Världen där utanför - National Library of Sweden · tek, ett musikbibliotek och ett myndighetsbibliotek. DEL 3: Vad innebär omvärldsanalys? Hur kan analysen användas för att

Världen där utanförBibliotekariens roll som omvärldsbevakare och analytiker

Kungliga biblioteket

VÄ

RL

DE

N D

ÄR

UT

AN

FÖ

R

Måste man vara ekonom eller kommunikatör för att jobba med omvärldsbevakning och analys? Absolut inte, menar de inledande författarna. Den kompetens som en bibliotekarie har är som klippt och skuren för att arbeta med strategisk omvärldsbevakning. För eget bruk, inom den egna biblioteksorganisationen och inom hela organisationens olika verksamheter.

Antologin Världen där utanför – bibliotekariens roll som omvärldsbevakare och analytiker är en samling personliga texter som tillsammans avspeglar den mer övergripande modellen för vad som kan sägas ingå i begreppet omvärlds- bevakning och analys. Textsamlingen är en inspira- tionskälla till praktiskt arbete där modellerna som beskrivs kan användas, utvecklas och prövas inom nya grupper och områden, och leda vidare till den önskvärda strategiska kunskapsdelningen.

Kungliga biblioteketBesöksadress: HumlegårdenBox 5039, 102 41 Stockholm010-709 30 [email protected]

1

Världen där utanförBibliotekariens roll som omvärldsbevakare och analytiker

Världen där utanför Bibliotekariens roll som omvärldsbevakare och analytiker

Redaktörer: Marja Haapalainen och Christine Wallén, Kungliga biblioteket ISBN 978-91-7000-349-3 (Print)ISBN 978-91-7000-347-9 (pdf )Tryck: Åtta45 Tryckeri, Stockholm 2018Illustrationer: Pipsa Flodin Haapalainen Form omslag och inlaga: Helena Anderhag, Kungliga biblioteket

3

InnehållFörord Marja Haapalainen 4

DEL 1: Vad är omvärldsbevakning? Varför ska man omvärldsbevaka på biblioteket?

Bibliotekarie + omvärldsbevakning = sant Charlotte Håkansson och Margareta Nelke 8

Omvärldsbevakning i förändring Maria Johnsson 20

DEL 2: Hur går omvärldsbevakning till rent praktiskt? Vad kan vi lära av varandra?

När rätt ska vara rätt Elisabeth Ejemyr och Ann-Christin Karlén Gramming 36

Kunskap ger säker vård Åsa Hjort af Ornäs 54

I musikens värld Pia Shekhter 66

Vår omvärld paketerad som nyhetsbrev Marcus Karlsson 76

DEL 3: Vad innebär omvärldsanalys? Hur kan analysen användas för att utveckla verksamheten?

Att söka förändring Daniel Gunnarsson 88

Utvärdering och utforskande Camilla Hertil Lindelöw 101

Möta behov av förändring Elina Latomaa och Jakob Hedbom 121

Reflektion, struktur och kollegialt lärande Tommy Bildström 139

Redaktionens slutord Christine Wallén 152

4 Världen där utanför – Bibliotekariens roll som omvärldsbevakare och analytiker

Förord Inom ramen för Kungliga bibliotekets arbete med att göra djuplodande temastudier på olika områden som berör biblio-tekarieprofessionen, presenteras nu en uppföljare till antolo-gin Bortom förlägenheten – bibliotekariens pedagogiska roll i utvecklingen. Den här gången är temat omvärldsbevakning och analys. Syftet är att ge en samlad bild av vad omvärlds-bevakning innebär och hur den tillsammans med analys kan användas för att stödja och utveckla verksamheter.

”Omvärldsbevakning, organisationslärande, uppdatering av trender och relationer är terminologi som oftast förknippas med företag”, skriver Tommy Bildström, en av skribenterna i denna antologi. Och så är nog den allmänna uppfattningen. Men även om två skribenter från just företagsvärlden inleder antologin så kommer vi att se att omvärldsbevakning är något som sker inom flera typer av organisationer. Vi kommer också märka att vad man lägger i begreppet varierar. Det kan vara allt från informa-tionssökning i databaser, bevakning av media, sammanställ-ning av nyhetsbrev, beslutsunderlag , analyser av datamängder till kunskapsinhämtning kring serier och spel mm.

När vi bjöd in att lämna bidrag till denna antologi lämnades temat avsiktligt öppet för tolkning. Vi ville att texterna skulle ge svar på frågorna om vad omvärldsbevakning och omvärldsana-lys egentligen är. Varför och i vilket syfte man omvärldsbevakar. Hur det kan gå till i praktiken. Hur och vad man analyserar. Och inte minst vilken roll bibliotekarier kan ha i sammanhanget.

Skribenter från olika bibliotekskategorier skickade in texter vars karaktär och innehåll gjorde att vi kunde dela in antologin i tre delar, vilket också avspeglar den mer övergripande modellen för vad som kan sägas ingå i begreppet omvärldsbevakning och analys. Indelningen ger också möjlighet att direkt gå till den del som känns relevant för tillfället.

I den här mångfacetterade antologin baserad på personliga erfarenheter och berättelser finns något matnyttigt för alla, var man än befinner sig i sin process.

5

Antologin är indelad i följande tre delar: DEL 1: Vad är omvärldsbevakning? Varför ska man omvärldsbevaka på biblioteket? Förutom att redogöra för vad omvärldsbevakning och omvärldsanalys innebär ger denna del en bild av hur omvärlds-bevakningen har utvecklats över tid inom bibliotekssektorn. Den bjuder på en hel del teoretisk kunskap och tips på modeller och metoder att tillämpa i sin omvärldsbevakning. DEL 2: Hur går omvärldsbevakning till rent praktiskt? Vad kan vi lära av varandra?Här finns praktikfall från verkligheten att ta del av och bli inspirerad av. Olika metoder och arbetssätt för att omvärlds- bevaka presenteras av fyra bibliotek med olika inriktningar. Vi får inblick i hur det går till på en advokatbyrå, ett sjukhusbiblio-tek, ett musikbibliotek och ett myndighetsbibliotek.

DEL 3: Vad innebär omvärldsanalys? Hur kan analysen användas för att utveckla verksamheten?Här behandlas hur omvärldsanalysen kan användas för olika syften, till exempel att förändra och utveckla verksamheten, skapa mervärde till beslutsunderlag eller att möta förändringar i omvärlden med stöd av analys.

Marja Haapalainen, projektsamordnare, Kungliga biblioteket Stockholm mars 2018


7

DEL 1Vad är omvärldsbevakning? Varför ska man omvärldsbevaka på biblioteket?

Här får vi den teoretiska grunden och tips på modeller och metoder att tillämpa i vår omvärldsbevakning. Vi får också inblick i hur omvärldsbevakningen har utvecklats över tid inom bibliotekssektorn.

Charlotte Håkansson, teamledare forskningsstöd på SLU-biblioteket, och Margareta Nelke, författare och f.d. informationskonsult, med det egna företaget I.C. at Once, båda med erfarenheter från företagsvärlden och univer-sitet i bagaget, lyfter särskilt fram de kompetenser som krävs för att bli en resurs att räkna med i organisationen. Det är inte alltid självklart att man ser bibliotekarier som partners i arbetet, även om man insett värdet av strategisk omvärldsbevakning och analys inom universitetsvärlden, statliga myndigheter och kommunala enheter.

Maria Johnsson arbetar som bibliotekarie på univer-sitetsbiblioteket vid Lunds universitet men har även erfarenheter från arbete vid företag. Hon pekar på att dagens ungdom har en helt annan it-vana som kommer att underlätta för dem, men att även de behöver stöd för sin omvärldsbevakning. Utvecklingen mot att öppna upp och tillgängliggöra vetenskap och data i allt högre utsträckning kommer att kräva viss kunskap. Hon ger också litteratur-tips för den som vill fördjupa sig i modeller och metoder.


Bibliotekarie + omvärldsbevakning = santCharlotte Håkansson och Margareta Nelke

Måste man vara ekonom eller kommunikatör för att jobba med omvärldsbevakning och analys? Absolut inte. Vi menar, utifrån våra erfarenheter, att den kompetens som en bibliotekarie/informationsspecialist har är som klippt och skuren för att arbeta med och utveckla och utbilda i stra-tegisk omvärldsbevakning. För eget bruk, inom den egna biblioteksorganisationen och inom hela organisationens olika verksamheter.

Formulera kompetens på rätt sättTid är guld för våra olika målgrupper och alla har ett behov av strukturerade informationsflöden – två anledningar till att bib-liotekarien/informationsspecialisten är en resurs inom varje organisation som har behov av analys och bevakning. Kompe-tenser som krävs är kunskap om informationsstrategier med strategisk informationssökning, unik övergripande kunskap om informationskällor/databaser, validering av information, selektering, strukturering och analys av stora mängder infor-mation och data, kunskapsdelning, referenssamtal/intervju- metodik.

Men medvetenheten om professionens kompetens är inte lika utbredd i Sverige som i t.ex. Danmark. Lite tillspetsat kan man säga att bilden av ett bibliotek som en boksamling (vilket ju ordet betyder) och bibliotekarien som en som lånar ut böcker ur bok-samlingen sitter som en spik i huvudet hos högre chefer på före-tag och många andra organisationer. Dessa personer använder inte biblioteket vare sig för att låna böcker för nöjesläsning eller för att få information. Böckerna köper man och informationen får man via Google, sitt kontaktnät och sina medarbetare.

Samtidigt anser man i företagsvärlden, enligt den tankeväck-ande magisteruppsatsen Don’t mention the ”L”-word1, att kom-petenser som ”informationshantering” och ”kunskap om olika informationskällor och media” är mycket eller ganska viktiga

1 Andersson, M., & Strandberg, D. (2007). Don’t mention the ”L”-word. En analys av biblioteks- och informationsvetenskapsutbildades karriärmöjligheter på den alternativa arbetsmarknaden. Lunds universitet, Biblioteks- och informationsvetenskap (Examensarbete 2007: 2).

9

för företaget. Man vet dock inte att en utbildning till biblioteka-rie mycket handlar om just dessa kompetenser och rankar den typen av utbildning lågt. Här kan man tala om felmatchning! Båda dessa fenomen har vi upplevt ganska många gånger. Då gäller det att formulera sina kompetenser med termer som mot-tagaren förstår för att göra dem tydligare.

På senare år har andra organisationer än företag insett vär-det av strategisk omvärldsbevakning och analys. Inom univer-sitetsvärlden, statliga myndigheter och kommunala enheter vill man numera arbeta med detta. Men även där är det långtifrån självklart att man ser sina bibliotekarier/informationsspecia-lister som partners i arbetet. Det gäller för oss att steppa fram och visa vad vi kan göra inom området. Gärna också söka tjäns-ter med dessa arbetsuppgifter även om det inte står examen i biblioteks- och informationsvetenskap i annonsen. Men ska vi då, i stället för att hålla oss i komfortzonen som det innebär att arbeta med sedvanliga arbetsuppgifter, som är tydligare och uppskattade av våra användare, slå oss in på ett område utanför ”traditionell” biblioteksverksamhet i konkurrens med bl.a. eko-nomer, kommunikatörer och marknadsförare? Ja, det menar vi.

Varför ger strategisk omvärldsbevakning och analys mervärde till en organisation? Det finns en mängd omvärldsfaktorer som påverkar alla orga-nisationer och verksamheter. Ökad globalisering/rörlighet, individualisering, konkurrensutsatthet, samhällets komplex-itet, kunskapssamhällets framväxt, IT-utvecklingen, större medvetenhet om hot och kriser är några faktorer man tittat på inom Institutet för Framtidsstudier2. Ett ständigt ökande infor-mationsflöde och en ytterst snabbföränderlig värld kräver både flexibilitet och beredskap för bättre beslutsunderlag. Informa-tionsflödet är oändligt …

Därför behöver vi analysera, strukturera och prioritera omvärldsfaktorer inom de områden som är viktiga för verksam-heten, utvärdera källor som bör bevakas och tillbakarapportera de slutsatser och analyser som bör delas inom organisationen. Kunskapsdelning på högsta nivå!

2 Lundqvist, T. (2010). Omvärldsanalys – till vilken nytta? Stockholm: Institutet för Framtidsstudier (Forskningsrapport 2010:2). (VofCI: 2).


Några frågeställningar hjälper till att bena upp syftet med omvärldsbevakning och/eller omvärldsanalys.

• Vad händer? ¢ Bevakning.

• Varför händer det? ¢ Analys.

• Vad innebär det för oss nu och på längre sikt ¢ Strategiska slutsatser.

Omvärldsbevakning är i regel det vi sysslar med till vardags. Vi bevakar olika källor via e-post, RSS-flöden, sociala medier, kon-ferenser och nätverk osv. När vi analyserar och konkluderar den samlade informationen inom ett område ger vi omvärldsbevak-ningen ett mervärde till beslutsunderlaget och till våra kollegor.

I rapporten som Institutet för Framtidsstudier givit ut nämns också business intelligence system som i detta samman-hang betyder omvärldsbevakningssystem med analysfunktio-ner. Business intellgence system kan också vara lika med en organisations datorsystem för hantering av interna data och försäljningssiffror, s.k. SAP-system som inkluderar hantering av ekonomi och redovisning, kunder, leverantörer, lager, perso-nal med mera … Alltså en uppenbar risk för begreppsförvirring! Ett bättre övergripande begrepp är competitive intelligence som tydligare definierar vilken verksamhet det syftar på, alltså aktiv omvärldsbevakning i en ständigt föränderlig värld.

Margareta – Technology Intelligence För min del började det med att jag 1989 blev anställd på Tetra Pak för att bygga upp ett företagsbibliotek och utbilda civilin-genjörer i informationssökning. Med tiden blev det emellertid alltmer klart att det inte fanns någon framtid i att bedriva ett tra-ditionellt företagsbibliotek med tidskrifter på cirkulation, böcker till utlån kompletterat med informationsresearch3 och utbildning i informationssökning. Den senare delen växte och bokbeståndet krympte tills det kom en gräns då det blev naturligt att helt satsa på digital information och lägga ner den fysiska verksamheten. Detta skedde 2001. Företagsledningen var helt med på noterna

3 Jag använder termen ”informationsresearch” för det arbete som innebär att välja källor, använda källorna på ett effektivt sätt för att hitta den efterfrågade informationen, välja ut den relevanta informationen ur träffmängden och bearbeta den så att den blir användbar.

11

och så var också bibliotekspersonalen och de flesta av bibliote-kets användare. Men det var inte en enkel process. Det krävdes en mental omställning hos alla intressenter. Samtidigt gjorde detta radikala steg att biblioteket inte längre enbart förknippades med de fysiska samlingarna – det gick ju inte längre när dessa försvann. Nu blev fokus på informationsresearch och e-resurser.

I slutet av 1990-talet startade på Tetra Pak en innovationspro-cess. Första fasen i denna process var business och technology intelligence. När jag hörde talas om detta väcktes tanken att biblioteket, som då hette Research Intelligence Library, skulle vara en naturlig hemvist för technology intelligence-processen. Jag stämde träff med chefen för Research & Development och planterade tanken där. Den bar frukt och jag blev utnämnd till processägare av den globala technology intelligence process. Arbetet bestod av att utveckla och implementera processen i Tetra Paks enheter för forskning och utveckling samt utbildning i metodiken. Jag arbetade något år som både chef för Technology Intelligence och processägare. Planen var att släppa chefskapet och efter en tid rekryterades en ny chef (en civilingenjör, inte en bibliotekarie/informationsspecialist). År 2003 beslöt jag mig för att starta eget baserat på min kunskap och erfarenheter från arbetet med technology intelligence och 2004 slutade jag mitt intressanta men krävande arbete på Tetra Pak. Sista tiden på Tetra Pak ägnade jag mig med att delta i arbetet att lägga samman de båda processerna business och technology intelligence till en gemensam process.

PCMAC – en business intelligence-cykelJag utgick i mitt arbete med att utveckla technology intelligence- processen från en business intelligence-cykel som en modell för ett strukturerat sätt att arbeta med omvärldsbevakning och analys. Med inspiration från existerande modeller utformade jag PCMAC som ett exempel på hur arbetet kan bedrivas men också en checklista för att säkerställa att viktiga moment kommer med. Modellen publicerades på Tetra Pak Innnovation Network. Senare har jag beskrivit detta strukturerade arbetssätt i min bok Bevaka din omvärld4 som är tänkt som en gör-det-själv-handbok i strukturerad omvärldsbevakning och analys.

4 Nelke, M. (2006). Bevaka din omvärld. Malmö: Liber.


Här följer en kort beskrivning av faserna i PCMAC-modellen. I mångt och mycket kan man likställa detta med de olika momen-ten i informationsresearch. Bibliotekariens/informationsspecialistens kompetens lämpar sig väl för nästan alla faserna i denna cykel.

Plan & prioritisePlan & prioritise är den första fasen i cykeln. Det är här förut-sättningarna för ett bra resultat skapas. Innan man sätter igång med att hitta den goda informationen måste man ställa ett antal frågor: Varför ska vi göra detta? Vad ska resultatet användas till? I vilket sammanhang? Vad behöver bevakas och analyse-ras? När ska det fram? Bevakningsområdena, de för organisa-tionen kritiska omvärldsfaktorerna, ska inte bara definieras utan också prioriteras. Det går inte att greppa allt, det leder bara till frustration och att man ger upp. Vidare planeras här arbetet och inte minst hur och när avstämning och kommunikation av resultatet ska ske.

Man kan jämföra arbetet i denna fas med det inledande arbetet i en informationsresearch då frågeställningen ringas in, definieras och prioriteras. Det kräver samarbete mellan biblio-tekarien/informationsspecialisten och uppdragsgivaren.

13

CaptureI denna fas väljs de muntliga och skriftliga källorna ut: kontakt-nät, experter och publicerat. Informationen samlas in från de utvalda källorna. Detta är en process som bibliotekarien/infor-mationsspecialisten är väl införstådd med.

ManageSamtidigt som informationen samlas in ska den också hanteras. Ett urval ska göras och då gäller det att analysera vad som är mest relevant. Informationen ska göras tillgänglig på så sätt att det är möjligt att använda den. Att välja ut och tillgängliggöra information är en av bibliotekariens/informationsspecialistens kompetenser.

AnalyseI denna fas analyseras de definierade frågeställningarna utifrån det material som kommit fram. Även detta sker ofta parallellt med capture och manage. I analysfasen räcker det ofta inte med att vara generalist, mer ingående kunskaper inom det aktuel-la ämnesområdet krävs. Att göra bra analyser kräver ofta en kombination av specialistkunskap, erfarenhet, nätverk, kom-petens och personlig förmåga. Informationsspecialisten kan ha detta inom sitt eget yrkesområde, men kan knappast täcka alla områden som förekommer i organisationen. Här gäller det att inse vad som är rimligt och att också framhålla för analys-nissarna (som har en tendens att fokusera just på analysfasen och försumma de övriga) att hela processen är viktig och kräver sin speciella kompetens. I analysfasen ingår också utvärdering av resultatet: var det bra nog, täckte det frågeställningen, kom tillräckligt med information fram? Kanske behövs då ett varv till i PCMAC-cykeln.

CommunicateFasen communicate innefattar både skriftlig och muntlig kommunikation av resultaten. Även spridning av resultatet och kunskapsdelning till andra intressenter än uppdragsgivaren in-går – både över tid och rum. Detta är något som också krävs vid informationsresearch för att informationen ska kunna tolkas på rätt sätt och kunna användas för sitt ändamål.


Spännande uppdragI min firma, I.C. at Once, var en av hörnstenarna omvärldsbe-vakning och analys. Uppdragen var att guida organisationer till ett systematiskt och strukturerat arbete, att kartlägga hur bevakningen och analysen fungerade i organisationen, att facilitera workshoppar i de olika faserna, t.ex. att ta fram de kritiska omvärldsfaktorerna och att genomföra analyssession-er. Fokus var på hjälp till självhjälp. Jag är starkt övertygad om att omvärldsbevakning och analys måste genomföras i den egna organisationen och av den egna organisationen. Det räcker inte att köpa in rapporter eller låta konsulter utföra analyserna, även om det kan vara ett bra komplement. Det är inte bara resultatet av arbetet som är viktigt, hela processen är en lärandeprocess som skapar större medvetenhet i organisationen. Omvärldsbe-vakning och analys är ett lagarbete. Det gäller att aktivera och använda personalens ögon, öron och förmågor att lägga ihop och se samband.

Att arbeta som sin egen har varit roligt och spännande. Om man tycker om verksamhetsutveckling och vill få möjlighet att förverkliga sina idéer har man här stora möjligheter. Men det gäller ju också att kunna försörja sig. Det visade sig gan-ska snart att uppdragen som gällde omvärldsbevakning och analys inte räckte till för det och jag har därför åtagit mig en del uppdrag att utvärdera och utveckla biblioteksverksam-heter. Dessa uppdrag var utmanande, mycket på grund av att de ofta kom till utifrån besparingsbeting, men också otroligt intressanta. Jag fick i detta arbete, som en bieffekt, möjlighet att testa PCMAC-modellen även på verksamhetsutvärdering och verksamhetsutveckling. Arbetet med verksamhetsutveckling, som också var en viktig del i anställningen på Tetra Pak, blev inspiration till min e-bok Tid för framtid5.

Saknaden efter arbetskamrater löstes genom dels samarbetet med kunderna, dels med andra konsultkollegor, framför allt det roliga och givande samarbetet med Charlotte.

5 Nelke, M. (2010). Tid för framtid: Strategisk verksamhetsutveckling och planering. E-bok. Utgiven på engelska och utökad som: Nelke, M. (2012). Strategic Business Development for Information Centres and Libraries. Chandos Information Professional Series. Oxford: Chandos Publishing.

15

Charlotte – Business IntelligenceJag blev erbjuden jobbet som business intelligence manager på ett läkemedelsföretag i Danmark 2004. Jag hade inte den ble-kaste aning om vad detta innebar men nyfikenheten på jobbet var stor och möjligheterna att få bygga upp en verksamhet från scratch lockade. Det var ett ganska litet men innovativt företag och mitt uppdrag formulerades så här: ”Tillgängliggör affärs-relaterad information på ett strukturerat sätt till relevanta målgrupper inom företaget”. Detta innebar en intensiv period av informations- och kunskapsinhämtning för min egen del, samtidigt som jag gjorde en affärsplan, genomförde en informa-tion audit6, implementerade ett business intelligence-system och utvecklande verksamhetsprocesser runt detta.

Varför hoppade jag på tåget som business intelligence mana-ger inom läkemedelsbranschen i Danmark? Dels har bibliote-karie/informationsspecialistkompetens en mycket tydligare kompetensprofil i Danmark, dels trodde jag verkligen att min bibliotekariekompetens skulle gör underverk inom detta ganska unga och dynamiska företag i nybyggaranda. Jag hamnade på avdelningen för Business Development och fick lära nytt. En gigantisk informationsinhämtning tornade upp sig inför den uppgift som jag skulle lösa.

Jag fick börja med att lära mig så mycket som möjligt om orga-nisationen i sig. Det handlade t.ex. om produktutveckling – vilka var våra prioriterade produkter och vilka verkningsområden var väsentliga? Viktigt var också konkurrensbevakning – vilka var de främsta konkurrenter som nafsade företaget i hasorna? Strukturer, nätverk, samverkan, företagsinformation, projekt-ledning, namn – allt snurrade runt den första tiden. Med en stödjande chef och en extern projektledningsgrupp kartlade vi informationsbehovet inom företaget, inventerade vilka resurser som fanns, vilka som användes och vilka som saknades i en så kallad gapanalys. Denna process blev i sin utformning en infor-mation audit som också gav mig kännedom om organisationen.

Processer och metoderPlanering, utvärdering och införande av business intelligence- processer tog två år i organisationen där också implementering

6 Kartläggning av en organisations hantering och behov av informationsresurser.


av ett system gjordes tillsammans med en konsultfirma. Business intelligence-systemet började med analys av ett par prioriterade produkter och byggdes upp tillsammans med ansvariga från affärsutveckling och globala marknadschefer. Vi byggde upp sökprofiler i systemet från källor utvärderade genom analys i olika workshoppar med projektgrupper bestående av nyckelper-soner från affärsutveckling, marknadsavdelning, regulatorisk verksamhet, medicinska rådgivare, patentavdelning och it. Resultatet blev detaljerade omvärldskartor som beskrev faktorer utifrån EPISTELM-metoden – Ekonomi, Politik, Institutioner, Samhälle, Teknik, Ekologi, Lagstiftning och Media7. Bevak-ningsområdena prioriterades i en skala där endast de högst prioriterade faktorerna ansågs viktiga att bevaka. Detta kunde skilja sig mellan terapiområden8 och produkter. Källor analyse-rades för bevakning och sökord och bevakningsprofiler beskrevs detaljerat. Marknadsansvarig produktchef blev redaktör och ett ständigt utvärderande av sökresultaten ledde till att sökord och bevakningsprofiler reviderades i omgångar. Eftersom mark-nadscheferna var redaktörer så blev det en omedelbar feedback på sökresultaten och kvaliteten på informationen. Det viktiga var balansgången mellan värdefull information med brus och att fånga upp det oväntade – det vi inte visste att vi inte visste något om! Kollegor anbads definiera framgångsfaktorer och fördelar med systemet och de fann att vi hittat okända konkurrenter. En produktchef uttryckte det så här: ”We caught an unknown fish in our net!”

Efter finslipning av de två första terapi- och produktområde-na utökade vi bevakningssystemet till alla strategiskt viktiga produktområden. Informationen från konkurrensbevakningen skulle levereras i korta analytiska rapporter som distribuerades till de projektansvariga. Innan det blev dags för omorganisation hann vi implementera systemet i två olika dotterbolag.

Mer djupgående och riktade analyser gjordes tillsammans med medicinska rådgivare där informationsspecialisten utar-betade söksträngar och utvärderade databaser som underlag till den medicinska expertisens utvärderingar av främst kon-kurrenter men också presumtiva handelspartners.

7 EPISTELM är en utökad PEST-analys som är en strategisk analysmetod för att definiera och priori-tera viktiga omvärldsfaktorer som påverkar en organisation.8 Definition av terapiområde: sjukdomsområde som vissa läkemedel verkar inom.

17

Genomarbetade arbetsprocesser och kontinuerlig konkurrensö-vervakning bidrog till en ökad samsyn inom olika terapi- och pro-duktområden. Bättre strukturerad och analyserad information underlättade beslutsgången. Bättre kunskapsdelning helt enkelt.

För forskare och samverkansfunktioner på SLUKan man använda strukturerad omvärldsbevakning inom uni-versitetets forskningsstöd? Vid ett institutionsbesök på SLU:s campus i Alnarp gjorde vi på biblioteket för några år sedan en förfrågan om behovet av strukturerad omvärldsbevakning och analys för forskare. Det visade sig finnas ett intresse bland fors-kare att få stöd för detta, men det krävde dedicerade resurser och ett nära samarbete med forskaren/projektgruppen. Liksom stöd till systematiska sammanställningar krävde det insatser på olika nivåer: rådgivning, utvärdering av informationskällor, sökstrategier, hjälp med reella sökningar, analys och samman-ställningar. Arbetet gav en insikt om att strukturer, metoder och processer går utmärkt att applicera på olika verksamheter oberoende av huvudman.

För biblioteksorganisationen Omvärldsbevakning är en naturlig del av bibliotekets verksam-het. Informationsstrategier, analytiskt förhållningssätt till olika frågeställningar och unik kunskap om informationskällor och databaser utgör en specifik kompetens som vi kan utgå ifrån när vi jobbar strategiskt med omvärldsanalys. På SLU-bibliote-ket har vi arbetat med workshoppar inom hela organisationen för att komma fram till ett mer strukturerat och målinriktat arbetssätt för omvärldsbevakningen. Utgångspunkten för workshopparna har varit frågeställningarna: Hur delar och förmedlar vi vår bevakning till varandra? Hur prioriterar vi? Upplägget har varit följande:

• presentation av begrepp och metoder

• PEST-analys

• prioritering av bevakningsområden

• genomgång av bevakning av källor/databaser

• fördelning av ansvarsområden. Vem förmedlar vad av omvärldsbevakning och analys?


Margareta och Charlotte – Fruktbar samverkanVårt samarbete inleddes med en fristående kurs i business intel-ligence vid Det Informationsvidenskabelige Akademi, Köpen-hamns universitet. Margareta utvecklade kursen och höll den till en början i i samarbete med Morten Skovgaard vid Ferring International Center. När Charlotte ersatte Morten efter ett år vidareutvecklade vi kursen tillsammans. Kursens upplägg på tio moduler var utformat som ett slags flippat klassrum. Modulerna var en genomgång från ax till limpa av strategisk omvärlds-bevakning och analys. Klassen var indelad i mindre grupper och varje grupp hade ett genomgående tema som användes i de olika modulerna. ”Hemuppgifter” skulle lösas som övergång in i nästa modul och presenteras antingen i gruppen eller i helklass. Praktiska övningar inflikades med teoretiska genomgångar och redogörelser från arbetslivet presenterade av inbjudna gäster.

PEST analys: Schematisk bild av omvärldskarta

Resultat av PEST-analys: Omvärldskarta skapad med ett mindmapverktyg

19

Vi fortsatte vårt samarbete med att erbjuda kurskoncep-tet Strategisk omvärldsbevakning/analys (SOBA) till svenska intressegrupper. Våra SOBA-kurser utformades som endagars workshopkurser med målsättning att deltagarna skulle få en grund med sig hem att arbeta vidare med. Syftet med workshop-pen och kursens upplägg var naturligtvis målgruppsanpassat. Deltagarna ombads att förbereda sig genom läsning av strate-giskt viktiga interna dokument, omvärldsspaning på webben och problemformulering av vilken omvärld som ska bevakas.

Under arbetet med kursen väcktes tanken att skriva en hand-bok i omvärldsbevakning och analys speciellt riktad till biblio-tekarier/informationsspecialister. Det blev en bok – 2015 utkom Competitive Intelligence for Information Professionals9.

Vi startade också Svensk förening för informationsspecialis-ters, SFIS, -omvärldsnät 2006 som ett forum för kompetensut-veckling, nätverkande, erfarenhetsutbyten samt för att stärka professionen inom omvärldsbevakning och analys.

Vad leder till framgång?Avslutningsvis listar vi några av de faktorer som vi har upplevt vara viktiga för att bibliotekarien/informationsspecialisten ska bli framgångsrik i rollen som omvärldsbevakare och analytiker.

• Nätverka, nätverka, nätverka både utanför men framför allt inom den egna organisationen.

• Samarbeta med avdelningar utanför biblioteket i gemensamma projekt.

• Skaffa kunskap om och använda den terminologi som används av omvärldsbevakare och omvärldsanalytiker.

• Ha stora ögon och öron för att fånga upp nya möjligheter.

Det återstår bara att önska dig som vill slå dig in på denna bana lycka till. Man får stå ut med att bli ifrågasatt och att ibland kämpa i motvind men belöningen är desto rikare – det är utma-nande, självständigt, utvecklande, omväxlande, spännande och alldeles underbart roligt.

9 Håkansson, C., & Nelke, M. (2015). Competitive Intelligence for Information Professionals. Chandos Information Professional Series. Oxford: Chandos Publishing.


Omvärldsbevakning i förändring Maria Johnsson

Jag vill hjälpa folk att få tid och möjlighet att utforska omvärlden. Dagens ungdomar är morgondagens forskare och ingenjörer och de ställs inför ökade krav på öppenhet och omvärldsorientering. Utbudet av källor och verktyg har förändrats och forskningsbiblioteken har en viktig roll att spela här.

Flera paradigmskiften har passeratUnder hela min bibliotekariekarriär har jag arbetat med att hjälpa dem som arbetar inom forskning och utveckling med omvärldsbevakning och informationssökning, allt ifrån ingen-jörer och marknadsfolk till forskare inom alla möjliga områden. Det har skett en enorm utveckling av informationstjänsterna genom åren, det känns som att vi har gått igenom flera para-digmskiften, från tryckta till digitala tidskrifter, från textbase-rade, online-databaser till webbaserade databaser på internet osv. Det har även skett en utveckling hos de målgrupper som vi servar med tjänster. Som bibliotekarie har jag gått från att leverera just-in-time-tjänster till hjälp-till-självhjälp-tjänster till mina användare.

Uppkopplad före internet1994 var jag nyutexaminerad bibliotekarie med inriktning på forsknings- och företagsbibliotek. Min första anställning var som biblioteksassistent vid Patent- och registreringsverkets (PRV) bibliotek. Jag kom till en arbetsplats med stort fokus på omvärldsbevakning, många tryckta tidskrifter, fjärrlån och litteratursökningar i den tidens online-databaser. Ingenjörerna som granskade patentansökningar var omvärldsorienterade och ville gärna ha bibliotekets hjälp med att följa upp källor och referenser. Formerna för litteratursökning och omvärldsbevak-ning var annorlunda då jämfört med idag, 2017, t. ex. fanns det inte lika mycket digitala källor 1994.

PRV var och är en organisation som i stor utsträckning är prä-glad av omvärldsbevakning. Biblioteket vid myndigheten 1994 var gediget, både vad gäller samlingar, informations- tjänster

21

och personal. Det var viktigt på att hålla ordning på de tryckta samlingarna. Allt skulle finnas tillgängligt ifall något behov skulle uppstå. Tittar på man PRV idag och deras nuvarande tjänsteutbud så är det fortfarande väldigt inriktat på omvärlds-bevakning. De erbjuder både uppdragsbaserad omvärldsbevak-ning och verktyg där den externa användaren kan söka på egen hand (Patent- och registreringsverket, 2017). Även de som arbe-tar inom PRV måste ha bra rutiner för omvärldsbevakning för att kunna granska och bedöma patent och andra innovationer.

Jag fortsatte min professionella bana och 1995 började jag på förpackningsföretaget Tetra Pak och deras företagsbibliotek som även detta var ett gediget bibliotek både vad gäller sam-lingar, tjänster och personal. Jag arbetade på Tetra Pak under den senare delen av 1990-talet och under denna period hände det väldigt mycket inom fältet omvärldsbevakning. Bibliote-ket vid Tetra Pak var främst avsett att stötta forsknings- och utvecklingsverksamheten vid företaget. Vi arbetade till större delen uppdragsbaserat och vår mest utnyttjade tjänst var sök-ningar i online-databaser. Vi hjälpte ingenjörer, konstruktörer, projektledare m.fl. att ta fram omvärldsinformation från olika databaser. Tempot var ganska högt och ofta behövde man in-formationen ”igår”. Det var vi bibliotekarier som oftast utförde omvärldsbevakningen och sedan skickade omvärldsinformatio-nen i lämpligt format till användaren som analyserade resulta-tet. Detta ställde ganska höga krav på bibliotekariens förmåga att förstå och sätta sig in i användarens informationsbehov och utifrån detta formulera en sökstrategi. När man kopplade upp sig i databaserna gällde det att arbeta snabbt och effektivt, eftersom man ofta betalade för den tid man var uppkopplad och för de referenser man sparade ner – inget planlöst surfande med andra ord. Efter databassökningen skulle man förbereda och paketera sökresultatet, så att det var enkelt för användaren att analysera det. Det var nog denna fas som tilltalade mig mest och i vilken jag kunde göra en insats för användaren.

Jag lämnade Tetra Pak 2001 och gjorde ett tvärt hopp till konsultbranschen och rekryteringsföretaget Heidrick & Struggles (H&S) i London. Här fick jag som international practice analyst lära mig hur man som företag utnyttjar de egna erfarenheterna och internt producerad information i sin omvärldsbevakning samt hur bibliotekariernas kompetenser i


kunskapsorganisation och analys kan utnyttjas i detta. H&S affärsidé var enkel, att rekrytera toppchefer till kundföretag och i detta arbete på bästa sätt utnyttja alla sina kanaler och resurser. Nyckeln till detta var en mycket noggrann dokumen-tation av kundföretagen och chefskandidaterna, allt skulle kartläggas, dvs. företagens strukturer och relationer samt kandidaternas bakgrunder och erfarenheter osv. Här kom bibliotekariernas kompetenser, såsom att söka, katalogisera och klassificera, väl till användning. Vid H&S lämnades inget åt slumpen och företagets egna kunskapssystem var dess hjärta och huvudsakliga konkurrensfördel.

Internet slår igenom 2004, tio år efter avslutad bibliotekarieutbildning, var jag till-baka i Sverige och hade fått arbete som bibliotekarie vid Lunds tekniska högskola (LTH). Jag hade där börjat bygga upp ett ge-mensamt forskningsbibliotek från fem mindre institutionsbib-liotek inom elektronik och datavetenskap. Det hade redan hänt en hel del sedan 1994, forskarnas informationstjänster hade i allt högre utsträckning blivit digitala och internet hade slagit igenom på bred front. Att arbeta med biblioteks- och informa-tionstjänster vid ett lärosäte var annorlunda jämfört med att arbeta vid ett företagsbibliotek eller konsultfirma. Framför allt var det ett annat tempo på universitetet, det var sällan man fick in brådskande beställningar från forskarna. Dessa var dessut-om mer benägna att sköta sin omvärldsbevakning på egen hand, vilket är fullt naturligt, omvärldsbevakning är en viktig del i forskningsarbetet och forskarutbildningen.

Under åren på LTH kom jag att arbeta väldigt mycket uppsökande. Vi anordnade många kurser och seminarier om biblioteks- och informationstjänsterna och vi var ofta ute och informerade vid institutionsmöten. I takt med att biblioteks- och informationstjänsterna blev allt mer digitala och tillgäng-liga direkt från användarnas datorer, så kom inte forskarna till biblioteket i lika stor utsträckning. Därför blev den uppsökande verksamheten mycket viktig. Det var också under denna period som många bibliotek började introducera ämnesbibliotekarier som skulle arbeta nära sina användare, t. ex. forskare inom ett särskilt område (Wedborn, H. 2005).

23

Senare kom jag även att arbeta centralt med bibliotekstjäns-terna på LTH och arbetade då gentemot alla forskare på LTH och även en hel del gentemot studenter. Under flera år hade jag ansvar för en doktorandkurs i omvärldsbevakning och veten-skaplig kommunikation på LTH, dvs. kursen Scientific Infor-mation Management (Lunds tekniska högskola, 2016). Genom denna kurs kunde LTH:s bibliotek på ett tidigt stadium hjälpa doktorander att komma igång med rutiner för omvärldsbevak-ning och vetenskaplig kommunikation. Förutom en grundlig ge-nomgång i källor och verktyg, så skulle kursdeltagarna upprätta personliga planer för sin omvärldsbevakning. Att biblioteket på ett tidigt stadium kommer in och hjälper till att utbilda dok-toranderna i omvärldsbevakning har många fördelar: dokto-rander får en bra start på omvärldsbevakningen i sitt projekt, biblioteket får en tydlig bild av de nya forskningsprojekten och de nya forskarna. Doktorandkurserna har blivit ganska vanliga vid forskningsbiblioteken i stort och är ofta uppskattade inslag. Doktorander är ofta väldigt påverkade av sina handledare i sin omvärldsbevakning, och vid vissa bibliotek har man satsat på att utveckla samarbetet mellan doktorand, handledare och bib-liotekarie (Hjort, B & Ekberg Andersson, A. 2005). Biblioteken kan här verkligen göra en insats och hjälpa doktorander att bli självständiga i sin omvärldsbevakning.

I mångt och mycket arbetade vi på LTH huvudsakligen med ”hjälp till självhjälp” för forskare och doktorander i deras om-världsbevakning. Som bibliotekarie var man inte så involverad i själva bevakandet, man såg snarare till att systemen och verk-tygen fungerade för användaren. LTH och tillika hela Lunds universitet började vid denna period, från 2004 och framåt, att få en omfattande samling av e-resurser, dvs. databaser och e-tidskrifter som var tillgängliga för alla forskare och studen-ter. Lunds universitet kunde vid den här perioden, mycket på grund av sin storlek och ämnesbredd, satsa på att bygga upp sina e-resurser. Detta har bidragit till att man som forskare och som student vid Lunds universitet idag har mycket goda förutsätt-ningar till att sätta upp en bra omvärldsbevakning.


”Hjälp till självhjälp” Då jag de senaste tio åren har varit verksam inom forsknings-bibliotek, så är det främst därifrån jag kan uttala mig om hur situationen ser ut idag beträffande bibliotekens tjänster för om-världsbevakning. Dessa präglas idag mycket av ”hjälp till själv hjälp”, man tillhandahåller verktyg och källor och man ger råd och tips om omvärldsbevakning. Studenter utbildas i informa-tionssökning, ofta ganska tidigt i sin grundutbildning, och de er-bjuds även kurser längre fram i samband med examensarbeten. Det har under de senaste åren varit ett stort fokus på studenters informationskompetens, dvs. deras förmåga att söka och värdera information (Pilerot, O. 2006) (Leveau, L. 2011).

Vad gäller forskares omvärldsbevakning så arbetar bibliote-ken mer efter behov och efterfrågan hos forskarna. Biblioteken erbjuder rådgivning, ofta i form av tjänsten ”Boka bibliotekarie”, samt ämnesguider i verktyg och källor. Biblioteken har även bli-vit mer engagerade i att arrangera seminarier och workshoppar för forskarna. Övergången från tryckta till elektroniska källor har medfört att biblioteken har fokuserat mycket på innehållet och utbudet för sina målgrupper. Källorna har under lång tid också ökat i antal, i synnerhet då e-tidskrifter köps i stora paket eller när avtal med databaser tecknas i paketlösningar.

Detta har medfört att det idag är svårare för användaren att ha en samlad överblick av relevanta källor. Det har också varit en genomgripande övergång till att samla och integrera källor i ett och samma söksystem och gränssnitt, dvs. en metasöktjänst, t. ex. EBSCO, Summon, Exlibris. Dessa system har på många sätt underlättat och effektiviserat användarnas omvärldsbevakning. Frågan är dock vad som händer när allt söks i samma gränssnitt. Finns det risk att användaren förlorar greppet om vilka typer av information han eller hon får fram i sina sökningar?

Vid en snabb överblick på svenska forskningsbiblioteks webbplatser och vad de erbjuder i form av stöd och tjänster för omvärldsbevakning förekommer följande begrepp ofta:

• söktips

• boka bibliotekarie

• ämnesguider

25

• sökhandledning

• sökverkstad

• drop-in handledning.

Utöver detta så erbjuder biblioteken olika typer av kurser, seminarier och andra event, anpassade efter sina målgrupper. Endast i något enstaka fall har bibliotek tagit upp begrepp som omvärldsbevakning och omvärldsanalys i sitt tjänsteutbud (SLU-biblioteket 2016).

Informationssökning i stället för omvärldsbevakningMan kan säga att biblioteken via sina webbplatser ger råd och stöd om informationssökning i största allmänhet och inte så mycket råd om hur man ska bedriva omvärldsbevakning och omvärldsanalyser. Biblioteken tar säkert upp den fördjupa-de aspekten av omvärldsbevakning i sin undervisning, t. ex. när man beskriver varför det är viktigt med bra rutiner för omvärldsbevakning och nyhetsbevakning, vi gjorde själva detta vid vår doktorandkurs på LTH. Men bibliotekens avsatta tid med användaren, t. ex. vid undervisning, är ofta ganska begränsad, det är mycket som ska presenteras vid ett under-visningspass, och ofta fokuserar man som bibliotekarie på att beskriva utbudet (vad) av informationstjänster snarare än varför man ska använda informationstjänsterna. Det hela har blivit lite ytligt och går inte så mycket på djupet längre. Möj-ligen försvann fördjupningen i samband med att biblioteken öppnade upp tillgången till verktygen och källorna i de webba-serade gränssnitten. Naturligtvis förekommer det fördjupad support från biblioteken, t. ex. i boka-bibliotekarie-samtal eller uppdragsbaserade sökningar. När en användare får sitta ner tillsammans med en bibliotekarie och gå igenom sin infor-mationssökning, så kommer man vanligen in på användarens rutiner för omvärldsbevakning.

Bevaka verktyg och källor Att idag upprätthålla en vettig omvärldsbevakning kan vara en ganska komplex uppgift för många. Utbudet av information har ökat explosionsartat de senaste åren och verktygen för att söka


information och hålla sig uppdaterad har utvecklats väldigt mycket. Bibliotekarier är duktiga på att bevaka tillkomsten av nya verktyg och källor för information och sedan förmedla detta till sina användare. Som bibliotekarie får man ofta nyhetsupp-dateringar om informationstjänster direkt från producenterna, via konferenser, webbinarer etc., men även olika intresseorgani-sationer som t. ex. SFIS10 är också viktiga. SFIS har genom åren varit en betydelsefull organisation som förmedlat många kurser om omvärldsbevakning till sina medlemmar.

Ett axplock av SFIS kurser åren 2004–201411

• Power Searching With the Experts: How to Make the Most of the Web and Online Sources (2004)

• CyberTools – Tillgänglig och användbar? Hur fångar du läsaren på andra sidan skärmen? (2006)

• Verktyg i vardagen II. Föredrag om RSS, bloggar, ”social bookmarking” och hur du kan använda detta för om-världsbevakning och informationsspridning (2008)

• Informationsberget och Google-effekten (2008)

• Under huven på sökmotorerna (2010)

• Online under 40 år – om databasernas historia (2014)

Även om biblioteken erbjuder bra rådgivning och undervisning i informationssökning och omvärldsbevakning, så präglas användarna väldigt mycket av sin närmaste omgivning, t. ex. studenter av sina lärare och kurskamrater, doktorander av sina handledare eller kollegor. Att etablera bra relationer till just lä-rare och handledare har blivit mycket viktigt för biblioteken för att nå ut och för att utbildningsinsatserna ska få önskad effekt hos användarna. Här kan man också se många bra exempel på hur biblioteken anpassar och integrerar sin undervisning till universitetets grundutbildningar och forskarutbildningar.

Mina erfarenheter från kontakter och samarbeten med forskare visar att de ofta har inrättat verktyg (referenshante-

10 SFIS=Svensk förening för informationsspecialister. http://www.sfis.nu

27

ringsprogram, mappar, wikis) och källor (tidskrifter, databaser, konferenser, forskarnätverk) för omvärldsbevakning och tycker sig ha bra kontroll på dessa, men att de sällan har tid att ägna sig åt omvärldsbevakning. De tycker sig inte hinna med vad de upp-fattar som omvärldsbevakning. Mycket av forskarnas tid går idag åt till kommunikation och publicering av forskningsresul-tat, ansökningar till mer forskningsmedel och naturligtvis rent forskningsarbete. Kanske saknar de tid för att reflektera över sin egen forskning och dess omvärld, dvs. tid för omvärldsana-lys. Hur kan vi som bibliotekarier hjälpa forskarna att få mer tid för omvärldsanalys? Jag återkommer till denna fråga, men först några rader om hur dagens unga sköter sin omvärldsbevakning.

Utveckla stöd för omvärldsbevakningOavsett i vilken sektor eller bransch man arbetar i som biblio-tekarie eller informationsspecialist, så finns det områden som man kan utveckla inom omvärldsbevakningen. Här är några exempel:

• Event Biblioteken har under de senaste åren i allt högre ut-sträckning börjat arrangera olika typer av event, t. ex. seminarier, workshoppar för sina målgrupper. Eventen är ofta tema-baserade och ofta arrangerade i samarbe-te med någon annan aktör. Biblioteken har därigenom fått bra erfarenheter i rollen som arrangör, där det både innebär att leda en diskussion och att få igång olika typer av övningar bland deltagarna. Biblioteken har mycket att vinna på att fortsätta i arrangörsrollen och program- ledarrollen när det gäller olika typer av event inom omvärldsbevakning och omvärldsanalys.

• Personlig rådgivning och coachning Biblioteken hjälper sina användare individuellt med rådgivning i informationssökning, omvärldsbevakning osv. Boka-bibliotekarie-samtalen är ett vanligt exempel på detta. Jag tror att det finns en stor potential för bibli-otekarier i att mer anta rollen som personlig rådgivare och coach i omvärldsbevakning för sina målgrupper.


Som bibliotekarie har man ju både kompetensen och erfarenheten av att ställa frågor till användaren och ringa in dennes problemställning. I detta arbete kan man som bibliotekarie ta hjälp av modeller eller verktyg från litteraturen.

• Fördjupade kurser Biblioteken ger ju många utbildningar för sina mål-grupper, t. ex. studenter, doktorander och forskare. Vad beträffar studenter och doktorander så är det ofta fördju-pade kurser, som kanske innebär någon form av exami-nation eller poänggivande. Jag tror att det kan finnas en efterfrågan på fördjupade kurser i omvärldsbevakning och omvärldsanalys bland bibliotekens målgrupper. Här kan biblioteken utnyttja sina pedagogiska erfarenheter och erbjuda kurser i omvärldsbevakning på en lite mer fördjupad nivå. Även här kan biblioteken ta in modeller och verktyg från litteraturen i undervisningen.

Under de senaste åren har det kommit ut många handböcker inom omvärldsbevakning och omvärldsanalys, där man som bibliotekarie kan hitta flera användbara modeller och verktyg för omvärldsbevakning och omvärldsanalys, som man både kan använda i sin undervisning av målgrupperna och i den egna kompetensutvecklingen. Jag har själv goda erfarenheter av att ta in modeller och processer från litteraturen i undervisningen av forskare och studenter. Här listar jag några titlar på svenska:

• Bevaka din omvärld (2006)

• Framtidssäkra din organisation: 10 steg för effektiv omvärldsanalys (2013)

• Omvärldsanalys i praktiken (2014)

• Försprång – Omvärldsanalys i den nya digitala världen (2015).

Det finns ingen direkt motsvarande term på engelska för den svenska termen omvärldsbevakning. Termerna competitive intelligence och business intelligence är de närmaste, liknande

29

begreppen på engelska, och dessa två begrepp har vuxit mycket de senaste åren i takt med att företag och andra organisationer börjat arbeta mer aktivt och systematiskt med omvärldsbevak-ning och omvärldsanalys (Genf, L. & Laurent, J. 2014, s. 11). Det finns även en uppsjö av litteratur om competitive intelligence och business intelligence.

Kanske kan följande modell hjälpa forskare och studenter att bli mer strukturerade i sin omvärldsbevakning.

Steg 1. Avgränsa omvärldsarbetet med syfte och fokus

Steg 2. Kartlägga bevakningsområden och källor

Steg 3. Bevaka och samla in omvärldsinformation

Steg 4. Analysera omvärldsinformation

Steg 5. Dra slutsatser, sammanfatta och presentera resultat


Modellen är hämtad från boken Omvärldsanalys i praktiken och denna bok innehåller många handfasta tips kring hur man arbetar med omvärldsbevakning och omvärldsanalys, och kan med fördel användas av biblioteken vid utveckling av stöd och undervisning i omvärldsbevakning (Genf, L. & Laurent, J. 2014 ss 16–17).

Omvärldsbevakning på nytt sättOm man ska utveckla bibliotekens tjänster för omvärldsbevak-ning för framtiden så är det intressant att studera hur ungdo-mar tar sig an omvärldsbevakning. För tio år sedan fanns inte sociala medier i samma utsträckning som idag, mobiltelefoner och datorer hade inte lika sofistikerade verktyg för omvärlds-bevakning som idag. Dagens ungdomar är stora användare av sociala medier och har i stor utsträckning anammat tekniken i mobiltelefoner, surfplattor och laptoppar. De har helt andra för-utsättningar och vanor för att hålla sig à jour med omvärlden. Men det handlar inte enbart om de tekniska förutsättningarna, det handlar också om att bli medveten om sin omvärld och vad man ska hålla extra koll på. De sociala medierna såsom Face-book, Twitter och Instagram har säkert den positiva påverkan att göra ungdomar alerta och vaksamma på vad som händer i den närmaste omvärlden. Om man sedan kan föra över och om-sätta dessa vanor för bevakning till omvärldsbevakning inom yrkeslivet, då har man kommit ganska långt.

I grundskolan är det allt större fokus på att ta in omvärlds-information i undervisningen. Internet är ett viktigt verktyg i elevers och lärares informationssökning. Eleverna ska forska och arbeta problembaserat och behöver då aktivt söka informa-tion i externa källor. Det undervisas i källkritik. Även innehållet i lärarnas undervisning har blivit mer omvärldsorienterat på senare år i takt med internets framväxt. Om man tittar på Skolverkets webbplats, så ser man att det satsas en hel del på elevernas utveckling i informationskompetens (Skolverket, 2017). Även ungdomar som studerar vid högskolor och universi-tet får som regel gedigen undervisning i informationssökning, källkritik och referenshantering, ofta progressivt genom hela utbildningen. Färdigheter inom informationskompetens har blivit mycket viktiga.

31

En spaning in i framtidenJag avrundar min berättelse med att spana in i framtiden. Som jag har nämnt tidigare så har ungdomar idag en hög it-mognad. De har ofta fått utbildning i informationskompetens och är stora användare av sociala medier. Detta borde ge mycket goda förutsättningar för dem att etablera bra omvärldsbevakning senare i yrkeslivet. Dagens ungdomar kommer ju att bli mor-gondagens forskare, ingenjörer, ekonomer osv. och de kommer troligen att få ökade krav på öppenhet och omvärldsorientering i sitt yrkesutövande. Förhoppningsvis kommer morgonda-gens bibliotekarier och informationsspecialister kunna hjälpa forskare och andra användare att få mer tid för omvärldsanalys, bl.a. genom individuell rådgivning och coachning och med hjälp av trevliga och lockande arrangemang och event.

Utvecklingen har de senaste åren gått mot att öppna upp och tillgängliggöra vetenskap och data i allt högre utsträckning, detta gäller lärosäten, myndigheter, andra organisationer och även i viss mån företag. Genom att tillgängliggöra vetenskap eller data, underlättar man för den kvalitetsmässiga gransk-ningen och man öppnar upp för möjligheter till återanvändande av idéer och resultat från forskning. Begrepp som open science och open data vinner allt mer terräng och spridning (Wikipedia, 2017) (European Commission, 2017). För den som ska tillgäng-liggöra forskningsdata eller andra typer av data, så krävs det att man har viss kunskap om omvärlden och den framtida använd-ningen av det material man laddar upp och tillgängliggör.

Som ”tillgängliggörare” i framtiden kommer man att behöva:

• Förmåga att söka och samla in relevant information om källor och målgrupper för sina data.

• Förmåga att kritiskt granska och utvärdera källor som är relevanta för sina data.

• Teknisk och praktisk kompetens i tillgängliggörandet av data för rätt målgrupper.


Det kommer troligen att handla mycket om att kunna doku-mentera och presentera sina data för omvärlden och då krävs det naturligt nog viss omvärldsorientering. Även när man vill använda andras data eller vill bygga vidare på andras forskning, så kommer man att behöva kompetens i omvärldsbevakning och omvärldsanalys. Det återstår att se hur formerna och prakti-kerna kommer att se ut för open science och open data framöver. Det är en spännande framtid vi går till mötes och som bibliote-karie och informationsspecialist vill jag fortsätta att hjälpa folk att få tid och möjlighet att utforska omvärlden!

Referenser• European Commission (2017). Open Science. http://ec.europa.eu/

research/openscience/index.cfm [2017-01-30]. • Genf, L. & Laurent, J. (2014). Omvärldsanalys i praktiken. 2. uppl.

Stockholm: Liber.• Hjort, B., Ekberg Andersson, A. (2005). Doktorand – handledare –

bibliotekarie. Ett trepartssamarbete. InfoTrend. 60 (3). • Leveau, L. (2011), Undervisning i informationskompetens – för ett

livslångt lärande? Med ett undervisningsmoment i källkritik som exempel. Lund: Lunds universitet.

• Lunds tekniska högskola (2016). Scientific Information Manage-ment. http://www.lth.se/english/staff/teaching-and-research/phd-studies/phd-courses/faculty-wide-phd-courses/scientific-in-formation-management/ [2017-01-30].

• Nelke, M. (2006). Bevaka din omvärld. 1. uppl. Malmö: Liber.• Patent- och registreringsverket. (2017). PRV Patent-och registre-

ringsverket. https://www.prv.se/sv/ [2017-01-30]. • Pilerot, O. (2006). Informationkompetens i arbetslivet. InfoTrend.

61(1), p. 15-21.• Skolverket (2017). Skolutveckling. http://skolverket.se/skolutveck-

ling [2017-01-30]. • Sköld, H. (2013). Framtidssäkra din organisation: 10 steg för en

effektiv omvärldsanalys. 1. uppl. Norsborg: Recito.• SLU-biblioteket (2016). Omvärldsanalys. http://www.slu.se/site/

bibliotek/listpage/omvarldsanalys/ [2017-01-30].• Svensk förening för informationsspecialister SFIS (2017). Svensk

förening för informationsspecialister. http://www.sfis.nu/[2017].

33

• Wahlström, B. (2015). Försprång: omvärldsanalys i den nya digitala världen. 1. uppl. Stockholm: Liber.

• Wedborn, H. (2005). Kontaktbibliotekarier – nytt innehåll i yrket. InfoTrend. 60(1).

• Wikipedia (2017). Open science. https://en.wikipedia.org/wiki/Open_science [2017-01-30].

• Källa: SFIS webbplats, http://www.sfis.nu


35

DEL 2Hur går omvärldsbevakning till rent praktiskt? Vad kan vi lära av varandra?Här presenteras praktikfall från verkligheten att bli inspi-rerad av. Vi får ta del av olika metoder och arbetssätt för att omvärldsbevaka, vilka presenteras av bibliotekarier från fyra bibliotek med helt olika inriktningar.

Elisabeth Ejemyr och Ann-Christin Karlén Gramming arbetar som bibliotekarier/informationsspecialister på Advokatfirman Vinge. De bjuder på en hel del värdefulla råd kring de utmaningar de ställs inför, till exempel när det gäller informationsflöde, sekretess, struktur, kvalitet och kvantitet, filterbubblan m.m.

Åsa Hjort af Ornäs, medicinsk bibliotekarie, berättar om bibliotekets viktiga funktion på Södersjukhuset där den medicinska omvärldsbevakningen och informations- sökning som stöd åt vårdpersonal är byggstenarna i verksamheten.

Pia Shekhter är bibliotekarie vid Göteborgs universitet, biblioteket för musik och dramatik. Hon beskriver den specialkompetens man måste ha för att omvärldsbevaka ett komplext och konstnärligt område som dels är ett stöd åt vårdpersonal, dels utgör byggstenarna i verksamheten. Verksamheten drivs av en mästar-lärling-tradition samti-digt som teknisk utveckling påverkar förutsättningarna.

Marcus Karlsson, bibliotekarie på Försvarets materiel-verk, ger handfasta beskrivningar av hur man som biblio-tekarie kan arbeta med ett nyhetsbrev och göra det till ett viktigt verktyg för hela myndigheten.


När rätt ska vara rätt Elisabeth Ejemyr och Ann-Christin Karlén Gramming

Informationshantering inom juridiken skiljer sig från andra områden på flera sätt. För juristernas del är informa-tionssökningen avslutad när de hittat en tillräckligt stor mängd relevant information som underbygger det juridiska resonemanget. Informationen ska dessutom vara överty-gande. Det är skillnad mellan att ”ha rätt” och att ”få rätt” i en domstol eller en förhandling. Därför är det inte alltid rätt svar som söks, utan information som i sin tur kan stödja juristens argument.

Bibliotekarier på en advokatbyråVi arbetar som bibliotekarier och informationsspecialister på en av Sveriges största affärsjuridiska advokatbyråer, Advokat-firman Vinge. Advokatbyrån finns på fyra orter i Sverige samt i Bryssel. Vi är tre informationsspecialister och en biblioteksas-sistent som tillsammans ansvarar för Vinges biblioteksservice. Rent fysiskt sitter vi på olika kontor, men har ett tätt samarbete där vi delar information och kunskaper. Alla kontoren arbetar med affärsjuridik men har lite olika inriktningar. Det gör att vi kan dra nytta av varandras specialkunskaper inom olika områden.

En av våra viktigaste arbetsuppgifter är omvärldsbevakning och det är något som egentligen genomsyrar hela vår verksam-het. Ny litteratur, vad som skrivs i medierna, utvecklingen inom juridiken, ny lagstiftning, politiska beslut, trender inom olika branscher i näringslivet, samhällsutveckling, digitalise-ringsprocesser och teknisk utveckling samt vad som händer på biblioteksområdet – allt ska bevakas!

Omvärldsbevakning på företagOmvärldsbevakning, business intelligence, competitive intel-ligence; det finns många uttryck för att beskriva det organise-rade underrättelsearbete som syftar till att kartlägga, samla in och utvärdera extern information som på ett eller annat sätt anses påverka den egna organisationens verksamhet. Varför behövs omvärldsbevakning på ett företag? Enligt Margareta

37

Nelke (2006) är omvärldsbevakningen livsnödvändig, det är en ren överlevnadsfråga. Med en relevant och systematisk omvärldsbevakning driver man sin affär framåt, får förståelse för förutsättningar, ser tendenser och trender, ligger steget före och slipper överraskas av händelser som kan påverka verksam-heten. Genom information och fakta görs analyser för att kunna ta viktiga, välgrundade beslut om framtida affärer, strategier och vägval.

På en affärsjuridisk byrå som Advokatfirman Vinge arbetar jurister och advokater med juridisk rådgivning och hjälp i tvis-ter. Våra klienter är främst andra företag men också myndighe-ter, kommuner och organisationer. En s.k. fullservicebyrå som vår är verksam inom många olika juridiska områden. Det kan handla om skatterådgivning, hjälp vid patentintrång, avtals- juridik kring uppköp eller försäljning av företag, affärstvister i domstol, arbetsrättsliga frågor, börsnotering av företag, fast-ighetsjuridik och mycket mer. Behovet av omvärldsbevakning för en advokatbyrå ligger naturligt nog främst inom juridikens område, men även affärsinformation och branschinformation är av stort intresse.

Som informationsspecialister deltar vi mycket intensivt i omvärldsbevakningen. Det är allt från litteratur- och medie-bevakning till att hjälpa juristerna att hålla sig à jour inom sitt ämnesområde. Vi behöver också omvärldsbevaka för egen del, t. ex. följa med i debatter och trender på biblioteks- och informa-tionsvetenskapsområdet.

Omvärldsbevakning i teori och praktik“You not only want to have the information but you want it to be persuasive.” Informationshantering inom juridiken skiljer sig från andra områden på flera sätt. I artikeln “Information search process of lawyers: a call for ’just for me’ information services” diskuterar Carol C. Kuhlthau och Stephanie L. Tama när den tidpunkt in-faller då juristerna anser sig ha funnit en tillräckligt stor mängd information. Svaret i studien är att informationssökningen för juristernas del är avslutad när de hittat en tillräckligt stor mängd relevant information som underbygger det juridiska resonemanget. Informationen ska dessutom vara övertygande.


Affärsjuridiken innehåller ofta komplexa situationer där det inte sällan finns flera tänkbara lösningar på konkreta problem. Det är skillnad mellan att ”ha rätt” och att ”få rätt” i domstol eller en förhandling. Därför är det inte alltid rätt svar som söks, utan information som i sin tur kan stödja juristens argument.

I vårt arbete som informationsspecialister använder vi oss av omvärldsbevakning av olika anledningar men framför allt kan man dela upp det i omvärldsbevakning för våra uppdragsgivare och omvärldsbevakning för vår egen skull.

Vår omvärldsbevakning är i huvudsak uppdelad på sex områden:

• litteraturbevakning

• mediebevakning

• sammanställning av material inför pitchar

• nya affärsområden och branscher

• juridisk bevakning

• B & I-området.

Det material som vi använder oss av för att omvärldsbevaka är spretigt. Det kan röra sig om allt från nyhetsbrev, tryckta tidskrifter, sociala medier, mediedatabaser och affärsdatabaser till information från kollegor och nätverk.

LitteraturbevakningE-boksutvecklingen för svensk facklitteratur har hittills gått mycket långsamt. Fackområdet juridik tillhör dessutom ett av de mer konservativa områdena som är väldigt litteraturbun-det, jämfört t.ex. med naturvetenskapliga ämnen. Viss svensk juridisk litteratur finns tillgänglig digitalt, men det är inte helt okomplicerat att arbeta i det formatet. Ämnet juridik är i ständig förändring och förnyelse p.g.a. att lagstiftningen ändras eller att nya lagar tillkommer. Det är också ett ämne som bygger mycket på referenser och hänvisningar till tidigare upplagor, till tidigare praxis. I digitalt format blir boken ibland bara en enda lång text-massa utan sidnumrering och korrekta hänvisningar, vilket gör det väldigt svårarbetat när man letar efter en speciell referens. Dessutom finns de digitala böckerna enbart i senaste upplagan.

39

Så fort en ny upplaga ges ut, tas den gamla bort och går inte längre att läsa digitalt. Behovet av fysisk litteratur är således fortfarande förhållandevis stort för jurister, och Advokatfirman Vinge har kvar stora fysiska bibliotek som utnyttjas i hög grad.

Vi bevakar nyutkommen litteratur som är relevant för vår verksamhet. Främst köper vi in svensk juridisk litteratur, men även en hel del utländsk. Framför allt är litteratur kring EU:s lagstiftning viktig och måste bevakas, liksom en del interna-tionell litteratur inom t. ex. konkurrensrätt och processrätt. Vi köper in den största delen av vår juridiska litteratur från Jure bokhandel, Sveriges ledande fackbokhandel för juridik. Där kan man få personlig och kunnig service, något som blir mer och mer sällsynt när internetbokhandlarna tar över. Jure erbjuder en typ av automatiserad litteraturbevakning i form av veckovisa nyhetsbrev per e-post där man själv anger vilka områden man är intresserad av. Även om Jure har ett stort sortiment utländsk litteratur är information direkt från utländska juridiska förlag också av intresse för oss.

Det mesta av litteraturbevakningen gör vi själva. Efter många år på advokatbyrå vet vi vad som efterfrågas och det är väldigt viktigt att vara uppdaterad med färsk information, att snabbt kunna införskaffa senaste upplagan av en lagkommentar eller ett standardavtal. Jurister och advokater måste kunna rådge klienter utifrån aktuell och korrekt information. Självklart välkomnar vi även inköpsförslag från medarbetare. De har ofta själva en viss bevakning inom sitt specialområde eller får tips från kollegor världen runt.

På senare tid har behovet av icke-juridisk litteratur ökat, något som hänger samman med utvecklingen inom advokatbyrån. Vår rådgivning har delvis utökats till att omfatta även områden som inte är ren affärsjuridik i klassisk mening. Det kan gälla mänskli-ga rättigheter, risk management och compliance-frågor (regelef-terlevnad och regelstyrning), eller att vi får klienter som verkar inom för oss nya branscher. Vi köper allt från managementlit-teratur och speciallexikon till skönlitteratur som behandlar korruption och ekonomisk brottslighet. Här använder vi oss ofta av reklamutskick från de stora internetbokhandlarna. Det är av stor vikt att vi hela tiden håller oss à jour med advokatbyråns arbete så att vi kan möta nya behov som uppstår och också se vad som kanske inte längre är lika viktigt för verksamheten.


Det är inte bara ny och aktuell litteratur som vi behöver beva-ka, även antikvarisk litteratur kan förekomma. Tyvärr lider vi ibland av att de svenska universitets- och högskolebiblioteken gallrar äldre litteratur och dessutom inte köper in lika mycket tryckt litteratur längre. Ibland behövs äldre litteratur och om vi inte kan få tag på sådan genom fjärrlån eller på något annat sätt, återstår att söka via antikvariat. Det är ofta tidskrävande och besvärligt, men vi har vid flera tillfällen varit framgångsrika och kunnat komplettera våra samlingar med efterfrågad litteratur.

MediebevakningMediebevakning utgör den största delen i vår omvärldsoriente-ring. Att känna till vad som skrivs i media om den egna organi-sationen är A och O för ett företag. Ledningsgrupp och mark-nadsavdelning har särskilt stort intresse av detta för att kunna ligga steget före, planera strategier och kommunikation, bemöta kritik, svara på frågor från omvärlden och framför allt för att känna till vilken bild av företaget omvärlden har. Det handlar helt enkelt om att vårda sitt eget varumärke. Självklart är det inte bara på chefsnivå som mediebevakning är viktig, informa-tion om det egna företaget måste nå alla medarbetare. I mötet med omvärlden, klienter och samarbetspartners, representerar vi alla företaget och vårt varumärke. För att möta de här beho-ven har vi med hjälp av en mediedatabas satt upp en automatisk mediebevakning där ledningsgrupp och marknadsavdelning m. fl. får dagliga (och ibland timvis) uppdateringar om vad som skrivs och sägs om Advokatfirman Vinge i tryckt press, radio och tv, på webbsidor och i sociala medier. Övriga medarbetare får information via RSS-flöden på intranätet.

Den automatiska mediebevakningen omfattar även våra närmaste konkurrenter. För att prestera på topp på en marknad är det viktigt att jämföra sig med liknande företag. Konkurrent-bevakningen utgör en mycket viktig del av företagens omvärlds-bevakning. Där kan man snappa upp trender, hitta konkurrens-fördelar och få idéer till strategier som driver affären framåt. När det gäller medie-och konkurrentbevakning är vi infor-mationsspecialister ansvariga för att lägga upp sökord och söksträngar och se till att träffbilden blir så korrekt som möjligt. Att bygga upp relevanta söksträngar är ett dynamiskt arbete

41

med ständig förändring, vi måste alltid vara beredda att justera, ta bort och lägga till sökord eller källor. Vårt eget företagsnamn ställer t. ex. till en del problem när det gäller söktekniken. Ordet ”vinge” är ganska vanligt och det är många begrepp som måste sorteras bort för att våra sökträffar ska bli helt relevanta: fåglar, Formel 1-bilar, flygplan och väderkvarnar är bara några exempel.

När våra jurister träffar klienter i en rådgivningssituation är det av största vikt att de är pålästa. Självklart ska de kun-na det aktuella rent juridiska regelverket men det är nästan lika viktigt med en allmän kunskap om klientens företag och bransch inklusive konkurrent(er), trender och aktuell komman-de lagstiftning. Juristen behöver vara förtrogen med klientens omvärld eftersom allt detta är relevant för och påverkar klien-ten. Även om det främst är juridisk rådgivning som förväntas av en advokatbyrå framkommer det ofta i undersökningar och utvärderingar att klienterna förväntar sig mer än bara juridis-ka råd. Att juristen är påläst om företaget, branschen och den omvärld klienten rör sig i gör att denna kan känna förtroende och trygghet, något som stärker affärsrelationen.

Många jurister har stående mediebevakningar på företag/klienter som de arbetar med för att få kontinuerlig och aktuell information. Det kan vara bevakningar som löper på under lång tid eller mer tillfälliga bevakningar. I stället för att bevaka ett visst företag kan man bevaka en hel bransch, t. ex. detaljhan-deln, fordonsindustrin eller telekombranschen. Det kräver ofta en genomtänkt söksträng eftersom det är många olika delar som ska täckas upp. Man får pröva sig fram och hela tiden justera utifrån de träfflistor man får.

Bevakningar på företag eller branscher görs både automa-tiskt och manuellt. Har man en långvarig relation med en klient eller vill bevaka en bransch under en lång period är det enklast att sätta upp en automatbevakning, men om det handlar om en mer tillfällig bevakning vänder man sig till oss informations-specialister för att få en manuell sökning i mediedatabasen inför ett visst tillfälle. Ibland blir det aktuellt att diskutera lämpliga sökord och t. ex. tidsperiod med den som efterfrågar informationen, ibland får vi helt fria händer att själva göra ett relevant urval och leverera en sammanställning.

När det gäller återkommande sökningar försöker vi så långt det går att använda oss av automatiska sökningar. Vissa


sökningar kan dock vara återkommande, men ändå manuella. Ibland är det svårt att sätta upp automatbevakningar, det blir för mycket felträffar hur man än justerar i sökstrategin och sök-orden. Då är ett manuellt urval att föredra. Inom vissa områden gör vi därför en veckovis sökning utifrån förutbestämda sökord och levererar ett urval artiklar som vi bedömer är intressanta för mottagaren.

Sammanställning av material inför pitcharMed pitch avses vanligtvis ett tillfälle där en eller flera jurister ska sälja in byråns tjänster till en potentiell klient. Det kan ock-så handla om att erbjuda utökade juridiska tjänster till en redan befintlig klient. Omvärldsbevakning inför pitchar består oftast av mediebevakning i kombination med affärsinformation. Van-ligen är man intresserad av mediebevakning från de senaste tre månaderna men beroende på vad detta ger för resultatet kan man behöva gå längre tillbaka i tiden.

Omvärldsresearch inför en pitch eller ett möte med en ny klient kan omfatta information från företagets egen hemsida och vad de säger om sig själva och sin verksamhet. Hur ser kon-cernstrukturen ut? Vilka sitter i företagets styrelse? Vilken roll har den/de representanter från företaget som ska vara med på mötet? Har företaget figurerat i media den senaste tiden? Är det i så fall positiv eller negativ publicitet? För en lyckad pitch krävs grundliga förberedelser och en ordentlig research med informa-tion från affärsdatabaser, webbsidor och sociala medier.

Ibland får vi informationsspecialister i uppdrag att leta information som kan generera nya affärer för advokatbyrån. Det kan gälla research inom ett särskilt rättsområde eller en viss bransch. Det är meningen att vi då ska hitta nya trender och sådant som kan förväntas bli ”hett” inom den närmaste tiden. I detta sammanhang söker man alltså inte efter något specifikt, vilket är en stor utmaning. Här får man tänka väldigt brett i va-let av sökord och källor. Vid ett sådant här researchuppdrag vill man få fram mycket information, det finns heller inget som är rätt och fel. Det blir sedan uppdragsgivarens uppgift att bedöma och välja ut vad som kan vara användbart i syfte att sälja in nya rådgivningstjänster.

43

Nya affärsområden och branscherI vår roll är det viktigt att hålla koll på vad som händer inom företaget i form av förändringar och nyheter. På senare år har flera nya affärsområden tillkommit, och Vinge verkar inom nya branscher och områden vilket gör att vi får stora, viktiga uppdrag för nya klienter. Här gäller det att vara uppmärksam, proaktiv och förutseende. Vi vinnlägger oss om att känna verk-samheten genom att vara med på olika typer av gruppmöten etc. Då kan vi stämma av vad omvärldsbevakning kan tillföra. Ska vi skräddarsy automatiska mediebevakningar inom nya områden som vi erbjuder berörda medarbetare? Vilka tidskrifter finns inom detta område? Är det något vi bör prenumerera på? Vilken ny litteratur bör vi köpa in?

En annan typ av omvärldsbevakning är digitala nyhetsbrev som finns för vissa branscher eller enskilda frågor och företeel-ser. Branschföreningar, myndigheter m. fl. erbjuder ofta gratis nyhetsbrev, men det finns även betaltjänster med avancerad nyhetsbevakning och analys. Denna typ av omvärldsbevakning kan informationsspecialisten söka reda på och föreslå till dem som är intresserade.

Större händelser och företeelser i vår gemensamma omvärld som politiska beslut, presidentval, EU-lagstiftning, brexit och liknande kan mer än man tror ha betydelse för en verksamhet som vår. Alla företeelser som påverkar svenskt näringsliv och därmed advokatbyråns klienter blir viktigt för juristerna att förhålla sig till, intressera sig för, läsa in sig på och se möjlig-heter till nya affärer i. För att ta vår uppgift som informations-specialister på allvar och för att kunna göra ett bra jobb, är vi måna om att hålla oss uppdaterade på allmänna samhälls- och näringslivsnyheter. Det handlar inte om någon detaljkunskap, utan mer att man känner till och har hört talas om aktuella händelser och företeelser. Det underlättar alltid i kommunika-tionen med andra medarbetare att man har förståelse för och viss kunskap om deras arbete.

Juridisk bevakningJuridiken utvecklas hela tiden i och med att lagstiftningen är dynamisk och föränderlig. Dessutom påverkas de klassiska rättsområdena då nya företeelser uppstår i vårt samhälle.


Informationsteknikens framväxt har t. ex. påverkat juridik och lagstiftning i hög grad och nya rättsliga frågeställningar uppstår hela tiden och ska bedömas i domstol. Exempel på juridikområden som tillkommit, förändrats och utvecklats starkt under de senaste åren är bland annat upphovsrättsfrågor i digital miljö, e-handel och exportkontroll.

Även om Vinge som svensk byrå av naturliga skäl främst ar-betar med svensk rätt blir det viktigare och viktigare att också bevaka utländsk och internationell rätt. Våra klienters affärs-transaktioner äger i ökad utsträckning rum i en internationell miljö. Sveriges medlemskap i den Europeiska unionen innebär att EU-rätten har företräde framför nationell lag. Det svenska rättssystemet påverkas även av folkrättsliga överenskommelser och den Europeiska konventionen om de mänskliga rättigheter-na (EKMR).

Som jurist behöver man således hålla sig uppdaterad och bevaka nyheter i form av ny lagstiftning, intressanta domstols-avgöranden, lagrådsremisser, myndighetsföreskrifter, offentliga utredningar och pågående lagstiftningsarbete, EU-rätt m.m. Till detta kommer ny litteratur, t. ex. lagkommentarer och specialtid-skrifter. En affärsjurist är oftast specialiserad inom ett eller ett par rättsområden och kan då koncentrera sin bevakning på dessa.

Källorna för juridisk bevakning är oftast rättsdatabaser, både svenska och utländska, där man kan sätta upp automa-tiska bevakningar för de rättsområden och rättskällor man är intresserad av. Nyhetsbreven levereras sedan via e-post med det tidsintervall man önskar. Det är både allmänna rättsdatabaser och specialdatabaser för enskilda rättsområden. Bevakning av litteratur och tidskrifter kan också i viss mån göras digitalt, men lika vanligt är att man får nya tidskriftsnummer på cirku-lation eller ny litteratur till påseende.

Informationsspecialisternas roll i den juridiska bevakning-en är främst att säkerställa att relevanta rättsdatabaser finns tillgängliga, att hjälpa till att skräddarsy nyhetsbevakningar som tillgodoser juristens behov, att köpa in ny litteratur och marknadsföra den. Vi kan också tipsa om utbildningar, semina-rier och konferenser där juristerna kan förkovra sig och höja sin kompetens.

Utmaningarna ligger främst i att bevaka förändringar i databasernas innehåll, material kan både tas bort och tillföras,

45

vilket kan göra att man måste omvärdera sina källor. Tekniska förändringar kan påverka inställningarna man har för sitt ny-hetsbrev. Vi kan också bevaka nya databaser, utvärdera dem och föreslå ett nytt abonnemang eller att man ersätter en nuvaran-de källa med en annan likartad.

Att informationsflödet ökat är något som vi alla brottas med. För vår del har internationaliseringen och globaliseringen blivit påtaglig de senaste åren och vi måste bevaka utvecklingen även i andra rättssystem. Vi får hantera information på flera olika språk och arbeta med olika databasplattformar och gränssnitt.

B & I-områdetSom bibliotekarie på ett mindre bibliotek är det extra viktigt att hålla sig à jour med vad som händer inom biblioteksvärlden i stort. Företagsbibliotekarien är oftast ensambibliotekarie (eller näst intill), vilket gör det än mer nödvändigt att ha kontakt med omvärlden för att inte riskera att bli isolerad och missa nyheter, trender och annan viktig information. Vikten av omvärldsbe-vakning för vår egen skull kan inte nog betonas. Som privat bibliotek är vi dessutom till viss del utestängda från informa-tion som de offentliga biblioteken nås av naturligt, eller det är åtminstone inte helt självklart att vi är med i samma samman-hang som folk- eller forskningsbibliotek. Det kan gälla allt från e-postlistor och konferenser till nätverk. I stället får vi hitta andra möjligheter till samarbete och informationsinhämtning. Vi ingår i en del informella nätverk med andra företagsbibliote-karier och juridiska bibliotek samt är engagerade i SFIS, Svensk förening för informationsspecialister. Det ger ett personligt nätverk som vi har nytta av i många olika sammanhang genom att vi får möjligheter till dialog och diskussion. Detta är en stor källa till information och inspiration i arbetet.

För att hitta konferenser som berör vårt eget område och vår egen typ av bibliotek måste vi söka oss utomlands. Ett exempel är Nordiska juridiska biblioteksmötet som arrangeras vart tred-je år. Konferensen är öppen för alla typer av juridiska bibliotek: domstolsbibliotek, juridiska fakultetsbibliotek, advokatbyrå-bibliotek m.fl. Konferenser ordnas även av internationella och nationella föreningar för juridiska bibliotek t. ex. The British and Irish Association of Law Librarians (BIALL), American


Association of Law Libraries (AALL) eller International Association of Law Libraries (IALL).

Övrig kompetensutveckling sker genom relevanta kurser och seminarier i olika sammanhang. Det kan handla om utbildning i nya databaser eller hur man gör personresearch. Vi föreläser även själva, exempelvis om hur man värderar olika digitala käl-lor eller om hur det fungerar att arbeta på ett företagsbibliotek.

Att läsa tidskrifter inom biblioteks- och informationsveten-skap, knowledge management och it- området tillför kunskaper om nya trender och företeelser. Likaså är juridiska tidskrifter av intresse för oss för att förstå våra medarbetares omvärld. Vi får också information via e-postlistor, sociala medier, digitala nyhetsbrev och litteratur.

Metoder och hjälpmedel för omvärldsbevakningBevakningsmetoderna kan delas upp på följande sätt:

• strukturerade och ostrukturerade

• automatiserade eller manuella

• digitala eller analoga.

Dessa metoder kan användas i olika kombinationer beroende på vilken sorts bevakning det handlar om, eller beroende på önskat resultat. Strukturerade metoder är systematiska och används i syfte att tillgodose ett resultat under lång tid. De är oftast automatiserade och görs bäst med digitala hjälpmedel som databaser och digitala nyhetsbrev. Ostrukturerade metoder är mer slumpvisa och ad hoc-artade. De är manuella, men kan vara både digitala och analoga. Information kan hittas via sökmoto-rer på internet, i e-postlistor eller digitala nyhetsbrev, genom att läsa eller bläddra igenom böcker och tidskrifter, genom att följa med i sociala medier. Deltagande i konferenser, nätverkande och direktkontakt med personer är också en metod som inte ska underskattas.

Även om vi i grund och botten följer etablerade omvärlds-bevakningsmetoder så har vi också under årens lopp format en egenutvecklad metod som är anpassad för just vår arbets-plats. Man lär sig företagets arbetssätt och behov och enskilda medarbetares unika önskemål. Metoderna för vår omvärlds-

47

bevakning varierar något beroende på vilken typ av bevakning det gäller. Litteraturbevakning, mediebevakning och juridisk bevakning lämpar sig bäst för en strukturerad metod som ser likadan ut under en längre period. Här använder vi oss oftast av en automatiserad bevakning från digitala källor. För litteratur-bevakning prenumererar vi på digitala nyhetsbrev från förlag eller internetbokhandlar. För mediebevakningen konstruerar vi sökord/söksträngar och väljer lämpliga källor och databaser som genererar e-postutskick. Den juridiska bevakningen består oftast i att välja rättsområden för utskick från en rättsdatabas.

När det gäller bevakning av nya branscher, research inför pitchar eller vår egen bevakning av biblioteks- och informa-tionsområdet blir metoderna mer ad hoc. De kan vara struk-turerade och automatiserade även här, men inte enbart. Här rör det sig om bevakning som inte ser likadan ut hela tiden. Research inför pitchar är till för ett specifikt tillfälle och det kan finnas lite olika behov varje gång som man får anpassa sig till. Att ha en dialog med beställaren är viktigt för att kunna leverera rätt material.

Oavsett om omvärldsbevakningen är strukturerad eller ostrukturerad, automatisk eller manuell är kreativitet och nyfikenhet viktiga ledord, att tänka brett och stort och ha fan-tasi vad gäller källor, sökord och metoder. Omvärldsbevakning behöver inte vara strukturerad och systematisk för att vara bra. Att hitta det oväntade, och kanske på oväntade ställen, är ofta väldigt lärorikt och det lite udda kan uppskattas extra mycket av våra uppdragstagare eftersom det kan ge en unik kunskap, kanske till och med en konkurrensfördel.

Nackdelen med den ostrukturerade bevakningen är förstås dess slumpmässighet och risken att man missar viktiga saker. Men inte heller automatiserad bevakning är helt tillförlitlig. Sökord och sökprofiler kan vara felkonstruerade eller inte helt genomtänkta, man kanske trunkerar sökord för snävt eller glömmer att tänka på synonymer.

Ibland omvärldsbevakar man utan att riktigt veta om det, eller åtminstone utan att det är helt avsiktligt. I samband med research kanske man råkar få syn på något som i stället passar in i ett annat uppdrag. Det är viktigt att spana och hålla ögonen öppna – alltid.


Analyser i samband med informationssökningI de researchuppdrag vi får från medarbetarna ligger sällan en förväntan om att vi som informationsspecialister ska göra egna analyser. Vi levererar information enligt uppdrag och sedan är det uppdragsgivaren som får analysera och dra slutsatser. Där- emot bearbetar vi materialet genom att t. ex. ta bort dublett- information. För våra uppdragsgivare är det viktigare hur resul-tatet av informationssökningarna presenteras. Analyserna görs i stället i ledningsgruppen eller av marknadsavdelningen. Vid behov kan det komma ett följduppdrag om något behöver kom-pletteras eller klargöras ytterligare. Innehållet analyseras bäst av juristerna själva, medan vi bättre kan värdera och bedöma t. ex. sökteknik och källor.

Ibland kan vi reflektera över att vi inte tar del av de samman-hang där informationen slutligen används, vi ser sällan hel-hetsbilden. Samtidigt har vi inte tid att fundera på detta i någon större utsträckning innan nästa uppdrag kommer in.

När det gäller automatisk mediebevakning analyserar vi träffresultat för att se att vi uppnått önskat resultat. Om inte, får vi justera och analysera på nytt. Vi tar också ofta på oss en uppgift att värdera, sålla och sortera för att slutanvändaren inte ska nås av för mycket information, utan av rätt informa-tion. Angående litteraturbevakningen gör vi en bedömning och behovsanalys innan vi eventuellt gör ett inköp. När det gäller omvärldsbevakningen för vår egen skull, B&I-området, gör vi inga direkta analyser utan inhämtar kunskap och samlar infor-mation för egen kompetensutveckling.

Utmaningar och förutsättningarUtmaningarna inom omvärldsbevakningens område är många. Vissa utmaningar är generella och gäller för alla biblioteks- typer, andra är specifika för företagsbibliotek eller just för vår bransch.

InformationsflödetInformationsflödet är snabbt och omfattande och där har vi för-stås alla en stor utmaning. Att hitta mycket information är inte svårt, utmaningen ligger i att hitta rätt information. Kvantitet ställs mot kvalitet. Det gäller att sålla och välja ut relevanta

49

källor, oavsett om det gäller databaser eller litteratur/tidskrif-ter. Utvärderingen av informationskällorna gör vi i dialog med juristerna. Vi bidrar med olika infallsvinklar; juristerna bedö-mer innehållet medan vi värderar sökfunktionerna, användar- vänligheten och kostnadsaspekten.

SekretessAdvokaters verksamhet styrs av en rad lagar och regler vars syfte bland annat är att trygga klientens intressen. De flesta syftar till att bevara lojaliteten, förtroendet och konfidentialite-ten mellan advokaten och klienten. En del av reglerna påverkar även informationsspecialisternas arbete. Många databaser lå-ter inte användarna själva lägga upp sina söksträngar utan man måste ta hjälp av leverantören. För verksamheter som vår där sekretess är viktigt är det en nackdel. Att lämna ut klientrelate-rade sökord till leverantören kräver att vi upprättar omfattande sekretessavtal. Det kan också vara problematiskt med olika typer av molntjänster.

StrukturEn svårighet vad gäller omvärldsbevakning är att det lätt blir slumpartat. Vi drivs av en önskan att göra vår bevakning mer strukturerad och systematisk men å andra sidan kanske man inte hittar det där oväntade då!

Ska informationen presenteras i pappersform eller digitalt? Här gäller det att känna sin uppdragsgivare. Vissa jurister har övergått helt till elektronisk akthantering och vill sålunda ta del av all information i elektronisk form. Andra föredrar att få informationen i pappersform, strukturerad på ett visst sätt, exempelvis i en A4-pärm med pärmregister. Viktigt är dock att rapporterna har ett enhetligt utseende från gång till gång. Detta löser vi genom att skapa mallar eller genom att välja leverantö-rer som erbjuder snygga rapporter. Detta innebär att man redan när man köper in affärsdatabaser och liknande tittar på hur slutresultatet ser ut och även hur det kan delas.

Frågan huruvida informationen ska användas internt eller delas med klienten är också viktig att beakta. Större delen av informationen används internt men det händer även att under-lag skickas vidare till klienten eller rent av ges in till domstol. I


det sistnämnda fallet kan det likställas med att upphovsrätts-ligt skyddat material tillgängliggörs offentligt. Som Mattias Carlquist (2014) skriver är den upphovsrättsliga regleringen komplicerad när det gäller användning av upphovsrättsligt skyddat material från myndigheter. Handlingsoffentligheten enligt tryckfrihetsförordningen ger den enskilde rätt att ta del av allmänna handlingar, även för handlingar som är upphovs- rättsligt skyddade. Det innebär att vi redan när vi köper data-baslicenser måste säkerställa att informationen får lämnas vidare.

Kvalitet OCH kvantitetDet gäller att ta reda på vad uppdragsgivaren vill ha, är det kva-litet och/eller kvantitet som efterfrågas. Hur långt tillbaka i ti-den ska sökningen gå? Hur pass heltäckande ska informationen vara? Ofta får vi uppdraget att hitta ”allt” inom ett visst område. Det är väldigt sällan någon behöver så mycket information. Vi får då genom motfrågor försöka förstå i vilket sammanhang informationen ska användas för att i stället leverera det som är relevant.

Tid är pengarVi arbetar nästan alltid under tidspress. Juristerna arbetar med timtaxa och har klienter som kräver svar och/eller återkoppling snabbt. Informationsspecialisternas arbete påverkas i hög grad av detta och tidsaspekten är en utmaning. För det mesta har man en eller ett par timmar på sig att ta fram informationen, vilket kan jämföras med andra biblioteksverksamheter där det är accepterat med en leveranstid på 1–2 veckor. Effektivitet och fokusering är ledorden. Det är också viktigt att lära sig priorite-ra mellan olika uppdrag.

I advokatbyråns verksamhet är tid pengar. Vi ställs ibland inför ett val: att få gratis information men behöva vänta eller att betala för att få information snabbt. En bedömning får göras tillsammans med uppdragsgivaren och ofta väljs alternativ nummer två. Omvärldsbevakning och research måste få kosta! Det ger oftast värde för pengarna.

51

RQM, Risk and Quality ManagementDet kan vara förenat med stor risk om man inte gör sin om-världsbevakning ordentligt. Som medarbetare på en advokatby-rå har vi en laglig skyldighet att ha rutiner för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller för finansiering av terrorism. Därför måste vi ha kunskap om våra klienter, veta vilka de är, vilken verksamhet de bedriver och var de gör affärer. För att få den kunskapen inhämtar vi information både från kli-enten och från externa källor. På Vinge kontrolleras som regel alla nya klienter.

I vår verksamhet gör vi även ”person-Due diligence”, dvs. en gedigen bakgrundskontroll på enskilda personer. Det innebär att man kontrollerar både ekonomiska och personliga förhål-landen, allt ifrån eventuella konkurser till om de förekommer i juridiska sammanhang eller figurerar i media.

FilterbubblanEn annan utmaning är den s.k. filterbubblan. Termen filter bubble myntades av Eli Pariser i boken The Filter Bubble: What the Internet Is Hiding from You, utgiven 2011. Sökmotorer som Google och andra använder algoritmer som väljer ut vilket sök-resultat som ska presenteras. Resultatet är personanpassat och bygger på en mängd olika faktorer såsom vilken webbläsare man använder, tidigare sökhistorik, aktivitet på sociala medier, geografisk position och så vidare. På så sätt kan olika personer få olika sökresultat för en och samma sökning. Man är fast i en bubbla av anpassad information som är svår att ta sig ur – en filterbubbla.

Även om vi naturligtvis arbetar med många verktyg som ger resultat utanför filterbubblan är sökmotorer som Google ett välanvänt verktyg i vardagen. När vi söker efter information för en annan användares räkning är personligt anpassade resultat inte speciellt användbart. Även om det går att minimera risken för att hamna i en filterbubbla genom att använda sig av ”privata fönster”, logga ut från Google eller utnyttja alternativa sökmo-torer, till exempel Duck Duck Go som säger sig minska risken för att skapa filterbubblor, så innebär dessa manövrar extra arbetsmoment som det kanske inte alltid finns tid för.


Ensam är inte starkDet samarbete vi har över kontorsgränserna bidrar till vår styrka. Ett plus ett är mer än två. För att undvika dubbelarbete har vi utvecklat vissa metoder. Vi är noga med transparens, vi diskuterar aktuella sökuppdrag och tar också hjälp av verktyg som gemensamma wikis och projektplattformar. Eftersom det är viktigt med en hög servicenivå underlättar det att vi är insatta i varandras arbete och kan täcka upp för varandra vid sjukdom och annan frånvaro.

Som vi skrivit ovan är även tillgång till sitt nätverk en viktig del av omvärldsbevakningen. Eftersom företagsbibliotekarier ofta arbetar ensamma blir det ännu viktigare med utbyte och kontakt med kollegor. Dessa nätverk kan vara både formella i form av föreningar, eller informella och bestå av gamla kurskam-rater eller kollegor som arbetar inom liknande verksamheter.

Våra förutsättningarSom privatbibliotek har vi i viss mån andra förutsättningar än offentligt finansierade bibliotek. Många skulle säkert säga att vi t. ex. har gynnsamma ekonomiska förutsättningar och det stämmer till viss del. Medel till litteratur och databaser är sällan ett problem, men vi har t. ex. aldrig någon möjlighet att delta i konsortieavtal eller dra fördel av gemensamma upp-handlingar. Å andra sidan kan vi välja leverantörer helt fritt utan att vara bundna av särskilda överenskommelser eller lagen om offentlig upphandling. Vi har möjlighet att välja en snabb leverantör framför en billig om vi så skulle önska. När det gäller databasavtal missgynnas dessvärre företag ekonomiskt. Data-basleverantörer har ofta olika prislistor för företag och univer-sitetsbibliotek, där företagslicenser kostar mångdubbelt mer än campuslicenser.

Några framtidsspaningarAtt arbeta med omvärldsbevakning på ett företag är både roligt och utmanande. Det är ett privilegium att få arbeta inom en sådan föränderlig verksamhet och att dagligen få sätta sig in i skilda ämnen. Det finns stort utrymme för självständighet och egna initiativ i vår roll som informationsspecialister. Samtidigt åligger det oss att vara kostnadseffektiva, att utgå från behov

53

och hela tiden kunna tillföra ett värde till vår organisation. Return on investment, ROI, är en ledstjärna, men informations-sökning och omvärldsbevakning måste få kosta, framför allt när det gäller att få fram korrekt information snabbt.

Om vi till slut ska göra några framtidsspaningar, tror vi att omvärldsbevakning kommer att bli ännu viktigare för företagen framöver. Det är som vi tidigare konstaterat en överlevnadsfrå-ga. Framtidens samhälle kommer att fortsätta kännetecknas av snabba förändringar. Även den ökande digitaliseringen kommer att påverka vår verksamhet på gott och ont.

Som informationsspecialister hoppas och tror vi att vår yrkesgrupp kommer att få en ännu mer framträdande roll i takt med att antalet källor och sökuppdrag ökar. Informationsflö-det förväntas knappast minska, så vår kompetens kommer att efterfrågas även i framtiden. Det talas mycket om AI, artificiell intelligens, även inom juridiken. I USA och Storbritannien har den utvecklingen redan kommit en bit på väg. Det dröjer säkert inte länge innan vi ser detta i full utveckling även här i Sverige. Att utvärdera, analysera och utveckla AI-tjänster är något som kräver ingående kunskap om hantering av stora informations-mängder – och vem har den kompetensen om inte en informa-tionsspecialist!

Referenser• Carlquist, M. (2014). Användning av upphovsrättsligt skyddat

material från myndigheter. Svensk Juristtidning, s. 848

• Kuhlthau, C. C., & Tama, S. L. (2001). Information search process of lawyers: a call for ‘just for me’ information services. Journal of Documentation, 57(1), s. 25–43.

• Nelke, M. (2006). Bevaka din omvärld. (1. uppl.) Malmö: Liber, s. 5

• Pariser, Eli. (2011). The Filter Bubble: What the Internet Is Hiding from You. London: Viking.


Kunskap ger säker vård Åsa Hjort af Ornäs

Med mer än hundra sökuppdrag per år bidrar biblioteket på Södersjukhuset till en mer patientsäker vård. De riktlinjer som vården bygger på måste med jämna mellanrum uppda-teras när forskningen går framåt och nya behandlingsmeto-der utvecklas, och det är just här vi bibliotekarier kan hjälpa till och se till att allt relevant material hittas, att ”bruset” sållas bort.

Medicinsk omvärldsbevakning på nationell nivåHälso- och sjukvården är kunskapsintensiv och forskningen går snabbt framåt. För att patienterna ska få bästa möjliga vård är det av stor vikt att omvärldsbevakningen inom området fungerar väl så att vårdgivarna kan hålla sig uppdaterade om de senaste rönen inom sitt område. Helt avgörande för att hålla en god omvärldsbevakning inom medicinområdet är tillgång till medicinska e-resurser. En stor del av resurserna tillhan-dahålls via EIRA som är ett landstingssamarbete på nationell nivå. EIRA-konsortiet förhandlar årsvis fram licensavtal med tidskriftsförlag för att säkerställa att alla landsting och regioner i Sverige ska ha ett bra basutbud av e-resurser att erbjuda sina landstingsanställda. Förutom att den gemensamma förhand-lingsplattformen ger betydande kostnadsvinster är syftet också att alla yrkesgruppers behov av medicinska källor för omvärlds-bevakning ska tillgodoses. Innehållet i EIRA görs tillgängligt via sjukhusbibliotekens intranätssidor och e-bibliotek som tillhan-dahålls via webben. Utöver EIRA-utbudet upphandlar lands-tingen lokalt tilläggsresurser. Inom Stockholms läns landsting, SLL, samarbetar sjukhusbiblioteken kring dessa upphandlingar med syftet att ytterligare förstärka medarbetarnas möjligheter till medicinsk omvärldsbevakning. Varje landsting har en eller flera representanter i EIRA och de träffas på årsbasis för att utbyta erfarenheter och informera om nya resurser.

I Sverige är Statens beredning för medicinsk utvärdering, SBU, den myndighet som har i uppdrag att på nationell nivå göra oberoende utvärderingar av metoder inom hälso- och sjukvård. Här engageras personer med vetenskaplig kompetens från hela

55

landet för genomgripande analyser av aktuella frågeställningar. Sjukhusbiblioteken arbetar med att tillgängliggöra SBU:s

rapporter och resultat via våra webbplattformar men arbetar också aktivt i utredningsverksamheten på regional nivå, här i Stockholm inom Metodrådet för SLL-Gotland. Den intensiva teknologiutvecklingen inom sjukvården i kombination med krav på resursoptimering gör att HTA-arbetet spelar en viktig roll inom hälso- och sjukvårdens omvärldsbevakning. HTA står för ”Health Technology Assessment” som innebär en systema-tisk utvärdering av hälso- och sjukvårdens olika processer och procedurer. Det innefattar teknik- och omvårdnadsrelaterade processer samt läkemedel, och resultatet presenteras i form av rapporter. Syftet med HTA-utvärderingarna är bl.a. att säkra god kvalitet. Övriga HTA-verksamheter på regional nivå finns i Västra Götaland, Örebro, Linköping och Skåne. Sjukhusbiblio-teken inom Stockholm läns landsting deltar aktivt i samarbetet genom att bidra till arbetet med de systematiska sökningar som ligger till grund för rapporterna.

Varje år arrangeras en medicinsk bibliotekskonferens och olika fortbildningsdagar då personal från hela landet möts för att utbyta erfarenheter och delta i workshoppar och semina-rier. Föreningen för sjukhusbibliotekschefer (en ideell förening grundad 2010) arbetar också aktivt med att utveckla samarbete mellan landsting och regioner med frågor som är av gemensamt intresse för sjukhusbiblioteken. Det är värdefullt att utbyta erfarenheter och se hur andra bibliotek arbetar för att ge vård-personalen stöd i att hitta och använda de medicinska resurser som finns tillgängliga. Sjukhusbiblioteken inom Stockholms läns landsting samarbetar med att köpa in e-resurser utöver EIRA-utbudet, men även genom en gemensam webbplattform där vi tillgängliggör bibliotekens tjänster och e-resurser för landstingsanställd personal. Vi arbetar också med att bevaka aktuella forskningsprojekt fortlöpande och hjälpa vårdpersonal att lägga upp effektiva bevakningar av sina specialområden för att på bästa sätt kunna ta del av nya forskningsresultat. Vi arbetar hela tiden aktivt med att på olika sätt tillhandahålla och tillgängliggöra resurser som ger de landstingsanställda möjlig-het till en god omvärldsbevakning inom sitt område.


Medicinsk omvärldsbevakning på sjukhus”The only thing you absolutely have to know, is the location of the library.” Albert Einstein

Jag är medicinsk bibliotekarie på Södersjukhusets bibliotek och ibland önskar jag att citatet ovan fanns på dörren in till varje avdelning här på sjukhuset, tillsammans med en karta där bib-lioteket tydligt finns utmärkt. Även om citatet har några år på nacken och vi idag använder andra hjälpmedel på biblioteken så arbetar vi fortfarande i grunden med samma saker, det vill säga att lagra, tillhandahålla och förmedla information. Sjukhusbib-lioteken bidrar genom omvärldsbevakning och analys till ökad kunskap som i sin tur ger bättre vård.

Hur ser en typisk dag på en vårdavdelning på Södersjukhuset (Sös) i Stockholm ut? Förutom det ordinarie arbetet som ska gö-ras oavsett vilken profession du tillhör som att ronda, svara på larm från patienter och ta emot samtal från oroliga närstående så kan det vara överbeläggningar och personalbrist. Samtidigt som den stressade vårdvardagen pågår förväntas persona-len arbeta evidensbaserat. Att i denna stressade vårdvardag bestämt hävda att här behövs en bibliotekarie kan kanske verka lite långsökt, men, tro mig, vi kan både spara tid och bidra till patientsäkerheten. Vi har sammanfattat bibliotekets uppdrag på följande vis: ”Kunskap ger säker vård. Södersjukhusets med-icinska bibliotek har i uppdrag att stödja forskning, utbildning och det kliniska arbetet samt bidra till patientdelaktighet i vården. Vår målgrupp är vårdpersonal på alla nivåer, studenter, patienter och närstående.”

Medicinska riktlinjerPersonalen förväntas arbeta evidensbaserat men vad innebär det i praktiken? Socialstyrelsens definition av evidensbaserad praktik lyder som följer: ”Evidensbaserad medicin, EBM, är ett ofta använt begrepp där man utgår från de bästa kliniska bevisen från systematisk forskning. Vårdpersonalen måste ha god klinisk kompetens och skicklighet för att kunna avgöra om riktlinjerna matchar patientens tillstånd, kliniska status och preferenser.”

En medicinsk riktlinje innebär fastställda rutiner för hur man ska arbeta i en specifik vårdsituation. Riktlinjer är färskvara och vårdgivaren måste med jämna mellanrum kontrollera att de

57

faktiskt fortfarande är baserade på bästa tillgängliga kunskap. För att kunna fatta välgrundade beslut behövs dels kunskap om källor och sökstrategier, dels tid att söka fram relevant informa-tion inom det aktuella området. Tiden kan ofta vara otillräcklig för att hinna sätta sig in i och inte minst sålla fram det väsentliga i den kunskapsmängd som varje år produceras. Ta till exempel om-rådet diabetes. En enkel fritextsökning på typ 2 diabetes i Pub-med, den största biomedicinska databasen, visar att det år 2015 publicerades nästan 10 000 artiklar inom detta ämne. Om man som vårdgivare sätter sig ner framför datorn och söker referenser för att uppdatera riktlinjer räcker det inte att skriva in diabetes i fritextfältet. Vårdgivaren måste fundera på sin frågeställning och utifrån det utforma sin sökning. Medicinska bibliotekarier spelar i det sammanhanget en avgörande roll när det gäller att erbjuda personalen stöd i omvärldsbevakning och analys.

SödersjukhusetSös är ett av Sveriges största akutsjukhus med drygt 4 700 medarbetare och erbjuder vård till ca 100 000 patienter varje år. Sjukhuset är specialiserat på de stora folksjukdomarna som diabetes, hjärt-/kärlsjukdomar och höftfrakturer. Utöver detta finns Sachsska barn- och ungdomssjukhuset med akutvård och slutenvård för barn och ungdomar. Bland de drygt 4 700 anställ-da finns många yrkeskategorier representerade, bl.a. dietister, arbetsterapeuter, kuratorer, sjuksköterskor, läkare, psykolo-ger och undersköterskor, för att nämna några. På sjukhusets kliniker utbildas blivande sjuksköterskor, läkare, sjukgymnas-ter, arbetsterapeuter och andra vårdstudenter för sin kom-mande yrkesroll. Alla dessa yrkeskategorier förväntas arbeta efter fastställda riktlinjer och pm som med jämna mellanrum behöver uppdateras. På sjukhuset bedrivs också en omfattande klinisk forskning med tonvikt på folksjukdomar. I alla dessa processer kan vi från biblioteket i högsta grad bidra.

Jag vill genom två exempel på sökuppdrag belysa hur jag som medicinsk bibliotekarie genom min kunskap om och tillgång till redskap för omvärldsbevakning konkret kan bidra till den evi-densbaserade vården. Jag börjar med att lite närmare beskriva vad ett sökuppdrag är.


Vad är ett sökuppdrag?Enkelt uttryckt kan man beskriva sökuppdrag som att vård-personal skickar oss en frågeställning de vill ha svar på. På Södersjukhusets bibliotek började vi arbeta med sökuppdrag på ett mer strukturerat sätt år 2013 och det året hade vi totalt 65 sökuppdrag. Därefter har sökuppdragen legat på ca 100 varje år. Sammantaget har största delen av sökuppdragen under åren 2013–2015 utförts åt läkare (37 procent) följt av sjuksköterskor (29 procent) och psykologer (10 procent). Resterande del av sökuppdragen har utförts åt dietister, logopeder, arbetstera-peuter, kuratorer, barnmorskor och fysioterapeuter. Eftersom vi utför sökuppdrag åt många olika yrkeskategorier återspeg-las det i bredden på ämnen vi söker kring. Några exempel från 2015: ”teamwork kring den födande kvinnan”, ”graviditet efter bröstcancer – komplikationer och perinatala utfall”, ”unga som skadar sig genom sex” och ”sjukvårdsrädsla hos barn”.

När vi började ta emot sökuppdrag år 2013 var det ofta via mejl eller ett personligt möte. Redan året efter införde vi ett formulär som personalen hittar via intranätet. I formuläret fyller personalen i frågeställning, sökord samt om de har förslag på någon forskningsartikel inom området. Formuläret har gjort det mycket enklare att förstå vad de sökande letar efter och innebär mindre mejlande fram och tillbaka för att ringa in sökfrågan. I och med formuläret har personalen blivit tvungen att tänka igenom och formulera sökfrågan skriftligt vilket gör frågeställningen mer tydlig och stringent.

Vid ett sökuppdrag kan den som gjort beställningen välja mellan att få resultatet skickat till sig eller att sitta med vid själva söktillfället, den övervägande delen vill att jag utför sökningen och sedan skickar resultatet. I de fall någon vill sitta med vid sökningen är det antingen för att de vill lära sig mer om sökprocessen eller att de vill se vad sökningarna ger för resultat och om de behöver förfina eller komplettera sökningen på något sätt. Många gånger är det så att de själva sökt och inte hittat något, fått för stor träffmängd eller hittat fel typ av referenser och vill sitta med och resonera kring sökresultatet.

För att belysa hur sökprocessen går till mer konkret har jag valt att närmare beskriva två sökuppdrag som jag utfört för en arbetsterapeut respektive en sjuksköterska. Jag har valt de här

59

två exemplen för att de på ett tydligt sätt belyser hur olika man kan behöva närma sig de varierande frågeställningarna och hur mycket eller lite dialog som behövs med frågeställaren för att uppnå ett tillfredsställande slutresultat.

Sökfråga ett: Självständig förflyttning för personer med multihandikappFörsta sökfrågan är från en arbetsterapeut, Christina, som ar-betar inom habiliteringen i Stockholms läns landsting. Christi-na skrev i sökformuläret att hon ville sitta med vid sökningen.

Så här såg frågan i sökformuläret ut:

Jag söker artiklar om vår förmåga eller oförmåga till självständig förflyttning och hur den påverkar den visuella förmågan och den motoriska. Det kan handla om personer utan funktionsnedsättning eller med. Söktermer: självständig förflyttning, kognitiv funktionsnedsätt-ning, visuell utveckling, motoriska utvecklingen.

När den sökande ska sitta med förbereder jag först sökningen på egen hand för att se vilka sökord som är lämpliga att använda, vilka databaser som ger bäst resultat och vilken typ av referen-ser jag hittar. När jag fick in den här sökfrågan kände jag att den var lite för otydlig och bred för att jag omedelbart skulle kunna utföra en bra sökning. Mitt svar blev därför:

Hej Christina!Skulle du kunna precisera självständig förflyttning och vilken typ av funktionsnedsättning du avser?

Christinas svar:

Jag är lite osäker på vad jag skrev vid förra bokningen men jag sö-ker artiklar o. dyl. runt personer med (omfattande ) funktionsned-sättning vilket i detta fallet innebär stora kognitiva svårigheter, kommunikationssvårigheter i kombination med rörelsehinder.Detta är en ”grupp” människor som är så väldigt beroende av sin sociala omgivning, vad innebär det för deras utveckling? Finns möjlighet till självständig förflyttning dvs. att kunna röra


sig fritt på egen hand i en miljö, och/eller självständighet i någon annan form, autonomi?Vet inte om det blev klarare.

För mig blev det hela en aning tydligare men det var fortfarande oklart hur de ”omfattande funktionsnedsättningarna” skulle ringas in och vad som innefattas i ”stora kognitiva svårigheter och kommunikationssvårigheter”. Kunde det t.ex. inbegripa en förvärvad funktionsnedsättning som vid en stroke eller ett skalltrauma? Det visade sig senare vid mötet att den sökande inte riktigt funderat färdigt kring detta så vi fick diskutera oss fram till en lämplig avgränsning tillsammans. Jag skrev tillba-ka till Christina:

Hej Christina!Jag tittar på din sökning och det är inte helt lätt att bena ut, bra att vi tittar tillsammans när vi ses. Jag undrar om du har någon arti-kel/bok/namn eller annan referens som beskriver det du vill söka om, det skulle hjälpa att ha en ingång som gör det lite tydligare.

Christinas svar: HejLisbeth Nilsson är en arbetsterapeut som jobbat med detta men då är det fri körning för denna målgrupp. Jag vill veta mer runt mål-gruppen grav utvecklingsstörning i andra sammanhang vad gäller möjlighet för självständighet. Akkaplatta är ett annat ord.

Nu skriver Christina ”grav utvecklingsstörning” vilket gör det lite lättare för mig att ringa in vilken målgrupp hon avser.

Vid tillfället när vi utför sökningen träffas vi i biblioteket på Sös. Jag lägger upp sökningen så att jag visar vad jag hittat och hur jag resonerat kring söktermer och sedan tittar vi på det till-sammans för att eventuellt formulera om söksträngen (ta bort/lägga till någon term). Vid den här sökningen var det en hel del att diskutera kring termer och avgränsningar.

Först diskuterade vi termen självständighet och vad som avsågs med det. Vi tittade efter mesh-termer (medicinska ämnesord) och de förklaringar som ges till ämnesorden för att hitta rätt. Den sökande var lite osäker på vissa termer, t.ex.

61

termen ”personal autonomy” och vi gjorde då en snabb sökning i Pubmed (en av de mest använda databaserna som innehåller referenser till vetenskapliga artiklar inom biomedicin, om-vårdnad, rehabilitering, psykiatri, odontologi och relaterade ämnesområden) för att se vilken typ av referenser vi fick. Det vi-sade sig mest handla om etiska principer och var inte riktigt det vi var ute efter. Vidare diskuterade vi vad som skulle inbegripas i omfattande funktionsnedsättning/kommunikationssvårig-heter.

Efter det tittade vi på ämnesträdet i databasen Psychinfo som innehåller referenser till artiklar, böcker, bokkapitel, avhandlingar och rapporter inom ämnet psykologi och när-liggande ämnen som t.ex. medicin, psykiatri, omvårdnad och sociologi. Där hittade vi ytterligare ämnesord och den sökande kunde själv lätt se vilka ord vi skulle använda och hur vi skulle göra avgränsningar, t.ex. hur gamla referenserna fick vara. Vi arbetade oss fram till några bra söksträngar och jag visade hur man kan spara/lägga upp stående sökningar i Psychinfo och Pubmed och även hur man sparar enskilda referenser.

Efter ett söktillfälle brukar jag alltid göra en återkoppling via mejl där jag tar upp vilka källor och ämnesord vi använt. Jag skickar de utvalda referenserna antingen via länk eller som ett komprimerat Endnote-bibliotek om den sökande föredrar det.

Christina var nöjd med det resultat vi fick fram med sökning-en och tyckte inte några kompletteringar behövdes. I Christinas fall bidrog sökningen till att vara underlag för att ta fram nya riktlinjer, genom en grundlig sökning i relevanta databaser kan Christina bygga sina riktlinjer på bästa tillgängliga forskning och känna sig trygg med att hon inte missar relevant informa-tion.

Sökfråga två: Patienters upplevelser av att sova på sjukhusDet andra exemplet kommer från sjuksköterskan Anders som arbetar inom verksamhetsområdet kardiologi på Södersjuk-huset. Anders behövde information för att skriva en pm kring patienter och sömn. I det här fallet utförde jag sökningen på egen hand och skickade resultatet till den sökande.


Det här var den information jag fick via vårt sökformulär:

Vad söker du information om? Patienters upplevelser av att sova på sjukhus. Deras upplevda sömnkvalitet. Hur personalen upplever (beskriver) att patienterna sover på sjukhus. Hur personalen kan förbättra patienternas sömn (bedside manners, attityder, rutiner och liknande). Har du förslag på ord och eventuella synonymer som kan användas i sökningen? Sleep, sleep deprivation, bedside manners, attitude, patients, inpatient, experiences, in-hospital, care, caring, routines, nurse, nursing. Känner du till någon forskningsartikel inom området, så att vi bättre kan förstå ditt ämne? Patient’s experiences of sleep in hospital: a qualitative interview study, Gellerstedt, Linda et. al. är en perfekt match. Keep calm and have a good night: nurses’ strategies to promote patients’ sleep in the hospital environment, Salzmann-Erikson, Martin et al. är också ett mycket bra exempel.

Vilket/vilka språk vill du att materialet är på? Svenska, Engelska.

Hur långt bak i tiden vill du att vi söker? Fr.om. 2000 och framåt.

Vilka typer av dokument är intressanta (artiklar, böcker, bilder m.m.)? Artiklar, böcker.

Av vilken anledning söker du information? Projekt på avdelningen för att förbättra patienters sömn.

Det här är en helt annan typ av fråga med en tydligt avgränsad frågeställning, en avgränsning i tid och med exempel på refe-renser att utgå ifrån. Här finns det ingen anledning för fråge-ställaren att sitta med om det inte skulle vara så att personen skulle vilja lära sig mer om sökteknik. Det behövs heller inte någon fortsatt dialog med frågeställaren, det är bara att söka i lämpliga databaser och försöka täcka in alla lämpliga sökter-mer. Här kan jag även ”gå bakvägen” genom att titta på hur de föreslagna referenserna är indexerade.

63

Mitt svar: Hej Anders!Jag har jobbat med din sökfråga om patienters upplevelse av sömn-kvalitet och hur personalen kan arbeta för att förbättra denna.Jag har sökt i Pubmed, Cinahl och Cochrane.De referenser jag hittat i Pubmed (82 st.) skickar jag separat.I Cinahl hittade jag 17 artiklar (då har jag sorterat bort dem som också förekommer i Pubmed). Dessa referenser skickas separat till dig direkt från databasen (i ämnesordet står det Sleep deprivation). I båda sökningarna har jag sorterat bort referenser som är äldre än år 2000.Hör självklart av dig om du har frågor eller synpunkter.

Det beror helt på sökfrågan hur mycket tid vi lägger på en en-skild sökning. Christinas sökfråga lade jag cirka fyra timmar på, inklusive tillfället då vi sågs, medan Anders sökfråga tog cirka en timme. I snitt lägger vi ned en till två timmar på en sök-fråga. I vissa fall har det tagit en dag eller två att komma fram till ett bra resultat. Vi som utför sökningar diskuterar ibland en fråga tillsammans för att säkerställa att resultatet blir så bra som möjligt. Eftersom ingen fråga är den andra lik och man får närma sig frågor på olika sätt blir varje sökfråga en ny utma-ning.

Genom att utföra sökuppdrag bidrar medicinska bibliotekarier rent konkret med att:

• Säkerställa att riktlinjer, pm m.m. utgår från relevant kunskapsunderlag och bidrar till att patientsäkerheten ökar.

• Bidra till personalens kompetensutveckling genom att lägga upp bevakningar och sökningar.

• Hjälpa till vid upplägg och avgränsning av forsknings-områden.

• Spara tid för vårdpersonalen.


Kunskap ger säker vårdVi utför idag cirka 100 sökuppdrag om året men vi funderar ständigt på hur vi kan utveckla sökuppdragen och än mer bidra till omvärldsbevakningen inom det medicinska området.

Vi på Sös bibliotek arbetar kontinuerligt med att nå ut med information om sökuppdragen till vårdpersonal via alla upptänkliga kanaler. Med jämna mellanrum gör vi utskick till utvalda yrkeskategorier med information om våra tjänster. Vi passar också på att göra reklam för sökuppdragen i samband med andra kurstillfällen eller under nationella sjukhusbib-lioteksveckan. Vi har också vid flera tillfällen berättat om vår verksamhet i Sös personaltidning. I vårt Facebookflöde återkommer vi ofta med tips om sökuppdragen och betonar att det är en tidsbesparing för personalen och ett bra sätt att säkerställa att man inte missar relevant information. Vår chef arbetar också aktivt med att marknadsföra våra tjänster uppåt i organisationen på t.ex. chefsdagar och i ledningsgrupper.

Sjukhusbiblioteken inom Stockholms läns landsting samar-betar för att nå ut till alla anställda inom landstinget, inte bara de som arbetar på sjukhusen. Utanför sjukhusen finns stora delar av habiliteringen, psykiatrin (inklusive BUP), geriatriken och primärvården och det är viktigt att nå ut med information även till dessa grupper av anställda för att de ska ha en möjlig-het att hålla sig uppdaterade inom sitt verksamhetsområde. För att underlätta för alla inom landstinget att ta del av bibliotekens tjänster har vi tillsammans skapat en bibliotekswebb där vi samlat alla våra tjänster och resurser, biblioteken.sll.se. Den nya bibliotekswebben lanserades för knappt ett år sedan och vi ser redan att sökuppdragstjänsten används av allt fler anställda som inte har sin arbetsplats på sjukhusen utan befinner sig på andra ställen inom Stockholms läns landsting. Ytterligare ett sätt att utveckla sökuppdragstjänsten är att publicera sökfrågor och resultat på den gemensamma webben.

En annan utvecklingsmöjlighet som vi hoppas ska gå att genomföra är automatiska påminnelser till personer som an-svarar för riktlinjer. Så snart den person som är ansvarig för en riktlinje får information om att riktlinjen behöver uppdateras så ska personen också få en uppmaning om att höra av sig till biblioteket för att få underlag till den nya riktlinjen. På så sätt

65

skulle biblioteket direkt nå de personer som är ansvariga för riktlinjen och tidigt i processen kunna informera om möjlighe-ten till sökhjälp. Den här påminnelsen skulle enkelt kunna läg-gas in via dokumenthanteringssystemet och på så sätt automa-tiseras. På det sättet skulle biblioteket ha en större möjlighet att på sikt bli en naturlig del i arbetet med att uppdatera riktlinjer.

Slutligen arbetar vi med kurser och workshoppar med EBM för specifika frågeställningar för anställda inom olika verksam-hetsområden. På så sätt ger vi dem verktyg för att arbeta evi-densbaserat. Vi har haft flera workshoppar med lyckat resultat men skulle kunna utveckla den verksamheten ytterligare för att även där bli en naturlig del i verksamhetsutveckling, analys och omvärldsbevakning. Ytterligare en verksamhet som stärker personalens kunnande inom området att värdera vetenskaplig information är Journal Clubs där man under ledning av en bib-liotekarie gemensamt diskuterar en utvald artikel för att se om centrala begrepp är definierade och sedan fortsätter att granska artikelns metoder, slutsatser och möjligheter att generalisera utifrån resultatet.

När vi på biblioteket berättar om vår verksamhet och vårt uppdrag brukar vi sammanfatta det med orden: ”Kunskap ger säker vård”. Med sökuppdragen som belysande exempel blir det tydligt att vi på biblioteket bidrar på ett mycket konkret sätt till detta och i förlängningen också till Sös värdegrund: ”För patienten – med patienten.”


I musikens världPia Shekhter

I bibliotekssammanhang har musiken en särställning då musiken är ett språk med en egen skrift och egna publika-tionsformer. Digitala noter och nya tjänster med strömmande musik och video som Spotify och Youtube är faktorer som påverkar verksamheten vid ett musikbibliotek. Bologna- reformens anpassning till musik och den nya disciplinen konstnärlig forskning innebär också stora utmaningar.

Vad utmärker ett musikbibliotek?Den fundamentala skillnaden mellan bibliotek vid en musik-högskola och ett universitetsbibliotek är att noterna utgör den primära materialformen på en musikhögskola. På ett univer-sitetsbibliotek är det av förklarliga skäl boken som är ”norm”. Musikbibliotekarien ser till de praktiska behoven – noterna är främst avsedda för övning och framförande. Man vill att mu-siken ska klinga, medan man på universitetsbiblioteket har ett forskningsperspektiv.

Hanteringen av noter och böcker skiljer sig åt på många plan – förvärv, katalogisering och hylluppställning med mera. Lanse-ringen av ISMN (International Standard Music Number) har på senare år underlättat identifikationen av musiktryck. Noter publiceras i olika format beroende på funktion – dirigentpartitur, studiepartitur, klaverutdrag m. fl. De blir inte inaktuella på sam-ma sätt som böcker och gallras först när de är utslitna. Av samma skäl finns det ingen anledning att magasinera äldre musiktryck, såvida det inte finns en skyddsaspekt. Tvärtom är det viktigt att noterna står framme eftersom studenterna ofta går direkt till hyllan utan att uppsöka katalogen. De botaniserar bland noter-na när de letar efter repertoar – det är inte alltid ett specifikt musikstycke man är ute efter. Noter kan förstås inte heller stå i accessionsordning, vilket är vanligt på universitetsbibliotek för att spara plats. Hyllplaceringen måste utgå från besättning eller genre. Detta för med sig att förvaring av noter är utrymmes- krävande. Noterna kräver en bemannad utlånings- och återläm-ningsdisk. Det går inte att använda självbetjäningsstationer på grund av att RFID-märkningen inte fungerar tillfredsställande för material med flera stämmor.

67

Noterna är en central materialtyp på en musikhögskola, men jag vill betona att biblioteket inte endast består av en notsamling. Låt oss säga att operastudenterna ska arbeta med Trollflöjten. De behöver då i första hand klaverutdrag och partitur, men in-studeringen berikas dessutom av kompletterande material som biografier, verksanalyser, litteratur om Mozart och hans samtid, operatidskrifter samt ljud- och videoinspelningar och refe-rensdatabaser. Biblioteket på en musikhögskola kan jämföras med naturvetarnas laborationssalar, som en tidigare rektor på Högskolan för scen och musik brukade säga.

För att kunna ge god service till studenter och forskare vid en musikhögskola behöver bibliotekarierna ha grundläggande kunskaper om musik och kunna läsa noter.

Om kunskapen hos personalen saknas blir kommunikatio-nen med användarna dålig – ibland omöjlig. ”The Library is a notable representative of the Academy’s high level of expertise in music” står det i en broschyr om Sibeliusakademins bibliotek, vilket stärker min tes att bibliotekspersonalen vid en musik-högskola behöver specialkompetens.

Högskolan för scen och musikHögskolan för scen och musik, HSM, som ligger i ”Artisten – hu-set för musik och teater”, utbildar kompositörer, lärare i musik, dans och teater, musikal- och performanceartister, musiker inom många genrer, operasångare och skådespelare. Tillsam-mans med Konstnärliga fakulteten bedrivs forskarutbildning och forskning inom flera fält. HSM har cirka 700 studenter, 150 lärare och många gästlärare. Högskolan har en omfattan-de utåtriktad verksamhet med drygt 200 offentliga konserter och föreställningar per år samt återkommande festivaler och konferenser. På senare år har man medvetet satsat på en bre-dare rekrytering till utbildningarna. En ettårig förberedande utbildning för musiker kallad The Music College har startats i samarbete med Angereds folkhögskola. Man samarbetar också med stiftelsen El Sistema för att göra klassisk musik tillgänglig för barn och unga i socialt utsatta områden genom musicerande i kör och orkester.

Biblioteket för musik och dramatik vid Göteborgs univer-sitetsbibliotek (www.ub.gu.se) har till uppgift att stödja den

http://www.ub.gu.se/

http://www.ub.gu.se/


verksamhet som bedrivs vid HSM. Det är samtidigt ett bibliotek för studenter och anställda inom resten av Göteborgs univer-sitet (www.gu.se) samt även öppet för allmänheten, som också får låna såväl noter som böcker, skivor etc. Bibliotekets sam-lingar upptar cirka 670 hyllmeter och består av noter, fonogram, litteratur, främst inom ämnena musik och teater, videofilmer och tidskrifter samt pjäsmanus. Personalen är anställd av Göteborgs universitetsbibliotek och består av åtta personer som delar på cirka tre tjänster.11

Intresset för den klassiska musiken – eller ”västerländsk konstmusik”, som det mer korrekt heter, minskar och många ungdomar strävar i stället efter att bli ”idoler”. Söktrycket till HSM:s musikalutbildning är mycket stort, men HSM har också eftersökt masterutbildning i symfoniskt orkesterspel, och kandidatprogrammet med klassisk inriktning har ett gott rykte som ständigt lockar nya studenter. Många söker till HSM:s operautbildning och kyrkomusikerprogrammets studenter är mycket eftertraktade på arbetsmarknaden. Även om intresset för den västerländska konstmusiken minskar bland unga perso-ner i Europa växer det i Asien. Stora delar av studentantalet på många europeiska lärosäten för högre musikutbildning utgörs numera av studenter från Korea och Kina med flera asiatiska länder. Kanske kommer satsningen på El Sistema att leda till ett ökat intresse för klassisk musik bland svenska ungdomar i framtiden. Det kan ju också tänkas att pendeln svänger. Om framtiden är det svårt att sia.

Omvärldsbevakning av området musik och bibliotekEn bibliotekarie vid en musikhögskola bör arbeta nära verk-samheten för att vara insatt i diskursen. Det är ju musikhög-

11 I Sverige har vi en ovanlig situation med ett särskilt musik- och teaterbibliotek vid sidan av vårt nationalbibliotek, Kungliga biblioteket. Det är Musik- och teaterbiblioteket i Stockholm som hittills har tagit hand om undervisningen i musikkatalogisering, musikämnesord, uniforma titlar för musik etc. Det har för det mesta skett i samarbete med Svenska musikbiblioteksföreningen. Ansvarsför-delningen på musikområdet mellan dessa bägge bibliotek är oklar, vilket för närvarande är uppe till diskussion. År 2017 återuppstod ”Musikgruppen”, som ska ägna sig åt musikbibliografiska frågor, till exempel Deweyklassifikation och RDA i förhållande till musik samt uniforma titlar, som är så viktiga för musikämnet. Huvudansvaret för gruppen har Musik- och teaterbiblioteket. Den ursprungliga Musikgruppen var en beredningsgrupp i musikfrågor för Svensk Biblioteksförenings kommittéer för katalogisering och klassifikation. Gruppen bestod av bibliotekarier från BTJ (Bibliotekstjänst), Kung-liga biblioteket, Musik- och teaterbiblioteket och folkbibliotek och verkade 2007–2011. Protokollen finns att läsa på Svenska musikbiblioteksföreningens webbplats www.smbf.nu.

http://www.gu.se/

http://www.gu.se/

69

skolan som är vår omvärld! Vad menar man när man talar om begrepp som mångkultur? Hur resonerar man kring genusfrå-gor? Vilka frågeställningar står på dagordningen? Man måste också vara medveten om att diskursen förändras med tiden. Det bästa sättet att hålla sig informerad är att delta i personalmö-ten, läsa nyhetsbrev, gå på öppna föreläsningar och konserter. Inom parentes sagt är det mycket uppskattat bland studenterna att se bibliotekarien i publiken. Atmosfären i ett musikhögsko-lebibliotek är ofta familjär och man lär sig mycket bara genom att samspråka med sina användare.

Bibliotekarier som arbetar med musik utgör för det mesta endast en liten del av personalstyrkan – inte sällan är man helt ensam. På en musikhögskola är man inte en självklar del av lärarkåren utan får ofta tillhöra administrationen. Därför finns ett stort behov av att samverka med kollegor både i Sverige och utomlands då musiken har en internationell karaktär. Bibliotekarierna vid Sveriges sex musikhögskolor har ett nära samarbete. Det finns också ett nordiskt nätverk med kollegorna som arbetar vid de musikhögskolor som ingår i Association of Nordic Music Academies (ANMA). Vi har haft flera konferen-ser, men samarbetet består numera mest i att vi bistår varandra med fjärrlån.

För den som vill hålla sig underrättad om vad som är på gång inom högre musikutbildning på ett internationellt plan är Association Européenne des Conservatoires, Académies de Musique et Musikhochschulen (AEC) en betydelsefull informa-tionskälla.

Till vår omvärldsbevakning hör också att hålla oss uppdate-rade om det lokala och nationella musiklivet i stort. Hur ser mu-sikundervisningen i grundskolorna ut? Vilka instrument väljer ungdomarna i de kommunala kulturskolorna? Vilka folkhög-skolor har musikinriktningar (dessa är viktiga förutbildningar till musikhögskolorna)? Vilka utbildningsprogram erbjuder Sveriges musikhögskolor och finns det särskilda profilområden? Hur ser rekryteringen ut – vikande/ökande trender? Finns det kurser i musik på bibliotekarieutbildningarna? Sist men inte minst gäller det att hålla sig à jour med nya bibliotekssystem och analysera hur de hanterar musikmaterial.

När det gäller omvärldsbevakning och fortbildning är Svens-ka musikbiblioteksföreningen (SMBF) ett ovärderligt stöd för


bibliotekarier som arbetar med musik på alla typer av bibliotek, inte minst på folkbibliotekssidan. SMBF:s kursdagar har teman med stor variation, ofta med inslag av studiebesök.

Ett annat stort stöd när det gäller omvärldsbevakning och fortbildning är International Association of Music Libraries, Archives and Documentation Centres (IAML) – musikbibliote-kens motsvarenhet till IFLA. Bland IAML:s medlemmar finner man inte endast musikbibliotekarier, arkivarier och dokumen-talister utan även musikforskare och musikförlag med flera.12 SMBF är en av de tjugosex nationella föreningarna inom IAML. På IAML:s webbplats kan man läsa:

”International collaboration is necessary, both to ensure that the special needs of music are not overlooked in the general library framework, and to achieve better sharing of resources and information within the music library community itself.”

IAML:s webbplats med ett spännande nyhetsflöde är en bra källa för den som vill hålla sig informerad inom området musik och bibliotek. Ett annat sätt att hålla sig à jour är att läsa inlägg på IAML:s Facebooksida och följa IAML_AIBM på Twitter. Den elektroniska diskussionslistan, IAML-L, är öppen för alla intresserade. De nationella föreningarna har dessutom sina egna webbplatser och listor. Den svenska e-postlistan heter Musikbiblioteksforum och har idag cirka 110 prenumeranter. Två viktiga tidskrifter i omvärldsbevakningen är Fontes Artis Musicae, en peer-reviewed tidskrift som ges ut av IAML, och SMBF:s medlemstidskrift som heter Musikbiblioteksnytt.

Musikbibliotekariens utvidgade verksamhetsområdeMed åren har rollen som bibliotekarie vid en musikhögskola utvidgats. Det räcker inte längre med att vara ”notkypare”, som en kollega brukade kalla sig. Bolognareformen slår fast att

12 IAML har cirka 1 700 medlemmar, varav cirka hälften består av institutioner, i ett fyrtiotal länder. IAML:s internationella arbete utförs i så kallade subject sections (Audio-Visual Materials, Bibliograp-hy, Cataloguing och Service and Training); institutional sections (Archives and Music Documentation Centres, Broadcasting and Orchestra Libraries, Libraries in Music Teaching Institutions, Public Libraries och Research Libraries); committees, study groups och project groups. En av de viktigaste kommittéerna är IAML:s Outreach Committee. IAML arbetar aktivt med att nå ut till delar av värl-den där man har dålig representation – majoriteten av medlemmarna finns idag i Europa och USA. En annan viktig kommitté är IAML:s Advocacy Committee. Den tillkom för ett par år sedan för att värna om musik på bibliotek och arkiv. Det finns ett väletablerat samarbete med systerorganisationer, främst International Musicological Society (IMS), med gemensamma kongresser och bibliografiska projekt. IAML är medlem i IFLA där representanter för IAML har spelat en framträdande roll när det gäller exempelvis musikkatalogisering.

71

informationskompetens är en av de så kallade ”generic skills” som ska ingå i alla utbildningar.13 Vad begreppet innefattar är emellertid inte självklart, i synnerhet inte på musikområdet. På Högskolan för scen och musik har man en okonventionell in-ställning till hur det självständiga arbetet kan se ut. Det kan till exempel röra sig om en så kallad processdagbok där studenten, ofta på ett mycket personligt sätt, redogör för sin läroprocess och konstnärliga utveckling. Begrepp som informationskompe-tens och informationssökning blir då irrelevanta.

När det gäller mer traditionella uppsatser befinner vi oss för närvarande i en brytningsperiod. Fram till för några år sedan bestod biblioteksundervisningen på HSM i att mindre grupper kom till biblioteket för en genomgång av musikresurserna som en förberedelse inför det som då kallades examensarbete. På senare år har jag bjudits in av olika lärare för att ge presentationer i klassrumssammanhang inför studenternas uppsatsskrivning. Lärarna har dock betraktat källkritik och referenshantering som sina domäner. Nu är det i stället tänkt att universitetsbib-liotekets undervisningesteam ska ta hand om undervisningen på HSM. Det blir då mindre fokus på själva musikämnet och mer på teori gällande olika typer av informationskällor, vad som karaktäriserar vetenskaplighet, grunderna i referenshantering med mera. Universitetsbiblioteket strävar efter att alla studenter inom universitetet ska erhålla samma upplägg av undervisningen beträffande kursinnehåll, lärandemål och progression. Det ska bli intressant att se hur de två ”världarna” kommer att mötas.

Musikbibliotekarien har en viktig uppgift när det gäller att hjälpa till med att överbrygga avståndet mellan det konstnärliga fältet och ”Akademien” samt att göra den konstnärliga forsk-ningen mätbar. Inom området konstnärlig forskning händer det mycket och det råder långt ifrån någon konsensus om vad begreppet står för. Den konstnärliga forskningen är en ung disciplin som fortfarande letar efter sina former.14 Man är noga

13 Bolognareformen som genomfördes 2007 har fått ett stort inflytande också på den högre musik-utbildningen. Association Européenne des Conservatoires, Académies de Musique et Musikhoch- schulen (AEC) har tagit fram åtskilliga policydokument rörande olika delar av reformen.

14 År 2000 bildades den konstnärliga fakulteten vid Göteborgs universitet. Den är nu Nordens största konstnärliga fakultet med en unik bredd. HSM är en av tre institutioner inom fakulteten. De övriga två är Högskolan för design och konsthantverk (HDK) och Akademin Valand.


med att betona att den är väsensskild från den humanistiska forskningen vid universitetet med egna metodval, rapporte-ringsformer och med en egen diskurs. Den konstnärliga forsk-ningen är personlig, narrativ och reflekterande.

Bibliotekarierna som är väl förankrade i den akademiska traditionen kan hjälpa till med val av metadata, tillämpning av referenssystem, kunskap om elektronisk publicering och open access. En arbetsgrupp vid Konstnärliga fakulteten, där en uni-versitetsbibliotekarie ingick och spelade en viktig roll, har tagit fram en modell för kvalitetsbedömning av den konstnärliga forskningen. Man lanserade begreppen ”konstnärligt arbete” (1 poäng) och ”konstnärligt arbete, kvalitetsgranskat” (5 poäng). Det kan röra sig om konserter, cd-inspelningar, utställningar, litterära verk och liknande. För att ett konstnärligt verk ska få 5 poäng ska det hålla internationell klass. Ett viktigt kriterium är huruvida det finns en institution med tyngd kopplad till verket. Det kan röra sig om ett beställningsverk, utgivning på ett väl-känt musikförlag eller utställning på ett välrenommerat galleri. Kvaliteten på metadata och dokumentation är avgörande och här kan bibliotekarien spela en viktig roll.

Det är bibliotekarier vid universitetsbiblioteket som lägger in de konstnärliga verken i databasen GUPEA (Göteborgs Univer-sitets Publikationer – Elektroniskt Arkiv). Därefter importeras posterna till GUP (Göteborgs Universitets Publikationer) där underlaget till de bibliometriska analyserna tas fram. Bibliome-trifunktionen ligger under avdelningen Digitala tjänster inom Göteborgs universitetsbibliotek med uppgift att tillhandhålla information till beslutsfattare inom universitetet.

Bibliotekarierna vid Sveriges konstnärliga högskolor arbetar aktivt för att få mallar och bedömningskriterier i de elektroniska arkiven att passa även för konstnärlig forskning. Upphovsrätts-lagstiftningen kan utgöra ett problem eftersom de konstnärliga verken ofta inte är textbaserade. ”Bilagor” i form av noter, ljud, bild och video är minst lika viktiga komponenter som texten.

Ett utmärkt sätt att följa utvecklingen inom området är att läsa de årsrapporter om konstnärlig forskning som ges ut av Vetenskapsrådet.

73

Ny repertoar på Youtube och SpotifyOm man är beredd att vidga begreppet omvärldsbevakning skulle man kunna säga att musikstudenterna omvärldsbevakar när de letar ny repertoar. Fjärrlåneönskemålen på senare tid har många gånger gällt musik jag aldrig har hört talas om. Det har då ofta visat sig att studenterna har hittat den på Youtube eller Spotify. Det är en spännande utveckling att repertoaren breddas på det här sättet, det blir ett komplement till den så kallade standardre-pertoaren som studenterna går igenom under sin utbildningstid.

Biblioteken erbjuder flera kommersiella databaser med strömmande musik. Fördelarna är många: Man spar tid och pengar på att inte behöva katalogisera inköpta skivor, även om kvaliteten på metadatan ofta är undermålig och inte kan jämfö-ras med sökbarheten i en bibliotekskatalog. Inga ersättnings- exemplar måste beställas på grund av slitage eller stöld, man sparar utrymme osv. Tecknar man en licens med ett obegränsat antal samtidiga användare finns musiken alltid tillhands. Det finns emellertid många aspekter att ta i beaktande. Bestämmer man sig för att upphöra med en prenumeration, till exempel på grund av sämre ekonomi, återstår ingenting i bibliotekets ägo. Samma prekära situation uppstår om en musiktjänst läggs ned. Problematiskt är också att bibliotekarierna inte har möjlighet att bestämma urvalet.

Ipads på notställen Nuförtiden finns som bekant noter att ladda ned från nätet. Det är framförallt International Music Score Library Project (IMSLP) som används av våra studenter. IMSLP är ett projekt baserat på wiki-principen. Vem som helst kan bidra till det virtuella notbiblioteket genom att skanna in noter fria från upp-hovsrätt. Flera bibliotek i USA, Tyskland och andra länder med stora och viktiga musiksamlingar har lagt ned mycket möda och pengar på ambitiösa digitaliseringsprojekt av notmaterial, men tyvärr har detta inte haft samma spridning som IMSLP. Det är många digitala samlingar som står till buds vilket gör det svårt att överblicka. Studenterna på en musikhögskola anlitar förvis-so ofta IMSLP, men samtidigt har man blivit alltmer uppmärk-sam på kvaliteten på utgåvan. Man vill spela efter noter utan klåfingriga tillägg i notbilden av utgivaren, vilket var vanligt


förr. I stället efterfrågar man textkritiska utgåvor – så kallade urtextutgåvor.

Det händer numera att man ser musiker använda ipads på not-ställen. Det är lätt att se fördelar med digitala noter: de slits inte ut, man kan enkelt anteckna, radera och dela med andra och man kommer undan besvärliga bladvändningar. Distributionen underlättas ju också avsevärt. Man slipper till exempel vänta i flera veckor på notbeställningar från USA. Ur ett biblioteksper-spektiv är det också en fördel att man sparar utrymme i biblioteket och kan erbjuda flera samtidiga användare tillgång till samma musikstycke tjugofyra timmar om dygnet. Musikförla-gen lockar med reklam som ”just purchase, download and play” men många tonsättare är numera inte knutna till något förlag utan säljer sina alster som pdf:er via egna hemsidor. Studenter-na blir i bägge fallen hänvisade till att köpa noterna själva om inte utbildningsprogrammet skjuter till medel. Inom parentes sagt är detta ett bekant fenomen för musikbibliotekarier sedan tidigare. Det är inte ovanligt när det gäller nyskriven musik att notmaterialet inte går att köpa utan måste hyras till varje framförande.

Utvecklingen har trots allt inte gått så fort som man hade kunnat förvänta sig, vilket liknar situationen för e-böcker inom humaniora. De flesta noterna säljs till musiker, inte till biblio-tek, och dessa har hittills inte efterfrågat digitala noter i någon större utsträckning. Professionella musiker lägger stor vikt vid notutgåvans kvalitet – tryck, papper och inbindning (noter kräver en speciell sorts inbindning eftersom de måste kunna stå uppslagna på notstället). Många musiker tycker också att flera dimensioner i musicerandet försvinner när man spelar efter digitala noter.

Musikförlagen har haft en avvaktande attityd till digitala noter. Det har dock förekommit flera initiativ, en del med impo-nerande tekniska lösningar, men de har inte fått något större genomslag. En representant för Harrassowitz Verlag slog fast: ”We don’t expect digital scores to replace printed scores in the foreseeable future.”

Frågan är om musikförlagen och tonsättarna inte biter sig själva i svansen när de går förbi leden nothandlare och bibliotek i distributionskedjan. Kunniga och entusiastiska personer som håller sig à jour med nyheter, har kunskap om olika utgåvor och

75

kan tipsa om repertoarer borde vara viktiga ”medspelare”. Jag tror dock inte att nedladdningen av notfiler kommer att konkur- rera ut tryckta noter av tidigare nämnda skäl. Gissningsvis kom-mer e-noter och tryckta noter att leva sida vid sida på samma sätt som e-böcker och tryckta böcker. Den stora faran tycker jag vore om digitala noter endast kommer att erbjudas biblioteken i form av paket på samma sätt som e-böcker. Vad kommer i så fall hända med den smalare musiken? Jag är rädd att det skulle styra reper-toaren på ett olyckligt sätt. Som bibliotekarie oroar jag mig också för hur musiken ska bevaras och tillgängliggöras för framtiden.

Avslutande reflektioner Jag har arbetat som bibliotekare på Musikhögskolan i Göteborg och därefter på Högskolan för scen och musik sedan slutet av 80-talet. Stora förändringar har skett under denna period, inte minst beträffande genrebredd och samverkan mellan utbild-ningarna. Lärarutbildningarna har genomgått flera reformer och blivande förskollärare är en ny målgrupp i biblioteket. Nya utbildningsprogram har bildats: världsmusikutbildningen, masterprogrammet i orkesterspel, musikalutbildningen med flera. Vi har fått ett allt större inslag av utländska studenter.

Jag har i min text beskrivit Bolognareformens inverkan på den högre musikutbildningen och den anpassning som har krävts. Jag har också skrivit om den konstnärliga forskningens speciella förutsättningar.

Man får ibland påminna sig om vilket paradigmskifte internet innebar i början av 90-talet. Den påföljande snabba ut-vecklingen inom det digitala området har vi dessutom tydligen bara sett början av. Till detta kommer nya bibliotekssystem, nya katalogiserings- och klassifikationssystem, ny lagstiftning inom upphovsrätt etc.

Alla dessa förändringar har krävt särskilda insatser på musikbiblioteksområdet och lett till ett behov av ständig fortbildning. Nätverk som Svenska musikbiblioteksföreningen och International Association of Music Libraries, Archives and Documentation Centres är ett oumbärligt stöd i sammanhang-et. Jag är övertygad om att omvärldsbevakning och kollegialt samarbete, även på ett internationellt plan, kommer att fortsät-ta vara av största betydelse i framtiden.


Vår omvärld paketerad som nyhetsbrevMarcus Karlsson

Biblioteket på Försvarets materielverk spelar en central roll i myndighetens omvärldsbevakning. Navet i omvärldsbe-vakningen är ett nyhetsbrev med drygt 600 prenumeranter.

Ett nyhetsbrev tar formFörsvarets materielverk, FMV, är en civil myndighet. FMV:s uppdrag är att se till att Försvarsmakten får rätt och funge-rande materiel och tjänster för att kunna utföra sitt uppdrag. Bibliotekets inriktning är på FMV:s kunskapsområden med teknik- och försvarsfrågor i fokus. Huvuduppgiften är att hjälpa myndighetens medarbetare med informationssökning och omvärldsbevakning.

Nyhetsbrevet Vår Omvärld har sitt ursprung i ett nyhetsbrev som skapades 1998–99 då med inriktning främst på industrin. Något man särskilt inriktade sig på var uppköp och sammangå-ende. Ursprunget till detta var en kvartalsrapport från en leve-rantör som visade en oväntad stor vinst, och man blev då från FMV:s sida orolig för att man betalade för mycket för produkter till den leverantören. Analytikerna Thomas Rönnehed och Hans Tibell fick i uppdrag att göra en analys för att undersöka hur det låg till. Det visade sig att det var själva avtalets utform-ning som låg bakom det hela. En kostnad som blivit mindre än den som avtalats, visade sig som en ökad vinst hos leverantören och en minskad kostnad hos FMV.

Denna analys skickades sedan ut till mottagare på FMV. Ur detta kom en förfrågan att göra något mer permanent med utgångspunkt i information om industrin, varpå nyhetsbrevet föddes. Detta sammanställdes som ett worddokument och spreds via e-post. Biblioteket var inte på detta stadium invol-verat i arbetet med nyhetsbrevet. Nyheter samlades in via olika källor som till exempel open source information-rapporter från MUST (Militära underrättelse- och säkerhetstjänsten) och rap-porter från USA om de 100 största försvarsföretagen. Artiklar-na var också bearbetade på så sätt att de var ett koncentrat av ursprungsartikeln med egna kommentarer.

77

Från framsökta artiklar till nyhetsbrevet skapades en databas – Företagsanalyssystemet, där man lade in bland annat nyhetsbrevet och annan information. Samarbetet med biblioteket inleddes med några studiebesök bland annat på Saabs företagsbibliotek i Järfälla men även på Business Intelligen-ce-avdelningen vid Svenska cellulosa AB, SCA. Meningen med dessa besök av Thomas Rönnehed och bibliotekets projektleda-re Bengt Kleijn var tanken på en intern databas för omvärldsbevakning. Detta sökande ledde vidare till databas-värden Dialog, med vilken man under början av 2000-talet kom att ha ett stort samarbete.

Biblioteket kommer in i bildenNär så en av redaktörerna för nyhetsbrevet i början av 2000-ta-let gick i pension, fick biblioteket en förfrågan om att ta en mer aktiv roll, något som mynnade ut i att biblioteket tog på sig en redaktionsroll eftersom det hade resurserna när det gällde såväl databaser som personal. Den som främst kom att arbeta med nyhetsbrevet var bibliotekarien Lisa Keskitalo.

Biblioteket tog över den mall med bevakningsområden som upparbetats men gjorde en rad layoutmässiga förändringar för att öka läsbarheten. Dessa tidiga exemplar av nyhetsbrevet från åren 2007–2012 finns till stor del bevarade som arkivexemplar på bibliotekets server. Nedan ses ett exempel på hur nyhetsbrevet kunde se ut.


Den beskrivna mallen bestod av sju avdelningar:

• Europa, inklusive Norden och Baltikum

• USA

• Ryssland

• övriga världen

• uppköp, fusioner, omstruktureringar och samarbeten

• forskning och framtid

• notiser om svensk försvarspolitik och annat av intresse.

De fyra första var geografiskt uppdelade avdelningar medan de senare var mer ämnesinriktade. Nummer fem handlade om försvarsindustrin. Den sista avdelningen var lite mer allmänt hållen och inkluderade ämnen såsom spioneri och rymdturism samt svenska vapenexportsiffror.

Biblioteket blir mer synligtArbetet med nyhetsbrevet kom också att bli ett verktyg för att lyfta fram bibliotekets roll och göra det mer synligt i den stora FMV-organisationen. Biblioteket kom under åren 2004–2012 också att få allt fler uppgifter från affärssidan. Det rörde sig om bevakning av nyutkomna rapporter, stående sökningar och ut-redningar om informationsbehovet. Efter hand blev det alltmer tydligt att beprövade bibliotekskanaler ofta kunde vara lika bra och dessutom billigare än traditionella business informa-tion-verktyg.

Nyhetsbrevet utgjorde grunden för bevakningsarbetet. Här kunde de enskilda handläggarna på ett enkelt och effektivt sätt hålla sig uppdaterade inom respektive specialområde.

Från bibliotekets sida kom Lisa Keskitalo vid denna tid att vara huvudansvarig för arbetet med nyhetsbrevet. De källor Lisa använde sig av var bibliotekets databaser och andra öppna källor för nyhetsbevakning till exempel Jane’s (ett brittiskt medieföretag specialiserat på den militära sektorn) och Retrei-vers Mediearkivet (ett nordiskt digitalt nyhetsarkiv). Lisa hade också stående bevakning på branschtidningar som exempelvis Aviation Week och Defense News.

79

Nedläggning Arbetet med nyhetsbrevet fortsatte fram till 2012 då de eko-nomiska resurserna från Försvarsministeriet som finansierat utgivningen av nyhetsbrevet drogs ned. Samtidigt skedde även neddragningar på biblioteket. Allt detta sammantaget ledde till att nyhetsbrevet lades ned.

I samband med nedläggningen kom det många reaktio-ner från läsarna, vilka bland annat lyfte fram nyhetsbrevets betydelse för deras arbete. Den trogne läsaren Per Andersson beskriver hur han använder nyhetsbrevet i sitt arbete: ”Det ger en vidare utblick och kompletterar de källor som jag använder i övrigt. Så att jag bättre ser samband som jag kanske inte sett annars.” Det genomfördes också en enkät vid detta tillfälle, vilken visade att läsarna var nöjda med nyhetsbrevet men trots reaktionerna till stöd för det kom de ekonomiska övervägande-na att gå före och nedläggningen blev ett faktum.

NystartI april 2016 drog nyhetsbrevet igång igen efter att ha legat i träda sedan 2012. Det finns all anledning att tro att läsarreaktioner-na i samband med nedläggningen bidrog till det. Från och med nystarten är det FMV:s avdelning Marknad & Inköp (M&I) tillsammans med avdelningen för Affärstrategi och metodstöd (AffStrat) och projektledaren David Moheim som är ytterst ansvariga. FMV-biblioteket är återigen involverat och två av bib-liotekets anställda, Patrik Ekeroth och Marcus Karlsson, sköter insamlandet av nyheter tillsammans med Thorwald Nilsson från M&I. Vid behov tar vi hjälp av andra bibliotekskollegor.

Från bibliotekets sida kändes medverkan i arbetet med ny-hetsbrevet som en nödvändighet för att kunna behålla och moti-vera till exempel en dyr resurs som Jane’s databaser. FMV:s verk-samhet hade under tiden som nyhetsbrevet låg i vila förändrats i så motto att man fått fler upphandlingsfunktioner, och därför lades en ny avdelning till: ”Aktuellt om offentlig upphandling”.

Nyhetsbrevet har fått behålla sitt namn Vår Omvärld och är idag en nyhetssammanfattning om offentlig upphandling, företag och trender inom försvars- och säkerhetsindustrin. Det utkommer varannan vecka, med uppehåll under sommaren. Sedan nystarten har hittills 14 nummer utkommit.


Vi som arbetar med att göra nyhetsbrevet ser det som kom-petensutveckling, både när det gäller att utveckla vår kunskap om vilka nyheter som är relevanta för vår läsekrets och när det gäller tekniska lösningar kring administrationen av själva nyhetsbrevet, som att ha en backup som är tillgänglig för alla inom redaktionen, så att nyhetsbrevet kan komma ut även om någon i redaktionen skulle vara borta. På den tekniska sidan har vi också lärt oss att det är mer användarvänligt och lättare att använda oss av standardprogram som Word än Indesign.

Det praktiska arbetet i redaktionenSjälva arbetet sköts framför allt av redaktionen bestående av Patrik Ekeroth, Marcus Karlsson och Thorwald Nilsson. Ny-hetsinsamlandet sköter vi enskilt, för att sedan sammanställa de insamlade nyheterna till ett sammanhållet nyhetsbrev. I in-samlandet använder vi framför allt databaser inriktade på våra ämnesområden försvarsindustri, politik och inköp. Det rör sig främst om Jane’s vars databas innehåller nyheter, analyser och fakta som bygger på öppna källor från hela världen med inrikt-ning på den militära sektorn. Databasen har också ett stort bild-arkiv. Jane’s är en av de mest ansedda källorna på området och har i olika former funnits sedan 1800-talet. En nyare aktör som vi använder är Strategic Defence Intelligence (SDI), en business intelligence-plattform som ger uppdaterad kund- och konkur-rentinformation samt detaljerade forskningsrapporter om den senaste utvecklingen inom försvarsindustrin.

När det gäller offentlig upphandling använder vi oss av en rad olika källor, exempelvis Upphandling24, Anbud24 och Konkur-rensverket. Dessa källor kompletteras av andra nyhetskällor som rör upphandling, exempelvis dagspress. När det gäller offentlig upphandling tar vi förstås in upphandlingsnyheter som berör vår sektor, men också sådant som har mer allmän betydelse för upphandlingsområdet.

Vid insamlandet av nyheter använder vi oss av alerts eller stående sökningar i de databaser vi har tillgängliga. Dessa alerts bygger på ett antal sökord som exempelvis företagsnamn ”Saab” och ämnesord, ”Defence Industry”. Vi går också direkt till databaserna och läser de senaste nyheterna där.

Vi använder oss av dagspress via vår databas Pressreader. Här

81

har vi dels stående sökningar, dels en daglig genomläsning av framför allt Dagens Nyheter och Svenska Dagbladet. Pressreader ger tillgång till ett stort utbud av utländsk press som kompletterar övriga källor. Vi har också ett RSS-flöde med Försvarsmaktens nyheter även om de oftast inte är så användbara för Vår Omvärld.

När vi har hittat en intressant nyhet skickar vi den till Vår Omvärlds mejlbox enligt en standardiserad mall. I ärendefältet skrivs vilken rubrik (avdelning) nyheten ska sorteras in under samt en titel tagen från källan. I mejlet skrivs några rader om nyheten som kompletteras med en länk till artikeln. Sist anges källa och datum då nyheten lagts upp. Om det finns en intres-sant bild anges även det för de källor (Jane’s och SDI) som vi copyrightmässigt har tillstånd att använda bilder från.

I Vår Omvärlds mejlbox läggs sedan de insamlade nyheterna i mappen ”Till nästa redaktionsmöte”. Varannan vecka håller vi ett redaktionsmöte där redaktionen går igenom nyheterna och bestämmer vilka som ska tas med i kommande nyhetsbrev. På redaktionsmötena diskuterar vi bland annat frågor om källor-nas tillförlitlighet. Vid ett tillfälle upptäckte vi bland annat att SDI hade tagit med en artikel som kom från den ryska propa-gandakanalen Sputnik. Vi tog bort den och rapporterade till SDI. Någon gång har vi också tagit bort artiklar då källan inte verkat seriös. Vi försöker också ha en någorlunda jämn fördel-ning mellan de olika avdelningarna, vilket medför att vi tagit bort en del nyheter från avdelningar som blivit för omfattande. Analogt med det senare har vi också tagit bort nyheter då ett land tenderat att bli för dominerande.

Vad är en nyhet?Frågan om vad som är en nyhet är ständigt aktuell på vår re-daktion och relevans är ett kriterium som vi diskuterar under redaktionsmötena. Är verkligen den nyhet som vi har att ta ställning till relevant för Vår Omvärld? Vid ett enstaka tillfälle har det hänt att vi varit tvungna att ta bort en nyhet som var kritisk mot FMV för att ansvarig utgivare inte ville äventy-ra stödet för det återuppståndna nyhetsbrevet. Detta var ett undantagsfall och sedan dess har vi även kunnat ta med en del kritiska nyheter, något som naturligtvis är helt avgörande för nyhetsbrevets trovärdighet.


Efter redaktionsmötena sammanställs det kommande nyhetsbrevet, varpå ett utkast skickas till övriga i redaktionen. När vi har kommit med våra synpunkter redigeras nyhetsbre-vet en sista gång. Det skickas därefter ut till prenumeranterna på fredagens förmiddag. Efter utskicket sparas också numret av Vår Omvärld i ett arkiv, och dessa arkivexemplar kan sedan användas i redaktionens arbete då vi kan gå tillbaka och se om det är något ämne vi tidigare behandlat.

Nyhetsbrevets struktur och layoutDe sju avdelningar som vi för närvarande delar in nyhetsbrevet i är följande:

• Sverige och Norden

• Europa och Ryssland

• Nord – och Sydamerika

• övriga världen

• aktuellt från industrin

• aktuellt om offentliga upphandlingar

• forskning och framtid.

Vi börjar alltså med en geografisk indelning, som är något fly-tande beroende på hur många nyheter som varje avdelning har. Nord- och Sydamerika kan exempelvis delas i två. Redaktionen

83

har också fört en diskussion om att dela upp övriga världen i de återstående världsdelarna. Något som vi dock inte beslutat om ännu. Sedan följer en avdelning uppdelad efter ett mer äm-nesinriktat perspektiv. Uppdelningen mellan de geografiska områdena och aktuellt från industrin sker enligt följande: en nyhet där respektive stat agerar (till exempel om Sverige köper artillerisystemet Archer) hamnar under ”Sverige och Norden”. Är det i stället en nyhet där ett företag är huvudaktören så ham-nar det under ”aktuellt från industrin”.

Denna struktur är i stort sett ett arv från det gamla nyhets-brevet, med några ändringar. ”Uppköp, fusioner, omstruktu-reringar och samarbeten” har till exempel blivit ”aktuellt från industrin”. Avdelningen ”notiser om svensk försvarspolitik och annat av intresse” har helt tagits bort, då vi har sorterat in den under andra avdelningar. Som tidigare nämnts har också avdel-ningen ”aktuellt om offentliga upphandlingar ” tillkommit.

Fokus – en systerpublikationSedan återstarten av nyhetsbrevet har vi också utvecklat en systerpublikation som heter Vår Omvärld – Fokus. Publikatio-nen är avsedd för längre artiklar som mer omfattande diskute-rar ett ämne inom nyhetsbrevets område.

Grunden till denna Fokusversion av Vår Omvärld lades när vi inför sommaren 2016 skapade ett specialnummer med extra långa artiklar. Det utvecklades sedan till att vi i nyhetsbrevet in- förde två–tre fördjupningsartiklar. Efter en tid beslutade vi att bryta ut fördjupningsartiklarna och resultatet blev Vår Omvärld – Fokus. Sedan starten i september 2016 har sex num-mer av Fokus publicerats. Nyheterna till Vår Omvärld – Fokus samlas in på samma sätt som till Vår Omvärld och väljs ut på ordinarie redaktionsmöte.

Vår Omvärld – Fokus har en något annorlunda layout jämfört med nyhetsbrevet. Eftersom artiklarna inte är så många, som mest omkring en 10–12 stycken, har vi inte delat in dem i avdel-ningar. De presenteras helt enkelt rakt upp och ned. Något som dock finns i båda upplagorna, det vill säga Vår Omvärld och Vår Omvärld – Fokus är en innehållsförteckning, vilket underlättar om man snabbt vill se om det är någon artikel som är särskilt intressant.


Framtiden för nyhetsbrevetSedan nystarten har vi fått en del läsarreaktioner. De har inte varit så många, men de som kommit in har varit uteslutande po-sitiva, och det känns som att nyhetsbrevet har varit efterläng-tat. Nya prenumeranter tillkommer också kontinuerligt vilket även det kan ses som ett bevis på att det är uppskattat.

Vi planerar att återuppta den läsarenkät som tidigare skick-ades ut till läsarna en gång årligen. Vi vill bland annat ta reda på hur många som verkligen följer länkarna och om det bör vara längre utdrag ur artiklarna.

När det gäller den framtida utvecklingen diskuterar vi om nyhetsbrevet ska ges ut i andra format utöver nuvarande publi-cering som pdf. Det format vi främst har i åtanke är epub, det vill säga samma format som för e-böcker. Anledningen är att det formatet ger en skalbar text vilket underlättar läsbarheten i telefoner och på läsplattor.

Ur arbetet med Vår Omvärld har det också vuxit fram en annan form av omvärldsbevakning. Vi har börjat publicera ett urval av marknadsrapporter från Jane’s och SDI på FMV:s in-tranät Insidan. Dessa är indelade i sektorsrapporter, underrät-telserapporter och landrapporter. De förstnämnda behandlar olika sektorer inom militärindustrin. Underrättelserapporter eller så kallade ”intelligence briefings” behandlar olika militära ämnen som exempelvis det tunga pansarets återkomst (”Resur-gence of Heavy Armor”). Landrapporter behandlar helt enkelt försvarsindustrin i ett specifikt land.

Dessa rapporter finns också tillgängliga för anställda inom FMV via bibliotekets katalog Kulan, där de via verktyget Adam kan läsas i fulltext. Då det rör sig om ett urval hänvisar vi också till respektive databas, där man kan läsa ytterligare rapporter. På så sätt lyfter vi fram bibliotekets databaser.

85

Referenser• Intervju 2016-10-21 med Per Andersson, rådgivare mångårig

användare av nyhetsbrevet.

• Skriftlig intervju 2016-11-08 med Bengt Kleijn .

• Intervju 2016-11-14 med Lisa Keskitalo, bibliotekarie arbetade med nyhetsbrevet 2007–12.

• Intervju 2016-11-25 med Thomas Rönnehed, affärsavtalshand- läggare och medskapare av det första nyhetsbrevet.


87

DEL 3Vad innebär omvärldsanalys? Hur kan analysen användas för att utveckla verksamheten? Här får vi inblick i hur omvärldsanalysen kan användas för olika syften, till exempel att förändra och utveckla verk-samheten, skapa mervärde till beslutsunderlag eller att möta förändringar i omvärlden.

Daniel Gunnarsson arbetar som bibliotekare på Jönköpings högskola där ansvaret för förändringsarbetet är ett ansvar för alla inom organisationen. Med ett par konkreta exempel beskriver han hur den enskilde bibliotekarien kan bidra till helheten.

Camilla Hertil Lindelöw var tidigare bibliotekarie men är numera bibliometriker och handläggare på Södertörns högskola. Hon berättar om det utforskande arbetet i analysen av vetenskaplig publicering vid sidan av att ta fram beslutsunderlag till utvärdering av densamma.

Elina Latomaa och Jakob Hedman, båda bibliotekarier på Gävle bibliotek, beskriver hur en analys av omvärlden leder till en om- ställning av arbetet med mångspråkiga me-dier för att möta behov hos nya målgrupper.

Tommy Bildström, bibliotekare på Vindelns bibliotek, reflekterar över behovet av omvärldsbevakning på folkbibliotek. Han ser det som en viktig lärande process men saknar strategier, strukturerat samarbete och plattformar för kollegialt lärande.


Att söka förändring Daniel Gunnarsson

Som bibliotekarier har vi oftast väldigt lite tid till reflek-tion och analys. Det ingår inte i våra tjänster att forska och analysera för att skjuta fram kunskapsfronten. Att vi som yrkesverksamma bara ska göra som vi alltid har gjort utan någon egentlig eftertanke är dock ingen rationell modell. Lösningen är att utveckla ett intraprenörskap, där indivi-den står för förändring och utveckling.

Verksamhetsnära reflektion I Sverige har vi yrkesverksamma bibliotekarier ingen tradition av att bedriva forskning inom ramen för våra tjänster. Det ålig-ger främst doktorander, lärare och forskare inom våra akade-miska institutioner. För att utveckla professionen anser jag att mer verksamhetsnära reflektion och analys behöver göras på de direkta frågeställningar och problem som identifieras i frontlin-jen under det dagliga arbetet. Med andra ord, allt det som sker i mötet med biblioteksbesökarna och deras behov samt genom användandet av olika verktyg i yrkets vardag. Syftet är dels att förbättra den service och den verksamhet som redan bedrivs på de olika biblioteken idag, dels att bidra till spridning av ny kunskap och utveckling för hela biblioteksprofessionen oavsett bibliotekstyp och nationalitet. Det skulle komma att underlätta vår yrkesverksamma omvärldsbevakning markant.

Nu låter det här kanske lite lättare än vad det i verkligheten är. Man kan inte planera för utveckling och man kan inte i förväg vare sig identifiera eller analysera problem som kan dyka upp. Däri ligger själva svårigheten, att identifiera ett problem eller formulera en frågeställning för att sedan välja att söka en lösning på problemet eller ett svar på frågan. Lösningen som jag ser det är reflektion. Att hela tiden ha en nyfikenhet och en vilja att söka förändring i sitt arbetssätt. Dessutom krävs det också ytterligare en komponent – kreativitet. Kreativitet är en förmåga eller egenskap som är väldigt svår att förhålla sig till. Förmågan att vara kreativ är individuell. Det är en person-lig egenskap, oftast situationsanpassad, som kräver mycket träning och erfarenhet för att stimuleras. Det är inget som kan

89

tvingas fram ur en individ utan det är snarare motsatsen som gäller. Organisationen kan bara genom ett gott ledarskap och stor trygghet låta individen få misslyckas och därmed utveckla ett förändringsbenäget tillstånd. Då växer viljan till reflektion och förhoppningsvis även viljan att söka ett svar eller en lösning på identifierade problem. Detta är ett ansvar för alla i organisa-tionen och det måste axlas oavsett vilken roll man har i organi-sationen. Ansvaret för förändringsarbetet är alltså inte något som bara åligger chefen. Vidare är ett tillåtande och stimule-rande samarbetsklimat av största betydelse.

Jag har förmånen att arbeta inom en sådan organisation, Högskolebiblioteket i Jönköping, där idéer och initiativ tas tillvara. Det har alltid varit fritt fram att uttrycka sin åsikt eller påtala en brist, det har till och med uppmuntrats för att driva utvecklingen framåt genom ett kreativt förhållningssätt. En be-kräftelse på detta var när Högskolebiblioteket 2005 tilldelades utmärkelsen ”Årets bibliotek” med motiveringen:

Högskolebiblioteket i Jönköping är besjälat av en stark entrepre-nörsanda. Biblioteket arbetar kreativt och genomtänkt med såväl de vardagliga uppgifterna som olika utvecklande projekt. Det mest uppmärksammade projektet är den elektroniska referenstjänsten Jourhavande bibliotekarie. Biblioteket har täta kontakter med det lokala näringslivet och är väl integrerat med högskolans övriga verksamheter. (DIK 2005)

Individen står för förändring och utvecklingI detta kapitel kommer dock inte organisationen stå i fokus utan individen och vad vi som enskilda bibliotekarier kan göra för att bidra till helheten. Därmed förflyttas fokus från entreprenör-skap till intraprenörskap, där det är den enskilde individen som står för förändring och utveckling. Jag tror att detta är nyckeln för att låsa upp de praktiska problem och frågeställningar vi många gånger brottas med i det dagliga arbetet. Dessa problem kanske inte alltid är så omfattande men nog så viktiga. Det är de små ständiga förbättringarna eller insatserna som säkerställer en hel organisations utveckling framåt och till följd av det kva-litetssäkrar verksamheten. Biblioteken måste identifiera dessa möjligheter och ta dem tillvara.

Då jag inte kan uttala mig om vilka specifika problem andra


står inför eller hur andras organisation är strukturerad kan jag endast bidra med ett par egna konkreta exempel på hur jag själv agerat då jag ställts inför frågeställningar som jag önskat ett svar på och känt att jag behövt analysera närmare i stället för att bara sticka upp ett finger i luften och känna vart det blåser. Jag väljer två aktuella fall som jag undersökt närmare under 2016, vilka bottnat i diskussioner jag haft med mina kollegor. Den första frågeställningen utgår ifrån publiceringsstrategi och avhandlingsarbetet där vi undrade hur vanligt det var att man skrev artiklar vilka sedan användes för att publicera sin avhandling. Den andra frågeställningen berör sociala medier och vilken effekt de kan ha på att öka spridningen av veten-skapligt publicerat material. Som avslutning kommer jag också diskutera nyttan med att ha en kanal för informationsspridning så att kunskapen vi får fram blir en del i andra bibliotekariers omvärldsbevakning. På så sätt ges det möjlighet att bygga vidare på denna kunskapsmängd i det fortsatta utvecklingsarbetet inom biblioteksprofessionen.

Frågeställning 1: Jämförelse av publiceringsmönster för olika typer av avhandlingarUnder våren 2016 hade jag en diskussion med några kollegor kring publiceringsstrategi. Det började med monografins betydelse som informationskälla. Som kontrast mot den stod det starka incitament som finns för publicering i vetenskapliga tidskrifter på grund av tillhörande belöningssystem baserat på publiceringar och citeringar i dessa tidskrifter, vilket ger ökad tilldelning av forskningsmedel. Effekten blir att denna form av publicering i stor utsträckning även gynnar den framtida forskarkarriären samt möjligheten att söka externa medel till forskning. Kan det alltså vara så att rådande modell inverkar och leder till en mer fragmentiserad publicering av kunskap på bekostnad av helhetsperspektivet som man ändå kan säga att monografin står för. Jag kunde inte riktigt släppa detta och funderade på vad man kunde göra för att undersöka närmare hur det egentligen låg till. Då kom jag på att det första man publicerar som forskare är själva avhandlingen. Kanske kunde man titta närmare på hur det låg till med formen för publicering redan där, initialt i deras forskarkarriär.

91

Frågeställningen mognade fram och jag tog kontakt med min kollega Ulf-Göran Nilsson som var villig att hjälpa mig att plocka fram data. Siffror på hur det förhåller sig borde man kunna få fram ur Diva (Digitala Vetenskapliga Arkivet). Diva är ett digitalt arkiv för publicering av texter som t. ex. avhand-lingar från 40 olika lärosäten och forskningsinstitutioner så underlaget torde bli förhållandevis robust. Jag bestämde mig för att särskilja avhandlingar publicerade som monografi eller som sammanläggningsavhandling. Tidsperioden jag valde att undersöka var de senaste 15 åren för att belysa den utveckling som skett enligt ovan. Det gav fyra olika mätpunkter eftersom jag ansåg att ett femårsintervall skulle vara tillräckligt för att belysa trenden över tid.

De siffror som jag fick fram ur Diva ställde jag upp i Excel för att kunna jämföra och se utvecklingen. För att få fram procen-tuella andelen avrundade jag för enkelhetens skull till jämnt heltal. Följande är det resultat jag kom fram till:


Vilket gav följande diagram:

Här är trenden oneklig klar och tydlig. Andelen sammanlägg-ningsavhandlingar ökar stadigt och markant under denna period. Från att ha varit en ungefär jämn fördelning mellan de båda publiceringsformerna år 2000 så står sammanläggnings-avhandlingarna för nästan fyra femtedelar år 2015. Om det är en bra eller dålig utveckling låter jag andra bedöma och konsta-terar bara att så här ser verkligheten ut. Naturligtvis blev det fortsatta diskussioner och en synpunkt som kom fram var att min undersökning var baserad på generell basis sett över alla ämnesområden. Inom vissa områden är fortfarande monografin mycket viktig, såsom inom humaniora. Intressant, det ville jag titta närmare på. Jag gjorde därför om hela processen på precis samma sätt men med skillnaden att jag i stället selekterade på humaniora. Skulle det visa sig att resultatet bara kunde tolkas utifrån att enbart vissa vetenskapsområden hade utökat sin

93

andel av sammanläggningsavhandlingar medan andra inte alls hade gjort det då dessa områden kunde anses vara mer bokbero-ende? Nedan presenteras resultatet av den selekteringen:


Detta gav då följande diagram:

Här är det tydligt att man inom humaniora är mer benägen att publicera sin avhandling som monografi. Med andra ord var invändningen berättigad. Men om man tittar närmare på siff-rorna så ser man att förhållandet har varit näst intill konstant fram till år 2010. Den sista femårsperioden, däremot, kan man tydligt skönja ett klart trendbrott. Ökningen av sammanlägg-ningsavhandlingar är ett faktum och år 2015 var nästan en femtedel av den typen. Alltså även inom ett traditionellt sett bokberoende forskningsområde sker en ökning av sammanlägg-ningsavhandlingar. Den kommer senare i tiden men trenden ser ut att vara kraftfull så en uppföljning om fem år vore mycket intressant för att undersöka huruvida den fortsätter.

95

Frågeställning 2: Kan sociala medier hjälpa till med att sprida forskningsresultat?Den andra frågeställningen uppkom i en diskussion där vi pra-tade om vetenskaplig kommunikation och ifall sociala medier hade inverkan på spridningen av forskningsresultat. Det har länge hävdats att användning av sociala medier ökar sprid-ningen av publicerat material. Men gäller det bara för forskaren själv, eller kan andra personer också hjälpa till att sprida forsk-ning även om den inte är ens egen? Om jag tillåter mig att om-formulera min tanke lite mer precist så ville jag undersöka om vi som bibliotekarier kan använda våra egna kanaler i sociala medier för att delta i den vetenskapliga kommunikationen och sprida forskningsresultat som publicerats på våra lärosäten.

Som utgångspunkt valde jag mina egna kanaler som ”Busi-nessLib” på Twitter, Facebook och Linkedin. Jag selekterade sedan ut två vetenskapliga artiklar utgivna av forskare på mitt lärosäte vilka båda var publicerade någorlunda samtidigt och hade blivit tillgängliga i fulltext (OA) via Diva. Detta var noga räknat åtta veckor innan jag gjorde mina egna inlägg som ”BusinessLib”. Båda artiklarnas ämnestillhörighet ligger inom vetenskapsområdet samhällsvetenskap för att kunna jämföras. Den enda skillnaden jag gjorde i mitt urval var att jag valde en artikel som redan hade visat sig ha en viss framgång (26 ned-laddningar efter åtta veckor) medan den andra hade haft en mer trög start (fyra nedladdningar efter åtta veckor). Anledningen till det var att se om även den faktorn kunde ha betydelse vid en spridning via sociala medier. Den ursprungliga tanken var att se om antalet nedladdningar i Diva hade ändrats en vecka efter mitt inlägg. För att min påverkan skulle vara så minimal som möjligt på artiklarna valde jag att formulera inläggen exakt lika med artikelns titel, hashtag, fotografi på författaren samt länk till fulltexten. En vecka senare läste jag återigen av antalet nedladdningar av fulltexten i Diva för de båda artiklarna för att på så sätt kunna analysera om mina inlägg haft något resultat.


Detta var vad jag fick fram:

I diagramform ser siffrorna ut så här:

Som ni ser blev effekten högst påtaglig. Den första artikeln gick från att ha haft 4 nedladdningar till att ha 36 nedladdningar redan en vecka senare. Tar vi den andra artikeln, alltså den som redan haft en bra start, så ökar även den från 26 nedladd-ningar till 67 nedladdningar. Alltså även den fick en tydligt positiv effekt. Det finns invändningar mot detta resonemang, till exempel kan forskaren själv ha haft en genomgång med en grupp människor där alla satt och laddade ned just den artikeln vid detta tillfälle. Men att det skulle ske just under denna period är mindre troligt. Att det sedan skulle inträffa för båda dessa artiklar under exakt samma vecka förefaller högst otroligt.

Vad kan man då dra för slutsatser av detta? Först och främst att vi som bibliotekarier kan hjälpa till med att sprida forskning genom sociala medier och att det har effekt. Även en artikel som redan är välspridd och har god nedladdningsstatistik kan hjälpas av en delning i sociala medier. Effekten blir dock ännu större för en artikel som tidigare inte alls har nått ut och nästan helt saknade nedladdningar. Sedan är det nog så att själva utformningen av inlägget med hashtags, fotografi och länk till fulltext ökar antalet nedladdningar. Där har vi bibliotekarier en

97

kunskap och en erfarenhet om hur man bör göra som kanske inte forskarna alla gånger besitter. Tyvärr medför nog detta att de många gånger går miste om möjligheter i sin vetenskapliga kom-munikation och därmed inte uppnår full effekt i spridningen av sitt forskningsresultat. I vissa fall är det nog till och med så illa att man överhuvudtaget inte utnyttjar möjligheten med sociala medier i sitt arbete med att sprida forskningsresultat. Jag anser att detta borde vara en viktig del i en forskares vardag, att efter avslutat forskningsprojekt se till att forskningen kommer andra till del, såväl andra forskare som en intresserad allmänhet.

Just den sista funderingen fick mig lite att tänka på hur pass hållbar en delning på sociala medier är. Som vi alla vet är det ett stort och omfattande brus av information som sker dagligen på sociala medier. Därför bestämde jag mig omedelbart för att göra om samma undersökning, alltså ingen ny delning utan bara en ny avläsning i Diva, för att följa upp och se siffrorna och hur de förhöll sig redan en vecka senare och analysera hur pass långva-rig effekten av en delning på sociala medier kunde tänkas vara.

Resultatet jag då fick fram var följande:

I diagramform ser siffrorna ut såhär:


Direkt upptäcker man då att effekten har avtagit. Den första artikeln ökar nu med endast två nedladdningar. I och för sig en ansenlig förändring jämfört med de första åtta veckorna men siffrorna är låga så effekten blir stor. Den andra artikeln får tyvärr inte några ytterligare nedladdningar under den andra veckan. Vad beror då detta på? Jag tror att det är precis som nämnts ovan, att effekten är högst kortvarig sedan försvinner själva inlägget bland allt brus. Man kan räkna med en stark effekt när inlägget befinner sig i blickfånget. Sedan kommer det nytt material och förs på ovanför och inlägget försvinner ur betraktarens fokus. Endast sökningar i sociala medier till exempel med hjälp av hashtaggar får effekt, om än en begränsad sådan ur ett kortsiktigt perspektiv som i detta fall. Man behöver alltså vara aktiv och gärna återupprepa sitt inlägg som forskare, eller bibliotekarie, för att återskapa uppmärksamhet i sociala medier. Detta kan med fördel göras redan efter någon vecka. Tänk bara på att gärna omformulera inlägget och att inte göra det för ofta då det kan upplevas som alltför repetitivt och en motsatt effekt uppnås.

Framgångsfaktorer i ett reflekterande arbetssättVad jag här har försökt att belysa genom två konkreta exempel är hur enkelt och resurssnålt vi kan analysera den verksamhet vi själva befinner oss i. Jag tror inte att det alltid är omfattande ansökningar för att erhålla medel med påföljande projektorga-nisation och tyngande rapportskrivning som ger mest värde. Många gånger kan det i stället skapa osäkerhet och frågeställ-ningen blir alltför lätt omfattande och svepande. Framgångs-faktorerna i och styrkan med ett reflekterande arbetssätt ligger i stället i individens egen kreativitet, nyfikenhet och vilja att förändra/förbättra sitt arbete och sin arbetssituation. Efter-som det är hårt rationaliserade organisationer vi befinner oss inom krävs det av våra ledningar att skapa förutsättningar och inspiration för detta förändringsarbete. Visst, många gånger kan det kännas som om arbetsuppgifter hela tiden läggs på oss, men det finns mycket att vinna. Högre kvalitet i våra tjänster och verksamheter, kunskaps- och erfarenhetsutbyte som kan komma flera till del, nöjdare och friskare anställda, ett naturligt förändringsarbete som härstammar inifrån organisationen

99

samt engagemang i den strategiska utvecklingen av verksam-heten för att nämna några vinster.

Vad jag inte tror på är att göra det till en standardiserad modell med förutfattade planer över hur utvecklingen av verk-samheten ska bedrivas, utan det måste komma från individen och den kreativitet och det intresse vi känner inför att utveckla oss själva och biblioteksverksamheten i vårt dagliga arbete. Det passar som sagt var inte alla och det passar inte i alla situatio-ner, utan situationsanpassning och gehör för idéer är det som krävs. När så möjligheten väl yppar sig ska den uppmuntras. Vi måste bygga in en kultur i våra organisationer där kritisk reflektion och evidensbaserat förhållningssätt är av godo. Det är alla de små enkla problemen och frågeställningarna samt deras hantering som tillsammans får en stor inverkan. Att alla gör likadant och okritiskt följer med strömmen är kanske inte alltid så gynnsamt för biblioteksutvecklingen.

Samla analyserna i ett nationellt forumJag inser att vi har olika problem och olika sätt att lösa dem. Exemplen ovan kanske inte känns relevanta för alla. Men tillämpat på egna problem eller självupplevda situationer så blir de just det. Att vi inom biblioteken skulle vara så olika att inget vi gör vore intressant för någon annan tror jag inte riktigt på. På ett generellt plan tror jag att mycket av det vi gör, de olika analyser och lösningar vi kommer fram till, är av stort intresse för många fler än bara oss själva. Problemet är att det inte finns något bra forum för att dela sina erfarenheter och kunskaper. Vi behöver en nationell plattform för att aktivt kunna sprida goda exempel.

Med tanke på just delning av de analyser vi gör vill jag passa på att nämna hur jag själv gjorde. Jag är med i teamet bakom den internationella bloggen Libfocus med säte på Irland. Det är en blogg som drivs av flera personer vilka i sin tur kan bjuda in gästbloggare för att dela med sig av sina erfarenheter. Parallellt med bloggen använder man även sociala medier, Twitter, för att nå ut med blogginlägg till en ännu större publik som då även kan interagera och dela vidare. Så här kan det till exempel se ut (inledningen på ett gästinlägg som jag skapat med mina kollegor Ulf-Göran Nilsson och Stefan Carlstein som författare):


Anledningen till att jag tar upp detta är att mycket av den analys och reflektion som redan idag utförs på svenska bibliotek kan och borde spridas utanför arbetsplatsen. Troligtvis skulle ett liknade initiativ här i Sverige kunna vara en väg framåt så frå-gan jag väcker är: Vem ska ta ett ansvar för att det blir gjort?

AvslutningMed denna text har jag fått möjlighet att visa på ett par enkla exempel hur jag själv vid olika tillfällen har funnit vägar till analys av vår verksamhet. Jag tror att ett reflekterande ar-betssätt är oerhört viktigt inför en framtid där förändringar sker i allt högre takt. Det är inte bara viktigt för oss själva som individer utan det är hög tid att det skapas ett forum där vi också kan dela med oss av vunna kunskaper så de kan utgöra en erfarenhetsbank som andra inom bibliotekarieprofessionen kan använda för omvärldsbevakning. På så sätt kan ansträngningar och investeringar i analysarbete effektivt spridas och komma hela bibliotekariekåren till del.

101

Utvärdering och utforskande Camilla Hertil Lindelöw

Kan vi använda data för att utforska vid sidan av att ut-värdera? Området vetenskaplig kommunikation börjar ge upphov till nya uppgifter för forskningsbiblioteket som t. ex. att sammanställa forskarnas publiceringsresultat och leverera analyser och beslutsunderlag. Det här är en ny roll som kräver att vi har forskarkontakt.

På seminarium för att prata publiceringsstrategierFingrarna håller krampaktigt tag om vita tavlans kant bakom min rygg. När jag kommer på det ler jag för mig själv medan jag lossar greppet. Framför mig har jag 20 forskare, och de är varierande nöjda med dagens seminarium. Jag är inbjuden att prata publiceringsstrategier med anledning av lärosätets nya visions- och måldokument. Vi har just kört i diket i diskussio-nen om den nationella resursfördelningen genom så kallade kvalitetsindikatorer eller, som den också kallas, ”tombolan”. En forskare framhärdar i att han överhuvudtaget inte begriper vad jag pratar om, vad kan detta ha för nytta för forskare? Två andra forskare har hamnat i en hetsig diskussion om huruvida tidskrift X är att betrakta som en prestigetidskrift eller om den tvärtom accepterar alla inskickade manuskript, oavsett hur usla de än månde vara. Prefekten bryter in: tiden är ute och dis-kussionen om publiceringsstrategier får vi fortsätta en annan gång.

Och det gör vi. Tre parter deltar i diskussionerna. Forskarna befinner sig i centrum, utan dem inga publikationer och därmed inga strategier att diskutera. För lärosätesledningarna kan pu-blikationerna vara en av pjäserna i spelet om att klättra på rank-ningslistor och vinna i resursfördelningar. Den tredje parten är den del av lärosätet som specialiserat sig på publikationsanaly-ser (funktionen finns inte på alla lärosäten). Det kan röra sig om en bibliometriker som kan vara anställd på lärosätets bibliotek, men det är inte alltid fallet. Oavsett så har just biblioteken sett att området vetenskaplig kommunikation kan ge upphov till nya biblioteksuppgifter.


De tre parterna: forskare, universitetsledning och bibliotekForskarna har givetvis alltid värdesatt sina publikationer. De vill att de ska spridas, och de vill framför allt att de ska läsas; av andra forskare och ofta också av andra intresserade. De är i allmänhet inte lika pigga på att se sina publikationer represente-rade i sammanfattande stapeldiagram, till exempel vid utvärde-ringar. En vanligt förekommande invändning mot kvantitativa uppgifter i forskningsutvärderingar är att mängden publikatio-ner inte bör spela någon roll, det är innehållet som bör utvärde-ras. Dock är det mellan olika ämnesområden: en fysiker verkar ofta tycka att det finns en poäng i att sätta ut antal citeringar en publikation har fått i sitt cv, medan humanister överlag verkar mer tveksamma till sådana mått. Kanske har det att göra med kvantitativa metoder och data överlag, om du i din forskning använder sådana metoder är du också mer bekväm med att utvärderas enligt dem. Till en viss gräns. Och den gränsen ser ut att skilja sig mellan olika forskare, också inom samma ämne. Samtliga forskare vittnar dock om att de idag känner av pressen att publicera sig, ibland så mycket att de frågar sig hur de ska hinna läsa andras publikationer när tiden äts upp av att produce-ra mer för det egna, och lärosätets cv.

För lärosätesledningar, där flera ingående personer antingen fortfarande är forskare eller har en forskarkarriär bakom sig, erbjuder bibliometrin ett kvantitativt utvärderingsverktyg som kan tillämpas vid intern resursfördelning och utvärdering, vid sidan av andra mått som antal studenter (och antal studenter som tar examen) samt antal professorer. Dessutom har ledning-arna att förhålla sig till det relativt nya fenomenet ”internatio-nella lärosätesrankningar”, vilka ofta har bibliometriska inslag.Den akademiska världen har en ambivalent inställning till dessa rankningar. De kritiseras samtidigt som många hävdar att vi måste ta hänsyn till dem i en alltmer konkurrensutsatt, global akademisk värld – de internationella rankningarna är här för att stanna (Hazelkorn, 2015). I vissa fall påpekar ledningen att me-todiken i rankningen är bristfällig, samtidigt som det klargörs att det inte går att undvika rankningarna idag och lärosätets position rapporteras när en rankningslista har offentliggjort årets resultat (Söderbergh Widding, 2013). Fokus på prestige-

103

fulla publikationer får lärosäten att vilja påverka sina forskare så att deras publikationer räknas. Är en sådan styrning ett hot mot den akademiska friheten? I högskolelagen, kap 1, § 6 står: ”forsk-ningsresultat får fritt publiceras” (”Högskolelag”). I det här fallet handlar det inte om tvingande åtgärder, utan att forskare belönas om de publicerar på ett visst sätt, de kan till exempel få en bonus. Oavsett: bör lärosäten försöka styra hur affilierade (tillhörande) forskare publicerar sig? Det finns en potentiell spänning mellan lärosätets mål: ”att bygga ett varumärke i konkurrens om studenter och forskare med andra lärosäten” och forskarens mål, som kan ta sig olika uttryck beroende på intres-set hos den enskilde forskaren. Det kan vara allti från att sprida forskningsresultat till en intresserad allmänhet till att göra en internationell forskarkarriär.

Den tredje parten i diskussionen om forskarnas publikationer finns ofta på lärosätets bibliotek. Skälet till att biblioteket tar sig an uppgiften att analysera publikationer är nog flera, som Hansson och Åström (2013) diskuterar. Publikationer har länge varit bibliotekens huvudfokus och idag behöver biblioteken hitta nya uppgifter i en föränderlig tid. Biblioteken har redan en upp-arbetad kontakt med forskarna i och med serviceuppdraget: att tillhandahålla vetenskapligt material för lärosätets forskare och studenter. Idag ingår en del bibliometri på de flesta utbildningar inom biblioteks- och informationsvetenskap, till exempel vid Bibliotekshögskolan i Borås och vid utbildningen i Umeå. Biblio-metriska metoder har också använts internt i bibliotekets egen beslutsprocess, till exempel vid förvärv (Kärki & Kortelainen, 1998). Det var också ett syfte när Eugene Garfield utarbetade den nu så kritiserade impact factor (IF)15. IF skulle ge biblioteka-rierna möjlighet att förvärva de mest centrala tidskrifterna, det vill säga de som citerades mest (Garfield & Sher, 1963).

15 Impact factor är medelvärdet citeringar/publikation. IF för 2014 summerar citeringar till de artiklar i tidskriften som publicerats under 2012 och 2013 och dividerar med totalantalet artiklar publicerade under de två åren (det finns också en IF för fem år, men den för två år är den mest använda). När vi pratar om IF menar vi den IF som beräknas genom Journal Citations Reports, numera ägt av Clarivate Analytics.


Det bibliometri handlar omStatistik och dataanalys, vilket bibliometri16 till stor del handlar om, har numera en given, om än då och då omdisku-terad, plats inom beslutsfattande. Lärosäten har sedan länge sammanställt statistik för internt bruk och genom påbud från stat och myndigheter som Statistiska Centralbyrån. Många lärosäten har enheter med flera personer som sysslar med analys. I mitt arbete ingår bland annat att leverera statistikun-derlag för publikationer till en sådan enhet, som sedan sam-manställer underlag för årsredovisningen. Vid andra tillfällen är biblioteket ansvarigt för hela produkten. Det kan handla om någon form av bibliometrisk sammanställning eller analys som presenteras i en rapport. Flera av de bibliometriska datakällor-na är också helt eller delvis öppna så att vem som helst (i alla fall med åtkomst till de databaser lärosätet prenumererar på) kan göra egna sammanställningar och analyser. Flera forskare gör också egna analyser, ibland får jag assistera. Det händer att jag får ta över någon annans underlag och förklara skillnaden mot mina egna. Det blir till exempel stor skillnad mellan underlag där publikationerna är fraktionerade17 mot om de inte är det. Vid bibliometriska analyser används ofta fraktionering, medan forskare som sammanställer publikationsunderlag vanligtvis inte fraktionerar.

Impact factor – en indikator med utbredd användningAtt fraktioneringen då och då leder till förvirring skulle kunna vara ett exempel på skiljelinjen då bibliometriska underlag är tillräckligt övergripande för att kunna utgöra ett av flera beslutsunderlag för en utvärderingspanel med expertkunska-per inom forskningsområdet, och de tillfällen när bibliometrin gör sig bäst i slutna sällskap bland bibliometriforskare. Forska-re inom bibliometri har under årens lopp tagit fram en mängd avancerade indikatorer som också skulle kunna användas för

16 Jag kommer konsekvent använda termen bibliometri i den här texten. Det existerar flera mer eller mindre överlappande termer, ett exempel är scientometri. Bibliometri kan enkelt utläsas “att mäta publikationer”. Det gäller också att hålla reda på bibliometri som en metod inom forskning samt bibliometri då den används i forskningsutvärdering. Den nya termen altmetri, som ibland står för alternativ metri och ibland metri på artikelnivå, är inte så väsensskild från den gamla vanliga bib-liometrin. Det handlar fortfarande till stor del om publikationer (även om mjukvara och föreläsningar räknas in) och citeringar är fortfarande en del av det som mäts.17 publikationen delas upp mellan de angivna författarna/lärosätena/aktuell enhet så att varje enhet tillräknas 1/n av publikationen, där n är det totala antalet enheter.

105

utvärdering. Samtidigt får jag rapporter från forskare som ingår i utvärderingspanelerna att det bibliometriska underla-get är för svårt att förstå. Möjligen är det här som förklaringen till den utbredda användningen av IF står att finna – då IF är ett medelvärde är det lätt att förstå, men inte nödvändigtvis det mest lämpade måttet. Forskare av idag uppmanas att ange IF för sina artiklar. En del tycker själva att det är användbart och använder det för att utvärdera andra. En välvillig tolkning skulle kunna vara att utvärderaren genom IF kan utläsa om tidskriften är central inom sitt ämnesområde, och att artikeln då är av god kvalitet då den accepterats av en sådan tidskrift. Men IF säger ingenting om den enskilda artikelns genomslag i form av citeringar. Idag ifrågasätts alltmer om en tidskrift med hög IF verkligen är av god kvalitet. Kanske väljer den bara artiklar som kan tänkas leda till snabba citeringar? Artikelns genomslag kan vara av olika art: jag kan ha utvecklat en ny metod (vilket kan leda till en enorm mängd citeringar), jag kan vara i opposition med andra forskare och citeras för att påvisa hur fel jag har. Och de index som används för att beräkna IF, in-dexerar i större utsträckning anglosaxiska publikationer18 så en tidskrift på ett annat språk än engelska, hur central den än är, kommer inte att ha en IF. Vi har att göra med skeva fördelning-ar: endast en mindre del av alla artiklar i en tidskrift citeras (de som citeras gör det i gengäld mycket). Den här diskussionen om publikationskanal mot enskild publikation återfinns också i diskussionen kring den så kallade norska modellen, där fokus också ligger på publikationskanalen. Det är kanalen (mestadels tidskrifter och förlag) som ger poäng beroende på om den anses basal eller framstående. Argumentet för det är att framstående kanaler väljer framstående publikationer att publicera. För att undkomma de här missvisande förenklingarna blir beräk-ningarna i stället komplicerade, men används då kanske inte av utvärderarna. Utvärderare som är ämnesexperter, och som kanske inte kan förväntas fördjupa sig alltför mycket i biblio-metriska metoder.

18 Vilket är förståeligt med tanke på att ISI/Web of Science utvecklades i USA.


De bibliometriska underlagenDet omvända gäller också. Jag kan förklara de bibliometriska underlagen, och hyser stor respekt för den inomvetenskapliga expertisen. Och den inomvetenskapliga expertisen kan se högst olika ut. När jag fick ta del av utvärderarnas rapporter efter en intern forskningsutvärdering såg jag att några utvärderare hade använt siffror i vårt underlag och räknat ut egna nyckeltal med hjälp av övrig tillhandahållen statistik. De hade bland an-nat tagit fram ett medelvärde för antal publikationer/forskare, och diskuterade om det var ett rimligt värde för ämnet ifråga. Antal forskare hade angetts utan hänsyn tagen till forskar- ålder (junior eller senior forskare). Detta blev en ny erfarenhet för mig: du tror att du har kontroll på data, och du har förklarat begränsningarna med den i angränsande text. Men data återan-vänds i nya sammanhang, och texten kring diagrammen läses sällan och förloras i återanvändandet. Är Statistiska Central- byråns (SCB) forskningsstatistik tillförlitlig, det vill säga rapporteras den in på ett tillförlitligt sätt och är den någor-lunda täckande? Inom bibliometrin dras vi med enormt stora skillnader i täckningsgrad för olika ämnesområden, vilket inte borde vara ett problem för SCB, eller? Samtidigt är den ämnes-indelning de använder sig av i grunden utarbetad av OECD19 och mycket mer detaljerad när det kommer till naturvetenskapliga ämnesområden (Statistiska Centralbyrån, 2011). Vi är flera inblandade i arbetet, var och en med sina kunskaper, och det gäller att sammanställa det hela till en fungerande och rättvi-sande helhet; ett arbete som är i ständig utveckling.

Vanliga datakällor och verktygUtöver våra stående uppdrag tillkommer tillfälliga uppdrag, exempel på ett sådant är när lärosätet beslutar att genomföra en intern forskningsutvärdering som den jag refererade till ovan. Våra datakällor varierar, men några används definitivt mer än andra. Vi arbetar i stor utsträckning med vår egen publika-tionsdatabas (Diva). Diva kan användas till mycket, men inte till citeringsanalyser. Andra lärosäten arbetar med data från

19 OECD (http://www.oecd.org) har sammanställt en manual, Frascati manual, för att underlätta arbetet med forskningsstatistik internationellt. I manualen ingår även en klassificering av forsknings- områden.

http://www.oecd.org/

107

Web of Science20. Hittills har det gått att köpa rådata direkt från Thomson Reuters21 eller så kan lärosätet använda det analysverktyg som Thomson Reuters utvecklat: Incites, för att analysera sina publikationer. Numera tillhandahåller också Elsevier motsvarande verktyg: Scival, som då använder sig av data från Elsevierägda Scopus22. CWTS i Leiden har också utvecklat ett verktyg, CWTS Monitor, som erbjuder motsva-rande tjänster som Scival och Incites och som bygger på data från Thomson Reuters. Genom den här typen av verktyg och data möjliggörs jämförelser mellan lärosäten (och länder). Fältnormerad citeringsgrad23 kan beräknas för bland annat lärosäten, vilket utgör grunden i den så kallade Leiden-rank-ningen. Att använda lokala publikationsdatabaser som Diva för jämförelser mellan lärosäten blir mer osäkert då datakällorna varierar i kvalitet och täckning. Publikationsdatabaserna kan vara uppbyggda på olika sätt så att fält inte stämmer överens, till exempel för publikationstyper. Även för de lärosäten som alla använder Diva krävs försiktighet vid analys då registre-ringspraxis kan skilja sig mellan lärosätena, trots att ett aktivt arbete pågår inom konsortiet för att behålla en gemensam registreringspraxis. Det är ett arbete under utveckling, som även Swepub24 är delaktigt i eftersom Swepub samlar data från de lokala publikationsdatabaserna. En av målbilderna med Swepub är att den ska kunna användas för jämförelser framö-ver (Kungliga biblioteket, 2016). Eftersom data i Web of Science och Scopus registreras enligt uppställda kriterier som finns att läsa via deras webbplatser, anses data härifrån oftast hålla en högre kvalitet. Framför allt finns en enhetlighet i hur data registreras. Båda erbjuder möjligheten att rätta till fel om vi upptäcker sådana i vårt lärosätes poster. Även om Web of Scien-

20 Oftast används data från de tre artikelindexen Science Citation Index Expanded (SCI-EXPAND-ED), Social Sciences Citation Index (SSCI) och Arts & Humanities Citation Index (A&HCI). Det finns även andra index, bland annat för konferenspublikationer och böcker.21 rådata är optimerat för maskinläsning men eventuellt inte städat, t. ex. gällande publikationsadresser. Web of Science är numera sålt till Clarivate Analytics, förmodligen kommer även de att sälja rådata.22 Scopus lanserades av Elsevier 2004. Web of Science har sitt ursprung i Institute of Scientific Infor-mation (ISI) som Garfield grundade 1960. ISI köptes upp av Thomson Reuters 1992. 23 Fältnormerad citeringsgrad möjliggör jämförelser genom att ta hänsyn till publiceringsår, forsk- ningsämne och publikationstyp; fältnormeringen utjämnar skillnader mellan dessa parametrar. Måttet utgår från ett genomsnittligt värde på 1 som brukar beräknas för hela databasen. Har en enhet mer än 1, till exempel 1,2 innebär det att enheten citeras 20 procent mer än genomsnittet.24 http://swepub.kb.se och http://bibliometri.swepub.kb.se/bibliometri

http://swepub.kb.se/

http://bibliometri.swepub.kb.se/bibliometri


ce och Scopus är de vanligaste datakällorna för bibliometriska studier (i alla fall i Sverige), finns det flera andra. En som kan matcha dessa två i datamängd är Google Scholar (GS)25, som till skillnad från de två andra också finns fritt tillgänglig att söka i, data är däremot inte fritt tillgängligt. Scopus och Web of Sci-ence säljer sökgränssnitt, rådata och analysverktyg separat. GS är heller inte en datakälla som kureras och underhålls, det är en söktjänst som förutom att indexera vetenskapliga förlags pro-duktion även försöker ge träffar för de nätsidor som söktjänsten definierar som vetenskapliga. Författare kan skapa en profil på Google Scholar och ange att de är författare till publikationer som Google Scholar föreslår utifrån nätsökningar. Publika-tionernas citeringar hittas genom att Scholar söker igenom nätet. Det kan röra sig om citeringar från publikationer som inte räknas i databaser som Web of Science och Scopus, till exempel från studentuppsatser. Google Scholar anses generellt inte vara en tillförlitlig källa för citeringsinformation eftersom det är oklart var gränserna går och hur matchning sker. Arbete pågår dock, och en del forskare har fått fram intressanta resultat efter omfattande datastädning (se bl. a. Prins et al., 2016).

Använda verktyg eller rådata?Att använda sig av ett bibliometriskt analysverktyg som Incites eller Scival, verkar ha sina för- och nackdelar (jag skriver verkar eftersom jag inte har arbetat med sådana verktyg i mitt dagliga arbete utan bara testat dem under testperioder). Ett verktyg möjliggör för flera användare att ta fram samma resultat utifrån den gemensamma datamängden. Dessutom brukar verktygen ge möjlighet att ta fram både tabeller och diagram samt enkelt filtrera resultatet. Till nackdelarna hör att det inte går att städa ingående data utifrån egna kriterier och att analyserna är förin-ställda, utan möjlighet att variera dem. De kanske inte heller möjliggör export i dataformat som passar för rapportering – vissa verktyg verkar rentav byggda för att allt ska ske i dem och inte alls flyttas över till rapporter. Då är en alternativ lösning att skaffa sig rådata och göra beräkningarna själv. Det kräver att kompetensen för att utföra analyserna finns på lärosätet.

25 Google Scholar lanserades i betaversion 2004. För mer information, se https://scholar.google.se/intl/sv/scholar/about.html.

https://scholar.google.se/intl/sv/scholar/about.html

https://scholar.google.se/intl/sv/scholar/about.html

109

Dessutom ska resultaten sammanställas, i statiska rapporter eller kanske i dynamisk form på en webbplats. Ett problem som bibliometriker ofta ställs inför, och som jag tror de delar med alla som levererar beslutsunderlag, är frågan om hur mycket förklaringar som bör skickas med. När bör vi flagga för att resul-tatet bygger på en liten publikationsmängd och bör tolkas med försiktighet? Det finns olika sätt att ta tag i frågan. Vi skulle kunna välja att inte leverera osäkra underlag. Vi kan markera de osäkra underlagen på olika sätt. Och vi kan skriva långa texter där vi förklarar analysens begränsningar och hoppas att inled-ningen också läses, vilket inte alltid är fallet. Det är vanligt att forskare kritiseras för att inte ge enkla svar – ”å ena sidan, och å andra sidan ...”. Ett svar som bibliometrikern nog kan känna igen sig i. Ett resultat kan se nog så tydligt ut, särskilt om det presenteras på ett visuellt aptitligt sätt i ett proffsigt verktyg. Vem är då ansvarig för att förtydliga att resultatet endast bygger på en tiondel av den ursprungliga datamängden eftersom urvalet, metoden och datakvaliteten tillsammans begränsade vilken data som kunde användas?

Bibliometrikerns vardag handlar om datakvalitet Att arbeta med datakvalitén är för övrigt bibliometrikerns vardagsarbete. I den bästa av världar är data heltäckande och av en ypperlig kvalitet. Så ser det ofta ut i de övningsexempel som används i kurser för olika verktyg. Verkligheten ser lite annor-lunda ut. För det första vill vi vara säkra på att vi arbetar med ett så heltäckande material som möjligt. Har vi information om alla forskarnas publikationer? Hur vet vi om vi har det? Det kan finnas aldrig så många rektorsbeslut på att allt som publiceras ska registreras i publikationsdatabasen – det finns alltid fors-kare som av olika skäl inte har gjort det. Det råder också en viss förvirring om vad som ska registreras och räknas. Vanligtvis brukar bibliometriska analyser inte omfatta populärvetenskap-liga verk men den gränsen är inte alltid skarp, särskilt inte inom vissa ämnen. När vi har så många publikationer som möjligt (men endast en av varje – dubletthantering är en återkommande uppgift) börjar arbetet med metadatakvaliteten. Är alla förfat-tare registrerade? Har de alla sin affiliering – tillåter systemet flera affilieringar för en författare? Finns identifikatorer som


ISSN registrerade, och i så fall i rätt format? Eller om det är i fel format, åtminstone samma felaktiga format så att en maskinell städning underlättas? Identifikatorer är konstruerade för att vara maskinläsbara och minimera risken för fel. Text kan som bekant både stavas fel och matas in på flera olika sätt. Jag skri-ver mitt namn omväxlande som Camilla Hertil Lindelöw och Camilla Lindelöw men jag har ännu inte börjat skriva Camilla H Lindelöw. Orcid26 är en relativt ny personidentifikator som an-vänds för att identifiera upphovspersoner. Orcid är tänkt att lösa problemet med att forskare byter namn eller ibland använder ett av sina efternamn, och ibland båda. För att inte tala om alla forskare med samma namn. Det förutsätter förstås att forska-rens Orcid kopplas till publikationerna, även bakåt i tiden. Vi börjar nu få rapporter om forskare som skaffar sig nytt Orcid för varje ny ansökan. Om än fullt mänskligt är det inte önskvärt ur bibliometrisynpunkt. Oftast beror det nog på att forskaren har tappat bort sitt Orcid lagom tills nästa års ansökan ska in. Men det skulle också kunna tänkas att en del forskare inte är helt be-kväma vid tanken att kunna spåras effektivt. Vi är ju inte odelat positiva till att dela våra personnummer offentligt, och Orcid kan ses som en motsvarighet. Mot det kan invändas att forskar-na i sitt arbete är offentliga personer. Orcid kan administreras av lärosätet, idag är åtta lärosäten anslutna till Orcid via Sunet27. Vi är tillbaka vid lärosätets intresse kontra forskarnas. Ett lärosäte är intresserat av att forskarna anger sin affiliering. Tendensen är att antalet dubbelaffilieringar28 ökar, och några är trippel- affilierade (Vetenskapsrådet, 2016). Återigen finns skillnader mellan fält: medan affilieringsinformation har varit standard för artiklar under en längre tid är det inte alltid fallet att sådan information anges i antologikapitel och för monografier. Om affilieringen finns kan bibliometrikern ändå stöta på problem, ett välkänt sådant. Forskaren kan nämligen ange sitt lärosä-te på en mängd olika sätt. De kan vara kreativa och göra egna översättningar till engelska. Förlaget kan ha krav på språk och utformning. Ibland gör lärosätet försök att ange hur forskarna förväntas skriva namnet, på svenska och på engelska. De allra flesta forskare kommer i alla fall ihåg att ange sitt lärosäte, men

26 https://orcid.org.27 https://www.sunet.se/tjanster/orcid.28 En forskare anger att hen ska räknas som tillhörande (affilierad) två eller fler lärosäten.

111

några missar även det: ”department of Physics” är en institution som väldigt många lärosäten har. Felen kan också uppstå hos förlag och distributörer, information förvrängs eller faller bort. Att rätta affilieringar kräver en hel del arbete och blir sällan 100 procent rätt. Det anonyma ”department of Physics” kommer inte att kunna återföras till sitt hemlärosäte om inte ursprungspos-ten spåras – ett arbete som det kanske inte alltid finns tid för.

Hur många felaktigheter får det finnas i materialet? Det finns inga strikta regler, det vanligaste svaret är att det relativa felet (felet uttryckt som andel av totalen) bör vara så litet som möjligt. Om några få av adresserna är felaktiga i ett dataun-derlag med hundratals poster spelar det mindre roll. Men om det finns risk för systematiska fel, till exempel att ett lärosäte visar sig ha många fler felaktiga affilieringar än andra, börjar det bli problematiskt. Detsamma gäller ett litet underlag, där en uteslu-ten felaktig post kan påverka resultatet i större utsträckning än i ett större material. Samma sak gäller extrema värden (outliers) i en mindre mängd data. Extrema värden kan ställa till det även i större datamängder, vilket universitetet i Göttingen fick erfara då de plötsligt hamnade i topp bland de europeiska universite-ten i Leiden-rankningen 2011/12. Det visade sig att forskare i Göttingen skrivit en artikel som på två år samlat på sig smått fantastiska 16 000 citeringar. CWTS i Leiden, som tar fram Leiden-rankningen beslöt då att införa så kallade stabilitetsin-tervall för sina indikatorer. Dessa anger hur pass tillförlitliga de presenterade värdena är. I exemplet Göttingen hamnade universitetet på andra plats i den europeis-ka rankningen med den högt citerade artikeln, och på 219:e plats utan den (Waltman et al., n.d.). Stabilitetsintervallet beräknas med en teknik som kallas för bootstrapping. Bootstrapping innebär att upprepade stickprov tas från en population (det ursprungliga stickprovet) för att kunna uppskatta exempelvis konfidensintervall. Eftersom vi inom bibliometri ofta arbetar med totalmängder av publikationer29, och därmed inte tar stick-prov, benämns intervallen stabilitetsintervall. Extrema värden är en del av karaktären hos bibliometrisk data, som även känne-tecknas av snedvridna fördelningar, se bilden på nästa sida. Om

29 Vi utgår från att vi har en forskares, en grupps eller ett lärosätes hela produktion.


x-axeln visar antal publikationer och y-axeln antal citeringar kan vi utläsa att det finns få publikationer som har många cite-ringar, medan många publikationer har en eller inga citeringar. Vi kan också låta x-axeln visa antal författare och y-axeln antal publikationer. Få författare har skrivit riktigt många publika-tioner, medan det finns många författare som bara skrivit en enda publikation. Dessa snedvridna fördelningar är ytterligare ett skäl till varför ett medelvärdesmått som IF är olämpligt.

Bibliometri som forsknings- och utvärderingsmetodNär bibliometrin går från att användas som forskningsme-tod och i stället används för att utvärdera forskningsvärlden uppstår så nya komplikationer och möjligheter. Möjligheterna först: bibliometriska underlag utgör ett bland flera underlag vid beslutsfattande. Kvantitativa underlag utgör ett objektivt underlag, och kan ibland övertrumfa subjektiva bedömningar som kollegial granskning. 1996 visade Wennerås och Wold att det dåvarande Medicinska forskningsrådet systematiskt diskriminerade anslagsansökningar från kvinnliga forskare (Wennerås & Wold, 1997). Wennerås och Wold använde bland annat IF för att visa att kvinnorna behövde vara 2,5 gånger så produktiva som sina manliga kollegor för att få samma poäng av utvärderingspanelen. Intressant är att användningen av IF ifrågasattes av Medicinska forskningsrådets sekreterare: ”Själva impact-faktorn kan inte frikopplats [sic] på sådant sätt

113

som gjorts” (Stendahl, 1996). Debatten om att kollegial gransk-ning är subjektiv och hindrar minoriteter från att ta plats i forskarvärlden har pågått länge. Just den här debatten ledde till att Medicinska forskningsrådets styrelse avgick, och sederme-ra ersattes rådet tillsammans med de andra ämnesspecifika forskningsråden av Vetenskapsrådet (2001). Idag förespråkas kvantitativa data som beslutsunderlag för kollegial granskning på lägre nivåer (forskargrupper). Det är också något som po-ängteras i Leiden-manifestet, ett manifest som formulerar ett antal principer för hur bibliometri bör användas vid forsknings-utvärdering (Hicks, Wouters, Waltman, de Rijcke, & Rafols, 2015). Manifestet har spridit sig över världen, men alla är inte överens och diskussionen pågår både om de större frågorna som kollegial granskning mot objektiv data och hur bibliometriska indikatorer bäst bör utformas. I Sverige har vi i arbetsgruppen för bibliometri30 skrivit ihop ett antal råd utifrån bland annat Leiden-manifestet.

Utmaningar med bibliometri som utvärderingsmetodSå till komplikationerna. Bibliometrin har ofta tagits upp som exempel på hur kvantitet får härja fritt när nya sätt att orga-nisera offentlig förvaltning införs. Forskarnas publikationer utgör en del av forskningsoutput31, och bibliometriska metoder fanns tillgängliga så beräkningen av resultatindikatorer kunde börja. New Public Management (NPM) beskylls ofta för att ha rumsterat om den offentliga sektorn till det sämre med krav på resultat och uppföljning. Vi har i Sverige sett debatter föras om både sjukvård och skola, där NPM anses vara en förklaring till det försämrade läget vi ser idag. Vid ett forskningsseminari-um om resultatindikatorer nyligen uttryckte en av forskarna: ”Myndigheter har såklart alltid varit intresserade av resultat. Skillnaden är att vi nu har termer och begrepp som gör diskus-sionen möjlig att föra”. I den akademiska världen förknippas NPM med den aktuella tendensen att styra lärosäten med en utifrån tillsatt ledning, som inte alltid har ett kollegialt ur-sprung (Ahlbäck Öberg et al., 2016). En ledning som då befaras sakna forskningskunskaper och rubba den basala idén om

30 SUHF Forum för bibliotekschefers arbetsgrupp för bibliometri: https://bibliometriforum.word-press.com/about31 Tillsammans med till exempel patent och idag även mjukvara.


kollegial granskning (peer review), dvs. att forskare bör endast utvärderas av forskare. I en NPM-värld väcks farhågor om att lärosäten ska drivas som företag, och styras med hjälp av re-sultatindikatorer. Behöver en lärosätesledning underlag för att fatta beslut? Forskarna är också ambivalenta. Flera av de mest kända bibliometriska måtten, till exempel h-index, är utveck-lade av naturvetenskapliga forskare (Hirsch, 2005). Hirsch såg utvärdering som ett användningsområde för h-index. Jag har sett exempel på forskare som satt sitt h-index32 i sin e-postsig-natur. Forskare från discipliner som inte vanligtvis använder sig av kvantitativa metoder är betydligt mer skeptiska och ifrå-gasätter starkt att reducera forskningsresultat till kvantitativa enheter (t. ex. Ledin & Machin, 2015). Dock håller nog nästan alla forskare med om att du som forskare måste publicera dig. Det skrivna ordets tradition är stark inom forskarvärlden. Hur du publicerar dig är en annan sak: inom ett humanistiskt ämnesområde skriver du gärna ett kapitel i en antologi medan du inom medicin skriver mängder av artiklar. Upprepade gånger har jag funderat på skillnaden mellan ett antologibidrag och en artikel. Möjligtvis ligger skillnaden i värdpublikationen, där en tidskrift under många år publicerar inom samma ämne kan en antologi behandla ett mycket specifikt och välavgränsat tema i tiden. Men den stora praktiska skillnaden vid analys är att tidskriftsartiklarna ofta återfinns i våra stora internatio-nella källdatabaser, medan antologikapitlen hitintills sällan särindexerats och därmed blir mycket svåra att analysera individuellt. Den klassiska frasen ”att leta efter nyckeln där det är ljust, i stället för där den verkligen finns” kan ofta tillämpas på bibliometriska analyser. Alla är överens om att källorna bör följa verkligheten, men i praktiken blir det ofta så att verklighe-ten får följa källorna (Kronman, 2013).

En annan invändning kan vara att forskningsprojekt ska bedömas och ges resurser efter vilken potential de uppvisar. Bibliometri är konservativt, analyserna beskriver vad som varit. Vissa försök har gjorts att använda bibliometri för att förutspå framtiden. Men då bibliometrin sysslar med publika-

32 H-index bestäms av antalet publikationer och antalet citeringar. En forskares h-index är 3 om forskaren har minst 3 publikationer som vardera citerats minst 3 gånger. Ett h-index på 27 visar att forskaren har 27 publikationer som vardera citerats minst 27 gånger – inte vanligt inom många forskningsområden.

115

tioner som skrivs av forskare finns en komplikation. Om du som forskare får höra att du ska publicera i tidskrifter som indexeras i en viss databas för att få forskningsmedel får du bestämma dig om du vill anpassa dig till ett sådant system (och få resurser) eller om du vill kämpa mot systemet. Om du anpassar dig kan vi säga att utvärderingsmetoden har bestämt inriktningen, och inte tvärtom. Metoderna påverkar systemet och försvårar därmed förutsägelserna. Vi skulle också kunna göra det enkelt: att publicera i tidskrifter som indexeras av en viss databas är ett mått på kvalitet. Då kommer vi bli motbevisade. Bibliometri har såklart använts för att försöka förutse Nobelpristagare (Zuckerman, 1967). En som vittnar om att vägen till framgång ser mycket olika ut är Peter Higgs, som publicerade mycket lite efter sin banbrytande artikel 1964. Han menar att nominering-en till Nobelpriset 1980 förmodligen räddade hans anställning då lärosätet bad om publikationslistorna till den nationella utvärderingen; han hade inga listor. Nobelpriset fick han 2013 (Aitkenhead, 2013).

Forskningsutvärdering och resursfördelningForskningsutvärdering och resursfördelning hör ofta ihop men måste inte göra det. Det går att utvärdera forskning utan att använda resultatet som underlag för att fördela resurser. Och det går förstås att fördela resurser utan någon form av utvärde-ring (men det verkar vara ovanligt). I den bästa av världar ska fördelningsprinciperna vara utformade så att pengar ges till de projekt/forskare/utbildningar som bedöms vara mest givande. Nyligen har en debatt förts i svensk dagsmedia om hur lärosäten får betalt för antal studenter som klarar sin utbildning, och där-med lockas till att godkänna undermåliga studentprestationer. På samma sätt har bibliometriska indikatorer beskyllts för att locka forskarna till bland annat salamipublicering (eller ”least publishable unit”, LPU) då de får resurser utifrån hur många publikationer de presterar. Australien hade ett nationellt sys-tem som premierade kvantitet och anses idag vara ett exempel på hur kvalitet fick ge vika för kvantitet (Butler, 2003). Nelhans och Eklund (2015) skriver dock följande, med anledning av det-ta: ”Det kan dock vara intressant att slå fast att hon [Butler] ald-rig påstod att australisk forskning förlorade i absolut kvalitet,


utan endast att landets genomslag, mätt i relativ citeringsgrad (RCI), föll bakom ett urval andra OECD-länder” (s. 20).

I Sverige infördes 2009 två kvalitetsindikatorer (”tombo-lan”), som tillsammans utgjorde underlag för 10 procent av den direkta resursfördelningen från staten till lärosäten. Den ena bygger på lärosätets förmåga att attrahera externa medel och den andra bygger på antalet publikationer och citeringar till dessa publikationer. Systemet har varit kritiserat sedan starten och Vetenskapsrådet fick 2016 i uppdrag att justera indikatorn publikationer/citeringar. Vetenskapsrådets förslag till juste-ringar gick på remiss till lärosätena under hösten 2016. I den nya forskningspropositionen, Kunskap i samverkan, anges att förslaget är under beredning på Regeringskansliet. Tills vidare gäller det nuvarande systemet med en komplettering i form av en samverkansindikator. Kvalitetsindikatorerna har gett avtryck även på lärosätenas interna resursfördelningspro-cesser. 2014 hade 12 av 14 undersökta lärosäten någon form av bibliometrisk indikator i sin interna resursfördelning (Nelhans & Eklund, 2015). Den nationella resursfördelningen kan leda till att forskarna påverkas att ändra sina publiceringsmönster. Som tidigare nämnts förekommer det att forskare får enskilda bonusar om de publicerar i tidskrifter som indexeras i Web of Science. När vi diskuterar publikationsstrategier med fors-karna är det här en öm punkt. Är det en strategi att publicera så att lärosätet ökar sina chanser att ta hem mer resurser? De flesta forskare opponerar sig mot tanken, det är innehållet som räknas och målgruppen. Även i diskussionen om öppen tillgång till forskningspublikationer påpekar forskarna vikten av att vad som publiceras aldrig får överskuggas av hur det publiceras.

Bibliotek som leverantörer av beslutsunderlagNär biblioteket blir leverantörer av beslutsunderlag och rådgivare till lärosätets forskare, intar de en ny position i en värld som bygger på kollegialitet. Går det att ge råd till forskare utan att själv vara forskare, eller åtminstone vara en före detta forskare? Det finns exempel bland bibliometriker anställda på bibliotek, där forskning ingår i tjänsten. Det skulle kunna tänkas att bibliometrin på biblioteken banar väg för möjlighet till forskning i tjänsten även för andra funktioner på biblioteket.

117

Det skulle också kunna tänkas bli ett krav från lärosätet då de nya funktionerna till exempel innehåller forskningsrådgiv-ning. När tjänster i dag utlyses kring publiceringsservice och bibliometri, ses gärna disputerade sökanden. Det går definitivt att utföra analyser utan att forska, men det är mycket möjligt att forskning i tjänsten skulle ge en utökad tyngd på en insti-tution som baserar hela sin existens på just forskning. Det blir då intressant att se om utbildningarna i biblioteks- och infor-mationsvetenskap följer efter och ser möjligheterna att utbilda forskare som sedan blir praktiserande forskare på ett lärosätes-bibliotek.

Min uppfattning är att de flesta av de svenska bibliometri-kerna ute på lärosätesbiblioteken har (liksom jag) en bakgrund inom ett naturvetenskapligt ämne som fysik och biologi. Detta kan jämföras med bibliotekarierna i gemen där en humanis-tisk bakgrund verkar vanlig. Flera bibliometriker har inte en bibliotekariebakgrund. Dessa iakttagelser är inte systematiska, till skillnad från Åström och Hanssons studie (2013) där de skickade ut enkäter till svenska lärosätesbibliotek. De fann att personalen som arbetade med bibliometriska uppgifter spände över personer med biblioteksexamen utan formell träning i bibliometriska metoder till personer med utbildning i kvantita-tiva metoder, till exempel disputerade i statistik. Bibliotekshög-skolorna undervisar en del i bibliometri, då ingår bibliometrin ofta som ett delmoment i en kurs, till exempel om vetenskaplig kommunikation. Mig veterligen har inget av de svenska lärosä-ten som utbildar inom biblioteks- och informationsvetenskap särskilda kurser inom bara bibliometri. Många som väljer att specialisera sig på bibliometri går enstaka kurser för att komplettera sina kunskaper, Centre for Science and Techno-logy Studies (CWTS) i Leiden erbjuder en kurs och European School of Scientometrics (ESSS, ett samarbete mellan German Centre for Higher Education Research and Science Studies och Katholieke Universiteit Leuven) erbjuder en motsvarande kurs. I Sverige erbjuder arbetsgruppen för bibliometri (arbetsgrupp åt Forum för bibliotekschefer i Sveriges universitets- och högsko-leförbund) en introduktionskurs till bibliometri. På de större lärosätena, särskilt de som är inriktade på medicin och teknik, finns ofta en grupp som arbetar med bibliometriska analyser. På flera av de andra lärosätena finns numera oftast en, och på de


mindre lärosätena har den personen också andra arbetsuppgif-ter i sin tjänst. När Åström och Hansson (2013) genomförde sin studie identifierade de 18 lärosäten med bibliometrisk aktivitet. På 14 av dessa var biblioteket ansvarigt och nio av dessa svarade på deras utskickade enkät. Min egen bakgrund från biologin har definitivt hjälpt mig i mitt arbete, kanske mer än min examen i biblioteks- och informationsvetenskap. Förutom att gå några av de ovan nämnda kurserna har jag haft stor hjälp av att arbeta tillsammans med bibliometriker. Min titel är numera hand-läggare, inte bibliotekarie, och tjänsten handlar även om andra frågor som berör publicering, såsom öppen tillgång till forsk-ningsresultat.

En ny roll för biblioteketI den här texten har jag vänt och vridit på det bibliometriska arbetet så som det kan te sig för den som arbetar med det på ett bibliotek. Att sammanställa forskarnas publiceringsresultat och leverera analyser till lärosätesledning och forskare är en ny roll för biblioteket. Dataunderlag av olika slag har länge utgjort en del av beslutsprocessen, det nya är att biblioteket blir en leverantör av dataunderlag. Eftersom vi får tillgång till alltmer data, insamlade via nätet, öppnar sig nya möjligheter framöver. Kan vi använda data för att utforska, vid sidan av att utvärdera? En utvärdering ställer stora krav på datakvalitet, ett utforsk-ande kan möjligtvis ha friare ramar. Att som bibliotek leverera underlag till forskningsutvärdering leder till spänningar i en värld där kollegial granskning är en ledstjärna. Det behöver vi ta hänsyn till och jag tror att vi underlättar det arbetet genom vår forskarkontakt – en kontakt som ett lärosätesbibliotek alltid har haft genom sin servicefunktion. Men då måste vi vara beredda att släppa taget om tavlans kant och ta ansvar för vårt nya uppdrag.

119

Referenser• Ahlbäck Öberg, S., Bennich-Björkman, L., Hermansson, J., Jarstad,

A., Karlsson, C., & Widmalm, S. (Eds.). (2016). Det hotade universi-tetet. Stockholm: Dialogos.

• Aitkenhead, D. (2013, December 6). Peter Higgs: I wouldn’t be pro-ductive enough for today’s academic system. The Guardian.

• Butler, L. (2003). Explaining Australia’s increased share of ISI publications—the effects of a funding formula based on publication counts. Research Policy, 32(1), 143–155. https://doi.org/10.1016/S0048-7333(02)00007-0.

• Garfield, E., & Sher, I. H. (1963). New Factors in the Evaluation of Scientific Literature, Through Citation Indexing’. American Documentation, 14(3), 195–201.

• Hazelkorn, E. (2015). Rankings and the Reshaping of Higher Education. Palgrave Macmillan. https://doi.org/10.1057/ 9780230306394.

• Hicks, D., Wouters, P., Waltman, L., de Rijcke, S., & Rafols, I. (2015). Bibliometrics: The Leiden Manifesto for research metrics. Nature, 520(7548), 429–431. https://doi.org/10.1038/520429a.

• Hirsch, J. E. (2005). An index to quantify an individual’s scientific research output. Proceedings of the National Academy of Sciences of the United States of America, 102(46), 16569–72. https://doi.org/ 10.1073/pnas.0507655102.

• Högskolelag. (n.d.). Retrieved February 5, 2017, from http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattnings-samling/hogskolelag-19921434_sfs-1992-1434.

• Kronman, U. (2013). Managing your assets in the publication economy, 1(1), 91–128. https://doi.org/10.3384/confero13v1130117.

• Kungliga biblioteket. (2016). KB får 6,5 miljoner till Swepub och open access – Kungliga biblioteket.

• Kärki, R., & Kortelainen, T. (1998). Introduktion till bibliometri. Helsingfors: NORDINFO.

• Ledin, P., & Machin, D. (2015). Universitetet som en multimodal marknadsplats : Designen av en nyliberal managementdiskurs. Språk & Stil, 25, 5–37.


• Nelhans, G., & Eklund, P. (2015). Resursfördelningsmodeller på bibliometrisk grund vid ett urval svenska lärosäten. Borås: Högskolan i Borås.

• Prins, A. A. M., Costas, R., van Leeuwen, T. N., Wouters, P. F., F., A. I., J., B.-I., … L, W. (2016). Using Google Scholar in research evalua-tion of humanities and social science programs: A comparison with Web of Science data. Research Evaluation, 25(3), 264–270. https://doi.org/10.1093/reseval/rvv049.

• Statistiska Centralbyrån. (2011). Standard för svensk indelning av forskningsämnen 2011.

• Stendahl, O. (1996). Rapporten ger inga säkra bevis för jävspåver-kan eller könsdiskriminering. Läkartidningen, 93(34), 2796.

• Söderbergh Widding, A. (2013). Times rankning och forsknings-bidrag | Astrid Söderbergh Widding. Retrieved February 5, 2017, from https://rektorsblogg.su.se/2013/10/03/forte-och-kaw.

• Vetenskapsrådet. (2016). Regeringsuppdrag att justera indika-torerna vetenskaplig produktion och citeringar i modellen för resursfördelning (U2016/01350/F).

• Waltman, L., Calero-Medina, C., Kosten, J., Noyons, E. C. M., Tijssen, R. J. W., Van Eck, J., … Wouters, P. (n.d.). The Leiden Ranking 2011/2012: Data collection, indicators, and inter- pretation.

• Wennerås, C., & Wold, A. (1997). Nepotism and sexism in peer-review. Nature, 387(6631), 341–343. https://doi.org/10.1038/ 387341a0.

• Zuckerman, H. (1967). Nobel Laureates in Science: Patterns of Productivity, Collaboration, and Authorship. American Sociologi-cal Review, 32(3), 391. https://doi.org/10.2307/2091086.

• Åström, F., & Hansson, J. (2013). How implementation of biblio-metric practice affects the role of academic libraries. Journal of Librarianship and Information Science, 45(4), 316–322. https://doi.org/10.1177/0961000612456867.

121

Möta behov av förändring Elina Latomaa och Jakob Hedbom

På Gävle bibliotek hade vi en önskan om att vår inköps- profil skulle återspegla närmiljön runt våra bibliotek. Att det skulle finnas litteratur och media på de olika språk som talas av användarna. Då startade vi en ny arbetsprocess där vi såg över vårt arbete med mångspråkig litteratur.

En tillbakablick på tiden för arbetskraftsinvandringen på 80-taletElina Latomaa, bibliotekarie med inriktning finskspråkig littera-tur och vuxenutbildning, inleder med en beskrivning av samhälls-förändringar som kan påverka ett biblioteks bestånd, samt de strategier – eller brister på dem – som föregick Gävle biblioteks satsning på medier på andra språk än svenska.

Det ligger en chockrosa bok på mitt arbetsbord som pockar på min uppmärksamhet samtidigt som jag skriver denna text. Boken är Pajtim Statovcis debutroman Kissani Jugoslavia (Min katt Jugoslavien) och den första av vårens finska bokcirkelböcker här på biblioteket. Men i stället för att låta den störa min kon-centration låter jag den bli min språngbräda in i texten som ska diskutera mediebestånd på andra språk än svenska. Jag tar fasta på att boken är skriven på finska av en albansk författare bosatt i Finland samt att den har Jugoslavien i sin titel. Då kan jag ta av-stamp i Finland och Jugoslavien och börja min berättelse i efter-krigstiden och den arbetskraftsinvandring som då tog sin början. För varifrån kom de som skulle möta industrins skriande behov av arbetskraft? Ja, bland annat från Finland och Jugoslavien.

Min egen familj kom till Sverige nyårsdagen 1980 och bara två år innan driften av Stålverk I – den första av de två stålverk som utgjorde Fagersta AB – lades ned. Utan att ha fakta på hand vågar jag påstå att den finska avdelningen på den tiden var den största av alla de utländska på biblioteket i Fagersta. Den utgjordes av ett helt rum. Barnböckerna hade gott om plats och bilderbokstrågen och hyllorna med kapitelböcker bildade ett rum i rummet. Lagom stort för att rymma ett litet bord med stolar. Bland alla dessa böcker hittade jag den som kom att bli en av barndomens favorit-böcker, Laura Soinnes Satuja.


När vi lämnade Fagersta i slutet av 80-talet (ett par år efter att också driften av Stålverk II lagts ner) hade språkbilden redan börjat förändras. Jag hade själv gått över till att läsa böcker på svenska, många av mina finska klasskamrater hade redan flyttat. Några av dem till Eskilstuna, andra till Västerås, och så fanns det de som flyttade tillbaka till Finland. Andra språkgrupper hade tillkommit under det 80-tal som Migrationsverket benämner ”De asylsökandes årtionde”. Hur utflyttningen av många finländare och inflyttningen av nya grupper från bl.a. Iran, Irak, Syrien eller Libanon påverkade det utländska beståndet på Fagersta bibliotek vet jag inte. Jag kan bara säga att när jag många år senare besökte orten var boken Satuja inte längre en del av beståndet. Det är möjligt att den blev sönderläst, men kanske behövdes platsen för att möta behoven från andra språkgrupper. Hur den jugoslaviska avdelningen såg ut på Fagersta bibliotek under Fagersta AB:s storhetstid vet jag inte heller, och inte heller hur den påverkades av den ökade efterfrågan av serbisk, kroatisk eller bosnisk littera-tur under 90-talet. Vad jag säkert kan säga är att vid den senaste gallringen minskade beståndet av dessa sistnämnda med närapå hälften på Stadsbiblioteket i Gävle. Då hade jag sedan länge bytt sida från att vara en låntagare som letar efter läsning, till en bibli-otekarie med ett öga på beståndet och det andra på omvärlden.

Uppdrag inför beståndsutvecklingNär jag numera bevakar den finska avdelningen är det inte längre av egenintresse utan hör samman med den år 2010 antagna lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk. En lag enligt vilken kommunerna bland annat ska främja användandet av mi-noritetsspråken. Till följd av denna lag kunde kommuner ansöka om att ingå i finskt förvaltningsområde, något som också Gävle anslöt sig till år 2012. Ett beslut som också ledde till att Stadsbib-lioteket i Gävle kunde få bidrag för att förnya sitt finskspråkiga bestånd. Hur många av de kommuner som blev finska förvalt-ningsområden passade på att söka bidrag för att förnya bestån-det på finska? Är det någon annan språkgrupp, där efterfrågan minskat, som fått se sitt bestånd krympa för att ge plats för de böcker som ska främja bevarandet av finska, romska, jiddisch, samiska eller meänkieli? Men det är klart att frågan om hur biblioteksbestånden har påverkats av strömmen av nya språk-

123

grupper endast är retorisk. Det intressanta är nog snarare hur biblioteken lägger upp strategier för att möta dessa förändringar i samhället. Eller vilka faktorer som tillåts påverka inköpen. Nå-got som också jag själv fick tillfälle att fundera över våren 2015, då jag och en grupp kollegor fick i uppdrag av biblioteksledningen att se över hur Gävle bibliotek arbetar med litteratur på andra språk. Uppdraget innebar att vi skulle undersöka hur biblioteken gick tillväga för att stimulera läsning och tillhandahålla litteratur oavsett publiceringsform för de prioriterade grupperna nationella minoriteter/annat modersmål än svenska. I uppdraget ingick också att definiera nuläget och utreda på vilket sätt vi kan uppnå målsättningen.

Analys av det mångspråkiga beståndet Gävle bibliotek, som består av ett stadsbibliotek, åtta filialer samt en lånestation, ger biblioteksservice åt kommunens ca 100 000 invånare av vilka ca 13 procent är födda utomlands. Biblioteket ingår i Helge som är ett samarbete mellan folkbibli-oteken i Hälsingland och Gästrikland. Som redan nämnts ingår Gävle i finskt förvaltningsområde, vilket innebär att kommu-nen särskilt bör värna om det finska språkets ställning. Det beräknas att ca 8 procent av invånarna har finsk anknytning vilket innebär att de är födda i Finland eller har en förälder eller mor- eller farförälder som är född i Finland. Svårare är det att uppskatta andelen kommuninvånare som hör till övriga nationella minoriteter eftersom Sverige av integritetsskäl inte registrerar etnisk tillhörighet. Däremot har Gävle i likhet med övriga svenska kommuner och i enlighet med minoritetslagen, skyldigheter gentemot samtliga nationella minoriteter, vilket också fastslås i bibliotekslagen (SFS 2013:801):

5 § Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt de nationella minoriteterna och personer som har annat modersmål än svenska, bland annat genom att erbjuda litteratur på

1. de nationella minoritetsspråken,

2. andra språk än de nationella minoritetsspråken och svenska, och

3. lättläst svenska.


Det första steget i uppdraget låg i att definiera utgångsläget, att se över i vilken uträckning de olika enheterna tillhandahål-ler böcker på annat språk än svenska, dvs. mångspråk.

Alla enheterna i Gävle bibliotek hade en egen budget och alla inköp skedde lokalt. Förutom medieplanen styrdes inköpen av efterfrågan. Det framgick att det fanns stora skillnader när det gäller satsningar på medier på mångspråk. Endast Stadsbiblio-teket och de större närbiblioteken, som återfinns i invandrartä-ta stadsdelar, köpte dessa medier. De uppskattade siffrorna över inköpen rörde sig mellan 5 och 15 procent av respektive enhets totala medieanslag.

De mindre enheterna som sade sig endast köpa lite eller inget, motiverade detta med att det varken fanns efterfrågan eller utrymme i budgeten. Om det uppstod behov kunde detta lösas genom att låna in en deposition. Det lades också vikt vid det flytande bestånd som tillämpades inom Helge-biblioteken vid tiden för utredningen, vilket innebär att en bok som beställ-des in på andra språk än svenska till biblioteket blev en del av beståndet tills ett annat bibliotek efterfrågade den. Det fanns också enheter som upplevde det som svårt att ha ett aktuellt bestånd eftersom språkgrupperna är föränderliga. Vilket språk ska man satsa på? En enda storläsande familj kan markant öka efterfrågan av ett visst språk.

Denna första ansats till att få en överblick över hur stor del av mediebudgeten som användes för inköp på andra språk gav dock inget tillfredsställande svar. Inget av biblioteken hade en öronmärkt budget för mångspråk och inte heller någon uttänkt strategi för hur dessa inköp skulle gå till. För att inte allt skulle stanna vid uppskattningar valde vi att i stället titta på andelen nyförvärv på mångspråk under 2014. Detta, som inkluderade medier på engelska, gav ett medianvärde på 2,9 procent, med en lägre percentil på 0 och en övre percentil på 19 procent. Detta ändrades kraftigt när vi räknade bort engelskspråkiga medier. Nu blev medianvärdet 0,6 procent och den högre percentilen minskade ner till 8,4 procent, vilket motsvarar 302 nyförvärv. Även om man bortser från att biblioteken inte satsar på varje språkgrupp – av de omkring 50 som finns representerade – utan bara fokuserar på de mest aktiva och efterfrågade, är andelen väldigt låg. Särskilt också när nyförvärvssiffran inbegriper varje enskilt nummer av en tidskrift på mångspråk vilket ger

125

en snedvriden bild. 8,4 procent låter kanske som en rimlig nivå men då får man fundera på hur spridningen av de utländska medierna ser ut när medianvärdet för nyförvärven ligger på 0,6 procent. Det är inte så bra, särskilt i en kommun där andelen födda i ett annat land än Sverige uppgår till omkring 13 procent.

En enhet med en liten budget har inte mycket utrymme för att bygga ett tillfredsställande bestånd av mångspråk. Har man inte tidigare mött detta behov på sitt bibliotek är motivationen kanske inte heller stor. För de enheter som väljer att lägga en del av sin mediebudget på mångspråk är uppgiften inte heller alldeles enkel, att veta vilka grupper man ska satsa på? Vad händer till exempel när den storläsande familjen som kraftigt höjt efterfrågan inom ett visst språk flyttar till en annan del av kommunen?

Planera för oväntad efterfrågan 2015 kom att visa sig intressant särskilt vad gäller bibliote-kens utbud och efterfrågan på mångspråk. Migrationsverket benämner 2015 som året för ”flyktingkrisen” vilket även Gävle bibliotek kunde erfara. En av de enheter som inte köpte in me-dier på andra språk än svenska fick se ett flyktingboende slå upp portarna på orten. En annan enhet där inköp gjorts i modesta mängder fick snabbt beställa depositioner när det stod klart att bl.a. skolans gymnastiksal skulle förvandlas till ett tillfälligt flyktingboende.

Alla förändringar som innebär en ökad efterfrågan av medier på andra språk än svenska är inte lika plötsliga. Många av dem som kom till Sverige efter att landet gick från att vara ett utvandrarland till ett invandrarland finns fortfarande kvar. En del av dem har övergått till att använda sig av medier på svens-ka. Men även hos dem som har bytt språk kan det dyka upp ett förnyat behov av medier på modersmålet, exempelvis hos dem som drabbats av demenssjukdomar och som till följd av detta förlorat sitt nya språk. Därtill finns de åtgärder som förespråkar språkrevitalisering av de nationella minoritetsspråken. Hur påverkas för övrigt mångspråksbeståndet när Migrationsverket stänger sina tillfälliga flyktingboenden? Efterfrågan kan med-föra ett större utbud, men ett inaktuellt utbud kan också leda till minskad efterfrågan. Att endast förlita sig till att de som talar


ett visst språk kommer in till biblioteket för att ”efterfråga” är inte att möta ett behov. Att möta behov handlar mer om att ha ett bestånd som hålls aktuellt. Det finns förändringar i sam-hället som inte kan förutses inför det kommande årets budget. Visst finns det möjligheter att låna in depositioner när man stöter på en oväntad efterfrågan, men borde man inte planera för att möta de behov som kan tänkas uppkomma? Detta kan ju göras genom att hålla ett öga på de språkgrupper som är repre-senterade i kommunen och respektive stadsdel.

Eftersom det visade sig att vi generellt uppskattade oss själva högt gällande hur stor del av budgeten vi lade ner på mångspråk, och de faktiska nyförvärven, gav gruppen som förslag att Gävle bibliotek skulle låta kostnaden för inköpen ligga på samma pro-centuella nivå som andelen invånare födda i annat land. Därtill föreslogs att inköpen skulle centraliseras för att underlätta för de olika enheterna. Förslagen som ledde till att biblioteken i Gävle tog ett beslut att öronmärka 13 procent av kommande budget för inköp på mångspråk samt att övergå till profilköp av mångspråk.

Samarbete kring centraliserade inköpHär tar Jakob Hedbom, bibliotekarie med inriktning mång- språkig litteratur, vid och följer upp med en beskrivning av den arbetsgång och de processer som föregick förändringsarbetet med att skapa ett mångspråkigt bestånd.

Beslutet att utöka vårt flerspråkiga bestånd utifrån Gävles invånare var både välkommet och något som inte förvånade mig, Jakob Hedman, speciellt mycket. Jag hade jobbat som mångspråksbibliotekarie på Gävle bibliotek i två år när beslutet kom. Tidigare hade jag jobbat mest med utåtriktad verksam-het som t.ex. språkkaféer och hade god förståelse för att vårt bibliotek och dess bestånd inte var där det borde vara. Jag var entusiastisk över att vara med i projektet och sjösätta det nya arbetssättet. Samtidigt, som alltid när man höjer ribban, infann sig även en del tvivel.

I Gävle bibliotek ingår nio bibliotek. Här hittar vi personal, mest bibliotekarier, med olika och lika synsätt vad gäller allt från val av strumpor, utbildningar, erfarenheter, vanor och styrkor till idéer. Tillsammans strömmar dessa strida bäckar

127

ihop till Gävle bibliotek med tillhörande bestånd. Denna orga-nisation strömmar i sin tur vidare ut i länen, till Helge-samar-betet som består av 40 bibliotek. Det som knyter ihop oss är vår gemensamma hemsida, men vi har olika personal, leveranser, befolkning, inköpspolicyer, efterfrågan, roliga kommunslogans, ritualer och färg på bussarna. Men främst av allt är det närmil-jöerna som skiljer sig åt och det är låntagarna som där ställer olika krav på biblioteken. Hur ska vi samarbeta över länsgrän-serna för att tillgodose att närmiljöerna har litteratur på rätt språk? Hur ska vi få koll på vilka språk som är aktuella för dem?

Samarbetet kring centraliserade och profilerade inköp organiserades till stor del utifrån den struktur som redan fanns inom biblioteksorganisationen i Gävle kommun. En arbets-grupp organiserade en inköpsordning som till synes var ända-målsenlig. Man såg till att lämna en buffert för uppföljning och förändring. I stora drag delades de nya profilerade inköpen in i olika budgetar och kundnummer hos BTJ, fast den så kallade profilen var den samma. Uppdelningarna var ”stadsbibliotek & närbibliotek” samt ”barn & vux”. Detta innebar i praktiken leveranser till flertalet avdelningar med följesedlar från olika kontonummer. Denna organisatoriska uppdelning var viktig av två anledningar. Den första är den klara uppdelningen mellan stads- och närbibliotek, där medieanslagen skiljer sig i propor-tion. Viktigare ändå angående detta var möjligheten att genom följesedlar tydligt avgöra vilka medier som skulle katalogiseras och placeras var, samt vems bord det skulle hamna på. Till en början fanns en legitim anledning till oro bland den personal som hanterade nyinkommet material. Enstaka fall som till vardags kan te sig förvirrande skulle bli ännu värre i och med inblandningen av en extern partner och nya leveranser som löpte parallellt med de ordinarie. Exempel på sådana fall kan vara parallellspråkiga böcker för barn som skulle till vuxen-avdelningens hyllor för nysvenskar, lättlästa titlar som köpts genom centraliserade inköp samt även genom traditionella kanaler som passar flera målgrupper på både barns och vuxnas avdelningar samt avgöranden om dubbeltitlar kommit rätt eller om det var ett fel från leverantörens sida. Undersökningar av andra biblioteks erfarenheter av centraliserade inköp visade att vissa bibliotek brottades med att många medier på andra språk än svenska och som saknade färdiga katalogposter blev kvar på


arbetsrummen under långa perioder. Utifrån den informatio-nen var det viktigt att rätt person fick rätt bok på sitt bord, att det var ”raka rör” från leverans till hylla. I katalogiseringsfrå-gan fanns det redan ett gott samarbete för liknande frågor inom Helge. Gävle biblioteks nya ingång i Libris löpte också parallellt med den nya satsningen på profilerade inköp. Som Librisbiblio-tek hade vi inte längre bibliografisk service (från BTJ), som i sin tur var avgörande för de centraliserade inköpens möjlighet att effektivt komma ut på hyllorna. Nya avtal slöts för att behålla bibliografisk service trots övergången till Librisbibliotek, och på så vis upplevde Gävle bibliotek få problem inom detta område. Det blev också viktigt att organisatoriskt tydliggöra stadsbiblio-tekets bredare uppdrag och större behov av media på olika språk jämfört med närbibliotekens uppdrag och behov och se till att det gavs utrymme för olikheter biblioteken emellan.

Identifiera språkbehovSpråkrådet har på nationell nivå gått ut med information och riktlinjer om hur myndigheter och offentliga institutioner ska uttrycka sig i text samt på vilka språk (Språkrådet, 2011). Beslu-tet att följa dessa riktlinjer har tagits på kommunal nivå i Gävle och är därmed relevant för Gävle bibliotek. Detta säger dock lite om vilka språkgrupper som finns i bibliotekens närområden, samtidigt som det brister i statistik över talade språk i land och kommun. Så hur tar man reda på det? Tidigare hade kollegor arbetat med omvärldsbevakning på olika sätt. Man hade bett BVC, lärare och olika organisationer om uppskattningar på hur stora andel de olika språkgrupperna utgjorde bland barn. Siffror från SCB:s befolkningsstatistik användes också som stöd för att ge en ungefärlig bild av hur fördelningen såg ut mellan de olika språkgrupperna i sin helhet. Den senaste uppskattningen gjor-des 2010. Vår arbetsgrupp bestämde att i stället ta del av den se-naste invånarstatistiken över Gävle kommun som erbjuds från SCB och använda den till att formulera en struktur som senare skulle utgöra vår profil hos BTJ. Planer gjordes för att undersö-ka andra resurser som kan finnas till hands, exempelvis att gå in i dialog med kollegor inom kommunen, såsom vuxenskolan, barnavårdscentraler och modersmålslärare. Även enklare kart-läggningar på plats i biblioteken och andra lokaler övervägdes.

129

Men en stor befintlig arbetsbörda och bristande resurser gjorde att vi i huvudsak fick använda oss av SCB:s siffror. Vi hade gärna sett möjligheten att få diskutera liknande arbete och bevakning med kollegor i andra kommuner och biblioteksorganisationer genom olika expertnätverk hos Svensk biblioteksförening, till exempel expertnätverket för folkbibliotekens arbete med mångspråk och nyanlända. Det hade även varit nyttigt att ta del av olika studier, dels från biblioteksorganisationer (Fors och Murray, 2016), dels undersökningar om talade språk i Sverige (Parkvall, 2015) och särskilt ett pågående projekt på Biblioteks-högskolan i Borås, Bibliotekens arbete med och för nyanlända: teori-, ideologi- och intressedrivna utgångspunkter för stöd och inspiration33. Skolverkets statistik över modersmål hade också varit intressant att undersöka. Nu blev det mer av en kortare omvärldskoll snarare än en gedigen omvärldsanalys som biblio-teksorganisationen hade kunnat dra nytta av i längden.

Att utgå från SCB:s statistik i utformningen av Gävle bibli-oteks nya profil var enkelt men inte problemfritt. SCB:s siffror anger antal utrikes födda samt hemland för registrerade med-borgare. Men det finns problem med att göra en koppling mellan hemland och (ett) talat modersmål eftersom det blir minst sagt oprecist. Här finns en flersidig problematik som vi fick förhålla oss till. En huvudsaklig problematik inom detta utgör kärnan i mångspråksvärlden. Centralt här är kopplingen mellan moders-mål och hemland, vilket inte är mycket till koppling alls. Språk som kurdiska, assyriska eller syrianska och flertalet minori-tetsspråk är goda exempel på språk som suddar ut likhetsteck-net mellan hemlandets officiella språk och relevant talat språk. Problemet är med andra ord en osäkerhetsfaktor kring vilka språk som är aktuella trots statistiska underlag. Det fanns fler aspekter av problematiken som arbetsgruppen försökte förhålla sig till i sina val. De så kallade världsspråken eller de formella FN-språken – arabiska, engelska, franska, kinesiska, ryska och spanska – talas i många världsdelar. Detta är språk som har skiftande status världen över, dels som officiellt språk, dels som skol-, kolonial-, och liturgiskt språk och de har därför många andraspråkstalare (exempelvis Koranen som oftast läses på

33 http://www.hb.se/Forskning/Projekt/Bibliotekens-arbete-med-och-for-nyanlanda-teori--ideolo-gi--och-intressedrivna-utgangspunkter/#presentation.


arabiska oavsett modersmål eller land, språket har likt latinet en hög religiös status). En faktor som inte täcks av SCB:s statis-tik i det här fallet. Liknande faktorer finns även inom språken grekiska och italienska – språk som blivit aktuella för många nysvenskar på deras väg till Sverige och inte alltför sällan därför efterfrågas på våra bibliotek. Det fördes även en kortare diskussion om skillnaderna mellan att tala ett språk och läsa det. Under Gävle biblioteks tidigare medborgardialoger kom det förslag från yngre besökare som talade sitt modersmål men inte kunde skriva eller läsa det, och därför önskade använda biblio-tekets lokaler för att lära ut modersmålet till dem som önskade delta. Detta var ett av flera lokala exempel på en fråga som är relevant när vi undersöker vad vi menar med talat språk och när man räknas som talare av ett språk. Mikael Parkvall (2016) ställer upp ett liknande exempel kring beräkningsgrunder där ca 50 000 svenskar räknas ha engelska som modersmål medan 89 procent av befolkningen däremot ser sig som engelsktalande. I Gävles fall med centraliserade inköp var dessa exempel rele-vanta då det ytterligare visar på hur det statistiska underlaget kastar mer skugga än ljus rörande vilka språk som är aktuella när vi köper in medier till biblioteken i Gävle kommun. Dessut-om fanns det ytterligare en problematik med statistiken. Under våren 2016 fanns det endast siffror fram till hösten 2015 och alltså var den största förändringen på länge inte representerad bland våra siffror!

Sammanfattningsvis kan man säga att arbetsgruppens om-världsbevakning blev begränsad till SCB:s invånarstatistik, ett inte helt problemfritt synande av vår omvärld som kan liknas vid att kika genom ett nyckelhål. Det finns säkert ytterligare faktorer i vår omgivning som en kan ana inte finns represen-terade i underlaget vi använde oss av beroende på att det finns människor i bibliotekens omvärld som inte är representerade bland SCB:s siffror av olika anledningar.

Språken i kategorier Vi hade en önskan om att vår inköpsprofil skulle återspegla när-miljön runt våra bibliotek. Eller åt andra hållet, att beståndet och vår omvärld skulle befinna sig i samma värld.

I BTJ:s profiltjänst utformades vår profil så att den synkar mot

131

språkgrupperna i Gävle kommun och deras fördelning. Detta säk-rades främst via ett fortsatt arbete med profilen under årets gång.

Det krävdes ett pragmatiskt förhållningssätt av arbetsgrup-pen för att arbeta mot det övergripande målet att öka det utländ-ska beståndet. Med en buffert för förändring och uppföljnings-arbete skapades en första profil hos BTJ, formulerad utifrån det underlag som fanns till hands (beskrivet i avsnittet ovanför). Finska, engelska och minoritetsspråken plockades bort då det köps in via traditionella kanaler. Kategorin topp fem och kate-gori ”andra stora språk” baserades på statistiskt underlag från SCB och kategorierna ”skolspråk” och ”övriga språk” baserades på andra faktorer som skolspråk i kommunen och redan befint-liga bestånd och samarbeten. Inom varje kategori finns detal-jer och riktlinjer som vi utesluter i denna beskrivning. Bilden nedanför illustrerar den första profilen och budgetfördelningen mellan kategorierna för språkgrupperna. Den modifierades senare efter enheternas behov.

Topp fem består i storleksordning av: arabiska, somaliska, persiska, tigrinja och kurdiska.

Skolspråk består av: tyska, franska, spanska, italienska och ryska.

Andra stora språk består i storleksordning av: pashto, dari, thai, polska, rumänska, turkiska, norska, danska, kinesiska, hindi, grekiska, ukrainska, ungerska, serbiska, kroatiska, amhariska, arameiska språk, turkmenska, bulgariska, litauiska, lettiska, estniska och georgiska.


Övriga språk består av: isländska, nederländska, portugisiska, ukrainska, tjeckiska, slovakiska, slovenska, azerbajdzjanska, armenska, katalanska, albanska, makedonska, nordsotho, susu, swahili, wolof, zulu, gujarati, bengali, nepali, tamil, vietname-siska, burmesiska, koreanska, singalesiska, tibetanska, uzbe-kiska, japanska, tagalog och urdu.

Lättläst: Lättläst svenska

Mätning och uppföljning Elina och Jakob avslutar tillsammans med att berätta om uppföljningen och utvärderingen av projektet.

Våren 2017, nio månader efter att den första boken från centraliserade inköp levererats, gjordes den första mätningen och resultaten är främst positiva. I stort är profilköp en fram-gång med det huvudsakliga målet i sikte: vi har ett ökat inköp av relevant mångspråkigt bestånd. Samtidigt visade uppföljningen även på ökat utlån på de signum som var prioriterade inom hela organisationen, dock med varierande resultat på olika bibliotek och avdelningar. Exempelvis en liten minskning av utlån på barn & unga men med uppgång av lån på vuxenavdelningen. Här ser vi främst på vår kategori topp fem, arabiska, somaliska, persiska, tigrinja och kurdiska, när vi mäter, då det är vår huvudsakliga satsning och det vi ser som mest relevant utifrån de språkgrup-per vi möter dagligen i vår verksamhet. Bilderna nedanför visar beståndet och utlåningen av skönlitteratur på dessa språk.

133

Flera faktorer kan dock räknas in i dessa mätningar som trots allt täcker en kort period på nio månader, där även mycket gallringsarbete skett och fler faktorer än inköp kan påverka utlåningsstatistiken.

En mätning av det totala antalet utländska titlar i hela Gävle biblioteks bestånd visar att budgeten i stort sett har dubblerats, mängden nyinköp har ökat markant jämfört med tidigare år, antalet levererade titlar är långt fler och knappt jämförbart med mängden leveranser inom samma tidsperiod inköpen centra-liserades. Sett till helheten är ökningen knappt några promille (0,03 %) efter denna korta tidsperiod men de mest behövande hyllorna har fått en välkommen utökning. Trots nyförvärv av hundratals titlar och goda ställningstaganden kommer det nog ta tid innan det mångspråkiga beståndets expansion närmar sig 13,8 procent och Gävle bibliotek på den punkten bättre reflekte-rar sin omvärld.

Trots att arbetsgruppen tidigt identifierade skillnaderna mellan biblioteken hade det någonstans i processen blivit så att alla bibliotek i stort sett hade identiska profiler hos BTJ. För närbiblioteken blev kategorin ”övriga stora språk” problematisk då några för dem aktuella språken precis missat en placering i kategorin ”topp fem” och i stället hamnat här, exempelvis dari, thai, pashto och turkiska. Problemet var att Stadsbibliotekets i ett annat sammanhang knuffat in språk i denna kategori som inte hade en lika tydlig relevans för stadsdelarnas befolkning. Detta grundade sig i ett behov av nytt bestånd på språk som


efterfrågades av individer i polisens häkte samt kriminalvår-dens anstalt i staden. Ett samarbete mellan stadsbibliotekets fängelsebibliotekarie och kriminalvården fick till följd att pro-filen ändrades något, så att den inte enbart baserades på vilka språkgrupper som är bosatta i närbibliotekens närområden. Då profilen av misstag var densamma för alla började det därige-nom dyka upp en del språk hos närbiblioteken som direkt stack ut och flertalet frågetecken dök upp angående centraliserade inköp och hur det egentligen organiserats. Under arbetet med att justera hur man organiserar de centraliserade inköpen blev det därför av stor vikt att inte bara se till hur och var medierna levererades utan även att biblioteken hade skilda profiler anpas-sade efter den egna organisationen.

Bristen på utbud är ett problem. Det gäller särskilt för språ-ken somaliska och tigrinja som gavs samma status och budget som resterande språk i ”topp fem”-kategorin. I efterhand blev de ojämnlika förutsättningarna synliga i utbudet för språken i denna kategori. Det råder olika förhållanden och förutsätt-ningar när det kommer till tryck- och yttrandefrihet i de olika regionerna där språken talas, vilket påverkar utbudet och hur leverantörer inom Sverige kan hantera det. Beståndet för samtliga språk utökades utom för just somaliska och tigrinja som inte kom upp till samma nivå som övriga språk. Att det helt enkelt inte finns mer att köpa in är ett problem som inte kommer att lösas i Bibliotekssverige i första hand. Vi identifierade även problem i vår egen budgetering och leverantörens utbud gene-rellt. Till exempel fanns en sidopott för inköpsförslag utanför de centraliserade inköpen. Mot årets slut såg vi att den potten var i princip orörd. Ungefär samtidigt kontaktades vi av BTJ med information om att en del av anslaget skulle bli kvar då de inte kunde leverera för den mängden pengar, det fanns helt enkelt inte titlar nog. Detta löstes inom kort och den första justeringen var att sänka anslaget för profilen och slå ihop inköpsförslags- potten med dessa lösgjorda medel. Dessa pengar går nu i stället till nya relevanta satsningar utanför centraliserade inköp. Detta är främst för att vi ser ett behov av att budgeterade medel läggs i relevanta och styrda satsningar på olika delar av mång- språksbeståndet. Dessa styrda satsningar riktar sig främst mot att täcka upp på den efterfrågan som finns på språk utanför profilen och att förnya ett slitet bestånd av lexikon, språkkurser,

135

enklare romaner (inte lättläst) och annat material som är rele-vant i mångspråksfrågor. I framtiden kan dessa medel användas för att täcka kostnaden för att erbjuda dator med relevanta databaser och digitalt material.

Andra ändringar har varit ett tydligare särskiljande mellan stads- och närbibliotekens profiler samt justeringar av den procentuella fördelningen mellan de olika kategorierna, främst kategorierna ”topp fem” och ”skolspråk”. Skolspråk är inte lika prioriterade som andra kategorier och vi såg i våra mätningar att det till vissa avdelningar levererats mer skolspråk än önskat och därmed mindre av den huvudsakliga satsningen på ”topp fem”. Se följande exempel från Stadsbibliotekets barnavdelning där ”topp fem” utgjordes av 34 procent istället för önskade 50 procent, och ”skolspråk” av 40 procent istället för önskade 20 procent.

Framgång och insikter med profiltjänstProjektet med inköp via profiltjänst utvärderades nyligen och fortsätter minst ett år till, projektet ingår i en större satsning som fortsätter i flera former. Arbetsuppgifter, ansvar och ruti-ner har förskjutits i olika sammanhang och även om resultatet till synes spretar så har det så här långt varit en framgång. Det har gått för kort tid för att med säkerhet påvisa samband mellan centraliserade inköp, Gävle biblioteks förändringar i beståndet och exempelvis utlån. Sammanfattningsvis pekar utrednings-resultaten på:


• Rejäl ökning av antalet nyförvärv på relevanta språk.

• Ett lyft för andra mångspråksfrågor t. ex. hur beståndet exponeras i våra lokaler, omplaceringar och gallringar.

• Relevans för framtida arbete med ny medieplan.

• Praktiska hinder för en precis omvärldsbevakning.

• Fördelningen mellan kategorier och språk behöver följas upp kontinuerligt.

• Gävle biblioteks vilja och mål för inköp har ibland varit högre än utbudet på mångspråk.

• Kommunikativa utmaningar som en följd av övergången till gemensamma inköp och ny extern part.

Alla bibliotek har fått ett utökat bestånd av böcker på andra språk än svenska. På vissa bibliotek har helt nya bestånd byggts medan det på andra har skett en utökning eller ersättning av redan befintliga medier. Vi tillhandahåller och erbjuder medier på alla språk som det finns behov för. På varje enskilt bibliotek finns dock inte allt, det är omöjligt. På hyllorna idag ser man mest det som står utanför profilköpen: engelska och finska böcker, tätt följt av arabiska. Skillnaden syns nog däremot mest för dem som språken är aktuella för. De som läser något av språken vi tillhandahåller märker nog att många hyllor expan-derats och fräschats upp. De barn och vuxna som besöker våra närbibliotek behöver inte lika ofta reservera eller fjärrlåna. Ju längre projektet fortgår, desto mer kommer våra biblioteksrum att förändras och ändra karaktär. På Stadsbiblioteket har det mångspråkiga beståndet en central plats i rummet där det syns och exponeras tydligt. Projektet har påverkat inte bara vad som står på hyllorna utan även det övergripande arbetet med gallring och exponering.

Det blev till slut en rätt okomplicerad profil och frågan är hur väl den egentligen representerar Gävles invånare. Idag har biblioteken mer individuella profiler och satsningen har snart ett år på nacken med några framgångar bakom sig och förhopp-ningsvis fler framför sig. Arbetet innebar en del nya logistiska utmaningar kring arbetsuppgifter som leveranshantering, och det nya samarbetet med BTJ innefattade centraliserade inköp

137

men även ett fortsatt avtal för bibliografisk service då profilin-köpen inte hade fungerat utan det. Den nya sammankopplingen av bibliotekens mångspråkiga inköp innebar arbete som tog tid, bl.a. på grund av frågetecken kring fakturor, leveranser, vem som gör vad med vilka språk och svårigheter att ibland svara på varför en bok landade på ett bibliotek och inte ett annat. Det har ibland varit svårt att ge bra svar kring enstaka titlar, något som tidigare varit självklart. Kring mångspråk har arbetsgång-en och omvärldsbevakningen förskjutits från att ha skötts av enstaka kollegor på olika enheter till ett nytt och övergripande samarbete med en extern partner i BTJ.

I det framtida arbetet med omvärldsbevakning krävs ett mer gediget arbete för att få till stånd en god kännedom om språk-grupperna i Gävle kommun. Utöver SCB:s framtida förteckning över medborgares ursprungsland så kan det vara relevant att se på Skolverkets data över modersmålstalare. Detta är begränsat till grundskoleelever men kan komplettera bilden av invånar-statistiken. Utöver det ser vi behovet av kontakter med kollegor från andra förvaltningar inom kommunen som kan komplettera den stora bilden ytterligare. Gävle bibliotek har redan en nära kontakt med olika språkgrupper inom kommunen och mer arbete kommer att göras där. Det är dock inte helt problemfritt att förlita sig på de uppskattade sammanställningarna som producerats i brist på uttömmande officiell statistik.

En naturlig fortsättning på detta projekt är att låta det nya beståndet utgöra grunden för redan befintliga verksamheter. Vi ser att det mångspråkiga beståndet läses och lånas men det behöver integreras i resten av verksamheten. Då tänker vi först och främst på läsfrämjande aktiviteter och program.

Aktivt arbete för att hantera snabba förändringarNär Gävle bibliotek började denna satsning på medier på andra språk än svenska var det flyktingströmmen från Syrien som syntes mest i medier och samhälle. Då krävdes snabba förändringar i form av tillfälliga flyktingboenden men också förändringar av biblioteksbestånden. Denna ström är en av flera anledningar till varför arabiskan idag toppar vår lista av topp fem-lista. Vid tiden för arbetskraftsinvandringen skulle en topplista i stället ha bestått av språken finska, jugoslaviska och


turkiska. Vi ser ett starkt behov av att Gävle bibliotek fortsätt-ningsvis arbetar aktivt med att styra inköpen för att bättre möta framtida behov och anpassa verksamheten inför kom-mande oundvikliga, snabba förändringar.

Referenser• Språklagen i praktiken, Språkrådet (2011). Riktlinjer för

tillämpning av språklagen.

• Parkvall, Mikael (2015) Sveriges språk i siffror: vilka språk talas och av hur många? Stockholm: Språkrådet: 2015. ISBN: 9789198092271.

• Parkvall, Mikael (2016) Här var det mångfald! Stockholm: Språk-tidningen, april 2016.Finns online: http://spraktidningen.se/ artiklar/2016/03/har-var-det-mangfald.

• Fors, Gunilla & Sofia Murray (2016) Digitala tjänster i en mång- språkig kontext: En studie med fokus på Bibblan svarar och möjlig-heterna att erbjuda digitala bibliotekstjänster på mångspråk och/eller lättläst svenska. Malmö stadsbibliotek, Malmö, 2016. Finns online: http://www.kb.se/dokument/Samverkan/Rapport%20Malm%C3%B6%20Stadsbib%20Bibblan%20svarar%20och%20m%C3%A5ngspr%C3%A5k%20just170222.pdf .

http://www.sprakochfolkminnen.se/om-oss/publikationer/institutets-publikationer/sprak-och-samhalle/2016-09-14-spraklagen-i-praktiken---riktlinjer-for-tillampning-av-spraklagen.html

http://spraktidningen.se/artiklar/2016/03/har-var-det-mangfald

http://spraktidningen.se/artiklar/2016/03/har-var-det-mangfald

http://www.kb.se/dokument/Samverkan/Rapport%20Malm%C3%B6%20Stadsbib%20Bibblan%20svarar%20och%20m%C3%A5ngspr%C3%A5k%20just170222.pdf



139

Reflektion, struktur och kollegialt lärandeTommy Bildström

Precis som i vårt arbete med integration och verksamhets-utveckling på folkbiblioteken så krävs det motsvarande reflektion och struktur för arbetet med litteraturen och kulturen. Omvärldsbevakningen behöver bli en lärande pro-cess där man tar hjälp av det kollegiala lärandet, särskilt i en tid när förändringar sker blixtsnabbt.

Ett hjälpmedel för utvecklingsarbeteOmvärldsbevakning, organisationslärande, uppdatering av trender och relationer är terminologi som oftast förknippas med företag, gärna företagsekonomi, och det skär sig lite med folkbibliotekens självbild. Ändå finns det mycket att fundera kring när det gäller hur vi ska planera vår framtid. I det infor-mationslandskap vi nu befinner oss i krävs det att man blir duk-tigare på att värdera informationen för att kunna förutse både möjligheter och risker. Detta gäller i synnerhet om man jobbar med verksamhetsutveckling men omvärldsbevakning är något som sker på flera plan inom folkbiblioteken. Det är viktigt att ge samma omsorg kring omvärldsbevakningen när det gäller kul-tur och litteratur. Omvärldsbevakning och omvärldsanalys är något som kräver tid och reflektion och en tydlig formalisering.

På folkbiblioteken är det kanske i vårt demokratiska uppdrag och i verksamhetsutvecklingen som man oftast använder sig av den här terminologin. Det säger sig självt att vårt demokratiska uppdrag kräver att bibliotekarierna är väl insatta och lyhörda för samhällsförändringar. Som kultur- och bibliotekschef är omvärldsanalysen A och O. De små biblioteksfilialerna är alltid ifrågasatta och självbilden hos folkbiblioteken är också i gung-ning. Utmaningen är att göra välgrundade bedömningar av hur utvecklingen fortskrider och hur det påverkar de olika biblio-tekstyperna. Ett litet bibliotek är känsligare för ekonomiska svängningar i kommunen, det är viktigt att ha en bibliotekschef som förstår skillnaden mellan omvärldsbevakning och om-världsanalys och att den dessutom påverkar de olika biblioteks-typerna på olika sätt.


Som bibliotekschef så har man ett stort ansvar i att driva debatten om bibliotekens utveckling, för detta krävs det att man har en stadig grund att stå på när man stämmer av nya metoder med bibliotekets normer och värderingar. Inte minst blir detta påtagligt när man ska argumentera för kulturen som något som ska bidra till kommunens ekonomi eller tala om våra mjuka värderingar i företagsekonomiska termer. För kultur- och bibliotekschefen är omvärldsbevakningen ett hjälpmedel för utvecklingsarbetet. Som de flesta i den positionen upptäcker så kommer man förr eller senare i en situation där bibliotekets (eller filialens) vara eller icke vara ska motiveras av kvantifier-bara metoder. En måttstock på hur viktigt biblioteket är bör vara vad biblioteket betyder för samhället snarare än statistik. En bra biblioteksverksamhet med starkt stöd hos allmänheten är svår att rubba, det visar sig när hot om nedläggning besvaras av insändare, upprop på sociala medier och namnunderskrifter. Det är alltså viktigt med omvärldsbevakning och att man arbe-tat aktivt efter den analys som visat på samhällets behov för att kunna dra fördel av de positiva reaktionerna som blir följden av detta. Men för att komma dithän så krävs också att man vågar tänka kring termer som omvärldsbevakning och aktivt jobba i takt med samhället och allmänhetens krav. Delaktigheten på biblioteket blir både vår skyldighet och vårt skydd.

Själv vill jag gärna se att biblioteken tar steget mot att aktivt delta i samhällsutvecklingen, i och med vårt demokratiuppdrag så tar vi ställning för demokrati och per definition är vi inte helt neutrala. Litteraturens och kulturens funktion som stöttepe-lare till de i samhällets utkant förtjänar ett mer aktivt utåtrik-tat biblioteksarbete och därför också ett breddat begrepp på omvärldsbevakning.

En lärande processEtt bibliotek som är till för alla måste ha en bredd och snappa upp medborgaraktivitet och särskilda gruppers intressen såväl som att analysera vilka som kan tänkas saknas på biblioteket samt varför. Det är därför viktigt att tid avsätts till detta. Att vara insatt i sitt ämne men samtidigt lyhörd för besökarna tror jag är självklart för de flesta bibliotek. Man måste aktivt jobba för att följa med sin tid, särskilt i en tid när förändringen sker

141

blixtsnabbt. Omvärldsbevakningen behöver därför bli en läran-de process. Ofta är den ganska automatiserad och därför kan det vara bra att stanna upp och ge sig tid till reflektion. Det är inte alltid man ser samma tydliga koppling i vårt vardagliga arbete med kultur och litteratur som med verksamhetsutveckling men det är lika viktigt att ge tid och tanke till omvärldsbevakningen av de olika kulturyttringarna i samhället. Omvärldsanalysen kan visa på problem som att något saknas eller att man behöver förstärka något, och i den bästa av världar kan man ta hjälp av det kollegiala lärandet.

I vårt arbete med integration blev behovet av omvärldsbevak-ningen mycket tydligt. För att göra ett bra jobb var vi tvungna att jobba aktivt för att få de nyanlända delaktiga i biblioteks-verksamheten. Ett resultat av analysen blev också att vi var tvungna att söka externa medel för arbetet med ytterligare omvärldsbevakning för att tillgodose våra kunskaper kring språk och litteratur. Samma arbetssätt går att applicera på vår kulturverksamhet med författarbesök, föreställningar, utställ-ningsverksamhet, samarrangemang med föreläsningar samt aktiviteter för barn och unga. Man bör inte rädas för att om-världsbevakningen ska visa att något saknas, en biblioteksplan som uttryckligen säger att man ska jobba mot den prioriterade målgruppen unga men som till största delen riktar sig mot äldre visar i alla fall på ett möjligt utvecklingsområde. När vi jobbade med integration så var det tydligt att biblioteket saknade en viss kompetens i språk och kunskap om olika kulturer. Skulle samma slutsats inom vårt arbete inom kulturen eller litteratu-ren vara annorlunda? Skulle vi behöva ta ställning till huruvida man skulle vara tvungen att anställa andra yrkeskompetenser eller bibliotekarier från andra kultursfärer?

Vad vår omvärldsbevakning också visade på var att just spel-kulturen stod i fokus hos ungdomarna. Det visade sig också att de intermediala knutpunkterna där böcker om spel, berättelser om spel, fanfiction, lajvande och serier gav möjlighet till nytt en-gagemang och delaktighet i biblioteket med en utökad bredd på biblioteket som resultat. Vinsten med ett involverande kulturliv innebär att fler människor blir delaktiga i biblioteksverksam-heten och samarbetsformer mellan skola, museum och andra aktörer, som man knappt tänkt på, blomstrar.


Strukturerat samarbeteKulturen är en naturlig del av idélivet, medborgaraktiviteten och tankelivet i kommunen. Det sker en ständig omvärldsbe-vakning där man tillsammans i arbetsgruppen fångar och be-skriver de samhällsförändringar som är relevanta för just vårt bibliotek. Det är också viktigt att man analyserar och försöker förstå och förklara varför och på vilket sätt denna samhällsför-ändring sker. Om omvärldsbevakningen sker alltför automati-serat är risken att den blir alltför individbaserad. På ett mindre bibliotek så kan en engagerad och duktig bibliotekaries syn på hur omvärlden ska uppfattas och avkodas lätt bli ganska domi-nerande. Man sitter (oftast) själv med sin arbetsuppgift men an-svaret på omvärldsbevakning måste ligga på samtliga medarbe-tare. Denna problematik kan man motarbeta med bättre verktyg för att strukturera den professionella dialogen. Att samarbeta mellan biblioteken blir då extra viktigt. Jag tror att folkbibliote-ken måste prioritera plattformar för det kollegiala lärandet. Det behövs ett strukturerat samarbete inte bara för omvärldsbe-vakningen utan för att ta sig an de utmaningar som vi står inför. Att ha en plattform som möjliggör att de nya metoderna som vi arbetar fram sprids och utvärderas är ett måste om vi inte ska jobba som små enskilda öar. Vi som skapar förutsättningarna för pedagogiskt arbete på biblioteket vill att kollegialitet ska ha möjlighet att både stödja och ge återkoppling, inte bara på re-sultatet, utan också i arbetsprocessen. En utvärdering kommer också att ställa vissa krav på oss som bibliotekarier och jag tror att vi behöver detta. En rutin där alla är delaktiga i arbetet och där utrymme för reflektioner formaliseras tror jag skulle vara nyttigt för många bibliotek.

Omvärldsbevakning behöver planeras strategisktEgentligen är det ganska självklart att det krävs en ganska intensiv omvärldsbevakning om man ska ha en stor bredd och tillhandahålla kvalitetskultur på biblioteken. Själv så jobbar jag med barn- och ungdomslitteratur och det förväntas att jag ska hålla mig uppdaterad i trender och svängningar. Detta finns det sällan någon arbetstid till på de små biblioteken. Att inte ha dedikerad arbetstid för läsning är egentligen galenskap. Läsning som sker efter eget intresse blir alltför individbaserad.

143

Faktum är att vi bibliotekarier är en väldigt homogen grupp. När vår boksamling ska spegla en bredd så önskar jag ibland att både programverksamhet och personal följde samma logik men det är inte alls självklart.

När det gäller den utåtriktade kulturförmedlande verksam-heten så skulle man önska att det fanns fler manliga förebilder, men även när det gäller den mångspråkiga biblioteksverksam-heten tror jag att många känner att personalen inte speglar samhället. Frågan vi måste ställa oss är om vi även riskerar att vi under rekrytering fiskar i samma kulturella damm? När det gäller själva läsningen så kan vi som jobbar välja att aktivt kompetensutvecklas och jobba mot att utveckla en bredd. För det krävs också en strategiskt planerad läsning, och en betald sådan. Risken blir annars att enskilda individer koncentrerar kompetensen till några få bibliotek. Ibland möter man dessa ”expertbibliotekarier” som drivs av beundransvärt engagemang och drivkraft, men om man ska sprida bredden på biblioteken så krävs en strategisk plan och översikt och en målsättning att bredda litteraturen och nå alla målgrupper.

Få krav ställs också på den duktiga ungdomsbibliotekarien som läser ungdomslitteratur på fritiden, men avsaknad av krav hämmar också den personliga och litterära utvecklingen. Krav är inte av ondo, även om få av oss vill ha större krav på oss själva. Men för att man ska ställa dessa krav krävs också att vi läser och kompetensutvecklas på vår arbetstid, att det inte ska krävas att vi ska göra det på vår fritid. En strategisk plan som till viss del styr läsningen är högst beroende av både omvärldsbevak-ning och analys. För detta krävs avsatt tid, och här bör vi vara tydliga. Ett folkbibliotek som inte står upp för sitt arbete med läsning och kultur saknar självförtroende. Precis som i vårt arbete med integration och verksamhetsutveckling, krävs det motsvarande reflektion och struktur för arbetet med litteratu-ren samt kulturen.

Utveckla efterfrågad expertkompetensI praktiken så utvecklar man trick och metoder för att kunna sköta sin omvärldsbevakning på ett tidseffektivt sätt. Mycket får man gratis om man aktivt jobbar för ett tydligare deltagande på biblioteket. Induktiva kvalitativa studier i små grupper har


jag funnit vara både tidseffektiva och intressanta. Under ett av barnens ”kulturråd” på vår filial i Hällnäs hade jag noterat att jag fått pluspoäng för den kvalificerade bevakningen av serier och spel men minuspoäng för egen delaktighet och debatt. Det är inte helt ovanligt att man från användarnas sida faktiskt vill ha kulturell expertis och biblioteksguidade samtal i kulturella arrangemang. När man experimenterar lite kring olika kul-turyttringar ligger det nära till hands att man överlämnar för mycket åt ungdomarna eller arrangörerna. Det är viktigt att komma ihåg att den expertkompetens som omvärldsbevak-ningen skapar får ett värde i sig. En bibliotekarie som aktivt omvärldsbevakar kompetensutvecklas och den expertkompe-tensen får ett stort värde för låntagarna. Att ta tillvara på detta värde och sprida det är den stora vinsten när man arbetar med kollegialt lärande. Har man inte plattformarna finns risken att enskilda individer koncentrerar kompetensen, är arbetet i pro-jektform finns risk att vinsterna av projektet stannar i biblio-tekets dokumentation. För små bibliotek så är risken dessutom stor att expertkompetensen lämnar det mindre biblioteket om den efterfrågas av ett större bibliotek.

Att ge praktiska förslag på omvärldsbevakning som ofta sker naturligt kan kännas lite konstlat, men med en tydlig ingång mot barn och unga så fick jag möjligheten att reflektera lite både över gamla och nya metoder. Som nyanställd bibliotekarie fick jag rådet att följa Nyhetsmorgon på tv för att få tips på trendan-de böcker. Men lika självklart som det är att följa Nyhetsmorgon så är det för mig, som barnbibliotekarie, att följa barnprogram-men och spela tv-spelen. Nu menar jag inte i någon stor skala men att sätta sig ner framför Cartoon network en halvtimme ger insikter. För mig som jobbar med barn och barnlitteratur är det viktigt att ta avstamp i barnens egen kultur, våga se och analysera tecknat på tv och faktiskt läsa de böcker som barnen lånar och inte rädas för den svärta som dyker upp i barnlittera-turen eller i medierna.

Använda aktuell forskningEn annan enkel praktisk form av omvärldsbevakning är att ta till sig den forskning som vi ska förhålla oss till. Enligt Sta-tens medieråds undersökning ” Ungar & medier 2015” så har

145

87 procent av alla mellan 9 och 16 år tillgång till stationära spelkonsoler i hemmet. En dedikerad spelkonsol innebär ett intresse för spelkulturen utöver det man kommer i kontakt med på telefonen och datorn. Givetvis är det viktigt för oss som jobbar på biblioteket att ta tillvara på ungdomarnas kulturin-tresse även för det nya mediet. Drömmar om att kunna uttrycka sig med de konstnärliga metoderna som de digitala medierna ger behöver också stärkas. De socioekonomiska och etniska faktorerna begränsar ungdomarnas möjlighet till delaktighet och biblioteket har en naturlig roll att fylla. Även spelmediet är del av ett kulturkapital. Alla borde få möjlighet att utforska sitt eget förhållande till kulturen, att få ta del av konstnärliga me-toder och uttryckssätt, och att själv får vara kreativt delaktig. Detta skapar ett kapital som man senare har stor användning av i livet och som samhällsmedborgare. Att tänka självständigt och kritiskt kring ett medium som är så ungt, där uttryckssät-ten är så varierade och där nya genrer kan uppstå över en natt är livsviktigt för den kulturintresserade ungdomen, en av våra prioriterade målgrupper. Ändå är det vanligare att man på biblioteken har dubbelt så många feng shui-böcker än böcker om spel och spelkultur. Även de bibliotek som tillhandahåller spel på biblioteket brukar sakna böcker om dem. Delvis beror det på att det inte finns så många på svenska men också på grund av att man fallerar i omvärldsbevakningen med resultatet att spelen känns mer som en lockvara än en kulturform som biblioteken verkligen stöttar. Bibliotekens roll bör i första hand vara att omfamna kulturen och att jobba med arrangemang och littera-tur, i andra hand utlåning av spel som fortfarande dras med ett stort tillgänglighetsproblem. Alla har inte råd med en spelkon-sol, många har inte ens uppkoppling och är åsidosatta och inte delaktiga i den kulturform som är i särklass den viktigaste för deras generation.

Känns omvärldsbevakning kring detta område främmande så kan ett praktiskt tips vara att besöka serie- och spelmässor. Där finns litteratur, möjligheter att finna nya samarbetspartner men framför allt får man träffa kulturengagerade människor som brinner för sin kultur. I Västerbotten engagerar spel- och seriemässan Nordsken i Skellefteå både kulturutövare och föreläsare och har även öppnat upp för biblioteksträffar under mässdagarna.


Vad konsumerar barnen?När det gäller just barnens kultur så har den en unik aspekt. Det är sällan barnen själva som skapar kulturen utan det är vi vuxna som skapar den åt dem, och särskilt i barnens fall så kan det vara intressant att titta på konsumtionen och försöka analy-sera vad den beror på. Jag som i själ och hjärta tror på kulturens kraft, att den säger oss någonting och att den speglar ett behov, frågar mig varför vi ser mörkare och mognare berättelser inom ungdomslitteraturen. Dystopier är särskilt populära, berättel-ser om ungdomar som blir hetsade av vuxenvärlden att slåss för sin överlevnad speglar den verklighet som ungdomarna möter när de kommer ut på arbetsmarknaden. Trenden med böcker om psykisk ohälsa och skräck tror jag också svarar på ett behov.

Behov uppstår aldrig utan grund och att därför inte låta barn välja sin egen kultur tillintetgör syftet med kulturen som ett hjälpmedel att bearbeta konflikter, både inre och yttre. Bruno Bettelheim skriver kritiskt i sin bok Sagans förtrollade värld (1993, sidan 10) om att censurerad barnlitteratur inte har för-måga att ”ge näring åt de resurser som barnen behöver allra bäst för att komma tillrätta med sina svåra problem” och just därför är det viktigt att man har ett kulturellt barnperspektiv, särskilt om man senare ska koppla detta till läsning.

Vi på biblioteket måste göra allt i vår makt för att tillgodo-se detta behov och fråga oss vari det uppstår. Hur påverkar detta våra andra uppdrag, att främja bildning, upplysning och forskning och vad är det för samhällssyn och styrelseskick som möter oss i ungdomarnas berättelser? För att få svar på detta så krävs det en omvärldsbevakning och ett aktivt medvetet för-hållningssätt till det kollegiala lärandet. Att förstå besökarnas omvärld är ett måste om biblioteket ska göra gott. Detta gäller särskilt vår prioriterade målgrupp ungdomarna. För att göra ett bra jobb måste vi möta ungdomarna på deras egen planhalva, vi måste vara delaktiga i ungdomarnas kulturella och litterära samtal. Vi behöver också själva värdera vår insats och ställa tydliga krav på oss själva.

”Det magiska ordet”Det läsfrämjande projektet ”Det magiska ordet” har bland annat serier och berättande i tv-spel som inriktning. Projekt-

147

formen möjliggör omvärldsbevakning på ett tydligare sätt än mina andra roller på biblioteket. Projektet som både aktivt undersökte ungdomarnas intresse samt fördjupade sig i kul-turformer, som för många bibliotek bara finns i periferin som till exempel tv-spel, gav en ökad delaktighet på biblioteket och intresse för både bibliotek och litteratur. Det visade sig också att bibliotekets omvärldsbevakning fick ett värde i sig. Bland föräldrar och pedagoger finns ett stort intresse av någon som bildar bryggan mellan de nya kulturformerna. Inte minst, men heller inte begränsat till, åldersmärkning och censurfrågor. Projektets ambition var att skapa läsintresse genom att utgå ifrån barn och ungdomars egen kultur men att samtidigt lyfta in intresset i biblioteket och från bibliotekets håll även erbjuda pedagogiska vinster för skolan. Ett direkt resultat av projektet är att många bibliotek visat intresse men säger sig också sakna kunskap om just denna kulturform. Det är svårt att orientera sig i de amerikanska superhjältarna och de nya seriealbumen likväl som man saknar insikt i trender som rör spelkultur. Det naturliga kulturella samtalet som förs på den digitala arenan är något som vi på biblioteket måste vara delaktiga i, inte minst på grund av den naturliga kopplingen till media och informations-kunskap. Små bibliotek har sällan resurser för att själva klara sin omvärldsbevakning på subkulturella fenomen eller vad som sker på nätet utanför bibliotekssfären och därför behövs det kollegiala samarbetet.

Inverterat bokpratTillsammans med ungdomarna har jag arbetat fram ett väldigt enkelt och tidsbesparande koncept för lokal omvärldsbevakning i något som vi kallar ”inverterat bokprat”. Det är motsatsen till bokprat dvs. boklyssning. Det är något så enkelt som att man som bibliotekarie sitter med på svensklektionernas bokprat i vilken form nu läraren använder dem. Att man lyssnar på elevernas bokprat snarare än att man bokpratar själv kan kännas lite ovant. Blir det en bokdiskussion är man givetvis delaktig och kan bidra men i huvudsak är det en omvärldsbevakning. Dialo-gen med ungdomarna ska man förstås ta tillvara på. Kanske är det självklart att man jobbar så? Själv så gjorde jag det första gången på min lunch för att eleverna bjöd in mig. Det är väl


investerad arbetstid. Ingen förberedelse krävs. Man kan avsätta 30 minuter i veckan och få ut så mycket av det. Förutom att man kartlägger ungdomarnas intressen och läsvanor så är det:

1. Ett naturligt sätt att få en närhet till biblioteket.

2. En möjlighet att träffa de ungdomar som inte är biblio-teksbesökare och dessutom göra det i dialog (om kultur).

3. Man får en unik position som läsförmedlare då man, till skillnad från läraren, har ett uppdrag att främja läslust, inte läsförmåga.

4. Man har möjlighet att återkoppla på biblioteket och lyfta de barn som faktiskt läser.

Man får utöver detta väldigt bra boktips! Inverterat bokprat är också en bra metod för att kartlägga specialintressen. Inom autismspektrumet är ofta specialintressena väldigt uttalade, och även här bidrog det inverterade bokpratet till både inköp och ett pedagogiskt samarbete.

Var finns ungdomarna?Projektet ”Det magiska ordet” satte stort fokus på att möta eleverna på deras egen arena. Vi utgick från det stora intresset för serier, fantasy och science fiction och att vara delaktiga i det kulturella samtalet. Vad som är tydligt är att konstarter, medier och uttrycksformer alltmer blandas och nya teknologiska och sociala konstellationer skapar nya samarbetssätt. De gemen-skaper och arenor som bildas går tvärt emot traditionella struk-turer men det finns också en fara för att alla inte har möjlighet att delta, därför blir omvärldsbevakningen och analysen ett viktigt verktyg för delaktighet.

Tidigt så påverkade våra metoder för omvärldsanalys som vi utvecklat för projektets räkning inköp av böcker. Man tänker gärna i bibliotekstraditionella termer som bokprat och inköp. Men ju mer involverade ungdomarna blev i biblioteksarbetet, desto mer fokus lades på ett biblioteksperspektiv på narrativet i nya medier som till exempel tv-spel och brädspel. De värde-grunder som biblioteket står för och målsättningen vi har med att främja och bredda kulturen är då biblioteksperspektivet. Det

149

är intressant att undersöka vad som är skillnaden mellan ett kulturrum med ungdomskultur där en utbildad bibliotekarie står och en fritidsgård med i stort sett samma uppsättning. Det i kombination med lite arrangemang gjorde att vi fick möjlig-het att nå ungdomar som rörde sig i en annan kulturell sfär. Berättandet i tv-spel fick stå som mall inför ett samarbete med skolan. Förslag som arrangemang på Twitch och Steam, två för biblioteken ganska otraditionella digitala arenor, har getts och är under övervägande. Att sätta både de nya arenorna och berättande i tv-spel i bibliotekssammanhang kräver sin alldeles egna omvärldsbevakning och kompetens. Detta kräver också ett nytt förhållningssätt till omvärldsbevakningen på biblioteket och en strukturerad och reflekterande sådan. Särskilt då det gäller ny media och teknik när man till stor del förlitar sig på delaktigheten hos arrangörerna så krävs det en säker styrning med en grund i vår biblioteksetik och norm. Det krävs också att man ifrågasätter bemötande och till och med bibliotekets fysis-ka rum för att skapa en miljö där delaktighet och kultursamtal känns naturligt. Det ska också fungera med övrig verksamhet och prioriteringar måste göras.

Att livesända spelarrangemang på Twitch kanske är väldigt fjärran det praktiska arbetet på folkbiblioteken. Drömmen om det stora biblioteksprojektet där biblioteket som social mötes-plats får en virituell motsvarighet finns fortfarande, men det praktiska arbetet innebär att man ofta får jobba med de medel som finns tillgängliga. Vårt dagliga arbete sker mestadels via Facebook, en digital arena som det faktiskt är tveksamt om ungdomarna använder. Sociala medier är dock intressant i perspektiv till biblioteket. Ofta är sociala medier en självklar del av företagens marknadsföring. Företagen har varit tvungna att anpassa sig till övergången från envägskommunikation till ett utökat kommunikationsflöde där inte bara informationsut-bytet sker på ett snabbare sätt utan där också konsumenterna interagerar med varandra. Självklart sker en naturlig omvärlds-bevakning driven av ekonomiska intressen, man samlar in, analyserar och sammanfattar trender och sociala interaktioner. På större företag sker övervakningen med hjälp av programva-ra. Biblioteken måste förhålla sig till sociala medier men också till hur vårt demokratiska uppdrag påverkas av den digitala övervakningen. Fri åsiktsbildning kräver en fri tanke, rädslan


av att övervakas får människor att bete sig på ett annat sätt än man gjort annars. Att värna om kulturen är också att värna om en kommunikationsform som möjliggör ifrågasättandet av normer och kan ses som en motpol till de krafter som avskräck-er till självcensur. Finns då en ambivalens på biblioteket kring hur vi ska förhålla oss till sociala medier? Jag tycker inte det. På den lilla filialen i Hällnäs har vi ett ”kulturrum” som utgår från ungdomarnas eget intresse (och inredning). På många sätt så undersökte vi med detta gränsen mellan fritidsrum och biblioteksrum. Vad är det som gör det lilla rummet med tv-spel och serier till ett biblioteksrum? Jo, det är ett tydligt fokus på bibliotekets normer och värderingar med utbildad personal som arbetar med ungdomskultur efter en pedagogisk ambition. På den lilla filialen har vi varit tydliga med att kommunicera bibliotekets ställning när vi jobbat med sociala medier, bland annat genom att erbjuda andra kommunikationskanaler samt en pappersversion av Facebook i form av en anslagstavla där inlägg skrevs ut och häftades upp. Samtidigt har vi värnat om delaktighet och uppmuntrat låntagarna att vara delaktiga på Facebook. Biblioteket har hela tiden jobbat mot en jämvikt där man utnyttjar möjligheterna med sociala medier, även mark-nadsföring, men också är medveten om farorna.

Kompetensen finns på biblioteketJag vill med denna text argumentera för en tydligare struktu-rerad omvärldsbevakning på biblioteken. Även kring kultur och litteratur och gärna tillsammans. Kunskapen man behöver för att utföra en omvärldsbevakning och analys finns på bibliote-ket, det ser numera biblioteksutbildningen till. Däremot är jag ibland orolig över att kunskap saknas om det vi ska omvärlds-bevaka, litteratur och kultur. I alla fall är det inget som ingår i utbildningen. Min värdefullaste kunskap är ändock den som jag påbörjade med mina litteratur-, konst- och kulturstudier. Folk-bibliotekariens roll, och den kunskap vi samlar på oss, får ett värde för pedagogerna. De läsfrämjande insatserna är beroende av både metoder och pedagogik men också av en kärlek till litte-raturen. För att förstå de nya digitala kulturyttringarna krävs också en kunskap om de gamla kulturyttringarna och förmågan att sätta dem i perspektiv och samband.

151

Precis som många andra yrken förändras vår yrkesroll bland annat av det digitala samhället men också av automatise-ringen i stort. Biblioteksuppdragets styrka är dess flexibilitet där både kultur, nutid och framtid får utrymme. Allt från att digitalisera och tillgängliggöra vårt kulturarv till pedagogiskt arbete, kulturförmedling och informationsförmedling ryms under vårt paraply. Men om biblioteken ska behålla sin relevans som en viktig samhällsinstitution så krävs ett större fokus på omvärldsbevakning och analys med en tydlig förankring i vårt biblioteksuppdrag. Folkbiblioteken, som ska främja litteraturen och skapa det demokratiska biblioteksrummet, måste också vara dem som står upp för de bakomliggande värderingarna som biblioteket står för. Motsatsen, att förutsättningslöst slå armarna om allt inom digital teknik utan att ta hänsyn till kon-kurrens från andra informationsförmedlare, underminerar vår roll som litteratur- och kulturförmedlare.

Precis som det alltid har varit så kommer vissa yrken och arbetsuppgifter att försvinna och nya, som vi i ett längre per-spektiv har svårt att förutse, tillkomma. Jag som brukade jobba inom mejeribranschen minns hur vi vid varsel och orosmoln kunde skoja om att hur än man än vrider och vänder på det så måste man äta. Hur man än vrider och vänder på det kommer det också alltid finnas ett behov av kultur, litteratur och framför allt en institution som möjliggör ett deltagande i den demokra-tiska processen. Jag hoppas att biblioteksrollen kommer att omfamna rollen och värdet i att vara den som väljer och bejakar litteraturen.

Den här texten är skriven av en bibliotekarie på ett relativt litet bibliotek som ser nödvändigheten för biblioteksvärlden att se över sin omvärldsbevakning och sina plattformar för kollegialt lärande. Kanske är det något som mest efterfrågas av de mindre biblioteken just nu, men alla vill vi att yrkesrollen ska stärkas. Precis som bredd ska vara ett av våra ledord är den ock-så vår största styrka och den utnyttjas bäst när varje bibliotek och bibliotekarie har möjlighet att bidra. Den litteraturkunskap som genererats av litteraturarbetare som jobbat på biblioteken genom åren är inte att förkasta. En sak känner jag mig relativt säker på, litteraturkompetensen finns på folkbiblioteken.


Redaktionens slutord Omvärldsbevakning är inte detsamma som informations-sökning, det måste vi alla vara tydliga med, menar vi som sammanställt antologin. Bidragen i antologin visar att om- världsbevakning och analys är kunskapsdelning på högsta strategiska nivå. För att den strategiska nivån ska uppnås gäller det att se hela kedjan i det arbete som omvärldsbevak-ning och analys utgör, från kvalificerad informationssökning till reflektion, analys och leverans av beslutsunderlag. Många av oss utför delar i kedjan men vi behöver ta ett steg till och erövra hela kedjan för att nå fram till den strategiska nivån.

Från informationssökare till tillgängliggörare av open science Ett företag i Sverige tänker inte i första hand på en bibliotekarie när man söker efter någon som kan utföra och utbilda i om-världsbevakning, skriver Charlotte Håkansson och Margareta Nelke i antologins inledande bidrag. Medvetenheten om biblio- tekarieprofessionens kompetens är inte lika utbredd i Sverige som i t.ex. Danmark, där båda författarna varit verksamma. Håkansson och Nelke menar att kompetenser som informa-tionshantering och kunskap om olika informationskällor och media är mycket viktiga för företag men man vet ofta inte att en utbildning till bibliotekarie innefattar just dessa kompetenser. Det handlar om en felmatchning, anser Håkansson och Nelke, som båda arbetat i stora internationella företag med strategisk omvärldsbevakning och utbildning inom området.

Vad menar vi då med omvärldsbevakning? Håkansson och Nelke menar att omvärldsbevakning i regel är det vi sysslar med till vardags när vi bevakar olika källor via kanaler såsom e-post, sociala medier, konferenser, nätverk etc. Det är när vi analyserar och konkluderar den samlade informationen inom ett område som vi ger omvärldsbevakningen ett mervärde till beslutsunder-lag och till våra kollegor, hävdar Håkansson och Nelke. Vi behöver

153

analysera, strukturera och prioritera omvärldsfaktorer inom de områden som är viktiga för den verksamhet som vi arbetar i om det så är ett företag, en myndighet eller ett bibliotek, utvärdera de källor som bör bevakas och återrapportera de slutsatser och analyser som bör delas inom organisationen. Därutöver be- höver vi också ta till oss de metoder och termer som används av omvärldsanalytiker. Sammantaget handlar det om kunskapsdel-ning på högsta strategiska nivå, framhåller författarna.

Har bibliotekarier alltså alltid sysslat med omvärldsbevak-ning? Ja, skriver Maria Johnsson i sitt bidrag som handlar om omvärldsbevakning i förändring, men vi har gått igenom flera paradigmskiften. Bibliotekariens kompetenser att söka, katalogisera och klassificera information har förändrats till att an-svara för att systemen och verktygen för omvärldsbevakning fungerar. Det handlar numera mest om hjälp till självhjälp, menar Johnsson. Studenters informationskompetens, dvs. att självständigt kunna söka fram och värdera information, har länge varit i fokus inom högskolan och bibliotekariens roll har utvecklats till att undervisa i de verktyg för omvärldsbevakning som finns tillgängliga. Det har blivit ytligare, menar Johnsson, och dagens undervisning handlar mer om att beskriva utbu-det av informationstjänster än att analysera varför man ska använda dem. Johnsson framhåller samtidigt att forskarna på högskolan har alla verktyg för omvärldsbevakning men saknar tiden för analys.

Johnsson ser att omvärldsbevakning och analys kommer att behövas när utvecklingen i allt högre grad går mot att öppna upp och tillgängliggöra vetenskap och data. Utvecklingen mot open science och open data gäller både lärosäten, myndigheter och i viss mån företag. För den som ska tillgängliggöra forskningsdata eller annan typ av data så krävs det att man har bra kunskap om omvärlden och den framtida användningen av det material man tillgängliggör. De kompetenser som krävs, menar Johnsson, är förmågan att samla in relevant information om källor och målgrupper för sina data, förmågan att kritiskt granska och utvärdera källor som är relevanta för sina data samt teknisk och praktisk kompetens i tillgängliggörandet av data för rätt målgrupper, dvs. sådant som bibliotekarier gjort i alla tider. Det återstår att se hur formerna och praktikerna kommer att se ut för open science och open data, menar Johnsson.


Tidspress och snabba leveranser i praktikenI praktiken handlar omvärldsbevakning ofta om tidspress, snabba leveranser och rätt information. Bibliotekariens uppgift i ett företag eller på en myndighet är att ta fram underlag till organisationens experter eller ledning. Det är ett jobb som dels kräver kvalificerad kompetens i omvärldsbevakning och informationssökning, dels en förståelse för den yrkeskår man samarbetar med och levererar till. Det handlar både om att för-stå vilken typ av material som den expert man samarbetar med önskar, att förstå hur detaljerad den ska vara och hur snabbt den måste levereras.

Omvärldsbevakning i praktiken handlar i vår antologi om att få rätt i juridiska frågor, att öka patientsäkerheten, att höja kva-liteten inom konstnärlig forskning och att göra bättre affärer inom försvarsområdet.

Det är skillnad mellan att ha rätt och att få rätt, skriver Elisabeth Ejemyr och Ann-Christin Karlén Gramming i sitt bi-drag som beskriver omvärldsbevakning på en advokatbyrå. Det är inte alltid rätt svar som söks av en jurist utan information som i sin tur kan stödja juristens argument, fortsätter Ejemyr och Karlén Gramming och pekar på att tid är pengar på en advokatbyrå. Det kan handla om att leverera information inom ett par timmar till skillnad från andra biblioteksverksamheter där en leveranstid på en till två veckor är accepterat. Att hitta mycket information är inte svårt i ett läge då beställaren vill veta ”allt”, menar författarna, utmaningen ligger i att hitta rätt information. Det gäller att ha tillgång till relevanta källor och att tillsammans med de experter som är beställare utvärdera källor. Vi bidrar med olika infallsvinklar, poängterar Ejemyr och Karlén Gramming, juristerna bedömer innehållet medan bibliotekarierna värderar sökfunktioner, användarvänlighet och kostnadsaspekten.

Hälso- och sjukvården är kunskapsintensiv och forskningen går snabbt framåt. Vad man inte alltid reflekterar över är hur kunskapen ska återvinnas och användas i det dagliga. Vård- givarna måste vara uppdaterade och omvärldsbevakningen är A och O. Åsa Hjort af Ornäs beskriver i sitt bidrag hur bibliote-karien på ett sjukhus dels arbetar med enskilda frågeställning-ar från olika typer av vårdgivare, dels med omvärldsbevakning

155

för att stärka innehållet i de riktlinjer som vården bygger på. Relevant material måste tas fram och bruset måste sållas bort i den stora mängd information som finns tillgänglig idag, skriver Hjort af Ornäs och menar att det är i detta arbete som bibliote-kariekompetensen krävs. Det handlar i slutänden om en högre patientsäkerhet, menar Hjort af Ornäs.

En bibliotekarie vid en musikhögskola måste arbeta nära verksamheten för att vara insatt i diskursen, skriver Pia Shekhter i sitt bidrag. Musikbibliotekarien har en viktig uppgift bl.a. när det gäller att överbrygga avståndet mellan det konstnärliga fältet och akademien, framhåller Shekhter. Den konstnärliga forskningen har egna metodval och rapporte-ringsformer medan musikbibliotekarien är väl förankrad i den akademiska traditionen och kan vara stödjande till exempel när det gäller referenssystem, metadata och open access. Det hand-lar också om att bidra till att göra den konstnärliga forskningen mätbar, menar Shekhter som beskriver arbetet med att ta fram modeller för kvalitetsbedömning av den konstnärliga forsk-ningen i arbetsgrupper där bibliotekarier ingått.

Att ha rätt information om händelser inom industrin är viktigt för en myndighet som Försvarets materielverk (FMV). I form av ett nyhetsbrev jobbar biblioteket på FMV med kvalifice-rad omvärldsanalys inom områden som offentlig upphandling, företag och trender inom försvars- och säkerhetsindustrin i hela världen. Genom ett långvarigt och gediget arbete där omvärldsanalysen förpackas som ett nyhetsbrev har biblioteket fått en stark ställning. FMV är en stor organisation och nyhets-brevet har 600 prenumeranter. Marcus Karlsson som skrivit bidraget om nyhetsbrevet på FMV menar att det pågår ständiga diskussioner i nyhetsbrevets redaktion om vilka nyheter som är relevanta för organisationen och läsarna. Karlsson diskuterar vad en nyhet egentligen är och hur man hanterar att vidarebe-fordra kritik av den egna organisationen som kommer fram i en omvärldsanalys.

Verksamhetsnära reflektion och analysPraktiken visar att omvärldsbevakning och analys kan bedri-vas på många olika nivåer. Analysen kan ske på beställning av experter så som de praktiska exemplen i antologin visar men det


kan också handla om en verksamhetsnära reflektion som på sikt kan ge förbättringar både för bibliotekets egen verksamhet och för dess användare.

Bibliotekarier har väldigt lite tid till reflektion och analys, skriver Daniel Gunnarsson i sitt bidrag. Det ingår inte i en bibliotekarietjänst att forska och analysera för att skjuta fram kunskapsfronten. Men det är inte rationellt, menar Gunnarsson, att bara göra som vi alltid gjort utan någon egentlig eftertanke. Det gäller att hitta former för att enkelt och på ett tidseffektivt sätt kunna utveckla bibliotekariens arbete och beslut genom praktisk reflektion och analys. Verksamhetsnära reflektion och analys av de direkta problem och frågeställningar som identifieras i frontlinjen under det dagliga arbetet är vägen att gå, menar Gunnarsson. Syftet med den typen av arbete är att förbättra den service och den verksamhet som redan bedrivs på olika bibliotek idag, men även att bidra till spridning av ny kunskap och utveckling för hela biblioteksprofessionen oavsett bibliotekstyp och nationalitet, hävdar Gunnarsson. Reflektion, kreativitet och ledarskap är de viktigaste beståndsdelarna för att åstadkomma den kontinuerliga utvecklingen på en arbets-plats, menar Gunnarsson. Det är de små och ständiga förbätt-ringarna som kvalitetssäkrar en verksamhet, och det gäller att gå från entreprenörskap till intraprenörskap där individen står för den verksamhetsnära reflektionen och initierar utveckling. Det är inte alltid de stora projekten med mycket pengar och stor administration som åstadkommer de största förändringarna, anser Gunnarsson. Inte heller tror han på en modell för hur utveckling i verksamheten ska gå till. I stället handlar det om att skapa ett klimat på arbetsplatsen och att bygga in en kultur i våra organisationer där kritisk reflektion och evidensbaserat förhållningssätt uppskattas och tas till vara. Men det behövs också goda kanaler för informationsspridning så att fler kan ta del av förbättringarna, framhåller Gunnarsson och föreslår en nationell plattform för utbyte och spridning av den analys och de reflektioner som görs runt om i landet på olika bibliotek.

Analys inför strategiska beslutBara om vi kan göra rätt analys vid rätt tidpunkt kan vi också göra en viktig insats, menar flera skribenter i vår antologi.

157

För att det ska vara möjligt måste vi inse att vi behöver andra arbetssätt och delvis andra kompetenser än de vi har idag på biblioteken.

Camilla Hertil Lindelöw visar i sitt bidrag, som handlar om arbetet med bibliometri på forskningsbibliotek, hur det kan se ut när ett bibliotek tar klivet in i en ny roll. Att arbeta med bibliometri innebär i praktiken att biblioteket tar fram och analyserar data som används som beslutsunderlag av universi-tetsledningen. Spänningar uppstår när forskare, universitets-ledning och bibliotek ska samarbeta på ett nytt sätt. Det handlar både om hur forskarna uppfattar bibliotekets nya roll och vilka nya kompetenser som krävs av biblioteket för att utföra den nya rollen. Hertil Lindelöw pekar bland annat på nyttan av att ha en naturvetenskaplig bakgrund som bibliotekarie i arbetet med bibliometrin men ställer också frågan om det går att vara rådgivare till forskarna på ett lärosäte utan att själv ha en fors-karutbildning.

Den förändring som pågår på lärosätesbiblioteken från att ha hanterat informationsförsörjningen till forskare och studenter till att idag även arbeta med den vetenskapliga outputen på olika sätt är en pågående förändring som sakta men säkert rör sig framåt. Elin Latomaa och Jakob Hedbom beskriver en snabb-are förändring som framför allt folkbiblioteken ställdes inför i samband med flyktingvågen 2015. Hur kan man planera för en oväntad efterfrågan, undrar författarna. Det går inte an, menar Latomaa och Hedbom, att slå sig till ro på biblioteket och vänta på att de som talar ett visst språk ska komma till biblioteket och efterfråga litteratur. Att möta behov, skriver författarna, handlar om att ha ett bestånd som hålls aktuellt i ordets alla bemärkelser. Man måste planera för att möta behov som kan tänkas uppkomma, t.ex. när det gäller språkområden.

Att ett område som mångspråkighet kräver såväl omvärlds-bevakning som analys och förändring av bibliotekens verk-samhet både vad gäller det som står på hyllorna, exponering, gallring och läsfrämjande åtgärder, aktiviteter och program är något som Hedbom och Latomaa är tydliga med i sitt bidrag. Men hur är det med bibliotekets klassiska områden kultur och litteratur? Den analysen är inte gjord, menar Tommy Bildström i antologins avslutande bidrag. Kunskapen man behöver för att göra en omvärldsbevakning och analys finns på biblioteket, det


ser numera biblioteksutbildningen till, skriver Bildström, men det han oroar sig för är att kunskapen om det som biblioteket ska bevaka, alltså litteratur och kultur inte finns. Även Bildström kopplar till insikter om att biblioteken behöver ny kompetens och menar att om vi skulle göra analysen inom områdena litte-ratur och kultur så skulle vi kanske komma fram till att andra yrkeskompetenser skulle behövas och att bibliotekarier behöver rekryteras från andra kultursfärer.

Att inte ha dedikerad tid för läsning när man jobbar med bokprat på ett folkbibliotek är galenskap, skriver Bildström, det kan inte vara meningen att sådant ska ske på bibliotekariens fri-tid. Det behövs en strategisk plan för bibliotekariernas läsning och för att en sådan ska kunna tas fram behövs både omvärlds-bevakning och analys inom litteratur- och kulturområdet. För detta krävs tid och Bildström menar att biblioteken måste vara tydliga med detta. Ett folkbibliotek som inte står upp för sitt arbete med läsning och kultur saknar självförtroende, avslutar Bildström.

Omvärldsbevakning och analys är kunskapsdelning på strategisk nivåVad är då omvärldsbevakning och analys? Omvärldsbevakning är inte detsamma som informationssökning, det måste vi alla vara tydliga med, menar vi som sammanställt bidragen till den här antologin. Det som bidragen i antologin visar är att om-världsbevakning och analys är kunskapsdelning på strategisk nivå, som Håkansson och Nelke skriver redan i inledningsav-snittet. För att den strategiska nivån i omvärldsbevakningen och analysen ska uppnås gäller det att se hela kedjan i det arbete som omvärldsbevakning och analys utgör, menar vi i redaktionen, allt från kvalificerad informationssökning till reflektion, analys och leverans av beslutsunderlag.

Många av oss utför delar i kedjan men flera av oss behöver ta ett steg till för att nå fram till den strategiska nivån. Håkansson och Nelke uttrycker det i termer av att lämna den komfortzon som utgörs av arbete med sedvanliga arbetsuppgifter som är tyd-liga och uppskattade av våra användare. Hertil Lindelöw skriver om att befinna sig i skärningspunkten mellan olika intressen, forskare, universitetsledning, bibliotek. Shekhter pratar om att

159

vara en överbryggning mellan akademi och konst och Danielsson skriver om att jobba i frontlinjen med intraprenör-skap och verksamhetsnära reflektion.

Hela kedjan behövsOavsett vad man kallar det så gäller det att gå från ord till handling och erövra fler delar i kedjan. Först då kan vi levere-ra de beslutsunderlag som våra uppdragsgivare behöver. Vi i redaktionen menar att behovet också kan komma från andra hållet, att bibliotekets moderorganisation och dess ledning kan och bör ställa krav på att ett bibliotek eller motsvarande i en organisation ska kunna leverera de analyser som behövs för att organisationens experter eller organisationen som helhet ska kunna fatta rätt beslut. Här behövs en ömsesidig tydlighet. Bibliotekets uppdrag behöver i flera fall förnyas och förtydligas oavsett bibliotekstyp.

För att biblioteken ska kunna leverera kvalificerade besluts-underlag måste fler och andra kompetenser rekryteras samtidigt som de nuvarande kompetenserna synliggörs och marknadsförs. Nya områden måste ständigt utforskas av bibliotekarierna. Bibliometri har, som Hertil Lindelöw visar, varit ett nytt om-råde som nu är välkänt och etablerat. Johnsons text pekar mot bibliotekariens roll som tillgängliggörare inom open science och open data. Mångspråkighet måste analyseras på nya sätt, så som Hedbom och Latomaa beskriver det. Fler områden finns och det gäller att lyfta blicken för att se vad som kommer härnäst.

Samtidigt som vi spanar efter nya fält måste de traditionella områdena, kultur, litteratur och informationsförsörjning, sättas under lupp så som Bildström menar. Vi kan inte nöja oss med att fortsätta som vi alltid gjort, det är varken rationellt eller effektivt, där instämmer vi i redaktionen med Gunnarsson.

Alla är överens om att vi behöver jobba mer tillsammans inom bibliotekssektorn med frågor och kunskap kring omvärlds-bevakning och analys. Hur det ska gå har vi lite olika syn på. Bildström vill ha fler modeller medan Danielsson förespråkar ett friare arbetssätt. Vi i redaktionen uppfattar att det finns behov av ett mer kollegialt arbetssätt men också mer tid för analys och reflektion och en kultur som bejakar både intraprenörskap och strategiskt arbete.


Ett steg tillAntologin närmar sig slutet men arbetet med omvärldsbevak-ningen och analysen går vidare. Förhoppningsvis kan vår bok bli en inspirationskälla till praktiskt arbete där modellerna som beskrivits också används, utvecklas och prövas inom nya grupper och områden.

Framför allt hoppas vi att boken kan ge kraft till fler att ta steget ut ur komfortzonen och vidare fram till den strategiska kunskapsdelningen.

Christine Wallén, verksamhetsutredare, Kungliga biblioteket

Documents

Världen där utanför - National Library of Sweden · tek, ett musikbibliotek och ett myndighetsbibliotek. DEL 3: Vad innebär omvärldsanalys? Hur kan analysen användas för att