UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIAESCUELA DE CIENCIAS EXACTASY NATURALESPROGRAMA INGENIERA INFORMTICAADMINISTRACIN DE PROYECTOS EN TIC

TAREA PLAN DE COMUNICACIN

Nombre del curso: 3090 Administracin de la Comunicacin de Proyectos TIC

Grupo No. 02Nombre del tutor: Juan Carlos Navarro Chevez

Nombre: Vargas Martnez JosNmero de cdula: 1-0515-0601

Sede Interuniversitaria Alajuela8 de junio

II Cuatrimestre 2015

TABLA DE CONTENIDO

Introduccin.3

Mapa conceptual.4

Diagrama de contexto5

Objetivos..6

Descripcin del proyecto7

Involucrados del proyecto..7

Estimacin de tiempo.8

Planificacin de las comunicaciones8

Gestin de las comunicaciones.9

Matriz de comunicacin10

Riesgos a nivel de la comunicacin11

Bibliografa 13

2

INTRODUCCIN

En el presente trabajo se desarrollan temas asociados al Plan de Comunicacin

para los proyectos en Tecnologa de Informacin.

Se describe el plan de comunicaciones para el desarrollo de un mdulo de

Control de Lmites para la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio

Nacional, se determinan riesgos asociados al desarrollo de proyectos en forma

general y se concluye identificando riesgos especficos en el rea de las

comunicaciones.

3

MAPA CONCEPTUAL

4

Diagrama de contexto

Mdulo Control de Lmites en el Portafolio de Inversiones de la

Junta de Pensiones y jubilaciones del Magisterio Nacional.

Mdulo de Control deLmites

Emisores

Monedas

EmisionesBCCR

Definicionesde Sectores

SegnSupen

5

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO

El proyecto tiene como objetivo general el desarrollo del Mdulo de Control de

Lmites. La aplicacin tiene como fin dar seguimiento a los montos invertidos

por parte del Departamento de Inversiones, de tal forma que las colocaciones

en el portafolio de la institucin no sobrepasen los parmetros establecidos por

el reglamento.

OBEJETIVOS ESPECFICOS

Consultas sobre el estado del portafolio por parte del rea de colocaciones.

Reportes para el comit de Riesgo de los indicadores.

Reportes y consultas de la estructura de las inversiones para el comit de

inversiones.

Proveer de datos estadsticos para el Departamento Actuarial.

6

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Se desarrollar un sistema que permita dar seguimiento a las colocaciones

ejecutadas por el Departamento de Inversiones. Es sistema deber interactuar

con los mdulos de Renta Fija y Fondos de Inversiones para lograr obtener las

cifras necesarias para determinar los montos globales por emisor. El mdulo

podr ser consultado por la Unidad de Riesgo para dar seguimiento a los

indicadores de riesgo. Se asigna dos analistas. Se dispone de medio tiempo de

un usuario experto . El equipo tendr un ao para concluir el proyectos y ser

dirigido por el Administrador de Proyecto del rea de Tecnologa.

INVOLUCRADOS DEL PROYECTO

Unidad de Riesgo. Interesado.

2 Analistas Departamento de Informtica.

Administrador de Proyectos de TI. Lder de proyecto.

Usuario Experto. Unidad de colocaciones. Interesado.

Direccin ejecutiva Patrocinador.

7

ESTIMACIN DE TIEMPO:

Grfica de Gantt

PLANIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES

Tiene como propsito la identificacin de los mtodos para intercambiar

Informacin entre el equipo del proyecto y los involucrados tanto dentro como

fuera del proyecto, as como definir los puntos principales del proyecto que

deben ser informados y documentar los acuerdos de las reuniones e informes de

avance, con el fin de promover una comunicacin abierta y fluida entre los

involucrados.

La comunicacin es de suma importancia en el desarrollo del proyecto, ya que

una comunicacin mala o poco fluida, puede afectar las actividades del proyecto

provocando retrasos en la ejecucin de las mismas.

8

La comunicacin interna es un proceso de interaccin constante y fomenta la

coordinacin y cooperacin entre los integrantes.

Los medios utilizados para la comunicacin entre los miembros del equipo de

trabajo pueden ser mediante reuniones, comunicaciones escritas y correo

electrnico, los cuales deben ser archivados, principalmente aquellos que

contengan informacin relevante o histrica ,con el fin de mantener informado a

los miembros del equipo de trabajo y asegurar una comunicacin efectiva, se

deben identificar los involucrados y el tipo de informacin que requiere, por

ejemplo, el patrocinador requiere mantenerse informado sobre el estado del

proyecto de forma general, pero tambin puede haber algn involucrado que

requiera informacin ms detallada o sobre un rea especfica. De manera que

para enviar la informacin correcta a la persona indicada se establece la matriz

de comunicacin, que incluye el detalle de los reportes de avance documentos,

actividades, la frecuencia, a quin va dirigido, responsables de enviar la

informacin, el propsito y el medio de distribucin.

Gestin de las comunicaciones

Canales de comunicacin: Correo electrnico interno.

Formato y contenidos del tipo de informacin: Utilizar documento DE02T1,

Guia para Desarrollo de informes.

Personas que recibirn la informacin: Utilizar Matriz de comunicaciones.

9

Tecnologa de las comunicaciones a utilizar : Definido en documento DE02T1,

Gua para desarrollo de informes.

Frecuencia de la comunicacin: Utilizar Matriz de comunicaciones.

Matriz de Comunicacin

10

RIESGOS A NIVEL DE LA COMUNICACIN

Falla en la confeccin de la Matriz de Comunicacin:

No se toma en cuenta a un interesado

Se define mal alguna periodicidad

Fallas de interpretacin entre emisor y receptor pueden crear grandes

inconvenientes durante la gestin del proyecto.

Exceso de informalidad en los contenidos y canales.

Falta de empata con los receptores.

Falta de credibilidad y confianza en el emisor.

No darle la importancia debida al rea.

No se incluya en el plan de comunicacin a un interesado de impacto.

Anlisis de riesgo general

El Lder de Proyecto y el Lder Tcnico debern hacer un anlisis de

riesgos del proyecto de acuerdo con la metodologa establecida

institucionalmente, basndose en los siguientes riesgos y otros que

considere de relevancia.

El proyecto no est alineado con la Estrategia Institucional.

El proyecto no est incluido dentro de la cartera de proyectos.

11

El proyecto no cuenta con un patrocinador comprometido.

No se tiene el recurso humano necesario y calificado para el desarrollo

del proyecto.

El recurso humano asignado al proyecto no dispone del tiempo requerido

para el mismo.

No se tiene el presupuesto necesario para la ejecucin del proyecto.

No se tiene la infraestructura tecnolgica (interna y externa) apropiada

para la puesta en operacin de la solucin tecnolgica.

El personal no tiene la suficiente capacitacin para utilizar las

herramientas tecnolgicas requeridas por el proyecto.

No se cuenta con el personal calificado en las materias relacionadas con

el proyecto.

Incumplimiento del plan de trabajo.

Los objetivos y alcances del proyecto pueden ser modificados.

No se tiene la estructura administrativa (interna y externa) para soportar la

operacin de la solucin tecnolgica.

12

BIBLIOGRAFA

Domingo, A. (2007). Direccin y Gestin de Proyectos: Un enfoqueprctico, 2a. edicin. Ra-ma, 2005.

Lled, P, y Rivarola. G, (2007). Gestin de Proyectos. Buenos Aires: Prentice Hall y Pearson Educacin

13