VEGAGRUP YAZILIM VE BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ TİC. LTD. ŞTİ.

VegaGrup Defter 1.0.0 Kurulum-

Kullanım Kılavuzu

Contents

Giriş ............................................................................................................................................................... 2

Uygulama Bilgileri ................................................................................................................................. 2

Uyarılar ........................................................................................................................................................ 2

Versiyon 1.0.0 Değişiklikleri .............................................................................................................. 3

Kurulum İşlemleri ...................................................................................................................................... 4

Setup ........................................................................................................................................................ 4

Yapılandırma Sihirbazı ....................................................................................................................... 5

Sql Server Yapılandırması ............................................................................................................ 5

Yönetici Parolasının Belirlenmesi ............................................................................................... 6

İlk Yapılması Gereken İşlemler ............................................................................................................ 6

Uygulamanın Açıklanması ................................................................................................................. 7

Ana Ekran........................................................................................................................................... 7

Güvenlik .............................................................................................................................................. 9

Ek Ayarlar ......................................................................................................................................... 11

Defterleri Oluşturmak için Gerekli Bilgileri Alan Ekranlar .................................................. 11

VegaWin Programının İçerisinde Yapılması Gerekenler Ve Defter Oluşturma .......... 18

1

Giriş

Vega Yazılım Ltd.Şti tarafından hazırlanan VegaGrup Defter “platform bağımsız” olarak tasarlanmıştır.

Bununla beraber

Firma ve Mali Müşavir bilgilerini kendi üzerinde tutar.

Uygulama Bilgileri

Adı: VegaGrup Defter

Versiyonu:1.0.0

Geliştirme Ortamı: c#, .net framework 4.7.1

Çalıştığı Platformlar: .net platformunda olduğu için Netframework 4.7.1 kurulabilen her platformda

çalışabilmektedir. Aşağıdaki işletim sistemlerinde testleri yapılmıştır.

• Microsoft Windows 7 SP1 32bit,

• Microsoft Windows 7 SP1 64bit,

• Microsoft Windows 8 32bit,

• Microsoft Windows 8 64bit,

• Microsoft Windows 10 32bit,

• Microsoft Windows 10 64bit

Uyarılar

Kuruluma başlamadan önce bilgisayarınızda mutlaka yapılması gereken ayar ve yüklemeler mevcuttur.

Bunlar;

• Bilgisayarınızın güvenlik duvarı kapalı olmalıdır.

• Sisteminizde mutlaka net framework 4.5.1 kurulu olmalıdır.

• Sisteminizde mutlaka java 32 bit kurulu olmalıdır.64 bit ile çalışmamaktadır.

• java’nın sürümü 1.8 ve üzerinde olmalıdır.

• VegaGrup Defter c:\ dizinine kurulmalıdır.

2

Versiyon 1.0.0 Değişiklikleri

Aşağıda daha önce 1.0.0 versiyonun üzerine yapılmış değişiklikler-eklemeler listelenmiştir.

• Firma için birden fazla mali müşavir eklenmesi eklendi.

• Root kullanıcı adı parolası eklendi.

• Root şifresiyle şubeli firmanın şubesize çevrilmesi eklendi.

• Root şifresiyle dönem başlangıç ve bitiş tarihlerine müdahale edilmesi eklendi.

• Root şifresiyle geçmiş ay defterlerinin silinebilmesi eklendi.

• Root şifresiyle ilgili defterle aynı dönemdeki geçmiş defterler yüklenmediği halde ilgili defteri yükleyebilme özelliği eklendi.

• 1 aylık boş defter oluşturulamaz koşulu eklendi.

• Parçalı defter oluşturulmasında sadece son parçanın boş olması koşulu eklendi.

• Berat dosyalarında muhasebeci unvanı eklendi (SMMM-YM vs.)

• Geçmişe yönelik defter yüklenmesi sağlandı.

• Berat dosyalarının yüklenmesi son 3 güne kaldıysa mutlaka zaman damgası istemesi sağlandı.

• Onaylı berat dosyası yüklenmiş defterin kullanıcının GİB sisteminden beratı

silindi onayı vermesiyle silebilmesi sağlandı.

• Silinen defterlerin Arşiv klasörüne gitmesi sağlandı.

• Gelen onaylı berat dosyasının GİB üzerinden gelip gelmediği kontrolü geliştirildi.

• Nace Kodu 60 karakter olarak sınırlandı.

• Şema kontrol hataları Türkçeleştirildi.

• Şema hatalarının birden fazla olarak listelenmesi sağlandı.

• Versiyon 1.0.0 olarak değiştirildi.

• Versiyon değiştirenler için; Firma üzerindeki muhasebeci tanımı güncellenmemişse defter yüklenmesi engellendi.

• Geçmiş tarihli defter yüklenmesine izin verildiği için defter sırasının

defter tarihine göre olması sağlandı

3

Kurulum İşlemleri

Setup

Kurulum için VegaGrup Defter setup uygulaması çalıştırılır. Sonra Sırasıyla aşağıdaki adımlar takip edilir.

4

Yapılandırma Sihirbazı

Bitti butonuna bastığınızda aşağıdaki ekran gelecektir. Veri tabanı adı, kullanıcı

adı ve kullanıcı parolanızı aşağıdaki şekilde görüldüğü üzere belirleyiniz.

Sql Server Yapılandırması

• Sunucu adı: e-defter programı SQL ‘nin kurulu olduğu makinede kurulacak ise ;

(local) yazılacak, terminal makinede kurulacaksa server IP’si yazılacaktır.

• Kullanıcı adı: SQL server kullanıcı adı, örneğin: sa

• Parola: sa’nın parolası

5

Yönetici Parolasının Belirlenmesi

Aşağıdaki ekranda ise parola e-defterin kullanıcısı olan, login ekranındaki administrator parolası olacaktır.

Kurulum tamamlanmıştır.

Masa üzerinde VegaGrup Defter kısa yolu oluşacaktır.

İlk Yapılması Gereken İşlemler

İlk kurulumda tanımlamalar için izleyeceğiniz işlemler şunlardır:

6

• Evrak tipleri

• Kullanıcılar

• SMMM veya YMM bilgileri (Birden fazla tanım yapılabilir)

• Ve firma tanımları Bu tanımlamalar yapılırken dikkat edilmesi gerekenler:

• Vergi kimlik numarası veya TC kimlik numarası, rakamların arasında boşluk bırakmadan yazılacaktır.

• Telefon ve fax numaraları, başında sıfır ( 0 ) ve rakamların arasında boşluk

bırakmadan yazılacaktır.

Uygulamanın Açıklanması

Ana Ekran Uygulamanın ana menüsünde

• Yeni Defter

• Defterler

• Firmalar

• Kullanıcılar

• Müşavirler

• Evrak Karşılıkları

• Ek Ayarlar

Bulunmaktadır.

Uygulamanın ana ekranı üzerinden genel olarak yukarıdaki bilgilerin listesine ulaşılmaktadır. Listelerde bilgilerin yenisini eklemek, düzenlemek veya silmek yetkiler dâhilinde mümkündür. Yeni defter bölümünde yeni kaynak dosyayı içeri alma, yevmiye defteri, kebir defteri

oluşturma, imzalama, berat dosyaları oluşturma, oluşan dosyaları indirme, Gelir İdaresi tarafından imzalanan berat dosyasının tekrar içeri alınma işlemleri yapılır.

• Defterler bölümünde daha önce oluşturulmuş defterlerin listesi,

• Firmalar bölümünde firmaların listesi,

• Kullanıcılar bölümünde kullanıcıların listesi,

• Müşavirler bölümünde müşavirlerin listesi,

• Evrak karşılıkları bölümünde kaynak uygulamadaki evrak tiplerine karşılık gelecek olan XBRL documentType bilgisinin tanımlanması,

• Ek ayarlar bölümünde otomatik bölme için dosya boyutunun belirlenmesi yapılır.

7

Şekil 1 Ana Menü

8

Güvenlik

Uygulama güvenlik için kullanıcı oturumu açarak çalışmaktadır.

Şekil 2VegaGrup Defter Oturum Açma Ekranı

Kullanıcı tanımları sırasında belirtilen kullanıcı grubuna göre yetki sınıfları tanımlanmıştır.

Şekil 3 Kullanıcı Düzenleme Ekranı

9

• Administrator: Defter oluşturma, düzenleme, silme; Kullanıcı oluşturma,

düzenleme, silme; müşavir oluşturma, düzenleme, silme; defter

imzalama, berat imzalama, berat dosyalarını indirme, GİB imzalı berat

dosyalarını yükleme, defter görüntüleme, berat görüntüleme, otomatik

bölme limitini ayarlama, yani tüm yetkilere sahip kullanıcı gurubudur. • Power User: Defter oluşturma, düzenleme defter imzalama, berat

imzalama, berat dosyalarını indirme, GİB imzalı berat dosyalarını yükleme,

defter görüntüleme, berat görüntüleme • User: Defter oluşturma, defter görüntüleme, berat görüntüleme • Guest: Sadece Defter ve Berat görüntüleme yetkilerine sahiptir.

Şekil 4 Yetkisiz kullanıcı hata örneği

10

Ek Ayarlar

Ek ayarlar bölümünde programın otomatik bölme yapması için gerekli üst limit girilecektir.

Üst Limit Gib kuralları gereği 200 MB’dan fazla, 40 MB’dan aşağı olamaz. Varsayılan

değer 40 MB’dır.

Şekil 5 Ek Ayarlar Ekranı

Defterleri Oluşturmak için Gerekli Bilgileri Alan Ekranlar

Defterlerin oluşturulabilmesi için öncelikle Evrak tanımları, Mali Müşavir ve Firma bilgileri tam olarak doldurulmalıdır.

Evrak Karşılıkları

Evrak tanımları ekranı kaynak programda Yevmiye maddesinin evrak tipi, XBRL e uygun tiplere

çevirmek için kullanılan ekrandır. Evrak karşılıklarında kullandığınız programdaki evrak tipinin adı,

orijinal alanına yazılacak, e-defterdeki karşılığı ise seçenekler içerisinden uygun olanı

işaretlenecektir. Bu bölüm boş bırakılamaz, evrak tiplerinin tanımlamaları yapılmak zorundadır.

11

Şekil 6-7 Evrak Karşılıkları Tanım Ekranı

12

Mali Müşavir Bilgileri

Kurumun çalıştığı mali müşavir bilgilerinin alındığı ekrandır. Alanların tümünün

doldurulması zorunludur. Kendi bünyesinde işareti Mali Müşavirin firmada sigortalı

personel olarak çalıştığını ifade eder.

Şekil 8-9 Mali Müşavir Bilgileri Tanım Ekranı

13

Firma Bilgileri

Defteri oluşturulacak firmanın bilgilerinin girildiği alandır. Defter için temel bilgilere kaynaklık ederken, e-deftere geçiş tarihi, zaman damgası gibi bilgilere de ev sahipliği eder.

Şekil 10 Genel Ekran

Genel Bilgiler Bölümü Genel Bilgiler ekranında XBRL-TR için gerekli olan firma bilgileri, adres bilgileri,

iletişim bilgileri, mali müşavir ile anlaşma bilgileri, zaman damgası bilgileri

alınmaktadır. Boş alanlarla ilgili hata bildirimi olmaktadır. Firma ile ilgili defter

oluşturulduysa e-deftere Geçiş tarihi, dönem başlangıç ve bitiş, firma adı ve VKNO

değiştirilemez.

14

Nace Kodu Nace kodlamasında faaliyet konularına göre işyerlerine/işletmelere altı haneli bir kod verilmektedir. Ülkemizde birçok alanda yürütülen Avrupa Birliğine uyum çalışmaları kapsamında, nace kodu uygulaması da kullanılmaya başlanmıştır. Nace Kodunuzu bu linkten http://www.gıb.gov.tr/ındex.php?ıd=278 öğrenebilirsiniz.

Dönem başlangıç ve bitiş tarihleri Firmanın içinde olduğu cari dönem yılının başlangıç ve bitiş tarihleridir. Örneğin; 01.01.2015-31.12.2015

Telefon açıklaması Firma telefon numaranız menüdeki hangi açıklamaya uygunsa onu işaretleyiniz.

Mali Müşvariler Bölümü

Firmanın çalıştığı müşavirlerin tanımlandığı bölümdür.

Tasfiye Dönemi

Firmaların tasfiye sürecinde geçiş yaptıkları dönemdir.

15

Ekle butonuyla açılan pencereden müşavir seçilir ve sözleşme bilgileri girilir.

Şube Bilgileri Bölümü

Şube Bilgileri bölümünde ise, firma şubeli çalışacaksa şube ve şube kodunu doldurmalıdır.

Burada aşağıdaki kontroller çalışmaktadır.

• Gelir İdaresinin istediği gibi şube kodunda sadece rakam olma, • Şube kodunun 4 hane olması, • Şube adında “şube” kelimesinin geçmemesi, • Şube ile ilgili defter oluşturduysa bilgileri değiştirememe, • Başka bir şube için aynı kodu kullanamama kontrolleri eklenmiştir. • Firma Şubeli defter başlangıcı yaptı ise şubesiz deftere geçememe.

16

Şekil 10 Şube Bilgileri Ekranı

Şekil 11 Örnek Şube hata ekranları

Ek Bilgiler Bölümü

Ek bilgiler bölümünde Zaman damgasıyla ilgili bilgiler yer almaktadır. Zaman damgasının

kullanılması opsiyoneldir. Zaman damgalı olan defterler, herhangi bir aksaklıktan dolayı

belirlenen verme süresi içerisinde, verilemeyen defterler sorun olmayacaktır. Gelir İdaresi’nin

aldığı karara istinaden sadece TÜBİTAK’ tan alınan zaman damgası kullanılabilecektir.

Şekil 12 Zaman damgası bilgi ekranı

17

XML dosyanın yüklenmesi defter oluşturulması.

Parçalı defter yüklerken son ay parçasının boş defter olmamasına dikkat ediniz.

Aksi halde defteri yükleyemezsiniz.

• Vega programı kullananlar için ,Vega’nın kurulu olduğu dizinde bin\ edefterxml\

yevmiyexml klasörünün içine oluşan xml dosyayı seçip,aç butonuna basınız.

• Veganın dışındaki programlardan xml dosya yüklemek için c:\VegaGrup Defter

dizininin altına defterxml adında klasör açıp, dışarıdan daha önce oluşturulmuş

olan xml dosyaları bu klasörün içerisine kopyalayıp, seçiminizi buradan yapınız.

Başarıyla yüklenen defterler sonucunda yükle menüsü üzerine tik √ işareti gelecektir.

Dosya bölme işlemi:

Yevmiye defteri bölünürken aşağıdaki kontroller uygulanır.

• Evrak aralığından daha küçük bir tarih giremezsiniz • Evrak aralığından daha büyük bir tarih giremezsiniz. • Kapanış tarihi ilk tarihten daha büyük bir tarih olmalıdır. • İlk Satır evrakla aynı tarihte başlamalıdır. • Başlangıç ve bitiş tarihleri ardışık olmalıdır.

Gelen ekranda ekle butonuna basınız.

• Ekle butonuna bastığınızda yüklenen defterlerdeki tarih aralığı ekranınıza gelecektir.

• Defterleri hangi tarih aralığında bölmek istiyorsanız,bölünecek olan

ilk defterin bitiş tarihini belirleyip, ekle butonuna basınız.

• Böleceğiniz defterler takip eden tarih sırasıyla ekranınızda oluşacaktır.

Hesapla butonuna tıkladığınızda dosya boyutlarınız, ekrana gelecektir. • Defterler verilen tarih aralığı ve boyutunda bölünecek,bölünmüş

yeni defterler oluşacaktır.

• Kebir defteri oluşturma:

• İmzala&berat dosyalarını oluşturma:

• Ekrana ilk olarak yevmiye berat doyası gelecektir. Mali mühürün pin kodunu yazıp tamam butonuna basınız.

• Daha sonra ekrana kebir berat dosyası imzala ekranı gelecektir. Yine

mali mührün pin kodunu yazıp tamam butonuna basarak devam edin.

• İmzala ve berat dosyalarını oluşturma ekranı tamamlanmıştır.

• Berat dosyalarını imzalama işlemi:

• Sırayla yevmiye ve kebir berat dosyası imzala ekranları gelecektir. Mali mühürün pin kodunu yazıp tamam butonuna basarak devam ediniz.

• Berat dosyalarını imzalama işlemi tamamlanmıştır.

• Zip’lenmiş olan berat dosyalarını indirme işlemi:

• Dosyaları indireceğiniz klasörü seçip, tamam butonuna basınız.

• Dosyaları indirme işlemi tamamlanmıştır.

Bu işlem adımında ise GİB’in e-defter beratlarını yüklemek için kullanmış

olduğu uygulamaya gidiyoruz.

VegaGrup Defter programından oluşturmuş ve indirmiş olduğunuz berat dosyalarını

GİB’in e-defter uygulamasına yükleyerek onaylanmasını yaptırmanız gerekiyor.

Defter beratlarının onaylı halini GİB sitesinden indirdikten sonra Gib Onaylı

Berat Yükle butonuna basıyoruz.

Burada sırası ile GİB’ten indirmiş olduğumuz yevmiye ve kebir defterlerinin GİB onaylı

berat dosyalarını yüklüyoruz.

İlgili ayın ve var ise ilgili şubenin bütün işlemleri bitmiştir.

• Yüklenen defterleri ve berat dosyaları görüntüleme ekranı:

• Görmek istediğiniz defter dönemini seçip, defter göster butonuna tıklayınız.

• Yevmiye defter görüntüsü:

• Kebir Defter göster:

• Kebir Defter Görüntüsü:

Berat göster butonuna bakarak Yevmiye Defterinin beratını görüntüleyebilirsiniz.

Kebir Beratı Göster butonuna basarak Kebir Defteri Beratını görüntüleyebilirisiniz.

GİB Onaylı berat yükleme butonu ise GİB’ten indirmiş olduğunuz berat

dosyalarını görüntüler. Defter silme işlemi eğer cari dönem içerisinde ise ve Gib Uygulama kısmından

silinmiş ise VegaGrup Defter programından da silinebilir. Fakat cari dönem içerisinde

değil ise öncelikle GİB ile irtibata geçilip, GİB tarafından bize onay geldikten sonra

bu defter silinebilir.