Vad du behöver veta när du ska lämna

anbud

Pia Nedby, SISAB

Upphandling24 Konferens ”Stora säljdagen”

2013-04-10

”SISAB boulevard”

190 skolor

+

400 förskolor

=

1,7 miljoner

kvadratmeter

Det skulle krävas 106

skyskrapor från Sergels torg

till Sveaplan för att rymma

alla bolagets fastigheter!

Varje år investeras cirka en miljard

kronor i ny-, till- och

ombyggnationer av skolor och

förskolor i Stockholm...

… och lika mycket läggs på drift och

underhåll:

ca 530 miljoner och 460 miljoner i budget

2013.

Upphandlingsprocess hos SISAB

Behovsanalys

Val av upphandlings-form, entreprenad-form mm

Förfrågnings-underlag

(Tendsign)

Beskriv- ningar

Ritningar

AF-del

Annonsering (Tendsign och Visma Opic)

Anbud in (Tendsign)

Kontroll av krav och utvärdering av anbud

Anbudsmöte

Tilldelnings-beslut

Avtalsspärr 10 dagar (överpröv-nings tid) Avtal

Projektering, planering etc

Fråga/svar (Tendsign)

+

Att hitta en

beställare/marknadsföring

• Kontrollera hur beställare annonserar, vilka system

används mm. Bevaka upphandlingar via Opic Visma m fl

• SISAB visar både kommande och annonserade

upphandlingar på hemsida www.sisab.se

• Att kontakta beställare under en pågående upphandling

för att berätta om produkter är inte speciellt effektivt då

man enbart får ta hänsyn till det som anges i ett anbud,

oavsett om det finns annan kännedom eller inte.

• Vill man visa/berätta om vara/tjänst bör rätt person

kontaktas och inte i samband med en upphandling.

Upphandlare är oftast fel person men kan slussa vidare.

SISAB har många specialister som är intresserade av

nyheter inom sina områden.

Att tänka på vid anbudsgivning:

• Läs förfrågningsunderlaget i god tid så att ni hinner ställa frågor och få svar.

• Vänta inte med anbudsgivning, anbud kan justeras till sista anbudsdag.

• Var noga, läs vad som efterfrågas och svara på frågorna.

• Var självkritisk: kan jag själv förstå svaren?

• Var tydlig, skicka inte med bilagor som inte har begärts. Om ni bifogar broschyrer, ange var efterfrågade uppgifter hittas, sidnummer mm. Var försiktig med reklambroschyrer och andra färdiga dokument, t ex CV

• Kontrollera hur anbud ska lämnas.

• Reservationer och/eller sidoanbud ?

• Vilka bilagor ska bifogas? Vad ska beskrivas och av vem?

• Vad ska ingå i pris

• Onormalt låga priser, motivering?

• Hur kommer anbud att utvärderas?

• Behörighet att lämna anbud?

• Vid referenstagning, kontakta era referenser och stäm av att de kan svara på frågor och att de inte har semester etc

Frågor under anbudstiden

• Ställ frågor och gör det i god tid. Tänk på att

även era underleverantörer kan ha frågor.

• Det kan finnas felaktigheter/otydligheter i

underlaget som kan påverka prissättning.

• Frågor ska ställas till upphandlaren, inte till annan

personal hos beställaren eller projektörer.

• Frågor ställs och svar ges via ”fråga-svar” funktion i

Tendsign (SISAB). Oftast visas fråga och svar till alla

anbudsgivare, givetvis anonymt.

• Det är dyrt att lämna anbud, varför inte fråga vid

oklarheter?

• Det finns väldigt få dumma frågor….

Vanliga fel vid anbudsgivning

• Slarvfel, anbud är inte genomarbetat och kontrollerat mot

förfrågan.

• Bilagor nämns men har inte bifogats.

• Bilagor, CV mm skickas utan att kontroll gjorts om efterfrågad

info finns i dem. Årtal eller annan efterfrågad info saknas i

anbud/bilaga.

• Anbudsgivare förstår inte alltid att ett ej komplett anbud medför

risk för att anbudet förkastas.

• Reservationer finns i anbud

• Motstridiga uppgifter, olika priser i t ex anbudsformulär och

”egen” prisbilaga

• Vad ska ingå i pris? Ersättning för resor, utlägg mm är inte

genomtänkt

• Fel dokument lämnas, ex: mall för kvalitetsplan bifogas när

beskrivning av kvalitetssäkringssystem efterfrågats.

Vanliga fel vid

referenstagning • Vid referenstagning missar anbudsgivare ofta att kontrollera:

- att alla frågor kan besvaras av referenspersonen

- att rätt /aktuella kontaktuppgifter lämnats och

att e-post adress är rätt stavad

- att referens vill och har möjlighet att svara

- att rätt antal referenser har lämnats

- att referenspersonen har svarat på frågor

• Felaktiga referensobjekt anges, ej relevanta enligt ställda

krav.

Ofta bifogas fina reklamtexter om utförda objekt som tyvärr

inte innehåller de fakta som begärts.

Anbudshantering hos SISAB

• Enbart anbud som lämnats i rätt tid och på rätt sätt godtas.

• Samtlig handlingar ska inlämnas i tid. Uppgifter (intyg, beskrivningar, CV mm) som används vid kvalificering får inte bytas ut efter anbudstidens utgång. Vissa förtydliganden kan accepteras, t ex årtal i CV. Ingen skyldighet att begära förtydliganden. Anbudsgivare förstår inte alltid att ett okomplett anbud medför risk för att anbud förkastas. Förtydliganden görs enbart vid fråga från upphandlaren.

• Sidoanbud accepteras inte, även om det finns en alternativ lösning. Fråga!

• Reservationer accepteras inte. Fråga!

• Sekretess och offentlighet, under anbudstiden och därefter.

Kvalificering och utvärdering

• Upphandlaren kontrollerar att samtliga ställda krav i

kvalificeringen uppfylls. Anbud som inte uppfyller

kvalificeringskrav ”förkastas”.

• De anbudsgivare som uppfyller samtliga krav och ej är

föremål för uteslutning enligt kap10§2 LOU går vidare till

utvärdering.

• Utvärdering görs antingen av enbart upphandlaren eller av en

utsedd grupp av personer.

• ”det ekonomiskt mest fördelaktiga

anbudet”eller ”lägst pris”

• För utvärdering antagna värden är

inget löfte om volym

• ”Rättning av uppenbara fel”.

• ”Onormalt låga anbud”.

Ekonomiskt mest fördelaktig

När den upphandlande enheten väljer ”det ekonomiskt mest

fördelaktiga anbudet” kan ett antal olika tilldelningskriterier

tillämpas, exempelvis kvalitet. Ofta ska anbudsgivaren

lämna olika beskrivningar mm som bedöms/poängsätts vid

utvärdering.

Exempel på viktning i en upphandling:

- Pris 50 %

- Organisation 30 %

- Kvalitet 20 %

Exempel, poängsatt fråga

Beskriv valet av organisation med avseende på projektet. Motivera bemanning i storlek, kompetens, erfarenhet mm.

5 poäng Företaget redovisar väl specificerad och tydlig beskrivning av organisationen. CV för respektive person är bifogad. Relevant kompetens och erfarenhet finns hos offererad organisation. Tillräcklig bemanning avsätts för uppdraget.

3 poäng Företaget redovisar en godtagbar organisation, relevant utbildning samt tillräcklig bemanning.

1 poäng ( eller diskvalificering?) Företaget redovisar en otydlig organisation och/eller bristfällig kompetens.

0 poäng (diskvalificering?) Företaget redovisar ej organisation.

Tips vid poängsatta frågor

• Sök ”värdeord” i beställarens text och använd samma ord i

svar/beskrivning.

• Lita inte på att broschyrer och andra ”säljbilagor” ger svar

(och poäng). Lägg kraft på ett specifikt och genomarbetat

svar på varje fråga.

• Om CV efterfrågas och bedöms, kontrollera att efterfrågad

info återfinns i CV, komplettera annars i CV eller separat.

• Många delfrågor i en och samma beskrivning kan vara

svårt och förvirrande. Om ni är osäkra: fråga under

anbudstiden!

• Ett poäng kan vara avgörande för avtal!

Tilldelning och överprövning

• När den upphandlande enheten beslutat om leverantör skrivs ”Tilldelningsbeslut”. Finner anbudsgivare att något inte stämmer har de möjlighet att begära överprövning i Förvaltningsrätten.

• Innan överprövning lämnas in bör man diskutera frågan med upphandlande enhet . - Vinst för alla om rättning (nytt beslut) kan göras utan en lång överprövningsprocess. - Anbudsgivaren kan ha gjort fel (missat uppgifter i anbudet) och då hjälper troligen inte en överprövning.

• Om anbudsgivaren är osäker på vad som kan överprövas kan ”upphandlingsstöd” hos Kammarkollegiet kontaktas.

Under avtalsperioden

• Var observant på samtliga avtalskrav. Allt som gäller för

avtalet kontrolleras/utvärderas inte vid

upphandlingstillfället.

• Lämnade priser och organisation gäller, var uppmärksam

på

detta vid eventuellt taktikval inför utvärdering/upphandling.

• Samma grunder som gäller för uteslutning vid upphandling

gäller oftast även som grund för hävning under

avtalsperioden.

• Kontroll av underleverantörer

• Förnyade försäkringar, tillstånd, certifikat etc

• Regler för byte av offererad organisation (personer,

underleverantörer)

• Förändrade ägandeförhållanden mm hos leverantören

• Beställarens regler för gåvor och förmåner.

Pia Nedby

073-921 7035

Pia.nedby@sisab.se

För info om offentlig upphandling:

www.upphandlingsstöd.se (Kammarkollegiet)

Tack för att ni har lyssnat!