Embed Size (px)
Citation preview
Zyra e Bashkimit Evropian në Kosovë
Programi i Përkrahjes për Shoqërinë Civile në Kosovë* 2014-2015
Udhëzimet për aplikuesit për grant
Grantet operative
BGUE-B2015-22.020401-C1-ELARG DELKOS1
Referenca: EuropeAid/137-409/DD/OPR/XK
Afati i fundit për dorëzimin e Aplikacioneve: 2 nëntor 2015, ora 16:00
* Ky përcaktim është pa paragjykuar pozicionet rreth statusit, dhe është në përputhje me Rezolutën 1244 të KS të OKB-së dhe opinionin e GJND-së mbi Deklaratën e Pavarësisë së Kosovës.
1 Përkrahja e BE-së sipas këtij aktiviteti është e mundshme për Përfituesin e IPA II vetëm pasi të ketë hyrë në fuqi marrëveshja kornizë ndërmjet Përfituesit nga IPA II dhe Komisionit Evropian lidhur me organizimin e zbatimit të Asistencës Financiare të Unionit për Përfituesin nga IPA II në përputhje me IPA II. Prandaj, nuk mund të ketë aktivitete në të mirë të Përfituesit nga IPA II para se marrëveshja kornizë përkatëse të ketë hyrë në fuqi.
document.docx
NJOFTIMKjo është Thirrje për Aplikime për Grante Operative, ku aplikacioni i plotë dorëzohet në një hap. Pas vlerësimit të aplikimeve, do të bëhet kontrolli i kualifikimit për ata që janë përzgjedhur përkohësisht. Kualifikimi do të kontrollohet në bazë të dokumenteve mbështetëse të kërkuara nga Autoriteti Kontraktues dhe 'Deklarata e aplikuesit' e nënshkruar dhe e dërguar së bashku me aplikimin.
Faqe 2 nga 19document.docx
Tabela e përmbajtjes
1. PËRKRAHJA E SHOQËRISË CIVILE GRANTET OPERATIVE 4
1.1. Sfondi.....................................................................................................................................................41.2. Objektivat e programit dhe çështjet prioritare.......................................................................................51.3. Alokimi financiar i siguruar nga autoriteti kontraktues.........................................................................51.4. Rregullat financiare të qeverisjes së granteve........................................................................................5
2. RREGULLAT PËR KËTË THIRRJE PËR PROPOZIME 7
2.1. Kriteret Kualifikuese..............................................................................................................................72.1.1 Kriteret Kualifikuese të aplikuesve 7
2.1.2. Programet e kualifikuara të punës: programet e punës për të cilat mund të aplikohet 8
2.1.3 Kualifikimi i kostove: shpenzimet që mund të përfshihen 9
2.2. Si të aplikoni dhe procedurat që duhen ndjekur...................................................................................112.2.1. Përmbajtja e aplikimit 13
2.2.2. Ku dhe si t'i dërgoni Aplikimet 13
2.2.3. Afati i fundit për dorëzimin e Aplikimeve 13
2.2.4. Informata të tjera rreth Aplikimeve 14
2.3. Vlerësimi dhe përzgjedhja e aplikimeve..............................................................................................142.4. Dorëzimi i dokumenteve mbështetëse për aplikimet e përzgjedhura përkohësisht.............................182.5. Njoftimi për vendimin e Autoritetit Kontraktues.................................................................................19
2.5.1. Përmbajtja e vendimit 19
2.5.2. Afatet e përafërta 19
2.6. Kushtet për zbatim pas vendimit të Autoritetit kontraktues për ta dhënë grantin................................202.7. Sistemi i paralajmërimit të hershëm dhe baza qendrore e të dhënave të përjashtimit.........................20
3. LISTA E SHTOJCAVE 21
2014 Faqe nga
1. PËRKRAHJA E SHOQËRISË CIVILE GRANTET OPERATIVE
1.1. SFONDI
Një pluralizëm efektiv nënkupton respektimin e të drejtave të njeriut, sundimin e ligjit dhe mundësinë për ndryshime politike. Veprimtaria e shoqërisë civile - e cila shpesh definohet si veprimtari së pari jo-shtetërore, jo-afariste dhe jo-private - e pasqyron këtë pluralizëm. Ajo inkurajon qytetarët që të vetë-organizohen dhe të bashkëpunojnë për interesat e tyre të përbashkëta. Një shoqëri civile e cila lulëzon kontribuon drejt një shoqërie më të hapur, përfshirëse dhe në fund më dinamike e demokratike. Shoqëria civile, me aktivitetet e saja avokuese, mund të ndihmojë që negociatat për pranim ndërmjet institucioneve të shtetit kandidat dhe BE-së nuk ngelin vetëm diskutime teknike. Pranimi do të ketë sukses vetëm nëse është i mbështetur nga qytetarët të cilët i kuptojnë ndryshimet e nevojshme institucionale, politike dhe ekonomike.
Sa i përket kontributit të shoqërisë civile në ndërtimin e një shoqërie demokratike, Kosova paraqet një pasqyrë të përzier. Për regjistrimin dhe mbikëqyrjen e organizatave të shoqërisë civile është kompetente njësia për regjistrimin e OJQ-ve dhe për Ndërlidhje e Ministrisë së Shërbimeve Publike. Sipas këtij regjistri, në Kosovë janë rreth 8,000 organizata të shoqërisë civile (OSHC) Por, vetëm 10-15 % nga OSHC-të e regjistruara janë aktive. Lista e organizatave nga shoqëria civile përbëhet nga një numër relativisht i vogël i organizatave, të cilat shpesh varen nga fondet afat-shkurta nga një donator i vetëm. OSHC-të janë kryesisht etnikisht ekskluzive dhe ka fare pak bashkëpunim në mes OJQ-ve etnikisht të ndara në Kosovë. Kapacitetet administrative, financiare dhe udhëheqëse të organizatave të shoqërisë civile dallojnë shumë, ku janë disa organizata të njohura e aktive në Prishtinë, por veçanërisht të varfra në nivel komunash. Bashkëpunimi në mes autoriteteve dhe organizatave të shoqërisë civile mbetet me dallime. Në përgjithësi, kapacitetet e OSHC-ve vazhdojnë të jenë të dobëta.
Këto kapacitete të dobëta BE-ja i ka adresuar nëpërmjet aktivitetit të financuar nga BE-ja "Asistenca Teknike për Organizatat e Shoqërisë Civile (TASCO)" i cili filloi punën në gusht të vitit 2009. Faza e dytë e punëve, e cila filloi në shtator të vitit 2013, ofron asistencë teknike për shoqëritë civile në shtatë shtete, dhe atë në Shqipëri, Bosnjë e Hercegovinë, Kosovë, Maqedoni, Mal të Zi, Serbi dhe Turqi. Kjo fazë zgjatë katër vite. Objektivi i përgjithshëm i TACSO është forcimi i përgjithshëm i kapacitetit dhe përgjegjshmërisë së OSHC-ve në mesin e përfituesve nga IPA dhe të garantojë kualitet të shërbimeve të OSHC-ve si dhe rol të vazhdueshëm të OSHC-ve në proceset demokratike. Shërbimet e ofruara nga TACSO përfshijnë organizimin e ngjarjeve, realizimin e programeve të ndryshme trajnuese, programin njerëzit për njerëzit (P2P), shërbimet mbështetëse, aktivitete për vizibilitet ashtu që qytetarët të informohen për kontributin shoqërive civile në shoqëri, këmbimin e informatave nëpërmjet faqes në internet të TACSO dhe aktivitete të tjera të ngjashme. Grupet lokale këshilluese (GLV) janë krijuar në të gjitha vendet përfituese në mënyrë që të sigurojnë udhëzime për projektin në nivel kombëtar. Ato përbëhen nga përfaqësues të shoqërisë civile, donatorëve, qeverive, mediave dhe të sektorit privat. Për të siguruar ofrimin e vazhdueshëm të shërbimeve TACSO në nivel kombëtar pas gushtit të vitit 2017 atëherë kur mbështetja e projektit do të pushojë, janë identifikuar qendra kombëtare të resurseve në të gjitha vendet përfituese që do të marrin përsipër përgjegjësinë për ofrimin e shërbimeve aktualisht të ofruara nga TACSO.
Nga viti 2011 deri në vitin 2014, përmes alokimit nacional të Përkrahjes së Shoqërisë Civile (CSF) për Kosovën, gjithsej 15 Grante për veprim me kontributin e përgjithshëm të BE-së prej 3.3 milion € iu janë dhuruar OSHC-ve në Kosovë. Këto grante kanë pasur për synim nxitjen e bashkëpunimit mes OSHC-ve dhe institucioneve, duke i rritur kapacitetet e avokimit dhe profilizimit, dhe duke ndërtuar kapacitet të organizatave më pak me përvojë përmes partneriteteve të detyrueshme dhe nën-granteve.
Për të ofruar financim bazë të parashikueshëm të OSHC-ve më pak të zhvilluara dhe për të zgjeruar aktivitetet e avokimit, profilizimin, rrjetëzimin dhe ndërtimin e koalicioneve, CSF-ja 2015 parasheh dhënien e granteve operative për 5 OSHC në Kosovë, me qëllim të ofrimit të mbështetjes financiare drejt funksionimit të organizatave në aktivitetet e tyre kryesore. Grantet do të mbulojnë një periudhë që është e barabartë me vitin e tyre kontabël dhe do t'i lejojnë organizatave të përqendrohen plotësisht në mandatin kryesor të organizatës së tyre.
Këto grante operative do t'i lejojnë organizatave përfituese të ndërtojnë ekspertizë teknike dhe tematike si dhe kapacitet organizativ, dhe të zgjerojnë standardet e tyre të qeverisjes, duke përfshirë një proces transparent të vendim marrjes, në të cilin burimet janë të planifikuara dhe shpërndara në mënyrë efektive dhe përgjegjëse, mbi baza të një misioni të definuar qartë. Duke iu nënshtruar një procesi të plotë të shqyrtimit,
2014 Faqe nga
grantet operative mund të ripërtëriten në baza vjetore, dhe mund të mbështesin financimin kryesor për kohëzgjatje maksimale prej katër vitesh. Shuma e dhuruar mund të ulet me kalimin e viteve.
1.2. OBJEKTIVAT E PROGRAMIT DHE ÇËSHTJET PRIORITARE
Objektivi global i kësaj Thirrje për Aplikime është që të mundësojë dhe të stimulojë demokraci pjesëmarrëse në Kosovë duke krijuar një mjedis që nxit partneritetin dhe dialogun mes shoqërisë civile dhe institucioneve publike, dhe ndërtuar kapacitetet e OSHC-ve që të jenë faktorë efektiv dhe të përgjegjshëm e të pavarur.
Objektivi specifik i kësaj Thirrje për Aplikime është të ofrojë financim bazë të parashikueshëm dhe mbështesë ekzistencën dhe funksionimin e organizatave të shoqërisë civile me bazë në komunitet dhe/ose të vetë-avokimit që janë më pak të njohura për t'iu mundësuar atyre që të mund të ekzistojnë në mënyrë të pavarur, për të zbatuar një numër të aktiviteteve të parashikuara në programin e tyre vjetor të punës, dhe për të zgjeruar aktivitetet e tyre të avokimit, profilizimin, ndërtimin e rrjetit dhe koalicioneve. Aktivitetet e parashikuara në programin vjetor të punës duhet të përputhen me aktivitete e objektivave statutore të organizatës të cilat duhet të jenë të fokusuara në një nga fushat e prioriteteve në vijim:
Të drejtat e personave Lesbike/Homoseksualë/Biseksualë/Tranvestitë dhe Hermafroditë;
Të drejtat e personave me aftësi të kufizuar;
Të drejtat e komuniteteve Romë, Ashkalinjë dhe Egjiptianë në Kosovë;
Mbrojtja e mjedisit;
Pajtimi mes komuniteteve.
1.3. ALOKIMI FINANCIAR I SIGURUAR NGA AUTORITETI KONTRAKTUES
Shuma e përgjithshme indikative në dispozicion për këtë Thirrje për Propozime është 300,000.00 Euro. Autoriteti kontraktues synon të dhurojë një grant për fushë të prioritetit, dhe rezervon të drejtën e mosdhënies së të gjitha fondeve në dispozicion.
Çdo grant i kërkuar nga kjo Thirrje për Propozime duhet të jetë nën shumën maksimale prej 60,000.00 EUR.
Për grantet operative, Autoriteti kontraktues do të përcaktojë shumën maksimale të asistencës financiare që do të dhurohet, dhe përqindjen e bashkë-financimit mbi baza të buxhetit të dispozicion.
1.4. RREGULLAT FINANCIARE TË QEVERISJES SË GRANTEVE
Financimi i BE-së bazohet në parimin e bashkë-financimit. Grantet e ofruara nga programi nuk mund ta mbulojnë koston e plotë të aktiviteteve.Çdo grant i kërkuar nga kjo Thirrje për Propozime duhet të jetë nën përqindjen maksimale prej 90 % të kostove totale të pranueshme të buxhetit operativ vjetor. Mbetja (d.m.th. ndryshimi në mes të kostos së përgjithshme të aktivitetit dhe shumës së kërkuar nga Autoriteti Kontraktues) duhet të financohet nga burime të tjera jo nga buxheti i Bashkimit Evropian. Nëse shuma e dhuruar nga Autoriteti kontraktues është më e ulët se financimi i kërkuar nga aplikanti, i mbetet këtij të fundit të gjej financim shtesë, ose të prioritetizoj mes aktiviteteve të ndryshme të parashikuara në programin e punës dhe të shkurtojë kostot totale të funksionimit pa i reduktuar objektivat ose përmbajtjen e operacionit të tij.Kontributet në sende janë të mundshme por nuk merren parasysh si shpenzim dhe nuk pranohen si bashkë-financim.
Faqe 5 nga 19document.docx
Vetëm një grant operativ për përfitues për vit financiar mund të dhurohet nga buxheti i Bashkimit Evropian. Në pajtim me Rregulloren Financiare2, nëse një grant operativ përtëritet (d.m.th. i dhurohet të njëjtit përfitues për më shumë se një afat radhazi, pavarësisht programit të BE-së) përqindja e bashkëfinancimit të BE-së do të ulet gradualisht për 5% në krahasim me vitin paraprak.Për të siguruar një zhvillim të qëndrueshëm dhe forcim të organizatave përfituese, Komisioni Evropian do t'i plotësojë grantet operuese me ofrimin e Asistencës Teknike për përfituesit që do të ndihmojnë në konsolidimin e sistemeve të tyre të qeverisjes dhe përgjegjësisë. Bazuar në vlerësimin e vazhdueshëm të këtyre sistemeve, kjo Asistencë teknike duhet të mbështesë organizatat në përkufizimin dhe/ose operacionalizimin e deklaratave të tyre të misionit, analizimin dhe forcimin e strukturave të tyre të brendshme të qeverisjes dhe metodat dhe standardet e sigurimit të cilësisë, duke promovuar standardet më të larta profesionale dhe etike. Nevojat dhe prioritetet e organizatave përfituese, si dhe kriteret dhe objektivat e qarta për asistencën teknike që do të ofrohet, do të përcaktohen në bashkëpunim të ngushtë dhe në konsultim me përfituesit për të siguruar pronësinë, ndikimin dhe qëndrueshmërinë maksimale.Një shqyrtim i përbashkët i zbatimit dhe rezultateve të programit të punës do të bëhet në Shtator 2016 (gjithashtu i paraparë për shtator 2017 dhe 2018), dhe mund të rezultojë në përtëritjen e granteve operative (për një total deri në tri herë). Progresi i zbatimit dhe absorbimi i rekomandimeve të bëra nga Asistenca teknike do të përfshihen në këtë proces, si dhe në raportin e organizatës.Organizatat të cilave iu është dhuruar një grant operativ dhe i veprimit që mbulon vitin financiar të paraqitur në njoftimin për thirrje duhet të ngarkojnë shpenzime të përgjithshme administrative (shpenzime të përgjithshme) të bëra nga organizata gjatë kryerjes së aktiviteteve të ndryshme të grantit operativ. Këto shpenzime të përgjithshme nuk do të jenë shpenzime të pranueshme në financimin e grantit të veprimit.Aktivitetet duhet të jenë rreptësisht jo fitimprurëse. Nëse organizata realizon një bilanc tepricë në buxhetin operues, ajo mund të duhet ta paguajë pjesën e grantit të paguar asaj nga Komisioni.
2 Rregullorja e Këshillit (KE, Euratom) Nr 1605/2002 për Rregulloren Financiare të aplikueshme për buxhetin e përgjithshëm të Komuniteteve Evropiane
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CONSLEG:2002R1605:20071227:EN:PDF
Faqe 6 nga 19document.docx
2. RREGULLAT PËR KËTË THIRRJE PËR PROPOZIME
Këto udhëzime përcaktojnë rregullat për paraqitjen, përzgjedhjen dhe zbatimin e operacioneve të financuara nga kjo Thirrje, në përputhje me Udhëzuesin Praktik për procedurat e kontraktimit për aktivitetet e jashtme të BE-së, që është i aplikueshëm për këtë thirrje (në internet gjendet në këtë adresë:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm).
2.1. KRITERET KUALIFIKUESE
Ekzistojnë tri grupe të kritereve kualifikuese, në lidhje me:
(1) akterët:
Aplikuesi, d.m.th. subjekti që dorëzon formularin e aplikimit (2.1.1),
(2) programet e punës:
Programi i punës për të cilin mund të jepet një grant operativ (2.1.2);
(3) kostot:
Llojet e kostos që mund të merret parasysh kur caktohet vlera e grantit (2.1.3).
2.1.1 Kriteret Kualifikuese të aplikuesve
Aplikuesit
(1) Në mënyrë që të kualifikohet për grant, aplikuesi duhet:
të jetë person juridik dhe
të jetë jo-fitimprurës dhe
të jetë lloj i veçantë i organizatës: organizatë jo-qeveritare dhe
të jetë i themeluar në3 Kosovë para datës 1 korrik 2013 dhe
të jenë organizata të regjistruara në Kosovë dhe
të jetë drejtpërdrejt përgjegjës për përgatitjen dhe menaxhimin e programit të punës dhe
të jenë organizata qëllimet dhe objektivat e të cilave të deklaruara në statusin e saj ose në ndonjë dokument tjetër zyrtar të themelimit të organizatës janë të fokusuara në zonat e përzgjedhura të prioritetit.
(2) Aplikuesi potencial nuk mund të marrë pjesë në thirrjet për propozime ose t'i jepet granti nëse gjendet në një nga situatat e përcaktuara në nenin 2.3.3 të Udhëzuesit Praktik të procedurave të kontraktimit për aktivitetet e jashtme të BE-së (në internet gjendet në këtë adresë:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm);
3 Të përcaktohet sipas statutit të organizatës, i cili duhet të dëshmojë se ajo është themeluar nga një instrument i rregulluar me ligjin kombëtar të vendit në fjalë dhe se zyra e saj qendrore është e vendosur në Kosovë. Në këtë aspekt, çdo person juridik statuti i të cilit është themeluar në një vend tjetër nuk mund të konsiderohet një organizatë lokale e kualifikuar, edhe në qoftë se statuti është regjistruar në vend ose është lidhur një "Memorandum Mirëkuptimi".
Faqe 7 nga 19document.docx
2.1.2. Programet e kualifikuara të punës: programet e punës për të cilat mund të aplikohet
Përkufizim
Grantet Operative kanë për synim bashkëfinancimin e shpenzimeve operative që i mundësojnë një organizate të ketë ekzistencë të pavarur dhe të zbatojë një sërë aktivitetesh të parashikuara në programin e saj vjetor të punës, të miratuar nga strukturat e saj të brendshme vendim marrëse.
Aplikuesit duhet të përzgjedhin një nga 5 fushat e prioriteteve të lartpërmendura që janë më relevante për profilin dhe aktivitetet e tyre dhe të tregojnë zgjidhjen e tyre në aplikimin e tyre.
Për çdo fushë të prioritetit do të dhurohet një grant.
Aplikuesit duhet të ofrojnë:
një përshkrim të objektivave statutore të organizatës, dhe
programin vjetor të punës për vitin 2016 (për një periudhë 12 mujore).
Të dyja, objektivat statutore të organizatës dhe programi vjetor i punës për vitin 2016, duhet të jenë dokumente ekzistuese të miratuara nga organi kompetent i organizatës dhe nuk duhet të krijohen për qëllime të kësaj Thirrje. Objektivat statutore të organizatës aplikuese duhet të mbulojnë qëllimin e organizatës, një përshkrim të organit të tij qeverisës, objektivat kryesore afatmesme dhe afatgjatë.
Programi vjetor i punës duhet të jetë mjaftueshëm i detajuar dhe i saktë, sidomos për sa i përket aktiviteteve, rezultateve dhe mjeteve të planifikuara të ofrimit.
Kohëzgjatja
Mbështetja financiare e BE-së për funksionimin e organizatës do të mbulojë një vit kontabël dhe synohet të mbulojë kohëzgjatjen e vitit financiar 2016.
Fushat e prioritetit
Strategjitë dhe programet e punës të propozuara duhet të fokusohen në ofrimin e rezultateve kundrejt objektivave të paraqitura në nenin 1.2 dhe fushave përkatëse tematike, pra
a. promovimi dhe mbrojtja e të drejtave të njeriut, liritë themelore dhe respekti i rritur për personat Lesbike/Homoseksualë/Biseksualë/Tranvestitë dhe Hermafroditë (LGBTI);
b. promovimi i përfshirjes sociale dhe ekonomike dhe mbrojtja e të drejtave të njeriut, lirive themelore dhe respekti i rritur për njerëzit me aftësi të kufizuara mendore dhe/ose fizike.
c. promovimi i përfshirjes sociale dhe ekonomike dhe mbrojtja e të drejtave të njeriut, lirive themelore dhe respekti i rritur për komunitetet Roma, Ashkalinjë dhe Egjiptianë, duke përfshirë raportimin për gjendjen e zbatimit të strategjive kombëtare për Romë;
d. promovimi dhe mbrojtja e mjedisit, duke përfshirë ruajtjen e natyrës, reduktimin e ndotjes së ajrit, mbrojtjen e resurseve natyrore;
e. promovimi i ndërveprimit dhe pajtimit mes komuniteteve etnike.
Lokacioni
Së paku 90% e programit të punës duhet të zbatohet në Kosovë.
Monitorimi dhe Vlerësimi
Operacionet duhet të parashikojnë planifikimin, burimet njerëzore, ndërtimin e kapaciteteve, buxhetin dhe masat e nevojshme për monitorimin e operacionit të propozuar dhe për auditim vjetor dhe vlerësim pas fundit të vitit financiar 2015, si dhe për programin vjetor të punës për vitin financiar në vijim.
Shikueshmëria
Aplikuesit duhet të marrin të gjithë hapat e nevojshëm për të publikuar faktin se Bashkimi Evropian ka financuar ose bashkë-financuar programin e punës. Sa herë që është e mundur, programet e punës që janë në tërësi ose pjesërisht të financuara nga Bashkimi Evropian duhet të bartin edhe aktivitete për informim dhe komunikim të dizajnuara për të rritur ndërgjegjësimin e publikut të zgjedhur ose të përgjithshëm për arsyet e programit të punës dhe mbështetjen e BE-së për atë program të punës në vend ose rajonin përkatës, si dhe rezultatet dhe ndikimin e kësaj mbështetjeje.
Faqe 8 nga 19document.docx
Aplikuesit duhet t’u përmbahen objektivave dhe prioriteteve dhe të garantojnë vizibilitetin e financimit të BE-së (shih Doracakun për Vizibilitet dhe Komunikim për aktivitetet e jashtme të BE-së, i përcaktuar dhe publikuar nga Komisioni Evropian në http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm).
Numri i aplikimeve dhe granteve për aplikues
Aplikuesit nuk mund të paraqesin më shumë se një aplikim në këtë Thirrje për Propozime.
2.1.3 Kualifikimi i kostove: shpenzimet që mund të përfshihen
Vetëm 'shpenzimet e lejuara' mund të mbulohen me grant. Kategoritë e shpenzimeve të kualifikuara dhe jo të kualifikuara janë treguar më poshtë. Buxheti është një vlerësim i kostove dhe kufi i epërm për 'kostot e kualifikuara". Nuk duhet ndjekur asnjë model specifik për buxhetin e propozuar.
Rekomandimet për dhënien e grantit janë gjithmonë me kusht që kontrollet që paraprijnë nënshkrimin e kontratës nuk shpalosin probleme që kërkojnë ndryshime në buxhet (të tilla si gabime aritmetike, pasaktësi, shpenzimet joreale dhe shpenzime të pakualifikuara). Kontrollet mund të sjellin kërkesa për sqarime dhe mund të çojnë Autoritetin Kontraktues drejt imponimit të modifikimeve ose reduktimeve për të trajtuar gabime ose pasaktësi të tilla. Granti apo përqindja e bashkë-financimit të BE-së nuk mund të rritet si rezultat i këtyre korrigjimeve.
Prandaj, është në interesin e aplikuesit të ofrojë një buxhet real dhe me kosto efektive.
Kostot direkte të kualifikuara:
Për t’u kualifikuar për këtë Thirrje për Propozime, kostot duhet të jenë sipas dispozitave të Nenit 14 të Kushteve të Përgjithshme të Kontratës Standarde të Grantit (shih Shtojcën G të Udhëzimeve).
a) Kostot e stafit
Për të siguruar zbatimin e suksesshëm të detyrave të përshkruara në programin vjetor të punës, burime njerëzore të duhura duhet të alokohen për këto aktivitete.
Kostot e stafit do të ngarkohen sipas kohës aktuale të stafit në fjalë. Kostot do të llogariten në baza të rrogës aktuale bruto ose pagave plus ngarkesat sociale të detyrueshme dhe ndonjë kosto tjetër statutore e përfshirë në pagesë. Me përjashtim të stafit të ngarkuar në kohë të plotë në buxhetin operativ, koha, të cilën çdo anëtar i stafit, do të regjistrohet në baza të rregullta duke përdorur tabelat e prezencës ose një sistem ekuivalent regjistrimi të kohës të krijuar dhe të certifikuar nga punëdhënësi.Nivelet e rrogave duhet të jenë të arsyeshme dhe në linjë me politikën e zakonshme të rrogave të aplikuesit.
Rrogat (tarifat) e stafit jo të përhershëm mund të ngarkohen në këtë kategori nëse personi përkatës punon për përfituesin me kontratë ose nënkontratë individuale që e lidh në mënyrë eksplicite personin me aktivitetin përkatës.
b) Udhëtimi
Vetëm kostot e udhëtimit që lidhen me veprime specifike dhe lehtë të identifikueshme brenda programit vjetor të punës të organizatës janë të pranueshme. Kostot e udhëtimit duhet të jenë në linjë me praktikat e zakonshme të aplikuesit për kostot e udhëtimit.
Aplikuesit duhet të përdorin mjetin më të lirë të transportit për udhëtim, dhe duhet të bëhet çdo përpjekje e mundshme për të shfrytëzuar marrëveshjen më ekonomike.
Kostot e qëndrimit (akomodimi, ushqimi, udhëtimi lokal brenda vendit të misionit dhe shpenzimet e ndryshme) janë të pranueshme deri në shumën aktuale të shpenzuar. Prandaj është shumë e rëndësishme që të mbahen të gjitha dokumentet mbështetëse, të cilat mund të kërkohen nga Komisioni para kryerjes së pagesës finale. Për t'u konsideruar të pranueshme, këto kosto duhet të jenë të arsyeshme nga pikëpamja e çmimeve lokale.
Për të shmangur abuzimet e mundshme, Komisioni fuqishëm dekurajon çdo sistem tjetër të riimbursimit të kostove të qëndrimit siç është mëditja. Nëse, megjithatë, mund të tregohet se një sistem i tillë ka ekzistuar zyrtarisht para dhurimit të grantit, ai mund të përdoret brenda limiteve sipas vendeve të përcaktuara në
Faqe 9 nga 19document.docx
udhëzuesin e Komisionit4. Pagesa në para të gatshme e mëditjeve të tilla duhet të shmanget (duhet të favorizohet transferi bankar) përveç nëse mund të tregohet përmes dokumenteve kontabël justifikuese se pagesa e tillë është e regjistruar në dokumentet zyrtare të aplikuesit.
c) Pajisjet
Kosto e blerjes së pajisjeve (kompjuter, pajisje audiovizuale, etj.) duhet të parashihet në programin vjetor të punës së organizatës dhe duhet të respektojë rregullat në vijim:
- krahasoni çmimet e furnizuesve të ndryshëm për të parë kush ofron vlerën më të mirë për para (duke marrë parasysh çmimin dhe cilësinë);
- ngarkoni koston e pajisjeve të blera ose të marra me qira gjatë periudhës së pranueshme, me një normë që pasqyron shkallën dhe kohëzgjatjen e përdorimit brenda asaj periudhe;
- vetëm kosto e amortizuar në pajtim me rregullat vendore të amortizimit do të konsiderohet e pranueshme. Nëse rregulla të tillë nuk ekzistojnë, rregullat e BE-së për amortizimin do të jenë të zbatueshme;
- pajisjet e blera pastaj duhet të specifikohen në organizatën ku ato instalohen dhe duhet të bartin një numër inventari.
Kostot e blerjes së tokës dhe pronës së paprekshme nuk janë të pranueshme.
Kostot e qirasë së objekteve të nevojshme për të kryer aktivitetet e parashikuara në programin vjetor të punës do të duhet të dokumentohen me një kontratë specifike të qirasë.
d) Mallrat e konsumit dhe furnizimet
Kostot e mallrave të konsumit dhe furnizimeve janë të pranueshme me kusht që ato të jenë të identifikueshme në llogaritë e përfituesit. Ato mund të përbëhen nga shpenzime si furnizimet e përgjithshme për zyrë (lapsa, letër, dosje, ngjyrë, furnizim me energji elektrike, shërbime e telefonit dhe postale, koha e lidhjes me internet, softueri kompjuterik, etj.)
e) Kosto të tjera direkte të mundshme
Kosto specifike që lidhen me publikimin dhe shpërndarjen, konferenca dhe seminare, ose kosto të tjera (p.sh. shërbimet financiare, përkthimet, certifikatat e auditimit, etj.) duhet të përfshihen nën këtë titull. Për t'u kualifikuar për financimin e Bashkimit, ato duhet të parashihen në programin vjetor të punës të organizatës. Kjo kategori nuk duhet të përfshijë shpenzimet e udhëtimit dhe qëndrimit për pjesëmarrësit.
Kontribute në sende
Kontributet në sende do të thotë ofrimi i mallrave apo shërbimeve për përfituesit apo subjekti(et) e ndërlidhura pa pagesë nga një palë e tretë. Derisa kontributet në sende nuk përfshijnë asnjë shpenzim për një përfitues apo subjektin(et) e lidhura, ato nuk janë kosto të pranueshme.
Kontributet në sende nuk mund të trajtohen si bashkëfinancim. Megjithatë, në qoftë se programi i punës i propozuar përfshin kontribute në sende, kontributet duhet të bëhen.
Kostot të pakualifikueshme
Kostot e mëposhtme nuk kualifikohen:
- taksat, duke përfshirë tatimin e vlerës së shtuar*;
- detyrimet e importit dhe doganore, ose çdo detyrim tjetër*;
- blerja, ose lizingu i tokës dhe ndërtesave ekzistuese, përveç nëse zyrat duhet që merren me qira në mënyrë eksplicite për zbatimin e operacionit ( të dëshmohet nga aplikuesi);
- gjobat, ndëshkimet financiare dhe shpenzimet për proceset gjyqësore;
- pajisjet e përdorura;
- detyrimet bankare, kostot për garanci dhe detyrime të ngjashme;
4 http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per diems/index en.htm
Faqe 10 nga 19document.docx
- kostot për shkëmbime, detyrime dhe humbje të këmbimit që lidhen me të gjitha llogaritë në euro për komponentët specifike, si dhe shpenzime të tjera thjesht financiare;
- kontributi në sende;
- kostot e lizingut;
- kostot e amortizimit;
- borxhet dhe tarifat e shërbimit të borxhit
- provizione për humbje ose detyrime të ardhshme potenciale;
- interesi që duhet të paguhet;
- kosto të deklaruara nga përfituesi dhe të financuara nga një aktivitet apo program pune tjetër;
- huazimet te palët e treta.
* përveç nëse kushtet në vijim përmbushen:
(i) tatimet mbi vlerës e shtuar nuk janë të riimbursueshme në asnjë mënyrë;
(ii) është parë se ato kanë dalë nga përfituesi përfundimtar, dhe
(iii) ato janë qartë të identifikueshme në propozimin e projektit.
2.2. SI TË APLIKONI DHE PROCEDURAT QË DUHEN NDJEKUR
Regjistrimi paraprak në PADOR është i detyrueshëm për këtë Thirrje për Propozime.
PADOR është një bazë informatash online ku regjistrohen organizatat dhe përditësojnë të dhënat e tyre rregullisht, nëpërmjet faqes së internetit EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/pador.
Para se të filloni të regjistroni organizatën tuaj në PADOR, ju lutem lexoni 'udhëzuesin e shpejtë' në faqen e internetit. Ky shpjegon procesin e regjistrimit.
Rekomandohet gjithsesi që të regjistroheni në PADOR kur të filloni hartimin e propozimin tuaj dhe jo të prisni deri pak para afatit të fundit të dorëzimit.
Në versionin e shtypur në letër të propozimit ju duhet të jepni EuropeAid ID-në tuaj (numri i identifikimit EID). Për të marrë këtë nr. ID, organizata juaj duhet të hyjë në PADOR për të regjistruar, ruajtur dhe 'nënshkruar' të dhëna të caktuara të detyrueshme (rubrikat në ngjyrë portokalli në çdo ekran) dhe dokumentet e lidhura (shih seksionin 2.4).
Megjithatë, në qoftë se është e pamundur për një organizatë për t’u regjistruar në PADOR, ajo duhet të paraqesë një justifikim që provon se kjo pamundësi është e përgjithshme dhe jashtë kontrollit të aplikuesit dhe/ose subjektit(eve) të saj të ndërlidhura. Në raste të tilla, aplikuesit dhe/ose njësitë e ndërlidhura në fjalë duhet të mbushin formularin5 e shtypur të PADOR të bashkëngjitur në këto Udhëzime dhe ta dërgojnë atë brenda afatit të dorëzimit, së bashku me aplikimin, në adresën e treguar në seksionet 2.2.2 dhe 2.2.6. Regjistrimi në PADOR pastaj do të kryhet nga shërbimi i Komisionit Evropian që kryeson këtë Thirrje për Propozime. Nëse, në një fazë të mëvonshme, organizata dëshiron t’i përditësojë vetë të dhënat e saj, ajo do të duhet t'i dërgojë një kërkesë për qasje shërbimit të ndihmës së PADOR-it.
2.2.1. Përmbajtja e aplikimit
Aplikimet duhet të dorëzohen në përputhje me udhëzimet në Formularin e Aplikimit për Grant të bashkëngjitur si shtojcë në këto Udhëzime (Shtojca A).
Ato duhet të dorëzohen me shtojcat në vijim (Nuk ofrohet ndonjë model specifik për këto shtojca):
Shtojca E: Buxheti operativ i parashikuar i programit të propozuar të punës për vitin 2016
Shtojca F: Statutet e organizatës aplikuese
5 Që korrespondon me Seksionet 3 dhe 4 të Pjesës B të formularit të aplikimit.
Faqe 11 nga 19document.docx
Shtojca G: Një kopje e pasqyrave të fundit të aplikuesit (pasqyra e fitimit dhe humbjes dhe bilanci për dy vitet e fundit financiare për të cilat llogaritë janë mbyllur).
Shtojca H: Buxheti i përgjithshëm i parashikuar i organizatës për vitin 2016, duke përfshirë të gjitha programet e tjera të punës të cilat shkojnë përtej objektivave të kësaj thirrje
Shtojca I: Raportet vjetore për programet e punës për vitin 2013 dhe 2014
Shtojca J: Organogrami i organizatës aplikuese
Aplikuesit duhet të aplikojnë në gjuhën angleze.
Çdo gabim apo mospërputhje e madhe në lidhje me pikat e listuara në udhëzime mund të çojë në refuzimin e Aplikimit.
Qartësimet do të kërkohen vetëm atëherë kur të dhënat e ofruara nuk mjaftojnë për një vlerësim objektiv.
Aplikimet e shkruara me dorë nuk do të pranohen.
2.2.2. Ku dhe si t'i dërgoni Aplikimet
Aplikimi së bashku me listën përkatëse kontrolluese dhe Deklaratën e aplikuesit (që gjendet në Pjesën A seksioni 2 dhe 3 i formularit për aplikim për grante) duhet të dorëzohen në një origjinal dhe 3 kopje në madhësi A4, të lidhura ndarazi.
Duhet të dorëzohet edhe një version elektronik i Aplikimit. Duhet të përfshihet një CD-Rom me Aplikimin në formë elektronike, së bashku me versionin e shtypur, në një zarf të mbyllur siç përshkruhet më poshtë. Formati elektronik duhet të përmbajë saktësisht të njëjtin aplikim si versioni i shtypur në letër.
Zarfi i jashtëm duhet të tregojë numrin e referencës dhe titullin e thirrjes për propozime , së bashku me emrin e plotë dhe adresën e aplikuesit, dhe me fjalët "Të mos hapet para sesionit të hapjes".
Aplikacioni duhet të dorëzohet në një zarf të mbyllur përmes postës, shërbimeve private të dërgesave ose me dorë (një vërtetim i nënshkruar dhe me datë të pranimit do të jepet për dorëzuesin) në adresën e mëposhtme:
Zyra e Bashkimit Evropian në Kosovë
Seksioni i Financës, Kontratave dhe Auditimit
Rruga Kosova 1, Kutia Postare 331, Prishtinë 10000, Kosovë
Aplikimet e dërguara në çfarëdo mënyre tjetër (p.sh. me faks ose me e-mail) ose të dërguara në adresë tjetër do të refuzohen.
Aplikuesit duhet të verifikojnë se Aplikimi i tyre është i plotë duke përdorur Listën kontrolluese për Aplikim (Pjesa A seksioni 2 i formularit të aplikimit për grant). Aplikimet e pakompletuara mund të refuzohen.
2.2.3. Afati i fundit për dorëzimin e Aplikimeve
Afati i fundit për dorëzimin e Aplikimeve është 2 nëntor 2015, siç do të dëshmohet nga data e dërgimit, vula postare ose nga data e dëshmisë së depozitit. Në rastin e dërgesave me dorë, afati i fundit për pranimin është në orën 16:00 sipas kohës lokale, siç do dëshmohet nga fleta e pranimit e nënshkruar dhe e datuar. Çdo Aplikacion i dorëzuar pas afatit do të refuzohet.
Megjithatë, për shkak të efikasitetit administrativ, Autoriteti Kontraktues mund të refuzojë cilindo Aplikim të dërguar me kohë, por të pranuar pas hyrjes në fuqi të miratimit të vlerësimit të Aplikimit (shih kalendarin indikativ në seksionin 2.5.2).
2.2.4. Informata të tjera rreth Aplikimeve
Për këtë Thirrje për Propozime do të mbahet një seancë për informim më 20 gusht 2015 nga ora 14:00 – 15:30 në Zyrën e TASCO-s në KosovëFondacioni Kosovar për shoqëri civile
Faqe 12 nga 19document.docx
Fazli Grajqevci 4/a, 10000, Prishtinë
Pyetjet mund të dërgohen me e-mail jo më vonë se 21 ditë para afatit të fundit për dorëzimin e Aplikimeve në adresën(at) e mëposhtme, duke treguar në mënyrë të qartë referencën e Thirrjes për Propozime:
E-mail adresa: [email protected] (Seksioni i Financës, Kontratave dhe Auditimit)
Numri i faksit: +381 38 5131 307
Autoriteti Kontraktues nuk është i obliguar të japë sqarime për pyetjet e pranuara pas kësaj date.
Përgjigjet do të jepen jo më vonë se 11 ditë para afatit të fundit për dorëzimin e aplikimeve.
Për të siguruar trajtimin e barabartë të aplikuesve, Autoriteti Kontraktues nuk mund të japë një mendim paraprak për pranueshmërinë e aplikuesve, ose të një programi të punës.
Pyetjet që mund të jenë relevante për aplikuesit e tjerë, së bashku me përgjigjet dhe njoftimet e tjera të rëndësishme në rrjedhën e procedurës së vlerësimit, do të publikohen në faqen e internetit të EuropeAid http://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome, sipas nevojës. Prandaj është e këshillueshme ta vizitoni rregullisht faqen e internetit në fjalë në mënyrë që të informoheni me pyetjet dhe përgjigjet e publikuara.
Të gjitha pyetjet në lidhje me regjistrimin në PADOR duhet t'i drejtohen shërbimit të ndihmës së PADOR-it në:
mailto:[email protected]
2.3. VLERËSIMI DHE PËRZGJEDHJA E APLIKIMEVE
Aplikimet do të shqyrtohen dhe vlerësohen nga Autoriteti Kontraktues me ndihmën e mundshme të vlerësuesve të jashtëm. Të gjitha veprimet e paraqitura nga aplikuesit do të vlerësohen sipas hapave dhe kritereve të mëposhtme.
Nëse ekzaminimi i aplikimit zbulon se aktiviteti i propozuar nuk i plotëson kriteret e kualifikimit të përcaktuara në paragrafin 2.1, aplikimi do të refuzohet vetëm mbi në këtë bazë.
HAPI 1: KONTROLLET E HAPJES DHE ADMINISTRATIVE
Do të vlerësohet si më poshtë:
Pajtueshmëria me afatin e dorëzimit. Në qoftë se afati nuk është respektuar, aplikimi do të refuzohet automatikisht.
Formulari i Aplikimit përmbush të gjitha kriteret e specifikuara në pikat 1-5 të listës kontrolluese (seksioni 7 i pjesës B i formularit të aplikimit për grante). Nëse ndonjë nga informacionet e kërkuara mungon ose është i pasaktë, aplikimi mund të refuzohet vetëm mbi këtë bazë dhe aplikimi nuk do të vlerësohet më tej.
Faqe 13 nga 19document.docx
HAPI 2: VLERËSIMI I APLIKACIONIT
Kriteret e përzgjedhjes ndihmojnë për të vlerësuar kapacitetin operacional të aplikuesit dhe kapacitetin financiar të aplikuesit. Aplikimet të cilat përmbushin kriteret e përzgjedhjes do të vlerësohen në bazë të kritereve të përzgjedhjes në vijim:
(a) Aplikuesi ka kapacitete të mjaftueshme operacionale dhe profesionale për të zbatuar programin vjetor të propozuar të punës. Për këtë qëllim aplikuesi duhet të ofrojë një përshkrim të strukturës së menaxhimit të organizatës në Formularin e aplikimit për grante. Aplikuesi mund të eliminohet nëse ka fakte të fuqishme se:
nuk ka as kapacitet, as përvojë e as ekspertizën e nevojshme për zbatimin me sukses të programit të propozuar të punës.
(a) Aplikuesi ka kapacitet të mjaftueshëm financiar për të zbatuar programin vjetor të propozuar të punës. Për këtë qëllim, aplikuesi duhet të prezantojë gjendjen vjetore të pasqyrave të tij për dy vitet paraprake. Aplikuesi mund të eliminohet nëse ka fakte të fuqishme se:
ai nuk ka kapacitetin financiar për ta mbuluar pjesën e tij të kostove/financimit; varet krejtësisht nga financimi i BE-së.
Kriteri i dhurimit ndihmon për të vlerësuar cilësinë e programeve të punës dhe për t'i dhuruar grante organizatave për të cilat Autoriteti kontraktues ka besim se do ta kryejnë programin e tyre të punës në linjë me objektivat e tyre statutore dhe objektivat dhe prioritetet e kësaj Thirrje. Ato mbulojnë rëndësinë e veprimit, konsistencën e tij me objektivat e Thirrjes për Aplikime, cilësinë, ndikimet e pritshme, qëndrueshmërinë dhe efikasitetin e kostove.
Pikët
Matrica e vlerësimi është ndarë në seksione dhe nënseksione. Çdo nënrubrike do t’i jepet një rezultat në mes të 1 dhe 5 si vijon: 1 = shm. dobët; 2 = dobët; 3 = adekuate; 4 = mirë; 5 = shm. mirë.
Matrica e vlerësimit
Rezultati1. Konsistenca me objektivat e Përkrahjes së Shoqërisë Civile Nën-
rezultati25
1.1. Objektivat satutore të aplikuesit dhe programi i propozuar i punës janë relevant për sa i përket objektivave, dhe kontekstit të politikës së kësaj Thirrje për Aplikime të Përkrahjes së Shoqërisë civile dhe fushave të përzgjedhura të prioriteteve.
5x3*
1.2. Programi i punës i organizatës ndjek një qëllim me interes të përgjithshëm evropian dhe mbështetë një politikë të Bashkimit Evropian.
5x2*
2. Cilësia teknike e programit të punës Nën-rezultati
20
2.1. Aplikuesi përshkruan qartë të gjitha aktivitetet e parashikuara në programin e propozuar të punës dhe përshtatshmërinë e tyre për arritjen e rezultateve të pritshme.
4
2.2. Aktivitetet e propozuara janë koherente me objektivat dhe janë në përputhje me kontributet dhe burimet e propozuara.
4
2.3. Aplikesi dëshmon se efektet arrihen me kosto të arsyeshme. 4
2.4. Programi i punës i aplikuesve qartë përshkruan monitorimin e brendshëm dhe të jashtëm dhe vlerësimin e aktiviteteve dhe treguesit që do të përdoren.
4
2.5. Aplikuesi propozon metoda të reja të punës ose aktivitete inovative. 4
Faqe 14 nga 19document.docx
3. Cilësia e menaxhimit Nën-rezultati
15
3.1. Aplikuesi siguron procese të brendshme dhe instrumente që lidhen me planifikimin dhe monitorimin e punës së tyre vjetore (afatet dhe të arriturat, rezultatet, natyra dhe shpërndarja e detyrave, analiza e rrezikut).
5
3.2. Kapaciteti organizativ i aplikuesit (burimet njerëzore dhe kompetencat e stafit, përgjegjësitë, komunikimi i brendshëm, vendim marrja, monitorimi dhe mbikëqyrja) është i duhuri për të zbatuar programin e propozuar të punës.
5
3.3. Sistemet e menaxhimit financiar të aplikuesit (kapacitetet teknike, rrethet financiare, përgjegjësitë, procedurat e raportimit dhe kontrollet) janë të duhura për të siguruar një menaxhim financiar të shëndoshë.
5
4. Shpërndarja Nën-rezultati
10
4.1. Ka një plan real dhe praktik të shpërndarjes me qëllim të lejimit të një transferi efektiv dhe këmbimit të rezultateve të parapara nga programi i punës.
5
4.2. Programi i punës i propozuar krijon një efekt shumëzues te një audiencë më e gjerë se ajo që merr pjesë drejtpërdrejt në aktivitete.
5
5. Ndikimi dhe qëndrueshmëria Nën-rezultati
20
5.1. Programi i punës ka mundësi të arrijë objektivat e saj, veçanërisht sa i përket kontributeve në bërjen e politikave.
5x2*
5.2. Programi i propozuar i punës ka mundësi të arrijë efekte afat gjata. 5
5.3. Aplikuesi parasheh përfshirjen e pjesëmarrësve, grupeve të synuara dhe qytetarëve individual dhe ofron mundësinë që ata të angazhohen në mënyrë aktive në aktivitete dhe në çështjet e ngritura.
5
6. Buxheti dhe kapaciteti financiar Nën-rezultati
10
6.1. Aplikuesi mund të dëshmojë se ka burime të tjera të mjaftueshme të financimit në dispozicion që do t'i lejojë ata ta zbatojnë programin e punës.
5
6.2. Buxheti i propozuar është relevant, i duhur, i balancuar dhe konsistent në vete dhe për aktivitetet e planifikuara.
5
GJITHSEJ PIKËT 100* këto rezultate janë shumëzuar me 2 ose 3 për shkak të rëndësisë së tyre
Propozimet me më pak se 70 pikë nuk do të pranohen për financim. Nëse rezultati i përgjithshëm për seksionin 1 është më pak se 20 pikë, aplikacioni do të refuzohet. Nëse rezultati për të paktën një nga nënseksionet në seksionin 3 është 1, aplikimi gjithashtu do të refuzohet. Propozimet me mbi 70 pikë mund të financohen, varësisht nga disponueshmëria e fondeve. Sapo proceduara e vlerësimit, miratimi nga Komiteti përkatës i programit dhe miratimi i vendimit të dhënies së grantit të kryhet, Komisioni do ta informojë secilin aplikues për vendimin përfundimtar të marrë, duke përfshirë arsyet për anulim dhe hapat e tjerë.
Zgjedhja e Përkohshme
Pas vlerësimit, do të hartohet një tabelë për çdo fushë të prioriteteve, duke renditur aplikimet sipas rezultatit të tyre dhe brenda kufijve të fondeve në dispozicion. Aplikimi me pikët më të larta për secilën fushë të prioriteteve do të përzgjidhet në këtë kohë. Përveç kësaj, një listë rezervë do të hartohet me të njëjtat kritere që duhet të përdoren në qoftë se do vihen në dispozicion më shumë fonde gjatë periudhës së vlefshmërisë së listës rezervë.
HAPI 3: VERIFIKIMI I KUALIFIKIMIT TË APLIKUESIT
Faqe 15 nga 19document.docx
Verifikimi i kualifikimit, në bazë të dokumenteve mbështetëse të kërkuara nga Autoriteti Kontraktues (shih seksionin 2.4) do të kryhet vetëm për aplikimet që janë përzgjedhur përkohësisht në përputhje me rezultatin e tyre dhe në kuadër të paketës financiare në dispozicion.
Deklarata nga aplikuesi (seksioni 8 i pjesës B i formularit të aplikimit për grant) do të kontrollohet me dokumentet mbështetëse të ofruara nga aplikuesi. Çdo dokument mbështetës që mungon ose ndonjë mospërputhje midis Deklaratës së aplikuesit dhe dokumenteve mbështetëse, mund të çojë në refuzimin e aplikimit vetëm mbi këtë bazë.
Kualifikimi i aplikuesve dhe programi i punës do të verifikohen në bazë të kritereve të përcaktuara në seksionet 2.1.1, 2.1.2 dhe 2.1.3.
Çdo aplikim i refuzuar do të zëvendësohet nga aplikimi i radhës më i mirë në listën rezervë në kuadër të paketës financiare në dispozicion.
2.4. DORËZIMI I DOKUMENTEVE MBËSHTETËSE PËR APLIKIMET E PËRZGJEDHURA PËRKOHËSISHT
Aplikues që është zgjedhur përkohësisht ose është vendosur në listën rezervë do të informohet me shkrim nga Autoriteti Kontraktues. Do t’i kërkohet të paraqesë dokumentet e mëposhtme në mënyrë që të lejojë Autoritetin Kontraktues të verifikojë kualifikimin e aplikuesit:
Dokumentet mbështetëse mund/duhet të jenë të siguruara përmes PADOR-it, shih seksionin 2.2.
1. Statutet ose aktet e themelimit të aplikuesit.
2. Një kopje e pasqyrave të fundit të aplikuesit (pasqyra e fitimit dhe humbjes dhe bilanci për dy vitet e fundit financiare për të cilat llogaritë janë mbyllur).
3. Fleta e subjektit juridik (shih shtojcën D të këtyre Udhëzimeve) e kompletuar si duhet dhe e nënshkruar nga secili prej aplikuesve, e shoqëruar me dokumentet justifikuese që kërkohen këtu. Nëse aplikuesit e kanë nënshkruar tashmë një kontratë me Autoritetin Kontraktues, në vend të fletës së njësisë juridike dhe dokumenteve mbështetëse, mund të ofrohet numri i personit juridik, përveç nëse ka ndodhur një ndryshim i statusit ligjor ndërkohë.
4. Një formular identifikimi financiar i aplikuesit konform modelit të bashkëlidhur në shtojcën E të këtyre Udhëzimeve, i vërtetuar nga banka në të cilën do të bëhen pagesat. Kjo bankë duhet të gjendet në vendin ku aplikuesi është themeluar. Nëse aplikuesi ka dorëzuar një formular identifikimi financiar në të kaluarën për një kontratë, ku Komisioni Evropian ishte në krye të pagesave dhe ka për qëllim të përdorin të njëjtën llogari bankare, mund të ofrohet një kopje e formularit të mëparshëm të identifikimit financiar.
5. Raportet vjetore për programet e punës për vitin 2013 dhe 2014
6. Organogrami i organizatës aplikuese
Nëse dokumentet e kërkuara mbështetëse nuk janë hedhur në PADOR ato duhet të ofrohen si origjinale, fotokopje ose versioneve të skanuara (d.m.th. tregojnë vula, nënshkrime dhe data të lexueshme) të origjinaleve në fjalë. Sidoqoftë, fleta e subjektit juridik dhe formulari i identifikimit financiar duhet të dorëzohen gjithmonë në origjinal.
Kur këto dokumente nuk janë në njërën nga gjuhët zyrtare të Bashkimit Evropian ose në gjuhën e vendit ku implementohet aktiviteti, kërkohet të bashkëngjitet përkthimi në anglisht i pjesëve relevante të dokumenteve që vërtetojnë kualifikimin e aplikuesit, me qëllim të analizimit të aplikimit.
Nëse dokumentet e mësipërme mbështetëse nuk ofrohen para afatit përfundimtar të treguar në kërkesën për dokumente mbështetëse të dërguar Aplikuesit nga Autoriteti Kontraktues, aplikimi mund të refuzohet.
Bazuar mbi verifikimin e dokumenteve mbështetëse, Komiteti i Vlerësimit do t’i japë rekomandimin final Autoritetit Kontraktues, i cili do të vendosë për dhënien e granteve.
Faqe 16 nga 19document.docx
2.5. NJOFTIMI PËR VENDIMIN E AUTORITETIT KONTRAKTUES
2.5.1. Përmbajtja e vendimit
Aplikuesit do të informohen me shkrim mbi vendimin e Autoriteti Kontraktues në lidhje me aplikimin, dhe nëse refuzohet do t’i jepen arsyet e vendimit negativ.
Aplikuesi që beson se është dëmtuar nga ndonjë gabim ose parregullsi gjatë procesit të ndarjes mund të parashtrojë ankesë. Shih seksionin 2.4.15 të Udhëzuesit Praktik.
2.5.2. Afatet e përafërta
DATA KOHA*
Takim informues (nëse ka) 20 gusht 2015 ora 14:00 – 15:30në
Zyrën e TASCO-s në Kosovë
Fondacioni Kosovar për shoqëri civile
Fazli Grajqevci 4/a, 10000, Prishtinë
Afati i fundit për kërkesat për sqarime nga Autoriteti Kontraktues
12 tetor 2015 -
Data e fundit kur jepen sqarime nga Autoriteti Kontraktues
22 tetor 2015 -
Afati i fundit për dorëzimin e Formularit të Aplikimit
2 nëntor 2015 ora 16:00
Informimi i aplikuesve mbi vlerësimin e Formularit të Aplikimit 6
Nëntor 2015* -
Njoftimi i ndarjes (pas kontrollit të kualifikimit) (Hapi 3)
dhjetor 2015* -
Nënshkrimi i kontratës7 dhjetor 2015* -
*Data e Përkohshme. Të gjitha orët janë në zonën kohore të vendit të Autoritetit Kontraktues.
6 Keni parasysh se sipas rregulloreve financiare, në menaxhimin e drejtpërdrejt, njoftimet për aplikuesit për rezultatin e vlerësimit të aplikimeve të tyre duhet të jepen brenda 6 muajve pas afatit të dorëzimit të aplikacioneve të plota. Ky kufizim kohor mund të tejkalohet në raste të jashtëzakonshme, veçanërisht për aktivitete komplekse (përfshirë këtu edhe thirrjet me shumë përfitues), në rast të numri të madh të propozimeve ose në rast të vonesave të bëra nga aplikuesit.
7 Keni parasysh se sipas rregulloreve financiare, në menaxhimin e drejtpërdrejt, kontrata për grant duhet të nënshkruhet brenda 3 muajsh pas njoftimit për vendimin e dhënies së kontratës. Ky kufizim kohor mund të tejkalohet në raste të jashtëzakonshme, veçanërisht për aktivitete komplekse (përfshirë këtu edhe thirrjet me shumë përfitues), në rast të numri të madh të propozimeve ose në rast të vonesave të bëra nga aplikuesit.
Faqe 17 nga 19document.docx
Ky plan indikativ mund të përditësohet nga Autoriteti Kontraktues gjatë procedurës. Në këtë rast, plani i përditësuar do të bëhet publik në uebfaqen e EuropeAid https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome
2.6. KUSHTET PËR ZBATIM PAS VENDIMIT TË AUTORITETIT KONTRAKTUES PËR TA DHËNË GRANTIN
Pas vendimit për të dhënë një grant, Përfituesit do t'i ofrohet një kontratë në bazë të kontratës për grante të Autoritetit Kontraktues (shih Shtojcën G të këtyre Udhëzimeve8). Me nënshkrimin e formularit të aplikimit (Shtojca A e këtyre Udhëzimeve), aplikuesit bien dakord, nëse u jepet një grant, të pranojnë kushtet kontraktuale të kontratës standarde të grantit.
Kontratat e zbatimit
Kur zbatimi i programit të punës kërkon nga Përfituesi(t) të nënshkruajnë kontrata të prokurimit, këto kontrata duhet të lidhen në pajtim me Shtojcën IV të kontratës standarde për grant.
2.7. SISTEMI I PARALAJMËRIMIT TË HERSHËM DHE BAZA QENDRORE E TË DHËNAVE TË PËRJASHTIMIT
Aplikuesit dhe, në qoftë se ata janë persona juridikë, personat që kanë kompetencat e përfaqësimit, vendimmarrjes ose kontrollit mbi ta, janë informuar se ata duhet të jenë në njërën prej situatave të përmendura në:
- Vendimin e Komisionit të datës 16.12.2008 mbi Sistemin e Paralajmërimit të Hershëm (SPH) për përdorimin e autorizimit të zyrtarëve të Komisionit dhe agjencive ekzekutive (OJ, L 344, 20.12.2008, f. 125) ose
- Rregullorja e Komisionit e datës 17.12.2008 mbi Bazën Qendrore të të Dhënave të Përjashtimit (CED) (OJ L344, 20.12.2008, f. 12),
të dhënat e tyre personale (emri, emri i dhënë (në qoftë person fizik), adresa, forma juridike dhe emri dhe emri i dhënë i personave me të drejtë të përfaqësimit, vendimmarrjes ose të kontrollit (nëse është person juridik) mund të regjistrohen vetëm në SPH ose edhe në SPH edhe në CED, dhe u komunikohen personave dhe subjekteve të listuara në Vendimin dhe Rregulloren e lartpërmendur, në lidhje me dhënien ose ekzekutimin e një marrëveshje granti apo vendimi.
8 E plotësuar me dispozitat nën Shtojcën e3h11 ku së paku njëri prej përfituesve është organizatë ndërkombëtare.
Faqe 18 nga 19document.docx
3. LISTA E SHTOJCAVE
DOKUMENTACIONI QË DUHET PLOTËSUAR
Shtojca A: Formulari për aplikim për grant (formati në Word)
Shtojca B: Fleta e Subjektit Juridik
Shtojca C: Formulari i identifikimit financiar
Shtojca D: Formulari PADOR edhe pa lidhje aktive (off line)
Nuk ka model specifik që ofrohet për pjesën tjetër të shtojcave:
Shtojca E: Buxheti operativ i parashikuar
Shtojca F: Statutet e organizatës aplikuese
Shtojca G: Një kopje e pasqyrave të fundit të aplikuesit (pasqyra e fitimit dhe humbjes dhe bilanci për dy vitet e fundit financiare për të cilat llogaritë janë mbyllur).
Shtojca H: Buxheti i përgjithshëm i parashikuar i organizatës për vitin 2016, duke përfshirë të gjitha programet e tjera të punës të cilat shkojnë përtej objektivave të kësaj thirrje
Shtojca I: Raportet vjetore për programet e punës për vitin 2013 dhe 2014
Shtojca J: Organogrami i organizatës aplikuese
DOKUMENTET PËR INFORMIM
Shtojca K: Kontrata Standarde për Grante
- Shtojca II: Kushtet e përgjithshme - Shtojca IV: procedurat e dhënies së kontratës- Shtojca V: kërkesa standarde për pagesë- Shtojca VI: narrativi i modelit dhe raportit financiar
Shtojca L: Normat e lejuara të shpenzimeve ditore (mëditje), i gjeni në adresën e mëposhtme: https://ec.europa.eu/europeaid/applicable-rates-diems-framework-ec-funded-external-aid-contracts-05072013_en
Shtojca M: Informata mbi regjimin tatimor në fuqi për kontratat për grant të nënshkruara sikur në këtë thirrje.
Adresa me udhëzime:
Udhëzimet e Menaxhimit të Ciklit të Projektit
https://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en
Implementimi i grantit
http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19
Instrumente për financa
https://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiary-countries-and-partners/financial-management-toolkit_en
* * *
Faqe 19 nga 19document.docx
![Guidelines for Grant Applicants [1]](https://img.pdfslide.net/doc/110x75/577d36c91a28ab3a6b940620/guidelines-for-grant-applicants-1.jpg)
