Verso la Conservazione Digitale: gestire l’archivio ibrido

Evento Ancitel LombardiaLa digitalizzazione della Pubblica Amministrazione Locale:

siamo in un momento decisivo.

26 novembre 2015, Milano Palazzo delle Stelline

BUCAP SpA

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La Bucap S.p.A. è nata nel 1982 con la mission di gestire, rendere fruibile e valorizzare il patrimonio documentale

dei propri Clienti

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Città di Ariccia

Città di Marino

Comune di CapenaComune di 

Fiano RomanoComune di Garda

Comune di Mentana

Comune di Montalto di Castro

Comune di Monterotondo

Comune di Negrar

Comune di Rieti

Città Metropolitana di Roma Capitale

Servizi

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Servizi Documentali

Software e Consulenza

DocumentImaging

Logistica Integrata Contact Center

– Scanner planetari (Zeutschel) 

– Scanner microfilm (Nextscan, e‐Image Data)

– Scanner massivi 

– BPO & DPO– Mailing Room– Acquisizione 

ottica documenti e Cattura dati 

– Gestione microfilm

– Custodia e gestione archivi cartacei

– Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica

– Consulenza e Formazione archivistica

– Soluzioni Sw di gestione dati e documenti:

– Protocollo Informatico

– DMS, WFMS– Business 

Intelligence– piattaforma 

e‐commerce– Servizi Data Center: 

Hosting SW, Housingdocumenti. 

Presentazione

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Bucap IN NUMERI8 strutture operative 

1.000 km lineari di documenti in custodia

41.500.000 immagini gestite on‐line

più di 450 clienti tra enti pubblici e privati

circa 300 addetti.PARTNERSHIPSystem Integrator di Alfresco: certificata ACA (Alfresco Certified Administrator) e ACE (Alfresco Certified Engineer).

Socio ANORC e  appartenente  alla Coalizione Conservatori AccreditatiSocio fondatore di SOS Archivi

CERTIFICAZIONICertificazione ISO 9001Certificazione ISO 27001Certificazione OHSAS 18001:2007Certificazione Ambientale ISO 14001Certificazione EN 15838:2010Conservatore Accreditato Agid

Nogara (VR)Piacenza (PC)

Fiano Romano (RM)

Burago Di Molgora (MI)

Monterotondo (RM)

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63 %   pensa che la propria azienda NON sia pronta alla trasformazione digitale

33 %   impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute nei documenti cartacei e digitali

il volume dei documenti cartacei crescerà ancoranei prossimi anni

Il senso comuneIndagine di Coleman Parkers Research commissionata da Ricoh (Data Manager Aprile 2014)

un importante valore giace nelle informazioni presenti nei documenti cartacei

100 % Archivio nativo Cartaceo

X% copia digitale archivio cartaceo

Firma Elettronica

Marca Temporale

X% Archivionativo digitale

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La trasformazione degli archivi

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L’archivio ibrido

La sfida oggi è saper gestire e mantenere il controllo sull’Archivio Ibrido….

…..in cui coesistono originali analogici e originali digitali anche afferenti allo 

stesso processo/procedimento 

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Fase di Deposito

= UnitàDocumentale

= Unità Documentale

= Unità di conservazione

Vincolo Archivistico è Fisico

Fase Corrente

Il ciclo di vita dell’archivio cartaceo

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Fase di Deposito

= Unità Documentale

= Unità Documentale

= Unità di conservazione

Fase Corrente

Vincolo Archivistico è Logico + che Fisico

Il ciclo di vita dell'archivio cartaceo/digitale

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Vincolo Archivistico è Logico (<FASCICOLO>)

Fase di DepositoFase Corrente

Il ciclo di vita dell’archivio ibrido

Aspetti gestione archivio ibrido

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Archivistico

(Sistema di Classificazione)

Informatico

(Gestione e Controllo documenti e dati)

Organizzativo

(Regole e Procedure)

Aspetti archivistici

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→ PIANO DI CLASSIFICAZIONE: come classificare, fascicolare ed archiviare in termini fisici ed informativi

→ PIANO DI CONSERVAZIONE:  quanto conservare e come selezionare ciò che non è necessario + custodire

→ REGOLE DI FASCICOLAZIONE: come archiviare e organizzare i documenti.

Sistema di Classificazione unico, oggettivo e condiviso; consente di stabilire correttamente il vincolo archivistico tra i documenti e il fascicolo di competenza.

Aspetti organizzativi

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Definisce le regole, le procedure, gli oggetti e gli attori in base agli aspetti Archivistici ed Informatici del Sistema Documentale trattato.

→ MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

→ MANUALE OPERATIVO DELLA CONSERVAZIONE

Cosa, Chi, Come e Quando

Aspetti informatici

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Soluzioni a supporto della organizzazione, gestione dei documenti, dei processi documentali e dei dati.

Protocollo + classificazione +gestione documentale +gestione procedimenti

Cattura e post processing

Conservazione cartacea

Archiviazione e Conservazione digitale

……

Conservazione digitale

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Firma Digitale

Marca Temporale

Conservazione/ Esibizione

Supporti  auto‐consistenti

Documenti ANALOGICI Document

i DIGITALI

Servizio Conservazione Digitale a norma

Modulo ECM fruibile via ASP (Piuma)

Servizi di Trattamento Documentale

Processo di Conservazione Digitale

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RicezioneVersamento

ControlloVersamento

ProcessoConservazione

Processo diMantenimento

VerificaLeggibilità

Processo diDuplicazione

Processo diCopia

ApposizioneFD o Marca

RdVRdA

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Le PA realizzano i processi internamente o …….

tramite soggetti PUBBLICI o PRIVATI (Art. 44 CAD, comma 1‐ter)

Outsourcing della conservazione per la PA

Per la PA il Conservatore DEVE essere ACCREDITATO(Art 5, comma 3, DPCM 3 dicembre 2013)

mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del manuale della conservazione. (Art 6, comma 7, DPCM 3 dicembre 2013)

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1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria

2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche

Accreditamento dei Conservatori

3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate

5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti in termini di riservatezza, autenticità, immodificabilità, integrità e fruibilità dei documenti

4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione

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Accreditamento dei Conservatori

Questo significa possedere requisiti:

‐ Società di capitali (SpA)‐ Capitale > di 200 K€‐ Requisiti onorabilità 

Requisiti di Qualità e Sicurezza:• Utilizzo standard OAIS ‐ Open Archival

Information System (ISO 14721:2002)• Utilizzo raccomandazioni ETSI TS 101 533‐ 1 

V1.1.1 (2011‐05)• Certificazione ISO 27001• Utilizzo Standard SInCRO (UNI 11386:2010 ) per 

l’interoperabilità dell’Evidenza Informatica (iPdA)

‐Manuale del Servizio di     Conservazione‐ Piano della Sicurezza‐ Team di risorse

FORM

ALI

TECN

ICI

ORG

ANIZZATIVI

CONCLUSIONE

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Il contesto digitale che oggi ha piena validità legale e che offre sicuramente vantaggi in termini di efficienza, saving e 

sostenibilità ambientaleva governato con regole archivistiche/organizzative, con  i giusti strumenti informatici e soprattutto va affrontato con 

CONSAPEVOLEZZA e con il sostegno di unPartner competente e affidabile

Grazie per l’attenzione!

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