Upload
judd
View
50
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Verdiepingscursus Dossiermodule Omgevingsloket online. Doel. Doel: Beter inzicht in de verschillende opties waarop vergunningaanvragen digitaal behandeld kunnen worden met behulp van de dossiermodule van Omgevingsloket online Handvatten geven om klaar te zijn op 1 juli - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
21 april 2023
VerdiepingscursusDossiermoduleOmgevingsloket online
2 21 april 2023
DoelDoel: • Beter inzicht in de verschillende opties waarop
vergunningaanvragen digitaal behandeld kunnen worden met behulp van de dossiermodule van Omgevingsloket online
• Handvatten geven om klaar te zijn op 1 juli
Wat behandelen we niet:• De behandeling in uw eigen systeem• De behandeling van een papieren aanvraag
3
Programma09.00 Ontvangst09.30 Opening, doel en programma09.45 Omgevingsloket online, keuzes 10.45 Pauze11.00 Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket
online12.00 Release 2.3: wat zit daar in?12.30 Slot
21 april 2023
4
Programma13.00 Ontvangst13.30 Opening, doel en programma13.45 Omgevingsloket online, keuzes 14.45 Pauze15.00 Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket
online16.00 Release 2.3: wat zit daar in?16.30 Slot
21 april 2023
5 21 april 2023
1. Omgevingsloket online
• Vergunningcheck
• Aanvraagformulier
• Dossiermodule
6
Doelen Omgevingsloket online
21 april 2023
• Aanvraagmodule (vergunningcheck en aanvraagformulier)• Aanvrager informeren• Door uniformeren administratieve lasten terugbrengen• Met digitaal indienen aansluiten op werkproces professionele
aanvrager
• Dossiermodule (tijdelijk digitaal dossier)• Alle betrokkenen bij behandeling beschikken over dezelfde
informatie en dezelfde versie• Uitwisseling kennis en informatie via Omgevingsloket online
7
Gevolgen uit WaboBevoegd Gezag is verplicht aanvraag digitaal te kunnen ontvangen
(art 7.6 lid 2 Wabo) 100% van de gemeenten + provincies + rijk is nu aangesloten! 100% van de adviesorganisaties is per 1 juli aangesloten
Bevoegd gezag is niet verplicht aanvraag digitaal te behandelen
Bevoegd gezag moet wel adviseurs in de gelegenheid stellen advies uit te brengen – dossier delen!
11-11-09
8
Focus vandaag• Handvatten geven om op tijd klaar te zijn!
• Op tijd klaar is: • per 1 juli aanstaande kan Bevoegd Gezag aanvragen ontvangen• een keus hebben gemaakt hoe aanvragen te gaan behandelen• afspraken gemaakt met adviseurs hoe samen te werken
• Dit doen we door:• bespreken verschillende keuzes• bespreken drie scenario’s voor behandelen• inzicht te geven in release 2.3 – de release van 1 juli
21 april 2023
9
Aansluiten op Omgevingsloket online1. Volledig gebruik dossiermodule Omgevingsloket online (scenario 1)
2. Volledig gebruik eigen mid- of backoffice (webservices) (scenario 5)
3. Behandeling in eigen mid- of backoffice, bijlagen op Omgevingsloket online (scenario 2)
11-11-09
10
Inregelen Omgevingsloket online• Inregelen Omgevingsloket online moet altijd! Onafhankelijk van
het gebruik van behandelmodule.• Inregelen van lokale vragen (in vergunning check én in
aanvraagformulier)• Nieuwe lokale vragen inregelen (alarminstallatie, roerende
zaken opslaan, werk- of werkzaamheden uitvoeren• Inregelen werken met behandeldienst• Aanpassen 1e emailbericht• Aanmaken rol coördinator met oog op:
• Werken volgens hybride model• Overhalen gegevens naar archief
21 april 2023
11
Inregelen Omgevingsloket online (2)• En…aangeven op welke manier je Omgevingsloket online
gebruikt (behandelmodule ja/nee)
• Gegevensuitwisseling tussen Omgevingsloket online en backoffice
• Communicatie met de aanvrager
21 april 2023
12
Keuzes (1)• Hoe ga ik aanvragen behandelen?
• papieren aanvragen op papier behandelen en digitale aanvragen digitaal behandelen
• alles digitaal behandelen, dus papieren aanvragen inscannen• alles op papier behandelen, dus digitale aanvragen uitprinten
• Hoe werk ik samen met adviseurs• delen van tekeningen en andere benodigde documenten• communicatie (e-mail, notificaties, telefoon)• delen van beschikking
21 april 2023
13
Keuzes (2)• Waar ga ik aanvragen behandelen?
• eigen vergunningensysteem• dossiermodule in Omgevingsloket online
• Hoe deel ik informatie met aanvrager• statuswijzigingen• aanvullingen in dossier• communicatie• beschikking
21 april 2023
14
Gebruik behandeldossier: geheel of gedeeltelijkGeen eigen vergunningbehandelsysteem:• Gebruik dossiermodule volledig!• Dat geldt bv voor kleinere gemeenten, wettelijke adviseurs
Wel eigen vergunningbehandelsysteem:• Behandel de vergunning in eigen systeem• Gebruik behandeldossier om informatie te delen• Bv delen met adviseurs (provincie, waterschap etc)
21 april 2023
15
Volledig gebruik dossiermodule
11-11-09
16 21 april 2023
Omgevingsloket
online
D
Eigen systeem
I: interactie met systeemU: documenten uploadenM: e-mailbericht
Volledig gebruik dossiermodule
IU
MI
U
M
IM
U
17
Volledig gebruik dossiermodule: rollen Zodra aanvraag is ingediend, wordt een e-mailbericht naar
bevoegd gezag gestuurd; bevoegd gezag heeft toegang tot dossier
Rollen in dossiermodule:• Lokaal beheerder• Baliemedewerker • Coördinator• Behandelaar
21 april 2023
18
Lokaal beheerderRegelt de “achterkant” van het systeem• Organisatie gegevens en werkwijze van de gemeente:
vooroverleg, communicatie aanvrager, dossiermodule, e-mail/soap XML en account voor ftp
• Beheer gebruikers• Lokale regelgeving in vergunningcheck en aanvraagformulier• Relatiebeheer• Rapportages
11-11-09
19 21 april 2023
20
BaliemedewerkerMet name hulp aan aanvrager:• Samen met aanvrager door vergunningcheck• Samen met aanvrager aanvraag opstellen (bsn of kvk nummer) • Aanvraag overnemen van of overdragen aan aanvrager• Aanvullingen indienen namens aanvrager• Papieren aanvraag digitaliseren• Bijlagen toevoegen• Aanvraag indienen namens gemeente• Aanvraag overnemen van andere baliemedewerker• Informatie over voortgang van aanvraag
11-11-09
21 11-11-09
22
CoördinatorVoert de regie over de behandeling van de aanvraag:• Faciliteert eventueel vooroverleg• Bepaalt juiste procedure en bevoegd gezag• Beoordeelt volledigheid vraagt aanvulling• Onderhoudt contact met de aanvrager• Vraagt beoordeling aan behandelaar (volledig / inhoudelijk)• Vraagt advies aan adviesorganisatie (volledig / inhoudelijk)• Voegt alle adviezen en beoordelingen samen• Registreert ontwerpbesluit / beschikking• Regelt archivering
11-11-09
23 11-11-09
24 11-11-09
25 11-11-09
26
Behandelaar / adviseur Beoordeelt de aanvraag:• Krijgt toegang tot dossier via verzoek om beoordeling of advies• Heeft inzage in alle onderdelen van de aanvraag• Kan alle bijlagen bekijken• Kan opmerkingen plaatsen op tekeningen• Voegt beoordeling/advies via documenten en notities toe• Kan advies aanvragen aan (andere) adviesorganisatie
11-11-09
27
Volledig gebruik dossiermodule: behandelstappen• Wijzigen bevoegd gezag• Wijzigen soort procedure• Verzenden bericht in behandeling
• Inhoudelijke beoordeling aanvragen (intern)• Advies aanvragen
• Aanhouden beslissing• Aanvragen aanvulling• Registreren beschikking• Verlengen beslistermijn
• Documenten en/of notities toevoegen
21 april 2023
28
Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (1)Overhalen naar eigen systeem:• Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer
haal je deze documenten over van Omgevingsloket online?
Samenwerken:• Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-
overeenkomst?
Communicatie met aanvrager en adviseur:• Hoe communiceren met aanvrager en adviseur?• Omgevingsloket online verstuurt e-mails aan de aanvrager en
adviseur:• Inhoud akkoord?• Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm?
21 april 2023
29
Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (2)Openbaar maken / publicatie:• Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen?• Hoe ga je om met de ter inzage legging?• Hoe / waar organiseer je de zienswijzen?
Behandeling vergunning:• Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en
hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd?
21 april 2023
30 21 april 2023
Omgevingsloket
online
D
Eigen systeem
I: interactie met systeemU: documenten uploadenM: e-mailbericht?: zelf nog te beslissen
IU
MI
U
M
IM
U
IU
?M
Volledig gebruik eigen vergunningsysteem
?
31
Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (1)
Overhalen naar eigen systeem:• Hoe gegevens naar eigen systeem?• Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer
haal je deze documenten over van Omgevingsloket online?
Samenwerken:• Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-
overeenkomst?• Hoe aanvraag en juiste versies van bijlagen (tekeningen) delen?• Hoe beveiliging van toegang van adviseurs?• Hoe samenwerken (met name mark-ups)?
• Let op: adviseurs moeten verschillende werkwijzen ondersteunen!
21 april 2023
32
Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (2)
Communicatie met aanvrager en adviseur:• Hoe communiceren met aanvrager en adviseur?
Openbaar maken / publicatie:• Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen?• Hoe ga je om met de ter inzage legging?• Hoe / waar organiseer je de zienswijzen?
Behandeling vergunning:• Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en
hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd?
21 april 2023
33
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier
11-11-09
34 21 april 2023
Omgevingsloket
online
D
Eigen systeem
I: interactie met systeemU: documenten uploadenM: e-mailbericht
IU
MI
U
M
IM
U
IU
MM
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier
35
Eigen vergunningsysteem én behandeldossierEigen vergunningsysteem wordt gebruikt voor:• Bewaken termijnen• Uitzetten behandelverzoek binnen eigen organisatie• Opstellen standaardbrieven (o.a. beschikking)• Communicatie met aanvrager• (eigenlijk alle handelingen die u nu ook met dit systeem doet!)• etc
Behandeldossier wordt gebruikt voor:• Beschikbaar stellen van aanvraag en tekeningen aan adviseurs• Ontvangen van advies op tekeningen (mark-ups) en advies in de
vorm van documenten in het dossier
21 april 2023
36
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (1)
Overhalen naar eigen systeem:• Hoe gegevens naar eigen systeem?• Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer
haal je deze documenten over van Omgevingsloket online?
Samenwerken:• Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-
overeenkomst?
21 april 2023
37
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (2)
Communicatie met aanvrager en adviseur:• Hoe communiceren met aanvrager en adviseur?• Omgevingsloket online verstuurt e-mails aan de aanvrager en
adviseur:• Inhoud akkoord?• Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm?
Openbaar maken / publicatie:• Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen?• Hoe ga je om met de ter inzage legging?• Hoe / waar organiseer je de zienswijzen?
21 april 2023
38
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (3)
Behandeling vergunning:• Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en
hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd?
21 april 2023
39
Acties (1)
21 april 2023
Beh.m Hybride Eigen Behandeling vergunning:
• Hoe / waar organiseer je de termijn bewaking
X
• Coordinator(en) aanwijzen X X Samenwerking: • Proefdraaien met ketensimulatie X • Samenwerkingsovereenkomsten
afsluiten met provincie en adviseurs X X X
40
Acties (2)
Beh.m Hybride Eigen Werkproces inrichten: • Inbreng van zienswijzes vastleggen en
invoeren X X X
• Werkproces meldingen vastleggen en invoeren
X X X
• Workflow inregelen inclusief management informatie
X X X
• Scanstraat inrichten X X X • Printstraat inrichten (X) (X) (X)
41
Acties (3)
21 april 2023
Beh.m Hybride Eigen ICT: • Archiveren en verwijderen dossier
beschrijven en invoeren X X X
• DIGI koppeling aansluiten (X) X • mid/back office aanpassen voor
webservices (X) X
• Digitaal werken ondersteunen X X X • Document management inrichten X X X • FTP inrichten X X X
42
Acties (4)
21 april 2023
Beh.m Hybride Eigen Communicatie met aanvrager / adviseur: • Publicatie van vergunningen regelen X X X • Hoe / waar organiseer je de huisstijl /
standaardbrieven X
• Inhoud en layout emails aanvrager vaststellen
* X X
• Inhoud en layout emails adviseur vaststellen
X X
• Inhoud en layout brieven aan aanvrager vaststellen
X X X
• Inhoud en layout beschikking vaststellen X X X • Website aanpassen X X X
*Alleen de ontvangstbevestigingmail
43
Webservices (1)Wat te doen om webservices te kunnen gebruiken?
• DIGI koppeling(OSB) tot stand brengen• Midoffice of backoffice leverancier verbinding laten maken met
DIGI koppeling• Acceptatietest uitvoeren samen met AgentschapNL• Soap/XML aanzetten in beheergedeelte
21 april 2023
44
Webservices (2)Status:• Pilot uitgevoerd met Rotterdam, Amsterdam en enkele
leveranciers.• Geconstateerde problemen zijn opgelost• Op 1 juli kan gewerkt worden met webservices
Mogelijkheden in release 2.3:• Alle berichten in 2.2 (zie bijlage H functioneel ontwerp)• Nieuw bericht: adviesaanvraag
21 april 2023
45
5. Features 2.3 release• Behandeling uitbesteden aan behandeldiensten, milieu maar
ook andere werkzaamheden; soorten behandeldiensten uitgebreid
• Uitbreiden beheermodule met rapportage mogelijkheden
• Bijlagen - 2 soorten verplichte bijlagen en achtergrond
• Verbetering in toevoegen van bijlagen (versiebeheer)
• Aanpassen eerste berichtje naar de aanvrager mogelijk
• Ondersteuning geheimhouding m.b.t. milieuwerkzaamheden
• Archiveren: tussentijds overhalen mogelijk
• Audittrail wordt als pdf aangeleverd t.b.v. archivering
• Hergebruik van ingediende aanvragen en meldingen
• Aanscherping van autorisatie regels
46
Rapportage mogelijkheden
21 april 2023
47
Twee soorten bijlagen
21 april 2023
48
Versiebeheer
• elke bijlage heeft versie(s)• versiehistorie te raadplegen
49
Geheimhouding•Op initiatief van de aanvrager•Mogelijkheid om verzoek tot geheimhouding via Omgevingsloket online te doen (bijlage)
21 april 2023
50
Geheimhouding
• Registratie besluit door bevoegd gezag• Bijlagen krijgen kenmerk
Extra taak BG
Optie tbv aanvrager
51
Hergebruik• Zoek de betreffende aanvraag in de tabel en klik op het icoon van
twee blaadjes.
• Geef aan of je de bijlagen wilt hergebruiken en vul de gegevens
van de nieuwe aanvraag of melding in en klik op 'Aanvraag starten'.
21 april 2023
52
Overdracht naar archiefWat: aanvraag gegevens (PDF), bijlagen inclusief metadata (in
Overzicht PDF opgenomen), aanvullingen en markup, documenten van bevoegd gezag waaronder adviezen en eventuele VVGB’s, beschikking en eventueel ontwerpbesluit, audittrail (PDF), notities
Wanneer: na sluiten dossier, tussentijds na indiening, ook ten behoeve van download bijlagen in bulk
Wie: coordinator, lokaal beheerder of baliemedewerker
Hoe: via taken BG gestart, transport via ftp/s – zie volgende sheet, email notificatie inclusief Overzicht PDF
53
Uitwisseling via FTP/s
Centrale opslag van bestanden
(FTP directory)
Centrale opslag van bestanden
(FTP directory)
3. Behandeling / archiveringvan de aanvraag
3. Behandeling / archiveringvan de aanvraag
Aanvrager
Aanvrager
1. Indienen vergunningaanvraag
1. Indienen vergunningaanvraag
AanvraagAanvraag
BijlageBijlage
Bevoegd gezag
Bevoegd gezag
Lokale opslag van bestanden
Lokale opslag van bestanden
2. Bijlagen ophalen
(FTP client)
2. Bijlagen ophalen
(FTP client)
Elk Bevoegd Gezag heeft een eigen “postbus”
1. FTP-client downloaden en installeren (eenmalig)
2. Connectie met ftp.omgevingsloket.nl (productie) maken
Omgevingsloket online
Omgevingsloket online