12PYTAN.PL

M A R I U S Z K A P U S T A

L E A D E R S H I P - C E N T E R . P L

E K S P E R T Z A R ZĄD Z A N I A P R O J E K T A M I

7 SPOSOBÓW

NA PROBLEMY

W PROJEKTACH

MARKETINGOWYCH

S P I S T R E Ś C I

Po co w marketinguzarządzanie projektami?Czym charakteryzują sięprojekty w marketingu ijak zrobić dobry projektmarketingowy

Klient w projekcie.Jak go pokochać?Z wzajemnością3 zasady, któredoprowadzą Cię doporozumienia z klientem

Jak rozmawiaćz szefem lub klientemo zmianach Zapanuj nad ciągłymizmianami dzięki myśleniuprojektowemu

Jak wyjaśnić klientowi,że jest opóźniony?Projekt, nie klient ;)Ale to też trudna sztuka

03

07

10

13

12PYTAN.PLM YŚL E N I E P R O J E K T O W E

1

2

3

4

Jak radzić sobie zprojektami na które niema kasy?Duży projekt, mała kasaczyli problem stary jakświat... Co robić?

Komunikacja wzarządzaniu projektamiO tym co łączy kierownikaprojektu, myśliwiec ipilota transportowca

Scope Creep czylipełzający zakresPoznaj przyczyny i metodywalki z ""rozpełzującymsię" zakresem

Narzędzia dozarządzania projektami.6 wnioskówJak wybrać odpowiednienarzędzie i czy istniejejedno narzędzie dowszystkiego?

Nasze narzędzia dozarządzania projektami.Poznaj nasze narzędziausprawniającezarządzanie projektami

12PYTAN.PLM YŚL E N I E P R O J E K T O W E

5

6

7

8

9

15

17

20

23

28

P O C O W M A R K E T I N G UZ A R ZĄD Z A N I E P R O J E K T A M I ?

„Ale na co marketingowi zarządzanie projektami? Przecież oni raczejkupują teraz szkolenia jak sprzedawać w sieci, a nie o projektach!”

Prawda? Ja uważam, że połowicznie.Oczywiste jest, że specjalizując się w czymś konkretnym raczej inwestujeszpieniądze w specjalistyczne szkolenia. Jednak istnieje coś takiego jakkompetencje wspierające i tutaj ABSOLUTNIE NIE WYOBRAŻAM SOBIE, żebymarketing mógł bez zarządzania projektami skutecznie realizować swojąmisję.Miałem okazję pracować z różnymi firmami zaangażowanymi w działaniamarketingowe na różne sposoby. Inaczej projekty wykorzysta dużakorporacja, inaczej agencja interaktywna, inaczej mała agencja specjalizującasię w produkcji gadżetów, a jeszcze inaczej firma eventowa. Teoretycznie towszystko można połączyć w jeden wielki agregat „Projekty marketingowe”.Teoretycznie to będzie prawda. Teoretycznie, bo potrzeby są różne iwyzwania są różne, dlatego trzeba inaczej podejść do wiedzy projektowej inarzędzi.

Czym charakteryzują się projekty w marketingu?

Twardy deadline – rozjazd w czasie może oznaczać stratę sporych pieniędzy,klapę całego projektu, a nawet koniec firmyKomunikacja – precyzyjna informacja w takich projektach jest mega ważna.Niedopatrzenie może sprawić wydrukowanie ulotek z jednym niepotrzebnymsłowem, które zakwestionuje dział prawny i cała akcja właśnie popłynęła...

3

„Praca w młynku” - gdy słucham o projektach w marketingu, takich bliskofinału, to wygląda to jak praca 24 godziny na dobę w ciągłym kontakciewszystkich ze wszystkimi. Wprowadzanie poprawek do ostatniej chwili, a nakoniec wszystko się udaje. Magia taka. Ogrom adrenaliny, a na koniec spokój,bo teraz to sprzedaż ma robotę ;) Zrozumienie biznesu – marketing obok sprzedaży, jest na pierwszej liniifrontu i najczęściej to co robi ma przełożenie na słupki, które rozumie zarząd.Jest łatwiej rozmawiać i sprzedać pewne rzeczy, ale jednocześnie to stawiawiększą presję niż np. działy wsparciaWspółpraca – marketing globalny, marketing lokalny, sprzedaż, agencje,prawnicy i … dużo, dużo więcej. W przypadku projektów marketingowychinteresariuszy jest naprawdę sporo. Bez umiejętności poruszania siępomiędzy nimi, zrozumienia jak można ich przekonać i pracować, jaknacisnąć, żeby wynegocjować co się chce niewiele uda się uzyskać, opróczchaosu

Czy to wszystko? Pewnie nie, bo już w tej chwili widzę milion odcieni ikonkretnych miejsc, w których może pojawić się inne spojrzenie.

W zależności od poziomu w hierarchii służbowej trzeba patrzeć na cośinnego:

• Dyrektor będzie patrzył na to jakie cele biznesowe ma wspierać i jakimiogólnymi projektami to zrobi• Manager będzie się zastanawiał jak dowieźć to, czego chce dyrektor wswoim ograniczonym budżecie „na wczoraj”• Specjalista operacyjnie będzie cisnął agencję, żeby wprowadziła jeszcze3 poprawki do północy, bo o dziewiątej Dyrektor chce zobaczyć inny odcieńróżowego ;)

Upraszczam zapewne. Chociaż kto wie ;). Ale to tylko obrazek z jednej stronybarykady – firmy, która zazwyczaj zamawia usługi z zewnątrz.

Bo już agencja obsługująca korporację będzie miała inne wyzwania:

• Dyrektor ma sprzedać i zadbać o koncepcję i relację z klientem• Key Account – ma zrealizować to co dyrektor sprzedał i upewnić się, żeklient będzie zadowolony z efektu• Specjaliści – będą narzekać na Key Account’a że nie ogarnia i nie wie, conaprawdę trzeba zrobić ;)

4

Tu już nie wiem, czy uogólniam ;). Tutaj ścierają się różne oczekiwania – czasi jakość ze strony działu marketingu klienta kupującego usługę i koniecznośćzrealizowania budżetu (żeby jakiś zysk był) i dbania o relacje z klientem zestrony agencji.Można powiedzieć, że w każdym biznesie usługowym tak jest. I to prawda.Na tym polega gra i tutaj zarządzanie projektami może pomóc, żeby ta grabyła win-win, a nie skończyła się wzajemnymi pretensjami i tzw. Blame-game, czyli szukaniem winnego, który sprawił, że „kampania zakończyła sięsukcesem, tylko rynek nie odpowiedział” ;).

Żeby to się sprawdziło od początku warto zadbać o zrozumienie tego, conaprawdę ma powstać, żeby projekt nie zakończył się w taki sposób

Nie bez powodu, bez dobrego brief’u nie ma dobrego projektu. Czasemjest tak, że wiele osób przestaje wierzyć, że coś takiego jak brief od klienta wogóle istnieje. I tak trzeba wszystko samemu wykombinować. To nieprawda,bo wiedząc dlaczego to ważne i skąd się bierze masz kontrolę nad całymprocesem.

5

Jakimś dziwnym trafem 12pytań KISS PM w dużej mierze pokrywa sięszablonami briefów – sprawdźcie sami.

Jeżeli masz odpowiedzi na te pytania to zmniejszasz poważnie ryzykotego, że: sprzedaż nie będzie wiedziała co ma robić; grafik przygotowującybanery zrobi coś od czapy; a pracownik POS nie położy Ci kampanii bo niebędzie wiedział jak komunikować nowy produkt.

Co Ty na to? Jak projekty i marketing grają ze sobą? Czy może ograniczeniaprojektowe nie są mile widziane w środowisku, które kojarzy się zkreatywnością i łamaniem schematów?

6

K L I E N T W P R O J E K C I E . J A K G O P O K O C H AĆ ?Z W Z A J E M N OŚC IĄ

Oderwane od rzeczywistości wymagania, żądania, których nie da się spełnić.Naciskanie na zrobienie czegoś na wczoraj, mimo, że w co najmniej ostatnich100 przypadkach zajęło to 3 tygodnie. Próbowanie zmieszczenia słonia wpudełku na buty.

Kto tego nie przerabiał z co najmniej jednym swoim klientem? Pytanie,czy dla klienta byłeś częścią rozwiązania, czy problemu?Strzelamy sobie sami w stopę z najlepszymi intencjami :). Chcemy być tacymądrzy, uważamy, że to właśnie my lepiej wiemy od klienta co jest możliwe, aco nie. Klient jak zawsze upiera przy swoim. No i jak tu z takim rozmawiać?

Proponuję zacząć od kilku zasad, które mają szansę się sprawdzić. Skądwiem? Bo u mnie sprawdzają się rewelacyjnie, a na zarządzaniu projektamizjadłem zęby.

Zasada 1: Klient w projekcie ma rację, zawsze

Już słyszę to oburzenie! Przecież każdy wie, że klient nie ma pojęcia o tym, cokupuje! Tak samo każdy klient uważa, że żaden dostawca nie rozumie jegobiznesu. W ten sposób można się stukać po głowach do końca świata. Mojedoświadczenie zakłada, że obie strony mają swoje racje wynikające z ichdoświadczenia. Dopóki się tego nie zrozumie, to faktycznie mamy problem.

7

Klient czegoś chce, bo ma jakiś cel do zrealizowania i kłócenie się z nim jestbez sensu. Warto zrozumieć, o co tak naprawdę chodzi. Jeżeli twój klientupiera się na zrobienie czegoś, co wydaje Ci się bez sensu to zapytaj go„Dlaczego to jest takie ważne?”.

Czego ta zasada nie oznacza: zgadzania się na coś, co jest nie fair. Relacjadostawca-klient to nie relacja poddany-władca tylko partner-partner.Natomiast jeżeli chodzi o merytorykę i wiedzę o swoim biznesie to klientnajczęściej zna go lepiej niż Ty.

Zasada 2: Zawsze odpowiadaj „Tak”

Większość projektów (ponad 80%) zaczyna się od nierealnie ustawionychparametrów trójkąta projektowego, czyli czasu, zakresu i kosztów. W skrócieto projekty przy którym osobom znającym się na temacie włącza się lampka znapisem „nie da się!”.I tu pojawia się problem, bo o tym od razu mówią! Nie chcesz popełniać tegobłędu! Nic tak bardzo nie wkurza szefa, czy klienta jak powiedzenie „nie dasię!”. Piana na ustach i wkurzenie pewne! Nigdy tak nie rób. Nie mów też „Tak,ale….”. „Ale” kasuje wszystko co jest przed „ale” i nici z tłumaczenia.Twoja jedyna odpowiedź to zawsze „Tak”. Nawet, gdy widzisz, że to, czegoklient w projekcie chce wydaje się niemożliwe do realizacji.

Czego ta zasada nie oznacza: zgadzania się na robienie czegoś nierealnego.Oznacza ona, że nie „kopiesz się z koniem” i nie kłócisz z klientem, któryprzedstawia Ci swoje oczekiwania. W tym momencie chce być wysłuchany! ATy ze swoim „nie da się” dajesz sygnał, że go nie słuchasz i nie jesteś tu, żebypomóc!

Zasada 3: Przyjdź z rozwiązaniem a nie problemem

To najważniejsze. Jesteś częścią rozwiązania albo jesteś częścią problemu. Niema innej opcji. Zamień „nie da się” na informację co jest możliwe. Co się dazrobić. Jakie warunki trzeba spełnić, żeby to czego chce klient stało sięrzeczywistością.Klient chce: szybki samochód, w ciągu tygodnia, za mniej niż 2 tys. PLN?Super. Mamy kilka opcji:- W ciągu tygodnia kupisz używane wyścigowe FSO- Wypożyczysz na kilka godzin Ferrari- Poczekasz dłużej szukając kogoś, kto zostawi Ci do opieki swoje Lamborghinibo wyjeżdża za granicę (a ty za 2 tys. trochę pojeździsz)

8

Zabawa polega na tym, żeby szukać możliwości i nie stać pomiędzy klientem aproblemem!

Czego ta zasada nie oznacza: tego, że zawsze masz odpowiedź na wszystko.Powrót do klienta z informacją „nie ma rozwiązania, chciałbymprzedyskutować co mamy zrobić bo mamy trudność” też jest opcją! Z drugiejstrony jest człowiek! Można z nim pogadać.

3 zasady:

• Klient ma rację• Zawsze odpowiadasz tak• Przychodzisz z rozwiązaniem

Opierają się na szacunku, nastawieniu na rozwiązanie i praktycznejkreatywności. Powinny sprawdzić się też w relacjach z szefem.

Czy próbowałeś kiedyś grać w ten sposób?Jakie były Twoje doświadczenia?

pmninja.pl

9

J A K R O Z M A W I AĆ Z S Z E F E M L U B K L I E N T E MO Z M I A N A C H

Nikt nie rozumie, że…

• zmiana jednego przycisku na stronie nie jest taka prosta, bo pod spodemjest cała baza danych!• zmiana jednego hasła reklamowego ciągnie za sobą konsekwencje prawne• zmiana terminu wdrożenia produktu to nie tylko późniejsze dowiezienie, alezmiana grafiku setek osób!

Ludzie pojawiają się i znikają, na koniec zmieniają robotę i znowu znikają doswoich zadań? Znasz to?

Co w takiej sytuacji robisz?

Jak większość osób w takiej sytuacji pierwsze co myślisz to „dosyć tego, odjutra szukam nowej roboty!!!” A potem przychodzi kolejny dzień w pracy imyśli o jej zmianie powoli odpływają… Nie masz czasu się za to zabrać,musiałbyś od nowa napisać CV, chodzić na te wszystkie rozmowykwalifikacyjne brrr, dobra myślisz „dobra, później się tym zajmę”. „Później” nienadchodzi, za to jak łatwo się domyślić przychodzi kolejna sytuacja w którejznowu upewniwszy się wcześniej czy na pewno tak i tak ma być zrobionezaczynasz działać, no a później to już wiesz…

Wszyscy o wszystko mają pretensje bo to wcale nie miało być tak! Wrezultacie Twój stres „biega w kółko” jak chomik w kołowrotku.

10

Chwilę sobie odpocznie a później znowu i znowu i znowu. Jak przestanie Cisię w pewnym momencie chcieć i zależeć to stres odpuści, bo przestaniesz siętym przejmować, ale czy tego chcesz? Idealnym rozwiązaniem będzie jaknauczysz się nad tym panować i nie dopuszczać do takich sytuacji, co możejest trudne ale uwaga… nie jest niewykonalne

To dzieje się cały czas. Da się nad tym zapanować do pewnego stopnia.

Bo Bóg stworzył myślenie projektowe i zarządzanie projektami, które toogarnia. Wiesz o zmianach zanim wystąpią i wiesz, że można je ogarnąć.Zanim będzie za późno. Można przecież się umówić “nic nie zmieniamy”.Tylko, że wtedy biznes domaga się elastyczności i znowu kicha!Można przestać się tym przejmować i po prostu zmieniać aż wszystko sięwywróci. W końcu to nie twój cyrk i nie Twoje małpy. Niech się sypie, Ty jesteśtu tylko dla pieniędzy… Na pewno?

Jedną z rzeczy, która demotywuje najbardziej jest dostarczanie poniżejwłasnego standardu jakości, a takie zmienianie sobie “hop siup”, nie tylkonieźle dodaje stresu, ale sprawia, że na koniec dnia człowiek ma poczucie, żenie zrobił niczego, a cała praca, miesiące zap…., ekhem, ciężkiej pracy idą namarne.Wszyscy tak mają, więc ja też się przyzwyczaję….Ani waż się tak myśleć! Jak siępoddasz to nie nauczysz swoich dzieci jak wygrywać, to tak nie działa.Da się ogarnąć zmiany, da się poradzić z tym bałaganem, który próbują Ciczasem wmówić, ze jest czymś “normalnym”

Rozwiązaniem jest podejście projektowe od początku! Myślenie wwiększej kategorii wymiarów, przewidywanie tego typu sytuacji i byciegotowym!

Nie trzeba wcale płacić swoim zdrowiem za tego typu rzeczy. Da się toogarnąć, tylko trochę inaczej.Spędziłem lata niestety płacąc własnym zdrowiem w takich sytuacjach, aż misię odechciało.

Bo to nie ma sensu! Jest inna droga – myślenie projektowe!

Jeżeli myślisz tylko w kategorii “chcę zrobić dobrze swoją pracę!” to pakujeszsię w kłopoty. Musisz, ale to absolutnie myśleć inaczej – chcę dowieźć projekt!A to naprawdę znaczy coś innego.

11

Można prowadzić projekt na zasadzie “wprowadzaj każdą zmianę, którątylko chcesz” i mieć przy tym uśmiech od ucha do ucha, pamiętaj o tym,żeby

1. Dobrze zdefiniować projekt na starcie2. Ustalić zasady wprowadzania zmian3. Trzymać się ich! – To Ty jesteś słabym ogniwem4. Jak tylko dostrzeżesz zmianę od razu wyciągać ją na wierzch!5. Prowadzić rejestr zmian – inaczej nikt nie uwierzy, że to nie Ty wymyśliłeś“to coś”

I dużo medytować. Bez siły umysłu nie dasz radyPowodzenia

pmninja.pl

12

J A K W Y J AŚN IĆ K L I E N T O W I ,ŻE J E S T O P ÓŹN I O N Y

Przekroczony termin. Coś umknęło. Klient się piekli po raz kolejny.Wymarzony projekt zmienia się w mini-piekiełko wzajemnych oskarżeń. A tumasz jeszcze raz komunikat, że coś się opóźni i nawet nie chce Ci się o tyminformować wcześniej, bo i tak czeka Cię mała z…. reprymenda. I znowu sięzastanawiasz, czy coś można z tym zrobić inaczej. Założę się, że spotkałeś sięz taką sytuacją w projektach nie raz…

Dlaczego tak się dzieje? Bo w jakiś sposób dałeś się przekonać któremuśz tych podejść

• Harmonogramy są bez sensu, bo nigdy się nie sprawdzają. Lepiej robić cośkonkretnego niż robić jakieś tam plany

• Wystarczy do terminu dodać sobie ze 2-3 dni zapasu i damy radę.Wiadomo, że coś się opóźni, ale jak mamy zapas to na luzie zdążymy.

• Jakoś to będzie, w końcu jak nie my to kto! Znamy się na robocie, wiemyco i jak, niech nam nikt nie przeszkadza ze spotkaniami tylko pozwolipracować!

• Dobra robota sama się obroni, nie trza jej adwokata.

Wybrałem takie na szybko, bo jest więcej takich mądrości „cioci Jadzi”. Wcaletak nie musi być.

13

Jaka ścieżka jest dla Ciebie?

„Tak, będzie Pani zadowolona!”. Tak najczęściej rozpoczyna projekt ekiparemontowa zajmująca się wykańczaniem Twojego domu. Jak to się częstokończy? „Nam się podoba, a Pani się przyzwyczai” ;). Oczywiście wiem, żeistnieją rzetelne ekipy, bo te działają trochę inaczej. Zanim powiedzą, żebędziesz zadowolony sprawdzają co mogą obiecać.

Pytanie jak Ty robisz to w swoich projektach? Lubisz przychodzić do klientalub do szefa i mówić mu po raz kolejny „sorry, opóźniło się. Znowu.”Wyobrażam sobie sytuację, że ktoś może nie lubić swojego przełożonego lubklienta i takie podejście sprawia mu dziką przyjemność, jednak do tej porywiększość spotkanych przeze mnie osób raczej mieściła się w zakresie osób,które raczej wolą być kojarzone z rzetelną pracą a nie fuszerką.

Jak się nie załadować w mega problem?

Po pierwsze: Kontrola nad projektem – jeżeli korzystasz z harmonogramuto wiesz dużo wcześniej o tym, że coś pójdzie nie tak zanim to faktycznie siępojawi i wybuchnie klientowi w twarz.

Po drugie: Zarządzanie ryzykiem – klient nie lubi niespodzianek.Szczególnie niemiłych niespodzianek. Jest różnica pomiędzy hazardem aryzykowaniem. Dzięki harmonogramowi w którym uwzględniasz ryzyko wiesz,czy masz szanse na zwycięstwo, czy po prostu wkurzysz drugą stronę

Po trzecie: Systematyczna komunikacja – jeżeli regularnie informujesz cosię dzieje, to nawet jeżeli nieudolnie kłamiesz to dajesz klientowi szansę nazadanie pytania jak jest naprawdę ;). Jeżeli nie to komunikujesz się z nim tylkoprzy okazji, którą on uznaje za wtopę. Zgadnij z czym będzie Cię kojarzył.

Po czwarte (dla zaawansowanych): Zarządzanie oczekiwaniami – niewystarczy kiwać głową jak piesek na tylnej szybie i zgadzać się na wszystko.Trzeba zadbać o to, żeby klient nie wyobrażał sobie za dużo, żeby pokazaćkiedy i co może dostać, a co ważne CZEGO NIE DOSTANIE! To trudne.Konieczne jeżeli chcesz zbudować lepsze relacje. Całkowicie pomijalne, jeżelilubisz jak ktoś patrzy na Ciebie jak na ostatnią sierotę.

Dużo łatwiej mówić o wtopach zanim one wystąpią. W 99% przypadkówmożesz wiedzieć o nich na tyle wcześnie, żeby nie wkurzyć klienta. Którąścieżkę wolisz – Kontroli, czy masochizmu? Twój wybór.

14

J A K R A D Z IĆ S O B I E Z P R O J E K T A M I ,N A K T Ó R E N I E M A K A S Y ?

Projekt bez budżetu. Wymagania na mercedesa z kasą, która ledwo wystarczana hulajnogę. Mało kasy, za to wymagania z kosmosu. Zdarzyło Ci się kiedyś?

Ja miałem i mam to na co dzień. Nawet w swoich projektach :), gdziewymyślam statki kosmiczne, a budżet na to nie pozwala. Wtedy pojawia sięniezła frustracja. Bo jak to rozwiązać?

Dopłacać do projektu dla klienta? Nie prowadzę działalności charytatywnej.Zrezygnować z mojej pensji, żeby firma działała? Chyba nie na to sięumawialiśmy.Brać co dają, wydać, a później powiedzieć, że się nie udało? To nie jestuczciwe.

„Jak się nie ma co się lubi, to się lubi co się ma” brzmi przysłowie. Warto sięzastanowić „co jest możliwe”, zamiast uzasadniania czego się nie da. Zdajęsobie oczywiście sprawę z tego, że możesz być w różnej sytuacji i różnie tomoże dla Ciebie wyglądać, dlatego kilka kierunków, które warto rozważyć wsytuacji projektu, który na początek nie spina się budżetowo, ale z jakiegośpowodu musisz lub chciałbyś się tym zająć.

Trzeba użyć myślenia projektowego do zbudowania różnych scenariuszy+ zarządzania ryzykiem, a szczególnie szukania szans dla projektu.

15

Scenariusz 1 – Co jest możliwe teraz

Zrób plan na to, co jest możliwe w tym budżecie, który dostałeś, nawet jeżeliwydaje Ci to śmiesznie mało, to może dla drugiej strony będzie ok.

Scenariusz 2 – Co wg. Ciebie ma największy sens

Zrób plan na to, co Ty widzisz jako najbardziej sensowne i dające najwięcejwartości dla drugiej strony. Może to uruchomi myślenie, dzięki któremudruga strona znajdzie większy budżet

Scenariusz 3 – Budowanie wartości „Kto za to zapłaci”

Określ kluczowe osoby, na które wpłynie projekt. Wybierz z nich te, któremają największe z niego korzyści. Poszukaj budżetu wspólnie z klientem unich!

Pi#@#$%$ możesz pomyśleć ;). Wiem, że niektórzy tak to określą, bo myślę oidealnym świecie. Niekoniecznie. Jeżeli uznasz, że nie chcesz tego robić, tomożesz uczciwie powiedzieć „NIE”.

Jeżeli prowadzisz własną firmę to po pewnym czasie nie przyjmujesz pewnychzleceń, bo wiesz, kto nie jest Twoim klientem i już. Jeżeli zaczynasz, to takiepodejście może mieć sens. Ja dla nowych projektów staram się używaćStrategii nr 3, bo dzięki temu niemożliwe staje się możliwe.

Jeżeli pracujesz w jakiejś firmie, to mówienie „NIE” wprost zazwyczaj jest słabątaktyką. Czasem warto wspólnie stworzyć projekt, który okaże się sukcesem.W mojej prawie 7-letniej praktyce pracy w dużej korporacji to się sprawdzało.Jeżeli odpowiednio się poszuka to znajdzie się kogoś z budżetem i chęciami,kto dołoży się do projektu. A przy okazji zadbasz o relacje.

Pigułka na koniec

• Myśl tym co jest możliwe ignorując na chwilę ograniczenia• Twórz różne scenariusze projektów (minimum 3: w budżecie,najsensowniejszy, z koalicją)• Zawsze zadbaj o relacje – dobrze mieć klienta, który później może do Ciebiewrócić.

Powodzenia w projektach!

16

K O M U N I K A C J A W Z A R ZĄD Z A N I U P R O J E K T A M I

Niewiele rzeczy denerwuje mnie tak w zarządzaniu projektami jakstwierdzenie „projekt się nie udał, bo zabrakło komunikacji”. To nic niewyjaśnia a sprawia, że mamy uczucie niby „zidentyfikowanie przyczynykluczowej”. Temat jest bardzo złożony i przy każdym projekcie uczę się czegośnowego. Nie będę się silił na stworzenie poradnika wyjaśniającego wszystko.Zamiast tego chciałbym, żebyśmy przestali patrzeć „płasko” na komunikację.

Szukając inspiracji do tego wpisu sięgnąłem po książkę ”Komunikacjabiznesowa oczami kierownika projektu”. Autorem tej książki jestprojectmanagerka.pl, Katarzyna Żbikowska. Dlaczego tu? Bo dawno temuczytając tę książkę dużo stron zaznaczyłem jako ciekawe pomysły. I teraz teżidealnie trafiłem na fajny rozdział. Trochę wziąłem z książki, trochę dodałemod siebie, tak synergicznie powstał ten artykuł :)

Kierownik projektu, myśliwiec i pilot transportowca

Wiecie, co sprawiało, że niektórzy piloci są świetnymi myśliwcami, a niektórzybędą potrafili pilotować tylko transportowce i za nic nie odnajdą się w walcepowietrznej? To taka bardzo mała rzecz, która na co dzień nie przeszkadza,ale w przypadku pilotów jest fundamentalna. O co chodzi?

Każdy z nas od urodzenia radzi sobie z otoczeniem. Chodzimy, biegamy,unikamy przeszkód. Generalnie nabywamy nawyków, dzięki którym potrafimyprzetrwać. Przed wejściem na ulicę rozglądamy się w lewo, w prawo.

17

Grając w piłkę, czy inną grę kontrolujemy otoczenie. Doskonale panujemy nadtym, co się dzieje wokół nas. No i tu jest pies pogrzebany. Wokół!

Szukamy zagrożeń w dwuwymiarowej przestrzeni! Z lewej, z prawej, z przodu,z tyłu. Ale już nie z góry, z dołu! I to jest ten detal. Wiele osób nie będziepotrafiło przestawić się na myślenie w dużo bardziej złożonym otoczeniu!Stare nawyki będą silniejsze. Jeśli dojdzie do tego stres i poczucie zagrożeniato pozamiatane. Rozglądanie się wokół nie wystarczy.

Komunikacja to oczy dookoła głowy

Większość z nas jest przyzwyczajona do pewnego prostego układukomunikacji szef – ja – zespół, który mam. Koniec, finał. Prosty przebiegkomunikatu i z mniejszymi lub większymi problemami jakoś się dogadamy. Wprojektach tak nie ma! Tutaj wchodzimy w dużo więcej wymiarów i dlategokomunikacja na poziomie intuicyjnym ma sporą szansę się nie sprawdzić. Bojak dodasz do tego różne nawyki i przyzwyczajenia do narzędzi (email,karteczki, spotkania, wizyty przy biurku), to widać czego dotykamy.Nie chcę Cię straszyć, bo…

Każdy projekt da się ogarnąć, tylko trzeba świadomie spojrzeć na kilkasposobów łączących różne perspektywy. Od razu dodałem do nichpomysły związane z komunikacją.

Do przodu – ten tydzień, 5 tygodni, kluczowe etapy projektuWstecz – co ważnego się wydarzyło co musi być przekazane?W dół – podwładni i zespółDo góry – szefowie, zarządNa zewnątrz – poza projektem, poza organizacjąDo wewnątrz – zespół projektowy, nasza organizacjaNa produkt – to co powstaje w ramach projektuNa proces – to w jaki sposób pracujemy

No i w każdym z tych aspektów trzeba sobie zadać 3 pytania:

Kto jest ważny? – po prostu lista osób, albo organizacjiCo musi wiedzieć? – żeby wykonać swoją pracę, żeby podjąć decyzję.Nawet nie dotykam tematu, o czym nie chcę mówić Jak najlepiej to przekazać? – Co najmniej 3 kanały, bo doświadczeniepokazuje, że inaczej do nas niewiele trafia

18

Jeżeli zrobisz sobie taką tabelkę to powstanie plansza, na której grasz. Terazwystarczą kredki do pokolorowania, żeby sprawdzić, czy panujesz nad danymobszarem i czy tam się „wróg nie czai”. To przypomina technikę stosowanąprzez pilotów, dzielenia sobie przestrzeni otaczającej samolot na sektory,które systematycznie sprawdzają.

Teraz wystarczą kredki do pokolorowania, żeby sprawdzić, czy panujesz naddanym obszarem i czy tam się „wróg nie czai”.

To przypomina technikę stosowaną przez pilotów, dzielenia sobieprzestrzeni otaczającej samolot na sektory, które systematycznie sprawdzają.

19

S C O P E C R E E P C Z Y L I P EŁZ A JĄC Y Z A K R E S

Znasz to z autopsji? „Kiedy to się wreszcie skończy! Im bardziej przyglądasz siętemu co masz do zrobienia tym masz więcej do zrobienia! To była przecieżtylko prosta linijka do przygotowania „mailingi do kampanii” i wyglądało na to,że uwiniesz się z tym w dwie godziny. A tutaj cały czas coś dochodzi. Cały czaswięcej! Te zadania wychodzą jakby spod ziemi i przyciągają nowe!”

Właśnie dlatego Twój projekt ma problemy, właśnie napotkałeś coś, co jakFreddy Kruger z Elm Street będzie Cię dręczył we śnie i na jawie! – PoznajScope Creep!*

Skąd to się bierze?

Przyczyn „rozpełzywania” się zakresu jest sporo, chociaż ja w mojej praktyceznalazłem kilka najczęstszych

Ukryty spód góry lodowej – po prostu szybko uznaliśmy, że to proste i niktsię nie przyjrzał co się kryje pod niewinnym hasłem „szkolenia dla klienta”,„kampania mailingowa”, „korekta gazetki reklamowej” i tym podobnymi

Zrozumienie zakresu pojawiające się w trakcie – zaczynasz pracę nadczymś i dopiero wtedy zaczynasz widzieć powiązania i jak to należy zrobićdobrze. I wtedy od razu decydujesz, że trzeba zrobić dobrze, chociaż czasu nato nie ma

20

Nowe pomysły w trakcie – wiadomo, że jak się pracuje to się pojawiainspiracja, żeby robić więcej dobrych rzeczy i dorzuca się je do podstawowegopomysłu. Tym sposobem dzięki dobrym intencjom i kreatywności pracapuchnie, a czas nie.

Jak z tym walczyć?

Świadomość, świadomość, świadomość! Trzeba się obudzić, bo inaczej Freddyzrobi Ci krzywdę, a jak umrzesz we śnie, to umrzesz naprawdę ;). Ok, trochęmnie poniosło, ale tak jest. Jeżeli nie zdasz sobie sprawę, że właśnie urósłzakres Twojego projektu to okaże się, że zaraz popłyniesz.

Przede wszystkim trzeba wziąć chwilę oddechu i zastanowić się:

1. Co naprawdę mamy zrobić? – to dobre pytanie, bo możesz się zdziwić jakczęsto nikt tego nie wie ;). Warto sobie wypisać listę rzeczy do wykonaniazanim zaczniesz coś robić. Nawet jeżeli wyjdzie długa, to przy przemyśleniumoże dać się zmieścić w ograniczeniach projektu.

2. Czy to na co się umówiliśmy wystarcza do osiągnięcia celu? – możeokazać się, że na początku projektu i klient i Ty źle oceniliście zakres dozrobienia. Teraz warto wyciągnąć sprawę na wierzch. Wtedy mamy innyproblem do rozwiązania. Jeżeli będziesz iść w zaparte i zrobisz coś, co dlaklienta będzie bezużyteczne to i tak dojdzie do spinki, tylko z dużo większymstresem i konsekwencjami. W przypadku odpowiedzi NIE – eskaluj. Wprzypadku odpowiedzi TAK – zabij nowe pomysły i po prostu działaj.

3. Czy te nowe punkty, które wymyśliliśmy są niezbędne, czy sąulepszeniem? – jeżeli są niezbędne to pewnie trzeba je zrobić i wtedy wróćdo punktu 2. Jeżeli NIE – to zaproponuj je jako prace dodatkowe lubprzeniesienie do drugiej wersji projektu. Naprawdę nie zawsze ulepszenia wtrakcie pracy są najlepszym pomysłem.

4. Czy wycięliśmy „do kości” wszystko co się da w projekcie? – jeżeli NIE tozastanów się, co jeszcze nie jest absolutnie niezbędne do sukcesu! Naprawdęto nie jest tak, że musisz mieć dużo zrobionego. Dużo lepiej sprawdza się,jeżeli to co jest, jest zrobione dobrze. A w trakcie projektu non stop ktośdorzuca mimochodem „małe” rzeczy, które jak się na nie nie patrzy tozachowują się jak Gremliny. Jedzą coś po północy i problem z małego robi siębardzo duży!

21

Co przyciąga Scope Creep najbardziej?

Kierownik Projektu i Sponsor! Sami sobie strzelają w stopę, bo chcą „dużo,dużo, dużo i fajnie :)”. A Scope Creep tylko się cieszy, bo ma ofiary, które niewiedzą, że pakują mu się w sidła!

Jeżeli przyjdzie Ci do głowy myśl w trakcie pracy „a dodam tu tylko takie małecoś, klient będzie zadowolony” to wiedz, że źle się dzieje! Scope Creep tu był!

Nie daj się i walcz

Pytanie: Ile dodatkowej roboty wrzuciłeś sobie do zrobienia dzisiaj?

*Tłumaczenie pełzający zakres jest błędne… Tu zdecydowanie chodzi o jegorzeczownikowe tłumaczenie

pmninja.pl

22

N A R ZĘD Z I A D O Z A R ZĄD Z A N I A P R O J E K T A M I .6 W N I O S K Ó W

Jakie narzędzie do zarządzania projektami?

To pytanie, które mniej więcej jest tak samo stare jak to, czy „Bóg istnieje”.Podobnie jak w przypadku tego drugiego masz szanse trafić na milionywyznawców przekonujących do tego, że istnieje, a ich jest najlepszy ;). Mojedoświadczenie nauczyło mnie tego, że marketing czasem robi więcej krzywdyniż korzyści. Podzielę z Tobą moimi wnioskami i doświadczeniami.

Wniosek 1 – Excel nieśmiertelny, bo…

Większość ludzi, chociaż się do tego nie przyzna, to i tak będzie zarządzaćprojektami w Excelu. Albo w jego odpowiedniku w Google. Dlaczego? Bo tonarzędzie wszyscy znają, potrafią w nim dużo zrobić i harmonogram da się wnim stworzyć. Oprócz tego można też ogarnąć fajne wykresy, tabelki inaprawdę sporo tematów popchnąć do przodu. Można się śmiać, mówić, żenienowoczesne i archaiczne, ale warto zwrócić uwagę na kilka punktów.

Dostępność – każdy maŁatwość użycia – każdy potrafi w nim działaćElastyczność – dopasujesz sobie do każdego projektuZero kosztów – bo już zapłaciliśmy albo Google daje za darmo

Gdy zrobisz to w google’owej wersji rozwiążesz też problem dostępu wieluludzi do dokumentów. Masz narzędzie, które rozwiązuje 80% potrzebprojektowych.

23

Jeżeli chcesz wdrożyć inne narzędzie, trzeba zapewnić podobne właściwości,inaczej będzie pod górę.

Możliwe, że się skrzywiłeś w tym momencie, bo to nie jest sexy. Może i tak.Moje doświadczenie mówi, że jak ktoś nastawia się na to, że problemem jestnarzędzie, to w 90% przypadków nie ma racji. Problemem jest raczej sposóbpracy nad projektami.

Wniosek 2 – Nie ma narzędzia do wszystkiego

Przyznaję się do grzechu. Szukałem narzędzia, które rozwiąże mi problemycałościowo. Do tej pory takiego nie znalazłem. Chociaż widzę, że SmartSheetjest takim narzędziem, które odpowiednio wdrożone może być stosunkowotanim narzędziem, w którym da się zarządzać wieloma projektami, tworzyćharmonogramy i naprawdę zarządzać projektem! Natomiast po pierwszychtestach widać, że co do komunikacji, to może być wymagające.

Korzystałem z Trello, Excela, MS Project, Project Libre i każdemu choleraczegoś brakowało. Jeżeli coś robiło świetny harmonogram, to absolutnie niedało się przydzielać zadań (bez inwestycji na poziomie kilkudziesięciu tysięcyzłotych rocznie). A jak przydzielało zadania to olewało harmonogram, boskupiało się albo na przepływie przez poszczególne etapy, albo pozwalałopracować tylko na liście zakresu (backlogu). A nawet jak działało, to podkątem rozdzielenia obowiązków była kicha :(.Ostatecznie u siebie korzystamy z kombinacji LiveSpace (do zarządzaniarelacjami z klientami), Trello (do pilnowania projektów i procesów),GoogleDocs (do uzupełniania ważnymi informacjami), maila (taknieśmiertelny, chociaż mnie wkurza) no i ściany z rozpisaną strategią :).Przetestowałem na sobie różne kombinacje i widać, że potrzeba kilku aplikacjinajczęściej:

Do zarządzania główną działalnością (produkcją, świadczeniem usług,wytwarzanie oprogramowania) – to bardzo często specjalistyczne narzędzie

Do kontroli całej działalności firmy – można połączyć z narzędziem dozarządzania projektami

Do zarządzania projektami - możliwości jest wiele i tu pojawia się klęskaurodzaju

24

Wniosek 3 – Narzędzia do harmonogramowania nie są narzędziami dozarządzania projektami

Tak, MS Project to nie jest narzędzie dzięki, któremu zarządzisz projektem. Tooprogramowanie, dzięki któremu dostaniesz wszystkie informacje oprojekcie, jeżeli je zasilisz. Zarządzanie projektem dzieje się już w warstwieludzkiej. Tutaj proces jest ważniejszy od narzędzia. Przy odpowiednimpoziomie złożoności potrzebujesz lepszego, ale …. nie daj sobie wmówić, żenarzędzie zmieni Ci firmę.Jeżeli masz chaos i go zautomatyzujesz, to będziesz skuteczniej wytwarzałchaos. A rynek nabywców na chaos dosyć wąski jest ;).

Wniosek 4 – Nie przywiązuj się do narzędzia

„Zawsze tak robiliśmy” to nie jest argument. Ja wyrastałem z moich narzędzikilka razy, podobnie z moją działalnością. Nie mówiąc o firmach, które rosnąbardziej dynamicznie. Czasy się zmieniły i dużo bardziej liczy się „sexy” wyglądi łatwość dostępu z każdego miejsca. Jeżeli narzędzie już Ci nie służy to jezmień.

Wniosek 5 – Proces jest tak samo ważny jak narzędzie

Albo ważniejszy. Jeżeli dało się postawić piramidy bez rozwiązań w chmurze,to da się poprowadzić projekt bez najnowocześniejszego softu. Tylko trzebato co się ma używać z głową. Zanim wdrożysz narzędzie, wydasz na to kasę ipieniądze na szkolenie ludzi z narzędzia to zastanów się jak mają z niegokorzystać.Dużo sensowniej jest najpierw ustalić jak mają prowadzić projekty, jakieinformacje dostarczać dla raportowania, a później szkolić z tego jak to robić wnarzędziu. Spora oszczędność i mniejsza frustracja dla ludzi wdrażającychzarządzanie projektami i narzędzie w firmie. Większość z nich nie potrzebujeani narzędzia, ani zarządzania projektami. Chcą robić swoją robotę. Im łatwiejto się im poda i mniej muszą wymyślać tym lepiej.

Wniosek 6 – Chcesz wdrożyć narzędzie, trzeba pracować nad ludźmi

Standardowy proces, przez którzy przechodzę w uczeniu projektów.

Etap 1: Coś jest nie tak z firmą, musimy się ogarnąć i poznać narzędzia, żebydziałało lepiej.

25

Etap 2: Mamy narzędzia, ale ludzie jacyś tacy niekumaci i nie chcąwspółpracować

Etap 3: No dobra. Mamy narzędzia do projektu, mamy narzędzia doogarnięcia ludzi. Coś nie trybi nadal… I?

To jest punkt zrozumienia. Narzędzie musi być umieszczone w rękachzręcznego rzemieślnika. A ten musi wiedzieć do czego i po co z niegokorzysta. Wiedzieć jak się je konserwuje i jak o nie dbać.

A że główną mantrą dzisiaj jest „szybko, szybko” to robimy sobie długi,których nie widać. Olewamy dokładną komunikację, przekazanie danych,zrobienie podsumowania, wyciągnięcie wniosków. Nie to, żebym byłzwolennikiem biurokracji. Nigdy! Nienawidzę! Widzę natomiast to, że ścinamyna co dzień zakręty i zaciągamy „dług niedokładności”. To sprawia, że coraztrudniej jest nam iść do przodu. Coś, co kiedyś było łatwe i szybkie w pewnymmomencie staje się przeszkodą nie do przebycia.

Rozwiązanie? Ludzie i ludzki proces współpracy wspierany narzędziami.Może jestem staroświecki, ale wierzę w to, że organizacja działa najlepiej gdysystematycznie dostarcza dobrej jakości wyniki, a nie gdy działa od pożaru dopożaru, który sam wytwarza.

Narzędzia w tym pomogą. Praca nad sobą bardziej.

pmninja.pl

26

O AUTORZE

Mariusz Kapusta

Ekspert zarządzaniaprojektamiz ponad 17 letnimdoświadczeniem, trener iprzedsiębiorca.

Od prawie 9 lat jest teżwłaścicielem firmyLeadership Center.

Autor książki „Zarządzanieprojektami krok po kroku” itwórca metody 12 pytań,które w bardzo prostysposób uczą zarządzaniaprojektami.

Z pasją tworzy grysymulacyjne dlamanagerów.

Triathlonista imaratończyk. WielbicielRozwoju Osobistego,czemu daje wyrazna mariuszkapusta.pl

27

NARZĘDZIANasze

D O Z A R Z Ą D Z A N I A P R O J E K T A M I

28

Brown rice (or “hulled” or “unmilled” rice) is whole grain rice.

It has a mild, nutty flavor, and is chewier and more nutritious

than white rice, but goes rancid more quickly because the

bran and germ — which are removed to make white rice —

contain fats that can spoil. Any rice, including long-grain,

short-grain, or glutinous rice, may be eaten as brown rice.

BROWN RICE

Zdobądź wiedzę, dzięki której każdy twój projektbędzie efektywny! Dowiedz się, jak dobieraćsposób działania specjalnie do swoich potrzeb.Poznaj wypróbowane sposoby na skutecznewyznaczanie celów, zarządzanie czasem orazwłaściwą ocenę ryzyka.Odkryj innowacyjną metodę zarządzaniaprojektami, która czerpie ze znanych metodyktypu PMBOK, PRINCE2 czy SCRUM.

Zaplanuj i zrealizuj projekt, który zakończy sięsukcesem!

KSIĄŻKA

Zestaw 12 kart i plansza do planowania projektów.Karty zawierają pytania z autorskiej metodyzarządzania projektami 12 pytań KISS PM MariuszaKapusty.

Rozkładasz planszę na stole, wyciągasz karty i pokolei zadajesz sobie pytania widniejące na każdej znich. Odpowiedzi zapisujesz we właściwym miejscuna planszy. Wraz z ostatnią kartą i ostatniąodpowiedzią na pytanie, które przeczytałeś maszgotowy plan projektu.

Klocki PM House to bardzo proste i przyjemne wużyciu narzędzie do planowania projektów.Układając projekt tak jak w przypadku budowydomu zaczynasz od fundamentów, a właściwie odzadania sobie fundamentalnego pytania“Dlaczego?”. Dlaczego robię ten projekt?

Każdy kolejny klocek, to kolejne pytanie na któremusisz odpowiedzieć aby ukończyć domek. Kiedyodpowiesz na wszystkie pytania – maszgotowy plan projektu

KARTY

KLOCKI

29

SZKOLENIE

WIĘCEJ O SZKOLENIU NA

KONTAKT

WWW.LEADERSHIP-CENTER.PL/SZKOLENIE-MARKETING

TEL: 797 590 887MAIL: BIURO@LEADERSHIP-CENTER.PL

E-book “Kurs Zarządzania Projektami 12 pytań” toposzerzona wiedza z naszego mailowego kursu 12pytań w formie e-booka. W zestawie równieżzeszyt ćwiczeń, który możesz wydrukować iprzechodząc krok po kroku odpowiedzieć na 12pytań.

Dodatkowo harmonogram do wydrukowania nakartce A4 lub lepiej A3, żeby móc szybkozaplanować projekt

Trzeba wdrożyć nowy produkt na rynek. Nie mamiejsca na błąd, deadline goni deadline. Klient niewie czego chce, ale chce to na wczoraj....Pomożemy Ci zapanować nad tym chaosem.Uczestnicząc w szkoleniu:

- Zobaczysz jak bronić się przed chaosem i pędowiku porażce- Nauczysz się oceniać problemy w projektach i poznasz strategie ich rozwiązywania- Poznasz sposoby na utrzymanie deadline’ui jakości, gdy wszystko sprzysięga się przeciw Tobie

EBOOK

30

MEDIALNYPATRON

NowyMarketing to serwis dostarczający konkretów i inspiracjiz dziedziny marketingu. Analizujemy trendy i omawiamy je w

kontekście ciekawych kampanii. Przedstawiamy opinieuznanych specjalistów marketingu i liderów branży 

NowyMarketing.pl

31