ID calon karyawan atau pelamar. 2. Name : Adalah nama calon karyawan atau pelamar. 3. Edit : Adalah tombol untuk melakukan pengeditan data calon karyawan.

4. Delete : Adalah tombol untuk melakukan penghapusan data calon karyawan.

17

Tahap berikutnya adalah dengan melakukan pengeditan data calon karyawan atau pelamar jika diperlukan, pertama kali yaitu adalah Personal Info, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.1.Pengeditan Personal Info

Keterangan Gambar.4.A3.1, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data diri dari pelamar di tampilkan secara lengkap, terdiri atas nama lengkap, panggilan, jenis kelamin sampai dengan golongan darah, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data pelamar. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data pelamar.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user. Apabila proses penyimpanan selesai dan sukses user akan melihat pesan di sudut paling atas, bahwa data telah berhasil di update

18

Tahap berikutnya melakukan pengeditan untuk Family Info, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.2.Pengeditan Family Info Keterangan Gambar.4.A3.2, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data keluarga dari pelamar di tampilkan secara lengkap, terdiri atas personal ID, nama lengkap, hubungan keluarga, nama, sampai dengan info tambahan, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data keluarga pelamar. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data keluarga pelamar.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

19

Tahap berikutnya melakukan pengeditan untuk status pendidikan forrmal, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.3.Pengeditan Education Entry

Keterangan Gambar.4.A3.3, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data pendidikan terakhir dari pelamar di tampilkan secara lengkap, terdiri atas jenis pendidikan, nama sekolah sampai dengan tahun lulus, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data pendidikan pelamar. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data pendidikan pelamar.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

20

Tahap berikutnya melakukan pengeditan untuk emergency contact atau panggilan saat darurat, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.4.Pengeditan Emergency Contacts

Keterangan Gambar.4.A3.4, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data bila suatu saat pelamar akan diberikan kabar dan biasanya adalah orang terdekat pelamar, field-fieldnya adalah personal id, nama sampai dengan alamat, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

21

Tahap berikutnya melakukan pengeditan untuk card person atau kartu tanda pengenal, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.5.Pengeditan Card Person

Keterangan Gambar.4.A3.5, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data untuk kartu tanda pengenal pelamar, misalnya KTP/SIM atau passpord, field-fieldnya adalah personal id, nama sampai dengan tanggal kedaluwarsa kartu, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data kartu pengenal pelamar. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data kartu pengenal pelamar.

22

Tahap berikutnya melakukan pengeditan untuk skill language atau penguasaan bahasa asing, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.6.Pengeditan Entry Skill Language

Keterangan Gambar.4.A3.6, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data penguasaan bahasa asing pelamar, field-fieldnya adalah language / bahasa asing yang dikuasai sampai dengan spoke / penguasaan berbicara bahasa asing, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save change : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

23

Tahap berikutnya melakukan pengeditan untuk Entry Experience atau pengalaman bekerja, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.7.Pengeditan Entry Experience

Keterangan Gambar.4.A3.7, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data pengalaman bekerja pelamar, field-fieldnya adalah Working Time sampai dengan Referensi, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

24

Tahap berikutnya melakukan pengeditan untuk Social Activity atau kegiatan sosial, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.8.Pengeditan Social Activity

Keterangan Gambar.4.A3.8, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data social activity pelamar, field-fieldnya adalah person id sampai dengan description, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

25

Tahap berikutnya melakukan pengeditan untuk Training Info atau Pelatihan, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.9.Pengeditan Training Info

Keterangan Gambar.4.A3.9, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data training info pelamar, field-fieldnya adalah person id sampai dengan amount atau jumlah biaya, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

26

Tahap berikutnya melakukan pengeditan untuk Vehicle Info, berikut ini tahapannya

Gambar.4.A3.10.Pengeditan Training Info

Keterangan Gambar.4.A3.10, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data vehicle info pelamar, field-fieldnya adalah person id sampai dengan owner atau pemilik pertama berdasarkan STNK, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save dan cancel, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data. 2. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan pengeditan data.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

27

Tahap terakhir adalah Assignment atau melakukan pengeditan untuk mengangkat pelamar menjadi pegawai tetap, hal ini dilakukan bila pelamar sudah lolos semua tahap seleksi yang diadakan oleh perusahaan, berikut ini penjabarannya

Gambar.4.A3.11.Pengeditan Employee Info

Keterangan Gambar.4.A3.11, dalam form ini dapat dilihat semua informasi mengenai data employee info untuk karyawan yang baru diangkat, field-fieldnya adalah employee id sampai dengan account name, untuk informasi ini tidak akan di jelaskan secara rinci, namun harus tetap diperhatikan tombol save, berikut ini fungsi masing-masing tombol tersebut 1. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data karyawan yang baru diangkat.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

28

Semua proses telah selesai dilakukan untuk melakukan pengangkatan pelamar menjadi karyawan tetap dan berikut ini adalah gambar hasil proses di atas :

Gambar.4.A3.12.Personal List / New Assignment Employee

Keterangan Gambar.4.A3.12, dalam form ini dapat dilihat bahwa pelamar sudah diangkat menjadi karyawan tetap dan semua data-data yang berhubungan dengan karyawan baru tersebut sudah masuk ke dalam program aplikasi, sehingga pada gambar di atas kita tidak lagi melihat nama pelamar Agung Muhammad.

29

B. Personal Report Form ini berfungsi untuk melihat hasil inputan atau masukan dari personal info yang telah dibuat, sehingga data yang sudah dibuat dapat dicetak

Gambar.4.B1. Personal Report

30

BAB V EMPLOYEE ADMINISTRATION

Adalah modul yang disiapkan untuk kebutuhan penyimpanan data-data karyawan yang terdaftar dalam perusahaan. Modul ini terdiri dari 16 macam form, yaitu diawali dengan Employee Data sampai dengan Import Employee.

A. Employee Data Form ini berfungsi untuk pencarian dan pencatatan data-data karyawan perusahaan yang terdiri atas 3 kategori pencarian, yaitu Active Only, In-Active Only, All Employee

Gambar.5.A1.Employee List Keterangan Gambar 5.A1, dalam form ini menggunakan sistem pencarian dengan menggunakan kata ag dimana karyawan yang namanya mengandung huruf tersebut akan muncul

1. Person ID : Adalah informasi yang berisi no. identitas karyawan. 2. Name : Adalah informasi yang berisi nama karyawan. 3. Search : Adalah tombol eksekusi untuk memulai pencarian.

4. Edit : Adalah instruksi untuk melakukan editing terhadap data karyawan. 5. New : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan daftar karyawan.

6. Delete : Adalah tombol eksekusi untuk menghapus data karyawan.

31

Kemudian jika akan melakukan penambahan atau merubah data karyawan caranya adalah dengan mengklik tulisan edit, dalam melakukan tahapan ini sama pada saat melakukan editing untuk pelamar namun bedanya disini semua tahapan tersebut sudah terisi dengan informasi yang sudah dimasukkan sebelumnya.

Sampai Dengan

Gambar.5.A2.Employee Info

Keterangan Gambar 5.A2, dalam form ini dapat dilihat info mengenai data karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel. Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

32

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Family Info atau data keluarga karyawan.

Gambar.5.A3.Family Info

Keterangan Gambar 5.A3, dalam form ini dapat dilihat info mengenai family info atau data keluarga karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel. Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

33

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Entry Education atau status pendidikan terakhir.

Gambar.5.A4.Entry Education

Keterangan Gambar 5.A4, dalam form ini dapat dilihat info mengenai entry education atau pendidikan terakhir karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel. Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

34

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Emergency Contacts atau pemanggilan darurat.

Gambar.5.A5.Emergency Contacts

Keterangan Gambar 5.A5, dalam form ini dapat dilihat info mengenai emergency contacts karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel. Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

35

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Card Person atau kartu tanda pengenal.

Gambar.5.A6.Card Person

Keterangan Gambar 5.A6, dalam form ini dapat dilihat info mengenai card person atau kartu tanda pengenal karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

36

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Entry Skill Language.

Gambar.5.A7.Entry Skill Language

Keterangan Gambar 5.A7, dalam form ini dapat dilihat info mengenai entry skill language atau keahlian bahasa asing karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

37

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Entry Experience atau pengalaman kerja karyawan.

Gambar.5.A8.Entry Experience

Keterangan Gambar 5.A7, dalam form ini dapat dilihat info mengenai entry experience atau pengalaman kerja terakhir karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

38

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Social Activity atau kegiatan organisasi karyawan.

Gambar.5.A9.Social Activity

Keterangan Gambar 5.A9, dalam form ini dapat dilihat info mengenai social activity karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

39

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Training Info karyawan.

Gambar.5.A10.Training Info

Keterangan Gambar 5.A10, dalam form ini dapat dilihat info mengenai training info karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

40

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Vehicle Info karyawan.

Gambar.5.A11.Vehicle Info

Keterangan Gambar 5.A11, dalam form ini dapat dilihat info mengenai vehicle info karyawan yang sudah pernah dimasukkan pada saat menjadi pelamar, namun bila telah selesai melakukan editing jangan lupa menyimpan data tsb dengan menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel.

Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

41

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk upload Photo karyawan.

Gambar.5.A12.Photo Upload Keterangan Gambar 5.A12, dalam form ini dapat dilihat foto hasil upload dan foto yang berada di bawah adalah foto yang sudah diperbesar berasal dari foto di kolom Employee Sumary Info.

42

tahapan selanjutnya adalah melakukan editing untuk Salary Info.

Gambar.5.A13.Salary Info Keterangan Gambar 5.A13, dalam form ini dapat dilihat info mengenai salary info karyawan dimana di dalamnya terdapat informasi besar gaji pokok karyawan, untuk proses selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah menekan tombol save atau membatalkan dengan tombol cancel. 1. Save : tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan editing gaji karyawan. 2. Cancel : tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan editing gaji karyawan.

43

Form Sanction List Karyawan

Gambar.5.A14.Sanction List

Keterangan Gambar 5.A14, dalam form ini dapat dilihat info mengenai sanction list karyawan dimana di dalamnya terdapat informasi berapa kali sangsi tercatat dan halaman ini tidak dapat di edit karena ini merupakan report karyawan yang bersangkutan. Catatan : Sanction List hanya bisa ditampilkan bila karyawan tersebut pernah melakukan kesalah ini hanya bisa ditambahkan dalam Performance Appraisal-Sanction List (dijelaskan di bab 7dan Gambar.7.G4)Form Summary Performance Appraisal Karyawan

Gambar.5.A15.Summary Performance Appraisal

Keterangan Gambar 5.A15, dalam form ini dapat dilihat info mengenai summary performance appraisal atau raport karyawan dan halaman ini tidak dapat di edit karena ini merupakan report karyawan yang bersangkutan. Untuk tahapan ini hanya bisa ditambahkan jika form Performance Appraisal sudah di Generate (penjelasan dan gambar ini ada di bab 7 / Gambar.7.H5)

44

Form Personnel Staff

Gambar.5.A16.Personnel Staff

Keterangan Gambar 5.A16, dalam form ini dapat dilihat info mengenai Personnel Staff, yang menjelaskan siapa atasan karyawan tersebut dan rekan sejawat dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari.

45

Form Time periode Summary Karyawan

Gambar.5.A17.Time periode Summary

Keterangan Gambar 5.A17, dalam form ini dapat dilihat info mengenai time periode summary karyawan yang merupakan catatan waktu dalam melakukan pekerjaan sehari-hari, dan halaman ini tidak dapat di edit karena ini merupakan report karyawan yang bersangkutan.

46

B. Employee Search Form ini berfungsi untuk pencarian data-data karyawan perusahaan yang fieldnya atau kolomnya bisa ditentukan sesuai dengan kebutuhan atau dengan kata lain tidak semua filed ditampilkan, gambar dibawah adalah contoh pencarian data karyawan berdasarkan kolom employee_id, address dan lain-lain.

Gambar.5.B1.Field Selection

Keterangan Gambar 5.B1, dalam form ini ditampilkan pilihan-pilihan field yang dimaksudkan untuk pencarian data karyawan.

1. All columns : Adalah kolom yang menampilkan semua fields yang ada di dalam database. 2. Selected columns : Adalah kolom-kolom yang dipilih sesuai kebutuhan dalam melakukan pencarian. 3. Select : Adalah tombol untuk menampilkan kolom-kolom yang telah dipilih.

4. Address : Adalah kolom yang dipilih berdasarkan alamat karyawan. 5. Birth_Date : Adalah kolom yang dipilih berdasarkan tanggal lahir karyawan.

6. Birth_Place : Adalah kolom yang dipilih berdasarkan tempat kelahiran karyawan. 7. Order by : Adalah kondisi agar hasil pencarian dapat berurut contoh diatas berdasarkan alamat. 8. Ascen/descending : Adalah kondisi pencarian berdasarkan urutan terbesar-terkecil atau sebaliknya. 9. Filter : Adalah tombol untuk melihat hasil pencarian berdasarkan field-field diatasnya. 10. Print : Adalah tombol untuk mencetak hasil pencarian melalui printer.

47

C. Leave Type Form ini berfungsi untuk menampilkan jenis-jenis cuti karyawan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan, dimana ini terdapat 12 macam jenis cuti karyawan.

Gambar.5.C1.Leave Type List

Keterangan Gambar 5.C1, dalam form ini terdapat tampilan yang berisi jenis-jenis cuti karyawan.

1. Leave Type : Adalah kolom yang menampilkan jenis cuti karyawan. 2. Description : Adalah kolom yang menampilkan deskripsi cuti karyawan. 3. MaxQuota : Adalah kolom yang menampilkan jumlah hari maximum cuti karyawan.

4. Edit : Adalah kolom untuk melakukan editing cuti karyawan. 5. Delete : Adalah kolom untuk menghapus cuti karyawan.

6. New : Adalah tombol untuk menambahkan jenis cuti karyawan. 7. Delete : Adalah tombol untuk menghapus jenis cuti karyawan. 8. Ascen/descending : Adalah kondisi pencarian berdasarkan urutan terbesar-terkecil atau sebaliknya. 9. Filter : Adalah tombol untuk melihat hasil pencarian berdasarkan field-field diatasnya. 10. Print : Adalah tombol untuk mencetak hasil pencarian melalui printer.

48

Gambar.5.C2.Leave Type

Keterangan Gambar 5.C2, dalam form ini terdapat tampilan yang berisi jenis-jenis cuti karyawan yang akan ditambahkan.

1. Leave Type : Adalah kolom yang menampilkan jenis cuti karyawan. 2. Description : Adalah kolom yang menampilkan deskripsi cuti karyawan. 3. MaxQuota : Adalah kolom yang menampilkan jumlah hari maximum cuti karyawan.

4. Decrease leave Q. : Adalah status untuk menandakan apakah cuti ini dapat mengurangi qouta cuti yg ada. 5. Time Reason : Adalah status untuk menandakan absen karyawan yang akan mengambil cuti.

6. Save : Adalah tombol untuk menyimpan penambahan jenis cuti karyawan. 7. Cancel : Adalah tombol untuk membatalkan penambahan jenis cuti karyawan.

D. Leave Request Form Form ini berfungsi untuk menampilkan jumlah cuti dari seorang karyawan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

Gambar.5.D1.Leave Request Form

Keterangan Gambar 5.D1, dalam form ini terdapat tampilan yang berisi jumlah cuti yang masih dimiliki oleh seorang karyawan.

1. Employee ID : Adalah informasi yang berisi nama dan no.id karyawan. 2. Current Leave : Adalah informasi yang berisi jumlah cuti yang sudah diambil. 3. Remaining Leave : Adalah informasi yang berisi jumlah cuti yang masih ada.

49

4. Report To. : Adalah informasi yang berisi laporan cuti yang harus disampaikan. 5. Leave Type : Adalah informasi yang berisi jenis-jenis cuti karyawan.

6. Date : Adalah informasi yang berisi tanggal cuti yang akan diambil. 7. Description : Adalah informasi yang berisi deskripsi cuti yang akan diambil. 8. Apply : Adalah tombol untuk melakukan eksekusi bila cuti telah disetujui. 9. Cancel : Adalah tombol untuk membatalkan eksekusi.

E. Leave Approval Form ini berfungsi untuk menampilkan persetujuan cuti dari seorang karyawan yang di lanjutkan kepada atasannya, contoh disini menggunakan nama Bapak Budiman yang meminta persetujuan cuti kepada Bapak Djarot.

Gambar.5.E1.Leave Request Form

Keterangan Gambar 5.E1, dalam form ini terdapat tampilan mengenai persetujuan cuti dari seorang karyawan.

1. Employee : Adalah informasi yang berisi nama karyawan.

2. Leave Type : Adalah informasi yang berisi jenis-jenis cuti karyawan yang akan diambil. 3. Description : Adalah informasi yang berisi deskripsi cuti yang akan diambil. 4. From : Adalah informasi yang berisi tanggal awal cuti yang akan diambil.

5. To : Adalah informasi yang berisi tanggal akhir cuti yang akan diambil. 6. Approve : Adalah informasi yang berisi status bila cuti disetujui. 7. Reject : Adalah informasi yang berisi status bila cuti tidak disetujui. 8. Notes : Adalah informasi yang berisi keterangan bila cuti disetujui atau tidak. 9. Submit : Adalah tombol untuk melakukan eksekusi bila form ini telah selesai digunakan.

F. Clerical Leave Form ini berfungsi untuk menampilkan persetujuan cuti dari seorang karyawan, pengisian form ini hampir sama dengan pengisian form pada leave request form tetapi bedanya bila disini karyawan meminta permohonan cuti langsung ke bagian HRD.

50

G. Leave Transaction List Form ini berfungsi untuk menampilkan persetujuan cuti dari seorang karyawan, pengisian form ini hampir sama dengan pengisian form pada leave aprroval tetapi bedanya bila disini karyawan meminta persetujuan cuti oleh bagian HRD dan persetujuan cuti dari atasan dapat dilihat beserta notesnya.

Gambar.5.G1.Leave Transaction List

Keterangan Gambar 5.G1, dalam form ini terdapat tampilan mengenai persetujuan cuti dari seorang karyawan oleh bagian HRD dan ini merupakan persetujuan akhir permintaan cuti.

1. Employee : Adalah informasi yang berisi nama karyawan.

2. Leave Type : Adalah informasi yang berisi jenis-jenis cuti karyawan yang akan diambil. 3. Description : Adalah informasi yang berisi deskripsi cuti yang akan diambil. 4. From : Adalah informasi yang berisi tanggal awal cuti yang akan diambil.

5. To : Adalah informasi yang berisi tanggal akhir cuti yang akan diambil. 6. Approve : Adalah informasi yang berisi status bila cuti disetujui. 7. Reject : Adalah informasi yang berisi status bila cuti tidak disetujui. 8. Notes : Adalah informasi yang berisi keterangan bila cuti disetujui atau tidak. 9. Submit : Adalah tombol untuk melakukan eksekusi bila form ini telah selesai digunakan.

10. Back : Adalah tombol untuk kembali ke halaman sebelumnya.

H. Leave Maintenance List Form ini berfungsi untuk menampilkan daftar persetujuan permohonan cuti semua karyawan oleh bagian HRD.

Gambar.5.H1.Leave Maintenance List

Keterangan Gambar 5.H1, dalam form ini terdapat tampilan mengenai daftar persetujuan cuti semua karyawan oleh bagian HRD.

1. Employee ID : Adalah informasi yang berisi no.id karyawan.

2. Name : Adalah informasi yang berisi nama karyawan. 3. Leave : Adalah informasi yang berisi jenis cuti yang diambil. 4. Description : Adalah informasi yang berisi deskripsi atau alasan mengambil cuti.

5. From : Adalah informasi yang berisi tanggal awal cuti yang diambil. 6. To : Adalah informasi yang berisi tanggal akhir cuti yang diambil. 7. Reject : Adalah informasi yang berisi status bila cuti tidak disetujui. 8. View : Adalah tombol untuk melihat status cuti karyawan.

51

Form ini berfungsi untuk menampilkan status cuti seorang karyawan, baik itu lama waktu cuti ataupun sisa cuti yang masih ada.

Gambar.5.H2.Leave Maintenance Form

Keterangan Gambar 5.H2, dalam form ini terdapat tampilan mengenai status cuti semua karyawan oleh bagian HRD.

1. Employee ID : Adalah informasi yang berisi no.id dan nama karyawan.

2. Report To : Adalah informasi yang berisi nama atasan karyawan yang menerima laporan cuti. 3. Leave Type : Adalah informasi yang berisi jenis cuti yang diambil. 4. Current Leave : Adalah informasi yang berisi lama waktu mengambil cuti.

5. Remaining Leave : Adalah informasi yang berisi sisa waktu cuti yang belum diambil. 6. Date : Adalah informasi yang berisi tanggal awal dan akhir cuti. 7. Description : Adalah informasi yang berisi deskripsi atau alasan mengambil cuti. 8. Apply : Adalah tombol eksekusi untuk melanjutkan proses bila form ini telah selesai dikerjakan. 9. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk membatalkan proses form ini.

Dan bila semua proses telah disetujui maka berikut ini adalah hasil output dari daftar pengambilan cuti, berikut ini gambarnya (Gambar.5.H2.1)

Gambar.5.H2.1.Leave Maintenance Form

52

I. Leave Setting List Form ini berfungsi untuk mengatur jadwal cuti semua karyawan, dimana nanti perusahaan yang berhak menentukan jadwal cuti masing-masing karyawan.

Gambar.5.I1.Leave Setting

Keterangan Gambar 5.I1, dalam form ini terdapat tampilan mengenai daftar semua karyawan yang nantinya akan mendapatkan cuti dari perusahaan.

1. No : Adalah informasi yang berisi no.urut berdasarkan abjad.

2. ID : Adalah informasi yang berisi no.id karyawan. 3. Employee : Adalah informasi yang berisi nama karyawan. 4. Current Leave : Adalah informasi yang berisi jumlah cuti yang didapat.

5. Special Leave : Adalah informasi yang berisi jumlah cuti khusus yang diberikan. 6. Search : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pencarian. 7. Edit : Adalah tombol untuk melakukan editing terhadap data karyawan.

53

Bila proses diatas akan dilanjutkan maka masukan nama karyawan di kolom sebelah kiri tombol search, berikut ini penjelasan beserta gambarnya (Gambar 5.I1.1)

Gambar 5.I1.1 Hasil Pencarian

Keterangan Gambar 5.I1.1 dalam form ini terdapat tampilan mengenai daftar semua karyawan yang dicari dengan menggunakan fasilitas pencarian dengan menggunakan nama Budi, dimana nama karyawan yang mempunyai nama depan atau tengah Budi akan tampil

54

Setelah pencarian berdasarkan nama selesai dilakukan maka setelah itu barulah dilakukan pengeditan dari nama karyawan, berikut ini penjelesan dan gambarnya (Gambar 5.I1.2)

Gambar 5.I1.2 Edit Cuti Karyawan

Keterangan Gambar 5.I1.2 dalam form ini terdapat tampilan mengenai status cuti seorang karyawan, dimana didalamnya terdapat nama karyawan sampai dengan pemberian cuti khusus

1. Employee ID : Adalah informasi yang berisi nama dan no.id karyawan. 2. Date In : Adalah informasi yang berisi tanggal masuk karyawan di perusahaan.

3. Leave Quota : Adalah informasi yang berisi quota cuti yang didapat. 3. Approval Progress : Adalah informasi yang berisi progres persetujuan cuti 4. Current Leave *) : Adalah informasi yang berisi jumlah cuti yang sudah diambil.

5. Special Leave *) : Adalah informasi yang berisi jumlah cuti khusus yang diberikan. 6. Save : Adalah tombol untuk melakukan penyimpanan bila proses telah selesai dilakukan. 7. Cancel : Adalah tombol untuk melakukan pembatalan proses. Catatan :

Tanda *) : Wajib diisi oleh yang berkepentingan Pemberian cuti khusus hanya dapat dilakukan bila quota cuti / leave quota yang didapat sudah diambil

semua atau dengan kata lain sudah digunakan selama 12 hari.

55

J. Leave History

Form ini berfungsi untuk melihat jadwal cuti yang diambil oleh karyawan, dimana disini terlihat berapa lama karyawan tersebut mengambil cuti dan tercantum juga employee_id.

Gambar 5.J1.Leave History

Keterangan Gambar 5.J1, dalam form ini terdapat tampilan mengenai tanggal, bulan dan tahun cuti karyawan serta waktu dan tanggal hari ini 1. Go : Tombol Eksekusi untuk melihat bulan sebelum atau berikutnya karyawan yang akan mengambil cuti.

2. Employee ID : Adalah no.id pegawai dan bila di klik dengan mouse akan timbul sebuah informasi seperti yang tertera pada gambar di atas.

56

K. Leave Reminder Form ini berfungsi untuk pengingat jadwal cuti yang belum diambil oleh karyawan, dimana pengingat ini nantinya akan mengirimkan jadwal cuti yang belum diambil melalui email.

Gambar 5.K1.Leave Reminder

Keterangan Gambar 5.K1, dalam form ini terdapat tampilan mengenai nama, jumlah cuti dan lain-lain 1. No : Adalah no.urut karyawan yang belum mengambil cuti.

2. Name Employee : Adalah nama karyawan yang belum mengambil cuti. 3. Remaining Leave : Adalah jumlah hari cuti yang masih ada. 4. Due Date : Adalah tanggal jatuh tempo pengambilan cuti. 5. E-mail : Adalah alamat e-mail karyawan yang belum mengambil cuti. 6. Send : Adalah tombol untuk melakukan eksekusi pengiriman e-mail.

L. Termination and Mutation Form ini berfungsi untuk melakukan terminate dan memutasi karyawan, dimana ini terbagi atas dua form yaitu form untuk melakukan Termination dan Mutation, berikut penjelasannya

Gambar 5.L1.Termination dan Mutation

Keterangan Gambar 5.L1, dalam form ini terdapat tampilan mengenai nama yang dicari, misalnya mencari nama budi maka nama dengan inisial tersebut akan keluar, berikut field-fieldnya: 1. Employee ID : Adalah informasi yang berisi no.id karyawan.

2. Name : Adalah informasi yang berisi nama karyawan. 3. Job : Adalah informasi mengenai jabatan karyawan. 4. Org : Adalah informasi mengenai organisasi karyawan bekerja. 5. Status : Adalah informasi mengenai status keaktifan karyawan. 6. Terminate : Adalah tombol untuk melakukan terminate karyawan. 7. Mutation : Adalah tombol untuk melakukan mutation karyawan.

57

Setelah pencarian nama karyawan selesai maka di lanjutkan dengan instruksi termination dan mutation, sebenarnya hal ini hanya dipilih salah satu namun karena ini hanya contoh maka akan dijabarkan dan dijelaskan kedua-duanya, berikut penjabarannya

Gambar 5.L1.1.Termination Form

Keterangan Gambar 5.L1.1, dalam form ini terdapat contoh tampilan mengenai nama karyawan yang akan diberhentikan, berikut field-fieldnya:

1. Name : Adalah informasi yang berisi nama karyawan. 2. Employee ID : Adalah informasi yang berisi no.id karyawan.

3. Personal ID : Adalah informasi yang berisi no.id karyawan pada saat melamar. 4. Resign Type : Adalah informasi mengenai jenis berhenti bekerja. 5. Date of Resignation : Adalah informasi mengenai tanggal berhenti bekerja. 6. Description : Adalah informasi yang berisi penjelasan berhenti bekerja. 7. Save : Adalah tombol untuk melakukan penyimpanan dan melanjutkan ke proses selanjutnya. 8. Back : Adalah tombol untuk kembali ke halaman sebelumnya. Catatan : Semua penjelasan diatas hanyalah contoh tidak berhubungan dengan karyawan yang bersangkutan.

58

Kemudian jika proses di atas telah selesai dan ingin melakukan mutasi karyawan yang lainnya, berikut ini penjelasannya

Gambar 5.L1.2.Mutation Form

Keterangan Gambar 5.L1.2, dalam form ini terdapat contoh tampilan mengenai nama karyawan yang akan dimutasikan, berikut field-fieldnya:

1. Name : Adalah informasi yang berisi nama karyawan. 2. Employee ID : Adalah informasi yang berisi no.id karyawan.

3. Personal ID : Adalah informasi yang berisi no.id karyawan pada saat melamar. 4. Company : Adalah informasi yang berisi perusahaan dimana karyawan bekerja. 5. Organization : Adalah informasi mengenai jenis organisasi karyawan tersebut di perusahaan. 5. Job : Adalah informasi mengenai jenis pekerjaan karyawan tersebut di perusahaan. 6. Grade : Adalah informasi mengenai grade saat ini. 7. Level : Adalah informasi mengenai level pekerjaan saat ini. 8. Employee Status : Adalah informasi mengenai status karyawan di perusahaan.

9. Atasan : Adalah informasi yang berisi nama atasan karyawan saat ini. 10. Company Dest. : Adalah informasi yang berisi nama perusahaan yang baru setelah dimutasi. 11. Organization Dest. : Adalah informasi yang berisi nama organisasi yang baru setelah dimutasi. 12. Job Destination : Adalah informasi yang berisi nama jabatan yang baru setelah dimutasi. 13. New Grade : Adalah informasi mengenai grade yang baru setelah dimutasi. 14. New Level : Adalah informasi mengenai level yang baru setelah dimutasi. 15. New Emp. Status : Adalah informasi mengenai staus karyawan yang baru setelah dimutasi. 16. New Upline/Report to : Adalah informasi yang berisi nama atasan yang baru setelah dimutasi. 17. Save : Adalah tombol eksekusi untuk menyimpan proses di atas dan lanjut ke proses berikut. 18. Back : Adalah tombol eksekusi untuk kembali ke halaman sebelumnya.

59

M. Employee Reports Form ini berfungsi untuk melihat laporan dan data-data karyawan yang bekerja di perusahaan, dimana dalam pencarian dapat dipilih, misalnya berdasarkan nama perusahaan, organisasi dan lain-lain, berikut ini gambarnya

Gambar 5.M1.Filter Employee List

Keterangan Gambar 5.M1. dalam form ini terdapat contoh tampilan dimana dalam melakukan pencarian data karyawan, field-fieldnya dapat dipilh sesuai keinginan, berikut ini penjelasannya 1. Company : Adalah informasi yang berisi pilihan perusahaan. 2. Organization : Adalah informasi yang berisi pilihan organisasi. 3. Level : Adalah informasi yang berisi pilihan level jabatan. 4. Grade : Adalah informasi yang berisi pilihan grade jabatan. 5. Layout Option : Adalah informasi yang berisi pilihan tampilan/keluaran (List/Data). 6. Get Report : Tombol eksekusi utk melakukan proses selanjutnya setelah proses diatas selesai.

7. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan proses.

N. Jamsostek Reports Form ini berfungsi untuk melihat laporan yang berhubungan dengan jaminan karyawan yang bekerja di perusahaan, dimana dalam pencarian dapat dipilih, misalnya berdasarkan nama perusahaan, organisasi dan lain-lain, berikut ini gambarnya

Gambar 5.N1.Filter Employee List

Keterangan Gambar 5.N1. dalam form ini terdapat contoh tampilan dimana dalam melakukan pencarian data karyawan yang berhubungan dengan jaminan tenaga kerja dan field-fieldnya dapat dipilh sesuai keinginan, berikut ini penjelasannya 1. Company : Adalah informasi yang berisi pilihan perusahaan. 2. Period : Adalah informasi yang berisi pilihan bulan dan tahun atau periode bekerja. 3. Reports Option : Adalah informasi yang berisi pilihan tampilan/keluaran, yang berdasarkan : 3.1. Employee Out/In dan Status 3.2. Kenaikan Upah 3.3. Jamsostek Reports 3.4. Rekap Astek 3.5. Rekap Gaji 4. Get Report : Tombol eksekusi untuk melakukan proses selanjutnya setelah proses diatas selesai.

5. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan proses.

60

O. Import Employee (from Excell) Form ini berfungsi untuk mengambil data karyawan yang ada dalam database, dan berasal dari file dokumen atau berasal dari excel.

Gambar 5.O1.Import Employee

Keterangan Gambar 5.O1. dalam form ini terdapat contoh tampilan untuk melakukan pengambilan data karywan yang berasal dari database atau file dokumen lainnya dalam windows 1. Browse : Adalah tombol ekseskusi untuk melakukan pencarian data secara manual. 2. Import Data : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pengiriman atau pengambilan data.

P. Import Employee Form ini berfungsi untuk mengambil data karyawan yang ada dalam database, namun form ini mempunyai proses yang berbeda dalam melakukan pengambilan data.

Gambar 5.P1.Import Employee

Keterangan Gambar 5.P1. dalam form ini terdapat contoh tampilan untuk melakukan pengambilan data karyawan secara otomatis tanpa melakukan pencarian secara manual 1. Import Data : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pengambilan data secara otomatis.

61

BAB VI

CAREER MANAGEMENT

Adalah modul yang disiapkan untuk mengatur dan mengedit jenjang atau karir karyawan di perusahaan. Modul ini terdiri dari 4 macam form, yaitu diawali dengan Career Path, Mutation-Promotion-Demotion, Employee History dan Internal Job Candidate Search.

A. Career Path Form ini berfungsi untuk melihat semua daftar karir atau jenjang di perusahaan, field-fieldnya terdiri atas Job ID, Job Title, Organization, Edit, Detail dan Delete.

Gambar.6.A1.Career Path List

Keterangan Gambar 6.A1, dalam form ini ditampilkan semua informasi mengenai daftar karir disajikan secara lengkap dan bisa dicari sesuai no.urut 1 s/d 24 dengan mengklik path nomor tersebut, berikut ini penjelasan field-field, tombol-tombol save dan cancel serta edit dan detail dalam form tersebut. 1. Job ID : Adalah informasi yang berisi no.id jabatan. 2. Job Title : Adalah informasi yang berisi jenis atau nama jabatan. 3. Organization : Adalah informasi yang berisi jenis atau nama organisasi. 4. Edit : Adalah tombol untuk melakukan pengeditan karir form di atas. 5. Detail : Adalah tombol untuk melihat detail dari salah satu jenis karir di form di atas. 6. Delete : Adalah tombol eksekusi untuk menghapus jenis karir pada form di atas. 7. New : Adalah tombol eksekusi untuk menambah jenis karir pada form di atas. Untuk melakukan pengeditan dan melihat detail dari form di atas akan dilanjutkan pada sesi berikut ini Tampilan gambar di bawah ini adalah form untuk melakukan editing data untuk karir, dengan menekan path atau tombol edit pada form career path list

Gambar.6.A2.Editing Career Path

Keterangan Gambar 6.A2, dalam form ini ditampilkan field-field yang akan di edit, terdiri atas Job ID, Organization, Description, dan Working Schedule, kemudian setelah fiel-field tersebut selesai di edit barulah di simpan ke dalam program aplikasi dengan menekan tombol save atau bila ingin membatalkan dengan menekan tombol cancel.

62

Tampilan gambar di bawah ini adalah form untuk melihat detail untuk karir yang sudah diedit, dengan menekan path atau tombol detail pada form career path list

Gambar.6.A2.Detail Job List

Keterangan Gambar 6.A2, dalam form ini ditampilkan detail field-field yang sudah di edit, terdiri atas Job ID, Organization, Description, dan Working Schedule, selain itu juga terdapat form skill dimana bila dilihat pada form di atas form skill masih kosong sehingga harus dilakukan penambahn dengan dengan menekan tombol add skill, berikut ini tahapannya form penambahan skill detail

Gambar.6.A2.1.Detail Skill Keterangan Gambar 6.A2.1, dalam form ini ditampilkan field-field baru yang nantinya akan ditambahkan ke dalam form job list detail, berikut ini keterangan pada field-field form skill detail 1. Job : Adalah informasi yang berisi kode jabatan. 2. Skill ID : Adalah informasi yang berisi kode atau jenis keahlian. 3. Level : Adalah informasi yang berisi angka untuk menentukan jenis level skill karyawan. 4. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan. 5. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan. Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user

63

Form penambahan Candidate

Gambar.6.A2.2.Candidate

Keterangan Gambar 6.A2.2, dalam form ini ditampilkan field-field baru yang nantinya akan ditambahkan ke dalam form job list detail, berikut ini keterangan pada field-field form candidate 1. Job ID : Adalah informasi yang berisi kode jabatan. 2. Job Candidate : Adalah informasi yang berisi jenis jabatan untuk calon yang baru. 3. Description : Adalah informasi yang berisi keterangan mengenai job candidate. 4. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan. 5. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan. Form penambahan Promotion

Gambar.6.A2.3.Promotion

Keterangan Gambar 6.A2.3, dalam form ini ditampilkan field-field baru yang nantinya akan ditambahkan ke dalam form job list detail, berikut ini keterangan pada field-field form promotion 1. Job ID : Adalah informasi yang berisi kode jabatan. 2. Job Promotion : Adalah informasi yang berisi jenis jabatan yang akan dipromosikan. 3. Description : Adalah informasi yang berisi keterangan mengenai promosi jabatan. 4. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan. 5. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan.

64

Form penambahan Demotion

Gambar.6.A2.4.Demotion

Keterangan Gambar 6.A2.4, dalam form ini ditampilkan field-field baru yang nantinya akan ditambahkan ke dalam form job list detail, berikut ini keterangan pada field-field form demotion 1. Job ID : Adalah informasi yang berisi kode jabatan. 2. Job Demotion : Adalah informasi yang berisi jenis jabatan yang akan diturunkan. 3. Description : Adalah informasi yang berisi keterangan mengenai penurunan jabatan. 4. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan. 5. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan. Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user Form penambahan Responsibility

Gambar.6.A2.5.Responsibility

Keterangan Gambar 6.A2.5, dalam form ini terdapat keterangan mengenai jenis-jenis tanggung jawab yang akan di jalankan selama bekerja di perusahaan.

65

Form penambahan Job Description

Gambar.6.A2.6.Job Description Keterangan Gambar 6.A2.6, dalam form ini terdapat keterangan yang berhubungan dengan fungsi jabatan ini selama bekerja di perusahaan.

B. Mutation-Promotion-Demotion Form ini berfungsi sebagai interface untuk melakukan editing terhadap promosi, penurunan jabatan atau keluar dari perusahaan, ini terdiri atas field Person ID, Name s/d termination dan mutation.

Gambar.6.B1.Termination and Mutation Keterangan Gambar 6.B1, dalam form ini terlihat nama-nama karyawan dengan menggunakan sistem pencarian sehingga tidak semua nama karyawan di tampilkan dan untuk proses selanjutnya akan dapat dilihat melalui path atau tombol Terminate dan Mutation.

66

Form untuk melakukan terminate karyawan

Gambar.6.B1.1.Termination Form Keterangan Gambar 6.B1.1, dalam form ini terlihat nama karyawan yang akan berhenti dari pekerjaannnya sekarang yang disertai dengan keterangan jenis, tanggal dan alas an berhenti dari pekerjaan yang sekarang, kemudian seperti biasa bila telah selesai proses tersebut dilanjutkan dengan menyimpan data tersebut dan menekan tombol save atau back untuk kembali. Form untuk melakukan mutasi karyawan

Gambar.6.B1.2.mutation Form Keterangan Gambar 6.B1.2, dalam form ini terlihat informasi yang lengkap dari seorang karyawan yang akan di mutasi dari pekerjaannnya sekarang, kemudian seperti biasa bila telah selesai proses tersebut dilanjutkan dengan menyimpan data tersebut dan menekan tombol save atau back untuk kembali.

67

C. Employment History Form ini berfungsi sebagai daftar history dari karyawan yang sudah mengalami proses promosi, penurunan jabatan atau keluar dari perusahaan. Sebenarnya form ini tidak jauh berbeda dengan form sebelumnya hanya saja di sini history karyawan mengenai promosi, penurunan jabatan serta berhenti dari pekerjaan sudah terbentuk.

Gambar.6.C1.Termination and Mutation Keterangan Gambar 6.C1, dalam form ini terlihat nama-nama karyawan dengan menggunakan sistem pencarian sehingga tidak semua nama karyawan di tampilkan dan untuk proses selanjutnya akan dapat dilihat melalui path atau tombol Terminate dan Mutation. Form untuk melakukan terminate karyawan

Gambar.6.C1.1.Termination Form Keterangan Gambar 6.C1.1, dalam form ini terlihat nama karyawan yang akan berhenti dari pekerjaannnya sekarang yang disertai dengan keterangan jenis, tanggal dan alas an berhenti dari pekerjaan yang sekarang, kemudian seperti biasa bila telah selesai proses tersebut dilanjutkan dengan menyimpan data tersebut dan menekan tombol save atau back untuk kembali.

68

Form untuk melakukan mutasi karyawan

Gambar.6.C1.2.mutation Form

Keterangan Gambar 6.C1.2, dalam form ini terlihat informasi yang lengkap dari seorang karyawan yang akan di mutasi dari pekerjaannnya sekarang, kemudian seperti biasa bila telah selesai proses tersebut dilanjutkan dengan menyimpan data tersebut dan menekan tombol save atau back untuk kembali.

D. Internal Job Candidate Search Form ini berfungsi untuk mencari data karyawan dengan menggunakan sistem pencarian dan pemilihan kolom sesuai dengan keinginan user, dimana sistem pencariannya berdasarkan 4 kategori yaitu Experience, Education, Training dan Foreign Language, sedangkan pemilihan kolom nantinya di sesuaikan dengan kategori di atasnya.

Gambar.6.D1.Form Internal Job Candidate Search

69

Keterangan Gambar 6.D1, dalam form ini terlihat informasi mengenai pencarian data karyawan berdasarkan 4 kategori yang telah disebutkan di atas, sebelum melakukan pemilihan kolom, tekanlah tombol select setelah memilih kategori yang di inginkan misalnya experience dan begitu seterusnya sampai pada kategori terakhir. 1. Select_1 : Adalah tombol eksekusi untuk memilih kategori yang di inginkan dan tombol ini

hendaknya ditekan terlebih dulu setelah memilih kategori yang diinginkan sebelum melakukan pemilihan kolom.

2. Select_2 : Adalah tombol eksekusi untuk memilih kolom yang diinginkan dan tombol ini ditekan setelah memilih kolom yang diinginkan

3. Panah Kiri/Kanan : Adalah tombol untuk memindahkan pilihan-pilihan kolom yang diinginkan. Form pemilihan kolom berdasarkan kategori Experience

70

Form pemilihan kolom berdasarkan kategori Education

Gambar.6.D1.2.Form Education

Keterangan Gambar.6.D1.2, Pada form di atas dapat dilihat informasi mengenai histori pegawai di perusahaan berdasarkan kategori education atau pendidikan, kemudian pada form field result dapat dilihat kolom-kolom yang sudah dipilih sebelumnya sehingga tidak semua kolom ditampilkan, berikut ini adalah penjelasan untuk form Filters di atas 1. nameemployee : Adalah nama karyawan dan disini ada 4 kondisi pencarian, namun pada form di atas

menggunakan kondisi atau statement start with. 2. Edu_Level : Adalah pilihan level untuk jenjang pendidikan terakhir. 3. major : Adalah nama jurusan yang diambil pada saat kuliah dan disini terdapat 4 kondisi

pencarian namun pada form di atas menggunakan kondisi start with. 4. schoolname : Adalah nama sekolah pada saat di bangku kuliah, disini juga terdapat 4 kondisi

pencarian namun pada form di atas menggunakan kondisi start with. 5. place : Adalah nama lokasi perguran tinggi tersebut dan disini juga terdapat 4 kondisi pencarian

namun pada form di atas menggunakan kondisi atau statement start with. 6. Order by : Adalah sebagai field utama dalam melakukan pengurutan dimana ini menggunakan

Employee_ID. 7. Ascend./Descending : Adalah kondisi pengurutan untuk field utama di atas, kondisi yang ada adalah

ascending (besar ke kecil) dan Descending (kecil ke besar). 8. Filters : Adalah tombol eksekusi untuk memproses kondisi-kondisi pencarian di atas. 9. Printer : Adalah tombol eksekusi untuk mencetak dengan menggunakan printer. Catatan : Pemilihan untuk kolom-kolom tidak boleh lebih dari 9 (sembilan) field.

71

Form pemilihan kolom berdasarkan kategori Training

Gambar.6.D1.3.Form Training

Keterangan Gambar.6.D1.3, Pada form di atas dapat dilihat informasi mengenai histori pegawai di perusahaan berdasarkan kategori training atau pelatihan, kemudian pada form field result dapat dilihat kolom-kolom yang sudah dipilih sebelumnya sehingga tidak semua kolom ditampilkan, berikut ini adalah penjelasan untuk form Filters di atas 1. nameemployee : Adalah nama karyawan dan disini ada 4 kondisi pencarian, namun pada form di atas

menggunakan kondisi atau statement start with. 2. year : Adalah tahun pada saat mengikuti pelatihan dan disini ada 4 kondisi pencarian, namun

pada form di atas menggunakan kondisi atau statement start with. 3. training : Adalah jenis pelatihan yang diambil pada saat training dan disini terdapat 4 kondisi

pencarian namun pada form di atas menggunakan kondisi start with. 4. place : Adalah nama lokasi dimana pelatihan tersebut diadakan dan disini juga terdapat

kondisi pencarian namun pada form di atas menggunakan kondisi atau statement start with.

6. Order by : Adalah sebagai field utama dalam melakukan pengurutan dimana disini menggunakan Employee_ID.

7. Ascend./Descending : Adalah kondisi pengurutan untuk field utama di atas, kondisi yang ada adalah ascending (besar ke kecil) dan Descending (kecil ke besar).

8. Filters : Adalah tombol eksekusi untuk memproses kondisi-kondisi pencarian di atas. 9. Printer : Adalah tombol eksekusi untuk mencetak dengan menggunakan printer.

72

Form pemilihan kolom berdasarkan kategori Foreign Language

Gambar.6.D1.4.Form Foreign Language

Keterangan Gambar.6.D1.4, Pada form di atas dapat dilihat informasi mengenai histori pegawai di perusahaan berdasarkan kategori foreign training atau penguasaan bahasa asing, kemudian pada form field result dapat dilihat kolom-kolom yang sudah dipilih sebelumnya sehingga tidak semua kolom ditampilkan, berikut ini adalah penjelasan untuk form Filters di atas 1. nameemployee : Adalah nama karyawan dan disini ada 4 kondisi pencarian, namun pada form di atas

menggunakan kondisi atau statement start with. 2. Order by : Adalah sebagai field utama dalam melakukan pengurutan dimana disini menggunakan

Employee_ID. 3. Ascend./Descending : Adalah kondisi pengurutan untuk field utama di atas, kondisi yang ada adalah

ascending (besar ke kecil) dan Descending (kecil ke besar). 4. Filters : Adalah tombol eksekusi untuk memproses kondisi-kondisi pencarian di atas.

5. Printer : Adalah tombol eksekusi untuk mencetak dengan menggunakan printer.

73

BAB VII PERFORMANCE APPRAISAL

Adalah modul yang disiapkan untuk melakukan manajemen penilaian kinerja karyawan selama bekerja di perusahaan. Modul ini terdiri dari 9 macam form, yaitu Entry Performance Appraisal (PA) Type 1, Entry PA Type 2 sampai dengan generate PA.

A. Entry Performance Appraisal Type 1 Form ini berfungsi untuk melihat, menambah dan mengedit seluruh report yang berhubungan dengan kinerja karyawan, field-fieldnya terdiri atas Emp ID, Name, Job, Org dan Entry PA.

Gambar.7.A1.Entry PA Type 1

Keterangan Gambar 7.A1, dalam form ini ditampilkan semua informasi mengenai daftar karyawan dengan menggunakan kondisi pencarian berdasarkan nama, berikut ini penjelasan field-field dan tombol eksekusinya. 1. Emp ID : Adalah informasi yang berisi no.id karyawan. 2. Name : Adalah informasi yang berisi nama karyawan. 3. Job : Adalah informasi yang berisi jenis jabatan. 4. Org : Adalah informasi yang berisi jenis organisasi. 5. Entry PA : Adalah tombol atau path untuk melihat detail Entry PA. 6. Search : Adalah tombol eksekusi untuk mencari data karyawan pada form Entry PA.

74

Untuk melihat detail dari form di atas akan dilanjutkan pada sesi berikut ini. Tampilan gambar di bawah ini adalah form untuk melihat detail form Entry PA, dengan menekan path atau tombol Entry PA.

Gambar.7.A2.Performance Appraisal Form PA-1

Keterangan Gambar 7.A2, dalam form ini ditampilkan detail dari field-field form Appraisal PA-1, selain itu juga terdapat tombol-tombol lainnya seperti Key Result Area Task, Quantitative Evaluation, s/d tombol back. Berikut penjelasan tombol-tombolnya 1. Key Result Task : Adalah faktor-faktor yang nantinya jadi penilaian dalam prestasi kerja. 2. Quantitative Evaluation : Adalah evaluasi jumlah dalam penilaian prestasi kerja. 3. Qualitative Evaluation : Adalah evaluasi kualitas dalam penilaian prestasi. 4. Save PAs Agung. M : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan PA karyawan. 5. Close : Adalah tombol eksekusi untuk menghentikan fungsi tombol eksekusi agar tidak

ada lagi penambahan, misalnya tombol add new di form quantitative evaluation dan save di form qualitative evaluation (Gambar 7.A2.6 dan 7.A2.7)

6. Back : Adalah tombol eksekusi untuk kembali ke halaman sebelumnya. Semua tombol-tombol tersebut bila ditekan akan menjadi form penilaian karyawan untuk penjelasan dan contohnya akan dijabarkan sesi berikut ini. Tampilan gambar di bawah ini adalah form untuk penambahan Key Area Result Task

Gambar.7.A2.1.Key Area Result Task

Keterangan Gambar 7.A2.1, dalam form ini ditampilkan detail field-field key area result task, terdiri atas Employee ID, Description, dan Weight, untuk form di atas adalah baru karena itu harus di tambahkan ini berbeda dengan form PA Type2 yang sudah ditentukan terlebih dahulu, berikut penjelasan field-field tersebut

75

1. Employee ID : Adalah informasi yang berisi nama dan nomor id karyawan. 2. Description : Adalah informasi mengenai faktor-faktor yang akan dinilai dalam prestasi kerja. 3. Weight : Adalah informasi yang berisi jumlah bobot penilaian prestasi kerja. 4. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data Performance Appraisal. 5. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan proses. Penambahan bobot di atas bisa dilakukan berulang-ulang, dengan syarat bobot penilaian tidak lebih dari 100 %.

Gambar.7.A2.2.Hasil Keseluruhan Key Area Result Task Keterangan Gambar 7.A2.2, dalam form ini ditampilkan semua field untuk form key area result task yang sudah pernah dibuat sebelumnya dan total keseluruhan adalah 100 %. Catatan Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user

76

Tampilan gambar di bawah ini adalah form untuk penambahan Quantitative Evaluation

Gambar.7.A2.3.Quantitative Evaluation Keterangan Gambar 7.A2.3, dalam form ini ditampilkan seluruh informasi dan juga bobot prestasi yang sudah dicapai, berikut ini adalah penjelasannya 1. Employee ID : Adalah informasi yang berisi kode pegawai. 2. Periode : Adalah informasi mengenai jangka waktu diadakannya penilaian prestasi kerja ini. 3. Year : Adalah informasi tahun diadakannya penilaian prestasi kerja. 4. Key ID : Adalah informasi yang berisi id kunci untuk penilaian prestasi kerja. 5. Description : Adalah informasi yang berisi point-point penilaian prestasi kerja. 6. Target : Adalah informasi yang berisi target yang akan dicapai dalam prestasi kerja. 7. Actual : Adalah informasi yang berisi target yang sudah dicapai dalam prestasi kerja. 8. Save : Adalah tombol eksekusi untuk menyimpan data yang sudah diproses. 9. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan proses. Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

77

Form keseluruhan atau summary Quantitative Evaluation

Gambar.7.A2.4.Hasil Keseluruhan Quantitative Evaluation Keterangan Gambar 7.A2.4, dalam form ini ditampilkan semua field untuk form quantitative evaluation yang sudah pernah dibuat sebelumnya dan total keseluruhan adalah 100 %.

78

Tampilan gambar di bawah ini adalah form untuk penambahan Qualitative Evaluation

Gambar.7.A2.5. Qualitative Evaluation

Keterangan Gambar 7.A2.5, dalam form ini ditampilkan field-field baru yang nantinya akan ditambahkan ke dalam form, berikut ini keterangan pada field-field form Qualitative Evaluation 1. No : Adalah no urut untuk faktor evaluasi kualitatif. 2. Faktor : Adalah informasi mengenai hal-hal dalam pekerjaan yang akan dinilai. 3. Value : Adalah informasi mengenai besar angka yang nantinya digunakan dalam penilaian. 4. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan. 5. Back : Adalah tombol eksekusi untuk kembali ke halaman berikut. Gambar form dibawah adalah contoh dimana tombol eksekusi sudah di nonaktifkan sehingga tidak ada lagi penambahan di kedua form di bawah ini

Gambar.7.A2.6.Tombol Add New di Nonaktifkan

79

Gambar.7.A2.7.Tombol Save di Nonaktifkan

B. Entry Performance Appraisal Type 2 Form ini berfungsi untuk melihat semua daftar karir atau jenjang di perusahaan, field-fieldnya terdiri atas Emp ID, Name, Job, Org dan Entry PA

Gambar.7.B1.Entry PA Type 2

Keterangan Gambar 7.B1, dalam form ini ditampilkan semua informasi mengenai daftar karyawan dengan menggunakan kondisi pencarian berdasarkan nama, berikut ini penjelasan field-field dan tombol eksekusinya. 1. Emp ID : Adalah informasi yang berisi no.id karyawan. 2. Name : Adalah informasi yang berisi nama karyawan. 3. Job : Adalah informasi yang berisi jenis jabatan. 4. Org : Adalah informasi yang berisi jenis organisasi. 5. Entry PA : Adalah tombol atau path untuk melihat detail Entry PA. 6. Search : Adalah tombol eksekusi untuk mencari data karyawan pada form Entry PA. Untuk melihat detail dari form di atas akan dilanjutkan pada sesi berikut ini

80

Tampilan gambar di bawah ini adalah form untuk melihat detail form Entry PA, dengan menekan path atau tombol Entry PA.

Sampai dengan

Gambar.7.B2.Performance Appraisal Form PA-2

Keterangan Gambar 7.B2, dalam form ini ditampilkan detail dari field-field form Appraisal PA Type 2, pilihan untuk melakukan evaluasi sudah ada sebelumnya atau dengan kata lain sudah ditetapkan oleh HRD perusahaan dan ini berbeda dari form PA Type 1.

81

C. Evaluation Table Form ini berfungsi sebagai tabel untuk melihat atau menambahkan faktor-faktor yang nantinya akan dijadikan poin-poin dalam melakukan penilaian.

Gambar.7.C1.Evaluation Table Keterangan Gambar 7.C1, dalam form ini ditampilkan field-field yang berisi informasi untuk keterangan field-field di atas akan dijelaskan berikut ini 1. Category : Adalah kode-kode yang digunakan untuk mengurutkan deskripsi faktor evaluasi di

atas. 2. Description : Adalah kriteria dari faktor penilaian dari tabel evaluasi di atas. 3. Edit : Adalah path atau tombol untuk melakukan editing pada tabel evaluasi. 4. Detail : Adalah path atau tombol untuk melihat detail dari tabel evaluasi. 5. New : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan data untuk tabel evaluasi. 6. Delete : Adalah tombol eksekusi untuk menghapus data yang ada pada tabel evaluasi.

Editing untuk tabel evaluasi, berikut ini gambar dan keterangannya

Gambar.7.C2.Update Evaluation Keterangan Gambar 7.C2, dalam form ini ditampilkan informasi mengenai kategori dan description untuk faktor penilaian, setelah melakukan editing pada form ini tekanlah tombol save untuk menyimpan dan cancel untuk melakukan pembatalan.

82

Berikut ini adalah detail dari salah satu kategori kuantitas kerja

Gambar.7.C3.Evaluation Detail Keterangan Gambar 7.C3, dalam form ini terlihat informasi mengenai detail dari sebuah kategori penilaian yaitu kuantitas kerja, untuk keterangan gambar di atas akan di jabarkan berikut ini 1. No : Adalah no.urut untuk tabel Evaluation Detail. 2. Category : Adalah kode yang digunakan untuk categori kuantitas kerja. 3. Evaluation Point : Adalah urutan huruf abjad yang nantinya digunakan untuk pengurutan Point Description. 4. Point Description : Adalah kriteria penilaian. 5. Value : Adalah bobot penilaian. 6. Edit : Adalah path atau tombol untuk melakukan editing. 7. New : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan criteria penilaian. 8. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan penambahan. 9. Delete : Adalah tombol eksekusi untuk menghapus data yang sudah ditambahkan.

83

D. Sanction Table Form ini berfungsi sebagai tabel untuk melihat atau menambahkan jenis-jenis sangsi yang akan diberikan bila karyawan melakukan kesalahan.

Gambar.7.D1.Sanction Table

Keterangan Gambar 7.D1, dalam form ini ditampilkan field-field yang berisi informasi, untuk keterangan field di atas akan dijelaskan berikut ini 1. Sanction Type : Adalah jenis-jenis sangsi untuk setiap kesalahan.

2. Description : Adalah keterangan dari sangsi itu sendiri. 3. Value : Adalah bobot dari sangsi itu sendiri. 4. Edit : Adalah path atau tombol untuk melakukan editing untuk jenis sangsi. 5. Add New : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan.

6. Delete : Adalah tombol eksekusi untuk menghapus data. Form editing untuk jenis sangsi

Gambar.7.D2.Sanction Type Keterangan Gambar 6.C1.1, dalam form ini ditampilkan informasi mengenai Sanction Type / Jenis Sangsi, Description / Keterangan dari jenis sangsi dan Value / bobot sangsi yang akan diberikan.

84

E. Factor List Form ini berfungsi sebagai tabel untuk melihat atau menambahkan faktor-faktor atau kriteria penilaian yang nantinya akan digunakan dalam penilaian karyawan.

Gambar.7.D3.Factor List Keterangan Gambar 7.D3, dalam form ini terlihat informasi yang lengkap mengenai faktor atau kriteria sebagai syarat untuk menilai prestasi kerja karyawan, dimana pada form di atas terdiri Field No (adalah urutan angka atau nomor), Factors (adalah kriteria penilaian) dan Field Delete, berikut ini keterangan tombolnya 1. Add New : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan kriteria penilaian. 2. Delete : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penghapusan kriteria penilaian. Berikut ini adalah contoh untuk melakukan penambahan criteria penilaian dengan menggunakan tombol add new di form sebelumnya

Gambar.7.D4.Penambahan kriteria penilaian

Keterangan Gambar 7.D4, 1. Save : Tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan jika proses penambahan telah selesai. 2. Cancel : Tombol eksekusi untuk membatalkan proses penambahan.

85

F. Evaluation Range Form ini berfungsi sebagai tabel untuk melihat, menambahkan atau mengedit bobot penilaian karyawan yang nantinya secara langsung akan mempengaruhi persentase kenaikan gaji karyawan itu sendiri.

Gambar.7.E1.Range Evaluation

Keterangan Gambar.7.E1, Dalam form ini dapat dilihat mengenai batasan-batasan untuk melakukan penilaian dimana nantinya batasan tersebut akan digunakan untuk melakukan kenaikan gaji karyawan. Berikut ini penjelasan masing-masing field dan tombol eksekusinya 1. Score : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat huruf abjad yang nantinya disesuaikan dengan

bobot penilaian. 2. Low Margin : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi batas bawah bobot penilaian. 3. High Margin : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi batas atas bobot penilaian. 4. Salary Rise : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi persentase kenaikan gaji. 5. Edit : Adalah path atau tombol untuk melakukan editing. 6. Add New : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan data pada form di atas. 7. Delete : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penghapusan data pada form di atas.

Berikut adalah contoh dari editing untuk form Range Evaluation, pada dasarnya konsep membuat baru sama dengan editing, hanya saja kalau editing adalah mengedit semua data yang sudah pernah dibuat sedangkan membuat baru adalah penambahan jikalau ini diperlukan.

Gambar.7.E2.Editing Evaluation Range

Keterangan Gambar.7.E2, 1. Score : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat huruf abjad yang nantinya disesuaikan dengan

bobot penilaian. 2. Low Margin : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi batas bawah bobot penilaian. 3. High Margin : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi batas atas bobot penilaian. 4. Salary Rise : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi persentase kenaikan gaji. 5. Edit : Adalah path atau tombol untuk melakukan editing. 6. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data pada form di atas.

7. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan editing data pada form di atas.

86

G. Quantitive Range Form ini berfungsi sebagai tabel untuk melihat, menambahkan atau mengedit batasan atas dan bawah bobot penilaian, dimana ini sudah ditentukan sebelumnya.

Gambar.7.F1.Quantitive Range

Keterangan Gambar.7.F1,

Dalam form ini dapat dilihat mengenai batasan-batasan untuk melakukan penilaian sebenarnya form ini hampir sama dengan sebelumnya hanya saja ini tidak mempengaruhi kenaikan gaji karyawan dan menngunak Nilai dalam bentuk angka sedangkan sebelumnya adalah score dalam bentuk huruf. Berikut ini penjelasan masing-masing field dan tombol eksekusinya 1. Nilai : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat angka-angka yang nantinya

disesuaikan dengan bobot penilaian. 2. Down : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi batas bawah bobot penilaian. 3. Top : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi batas atas bobot penilaian. 4. Edit : Adalah path atau tombol untuk melakukan editing. 5. Add New : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan data pada form di atas. 6. Delete : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penghapusan data pada form di atas.

Berikut adalah contoh dari editing untuk form Quantitive Range, pada dasarnya konsep membuat baru sama dengan editing, hanya saja kalau editing adalah mengedit semua data yang sudah pernah dibuat sedang membuat baru adalah penambahan jikalau ini diperlukan.

Gambar.7.F2.Quantitive Range

Keterangan Gambar.7.F2, 1. Nilai : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat angka-angka yang nantinya

disesuaikan dengan bobot penilaian. 2. QuanDown Margin : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi batas bawah bobot penilaian. 3. QuanTop Margin : Adalah kolom yang di dalamnya terdapat informasi batas atas bobot penilaian. 4. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data pada form di atas.

6. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan penambahan data. Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user.

87

H. Sanction List Form ini berfungsi sebagai tabel untuk melihat, menambahkan atau mengedit daftar sangsi yang akan diberikan untuk karyawan yang tidak mengikuti aturan perusahaan. Gambar di bawah masih kosong dan belum ada daftar sangsi yang akan diberikan, berikut penjelasan field dan tombol eksekusinya.

Gambar.7.G1.Sanction List

Keterangan Gambar.7.G1, 1. No : Adalah no.urut daftar sangsi yang akan diberikan oleh karyawan. 2. Doc. Number : Adalah nomor dokumen untuk setiap sangsi yang diberikan. 3. Date : Adalah tanggal dimana sangsi itu diberikan.

4. Nama-Organization : Adalah informasi yang berisi nama karyawan dan nama bagian / organisasi. 5. Sanction : Adalah informasi yang berisi jenis-jenis sangsi yang akan diberikan. 6. Edit : Adalah tombol atau path untuk melakukan editing. 7. Delete : Adalah tombol atau path untuk menghapus daftar sangsi. 8. Add New : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penambahan jenis sangsi.

Berikut adalah contoh penambahan untuk penambahan jenis sangsi, karena pada form sebelumnya jenis sangsi belum didaftar sehingga harus dibuat baru, langkah ini juga sama dengan mengeditnya hanya ini dilakukan bila daftar sangsi sudah pernah dibuat.

Gambar.7.G2.Form Penambahan Sangsi

Keterangan Gambar.7.G2, 1. Employee ID : Adalah informasi yang berisi nama karyawan dan bagiannnya. 2. Doc. Number : Adalah nomor yang nantinya diberikan jika mendapat sangsi. 3. Date : Adalah informasi yang berisi tanggal kapan sangsi itu diberikan. 4. Sanction : Adalah jenis sangsi yang akan diberikan oleh perusahaan. 5. Notes : Adalah informasi yang berisi catatan untuk diperhatikan oleh karyawan tersebut. 6. Save : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan penyimpanan data. 7. Cancel : Adalah tombol eksekusi untuk melakukan pembatalan penambahan data. Catatan : Tanda *) : Kolom wajib diisi oleh user. Pemberian sangsi bisa diberikan lebih dari satu sesuai bila karyawan tersebut masih terus melakukan kesalahan.

88

Berikut ini adalah hasil proses penambahan data di atas,

Gambar.7.G3.Hasil Penambahan Sangsi

Berikut ini adalah report Sanction List yang akan di tampilkan dalam form Employee Administration.

Gambar.7.G4.Sanction List

I. Generate PA

Ini adalah tahapan terakhir untuk sesi Performance Appraisal, dimana tahun Appraisal dan Periode Appraisal mengikuti proses tgl, tahun dan bulan pada form sebelumnya berikut ini keterangan gambarnya.

Gambar.7.H1.Form Generate dan View Performance Appraisal

Keterangan Gambar.7.H1, 1. Generate Appraisal : Adalah tombol eksekusi untuk membuat report Performance Appraisal 2. View Performance : Adalah tombol eksekusi untuk melihat report Performance Appraisa

89

Berikut ini adalah contoh tampilan dari Performance Appraisal yang pernah dibuat dan editing Performance Appraisal.

Gambar.7.H2 View Performance Appraisal

Gambar.7.H3 Editing View Performance Appraisal Keterangan Gambar.7.H3, Tampilan di atas untuk melakukan data PA yang di edit, untuk ke proses selanjutnya tekan tombol save untuk menyimpan dan cancel untuk membatalkan. Berikut ini adalah tampilan yang sudah di edit berbeda dengan gambar yang pertama.

Gambar.7.H4 Hasil Editing View Performance Appraisal

90

Berikut ini adalah hasil report Performance Appraisal di Form Employee Administration

Gambar.7.H5.Keseluruhan report Performance Appraisal

91

BAB VIII TIME MANAGEMENT

Adalah modul yang disiapkan untuk melakukan manajemen waktu kerja karyawan selama bekerja di perusahaan. Modul ini terdiri dari 12 macam form, yaitu Time Shift, Overtime Table sampai dengan Attendance Report.

A. Time Shift Form ini berfungsi untuk melihat, menambah dan mengedit semua daftar waktu kerja shift karyawan di perusahaan, field-fieldnya terdiri atas Shift ID, Description, Edit dan Delete serta tombol eksekusinya berikut ini penjelasannya.

Gambar.8.A1.Shift Time

Keterangan Gambar 8.A1,