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LÍNEA TECNOLÓGICA: CLIENTE RED: TECNOLOGIAS DE GESTION ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Nivel de Formación: TECNOLOGO

CODIGO: 511310

VERSIÓN 50

Bogotá, marzo de 2008

Sistema de Gestión de la Calidad

RED DE TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS


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DURACIÓN MÁXIMA

3.430 HORAS Acompañamiento directo 1785 HORAS Trabajo Autónomo 765 HORAS Etapa Productiva 880 HORAS

DENOMINACION DEL PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

TITULO OBTENIDO TECNÓLOGO EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA

(Justificación)

La Red de Gestión Administrativa y Servicios Financieros, presenta el programa de formación “Administración Documental”, que tiene por objeto brindar los lineamientos técnicos, tecnológicos en una amplia gama de actividades laborales de tipo administrativo, complejas que se desarrollan en contextos cambiantes y frecuentemente tienen implicaciones sobre el trabajo de otros. De igual manera, este programa brinda lineamientos técnicos-tecnológicos y de formación a los docentes para que aborden el Proceso de Formación Profesional Integral de los Aprendices, con unidad de criterio aplicando las Tecnologías de la Información y la Comunicación y las competencias planteadas en los módulos de formación. Este Programa de Formación corresponde al nivel de cualificación B: Las funciones de las ocupaciones de este nivel son por lo general muy variadas, demandan responsabilidad de supervisión, un apreciable grado de autonomía y juicio evaluativo; se requiere generalmente de estudios tecnológicos

REQUISITOS DE INGRESO • Académicos: Bachiller • Edad mínima: 14 años • Superar prueba de aptitud y conocimiento

COMPETENCIAS A DESARROLLAR

Competencias Específicas 1. Procesar la información de acuerdo con las

necesidades de la Organización 2. Facilitar el servicio a los clientes internos y

externos de acuerdo con las políticas de la Organización.

3. Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

4. Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política




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institucional. 5. Organizar los documentos de archivo de acuerdo

con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las condiciones institucionales.

6. Transferir los documentos de archivo de acuerdo con los programas institucionales.

7. Dirigir el Talento Humano Según Necesidades de la Organización

8. Generar propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional de acuerdo con la función de la Unidad Administrativa.

9. Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades institucionales

Competencias de Política Institucional 1. Actuar idóneamente consigo mismo, con los

demás y la naturaleza, en los contextos laboral y social, en el marco del desarrollo sostenible.

2. Establecer una comunicación asertiva y eficaz que posibilite la integración idónea en los contextos laboral y social

3. Gestionar la información haciendo uso eficiente de las tecnologías de la Información y las comunicaciones.

4. Investigar, explorar y experimentar sobre situaciones, sistemas y procesos, de manera autónoma y creativa, diseñando a partir de la información disponible, una propuesta de solución valida y viable para dar respuesta a la problemática abordada

5. Asumir el liderazgo y la gestión en un equipo de trabajo, manteniendo relaciones fluidas con los miembros del grupo, asumiendo responsabilidades, compromiso y colaboración en la superación de las contingencias que se presenten, a fin de lograr los objetivos establecidos.

6. Desarrollar actitudes y prácticas sanas y seguras en el entorno laboral y personal.

7. Desarrollar una mentalidad emprendedora que contribuya al mejoramiento del nivel y calidad de vida personal y social.

8. Aplicar información técnica, propia del nivel y área ocupacional, en un segundo idioma.




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OCUPACIONES QUE PUEDE DESEMPEÑAR

• Director de Archivo • Gerente de Archivo • Jefe de Archivística

ESTRATEGIA METODOLOGICA

Centrada en la construcción de autonomía y competencias a través de proyectos y otras técnicas didácticas activas que estimulan el pensamiento para la resolución de problemas simulados y reales; soportadas en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación – TIC, integradas, en ambientes abiertos y pluritecnológicos, que en todo caso recrean el contexto productivo y vinculan al aprendiz con la realidad cotidiana y el desarrollo de las competencia profesionales de la especialidad. Simultáneamente, estos escenarios de simulación de ambientes productivos propician los adecuados estímulos para el desarrollo de las competencias básicas, actitudes y valores que como profesional y ser humano necesita en su desempeño. De la misma forma, permanentemente se estimula la autocrítica y la reflexión del aprendiz sobre el que hacer y los resultados que logra, vinculándolo sobre la responsabilidad de su aprendizaje. De la misma forma se vinculan activamente dentro del proceso de aprendizaje las cuatro fuentes de información para la construcción de conocimiento: • El instructor - Tutor • El entorno • Las TIC • El trabajo colaborativo

MÓDULOS DE FORMACIÓN 1. Ética y Transformación del Entorno 2. Salud Ocupacional 3. Análisis e Investigación de la Información 4. Servicio al Cliente 5. Producción de Documentos Empresariales 6. Trámite de Documentos 7. Organización de Archivos 8. Coordinación del Talento Humano 9. Control de la Gestión Documental

LINEAS GENERALES DE PROYECTOS A

DESARROLLAR EN EL PROCESO DE FORMACIÓN

• Proyectos que permitan establecer e implementar la sistematización de la información en las organizaciones;

• Modelos de Trámite y Administración de Documentos de Archivo;




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• Proyectos relacionados con la elaboración de Tablas de Retención y Valoración Documental;

• Metodologías para Asistencia Técnica en Organización de Archivos;

• Sistemas de Documentación y de Información; Modelos de Depósitos de Archivo;

• Programas de Preservación y Conservación de Documentos de Archivo, entre otros.

PORCENTAJE COMPONENTES DE TECNOLOGÍA

DISEÑO TIC PRODUCCION Y TRANSFORMACION

MATERIALES Y HERRAMIENTAS CLIENTE

13 % 23% 18 % 23% 23 %




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NOMBRE DEL MÓDULO 1: ANÁLISIS E INVESTIGACIÓN DE LA INFORMACIÓN

DURACIÓN MÁXIMA 110 HORAS

Acompañamiento directo 76 HORAS Trabajo Autónomo 34 HORAS

1. COMPETENCIAS A DESARROLLAR

Competencia: Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la Organización.

Elemento de competencia: Compilar la información empleando las fuentes disponibles, de acuerdo con las necesidades de la organización. Elemento de competencia: Tabular la información empleando las herramientas disponibles. Elemento de competencia: Emitir los resultados de acuerdo con el propósito planteado por la organización

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE 1. Identificar necesidades de compilación de información aplicado a los procesos de

investigación en la organización. 2. Diligenciar instrumentos de investigación de acuerdo a las necesidades de la

organización 3. Codificar la información identificando las variables a tabular 4. Tabular la información recolectada en los instrumentos de investigación. 5. Emitir resultados de la información codificada y tabulada. 6. Presentar informe de los resultados de la información procesada. 7. Aplicar procesos de investigación en la solución de problemas que afecten la

organización. 3. CONOCIMIENTOS

3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • La Investigación Científica

Objeto del análisis de la información: Teoría de la metodología de investigación científica. Definición y Objetivos Elementos que intervienen en el proceso Componentes mínimos de un proyecto de investigación Diseño de la investigación Recursos. Tipos de variables, Cuantitativa, Cualitativa, Discreta y Continua

• Tipos de Investigación. Exploratoria Descriptiva Correlacional Explicativa




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• La idea de Investigación Fuentes de ideas, Organización de la información • Corrientes metodológicas actuales

Corrientes Procedimiento Inductivo Procedimiento Deductivo Métodos de Investigación Histórico Dialéctico Genético Comparativo

• Descripción y Formulación del Problema Criterios Operacionalización Cronograma (Gantt, Pert) Marcos Teórico y Conceptual Cómo se construye Revisión de Literatura Fichas bibliográficas Normas técnicas para la presentación de referencias bibliográficas Fto. AVA Fuentes de Información Tipos Criterios de selección Clasificación Técnicas para la clasificación y Métodos para la recolección de información Observación directa Observación indirecta De acuerdo con su origen De acuerdo con su presentación De acuerdo con su Naturaleza De acuerdo Con su decisión Instrumentos de recolección de información Hoja de cotejo Entrevistas Cuestionario Control del número de formularios distribuidos y recolectados Escalas (nominal, ordinal, de intervalos, de razón) Codificación de la información Metodología para la revisión de la información recolectada Datos exactos Datos completos Datos representativos.

• Formulación de Hipótesis Exploración del objeto Métodos para formular hipótesis




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Características de las hipótesis Fases de una hipótesis Clases de hipótesis 1° y 2°

• Diseño de la Investigación Diseño de la fase empírica, Trabajo de campo. • Fuentes de información Criterios para seleccionar las fuentes de información, Pertinencia y Factibilidad, Clasificación de la información. • Técnicas para clasificación del material: Material bueno, Material incorrecto pero corregible, Material incorregible pero desechable. • Normas técnicas vigentes para la presentación de referencias bibliográficas y fuentes

de información consultadas. • Análisis de la información recolectada. • Conceptos de: Estadística y su diferencial, Universo, Población, Muestra e Identificación de variables códigos y codificación. • Tabulación.

Concepto Clases: Manual o electrónica Tablas de frecuencias Medidas de tendencia central o de concentración: Media Mediana Moda Medidas de variabilidad o dispersión. Desviación estándar para datos agrupados. Análisis e interpretación de información obtenida a través de: Tablas Cuadros Gráficos

• Norma técnica vigente para la presentación de informes administrativos. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Identificar la naturaleza y el propósito de la Investigación • Delimitar y seleccionar el tema de investigación • Establecer el objetivo y las necesidades de compilación de la información teniendo en

cuenta la selección y orden • Emplear los instrumentos para la recolección de información de acuerdo con las

necesidades. • Clasificar la información compilada de acuerdo con las necesidades de la

Organización • Presentar la información compilada incluyendo las fuentes previstas y otras • Presentar los datos tabulados que concuerden con las fuentes • Definir claramente los títulos de los resultados de acuerdo con su contenido • Interpretar información emitiendo los resultados en cifras y conceptos teniendo en




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cuenta las diferentes variables. • Presentar los resultados de acuerdo con los objetivos, la importancia y las fuentes • Presentar la información compilada incluyendo las regencias, las fuentes previstas y

otras • Planear la tabulación incluyendo la información de acuerdo con las categorías

definidas. • Codificar la información de acuerdo con los criterios que guían la investigación. • Tabular la información recolectada de acuerdo con las técnicas utilizadas y los

instrumentos disponibles. • Presentar los datos tabulados que concuerden con las fuentes • Sintetizar los resultados que reflejen el objetivo trazado, de acuerdo con el medio de

transmisión y el receptor. • Presentar los resultados de acuerdo con los objetivos, la importancia y las fuentes • Presentar la información compilada incluyendo las regencias, las fuentes previstas y

otras • Definir claramente los títulos de los resultados, de acuerdo con su contenido. • Emitir los resultados en cifras y conceptos, teniendo en cuenta las diferentes

variables. • Presentar los resultados de acuerdo con los objetivos, la importancia y las fuentes. • Presentar la información compilada incluyendo las referencias, las fuentes previstas y

otras. • Interpretar información emitiendo los resultados en cifras y conceptos teniendo en

cuenta las diferentes variables 4. CRITERIOS DE EVALUACION

• Aplica la metodología de la investigación científica con rigor y responsabilidad en

procesos investigativos, formativos o productivos. • Describe con objetividad el procedimiento para compilar, tabular la información,

empleando las fuentes disponibles y de acuerdo con las necesidades de la organización.

• Identifica y aplica los instrumentos de recolección de información, para la compilación de información.

• Aplica la metodología de la investigación científica para resolver problemas en las organizaciones con responsabilidad y diligencia.

• Establece criterios de clasificación de la información con diligencia y objetividad. • Aplica con responsabilidad y coherencia normas para la presentación de referencias

bibliográficas • Revisa de manera responsable y objetiva la información recolectada, teniendo como

referentes la exactitud y pertinencia. • Aplica diligentemente las normas vigentes para la presentación de referencias

bibliográficas. • Identifica de manera responsable las normas para presentar informes. • Organiza de manera oportuna la información compilada respondiendo a la

investigación adelantada. • Presenta de manera responsable informe de la información compilada.




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• Describe con responsabilidad y oportunidad los conceptos de Estadística descriptiva, en el contexto del análisis de información.

• Identifica los conceptos de población, muestra, variables de investigación de manera proactiva y ordenada.

• Interpreta las medidas de tendencia central y las aplica al análisis de la información con oportunidad al trabajo solicitado.

• Aplica con responsabilidad la codificación de la información procesada, y sintetiza los resultados obtenidos con ecuanimidad.

• Describe con responsabilidad las normas técnicas vigentes para la presentación de informes de investigación.

• Comprometido con su rol de trabajo. • Identifica la estructura para la presentación de informes con diligencia, oportunidad y

responsabilidad. • Presenta informe de manera objetiva y asignando los nombres de los títulos a los

resultados de la investigación de acuerdo con su contenido sobre información compilada y tabulada.

• Presenta informe de manera objetiva teniendo en cuenta la racionalidad de las cifras, conceptos, variables, fuentes de información y referencias previstas

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Formación Profesional en áreas de Administración, Sociología o Psicología. Experiencia laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo no menor a dos años. Competencias: • Conocimientos en Competencias laborales y Comportamentales, Procesos y

Procedimientos en las organizaciones, preferiblemente con Especialización en gerencia del talento humano

• Habilidad para formular y evaluar proyectos productivos y formativos. (FpP)




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NOMBRE DEL MÓDULO 2: SERVICIO AL CLIENTE




Competencia: Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la Organización.

Elemento de competencia: Atender personalmente a los clientes de acuerdo con las políticas de la Organización. Elemento de competencia: Ofrecer a los clientes atención, utilizando la tecnología y normas de cortesía

Elemento de competencia: Brindar información a los clientes, personal y por medios tecnológicos en idioma ingles.

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE 1. Proporcionar diligentemente atención y servicio al cliente, cara a cara en inglés y en

español, aplicando actitudes y valores; el protocolo, la etiqueta y las políticas de la Organización, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos.

2. Proporcionar atención y servicio al cliente, en inglés y en español, de manera efectiva, a través de los medios tecnológicos y los aplicativos disponibles, aplicando la comunicación empresarial, los estándares de calidad y las políticas de la Organización.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Personalidad.

Concepto Conducta y pensamiento. Aspectos de la personalidad. Características de la personalidad. Factores de la personalidad Dimensión Interpersonal. Imagen Personal Concepto Aspecto Corporal: Cuidado de la piel, del cabello y del rostro. Salud. Aspecto Espiritual. Encanto personal. Vestuario y Accesorios: Combinación de colores, uso del uniforme, accesorios. Maquillaje Perfume Elegancia Masculina Relaciones Interpersonales




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Concepto Elementos Desarrollo

• Cadena de Suministro (SCM) Supplay Chain Management Concepto Administración de la Cadena de Suministro (SCM) Aspectos por considerar en la implementación de la SCM Posibles contingencias para evitar problemas en la SCM Oportunidades y retos del RFID (Dispositivo de Transferencia de Información por

Frecuencias de Radio) en la SCM. • Comunicación.

Elementos de la Comunicación Comunicación Verbal Comunicación no Verbal Normas de convivencia.

• Functions: Nouns, adjectives, pronouns, verbs and prepositions • Introducing Yourself

Name: Family, Middle, first, age, weigh, height. Identification card Passport card Nationality Address Phone numbers Likes and dislikes

• Vocabulario técnico en inglés. • Empresa.

Concepto Actividad económica. Estructura orgánico-funcional Principios Corporativos Cultura Organizacional. Concepto Misión Visión Objetivos Corporativos Manual de funciones y procedimientos

• Planeación de los Recursos de la Empresa. Enterprise Resource Planning. (ERP). Concepto Retos y Soluciones del ERP en la empresa de hoy Planeación de los recursos de la empresa (ERP) Recomendaciones sobre el ERP

• Army - Rank • Organizational structures: Companies, Enterprises, Entities, Corporations • Occupations • Professions • Jobs




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• Vocabulario técnico en inglés. • Protocolo

Concepto Historia del Protocolo Clases de Protocolo Protocolo en la correspondencia: tarjetas, cartas, portafolio de servicios. Normas técnicas colombianas para la elaboración de documentos comerciales. Normas de Calidad, aplicadas a la elaboración y presentación de documentos. Precedencias Precedencias militares

• Etiqueta Etiqueta Social Etiqueta Empresarial Tarjetas Empresariales Etiqueta en la Mesa

• Type – Writing Invitation cards and letters. Thanking cards and letters. Organizational Portfolio. Vocabulario técnico en inglés para etiqueta en el vestir. Make – up Vocabulario técnico en inglés

• Normas técnicas de Gestión de la Calidad vigentes para el servicio al cliente. Concepto, fundamentos, trazabilidad del servicio al cliente y mejora continua en los procesos de servicio al cliente.

• Normas de Calidad ISO 9000, Malcolm Baldrige Nacional Quality Award, EFQM, otros.

• Servicio al Cliente: Cliente Tipos de clientes Servicio Estándares del servicio Triángulos del Servicio: Interno y externo Momentos de Verdad Ciclo del Servicio Estrategias de Atención Personalizada: Cara a cara. Valor agregado Clasificación de los Clientes. Manejo de la agenda Libreta de Calificaciones del cliente.

• Making Appointments. Time expressions: Days Months Numbers Verb To Be: Yes/No.

• Information questions: When/ Where/ How/ Who/ Who-with/ Why/ What/ Which.




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• Vocabulario técnico en ingles • Perfil Profesional

Comportamientos éticos. Aspecto Intelectual. Aspecto Laboral Aspecto Social

• Estrategias de Atención a través de diferentes medios tecnológicos: Teléfono, PBX, Internet, Intranet Correo Electrónico, Fax, Télex, Citófono, Celular, Beeper, Call Center y aplicativos disponibles. Comunicaciones Telefónicas. Normas de Cortesía Telefónica. Elementos de apoyo: Fono memo, agenda y

directorios manuales o electrónicos. Fundamentos de conservación documental. Soportes documentales. Concepto y tipos de soportes. Administración del Tiempo

• CRM & Servicio a Clientes Conceptos, características de Call Center & Atención a Clientes Centros de Contacto Automatizados. Ruteo de Llamadas Métrica de la Satisfacción del Cliente Guiones para llamadas en el Call Center Factores clave para el éxito del servicio a clientes La automatización de la fuerza de ventas: El reto de CRM Administrar el proyecto de CRM El equipo de desarrollo de CRM Requerimientos de CRM Los siete pecados en la implementación de CRM

• El SAV (Sistema Automatizado de Ventas) de hoy. Concepto Administración de Contacto SAV y CRM Móvil Factores de éxito para SAV

• Answering the phone: Commands Greetings Numbers Spelling Grammar Structures: Progressive tenses Information questions. Vocabulario técnico en inglés

• Portafolio de Servicios de la Organización: Concepto, Partes que lo componen. • Comunicación Empresarial.

Concepto Funciones de la Comunicación Empresarial Clasificación de la Comunicación Empresarial Conducto regular




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• Simple tenses in affimative, negative and interrogative forms. • Vocabulario técnico en inglés. • Relaciones Públicas

Actitudes y Formación de la Opinión Pública Clases de Público Funciones de las Relaciones Públicas Comunicaciones en las Relaciones Públicas

• Normas internas y externas de la Organización • Trabajo en Equipo

Liderazgo Toma de decisiones Resolución de Problemas. Pasos

• Vocabulario técnico en inglés para la solución de problemas del cliente Los fundamentales para asumir la resolución de problema y el desarrollo de los

proyectos. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Aplicar los protocolos e identidad corporativa en la presentación personal

Interpretar la identidad corporativa Interpretar los principios corporativos Aplicar los principios corporativos Desarrollar a través de su comportamiento actitudes que favorezcan las

relaciones interpersonales y empresariales. Seleccionar vestuario, maquillaje y accesorios que proyecten apariencia y actitud

personal acordes con la identidad corporativa. Identificar la etiqueta y el protocolo institucional Aplicar la etiqueta y el protocolo institucional Identificar el protocolo para la elaboración de la correspondencia Aplicar el protocolo en la elaboración de la correspondencia

• Interpretar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con el protocolo, identidad corporativa y para describir la imagen personal.

• Aplicar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con el protocolo, identidad corporativa y para describir la imagen personal.

• Interpretar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con la elaboración de correspondencia.

• Aplicar el vocabulario técnico en inglés para la elaboración de correspondencia. • Brindar atención que favorezca las relaciones empresariales con el cliente: Identificar los tipos de clientes, Diferenciar los momentos de verdad, Aplicar momentos de verdad estelares en la atención y servicio al cliente • Aplicar los estándares de calidad en la atención personalizada

Interpretar las normas y los estándares de calidad Identificar las estrategias de atención personalizada Seleccionar la estrategia de atención personalizada, de acuerdo con los

requerimientos del cliente. Aplicar los factores de éxito en el manejo de Call Center, en el servicio al cliente.

• Prestar servicio de acuerdo con los requerimientos de los clientes, el protocolo y las




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reglamentaciones respectivas. Interpretar las reglamentaciones institucionales para la atención y el servicio, Aplicar las reglamentaciones institucionales para la atención y el servicio • Interpretar el vocabulario técnico, en inglés, relacionado con la atención que

favorezca las relaciones empresariales con el cliente. • Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, relacionado con la atención que favorezca

las relaciones empresariales con el cliente. • Suministrar la información requerida por el cliente de acuerdo con los lineamientos y

procesos de la Organización. Identificar el tipo de información que maneja la Organización Interpretar la información requerida por el cliente Aplicar las normas, procesos y políticas de la Organización Aplicar los procedimientos de atención de acuerdo con el SCM, cadena de

suministro. • Prestar servicio al cliente a través de los medios tecnológicos establecidos por la

Organización, aplicando el protocolo y las reglamentaciones respectivas. Identificar los medios establecidos por la Organización a través de los cuales se

presta atención y servicio al cliente. Emplear los medios establecidos por la Organización a través de los cuales se

presta atención y servicio al cliente. • Comprender el vocabulario técnico, en inglés, para la prestación del servicio al cliente

a través de los medios establecidos por la Organización. • Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, para prestar atención y servicio al cliente a

través de los medios establecidos por la Organización. • Documentar el servicio al cliente de acuerdo con las políticas y la trazabilidad

Interpretar el manual de procesos y procedimientos de la Organización, para el servicio al cliente.

Identificar la secuencia histórica o trazabilidad del servicio al cliente Registrar los clientes que ingresan a la Organización Conservar la documentación relacionada con el servicio al cliente

• Aplicar los estándares de calidad establecidos por la Organización durante la atención y el servicio al cliente. Identificar las partes que constituyen el portafolio de servicios Identificar el protocolo para la elaboración del portafolio de servicios Aplicar el protocolo en la elaboración del portafolio de servicios Identificar los servicios que presta la Organización, a través del portafolio de

servicios. Aplicar el SAV (Sistema Automatizad de Ventas) de hoy Interpretar las normas de Gestión de la Calidad, en cuanto a mejora continua en el

servicio. Aplicar las normas de Gestión de la Calidad, en cuanto a mejora continua en el

servicio. Determinar el tiempo de atención y de servicio al cliente Controlar el tiempo de atención y de servicio al cliente Determinar la lealtad de los clientes, por medios y modelos de calidad

• Interpretar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con las partes que conforman




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el portafolio de servicios de una Organización. • Aplicar el vocabulario técnico en inglés en la elaboración del portafolio de servicios de

una Organización. • Expresar con claridad y precisión los mensajes relacionados con los clientes

Identificar las inquietudes y necesidades del cliente: quejas, reclamos, sugerencias

Interpretar las inquietudes y necesidades del cliente: quejas, reclamos, sugerencias

Aplicar las normas y procedimientos en los procesos de comunicación empresarial Canalizar con claridad y precisión las inquietudes y necesidades de los clientes:

quejas, reclamos y sugerencias. Aplicar los guiones telefónicos en el manejo del Call Center

• Identificar e interpretar el vocabulario técnico, en inglés, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos por la Organización, durante el proceso de atención y servicio al cliente.

• Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, para expresar con claridad y precisión los mensajes de los clientes, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos por la Organización, durante el proceso de atención y de servicio al cliente.

• Resolver el asunto demandado por el cliente, generando alternativas de solución Identificar el problema. Identificar los pasos para la solución de problemas Aplicar los pasos para la solución de problemas Aplicar las normas internas y externas de la Organización

• Identificar e interpretar el vocabulario técnico, en inglés, de acuerdo con la situación específica del cliente.

• Resolver las inquietudes y necesidades del cliente en forma oral o escrita, en inglés y en español.

• Aplicar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con la elaboración de tarjetas, cartas de invitación y agradecimiento, y portafolio de servicios

4. CRITERIOS DE EVALUACION • Identifica con objetividad las cualidades que debe poseer el funcionario que atiende

público y facilita el servicio. • Reconoce de manera honesta sus cualidades y facultades y la importancia en el

desarrollo personal, laboral y profesional. • Aplica de manera comprometida hábitos sanos en procura de su salud, aspecto

corporal y espiritual, para el eficiente desempeño laboral. • Proyecta de manera estricta elegancia y distinción, a través de su pulcritud en el

vestir, combinación de colores, accesorios, maquillaje y peinado. • Aplica diligentemente actitudes, valores y normas de cortesía en las relaciones

interpersonales. • Aplica responsablemente las normas de la Organización durante la emisión de los

mensajes tanto al cliente interno como al externo, dentro de un proceso de comunicación efectiva.

• Interpreta con objetividad las normas relacionadas con la estructura orgánico-funcional y la actividad económica.




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• Interpreta responsablemente la cultura organizacional, misión, visión y objetivos corporativos.

• Aplica rigurosamente el protocolo de acuerdo con la ocasión, el lugar y las personalidades que intervienen en ella.

• Aplica respetuosamente las normas de cortesía y de etiqueta en todos los eventos de comunicación, atención y servicio al cliente interno y externo.

• Aplica de manera rigurosa los significados del vocabulario técnico, en inglés, español, español-inglés requerido para brindar e intercambiar información básica personal, laboral y empresarial, cara a cara.

• Aplica objetivamente el vocabulario técnico en inglés, para describir las clases de vestuario y maquillaje de acuerdo con la ocasión, hora y lugar; y para establecer citas, cara a cara, siguiendo las normas de protocolo y etiqueta.

• Aplica responsablemente el vocabulario técnico en inglés para tomar con asertividad mensajes básicos orales y escritos, cara a cara.

• Identifica responsablemente diferentes portafolios de servicios y las partes que los conforman.

• Describe de manera diligente los servicios ofertados por una Organización, de acuerdo con el portafolio de servicios, en español y en inglés.

• Elabora responsablemente correspondencia relacionada con la atención y el servicio a los clientes internos y externos, aplicando las normas técnicas vigentes, en español y en inglés.

• Elabora cuidadosamente tarjetas de presentación, de invitación y de agradecimiento, en español y en inglés.

• Clasifica con responsabilidad los tipos de clientes que visitan la Organización. • Describe con objetividad los momentos de verdad durante el ciclo del servicio al

cliente interno y externo. • Identifica con claridad la planeación de recursos de la empresa en el servicio al

cliente. • Interpreta la planeación de los recursos de la empresa relacionada con el servicio,

con objetividad y responsabilidad. • Identifica la cadena de suministro en el servicio al cliente con diligencia y oportunidad. • Aplica los planes de contingencia en la cadena de suministro con objetividad, para

mejorar las expectativas del cliente, con diligencia y responsabilidad. • Identifica con objetividad la lealtad de los clientes y establece su medición

relacionándolo con un parámetro de calidad. • Aplica los CRM en la atención al cliente por medios tecnológicos con responsabilidad. • Identifica con objetividad las características de los proyectos de CRM en los procesos

de atención al cliente. • Aplica los guiones de atención por medios tecnológicos en la administración de la

relación con el cliente (CRM), con compromiso y responsabilidad. • Aplica de manera diligente estrategias de atención y servicio, cara a cara, teniendo en

cuenta los estándares de calidad, los tipos de clientes y sus requerimientos; las reglamentaciones institucionales, el protocolo y la etiqueta respectivos, durante la concertación de citas y el manejo de la agenda manual o electrónica, en español y en inglés.




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• Proporciona diligentemente la información solicitada por el cliente, de acuerdo con los lineamientos y procesos de la Organización, en español y en inglés.

• Describe con responsabilidad los factores que integran la libreta de calificaciones, acerca de la atención y servicio al cliente, en una organización.

• Evalúa de manera rigurosa la atención y el servicio prestados por una Organización, a través de la libreta de calificaciones.

• Aplica rigurosamente los estándares de calidad en los procesos de atención y servicio al cliente, cara a cara, en español y en inglés.

• Identifica con claridad los pecados en la implementación de un CRM en la Organización.

• Describe de manera objetiva el perfil profesional del funcionario que atiende público y facilita el servicio al cliente en las Organizaciones.

• Aplica de manera rigurosa los significados del vocabulario técnico en inglés, requerido para brindar e intercambiar información básica personal, laboral y empresarial, cara a cara.

• Aplica de manera responsable el vocabulario técnico en inglés, para establecer citas y durante la toma y el registro de mensajes de su jefe, cara a cara.

• Opera con seguridad los medios tecnológicos y aplicativos disponibles en la Organización para la atención y el servicio al cliente interno y externo.

• Describe diligentemente las normas y estrategias de atención y cortesía telefónica y a través de otros medios tecnológicos.

• Aplica de manera cortés las estrategias de atención y servicio al cliente, a través de los medios tecnológicos y aplicativos proporcionados, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos por la Organización.

• Aplica de manera responsable las estrategias de atención y de servicio al cliente, a través de los medios tecnológicos y aplicativos disponibles, en español y en inglés, para la concertación de citas y el manejo de la agenda, de acuerdo con los estándares de calidad.

• Registra cuidadosamente los clientes o usuarios que ingresan a la Organización y el objetivo de su visita.

• Concierta citas y organiza la agenda personal y la de su jefe, a través de los medios tecnológicos o aplicativos disponibles.

• Emite y recepciona mensajes, en español y en inglés a través de los medios tecnológicos.

• Brinda e intercambia información básica personal, laboral y empresarial, cara a cara y a través de los medios tecnológicos, en español e inglés.

• Aplica objetivamente el vocabulario técnico en inglés, para establecer citas y organizar la agenda personal y la de su jefe, a través de los medios tecnológicos.

• Aplica de manera responsable el vocabulario técnico en inglés para tomar mensajes a través de los medios tecnológicos.

• Aplica de manera rigurosa el vocabulario técnico, en inglés, requerido para brindar e intercambiar información básica personal, laboral y empresarial, cara a cara o a través de los medios tecnológicos.

• Aplica de manera responsable el vocabulario técnico en inglés para tomar con asertividad mensajes básicos orales y escritos, a través de medios tecnológicos.




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• Elabora de manera responsable una propuesta de portafolio de servicios de la organización, en español y en inglés, aplicando el vocabulario técnico.

• Aplica diligentemente las estrategias de atención y de servicio, cara a cara y a través de medios tecnológicos, de acuerdo con los estándares de calidad y las políticas de la Organización.

• Define cuidadosamente las funciones y la clasificación de la comunicación empresarial y el manejo del conducto regular.

• Precisa de manera diligente las necesidades e inquietudes de los clientes internos y externos, en español y en inglés.

• Expresa de manera respetuosa, con claridad y precisión los mensajes relacionados con los clientes internos y externos teniendo en cuenta el proceso comunicativo dentro de las relaciones empresariales, en español y en inglés.

• Elabora rigurosamente cronogramas de actividades y establece prioridades y planes de trabajo para facilitar el manejo y el control del tiempo.

• Aplica diligentemente actitudes y valores en las relaciones públicas en procura del prestigio de la Organización.

• Participa de manera proactiva en la realización del trabajo en equipo, demostrando actitud y liderazgo positivos durante el desarrollo de las actividades.

• Registra con responsabilidad, en inglés, mensajes relacionados con los requerimientos de los clientes.

• Elabora de manera responsable, tarjetas y cartas de invitación y de agradecimiento, en inglés y en español, que favorezcan las relaciones empresariales

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Formación Profesional en áreas de Administración, Ingeniería Industrial,

Comunicador Social, o Psicología y bilingüe, y preferiblemente con Especialización en área objeto de conocimiento o gerencia del talento humano.

Experiencia laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo en Call Center, no menor a

dos años. Competencias: • Conocimientos en Competencias Laborales y Comportamentales, Procesos y

Procedimientos de Gestión Humana en las Organizaciones, Comunicación y Sistemas de Información, Atención y Servicio al Cliente,




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NOMBRE DEL MÓDULO 3: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES




Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

Elemento de competencia: Redactar los documentos de acuerdo con las normas vigentes. Elemento de competencia: Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas. Elemento de competencia: Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE 1. Transcribir textos, de manera diligente, aplicando las técnicas de digitación, el

desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión; los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas y acrónimos, de acuerdo con el orden de la solicitud.

2. Redactar documentos, de manera responsable, aplicando las normas gramaticales: semántica, morfología y sintaxis; las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales y las de gestión de la calidad.

3. Elaborar metódicamente, documentos comerciales, actos administrativos y los del proceso de compra-venta, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de la calidad.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Puesto de trabajo: Concepto y Componentes • Papelería. Concepto y clasificación. • Sobres. Concepto y clasificación. • Elementos y útiles para el proceso de digitación y/o transcripción. • Legajo. Concepto y utilización. • Muebles • Administración y operación de equipos de digitación y de transcripción. • Manuales de operación de las tecnologías de la información y la comunicación. • Procesadores de texto (ambiente Windows XP, Excel, Linux, Word, entre otros). • Impresoras • Tutoriales • Soportes documentales: Concepto y Clases




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• Recursos: Internet Correo electrónico Intranet Software de voz (Microsoft) Reconocedores de voz Audífonos Grabadora Video Beam Telepronter

• Postura ergonómica • Limpieza y conservación de equipos. • Técnicas de digitación con el teclado guía. • Conceptos de habilidad y destreza; velocidad y precisión. • Técnicas de digitación progresivas: alcances superiores e inferiores. • Signos de puntuación • Reglas ortográficas • Conceptos de: Sigla, Acrónimo y Abreviatura • Escritura de números • Denominaciones femeninas y profesionales. • Conceptos de: Transcripción y Grafías • Fuentes de transcripción:

Concepto Textos: manuscritos, impresos, sonoros y automatizados.

• Lectura de grafías, signos y símbolos. • Metodología de la transcripción. • Teorías sobre comparación y contrastación. • Signos de corrección • Conceptos de análisis y síntesis. • Normas Técnicas Colombianas vigentes para:

Transcripción textual Citas textuales Notas Pie de página

• Cotejo. Concepto • Concepto de:

Preservación documental Conservación documental Procedimientos Usos Controles

• Conservación de fuentes de transcripción. • Conceptos de:

Autoridad




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Conducto Regular Reprografía Impresión de documentos

• Categorías Gramaticales • Oración. Concepto

Clases de oraciones: Oración lógica, oración gramatical. Clases de oraciones gramaticales: simple y compuesta. Clases de oración compuesta: Coordinadas. Concepto. Clases. Conjunciones. Subordinadas. Concepto. Pronombres relativos.

• El párrafo. Concepto y estructura del párrafo. Clases de párrafos y Método de redacción de párrafos.

• Conceptos de redacción: Personal, comercial, diplomática y epistolar. • Normas generales de redacción. • El texto escrito: Estructura semántica del texto: Macroestructura, Microestructura • Coherencia. Concepto. • Reglas de coherencia (conectores) • Conceptos de: Tipos documentales, Objetivo de la comunicación escrita y Comunicaciones oficiales o empresariales. • Normas gramaticales y de sintaxis. • Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de

documentos comerciales. • Protocolo. Concepto y clases, para la presentación de documentos empresariales. • Normas de Gestión de la Calidad vigentes. Concepto de calidad en la producción

documental. • Vocabulario empresarial, actual. • Normas institucionales para el envío de documentos. • Normas de embalaje y correo. • Proceso de compra-venta Concepto y Documentos que intervienen en el proceso de compra-venta. • Actos Administrativos:

Concepto Leyes Decretos Acuerdos

• Resoluciones 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Alistar los útiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para digitar y/o

transcribir. Identificar útiles, papelería, elementos, muebles, equipos, materiales de referencia

y el puesto de trabajo. Utilizar útiles, papelería, elementos, muebles, equipos, materiales de referencia y

el puesto de trabajo, de acuerdo con las necesidades. • Operar y conservar los equipos de digitación y de transcripción, de acuerdo con los

manuales respectivos.




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Interpretar manuales de operación de los equipos para digitación y transcripción. Operar equipos para digitación y transcripción. Asumir la postura ergonómica requerida para el ejercicio de la digitación y la

transcripción, durante todo el proceso. Identificar las clases de soportes documentales. Manejar Internet e intranet Operar equipos audiovisuales. Mantener el orden y la limpieza tanto del puesto de trabajo como de los equipos.

• Transcribir textos con exactitud, aplicando las técnicas de digitación, los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas, teniendo en cuenta el orden de la solicitud. Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas con

el teclado guía (asdf ñlkj). Realizar ejercicios aplicando los alcances superiores e inferiores. Identificar los signos de puntuación y su uso. Interpretar las reglas ortográficas y su aplicación. Interpretar siglas, abreviaturas y acrónimos. Digitar palabras y frases utilizando las mayúsculas y los signos de puntuación

requeridos. Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de velocidad y precisión. Interpretar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales,

notas y pie de página. Aplicar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales,

notas y pie de página. Interpretar la solicitud de transcripción teniendo en cuenta el orden y la prioridad. Ajustar el texto a las grafías. Transcribir los textos con fluidez y exactitud. Aplicar las teorías de comparación y contrastación, teniendo en cuenta los signos

de corrección. • Cotejar la transcripción con el documento original, teniendo en cuenta las

correcciones necesarias. Aplicar la técnica del cotejo entre la fuente y el documento transcrito. Emplear los signos de corrección. Conservar las fuentes de transcripción y los documentos digitados, teniendo en

cuenta el medio empleado. Interpretar las normas de conservación para los diferentes soportes

documentales. Aplicar las normas de conservación para los diferentes soportes documentales.

• Reproducir los documentos autorizados. Aplicar el conducto regular, Identificar la prioridad para la reproducción de documentos, Aplicar las normas institucionales • Redactar documentos aplicando las normas gramaticales: Semántica, morfología y de

sintaxis; las técnicas de digitación y las Normas Técnicas Colombianas vigentes sobre documentación comercial. Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas. Interpretar las normas generales de redacción.




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Identificar las clases de párrafos. Interpretar las normas gramaticales y de sintaxis. Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas

ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción en general, en la construcción de párrafos.

Interpretar las cualidades de la redacción. Desarrollar velocidad y precisión.

• Redactar documentos teniendo en cuenta el objetivo, el destinatario, el tipo de documento y el protocolo requerido. Interpretar las Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y

presentación de documentos comerciales. Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y

presentación de documentos comerciales. Utilizar vocabulario empresarial, actual.

• Redactar y transcribir documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión de la Calidad e institucionales y la legislación vigente, de acuerdo con la tecnología disponible. Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes para la Elaboración y

Presentación de Documentos Comerciales como: Cartas Comerciales; sobres comerciales; Circulares: Interna o general y externa o carta circular; memorandos; actas e informes administrativos; hojas de transmisión por telefax; mensajes telegráficos; certificados y constancias; hojas de vida.

Aplicar las normas de la Organización en cuanto al número de copias y fecha de emisión de cada documento.

Aplicar las técnicas para el plegado e inserción de los documentos de acuerdo con el tamaño y número de folios.

• Elaborar los documentos requeridos en el proceso de compra-venta, aplicando las normas técnicas. Identificar los documentos y formatos, manuales o electrónicos, para el proceso

de compra-venta. Digitar formatos y documentos, manuales o electrónicos, del proceso de compra-

venta, aplicando las normas técnicas. • Transcribir actos administrativos, de acuerdo con los requerimientos institucionales,

aplicando las normas gramaticales y técnicas. • Identificar los actos administrativos que se generan en una empresa

4. CRITERIOS DE EVALUACION • Clasifica cuidadosamente la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso

de digitación y/o transcripción, de acuerdo con los estándares internacionales. • Selecciona de manera diligente los sobres en cuanto a clase, tamaño y calidad del

papel. • Crea metódicamente el legajo o carpeta, manual o electrónico, utilizando la

papelería, los elementos y equipos requeridos. • Opera de manera responsable los equipos de digitación y de transcripción. • Realiza rigurosamente la limpieza de los equipos y procura su conservación.




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• Adopta de manera rigurosa la postura corporal requerida para el desarrollo de habilidades y destrezas durante el aprestamiento con el teclado guía (asdf ñlkj) y el desarrollo de sus funciones.

• Aplica de manera responsable las técnicas de digitación, realizando ejercicios con los alcances superiores e inferiores y de integración con todo el teclado hasta lograr su dominio e incrementando la velocidad y la precisión.

• Digita rigurosamente palabras y frases utilizando letras mayúsculas, según el caso y teniendo en cuenta la velocidad y la precisión en tiempos determinados.

• Interpreta cuidadosamente grafías, signos y símbolos durante el proceso de transcripción para lograr fluidez y exactitud.

• Auto-revisa y corrige responsablemente los ejercicios digitados. • Realiza de manera diligente el cotejo de la transcripción con el documento original,

aplicando los signos de corrección pertinentes. • Conserva de manera metódica las fuentes de transcripción y los documentos

digitados, teniendo en cuenta las normas de conservación, según el soporte. • Reproduce de manera responsable los documentos solicitados, teniendo en cuenta el

conducto regular. • Redacta y elabora de manera responsable documentos empresariales como: Cartas,

circulares, memorandos, actas e informes Administrativos; constancias y certificados; hoja de vida, sobres comerciales, entre otros. aplicando las normas gramaticales y de sintaxis; las de redacción; las técnicas de digitación; las Normas Técnicas Colombianas para la Elaboración y Presentación de Documentos Comerciales y las de Gestión de la Calidad vigentes.

• Pliega diligentemente los documentos, si es necesario, y los inserta en el sobre. • Elabora de manera cuidadosa los formatos y documentos requeridos para el proceso

de compra-venta: Cotización, pedido, factura, remisión, orden de salida, cheque, letra, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, entre otros, aplicando la tecnología disponible.

• Identifica de manera crítica la estructura o modelos de actos administrativos para inferir su distribución y presentación: Ley, Decreto, Acuerdo, Resolución, entre otros.

• Elabora meticulosamente actos administrativos, de acuerdo con los requerimientos de la Organización

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Formación Profesional en áreas de Comunicación Social, Licenciado en Lingüística, y

preferiblemente con Especialización en área objeto de conocimiento. Experiencia laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo en Comunicaciones, y áreas

administrativas, no menor a dos años. Competencias: • Conocimientos en Sistemas de Información, Competencias Laborales y

Comportamentales, Procesos y Procedimientos de Asistencia Administrativa y Archivística en las organizaciones, Atención y Servicio al Cliente,




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NOMBRE DEL MÓDULO 4: TRÁMITE DE DOCUMENTOS




Competencia: Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.

Elemento de competencia: Recibir los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional. Elemento de competencia: Despachar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE 4. Recibir la correspondencia y los documentos producidos por la empresa, teniendo en

cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

5. Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa, teniendo en cuenta las politicas de la organización, las normas técnicas, las de gestión de la calidad, la legislación vigente, y la tecnología disponible.

6. Operar la tecnología disponible en el trámite de documentos internos y externos teniendo en cuenta la normatividad y políticas en la organización.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Puesto de trabajo:

Concepto Componentes Útiles, elementos y mobiliario.

• Herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, utilizadas tanto para el recibo como para el despacho de documentos.

• Computadores • Aplicativo (Software, Workflow, entre otros) • Impresora de matriz de puntos para radicación de documentos. • Reloj electrónico para radicación • Internet e Intranet • Correo electrónico • Fax • Escáner • Conceptos de:

Gestión documental Documento Clases de documentos Documento de archivo




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Documento electrónico de archivo. Soportes documentales. Comunicaciones oficiales. Correspondencia

• Unidades de Información. Concepto. • Unidad de correspondencia.

Concepto Objetivos Misión Funciones Servicios que presta.

• Manual de gestión documental. Concepto e importancia • Legislación vigente para trámite de documentos. • Estructura orgánico-funcional de la empresa y de la Unidad de Correspondencia. • Tablas de retención documental. Concepto e importancia. • Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional,

correo electrónico, página Web. • Clasificación de la documentación recibida:

Correspondencia personal. Folletos, revistas y publicaciones seriadas Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas. Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas. Comunicaciones recibidas por fax. Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico.

• Radicación. Concepto. • Procedimiento, manual o electrónico, para la radicación de documentos recibidos:

Internos y externos. • Interpretación, análisis y síntesis de la información. • Técnicas de lectura • Pautas para resumir. • Procedimiento para el registro de documentos recibidos. • Formatos y software para el registro de los documentos recibidos. • Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. • Distribución. Concepto. • Procedimiento para la distribución de los documentos recibidos. • Conceptos de:

Seguridad Salud ocupacional Normas de seguridad y salud ocupacional, orientadas al recibo de documentos. Elementos de protección para el desempeño de las funciones.

• Conceptos de: Usuario y Cliente • Normas de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos, • Fundamentos de gestión de la calidad, en servicio al cliente.




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• Comunicación. Concepto Transmisión de mensajes y Medios y Canales de comunicación. • Comunicación empresarial. Concepto. • Trabajo en equipo: Concepto y Características del trabajo en equipo • Normas técnicas Colombianas para la elaboración y presentación de documentos. • Normas de gestión de la calidad en la elaboración y presentación de documentos. • Procedimiento para la radicación de documentos producidos por la Organización. • Procedimiento para el registro de documentos producidos por la Organización,

manual o automatizado. • Técnicas de reproducción. • Procedimiento para el despacho de documentos. • Equipos y medios tecnológicos. • Estructura orgánico funcional de la empresa. • Canales o medios de despacho de documentos. • Mensajería. Concepto. • Correo tradicional. • Políticas institucionales en cuanto a mensajería interna y externa. • Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. Concepto. • Legislación vigente • Medios de consulta • Préstamo de documentos (testigo, ficha de afuera para préstamo de documentos). • Recuperación de la documentación prestada. • Fase de descargue de la correspondencia: Concepto y procedimiento 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Alistar los útiles, elementos, equipos y el puesto de trabajo para el recibo y el

despacho de los documentos. • Operar equipos y herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, empleadas

para la recepción y el despacho de documentos, de acuerdo con los manuales de operación.

• Ingresar los documentos para la Organización aplicando el manual de gestión documental, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible. Identificar los canales o medios de ingreso de los documentos. Aplicar los medios de comunicación establecidos por la organización. Interpretar el manual de gestión documental, en lo relacionado con el recibo de

documentos. Verificar los documentos recibidos de acuerdo con las normas institucionales. Aplicar el manual de gestión documental, en lo relacionado con el recibo de

documentos. Identificar las tablas de retención documental. Interpretar la legislación vigente para el recibo de documentos. Aplicar la legislación vigente para el recibo de documentos. Interpretar la estructura orgánico-funcional de la empresa. Interpretar las normas de gestión de la calidad para la recepción de documentos.




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Aplicar las normas de gestión de la calidad para la recepción de documentos. Aplicar la estructura Orgánico-funcional de la empresa. Clasificar los documentos que ingresan a la Organización de acuerdo con los

destinatarios y con la estructura orgánico-funcional. Distribuir los folletos y publicaciones seriadas, de acuerdo con la política

institucional. • Radicar los documentos que harán parte de la gestión administrativa, de acuerdo con

el manual de gestión documental, las normas y la legislación vigente. Operar herramientas y equipos tecnológicos, manuales o automatizados,

disponibles para el proceso de radicación de los documentos recibidos. Aplicar los formatos y controles manuales o electrónicos para constatar la

recepción de los documentos. Elaborar formatos para el registro de documentos recibidos. Analizar e interpretar la información del contenido de los documentos recibidos. Registrar los documentos recibidos, manual o electrónicamente, teniendo en

cuenta el manual de gestión documental, el aplicativo (software) y las normas de gestión de la calidad.

Distribuir los documentos a las dependencias para su trámite administrativo, de acuerdo con el manual de gestión documental y la estructura orgánico-funcional.

Desarrollar actitudes y estrategias de trabajo en equipo. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional. Utilizar los elementos de protección para el desempeño de las funciones.

• Atender a los usuarios de acuerdo con la política institucional, las normas de gestión de la calidad y la tecnología disponible

• Despachar los documentos producidos por la Organización aplicando el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible. Identificar los canales, medios tecnológicos o empresas de correo para el envío

de los documentos producidos por la Organización. Interpretar las normas técnicas colombianas y las de gestión de calidad para la

elaboración y presentación de documentos producidos. Verificar los documentos producidos por la Organización, aplicando las normas

técnicas colombianas y las de gestión de la calidad para la elaboración y presentación de los documentos; el manual de gestión documental y la legislación vigente.

Radicar los documentos producidos por la Organización de acuerdo con el manual de gestión documental, la tecnología y el software disponible.

Identificar formatos de registro y control de documentos producidos para su despacho.

Registrar y controlar los documentos producidos por la Organización, para su despacho, aplicando la estructura Orgánico-funcional de la empresa, el manual de gestión documenta, la tecnología y el aplicativo disponible.

Aplicar las normas de calidad durante el registro, despacho y control de los documentos producidos por la Organización.

Enviar los documentos producidos, a través de los canales y medios establecidos por la Organización, aplicando las normas de correo y mensajería, el manual de




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gestión documental, las normas de gestión de la calidad, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

Distribuir las copias para su respectivo archivo. Conformar y conservar el “Consecutivo de Documentos Producidos y

Despachados”, de acuerdo con la legislación vigente. Controlar el préstamo y la recuperación de los documentos. Realizar el recordatorio y cobro de correspondencia a las diferentes dependencias

4. CRITERIOS DE EVALUACION • Identifica cuidadosamente los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos

requeridos para la recepción y despacho de documentos. • Interpreta y aplica de manera responsable el manual de operaciones de los equipos

requeridos para el recibo y despacho de documentos. • Opera de manera metódica los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y

despacho de documentos internos y externos. • Interpreta y aplica con responsabilidad los manuales de operación de los equipos

utilizados en el proceso de recibo y despacho de documentos. • • Identifica responsablemente las Tablas de Retención Documental. • Identifica de manera crítica los canales o medios de ingreso de los documentos a la

Organización. • Aplica de manera rigurosa los procedimientos, manuales o automatizados y la

normativa vigente para la recepción de los documentos. • Verifica rigurosamente que los documentos recibidos reúnan las condiciones para ser

radicados. • Aplica de manera rigurosa el manual de gestión documental, las normas de gestión

de la calidad y la legislación vigente para el ingreso de los documentos. • Clasifica de manera cuidadosa la documentación recibida. • Radica de manera rigurosa los documentos para la Organización, internos y externos,

aplicando el software, las normas y la legislación vigente. • Analiza e interpreta de manera coherente la información contenida en los

documentos recibidos, para el respectivo registro. • Utiliza de manera responsable los formatos, planillas y software para el registro y

control de los documentos recibidos, teniendo en cuenta las normas de gestión de la calidad y la tecnología disponible.

• Distribuye rigurosamente los documentos a las dependencias encargadas del trámite, de acuerdo con las funciones de cada una.

• Realiza de manera estricta el recordatorio de correspondencia recibida, a las dependencias respectivas aplicando el manual de gestión documental.

• Utiliza responsablemente los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones.

• Aplica de manera cuidadosa la comunicación empresarial y las estrategias de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos, de acuerdo con la tecnología disponible.

• Participa activamente en la solución de situaciones problémicas, en equipo de trabajo




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con otros compañeros. • Verifica rigurosamente que los documentos reúnan las condiciones para ser

radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos y las de gestión de la calidad.

• Aplica de manera cuidadosa el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología y el aplicativo disponible.

• Registra con responsabilidad los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible.

• Distribuye oportunamente las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente.

• Conserva responsablemente las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente.

• Aplica cuidadosamente técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería.

• Realiza rigurosamente el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística;

Licenciado en idiomas y Lingüística, Español. Experiencia laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo en Comunicaciones, y áreas

administrativas, no menor a dos años. Competencias: • Con conocimientos en el manejo de normas técnicas para la producción de documentos, el manejo de sistemas de información y las normas de Gestión de la Calidad.




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NOMBRE DEL MÓDULO 5: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS




Competencia: Organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las condiciones institucionales.

Elemento de competencia: Clasificar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y las Tablas de Retención Documental. Elemento de competencia: Ordenar los documentos de archivo según normatividad vigente y procedimientos establecidos. Elemento de competencia: Describir los documentos de archivo de acuerdo con procedimientos establecidos. Elemento de competencia: Archivar los documentos de archivo institucionales según normatividad vigente, Tablas de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental.

Competencia: Transferir los documentos de archivo de acuerdo con los programas institucionales.

Elemento de competencia: Programar transferencias de los documentos de archivo según políticas institucionales. Elemento de competencia: Preparar las transferencias de los documentos de archivo de acuerdo con las normas establecidas Elemento de competencia: Recibir las transferencias de los documentos de archivo de acuerdo con las normas establecidas. Elemento de competencia: Organizar las transferencias de los documentos de archivo recibidas según normas establecidas.

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE 1. Conformar los archivos de acuerdo con el ciclo de vida, los principios y

procedimientos archivísticos; los procesos de clasificación, ordenación y descripción de los documentos; las normas técnicas, las Tablas de Retención Documental y la legislación vigente.

2. Elaborar las Tablas de Retención Documental aplicando principios técnico-tecnológicos de archivística, normas institucionales y la legislación vigente.

3. Organizar fondos documentales acumulados de acuerdo con los principios archivísticos, normas de gestión de calidad y legislación vigente.

4. Preservar los documentos teniendo en cuenta las condiciones de los depósitos de archivo, muebles, unidades de conservación de documentos, normas técnicas y de gestión de la calidad y legislación vigente




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5. Aplicar las nuevas tecnologías en la preservación y conservación documental, y en los procesos de recuperación de información, de acuerdo con las políticas de la organización, la legislación vigente y la tecnología disponible.

6. Gestionar las transferencias documentales de teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, y la normatividad vigente.

7. Gestionar los sistemas de información de las unidades de información teniendo en cuenta los principios administrativos y el desarrollo del proyecto de acuerdo con las políticas institucionales.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Metodología para la elaboración de proyectos de investigación.

Elección del problema Elección del campo de investigación o área temática. Selección del problema Delimitación del tema Elección de métodos y metodología de la investigación. Fuentes para la selección de un problema. Características de los problemas o temas de investigación. Formulación del proyecto de investigación.

• Antecedentes históricos de los archivos. Los archivos a través de la Historia en: El mundo, América Latina, Colombia

• Ciencias auxiliares de la archivística. Paleografía Diplomática Sigilografía Heráldica Historia Genealogía Cronología Onomástica Metrología Informática Biblioteconomía Documentación

• Administración Definición Pensamiento filosófico de la Administración Platón Aristóteles (La República) Momentos de la Revolución Industrial y el Pensamiento Administrativo. Teorías y Escuelas Administrativas. Teoría Clásica (Farol) Teoría Científica (Taylor) Teoría de las Relaciones Humanas (Elton Mayo). Teoría Burocrática y Estructuralista.




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Teoría Neoclásica Teoría de los Sistemas Teoría Matemática Teoría del Desarrollo Organizacional. Proceso administrativo Planeación Tipos de Planes Principios Programación Herramientas de Planeación Planeación Estratégica: Misión, Visión, Valores Corporativos. DOFA, POAM, PCI Organización Formal Informal Estructuras de la Organización Organigramas, tipos: Lineal, Funcional, Línea-Staff, Departamentalización,

Matricial, Proyectos y Unidades Estratégicas de Negocios. Dirección Motivación Liderazgo Comunicación Trabajo en Equipo. Concepto e importancia. Estilos de Dirección R. Lickert B. Mouton Control Tipos de Control Clases de Control Características Fases del Control

• Manual de Funciones • Manual de Procesos y Procedimientos. • Manual de Gestión Documental • Estructura Orgánico-Funcional: Codificación • Administración de Unidades de Información.

Concepto de Unidades de información Importancia Ubicación en el organigrama tipos Centros de Documentación Bibliotecas Museos Archivos Concepto




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Importancia para: La historia La ciencia Las Organizaciones Actividades administrativas en una Unidad de Información Clima organizacional Presupuesto de la Unidad de Información. Técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas. Perfil del administrador de una Unidad de Información. Funciones del encargado de Archivo. Perfil profesional del encargado de Archivo.

• Presupuesto. Concepto Clases de presupuesto Conformación del presupuesto Análisis y ejecución del presupuesto.

• Archivos técnicos Concepto Características Importancia

• Desarrollo de la profesión del Archivista en Colombia. • Código de Ética del Archivista • Tablas de Retención Documental

Definición Normatividad Conceptos de: Comité de Archivo Archivo Documento Documento de archivo Características Tipología Procedimiento para elaborar las tablas de retención documental. Ciclo vital de los documentos. Inventario documental. Cuadro de clasificación documental.

• Directrices para la disposición final de los documentos. - Conceptos de:

Conservación total Eliminación Selección Microfilmación Digitalización

• Técnicas de expresión oral y escrita. • Análisis e interpretación de información. • Divulgación de eventos de capacitación: Tecnología Web, Videos, entre otros, Tipos

de divulgación: masivos y personales.




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• Normas y procedimientos institucionales. • Normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental. • Normas y principios de gestión de la calidad en la organización documental. • Metodología para la elaboración de proyectos de investigación.

Planeación del trabajo Objetivos de la planeación del trabajo científico Ventajas de la planeación Partes de la planeación del trabajo. Definición del problema: título de la

investigación, origen del proyecto de investigación, desde el punto de vista del objeto, importancia, objetivos, contenido, hipótesis; Marco teórico.

• Sistema de Gestión de la Calidad en los archivos Concepto de gestión de la calidad Documentación del sistema de gestión de la calidad Manual de Gestión de la Calidad Contenido Procedimientos Registros

• Procedimiento para la Clasificación Documental. Concepto Fundamentos y principios archivísticos. Pasos metodológicos Agrupaciones documentales: Fondo, sección, subsección, serie, subserie

documental. Cuadros de clasificación Documental.

• Archivos personales: Concepto, Importancia • Metodología para la elaboración de proyectos de investigación.

Metodología para el desarrollo de la investigación. Limitaciones Bibliografía Plan o esquema: Objetivos del plan o esquema, procedimientos de elaboración

del plan o esquema; agenda o cronograma de trabajo. • Soportes documentales Concepto y Clases • Proceso de ordenación Definición y Importancia • Políticas institucionales • Principios de Ordenación: Procedencia y Orden original • Expediente

Concepto Conformación Sistemas de Ordenación: Alfabético, Onomástico, Toponímico,

Temático, Numérico: Consecutivo, Decimal, Cronológico • Procedimiento para la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos:

Archivo de Gestión Archivo Central




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Archivo histórico • Programa de Gestión Documental. Concepto.

Producción Recepción Distribución Trámite Organización

• Procedimiento para la consulta y préstamo de documentos. Normas e Instrumentos • Metodología para la elaboración de proyectos de investigación. Recolección de la información: Diseño y Clases de Diseño: Diseños bibliográficos y diseños de campo o trabajo de campo. • Conceptos de: Descripción documental y Descriptor • Procedimiento para la descripción documental.

Concepto Objetivos Instrumentos Nivel de descripción Características de los documentos: intrínsecas y extrínsecas.

• Reglas de descripción De lo general a lo específico Información según el nivel de descripción. Interconexión de las descripciones.

• Legislación • Elementos de descripción

Área de identificación Área de contexto Área de contenido y estructura Área de condiciones de acceso y utilización. Área de documentación asociada. Área de notas

• Instrumentos de descripción Inventarios Guías generales y específicas Catálogos Índices Censos

• Proyecto de descripción de archivos. • Metodología para la elaboración de proyectos de investigación. Desarrollo del proyecto y Prueba de los supuestos teóricos, conceptuales y metodológicos. • Conceptos de:

Fondos abiertos Fondos cerrados Fondos acumulados




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• Tabla de Valoración Documental Concepto e Importancia • Organización de fondos acumulados

Compilación de información institucional. Actos administrativos e historia de la Organización.

Marco teórico y normatividad Diagnóstico Documental Concepto Instructivo para la ejecución del diagnóstico documental. Identificación Infraestructura física del archivo. Características de la Documentación. Estadística aplicada en el diagnóstico. Muestra y tamaño de la muestra. Medidas de tendencia central. Desviaciones estándar Cálculo de varianzas Análisis de gráficas estadísticas Fundamentos y técnicas de recolección de información Formato de recolección de información. Selección de la muestra Estado físico y nivel de la organización de la documentación. Estado de los depósitos y muebles de archivo. Sistemas de almacenamiento. Tipos de soportes Propuesta de las acciones que se deben seguir sobre procesos archivísticos. Plan de trabajo archivístico Fase Operativa: Principios y procesos archivísticos.

• Valoración • Formato Tabla de Valoración Documental. • Instructivo para diligenciar la Tabla de Valoración Documental. • Metodología para la elaboración de proyectos de investigación.

Presentación del documento final Preliminares Texto o cuerpo del trabajo Complementarios

• Procedimiento para realizar las transferencias documentales: Concepto Clases Importancia Primarias Secundarias Cronograma: Concepto Tipos Metodología




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Instrumentos Instructivo Acta de entrega

• Conceptos de: Acuerdo o contrato de donación de archivos y Acuerdo o contrato de adquisición de archivos. • Plan de contingencia Concepto, Objetivo, Importancia • Sistemas de Información. Concepto, Redes de información, Bases de datos • Normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes. • Medios de envío de documentos en diferentes soportes. • Conceptos de:

Preservación de documentos Conservación de documentos. Principales factores de deterioro en los bienes documentales: Ambientales Bióticos Desastres Antropogénicos

• Depósitos de archivo Definición Principios Condiciones estructurales Ubicación Estructura Capacidad Consistencia Distribución Condiciones de seguridad. Instalaciones eléctricas Instalaciones hidráulicas. Equipos para atención de desastres. Alarmas contra incendios. Condiciones funcionales Espacios físicos Distribución de muebles. Acceso Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales. Ventilación Iluminación Seguridad Mantenimiento Estantería Características




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Distribución Muebles Gran formato Verticales Otros formatos Equipos Manuales Mecánicos Electrónicos Especificaciones técnicas de las unidades de conservación. Cajas Carpetas

• Seguridad de la información: Normas de seguridad y Programa de protección • Manual de gestión Documental. • Legislación vigente • Normas de Gestión de la Calidad. • Metodología para la elaboración de proyectos de investigación.

Sustentación Preparación Recursos didácticos Preservación documental: Concepto Principios de preservación documental

• Estrategias de preservación y conservación: Microfilmación: Concepto Glosario Lenguaje gráfico Normatividad Objetivo Procedimiento Equipos, elementos y accesorios. Calidad de los microfilmes Almacenaje y protección Digitalización: Concepto Glosario Normatividad Criterios para digitalizar: Atributos del documento Preservación Organización Consulta Control de calidad Recursos




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Captura de imágenes Tipos de documentos Rendimiento del sistema Criterios y cuidados del operador Resolución Gestión de archivos: Organización Almacenamiento mantenimiento Equipos, elementos y accesorios Almacenaje: Manual y automatizado. Indexación Recuperación Calidad de los soportes Copias de documentos permanentes. Métodos de gestión

• Principios y métodos de acceso 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Elaborar las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con las normas y la

legislación vigente. Aplicar la metodología para la elaboración de la propuesta de proyecto de

investigación, teniendo en cuenta los conocimientos de esta actividad. Interpretar la actividad archivística a través del tiempo. Interpretar las Teorías y Escuelas de la Administración. Interpretar el proceso administrativo para la administración de Unidades de

Información. Interpretar la estructura orgánico-funcional de la Organización. Identificar la estructura de la Unidad de Información. Interpretar los manuales de funciones, de procesos y procedimientos de la

Organización y los de la Unidad de Información. Identificar el clima organizacional. Realizar actividades en equipo de trabajo. Identificar funciones, tipología documental y usuarios de las diferentes unidades

de información. Identificar las funciones del encargado de Archivo. Describir el perfil profesional del encargado de Archivo. Interpretar las técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas. Aplicar las técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas en el quehacer

archivístico. Administrar la Unidad de Información. Investigar sobre la historia de la Organización y fuentes documentales. Analizar e interpretar la información recolectada. Elaborar el presupuesto de la Unidad de Información. Interpretar la legislación para la elaboración de las Tablas de Retención

Documental.




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Conformar el Comité de Archivo teniendo en cuenta la normativa vigente. Interpretar el concepto de inventario. Interpretar el cuadro de clasificación documental. Interpretar el ciclo vital de los documentos. Interpretar las directrices para la disposición final de los documentos. Presentar las Tablas de Retención Documental. Diseñar el instructivo para la aplicación de las tablas de retención documental. Promulgar el acto administrativo de adopción e implementación de las tablas de

retención documental. Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo relacionado con la

organización documental. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización

documental. Interpretar las normas y principios de gestión de la calidad relacionados con la

organización documental. Aplicar normas y principios de gestión de la calidad en la organización

documental. • Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las unidades

administrativas de la Organización, aplicando la normatividad, principios archivísticos y ciclo vital de los documentos. Aplicar la metodología para la elaboración del Marco Referencial del proyecto de

investigación, teniendo en cuenta los conocimientos de esta actividad. Interpretar el concepto de Gestión de la Calidad y los documentos que definen el

sistema. Aplicar los requisitos de la documentación para el sistema de gestión de la

calidad. Analizar e interpretar información. Interpretar las normas y principios archivísticos. Identificar las unidades administrativas y sus funciones. Identificar las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta la estructura

orgánico-funcional: Fondo, sección, Subsección, Serie, subserie documental. Identificar los tipos documentales de cada serie o subserie de la Unidad

Administrativa. Aplicar las normas y principios archivísticos. Elaborar el cuadro de clasificación documental. Identificar los archivos personales. Controlar la manipulación de los documentos. Interpretar y aplicar Tablas de Retención Documental. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización

documental. Aplicar normas y principios de gestión de la calidad en la organización

documental. • Ordenar las unidades documentales de cada serie y subserie, de acuerdo con los

procesos establecidos, sistema de Gestión de la Calidad y Normatividad vigente. Diseñar la metodología para el desarrollo del proyecto de investigación. Elaborar el cronograma para el desarrollo del proyecto.




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Relacionar entre sí las unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

Verificar que los tipos documentales correspondan a las series y subseries, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

Conformar series y subseries, según lo establecen las Tablas de Retención Documental.

Identificar y aplicar los sistemas de ordenación, de acuerdo con las necesidades. Aplicar los principios archivísticos en la ordenación documental. Conformar y abrir los expedientes. Rotular expedientes Organizar las series y los tipos documentales de acuerdo con la metodología. Archivar los documentos teniendo en cuenta las series y subseries respectivas. Foliar los tipos documentales archivados en la unidad de conservación.

• Aplicar el ciclo vital de los documentos, las normas y la legislación vigente, en la conformación de los archivos. Identificar los documentos que se conservan en cada fase del archivo. Normalizar el acceso a los documentos en cada fase. Establecer los controles de entrada, salida y acceso de los documentos en cada

fase. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización


documental. • Describir los documentos de acuerdo con la normatividad vigente, los niveles de descripción, sistemas de gestión de calidad y las políticas de la Organización.

Diseñar la metodología para la recolección de la información, relacionada con el proyecto de investigación, teniendo en cuenta los conocimientos de esta actividad.

Interpretar las normas técnicas, las políticas de la Organización y la normativa vigente para la descripción documental.

Analizar la información de acuerdo con las normas vigentes. Identificar e interpretar procesos normalizados, sobre descripción documental. Identificar los niveles de descripción. Definir los niveles de descripción. Diseñar y diligenciar instrumentos de descripción documental. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización


documental. • Organizar fondos acumulados, de acuerdo con las normas, necesidades de la

Organización y la legislación vigente. Aplicar la metodología para el desarrollo del proyecto de investigación, teniendo

en cuenta los conocimientos técnicos-tecnológicos de esta actividad. Interpretar la normatividad para la elaboración de las tablas de Valoración

Documental. Investigar sobre la historia de la Organización y fuentes documentales. Consultar e interpretar el manual de procesos y procedimientos; formas o




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formatos regulados y el manual de funciones. Interpretar el instructivo para la ejecución del diagnóstico. Elaborar el diagnóstico Analizar e interpretar los datos relativos al estado de conservación de la

documentación. Elaborar la propuesta de las acciones que se deben seguir sobre procesos

archivísticos. Identificar y diligenciar el formato de tablas de valoración documental, de acuerdo

con el instructivo. Elaborar Tablas de Valoración Documental. Aplicar las Tablas de Valoración Documental. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización


documental. • Transferir los documentos de acuerdo con el cronograma e instructivo, normatividad

archivística, normas de embalaje, política institucional y acuerdo o contrato de donación o adquisición. Aplicar la metodología en la presentación del documento final del proyecto de

investigación, teniendo en cuenta los conocimientos de esta actividad. Aplicar manual de procesos y procedimientos. Aplicar las normas archivísticas y la política institucional. Elaborar y socializar el instructivo de transferencias documentales. Elaborar y socializar el cronograma de transferencias documentales, según el plan

operativo institucional. Preparar la documentación por transferir. Diligenciar formatos de transferencias documentales. Aplicar las Tablas de retención y de valoración documental; acuerdo o contrato de

donación o adquisición documental en la organización de los documentos por transferir.

Embalar los documentos en las unidades de conservación, teniendo en cuenta el tipo de soporte.

Rotular las unidades de conservación. Disponer las unidades de conservación para el transporte. Realizar las transferencias documentales de acuerdo con el cronograma. Verificar la documentación transferida, con el inventario respectivo. Verificar las transferencias documentales frente a las tablas de retención y de

valoración documental y al manual de procesos y procedimientos. Identificar factores de riesgo. Almacenar las unidades de conservación. Conceptualizar planes de contingencia. Capacitar al personal en el proceso de transferencias documentales.

• Determinar los depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos de acuerdo con las normas y legislación vigente, teniendo en cuenta la proyección periódica de transferencias documentales. Interpretar las normas y la legislación vigente sobre depósitos, muebles, equipos y




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unidades de conservación de documentos. Proyectar espacios de acuerdo con los procesos de transferencias documentales. Definir la ubicación de los depósitos de archivo. Analizar los aspectos estructurales de capacidad, almacenamiento y distribución

para la conservación documental. Identificar las condiciones de seguridad, funcionales, ambientales y técnicas de

los depósitos de archivo. Identificar estanterías, muebles y equipos requeridos en los depósitos de archivo. Aplicar las especificaciones técnicas de las unidades de conservación

documental. Identificar las normas de seguridad y programas de protección de la información. Aplicar el manual de gestión documental, la legislación vigente y norma de gestión

de la calidad en la preservación y conservación de los documentos y de la información

• Aplicar normas y principios de preservación, conservación y disposición final de la documentación de acuerdo con las nuevas tecnologías, políticas de la Organización, normas técnicas, de gestión de la calidad y legislación vigente. Presentar el proyecto de investigación, aplicando los conocimientos de esta

actividad. Aplicar las políticas de la Organización y la legislación vigente para la

preservación y conservación documental. Diagnosticar el estado de conservación de los archivos. Programar acciones de conservación preventiva. Ejecutar y controlar los programas de conservación preventiva. Identificar medios y técnicas para la conservación y preservación documental. Aplicar medios y técnicas para la conservación y preservación documental. Interpretar y aplicar especificaciones técnicas de las unidades de conservación

documental. Verificar condiciones de las unidades de conservación.

• Recuperar la información a través de los instrumentos de descripción documental y utilización de las nuevas tecnologías. Utilizar los instrumentos de descripción documental y aplicar las nuevas

tecnologías para el proceso de búsqueda, recuperación y reproducción de la información.

Proporcionar documentación e información de acuerdo con las normas y la legislación vigentes.

4.- CRITERIOS DE EVALUACION • Aplica de manera cuidadosa la metodología para la elaboración de la propuesta de

proyecto de investigación, teniendo en cuenta los conocimientos técnicos-tecnológicos de esta actividad.

• Interpreta con sentido crítico, la evolución histórica de los archivos y la administración como herramienta fundamental para orientar el quehacer archivístico.

• Identifica y relaciona objetivamente las ciencias auxiliares de la Archivística, teniendo en cuenta el aporte que éstas le hacen a los archivos.

• Interpreta de manera analítica la definición de Administración, el pensamiento




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filosófico de la administración, los momentos de la Revolución Industrial y el Pensamiento Administrativo.

• Aplica de manera responsable las etapas del proceso administrativo. • Describe con seguridad las actividades administrativas de las unidades de

información, de acuerdo con sus características. • Define con objetividad la importancia del desarrollo de la profesión archivística, el

perfil profesional y las funciones que debe desempeñar el encargado de la Oficina de Archivo.

• Diferencia objetivamente los archivos administrativos de los técnicos-especializados, de acuerdo con la misión institucional.

• Aplica de manera crítica el Código de Ética del Archivista. • Interpreta críticamente las directrices para la disposición final de los documentos de

archivo. • Elabora y presenta con responsabilidad las Tablas de Retención Documental y el

instructivo para su aplicación, de acuerdo con las normas establecidas y la legislación vigente.

• Aplica responsablemente la metodología en la divulgación y capacitación sobre Tablas de Retención Documental y del instructivo para su ejecución.

• Aplica responsablemente las normas de gestión de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando los equipos y elementos archivísticos; y de protección personal.

• Aplica de manera responsable la metodología para la elaboración del marco referencial del proyecto de investigación, teniendo en cuenta los conocimientos técnicos-tecnológicos de esta actividad.

• Aplica rigurosamente los requisitos de la documentación para el sistema de gestión de la calidad.

• Aplica metódicamente los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional, las Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente.

• Define objetivamente las agrupaciones documentales de la Organización y elabora el cuadro de clasificación documental.

• Aplica rigurosamente los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucionales y la legislación vigente..

• Comprende de manera crítica el proceso para la conformación y ordenación interna del expediente, tipo libro.

• Aplica de manera responsable los conceptos de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos.

• Define objetivamente el Programa de Gestión Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final de los documentos.

• Conforma responsablemente los archivos según el ciclo vital de los documentos. • Realiza de manera responsable el diseño para la recolección de la información para

el desarrollo del proyecto de investigación, teniendo en cuenta los conocimientos técnicos-tecnológicos de esta actividad.

• Elabora, diseña y diligencia responsablemente instrumentos de descripción




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documental, teniendo en cuenta las normas y la legislación vigente. • Describe de manera cuidadosa el contenido del fondo documental y las unidades de

conservación, utilizando los instrumentos de descripción documental requeridos, de acuerdo con sus características y necesidades.

• Aplica de manera responsable la metodología para el desarrollo del proyecto de investigación, teniendo en cuenta los conocimientos técnicos-tecnológicos de esta actividad, junto con el cronograma de actividades.

• Aplica analíticamente la información de los fondos documentales acumulados. • Aplica rigurosamente los procedimientos estadísticos requeridos en el diagnóstico

documental. • Elabora de manera responsable el plan de trabajo archivístico, de acuerdo con los

resultados del diagnóstico documental. • Aplica de manera responsable los principios y procesos archivísticos en la

organización del fondo documental: Clasificación, Ordenación y Descripción, teniendo en cuenta la depuración, foliación y almacenamiento de la documentación en buen estado.

• Aplica rigurosamente los principios y sistemas de ordenación documental. • Organiza metódicamente los fondos acumulados teniendo en cuenta el diagnóstico,

las normas y legislación vigente. • Aplica responsablemente el proceso de conservación documental, teniendo en

cuenta las Tablas de Retención y de Valoración Documental. • Aplica de manera cuidadosa la metodología para la presentación del documento final

del proyecto de investigación, teniendo en cuenta los conocimientos de esta actividad.• Interpreta responsablemente el concepto, las clases, la metodología, los instrumentos

y el acta de entrega de las transferencias documentales. • Interpreta objetivamente el concepto, el objetivo y la importancia de un plan de

contingencia. • Identifica objetivamente el concepto, las redes de información y las bases de datos

de un sistema de información. • Aplica de manera crítica los conceptos de preservación y conservación documental. • Identifica cuidadosamente los factores de deterioro en los bienes documentales. • Selecciona con compromiso los depósitos, las condiciones ambientales, el mobiliario,

los equipos, elementos y útiles de archivo, para la conservación y seguridad de la información, de acuerdo con la normatividad vigente.

• Aplica rigurosamente la metodología para la realización de transferencias documentales, teniendo en cuenta el tipo de soporte, la normativa vigente y la gestión de la calidad.

• Verifica de manera responsable los documentos transferidos contra el inventario documental, tablas de retención y de valoración documental, y con el acuerdo o contrato de donación o adquisición de archivos.

• Elabora de manera responsable propuestas de programas para la conservación y preservación de documentos, la terminología, el lenguaje gráfico, la normatividad y el procedimiento de la microfilmación. conservación documental.

• Identifica con responsabilidad los equipos, elementos y accesorios de microfilmación, instalación y mantenimiento, y define la calidad de los microfilmes.




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• Aplica rigurosamente el procedimiento para la preparación de los documentos que se van a someter a procesos técnicos de archivo

• Identifica responsablemente los procedimientos de inspección de la calidad de los microfilmes y los factores que influyen en el almacenaje de las películas fotográficas.

• Aplica metódicamente los procedimientos de la microfilmación de acuerdo con la normatividad, requerimientos de almacenaje y protección.

• Aplica rigurosamente los criterios, la normativa vigente, y el procedimiento para la realización de la digitalización de documentos.

• Aplica diligentemente las nuevas tecnologías en el proceso de recuperación de la información, de acuerdo con las normas y la legislación vigente.

5.- PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Sistemas de la

Información y la Documentación; Administrador de Empresas, Licenciado en Educación con énfasis en Archivística y ejecución de programas de gestión documental.

Experiencia laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo en Comunicaciones, y áreas

administrativas, no menor a dos años. Competencias: • Dominio en el manejo de Archivos, aplicación de normas y legislación vigente en

archivos; herramientas técnicas y tecnológicas, en microfilmación y digitalización, para la administración y conservación de la documentación y la información de los archivos.




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NOMBRE DEL MÓDULO 6: COORDINACION DEL TALENTO HUMANO




Competencia: Dirigir el Talento Humano Según Necesidades de la Organización.

Elemento de competencia: Evaluar la gestión del talento humano según indicadores de gestión. Elemento de competencia: Coordinar el talento humano según políticas de gestión y necesidades de las áreas y procesos.

Competencia: Generar propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional de acuerdo con la función de la Unidad Administrativa.

Elemento de competencia: Estructurar ideas para el diseño de instrumentos de evaluación, conforme con las políticas de la Organización. Elemento de competencia: Evaluar los resultados de las propuestas de mejoramiento teniendo en cuenta los beneficios del clima organizacional.

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE 1. Identificar e implementar planes de entrenamiento, capacitación y mejoramiento del

recurso humano de acuerdo con las necesidades de desempeño, en los procesos de ingreso o reinducción de personal.

2. Identificar roles y competencias laborales, en los trabajadores de la organización. y las aptitudes y actitudes en los proceso de selección de personal en la organización

3. Aplicar metodologías para la valoración de cargos y asignación de salarios en la empresa acorde con la empresa pública o privadas.

4. Aplicar estándares de rendimiento y optimización del desempeño del recurso humano individual y grupal.

5. Interpretar la nomina del personal, e identificar las no conformidades teniendo en cuenta el objeto social de la empresa y confirmar los ajustes de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización y la normatividad vigente

6. Coordinar la evaluación del desempeño y desarrollar acciones en los programas de Inducción-Reinducción de personal siguiendo la metodología y recursos previstos en el plan.

7. Verificar resultados y establecer necesidades de mejoramiento de los programas orientados al clima organizacional en la Unidad Administrativa y organización.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Origen de la administración Moderna

Enfoque de la administración. Teorías de las relaciones humanas, Clásica, neoclásica, Científica y de las Necesidades.

Procesos y procedimientos en la organización Funciones administrativas: Planeación, Organización, Dirección y Control. Características de las funciones.




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Herramientas para aplicar en cada una de las funciones administrativas. Resultados esperados en cada función Misión, Visión, Políticas laborales, Objetivos, metas, y valores corporativos

• Conocimientos y competencias requeridas en cada cargo y función Perfil del talento humano Análisis y descripción de cargos Denominación, Misión del rol, Nivel ocupacional Procesos misionales de la organización Cultura Organizacional Concepto y Relaciones entre: Puesto de trabajo:: Tareas relacionadas con el trabajo

• Administración de Recursos Humanos Concepto. Objetivos Actividades del departamento Procesos de la administración de Recursos Humanos Recursos y tipos de recursos.

• Funciones y actividades Selección y Vinculación del Talento Humano Provisión de Personal Inducción y Reinducción de Personal Evaluación del Desempeño Laboral Capacitación y Desarrollo de Personal Administración de las compensaciones y salarios Gestión de la seguridad y la salud ocupacional en la empresa. Atención y servicio al cliente Desarrollo de programas de bienestar social laboral Administración de la información de la gestión del talento humano

• Análisis de Roles, funciones, y Análisis ocupacional Investigación ocupacional. Inventario de funciones, tareas y roles. Perfil del analista de roles y perfiles: Competencias Básicas, y ciudadanas, técnicas, laborales y Profesionales Sistemas y métodos de clasificación. Concepto y aplicación de la Organización y métodos utilizados en la organización. Concepto, propósitos y finalidades Objetivos del análisis para: Selección y vinculación Sistema de compensación y salarios Evaluación del desempeño Riesgos profesionales Tipos de empresa y organizaciones publicas, privada y mixtas. Sectores económicos.

• Manual de funciones. Descripción de funciones y cargos en la empresa Funciones principales y secundarias




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• El mercado laboral nacional e internacional Mercado en Gestión Humana La Oferta y Demanda laboral Oportunidades y Amenazas del Mercado Laboral. Predomino del Mercado Laboral. Índices e indicadores de Empleabilidad. Índices e Indicadores de Desempleo. Cambios en el Mercado Laboral. Factores Condicionantes del Mercado Laboral. Impacto del Mercado Laboral. Tendencias del Mercado Laboral, nacional e internacional.

• Concepto teoría de fuentes para proveer personal, tipos, características y canales. Entorno del reclutamiento Políticas, normas legales, procedimientos internos sobre presupuesto para

proveer fuentes Concepto de presupuestos tipos y clases. Técnicas y Herramientas de planeación de actividades Gráfica de Gantt, Gráfica de Pert. Conocimiento del Sistema Operacional y plataforma Windows, procesador de

texto y hoja de calculo • Concepto de Selección de Personal:

Objetivos, importancia de la selección de personal, historia, Beneficios para la empresa, dificultades, en la selección de personal Métodos y técnicas y prácticas de la selección de personal. Plan Estratégico para Selección de Personal en la Organización. Normas legales, Políticas, y Practicas en la selección de personal Cultura organizacional y requerimientos de la Organización en selección de

personal en entidad pública / privada • Concepto de la prueba:

Pruebas psicológicas Historia y contexto del las pruebas de selección de personal Clases de test, características, aspectos éticos y calificación

• Planes y programas de inducción y reinducción. Programación de actividades de Inducción y reinducción de personal • Salario, Concepto, clases y tipos de salarios

Teorías y clases de salarios. Factores que interfieren en la asignación de salarios Norma C.S.T., y demás concernientes al salario en Colombia. Estrategia y sistema salarial o de compensaciones. Directa / indirecta. Salario Base, incremento por meritos, incentivos. Teoría de las motivaciones. , A Mazlow, Herberg, MacGregor. Procedimientos para determinar escalas salariales, por clase, categorías,

comparación de factores valorables, asignación de puntos y la parábola.




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• Concepto de nomina, novedades, provisiones y apropiaciones Normatividad del origen de las novedades, Salarios, Auxilio de transporte, horas

extras recargos nocturnos, dominicales y festivos, comisiones, bonificaciones, viáticos ocasionales y permanentes, compensaciones extralegales, embargo ordinario, embargo por alimentos, retención en la fuente, multas suspensiones, aportes a cooperativas, a sindicatos y libranzas.

Estructura del sistema de información contable manual y automatizada. Vigencia de la novedad, trabajo suplementario, descuentos, otros. Clases de soportes Procedimientos para consolidación de soportes por centro de costo

• Procedimiento para la validación y control del registro de novedades Procesos manuales y automatizados para actualizar registro de novedades. • Salud, trabajo, medio ambiente y su relación.

Concepto: factor de riesgo, factor protector, riesgo y peligro, acto y condiciones inseguras.

Concepto de promoción de la salud y prevención de riesgos Concepto de Vigilancia epidemiológica Clasificación de factores de riesgo

ocupacional Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional (ATEP): concepto, índices e

indicadores y marco legal vigente Control total de pérdidas por: Accidentes de trabajo, enfermedades e impacto

ambiental. Concepto de análisis e investigación de accidentes de trabajo, tipos, e informe.

Norma GTC 45 y ANZI. Método para representar gráficamente factores de riesgo. Procedimiento para elaborar cuadro resumen de los factores de riesgo. Técnica para la representación grafica de los factores de riesgo en lugares de

trabajo • Concepto de Evaluación, Juicio, desempeño laboral, competencias laborales

Escuelas y pensamiento Administrativo Administración Enfoque de sistemas. Concepto de actitud, aptitud y entorno organizacional Proceso Administrativo (Planeación, Organización, Dirección y Control). Proceso Administrativo de Planeación, concepto de programación, Planeación

estratégica, Políticas, (Planes Estratégicos, tácticos y operativos). • Criterios de evaluación del desempeño laboral

Gestión del desempeño. Modelos de Evaluación del Desempeño; Métodos de evaluación del desempeño laboral Evaluación 180º y 360º. Evaluación por competencias laborales. Objetivos personales y corporativos; metas Administración por objetivos (APO). - Variables en los procesos de evaluación. Formulación de objetivos Metodologías de Evaluación; técnicas e instrumentos de evaluación.




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Procesos y procedimientos Planes de mejoramiento Deficiencias en el rendimiento

• Bienestar Social Laboral:, funciones, importancia, marco legal, marco conceptual, lineamientos de política, áreas de intervención: Área de Calidad de vida laboral y área de protección y servicios sociales, y procedimientos relacionados con el Bienestar Social Laboral de los empleados de la organización y sus familias

• Capacitación y Desarrollo de personal en la empresa: • Definición, Tipos, importancia, Beneficios, para la organización y el Personal,

Función Administrativa de planeación, Definición objetivos, importancia, etapas y herramientas para elaborar planes.

Técnicas de capacitación y Centros de desarrollo, Modalidades, Programas individuales de desarrollo profesional continuo.

Definición de administración y del Plan de Capacitación. Contingencia, Plan de contingencia y características. Políticas, normas y procedimientos de la organización. Función administrativa de planeación y control; objetivos y propósitos de los

programas de capacitación. • Concepto, contenidos y características del sistema de gestión de información y

documental de las organizaciones en el talento humano. Tipos y clases de información, Datos e información de la gestión del talento

humano. Procesos de Gestión de Información del Talento Humano Metodologías para la compilación y procesos de la información. Políticas y normas legales sobre el manejo de la información del talento humano Áreas de trabajo y Niveles ocupacionales de la organización Enfoque de sistemas para el manejo de la información Función administrativa de control aplicado a las bases de datos.

• Clima organizacional Manejo de la comunicación Relaciones interpersonales Creatividad Toma de decisiones Trabajo en equipo Sentido de pertenencia Instrumentos de evaluación de rasgos y conductas

• Estándares de calidad en el desarrollo de los procesos Indicadores de gestión Áreas de rendimiento Variables de medición de rendimientos Criterios de selección de información para los programas de mejoramiento del

clima organizacional Técnicas para el procesamiento de la información Instrumentos de diagnóstico del clima organizacional

• Tipos, Características y Técnicas Cuestionarios




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Entrevistas Observación Análisis Documental Dinámicas de Grupo Metodología para estructurar instrumentos de evaluación del clima organizacional

• Análisis de la población objetivo de estudio en el Clima organizacional Aspectos por evaluar Tipos de preguntas Extensión del formulario Ordenamiento Proceso de organización de los aspectos que se van a evaluar: - Generales -Específicos

• Estrategias y políticas empresariales • Verificación del mejoramiento del clima organizacional

Concepto Importancia Técnicas Procedimiento Verificación del cumplimiento del objetivo Indicadores - Fuentes de verificación - Etapas para el establecimiento de indicadores Procedimiento para elaborar las preguntas o enunciados Instrumentos de verificación Resultados Clases: Tangibles e Intangibles

• Evaluación de los objetivos propuestos frente a los resultados obtenidos Concepto de la Evaluación Importancia Proceso de aplicación Tipos de evaluación Cualitativa Cuantitativa Factores de evaluación (criterios evaluables)

• Comunicación Ambiente de trabajo Motivación Trabajo en equipo Participación en la toma de decisiones Identificación y compromiso Estilos de supervisión Relaciones Interpersonales Sentido de pertenencia

• Criterios de evaluación sobre: Calidad




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Pertinencia Impacto

• Recomendaciones de: Fusión de áreas de trabajo Innovación y mejoramiento Mantenimiento del clima organizacional

3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Interpretar el proceso administrativo y las políticas empresariales. • Identificar el concepto y las etapas del proceso de planeación • Aplicar el proceso administrativo teniendo en cuenta la misión y visión junto al

direccionamiento estratégico empresarial • Interpretar metodologías para elaborar manuales. • Identificar el tipo de Organización: misión, visión, estructura, políticas, estrategias y

procesos • Aplicar los principios básicos de administración del tiempo en la planeación de los

resultados de las propuestas de mejoramiento. • Identificar las procesos, funciones y objetivos de la administración del Talento

Humano Planear metas a corto, mediano y largo plazo, definiendo acciones concretas de

mejoramiento. Evaluar los resultados del plan de mejoramiento Ejecutar y controlar las ideas propuestas que tengan en cuenta las características

del individuo y de la Organización Caracterizar a los trabajadores de la Unidad Administrativa. Elaborar la propuesta de mejoramiento del clima organizacional

• Describir funciones y responsabilidades de acuerdo a metodologías y normas de la organización Relacionar diferentes funciones de acuerdo con el a nivel ocupacional Relacionar diferentes responsabilidades de acuerdo a nivel ocupacional. Relacionar diferentes tareas y actividades tanto a funciones como a

responsabilidades. Inventariar roles para asignar funciones, responsabilidades, tareas y actividades

especificas generales. Describir la información relacionadas con las competencias requeridas por los

roles y las ocupaciones Adoptar y aplicar pasos metodológicos para la relación e inventario de funciones,

responsabilidades, tareas y actividades. Verificar que las funciones y responsabilidades respondan a los procesos

caracterizados en la organización. Determinar la importancia y necesidades del recurso humano en los diferentes

procesos o unidades de negocios Identificar los perfiles requeridos y las competencias individuales y grupales de

acuerdo con los cargos y las diversas funciones en la empresa • Obtener información sobre fuentes que proveen personal.

Organizar la información sobre fuentes que proveen personal.




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Clasificar la información sobre fuentes. • Elaborar plan de actividades de selección de candidatos, de acuerdo con normas y

procedimientos institucionales. Identificar competencias laborales para aplicar pruebas. • Aplicar instrumentos y pruebas de selección teniendo en cuenta las competencias

requeridas Identificar competencias laborales para aplicar pruebas Identificar el perfil ocupacional de la vacante Identificar el rol ocupacional en la organización Interpretar la normatividad laboral colombiana, sobre la contratación de personal.

• Elaborar estructura salarial y de compensaciones. • Clasificar soportes de las novedades

Establecer el ámbito y la aplicación de la novedad Aplicar los procedimientos establecidos por la Organización en el registro de

novedades. Comprender y aplicar el reglamento interno de trabajo Comprender y aplicar la metodología y normas vigentes y pertinentes a la

novedad Establecer controles para los soportes de las novedades de acuerdo con su

origen Interpretar reglamentos, normas y procesos. Aplicar el proceso administrativo, principios de contabilidad generalmente

aceptados • Identificar factores de riesgo ocupacional de acuerdo con los métodos y técnicas

adoptadas por la organización. Describir el proceso de productivo de la organización Reconocer la importancia de la prevención de ATEP en el control de pérdidas de

la organización Clasificar los factores de riesgo ocupacional Interpretar mapas de riesgo de acuerdo con metodologías.

• Identificar el sistema de evaluación del desempeño laboral de la organización de acuerdo a los requerimientos y modelos de administración y gestión. Analizar el sistema de evaluación del desempeño laboral para su

implementación y que satisfaga las necesidades de la organización Identificar requerimientos de Bienestar Social Laboral de acuerdo con normas,

políticas y procedimientos establecidos por la organización. Identificar planta de personal y sus beneficiarios

• Realizar el entrenamiento y la capacitación del talento humano teniendo en cuenta los principios y valores de la organización

• Definir objetivos a alcanzar por el talento humano durante un periodo establecido • Diseñar las estrategias para la gestión del talento humano en la organización

Programar el talento humano de acuerdo con las necesidades de las unidades de negocio

Coordinar el talento humano según actividades programadas, disponibilidad de tiempo y recursos




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Realizar planes de salud y seguridad ocupacional de acuerdo con las normas y políticas de la organización

Identificar las debilidades y fortalezas del talento humano Evaluar las relaciones interpersonales y el comportamiento del talento humano Valuar la creatividad y la toma de decisiones del talento humano Calificar el desempeño individual y el trabajo en equipo Medir el sentido de pertenencia del talento humano con la organización Verificar los estándares de calidad de las actividades, tareas, procesos y nivel de

servicio de acuerdo con las normas internas y externas Evaluar la utilización de equipos, elementos, insumos y demás recursos de la

organización Confirmar el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales por parte del

recurso humano Calificar el desarrollo de las actividades, teniendo en cuenta las estrategias para

medir el rendimiento del recurso humano de acuerdo con los indicadores de gestión y las políticas organizacionales

• Desarrollar planes de mejoramiento de acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación

• Interpretar el concepto de Clima Organizacional Definir las fuentes de información para el estudio del clima organizacional Seleccionar la Técnica y el Instrumento para identificar el clima organizacional Proponer los aspectos que se van a considerar en el instrumento. Aplicar los pasos para determinar la estructura del instrumento de evaluación Categorizar las ideas de acuerdo con el proceso de desarrollo de los aspectos que

se quieren evaluar • Diseñar el instrumento de evaluación del clima organizacional • Aplicar el instrumento en el área indicada en procesos de investigación

Analizar la información para diagnosticar el clima organizacional Identificar el estado del clima organizacional Comparar el objetivo institucional frente al clima organizacional Argumentar la necesidad de mejoramiento del clima organizacional Verificar que las ideas propuestas logren el mejoramiento de las relaciones

interpersonales y laborales Analizar los contenidos de acuerdo con el objetivo planteado Realizar prueba piloto del instrumento en la Unidad Administrativa Ajustar las inconsistencias encontradas en la verificación.

• Verificar los resultados de las ideas propuestas en relación con el clima organizacional Interpretar los resultados Elaborar el instrumento de Verificación Establecer los indicadores Verificar metas cumplidas y actividades por realizar

• Establecer los beneficios alcanzados Establecer las no conformidades Registrar las acciones correctivas propuestas




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• Evaluar el seguimiento de los resultados de acuerdo con las normas y políticas de la Organización Definir los criterios de evaluación de resultados Contrastar el seguimiento con los resultados obtenidos

• Analizar las actividades de mejoramiento frente a las propuestas. • Elaborar conclusiones y recomendaciones al plan de mejoramiento del clima

organizacional basándose en los resultados obtenidos en su evaluación. 4.- CRITERIOS DE EVALUACION

• Reconoce en detalle las necesidades de recursos humanos requeridos en los

procesos empresariales, teniendo en cuenta la misión y visión de la organización • Identifica con claridad los tipos de funciones, roles y tareas de cada cargo y

ocupación en a organización. • Define claramente las necesidades de recurso humano, junto con sus perfiles enlas

diferentes áreas organizacionales de la empresa. • Reconoce cuidadosamente las capacidades cognitivas, procedimentales y

actitudinales necesarias para cada cargo y función • Diagnostica hábilmente las necesidades de capacitación y entrenamiento de la

fuerza laboral • Plantea idóneamente los planes y programas de entrenamiento, capacitación y

bienestar social laboral de acuerdo con las necesidades de desempeño del personal • Interpreta cuidadosamente las políticas de contratación de personal en la

organización • Analiza con responsabilidad los criterios para la asignación de salarios • Elabora instrumentos que permitan monitorear y hacer seguimiento a las actividades

programadas • Identifica claramente las características principales de los diferentes enfoques en la

administración de personal • Coordina objetivamente el uso apropiado y disponibilidad de los recursos físicos

necesarios para la ejecución de tareas, trabajos y procesos • Maneja responsablemente las normas de seguridad y Políticas organizacionales para

el cumplimiento de los planes de salud y seguridad ocupacional • Diseña activamente planes de estímulos y recompensas para el recurso humano, de

acuerdo con las políticas y estrategias de la organización • Aplica asertivamente los principios y normas en la administración de la nomina de

personal • Genera creativamente ideas para innovar y solucionar problemas en la organización • Diseña e implementa en forma analítica y creativa planes de mejoramiento y

reentrenamiento con base en los resultados obtenidos a partir de las evaluaciones e identificación de las debilidades y fortalezas del Talento Humano

• Reconoce asertivamente la importancia del trabajo en equipo para incrementar la productividad.

• Identifica eficazmente las características actitudinales del talento humano necesarias para desarrollar el sentido de pertenencia hacia la organización.

• Interpreta asertivamente los resultados de las evaluaciones de desempeño




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• Diseña objetivamente escalas salariales, planes de mejoramiento, reentrenamiento y capacitación para el mejor desempeño del talento humano

• Aplica responsablemente los estándares y normas de calidad en el desarrollo de los procesos y procedimientos.

• Interpreta asertivamente los indicadores de gestión en las diferentes tareas procesos y procedimientos

• Identifica en detalle las áreas de rendimiento del recurso humano, susceptibles de ser evaluadas.

• Responsable y crítico en la identificación y aplicación de estándares de calidad que midan objetivamente el rendimiento efectivo del desempeño del talento humano en las tareas, procesos y procedimientos de la organización

• Interpreta críticamente el concepto de empresa, estructura, función, Clima y Cultura Organizacional, fuentes y criterios de información.

• Aplica rigurosamente los criterios para seleccionar las fuentes de información • Identifica objetivamente la información pertinente para un estudio de Clima

Organizacional y argumenta con compromiso las necesidades de mejoramiento. • Emplea rigurosamente la metodología para estructurar un instrumento de evaluación

del Clima Organizacional • Realiza con transparencia la verificación y ajuste de los instrumentos de evaluación y

diagnostica con objetividad la situación actual del Clima Organizacional • Diseña con responsabilidad un instrumento de evaluación del clima organizacional • Aplica objetivamente la técnica para establecer el tiempo requerido en la obtención

del mejoramiento del Clima Organizacional • Aplica objetiva y responsablemente los formatos para levantar la información.

procesar la información y proponer un plan de mejoramiento • Propone responsablemente un plan de mejoramiento para una Unidad Administrativa • Identifica y aplica los indicadores de gestión establecidos para la verificación de los

procesos y procedimientos de gestión humana. • Verifica con honestidad los resultados frente a los objetivos de un programa de

mejoramiento organizacional • Analiza con sentido crítico los resultados, sobre los beneficios de las ideas en relación

con el clima organizacional • Interpreta críticamente el concepto y la importancia de evaluar el Clima

Organizacional • Aplica rigurosamente los criterios de evaluación de los Programas de Mejoramiento • Evalúa objetivamente los resultados teniendo en cuenta las causas que los originaron • Recomienda objetivamente, la fusión, la innovación o el mantenimiento del estado

del Clima Organizacional. • Identifica con responsabilidad los factores que están interfiriendo en el Clima

Organizacional. • Analiza con sentido crítico los resultados de los Programas de Mejoramiento del

Clima Organizacional, e identifica las no conformidades. 5.- PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR

Requisitos Académicos: • Formación Profesional en áreas de Ingeniería Industrial, Administración o Psicología




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preferiblemente con Especialización en áreas descritas. Experiencia laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo, no menor a un año. Competencias: • Conocimientos en Organización y Métodos, Competencias laborales y

Comportamentales, Sistemas de Información, Procesos y Procedimientos de gestión humana en las organizaciones,




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NOMBRE DEL MÓDULO 7: CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL




Competencia: Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades institucionales.

Elemento de competencia: Realizar el seguimiento a los documentos de Archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las políticas institucionales. Elemento de competencia: Elaborar reportes estadísticos de documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE 1. Verificar los sistemas y procesos archvísticos de acuerdo con las normas establecidas

y la legislación vigente. 2. Aplicar controles sobre la utilización de tecnologías para la seguridad y conservación

de los documentos de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente.

3. Evaluar la gestión documental de acuerdo con los resultados estadísticos y la normatividad vigente.

4. Presentar los resultados de la verificación de los procesos de gestión documental de acuerdo con las normas técnicas y los lineamientos del sistema de gestión de la calidad.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Informática aplicada a la archivística:

Características del hardware empleados en la Administración de documentos Operación de hardware Importancia en el control de la documentación.

• Estructura Orgánico-Funcional Historia Fusión, organización; tipo y clase Reestructuración

• Principios corporativos: Misión Visión Objetivos corporativos

• Manuales de: Funciones Procesos y procedimientos Gestión documental (Archivo y Correspondencia).

• Legislación vigente emitida por el Archivo General de la Nación relacionada con los Procesos de Gestión Documental.




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• Normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos.

• Normas ISO del Sistema de Gestión de la Calidad para la documentación. • Normas sobre organización y conservación de los documentos

Archivo General de la Nación Internas (de la Organización) Archivos técnicos o especializados (tecnología aplicada). Tablas de Retención Documental

• Trámite documental: Interno Externo

• Trámites en línea: Fax Correo electrónico Firma digital

• Mensajería y servicios de correo • Normativa sobre el trámite de documentos. • Organización de archivos • Conceptos de:

Clasificación Documental. Ordenación documental Sistemas de Ordenación Documental. Descripción Documental. Instrumentos de Descripción Documental. Conservación documental

• Formación de archivos según el Ciclo vital de los documentos: • Archivo de Gestión • Archivo Central • Archivo Histórico • Control:

Concepto, e intrumentos de control Clases, tipos y características del control Instrumentos y herramientas de la función de control Importancia Normativa

• Control de ingreso y salida de documentos Concepto Formatos Diligenciamiento

• Técnicas para identificar la autenticidad de: Documentos Firmas

• Procesos de análisis y síntesis aplicados a la información. • Procedimiento de verificación de la información. • Procesos de microfilmación y digitalización




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Normatividad Importancia Manejo de soportes Procedimiento: Preparación de los documentos Indización de rollos de película Inspección de los documentos Secuencia fílmica Tarjetas Reducción Formatos Película Instrucciones para el operador. Calidad de los soportes Procedimiento de inspección: Por atributos Visual Aspectos generales de calidad: Densidad Reducción Resolución Procesado de películas Almacenaje y protección: Bóveda de Seguridad Gabinetes Control de la humedad

• Normas de Descripción Documental. • Control de los instrumentos de descripción.

Inventario documental: Normas que regulan el manejo del inventario documental Formato de inventario Instructivo de diligenciamiento Definición de fechas límites de los documentos que contiene el archivo Definición de los documentos conservados en otras dependencias Registro de la información asociada Guías: Concepto Clases Índices: Concepto -Clases Catálogos: Concepto Función Objetivos Elementos




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Clasificación • Herramientas tecnológicas para la recuperación de la información

Normatividad Informática aplicada Manejo de bases de datos Hardware y Software aplicados a la gestión documental. Dispositivos de almacenamiento de información (Disco duro, CD, DVD, USB, entre

otros). • Planeación contingencial

Definición Planes alternos Importancia para la conservación documental Normatividad

• Sistema de Gestión de la Calidad: Concepto Fundamentos Conformidades No conformidades Procedimientos documentados Control de documentos Control de registros de calidad Control de productos no conformes. Acciones preventivas Acciones correctivas Trazabilidad de los procesos Compromiso de la dirección Propuestas y delimitaciones Información de la Organización: Nombre Clase de Organización Capital Sector de la Actividad Económica Recursos Humanos Organigrama Gestión del Manual Responsable de la Calidad Nivel de decisión Actualizaciones Acciones correctivas Control de versiones Anexos Memorandos Tablas de abreviaturas Glosario Formularios Procedimientos documentados para:




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Control de documentos Control de registros de calidad Auditorías Concepto Objetivos Ámbito Normatividad Planeación de auditorías Evidencias Tipos de evidencias Indicadores Informes Perfil del auditor

• Principios Corporativos: Políticas Misión Visión Normas

• Indicadores de Gestión Concepto Clases Función Procedimiento para la formulación de indicadores de gestión. Cobertura

• Estadística descriptiva para la gestión documental. Concepto Escalas de medidas Variables Gráficos

• Informática aplicada a la estadística. Herramientas informáticas Bases de Datos

• Evaluación Concepto Tipos Procedimiento Resultados

• Fuentes objetivas de información: Concepto Tipos Criterios de selección

• Técnicas y metodología para la elaboración y presentación de informes. Tipos de fuentes de información. Fórmulas estadísticas para elaborar informes estadísticos

• Estrategias de verificación: Listas de verificación




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Análisis de gráficos y de informes. Manual de gestión documental. Principios archivísticos Procesos y procedimientos técnicos para el archivo de documentos.

• Metodología para la interpretación de resultados del análisis de información estadística. Procesos de mejora continua Contrastación de los gráficos, razones y proporciones.

• Reportes estadísticos Introducción Capítulos Fuentes Análisis de la información

• Cobertura del informe estadístico de la gestión documental Producción Trámite Conservación y transferencia

• Normas de conservación de documentos • Procedimiento para la recuperación de reportes estadísticos 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Verificar el cumplimiento de tiempos en la respuesta a documentos recibidos y la

aplicación de las normas técnicas en la producción documental. • Revisar que los tiempos de respuesta correspondan a las normas de la Organización

y a la legislación vigente. • Verificar el trámite de los documentos de acuerdo con los procesos y procedimientos

técnicos establecidos. Confirmar que la documentación relacionada con los procesos, procedimientos y

normativa, esté completa. Confrontar los procesos y procedimientos del trámite con la normativa vigente. Verificar los controles del trámite de documentos que no correspondan a la unidad

administrativa. Comparar los procedimientos del trámite, con lo definido en el manual de gestión

documental. Verificar los controles del trámite de documentos de inmediata respuesta. Verificar el uso de los controles de documentación recibida. Revisar los controles aplicados para los trámites en línea. Revisar los mecanismos de control de la documentación devuelta. Registrar las no conformidades sobre el trámite de documentos. Verificar los controles para el trámite de documentos internos, externos,

documentos informativos y publicaciones seriadas. Establecer el plan de contingencia para las no conformidades sobre el trámite de

la documentación. Verificar las acciones de mejoramiento y los controles para el trámite de los

documentos. • Verificar la organización y conservación de los documentos según procesos y

normatividad vigente.




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Revisar la organización de los documentos conservados según procesos, estructura orgánico-funcional y normatividad vigente.

Interpretar las normas y legislación vigente de la Institución, en relación con la organización y la conservación de los documentos.

Verificar el procedimiento archivístico frente a los instructivos sobre organización y conservación documental.

Confrontar la organización de los archivos de gestión, central e histórico, con los criterios establecidos en la normativa y legislación vigente.

Revisar que los expedientes de los archivos técnicos o especializados se conserven en el archivo de gestión, central o histórico, o en su defecto, figuren en el acta de destrucción respectiva, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

• Verificar las acciones sobre los documentos de los archivos de gestión, central e histórico, de acuerdo con la normatividad vigente. Interpretar la normativa sobre la administración de los archivos de gestión, central

e histórico. Comprobar la aplicación de la normativa en el ciclo vital de los documentos. Definir inconformidades en la formación de los archivos durante las etapas del

ciclo vital de los documentos. Registrar el resultado del control de los documentos de los archivos de gestión,

central e histórico. • Verificar las acciones y actividades en el control de ingreso y salida de los

documentos conservados en el archivo, con los requerimientos establecidos. Identificar los procesos y procedimientos de acuerdo con la normatividad vigente. Interpretar la metodología para verificar el control de ingreso y salida de

documentos. Verificar la aplicación de los controles de ingreso y de salida de los documentos

de acuerdo con la normativa vigente. Verificar las actas de entrega de ingreso de documentos al archivo, de acuerdo

con la normativa vigente. Chequear los registros de salida temporal de documentos, fuera del territorio

nacional, en los casos de archivos de entidades públicas. Comprobar el cumplimiento de los plazos de devolución de los documentos. Verificar la autenticidad de las firmas autorizadas para el ingreso y la salida de los

documentos. • Aplicar controles sobre los procesos de microfilmación y digitalización de acuerdo con

las políticas, procedimientos establecidos y legislación vigente. Verificar la aplicación de los tipos de control de calidad de los microfilmes y/o las

imágenes digitalizadas. Examinar una muestra de los documentos microfilmados y/o digitalizados de

acuerdo con los criterios de calidad establecidos y la normativa vigente. • Verificar que los instrumentos de descripción documental cumplan con las normas

establecidas. Verificar la aplicación de las normas de descripción documental. Comprobar que los instrumentos de descripción resuman el contenido del

documento e indiquen la ubicación topográfica.




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Verificar la ubicación topográfica de las unidades documentales de acuerdo con el instrumento de descripción.

Verificar el sistema de información documental de la Organización, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos.

• Recuperar los documentos de acuerdo con las herramientas tecnológicas e instrumentos de descripción documental. Identificar las herramientas tecnológicas en la recuperación de la información. Revisar el cumplimiento de los procesos en la aplicación de la tecnología para la

recuperación de la información. . Revisar el uso de las claves de acceso autorizadas de acuerdo con las normas

establecidas y la legislación vigente. Verificar el control de usuarios del sistema de información y documentación.

• Verificar los planes de contingencia para el manejo de la documentación, según normativa vigente. Identificar los planes de contingencia en el manejo de la documentación. Verificar si el plan de contingencia incluye los factores críticos y las alternativas de

solución. Verificar si el plan de contingencia responde a la normativa vigente. Verificar si el plan de contingencia fue probado, si fue capacitado el personal y si

se prevé la actualización. • Verificar los instrumentos de control de acuerdo con los requerimientos técnicos

establecidos y con el sistema de gestión de la calidad. Aplicar instrumentos de control de los procesos archivísticos. Interpretar el sistema de gestión de la calidad. Definir la documentación del sistema de gestión de la calidad. Implementar la gestión documental de acuerdo con los lineamientos del sistema

de calidad. Identificar los formatos de control aplicables en los procedimientos archivísticos y

en el ciclo vital de los documentos. Verificar la estructura y formato de los instrumentos de control, teniendo en cuenta

el sistema de gestión de la calidad. Validar los instrumentos de acuerdo con el Sistema de la Gestión de Calidad. Comprobar las evidencias de la implementación de los instrumentos de control. Registrar las no conformidades de los instrumentos de control y el Sistema de

Gestión de la Calidad. Proponer alternativas de solución para las no conformidades en los instrumentos

de control y el Sistema de Gestión de la Calidad. Constatar las alternativas de solución para los instrumentos de control y el

Sistema de Gestión de la Calidad. Interpretar el procedimiento de la auditoria. Aplicar el procedimiento de auditoria en el cumplimiento de los controles

reglamentarios. • Formular indicadores de gestión que reflejen los controles de la documentación de

acuerdo con la normatividad vigente y las políticas establecidas. Aplicar la normativa vigente para los controles de la documentación. Aplicar el proceso administrativo en el desarrollo del control estadístico de los




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procesos de archivo. Definir el proceso documental que se va a evaluar de acuerdo con la normatividad

vigente y las políticas establecidas. Definir las variables que inciden en el proceso que se va a evaluar. Aplicar los criterios para la formulación de indicadores. Construir indicadores e gestión

• Evidenciar la situación real del proceso documental en los informes estadísticos. Aplicar los procesos de compilación y procesamiento de la información para

evidenciar los procesos documentales, utilizando las herramientas informáticas y bases de datos.

Aplicar el proceso de análisis y presentación de informes estadísticos de los procesos documentales.

• Elaborar informes estadísticos a partir de fuentes objetivas de información. Definir las fuentes de información de acuerdo con la normatividad vigente. Analizar las fuentes de información para la elaboración de informes estadísticos.

• Verificar que los informes estadísticos reflejen los procesos técnicos de archivo establecidos. Interpretar los procesos técnicos de archivo establecidos por la Organización. Confrontar los informes estadísticos con los procesos técnicos de archivo

establecidos por la Organización. Presentar los resultados del análisis del proceso documental según los informes

estadísticos. • Verificar que los resultados estadísticos aporten información para el mejoramiento de

la gestión documental. Analizar los informes estadísticos relacionados con la producción documental. Revisar los trámites frente a la normativa correspondiente. Identificar los procedimientos y destino final de los documentos teniendo en

cuenta el manual de procedimientos y las Tablas de Retención Documental. • Verificar la elaboración y conservación de los reportes estadísticos, de acuerdo con la

normatividad vigente. Elaborar la lista de verificación teniendo en cuenta los procesos y procedimientos

de archivo. Cotejar la gestión documental con la normatividad vigente y el manual de gestión

documental. Inspeccionar el estado de conservación de los informes estadísticos de acuerdo

con la normatividad vigente. 4.- CRITERIOS DE EVALUACION

• Identifica objetivamente los procesos de la aplicación informática, de acuerdo con sus

características. • Ejecuta responsablemente los procedimientos en el manejo de la aplicación

informática, de acuerdo con el manual de uso. • Interpreta cuidadosamente la estructura Orgánico-Funcional, la visión, la misión, los

objetivos, la historia y las reestructuraciones de la Organización teniendo en cuenta los registros existentes.

• Interpreta con compromiso los manuales, Normas Técnicas Colombianas y legislación




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vigente, teniendo en cuenta su aplicación en la verificación de los controles en el proceso archivístico.

• Identifica con objetividad el trámite documental interno, externo, a través de medios electrónicos o en forma personal, de acuerdo con la normativa vigente.

• Verifica con diligencia documentación relacionada con los procesos, procedimientos y normativa vigente, esté completa.

• Comprueba con exactitud el cumplimiento de los plazos de entrega de la documentación prestada, de acuerdo con los términos establecidos.

• Define críticamente: concepto, clases, tipos y características del control. • Verifica responsablemente el control en los documentos de los archivos de gestión,

central e histórico, de acuerdo con la normativa vigente. • Verifica rigurosamente la aplicación de las técnicas para constatar la autenticidad de

documentos y firmas. • Aplica objetivamente las normas sobre organización de los documentos en las

diferentes fases de archivo de acuerdo con la legislación vigente. • Verifica objetivamente la aplicación de la normatividad sobre los procesos de

microfilmación y digitalización. • Verifica objetivamente la utilización de las herramientas tecnológicas para la

recuperación de la información. • Controla responsablemente la elaboración y aplicación de los instrumentos de

descripción documental. • Verifica objetivamente los planes de contingencia de los procedimientos archivísticos.• Define objetivamente los conceptos de Instrumentos de control, sistema de gestión de

calidad, auditoría y trazabilidad. • Identifica críticamente las acciones preventivas y las acciones correctivas, de acuerdo

con el sistema de gestión de la calidad. • Verifica responsablemente la organización del archivo y los plazos de conservación

de los documentos para la trazabilidad de los procesos. • Verifica objetivamente la información sobre la Organización y la responsabilidad de la

gestión de la calidad, lo mismo que las evidencias requeridas. • Identifica objetivamente los procesos, principios y normas archivísticas. • Interpreta objetivamente los conceptos de empresa, políticas, misión, visión y

normatividad. • Define e Interpreta con precisión el concepto y las clases de indicadores de gestión

teniendo en cuenta el proceso archivístico.. • Aplica objetivamente las herramientas informáticas y estadísticas para la

interpretación de informes estadísticos. • Interpreta analíticamente el concepto de evaluación y de resultados de la gestión

documental. • Verifica metódicamente la organización de los sistemas de documentación e

información estadística. • Identifica responsablemente las fuentes objetivas de información, los tipos y los

criterios de selección. • Interpreta analíticamente las listas de verificación, los gráficos y el manual de gestión

documental.




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• Compara resultados y sugiere con honradez cambios en la gestión documental, teniendo en cuenta la evaluación del proceso archivístico.

• Aplica objetivamente las listas de verificación y el manual de gestión documental en la verificación de los procesos técnicos establecidos.

• Presenta metódicamente informes estadísticos de acuerdo con los requerimientos de información.

• Aplica críticamente los conceptos de producción, trámite, conservación y transferencia de documentos de archivo.

• Verifica con compromiso la objetividad de los informes estadísticos en relación con el mejoramiento de los procesos archivísticos.

• Interpreta con objetividad y responsabilidad los resultados estadísticos aplicados a los procesos archivísticos.

5.- PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Administrador de

Empresas, Administrador Educativo, Estadígrafo, con énfasis en Archivística o Profesional en Sistemas de la Información y la Documentación, con énfasis en Archivos

Experiencia laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo, no menor a un año. Competencias: • Dominio en el manejo de Archivos, la dirección y ejecución de programas de gestión

documental. - Aplicación de normas y legislación vigente; herramientas técnicas y tecnológicas, de sistemas y nuevas tecnologías, microfilmación y digitalización, para la administración y conservación de la documentación y la información de los archivos - Dominio en la aplicación de las normas de seguridad y salud ocupacional y de gestión de la calidad. - Dominio en la formulación y evaluación de proyectos archivísticos.




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CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha Autores Ana Marleny Murcia Instructora Centro de Gestión Administrativa,

Regional Distrito Capital Junio de 2006

Ana Helena Zabala Instructora Centro de Servicios Administrativos. Regional Distrito Capital

Revisión Juan José Hernández Márquez

Instructor Asesor Pedagógico

Centro de Gestión Administrativa. Regional Distrito Capital

Jairo García Plata-. Asesores Pedagógicos

Regional Distrito Capital Junio de 2006

Aprobación

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio Razón del cambio Fecha Responsable (cargo)

Cambio de versión

Oferta 2008

Marzo 2008

Juan José Hernández M. Instructor-Asesor Pedagógico Ana Marleny Murcia de López Instructora Ana Helena Zabala Rodríguez Instructora Wayne Anthony Triana Alvis Subdirector Centro de Gestión Administrativa.

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