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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TRABAJO DE TITULACION PRESENTADO PARA OPTAR POR EL TITULO
DE INGENIERÍA COMERCIAL
TEMA: “DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
FORTALECER EL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA INSYSRED S.A”
AUTORES:
CANTOS CEDEÑO ERICKA NORLEY
SANTANA TELLO JESSENIA KARINA
TUTOR:
MBA. ITALO MARTILLO PAZMIÑO
GUAYAQUIL, JULIO DEL 2017.
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍAFICHA DE REGISTRO DE TESISTÍTULO Y SUBTÍTULO:DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FORTALECER EL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA INSYSRED S. A
AUTORES:ERICKA NORLEY CANTOS CEDEÑO
JESSENIA KARINA SANTANA TELLO
TUTOR:MBA. ITALO MARTILLO PAZMIÑOREVISORES: ING EDISSON ESPINOZA YING LUIS HERRERA
INSTITUCIÓN:UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD:CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA:INGENIERÍA COMERCIALFECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGS: 117
TÍTULO OBTENIDO: INGENIERA COMERCIAL
ÁREAS TEMÁTICAS: INVESTIGACION DE MERCADO
PALABRAS CLAVE: Manual de Procedimientos, Control Interno, Responsabilidades Administrativas, Normas.
RESUMEN: En el presente informe se quiere dar a conocer la importancia de un manual de procedimiento ya que está basado para que la empresa tenga un estricto cumplimiento de las actividades a realizarse, este tipo de manuales debe otorgar principalmente seguridad a las entidades, se debe obtener la confianza del cliente desde que se vende nuestros productos hasta la entrega de la misma. Este manual se ha visto requerido para evitar afectación en las ventas, caja chica, reportes, facturación etc., se determinó la viabilidad mediante una investigación cualitativa y cuantitativa realizando encuestas, aplicando también un tipo de investigación bibliográfica.
No. DE REGISTRO (en base de datos): No. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):ADJUNTO PDF: SI NOCONTACTO CON AUTORES:
Ericka CantosJessenia Santana
Teléfono:
09893426320984841580
E-mail:[email protected]@hotmail.com
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: Nombre: Secretaría de la Facultad
Teléfono:(04)-2596830E-mail:[email protected]
X X
CAPTURA DEL ANTIPLAGIO
Para fines académicos CERTIFICO que el trabajo de titulación:
“DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FORTALECER EL
CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA INSYSRED S.A.”.
De acuerdo a la captura del Antiplagio, el Sistema de coincidencias es del 2%
Atentamente,
____________________________
MBA ITALO MARTILLO PAZMIÑORegistro Senescyt #1006-13-86035994
TUTOR.
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Habiendo sido nombrado tutor tesis de grado. MBA ITALO MARTILLO PAZMIÑO,
como requisito para optar por el título de Ingeniera Comercial, presentado por los egresados:
Ericka Norley Cantos Cedeño con C.I: # 0914607494
Jessenia Karina Santana Tello con C.C: # 1204545170
Tema:
“DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FORTALECER EL
CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA INSYSRED S.A.”
Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
Atentamente,
___________________________________
MBA ITALO MARTILLO PAZMIÑORegistroSenescyt#1006-13-86035994
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
Nosotras, Ericka Norley Cantos Cedeño con C.I: # 0914607494 y Jessenia Karina
Santana Tello con C.I: # 1204545170, declaramos que el proyecto de grado denominado
“DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FORTALECER EL
CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA INSYSRED S.A”, se ha desarrollado de
manera íntegra, respetando derechos intelectuales de las personas que han desarrollado
conceptos mediante las citas indican la autoría y cuyos datos se detallan de manera más
completa y especifica en la bibliografía.
En virtud de esta declaración, nos responsabilizamos del contenido, autenticidad y
alcance del presente proyecto.
LOS AUTORES
______________________ _________________________
Ericka Cantos Cedeño Jessenia Santana TelloC.I: 0914607494 C.I: 1204545170
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de:
Ericka Cantos Cedeño C.C: 0914607494
Jessenia Santana TelloC.C: 1204545170
TEMA:
“DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FORTALECER EL
CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA INSYSRED S.A.”
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso
como a bien tenga.
______________________ _________________________Ericka Cantos Cedeño Jessenia Santana Tello
C.I: 0914607494 C.I: 1204545170
DEDICATORIA
Quiero agradecer a mi padre Idelfonso Cantosy a mi madre Tibania Cedeño, porque
cada día se esforzó para que yo siga por el camino de la sabiduría, guiando mis pasos y
brindándome todo su apoyo posible.
A mis hijas Bianca y Damaris porque quiero ser un ejemplo para que ellas sigan un
camino de éxito y a mi esposo Gabriel Valero, por ser una de las personas que me ayudo a
perseverar mis esfuerzos
Ericka Cantos C.
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a Dios y a mi madre Ángela TelloElaje por brindarme su
amor incondicional y enseñarme a ser perseverante para alcanzar los objetivos trazados en mi
vida.
Jessenia Santana Tello
AGRADECIMIENTO
A Dios por brindarme un sentimiento de paz, sabiduría y fuerzas para no desmayar y
seguir adelante hacia mi objetivo, a mis padres que siempre han sido mi pilar fundamental.
A mi familia, mis hermanos mi esposo mis hijas mis amigas que han sido una ayuda en
esta etapa de mi vida.
A mi tutor el Ing. Ítalo Martillo por no dejar que desistamos de nuestra meta y ser ese
apoyo constante.
De tal manera queremos Agradecer a nuestros Examinadores; el Ing. Edison Espinoza,
y Luis Herrera, por brindarnos sus conocimientos en la culminación de nuestra tesis.
Ericka Cantos C.
AGRADECIMIENTO
Nuestro Mayor Agradecimiento es para Dios que gracias a su fortaleza y sabiduría
brindada día a día nos permite seguir adelante.
Y por supuesto también a nuestras familias ya que sin el respaldo de ellos esta nueva
meta alcanzada no sería posible y cada paso que damos es siempre en bienestar de ellos.
Un gran y fuerte agradecimiento a nuestro tutor ING.MBA. Ítalo Martillo Pazmiño que
se dio el tiempo para guiarnos y corregirnos de manera permanente para culminar esta meta
con éxito.
Y por último a nuestros Profesores que nos supieron brindar sus conocimientos para
seguir en el largo camino como nuevos profesionales de nuestra sociedad.
De tal manera queremos Agradecer a nuestros Examinadores; el Ing. Edison Espinoza,
y Luis Herrera, por brindarnos sus conocimientos en la culminación de nuestra tesis.
Jessenia Santana Tello
Tabla de contenido
CAPTURA DEL ANTIPLAGIO................................................................... III
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR.................................................VI
DEDICATORIA.........................................................................................VII
AGRADECIMIENTO................................................................................VIII
AGRADECIMIENTO................................................................................VIII
Índice de Tabla y Apéndice....................................................................... IX
Índice de Figuras........................................................................................X
Resumen...................................................................................................XI
Introducción..............................................................................................13
Planteamiento del Problema.................................................................................4
Objetivos de la investigación................................................................................6
Objetivo General...............................................................................................6
Objetivos Específicos.......................................................................................6
Justificación......................................................................................................6
Hipótesis general........................................................................................8
Variable independiente.........................................................................................8
Variable dependiente............................................................................................8
El Diseño de la Investigación......................................................................8
Población y Muestra.............................................................................................9
Población..............................................................................................................9
Muestra.................................................................................................................9
Capítulo I...................................................................................................10
Marco teórico y metodológico...................................................................10
Antecedentes del Problema......................................................................10
Definición de Control interno.........................................................................11
Importancia del Control Interno.....................................................................13
Ambiente de control...........................................................................................15
Evaluación Riesgos............................................................................................15
Riesgo inherente.................................................................................................16
Sistemas de contabilidad y de control interno....................................................16
Componentes Del Control Interno............................................................17
Tipos de Control Interno...........................................................................18
Controles internos de detective..........................................................................18
Controles internos correctivos............................................................................20
Supervisión y monitoreo...........................................................................22
Actividades de control........................................................................................22
Manuales de procedimientos....................................................................23
Definición de manual de procedimiento....................................................23
Importancia de los manuales de procedimientos................................................23
Beneficios del manual de procedimientos.................................................26
Fundamento Legal....................................................................................26
Definición es la matriz productiva.............................................................28
La importancia del control interno en la empresa..............................................29
Capítulo ll..................................................................................................37
Diagnóstico del estado actual del problema.............................................37
Diseño de la investigación..................................................................................37
Técnicas e instrumentos de investigación..........................................................37
Recolección y procesamiento de la información................................................37
Análisis Cualitativo y Cuantitativo....................................................................37
Entrevista dirigida al Gerente Propietario de la Empresa INSYSRED S.A.......38
Cuestionario de Encuesta Dirigidos a los Empleados de la Empresa INSYSRED S.A.
......................................................................................................................................39
1.- ¿Las actividades y funciones que realiza cada empleado están bien definidas40
2.- ¿La empresa cuenta con un manual de funciones en donde se describa las
actividades y responsabilidades del personal de la empresa........................................40
4.- ¿La información recopilada de las transacciones es ingresada de forma inmediata
al sistema de la.............................................................................................................41
7.- ¿Existen en la empresa reglamentos internos para el personal, como para las
actividades que se efectúan..........................................................................................43
Conclusión de las encuestas...............................................................................43
Capitulo llI.................................................................................................44
Propuesta de solución al problema...........................................................44
Evaluación y Contratación de Capital Humano para la empresa Insysred S.A..45
Paso I: Planteamiento del Modelo..................................................................45
Paso II: Estrategias Organizacionales.............................................................45
Paso III: Análisis, Reclutamiento, Selección y Contratación.........................45
Paso IV: Modelo de Evaluación de Desempeño para la empresa Insysred S.A.45
Paso I: Planteamiento del Diseño.......................................................................48
a. Misión....................................................................................................48
b. Visión.....................................................................................................48
c. Objetivo General....................................................................................48
d. Objetivos Específicos.............................................................................48
Paso II: Diagnóstico y Análisis..........................................................................49
a. Diagnóstico del Emprendimiento, un paso necesario para el éxito.......49
Funciones y Procesos.........................................................................................49
b. Indicadores de Gestión - Factores críticos de éxito...............................49
Mejora mañana lo que puedas mejorar hoy, pero mejora todos los días............50
Sistema de Gestión de Calidad. Calidad Total.........................................52
Satisfacer las necesidades de los clientes...........................................................53
Satisfacer las necesidades de los trabajadores....................................................53
Satisfacer las necesidades de los accionistas......................................................54
Satisfacer las necesidades de la Sociedad en General........................................54
ISO 9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad.............................................54
Proceso de Mejora Continua..............................................................................55
Indicadores Clave para la Mejora Continua de Procesos...................................55
Funciones Básicas del Proceso de Control.........................................................57
Medición de Capacitación..................................................................................57
Tiempo promedio en alcanzar objetivos.............................................................57
Accidentabilidad laboral y riesgos.....................................................................57
Diferencia entre Incidentes y Accidentes...........................................................58
Rotación de personal..........................................................................................58
Procesamientos prácticos - Medición de Capacitación......................................58
Tiempo Promedio en Alcanzar Objetivos..........................................................60
Pasos para la medición de tiempo promedio......................................................60
Accidentabilidad Laboral y Riesgos...................................................................60
Paso III: Estrategias Organizacionales...............................................................61
Integrar de Programa motivacional 5S.....................................................62
Paso IV: Análisis, Reclutamiento, Selección y Contratación.............................64
Análisis de puesto...............................................................................................65
Definir el perfil del puesto..................................................................................65
Alcances del puesto............................................................................................66
Limitaciones del puesto......................................................................................66
Condiciones Salariales y Beneficios..................................................................66
Profesiograma...........................................................................................67
Perfil del puesto..................................................................................................67
Reclutamiento.....................................................................................................67
E-recruitment......................................................................................................68
Búsqueda por anuncios por distintos tipos de medios........................................68
a. Análisis de las Solicitudes.....................................................................69
b. Selección................................................................................................69
Determinación del grado de interés de los candidatos.......................................70
c. Contratación...........................................................................................70
Etapa 1: Establecer el Proceso a Evaluar............................................................71
Etapa 2: Elaboración de los Manuales de Procedimientos.................................71
Etapa 3: Seleccionar a los futuros colaboradores que intervendrán en dicho proceso
......................................................................................................................................72
Etapa 4: Herramientas para la Evaluación..........................................................72
Etapa 5: Análisis y comparación de los datos obtenidos....................................72
Etapa 6: Establecer las acciones y recomendaciones de mejora.....................73
Conclusión................................................................................................74
Recomendación........................................................................................77
Referencias...............................................................................................78
Apéndice...................................................................................................82
Apéndice A.........................................................................................................82
Apéndice B. ENTREVISTA..............................................................................97
Apéndice C. ENCUESTAS................................................................................98
XVIII
Índice de Tabla y ApéndiceTabla 1 .- Muestra KPIs……………………………………………………………...56
Tabla 2.- Costo de Inversión………………………………………………………..…76
Apéndice A. Diseño de Manual de Procedimineto………………………..
…………..83
Apéndice B.....................................................................................................................97
Apéndice C...…………………………………………………………...………...……98
Apéndice D…………………………………………………………………………….99
XVIII
Índice de Figuras
Figura 1.- Organigrama Institucional Para la Empres INSYSRED S.A………….....11
Figura 2 .- Componentes del Control Interrno………………………..........................18
Figura 3 .- Pregunta N° 1 Dirigida a los Empleados de la Empresa Insysred S.A…..40
Figura 4 .- Pregunta N° 2 Dirigida a los empleados de la Empresa S.A……………..40
Figura 5 .- Pregunta N° 3 Dirigida a los empleados de la empresa Insysred S.A…….41
Figura 6 .- Pregunta N° 4 Dirigida a los empleados de la Empresa Insysred S.A……41
Figura 7 .- Pregunta N° 5 Dirigida a los empleados de la Empresa Insysred S.A…....42
Figura 8 .- Pregunta N°6 Dirigida a los empleados de la Empresa Insysred S.A…….42
Figura 9 .- Pregunta N° 7 Dirigido a los empleados de la Empresa Insysred S.A……43
Figura 10 .- Diseño de Manual de Procedimientos…………………………………...44
Figura 11 .- Diagrama de Flujo……………………………………………………….46
Figura 12 .- Esquema del Diseño de Manual de Procedimientos…………………….47
Figura 13 .- Evaluacion PDAC……………………………………………………….51
Figura 14 .- Rendimiento de los KPIs………………………………………………..56
Figura 15 .- Diagrama de Gestión Comercial………………………………………..75
XVIII
Resumen
En el presente informe se quiere dar a conocer la importancia de un manual de
procedimiento ya que está basado para que las empresas tengan un estricto
cumplimiento de las actividades a realizarse, este tipo de manuales debe otorgar
principalmente seguridad a las entidades, se debe obtener la confianza del cliente desde
que se vende nuestros productos hasta la entrega de la misma. Este manual se ha visto
requerido para evitar afectación en las ventas, caja chica, reportes, facturación etc., se
determinó la viabilidad mediante una investigación cualitativa y cuantitativa realizando
encuestas, aplicando también un tipo de investigación bibliográfica.
Palabras claves: Manual de Procedimientos, Control Interno, Responsabilidades
Administrativas, Normas.
XVIII
Abstract
This report is intended to raise awareness of the importance of a procedural
manual, since it is based on the strict compliance of the companies with the activities to
be carried out. This type of manual should mainly give security to the entities. Trust of
the customer from the time our products are sold until delivery of the same. This
manual has been required to avoid affecting sales, small box, reports, billing etc., was
determined via qualitative and quantitative research conducting surveys, also applying a
type of bibliographic research.
Key words: Manual of Procedures, Internal Control, Administrative
Responsibilities, Norms.
XVIII
Introducción
Alrededor del mundo, el control interno es una herramienta importante para el
logro de los objetivos administrativos de una empresa. Porque esto implica el uso
frecuente de los recursos financieros, materiales, humanos y demás recursos de la
propiedad de una empresa para la correcta y responsable ejecución del diseño de control
interno por parte de los directores administrativos y demás personal. De esta forma se
consíguela efectividad y eficiencia en las operaciones de los departamentos en las que
se va implementar la optimización de los recursos.
En estos últimos años se ha podido analizar que, en las empresas privadas, sean
pequeñas o medianas, han implementado en su sistema de trabajo un control interno. El
mismo que se ha convertido fundamentalmente en una bitácora para mejorar la
organización de la institución. Porque el control interno permite evaluar de manera
independiente la eficiencia, eficacia, economía, ética de las operaciones financieras,
administrativas y contables, para promover una seguridad razonable en el cumplimiento
de leyes y normas en la gestión del control.
El presente trabajo de investigación pretende realizar y desarrollar un manual de
procedimiento de control interno, el mismo que será implementado en la empresa
INSYSRED S. A ubicada en el Cantón Durán, Provincia del Guayas, en vista de la
ausencia un manual de procedimientos como tal, en la mencionada empresa, será de
gran relevancia para el departamento de Organización y Métodos. Para dar más
profundidad al proceso desarrollado, se ha estructurado el proyecto en tres capítulos, los
cuales presentan las fases de la determinación de la situación problemática, hasta la
presentación de la propuesta del manual de procedimientos.
En el apartado de la introducción, se encuentra el planteamiento del problema,
debido a la falta de un control interno en la empresa. Por otro lado, esto da origen a la
XVIII
formulación del problema, los objetivos de la investigación: general y especifico;
además de la justificación junto a la hipótesis del estudio.
En el capítulo I, está el marco teórico, en donde se exponen las diversas
definiciones y conceptos que sustentan y dan validez al tema de investigación que es el
desarrollo de un manual de control interno aplicado en el departamento de Organización
y Métodos, presenta fundamentación teórica, descripción de la compañía, misión y
visión, estructura organizacional, objetivos específicos de la empresa, definición del
control interno, componentes del control interno, manuales de procedimientos,
requisitos para la elaboración de un manual de procedimientos, ventajas y desventajas
de los manuales, importancia de los manuales, tipos de servicios que ofrece la empresa,
y la fundamentación legal en la cual se fundamenta el proyecto.
En el capítulo II, se refiere al diseño metodológico del trabajo de investigación,
modalidad de la investigación, tipos de investigación, diseño de la investigación,
población y muestra, procedimientos de la investigación, instrumentos de la
investigación, interpretación de los datos obtenidos a través de las encuestas con su
respectivo análisis, donde se verifica que decisión se debe de tomar para el desarrollo de
la propuesta de esta investigación.
En el capítulo III, el desarrollo de la propuesta del estudio el cual consta el
diseño de manual de procedimientos de control interno implementado al departamento
de Organización y Métodos de la empresa INSYSRED S.A. donde se definen las
conclusiones, recomendaciones, bibliografías, anexos, como ayuda al estudio de los
datos obtenidos.
En el competitivo mundo empresarial y los cambios trascendentales de la
tecnología de la información y de la tendencia de los intereses de los clientes, entre
otros factores, exigen un cambio radical en la parte administrativa y operativa. Esto con
XVIII
el propósito de fortalecer una de las estructuras básicas de una empresa, a saber, la
organizacional que impulsa al cumplimiento de los objetivos. Por otro lado, mediante el
adecuado funcionamiento de la estructura organizacional se logrará optimizar los
recursos y que exista un proceso continuo de mejoramiento empresarial y el incremento
de la rentabilidad económica de la empresa.
Debido a las exigencias del actual ámbito empresarial es necesario que una
empresa establezca un control interno, ya que con esto se logra mejorar la situación
financiera, administrativa y legal (González, 2013, párr. 1) Por este motivo el manual de
procedimiento llega a ser un instrumento esencial para el funcionamiento del control
interno para mejorar las normas operativas de la organización empresarial. Por lo tanto,
el control interno se apoya en la gestión de procesos, ya que permite comprender la
realidad de la empresa a través de actividades de planificación, medición, gestión y
mejora (Rivera, 2015, párr. 2)
Lo que desencadena dentro de una empresa habitualmente que no posee correcto
control interno es la estabilidad en los aspectos administrativo, financiero y legal. Al no
estar los procedimientos estandarizados, el proceso se puede estancar en la transición de
un paso a otro sin que nadie se percate de ello por la falta de comunicación entre las
dependencias. Finalmente, ante la falta de control interno aparecen los fraudes, la falta
de productividad y sobre todo la ruptura de las relaciones con los clientes. Por eso el
mejor sistema de control interno es aquel que no daña las relaciones de empresa –
cliente y mantiene en un nivel de alta dignidad humana (González, 2013,)
Planteamiento del Problema
La compañía INSYSRED S.A., es una empresa joven que inició sus operaciones
en el año 2012 cuya actividad principal es brindar servicio de instalación,
mantenimiento y ventas de computadoras. Existe falta de coordinación entre las
XVIII
funciones desempeñadas por los empleados que laboran en las dependencias del área de
Talento Humano. Dichas labores afectarán la ejecución de las actividades que realizan
las áreas que de ellos dependen.
Por lo que, con la implementación y diseño del modelo de control interno basado
en su operatividad y esencia, disminuirá los riesgos y contingencias producto de la
administración inadecuada de los recursos y falta de políticas. Así poder identificar los
riesgos materiales en los estados financieros, posibles fraudes, y riesgos del entorno
informático que pudieran tener repercusión en los estados financieros de la entidad
(Giménez, 2014, párr. 8). El método a emplear en esta investigación, el diseño
explicativo no experimental y alcance correlacionar, mediante el uso de estrategias.
En muchas organizaciones de tipo diseño de manuales ha tenido una gran
relevancia como se observa en el Fondo de Desarrollo de la empresa INSYSRED S.A.,
que motiva la creación de un manual de procesos y procedimientos con el fin de
fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para
brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Sistema Interno.
Dentro del cual se puede tomar en cuenta los siguientes puntos como contexto del
conflicto generado:
La empresa no ha logrado solucionar las debilidades y deficiencias de sus
operaciones.
La empresa tiene un deficiente uso en cuanto a las tecnologías de la comunicación
entre los departamentos involucrados en el crecimiento empresarial.
El talento humano posee un deficiente compromiso en el cumplimiento de los
objetivos trazados en la empresa a corto y largo plazo.
El parte administrativo de la empresa carece de una herramienta práctica para la
optimización de los recursos que le permita mejorar la situación empresarial.
XVIII
Formulación y sistematización del problema
Formulación
¿De qué manera incide el diseño de un manual de procedimientos de control
interno en la empresa INSYSRED S.A. ubicada en el Cantón Duran de la Provincia del
Guayas, en el año 2016?
Sistematización
¿Cuáles son los fundamentos teóricos de un sistema de control interno?
¿Cuál es la importancia de un sistema de control interno de una empresa?
¿Cuáles son los cambios que se deben introducir en un corto plazo en los
departamentos de la empresa?
¿Qué provoca la ausencia de planificación en los diferentes departamentos de la
empresa INSYSRED S.A.?
¿Esta investigación se centraría exclusivamente en fortalecer el control Interno de
la empresa en los diferentes departamentos para la rotación del personal según el
criterio del empleador?
¿Cuál es la ventaja de tener un manual de procedimientos en una empresa?
¿Qué documentos son necesarios para la creación de un manual de procedimientos
para una empresa? ¿Quiénes serán los beneficiarios con la creación del manual de
procedimientos en la empresa INSYSRED S.A.?
Objetivos de la investigación
Objetivo General
Elaborar un manual de procedimiento mediante un estudio bibliográfico, análisis
estadístico para fortalecer el control interno de las funciones operativas de la compañía
INSYSRED S.A.
XVIII
Objetivos Específicos
Examinar el control interno mediante un estudio bibliográfico, metodológico y
teórico para respaldar una eficiente gestión de los procedimientos administrativos en
cada área de la empresa.
Identificar las necesidades actuales de la empresa, basados en resultados que se
obtuvieron mediante encuestas y entrevista en la empresa INSYSRED S.A.
Diseñar un manual de procedimiento para el control interno de la administración
de la Compañía.
Justificación
Cuando el propósito del estudio es generar reflexión y debate académico sobre el
conocimiento existente, confrontar una teoría, contractar resultado, hacer epistemología
del conocimiento existente.
A través del manual de procedimientos para los diferentes departamentos se
espera que mejoren los controles para la organización y la toma de decisiones. Por otro
lado, el mencionado manual es imprescindible para el óptimo funcionamiento del
control interno de la empresa INSYSRED S.A.
Los problemas administrativos se originan en la determinación de alguna labor a
ejecutarse y la designación al personal adecuado para desarrollarla, e incluyendo la
disponibilidad de los recursos. Además, dichos recursos que se cuenta para los procesos
que se originan en el plan establecido inicialmente, es importante seguir un plan
diseñado para obtener los resultados previstos.
El manual de procedimiento permite fortalecer los lineamientos para el adecuado
desempeño con el fin de mejorar la eficiencia y organización del manejo de los
Recursos Humanos, mediante la motivación de los empleados en las diferentes áreas de
la empresa.
XVIII
Justificación Teórica
El presente proyecto de titulación se justifica porque genera una profunda
reflexión y debates académicos sobre los conocimientos, existente, y contratar
resultados.
Cuando es una investigación se busca mostrar la solución de un modelo de control
interno ahí se está haciendo una justificación teórica, cuando se hace una reflexión
epistemológica, se tiene una justificación eminentemente teórica.
Cuando se cuestiona una teoría administrativa o económica, es decir los principios
que soportan los procesos de mejora e implementación.
Justificación Metodológica
Esta se da cuando el proyecto por realizar propone un nuevo método o nueva
estrategia para generar conocimientos válidos y confiables, esta investigación es
indispensable al trabajo investigativo.
De acuerdo al enfoque de la investigación, cada manual de proceso en el Control
Interno, están documentados y conservan la misma estructura, formato para facilitar a
los empleados la interpretación y así mejorar el desarrollo de la aplicación de los
mismos.
Está referido al momento que alude al conjunto de procedimientos lógicos y
operacionales implícitos en todo proceso de investigación. En otras palabras, el fin de la
justificación metodológica es el que se sitúa a través de un lenguaje claro y sencillo, los
métodos e instrumentos que se emplearon, así como el tipo y diseño de la investigación.
Justificación Práctica
El presente proyecto de investigación es inminentemente práctico porque ayuda a
resolver un problema o, propone estrategias que al aplicarse contribuirán a resolverlo.
XVIII
Por otro lado, este proyecto también contribuye al cumplimiento del Objetivo 9.5 del
Plan Nacional del Buen Vivir que estipula el fortalecimiento de los esquemas de
formación ocupacional y el aumento de la productividad laboral.
Los estudios son de carácter pactico, o también describen o analizan un problema
o plantean estrategias que podrían solucionar el problema, cuando es un trabajo se
analiza un análisis económico de la empresa porque nos genera información que podría
utilizarse para tomar medidas para mejorar o realizar cambios que contribuyan a
mejorar procesos dentro de la empresa, la cual también facilitara la información clara y
sencilla para las actividades a la hora de realizar la salida de los empleados. Se espera
que para los nuevos empleados con la implementación de este manual de
procedimientos e implementación del control interno no surjan inconvenientes, ni
diferencias internas en los departamentos de la empresa.
Hipótesis general
El diseño e implementación de sistema de control interno en la empresa
INSYSRED S.A, mejorará la eficiencia y eficacia de las tareas administrativas y de
supervisión de los procedimientos de control.
Variable independiente
Diseño de un manual de procedimientos
Variable dependiente
Sistema de control interno.
El Diseño de la Investigación
El diseño de la investigación cuantitativo y cualitativo. - El objetivo de estos
diseños es adquirir conocimientos en cuanto a la elección del método adecuado que nos
permita conocer la realidad, los métodos inductivos están generalmente asociados con la
investigación cualitativa, mientras que el método deductivo está asociado
XVIII
frecuentemente con la investigación cuantitativa. Los estudios de caso, las entrevistas y
los diseños de encuestas constituyen los métodos más comúnmente utilizados.
La investigación cuantitativa es el método en el que se recogen los datos sobre
variables.
La investigación cualitativa es la que no permite la cuantificación de los registros
que son estudiados mediante técnicas como la observación y entrevistas no
estructuradas.
Población y Muestra
Población
La población finita es el conjunto de elementos caracterizada por una cantidad
delimitada, cuyos componentes son totalmente identificables y cuantificables para este
trabajo hemos determinado 15 trabajadores.
La población a considerar es la empresa Insysred S.A, la cual se dedica a la venta
del servicio de internet, ubicada en la ciudad de Duran.
Muestra
Como la población va considerada a los quince empleados, que son el Gerente
General y el personal de la empresa, de Insysred S.A en la ciudad de Durán, la muestra
será el total de la población.
22
Capítulo I
Marco teórico y metodológico
Según la teoría administrativa de control de gestión, la elaboración de manuales en
empresas busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca
un método estándar para ejecutar el trabajo de las dependencias. En este sentido, el Manual de
procedimientos está dirigido a todas las personas constituye en un elemento de apoyo útil para
el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente con el
control Interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la
información y consolidar el cumplimiento normativo. La etapa del proceso administrativo que
permite evaluar la ejecución de planes, programas y proyectos periódica, eventual o
permanentemente para que una organización cumpla con su objetivo hace referencia al
rendimiento de la empresa.
Antecedentes del Problema
Es una Compañía Anónima, legalmente constituida en el Ecuador, su Objeto social
permite dedicarse a la prestación de servicios de venta de internet, está autorizada por la
Secretaría Nacional de Telecomunicaciones, mediante Contrato de Concesión para la
Prestación de Servicios de Telecomunicaciones, el mismo que se encuentra Registrado en el
Tomo 93 Foja 9329 del Registro que lleva a su cargo la Secretaria Nacional de
Telecomunicaciones y mediante permiso de Explotación de Servicios de Valor Agregado.
La misión De la compañía INSYSISRED es: Somos una empresa de prestación de
servicio que ofrece acceso a productos y servicios de la más avanzada tecnología en
telecomunicaciones, a precios accesibles, con la finalidad de acercar cada día más a las
personas. Así mismo la visión esta determinada de la siguiente forma: Llegar a ser una
empresa de telecomunicaciones de más rápido crecimiento y preservar nuestro liderazgo en el
impulso de la matriz productiva en el área de tecnología.
23
En relación con la Estructura organizacional, la empresa está conformada por 15
empleados activos actualmente, además también cuentan con asesores externos que se
encargan de la parte legal de nuestra empresa, como podemos observar más detallado en la
figura 1.
Figura 1. Organigrama Institucional Par la Empresa INSYSRED S.A
Definición de Control interno
El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de
tipo táctico y está constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y
responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos
encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia, obtener información financiera
confiable, segura y oportuna y lograr la comunicación de políticas administrativas y estimular
y evaluar el cumplimiento de estas últimas. Como lo afirma(SRI, 2014)
24
El sistema de control interno es un proceso de control integrado a las actividades
operativas de los entes diseñado para asegurar en forma razonable la fiabilidad de la
información contable; los estados contables constituyen el objeto del examen en la auditoría
externa de estados contables, esta relación entre ambos muestra la importancia que tiene el
sistema de control interno para la auditoría externa de estados contables. (Abdelnur & Malica,
2014)
Así mismo, Taylor menciona que el control interno es un método de organización
El control interno es un método de organización en el que una empresa se protege y
garantiza que tiene el control de sus contables, procedimientos diarios y negocios, y que se
están siguiendo estas políticas. Se compone de diferentes controles, procedimientos,
investigaciones y sistemas para garantizar que la empresa está funcionando bien y apego a la
ley.(TYLOR, 2013)
Por consiguiente, González comparte el criterio de que el control interno es una base
fundamental donde se concentran las actividades:
Es la base donde descansan las actividades y operaciones de una entidad; es decir, que
las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras, son
regidas por el control interno; además, es un instrumento de eficiencia y no un plan que
proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico. (Gonzales, 2013)
El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más
importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener
la productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas
contables, fiscales y tributarias. Dicho de otro modo(Villarruel, 2014), El control interno
comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de
una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular
25
la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados.(Auditoría, 2009)
Importancia del Control Interno
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una
empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y
eficiencia y eficacia operativa. El Sistema de Control Interno comprende el plan de
organización realización de métodos coordinados y adoptados dentro de una empresa con el
propósito de contar con procedimientos eficaces y confiables para sus departamentos.
El ambiente de control es la base de los componentes del control interno, razón por la
cual constituye una parte fundamental de la estructura de control interno y consiste en
actitudes, conocimiento, acciones de los directores, miembros de consejos de administración y
en general del personal clave respecto de los controles internos y la importancia que tienen
para la institución.(Garcia, 2014)
De la misma manera, Quimí afirma que el control interno es importante porque se llega
a manejar eficientemente los recursos:
Este control hace posible que se evalúe la calidad con la que se realizan los procesos, la
oportunidad para definir nuevos criterios que permitan obtener una eficiencia en el manejo de
recursos, y de cómo la información que procesa el empleado constituya la suficiente
veracidad para que la administración tome una decisión correcta.(Quimí, 2015)
Por consiguiente, Milner menciona que el control interno beneficia en la confiabilidad
de la información financiera.
El control interno debe ser empleado por todas las empresas independientemente de su
tamaño, estructura y naturaleza de sus operaciones, y diseñado de tal manera que permita
proporcionar una razonable seguridad en la efectividad y eficiencia de las operaciones, la
26
confiabilidad de la información financiera y el acatamiento de las leyes y regulaciones
aplicables.(Milner, 2015)
La implantación de un buen sistema de control interno, reduce en gran medida los
posibles riesgos que la entidad pueda tener, lo que hace que el auditor tenga más confianza y
pueda disminuir las pruebas en ciertas áreas, ya que el enfoque de la auditoría se basa en el
riesgo, el análisis exhaustivo de la entidad y su entorno, nos hace detectar las áreas más
vulnerables, y poder realizar las pruebas con más nivel de detalle.
El análisis del sistema de control interno se hace básicamente mediante un
cuestionario de control interno, seguido de pruebas de cumplimiento, y la redacción de un
memorándum que incluyen las conclusiones del proceso de evaluación.
La importancia del Control interno en la actualidad establece como necesidad, integrar
a los procesos normales de trabajo de la entidad, acciones extendidas a todas las actividades
inherentes a la gestión, llevadas a cabo por las personas que actúan en todos los niveles, con la
finalidad de proporcionar una garantía razonable para la consecución de los objetivos.
El Manual de Procedimientos es utilizado para organizar y administrar el
funcionamiento de cada una de las operaciones y actividades que se realizan de manera
homogénea y que cada dirigente, funcionario y trabajador las conozca.
Los Manuales de Procedimientos constituyen actividades de control diseñadas para
detectar fallas e insuficiencias que conspiran contra el cumplimiento de los objetivos previstos
en las entidades”(Pérez Gutiérrez & Lanza González , 2014)
La importancia que ha adquirido el control interno en los últimos años, ha hecho
necesario que los miembros de los consejos de administración asuman de forma efectiva
responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de
las empresas. Se hace indispensable que la administración tenga claro en qué consiste el
control interno para que pueda actuar en el momento de su implantación. El control interno no
27
tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusión entre empresarios
y profesionales, legisladores. En consecuencia, se originan problemas de comunicación y
diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas(González,
2014)
La implantación de un sistema de control interno no garantiza el alcance de los
objetivos propuestos en su diseño sino se logra concientizar y comprometer al personal en la
observancia y cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y disposiciones
generales que involucra el Control Interno. La experiencia ha demostrado que cuando la
administración no está consciente del papel que le corresponde asumir dentro de la estructura
de Control Interno de la institución, los objetivos de control no son alcanzados. Por ello, es
necesario se desarrolle en el personal una conciencia hacia el control, donde prevalezca la
ejemplaridad de los directivos y se alcance a desarrollar el sentido de pertenencia de los
miembros de la entidad. El control interno es más efectivo cuando los controles se construyen
en la infraestructura de la entidad y son parte de la esencia de la empresa.(Pérez Gutiérrez &
Lanza González , 2014)
Ambiente de control
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud
y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las
metas y objetivos programados.(Burguera, 2013)
Evaluación Riesgos
El auditor deberá obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control
interno suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. El
auditor deberá usar juicio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los
28
procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente
bajo.
Riesgo inherente
Al desarrollar el plan global de auditoría, el auditor debería evaluar el riesgo inherente
a nivel de estado financiero. Al desarrollar el programa de auditoría, el auditor debería
relacionar dicha evaluación a nivel de aseveración de saldos de cuenta y clases de
transacciones de importancia relativa, o asumir que el riesgo inherente es alto para la
aseveración.
Sistemas de contabilidad y de control interno
Los controles internos relacionados con el sistema de contabilidad están dirigidos a
lograr objetivos como:
Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica de
la administración.
Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto
correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable apropiado.
El acceso a activos y registros es permitido sólo de acuerdo con la autorización de la
administración.
Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos
razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquier diferencia.
Comprensión de los sistemas de contabilidad y control interno
al obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno para
planear la auditoría, el auditor obtiene un conocimiento del diseño de los sistemas de
contabilidad y de control interno, y de su operación.”(Unicauca. & Sánchez, 2013)
Al aplicar consecuentemente un buen sistema de control interno en las operaciones de
las empresas, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia
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de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión
presente y futura.
En el año 1992 se publica en los Estados Unidos de Norteamérica, el Informe COSO
que define al control interno como: Proceso efectuado por el consejo de administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un
grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las categorías,
eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento
de las leyes y normas que sean aplicables.(lybrand c. a., 2012 - 2014)
Para analizar cada componente partiremos del concepto dado en el Informe COSO
sobre control interno: "el control interno se define como un proceso, efectuado por
el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La definición
es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite
centrarse en objetivos específicos. El control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí que son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Estos componentes
interrelacionados sirven como criterios para determinar si el sistema es eficaz", ayudando así
a que la empresa dirija de mejor forma sus objetivos y ayuden a integrar a todo el personal en
el proceso.(Riesgos, 2010)
Componentes Del Control Interno
Los componentes del control interno son; supervisión, actividades de control,
evaluación de riesgo, ambientes de control y monitoreo del sistema, como observamos en la
figura número 2.
Supervision Actividades de ControlEvaluacion de RiesgoAmbientes de ControlMonitoreo del Sistema
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Figura 2.- Componentes del Control Interno
Tipos de Control Interno
Controles internos de detective
Los controles internos de detective están diseñados para encontrar errores después de
que hayan ocurrido. Este tipo de control identifica todos aquellos eventos en el momento en
que ocurren, así como advierte sobre la presencia de riesgos.
Sirven como parte de un sistema de controles y contrapesos y determinan qué tan
eficientes son las políticas. Los ejemplos incluyen arqueos sorpresivos, recuento del
inventario, revisión y aprobación de los trabajos de contabilidad, las auditorías internas,
revisión por pares y el cumplimiento de las descripciones y expectativas laborales. Los
controles internos de detective también ayudan a proteger los activos. Como lo afirma Vega
este tipo de control detecta cualquier error.
Es el que se realiza para detectar oportunamente cualquier error. Esta modalidad sobre
todo se da en los sistemas computarizados en el cual la computadora avisa su informidad o no
procesa datos que no responde al sistema o programa previamente diseñados.
A continuación, se muestran algunos ejemplos simples y concretos del control interno
detective:
a) El envío de estados de cuentas a clientes, es de importancia para poder determinar
pagos realizados por los clientes y no contabilizados ni ingresados a las cuentas bancarias de
la empresa.
b) Mediante la elaboración de la conciliación bancaria, se detectan errores en cheques
mal confeccionados o registrados por un importe en libros y pagados por otro importe por el
banco.
31
El hecho de tener depósitos en tránsito por largo tiempo, es razón para investigar por
qué ese efectivo no ha ingresado a la empresa o que son registros de depósitos por cobros que
nunca fueron efectuados.
c) La implementación de auxiliares de cuentas por pagar y por cobrar, son de suma
importancia, ya que si no se tienes la empresa no podrá determinar a quién le debe ni a quien
tiene por cobrar. El no balance entre los auxiliares con las cifras del mayor general o balance,
es razón para investigar. (Furlong M. /., 2009 - 2012)
Controles internos preventivos
Los controles internos preventivos se ponen en marcha para evitar que se produzcan los
errores e irregularidades. Mientras que los controles de detección, por lo general, ocurren
irregularmente, los controles preventivos suelen ocurrir sobre una base regular. Van desde el
bloqueo del edificio antes de la salida hasta la introducción de una contraseña antes de
completar una transacción. Otros controles preventivos incluyen pruebas de precisión de
oficina, copias de seguridad de datos informáticos, pruebas de drogas de los empleados,
selección de empleados y programas de capacitación, separación de funciones, las vacaciones
forzadas, la obtención de la aprobación antes de procesar una transacción y tener el control
físico sobre los activos.
Es un control dirigido al futuro, regula las actividades antes de que sucedan. Permite a
los gerentes evitar problemas en lugar de tener que buscarles solución más adelante.
Lamentablemente este tipo es arduo de seguir ya que requiere de información exacta y
oportuna difícil de conseguir.(Furlong M. /., 2009 - 2012)
A los controles internos preventivos también son llamados controles preliminares y se
realizan antes de que se realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos
seanclaros que establezcan el rumbo adecuado y que estén disponibles lo recursos apropiados
Se encuentran en lo que sucede durante el proceso de trabajo llamados a veces controles de
32
dirección, monitorean las operaciones y actividades en curso para asegurar que las cosas se
hagan de acuerdo con lo planeado(Agustín, 2013). El control preventivo es de responsabilidad
exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control
interno(R, 2013)
Controles internos correctivos
Como su nombre lo indica, los controles internos correctivos se ponen en marcha para
corregir los errores que se encontraron en los controles internos de detectives. Cuando se
comete un error, los empleados deben seguir cualquiera de los procedimientos que se han
puesto en marcha para corregir el error, como informar del problema a su supervisor. Los
programas de entrenamiento y disciplina progresiva de los errores son otros ejemplos de
controles internos correctivos.
Los controles de la información en la salida de la aplicación pueden resultar muy útiles
para mantener la integridad de los datos. Lo interesante de este tipo de controles es que
pueden integrarse con los controles preventivos de otra aplicación.(Furlong M. /., 2009 -
2012)
El control interno correctivo se orienta a la implementación de las acciones correctivas
una vez se ha identificado un evento no deseado. Su implementación se realiza cuando los
controles preventivos y de detective no han funcionado, lo cual representa que su
implementación sea más costosa, pues actúan cuando ya se han materializado eventos de
pérdida para la organización.
Documentación del Control Interno
La documentación de los controles internos puede adoptar varias formas, incluidos
diagramas de flujo, manuales de políticas y procedimientos, y descripciones narrativas. En
función de la naturaleza de la organización, la documentación de control puede abarcar desde
pautas genéricas hasta políticas y procedimientos escritos y detallados. En la mayoría de los
33
casos, los auditores internos utilizan diagramas de flujo junto con descripciones narrativas
como punto de partida para el trabajo de documentación el trabajo de documentación. Por lo
tanto, Mark Graf menciona que es clave en todo proceso, la documentación:
Los procedimientos para controlar documentos garantizan que los empleados en la
parte operativa de una empresa utilicen los documentos adecuados para llevar a cabo su labor.
Los procedimientos son un componente clave del proceso de garantía de calidad. Se debe
realizar un seguimiento de la preparación y de la gestión de los documentos para asegurarse
de que los empleados responsables de la documentación reemplacen los documentos
obsoletos con las versiones actualizadas.(Markgraf, 2013)
Los requisitos regulatorios, las pautas profesionales y los mandatos de las empresas son
buenas razones para que los auditores internos desarrollen habilidades específicas para
documentar los controles. Mediante el uso de métodos y herramientas correctas, los auditores
pueden lograr una mejor comprensión de los controles y ayudar a la gerencia a determinar qué
métodos de documentación pueden satisfacer mejor las necesidades organizacionales. Los
procedimientos para realizar el controlar de los documentos manifiestan quién es el que tiene
la responsabilidad de adherir los documentos al sistema de la empresa. Una vez integrados,
los empleados responsables deben asegurarse de que los documentos externos relevantes estén
disponibles para cuando lo necesiten.
Supervisión y monitoreo
La función principal de este componente supervisión y monitoreo es llevar a cabo el
correcto funcionamiento del sistema que se realiza con una supervisión continua para una
óptima actividad. Así como lo dice García sobre la supervisión
La supervisión o monitoreo es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el
tiempo, y por supuesto la encargada de evaluar el control interno en el instituto, incluyendo
sus dependencias adscritas…ya que es importante monitorear el control interno para
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determinar si este está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.
(Garcia, 2010)
Todo el proceso ha de ser monitoreado con el fin de incorporar el concepto de
mejoramiento continuo, así mismo el sistema de control interno debe ser flexible para
reaccionar ágilmente y adaptarse a las circunstancias. Las actividades de monitoreo y
supervisión deben evaluar si los componentes y principios están presentes y funcionando en la
entidad.
Actividades de control
Las actividades de control se dan en todo tipo de organización ya que son políticas y
procedimientos de cada empresa que deben cumplirse y esto ayuda a que se tomen las
medidas necesarias para evitar riesgos innecesarios en las empresas. Así lo afirma Romero
sobre las actividades de control.
Consiste en el establecimiento de un entorno que se estimule e influencie la actividad
del personal con respecto al control de sus actividades. Es la base de los demás componentes
de control a proveer disciplina y estructura para el control.”(Romero, 2012)
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las
diferentes etapas de los procesos de negocio y en el entorno tecnológico,
y sirven como mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Según su
naturaleza pueden ser preventivas o de detección y pueden abarcar una amplia gama de
actividades manuales y automatizadas. Las actividades de control conforman una parte
fundamental de los elementos de control interno.
Manuales de procedimientos
Definición de manual de procedimiento
El procedimiento administrativo es uno de los ejes principales de los derechos
administrativos la cual ampara según las leyes creadas a la organización la cual garantiza una
35
actuación administrativa correcta la cual no puede ser arbitraria ya que debe someterse a las
reglas de los procedimientos.(PEREZ, 2014)
Importancia de los manuales de procedimientos
Entendiendo qué es un procedimiento, podemos afirmar que un Manual de
Procedimientos es un documento en el que se compilan o agrupan los diferentes
procedimientos necesarios para completar una tarea, teniendo como fin establecer una
adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar sus tareas en forma
ordenada y sistemática.
1.-Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de
dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.
2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores
puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar
omisiones.
4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia
administrativa.
5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
6.- Permite la integración de todos los colaboradores, así como la funcionalidad integral
del personal.
7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control
Interno.”(Rissolutions, 2013)
Para concluir, un Manual de Procedimientos elaborado de manera efectiva, facilitará
funciones del colaborador de la empresa y conocer de manera eficiente como se realizan las
actividades específicas de la empresa u organización”
36
Objetivos del manual de procedimientos.
Los Manuales tienen como objetivo principal:
1.- Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Empresa para la
consecución de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren
implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de los
puestos creados para la consecución de dicho objetivo
2.- Definir si es que no existe la estructura organizacional de la empresa de acuerdo a
los puestos existentes y/o en su caso validar la importancia estructural del puesto para definir
de manera eficiente la reestructura organizacional pertinente a fin de mejorar la productividad
y reducir cargas financieras para la Empresa.
3.- Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica
su existencia dentro de la estructura organizacional, si está correctamente definido en cuanto a
cargas de trabajo (número de plazas), especialización y responsabilidad.
4.- Mejorar la productividad de la Empresa mediante el análisis de la forma en que se
realizan las operaciones (tareas o autorizaciones), tiempos y movimientos, necesidades de
capacitación o desarrollo de habilidades, buscando en todo momento eficiente o modificar las
actividades del puesto para la consecución de mejorar la productividad.
5.- Tener una guía para la inducción de nuevo personal al puesto en cuanto a las
obligaciones y actividades a realizar. Así como permitir que se pueda evaluar la productividad
y efectividad del empleado en el puesto (Valuación de Desempeño (Presupuesto de Sueldos) y
facilitar las Auditorías Operativas para detectar desviaciones en cuanto al desarrollo de las
actividades de manera fácil y expedita.
6.- Poder definir el perfil de personal (descripción de puesto y necesidades de
capacitación o desarrollo de habilidades) que se requiere para el desarrollo de las actividades
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del puesto y facilitar la búsqueda de candidatos internos y/o externos para ocupar el puesto
(reclutamiento y selección de personal).
7.- Poder evaluar el valor (salario) de las actividades realizadas (no por nombre del
puesto) en el mercado abierto y mantener dentro de parámetros competitivos a la
Empresa (estabilidad laboral del personal y posicionamiento laboral de la Empresa).(veronica,
2014)
Para determinar los objetivos del manual de procedimientos dentro de este aspecto en
la administración moderna se deben analizar varios parámetros que coadyuven al óptimo
desarrollo y funcionamiento de las actividades y reglamentos de la organización o empresa,
tomando en consideración las normas del Estado y las Leyes internacionales en determinados
casos, como por ejemplo Las Normas ISO.
Beneficios del manual de procedimientos
Toda organización que oriente sus esfuerzos a dar respuesta oportuna a las necesidades
de los usuarios de sus servicios requiere identificar, mejorar y documentar sus procesos y
procedimientos. Es preciso registrar, analizar y simplificar las actividades, generando
acciones que favorezcan las buenas prácticas que lleven a la eficiencia y eficacia, que
eliminen el desperdicio de tiempo, esfuerzo y materiales, y conduzcan a sostener una cultura
de calidad enfocada hacia el cliente.
La mayoría de las empresas altamente exitosas necesitan un manual por área y puesto,
que les permita orientar a sus trabajadores y líderes, tanto en metodología como en objetivos,
aquí es donde entra el gran papel de los llamados Manuales de Procedimiento.(Planeta, 2008 -
2014)
En un manual de procesos se describen los elementos de todo proceso: objetivo,
alcance, diagrama de flujo, actividades, responsables, documentos, proveedores, entradas,
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salidas, clientes, normas de operación e indicadores; así como la definición de los términos
usados en esta empresa y la bitácora de registro de cambios.
Para que este Manual sea útil deberá de actualizarse por lo menos cada año, o cuando se
establezcan mejoras en los procesos.(Eumed.Net, 2010).
Fundamento Legal
LEY DE COMPAÑÍAS Entre los aspectos más importantes a considerar dentro de lo
estipulado en la Ley de Compañías tenemos:
Art. 145.- Para intervenir en la formación de una compañía anónima en calidad de
promotor o fundador se requiere de capacidad civil para contratar. Sin embargo, no podrán
hacerlo entre cónyuges ni entre padres e hijos no emancipados.
Según el Art. 145 sobre la capacidad de accionistas: Para intervenir en la formación de
una compañía anónima en calidad de promotor (constitución sucesiva) o fundador
(constitución simultánea) se requiere la capacidad civil para contratar. Sin embargo, no
podrán hacerlo entre cónyuges ni entre hijos no emancipados.
Art. 148.- La compañía puede constituirse en un solo acto constitución simultánea) por
convenio entre los que otorguen la escritura; o en forma sucesiva, por suscripción pública de
acciones.
Art. 149.- Serán fundadores, en el caso de constitución simultánea, las personas que
suscriban acciones y otorguen la escritura de constitución; serán promotores, en el caso de
constitución sucesiva, los iniciadores de la compañía que firmen la escritura de promoción.
Art. 160.- La compañía podrá establecerse con el capital autorizado que determine la
escritura de constitución. La compañía podrá aceptar suscripciones y emitir acciones hasta el
monto de ese capital. Al momento de constituirse la compañía, el capital suscrito y pagado
mínimos serán los establecidos por la resolución de carácter general que expida la
Superintendencia de Compañías.
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Todo aumento de capital autorizado será resuelto por la junta general de accionistas y,
luego de cumplidas las formalidades pertinentes, se inscribirá en el registro mercantil
correspondiente. Una vez que la escritura pública de aumento de capital autorizado se halle
inscrita en el registro mercantil, los aumentos de capital suscrito y pagado hasta completar el
capital autorizado no causarán impuestos ni derechos de inscripción, ni requerirán ningún tipo
de autorización o trámite por parte de la Superintendencia de Compañías, sin que se requiera
el cumplimiento de las formalidades establecidas en el artículo 33 de esta Ley, hecho que en
todo caso deberá ser informado a la Superintendencia de Compañías.
Según el Art. 160, sobre El Capital Mínimo: El capital suscrito mínimo de la compañía
deberá ser de ochocientos dólares de los Estados Unidos de América. El capital deberá
suscribirse íntegramente y pagarse en al menos un 25% del valor nominal de cada acción.
Dicho capital puede integrarse en numerario o en especies (bienes muebles e inmuebles) e
intangibles, siempre que, en cualquier caso, correspondan al género de actividad de la
compañía.
Según el Art. 160 sobre el Capital Mínimo: La sociedad anónima permite establecer un
capital autorizado, que no es sino el cupo. Hasta el cual pueden llegar tanto el capital suscrito
como el capital pagado. Ese cupo no podrá exceder del doble del importe del capital suscrito.
Art. 191.- El derecho de negociar las acciones libremente no admite limitaciones. Según
el Art. 191 sobre Las Acciones: Las acciones pueden ser ordinarias o preferidas, según lo
establezca el estatuto, se pueden negociar libremente.
Definición es la matriz productiva
La forma cómo se organiza la sociedad para producir determinados bienes y servicios
no se limita únicamente a los procesos estrictamente técnicos o económicos, sino que también
tiene que ver con todo el conjunto de interacciones entre los distintos actores sociales que
utilizan los recursos que tienen a su disposición para llevar adelante las actividades
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productivas. A ese conjunto, que incluye los productos, los procesos productivos y las
relaciones sociales resultantes de esos procesos, denominamos matriz productiva. Las
distintas combinaciones de estos elementos generan un determinado patrón de
especialización. Así, por ejemplo, la economía ecuatoriana se ha caracterizado por la
producción de bienes primarios para el mercado internacional, con poca o nula tecnificación y
con altos niveles de concentración de las ganancias. Estas características son las que han
determinado nuestro patrón de especialización primario - exportador, que el país no ha podido
superar durante toda su época republicana. El patrón de especialización primario - exportador
de la economía ecuatoriana ha contribuido a incrementar su vulnerabilidad frente a las
variaciones de los precios de materias primas en el mercado internacional. El Ecuador se
encuentra en una situación de intercambio sumamente desigual por el creciente diferencial
entre los precios de las materias primas y el de los productos con mayor valor agregado y alta
tecnología. Esto obliga al país a profundizar la explotación de sus recursos naturales
únicamente para tratar de mantener sus ingresos y sus patrones de consumo.
La importancia del control interno en la empresa
Es necesario implantar un control interno en la empresa o negocio para poder crecer y
permanecer en el mercado.
Por: C.P. y A. Ambrosio Amaro González, integrante de la Comisión de Desarrollo de
Auditoría – Bosques, del Colegio de Contadores Públicos de México y socio de Corporativo
Amaro y Asociados S.C.
Desde tiempos remotos, el ser humano ha tenido la necesidad de controlar sus
pertenencias y las del grupo del cual forma parte, por lo que de alguna manera se tenían tipos
de control para evitar desfalcos; por tal situación, es necesario que una empresa establezca un
control interno, ya que con esto se logra mejorar la situación financiera, administrativa y
legal.
41
Se dice que el control interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de
accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud
de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos
privados o públicos, con o sin fines de lucro. Partiendo de esto mencionamos la
siguiente interpretación del control interno:
Es la base donde descansan las actividades y operaciones de una entidad; es decir,
que las actividades de producción,distribución, financiamiento, administración, entre otras,
son regidas por el control interno; además, es un instrumento de eficiencia y no un plan que
proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico.
El mejor sistema de control interno es aquel que no daña las relaciones de empresa-
clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de dirigentes y
subordinados; su función es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su
efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar
las alternativas que mejor convengan a los intereses de la entidad.
Por lo tanto, se debe ver, de acuerdo con las necesidades del negocio o empresa, qué
control se tiene que implantar o tener. Partiendo de este punto veremos la importancia de
los objetivos del control interno:
Proteger los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraudes o
negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales,
son utilizados por la Dirección para la toma de decisiones.
Promover la eficiencia de la explotación de los recursos con que cuenta la empresa o
negocio.
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
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Velar porque todas las actividades y recursos de la empresa o negocio estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones
que se presenten en la empresa o negocio y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación.
Velar porque la empresa o negocio disponga de procesos de planeación y mecanismos
adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.
Las características del control interno son:
El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables,
financieros, de planeación, de información operacional de la empresa o negocio.
Corresponde a la máxima autoridad de la empresa o negocio la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno.
En cada área de la empresa o negocio, el funcionario encargado de dirigir es
responsable del control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de
autoridad establecidos en la empresa o negocio.
La unidad de control interno, o quien haga sus veces, es la encargada de evaluar en
forma independiente el sistema de control interno de la empresa o negocio.
Todas las transacciones de la empresa o negocio deberán registrarse en forma exacta y
oportuna.
En todas las empresas mexicanas es necesario tener un adecuado control interno, pues
gracias a este se evitan riesgos y fraudes, se protegen y cuidan los activos y los intereses de
las empresas, así como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su
organización. Las pequeñas y medianas empresas no cuentan con el control interno adecuado,
43
debido a que gran parte de ellas son empresas familiares, en la mayoría de los casos, carecen
de formalidad, de una organización adecuada y falta de manuales de procedimientos y de
políticas que sean conocidas por todos los integrantes de la empresa.
El Control Interno debe ser empleado por todas las empresas independientemente de su
tamaño, estructura y naturaleza de sus operaciones, y diseñado de tal manera, que permita
proporcionar una razonable seguridad en lo referente a: La efectividad y eficiencia de las
operaciones, la confiabilidad de la información financiera, y el acatamiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
Palabras Clave: Control Interno, pequeñas y medianas empresas. Y el control Interino del
Departamento de Contaduría y Finanzas del Instituto Tecnológico de Sonora. 2 Egresado
titulado de la carrera de L.C.P. Generación 2011. Introducción El control interno es de
importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tan
confiable es su información financiera, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa. En
todas las empresas es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este se
evitan riesgos, y fraudes, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las empresas, así
como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su organización. Una
característica importante en las PYMES es la falta de formalidad y organización, carencia de
manuales de procedimientos, de políticas que sean conocidas y aplicadas por todos los
miembros de la empresa. El control interno es una parte importante que debe quedar clara en
la empresa y que todos deben tener presente para una adecuada operación sin riesgos. Como
se observa, el control interno en las PYMES es de vital importancia para la optimización de
los recursos y el desempeño de la empresa, tanto en lo administrativo como en la operación;
beneficiando así desde los dueños hasta el propio cliente, debido a que éste tendrá un grado de
confianza sobre la empresa y prevalecerá en el tiempo generando utilidades y crecimiento
interno en la empresa.
44
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES), tienen particular importancia para la
economía de México, no solo por sus aportaciones a la producción y distribución de bienes y
servicios, sino también por la flexibilidad de adaptarse a los cambios tecnológicos. Revista El
Buzón de Pacioli, Año XII Número 76 enero – Marzo 2012: 1-17 www.itson.mx/pacioli 3 En
el caso de México y a nivel mundial, el cuestionamiento sería ¿dónde es que radica dicha
importancia? Se observa a ésta desde diferentes ángulos: en primera instancia por el elevado
porcentaje que representa con respecto a la planta productiva, la actividad económica en
México se lleva a cabo, en gran medida, en la operación de las micro, pequeñas y medianas
empresas, célula básica del tejido productivo nacional y elemento indispensable para el
crecimiento económico, de un total de 4 millones 15 mil unidades productivas establecidas, la
micro, pequeña y mediana empresa representa un 99.8 %. Otro aspecto por lo que también
son relevantes, por su capacidad de mano de obra que emplean por último, con respecto al
porcentaje de contribución al Producto Interno Bruto es de vital importancia ya que, aporta 52
% del producto interno bruto (PIB) (Instituto PYME, 2010). Desarrollo Las pequeñas y
medianas empresas son la caracterización más elocuente del tejido empresarial de cualquier
país, sea desarrollado o subdesarrollado. Estas suelen conceptualizarse de distintas formas, al
final la mayoría de los autores coinciden en que es un organismo vivo y con independencia de
su tamaño reúne en sí todos los aspectos de una empresa tradicional. Su forma de
manifestarse varía en función del país en que se encuentra, en esencia su núcleo básico es el
mismo y, además, se mueve dentro del marco de ventajas y desventajas asociadas a su propio
tamaño. Por ello se clasifican de diferentes formas e incluso se agrupan de acuerdo a distintos
indicadores. En 2009 en su publicación Álvarez y Duran definieron a las PYMES:
La pequeñas y medianas empresas son entidades independientes, con una alta
predominancia en el mercado de comercio, quedando prácticamente excluidas del mercado
industrial por las grandes inversiones necesarias y por las limitaciones que impone la
45
legislación en cuanto al Revista El Buzón de Pacioli, Año XII Número 76 Enero – Marzo
2012: 1-17 www.itson.mx/pacioli 4 volumen de negocio y de personal, los cuales si son
superados convierten, por ley, a una microempresa en una pequeña empresa, o una mediana
empresa se convierte automáticamente en una gran empresa.
Por todo ello una PYME nunca podrá superar ciertas ventas anuales o una cantidad de
personal. Clasificación de las PYMES. En términos generales las PYMES son las empresas
de tamaño, micro, pequeño y mediano con un numero de entre 1 y 250 trabajadores, de
manera particular en Características de las PYMES De manera muy general todas las
pequeñas y medianas empresas comparten casi siempre las mismas características, por lo
tanto, se podría decir, que estas son las características generales con las que cuentan (Amaro,
2009).; Al estar administradas por sus propietarios, los responsables de la toma de decisiones
son pocos, y muchas veces no cuentan con una administración financiera.; Tienen una
orientación empresarial, de innovación y acción. Tienen relativamente pocos accionistas y
con frecuencia guardan nexos familiares o de otro tipo entre ellos.; Son objetivos como
empresa, reflejan los objetivos personales del propietario.; Existen en todas las industrias y
con frecuencia incursionan en varias líneas industriales.; Cuentan con una estructura
organizacional horizontal y con pocos gerentes y un contacto estrecho entre el propietario
administrador y el área operativa. Este tipo de estructura es eficiente para la toma de
decisiones, aunque limita la cantidad de información recibida para decisiones más complejas;
por lo tanto, este tipo de empresas busca la ayuda de profesionales para reunir y entender la
información que requiera para toma de decisiones bien sustentadas.; Sus necesidades a
menudo implican financiamiento, tiene contactos limitados en los mercados financieros y
escasa familiaridad con alternativas de financiamiento.
Revista El Buzón de Pacioli, Año XII Número 76 enero – marzo 2012: 1-17
www.itson.mx/pacioli 6; Constantemente requieren Consultoría sobre estructuración y
46
planeación fiscal, por los servicios profesionales que reciben, deben conjugar los objetivos de
los propietarios con los del negocio.; Suelen requerir, mas no siempre solicitan consultoría
continua en la medida que crecen y se desarrollan.
Control Interno en las PYMES. En todas las empresas es necesario tener un adecuado
control interno, pues gracias a este se evitan riesgos y fraudes, se protegen y cuidan los
activos y los intereses de las empresas, así como también se logra evaluar la eficiencia de la
misma en cuanto a su organización. La mayoría de las PYMES no cuenta con el control
interno adecuado, debido a que gran parte de ellas son empresas familiares, en la mayoría de
los casos, carecen de formalidad, de una organización adecuada y falta de manuales de
procedimientos y de políticas que sean conocidas por todos los integrantes de la empresa.
El control interno es una parte importante que debe quedar claro en las empresas y todos
deben tener presente para una adecuada operación sin riesgos, por ello es necesario explicar
en qué consiste el control interno, cuáles son los objetivos del mismo y como adecuarlo de
manera efectiva en las PYMES. En una publicación de 2010 Mendibil definió al Control
Interno (CI) como un sistema de organización, los procedimientos que tiene implantados y el
personal con que cuenta, estructurados como un todo en negocio para salvaguardar sus
bienes, verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad, desarrollar la eficiencia
de las operaciones y fomentar la adhesión a la política administrativa (Téllez, 2004). Además,
menciona los objetivos fundamentales: 1. Proteger los activos de la empresa. 2. Obtener
información correcta y confiable, así como los medios para comprobarla. 3. Promover la
eficiencia de las operaciones; y 4. Lograr la adhesión a las políticas de la dirección de la
empresa. Todos los objetivos de control interno tienen como base fundamental proteger a la
empresa de cualquier anomalía que pudiera existir, en activos, pasivos y en general en la
exactitud de los registros de la información financiera. Si las PYMES cuentan con un
adecuado control interno es menor el riesgo de fraude, además de que el control interno ayuda
47
a conocer la situación financiera de la empresa, donde se encuentra el dinero obtenido por la
operación de la misma, si existen deudas con los proveedores que ya se tengan que pagar, si
los clientes ya saldaron sus cuentas y el dinero se encuentra en la cuenta de bancos o alguna
inversión, por mencionar algunos ejemplos.
Estructura Básica del Control Interno Para González y Cabrale (2010), el control consta
de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma, cómo la administración
maneja el negocio, y están integrados a los procesos administrativos. Los componentes
pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el Control
Interno y determinar su efectividad. Control Interno se requiere de los siguientes
componentes: El ambiente o entorno de control: Marca la pauta del funcionamiento de una
empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de
todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los
factores incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la
empresa (Pérez, 2007).
El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la
integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados
son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo.
El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la
preparación del hombre que hará que se cumplan. Evaluación de los riesgos: En su
publicación en 2004, Perdomo establece: Las organizaciones de todos los tamaños se
enfrentan a un sinnúmero de riesgos desde fuentes internas y externas. La evaluación de
riesgos es la identificación y análisis de aquellos que se relacionan con el logro de los
objetivos, formando una base para determinar la forma en que deben controlarlos. Aunque
tomar riesgos prudentes es necesario para crecer, la administración debe identificarlos y
analizarlos, cuantificar su magnitud, y promover su progreso de la empresa.
48
49
Capítulo ll
Diagnóstico del estado actual del problema
Diseño de la investigación
El diseño de la investigación será cualitativo cuantitativo en la cual se podrá observar las
costumbres, percepciones y habilidades del grupo objetivo a investigar, el mismo que
facilitará el control interno de la empresa Insysred.
Técnicas e instrumentos de investigación
La técnica a realizar para el desarrollo de la investigación es entrevista, porque permite
conseguir en gran parte la información y está al utilizarla como base para la toma de
decisiones, el instrumento de investigación será preguntas estructuradas.
Tabla 1. Técnicas e Instrumentos de recolección de datos
Técnicas Instrumentos
Observaciones Guía de observación
Entrevista Hoja de encuesta
Encuesta Cuestionario
Recolección y procesamiento de la información
Para la recolección de datos existe una diversidad de métodos dependiendo de la técnica
a implementar, esto ayuda a asegurar la integridad del proceso y la que información recogida
sea veraz, dejando que no existan tantos errores en el proceso de recolección.
Análisis Cualitativo y Cuantitativo.
La empresa INSYSRED S.A dedicada a proveer servicios de internet en la ciudad de
Duran que dio un aporte a la investigación, demostró que no cuenta con un control interno
50
dentro de la misma lo cual no facilita el desarrollo de sus actividades de manera óptima, por
lo cual se determina implementar un sistema de control interno para la empresa en mención.
Entrevista dirigida al Gerente Propietario de la Empresa INSYSRED S.A
Objetivo: Contribuir a destacar la importancia de implementar un manual de
procedimientos para la empresa INSYSRED S. A. a beneficio de los empleados que integran
la nómina, un ejemplo de las preguntas de la entrevista se podrá observar en el Apéndice B.
Instrucciones:
Lea detenidamente cada pregunta del cuestionario y conteste con honestidad en el
casillero correspondiente a la alternativa con que usted se califica.
Si considera que ninguna alternativa corresponde a su criterio, deje en blanco los
casilleros.
Marque con una “X” la alternativa que escogió de acuerdo a su criterio.
Las apreciaciones obtenidas de la entrevista realizada al Sr. José Luis Jiménez Castillo
1.- ¿La empresa INSYSRED S.A., cuenta con un organigrama institucional?
Dentro de esta interrogante se demostró que la empresa INSYSRED S.A., no cuenta con
un organigrama debidamente elaborado y basan sus funciones a una estructura similar para
que los colaboradores conozcas el funcionamiento de la organización.
2.- ¿En la empresa INSYSRED S.A., se aplican controles básicos en todas las áreas?
Por el momento no contamos con ese control en nuestras instalaciones.
3¿Mencione cuantas tareas básicas se aplican en las adquisiciones de la empresa
INSYSRED S.A.?
De inventarios, equipos, enlaces.
De calidad de servicios al usuario.
51
Contables.
De transmisión de datos de internet.
4¿Enumere cuáles son los registros que se aplican sobre los inventarios?
Registros de equipos defectuosos.
Registros de materia prima.
Registros de vida útil de equipos instalados.
5¿Menciones que controles se aplican sobre en los activos fijos de la empresa
INSYSRED S.A.?
Mantenimientos de equipos computacionales
Mantenimiento de equipos de distribuidores de red.
Mantenimiento de vehículos.
6¿Existe un plan de cuentas, políticas y procedimientos contables claramente
definidos?
En la empresa contamos con un plan de cuenta básico pero la empresa necesita una
ordenación sistemática profesional.
Cuestionario de Encuesta Dirigidos a los Empleados de la Empresa INSYSRED S.A.
Objetivo: Contribuir a destacar la importancia de implementar un manual de
procedimientos para la empresa INSYSRED S. A. a beneficio de los empleados que integran
la nómina, un ejemplo de la encuesta se observará en el Apéndice C.
Instrucciones:
Lea detenidamente cada pregunta del cuestionario y conteste con honestidad en el
casillero correspondiente a la alternativa con que usted se califica.
Si considera que ninguna alternativa corresponde a su criterio, deje en blanco los
casilleros.
52
Responder con frecuencia porcentaje
1.- ¿Las actividades y funciones que realiza cada empleado están bien definidas?
80%
20%
Si No
Figura 3.- Pregunta N° 1 Dirigida a los Empleados de la Empresa Insysred S.A
En este parámetro graficado se demuestra que de los 15 empleados encuestados cada uno
de ellos cuenta con una función determinada y especifica dentro de la organización.
2.- ¿La empresa cuenta con un manual de funciones en donde se describa las
actividades y responsabilidades del personal de la empresa “INSYSRED S.A.”?
25%
75%
Si
Figura 4.- Pregunta N° 2 Dirigida a los empleados de la Empresa Insysred S.A
Dentro de la empresa no se encuentra un manual de funciones específico y bien
detallado lo cual no permite tener un control rápido de lo que se dedicara aquel funcionario
que aspira a formarte de la organización.
53
3.- ¿Existe un encargado del registro de las operaciones que se efectúan en la empresa
INSYSRED S.A.?
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
100%
SI NO
Figura 5.- Pregunta N° 3 Dirigida a los empleados de la empresa Insysred S.A.
Dentro de INSYSRED S.A., no existe un encargado del registro de las operaciones de la
empresa, lo cual denota una falencia dentro del control de la misma.
4.- ¿La información recopilada de las transacciones es ingresada de forma inmediata
al sistema de la empresa INSYSRED S.A.?
80%
20%
Si No
Figura 6.- Pregunta N° 4 Dirigida a los empleados de la Empresa Insysred S.A
54
El contador de la empresa es una persona capacitada para el cargo lo cual lo demuestra
con sus actividades diarias la misma que respondió y demostró la interrogante estipulada en el
cuadro anterior.
5.- ¿Todas las transacciones se encuentran debidamente documentadas?
90%
10%
Si No
Figura 7.- Pregunta N° 5 Dirigida a los empleados de la Empresa Insysred S.A.
En un 90% las transacciones de la empresa están debidamente documentadas ya que
todavía falta un poco de control al momento de la actividad.
6.- ¿En la empresa INSYSRED S.A., se realizan constataciones físicas del inventario?
90%
10%
Si No
Figura 8.- Pregunta N°6 Dirigida a los empleados de la Empresa Insysred S.A.
55
La empresa en mención realiza periódicamente la constatación del inventario por medio
de Kardex y de manera física para el perfecto control de los materiales que esta posee.
7.- ¿Existen en la empresa reglamentos internos para el personal, como para las
actividades que se efectúan?
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Si No
Figura 9.- Pregunta N° 7 Dirigido a los empleados de la Empresa Insysred S.A.
La empresa carece de reglamento interno dentro de la organización lo cual dificulta ciertas
actividades de ejecución y cumplimiento de las mismas.
Conclusión de las encuestas.
Dentro de la entrevista realizada al gerente y las encuestas realizadas a los 15
empleados de la empresa Insysred S.A., se determinó que la compañía necesita mejorar en
diferentes parámetros y aspectos anteriormente mencionados en los gráficos de cada pregunta,
tales como la atención al cliente, pero todo esto denota la necesidad de la implementación de
un diseño del manual de procedimiento de control interno en la empresa INSYSRED S.A
56
Capitulo llI
Propuesta de solución al problema
Propuesta de un Diseño de manual de Procedimientos para la empresa INSYSRED S.A.
con el fin de mejorar el rendimiento y disminuir el exceso de rotación de personal en la ciudad
de Duran, que presento en el año 2016, estipulado mediante la gráfica siguiente:
Figura 10.- Diseño de Manual de Procedimientos
Fuente y Elaboración: Miguel Ángel Cali
El modelo de Gestión Humano está orientado para pequeñas empresas que decidan
hacer uso de esta herramienta, enseñando instrumentos técnicos y científicos que ayudaran a
resolver el problema de esta investigación. Pasos en el modelo de Gestión Administrativa.
57
Evaluación y Contratación de Capital Humano para la empresa Insysred S.A.
El capítulo a desarrollar está integrado por una serie de pasos desarrollados de manera
lógica apegada a la calidad de servicios que la organización se dedica:
Paso I: Planteamiento del Modelo
Determinar la Misión, Visión y Objetivos de la Propuesta.
Paso II: Estrategias Organizacionales
Alineamiento de la estrategia organizacional para el modelo de gestionamiento de acuerdo
al diseño del manual de procedimientos:
Diseñar estrategias motivacionales profesionales para el personal destacado.
Paso III: Análisis, Reclutamiento, Selección y Contratación
Establecer un proceso de análisis de puestos, reclutamiento, selección y contratación
del talento humano.
Paso IV: Modelo de Evaluación de Desempeño para la empresa Insysred S.A.
Presentación del diseño de la herramienta de evaluación de desempeño a implementar y
seguimiento íntegro del modelo.
La intención de dicho proceso es presentar un modelo de gestionamiento humano
sólido, para crear competencias en el mercado laboral cambiante de las organizaciones
teniendo en consideración la mejora continua organizacional.
Desarrollo de la Propuesta para fortalecer el control interno de la Empresa
Insysred S.A.
El núcleo de esta investigación es el desarrollo de un diseño de manual de
procedimientos, mediante la evaluación para la empresa en mención, proponiendo estrategias
ajustables y versátiles para generar un buen clima laboral por medio del siguiente Esquema.
58
Permitiendo así aumentar el rendimiento de los trabajadores y a la vez disminuir costos e
índices de rotación, examinando los resultados de forma fácil y eficiente.
Figura 11.- Diagrama de Flujo
Esquema del diseño de manual de procedimientos para fortalecer el control
interno de la empresa Insysred S.A
59
Figura 12.- Esquema del Diseño de Manual de Procedimientos.
Esq
uem
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ara
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Insy
sred
S.A
Paso I: Planteamiento del
ModeloMisión Visión Objetivos
General
Específicos
Paso II: Estrategias
Organizacio-nales
Dinámicas de Grupo
Programa Motivacional 5S
Medición de Estrategias
Paso III: Proceso de
Contratación
Análisis de
PuestoReclutam
iento Selección Contratación
Paso IV: Aplicacion de Evaluación de
Dessempeño para PYMEs
Modelo de evaluación de Desempeño
60
Paso I: Planteamiento del Diseño.
a. Misión
Somos una empresa de prestación de servicio que ofrece acceso a productos y
servicios de la más avanzada tecnología en telecomunicaciones, a precios asequibles, con la
finalidad de acercar cada día más a las personas.
b. Visión
Llegar a ser una empresa de telecomunicaciones de más rápido crecimiento y preservar
nuestro liderazgo en el impulso de la matriz productiva en el área de tecnología en el Ecuador.
c. Objetivo General
Elaborar un manual de procedimiento mediante un estudio bibliográfico, análisis
estadístico para fortalecer el control interno de las funciones operativas de la compañía
INSYSRED S.A.
d. Objetivos Específicos
Examinar el sistema de control interno mediante un estudio bibliográfico, análisis
estadístico y de campo para respaldar una eficiente gestión de los procedimientos
administrativos en cada área de la empresa.
Definir la importancia de un manual de procedimientos mediante una investigación
bibliográfica, estudio estadístico y de campo para optimizar los procedimientos de los
departamentos de la empresa INSYSRED S.A.
Seleccionar los aspectos más importantes para el diseño de un manual de
procedimiento para el control interno de la administración de la Compañía INSYSRED S.A.
61
Paso II: Diagnóstico y Análisis
a. Diagnóstico del Emprendimiento, un paso necesario para el éxito.
Análisis de las fuerzas del emprendimiento
Para ejecutar un adecuado diagnóstico situacional estratégico procederé a responder las
siguientes incógnitas en relación con las fuerzas del emprendimiento:
Información Generalizada de la empresa: Establecimiento, dirección, fotos, estructura
organizativa, misión, visión, objetivos, organigrama, políticas, funciones, etc. Es un paso
indispensable que proporciona un marco situacional actualizado de la empresa.
Análisis Situacional - Información básica de la Empresa.
En el presente proceso se inicia indagando datos específicos en cuanto a la empresa
INSYSRED S.A, dedicada a brindar el Servicio de internet en la ciudad de Duran.
Funciones y Procesos
Entrevistas a informantes clave:
Dirigidos a administradores y empleados en sus puestos de trabajo, la información interna
recabada relacionada con los ámbitos generales, procesos preestablecidos, finanzas, acceso al
empleo, condiciones ambientales laborales en igualdad para mujeres y hombres, servirá para
dar una idea clara del universo del emprendimiento a analizar. Es decir, esta plantilla ayudará
a conocer el negocio y las actividades de las personas que allí trabajan.
b. Indicadores de Gestión - Factores críticos de éxito
Con el fin de abordar el tema de indicadores de gestión, es importante precisar “que es”,
“para que sirve”, “como funciona” y “cuáles son los beneficios” al utilizar esta herramienta.
La conceptualización de estos puntos nos acercará más a la evaluación correcta del
gestionamiento de manual interno.
62
La gestión es el conjunto de acciones y decisiones tomadas de acuerdo a la misión y visión
de la empresa evaluada, a través de la planificación consecutiva de esfuerzos del capital
humano, usando recursos técnicos y materiales, llevando a cabo tareas que a largo plazo
beneficiaran a todos los entes de la organización.
Para (Heredia, 1985), un concepto más avanzado que el de gestión administrativa lo
define como “La acción y efecto de realizar tareas con cuidado, esfuerzo y eficacia que
conduzcan a una finalidad”; gestión que sirve para describir el conjunto de técnicas y
experiencias en los procesos de: planificación, dirección y control de las operaciones y
recursos de la empresa. Funcionando como sistema de control en las acciones cotidianas de
cada ente de la organización, mediante manuales y parámetros establecidos con anticipación.
Este sistema de gestión tiene como objetivo proporcionar al evaluador la dirección y el
control de cada uno de los grupos operativos, suministrando información permanente sobre el
desempeño de los mismos, que permita al evaluador tomar decisiones correctivas y mejorar
continuamente.
El mejoramiento continuo de clase mundial, es una serie de estrategias generales de
acción, orientada a la autoevaluación de cada ente que participa en los procesos de la
organización, para ello se utiliza el ciclo PDCA, el cual se basa en el principio del
mejoramiento continuo de la gestión administrativa de la calidad, la cual se basa en:
Mejora mañana lo que puedas mejorar hoy, pero mejora todos los días
Este principio de auto evaluación PDAC consiste:
63
Figura 13.- Evaluación PDAC
Plan (planificar)
Organización lógica del trabajo
Identificación del problema y planificación.
Observaciones y análisis.
Establecimiento de objetivos a alcanzar.
Establecimiento de indicadores de control.
Do (hacer)
Correcta realización de las tareas planificadas
Preparación exhaustiva y sistemática de lo previsto.
Aplicación controlada del plan.
Verificación de la aplicación.
Adjust (ajustar)
Do (hacer)
Adjust (ajustar)
Check (comprobar)
Plan (Planificar)
64
Analizar los datos obtenidos.
Proponer alternativa de mejora.
Estandarización y consolidación.
Preparación de la siguiente etapa del plan.
Check (comprobar)
Comprobación de los logros obtenidos
Verificación de los resultados de las acciones realizadas.
Comparación con los objetivos.
Este trabajo incluye uno de los programas de mejora continua muy usado como como;
Sistema de gestión de calidad. Calidad Total,
Múltiples son los guías de mejoramiento continuo organizacional, algunos de ellos se
asocian a la mejora de la calidad de servicios, pero de manera general sus etapas pueden ser
aplicadas a cualquier tipo de emprendimientos que se desee perfeccionar.
Sistema de Gestión de Calidad. Calidad Total
Este sistema permite mejorar la productividad, y aumentar la calidad de vida de una
empresa, su principio fundamental es prevenir y reducir los costos exagerados, dirigida a
colaboradores fomentando la mejora continua y el trabajo en equipo, también se la usa como
estrategia administrativa a través del enfoque de estándares mundiales.
E n la actualidad existen una serie de normas estandarizadas como:
ISO 9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
ISO 9001:2000. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.
ISO 9004:2000. Sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la mejora del
desempeño.
65
En los últimos años este tema ha alcanzado notable difusión en el mundo empresarial
Globalizado. Sin embargo, se ha convertido en unos de los aspectos de más importancia en el
mundo empresarial.
Por otro lado, el concepto de Calidad Total implica:
Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos.
El compromiso del empresario con su fuerza laboral.
La aplicación de manuales, procedimientos y herramientas para mejorar continuamente
los procesos.
La implantación del sistema de la calidad total de servicios como programa de gestión,
supone un proceso complejo y dinámico que lleva consigo un cambio en la forma de liderar y
gestionar una empresa, contemplando los siguientes aspectos:
Satisfacer las necesidades de los clientes
Aumentar el valor de significancia del cliente,
Hacer bien las cosas a la primera y evitar rectificaciones,
Dar prioridad a la calidad en general priorizando plazos y costos,
Aceptación de la mejora continúa de la calidad en todo proceso de la empresa por medio
de la MCM (Manufactura de Clase Mundial).
Satisfacer las necesidades de los trabajadores
Implementar una cultura de colaboración y participación que admita la creatividad e
innovación en sus colaboradores,
Potenciar el autocontrol al control externo flexible,
Fomentar la formación continua,
Estar seguro que los colaboradores estén en la jugada,
Excelencia Operacional,
Procedimientos sostenibles,
66
Inclusión del colaborador como gestor de cambio,
Respetar el medio ambiente y,
Precautelar la Seguridad e Higiene en el trabajo.
Satisfacer las necesidades de los accionistas
Evitar gastos innecesarios tanto en inventarios, equipos, daños, mantenimiento, con
programas de capacitación de capacitación al personal, disminuyendo exceso de trámites,
exceso de informes y papeleos y controles internos muy frecuentes e innecesarios.
Ser rentables a medio y largo plazo, dentro del sector donde la organización efectúa sus
operaciones.
Satisfacer las necesidades de la Sociedad en General
Mejorar la calidad del servicio de la organización, por medio de la ANS (Acuerdos de
nivel mundial), como por ejemplos entre el proveedor de servicio y sus clientes, con el objeto
de fijar el nivel acordado de la calidad de dicho servicio.
ISO 9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad.
El Sistema de Calidad normas ISO 9000:2000, identifica ocho principios de gestión de
la calidad para conducir a la organización hacia una mejora del desempeño:
Enfoque al cliente. -Los empresarios y sus colaboradores dependen de sus clientes y
por lo que deberían entender las necesidades actuales y futuras de los mismos, satisfacer sus
exigencias y trabajar en exceder sus expectativas.
Liderazgo. -Los empresarios fomentan la unidad de equipo y la alineación de metas,
como líderes deben aplicar y mantener un ambiente interno adecuado y armonioso para que el
personal se involucre totalmente en las metas de la organización.
Participación de todo el personal. -El personal debe sentir que es la esencia de toda
organización, su compromiso viabiliza que sus habilidades sean empleadas para el beneficio
de la organización.
67
Enfoque basado en procesos. -Los resultados esperados se alcanzan más
eficientemente impulsando la lealtad al equipo y a la empresa, cuando las actividades y
recursos relacionados son proporcionados para la ejecución de los procesos.
Mejora continua. -La mejora continua del desempeño global del emprendimiento
debería ser el objeto de permanente vigilancia. Por lo que es el punto fundamental en que se
basa toda la Norma.
En síntesis, este enfoque está basado en el hecho de la toma de decisiones, decisiones
que implementadas eficazmente permitirán el análisis de los datos e información,
beneficiando a las relaciones mutuas entre los proveedores y la empresa.
La norma 9000:2000 va determinar un Sistema de Prevención de Riesgos y de calidad,
como punto de referencia para dirigir al emprendimiento, aplicando los recursos necesarios
para así alcanzar los resultados deseados. En conjunto con la mejora continua el cual se
convierte en el permanente sistema para incrementar la probabilidad de éxito y vida
productiva a la empresa.
Proceso de Mejora Continua
Indicadores Clave para la Mejora Continua de Procesos.
Los indicadores claves del mejoramiento continuo de clase mundial son fundamentales
para las nuevas generaciones de emprendimientos, la cual requiere una transformación en los
procesos de análisis para la optimización de los resultados que con los sistemas de gestión
ambiguos no se lograban ejecutar.
Este proceso conocido también como KPIs (Key Performance Indicators) en español
(Indicadores Clave de Rendimiento), son métricas que se utilizan para cuantificar los
resultados de una determinada acción o estrategia en función de unos objetivos
predeterminados; es decir, indicadores que nos permiten medir el éxito de nuestras acciones.
68
Métricas se refiere a filosofías que nos ayudan a medir, cualificar y a cuantificar el
rendimiento del progreso en función las metas y objetivos planeados, para las distintas tareas
que se llevan a cabo dentro de las empresas.
Los KPIs miden el nivel del desempeño de los procesos, orientándose en el cómo y
demostrando que tan efectivos son los procedimientos, de manera que se pueda lograr el
objetivo trazados, los Indicadores Clave de Rendimiento son vehículos de comunicación que
permiten que los administradores signifiquen la visión de la empresa a sus colaboradores,
involucrándolos en los objetivos estratégicos de la empresa.
Tabla 2 .- Muestra KPIs
Team Work Sales INSYSRED S.A
Código VendedorMonto a
VenderVenta
Alcanzada% de
Rendimiento01 Alberto 38000 37000 97%02 Carlos 25000 24000 96%03 Cynthia 22000 21000 95%04 Gabriel 32000 31000 97%05 Roberto 30000 27000 90%
69
ALBERTO CARLOS CYNTHIA GABRIEL ROBERTO 86%
88%
90%
92%
94%
96%
98%
97% 96% 95% 97%
90%
% DE RENDIMIENTO
% DE RE...
Figura 14.- Rendimiento de los KPIs
Funciones Básicas del Proceso de Control
Fijación de estándares.
Comprobación de los resultados logrados, con los estándares establecidos.
Toma de decisiones acertadas cuando los resultados conseguidos no satisfacen a los
estándares.
Puesta en marcha de acciones correctivas.
Herramientas para evaluar KPIs - Instrumentos Indicadores de Medición KPIs
Medición de Capacitación.
La capacitación es la captación de conocimientos teóricos, prácticos y técnicos para el
desenvolvimiento de las actividades profesionales. Con las mejoras de la KPI, la imagen de la
compañía prospera y las relaciones con los colaboradores son más fluidas. Sin darse cuenta el
trabajador olvida temores de desestabilidad laboral, desarrollando un nivel de satisfacción
personal con sus tareas, aumenta su sentido de pertenecía y percibiendo que la empresa está
70
invirtiendo en él, de este modo se incrementa indirectamente la productividad, calidad y
rapidez del mismo.
Tiempo promedio en alcanzar objetivos.
Este indicador mide la eficiencia en las tareas de los colaboradores. Útil cuando se
mide desde el momento en que se inicia el día hasta que termina, con la realización de algún
proyecto o el alcance de las metas en un tiempo determinado, De este modo se puede evaluar
su compromiso, eficiencia y productividad. La predisposición debe de ser la disminución el
índice de tiempo obtenido anteriormente.
Accidentabilidad laboral y riesgos.
En este indicador las cifras a alcanzar siempre van a hacer 0, aunque resulta imposible
evitar los accidentes laborales. Las empresas suelen monitorear permanentemente a las
personas para que salgan sin accidentes de su lugar de trabajo, lo que es equivocado. Lo
correcto es monitorear los posibles incidentes que se puedan dar pie a los accidentes. Una
entidad responsable debe dar cobertura médica a accidentes y enfermedades profesionales
manejando fórmulas para calcular el índice de frecuencia de incidentes e índices de gravedad
de accidentes.
Diferencia entre Incidentes y Accidentes.
Los Incidentes son los sucesos súbitos no deseados, que ocurre por las mismas causas
que se presentan los accidentes, sólo que suceden al azar y no desencadena lesiones en las
personas sino daños a la propiedad y al ambiente.
Los Accidentes son acontecimientos inesperados que produce en ocasiones
consecuencias negativas a las personas, instalaciones, máquinas y/o procesos.
Rotación de personal
Cuando se calcula el grado de permanencia de los colaboradores en la empresa, lo
ideal en cifras es que la rotación sea menor al 5% de su totalidad. Cuanto más alto del
71
porcentaje ya mencionado es más necesaria la intervención de una propuesta con esta, caso
contrario la empresa acarreará el aumento de los costes de reclutamiento e inducción del
nuevo personal. Este indicador permitirá minimizar la rotación del personal y también
garantizará la mayor retención del mejor talento humano en la compañía. Para lo que se
precisa el cálculo del personal permanente promedio y se recomienda no mezclar ni
sobrecargar funciones laborales a los trabajadores.
Procesamientos prácticos - Medición de Capacitación
Para la valoración efectiva del impacto de las capacitaciones en el personal, el
empresario deberá formular un plan de capacitación experimental, buscando programas de
formación y preparación profesional de acuerdo a puesto de trabajo y a la actividad de la
empresa. También como método de motivación la realización de concursos por competencia y
por consiguiente el personal con mejor puntuación es merecedor a la capacitación. Esta
capacitación recibida por el personal deberá ser certificada y la persona podrá hacer uso de
este documento antes y después de laborar en la organización, ya que será beneficiosa para la
empresa y para el trabajador.
Incrementa el sentido de pertenecía del trabajador a la empresa,
Provoca actitudes más positivas en los empleados,
Eleva la rentabilidad de la empresa gracias a la productividad espontanea,
Aumenta la moral y buena conducta del personal,
Perfecciona el conocimiento y su aplicación en los puestos trabajo y, por lo tanto, el
desempeño,
Incita a que el personal por sí mismo mejore sus procesos de trabajo,
Crea una mejor imagen de la organización,
Proporciona que el trabajador se identifique con la empresa,
Mejora las relaciones interpersonales jefe-subordinados,
72
Transmite la comprensión de las políticas de la empresa,
Provee información sobre las necesidades futuras del personal,
Ayuda a solucionar problemas y conflictos,
Facilita la promoción y ascensos de los empleados más capacitados,
Incrementa la productividad y calidad en el trabajo y,
Promueve la comunicación interna de información en la organización.
El plan de capacitaciones será auspiciado ya sea al 100% por el empleador o 50% el
empleador y el otro 50% por el trabajador, otro método es programar instrucciones dadas por
los empleados antiguos con más experiencia en la empresa a los colaboradores en general.
Para el provecho de las capacitaciones, cada determinado tiempo se proyectará
auditorias planificadas a los empleados, en cuanto a los procesos preestablecidos y mejoras
implantadas, para conocer si la información receptada se ha asimilado con éxito y entre otras
cosas, si ha sido de beneficio para solucionar problemas y tomar mejores decisiones en el
futuro.
Tiempo Promedio en Alcanzar Objetivos
Este indicador trata sobre la eficiencia de los procesos nuevos y viejos de la empresa. La
aplicación de esta técnica comprueba el tiempo que invierte un trabajador en ejecutar una
tarea definida, según un manual, instrucción o norma preestablecida.
Es necesario para llevar a cabo algún estudio de tiempo, el evaluador tenga los
conocimientos necesarios para comprender la totalidad de los elementos que conforman el
puesto de trabajo.
Pasos para la medición de tiempo promedio
Selección del proceso u operación a analizar,
Determinación del manual o instructivo que sirve de base para el estudio,
Establecer el orden de las operaciones según el proceso,
73
Señalar la posibilidad de ahorro de tiempo que se espera mejorar en la operación,
Seleccionar al trabajador según sus habilidades, actitud, deseos de cooperación,
comportamiento y experiencia,
Evaluar puntos fuertes y débiles del proceso seleccionado,
Dialogar con el trabajador de los puntos ya mencionados y discutir su opinión con el
colaborador y,
Recomendar opciones y corregir errores en el proceso en cuestión.
Accidentabilidad Laboral y Riesgos
El represente indicador estadístico suministra información acerca de la siniestralidad
del ambiente de trabajo de una empresa, por lo que resulta de suma importancia para la
gestión administrativa de talento humano con respecto a la Higiene y Seguridad Laboral.
Utilizando también un método práctico para su ejecución, por medio de la siguiente fórmula:
Indice de Frecuencia= N de Accid entes x1' 000.000Total de Horas−Hombres de Exposicion al Riesgo
Ejemplo: Una empresa ha tenido 3 accidentes. En la misma, trabajan 27 personas,
durante 24 semanas de 56 horas al año. Durante este periodo los colaboradores han faltado
por distintas razones con el 5% del total de tiempo trabajado en ese año.
Paso III: Estrategias Organizacionales
Se debe trazar estrategias prácticas a seguir de forma colectiva para seguir el camino
correcto enfocado hacia la solución a los problemas ya diagnosticados.
En la mayoría de las empresas sin importar su tamaño, tipo o alcance, deben estar
enfocados en un nuevo proceso de información que mejore sus sistemas de motivación,
enfocándose en la evaluación, corrección y mejora de sus métodos. Por lo que es
imprescindible fortalecer el área de gestionamiento de talento humano, identificando y
74
analizando estrategias estimulantes y dinámicas, manteniendo un ritmo constante en dichas
actividades.
Esta gestión de mejora continua, concibe al emprendimiento como una serie de procesos
que se interrelacionan para la satisfacción del cliente interno como externo. Con una
administración estratégica y funcional, implementando una cultura motivacional para que
el personal de la organización lleve a cabo sus funciones eficaz y eficientemente.
El proceso de mejora continua comienza como la autoevaluación de la organización,
gracias a esto podemos conocer los puntos débiles para rediseñar los métodos de motivación.
Con este proceso logramos aumentar la productividad de los colaboradores y mejorar
continuamente la calidad del servicio. Para lo que debemos implementar mecanismos vivos
que permitan crecer día a día al personal y promover que la fuerza laboral se familiarice con
la detección de aspectos negativos que necesiten mejorar.
Existen muchas metodologías para la gestión de capital humano, pero las más
dinámicas herramientas que favorecerán los resultados, minimizando los riesgos y agilizando
la implementación de cambios en este proceso son los siguientes:
Planifica. -Ya que ha establecido las oportunidades de mejora, se debes diseñar un
programa de talleres para llevar a cabo el cambio, se necesitas determinar qué acciones son
necesarias. Cabe recalcar que el tiempo de las actividades deberá ser corto, pero con la calidad
deseada.
Todas estas actividades deben de ser documentas para medir los resultados y usarlos
como indicadores en futuras ejecuciones. Todos los Procesos y Actividades son muy
importantes evidenciarlos usando recursos tecnológicos adecuados para cada actividad sin
escatimar en gastos, ya que en muchos casos el ahorro de recursos económicos no simboliza
la optimización de ello, sino inversión para ello.
Programa Motivacional 5S
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Integrar de Programa motivacional 5S
Las estrategias de Calidad 5S fue ideada en Japón originada con la MSM “Manufactura
de Clase Mundial”, que es en simples palabras “Servir rápidamente con calidad y a menor
costo”, la idea no sólo se basa en el buen uso de la maquinaria, equipo e infraestructura sino
en el gestionamiento del entorno del trabajo por parte de todos los miembros colaboradores.
La 5S es una estrategia que es aplicada en todo tipo de empresa en todo el mundo con
excelentes resultados por su sencillez y eficiencia en ejecución de proceso, con su aplicación
se busca el mejoramiento de los niveles de calidad, eliminación de tiempos muertos y
reducción de costos. La implementación de esta metodología requiere el compromiso personal
y permanente de parte de todos los miembros del emprendimiento, para que sea un efectivo
modelo organizativo de motivación, seguridad, estabilidad e higiene.
Los primeros en asumir este rol con la 5S son los líderes, gerentes o dueños de los
emprendimientos PYMEs, dado que esta empresa es una por la cantidad monetaria brindada
en los informes financieros anuales, y la aplicación de este proceso es el ejemplo claro de los
resultados a corto plazo que se manifestaran con el tiempo. Luego el líder debe asegúrese que
todo el equipo se informe de los objetivos del programa y lo entiendan al 100%, a fin de que
todos estén trabajando para una misma causa. Empezando con la práctica de reuniones para
generar lluvia de ideas e integrar al equipo de trabajo a formar parte del proceso de
integración para el mejoramiento de la empresa.
Los beneficios de la aplicación del método demuestran que la implementación de la 5S
se basa en el trabajo en equipo y provoca que los trabajadores se comprometan con el
programa y con la empresa, ajustando sus aportaciones y conocimiento para que la mejora
continua se haga una costumbre diaria, desde el nivel de dirección hasta los niveles
operativos.
Algunos beneficios de las 5S en cuanto al personal
76
Incrementa el desempeño del personal,
Mejora el bienestar y el clima laboral,
Reducir los tiempos muertos en el horario de trabajo,
Liberar espacios útiles en las áreas y oficinas,
Mejorar el control de stocks de herramientas, materiales, repuestos y elementos de
producción por medio de mapas o planos en las oficinas,
Facilitar el control visual de los materiales de trabajo que se van agotando y requieren
su abastecimiento (Control de Mínimos y Máximos),
Preparar áreas de trabajo específico para el desarrollo de acciones de mantenimiento,
para un mayor orden en las actividades.
Selección áreas de desecho en tránsito expuestos en un ambiento adecuado y su
respectiva programación de recolección,
Incrementa la eficiencia de las maquinas, facilitando las condiciones idóneas para
aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la
persona quien opera la maquinaria.
La estandarización 5S mejora la disciplina en el cumplimiento de las políticas al tener el
personal preparado para demostrar lo aprendido en su cargo o en cualquier otro puesto y área
de la empresa,
Reduciendo así las causas potenciales de incidentes, accidentes, ausentismos y baja
productividad, aumentado la conciencia general de cuidado y conservación del equipo de
trabajo y demás recursos de la compañía.
El poder implantar este tipo de programa de mejora continua en la empresa Insysred
S.A, ubicada en la ciudad de Duran, mejorará enormemente la calidad del servicio dado
como: Just in Time, Control total de calidad, Manejo productivo de colaboradores y servicio
al cliente.
77
Paso IV: Análisis, Reclutamiento, Selección y Contratación
En la actualidad para los empresarios uno de las molestias principales es siempre la
contratación de personal, constantemente en ellos existe la incertidumbre de que el trabajador
sea un buen colaborador, disciplinado y logre lo propuestos o no.
Las maneras más sencillas de conocer qué sucede en la empresa con el personal son la
siguiente; la existencia de alta rotación de personal, también la frecuencia del ausentismo
laboral e inclusive todo lo que tenga que ver con el ambiente de trabajo como la motivación y
la productividad en las actividades y la legalidad en los beneficios del trabajo. Si no se toma
en cuenta estos puntos es el momento de ponerse a revisar lo que estás haciendo para
seleccionar y retener al personal.
La selección del Talento Humano se define como la elección de individuos adecuados
para uno a varios cargos, en un sentido más amplio, es escoger entre muchos candidatos
reclutados por diferentes medios al más idóneo; para ocupar el puesto existente en la empresa,
tratando de mantenerlo el mayor tiempo posible en dicha posición. Por lo que el objetivo más
importante del proceso de contratación es escoger y clasificar candidatos, de los cuales se
selecciona al más apropiado para satisfacer las necesidades de la empresa.
Hay que tomar en cuenta que las empresas en general están integradas por personas y es
por eso que encontrar a los candidatos capacitados es una acción crucial para la misma. Es por
eso que tenemos 4 pasos principales para captar y a la vez contratar los candidatos idóneos
para formar el equipo de trabajo para el emprendimiento.
Análisis de puesto.
Reclutamiento y Preselección.
Selección.
Contratación.
78
Análisis de puesto.
Definir el perfil del puesto
El análisis de puesto es una herramienta que ayuda a la recopilación de datos referente a
funciones, responsabilidades y actividades en el puesto de trabajo, para con dicha información
se podrá formar el perfil de la persona que ocupará la vacante y así desempeñar su labor de
manera efectiva.
Este análisis se puede constituir de 4 etapas:
Alcances del puesto
Limitaciones del puesto
Condiciones Salariales y Beneficios
Profesiograma
Perfil del puesto
Alcances del puesto
En esta etapa se enlista las tareas, funciones y responsabilidades del puesto que se
espera cubrir, proceso documentado con descripciones y fotografías del área física. Esto
ayudará a redactar un informe claro y preciso del puesto, atribuciones, y requerimientos
técnicos del perfil adecuado para el puesto.
De acuerdo con el perfil del puesto se puede describir desde 5 puntos de vista básicos
como:
Variedad de la tarea
Identidad de la actividad
Importancia de la función:
Autonomía y responsabilidad y,
Retroalimentación.
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Limitaciones del puesto
Luego de tener una idea del alcance de la vacante se podrá definir las condiciones
relativas al puesto de trabajo como posición jerárquica, horarios y condiciones salariales.
Condiciones Salariales y Beneficios
El sueldo y los beneficios no se deben establecer a la ligera, estos deberán ser fijados de
acuerdo a las funciones y responsabilidades de la vacante a llenar. Así que antes de comenzar
el proceso de reclutamiento, el empleador estudiara detenidamente cuánto puede pagar y en
qué condiciones contratara, para que todo quede claro mediante documentos desde el
principio.
Profesiograma
El profesiograma es un documento que prepara la información con conexiones técnicas
organizativas por medio de graficas que resumen los alcances y limitaciones del puesto de
trabajo, es decir las denominaciones del puesto y sus descripciones técnicas y profesionales.
El profesiograma estará compuesto por 6 denominaciones específicas: -La
denominación del puesto de trabajo
Descripción profesional del puesto de trabajo,
Descripción técnica del puesto de trabajo y
La descripción orgánica del puesto de trabajo.
Otras especificaciones y necesidades que se pudieran requerir el profesiograma:
Identificación del puesto,
Objetivo del puesto
Responsabilidades del puesto,
Relaciones del puesto de trabajo,
Condiciones físicas con especificaciones de riesgos y,
80
Los requerimientos cualitativos y cuantitativos que se exige para ocupar el puesto.
Dependiendo el puesto a cubrir el profesiograma pueden ser similares. Lo importante es
que sirven para valorar el grado de adecuación con el puesto de trabajo y para diseñar el perfil
del colaborador para el mismo.
Perfil del puesto
El Perfil de Puesto es una herramienta de recopilación de los requisitos para el
cumplimiento de las tareas de los empleados dentro de una empresa.
Reclutamiento
El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las
solicitudes de empleo, e implica la atracción de candidatos potenciales para desempeñar cierta
función dentro de la organización, esta captación se realiza en base a la información
proporcionada por el perfil del puesto realizado anteriormente. Con la información del análisis
de puesto se logrará estructurar un perfil sólido del puesto requerido.
El perfil de puesto se ha convertido en una herramienta sumamente útil en la gestión de
talento humano para orientar a la empresa en sus requerimientos de personal.
E-recruitment.
Este término anglosajón denomina a uno de los recursos más utilizados en la última
década por parte de los departamentos de recursos humanos de muchas empresas:
el reclutamiento de trabajadores a través de Internet.
La irrupción de las tecnologías en la vida cotidiana ha supuesto un gran cambio en
relación a la forma en que las empresas buscan a sus candidatos. Éstas han adquirido una
actitud activa para atraer el talento, al más puro estilo del marketing, impulsadas por el
continuo descenso de desempleados, y para ello priman, -sobre todo las más grandes-, este
nuevo canal por delante de los métodos tradicionales como los anuncios en prensa.
Internet ha roto las barreras geográficas y temporales para llegar al segmento deseado de
81
potenciales candidatos. Cualquier interesado puede acceder a una oferta, aunque viva a
muchos kilómetros de distancia del lugar en que se ofrece, a través de páginas web. (Laboris,
2016)
Búsqueda por anuncios por distintos tipos de medios
El proceso de atracción de nuevo personal también se lo llama reclutamiento general o
masivo, el cual es el proceso de identificar candidatos capacitados para llenar una vacante
especifica.
Después del haber definido el perfil del postulante, se analiza el medio publicitario de
captación más conveniente para llegar a los posibles candidatos como; aviso clasificado en
periódico locales, páginas de Internet, televisión, radio, volantes, publicación en Facebook o
más eficazmente recomendaciones de sus propios empleados, o si el emprendimiento posee
alguna base de datos de anteriores postulaciones.
a. Análisis de las Solicitudes
Al momento de presentarse las solicitudes de empleo (hojas de vida) por los diferentes
medios ya escogidos, se procede a la recopilación y análisis de las solicitudes. Este análisis es
muy sencillo ya que simplemente consiste verificar que todos los datos de los candidatos
siendo estos correctos y bien escritos en las solicitudes de empleo. Con dicha base de datos se
realiza la preselección de los candidatos que cumplen con los requisitos mínimos del perfil del
postulante establecido en la etapa anterior.
Los postulantes preseleccionados serán convocados para la realización de entrevistas
grupales también llamados “Assessment Center” o Entrevista Interactiva Grupal (EIG), cuya
duración no será más de 3 horas y un grupo no mayor a 30 personas.
El principal objetivo es evaluar los comportamientos de los candidatos en interacción
con el grupo, permite evaluar a varios postulantes en manera grupal, en un lapso corto de
82
tiempo, exponiéndolos a todos ante un escenario idéntico con las mismas posibilidades en un
marco controlado y preciso. Facilitando identificar comportamientos y actitudes positivas y
negativas de trabajo de cada postulante, brindando información clara sobre las destrezas de
los diferentes candidatos.
Los evaluadores observaran detenidamente hasta la más mínima conducta de los
participantes mediante equipos de grabación y documentación pertinente.
b. Selección.
El siguiente paso es la selección de los candidatos con mejor puntuación y características
que se acople con la vacante solicitada, con lo que se procede al llamado de las personas
seleccionadas para una entrevista personal y conocer a los candidatos. Para tener un criterio
más profundo de la persona y evaluar aspectos como su personalidad, formalidad, conducta y
deseo de trabajar.
Determinación del grado de interés de los candidatos
El percibir el grado de interés de las personas por un empleo es una habilidad cultivada
por la experiencia, esto no significa que se está haciendo una contratación a dedo. Si no con el
complemento de la información ya antes recolectada se tomará la mejor decisión para la
vacante disponible. Esta etapa es muy importante a fin de evitar la rotación indiscriminada de
personal y sobre todo para que la empresa puedas estar segura del personal contratado.
c. Contratación.
El último paso del proceso es la contratación, la cual consiste en comunicar a la persona
que se lo selecciono para ocupar el puesto vacante, se puede decir que es aquí donde se
establece una relación formal con el nuevo empleado.
Paso V: Modelo de Evaluación de la empresa Insysred S.A.
83
La evaluación de desempeño constituye el proceso de estimación de rendimiento global
de los empleados de una organización en un tiempo determinado y muy utilizado en el ámbito
de los recursos humanos, para determinar las actitudes, rendimientos y comportamientos de
los colaboradores en el desempeño de su cargo.
Por lo general, el desempeño se mide en términos del grado o porcentajes en el que se
ha cumplido o no con los factores de eficiencia deseados y se ha completado los logro de los
mismos.
La evaluación de rendimientos en ocasiones genera malestar y descontento entre los
colaboradores, con consecuencias negativas para los emprendimientos. Por esta razón es que
se ha pensado en un modela de evaluación estándar que permita mejorar las condiciones
actuales de trabajo, detectando necesidades de capacitación y fortaleciendo las conductas
positivas del personal. Para ayudar a los pequeños y medianos empresarios a mejorar su
gestión con el capital humano, se recomienda elaborar un proceso práctico y simplificado
Sistema de Evaluación de Desempeño (SED) en 6 pasos:
Etapa 1: Establecer el Proceso a Evaluar
En primer lugar, se debe establecer una línea en el proceso base de la evaluación, es
decir, se establece qué parte del proceso se desea medir y al mismo tiempo, se debe fijar los
objetivos del plan de evaluación, metodología, las variables, herramientas y el tiempo que
durará la evaluación, que en los comunes no sería más de una semana, ya que como se digo
antes genera estrés entre los empleados.
Luego de haber seleccionado el proceso a evaluar, se estudia los manuales de
procedimientos de dicho proceso, si no existiese el documento se los establecería para objeto
comparativo en la evaluación. El objetivo es la comparación de las tareas ejecutadas por los
colaboradores contra los manuales de procedimiento ya establecidos.
84
Etapa 2: Elaboración de los Manuales de Procedimientos
El manual de procedimientos es el documento que consiste en la descripción real y
precisa de las actividades que deben seguirse, en la realización de las funciones de un
determinado puesto cuyo instrumento ha de ser un documento interno y confidencial. El
manual incluye toda la información referente al cargo, funciones y responsabilidades de la
unidad administrativa u operativa. Estos documentos suelen contener información y
formularios a manejar y cualquier otro dato que pueda complementar al correcto desarrollo de
las tareas dentro del puesto.
Con ayuda del manual se comparará cualquier distorsión la información básica dada por
el empleado referente al proceso realizado y el manual en cuestión, facilita las labores de la
evaluación.
Etapa 3: Seleccionar a los futuros colaboradores que intervendrán en dicho proceso
Los procedimientos de selección del personal que participará en el proceso de
evaluación es muy sencillo, los que no se debe olvidar en que tienen como objetivo evaluar
las características y circunstancias de cada parte del proceso, es decir, no solamente se evalúa
a los líderes de área, sino también a todos los colaboradores que participan en el
departamento, aun cuando sea mínima su actividad. Ya que el proceso de evaluación es
global y al ser implementado en una empresa de menor escala es alcanzable la meta con más
facilidad y efectividad.
Etapa 4: Herramientas para la Evaluación.
Después de conocer ampliamente los manuales de procedimientos y a las personas que
intervienen en dichos procesos, se procederá a la observación directa, la revisión de
documentos que respalden el proceso y entrevista a quienes están implicados/as en los
procesos seleccionados, conforme la elaboración de formularios de evaluación. Lo que
85
ayudará a contextualizar los resultados de la evaluación para este análisis, esto será de gran
ayuda para formar unos diagramas de flujo de los procedimientos.
La evaluación del proceso se efectuará en primer lugar al líder del área por el evaluador
y un asistente y observará los factores descritos en él, después se empezará con la valoración
del personal operativo.
Etapa 5: Análisis y comparación de los datos obtenidos
Después de hacer la recopilación de información, se debe describir, analizar e
interpretar los datos obtenidos, utilizando estándares que consisten en valores de referencia ya
establecidos que se usan para emitir un juicio o y toma de decisión acertada del proceso en
cuestión, Estos estándares pueden ser:
Los objetivos de la organización;
Las recomendaciones de otras ya evaluadas;
Los resultados de estudios previos y;
Estándares de clase mundial.
Etapa 6: Establecer las acciones y recomendaciones de mejora
La descripción y análisis de la información recogida está estrechamente vinculada a la
descripción de la finalidad del estudio, para lo que el análisis descriptivo se centra en todo el
proceso anterior para tomar la mejor decisión y establecer mejoras si es que es necesario
implementarlas. Y así justificar un informe técnico descriptivo que servirá de soporte en la
ejecución de esta propuesta.
La intención de dicho proceso es presentar un modelo de gestionamiento humano
sólido, para crear competencias en el mercado laboral cambiante de las organizaciones
teniendo en consideración la mejora continua organizacional.
86
Desarrollo de la Propuesta para fortalecer el control interno de la Empresa Insysred S.A.
El núcleo de esta investigación es el desarrollo de un diseño de manual de
procedimientos, mediante la evaluación para la empresa en mención, proponiendo estrategias
ajustables y versátiles para generar un buen clima laboral por medio del siguiente Esquema.
Permitiendo así aumentar el rendimiento de los trabajadores y a la vez disminuir costos e
índices de rotación, examinando los resultados de forma fácil y eficiente.
Figura.- 15.Diagrama de Gestión Comercial
El Costo de Inversión:
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados.
Mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación,
elaborar un Manual de Políticas y Procedimientos de Control Interno es sencillo y de fácil
actualización. Implantar una metodología para levantar información que le permita elaborar el
Diseño del manual de Procedimiento para Fortalecer el Control Interno de la empresa
Insysred S.A.
87
Mejor respuesta: Realizar un manual de procedimiento en área administrativa, es
establecer procesos y metodología, para realizar las tareas o funciones administrativa dentro
de una empresa.
Es un trabajo arduo, y sobre todo establecer los procedimientos para esta área tan
delicada que requiere de esfuerzos y de un buen desempeño contable administrativo, como sé
que domina.
Qué actividades y cuánto tiempo toma elaborar un procedimiento?
Más con la idea de ilustrar las actividades y pasos que se siguen en la elaboración de un
procedimiento que con la idea de que los tiempos correspondientes sirvan como estándar de
referencia, a continuación se presenta un desglose de los principales rubros que intervienen en
la elaboración de un procedimiento. En un tiempo estimado para su elaboración e
implementación.
Pero con tu perfección tú también puedes considerar aumentar o rebajar en el precio
eso depende Asesora empresarial y financiera.
En este sentido eso depende de tus evaluaciones y de tus recomendaciones de las
fortalezas de la empresa de las debilidades, en fin te diré que eso está dentro de un estimado
de los 800 dólares.
Es un precio razonable que está más o menos en los lineamientos considerados para este
tipo de trabajo.
Tabla 2.- Costo de Inversión.
Actividad Tiempo estimado
Recopilar información De 1 a 2 horas.
Elaborar el borrador del diagrama de flujo De 1 a 2 horas.
Revisar el diagrama de flujo (con los involucrados) De 1 a 2 horas.
Elaborar el procedimiento De 4 a 8 horas.
88
Revisar y corregir el procedimiento (por parte del elaborador) De 1 a 2 horas.
Revisar y autorizar el procedimiento (por las personas autorizadas) De 1 a 2 horas.
Hacer correcciones finales De 1 a 2 horas.
Total De 10 a 20 horas.
Conclusión
A través de la investigación realizada, se pudo comprobar que existen falencias en los
procesos de la gestión administrativa de talento humano en la empresa INSYSRED S.A;
Particularmente estos inconvenientes se presentan por la falta de capacitación en liderazgo de
los administradores y por lo que origina la excesiva rotación de su personal y hace imposible
que ellos sienta estabilidad y seguridad en sus puestos de trabajo, puesto que lo contrario
garantizaría la eficiencia en sus proceso y la permanencia sostenible en sus mercado, lo cual
incide en la reputación e imagen corporativa de la empresa.
Las técnicas de Gestión Administrativa del Talento Humano y la Evaluación de
Rendimiento y capacidad de liderazgo del empresario influyen en las decisiones de los
trabajadores en abandonar la compañía, repercutiendo en la tasa de rotación de la empresa.
Ya que aplicando técnicas administrativas de liderazgo se acentúa un clima
organizacional agradable acompañado de la cultura y estructura firme que llevará al futuro
anhelado a la organización, Mediante la implementación de un manual de procedimiento y
control interno. En un principio se aceptó que la evaluación y la medición del rendimiento
laboral de los trabajadores por si misma era la solución del problema de la investigación pero
89
no es así, conforme corría la investigación se llega a la conclusión que el inconveniente
radicaba en su administración, es decir, el problema se halla en el gestionamiento de capital
humano y su falta de importancia en el mercado laboral, por la falta de un manual de
procedimientos interno para fortalecer el control interno de la empresa INSYSRED S.A
Cabe resaltar que con la implementación de del manual de procedimiento del control
interno la empresa podrá generar mayor desempeño, así como rentabilidad lo cual aporta al
cambio de matriz productiva en el país, de manera que si esta crece será una fuente mayor de
empleo para el País.
Recomendación
Se recomienda a la empresa INSYSRED S.A la aplicación de esta propuesta y sus
estrategias con la finalidad de que el emprendimiento obtenga mayores ventajas competitivas
mediante la mejora continua y el desarrollo eficiente de sus procesos internos, satisfaciendo a
sus colaboradores brindando un excelente ambiente de trabajo y estabilidad laboral, lo cual le
facilita el mejoramiento continuo en la organización.
Este diseño de manual de procedimiento y control puede ser aplicado a todo tipo de
empresas PYMEs de servicio e inclusive comerciales, de modo que esto pueda mejorar las
falencias presentes y el empresario pueda desarrollar habilidades que le permitirá a la empresa
mejorar sus niveles de competitividad, por lo que es imprescindible para el empresario actual
estar capacitado en tema referentes a liderazgo, competencias, etc.
Asimismo, en la investigación ya aquí expuesta, otorga la oportunidad de crear una
estructura organizacional firme, cuyos procesos identifican las debilidades y oportunidades
que a su vez sugieren formas de mejoramiento continuo en el gestionamiento del capital
humano, tomando en cuenta que las acciones preventivas serán constantemente más
ventajosas que las correctivas.
90
De esta manera, la propuesta del Diseño de manual de procedimientos para fortalecer el
control interno de la empresa está elaborada para mejorar el clima organizacional mediante la
implementación de estas herramientas y utilización de las técnicas actuales de administración
de personal
Referencias
(s.f.). Obtenido de http://www.ehowenespanol.com/cuales-son-tipos-controles-internos-
info_316775/
Abdelnur, & Malica. (2014).
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http://elcontrolcomofuncionadmtivagpeflores.blogspot.com/p/44-tipos-de-control.html
Auditoría, C. I. (25 de 11 de 2009). Obtenido de
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91
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94
Apéndice
Apéndice A. Diseño de Manual de Procedimiento de Control Interno para la empresa
INSYSTERD S.A.
DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA FORTALECER EL
CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA INSYSRED S.A.
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO
95
Derechos Reservados 2017
Tesis
Gerente General de Administración
Departamento de Recursos Humanos
Jessenia Santana Tello & Ericka Cantos Cedeño
Ecuador – Guayaquil.
96
La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la
autorización expresa de la Gerencia General de Administración del Departamento de
Recursos Humanos de la Empresa INSYSRED S.A., dándole el crédito correspondiente.
97
Contenido
Numero Tema Pagina
1 Introducción
2 Objetivos
3 Alcance
4 Referencias Políticas
5 Políticas
6 Responsabilidades
7 Definiciones
7.1 Métodos de Trabajo
7.2 Diagrama de Flujo
8 Descripción de Actividades
9 Registro
10 Anexos
1. Introducción
En estos últimos años se ha podido analizar que en las empresas privadas, sean
pequeñas o medianas, han implementado en su sistema de trabajo un control interno.
El mismo que se ha convertido fundamentalmente en una bitácora para mejorar la
organización de la institución.
Porque el control interno permite evaluar de manera independiente la eficiencia,
eficacia, economía, ética de las operaciones financieras, administrativas y contables, para
promover una seguridad razonable en el cumplimiento de leyes y normas en la gestión del
control.
98
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión,
difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el
manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.
Guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacén, así como su
distribución eficiente y racional a las áreas solicitantes, procurando un mejor
aprovechamiento del personal de los bienes de la empresa.
2. Objetivo
Es elaborar un manual de procedimiento mediante un estudio bibliográfico, análisis
estadístico para fortalecer el control interno de las funciones operativas de la compañía
INSYSRED S.A.
Examinar el control interno mediante un estudio bibliográfico metodológico y teórico
para respaldar una eficiente gestión de los procedimientos administrativos en cada área de la
empresa.
Identificar las necesidades actuales de la empresa basados en los resultados que se
obtuvieron mediante la entrevista y la encuesta.
3. Alcance
Los manuales de procedimientos deberán elaborarse en los formatos incluidos en esta
guía la Dirección de Organización se encargará de integrar la información procesada por la
Unidad administrativa en dicho formato.
Esta instrucción de Trabajo a los departamentos de cada arrea a aplica desde la
recepción del personal y bienes de consumo y activo fijo, de su registro y su distribución.
99
En el competitivo mundo empresarial y los cambios trascendentales de la tecnología de
la información y de la tendencia de los intereses de los clientes, entre otros factores, exigen un
cambio radical en la parte administrativa y operativa.
Esto con el propósito de fortalecer una de las estructuras básicas de una empresa, a
saber, la organizacional que impulsa al cumplimiento de los objetivos.
Por otro lado, mediante el adecuado funcionamiento de la estructura organizacional se
logrará optimizar los recursos y que exista un proceso continuo de mejoramiento empresarial
y el incremento de la rentabilidad económica de la empresa.
4. Referencias
4.1 Manual de Diseño Organización y Políticas.
4.2 Manual de Control Interno y procedimientos para la Gerencia General de
Administración, y Departamento de Recurso Humano.
4.3 Guía de Distribución de los departamentos de Servicios Administrativos.
5. Políticas de Manuales de Control Interno.
• Con base a estadísticas de consumo se deberá mantener la existencia adecuada
de artículos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las áreas para el
desarrollo de sus funcione
• Qué son los manuales de Políticas - Procedimientos y Controles Internos en la
organización
• Para qué sirven las políticas y procedimientos.
• Elaboración del plan de acción para determinar las necesidades de políticas y
procedimientos en su empresa.
• Anualmente se deberá, actualizar y difundir el catálogo de artículos de oficina y
bienes de consumo.
100
• Quien es el responsable de elaborar el Manual.- Quienes participan de este
proyecto.- Alcance del trabajo.- Como definir el tiempo que demande el trabajo
• Metodología para la elaboración del Manual de Políticas y Procedimientos y
control Interno Planificación.- Levantamiento de Información.-
• Como redactar un proceso.- Reglas para el levantamiento de procedimientos.-
Como redactar una política.- Políticas Mandatarias.- Políticas Estratégicas.- Políticas de
Operación. Técnicas para establecer las necesidades de políticas y procedimientos en la
empresa
• Análisis de la información.- Observación directa.- Pruebas de recorridos.-
Identificar tiempos, volúmenes, actividades que agregan y que no agregan valor a los
procesos,
• Elaboración de informe gerencial.- Presentación del borrador del manual
Anualmente se deberá realizar el levantamiento del padrón inventarial de activo fijo en
oficinas centrales con el propósito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo al
resultado del inventario.
• Anualmente se deberán actualizar los resguardos del personal de oficinas en el
exterior.
• Se dará entrada al almacén a aquellos artículos que cumplan con las
especificaciones, cantidad y fecha de entrega estipulada.
• Se deberá realizar dos veces al año el Inventario físico de existencias de
artículos y materiales de oficina y bienes de consumo e informar a la Dirección de Recursos
Materiales el resultado de los mismos.
• No se surtirán artículos y materiales durante el levantamiento del inventario
debiendo comunicar con oportunidad la suspensión del suministro a todas las áreas de la
Institución.
101
• No procederá el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello
de entrada de almacén.
• Todas aquellas entregas de artículos que realicen los proveedores posterior a la
fecha de entrega establecida se deberán reportar al Departamento de Venta para que se
proceda a la penalización correspondiente.
• La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deberá
reportar la adquisición de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el
exterior para el alta correspondiente y elaboración del resguardo.
• La Gerencia de Administración de Personal deberá notificar cualquier
movimiento de personal o cambio en la estructura de la empresa.
6. Responsabilidades
Gerente General y Departamento de Recursos Humanos, y cada uno de los
departamentos.
6.1 Aprobar la Aplicación de esta Instrucción de Trabajo.
6.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.
6.3 Instruir para que los procedimientos de adquisición estén apegados a la
normatividad Vigente.
6.4 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las áreas solicitantes
6.5 Promover la atención ante las instancias que correspondan de las necesidades de
capacitación que se requieran por el personal a su cargo.
6.6 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo
6.7 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de activo fijo de la
empresa.
102
6.8 Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades objeto de esta
Instrucción de Trabajo.
Asistente de Venta (Encargada de Almacenes e Inventarios).
6.9 Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada.
6.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.
6.11 Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.
6.12 Controlar el padrón inventarial de activo fijo en oficinas centrales y del exterior.
6.13 Controlar la existencia de los materiales y artículos de oficina y bienes de
consumo.
6.14 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.
7 Definiciones
6.1 Almacén. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institución.
6.2 Inventario. Procedimiento que se efectúa para conocer la existencia de materiales,
artículos de oficina, bienes de consumo y/o activo fijo.
6.3 DRM. Departamento de Recursos Humanos.
6.4 AVA. Asistente Venta y Administrativo.
7.1. Método de Trabajo
Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de
Control de Bienes de Consumo y de Activo Fijo.
103
7.1 Diagramas de Flujo
104
7.2. Descripción de Actividades
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo
1. Elabora programa de arreas e inventarios físicos.
105
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo
Asistente Administrativo
1.1 Elabora el programa de cotización de los proveedores para el levantamiento de inventarios físicos de bienes de consumo y activo fijo.
Programa de Cotización Inventario
1.2 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la Institución los días en que se llevará a cabo la toma del padrón inventarial de activo fijo. Correo Electrónico
y/o Circular1.3 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la Institución los días que el Almacén no surtirá artículos y materiales.
1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacén, la impresión de artículos y materiales. Listado de Materiales
2. Seleccionar la mejor oferta, análisis, Elabora etiquetas de identificación para inventarios. Etiquetas de
Identificación de Inventario2.1 Elabora las etiquetas de identificación de
inventario físico de activo fijo,
2.2 Elabora membretes de identificación de artículos y materiales de oficina contenidos en el almacén.
Membretes
3. Lleva a cabo el pedido del material requerido para el levantamiento de inventarios
Hoja de Control
3.1 Para el activo fijo
Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario y en su caso el No. de Serie y Modelo del activo y coloca etiqueta de identificación.
3.2 Localiza la ubicación y el nombre del usuario responsable del bien.
3.3 Para bienes de consumo
Efectúa el conteo de artículos del almacén y anota en listado el resultado del conteo por artículo.
Listado de Materiales
4. Captura en Sistema Información del Inventario de las Compara. Base de datos
106
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo
electrónicaResguardo de Activos
Anexo 14.1
Para el activo fijo
Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza el resguardo correspondiente.
4.2 Recaba firma en el resguardo y entregar al usuario un tanto del mismo. Base de datos
electrónica
Reporte4.3
Para bienes de consumo
Captura en el Sistema de Control de Almacén el resultado del Inventario.
4.4 Turna al Departamento de Recursos Humanos, Materiales el reporte de evaluación del inventario.
Departamento de Venta y de
Recursos Materiales
5. Revisa reporte de recepción y evaluación de la mercadería e inventario.
Reporte
5.1 Revisa que el reporte de evaluación del inventario no presente diferencia mayor al 10% del valor total en existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema de Almacén.
5.2 Informa al Órgano Interno de Control el resultado del inventario.
6. Recibe ajustes y recomendación e ingreso de Inventarios.
6.1 Recibir ajustes y recomendación por parte del área de auditoría.
7. Instruye al Asistente de Venta para realizar ajustes.
Reporte
7.1 Solicita al Asistente que realice los ajustes y emita un nuevo reporte de evaluación del inventario.
7.2 Recibe del Asistente un nuevo reporte
7.3 Verifica que no presente diferencia mayor al 10% del valor total en existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema de Almacén.
107
Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo
7.4 Emitir un reporte definitivo.
8 Registros
No. de Control NombreResponsable
de Conservarlo
Tiempo de Conservación /
Disposición
FO-DRM-GS-2017 Resguardo de ActivosEncargada de almacenes e inventarios
3 Años/Archivo muerto
S/N Reporte
Encargada de almacenes e inventarios
3 Años/Archivo muerto
9 Anexos
Anexo Nombre No. De Control
1 Resguardo de Activos FO-DRM-GS-2017
Apéndice B
108
Apellidos: Guerrero Nombres:
Cargo Funcional: Atencion Cliente
Area Atencion ClienteFecha de Ingreso:
1 Punto
2 Puntos
3 Puntos
4 Puntos
A B C D
1 X 3
2 X 3
3 x 2
4 X 3
5 X 2
6 X 4
7 x 2
8 x 4
9 x 2
10 X 4
11 x 3
12 x 3
13 X 2
14 x 3
15 X 4
16 X 3
17 X 4
18 X 3
19 X 1
20 X 3
21 X 4
22 X 3
23 X 3
24 X 3
71
2,958
X
FECHA: 15/01/2015
NOTA: Requiriéndose una calificación mínima de 51 puntos, que representa más del 50% del puntaje total, para que el nuevo colaborador supere el período de prueba.
Tiene un record de asistencia ininterrumpida
TOTAL
PROMEDIO
SE SUGIERE MANTENER RELACION LABORAL
Se puede confiar en el, es leal constante en su trabajo
Se lleva bien con las personas
Alberto Elaje Henry Guerrero
Apto para continuar al servicio de la empresa Debe ser reemplazado
Tiene criterio y conocimiento
Cumple apropiadamente con los horarios establecidos
Comprende con facilidad trabajos complicados
Requiere el minimo de supervisión para trabajar bien
Esta dispuesto a trabajar fuera de hora cuando es necesario
Produce trabajo de buena calidad
Observaciones: SE OBTIENE BUENOS CRITERIOS POR PARTE DE LA LINEA DE SUPERVISION Y COLABORADORES DEL AREA
Observa cuidadosamente las normas y reglamentos
Organiza bien su trabajo
Al inicio del trabajo llega a su puesto sin demora
Sus asuntos personales no interfieren con su trabajo
Termina sus trabajos oportunamente
Colabora espontaneamente en situaciones urgentes
es ordenado y metodico
Acepta gustosamente nueva responsabilidades
Comete muy pocos errores
Se esfuerza por cumplir con su trabajo
Hace sugerencias utiles y oportunas
Es cortes y educado en su trato
Sigue bien las instrucciones
Emplea apropiadamente su tiempo y esfuerzo
Aprende rapidamente el trabajo
ESCALA DE CALIFICACIONLea lentamente cada una de las siguientes oraciones y calif ique al colaborador colocando una X en el nivel de la escala que mejor describa su desempeño en el puesto. No relaciones las oraciones entre si, calif ique cada una independientemente
INSTRUCCIONES
A: Escasamente
B: A veces
C: Generalmente
D: Siempre
FORMULARIO DE EVALUACION DEL PERSONALEN PERIODO DE PRUEBA
CALIFICACIONOrd. DESCRIPCIONES DEL DESEMPEÑO
Alberto
15/01/2015
109
Apéndice C. ENTREVISTA
RESULTADOS DE LA ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE PROPIETARIO
DE LA EMPRESA INSYSRED S.A.
Las apreciaciones obtenidas de la entrevista realizada al Sr.
--------------------------------------------------.
1. ¿La empresa INSYSRED S.A., cuenta con un organigrama institucional?
Si:
No
2. ¿En la empresa INSYSRED S.A., se aplican controles básicos en todas las áreas?
Si
No
3. ¿Mencione cuantos controles básicos se aplican en las adquisiciones de la empresa
INSYSRED S.A.?
1.-
2.-
4.- ¿Enumere cuáles son los registros que se aplican sobre los inventarios?
1.-
2.-
5.- ¿Menciones que controles se aplican sobre en los activos fijos?
1.
2.-
6. ¿Existe un plan de cuentas, políticas y procedimientos contables claramente
definidos?
En la empresa no existen planes de cuenta ni manuales de procedimientos.
110
Apéndice D. ENCUESTAS
RESULTADOS DE LA ENCUESTA DIRIGIDA A TRABADORES DE LA
EMPRESA "INSYSRED S.A.”.
1.- ¿Las actividades y funciones que realiza cada empleado están bien definidas?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE.
Si
No
Total
2.- ¿La empresa cuenta con un control de funciones en donde se describa las actividades
y responsabilidades del personal de la empresa “INSYSRED S.A.”?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE.
Si
No
Total
3.- ¿Existe un encargado del registro de las operaciones que se efectúan en la empresa
INSYSRED S.A.?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si
No
Total
4.- ¿La información recopilada de las transacciones es ingresada de forma inmediata al
sistema de la empresa INSYSRED S.A.?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si
111
No
Total
5.- Todas las transacciones se encuentran debidamente documentadas?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si
No
Total
6.- ¿En la empresa INSYSRED S.A., se realizan constataciones físicas del inventario?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si
No
Total
7.- ¿Existen en la empresa reglamentos internos para el personal, como para las
actividades que se efectúan?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si
No
Total
