Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Construire un budget
Sur excell
Vendredi 18 octobre 2013
Rémire-Montjoly
Service d’Appui à la Vie Associative
PROGRAMME DES ATELIERS D’APPUI
Objectif : vous apporter un appui concret,
en vous aidant sur vos projets en cours
=> 30 minutes de théorique + 1h30 de pratique
Service d’Appui à la Vie Associative
PROGRAMME DES ATELIERS
V 4/10 – Rédiger des Dossiers
V 18/10 et V 15/11 – Construire un budget sur excel
M 20 – J21 – Appui individuel
V6/12 : Faire un document de présentation , plaquette ou
powerpoint
Service d’Appui à la Vie Associative
PROGRAMME aujourd’hui :
Présentation des participants et de vos attentes
Présentation rapide de l’APROSEP
1- Quelques règles essentielles d’un budget
2- Notions de base sur Excel
3- Atelier/appui individuel
Service d’Appui à la Vie Associative
Présentez- vous et vos attentes
- Prénom, Nom, Association, fonction
- Quelles sont vos connaissances et expériences? - Avez-vous déjà réalisé un budget prévisionnel?
- Utilisez-vous Excel?
- Quelles sont vos attentes concernant cet atelier :
- Plus le budget? Plus Excel? Plus la pratique?
Objectif: aider les associations et les collectivités
En bref :
18 ans
Résultat : 150 associations adhérentes,
de tous les secteurs et de tout le territoire
3 services:
L’EMPLOI
Le SAVA, Service d’Appui à la Vie Associative
Appui au projet; ordinateur, photocopieuse, salles, location de matériel, réductions avec les partenaires privés, relais de concours et subventions, etc.
LA FORMATION Sport, animation, …
associations
Faciliter la création d’emploi
par la gestion de personnel
1- Quelques règles essentielles d’un budget
2- Notions de base sur Excel
La construction d’un budget
Budget, bilan, kézako?
Un budget = Rien d’autres que l’ensemble des
choses dont vous avez besoin pour réaliser une action =
AVANT
Un bilan = Ce que vous avez réellement
dépenser et « gagner » pour l’action réalisée =
APRES
Charges/produits kézako?
Charges = les dépenses
Produits = les recettes
Et ces chiffres, c‘est quoi??
=
Rapide aperçu des charges
60 - Achats Prestations de services
Achats matières et fournitures
Autres fournitures
61 - Services extérieurs Locations
Entretien et réparation
Assurance
Documentation
Les charges
62 - Autres services extérieurs Rémunérations intermédiaires et honoraires
Publicité, publication
Déplacements, missions
Services bancaires, autres
63 - Impôts et taxes
Impôts et taxes sur rémunération,
Autres impôts et taxes
64- Charges de personnel Rémunération des personnels,
Charges sociales,
Autres charges de personnel
Les charges
65- Autres charges de gestion courante
66- Charges financières
67- Charges exceptionnelles
68- Dotation aux amortissements
Rapide aperçu des produits
70 – Vente de produits finis, de
marchandises, prestations de
services
Rapide aperçu des produits
74 – Subventions d’exploitation Etat : précisez le(s) ministère(s) sollicité(s)
Région(s) :
Département(s) :
Commune(s) :
Organismes sociaux (détailler) :
Fonds européens
L’agence de services et de paiement (ex CNASEA,
emploi aidés)
Autres établissements publics
Autres privées
Rapide aperçu des produits
75 - Autres produits de gestion courante
Dont cotisations, dons manuels ou legs 76 - Produits financiers
78 - Reprises sur amortissements et
provisions
Rappel : demande de subvention
Avant d’entamer un budget, il faut connaître:
1- Les critères et compétences des financeurs 2- Le modèle de demande de subvention 3- La date de clôture
Règles générales d’un budget
1- Charges = Produits
=> Il faut « jongler »: Ex: - j’ai oublié des frais, j’augmente d’autant
la demande de subvention - Je pense pouvoir obtenir plus de
financement que les frais réels, j’augmente les charges
Règles générales d’un budget
2- Il est rare d’obtenir le montant de la subvention demandée => Il faut « gonfler » légèrement les
charges, dans la limite du « raisonnable »…
Règles générales d’un budget
3- Il est rare qu’un bailleur donne 100%
=> obligation de diversifier les partenaires (mais attention pas trop… cf. après)
=> et surtout développer au maximum les ressources propres / prestations de services
Ex: buvette, cours payants, etc.
Règles générales d’un budget
4- Montrer que vous êtes impliqués, valoriser le bénévolat/l’apport en nature (prêt de salles, matériel, etc.)
=> créer des fiches de présence bénévole, permettant de justifier les heures
=> évaluer l’apport en nature
Règles générales d’un budget
La valorisation se trouvera en bas du budget, avec le même montant des 2 côtés.
CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES [4]
86- Emplois des contributions volontaires en nature
87 - Contributions volontaires en nature
Secours en nature Bénévolat Mise à disposition gratuite de biens et prestations : salle
300 Prestations en nature : Mairie de Rémire, Salle
300
Personnel bénévole Dons en nature
TOTAL 0 TOTAL 0
En conclusion Règles générales d’un budget
1- Charges = produits 2- Gonfler les charges 3- Développer les ressources propres 4- Valoriser le bénévolat/l’apport en nature
Un budget prévisionnel : quelles difficultés ?
1- Essayer de ne pas oublier de frais (ex. la sécurité)
=> Prévoir des « imprévus »…
2- Inclure les frais que vous comptez obtenir gratuitement par du partenariat (ex. communication) => constitue une « marge de
manœuvre »
Pour les charges
Les difficultés
3- Il s’agit d’un prévisionnel. => Evaluer les montants
« en grosse masse »
4- Si vous n’avez aucune idée du montant, demander un devis
Pour les charges
Les difficultés
1- Comment évaluer le montant à demander et à qui? C’est difficile… => Bien connaître les compétences de chacun, et essayer de voir avec les techniciens combien il est possible de demander pour une action
Pour les produits
Les difficultés
2- Encore plus difficile pour une association avec plusieurs projets dans l’année
Dans ce cas, il faut essayer de répartir les demandes suivant les projets
Pour les produits
Les difficultés
Ex: Le Festival de cirque à la DAC et la Région
Les animations périscolaires au DSU Les initiations à Maripasoula à la Mairie
et au PAG
Pour les produits
Les difficultés
3- Essayer de limiter le nombre de bailleurs, Car multiplie les démarches, et implique parfois d’attendre l’accord de tous
Pour les produits
Les difficultés
4- Essayer de développer les ressources propres et de valoriser le bénévolat (cf. règles générales au-dessus)
Pour les produits
Les difficultés
Les budgets du Cerfa
Budget annuel Budget de l’action Bilan de l’action
Remplir un dossier Cerfa
c’est-à-dire qu’il faut inclure les frais de structure (téléphone, loyer, etc.) qui ne sont pas directement liés au projet
3-2. Budget prévisionnel de l’action Ce budget doit être établi en prenant en compte
l’ensemble des coûts directs et indirects et l’ensemble
des ressources affectées à l’action.
Remplir un dossier Cerfa
Ne pas citer toutes les dépenses, mais UNIQUEMENT celles qui sont les plus importantes
Ex: sur un festival = les cachets des artistes ou le transport Sur une formation = le salaire des formateurs ou prestations de services
Attention aux charges de fonctionnement trop importantes
Nature et objet des postes de dépenses les plus
significatifs (honoraires de prestataires,
déplacements, salaires, etc) :
Remplir un dossier Cerfa
Oui/Non
Attention si participation élevée, l’action n’aura pas besoin de subventions
Est-il prévu une participation financière des
bénéficiaires (ou du public visé) de l’action ?
Pratiques tarifaires appliqués à l’action (gratuité, tarifs
modulés, barème, prix unique, etc) :
Remplir un dossier Cerfa
Cela concerne surtout les « grosses » associations, avec du personnel et/ou un loyer, mais aussi les autres qui peuvent inclure des frais de téléphone, essence, etc… 2 cas : - Soit il y a une seule action et ces frais sont tous inclus sur
le budget de l’action - Soit il y a plusieurs actions et il faut les répartir
=> comment?
Règles de répartition des charges indirectes affectées à
l’action subventionnée (exemple : quote-part ou
pourcentage des loyers, des salaires, etc) :
Remplir un dossier Cerfa
Comment répartir des charges indirectes sur plusieurs actions? Doit-on faire des parts égales??
Remplir un dossier Cerfa
Plusieurs possibilités:
- Le plus simple : Total des frais indirects÷ par le nombre de projet dans l’année, et ajouter le résultat à chaque projet.
Ex: Frais indirects = 1000€ - 3 projets => 333,33€ sur chaque projet
Comment répartir des charges indirectes sur plusieurs actions?
Remplir un dossier Cerfa
- Le plus pertinent, mais plus compliqué: certains projets peuvent « rapporter » plus d’argent (ex. les actions en communes), et d’autres moins (la création d’un spectacle ou le périscolaire)
Ex: Frais indirects = 1000€ - 2 projets , mais - l’un prend 50% du temps (et peut rapporter…) => 500€ - reste 250€ sur chaque projet
Comment répartir des charges indirectes sur plusieurs actions?
Remplir un dossier Cerfa
Quelles sont les contributions volontaires en nature
affectées à la réalisation du projet ou de l’action
subventionnée ?
Les « contributions volontaires » correspondent au
bénévolat, aux mises à disposition gratuites de personnes
ainsi que de biens meubles (matériel, véhicules, etc) ou
immeuble. Leur inscription en comptabilité n’est possible
que si l’association dispose d’une information quantitative
et valorisable sur ces contributions volontaires ainsi que de
méthodes d’enregistrement fiables.
Remplir un dossier Cerfa
Si vous n’avez pas encore le bilan n-1, indiquez que vous les ferez parvenir dès réception. Attention aucun paiement sans bilan
Et après?
- Dépôt : Conseil garder une preuve du dépôt
- Suivi des demandes (cf. après)
- Re-calibrer le projet en fonction des financements obtenus
- Bonne gestion de la subvention
- Bilan financier et d’activités
Excel kézako?
Excel sert à faire des tableaux : - Budget - Suivi de trésorerie - Base de données des partenaires, des
adhérents - Rétro-planning, plan média, etc…
Beaucoup de fonctions et possibilités, impossible de tout voir => Existe des Tutoriels sur internet
http://www.demowordexcel.info/index_excel.html
10 fonctions Excel à connaître
Pour la mise en page
1.Idem word pour la mise en page : gras, couleur, fonds, aligné, etc…. Avec une fonction
intéressante « Renvoyer à la ligne
automatiquement »
« Demandes 2014 » peut devenir « obtenues 2014 » dans le « Suivi subv. »
2. Dupliquer un onglet
10 fonctions Excel à connaître
1. Clic droit sur
l’onglet à
copier
2. Une boîte de
dialogue
apparaît
Cocher
« créer une
copie » en
bas à
gauche
2. Dupliquer un onglet
3. Masquer des lignes ou des colonnes Permet, sans avoir à dupliquer, d’avoir un tableau plus lisible. Par exemple, en masquant les colonnes « demandées », on obtient le tableau « accordé »
10 fonctions Excel à connaître
3. Masquer des lignes ou des colonnes
Pour masquer 1.Cliquer en haut dans le gris sur la colonne à masquer, ou à gauche sur le gris pour une ligne 2.Cliquer sur masquer
Et pour revenir, cliquer sur afficher
10 fonctions Excel à connaître
4. Fractionner la page Permet lorsqu’on a un grand tableau de continuer à voir la première ligne et/ou la première colonne, même en bas du tableau.
10 fonctions Excel à connaître
4. Fractionner la page 1. Cliquer en haut sur Affichage 2. Cliquer sur Fractionner 3. Faire glisser les limites là où vous voulez
10 fonctions Excel à connaître
5. Filtrer des données Il est possible de sélectionner les données que l’on souhaite = filtrer :
Ex : ne faire apparaître que les bailleurs qui ont accordé une subvention pour le projet 1
10 fonctions Excel à connaître
5. Filtrer des données
Pour filtrer : 1- Sélectionner la ligne où l’on souhaite filtrer les données (ex. L4 = montant accordé) 2 – cliquer dans « données » 3 - cliquer sur l’icone «filter »
10 fonctions Excel à connaître
6. Trier des données
On peut aller plus loin et classer les données selon plusieurs critères = trier Exemple, dans une base de données de contacts, on peut les classer :
1. Par structure 2. Puis par ordre
alphabétique dans la structure
10 fonctions Excel à connaître
6. Trier des données
Pour trier : 1- Sélectionner les données que l’on souhaite filtrer les données (si tout le doc, « Ctrl+A »= sélectionner tout)) 2 – cliquer dans « données »
3 - cliquer sur l’icone «trier », une boîte de dialogue apparaît
10 fonctions Excel à connaître
6. Trier des données
Choisir les items que l’on souhaite
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
7. Faire une addition :
Par exemple dans le tableau « Suivi de subventions », pour calculer le montant accordé par chaque structure sur tous les projets.
10 fonctions Excel à connaître
7. Faire une addition : 1.cliquer dans la cellule « Total accordé» (B6), écrire « = « dans la barre de formule, en haut, blanc 2.Cliquer sur la cellule à additionner (D6), Écrire « + » 3.Cliquer sur la cellule à additionner (F6), etc.
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget
8. Calculer une somme automatique = permet de calculer automatiquement la somme de cellules situées à côté.
C’est LA fonction à connaître pour calculer les totaux, charges et produits.
10 fonctions Excel à connaître
Spécifique au budget : la somme automatique
10 fonctions Excel à connaître
8. La somme automatique Pour l’obtenir : 1/cliquer sur la cellule Total; 2/ double cliquer sur le symbole, à droite de la barre d’outil dans « accueil » et normalement, ça y est! Les cellules sélectionnées apparaissent encadrées.
Spécifique au budget : la somme automatique
10 fonctions Excel à connaître
9. Coller avec liaison Dans un budget, vous pouvez avoir un poste d’importance (par exemple les transports ou la somme des frais des intervenants), qui peut changer (ex. prix du billet qui diminue…).
Excel vous permet de « copier avec liaison » un résultat (le total des transports) pour l’insérer dans un autre calcul (la ligne « déplacement » de votre budget prévisionnel).
Spécifique au budget
10 fonctions Excel à connaître
9. Coller avec liaison 1- dans un onglet séparé (transport), calculer les frais
Suivi transport
Colonne1 P.U Nb Total
Mpa - Cay 180 € 5 900 €
Paris-Cay 800 € 3 2 400 €
Parbo-Cay 250 € 8 2 000 €
TOTAL 5 300 €
Spécifique au budget
10 fonctions Excel à connaître
9. Coller avec liaison 1- dans un onglet séparé (transport), calculer les frais 2- copier la cellule « total » (Ctrl + C) 3- Cliquer sur l’onglet budget, sur la ligne « transport » 4- Clic droit, option de collage / « copier avec liaison »
Spécifique au budget
10 fonctions Excel à connaître
10 – A vous! Fouillez, tester, chercher!
Spécifique au budget
10 fonctions Excel à connaître
10 fonctions Excel à connaître
1. Renvoyer à la ligne 2. Dupliquer un onglet 3. Masquer des lignes ou des
colonnes 4. Fractionner la page 5. Filtrer des données 6. Trier des données 7. Faire une addition 8. Calculer une somme automatique 9. Coller avec liaison 10.Fouillez!
Outils d’aide en ligne et gratuits
Tutoriel excel : http://www.demowordexcel.info/index_excel.html
Pour aller plus loin
Ouvrages à disposition à l’Aprosep
Documents donnés
Service d’Appui à la Vie Associative de l’A.PRO.SEP.
81 rue C.Colomb, 97300 Cayenne T : 05 94 30 21 36 – [email protected]
www.guyanasso.org