Viestien fiksumpia hankintoja HANKKIJAN VIESTINTAumlOPAS

MotivanHANKINTAPALVELU

2

SISAumlLLYSLUETTELO

Ohjeen tavoite 3Mitauml toimenpiteitauml hankinnan markkinaviestintauml sisaumlltaumlauml 3Miksi viestintauml on keskeistauml hankinnan onnistumisen kannalta 4Maumlaumlrittele tarve yhdessauml kaumlyttaumljien kanssa 7Mikauml on ennakoiva markkinakartoitus ja miten se tehdaumlaumln 8Teknisen markkinavuoropuhelun toteuttaminen 11Viesti hankinnan tuloksista 13Laumlhteet 13

Motivan hankintapalvelut 12015

3

OPPAAN TAVOITE

Taumlmauml opas kertoo markkinaviestinnaumln merkityksestauml hankintaprojektin onnistumiselle sekauml ohjeistaa viestinnaumln toteuttamiseen hankinnan suunnitteluvaiheessa Opas soveltuu erityisesti innovatiivisiin hankintoihin kun halutaan loumlytaumlauml uudenlaisia ratkaisuja esimerkiksi cleantech-hankintoihin Opas koskee tarjouskilpailun ulkopuolella tehtaumlvaumlauml viestintaumlauml ja on siten linjassa hankintalainsaumlaumldaumlnnoumln kanssa Ennakoivan markkinakartoituksen toteutuksen helpottamiseksi oppaan liitteenauml on valmiita mallipohjia Opas tarjoaa myoumls vinkkejauml toimialakohtaisista tietolaumlhteistauml joita kannattaa hyoumldyntaumlauml hankinnan suunnittelussa ja alan yrityksille viestit-taumlessauml

Viestien fiksumpia hankintoja

bull Keskustelu organisaation sisaumlllauml ja tuotteen tai palvelun kaumlyttaumljien kanssa hankinnan tarpeista ja tavoitteista

bull Viestintaumlkanavien kartoitusbull Hankintatavoitteista ja tulevista hankinnoista tiedottaminen

bull Ennakoiva markkinakartoitus ja siitauml tiedottaminenbull Mahdollinen tekninen vuoropuhelubull Hankinnan tuloksista viestiminen

MITAuml TOIMENPITEITAuml HYVAuml HANKINTAVIESTINTAuml SISAumlLTAumlAuml

Maumlaumlrittele hankinnantarpeet ja tavoitteet

ja viesti niistauml

Tee ennakoiva markkinakartoitus

1 Kartoita viestintaumlkavanat2 Laadi esittely hankkeesta ja

kuvaa tarve sekauml tavoitteet3 Toteuta markkinakartoitus ndash

hyoumldynnauml valmiit pohjat4 Laadi markkinakartoituksen

raportti

Toteuta tekninen vuoropuhelu

Kilpailutus

Viesti hankinnan tuloksista

4

Viestien fiksumpia hankintoja

MIKSI VIESTINTAuml ON KESKEISTAuml HANKINNAN ONNISTUMISEN KANNALTA

Erityisen onnistuneiden ja innovatiivisten hankintojen takana on aktiivista viestin-taumlauml ja vuoropuhelua niin markkinatoimijoiden kuin palvelua tai tuotetta kaumlyttaumlvien asiakkaiden esimerkiksi kuntalaisten kanssa Jotta hankittava tuote tai palvelu vas-taa asiakkaiden tarpeisiin tulee yhdessauml eri osapuolien kanssa maumlaumlritellauml millaisia tuotteita tai palveluita tarvitaan Myoumls sisaumlinen viestintauml on taumlrkeaumlauml jotta kunnassa kaupungissa tai koko organisaatiossa ymmaumlrretaumlaumln mitauml hyoumltyauml hankinnasta on tai mitauml arvoja ja tavoitteita hankinnalla voidaan toteuttaa

Markkinaviestintauml on tehokas tapa vaumlhentaumlauml hankintaan liittyviauml riskejauml ja lisaumltauml kustan-nustehokkuutta Yrityksillauml on yleensauml paras tieto oman alansa tarjonnasta ja teknisistauml ratkaisuista Siksi toimittajille kannattaa antaa mahdollisuus tarjota tai ehdottaa kohteeseen parhaiten soveltuvaa teknologiaa ja toimin-

tatapaa joka mahdollistaa uudenlaiset ratkaisut Jotta hankkijan kannalta opti-maalinen ratkaisu loumlytyy tulee yritysten saada ennakkoon tietoa siitauml mitkauml ovat hankinnan tavoitteet ja edellytykset

Laumlpinaumlkyvyys ja tasapuolisuus tulee saumlilyttaumlauml hankintaprosessin kaikissa vaiheissa Laumlpinaumlkyvyys varmistetaan hyvaumlllauml dokumentaatiolla Tasapuolisuus toteutuu vies-timaumlllauml toimittajille yhdenmukaisesti ja hakemalla avoimesti ja tarpeeksi laajasti toimijoita mukaan prosessiin

Markkinavuoropuheluun ja hankinnan suun-nitteluvaiheeseen tarvitaan aikaa Varsinkin isojen investointien kohdalla kannattaa paino-pistettauml pyrkiauml siirtaumlmaumlaumln hankinnan suunnit-teluvaiheeseen joka sisaumlltaumlauml tarpeiden maumlauml-rittaumlmisen ennakoivan markkinakartoituksen sekauml teknisen markkinavuoropuhelun

Elinkaarikustannusten vertailu on hyvauml tapa viestiauml hyoumldyistauml organisaation sisaumlllauml

Varhainen viestintauml mahdollistaa tiedon

saamisen tuoteketjusta tai esimerkiksi sertifikaattien hakemisen Naumlitauml on usein

muuten mahdotonta toteuttaa tarjouskilpailun

aikataulussa

5

Viesti hankinnan tavoitteista etupainotteisesti Mitauml varhaisemmassa vaiheessa tavoitteista viestitaumlaumln sitauml paremmin yritykset-pystyvaumlt valmistautumaan ja vastaamaan hankkijan tarpeisiin

Jos kunnassa esimerkiksi halutaan vaumlhentaumlauml kuljetuspalveluiden paumlaumlstoumljauml kannat-taa taumlllainen tavoite viestiauml hyvissauml ajoin palvelua tarjoaville yrityksille Naumlin ne pystyvaumlt suuntaamaan omia tulevaisuuden investointeja tavoitteet taumlyttaumlvaumlaumln ka-lustoon Laajemmat palvelukokonaisuudet saattavat vaatia yhteistyoumltauml yritysten vaumllillauml tarvittavan palvelun tuottamiseksi Siksi onkin hyvauml ettauml yrityksillauml on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi

Ilmasto- ja energiatehokkuustavoitteet tai hankintastrategian tavoitteet ohjaavat usein investointeja vuosiksi eteenpaumlin Siksi kunnassa toimivien yritysten ja nykyis-ten sopimustoimittajien on hyvauml olla selvillauml niiden sisaumlltaumlmistauml tavoitteista

Tulevista hankinnoista tiedottaminen pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden loumly-taumlmistauml Samalla se myoumls mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen muiden hankintayksikoumliden kanssa

rdquo Tietyissauml tilanteissa pitaumlauml olla uskallusta esittaumlauml ettauml hankin-nan valmisteluun menee esimerkiksi yli kuusi kuukautta sen sijaan ettauml tehdaumlaumln niin kuin viimeksi kun se sopimuskin on jo vanhentunut Naumlitauml pitaumlauml valmistella vaumlhaumln rdquosalaardquo enna-koivasti kaumlyden laumlpi sopimuskantaa ja mahdollisia lainsaumlaumldaumln-noumln muutoksien mukanaan tuomia uusia tarpeita kartoittaenrdquo Hankkija Vantaan kaupunki

VIN

KKIViestien fiksumpia hankintoja

6

Viestien fiksumpia hankintoja

Siuntion kunnassa kilpailutettiin joukkoliikennepalvelut sekauml kunnal-liset kuljetuspalvelut Hankinta aloitettiin huolellisella vuoropuhe-lulla kunnan edustajien liikennoumlitsijoumliden sekauml kuntalaisten kanssa Tahot kutsuttiin yhteiseen keskustelutilaisuuteen jossa keskusteltiin nykyisiin palveluihin liittyvistauml haasteista Myoumls liikennoumlitsijaumlt saivat kertoa mikauml heidaumln mielestaumlaumln palveluiden tuottamisessa taumlllauml het-kellauml oli ongelmana Taumlmaumln jaumllkeen laumlhdettiin neuvottelumenettelyllauml etsimaumlaumln ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin ja haasteisiin

Taumlmaumln kaltainen hankinnan suunnitteluvaihe oli tyoumllaumls ja aikaa vievauml mutta lopputuloksena saatiin erittaumlin kustannustehokas merkit-taumlvaumlsti kuntalaisia paremmin palveleva jaumlrjestelmauml joka yhdisti joukkoliikenteen ja kunnalliset kuljetuspalvelut Vuodesta 2014 laumlhtien kuntalaiset pystyvaumlt ostamaan matkalippuja kunnan sisaumlisiin kuljetuksiin tarkoitetuille reiteille Palveluiden kaumlyttoumloumlnoton jaumllkeise-nauml syksynauml ei kuntalaisilta ollut tullut poikkeuksellisesti ainuttakaan valitusta Myoumls liikennoumlitsijoumliden palaute hankintamenettelystauml oli positiivista Lisaumltietoja Tina Nordman Siuntion kunta tinanordmansiuntiofi puh (09) 2606 1241

Linkki seminaariesitykseen gtgt bitlysiuntio

ON

NISTU

MIN

EN

VUOROPUHELU KAumlYTTAumlJIEN JA TOIMITTAJIEN VAumlLILLAuml OHJASI SIUNTION JOUKKOLIIKENNE- JA KULJETUSPALVELUHANKINTAA

2

SISAumlLLYSLUETTELO

Ohjeen tavoite 3Mitauml toimenpiteitauml hankinnan markkinaviestintauml sisaumlltaumlauml 3Miksi viestintauml on keskeistauml hankinnan onnistumisen kannalta 4Maumlaumlrittele tarve yhdessauml kaumlyttaumljien kanssa 7Mikauml on ennakoiva markkinakartoitus ja miten se tehdaumlaumln 8Teknisen markkinavuoropuhelun toteuttaminen 11Viesti hankinnan tuloksista 13Laumlhteet 13

Motivan hankintapalvelut 12015

3

OPPAAN TAVOITE

Taumlmauml opas kertoo markkinaviestinnaumln merkityksestauml hankintaprojektin onnistumiselle sekauml ohjeistaa viestinnaumln toteuttamiseen hankinnan suunnitteluvaiheessa Opas soveltuu erityisesti innovatiivisiin hankintoihin kun halutaan loumlytaumlauml uudenlaisia ratkaisuja esimerkiksi cleantech-hankintoihin Opas koskee tarjouskilpailun ulkopuolella tehtaumlvaumlauml viestintaumlauml ja on siten linjassa hankintalainsaumlaumldaumlnnoumln kanssa Ennakoivan markkinakartoituksen toteutuksen helpottamiseksi oppaan liitteenauml on valmiita mallipohjia Opas tarjoaa myoumls vinkkejauml toimialakohtaisista tietolaumlhteistauml joita kannattaa hyoumldyntaumlauml hankinnan suunnittelussa ja alan yrityksille viestit-taumlessauml

Viestien fiksumpia hankintoja

bull Keskustelu organisaation sisaumlllauml ja tuotteen tai palvelun kaumlyttaumljien kanssa hankinnan tarpeista ja tavoitteista

bull Viestintaumlkanavien kartoitusbull Hankintatavoitteista ja tulevista hankinnoista tiedottaminen

bull Ennakoiva markkinakartoitus ja siitauml tiedottaminenbull Mahdollinen tekninen vuoropuhelubull Hankinnan tuloksista viestiminen

MITAuml TOIMENPITEITAuml HYVAuml HANKINTAVIESTINTAuml SISAumlLTAumlAuml

Maumlaumlrittele hankinnantarpeet ja tavoitteet

ja viesti niistauml

Tee ennakoiva markkinakartoitus

1 Kartoita viestintaumlkavanat2 Laadi esittely hankkeesta ja

kuvaa tarve sekauml tavoitteet3 Toteuta markkinakartoitus ndash

hyoumldynnauml valmiit pohjat4 Laadi markkinakartoituksen

raportti

Toteuta tekninen vuoropuhelu

Kilpailutus

Viesti hankinnan tuloksista

4

Viestien fiksumpia hankintoja

MIKSI VIESTINTAuml ON KESKEISTAuml HANKINNAN ONNISTUMISEN KANNALTA

Erityisen onnistuneiden ja innovatiivisten hankintojen takana on aktiivista viestin-taumlauml ja vuoropuhelua niin markkinatoimijoiden kuin palvelua tai tuotetta kaumlyttaumlvien asiakkaiden esimerkiksi kuntalaisten kanssa Jotta hankittava tuote tai palvelu vas-taa asiakkaiden tarpeisiin tulee yhdessauml eri osapuolien kanssa maumlaumlritellauml millaisia tuotteita tai palveluita tarvitaan Myoumls sisaumlinen viestintauml on taumlrkeaumlauml jotta kunnassa kaupungissa tai koko organisaatiossa ymmaumlrretaumlaumln mitauml hyoumltyauml hankinnasta on tai mitauml arvoja ja tavoitteita hankinnalla voidaan toteuttaa

Markkinaviestintauml on tehokas tapa vaumlhentaumlauml hankintaan liittyviauml riskejauml ja lisaumltauml kustan-nustehokkuutta Yrityksillauml on yleensauml paras tieto oman alansa tarjonnasta ja teknisistauml ratkaisuista Siksi toimittajille kannattaa antaa mahdollisuus tarjota tai ehdottaa kohteeseen parhaiten soveltuvaa teknologiaa ja toimin-

tatapaa joka mahdollistaa uudenlaiset ratkaisut Jotta hankkijan kannalta opti-maalinen ratkaisu loumlytyy tulee yritysten saada ennakkoon tietoa siitauml mitkauml ovat hankinnan tavoitteet ja edellytykset

Laumlpinaumlkyvyys ja tasapuolisuus tulee saumlilyttaumlauml hankintaprosessin kaikissa vaiheissa Laumlpinaumlkyvyys varmistetaan hyvaumlllauml dokumentaatiolla Tasapuolisuus toteutuu vies-timaumlllauml toimittajille yhdenmukaisesti ja hakemalla avoimesti ja tarpeeksi laajasti toimijoita mukaan prosessiin

Markkinavuoropuheluun ja hankinnan suun-nitteluvaiheeseen tarvitaan aikaa Varsinkin isojen investointien kohdalla kannattaa paino-pistettauml pyrkiauml siirtaumlmaumlaumln hankinnan suunnit-teluvaiheeseen joka sisaumlltaumlauml tarpeiden maumlauml-rittaumlmisen ennakoivan markkinakartoituksen sekauml teknisen markkinavuoropuhelun

Elinkaarikustannusten vertailu on hyvauml tapa viestiauml hyoumldyistauml organisaation sisaumlllauml

Varhainen viestintauml mahdollistaa tiedon

saamisen tuoteketjusta tai esimerkiksi sertifikaattien hakemisen Naumlitauml on usein

muuten mahdotonta toteuttaa tarjouskilpailun

aikataulussa

5

Viesti hankinnan tavoitteista etupainotteisesti Mitauml varhaisemmassa vaiheessa tavoitteista viestitaumlaumln sitauml paremmin yritykset-pystyvaumlt valmistautumaan ja vastaamaan hankkijan tarpeisiin

Jos kunnassa esimerkiksi halutaan vaumlhentaumlauml kuljetuspalveluiden paumlaumlstoumljauml kannat-taa taumlllainen tavoite viestiauml hyvissauml ajoin palvelua tarjoaville yrityksille Naumlin ne pystyvaumlt suuntaamaan omia tulevaisuuden investointeja tavoitteet taumlyttaumlvaumlaumln ka-lustoon Laajemmat palvelukokonaisuudet saattavat vaatia yhteistyoumltauml yritysten vaumllillauml tarvittavan palvelun tuottamiseksi Siksi onkin hyvauml ettauml yrityksillauml on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi

Ilmasto- ja energiatehokkuustavoitteet tai hankintastrategian tavoitteet ohjaavat usein investointeja vuosiksi eteenpaumlin Siksi kunnassa toimivien yritysten ja nykyis-ten sopimustoimittajien on hyvauml olla selvillauml niiden sisaumlltaumlmistauml tavoitteista

Tulevista hankinnoista tiedottaminen pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden loumly-taumlmistauml Samalla se myoumls mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen muiden hankintayksikoumliden kanssa

rdquo Tietyissauml tilanteissa pitaumlauml olla uskallusta esittaumlauml ettauml hankin-nan valmisteluun menee esimerkiksi yli kuusi kuukautta sen sijaan ettauml tehdaumlaumln niin kuin viimeksi kun se sopimuskin on jo vanhentunut Naumlitauml pitaumlauml valmistella vaumlhaumln rdquosalaardquo enna-koivasti kaumlyden laumlpi sopimuskantaa ja mahdollisia lainsaumlaumldaumln-noumln muutoksien mukanaan tuomia uusia tarpeita kartoittaenrdquo Hankkija Vantaan kaupunki

VIN

KKIViestien fiksumpia hankintoja

6

Viestien fiksumpia hankintoja

Siuntion kunnassa kilpailutettiin joukkoliikennepalvelut sekauml kunnal-liset kuljetuspalvelut Hankinta aloitettiin huolellisella vuoropuhe-lulla kunnan edustajien liikennoumlitsijoumliden sekauml kuntalaisten kanssa Tahot kutsuttiin yhteiseen keskustelutilaisuuteen jossa keskusteltiin nykyisiin palveluihin liittyvistauml haasteista Myoumls liikennoumlitsijaumlt saivat kertoa mikauml heidaumln mielestaumlaumln palveluiden tuottamisessa taumlllauml het-kellauml oli ongelmana Taumlmaumln jaumllkeen laumlhdettiin neuvottelumenettelyllauml etsimaumlaumln ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin ja haasteisiin

Taumlmaumln kaltainen hankinnan suunnitteluvaihe oli tyoumllaumls ja aikaa vievauml mutta lopputuloksena saatiin erittaumlin kustannustehokas merkit-taumlvaumlsti kuntalaisia paremmin palveleva jaumlrjestelmauml joka yhdisti joukkoliikenteen ja kunnalliset kuljetuspalvelut Vuodesta 2014 laumlhtien kuntalaiset pystyvaumlt ostamaan matkalippuja kunnan sisaumlisiin kuljetuksiin tarkoitetuille reiteille Palveluiden kaumlyttoumloumlnoton jaumllkeise-nauml syksynauml ei kuntalaisilta ollut tullut poikkeuksellisesti ainuttakaan valitusta Myoumls liikennoumlitsijoumliden palaute hankintamenettelystauml oli positiivista Lisaumltietoja Tina Nordman Siuntion kunta tinanordmansiuntiofi puh (09) 2606 1241

Linkki seminaariesitykseen gtgt bitlysiuntio

ON

NISTU

MIN

EN

VUOROPUHELU KAumlYTTAumlJIEN JA TOIMITTAJIEN VAumlLILLAuml OHJASI SIUNTION JOUKKOLIIKENNE- JA KULJETUSPALVELUHANKINTAA

3

OPPAAN TAVOITE

Taumlmauml opas kertoo markkinaviestinnaumln merkityksestauml hankintaprojektin onnistumiselle sekauml ohjeistaa viestinnaumln toteuttamiseen hankinnan suunnitteluvaiheessa Opas soveltuu erityisesti innovatiivisiin hankintoihin kun halutaan loumlytaumlauml uudenlaisia ratkaisuja esimerkiksi cleantech-hankintoihin Opas koskee tarjouskilpailun ulkopuolella tehtaumlvaumlauml viestintaumlauml ja on siten linjassa hankintalainsaumlaumldaumlnnoumln kanssa Ennakoivan markkinakartoituksen toteutuksen helpottamiseksi oppaan liitteenauml on valmiita mallipohjia Opas tarjoaa myoumls vinkkejauml toimialakohtaisista tietolaumlhteistauml joita kannattaa hyoumldyntaumlauml hankinnan suunnittelussa ja alan yrityksille viestit-taumlessauml

Viestien fiksumpia hankintoja

bull Keskustelu organisaation sisaumlllauml ja tuotteen tai palvelun kaumlyttaumljien kanssa hankinnan tarpeista ja tavoitteista

bull Viestintaumlkanavien kartoitusbull Hankintatavoitteista ja tulevista hankinnoista tiedottaminen

bull Ennakoiva markkinakartoitus ja siitauml tiedottaminenbull Mahdollinen tekninen vuoropuhelubull Hankinnan tuloksista viestiminen

MITAuml TOIMENPITEITAuml HYVAuml HANKINTAVIESTINTAuml SISAumlLTAumlAuml

Maumlaumlrittele hankinnantarpeet ja tavoitteet

ja viesti niistauml

Tee ennakoiva markkinakartoitus

1 Kartoita viestintaumlkavanat2 Laadi esittely hankkeesta ja

kuvaa tarve sekauml tavoitteet3 Toteuta markkinakartoitus ndash

hyoumldynnauml valmiit pohjat4 Laadi markkinakartoituksen

raportti

Toteuta tekninen vuoropuhelu

Kilpailutus

Viesti hankinnan tuloksista

4

Viestien fiksumpia hankintoja

MIKSI VIESTINTAuml ON KESKEISTAuml HANKINNAN ONNISTUMISEN KANNALTA

Erityisen onnistuneiden ja innovatiivisten hankintojen takana on aktiivista viestin-taumlauml ja vuoropuhelua niin markkinatoimijoiden kuin palvelua tai tuotetta kaumlyttaumlvien asiakkaiden esimerkiksi kuntalaisten kanssa Jotta hankittava tuote tai palvelu vas-taa asiakkaiden tarpeisiin tulee yhdessauml eri osapuolien kanssa maumlaumlritellauml millaisia tuotteita tai palveluita tarvitaan Myoumls sisaumlinen viestintauml on taumlrkeaumlauml jotta kunnassa kaupungissa tai koko organisaatiossa ymmaumlrretaumlaumln mitauml hyoumltyauml hankinnasta on tai mitauml arvoja ja tavoitteita hankinnalla voidaan toteuttaa

Markkinaviestintauml on tehokas tapa vaumlhentaumlauml hankintaan liittyviauml riskejauml ja lisaumltauml kustan-nustehokkuutta Yrityksillauml on yleensauml paras tieto oman alansa tarjonnasta ja teknisistauml ratkaisuista Siksi toimittajille kannattaa antaa mahdollisuus tarjota tai ehdottaa kohteeseen parhaiten soveltuvaa teknologiaa ja toimin-

tatapaa joka mahdollistaa uudenlaiset ratkaisut Jotta hankkijan kannalta opti-maalinen ratkaisu loumlytyy tulee yritysten saada ennakkoon tietoa siitauml mitkauml ovat hankinnan tavoitteet ja edellytykset

Laumlpinaumlkyvyys ja tasapuolisuus tulee saumlilyttaumlauml hankintaprosessin kaikissa vaiheissa Laumlpinaumlkyvyys varmistetaan hyvaumlllauml dokumentaatiolla Tasapuolisuus toteutuu vies-timaumlllauml toimittajille yhdenmukaisesti ja hakemalla avoimesti ja tarpeeksi laajasti toimijoita mukaan prosessiin

Markkinavuoropuheluun ja hankinnan suun-nitteluvaiheeseen tarvitaan aikaa Varsinkin isojen investointien kohdalla kannattaa paino-pistettauml pyrkiauml siirtaumlmaumlaumln hankinnan suunnit-teluvaiheeseen joka sisaumlltaumlauml tarpeiden maumlauml-rittaumlmisen ennakoivan markkinakartoituksen sekauml teknisen markkinavuoropuhelun

Elinkaarikustannusten vertailu on hyvauml tapa viestiauml hyoumldyistauml organisaation sisaumlllauml

Varhainen viestintauml mahdollistaa tiedon

saamisen tuoteketjusta tai esimerkiksi sertifikaattien hakemisen Naumlitauml on usein

muuten mahdotonta toteuttaa tarjouskilpailun

aikataulussa

5

Viesti hankinnan tavoitteista etupainotteisesti Mitauml varhaisemmassa vaiheessa tavoitteista viestitaumlaumln sitauml paremmin yritykset-pystyvaumlt valmistautumaan ja vastaamaan hankkijan tarpeisiin

Jos kunnassa esimerkiksi halutaan vaumlhentaumlauml kuljetuspalveluiden paumlaumlstoumljauml kannat-taa taumlllainen tavoite viestiauml hyvissauml ajoin palvelua tarjoaville yrityksille Naumlin ne pystyvaumlt suuntaamaan omia tulevaisuuden investointeja tavoitteet taumlyttaumlvaumlaumln ka-lustoon Laajemmat palvelukokonaisuudet saattavat vaatia yhteistyoumltauml yritysten vaumllillauml tarvittavan palvelun tuottamiseksi Siksi onkin hyvauml ettauml yrityksillauml on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi

Ilmasto- ja energiatehokkuustavoitteet tai hankintastrategian tavoitteet ohjaavat usein investointeja vuosiksi eteenpaumlin Siksi kunnassa toimivien yritysten ja nykyis-ten sopimustoimittajien on hyvauml olla selvillauml niiden sisaumlltaumlmistauml tavoitteista

Tulevista hankinnoista tiedottaminen pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden loumly-taumlmistauml Samalla se myoumls mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen muiden hankintayksikoumliden kanssa

rdquo Tietyissauml tilanteissa pitaumlauml olla uskallusta esittaumlauml ettauml hankin-nan valmisteluun menee esimerkiksi yli kuusi kuukautta sen sijaan ettauml tehdaumlaumln niin kuin viimeksi kun se sopimuskin on jo vanhentunut Naumlitauml pitaumlauml valmistella vaumlhaumln rdquosalaardquo enna-koivasti kaumlyden laumlpi sopimuskantaa ja mahdollisia lainsaumlaumldaumln-noumln muutoksien mukanaan tuomia uusia tarpeita kartoittaenrdquo Hankkija Vantaan kaupunki

VIN

KKIViestien fiksumpia hankintoja

6

Viestien fiksumpia hankintoja

Siuntion kunnassa kilpailutettiin joukkoliikennepalvelut sekauml kunnal-liset kuljetuspalvelut Hankinta aloitettiin huolellisella vuoropuhe-lulla kunnan edustajien liikennoumlitsijoumliden sekauml kuntalaisten kanssa Tahot kutsuttiin yhteiseen keskustelutilaisuuteen jossa keskusteltiin nykyisiin palveluihin liittyvistauml haasteista Myoumls liikennoumlitsijaumlt saivat kertoa mikauml heidaumln mielestaumlaumln palveluiden tuottamisessa taumlllauml het-kellauml oli ongelmana Taumlmaumln jaumllkeen laumlhdettiin neuvottelumenettelyllauml etsimaumlaumln ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin ja haasteisiin

Taumlmaumln kaltainen hankinnan suunnitteluvaihe oli tyoumllaumls ja aikaa vievauml mutta lopputuloksena saatiin erittaumlin kustannustehokas merkit-taumlvaumlsti kuntalaisia paremmin palveleva jaumlrjestelmauml joka yhdisti joukkoliikenteen ja kunnalliset kuljetuspalvelut Vuodesta 2014 laumlhtien kuntalaiset pystyvaumlt ostamaan matkalippuja kunnan sisaumlisiin kuljetuksiin tarkoitetuille reiteille Palveluiden kaumlyttoumloumlnoton jaumllkeise-nauml syksynauml ei kuntalaisilta ollut tullut poikkeuksellisesti ainuttakaan valitusta Myoumls liikennoumlitsijoumliden palaute hankintamenettelystauml oli positiivista Lisaumltietoja Tina Nordman Siuntion kunta tinanordmansiuntiofi puh (09) 2606 1241

Linkki seminaariesitykseen gtgt bitlysiuntio

ON

NISTU

MIN

EN

VUOROPUHELU KAumlYTTAumlJIEN JA TOIMITTAJIEN VAumlLILLAuml OHJASI SIUNTION JOUKKOLIIKENNE- JA KULJETUSPALVELUHANKINTAA

4

Viestien fiksumpia hankintoja

MIKSI VIESTINTAuml ON KESKEISTAuml HANKINNAN ONNISTUMISEN KANNALTA

Erityisen onnistuneiden ja innovatiivisten hankintojen takana on aktiivista viestin-taumlauml ja vuoropuhelua niin markkinatoimijoiden kuin palvelua tai tuotetta kaumlyttaumlvien asiakkaiden esimerkiksi kuntalaisten kanssa Jotta hankittava tuote tai palvelu vas-taa asiakkaiden tarpeisiin tulee yhdessauml eri osapuolien kanssa maumlaumlritellauml millaisia tuotteita tai palveluita tarvitaan Myoumls sisaumlinen viestintauml on taumlrkeaumlauml jotta kunnassa kaupungissa tai koko organisaatiossa ymmaumlrretaumlaumln mitauml hyoumltyauml hankinnasta on tai mitauml arvoja ja tavoitteita hankinnalla voidaan toteuttaa

Markkinaviestintauml on tehokas tapa vaumlhentaumlauml hankintaan liittyviauml riskejauml ja lisaumltauml kustan-nustehokkuutta Yrityksillauml on yleensauml paras tieto oman alansa tarjonnasta ja teknisistauml ratkaisuista Siksi toimittajille kannattaa antaa mahdollisuus tarjota tai ehdottaa kohteeseen parhaiten soveltuvaa teknologiaa ja toimin-

tatapaa joka mahdollistaa uudenlaiset ratkaisut Jotta hankkijan kannalta opti-maalinen ratkaisu loumlytyy tulee yritysten saada ennakkoon tietoa siitauml mitkauml ovat hankinnan tavoitteet ja edellytykset

Laumlpinaumlkyvyys ja tasapuolisuus tulee saumlilyttaumlauml hankintaprosessin kaikissa vaiheissa Laumlpinaumlkyvyys varmistetaan hyvaumlllauml dokumentaatiolla Tasapuolisuus toteutuu vies-timaumlllauml toimittajille yhdenmukaisesti ja hakemalla avoimesti ja tarpeeksi laajasti toimijoita mukaan prosessiin

Markkinavuoropuheluun ja hankinnan suun-nitteluvaiheeseen tarvitaan aikaa Varsinkin isojen investointien kohdalla kannattaa paino-pistettauml pyrkiauml siirtaumlmaumlaumln hankinnan suunnit-teluvaiheeseen joka sisaumlltaumlauml tarpeiden maumlauml-rittaumlmisen ennakoivan markkinakartoituksen sekauml teknisen markkinavuoropuhelun

Elinkaarikustannusten vertailu on hyvauml tapa viestiauml hyoumldyistauml organisaation sisaumlllauml

Varhainen viestintauml mahdollistaa tiedon

saamisen tuoteketjusta tai esimerkiksi sertifikaattien hakemisen Naumlitauml on usein

muuten mahdotonta toteuttaa tarjouskilpailun

aikataulussa

5

Viesti hankinnan tavoitteista etupainotteisesti Mitauml varhaisemmassa vaiheessa tavoitteista viestitaumlaumln sitauml paremmin yritykset-pystyvaumlt valmistautumaan ja vastaamaan hankkijan tarpeisiin

Jos kunnassa esimerkiksi halutaan vaumlhentaumlauml kuljetuspalveluiden paumlaumlstoumljauml kannat-taa taumlllainen tavoite viestiauml hyvissauml ajoin palvelua tarjoaville yrityksille Naumlin ne pystyvaumlt suuntaamaan omia tulevaisuuden investointeja tavoitteet taumlyttaumlvaumlaumln ka-lustoon Laajemmat palvelukokonaisuudet saattavat vaatia yhteistyoumltauml yritysten vaumllillauml tarvittavan palvelun tuottamiseksi Siksi onkin hyvauml ettauml yrityksillauml on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi

Ilmasto- ja energiatehokkuustavoitteet tai hankintastrategian tavoitteet ohjaavat usein investointeja vuosiksi eteenpaumlin Siksi kunnassa toimivien yritysten ja nykyis-ten sopimustoimittajien on hyvauml olla selvillauml niiden sisaumlltaumlmistauml tavoitteista

Tulevista hankinnoista tiedottaminen pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden loumly-taumlmistauml Samalla se myoumls mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen muiden hankintayksikoumliden kanssa

rdquo Tietyissauml tilanteissa pitaumlauml olla uskallusta esittaumlauml ettauml hankin-nan valmisteluun menee esimerkiksi yli kuusi kuukautta sen sijaan ettauml tehdaumlaumln niin kuin viimeksi kun se sopimuskin on jo vanhentunut Naumlitauml pitaumlauml valmistella vaumlhaumln rdquosalaardquo enna-koivasti kaumlyden laumlpi sopimuskantaa ja mahdollisia lainsaumlaumldaumln-noumln muutoksien mukanaan tuomia uusia tarpeita kartoittaenrdquo Hankkija Vantaan kaupunki

VIN

KKIViestien fiksumpia hankintoja

6

Viestien fiksumpia hankintoja

Siuntion kunnassa kilpailutettiin joukkoliikennepalvelut sekauml kunnal-liset kuljetuspalvelut Hankinta aloitettiin huolellisella vuoropuhe-lulla kunnan edustajien liikennoumlitsijoumliden sekauml kuntalaisten kanssa Tahot kutsuttiin yhteiseen keskustelutilaisuuteen jossa keskusteltiin nykyisiin palveluihin liittyvistauml haasteista Myoumls liikennoumlitsijaumlt saivat kertoa mikauml heidaumln mielestaumlaumln palveluiden tuottamisessa taumlllauml het-kellauml oli ongelmana Taumlmaumln jaumllkeen laumlhdettiin neuvottelumenettelyllauml etsimaumlaumln ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin ja haasteisiin

Taumlmaumln kaltainen hankinnan suunnitteluvaihe oli tyoumllaumls ja aikaa vievauml mutta lopputuloksena saatiin erittaumlin kustannustehokas merkit-taumlvaumlsti kuntalaisia paremmin palveleva jaumlrjestelmauml joka yhdisti joukkoliikenteen ja kunnalliset kuljetuspalvelut Vuodesta 2014 laumlhtien kuntalaiset pystyvaumlt ostamaan matkalippuja kunnan sisaumlisiin kuljetuksiin tarkoitetuille reiteille Palveluiden kaumlyttoumloumlnoton jaumllkeise-nauml syksynauml ei kuntalaisilta ollut tullut poikkeuksellisesti ainuttakaan valitusta Myoumls liikennoumlitsijoumliden palaute hankintamenettelystauml oli positiivista Lisaumltietoja Tina Nordman Siuntion kunta tinanordmansiuntiofi puh (09) 2606 1241

Linkki seminaariesitykseen gtgt bitlysiuntio

ON

NISTU

MIN

EN

VUOROPUHELU KAumlYTTAumlJIEN JA TOIMITTAJIEN VAumlLILLAuml OHJASI SIUNTION JOUKKOLIIKENNE- JA KULJETUSPALVELUHANKINTAA

5

Viesti hankinnan tavoitteista etupainotteisesti Mitauml varhaisemmassa vaiheessa tavoitteista viestitaumlaumln sitauml paremmin yritykset-pystyvaumlt valmistautumaan ja vastaamaan hankkijan tarpeisiin

Jos kunnassa esimerkiksi halutaan vaumlhentaumlauml kuljetuspalveluiden paumlaumlstoumljauml kannat-taa taumlllainen tavoite viestiauml hyvissauml ajoin palvelua tarjoaville yrityksille Naumlin ne pystyvaumlt suuntaamaan omia tulevaisuuden investointeja tavoitteet taumlyttaumlvaumlaumln ka-lustoon Laajemmat palvelukokonaisuudet saattavat vaatia yhteistyoumltauml yritysten vaumllillauml tarvittavan palvelun tuottamiseksi Siksi onkin hyvauml ettauml yrityksillauml on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi

Ilmasto- ja energiatehokkuustavoitteet tai hankintastrategian tavoitteet ohjaavat usein investointeja vuosiksi eteenpaumlin Siksi kunnassa toimivien yritysten ja nykyis-ten sopimustoimittajien on hyvauml olla selvillauml niiden sisaumlltaumlmistauml tavoitteista

Tulevista hankinnoista tiedottaminen pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden loumly-taumlmistauml Samalla se myoumls mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen muiden hankintayksikoumliden kanssa

rdquo Tietyissauml tilanteissa pitaumlauml olla uskallusta esittaumlauml ettauml hankin-nan valmisteluun menee esimerkiksi yli kuusi kuukautta sen sijaan ettauml tehdaumlaumln niin kuin viimeksi kun se sopimuskin on jo vanhentunut Naumlitauml pitaumlauml valmistella vaumlhaumln rdquosalaardquo enna-koivasti kaumlyden laumlpi sopimuskantaa ja mahdollisia lainsaumlaumldaumln-noumln muutoksien mukanaan tuomia uusia tarpeita kartoittaenrdquo Hankkija Vantaan kaupunki

VIN

KKIViestien fiksumpia hankintoja

6

Viestien fiksumpia hankintoja

Siuntion kunnassa kilpailutettiin joukkoliikennepalvelut sekauml kunnal-liset kuljetuspalvelut Hankinta aloitettiin huolellisella vuoropuhe-lulla kunnan edustajien liikennoumlitsijoumliden sekauml kuntalaisten kanssa Tahot kutsuttiin yhteiseen keskustelutilaisuuteen jossa keskusteltiin nykyisiin palveluihin liittyvistauml haasteista Myoumls liikennoumlitsijaumlt saivat kertoa mikauml heidaumln mielestaumlaumln palveluiden tuottamisessa taumlllauml het-kellauml oli ongelmana Taumlmaumln jaumllkeen laumlhdettiin neuvottelumenettelyllauml etsimaumlaumln ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin ja haasteisiin

Taumlmaumln kaltainen hankinnan suunnitteluvaihe oli tyoumllaumls ja aikaa vievauml mutta lopputuloksena saatiin erittaumlin kustannustehokas merkit-taumlvaumlsti kuntalaisia paremmin palveleva jaumlrjestelmauml joka yhdisti joukkoliikenteen ja kunnalliset kuljetuspalvelut Vuodesta 2014 laumlhtien kuntalaiset pystyvaumlt ostamaan matkalippuja kunnan sisaumlisiin kuljetuksiin tarkoitetuille reiteille Palveluiden kaumlyttoumloumlnoton jaumllkeise-nauml syksynauml ei kuntalaisilta ollut tullut poikkeuksellisesti ainuttakaan valitusta Myoumls liikennoumlitsijoumliden palaute hankintamenettelystauml oli positiivista Lisaumltietoja Tina Nordman Siuntion kunta tinanordmansiuntiofi puh (09) 2606 1241

Linkki seminaariesitykseen gtgt bitlysiuntio

ON

NISTU

MIN

EN

VUOROPUHELU KAumlYTTAumlJIEN JA TOIMITTAJIEN VAumlLILLAuml OHJASI SIUNTION JOUKKOLIIKENNE- JA KULJETUSPALVELUHANKINTAA

6

Viestien fiksumpia hankintoja

Siuntion kunnassa kilpailutettiin joukkoliikennepalvelut sekauml kunnal-liset kuljetuspalvelut Hankinta aloitettiin huolellisella vuoropuhe-lulla kunnan edustajien liikennoumlitsijoumliden sekauml kuntalaisten kanssa Tahot kutsuttiin yhteiseen keskustelutilaisuuteen jossa keskusteltiin nykyisiin palveluihin liittyvistauml haasteista Myoumls liikennoumlitsijaumlt saivat kertoa mikauml heidaumln mielestaumlaumln palveluiden tuottamisessa taumlllauml het-kellauml oli ongelmana Taumlmaumln jaumllkeen laumlhdettiin neuvottelumenettelyllauml etsimaumlaumln ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin ja haasteisiin

Taumlmaumln kaltainen hankinnan suunnitteluvaihe oli tyoumllaumls ja aikaa vievauml mutta lopputuloksena saatiin erittaumlin kustannustehokas merkit-taumlvaumlsti kuntalaisia paremmin palveleva jaumlrjestelmauml joka yhdisti joukkoliikenteen ja kunnalliset kuljetuspalvelut Vuodesta 2014 laumlhtien kuntalaiset pystyvaumlt ostamaan matkalippuja kunnan sisaumlisiin kuljetuksiin tarkoitetuille reiteille Palveluiden kaumlyttoumloumlnoton jaumllkeise-nauml syksynauml ei kuntalaisilta ollut tullut poikkeuksellisesti ainuttakaan valitusta Myoumls liikennoumlitsijoumliden palaute hankintamenettelystauml oli positiivista Lisaumltietoja Tina Nordman Siuntion kunta tinanordmansiuntiofi puh (09) 2606 1241

Linkki seminaariesitykseen gtgt bitlysiuntio

ON

NISTU

MIN

EN

VUOROPUHELU KAumlYTTAumlJIEN JA TOIMITTAJIEN VAumlLILLAuml OHJASI SIUNTION JOUKKOLIIKENNE- JA KULJETUSPALVELUHANKINTAA

7

MAumlAumlRITTELE TARVE YHDESSAuml KAumlYTTAumlJIEN KANSSA

Hankinta laumlhtee aina tarpeen maumlaumlrittelystauml Usein tarpeen maumlaumlrittely jaumlauml hankinta-asiantuntijan harteille jolla ei ole syvaumlllistauml asiantuntemusta itse hankittavasta

palvelusta tai tuotteesta Siksi keskusteluja kannattaa kaumlydauml myoumls palvelua tai tuotetta kaumlyttaumlvien asiakkaiden tai toimijoiden kanssa

Mihin tarpeeseen etsitaumlaumln ratkaisua Onko ratkaisu jokin tuote tai voiko sen korvata palvelulla Millaisia toiveita kaumlyttaumljillauml on palvelun tai tuotteen laadun osalta Tarpeen

maumlaumlrittely kannattaa tehdauml ajoissa ennen kuin tulevasta tarpeesta tuleekin akuutti ongelma ja kilpailutuksella on kiire

Kaumly vuoropuhelua ja tiedota hankinnan tavoitteista

Hankintaa tekevaumln organisaation sisaumlllauml on hyvauml kaumlydauml keskustelua tavoitteista Halutaanko hankinnalla edistaumlauml esimerkiksi alueen elinkeinoelaumlmaumlauml vaumlhentaumlauml paumlaumlstoumljauml lisaumltauml uusiutuvan energian kaumlyttoumlauml tms palvelun tuottamisen tai tietyn tuotteen hankinnan lisaumlksi Taumlmauml on myoumls hyvauml hetki pohtia muodostavatko eri strategiat johdonmukaisen kokonaisuuden

Sen lisaumlksi ettauml hankinnasta kaumlydaumlaumln keskustelua organisaation sisaumlllauml siitauml tulee aikaisessa vaiheessa viestiauml myoumls kunnan paumlaumltoumlksentekijoumlille Budjetista paumlaumlttaumlvaumlt pitaumlisi saada riittaumlvaumln aikaisessa vaiheessa sitoutumaan yhteisiin hankinnalle ase-tettuihin tavoitteisiin jotta hanke-esitys ei tule ensimmaumlistauml kertaa vastaan kun sen toteutuksesta pitaumlauml jo paumlaumlttaumlauml

Myoumls yrityksille kannattaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa viestiauml hankinnan ta-voitteista ja millauml aikataululla ko hankinta tullaan tekemaumlaumln

Jos tavoitteena on edistaumlauml cleantech-ratkaisuja eli ym-paumlristoumlliiketoimintaa on asia hyvauml selkeyttaumlauml ympaumlris-toumlnaumlkoumlkohtiin tai energian-kaumlyttoumloumln liittyvin tavoittein

Onnistuneen hankinnan laumlhtoumlkohtana on taumlsmaumllli-nen ymmaumlrrys tarpeesta ja tuloksista joihin hankinnalla haetaan vastausta

Sakarinmaumlen koulun hybridilaumlm-mitysjaumlrjestelmaumln hankinnan suunnitteluvaiheessa jaumlrjestettiin oppilaille tyoumlpajoja laumlhienergias-ta Taumlmauml oli hyvauml tiedotuskanava niin oppilaille vanhemmille kuin henkiloumlkunnallekin Opettajille pi-dettiin myoumls tyoumlpajoja siitauml miten energia-asioita voidaan kaumlsitellauml eri oppiaineissa

ON

NISTU

MIN

ENTarpeen ja tavoitteiden maumlaumlrittely

8

Esimerkiksi Tavoittelemme mahdollisimman pientauml hiilijalanjaumllkeauml nollajaumlterat-kaisua alueen resurssitehokkuutta lisaumlaumlvaumlauml tai elinkaarikustannuksiltaan mahdol-lisimman edullista ratkaisua On hyvauml myoumls kannustaa yrityksiauml muodostamaan yhteenliittymiauml Eri osapuolet voidaan jo hyvin varhaisessa vaiheessa kutsua tarvittaessa samaan tilaisuuteen keskustelemaan hankintaa koskevista tarpeista ja toiveista Tietoa voidaan keraumltauml talteen myoumls verkon ja sosiaalisen median kautta Naumlmauml keskus-telut tulee dokumentoida ja myoumls ne auttavat maumlaumlrittelemaumlaumln hankinnan tavoit-teita

MIKAuml ON ENNAKOIVA MARKKINAKARTOITUS JA MITEN SE TEHDAumlAumlN

Ennakoiva markkinakartoitus antaa toimitta-jille tietoa tavoitteista ja tarpeista joihin tu-leva hankinta vastaa Yritykset saavat myoumls tietoa hankinnan suuruudesta ja aikatauluar-viosta Sen perusteella hankintayksikkouml taas saa kaumlsityksen tarjolla olevista erilaisista rat-kaisuista tai palveluvaihtoehdoista Ennakoivassa markkinakartoituksessa kuvataan yrityksillebull tarve tai ongelma johon haetaan ratkaisuabull vaatimukset vain lopputuloksen naumlkoumlkulmasta eli muotoillaan tavoitteena

tai tuloksenabull lyhyt nykytilanteen kuvaus Miksi uutta ratkaisua haetaan Mitauml halutaan

edistaumlaumlbull hankinnan laajuus ja aikataulullinen kesto Yrityksiltauml toivotaan ehdotuksia tai tietoa siitauml miten markkinat voivat vastata ku-vaamaanne tarpeeseen Ennakoivan markkinakartoituksen tulisi ajoittua hankin-nan alkumetreille kun tarve on maumlaumlritelty mutta ennen tarjouspyynnoumln valmiste-lua Ennakoiva markkinakartoitus on hyvauml tehdauml kirjallisesti

rdquoEnnakoiva markkina-kartoitus on tyoumlvaihe jossa

haetaan yritysten reaktioita ja ratkaisuehdotuksia

esitettyihin tarpeisiin rdquo

Ennakoivan markkinakartoituksen toteutus

9

Kartoita viestintaumlkanavat

Ennakoiva markkinakartoitus tulee tehdauml avoimesti ja tasapuolisesti koskien koko tuoteketjua ja alaa Taumlssauml vaiheessa ei suljeta ketaumlaumln toimijoita ulkopuolelle Han-kinnasta tiedotetaan mahdollisimman laajasti jotta mahdollisimman moni yritys on tietoinen tulevasta hankinnasta Taumlmauml antaa myoumls yrityksille mahdollisuuksia uusien verkostojen kehittaumlmiseen tuoteketjuissa Markkinakartoituksen onnistu-minen riippuu paljolti siitauml kuinka hyvin toimijat tavoitetaan

Kannattaa siis pohtia kunnolla miten esimerkiksi alan pk-yritykset tavoitetaan mitauml muita tahoja voidaan hyoumldyntaumlauml viestinnaumlssauml ja miten sisaumlinen viestintauml tul-laan hoitamaan Viestintauml kannattaa vastuuttaa yhdelle henkiloumllle jotta se tulee hoidettua Viestinnaumlstauml vastaava henkilouml voi olla joku muu kuin projektipaumlaumlllikkouml

Viestintaumlkanavat on hyvauml listata Tiedonvaumllityskanavina voi kaumlyttaumlauml esimerkiksi lehtiauml verkkosivuja seminaareja erilaisia tilaisuuksia tai HILMAa Hyvauml tapa lanseerata markkinakartoitus on julkaista ennakkoilmoitus HILMAaan tai TEDiin

Verkkosivujen tai ennakkoilmoituksen lisaumlksi kannattaa hyoumldyntaumlauml ns vaumllittaumljauml-organisaatioita Vaumllittaumljaumlorganisaatiot ovat avainasemassa markkinoille viestittauml-essauml koska heillauml on hyvauml tuntemus tietyn alan toimijakentaumlstauml

Vaumllittaumljaumlorganisaatioita voivat olla esimerkiksibull eri alojen osaamisverkostot kuten alueelliset kehitysyhtioumltbull toimialaliitot yhdistykset kauppakamaritbull jaumlrjestoumlt

Motivan hankintapalvelun verkkosivuilla olevasta tietolaumlhteitauml osiosta loumlytyy tietoa cleantech-alojen jaumlrjestoumlistauml ja toimialaliitoista joille tulevista hankinnoista kannattaa tiedottaa

bull Puhtaan energian ratkaisut gtgt wwwmotivanhankintapalvelufipuhdasenergia

bull Liikkumisen ja liikenteen ratkaisut gtgt wwwmotivanhankintapalvelufiliikenne

bull Jaumltehuollon ratkaisut gtgt wwwmotivanhankintapalvelufijatehuolto

VIN

KKI

VINKKI Myoumls muut hankintayksikoumlt joilla on samankaltaisia tar-peita voivat olla kiinnostuneita markkinakartoituksenne tuloksis-ta Miettikaumlauml miten voitte vaumllittaumlauml tiedon myoumls heille Esimerkiksi ekohankintaverkoston kautta tieto leviaumlauml hyvin muille kestaumlvistauml hankinnoista kiinnostuneille hankintayksikoumlille wwwmotivanhankintapalvelufiekohankintaverkosto

Ennakoivan markkinakartoituksen toteutus

1

8

Esimerkiksi Tavoittelemme mahdollisimman pientauml hiilijalanjaumllkeauml nollajaumlterat-kaisua alueen resurssitehokkuutta lisaumlaumlvaumlauml tai elinkaarikustannuksiltaan mahdol-lisimman edullista ratkaisua On hyvauml myoumls kannustaa yrityksiauml muodostamaan yhteenliittymiauml Eri osapuolet voidaan jo hyvin varhaisessa vaiheessa kutsua tarvittaessa samaan tilaisuuteen keskustelemaan hankintaa koskevista tarpeista ja toiveista Tietoa voidaan keraumltauml talteen myoumls verkon ja sosiaalisen median kautta Naumlmauml keskus-telut tulee dokumentoida ja myoumls ne auttavat maumlaumlrittelemaumlaumln hankinnan tavoit-teita

MIKAuml ON ENNAKOIVA MARKKINAKARTOITUS JA MITEN SE TEHDAumlAumlN

Ennakoiva markkinakartoitus antaa toimitta-jille tietoa tavoitteista ja tarpeista joihin tu-leva hankinta vastaa Yritykset saavat myoumls tietoa hankinnan suuruudesta ja aikatauluar-viosta Sen perusteella hankintayksikkouml taas saa kaumlsityksen tarjolla olevista erilaisista rat-kaisuista tai palveluvaihtoehdoista Ennakoivassa markkinakartoituksessa kuvataan yrityksillebull tarve tai ongelma johon haetaan ratkaisuabull vaatimukset vain lopputuloksen naumlkoumlkulmasta eli muotoillaan tavoitteena

tai tuloksenabull lyhyt nykytilanteen kuvaus Miksi uutta ratkaisua haetaan Mitauml halutaan

edistaumlaumlbull hankinnan laajuus ja aikataulullinen kesto Yrityksiltauml toivotaan ehdotuksia tai tietoa siitauml miten markkinat voivat vastata ku-vaamaanne tarpeeseen Ennakoivan markkinakartoituksen tulisi ajoittua hankin-nan alkumetreille kun tarve on maumlaumlritelty mutta ennen tarjouspyynnoumln valmiste-lua Ennakoiva markkinakartoitus on hyvauml tehdauml kirjallisesti

rdquoEnnakoiva markkina-kartoitus on tyoumlvaihe jossa

haetaan yritysten reaktioita ja ratkaisuehdotuksia

esitettyihin tarpeisiin rdquo

Ennakoivan markkinakartoituksen toteutus

9

Kartoita viestintaumlkanavat

Ennakoiva markkinakartoitus tulee tehdauml avoimesti ja tasapuolisesti koskien koko tuoteketjua ja alaa Taumlssauml vaiheessa ei suljeta ketaumlaumln toimijoita ulkopuolelle Han-kinnasta tiedotetaan mahdollisimman laajasti jotta mahdollisimman moni yritys on tietoinen tulevasta hankinnasta Taumlmauml antaa myoumls yrityksille mahdollisuuksia uusien verkostojen kehittaumlmiseen tuoteketjuissa Markkinakartoituksen onnistu-minen riippuu paljolti siitauml kuinka hyvin toimijat tavoitetaan

Kannattaa siis pohtia kunnolla miten esimerkiksi alan pk-yritykset tavoitetaan mitauml muita tahoja voidaan hyoumldyntaumlauml viestinnaumlssauml ja miten sisaumlinen viestintauml tul-laan hoitamaan Viestintauml kannattaa vastuuttaa yhdelle henkiloumllle jotta se tulee hoidettua Viestinnaumlstauml vastaava henkilouml voi olla joku muu kuin projektipaumlaumlllikkouml

Viestintaumlkanavat on hyvauml listata Tiedonvaumllityskanavina voi kaumlyttaumlauml esimerkiksi lehtiauml verkkosivuja seminaareja erilaisia tilaisuuksia tai HILMAa Hyvauml tapa lanseerata markkinakartoitus on julkaista ennakkoilmoitus HILMAaan tai TEDiin

Verkkosivujen tai ennakkoilmoituksen lisaumlksi kannattaa hyoumldyntaumlauml ns vaumllittaumljauml-organisaatioita Vaumllittaumljaumlorganisaatiot ovat avainasemassa markkinoille viestittauml-essauml koska heillauml on hyvauml tuntemus tietyn alan toimijakentaumlstauml

Vaumllittaumljaumlorganisaatioita voivat olla esimerkiksibull eri alojen osaamisverkostot kuten alueelliset kehitysyhtioumltbull toimialaliitot yhdistykset kauppakamaritbull jaumlrjestoumlt

Motivan hankintapalvelun verkkosivuilla olevasta tietolaumlhteitauml osiosta loumlytyy tietoa cleantech-alojen jaumlrjestoumlistauml ja toimialaliitoista joille tulevista hankinnoista kannattaa tiedottaa

bull Puhtaan energian ratkaisut gtgt wwwmotivanhankintapalvelufipuhdasenergia

bull Liikkumisen ja liikenteen ratkaisut gtgt wwwmotivanhankintapalvelufiliikenne

bull Jaumltehuollon ratkaisut gtgt wwwmotivanhankintapalvelufijatehuolto

VIN

KKI

VINKKI Myoumls muut hankintayksikoumlt joilla on samankaltaisia tar-peita voivat olla kiinnostuneita markkinakartoituksenne tuloksis-ta Miettikaumlauml miten voitte vaumllittaumlauml tiedon myoumls heille Esimerkiksi ekohankintaverkoston kautta tieto leviaumlauml hyvin muille kestaumlvistauml hankinnoista kiinnostuneille hankintayksikoumlille wwwmotivanhankintapalvelufiekohankintaverkosto

Ennakoivan markkinakartoituksen toteutus

1

9

Kartoita viestintaumlkanavat

Ennakoiva markkinakartoitus tulee tehdauml avoimesti ja tasapuolisesti koskien koko tuoteketjua ja alaa Taumlssauml vaiheessa ei suljeta ketaumlaumln toimijoita ulkopuolelle Han-kinnasta tiedotetaan mahdollisimman laajasti jotta mahdollisimman moni yritys on tietoinen tulevasta hankinnasta Taumlmauml antaa myoumls yrityksille mahdollisuuksia uusien verkostojen kehittaumlmiseen tuoteketjuissa Markkinakartoituksen onnistu-minen riippuu paljolti siitauml kuinka hyvin toimijat tavoitetaan

Kannattaa siis pohtia kunnolla miten esimerkiksi alan pk-yritykset tavoitetaan mitauml muita tahoja voidaan hyoumldyntaumlauml viestinnaumlssauml ja miten sisaumlinen viestintauml tul-laan hoitamaan Viestintauml kannattaa vastuuttaa yhdelle henkiloumllle jotta se tulee hoidettua Viestinnaumlstauml vastaava henkilouml voi olla joku muu kuin projektipaumlaumlllikkouml

Viestintaumlkanavat on hyvauml listata Tiedonvaumllityskanavina voi kaumlyttaumlauml esimerkiksi lehtiauml verkkosivuja seminaareja erilaisia tilaisuuksia tai HILMAa Hyvauml tapa lanseerata markkinakartoitus on julkaista ennakkoilmoitus HILMAaan tai TEDiin

Verkkosivujen tai ennakkoilmoituksen lisaumlksi kannattaa hyoumldyntaumlauml ns vaumllittaumljauml-organisaatioita Vaumllittaumljaumlorganisaatiot ovat avainasemassa markkinoille viestittauml-essauml koska heillauml on hyvauml tuntemus tietyn alan toimijakentaumlstauml

Vaumllittaumljaumlorganisaatioita voivat olla esimerkiksibull eri alojen osaamisverkostot kuten alueelliset kehitysyhtioumltbull toimialaliitot yhdistykset kauppakamaritbull jaumlrjestoumlt

Motivan hankintapalvelun verkkosivuilla olevasta tietolaumlhteitauml osiosta loumlytyy tietoa cleantech-alojen jaumlrjestoumlistauml ja toimialaliitoista joille tulevista hankinnoista kannattaa tiedottaa

bull Puhtaan energian ratkaisut gtgt wwwmotivanhankintapalvelufipuhdasenergia

bull Liikkumisen ja liikenteen ratkaisut gtgt wwwmotivanhankintapalvelufiliikenne

bull Jaumltehuollon ratkaisut gtgt wwwmotivanhankintapalvelufijatehuolto

VIN

KKI

VINKKI Myoumls muut hankintayksikoumlt joilla on samankaltaisia tar-peita voivat olla kiinnostuneita markkinakartoituksenne tuloksis-ta Miettikaumlauml miten voitte vaumllittaumlauml tiedon myoumls heille Esimerkiksi ekohankintaverkoston kautta tieto leviaumlauml hyvin muille kestaumlvistauml hankinnoista kiinnostuneille hankintayksikoumlille wwwmotivanhankintapalvelufiekohankintaverkosto

Ennakoivan markkinakartoituksen toteutus

1

10

2 Hyoumldynnauml valmiit mallipohjat

Ennakoivan markkinakartoituksen aikana kaumlydyt keskustelut tulee dokumentoida jotta menettely on mahdollisimman avoin ja voidaan osoittaa miten keskustelun tuloksia on kaumlytetty tai miten ne ovat ohjanneet tulevaa hankintaa Siksi enna-koiva markkinakartoitus kannattaa toteuttaa kirjallisesti Voit kaumlyttaumlauml ennakoivan markkinakartoituksen toteuttamiseen liitteenauml olevaa mallipohjaa 1 tai laatia itse esittelyn hankinnastanne Suunnittele myoumls vastauslomake yrityksiauml varten tai sovella liitteenauml olevaa mallipohjaa 2

MALLIPOHJAT

bull Kutsu ennakoivaan markkinakartoitukseen jolla viestitaumlaumln tulevasta han-kinnasta ja sen tavoitteista ennakoivan markkinakartoituksen toteuttamiseksi Mallipohja 1 gtgt

bull Vastauslomake yrityksille ennakoivaan markkinakartoitukseen vastaamiseksi Lomakkeeseen vastaamalla yritykset kertovat halukkuudestaan osallistua pro-sessiin Mallipohja 2 gtgt

bull Esimerkki toimittaja-tyoumlpajan ohjelmasta Mallipohja 3 gtgt

Kuvaile hankinnan tavoitteet

Kuvaile tavoitteet mitauml haluatte hankinnalla saavuttaa Hankinnan tavoitteet kannattaa kuvata markkinakartoitusaineiston taustatiedoissa (kts mallipohja 1 kohta 1)

Tavoitteista tulisi kaumlydauml ilmi mitkauml strategiset linjaukset ohjaavat hankintaa minkauml laatuista tuotetta tai palvelua ollaan hankkimassa mitauml sopimukselta odotetaan ja minkaumllaista kumppanuutta tavoitellaan

Miettikaumlauml tavoitteiden pohjalta mitauml tietoja toivotte saavanne yrityksiltauml ja miten niitauml hyoumldynnetaumlaumln hankinnan suunnittelussa Yrityksille voidaan viestiauml taumlssauml vai-heessa myoumls hankintamenettelystauml jolla hankinta aiotaan suorittaa sekauml millauml ai-kataululla hankinnassa aiotaan edetauml

Laadi yhteenveto markkinakartoituksen tuloksista

Markkinakartoituksen tuloksista laaditaan yhteenveto tai raportti joka kaumlydaumlaumln laumlpi projektiryhmaumlssauml Yhteenvedossa kuvataan markkinoiden tarjontaa ja miten hyvin se naumlyttaumlauml vastaavan tarpeisiin ja tavoitteisiin Yhteenvedossa kuvataan myoumls tuoteketju ja kaumlydaumlaumln laumlpi mahdolliset haasteet halutun ratkaisun tuottami-seksi Projektiryhmauml laatii yhteenvedon pohjalta tarkempia kysymyksiauml teknistauml vuoropuhelua varten

Ennakoivan markkinakartoituksen toteutus

3

4

11

TEKNISEN MARKKINAVUOROPUHELUN TOTEUTTAMINEN

Ennakoivan markkinakartoituksen jaumllkeen hankintayksikoumlllauml on edellytykset tarkentaa hankintaansa Taumllloumlin on aika kaumlydauml vuoropuhelua hankinnan teknisistauml yksityiskohdista vaatimuksista valintakriteereistauml ja sopimusehdoista Muista ettauml markkinavuoropuhelu ei ole yksipuolinen tiedotustilaisuus

Tekninen vuoropuhelu auttaa maumlaumlrittele-maumlaumln ja hiomaan tarkemmat spesifikaa-tiot ja auttaa valitsemaan menettelyn joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksiVuoropuhelu voidaan toteuttaa esimer-kiksi tyoumlpajana tiedotustilaisuutena tai kahdenkeskeisissauml neuvotteluissa toimit-tajien kanssa Kaikki toiminta markkinaosapuolten kanssa tulee olla avointa ja lauml-pinaumlkyvaumlauml ja markkinavuoropuhelun keskustelut tulee dokumentoida kirjallisesti yritysten salassapitotarpeet huomioiden

Jos monimutkaisissa hankinnoissa sovelletaan neuvottelumenettelyauml tai kilpailul-lista neuvottelumenettelyauml tekninen vuoropuhelu on osa itse hankintamenette-lyauml Muista myoumls pyytaumlauml yrityksiltauml kommentteja itse tarjouspyyntoumlluonnokseen ennen sen julkaisemista

Tarjouskilpailun aikana kes-kustelut ovat tarkasti rajoitet-

tuja ja maumlaumlraumlmuotoisia Aumllauml heraumlauml viestinnaumln tarpeeseen

vasta kun olet kaumlynnistauml-maumlssauml tarjouskilpailua

Tekninen markkinavuoropuhelu

ESIMERKKEJAuml TAVOITTEIDEN MAumlAumlRITTELYSTAuml

ENIGMA-VALAISTUSHANKE ESPOON KAUPUNKI Hankkeen tavoitteena on selvittaumlauml valaistuksen roolia ja suun-nittelua osana alueprojektia hyoumldyntaumlauml uutta teknologiaa luoda kaumlyttaumljien tarpeet paremmin huomioiva valaistusym-paumlristouml sekauml tehostaa valaistuksen toimintaketjua ja ndashmallia Lisaumltietoa hankkeesta wwwenigma-projecteuen

YLIOPISTON ELINTARVIKKEIDEN MYYNTIAUTOMAATTIEN HANKINTA ISO-BRITANNIAMyyntiautomaattien hankinnan tavoitteena on bull vastata asiakkaiden nykyisiin ja tulevaisuuden ostotarpei-

siinbull vaumlhentaumlauml asteittain palvelun kaumlytoumlnaikaisia sekauml koko

elinkaarenaikaisia CO2 paumlaumlstoumljaumlbull tuottaa myyntivoittoa asiakkaalle

Hankinnan ennakoiva markkinakartoitus wwwsheffieldacukprocurementsuppliers-informati-onvendingservices

VIN

KKI

12

Vuoropuhelu tyoumlpajana

Tyoumlpajana toteutettu vuoropuhelu mahdollistaa paremmin yritysten verkostoitu-misen ja yhteenliittymien muodostamisen ratkaisujen tuottamiseksi Tyoumlpajan osallistujamaumlaumlrauml kannattaa rajata max 30-40 osallistujaan jotta keskustelusta saadaan toimiva Myoumls alan sidosryhmiauml ja vaumllittaumljaumlorganisaatioita kannattaa kutsua mukaan Osallistujille kannattaa laumlhettaumlauml etukaumlteen tyoumlpajan ohjelman lisaumlksi tietoa hankinnan nykytilanteesta yhteenveto ennakoivasta markkinakartoi-tuksesta ja tyoumlpajassa kaumlsiteltaumlviauml kysymyksiauml

Myoumls tyoumlpajan tulokset on syytauml dokumentoida kirjallisesti Tyoumlpajan suunnitte-luun voit hyoumldyntaumlauml mallipohjaa 3 gtgt

MARKKINAVUOROPUHELU SAKARINMAumlEN KOULUN HYBRIDILAumlMMITYSRATKAISUN HANKINNASSA

Helsingin Energia laumlhti uudistamaan Sakarinmaumlen koulun oumlljylaumlm-mitysjaumlrjestelmaumlauml Oumlljyn sijaan laumlmmityksessauml haluttiin hyoumldyntaumlauml mahdollisimman paljon uusiutuvaa energiaa mahdollisimman alhaisin tuotantokustannuksin Hankinnan suunnittelun alkuvai-heessa todettiin ettei hybridilaumlmmitysjaumlrjestelmistauml ymmaumlrretty tarpeeksi ja hankintaprosessin yhtenauml tavoitteena oli oppia lisaumlauml aiheesta

Hankinnassa kaumlytettiin hyvin vaumlljiauml kriteereitauml joiden paumlaumlhuomio oli laumlmmitysjaumlrjestelmaumln tuotantokustannuksissa Tavoitteena oli tuottaa energia uusiutuvilla energialaumlhteillauml mahdollisimman kus-tannustehokkaasti (eurokWh) Hankinnassa sovellettiin neuvottelu-menettelyauml joka mahdollisti teknisen vuoropuhelun osana han-kintamenettelyauml Lopputuloksena saatiin uusiutuvan energian laumlmmitysratkaisu jonka muodostavat maalaumlmpouml aurinkolaumlmpouml laumlmpoumlkeskus ja laumlmmoumln va-rastointi yhdessauml Vaumlhintaumlaumln 80 koulun kaumlyttaumlmaumlstauml energiasta tuotetaan nyt uusiutuvalla energialla

Lisaumltietoa wwwmotivanhankintapalvelufienergiaesimerkit

ON

NISTU

MIN

ENTekninen markkinavuoropuhelu

13

VIESTI HANKINNAN TULOKSISTA

Hankinnan tuloksista kannattaa aina viestiauml sekauml sisaumlisesti ettauml ulkoisesti Ulkoiseen viestintaumlaumln soveltuu usein kunnan tai muun julkisen organisaation omat verkkosivut tai paikallislehti

Myoumls sisaumlinen viestintauml on erityisen taumlrkeaumlauml jotta tiedetaumlaumln mitauml on hankittu miten tuotetta tai palvelua voidaan kaumlyttaumlauml ja kuinka pitkauml esimerkiksi palvelun tuottamisen sopimuskausi on

Sisaumlisessauml viestinnaumlssauml on taumlrkeaumlauml kuvata myoumls asetetut tavoitteet ja miten ne tullaan saavutta-maan Kertokaa myoumls miten koitte markkina-viestimisen ja hankintaprosessin varsinkin jos toimitapa oli teille uusi Naumlin hankintaosaamista voidaan kehittaumlauml myoumls muilla toimialoilla Sa-malla voidaan antaa kiitosta toimittajille proses-siin osallistumisesta

Kun hyvin tehdystauml hankinnasta viestitaumlaumln eteenpaumlin myoumls muut hankkijat sekauml toimijat saavat tietoa ja ideoita siitauml miten innovatiivinen hankinta tietyllauml sekto-rilla kannattaa toteuttaa

LAumlHTEET

bull Askeleet innovatiivisiin hankintoihin ndashoppimateriaali Innovatiiviset ja vastuulli-set julkiset hankinnat ndashhanke Owal Group Oy ja Turun yliopisto (2014) gtgt

bull Julkisten hankintojen sopimusprosessimalli Proaktiiviset sopimusprosessit julkisissa hankinnoissa kumppanuuden ja yhteisinnovoinnin edistaumljinauml ( 2010-2013) gtgt

bull Forward Commitment Procurement Practical Pathways to Buying Innovative Solutions Department for Business Innovation amp Skills UK 2011

bull Market Sounding Prospectus Low Carbon Vending INNOCAT-projekti The Univeristy of Sheffield (2014) gtgt

Ei ole hankintojen toteu-tusta ja siitauml viestintaumlauml vaan hankintojen toteutus itsessaumlaumln on viestintaumlauml

Jos olet tehnyt cleantech-hankinnan jossa ratkaisu on ollut ym-paumlristoumln kannalta erityisen hyvauml tai sosiaalisesti vastuullinen lauml- hetauml siitauml lyhyt kuvaus Motivan hankintapalveluun

Motiva viestii eteenpaumlin sekauml Suomessa ettauml kansainvaumllisesti hyvistauml kestaumlvistauml hankinnoista Myoumls ratkaisun kehittaumlnyt yri-tys hyoumltyy siitauml ettauml uusi onnistunut toimintamalli tuodaan esiin Cleantech-alan yritykset tarvitsevat referenssikohteita edistauml-maumlaumln markkinoille paumlaumlsyauml ja ulkomaan vientiauml

VINKKAA MEILLE HANKINNASTASI hankintapalvelumotivafi

VIN

KKIKilpailutuksen jaumllkeen