Virtuelni hotel Virtuelni hotel – prаktičnа obukа nаstаvnikа zа hotelsko poslovаnje– prаktičnа obukа nаstаvnikа zа hotelsko poslovаnje

POSLOVI ZA VREME BORAVKA POSLOVI ZA VREME BORAVKA GOSTA u HOTELUGOSTA u HOTELU

713

2012/2104

Evidentiranje hotelskih usluga,pansionskih usluga i Evidentiranje hotelskih usluga,pansionskih usluga i vanpansionskih usluga vanpansionskih usluga

Nakon prijema Nakon prijema ii sme smeštaja gostiju po sobama štaja gostiju po sobama

pristupamo formiranju računa odnosno pristupamo formiranju računa odnosno

evidenetiranju usluga i toevidenetiranju usluga i to

pansionskih i vanpansionskih usluga.pansionskih i vanpansionskih usluga.

HotelskHotelske e uslug usluge e

Pomoću pretraaživača pronađemo prijave za koje treba otroviti račune.Broj računa Pomoću pretraaživača pronađemo prijave za koje treba otroviti račune.Broj računa je isti sa brojem prijave. je isti sa brojem prijave.

Kliknemo na dugme usluge za prijavuna koju se odnose usluge i evidentiramo ih

Formiranje računa za gosta

Iz padajućeg menija izaberemo uslugu koju gost Koristi u hotelu, boja ukazuje na verovatnu uslugu

Unete stavke Unete stavke računračunaa

Zbog zloupotrebe uneta stavka se ne može izmeniti vec se mora stornirati pa nanovo uneti.

Kontrolni račun zKontrolni račun za recepciju hotelaa recepciju hotela

Izabere se period u kom taerba da se pregledaju rezervacije

Svaki račun za domaćeg gosta mora pored pansionske usluge da sadrži i boravišnu taksu i osiguranje.Za strane goste osiguranje ne treba.

Kontrolni račun zKontrolni račun za recepciju hotelaa recepciju hotela

Kontrolni račun Kontrolni račun služi recepcionaru za prarćenje stavki i stanje računa gosta u hotelu.Svaki račun domaćeg gosta treba da ima uslugu sa noćenjem,boravišnu taksu i osiguranje.Svaki račun stranog gosta treba da ima uslugu sa noćenjem i boravišnu taksu .

Preko kontrolnog računa recepcionar prati:

•koje usluge gost koristi u hotelu,

•Da li je račun naplaćen,

•kako je gost platio račun

RRačun gosta sa iskazanim PDV-om ačun gosta sa iskazanim PDV-om

Ovo je račun koji se daje gostuOvo je račun koji se daje gostu..Izgled računa Izgled računa je propisan od strane je propisan od strane

zakonodavca.zakonodavca.

PUNPANSION

Zakonodavac je propisao da pansionska usluga u Zakonodavac je propisao da pansionska usluga u hotelu mora biti rashotelu mora biti rasččlanjena .lanjena .

Na računu mora biti iskazan Na računu mora biti iskazan posebnoposebno

smeštaj sa poreskom stopomsmeštaj sa poreskom stopom

Posebno doručak,ručak i večeraPosebno doručak,ručak i večera..

Stavke računa gostaStavke računa gosta..

noćenje sa dorunoćenje sa doruččkomkom treba da bude iskazano u 2 stavke : treba da bude iskazano u 2 stavke : smeštaj Ismeštaj I

doručak sa odgovarajucim poreskim stopama. doručak sa odgovarajucim poreskim stopama.

Pun pansionPun pansion u 4 stavke : u 4 stavke :

smeštaj ,smeštaj ,

doručak,doručak,

ručak Iručak I

večera sa odgovarajucim poreskim stopama. večera sa odgovarajucim poreskim stopama.

Polu pansionPolu pansion u 3 stavke : u 3 stavke :

smeštaj ,smeštaj ,

doručak i doručak i

večera sa odgovarajucim poreskim stopama.večera sa odgovarajucim poreskim stopama.

boravišna taksa i osiguranjeboravišna taksa i osiguranje

Na svakom računu za Na svakom računu za domadomaććee goste treba da bude iskazana goste treba da bude iskazana boravišnaa taksa i osiguranje. boravišnaa taksa i osiguranje.

Na svakom računu za Na svakom računu za STRANESTRANE goste treba da bude iskazana goste treba da bude iskazana boravišnaa taksa . boravišnaa taksa .

RRačun gosta se može uvek odačun gosta se može uvek odšštampati ali fiskalni račun tampati ali fiskalni račun može se izdati samo u slučaju da je račun "zatvoren" tj da je može se izdati samo u slučaju da je račun "zatvoren" tj da je račun naplaćen.račun naplaćen.

Evidentiranje naplata hotelskih usluga

Naplata računa se može izvršiti : 1.Gotovinski 2.Bezgotovinski

•Virmanom •Cekom •Kreditnom karticom

Po jednom računu mogu biti više vrste plaćanja.

Plaćanje računa Plaćanje računa

Pomoću pretraživača pronađemo račune za koje treba ediventirati uplate. Pomoću pretraživača pronađemo račune za koje treba ediventirati uplate.

Kliknemo na dugme plaćanje za prijavuNa koju se odnose uplate i evidentiramo

ih

Naplata računaNaplata računa

Iz padajućeg menija izabere se način na koji gost plaća svoj račun

Naplata računaNaplata računa

U iznos RSD unese se iznos koji

Se uplaćuje

Naplaćen računNaplaćen račun

U toku unosa stalno imamo uvid koliki je iznos pruženih usluga Koliko je uplaćeno i koliki je ostatak zaduženja

Upis u KNJIGU GOSTIJU

Upis u KNJIGU GOSTIJU –domaćih i stranih    

Hotelijeri su dužni da evidentiraju goste smeštene u ugostiteljskom objektu.

Knjiga gostiju se vodi za domaće i strane goste .

Prilikom dolaska gosta u hotel, na osnovu podataka iz licnih isprava hotel je dužan da popuni ove evidencije i u roku od 24 casa prijavi boravak MUP-u na propisnaom obrascu .

Knjiga gostijuKnjiga gostiju

Obazevni podaciZa grupnu rezervaciju

Knjiga gostijuKnjiga gostiju

Unose se svi podaci gosta koji nisu uneti prilikom njegove prijave. Preporucuje se pravilo 1 gost > 1 Prijava > 1 račun. U izuzetnim slučajevima mogu da se stave više gosta po 1 prijavi ,najčcešće na insistiranje gosta.

Označava da li je domaći ili strani gost. VAŽNO zbog prijave STRANACA MUP-u.

Kupac - Firma može da bude :- agencija preko koje je dosao gost - firma u kojoj gost radi i firma plaća za njegov boravak u hotelu - firma plaća za boravak svog gosta u hotelu

Broj rezervacije se odnosi na goste koji su došli sa rezervacijom

Rooming list se odnosi na goste koji su došli sa grupnom rezervacijom

Jednstvena knjiga gostiju

Svaki odštampani list se potpisuje i odlaze u registrator.Da bi se odlozili u registrator potrebno je da sve potrebna polja budu popunjena.

Knjiga gostiju Knjiga gostiju

KNJIGA GOSTIJU se štampa po sledecoj proceduri 1.proverite zadnji broj prijave na poslednjoj odštampanoj stranici 2.unesite sledeci broj prijave u polje od prijave 3.proverite broj zadnje odštampane stranice 4.unesite sledeci broj stranice koji se štampa 5.proverite broj zadnje odštampane stavke 6.unesite sledeci broj stavki koji se štampa

Da bi knjiga gostiju bila korektna mora da se postuje pravilo 1 gost --> 1 prijava --> 1 račun

•1 list knjige gostiju sadrzi maximalno 25 prijava po strani

•štampa se list po list

Promena statusa boravkaPromena statusa boravka

1. Produžetak boravka gosta · Postojeći račun se zatvori.Otvori se novi račun gosta za vreme koje produžava.

U slučaju da gost zahteva jedinstven račun onda se račun stornira i otvori se novi račun gosta.

2. Skraćenje boravka gosta · Postojeci račun se stornira i otvori se novi račun gosta .

3. Zamena sobe · Po nekom od kriterijuma se pronađe gost koji zeli da promeni sobu u nese se novi broj

sobe samo se klikom na potvrdi izvrši se zamena sobe

PromenaPromena statusastatusa boravkaboravka

Unese se novi broj sobe gde gost prelazi

Klikom na zamena Prihvati se zamena sobe

PromenaPromena statusastatusa boravkaboravka

klikom na storno stornira celu prijavu-račun.Pre storniranja prijave izvrsite sledecu proceduru •1. odštampajte račun•2.svojerucno navedite razloge za storno na odštampanom računu•3. arhivirajte račun,•4. odštampajte pazar,•5. stornirajte račun,•6. odštampajte pazar koji je umanjen za storno račun

klikom na storno stornira celu prijavu-račun.

Pre storniranja prijave izvršite sledeću proceduru •1. odštampajte račun•2.svojerucno navedite razloge za storno na odštampanom računu•3. arhivirajte račun,•4. stornirajte račun,

Pregled stanje računa gosta u Pregled stanje računa gosta u hoteluhotelu

Prikazuje spisak gostiju koji su trenutno u hotelu sa stanjem njihovih računa .

Pre odjave gosta obavezno pogledajte ovaj izvestaj.Saldo računa mora biti 0,00 pre odjave gosta. Klikom na broj računa proverite račun ciji saldo je razlicit od 0,00.Izvestaj se daje takođe i upravi hotela da pravovremeno interveniše u slučaju da je gost duže u hotelu a nije izvršio nikavu uplatu po računu (obično je to 7 dana ).

OOdjdjava gosta iz Hotela - Check in ava gosta iz Hotela - Check in

OOdjdjava gosta se vrsi nakon ava gosta se vrsi nakon naplatenaplate računa i računa i odlaskaodlaska gosta iz gosta iz hotelahotela

odjava gosta iz Hotela - Check odjava gosta iz Hotela - Check in in

Obratite paznju dali je račun zatvorenObratite paznju dali je račun zatvoren tjtj=0.00=0.00 ! U principu ! U principu treba da se odjavi samo račun koji je sveden na nulu !treba da se odjavi samo račun koji je sveden na nulu !

Prikaze račun gosta sa stavkama pruženih usluga i izvrPrikaze račun gosta sa stavkama pruženih usluga i izvrššenih enih uplata.uplata.Proveri dali su sve stavke pruženih hotelskih usluga unete Proveri dali su sve stavke pruženih hotelskih usluga unete (restoran,telefon,mini bar itd)(restoran,telefon,mini bar itd)

Proveri da li je račun zatvoren tj.da li je izvrseno plaćanje po Proveri da li je račun zatvoren tj.da li je izvrseno plaćanje po računu.računu.

Ako račun nije zatvoren tjAko račun nije zatvoren tj=0.00 =0.00 takav račun se ne treba takav račun se ne treba odjavljivati.odjavljivati.Treba da se odjavi samo račun za gosta koji je napustio hotel Treba da se odjavi samo račun za gosta koji je napustio hotel i i č čiji račun je naplaiji račun je naplaććen. en.

Pre odjave ući u knjigu gostiju i uneti vreme kada je gost napustio objekat.

Zauzete sobe HOTELAZauzete sobe HOTELA

klikom na broj računa vidi stanje kontrolnog računa sa svim njegovim uslugama i uplatama

#dosli juce *dosli danas .danas odlaze

Zauzete sobe HOTELAZauzete sobe HOTELA

Prikaže sve zauzete sobe HOTELA sa gostima koji se nalaze u njima sa njihovim brojevima računa i sa datumom dolaska i datumom odlaska.

#  

došli juce 

Dato kako bi recepcionar uočio koji gosti su gosti došli prethodnog dana. Važno za recepcionara u prvoj smeni. Preporucuje se da u pretrazivanje prijava pogleda dali je gost boravio ranije u objektu i koje je usluge tom prilikom koristio

* došli danas 

Dato kako bi recepcionar uočio koji gosti su gosti došli na danasnji dan , kako bi im se kompletirali podaci u knjigu gostiju. Važno za recepcionara u drugoj smeni Posebnu paznju kod popune knjige gostiju obratiti na strane goste zbog Prijave MUP-u.

. danas odlaze

 

Dato kako bi recepcionar uočio koji gost danas napusta hotel, kako bi mu se spremio račun da gost ne ceka na recepciji. Važno za recepcionara u prvoj smeni

Žurnal hotela - hotelski dnevnik

Žurnal hotela prati ukupan promet hotela tj. pansionskih i van pansionskih usluga koje je gost napravio u hotelu.

Ranije pre masovne upotrebe računara hotelski dnevnik se vodio svaki dan za protekli dan i to u obliku slobodnih listova ili knjige.

Sada recepcionar (žurnalist) treba samo da vodi računa da evidentira sve nove usluge i naplate po računu gosta.

Žurnal hotela se ispostavlja u više primjeraka i to direktoru hotela, šefu recepcije i kontrolno obračunskoj službi.

Hotelski dnevnik, nakon evidentiranja svakog “novog” gosta,

svakodnevno se produžuje.

Zadužuje se račun sa brojem sobe svakog starog gosta za novonastale troškove tokom tekućeg dana a ukupni saldo se prenosi na

sledeći dan i tako sve dok se račun ne zaključi sa

konacnom naplatom potraživanja od gosta.

U poslovanju recepcije podrazumeva se da stanje u računaru bude identično sa stanjem u hotelu.

Da bi postigli usklađenost svih izvestaja podrazumeva se promptna ažurnost u radu recepcije tj.

1.Kada se gost prijavi u hotel odmah se izvrši njegova prijava

2.Svaka pružena usluga se pravovremeno evidentira

3.Svaka izvršena naplata se pravovremeno i tačno evidentira

4.Kada gost napusti hotel odmah se izvrši njegova odjava.

Da bi se izbegle nedoumice i zabune "ofarbane " su one prijave koje treba da se odjave.

Prijave gostiju koji su napustili objekat su ljibicaste I broj osoba je pomeren ulevo tako da se vidi da ne ulaze u ukupan broj osoba na dan.

žurnalžurnal

Izveštaj za domaćicu hotela o sobama za spremanjeIzveštaj za domaćicu hotela o sobama za spremanje

•Ako je objekat veliki ili ima spratnu sluzbu onda se izvestaj daje po spratovima •Datum za koji se odnosi spremanje sobe. Klikom na pripremi se izvestaj koji se predaje domaćici hotela.

•Po hotelskim standardima razlicita su vremena za : - spremanje sobe kada datum spremanja je razlicit od datuma odlaska gosta tj. gost i dalje ostaje u toj sobi - spremanje sobe kada datum spremanja jednak datumu odlaska gosta tj. tog dana gost odlazi iz hotela.

Spremanje sobaSpremanje soba

U napomena sobarica treba evidentira nedostatke koja je uocila u sobi ( nema sijalica,nedostaje peskir itd ) i da to dostavi domaćici hotela.

Izveštaj Izveštaj o o broju potrebnih pansionskih obroka za kuhinju i restoranbroju potrebnih pansionskih obroka za kuhinju i restoran

Broj pansionskih obroka VAM daje 2 vrste izvestaja :Broj pansionskih obroka VAM daje 2 vrste izvestaja :

1.1. Izvestaj za period koji je prosao to je period u odnosu na Izvestaj za period koji je prosao to je period u odnosu na danasnji dandanasnji dan

2. Izvestaj za naredni period u odnosu na danasnji dan2. Izvestaj za naredni period u odnosu na danasnji dan

Izveštaj Izveštaj o o broju potrebnih pansionskih obroka za kuhinju i restoranbroju potrebnih pansionskih obroka za kuhinju i restoran

1. 1. Izvestaj za period koji je prosao u odnosu na danasnji danIzvestaj za period koji je prosao u odnosu na danasnji dan Koristi se za period koji je prosao,izvestaj se daje upravi hotela za analizu poslovanja .Koristi se za period koji je prosao,izvestaj se daje upravi hotela za analizu poslovanja .Na primer za broj utrosenih obroka za prosli mesec,za vreme praznika, za vreme Na primer za broj utrosenih obroka za prosli mesec,za vreme praznika, za vreme godisnjih odmora ,subotom,nedeljom itd.godisnjih odmora ,subotom,nedeljom itd.

22. Izvestaj za naredni period u odnosu na danasnji dan . Izvestaj za naredni period u odnosu na danasnji dan U slučaju kada se koristi za naredni period,daje izvestaje upravi hotela koji mogu U slučaju kada se koristi za naredni period,daje izvestaje upravi hotela koji mogu da se koriste u blizoj da se koriste u blizoj bbuducnosti.(nedelja,mesec,uducnosti.(nedelja,mesec,nekoliko nekoliko dana) dana) Izvestaj je namenjen :Izvestaj je namenjen :upravi hotela da može da planira aktivnosti vezane za nabavku,broj ljudi upravi hotela da može da planira aktivnosti vezane za nabavku,broj ljudi potrebnih za pruzanje usluga itd.potrebnih za pruzanje usluga itd.kuhinji za planiranje potrebnih broja obroka kuhinji za planiranje potrebnih broja obroka restoranu za pripremu stolovarestoranu za pripremu stolova --

Broj pansionskih obrokaBroj pansionskih obroka

.

Izvestaj o broju pansionskih obroka daje informaciju da za subotu 20.11.2010 za večeru imaju 126 gosta i za doručak u nedelju 20.11.2010 g. 135 gosta . Za sve te goste treba obezbedite adekvatnu uslugu. Kihinja da pripremi obroke , restoran da postavi stolove ,posluži goste, raspremi stolove itd. i za sve to potrebno je angažovati odgovarajući broj radnika.

‘:

Izveštaj za restoran o pansionskim gostima Izveštaj za restoran o pansionskim gostima (doručak, ručak,večera)(doručak, ručak,večera)

Lista pansionskih obroka gosta u hotelu.Lista pansionskih obroka gosta u hotelu.

Prikaže samo goste koje su na pansionu.

Prikaže se vreme dolaska i odlaska sa kojom uslugom gost pocinje kao i sa kojom uslugom zavrsava koriscenje pasnsionskoh usluga u hotelu.

U napomenama stoji koju panisonsku uslugu gost je ugovorio sa hotelom tako da ne može doci do nesporazuma sa gostima.

Izvestaj za restoran može da se iskoristiti da u njemu osoblje restorana ručno evdentira koji od pansionskih gostiju je stvarno iskoristio svoje pravo.

Izvestaj za restoranIzvestaj za restoran

Dnevni odmori Dnevni odmori Prati sobe koje se koriste za dnevni odmor gostiju. Prati sobe koje se koriste za dnevni odmor gostiju.

Izvestaj se sastoji od 2 dela : Izvestaj se sastoji od 2 dela :

1.1. - Koji prikazuje koje sobe su tenutno stvarno zauzete - Koji prikazuje koje sobe su tenutno stvarno zauzete

2.2. - Sobe koje su slobodne ali su koriscenje za dnevni odmor i - Sobe koje su slobodne ali su koriscenje za dnevni odmor i kao takve treba da budu pospremljene za nove goste.kao takve treba da budu pospremljene za nove goste.

Dnevni odmor traje 8 sati u periodu od 06 h do 18 h. Ako gost prekoraci jedan od ta 2 uslova hotel ima pravo da naplati uslugu smeštaja za celu noć iz tog razloga se pati i vreme kad je gost počeo da koristi sobu za dnevni odmor. Klikom na broj prijave recepcionar može može pogledati ceo račun gosta tj. da vidi da li je plaćen i da li su evidentirane sve usluge koje je gost imao u sobi .

D.O.D.O.

Klikom na broj prijave recepcionar može može pogledati ceo račun gosta tj. da vidi da li je plaćen i da li su evidentirane sve usluge koje je gost imao u sobi .

Prijave stranaca za MUP

Svaki hotel je u obavezi da prijavi MUP-u boravak stranog gosta u svom objektu u roku od 24 casa od dolaska.

Uz saglasnost policijske uprave može da zameni pojedinacnu prijavu stranaca. Umesto n pojedinačnih prijava stranaca dostavlja se jedinstveni spisak stranaca .

Izvestaj se dostavlja jedanput dnevno, najčcešće ujutru.

-Spisak se može odštampati overiti i takav dostaviti MUP-u.

-Spisak se može odštampati overiti i skenirati i poslati email-om MUP-u.

Prijave stranaca za MUP

Pojavljuju se samo prijave koje su pravilno i kompletno popunjene.

Lista gostiju u hotelu po kupcu/agencijiLista gostiju u hotelu po kupcu/agenciji

Lista gostiju koji su došli u hotel posredstvom turističke Lista gostiju koji su došli u hotel posredstvom turističke agencije ili neke druge firme.agencije ili neke druge firme.

Ova lista treba da odgovOva lista treba da odgovaara rooming listi koju je dostavila ra rooming listi koju je dostavila putniputniččka agencija. ka agencija.

Najčešće se koristi kada je potreban spisak gostiju koji su Najčešće se koristi kada je potreban spisak gostiju koji su iz jedne firme ili agencije a trenutno borave u hotelu.iz jedne firme ili agencije a trenutno borave u hotelu.

Lista gostiju u hotelu po Lista gostiju u hotelu po kkupcu/agencijiupcu/agenciji

Klikom na broj rooming liste dobijamo koji su gosti na toj rooming listi

Lista gostiju u hotelu po Lista gostiju u hotelu po kkupcu/agencijiupcu/agenciji

SPECIFIKACIJA PRIJAVA PO USLUGAMA ZA GOSTE U HOTELUSPECIFIKACIJA PRIJAVA PO USLUGAMA ZA GOSTE U HOTELU

pazar recepcijepazar recepcije

pazar recepcijepazar recepcije

Pazar recepcije sa rekapitulacijom usluga a koje su evidentirane između 2 primo predaje pazara. Ovo je rekapitulacija pazara za sve tri smene. Specifikacija pansionskih usluga je rasčlanjena na smeštaj,hranu(kuhinja),pice(sank). Pored izvestaja pazara recepcije sa rekapitulacijom usluga daje se i specifikacija po kojim sve računima je izvrsena naplata.

U poslovanju recepcije evidentiranje pruženih usluga i naplate računa su Najčešće pomereni u vremenu .

Da bi stanje pruženih usluga bilo jednako izvršenim naplatama potrebno je da se naplata usluga vrši zajedno sa evidentiranjem usluga .

pazar recepcijepazar recepcije

pazar recepcijepazar recepcije

Predaja pazara se vrsi nakon štampanje pazara po predlozenoj proceduri.

Nakon ovoga pazar se postavlja na nulu i nema mogucnosti ponovnog štampanja pazara.

molimo VAS da proverite •dali ste zatvorili sve plaćene račune i •dali ste odjavili sve račune gosta koji su napustili hotel •OBAVEZNO odštampajte dnevni pazar •kod eventualnog neslaganja stanja pazara sa stvarnim stanjem blagajne recepcije - dajte obrazlozenje (stornirana stavka,storniran račun itd

Pitanja ??Pitanja ??