· Web view2017. 6. 16. · 1 lentelė. Pagrindiniai DVS diegimo etapai ir vykdymo terminai. Eil. Nr. Etapas ... (E-pristatymas, EAIS, Registrų centro, el. pašto siuntimas

Supaprastinto atviro konkurso dokumentų valdymo sistemai pirkti sąlygų 3 priedas

TECHNINĖ SPECIFIKACIJA

1. Pirkimo tikslai, apimtis ir rezultatai

1.1.Šio pirkimo tikslas – įsigyti ir įdiegti dokumentų valdymo sistemą (toliau – DVS, Sistema) perkančiojoje organizacijoje pagal šioje techninėje specifikacijoje suformuluotus reikalavimus.

2. Reikalavimai darbų etapams ir rezultatams2.1. DVS diegimas turės būti vykdomas šiais etapais:

1 lentelė. Pagrindiniai DVS diegimo etapai ir vykdymo terminai

Eil. Nr.

Etapas (rezultatas) Vykdymo terminas

1. Atlikta perkančiosios organizacijos poreikių analizė, detalizuoti reikalavimai

Ne vėliau kaip per 2 mėn. nuo pirkimo sutarties (toliau – sutartis) įsigaliojimo dienos

2. DVS suinstaliuota perkančiosios organizacijos pateiktoje techninėje įrangoje

Ne vėliau kaip per 3 mėn. nuo sutarties įsigaliojimo dienos

3. Pateiktos DVS licencijos (360 naudotojų) Ne vėliau kaip per 3 mėn. nuo sutarties įsigaliojimo dienos

4. Sukonfigūruota DVS ir pritaikyta pagal perkančiosios organizacijos poreikį


5. Sukurtos integracijos tarp DVS ir kitų informacinių sistemų, perkelti duomenys


6. Parengta DVS dokumentacija (DVS naudotojo vadovas ir DVS administravimo vadovas)

Ne vėliau kaip per 6,5 mėn. nuo sutarties įsigaliojimo dienos

7. Atliktas DVS testavimas (bandomoji DVS eksploatacija)


8. Apmokyti perkančiosios organizacijos darbuotojai (DVS administratorių/registratorių/pagrindinių naudotojų/IT administratorių)

Ne vėliau kaip per 7,5 mėn. nuo sutarties įsigaliojimo dienos

9. Priimta veikianti DVS (eksploatacijos pradžia)


10. Garantinė priežiūra Ne vėliau kaip 24 mėn. po galutinio Sistemos priėmimo perdavimo akto pasirašymo dienos

2

2.2.Pasirašius sutartį su tiekėju, tiekėjas per dvi savaites nuo sutarties įsigaliojimo dienos turės suderinti su perkančiąja organizacija šiame skyriuje nurodytų etapų vykdymo ir jų rezultatų parengimo detalius terminus.

2.3.Tiekėjas, rengdamas Sistemos diegimo planą, privalo planuoti darbus efektyviai ir optimizuoti savo veiklas siekiant laiku suteikti paslaugas.

2.4.Sistemos diegimas dokumentai turi būti rengiami ir derinami pagal šiuos principus:2.4.1. Tiekėjas kiekvieno rezultato rengimo pradžioje su perkančiąja organizacija turi

suderinti rezultato turinį ir formą;2.4.2. Esant poreikiui, perkančiajai organizacijai užklausus, tiekėjas turi pateikti peržiūrai

tarpinius rezultatus;2.4.3. Parengtus konkrečios užduoties rezultatus tiekėjas turi pateikti derinti perkančiajai

organizacijai;2.4.4. Atsakymus į pastabas ir pagal gautas pastabas pakoreguotą rezultatą, tiekėjas turi

pateikti pakartotinai derinti ne vėliau kaip per 3 darbo dienas arba per kitą konkrečiu atveju sutartą terminą (pvz., per ilgesnį terminą, jei vienu metu derinamas ne vienas arba didelės apimties dokumentas) nuo pastabų gavimo dienos;

2.4.5. Perkančiajai organizacijai ir tiekėjui raštu patvirtinus, dokumentai laikomi suderintais.2.5.Visa su diegimu susijusi medžiaga ir dokumentai turi būti teikiami lietuvių kalba laikantis

bendrinės lietuvių kalbos taisyklių.2.6.Tiekėjas turi užtikrinti, kad Sistemos diegime dalyvaujantys specialistai laisvai kalbėtų

lietuvių kalba. Jeigu tiekėjas negali pasiūlyti lietuviškai kalbančių specialistų, tiekėjas turi užtikrinti vertėjo paslaugų teikimą savo sąskaita.

3. Reikalavimai DVS instaliavimui perkančiosios organizacijos pateiktoje techninėje įrangoje

3.1. DVS turi būti įdiegta į perkančiosios organizacijos turimą techninę įrangą: šiai DVS būtų skiriama virtuali Microsoft Hyper – V technologijos aplinka, 4 CPU, 16 GB RAM, 100 GB HDD, 64-bit tipo Windows Server 2008R2 operacijų sistema su visoms darbo vietoms pakankamomis naudotojų licencijomis, 64-bit tipo MS SQL Server 2008 Standard duomenų bazių valdymo sistema.

3.2. Tiekėjas privalo į savo pasiūlymą įtraukti visas DVS veikimui reikalingas licencijas. Bus galimybė pasinaudoti perkančiosios organizacijos turimomis MS Windows Server ir MS SQL Server licencijomis, jeigu tokios bus reikalingos sprendimo veikimui.

3.3. Jeigu sprendimui reikalingos kitos operacinės sistemos arba duomenų bazių valdymo sistemos licencijos, jos turi būti įtrauktos į pasiūlymo kainą.

3.4. DVS visi komponentai turi būti įdiegiami lokaliai, funkcionalumo pasiekimui nereikalaujant jungtis į išorines sistemas, išskyrus diegimo metu numatytas integracijas (E-pristatymas, EAIS, Registrų centro, el. pašto siuntimas/gavimas).

4. Reikalavimai licencijoms

4.1.Turi būti pateikta siūlomos Sistemos naudojimo licencija ne mažiau kaip 360 naudotojų, galinčių dirbti Sistemoje vienu metu. Licencijas turintys asmenys turi teisę atlikti visus veiksmus Sistemoje: kurti dokumentus, juos siųsti derinti, pasirašyti ir atlikti visas kitas Sistemos funkcijas;

4.2.Pateikiamoms licencijoms turi būti užtikrintas ne trumpesnis kaip 12 mėnesių garantinis aptarnavimas.

3

4.3.Pateikiamos licencijos turi būti nuolatinės, o ne nuomos ar panašiu teisiniu pagrindu ar kitaip laiku apribotos: jų galiojimas turi būti nuolatinis ir be pabaigos.

5. Reikalavimai integravimo darbams ir duomenų perkėlimui

5.1. DVS diegimo metu turės būti integruota su šiame skyriuje išvardintomis vidinėmis ir išorinėmis informacinėmis sistemomis. DVS diegimo metu turės būti parengta ir su perkančiąja organizacija suderinta detali numatomų integracijų specifikacija.

5.2. Sistemos, su kuriomis turi būti integruota DVS:

5.2.1. Veiklos planavimo ir stebėsenos sistema (toliau – ViPSIS). Vidinė sistema, veikianti Oracle DB pagrindu, aplikacija – Flash. Palaikoma Web-Services technologija. Reikalavimai DVS integravimui su ViPSIS:

5.2.1.1. Turi būti realizuoti šie integraciniai taškai, duomenis perduodant iš ViPSIS į DVS pusę:

5.2.1.1.1. Pavedimas – dokumentas, kurio pagrindu pradedami vykdyti audito darbai. Pavedimai atlikti auditą inicijuojami ir formuojami ViPSIS pusėje. Parengus pavedimą ViPSIS sistemoje, DVS automatiškai, be naudotojo įsikišimo, turi būti sukuriamos audito bylos:

5.2.1.1.1.1. Atskira byla elektroniniams dokumentams tvarkyti (su žyma „E“);5.2.1.1.1.2. Atskira byla informacinių technologijų priemonėmis tvarkomų dokumentų

skaitmeninių kopijų valdymui (su žyma „K“);5.2.1.1.1.3. Kitos bylos – turi būti aptarta Sistemos analizės ir diegimo metu.

5.2.1.1.2. Į sukurtas bylas galės būti talpinami skirtingų tipų dokumentai, turintys skirtingas korteles (pvz, tiek gauti, tiek siunčiami dokumentai).

5.2.1.1.3. DVS sukūrus audito bylas, į ViPSIS turi būti grąžinamas DVS sugeneruotas unikalus audito bylos identifikacinis numeris (nepriklausomai nuo to, kad DVS fiziškai sukuriama daugiau negu viena su auditu susijusi byla). Pagal šį numerį vėliau iš ViPSIS konkretaus audito sąsajos turės būti atvaizduojami dokumentai, patalpinti į šiam auditui sukurtas bylas DVS.

5.2.1.1.4. Sukūrus audito bylas, tiesioginės integracijos tarp DVS ir ViPSIS būdu turi būti sukuriamas ir automatiškai užregistruojamas pavedimas su šiais iš ViPSIS gautais metaduomenimis:

5.2.1.1.4.1.1.Data;5.2.1.1.4.1.2.Pavedimo ID;5.2.1.1.4.1.3.Audito grupė (perkančiosios organizacijos darbuotojai);5.2.1.1.4.1.4.Audito pavadinimas;5.2.1.1.4.1.5.Kiti metaduomenys, suderinti Sistemos diegimo metu.

5.2.1.1.5.DVS turi būti galimybė tiesioginės integracijos tarp DVS ir ViPSIS būdu sukurti ir automatiškai užregistruoti papildomus pavedimus su tais pačiais metaduomenimis, kurie naudojami ir pagrindiniame pavedime (žr. 5.2.1.1.4 punktą).

5.2.1.2.Turi būti realizuoti šie integraciniai taškai, duomenis perduodant iš DVS į ViPSIS pusę:

5.2.1.2.1.Audito ataskaitų perdavimas iš DVS į ViPSIS. Užregistravus DVS audito ataskaitą (prieš tai DVS priemonėmis ataskaita gali būti derinama atskirų užduočių arba automatizuotų DVS procesų („workflows“) priemonėmis), į ViPSIS turi būti perduodama audito

4

ataskaitos metaduomenys: ataskaitos registravimo data, audito ataskaitos pavadinimas ir kiti metaduomenys (derinama Sistemos diegimo metu).

5.2.1.2.2.Audito išvadų perdavimas iš DVS į ViPSIS. Užregistravus DVS audito išvadas (prieš tai DVS priemonėmis audito išvados gali būti derinamos atskirų užduočių arba automatizuotų DVS procesų („workflows“) priemonėmis), į ViPSIS turi būti perduodama audito išvadų metaduomenys: išvados registravimo data, audito išvados pavadinimas ir kiti metaduomenys (derinama Sistemos diegimo metu).

5.2.1.2.3.Išankstinio tyrimo ataskaitų perdavimas iš DVS į ViPSIS. Užregistravus DVS išankstinio tyrimo ataskaitą (prieš tai DVS priemonėmis ataskaita gali būti derinama atskirų užduočių arba automatizuotų DVS procesų („workflows“) priemonėmis), į ViPSIS turi būti perduodama išankstinio tyrimo ataskaitos metaduomenys: išankstinio tyrimo registravimo data, audito ataskaitos pavadinimas ir kiti metaduomenys (derinama Sistemos diegimo metu).

5.2.1.2.4.Biudžeto politikos stebėsenos departamento (toliau – BPSD) išvadų perdavimas iš DVS į ViPSIS. Užregistravus DVS BPSD išvadą (prieš tai DVS priemonėmis išvada gali būti derinama atskirų užduočių arba automatizuotų DVS procesų („workflows“) priemonėmis), į ViPSIS turi būti perduodami išvados metaduomenys: išvados registravimo data, išvados pavadinimas ir kiti metaduomenys (derinama Sistemos diegimo metu).

5.2.1.2.5.Subjektų perdavimas iš DVS į ViPSIS. Subjektai – tai DVS aprašytos išorinės įstaigos ir įmonės. Turi būti šios galimybės:

5.2.1.2.5.1. Automatiniu būdu DVS administratoriaus nurodytu dažnumu į ViPSIS turi būti perduodamas subjektų sąrašas su pagrindiniais metaduomenimis (pavadinimas, kodas ir kt.). Subjektų sąrašas DVS pusėje gali būti papildytas rankiniu būdu ir automatiškai, DVS kreipiantis į Juridinių asmenų registrą (5.5.3 punktas). Subjektų metaduomenų pasikeitimo atveju DVS turi automatiškai į ViPSIS perduoti ir pasikeitusią informaciją.

5.2.1.2.5.2. Rankiniu būdu DVS naudotojas pagal poreikį turi galėti inicijuoti subjektų perdavimą iš DVS į ViPSIS tam atvejui, jeigu būtina duomenų mainus inicijuoti nedelsiant, ir nelaukiant, kol suveiks periodinė automatinė procedūra. Turi būti realizuotas prieigos teisių mechanizmas, leidžiantis šią funkciją įvykdyti tik į specialią grupę įtrauktiems asmenims.

5.2.1.2.6.DVS turi užtikrinti priemones, kad abipusę integraciją tarp DVS ir ViPSIS būtų galima atlikti naudojant tinklo paslaugas (angl. „web-services“).

5.2.2. Audito rezultatų apskaitos posistemis (toliau − ARAP). Vidinė sistema, sukurta NET pagrindu, naudojama MS SQL Server 2012 DBVS. Reikalavimai DVS integravimui su ARAP:

5.2.2.1. Iš DVS į ARAP turi būti automatiškai perduodami metaduomenys šių DVS aplinkoje sukurtų dokumentų:

5.2.2.1.1. Ataskaitos / išvados;5.2.2.1.2. Sprendimai;5.2.2.1.3. Išvados dėl sprendimo vykdymo kontrolės baigimo;5.2.2.1.4. Rekomendacijų įgyvendinimo ataskaitos;5.2.2.1.5. Išankstinio tyrimo ataskaitos;5.2.2.1.6. VK raštai (apie nustatytas klaidas/pastebėjimus, teiktas rekomendacijas);5.2.2.1.7. Audito apskaitos kortelė (galutinė);

5.2.2.2. Perduodami metaduomenys visiems dokumentų tipams:5.2.2.2.1. Reg. Nr.;

5

5.2.2.2.2. Reg. data;5.2.2.2.3. Nuoroda į DVS, kurią paspaudus iš ARAP būtų galima tiesiogiai patekti į

DVS esančio dokumento kortelę.5.2.2.3. Subjektų (įmonių kontaktinių kortelių) perdavimas iš DVS į ARAP. Turi būti šios

galimybės:5.2.2.3.1. Automatiniu būdu DVS administratoriaus nurodytu dažnumu į ARAP turi

būti perduodamas subjektų sąrašas su pagrindiniais metaduomenimis (pavadinimas, kodas ir kt. metaduomenys, suderinti Sistemos diegimo metu). Subjektų sąrašas DVS pusėje gali būti papildytas rankiniu būdu arba automatiškai, DVS kreipiantis į Juridinių asmenų registrą (5.2.5 punktas).

5.2.2.3.2. Rankiniu būdu DVS naudotojas pagal poreikį turi galėti inicijuoti subjektų perdavimą iš DVS į ARAP tam atvejui, jeigu būtina duomenų mainus inicijuoti nedelsiant, ir nelaukiant, kol suveiks periodinė automatinė procedūra. Turi būti realizuotas prieigos teisių mechanizmas, leidžiantis šią funkciją įvykdyti tik į specialią grupę įtrauktiems asmenims.

5.2.2.4. Duomenys turi būti perduodami automatizuotai, kreipiantis į ARAP tinklines paslaugas. Kreipiniai turi būti atliekami automatiniu būdu (be asmens įsikišimo), užregistravus atitinkamus dokumentus DVS.

5.2.2.5. Turi būti galimybė gauti informaciją apie neperduotus dokumentus, įsk. techninių problemų, klaidingų/netinkamų duomenų ar dokumento struktūrų klaidas. DVS administratoriui turi būti pateikiamas detalus priežasties aprašymas.

5.2.3. Personalo duomenų valdymo posistemė (toliau – KOPA). Vidinė sistema, sukurta .NET pagrindu, naudojama MS SQL Server 2012 DBVS. Šioje posistemėje saugoma visa informacija apie perkančiosios organizacijos (org.) struktūrą, buvusius ir esamus darbuotojus. KOPA sistemoje taip pat saugoma informacija apie atostogaujančius asmenis ir komandiruotes. Reikalavimai DVS integravimui su KOPA:

5.2.3.1. DVS turi sinchronizuoti į DVS duomenų struktūras KOPA saugomą hierarchinę perkančiosios organizacijos organizacinę struktūrą (įsk. departamentus, skyrius, darbuotojus, jų metaduomenis ir kt.). DVS sistemoje struktūra turi būti atvaizduojant skaitymo režimu. Org. sruktūros pakeitimai bus daromi KOPA sistemoje, o DVS tik atvaizduojami.

5.2.3.2. DVS administratoriaus nustatytu dažnumu DVS turi automatiškai atsinaujinti org. struktūrą (įsk. darbuotojų informaciją) pagal KOPA sistemoje padarytus pakeitimus (pvz. sukurtas naujas departamentas ar skyrius, pakeičiami departamento ar skyriaus rekvizitai, aprašomas naujas darbuotojas ir kt.) be jokių naudotojo atliekamų veiksmų.

5.2.3.3. Sinchronizuojant darbuotojų informaciją, į DVS turi būti automatiškai perkeliami šie metaduomenys, saugomi KOPA posistemėje:

5.2.3.3.1. Vardas;5.2.3.3.2. Pavardė;5.2.3.3.3. Priklausomybė skyriui;5.2.3.3.4. Pareigos;5.2.3.3.5. Priėmimo data;5.2.3.3.6. Atleidimo data;5.2.3.3.7. Prisijungimo vardas;5.2.3.3.8. El. pašto adresas.

5.2.3.4. DVS sistemoje laukai (metaduomenys), gauti integracijos būdu iš KOPA, turi būti atvaizduojami tik skaitymo režimu.

6

5.2.3.5. Sinchronizavus org. struktūrą į DVS, DVS esantiems org. struktūros elementams turi būti taikomi atitinkami šios techninė specifikacijos 10 skyriaus „

5.3.5.3.1.5.3.2.5.3.3.

5.4.5.5.

5.5.1.1. Reikalavimai DVS dokumentacijos (DVS naudotojo vadovo ir DVSadministravimo vadovo) parengimui“ reikalavimai nepriklausomai nuo to, ar org. struktūra ir jos elementai buvo sukurti tiesiogiai DVS, ar gauti iš KOPA sistemos integravimo būdu. Pvz.:

5.5.1.1.1. turi būti galimybė kurti užduotį, gavėju nurodant iš KOPA integracijos būdu gautą skyrių;

5.5.1.1.2. pakeitus KOPA skyriaus pavadinimą, DVS turi būti automatiškai sukuriama nauja skyriaus versija užtikrinant, kad ankstesniuose dokumentuose (pvz. laukelyje „susijęs skyrius“, kuris pateikia nuorodą į skyriaus kortelę) bus atvaizduojamas senasis pavadinimas, o po pavadinimo pakeitimo – jau naujasis ir kt.

5.5.1.2. Visi integracijos būdu atlikti veiksmai su org. struktūra, jos elementai, darbuotojais ir kt. (naujo sukūrimas, konkretaus laukelio reikšmės pakeitimas ir kt.) turi būti įrašomi į DVS veiksmų ir pakeitimų žurnalus, pažymint, kad duomenys buvo įvesti/atnaujinti automatiniu būdu.

5.5.1.3. DVS turi būti sukurta po asmens bylą kiekvienam perkančiosios organizacijos darbuotojui:

5.5.1.3.1. Sistemos diegimo metu turi būti sukurtos asmens bylos kiekvienam darbuotojui (t. y. iš viso sukurta apie 360 bylų);

5.5.1.3.2. Naujų (būsimų) darbuotojų atveju turi būti realizuota automatinė integracija – įvedus naują darbuotoją KOPA sistemoje, automatiškai šiam darbuotojui būtų sukurta po asmens bylą DVS pusėje.

5.5.1.4. DVS turi automatiškai perduoti atostogų ir komandiruočių įsakymų duomenis į KOPA, sėkmingai įvykdžius tvirtinimo procesus:

5.5.1.4.1. Atostogų ir komandiruočių tvirtinimo procesai DVS turi būti vykdomas pagal šios techninės specifikacijos 1 lentelės 6.6 skyriaus „Procesų („workflows“) valdymas“ reikalavimus. Procesų eigos, išsišakojimo sąlygos, dalyviai, trukmės ir kiti parametrai turi būti suderinami sutarties vykdymo metu.

5.5.1.4.2. Reikalavimai atostogų tvirtinimo procesui ir duomenų perdavimui į KOPA:

5.5.1.4.2.1. DVS naudotojo kortelėje turi būti galimybė pažymėti atitinkamą parametrą, žymintį, ar darbuotojas yra vadovas ir jo atostogų metaduomenys turi būti atvaizduojami intranete;

5.5.1.4.2.2. Darbuotojų įvesti planuojamų atostogų prašymai (įrašai) turi būti valdomi kaip DVS esantys dokumentai ir turi būti galimybės atlikti visas dokumentams taikomas operacijas, remiantis šioje techninėje specifikacijoje aprašytais reikalavimais (registravimas, bylos priskyrimas, kaupimas, užduočių ir procesų valdymas, paieška, archyvavimas, prieigos teisių valdymas ir kt.).

5.5.1.4.2.3. Atostogų prašymai turi būti talpinami į atitinkamas bylas dokumentacijos plane, kuriame nustatomos atitinkamos prieigos teisės. Jeigu konkretūs darbuotojai neturi prieigos

7

prie prašymų, jie neturi matyti informacijos ir grafiniame kalendoriuje (žr. šios techninės specifikacijos 1 lentelėje 6.17 skyriaus „Kalendoriaus valdymas“ reikalavimuose);

5.5.1.4.2.4. Darbuotojų įvesti atostogų prašymai turi turėti bent šias būsenas (sąrašas turi būti suderintas Sistemos diegimo metu):

5.5.1.4.2.4.1. Planuojamos;5.5.1.4.2.4.2. Vykdomas prašymo tvirtinimo procesas;5.5.1.4.2.4.3. Patvirtintos;5.5.1.4.2.4.4. Atmestos;5.5.1.4.2.4.5. Įrašas pašalintas / nebeaktualus.5.5.1.4.2.5. Būsenos turi būti keičiamos automatiškai DVS priemonėmis

(atsižvelgiama į proceso eigą), išvengiant būsenų keitimo rankinio būdu. Išimtys (pvz. išimtiniais atvejais Personalo sk. darbuotojai turi galėti pakeisti būsenas) turi būti suderintos Sistemos diegimo vykdymo metu.

5.5.1.4.2.6. Sistemos diegimo metu turi būti realizuotas atostogų prašymų derinimo procesas:

5.5.1.4.2.7. Numatomas atostogų tvirtinimo procesas (turi būti patikslinta Sistemos diegimo metu) turi sukurti automatines užduotis šiems veiksmams:

5.5.1.4.2.7.1.Iniciatorius užpildo prašymą, užpildydamas reikiamus metaduomenis:5.5.1.4.2.7.1.1. Pradžios data;5.5.1.4.2.7.1.2. Pabaigos data;5.5.1.4.2.7.1.3. Atostogų tipas (klasifikatorius);5.5.1.4.2.7.1.4. Pavaduojantis asmuo;5.5.1.4.2.7.1.5. Kiti laukai – turi būti suderinta Sistemos diegimo vykdymo metu.5.5.1.4.2.7.2. Užpildžius prašymą vykdoma papildoma automatinė kontrolė – jeigu

prašymo pildymo metu yra likę mažiau negu 5 darbo dienos iki „Pradžios data“ nurodytos reikšmės, Sistema turi atvaizduoti pranešimą „Prašymas nepriimamas, nes iki atostogų pradžios liko mažiau negu 6 darbo dienos)“. Pranešimo tekstas turi būti suderintas Sistemos diegimo vykdymo metu.

5.5.1.4.2.7.3. Prašymą vizuoja tiesioginis vadovas (išskaičiuojamas pagal org. struktūrą);

5.5.1.4.2.7.4. Prašymą vizuoja Personalo skyriaus specialistas (pagal specialistams priskirtus skyrius);

5.5.1.4.2.7.5. Prašymą tvirtina įstaigos vadovas;5.5.1.4.2.7.6. Prašymas automatiškai užregistruojamas DVS;5.5.1.4.2.7.7. Procesas automatiškai, be naudotojų įsikišimo, į KOPA perduoda šiuos

metaduomenis:5.5.1.4.2.7.7.1. Darbuotojas (arba jo unikalus identifikatorius);5.5.1.4.2.7.7.2. Pradžios data;5.5.1.4.2.7.7.3. Pabaigos data;5.5.1.4.2.7.7.4. Atostogų tipas (klasifikatorius);5.5.1.4.2.7.7.5. Unikali nuoroda (URL) į DVS esantį atostogų prašymą/įsakymą, kurią

paspaudus, atidaroma konkretaus prašymo kortelė DVS;5.5.1.4.2.7.8.Tuo atveju, jeigu atostogų prašymą užpildė vadovas (5.2.3.8.2.1 punktas),

informacija apie jo atostogas turi automatiškai būti publikuojama į intranetą:5.5.1.4.2.7.8.1. Naudotojo vardas;5.5.1.4.2.7.8.2. Naudotojo pavardė;5.5.1.4.2.7.8.3. Naudotojo pareigos;

8

5.5.1.4.2.7.8.4. Atostogų pradžios data;5.5.1.4.2.7.8.5. Atostogų pabaigos data.5.5.1.4.2.8. Užregistruoto prašymo pagrindu formuojamas pavedimas Finansų ir

apskaitos departamentui.5.5.1.4.2.9. Vykdant procesą DVS turi automatiškai keisti prašymo būsenas,

priklausomai nuo būsenų turi būti automatiškai keičiamos kalendoriuje atvaizduojamos spalvos.5.5.1.4.2.10. Darbuotojų pažymėtos atostogos turi būti automatiškai atvaizduojamos

DVS grafiniame kalendoriuje su šiomis galimybėmis:5.5.1.4.2.10.1. Kalendoriuje turi būti atvaizduojami įrašai priklausomai nuo prašymo

datų (t. y. jeigu pvz., prašymas yra savaitės trukmės, turi būti atitinkamai atvaizduojamas įrašas, užpildantis visas atitinkamos savaitės dienas);

5.5.1.4.2.10.2. Skirtingų būsenų atostogų prašymai turi būti atvaizduojami skirtingomis spalvomis. Konkrečios spalvos turi būti suderintos su perkančiąja organizacija Sistemos diegimo metu.

5.5.1.4.2.10.3. Turi būti galimybė kiekvienam naudotojui pasirinkti asmenų, kurių atostogų kalendorius atvaizduojamas, sąrašus:

5.5.1.4.2.10.3.1. Matyti savo atostogų kalendorių;5.5.1.4.2.10.3.2. Matyti sau pavaldžių darbuotojų atostogų kalendorių;5.5.1.4.2.10.3.3. Matyti visų darbuotojų kalendorius (turi būti atsižvelgiama į prieigos

teises);5.5.1.4.2.10.3.4. Matyti individualiai pasirinktų darbuotojų kalendorius (turi būti

atsižvelgiama į prieigos teises).5.5.1.4.2.10.4. Turi būti galimybė kiekvienam naudotojui individualiai pasirinkti

kalendoriaus atvaizdavimo būdą:5.5.1.4.2.10.4.1. Mėnuo (ekrane atvaizduojami 7 stulpeliai (reprezentuoja savaitės

dienas nuo pirmadienio iki sekmadienio), išdėstyti per 4-5 eilutes (reprezentuoja savaites));5.5.1.4.2.10.4.2. Savaitė (ekrane atvaizduojami 7 stulpeliai, kiekviename stulpelyje

atvaizduojamas užimtumas darbo arba kalendorinėmis valandomis (vartotojui turi būti galimybė pasirinkti));

5.5.1.4.2.10.4.3. Diena (ekrane atvaizduojamas vienas stulpelis su užimtumu darbo valandomis).

5.5.1.4.2.10.5. Pasirinkus savaitės arba dienos atostogų kalendoriaus atvaizdavimo būdą, turi būti galimybė kiekvienam naudotojui individualiai pasirinkti, ar bus atvaizduojama tik darbo diena, ar bus atvaizduojama visa para.

5.5.1.4.2.10.6. Turi būti galimybė kiekvienam naudotojui individualiai perdengti atostogų kalendorių sluoksnį su kitų tipų kalendorių sluoksniais (pvz.: a) užduočių, taip įgalinant planuoti atostogas atsižvelgiant į faktinį darbuotojų užimtumą ir pan.) atvaizduojama informacija, tai visa tai atvaizduojant viename apibendrintame kalendoriuje, skirtingus kalendorių sluoksnius suliejant į vieną („merge layers“ funkcija).

5.5.1.4.3. Reikalavimai komandiruočių tvirtinimo procesui: 5.5.1.4.3.1. Darbuotojų įvesti komandiruočių prašymai (įrašai) turi būti valdomi kaip

DVS esantys dokumentai ir turi būti galimybės atlikti visas dokumentams taikomas operacijas, remiantis šioje techninėje specifikacijoje aprašytais reikalavimais (registravimas, bylos priskyrimas, kaupimas, užduočių ir procesų valdymas, paieška, archyvavimas, prieigos teisių valdymas ir kt.).

5.5.1.4.3.2. Komandiruočių prašymai turi būti talpinami į atitinkamas bylas dokumentacijos plane, kuriame nustatomos atitinkamos prieigos teisės. Jeigu konkretūs darbuotojai

9

neturi prieigos prie prašymų, jie neturi matyti informacijos ir grafiniame kalendoriuje (žr. šios techninės specifikacijos 1 lentelėje 6.17 skyriaus „Kalendoriaus valdymas“ reikalavimuose);

5.5.1.4.3.3. Numatomas komandiruočių tvirtinimo procesas (turi būti patikslinta Sistemos diegimo metu) turi sukurti automatines užduotis šiems veiksmams:

5.5.1.4.3.3.1. Iniciatorius užpildo prašymą, užpildydamas reikiamus metaduomenis;5.5.1.4.3.3.2. Prašymą vizuoja tiesioginis vadovas (išskaičiuojamas pagal org.

struktūrą);5.5.1.4.3.3.3. Priklausomai nuo prašyme / įsakyme nurodytų parametrų:5.5.1.4.3.3.3.1. Tarptautinės komandiruotės atveju – vizuoja audito plėtros

departamento atsakingas darbuotojas;5.5.1.4.3.3.3.2. Jeigu naudojamos valstybės kontrolės lėšos – vizuoja finansų

apskaitos departamento atsakingas darbuotojas;5.5.1.4.3.3.3.3. Jeigu komandiruotė susijusi su mokymais arba kvalifikacijos kėlimu -

Personalo skyriaus atsakingas darbuotojas;5.5.1.4.3.3.3.4. Jeigu bus naudojamas tarnybinis arba asmeninis automobilis – Ūkio ir

pirkimų skyriaus atsakingas darbuotojas.5.5.1.4.3.3.4. Prašymą tvirtina įstaigos vadovas;5.5.1.4.3.3.5. Prašymas automatiškai užregistruojamas DVS;5.5.1.4.3.3.6. Procesas automatiškai, be naudotojų įsikišimo, į KOPA perduoda šiuos

metaduomenis:5.5.1.4.3.3.6.1. Darbuotojas (arba jo unikalus identifikatorius);5.5.1.4.3.3.6.2. Komandiruotės pradžios data;5.5.1.4.3.3.6.3. Komandiruotės pabaigos data;5.5.1.4.3.3.6.4. Unikali nuoroda (URL) į DVS esantį komandiruotės

prašymą/įsakymą, kurią paspaudus, atidaroma konkretaus prašymo kortelė DVS;5.5.1.4.3.3.6.5. Kiti parametrai (turi būti suderinta Sistemos diegimo metu).

5.5.2. Intranetas. Vidinė sistema, sukurta .NET pagrindu, naudojama MS SQL Server 2012 DBVS Reikalavimai DVS integravimui su intranetu:

5.5.2.1. Į Intranetą automatinėmis priemonėmis (pvz. sėkmingai įvykdžius įsakymo tvirtinimo procesą) turi būti perduodami perkančiosios organizacijos priimti teisės aktai.

5.5.2.2. Integracijos turi būti realizuotos naudojant tinklinių paslaugų („web-services“) technologiją.

5.5.2.3. DVS turi būti galimybė teisės akto kortelėje pažymėti, ar konkretus teisės aktas gali būti publikuojamas į Intranetą. Turi būti galimybė šį požymį nuimti individualiai kiekvienam teisės aktui.

5.5.2.4. DVS turi perduoti šiuos teisės akto metaduomenis:5.5.2.4.1. Numeris;5.5.2.4.2. Priėmimo data;5.5.2.4.3. Pavadinimas5.5.2.4.4. Įsakymo tipas. Pasirinkimas iš klasifikatoriaus reikšmių:5.5.2.4.4.1. Įsakymas;5.5.2.4.4.2. Nutarimas.5.5.2.4.5. Įsakymų rubrikos:5.5.2.4.5.1. Valstybinis auditas:5.5.2.4.5.1.1. Metodika;

10

5.5.2.4.5.1.2. Strategija, programa;5.5.2.4.5.1.3. Kiti.5.5.2.4.5.2. Administravimas:5.5.2.4.5.2.1. Vidaus tvarka;5.5.2.4.5.2.1.1.Personalas:5.5.2.4.5.2.1.1.1. Struktūra;5.5.2.4.5.2.1.1.2. Priėmimas, mokymai, vertinimas;5.5.2.4.5.2.1.1.3. Darbuotojų sauga ir sveikata;5.5.2.4.5.2.1.1.4. Komandiruotės;5.5.2.4.5.2.1.1.5. Darbo organizavimas.5.5.2.4.5.2.1.2.Turto administravimas;5.5.2.4.5.2.1.3.Finansai ir apskaita;5.5.2.4.5.2.1.4.Informaciniai ištekliai;5.5.2.4.5.2.1.5.Komisijos, atsakingi asmenys;5.5.2.4.5.2.1.6.Kiti.5.5.2.4.5.3. Padaliniai:5.5.2.4.5.3.1. Vadovybė;5.5.2.4.5.3.2. Vidaus audito skyrius;5.5.2.4.5.3.3. Ir kiti padaliniai/skyriai pagal perkančiosios organizacijos struktūrą (Iš

viso apie 30 struktūrinių elementų).5.5.2.4.5.3.4. Kiti parametrai (turi būti suderinta Sistemos diegimo metu).

5.5.2.5. DVS turi perduoti dokumento turinį (failus) su visais priedais.5.5.2.6. DVS turi būti galimybė dokumentus į Intranetą perduoti šiais būdais:

5.5.2.6.1. Rankiniu būdu, inicijuojant perdavimo operaciją kiekvienam dokumentui individualiai. Įvykdžius šią procedūrą, inicijavusiam DVS naudotojui turi būti pateikiama informacija apie sėkmingą/ nesėkmingą perdavimą;

5.5.2.6.2. Srautiniu automatiniu būdu, perduodant visus pažymėtus dokumentus be DVS naudotojo įsikišimo. Visos perdavimo klaidos turi būti įrašomos į klaidų registrą.

5.5.2.7. Į intranetą iš DVS automatiškai turi būti perduodama vadovų atostogų informacija (žr. šios techninės specifikacijos reikalavimą Nr. 5.2.3.8.2.1).

5.5.3. Juridinių asmenų registras (toliau – JAR). Išorinė sistema, valdytojas VĮ „Registrų centras“. Perkančioji organizacija su VĮ „Registrų centras“ turi sudariusi sutartį žemiau pateiktų duomenų gavimui XML failų pagrindu. Duomenys turi būti gaunami pagal VĮ „Registrų centras“ pateiktų bendravimo schemų pagrindu (schemos pateikiamos adresu: https://www.registrucentras.lt/jar/xml/schemos.php )

5.5.3.1. DVS turi būti realizuotas funkcionalumas, automatiškai užpildantis DVS subjekto/įmonės kortelę iš JAR gautais duomenimis.

5.5.3.2. DVS turi būti galimybė įvesti naują subjektą/įmonę. Įvedimo metu naudotojui įvedus juridinio asmens kodą į DVS, turi būti galimybė inicijuoti automatinį šių laukų užpildymą:

5.5.3.2.1. Pavadinimas;5.5.3.2.2. Adresas;5.5.3.2.3. Telefonas;5.5.3.2.4. Faksas;5.5.3.2.5. El. svetainės adresas (URL);

https://www.registrucentras.lt/jar/xml/schemos.php

11

5.5.3.2.6. Galiojimo data nuo;5.5.3.2.7. Galiojimo data iki.

5.5.3.3. Integracinės sąsajos su JAR pagrindu užpildytoms įmonių kortelėms turi būti taikomi atitinkami šios techninės specifikacijos 10 skyriaus „Reikalavimai Sistemai“ reikalavimai nepriklausomai nuo to, ar įmonės ir jų metaduomenys buvo sukurti tiesiogiai DVS priemonėmis, ar gauti iš JAR integravimo būdu.

5.5.3.4. Visi integracijos būdu atlikti veiksmai su subjektais (naujo sukūrimas, konkretaus laukelio reikšmės pakeitimas ir kt.) turi būti įrašomi į DVS veiksmų ir pakeitimų žurnalus, pažymint, kad duomenys buvo įvesti/atnaujinti automatiniu būdu.

5.5.3.5. Metaduomenys, gauti iš JAR, DVS sąsajoje turi būti pasiekiami tik skaitymo režimu.

5.5.3.6. Turi būti galimybė gauti informaciją apie neperduotą ar nesėkmingai perduotą informaciją, įsk. techninių problemų, klaidingų/netinkamų duomenų ar dokumento struktūrų klaidas. DVS administratoriui turi būti pateikiamas detalus priežasties aprašymas.

5.5.3.7. DVS turi būti realizuota speciali saugos grupė, į kurią įtraukti asmenys galėtų inicijuoti automatinį duomenų pildymą JAR duomenimis. Asmenys, neįtraukti į šią grupę, turi turėti galimybę duomenis įvesti tik rankiniu būdu.

5.5.4. Teisės aktų informacinė sistema (toliau – TAIS) ir teisės aktų registras (toliau – TAR). Išorinės sistemos, valdytojas Lietuvos Respublikos Seimas. Reikalavimai DVS integravimui su TAR / TAIS:

5.5.4.1. DVS turi turėti galimybę konfigūravimo būdu nurodyti prisijungimo prie TAIS ir TAR parametrus ir vėliau juos keisti. Minimalūs parametrai:

5.5.4.1.1. Prisijungimo vardas;5.5.4.1.2. Slaptažodis;5.5.4.1.3. Integracijos įgalinimo požymis, leidžiantis arba neleidžiantis naudotis TAIS

ir TAR sistemų integracija. Požymį turi turėti teisę nustatyti tik DVS administratorius.5.5.4.2. DVS turi leisti sukurti neribotą kiekį integracijų su TAIS konfigūracijų,

kiekvienai konfigūracijai nurodant:5.5.4.2.1. DVS dokumentų tipus, kurie perduodami į TAIS;5.5.4.2.2. TAIS sistemos dokumento šabloną, kuris bus taikomas perduodamiems

dokumentams;5.5.4.2.3. TAIS sistemos dokumento rūšį, kuri bus taikoma perduodamiems

dokumentams.5.5.4.3. DVS turi būti galimybė sukonfigūruoti dokumentų metaduomenų ryšių

sąrašus, pagal kuriuos parinkti DVS metaduomenys bus perduodami į pasirinktus TAIS ir TAR metaduomenis.

5.5.4.4. DVS turi būti realizuotos priemonės automatiniam TAIS ir TAR dokumentų rūšių perkėlimui į DVS

5.5.4.5. DVS turi būti realizuotos priemonės automatiniam TAIS ir TAR dokumentų šablonų perkėlimui į DVS.

5.5.4.6. DVS turi būti realizuotos priemonės automatiniam DVS dokumentų perkėlimui į DVS, tiesiogiai iš DVS sąsajos perduodant elektroninio dokumento formoje parengtus ir pasirašytus perkančiosios organizacijos dokumentus bei kitus privalomus publikuoti dokumentus į TAIS ir TAR.

12

5.5.4.7. DVS turi būti galimybė dokumento kortelėje pažymėti atitinkamus prisegtus failus, kurie bus perduodami į TAIS ir TAR.

5.5.4.8. DVS turi būti galimybė pakeisti/nuimti pažymėto failo požymį. DVS turi užtikrinti, kad perduodami tik tie failai, kurie turi šį požymį (t. y. nepažymėti failai neturi būti persiunčiami į TAR ir TAIS).

5.5.4.9. DVS turi užtikrinti, kad dokumentai į TAR turės būti perduodami tik tokiu atveju, jeigu dokumentas yra užregistruotas, pasirašytas ADOC formatu ir pažymėtas perdavimui vienas ADOC failas.

5.5.4.10. DVS turi užtikrinti, kad dokumentas į TAR turės būti perduodami tik šiais atvejais:

5.5.4.10.1. Perduodant srautiniu / automatiniu būdu – perduodami dokumentai privalo būti užregistruoti (pasirašymas ADOC formatu neprivalomas), privalo būti pažymėtas nors vienas failas;

5.5.4.10.2. Jeigu rankiniu būdu – perduodami dokumentai privalo būti užregistruoti ir pasirašyti ADOC formatu, privalo būti pažymėtas vienas ADOC failas

5.5.4.11. Tuo atveju, perdavimui pažymimas ADOC failas ir prie dokumento kortelės yra prisegta daugiau failų, šie failai turi būti ignoruojami ir jų DVS neturi leisti pasirinkti.

5.5.4.12. DVS turi būti galimybė dokumentus tiek į TAR, tiek į TAIS perduoti šiais būdais:

5.5.4.12.1. Rankiniu būdu, inicijuojant perdavimo operaciją kiekvienam dokumentui individualiai. Įvykdžius šią procedūrą, inicijavusiam DVS naudotojui turi būti pateikiama informacija apie sėkmingą/ nesėkmingą perdavimą;

5.5.4.12.2. Srautiniu automatiniu būdu, perduodant visus pažymėtus dokumentus be DVS naudotojo įsikišimo. Visos perdavimo klaidos turi būti įrašomos į klaidų registrą.

5.5.4.13. Turi būti galimybė nustatyti automatinį perdavimo procesą, o taip pat galimybė inicijuoti pasirinktų dokumentų perdavimą rankiniu būdu.

5.5.4.14. DVS turi būti galimybė nurodyti duomenų mainų tarp TAIS ir DVS periodiškumą. Turi būti galimybė nurodyti skirtingus periodiškumus tiek TAIS dokumentų rūšių, tiek TAIS dokumentų šablonų, tiek DVS dokumentų perdavimui.

5.5.4.15. DVS turi būti galimybė nurodyti duomenų mainų tarp TAR ir DVS periodiškumą. Turi būti galimybė nurodyti skirtingus periodiškumus tiek TAR dokumentų rūšių, tiek TAR dokumentų šablonų, tiek DVS dokumentų perdavimui.

5.5.4.16. Dokumentai perdavimui į TAIS ir TAR turi būti suformuoti pagal šių sistemų reikalavimus, atsižvelgiant į TAIS ir TAR publikuotas integracijų specifikacijas.

5.5.4.17. Turi būti galimybė gauti informaciją apie neperduotus dokumentus ir nepriimtus dokumentus, įsk. techninių problemų, klaidingų/netinkamų duomenų ar dokumento struktūrų klaidas. DVS administratoriui turi būti pateikiamas detalus priežasties aprašymas.

5.5.5. E-pristatymo sistema. Išorinė sistema, valdytojas AB „Lietuvos paštas“. Reikalavimai šiai integracijai pateikiami šios techninės specifikacijos 10 skyriaus „

5.6.5.6.1.5.6.2.5.6.3.

5.7.5.8.

13

5.8.1. Reikalavimai DVS dokumentacijos (DVS naudotojo vadovo ir DVS administravimovadovo) parengimui“ 1 lentelės 6.9 skyriaus „DVS integravimas su E. pristatymo sistema“ reikalavimuose.

5.8.2. Elektroninio archyvo informacinė sistema (toliau – EAIS). Išorinė sistema, valdytojas Vyriausiojo archyvaro tarnyba. Reikalavimai šiai integracijai pateikiami šios specifikacijos 10 skyriaus „

5.9.5.9.1.5.9.2.5.9.3.

5.10.5.11.

5.11.1. Reikalavimai DVS dokumentacijos (DVS naudotojo vadovo ir DVS administravimovadovo) parengimui“ lentelės 1 lentelės 6.8 skyriaus „DVS integracija su elektroninio archyvoinformacine sistema (EAIS)“ reikalavimuose.

5.11.2. Active Directory (toliau – AD). Vidinė sistema, skirta centralizuotam perkančiosios organizacijos naudotojų valdymui. DVS turi būti betarpiškai integruota su AD naudotojų autentifikacijai „single-sign-on“ principu.

5.12. Šio pirkimo apimtyje turi būti realizuotos integracijos DVS pusėje. Kitų perkančiosios organizacijos naudojamų vidinių ir išorinių informacinių sistemų modifikavimo darbai nėra šio pirkimo objektas.

5.13. Sistemos diegimo metu turi būti perkelti visi subjektai ir jų metaduomenys iš šiuo metu naudojamos DVS „Kontora“.

5.13.1. Turi būti perkeliami šie subjektų metaduomenys:5.13.1.1.Kodas;5.13.1.2.Pavadinimas;5.13.1.3.Adresas;5.13.1.4.Telefonas;5.13.1.5.Faksas;5.13.1.6.El. svetainės adresas (URL);5.13.1.7.Galiojimo data nuo;5.13.1.8.Galiojimo data iki.

5.13.2. Subjektai turi būti perkeliami į naujosios DVS atitinkamas struktūras taip, kad būtų tenkinami visi šios techninės specifikacijos reikalavimai, keliami DVS įmonėms/asmenims (pvz. prieigos teisių nustatymai, kontaktų versijavimas ir kt.).

5.2.10. Kiti parametrai, kurie nenumatyti konkurso sąlygų 3 priedo 5.2.1.-5.2.9 punktuose turi būti suderinti Sistemos diegimo metu.

6. Reikalavimai mokymams

6.1. Turi būti atlikti mokymai šioms tikslinėms naudotojų grupėms:6.1.1. Administratorių / registratorių mokymai: turi būti apmokytos 2 grupės (vienoje

grupėje iki 10 žmonių), kiekvienai skiriant ne mažiau 30 akademinių valandų, kurios išdėstomos

14

per kelias sesijas. Mokymų programa turi būti orientuota į administratorių/registratorių specifiką: dokumentų įkėlimas, registravimas ir pan. Konkreti mokymų programa turi būti suderinta su perkančiąja organizacija Sistemos diegimo vykdymo metu. Numatoma, kad šiuos mokymus išklausę perkančiosios organizacijos darbuotojai galės patys apmokyti kitus darbuotojus.

6.1.2. Pagrindinių naudotojų mokymai: turi būti apmokytos 2 grupės (grupėje iki 10 žmonių), kiekvienai iš viso skiriant ne mažiau kaip 4 akademines valandas. Mokymų programa turi būti orientuota į kasdieninius darbuotojų atliekamus veiksmus: dokumentų projektų rengimą, darbą su užduotimis ir pan. Konkreti mokymų programa turi būti suderinta su perkančiąja organizacija Sistemos diegimo vykdymo metu.

6.1.3. IT administratorių mokymai: turi būti apmokyta 1 grupė (iki 5 žmonių), jai skiriant ne mažiau kaip 4 valandas. Mokymų programa turi būti orientuota į DVS administravimą ir plėtrą: sistemos kasdieninę priežiūrą, pakeitimų valdymą, procesų kūrimą/modifikavimą, naujų funkcionalumų kūrimo ir esamų modifikavimo aspektus, atsarginių kopijų kūrimą ir t.t. Konkreti mokymų programa turi būti suderinta su perkančiąja organizacija Sistemos diegimo vykdymo metu.

6.2. Mokymai turės būti vykdomi perkančiosios organizacijos patalpose (adresu Pamėnkalnio g. 27, Vilnius), naudojant perkančiosios organizacijos pateikiamą techninę įrangą.

7. Reikalavimai bandomajai eksploatacijai

7.1.Turi būti numatytas ne trumpesnis kaip 4 savaičių trukmės bandomosios eksploatacijos etapas, kurio metu perkančioji organizacija pradės dirbti visus techninius reikalavimus atitinkančioje Sistemoje, kurioje neturi būti likę jokių testavimo ar mokymų metu sukurtų laikinų duomenų.

7.2.Bandomosios eksploatacijos metu turi būti užtikrintas operatyvus tiekėjo atstovų reagavimas į perkančiosios organizacijos paklausimus.

8. Reikalavimai garantinei priežiūrai

8.1. Tiekėjas įsipareigoja įdiegtai DVS garantinį aptarnavimą ir palaikymą ne mažiau kaip 24 mėnesius. Garantija pradedama skaičiuoti nuo galutinio Sistemos priėmimo perdavimo akto pasirašymo dienos. Garantinio aptarnavimo laikotarpio metu tiekėjas įsipareigoja nemokamai taisyti atsiradusias DVS klaidas bei funkcijų sutrikimus.

8.2. Garantija turi užtikrinti:8.2.1. Neribotas konsultacijas naudojimosi klausimais telefonu, el. paštu ir prisijungus per

nuotolį (remote). Turi būti priskiriamas dedikuotas konsultantas, išmanantis įdiegto sprendimo specifiką. Numatoma, kad perkančioji organizacija turės vieną ar kelis asmenis, kurie filtruos kasdienius tiesioginių naudotojų paklausimus, kuriems atsakyti užteks „key user“ kompetencijos, gautos mokymų metu.

8.2.2. Reakcijos laikus į konsultacijas el. paštu:8.2.2.1. Reakcija* – ne ilgiau kaip per 4 darbo valandų (toliau visur operuojama darbo

valandomis);8.2.2.2. Atsakymo pateikimas į užklausas, nereikalaujančias duomenų analizės – ne

ilgiau kaip 4 val.;8.2.2.3. Atsakymo pateikimas į užklausas, reikalaujančias duomenų analizės – ne ilgiau

kaip 12 val.8.2.3. Reagavimas į Kritines klaidas** ir jų sprendimas:

15

8.2.3.1. Reakcija – ne ilgiau kaip 2 val.;8.2.3.2. Sprendimas – ne ilgiau kaip 5 val.

8.2.4. Reagavimas į Sistemos klaidas ir jų sprendimas:8.2.4.1.1. Reakcija – ne ilgiau kaip 12 val.;8.2.4.1.2. Sprendimas – ne ilgiau kaip 2 sav.

* Reakcija – laikas, per kurį perkančioji organizacija po pranešimo gavimo atlieka preliminarią problemos analizę, nustato klaidos prioritetą, priskiria konsultantui užduotį.

**Kritinė klaida – DVS defektas,

neleidžiantis prisijungti / naudotis DVS (ar dažniausiai naudojama jos dalimi / funkcija: registravimas, formos kortelės ar prisegto failo atidarymas, užduočių vykdymas) visiems vartotojams;

DVS (ar dažniausiai naudojama jos dalis / funkcija: registravimas, formos kortelės ar prisegto failo atidarymas, užduočių) visiems vartotojams veikia nestabiliai (t. y. virš 50% atliekamų veiksmų yra neįvykdomi, vykdomi daugiau nei 30 sek.);

Rodomi sisteminiai klaidos pranešimai arba reikalaujama pakartotinio prisijungimo prie DVS dažniausiai naudojamiems veiksmams;

neteisingai atliekamos dažniausiai naudojamos operacijos (skaičiavimai); neteisingai išsaugomi svarbūs duomenys; dingsta (ištrinami) svarbūs duomenys (jų dalis).

***Klaida - DVS defektas, turintis priimtiną alternatyvą, neapribojantį funkcionalumo ir darbo našumo, negadinantį ir nepateikiantį klaidingų duomenų sprendimą.

9. Reikalavimai DVS dokumentacijos (DVS naudotojo vadovo ir DVS administravimo vadovo) parengimui

9.1.Tiekėjas turi perduoti perkančiosios organizacijos nuosavybėn pilną su DVS programine įranga susijusią dokumentaciją:

9.1.1. DVS analizės ir Sistemos diegimo dokumentaciją;9.1.2. DVS naudotojo vadovą;9.1.3. DVS administravimo vadovą.

9.2.Minėti dokumentai turi būti įrašyti į elektronines laikmenas. 9.3.Tiekėjas turi pateikti perkančiajai organizacijai į elektronines laikmenas įrašytus originaliai

pirkimo sutarties vykdymo metu sukurtus sprendimų išeities kodus. Reikalavimas netaikomas standartinei programinei įrangai.

10. Reikalavimai Sistemai

10.1. Tiekėjas pasiūlyme turi pateikti lentelę, užpildant stulpelius „DVS savybės atitikimas“ ir „Pastabos“.

10.2. Tiekėjo siūloma DVS turi būti realizuota ne mažiau kaip 90 % reikalavimų, išvardintų šio priedo 10.5 punkto 1 lentelėje „Reikalavimai DVS ir tiekėjo pasiūlymo atitikimas“, t. y. šio priedo 10.5 punkto 1-os lentelės DVS SAVYBĖS ATITIKIMAS (S, M) grafoje turi būti ne mažiau kaip

16

90 % atsakymų „S“. Šį atitikimą tiekėjas turės pademonstruoti DVS demonstracijos metu. Nustačius, kad siūloma DVS neatitinka šio minimalaus kriterijaus, pasiūlymas atmetamas kaip neatitinkantis pirkimo reikalavimų.

10.3. Konkurso sąlygų 3 priedo 1 lentelės „Reikalavimai DVS ir tiekėjo pasiūlymo atitikimas“ stulpelyje „DVS savybės atitikimas (S/M)“ tiekėjas turi pažymėti raide „S“ arba „M“:

10.3.1. „S“ reiškia, kad tiekėjo siūloma Sistema standartiškai atitinka reikiamą funkciją ir ši funkcija gali būti visiškai pademonstruota Sistemos demonstravimo metu. Demonstracijos metu nustačius, kad bent du „S“ pažymėti reikalavimai nėra tenkinami standartiškai (t. y. tai nėra standartinis Sistemos funkcionalumas) ir tiekėjas nesugebės šių reikalavimų pademonstruoti pilnoje reikalavimo apimtyje, toks pasiūlymas bus atmestas kaip melagingas.

10.3.2. „M“ reiškia, kad tiekėjo siūloma Sistema šios funkcijos standartiškai neturi, funkcijai įgyvendinti pilnoje apimtyje reikalingi programavimo / konfigūravimo darbai. Tokius reikalavimus tiekėjas privalės įgyvendinti sutarties vykdymo metu. Demonstracijos metu „M“ pažymėti reikalavimai gali būti nepademonstruoti, tačiau perkančiajai organizacijai paprašius, demonstracijos metu tiekėjas turės detaliai paaiškinti, kaip konkretūs reikalavimai bus realizuoti Sistemos diegimo metu.

10.4. Stulpelyje „Pastabos“ tiekėjas gali pateikti papildomą informaciją apie tų reikalavimų įgyvendinimą, kuriuos tiekėjas pasiūlyme pažymėjo kaip „M“. Pateikiama informacija: kokie komponentai turi būti modifikuojami, kurie bus kuriami iš naujo, kokie numatyti darbai realizavimui ir kt.

10.5. DVS turi atitikti šiuos reikalavimus:1 lentelė. Reikalavimai DVS ir tiekėjo pasiūlymo atitikimas

1. BENDRIEJI REIKALAVIMAI DVS savybės

atitikimas (S/M)

Pastabos

1.1. DVS turi apimti šiuos organizacijos dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo procesus:a) dokumentų (organizacijos parengtų ir su organizacijos veikla susijusių gautų dokumentų) registravimą bei paskirstymą vadovo nustatyta tvarka;b) atsakingų darbuotojų paskyrimą su organizacijos veikla susijusiems darbams vykdyti bei jų vykdymo kontrolę;c) bendruosius darbo su dokumentais bei užduotimis principus: dokumentų suradimą ir jų peržiūrą, ataskaitų rengimą ir spausdinimą;d) organizacijos rengiamų dokumentų kaupimą ir saugojimą, derinimo su organizacijos darbuotojais, vizavimo bei pasirašymo etapus;e) dokumentų archyvavimą, archyvuotų dokumentų saugojimą;f) viešųjų pirkimų organizavimą ir vykdymą;g) bibliotekos valdymo funkcionalumą;h) resursų rezervavimo funkcionalumą.

1.2. Kartu su DVS privalo būti pateikti šie dokumentai:

17

a) Sistemos administratoriaus vadovas;b) naudotojo vadovas

1.3. DVS turi atitikti šių teisės aktų reikalavimus:

a) Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymas;b) Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų

įstatymas;c) Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos

vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117;d) Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2013 m.

spalio 4 d. įsakymas Nr. 1V-832 „Dėl Techninių valstybės registrų (kadastrų), žinybinių registrų, valstybės informacinių sistemų ir kitų informacinių sistemų elektroninės informacijos saugos reikalavimų patvirtinimo“;

e) Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118;

f) Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158;

g) Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60;

h) Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41;

i)Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63;

j) Informacinių sistemų, kuriomis tvarkoma informacija, susijusi su dokumentų valdymu, steigimo kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. birželio 18 d. įsakymu Nr. V-45.

2. REIKALAVIMAI PIRKIMŲ, SUTARČIŲ IR SĄSKAITŲ VALDYMUI2.1. Viešųjų pirkimų valdymas2.1.1. DVS turi būti galimybė planuoti pirkimus, registruoti paraiškas,

eksportuoti pirkimų suvestinių informaciją į išorines laikmenas bei valdyti pirkimo sutartis.

2.1.2. Perkančiosios organizacijos darbuotojai DVS priemonėmis surinks informaciją apie planuojamus pirkimus ir šios informacijos pagrindu sudarys pirminį metinį pirkimų planą (MPP).

18

MPP turi būti galimybė suvesti informaciją apie:

o Pirkimo eilės numerį (DVS turi generuoti automatiškai);o Pirkimo objekto pavadinimą;o Prekių (darbų) grupės kodą pagal BVPŽ arba paslaugų

kategoriją (turi būti pasirinkimo galimybė iš į Sistemą perkeltų BVPŽ klasifikatorių);

o Numatomą pirkimo vertę, Eur su PVM;o Kiekį vienetais;o Pirkimo būdą;o Pirkimo iniciatorių (struktūrinį padalinį);o Pirkimo vykdytoją;o Planuojamą pirkimo inicijavimo datą;o Faktinę pirkimo pradžią (automatiškai išskaičiuojamas

laukas, remiantis susietos pirkimo kortelės reikšme „Pirkimo paskelbimo data“);

o Planuojamą pirkimo sutarties trukmę (su pratęsimais) arba galutinę pirkimo sutarties įvykdymo datą;

o Numatomą pirkimų skaičių;o Požymį apie pirkimą iš socialinių įmonių;o Požymį apie pirkimą naudojantis CPO katalogu;o Požymį apie pirkimui taikomus žaliesiems pirkimams

Aplinkos ministerijos nustatytus aplinkos apsaugos reikalavimus;o Požymį apie pirkimo atlikimą CVPIS priemonėmis;o Pastabos.

2.1.3. MPP Sistemoje turi būti valdomas kaip dokumentas ir turi būti galimybė atlikti visas dokumentams taikomas operacijas, remiantis šioje techninėje specifikacijoje aprašytais reikalavimais (registravimas, kaupimas, užduočių ir procesų valdymas, archyvavimas, prieigos teisių valdymas ir kt.)

2.1.4. Turi būti galimybė redaguoti MPP (t. y. įtraukti, koreguoti ar pašalinti MPP atskiras pozicijas) tol, kol jis bus pažymėtas kaip baigtas ir parengtas tvirtinimui.

2.1.5. Patvirtinus MPP turi būti galimybė fiksuoti naujus, MPP nenumatytus pirkimus. Turi būti galimybė nenumatytus pirkimus remiantis šios techninės specifikacijos 6.6 skyriaus „Procesų („workflows“) valdymas“ reikalavimais. Proceso eiga, išsišakojimo sąlygos ir kiti parametrai turi būti suderinti Sistemos diegimo vykdymo metu.

2.1.6. Sistema turi turėti galimybę informuoti apie viršytas MPP pirkimo eilutėje numatytas sumas, lyginant su MPP susietos sutarties lauko „Sutarties suma“ reikšmę su MPP lauko „Numatoma pirkimo vertė, Eur su PVM“ reikšme.

2.1.7. DVS turi būti galimybė rengti ir registruoti pirkimo paraiškas Sistemoje.

2.1.8. Pirkimo paraiškos Sistemoje turi būti valdomos kaip dokumentai ir turi būti galimybė atlikti visas dokumentams taikomas operacijas, remiantis šioje techninėje specifikacijoje aprašytais reikalavimais

19

(registravimas, kaupimas, užduočių ir procesų valdymas, archyvavimas, prieigos teisių valdymas ir kt.)

2.1.9. Sistemoje turi būti galimybė iš MPP esančio pirkimo poreikio (eilutės) sukurti pirkimo kortelę, į kurią turi automatiškai persikelti pirkimo poreikyje numatyti metaduomenys:

Pirkimo objekto pavadinimas; BVPŽ kodai; Numatoma pirkimo vertė, Eur su PVM. Pirkimo iniciatorius; Pirkimo vykdytojas; Planuojama pirkimo sutarties trukmė (su

pratęsimais) arba galutinė pirkimo sutarties įvykdymo data;

Požymį apie pirkimą iš socialinių įmonių; Požymį apie pirkimo vykdymą naudojantis CPO

katalogu; Požymį apie pirkimui taikomus žaliesiems

pirkimams Aplinkos ministerijos nustatytus aplinkos apsaugos reikalavimus;

Požymis apie pirkimo atlikimą CVPIS priemonėmis;

Pastabos;Kiti laukai, suderinti Sistemos diegimo vykdymo metu

2.1.10.1

Sistema turi turėti galimybę archyvuoti MPP.

2.1.11. Sistemoje turi būti galimybė užregistruoti pirkimo korteles

2.1.12. Pirkimo kortelėje turi būti užfiksuojama ši informacija (įskaitant, bet neapsiribojant):

Eilės numeris (DVS turi generuoti automatiškai); Pirkimo pavadinimas; Nuoroda į paraišką; Paraiškos data; Laimėjęs tiekėjas (gali būti daugiau negu vienas, esant

pirkimui iš kelių dalių); Pirkimo vykdytojas; Pirkimo būdas (pasirinkimas iš klasifikatoriaus – MVP,

SAK, SND ir t.t.); Numatoma pirkimo vertė, Eur su PVM; Faktinė pirkimo sutarties vertė, Eur su PVM

(automatiškai skaičiuojamas laukas, atvaizduojantis visų su konkrečiu pirkimu susijusių sutarčių sumą)

Požymis apie pirkimo atlikimą CVPIS priemonėmis; Požymis apie pirkimo vykdymą naudojantis CPO

katalogu;

20

Požymis apie pirkimą iš socialinių įmonių; Požymis apie pirkimui taikomus žaliesiems pirkimams

Aplinkos ministerijos nustatytus aplinkos apsaugos reikalavimus; Požymis apie pirkimo eigą (pasirinkimas iš

klasifikatoriaus: „Pradėtas“, „Vykdomas“, „Baigtas“).

2.1.13. Sistemoje turi būti galimybė pirkimo sutartį (ar kelias sutartis, jeigu pirkimas buvo iš kelių dalių) abipusiais ryšiais susieti su pirkimo kortele, o gautą sąskaitą faktūrą abipusiais ryšiais susieti su pirkimo sutartimi.

2.1.14. Sistema turi galimybę filtruoti pirkimų korteles ir atfiltruotą informaciją eksportuoti į xlsx formatą (arba lygiavertį), tiek rodinyje, tiek ir eksportuojamame faile pateikiant tokią informaciją:

Eilės numeris; Pirkimo objekto pavadinimas; Prekės (darbų) kodas arba paslaugų kategorija,

papildomai nurodant pavadinimą pagal BVPŽ; Numatoma pirkimų vertė; Pirkimo iniciatorius; Pirkimo vykdytojas; Planuota inicijavimo data; Planuota pirkimo pradžia; Įvykdytas pirkimų skaičius; Faktinė suma; Pastabos (priežastys, kodėl pirkimas neinicijuotas ar

neįvyko nustatytu terminu).Kiti pirkimų kortelėje saugomi duomenys, suderinti sutarties vykdymo metu.

2.1.15. Turi būti galimybė pirkimų korteles ridiniuose filtruoti pagal bet kurį pirkimo kortelę aprašantį metaduomenį ar jų kombinacijas, įskaitant filtravimą pagal BVPŽ kodus ar jų pirmus tris/penkis skaitmenis.

2.1.16. DVS turi būti realizuotas atskiras puslapis arba modulis viešųjų pirkimų valdymui, sudarytas iš skirtingų informacinių blokų. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu informaciniams blokams individualiai nustatyti grupėmis paremtas prieigos teises.

2.1.17. Viešųjų pirkimų puslapyje turi būti atskiras informacinis blokas veiksmams su metiniais pirkimų planais, kuriame būtų pateikiami metiniai pirkimų planai įvairiais pjūviais su galimybe įvesti naują planą.

2.1.18. Viešųjų pirkimų puslapyje turi būti atskiras informacinis blokas

21

veiksmams su pirkimų poreikiai, kuriame būtų pateikiami poreikiai įvairiais pjūviais (pvz. rengiami, tvirtinami, patvirtinti, atmesti, mano skyriaus poreikiai, mano inicijuoti poreikiai ir pan.) su galimybe įvesti naują pirkimų poreikį.

2.1.19. Viešųjų pirkimų puslapyje turi būti atskiras informacinis blokas veiksmams su pirkimų kortelėmis, kuriame būtų pateikiamos pirkimų kortelės įvairiais pjūviais (pvz. pagal pirkimo eigą) su galimybe įvesti naują pirkimų kortelę.

2.1.20. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu viešųjų pirkimų puslapyje DVS administratoriui įtraukti naujus informacinius blokus, koreguoti blokų turinį ir(ar) filtravimo sąlygas, nustatyti prieigos teises.

2.2. Sutarčių valdymas

2.2.1.2

DVS turi būti realizuotos priemonės pilnam pirkimo sutarčių gyvavimo ciklui užtikrinti (pradedant rengimu ir baigiant sunaikinimu), remiantis šioje techninėje specifikacijoje aprašytais reikalavimais (registravimas, kaupimas, užduočių ir procesų valdymas, archyvavimas, prieigos teisių valdymas ir kt.)

2.2.2. DVS turi būti realizuoti visi sutartis aprašantys rekvizitai/metaduomenys (įskaitant, bet neapsiribojant):

a) registracijos numeris;b) registracijos data;c) rūšis;d) sutarties šalies suteiktas numeris;e) sutarties data;f) kontrahentas(-ai);g) Vertė be PVM (planas);h) Vertė be PVM (faktas);i) sutarties likutis (išskaičiuojama reikšmė);j) apmokėjimo terminas kalendorinėmis dienomis;k) galioja iki;l) galiojimo sąlygos (pasirinkimas iš klasifikatoriaus);m) sutartis pratęsta iki;n) turinys (prisegti failai);o) pastabos;p) dokumento lapų skaičius;q) lapų skaičius prieduose;r) už vykdymą atsakingas(-i) perkančiosios organizacijos

darbuotojas(-ai);s) nuoroda į susijusį pirkimą (kurio pagrindu sudaroma

sutartis) – pildoma tuo atveju, jeigu sudarymo pagrindas yra viešieji pirkimai;

t) susijusių sąskaitų sąrašas;u) susijusių pirkimo paraiškų sąrašas ir kt.

22

Konkretus metaduomenų sąrašas turi būti suderintas Sistemos diegimo metu.

2.2.3. Turi būti realizuotas pirkimo sutarties derinimo procesas, remiantis šios techninės specifikacijos 6.6 skyriaus „Procesų („workflows“)valdymas“ reikalavimais. Proceso eiga, išsišakojimo sąlygos ir kiti parametrai turi būti suderinti Sistemos diegimo vykdymo metu.

2.2.4. DVS turi būti galimybė kiekvienai sutarčiai aprašyti terminų kontrolės sąlygas, pagal kurias vėliau DVS proaktyviai informuos sutartyje nurodytus asmenis.

2.2.5. DVS turi būti galimybė nurodyti sutarties garanto (banko garantijos, draudimo poliso) galiojimo pabaigą. Turi būti galimybė informuoti sutartyje nurodytus asmenis apie artėjančią galiojimo pabaigą.

2.2.6. Sutarčių terminų kontrolės sąlygose turi būti galimybė nurodyti konkrečią sutarties pabaigos datą ir parametrą, prieš kiek laiko informuoti nurodytą asmenį apie numatomą sutarties pabaigą.

2.2.7. Parametras, nustatantis prieš kiek laiko reikia informuoti nurodytą asmenį apie numatomą sutarties pabaigą, turi būti realizuotas šiais būdais:

a) Pasirenkant konkrečią datą;b) Nurodant dienų skaičių.

Informavimas turi būti vykdomas nurodžius vieną arba abu šiuos parametrus.

2.2.8. Informavimas apie numatomą sutarties pabaigą turi būti vykdomas bent šiose terpėse:

c) Atskiroje skiltyje pačioje DVS;d) Sistemai pačiai siunčiant automatinį pranešimą atsakingam

už vykdymą asmeniui.2.2.9. DVS turi būti numatyta galimybė pažymėti, kad nutraukiama

sutartis su tiekėju, įvesti iš klasifikatorius pasirenkamą sutarties nutraukimo priežastį bei, pagal poreikį, papildomas pastabas.

2.2.10. DVS turi būti galimybė sieti pirkimo sąskaitas su sutartimis abipusiais ryšiais. Siejimo metu turi būti atliekamas prieigos teisių tikrinimas ir vartotojai gali sieti dokumentus tarpusavyje tik tuo atveju, jeigu turi tokias prieigą prie šių dokumentų.

2.2.11. Sutarties kortelėje turi būti realizuota atskira skiltis vizavimo istorijai atvaizduoti.

2.2.12. Tiek iš fizinio, tiek iš juridinio asmens kortelės atskiroje skiltyje turi būti matomos visos į DVS įkeltos sutartys, sudarytos su šiuo asmeniu.

2.2.13. Turi būti galimybė su sutartimi abipusiais ryšiais sieti bet kuriuos į DVS patalpintus dokumentus, pvz. su sutarties vykdymu susijusius gautus raštus, parengtus atsakymus į juos, priėmimo perdavimo aktus ir kt. dokumentus. Siejimo metu turi būti atliekamas prieigos

23

teisių tikrinimas ir vartotojai gali sieti dokumentus tarpusavyje tik tuo atveju, jeigu turi tokias prieigą prie šių dokumentų.

2.2.14. Turi būti galimybė sutartį sieti su įvykdyto viešojo pirkimo kortele abipusiais ryšiais. Siejimo metu turi būti atliekamas prieigos teisių tikrinimas ir vartotojai gali sieti dokumentus tarpusavyje tik tuo atveju, jeigu turi tokias prieigą prie šių dokumentų.

2.2.15. Turi būti galimybė tiesiogiai iš DVS sąsajos matyti visų su konkrečia sutartimi susijusių pirkimo sąskaitų sąrašą

2.2.16. Sutarties kortelėje matomame sąskaitų sąraše turi būti atvaizduojama ši sąskaitų informacija:

a) Tiekėjo pavadinimas (tekstinis laukas);b) Sąskaitos serija ir numeris;c) Sąskaitos suma be PVM;d) PVM dydis;e) Sąskaitos suma su PVM;f) Apmokėjimo terminas;


2.2.17. DVS turi būti galimybė nurodyti maksimalų pirkimo sutarties limitą eurais (be PVM).

2.2.18. DVS turi būti galimybė nurodyti limitą eurais, kurį pasiekus (t. y. pirkimo sąskaitų faktūrų suma, įvesta į DVS, bus lygi arba didesnė negu DVS sutarties kortelėje nurodyta suma), DVS atvaizduos pranešimą, kad sutarties suma artėja prie maksimalaus limito.

2.2.19. Turi būti galimybė tiesiogiai iš sutarties kortelės inicijuoti sutarties priedo įkėlimą. Atlikus šią operaciją, priedo ir sutarties susiejimas turi būti atliktas automatiškai.

2.2.20. DVS neturi riboti sutarties priedų kiekio. Sutarties priedas DVS turi būti realizuotas kaip atskiras dokumentas, kuriam galimos visos kitos šioje techninėje specifikacijoje aprašytos operacijos (registravimas, kaupimas, užduočių ir procesų valdymas, archyvavimas, prieigos teisių valdymas ir kt.)

2.2.21. DVS turi būti realizuoti visi sutarties priedą aprašantys rekvizitai/metaduomenys (įskaitant, bet neapsiribojant):

a) Sutarties esmė;b) registracijos numeris;c) registracijos data;d) sutarties priedo data;e) kitos šalies suteiktas priedo Nr.;f) sutarties priedo šalis;g) būsena;h) tipas;i) sutarties priedo galiojimo datos;j) data, iki kurios pratęsiamas pagrindinės sutarties galiojimas;

24

k) pratęsimo vertė;l) turinys (prisegti failai),m) pastabos,n) dokumento lapų skaičius,o) lapų skaičius prieduose,p) už vykdymą atsakingas(-i) perkančiosios organizacijos

darbuotojas(-ai).


2.3. Pirkimo sąskaitų valdymas

2.3.1. Turi būti galimybė į DVS įvesti gautas pirkimo sąskaitas, jas valdyti kaip DVS esantį dokumentą ir atlikti visas dokumentams taikomas operacijas, remiantis šioje techninėje specifikacijoje aprašytais reikalavimais (registravimas, kaupimas, užduočių ir procesų valdymas, archyvavimas, prieigos teisių valdymas ir kt.)

2.3.2. DVS turi būti realizuoti visi pirkimo sąskaitą aprašantys rekvizitai/metaduomenys (įskaitant, bet neapsiribojant):

a) sąskaitos serija ir numeris;b) registracijos numeris;c) registracijos data;d) sąskaitos išrašymo data;e) nuoroda į sutartį;f) sąskaitos Nr.;g) tiekėjas (pasirinkimas iš DVS kontaktų bazės su galimybe

įvesti naują tiekėją);h) įmonės kodas (išskaičiuojamas/ atvaizduojamas laukas iš

susijusios įmonės kortelės)i) dokumento tipas (pasirinkimas: Sąskaita faktūra arba

išankstinė sąskaita);j) suma (be PVM);k) PVM;l) suma (su PVM);m) apmokėjimo terminas (su galimybe užpildyti automatiškai

pagal susijusios sutarties metaduomenyse nurodytą apmokėjimo terminą

n) būsena;o) valiuta;p) dokumento rengėjas;q) atsakingas asmuo;r) susiję dokumentai;s) nuorodos į susijusius dokumentus; t) nuoroda į pirkimo užsakymą, kurios pagrindu gauta

sąskaita;u) pastabos.

25


2.3.3. Turi būti realizuotas gautų sąskaitų faktūrų tvirtinimo (vizavimo) procesas, remiantis šios techninės specifikacijos 6.6 skyriaus „Procesų („workflows“) valdymas“ reikalavimais. Proceso eiga, išsišakojimo sąlygos ir kiti parametrai turi būti suderinti Sistemos diegimo vykdymo metu.

2.3.4. Kiekviena pirkimo sąskaita turi turėti būsenas, kurias DVS keistų automatiškai, priklausomai nuo vizavimo proceso. Konkretus būsenų sąrašas turi būti suderintas Sistemos diegimo metu.

2.3.5. Tiek iš fizinio, tiek iš juridinio asmens kortelės atskiroje skiltyje turi būti matomos šio asmens išrašytos ir į DVS patalpintos sąskaitos-faktūros.

2.3.6. Turi būti galimybė su pirkimo sąskaitomis abipusiais ryšiais sieti bet kuriuos į DVS patalpintus dokumentus, pvz. priėmimo perdavimo aktus ir kt. Siejimo metu turi būti atliekamas prieigos teisių tikrinimas ir vartotojai gali sieti dokumentus tarpusavyje tik tuo atveju, jeigu turi tokias prieigą prie šių dokumentų.

2.3.7. DVS turi būti galimybė atskirame laukelyje sąskaitą susieti su sutartimi abipusiais ryšiais. Siejimo metu turi būti atliekamas prieigos teisių tikrinimas ir vartotojai gali sieti dokumentus tarpusavyje tik tuo atveju, jeigu turi tokias prieigą prie šių dokumentų.

2.3.8. DVS turi būti realizuota atskira skiltis vizavimo istorijai atvaizduoti tiesiogiai sąskaitos faktūros kortelėje.

2.3.9. Įvedant naują DVS sąskaitą iš susijusios sutarties kortelės, sąskaitos kortelėje turi būti automatiškai užpildoma (su galimybe koreguoti) apmokėjimo data pagal sutarties kortelėje esančio lauko „apmokėjimo terminas kalendorinėmis dienomis“.

2.3.10. DVS turi būti realizuotas atskiras puslapis arba modulis sutarčių ir sąskaitų valdymui, sudarytas iš skirtingų informacinių blokų. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu informaciniams blokams individualiai nustatyti grupėmis paremtas prieigos teises.

2.3.11. Sutarčių ir sąskaitų puslapyje turi būti atskiras informacinis blokas veiksmams su sutartimis, kuriame būtų pateikiami sutarčių sąrašai įvairiais pjūviais (pvz. pagal tipą, būseną, atsakomybes ir kt.) su galimybe įvesti naują sutarties projektą.

2.3.12. Sutarčių ir sąskaitų puslapyje turi būti atskiras informacinis blokas veiksmams su sąskaitomis, kuriame būtų pateikiami sąskaitų sąrašai įvairiais pjūviais (pvz. pagal tipą, būseną ir kt.) su galimybe įvesti naują sąskaitą.

2.3.13. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu sutarčių ir sąskaitų puslapyje DVS administratoriui įtraukti naujus informacinius blokus, koreguoti blokų turinį ir(ar) filtravimo sąlygas, nustatyti

26

prieigos teises.3. AUDITO BYLŲ VALDYMAS:

3.1. Reikalavimai audito bylų valdymui3.1.1. DVS turi būti galimybė formuoti einamųjų metų dokumentacijos

plane audito bylas, į kurias talpinami dokumentai pagal konkrečią audito bylą. Numatyta, kad bylas kurs automatinė integracija tarp ViPSIS ir DVS ir kiekvienam auditui DVS automatiškai turės sukurti šias bylas:

a) Atskira byla elektroniniams dokumentams tvarkyti (su žyma „E“);

b) Atskira byla informacinių technologijų priemonėmis tvarkomų dokumentų skaitmeninių kopijų valdymui (su žyma „K“);

c) Kitos bylos – turi būti aptarta Sistemos diegimo analizės metu.

3.1.2. DVS turi būti galimybė audito visas bylas „apjungti“ į tėvinį objektą („sritį“), t. y. sritys ir bylos turi būti valdomos hierarchinio medžio principu su galimybėmis išskleisti ir suskleisti sritį ir bylas („drill-down“). Hierarchiniame medyje paspaudus ant bylos, turi būti atvaizduojamas byloje esančių dokumentų sąrašas rodinyje, atsižvelgiant į prieigos teises. Neturi būti ribojamas sričių ir bylų hierarchijos nei plotis, nei gylis.

3.1.3. DVS administratorius turi turėti galimybę DVS suteikiamomis priemonėmis koreguoti automatinius bylų kūrimo parametrus.

3.1.4. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu aprašyti naujai kuriamų bylų parametrus, aprašant/nurodant:

a) Sričių ir bylų hierarchiją, neribojant nei pločio, nei gylio;b) Sričių ir bylų vietą dokumentacijos plane;c) Sričių ir bylų pavadinimus;d) Bylų indekso sudarymo parametrus;e) Į bylas galimus talpinti dokumentų tipus; f) Sričių ir bylų prieigos teises;g) Naršant srityse ir bylose atvaizduojamą rodinį;h) Visus kitus bylų rekvizitus / parametrus pagal dokumentų ir

bylų tvarkymo taisykles.3.1.5. Aprašant prieigos teises, turi būti galimybė panaudoti visas DVS

naudojamas grupes, naudotojus ir saugos roles. Neturi būti ribojamas saugos įrašų kiekis.

3.1.6. Turi būti galimybė talpinti visų DVS apskaitomų dokumentų tipų ar formatų dokumentus į audito bylas, neribojant į vieną bylą ar jos hierarchinę struktūrą talpinamų dokumentų tipų ar pačių dokumentų kiekio.

3.1.7. Integracijos su ViPSIS metu automatiškai sukurtose bylose talpinami dokumentai turi būti valdomi taip pat kaip ir kitose

27

bylose esantys dokumentai, t. y. dokumentams taikytini visi šios techninės specifikacijos reikalavimai (rengimas, registravimas, el. pasirašymas ir kt.)

4. BIBLIOTEKOS IR REZERVACIJŲ VALDYMAS:

4.1. Reikalavimai bibliotekos moduliui4.1.1. DVS turi būti galimybė įvesti neribojamą kiekį leidinio

registracijos kortelių.4.1.2. Leidinio registravimo kortelė turi būti valdoma kaip DVS esantis

dokumentas ir su leidinio registravimo kortele turi būti galimybė atlikti visus su dokumentais atliekamus veiksmus, numatytus šioje techninėje specifikacijoje (registravimas, kaupimas, užduočių ir procesų valdymas, archyvavimas, prieigos teisių valdymas, pavadavimas, dokumentų ir užduočių perdavimas ir kt.)

4.1.3. Leidinio registracijos kortelėje turi būti galimybė užfiksuoti visą leidinį aprašančią informaciją (metaduomenis):

a) Tipas (pasirinkimas iš sąrašo);b) Rūšis (pasirinkimas iš sąrašo);c) Registracijos data;d) Registracijos numeris;e) Antraštė;f) Asmenvardis. Kolektyvas (pasirinkimas iš sąrašo);g) Tema (pasirinkimas iš sąrašo);h) Kalba (pasirinkimas iš sąrašo);i) Leidėjas (pasirinkimas iš sąrašo);j) Leidimo vieta, data, apimtis;k) ISBN/ISSN;l) Pastabos ir kt.;m) Failų sąrašas, nuorodos;n) Susiję leidiniai (pateikiama galimybė susieti vieną leidinį su

kitais leidiniais);o) Kaina;p) Pašalinimo data;

Konkretus metaduomenų sąrašas turi būti suderintas Sistemos diegimo metu. Turi būti galimybė matyti leidinio viršelį (pvz. prisegus viršelio vaizdą) tiesiogiai naršyklėje, neatidarant peržiūros programų (pvz. PDF skaityklės).

4.1.4. Turi būti galimybė leidinius sieti tarpusavyje ir matyti susijusių leidinių sąrašą.

4.1.5. DVS turi būti galimybė filtruoti visą leidinių sąrašą tiesiogiai rodiniuose pagal bet kurį metaduomenį ar jų kombinaciją, atlikti leidinių paiešką.

4.1.6. Turi būti galimybė formuoti registruotų, išduotų, grąžintų per pasirinktą laikotarpį leidinių suvestines, kuriose būtų atvaizduojami

28

leidinių kiekiai pagal įvairius parametrus (pvz. pagal laikotarpį, pagal skyrių ir kt). Parametrų sąrašas turi būti suderintas Sistemos diegimo metu

4.1.7. Turi būti galimybė eksportuoti į išorinį failą (*.xls arba lygiavertis) registruotų, grąžintų, inventorizuotų, išduotų ir kt. leidinių suvestines

4.1.8. DVS turi būti galimybė formuoti leidinio egzemplioriaus išdavimo kortelę, kurioje detaliai užfiksuojama išdavimo informacija:

a) Asmuo (pasirinkimas iš darbuotojų sąrašo);b) Asmens skyrius (išskaičiuojamas/ automatinis laukas)c) Išdavimo data;d) Planuojama grąžinimo data;e) Inventoriaus/Egzemplioriaus Nr.f) Pastabos ir kt.


4.1.9. Leidinio egzemplioriaus išdavimo kortelė turi būti valdoma kaip DVS esantis dokumentas ir su leidinio išdavimo kortele turi būti galimybė atlikti visus su dokumentais atliekamus veiksmus, numatytus šioje techninėje specifikacijoje (registravimas, kaupimas, užduočių ir procesų valdymas, archyvavimas, prieigos teisių valdymas, pavadavimas, dokumentų ir užduočių perdavimas ir kt.)

4.1.10. DVS turi būti leidinio egzemplioriaus redagavimo ir šalinimo galimybė.

4.1.11. Likus numatytam laikui (laikas turi būti konfigūruojamas) iki planuojamos grąžinimo datos, DVS turi automatiškai informuoti asmenį apie artėjantį terminą.

4.1.12. Jeigu iki numatyto termino leidinys nėra grąžinamas, DVS turi automatiškai informuoti tiek leidinį paėmusį asmenį, tiek atsakingus kitus darbuotojus (rolės ar pareigybės turi būti suderinti Sistemos diegimo metu)

4.1.13. Darbuotojo kortelėje turi būti atvaizduojamas sąrašas tų leidinių, kuriuos turi paėmęs konkretus darbuotojas

4.1.14. DVS turi būti galimybė automatiškai kiekvienam darbuotojui užsakyti pasirinktą leidinį ir DVS turi automatiškai informuoti apie tai atsakingą asmenį. Užsakymo metu turi būti matoma, ar leidinys yra laisvas.

4.2. Reikalavimai rezervacijų moduliui4.2.1. DVS turi būti realizuota galimybė įvesti informaciją apie resursus

(pvz., salė, automobilis, kanceliarinės prekės ir kt.).4.2.2. Aprašant resursus DVS turi būti galima nurodyti:

a) resurso pavadinimą;b) aprašymą;c) inventorinį numerį ir kitus parametrus.

29

Konkretus metaduomenų sąrašas turi būti suderintas Sistemos diegimo metu. Parametrai / metaduomenys turi būti konfigūruojami.

4.2.3. DVS turi būti galimybė pažymėti, ar resursas grąžinamas (salė) ar negrąžinamas (kanceliarinės prekės).

4.2.4. Kiekvienas grąžinamas resursas turi turėti savo atskirą grafinį kalendorių, kuriame būtų atvaizduojama aktuali rezervacijos informacija, t. y. turi būti aiškiai matytis, ar resursas laisvas konkrečiu vartotojo pasirinktu metu, ar ne.

4.2.5. Grafiniame resursų kalendoriuje turi būti galimybė skirtingomis spalvomis žymėti rezervacijas pagal iš anksto nustatytus parametrus (pvz. pagal būseną – inicijuota, patvirtinta ir kt.). Parametrai / metaduomenys turi būti konfigūruojami ir suderinti Sistemos diegimo metu.

4.2.6. Turi būti galimybė nustatyti skirtingas prieigos teises prie skirtingų resursų ir jų kalendorių

4.2.7. Grafiniai kiekvieno resurso kalendoriai turi turėti šiuos peržiūros laikotarpius:

a) Diena;b) Savaitė;c) Mėnuo.

4.2.8. DVS turi būti galimybė už resursą atsakingam asmeniui patvirtinti arba atmesti rezervaciją. Turi būti galimybė resursų rezervavimą vykdyti pagal reikalavimų Nr. 6.6 grupės Procesų („workflows“)valdymas reikalavimus

4.2.9. DVS turi būti galimybė atlikti resursų paiešką, peržiūrėti pasirinkti resurso duomenis, informaciją apie rezervacijas.

4.2.10. DVS turi būti pateikiami priminimai apie grąžinamo resurso rezervacijos pabaigą.

5. PERSONALO DOKUMENTŲ VALDYMAS:

5.1. Reikalavimai personalo dokumentų valdymui

5.1.1. DVS turi būti galimybė valdyti šiuos dokumentų tipus:a) Prašymas atostogoms; (informacijos suvedimas ir sprendimo

priėmimas)b) Prašymas atleisti iš darbo;c) Atostogų įsakymas; (bus nereikalinga, jeigu bus pritarta šių

įsakymų atsisakymui)d) Komandiruotės įsakymas;e) Kiti įsakymai;f) Darbo sutartis;g) Darbo sutarties papildymas / pakeitimas.

Kiekvienam iš šių dokumentų tipų turi būti naudojama individualiai pritaikyta ekrano forma su nuo dokumento tipo priklausančiais

30

metaduomenimis.5.1.2. DVS naudotojo kortelėje turi būti galimybė matyti visus su

konkrečiu naudotoju susijusius personalo dokumentus (prašymai, įsakymai ir kt.), atsižvelgiant į naudotojo teises.

5.1.3. DVS turi būti galimybė talpinti darbuotojų asmens bylos dokumentus (CV, diplomų kopijos, sertifikatai, mokymų pažymėjimai ir kt.) ir juos priskirti konkretiems darbuotojams.

5.1.4. Priskirti asmens bylos dokumentai turi būti atvaizduojami naudotojo kortelėje, tam skirtame specialiame informaciniame bloke.

5.1.5. DVS turi būti galimybė apskaityti materialines vertybes (darbo priemones), kiekvienai vertybei nurodant tipą, modelį, serijinį Nr. (jeigu taikoma), įsigijimo datą, nurašymo požymį, nurašymo datą ir kt.

5.1.6. Turi būti galimybė darbuotojams priskirti materialines vertybes, nurodant priskyrimo pradžios ir pabaigos datas, priskyrimo būseną, pastabas ir kt.

5.1.7. Priskirtų vertybių sąrašas naudotojams turi būti atvaizduojamas tiesiogiai DVS naudotojo kortelėje.

5.1.8. DVS turi būti galimybė tiesiogiai iš naudotojo kortelė kurti personalo prašymus (pvz. neplaninių atostogų prašymą).

5.1.9. DVS turi būti galimybė darbo sutarties kortelėje fiksuoti, ar konkreti sutartis yra terminuota ir nurodyti terminą. DVS turi įspėti personalo darbuotojų grupei priklausančius darbuotojus, likus 30 ir mažiau dienų iki termino. Šis skaičius turi būti lengvai keičiamas DVS administratoriaus.

5.1.10. DVS turi būti realizuotas atskiras puslapis arba modulis personalo dokumentų valdymui, sudarytas iš skirtingų informacinių blokų. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu individualiai informaciniams blokams nustatyti grupėmis paremtas prieigos teises.

5.1.11. Personalo dokumentų puslapyje turi būti atskiras informacinis blokas veiksmams su konkretaus darbuotojo personalo dokumentais („mano dokumentai“), kuriame būtų pateikiami dokumentų sąrašai pagal tipus (pvz. atostogų prašymai, komandiruočių įsakymai ir kt.). Turi būti galimybė tiesiogiai iš šio bloko įvesti naują su asmeniu susijusį dokumentą.

5.1.12. Personalo dokumentų puslapyje turi būti atskiras informacinis blokas veiksmams su visų darbuotojų personalo dokumentais, kuriame būtų pateikiami visi personalo dokumentų sąrašai pagal tipus (pvz. atostogų prašymai, komandiruočių įsakymai ir kt.). Prie šio inf. bloko prieigą turi turėti tik personalo darbuotojų grupei priklausantys perkančiosios organizacijos darbuotojai

5.1.13. Personalo dokumentų puslapyje turi būti atskiras informacinis blokas veiksmams su darbo sutartimis, kuriame atsižvelgiant į

31

nustatytas prieigos teises būtų pateikiamos visos darbo sutartys įvairiais pjūviai (pvz. nebegaliojančios, terminuotos, kurių terminas baigsis anksčia negu 30 d. ir kt.). Prie šio inf. bloko prieigą turi turėti tik personalo darbuotojų grupei priklausantys perkančiosios organizacijos darbuotojai.

5.1.14. Personalo dokumentų puslapyje turi būti atskiras informacinis blokas, kuriame būtų pateikiami visi į DVS patalpinti darbuotojų asmens bylos dokumentai, sugrupuoti pagal darbuotoją. Prie šio inf. bloko prieigą turi turėti tik personalo darbuotojų grupei priklausantys perkančiosios organizacijos darbuotojai.

5.1.15. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu personalo dokumentų puslapyje DVS administratoriui įtraukti naujus informacinius blokus, koreguoti blokų turinį ir (ar) filtravimo sąlygas, nustatyti prieigos teises.

6. DVS FUNKCINIAI REIKALAVIMAI:

6.1. Dokumentų registravimas, kaupimas ir valdymas

6.1.1. DVS turi realizuoti dokumentų registravimo funkciją, kuria būtų galima užfiksuoti visus dokumentą identifikuojančius duomenis.

6.1.2. DVS turi leisti registracijos metu į dokumento kortelėje esantį skenuotą dokumento atvaizdą PDF formate automatiškai įdėti dokumento gavimo žymą (elektroninis dokumento „spaudas“).

6.1.3. DVS turi leisti susieti registruojamą dokumentą su kitais, Sistemoje jau užregistruotais, dokumentais.

6.1.4. DVS turi leisti susieti registruotą dokumentą su neribotu kiekiu kitų dokumentų, pasirenkant norimus sieti dokumentus iš sąrašo.

6.1.5. DVS turi leisti registruojant dokumentą pridėti ir į Sistemą įvesti išorinėse (ne Sistemos viduje) kompiuterinėse duomenų laikmenose *.doc, *.xls, *.ppt, *.html, *.odt, grafiniame formate įrašytus dokumentus arba skenuotus dokumentus grafiniais formatais *.jpg, *.gif, *.png, *.tiff,*.pdf ir kitas laikmenas ir formatus.

6.1.6. DVS turi leisti tiesiai iš Sistemos skenuoti dokumentus (be būtinybės atidaryti atskirą programą ir išsaugoti skenuotą dokumentą darbo vietos kompiuteryje) ir juos automatiškai patalpinti į Sistemą PDF formatu.

6.1.7. DVS turi leisti sukurti visus organizacijoje naudojamus dokumentų registrus.

6.1.8. DVS dokumentų registrų skaičius turi būti neribojamas.

6.1.9. DVS registruojant dokumentą turi būti galimybė pasirinkti reikiamą registrą iš konkrečiam skyriui priskirto registrų sąrašo.

6.1.10. DVS turi būti realizuota funkcija automatiškai generuoti dokumento registracijos numerį.

6.1.11. DVS turi būti realizuota funkcija, leidžianti Sistemos administratoriui aprašyti dokumento registracijos numerio

32

generavimo taisykles (formatą), įskaitant registracijos numerio sufikso, registracijos numerio prefikso naudojimą ir galimybę rankiniu būdu nurodyti registracijos numerio skaitliuko reikšmę.

6.1.12. DVS turi užtikrinti bet kurių dviejų ar daugiau pasirinktų atributų kombinacijos unikalumą DVS ribose (Pvz., Sistema turi kontroliuoti dokumento numerio ir dokumento siuntėjo kombinacijos unikalumą). Turi būti pateikiama nuoroda į dublikatą.

6.1.13. Skirtingiems dokumentų tipams turi būti galimybė konfigūravimo būdu nustatyti atskiras unikalumo kontrolės taisykles, nurodant:

a) Informacinio pranešimo tekstą, kuris atvaizduojamas vartotojams bandant registruoti dokumentą, tenkinantį sukonfigūruotas unikalumo taisykles;

b) Dokumento tipus;c) Pasirenkant metaduomenis/atributus, kurių unikalumas

tikrinamas. 6.1.14. Konfigūruojant atskiras unikalumo kontrolės taisykles, turi būti

galimybė administratoriui papildomai aprašyti papildomas duomenų išrinkimo/filtravimo sąlygas su galimybėmis įtraukti konkrečių atributų/ metaduomenų reikšmes, jas lyginant su fiksuotomis ar dinamiškai išskaičiuojamomis reikšmėmis ir kt.

6.1.15. Kuriant dokumentą, unikalumo kontrolės mechanizmai turi veikti realiu laiku, net neinicijuojant dokumento išsaugojimo funkcijos. T. y. vos tik vartotojas įvedė užtektinai duomenų (užpildė atributų reikšmes, pagal kurias randami dublikatai), Sistema turi iškart automatiškai informuoti apie Sistemoje rastą dublikatą, nereikalaujant naudotojui užpildyti likusių duomenų dokumento kortelėje. Taip pat turi būti pateikiama nuoroda į dublikatą.

6.1.16. Turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį unikalumo kontrolės taisyklių, kiekvienai taisyklei nurodant galiojimo požymį.

6.1.17. DVS turi būti galima papildyti dokumento aprašą šia informacija:a) tema,b) turinys (prisegti failai),c) pastabos,d) dokumento lapų skaičius,e) lapų skaičius prieduose,f) dokumento rūšis (raštas, įsakymas, potvarkis, sutartis ir kt.),g) dokumento rengėjas,h) dokumento bendraautoriai;i) darbuotojų, vizavusių dokumentą, sąrašas,j) darbuotojų, susipažinusių su dokumentu, sąrašas,k) dokumento siuntėjas ir gavėjas.

6.1.18. DVS turi būti realizuota galimybė užregistravus siunčiamą dokumentą išsiųsti jį gavėjui elektroniniu paštu arba per E-pristatymo sistemą.

33

6.1.19. Siunčiant dokumentą el. paštu, turi būti galimybė pasirinkti gavėją iš sąrašo, siunčiant žinutę gavėjo kortelėje nurodytu el. pašto adresu.

6.1.20. Siunčiant dokumentą el. paštu, turi būti galimybė naudotojui pasirinkti, kuriuos dokumento turinį sudarančius failus (pdf, docx ir pan.) siųsti el. paštu.

6.1.21. Siunčiant dokumentą el. paštu, turi būti galimybė DVS priemonėmis automatiškai konvertuoti pasirinktus dokumento turinį sudarančius failus (docx, xlsx ir pan.) į PDF formatą,

6.1.22. DVS turi būti realizuota galimybė kopijuoti dokumentą. Prieš kopijuojant dokumentą, vartotojas turi turėti galimybę pasirinkti:

a) Kopijavimo apimtį:b) Kopijuoti tik metaduomenis;c) Kopijuoti tik prisegtas rinkmenas (failus);d) Kopijuoti metaduomenis kartu su prisegtomis

rinkmenomis.e) Bylą, į kurią dokumentas kopijuojamas;f) Dokumento tipą, į kurį bus perkeliamos nukopijuoto

dokumento reikšmės.6.1.23. Tuo atveju, jeigu kopijuojant dokumentą pasirenkamas kitas

dokumento tipas (lyginant su kopijuojamu dokumentu), DVS turi automatiškai nukopijuoti reikšmes tų atributų / metaduomenų, kurie atitinka abejuose dokumentų tipuose.

6.1.24. Nukopijavus dokumentą, DVS turi leisti iškart paleisti naujos dokumento kopijos reikšmes dar prieš išsaugant dokumentą Sistemoje.

6.1.25. DVS turi būti realizuota galimybė nukreipti gautus arba vidaus registruotus dokumentus rezoliucijai užrašyti.

6.1.26. DVS rezoliucijos rašymo metu turi būti nurodyta ši informacija:a) rezoliucijos tekstas,b) kontroliuojantis asmuo;c) terminas;d) atsakingi vykdytojai (darbuotojai, atsakingi už rezoliucijos vykdymą);e) prioritetas;f) pastabos.

6.1.27. Rašant rezoliucijos tekstą, turi būti šios galimybės:

a) Įrašyti tekstą ranka;b) Galimybė pasirinkti iš Sistemoje esančio standartinių rezoliucijų tekstų sąrašo (pvz. „Skubiam vykdymui“), išvengiant rezoliucijos teksto rašymo rankiniu būdu

6.1.28. DVS administratorius turi turėti galimybę papildyti standartinių rezoliucijų tekstų sąrašą

6.1.29. DVS rezoliucijos rašymo metu turi būti galimybė pažymėti specialų paskyrimo požymį, leidžiantį arba draudžiantį rezoliuciją perduoti

34

kitiems asmenims. Pažymėjus šį požymį, rezoliucijos gavės turi turėti galimybę rezoliuciją perduoti/deleguoti; o nesant šio požymio – DVS turi neleisti rezoliucijos perduoti/deleguoti kitiems asmenims.

6.1.30. DVS turi būti realizuota galimybė atšaukti rezoliuciją.

6.1.31. DVS turi būti realizuota galimybė įvesti kelias rezoliucijas lygiagrečiai.

6.1.32. DVS turi būti realizuota galimybė rezoliucijoje nurodyti daugiau kaip vieną atsakingą vykdytoją. Turi būti galimybė keisti vykdytojų eiliškumą ir vieną vykdytoją pažymėti pagrindiniu, suteikiant specialų požymį.

6.1.33. DVS turi būti galimybė nustatyti, ar pagrindiniam vykdytojui atmetu rezoliuciją, turi būti atšaukiamos užduotys kitiems (ne pagrindiniams) vykdytojam

6.1.34. DVS turi būti galimybė sukurti rezoliucijos projektą (nurodant tokią pačią informaciją kaip ir rezoliucijai) ir nusiųsti vadovui tvirtinti.

6.1.35. Vadovas, gavęs rezoliucijos projektą, turi turėti galimybę jį vienu veiksmu patvirtinti (tokiu atveju Sistema automatiškai nusiunčia rezoliuciją vykdytojui (-ams)) arba atmesti.

6.1.36. Rezoliucijos vykdytojas turi turėti galimybes:a) Atmesti rezoliuciją (gavus per klaidą);b) Persiųsti rezoliuciją kitiems asmenims pagal pavaldumą ar

kitus kriterijus (suteikiama galimybė tik tada, jeigu rezoliucijos kūrimo metu buvo uždėtas specialus požymis);

c) Priimti rezoliuciją, taip pažymėdamas, kad yra galutinis vykdytojas.

6.1.37. Persiunčiant rezoliuciją, neturi būti ribojamas persiuntimų kiekis.

6.1.38. DVS turi būti realizuota galimybė elektroniniu paštu informuoti rezoliucijos vykdytoją (-us) apie perduotą dokumentą.

6.1.39. DVS turi būti realizuota galimybė elektroniniu paštu informuoti rezoliucijos užrašymo metu įvardintus asmenis, kuriems reiks vykdyti rezoliucijoje nurodytas užduotis, apie rezoliucijos užrašymą.

6.1.40. Visa rezoliucijų vykdymo istorija turi būti atvaizduojama grafiškai, medžio tipo grafike, kuriame aiškiai matytųsi visos rezoliucijos šakos ir išsami jų vykdymo informacija, įskaitant:

a) Vykdytojo eiliškumą rezoliucijos vykdymo apimtyje (1, 1.1, 2 ir kt.);

b) Rezoliucijos įrašymo datą;c) Rezoliucijos tekstą;d) Vykdytoją (nuoroda į jo kortelę);e) Rezoliucijos įvykdymo terminą;f) Būseną.

35

6.1.41. DVS turi būti galimybė suglausti ir išplėsti („drill-down“) konkretaus lygio rezoliucijų vykdymo istoriją.

6.1.42. Rezoliucijos vykdymo istorijoje visos rezoliucijos turi būti sunumeruotos hierarchine tvarka, atsižvelgiant į tėvines rezoliucijos šakas ir kūrimo metu nurodytą eiliškumą, pvz. 1, 1.1., 1.1.1, 2, 2.1, 2.1.1 ir kt.

6.1.43. DVS turi būti realizuota darbuotojų supažindinimo su dokumentu funkcija. Funkcijos inicijavimo metu turi būti nurodomas darbuotojų ir (arba) jų grupių, kuriems reikia susipažinti su dokumentu, sąrašas.

6.1.44. DVS turi būti realizuota galimybė darbuotojui pažymėti susipažinimą su dokumentu ir (arba) susipažinimo faktą pasirašyti elektroniniu parašu. DVS turi leisti konfigūruoti, ar reikalaujamas susipažinimo fakto tvirtinimas elektroniniu parašu.

6.1.45. DVS turi būti realizuota galimybė matyti konkretaus darbuotojo susipažinimo su dokumentu faktą ir susipažinimo datą.

6.1.46. DVS turi būti realizuota galimybė atlikti gautų elektroninių dokumentų, pasirašytų elektroniniu parašu, elektroninio parašo patikrinimą ir užregistruoti atpažįstamus ir tinkamus dokumentus Sistemoje. DVS turi gebėti importuoti kvalifikuotu el. parašu pasirašytą dokumentą, kurį sudaro daugiau negu vienas pasirašytas dokumentas su atskirais parašais

6.1.47. DVS turi būti galimybė administratoriaus nustatytu periodiškumu automatiškai importuoti dokumentus, gautus į administratoriaus nurodytą el. pašto dėžutę.

6.1.48. El. pašto dėžučių, iš kurių vykdomas automatinis dokumentų importavimas, skaičius neturi būti ribojamas. Turi būti galimybė individualiai nustatyti bylas, į kurias automatiškai importuojami dokumentai, gauti iš skirtingų el. pašto dėžučių.

6.1.49. Importavus el. laišką į Sistemą kaip dokumentą, DVS turi automatiškai susieti dokumentą su DVS saugoma siuntėjo kortele. Raktinis laukas – siuntėjo el. pašto adresas.

6.1.50. Tuo atveju, jeigu siuntėjo su tokiu el. pašto adresu sistemoje nėra įvesta, DVS turi automatiškai sukurti siuntėjo kortelę ir tik tada ją susieti su ką tik sukurtu dokumentu.

6.1.51. DVS turi būti realizuota galimybė automatiškai importavus dokumentą iš nurodytos el. pašto dėžutės automatiškai paleisti pasirinktą procesą („workflow“) be jokių naudotojo atliekamų veiksmų.

6.1.52. Turi būti galimybė nustatyti skirtingus automatiškai pasileidžiančius procesus individualiai kiekvienai el. pašto dėžutei, iš kurios automatiškai importuojami dokumentai.

6.2. Užduočių valdymas6.2.1. DVS turi būti užduočių kūrimo funkcija.

36

6.2.2. DVS kuriant užduotį turi būti fiksuojama bent ši informacija:a) užduoties pavadinimas,b) įvykdymo terminas;c) atsakingas(-i) vykdytojas(-ai);d) kontroliuojantis asmuo (kuratorius);e) užduoties prioritetas.

6.2.3. Jei užduoties vykdytojas DVS neturi reikiamų teisių į dokumentą, su kuriuo susijusi sukurta užduotis, Sistema turi automatiškai suteikti užduoties vykdytojui trūkstamas teises užduoties vykdymo laikotarpiui (pabaigus užduotį suteiktos teisės turi būti atimamos automatiškai). Trūkstamos teisės automatiškai turi būti suteikiamos tik tada, jei užduoties kuratorius turi teises keisti dokumento prieigos teises.

6.2.4. DVS turi būti galimybė nustatyti, ar atlikus užduotis turės būti pašalintos minimalios teisės, kurios buvo reikalingos paskirtai užduočiai įvykdyti.

6.2.5. Kuriant užduotį turi būti galimybė nurodyti požymį, ar užduotis gali būti perduota kitiems vykdytojams. Priklausomai nuo pasirinkto požymio, DVS turi leisti arba uždrausti užduotį perduoti kitam naudotojui išvykstant iš biuro (žr. reikalavimų grupę „Pavadavimai“).

6.2.6. DVS turi būti galimybė užduočiai nurodyti daugiau negu vieną atsakingą vykdytoją, pasirenkant:

a) Grupę (užduotis siunčiama visiems grupės nariams);b) Įstaigą (užduotis siunčiama visiems įstaigos darbuotojams);c) Organizacinės struktūros elementą (departamentą, skyrių,

funkciją) – tokiu atveju užduotis siunčiama visiems konkrečiai org. struktūrai priklausantiems darbuotojams.

Turi būti galimybė pasirinkti kelis vykdytojus (pvz. asmenį, grupę ir org. struktūros elementą) vienai užduočiai, taip pat turi būti galimybė keisti pasirinktų vykdytojų eiliškumą.

6.2.7. DVS turi būti realizuota galimybė kuriant užduotį susieti ją su Sistemoje užregistruotu dokumentu arba dokumento projektu.

6.2.8. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti elektroniniu paštu atsakingą vykdytoją, kontroliuojančius ir informuojamus asmenis apie užduoties sukūrimą.

6.2.9. DVS turi būti realizuota galimybė užduoties gavėjui atmesti užduotį. Turi būti galimybė kuriant konkrečią užduotį nurodyti, kad užduoties atmetimas nebūtų galimas.

6.2.10. Atmetant užduotį, privalo būti įrašoma atmetimo priežastis. Jos neįrašius, atmetimo veiksmo DVS neturi leisti atlikti. Atmetus užduotį, jos kūrėjas turi būti įnormuojamas apie atmetimą ir jo priežastis.

6.2.11. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti vykdytoją

37

elektroniniu paštu apie užduoties paskyrimą.6.2.12. DVS turi būti realizuota galimybė automatiškai informuoti

vykdytoją elektroniniu paštu apie artėjantį ar pasibaigusį užduoties įvykdymo terminą.

6.2.13. DVS turi būti realizuota galimybė vykdytojui užfiksuoti užduoties įvykdymo duomenis.

6.2.14. DVS užduoties įvykdymo užfiksavimo funkcija turi išsaugoti šią informaciją:a) užduoties įvykdymo rezultato aprašymą,b) nuorodą į parengtus dokumentus (jei buvo reikalaujama parengti dokumentą),c) užduoties įvykdymo datą ir kt.

6.2.15. DVS turi būti numatyta užduoties įvykdymo patvirtinimo funkcija.

6.2.16. DVS turi būti realizuota galimybė peržiūrėti užduotis pagal:a) būseną,b) kontroliuojantį asmenį,c) atsakingą vykdytoją,d) įvykdymo terminą.

6.2.17. DVS turi būti realizuota galimybė peržiūrėti tik konkrečiam naudotojui skirtas ar jo inicijuotas užduotis arba matyti užduotis pagal pavaldumą (t. y. vadovas turi turėti teisę matyti pavaldinių užduočių vykdymo eigą).

6.2.18. DVS turi būti realizuota srautinio užduočių įvykdymo funkcija, leidžianti vienu veiksmu pažymėti daugiau negu vienos užduoties atlikimą.

6.2.19. Turi būti galimybė tekstu įvesti užduoties tarpinius rezultatus bei pažymėti procentinį užduoties įvykdymo įvertį.

6.3. Informavimas 6.3.1. DVS turi būti galimybė kurti neribotą kiekį informavimo šablonų,

pagal kuriuos DVS automatiškai vykdys naudotojų informavimą siunčiant pranešimus el. paštu ir atvaizduojant pranešimus DVS lange.

6.3.2. DVS turi leisti naudoti skirtingas pranešimų el. paštu formas skirtingiems informavimo šablonams, į pranešimo tekstą įkeliant informaciją iš dokumento ar užduoties formos (pvz. dokumento pavadinimą, užduoties terminą ir kt.). Pranešimų formos turi palaikyti HTML formatą.

6.3.3. DVS turi būti galimybė informavimo šablonams nustatyti pranešimų siuntimo pabaigą.

6.3.4. DVS turi būti galimybė informavimo šablonuose aprašyti objektų išrinkimo sąlygas, naudojant įvairius parametrus, pvz.: objekto metaduomenų/atributų reikšmės ir pan.

6.3.5. Turi būti galimybė kurti naujus ir koreguoti esamus informavimo

38

šablonus šiems objektų tipams:

1. Dokumentacijos plano sritis;2. Byla;3. Registras;4. Dokumentas;5. Užduotis;6. Asmuo;7. Įstaiga;8. Grupė;9. Departamentas, skyrius;10. Funkcija (org. struktūroje).

6.3.6. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus visiems objektų tipams turi būti galimybė pasirinkti tokius veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

1. Sukuriamas naujas objektas;2. Redaguojamas esamas objektas;3. Keičiamos objekto prieigos teisės;4. Pašalinamas esamas objektas.

6.3.7. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus byloms, turi būti galimybė pasirinkti šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

1. Bylos uždarymas arba atidarymas;2. Bylos kopijavimas;3. Bylos priskyrimas kitai sričiai.

6.3.8. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus dokumentams, turi būti galimybė pasirinkti šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

1. Dokumento kopijavimas;2. Dokumento išsiuntimas el. paštu;3. Dokumento atmetimas (pvz. derinimo procesuose);4. Dokumento patvirtinimas (pvz. derinimo procesuose);5. Dokumento paėmimas („check-out“) ir dokumento grąžinimas („check-in“);6. Dokumento priskyrimas bylai;7. Dokumento registravimas;8. Rezoliucijos paskyrimas dokumentui;9. Dokumento įtraukimas į dažniausiai naudojamus objektus („favourites“);10. Dokumento išsiuntimas peržiūrai, patvirtinimui, suderinimui ir kt. veiksmams;11. Automatinio proceso, susijusio su dokumentu, inicijavimas.

6.3.9. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus užduotims, turi būti galimybė pasirinkti šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

1. Užduoties atlikimas;2. Užduoties atlikimo patvirtinimas;

39

3. Užduoties atmetimas;4. Užduoties atšaukimas;5. Užduoties paskyrimas kitam naudotojui;6. Užduoties tapimas vėluojančia.

6.3.10. Kuriant ir koreguojant informavimo šablonus asmenims, turi būti galimybė pasirinkti šiuos papildomus veiksmus, apie kuriuos bus informuojama:

1. Asmuo pažymimas kaip išvykęs iš biuro;2. Asmuo pažymimas kaip grįžęs iš biuro;3. Asmeniui sukuriamas naudotojas, suteikiamas prisijungimas prie Sistemos;4. Asmeniui pašalinamas naudotojas, panaikinamas prisijungimas prie Sistemos;5. Asmuo susiejamas su jo įrašu LDAP šaltinyje (pvz. Active Directory);6. Asmuo atsiejamas su jo įrašu LDAP šaltinyje (pvz. Active Directory).

6.3.11. DVS turi būti galimybė Sistemos administratoriui pačiam vartotojui nusistatyti informavimo el. paštu bei Sistemoje taisykles, nurodant pranešimų, dažnumą, veiksmus (apie kuriuos turi būti informuojama), pranešimų siuntimo pabaigą.

6.3.12. DVS turi leisti administratoriui nustatyti kitų vartotojų informavimo el. paštu bei Sistemoje taisykles. Nustatymai būti atliekami tiek atskiram vartotojui, tiek jų grupei.

6.4. Pavadavimai6.4.1. DVS turi būti realizuota automatinio dokumentų ir užduočių

perdavimo pavaduojančiam asmeniui (ligos, atostogų, komandiruočių ir pan. atvejais) funkcija („išvykimas iš biuro“), kuri automatiškai perduoda pavaduojamojo darbuotojo užduotis ir darbus pavaduojančiam darbuotojui.

6.4.2. Darbuotojo išvykimo iš biuro požymį turi galėti pakeisti tik pats darbuotojas, jo vadovas ir Sistemos administratorius.

6.4.3. Darbuotojo išvykimo iš biuro požymis gali būti nustatomas šiais būdais:a) Rankiniu būdu, pažymint išvykimą einamuoju metu;b) Iš anksto užpildant būsimą išvykimo iš biuro datą. Suėjus

nurodytai datai, išvykimo būsena turi pasikeisti automatiškai.6.4.4. Išvykimo iš biuro būsenos keitimo metu turi būti galimybė nurodyti

dokumentą, kurio pagrindu keičiama būsena (pvz. įsakymas atostogoms, komandiruotei ar pan.).

6.4.5. Išvykimo iš biuro būsenos keitimo turi būti galimybė vienu veiksmu grąžinti paimtus redagavimui dokumentus („srautinis dokumentų grąžinimas“).

6.4.6. Vienu veiksmu grąžinant paimtus redagavimui dokumentus, turi būti galimybė vieną kartą nurodyti grąžinimo veiksmo pagrindimą (komentarą) ir komentaras turi būti atvaizduojamas visiems

40

grąžintiems dokumentams.6.4.7. Išvykimo iš biuro būsenos keitimo metu turi būti galimybė vienu

veiksmu perduoti darbuotojo vykdomas užduotis kitam darbuotojui („srautinis užduočių perdavimas“). Turi būti galimybė sužymėti taip perduodamas užduotis ir perduoti ne visas, o tik pasirinktas užduotis.

6.4.8. Išvykimo iš biuro būsenos keitimo metu, atliekant srautinį užduočių perdavimą, turi būti galimybė nurodyti skirtingus darbuotojus (kuriems perduodamos užduotys) skirtingoms užduotims.

6.4.9. Išvykimo iš biuro būsenos keitimo metu, atliekant srautinį užduočių perdavimą, turi būti galimybė perduoti tik tas užduotys, kurių kūrimo metu buvo pažymėtas požymis, leidžiantis užduotis deleguoti kitiems darbuotojams.

6.4.10. Grįžusiam darbuotojui pirmojo prisijungimo metu Sistema turi automatiškai pasiūlyti pasikeisti išvykimo iš biuro būseną.

6.4.11. Turi būti galimybė grįžusiam darbuotojui pamatyti užduotis ir dokumentus, kurie jam nesant buvo perduoti pavaduojančiam asmeniui.

6.4.12. Turi būti galimybė kitiems naudotojams kuriant užduotis matyti, kurie darbuotojai yra šiuo metu išvykę iš biuro.

6.4.13. DVS turi būti galimybė darbuotojui išėjus iš darbo darbuotojui automatizuotai, vienu veiksmu perkelti jam skirtas užduotis kitam darbuotojui.

6.5. Dokumentų rengimas, vizavimas, pasirašymas, tvirtinimas6.5.1. DVS turi būti realizuota rengiamo dokumento projekto sukūrimo

funkcija.6.5.2. DVS rengiamo dokumento projekto sukūrimo funkcija turi

užfiksuoti šiuos dokumento projektą identifikuojančius duomenis:a) dokumento pavadinimą,b) dokumento turinį,c) rengiamo dokumento rūšį,d) adresatą (jei rengiamas siunčiamas dokumentas),e) su rengiamu dokumentu susijusius dokumentus,f) dokumento rengėjus,g) dokumentą vizuojančius asmenis,h) dokumentą pasirašančius asmenis,i) dokumentą tvirtinančius asmenis,j) pastabas.

6.5.3. DVS turi būti dokumentų projektų šablonų (ruošinių) kūrimo funkcijos.

6.5.4. DVS turi būti realizuota galimybė sukurti naują dokumentą iš Sistemoje registruoto šablono (ruošinio). Kuriant dokumentą iš dokumento projekto šablono, turi būti perkeltos iš projekto šablono jame nurodytų laukų reikšmės, įskaitant ir pradinį būsimo dokumento projekto turinį.

6.5.5. DVS turi leisti sudaryti, redaguoti ir išsaugoti kompleksinius

41

(sudėtinius) dokumentus, sudarytus iš skirtingų MS Office dokumentų tipų (Word, Excel, Power Point), LibreOffice, skenuotų dokumentų (grafiniai failai), Adobe Acrobat (*.pdf) ir *.html failų.

6.5.6. Prisegtus failus (MS Office, LibreOffice, PDF ir kt.) DVS turi atvaizduoti grafinėmis piktogramomis priklausomai nuo failo tipo. Piktogramos turi būti maksimaliai panašios į kasdieninėje Windows operacinės Sistemos aplinkoje atvaizduojamas piktogramas.

6.5.7. DVS turi būti realizuota galimybė iš anksto nurodyti, kas turi derinti, vizuoti, pasirašyti, tvirtinti, susipažinti, registruoti dokumento projektą.

6.5.8. DVS turi būti galimybė kurti, išsaugoti ir peržiūrėti dokumentų projektų versijas. Sistema neturi riboti kuriamų ir saugomų dokumentų projektų versijų skaičiaus. DVS turi leisti kurti naują projekto versiją senos pagrindu tokiu būdu perkeliant visus ar dalį senos dokumento versijos metaduomenų.

6.5.9. DVS turi būti realizuotos nuoseklaus ir lygiagretaus dokumentų derinimo būdų funkcijos.

6.5.10. DVS turi neleisti vienu metu redaguoti tą patį Sistemoje saugomą dokumento projektą keliems naudotojams (check-in/check-out funkcija). DVS turi būti galimybė paėmus („check-out“) dokumentą, jį grąžinti į DVS be jokių pakeitimų (t. y. anuliuoti paėmimą).

6.5.11. DVS turi būti realizuota galimybė iš Sistemos aplinkos (pvz., MS Word) išsaugoti rengiamo dokumento turinį tiesiai DVS neatliekant papildomų veiksmų, susijusių su dokumento išsaugojimu darbo vietos kompiuteryje.

6.5.12. DVS turi būti realizuota dokumentų siuntimo derinti/vizuoti funkcija.

6.5.13. DVS dokumentų siuntimo derinti/vizuoti funkcija turi leisti:a) nurodyti darbuotojus, su kuriais reikia suderinti/vizuoti rengiamą dokumentą,b) nurodyti derinimo/vizavimo tipą (lygiagretus, nuoseklus),c) pažymėti, ar derinimo/vizavimo metu galimas dokumento turinio keitimas, ar tik komentarų rašymas rengiamam dokumentui,d) galimybė nurodyti komentarą/pastabą perduodant dokumentą derinti/vizuoti.

6.5.14. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti elektroniniu paštu derinantį/vizuojantį (nuoseklaus derinimo/vizavimo atveju) ar derinančius/vizuojančius (lygiagretaus derinimo/vizavimo atveju).

6.5.15. Naudodamas DVS, derinantis/vizuojantis turi galėti:a) rašyti komentarus rengiamam dokumentui, b) keisti rengiamo dokumento derinimui/vizavimui skirtos kopijos turinį arba ankstesnio derinančiojo/vizuojančiojo redaguotos dokumento kopijos turinį priklausomai nuo siuntimo

42

derinimui/vizavimui metu nurodyto požymio,c) inicijuoti papildomą derinimo ciklą,d) pažymėti rengiamo dokumento derinimo/vizavimo pabaigą,e) neigiamai vizuoti dokumentą nurodant komentarą/pastabą.

6.5.16. Papildomų derinimo ciklų skaičius neturi būti ribojamas.

6.5.17. DVS turi būti realizuota galimybė vienu metu vizuoti daugiau negu vieną dokumentą.

6.5.18. DVS turi leisti konfigūruoti, ar reikalaujamas vizavimo tvirtinimas elektroniniu parašu.

6.5.19. Naudodamas DVS, dokumento rengėjas turi turėti galimybę nutraukti arba paleisti iš naujo rengiamo dokumento derinimo/vizavimo procesą.

6.5.20. DVS dokumentų siuntimo pasirašyti funkcija turi leisti nurodyti darbuotojus, kurie turi pasirašyti rengiamą dokumentą.

6.5.21. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti elektroniniu paštu pasirašančius asmenis apie dokumento išsiuntimą pasirašyti.

6.5.22. DVS turi būti realizuota galimybė vienu metu pasirašyti daugiau negu vieną dokumentą („srautinis“ pasirašymas) vieno PIN kodo įvedimu. Reikalavimas taikytinas tiek ADOC, tiek PDF specifikacijų pagrindu pasirašomiems dokumentams.

6.5.23. Pasirašius dokumentų paketą Sistema turi automatiškai užbaigti pasirašymo užduotį ir automatiškai pereiti prie kito proceso žingsnio.

6.5.24. Pasirašius dokumentų paketą Sistema turi automatizuotai užregistruoti pasirašytus dokumentus ir automatiškai pasirašyti registracijos metaduomenis, jeigu taip buvo nurodyta procese (pvz. derinimo ir pasirašymo darbų sekoje).

6.5.25. Prieš pasirašant daug dokumentų vienu veiksmu, turi būti galimybė atfiltruoti dokumentų sąrašą pagal pasirinktus laukelius (reg. data, pavadinimas ir kt.) ir juos sužymėti. Turi būti pasirašomi tik pažymėti dokumentai

6.5.26. DVS dokumentų siuntimo tvirtinti funkcija turi leisti nurodyti darbuotojus, kurie turi patvirtinti rengiamą dokumentą.

6.5.27. DVS turi būti realizuota galimybė informuoti elektroniniu paštu tvirtinančius asmenis apie dokumento išsiuntimą tvirtinti.

6.5.28. DVS turi būti realizuota galimybė inicijuoti pasirašytų (priimtų) dokumentų registravimą.

6.5.29. DVS registruojant pasirašytą dokumentą Sistema dokumento registracijos kortelėje turi automatiškai išsaugoti dokumento kūrimo, derinimo, vizavimo, pasirašymo cikle suformuotus dokumento rekvizitus bei turinį (pavadinimas, sudarytojas, derino, vizavo, ir kt.).

43

6.6. Procesų („workflows“) valdymas6.6.1. DVS turi būti realizuota galimybė konfigūravimo būdu (be

programavimo) kurti dokumentų procesų ruošinius ir juos redaguoti. Dokumentų procesai ir jų ruošiniai turi būti rengiami ir redaguojami integruotoje grafinėje DVS sąsajoje (UML flowchart arba lygiaverčiame grafike) valstybine lietuvių kalba, išvengiant papildomos programinės įrangos diegimo darbo vietos kompiuteriuose.

6.6.2. DVS turi būti galimybė kiekvienam dokumento tipui individualiai pasirinkti procesus, kurie galimi atitinkamam dokumento tipui.

6.6.3. Turi būti galimybė individualiai nustatyti proceso ruošinio galiojimo pradžios datą. Procesų ruošinius galima vykdyti tik tada, kai ateina nustatyta data.

6.6.4. Sistemoje sukūrus dokumentą ar jo projektą (pirmą kartą išsaugojus dokumento kortelę), turi būti galimybė automatiškai pradėti/startuoti numatytą procesą be jokių naudotojo atliekamų veiksmų. Turi būti galimybė Sistemos administratoriui įjungti/atjungti šios funkcijos vykdymą kiekvienam dokumento tipui atskirai.

6.6.5. Grąžinant („check-in“) į Sistemą dokumentą, turi būti galimybė automatiškai pradėti/startuoti numatytą procesą be jokių naudotojo atliekamų veiksmų. Turi būti galimybė Sistemos administratoriui įjungti/atjungti šios funkcijos vykdymą kiekvienam dokumento tipui atskirai.

6.6.6. Turi būti galimybė rankiniu būdu inicijuoti proceso vykdymą. Inicijuoti galima tik tuos procesus, kurių šablonai leidžiami atitinkamam dokumentų tipui.

6.6.7. DVS turi būti galimybė kiekvienam dokumento tipui individualiai nustatyti procesą, kuris bus automatiškai pradėtas/startuotas kai pirmą kartą išsaugojama dokumento kortelė.

6.6.8. Procesų ruošinių kūrimas turi būti realizuotas grafinėje aplinkoje (UML flowchart arba lygiaverčiame grafike), konstruojant proceso eigą drag-and-drop principu. Programavimo aplinka (pvz., Visual Studio) nėra tinkama aplinka dokumentų procesų šablonų konstravimui.

6.6.9. Vykdant procesą, turi būti galimybė iš dokumento (kuriam vykdomas procesas) kortelės peržiūrėti vykdomo proceso eigą grafinėje aplinkoje (UML flowchart arba lygiaverčiame grafike), aiškiai išskiriant tuo metu vykdomą (-us) žingsnį (-ius).

6.6.10. Proceso žingsnių vykdytojai ir kuratoriai turi turėti galimybė sustabdyti ir atšaukti procesą, jeigu jiems tokia teisė buvo suteikta konstruojant atitinkamą proceso šabloną.

6.6.11. Proceso žingsnių vykdytojai ir kuratoriai turi turėti galimybę praleisti proceso žingsnį (-ius), jeigu jiems tokia teisė buvo suteikta konstruojant atitinkamą proceso šabloną.

6.6.12. Kuriant procesų ruošinius grafinėje aplinkoje, DVS turi pateikti

44

galimus proceso konstravimui panaudoti veiksmus:a) Nurodyti proceso pradžią ir pabaigą;b) Naudotojų atliekamus žingsnius - užduotis;c) Automatinius Sistemos atliekamus žingsnius;d) Proceso eigos išsišakojimus ir susijungimus.

6.6.13. Konstruojant procesus ir pasirenkant naudotojų atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė pasirinkti iš kelių užduočių tipų:

a) Atskiras atliekamas žingsnis be išsišakojimo – tokiu atveju įkeliamas vienas žingsnis, nepasiūlant jokių proceso išsišakojimo galimybių;

b) Suderinimo, patvirtinimo ir pan. tipo žingsnis, kuris automatiškai turi pasiūti išsišakojimo variantus tiek atmetimo, tiek suderinimo/patvirtinimo atveju;

c) „Rezoliucijos“ tipo žingsnis – šiame žingsnyje vykdoma užduotis turi atitikti reikalavimus, keliamus rezoliucijų rašymui (žr. skyrių 6.1 Dokumentų registravimas, kaupimas ir valdymas)

6.6.14. Kuriant procesų ruošinius grafinėje aplinkoje ir aprašant proceso eigos išsišakojimus, turi būti galimybė aprašyti išsišakojimo sąlygas, priklausančias nuo dokumento (kuriam vykdomas procesas) metaduomenų reikšmių (pvz. sutartis turi būti nukreipiama vienu iš kelių galimų kelių priklausomai nuo atributo „Sutarties suma“ reikšmės; arba turi būti sugeneruojama automatinė užduotis teisininkui, jeigu dokumento kortelėje yra pažymėtas požymis „Derinti su teisininku“ ir kt.)

6.6.15. Aprašant išsišakojimo sąlygas, priklausančias nuo dokumento metaduomenų reikšmių, turi būti galimybė aprašyti sudėtines sąlygas, naudojant šiuos duomenis:

a) Imant kelių atributų reikšmes;b) Imant žingsnio vykdymo metu esančias datos/laiko reikšmes;c) Imant bet kurias kitas DVS saugojamas reikšmes, nebūtinai

susijusias su konkretaus dokumento (kuriam vykdomas procesas) reikšmėmis. Pvz. žingsnį vykdančio asmens priklausomybė org. struktūros vienetui ir pan.

Turi būti galimybė sudėtines sąlygas tarpusavyje sujungti naudojant loginius operatorius IR („and“) , ARBA („or“).

6.6.16. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti žingsnio pavadinimą. Turi būti galimybė žingsnio pavadinimą imti iš dokumento metaduomenų reikšmių – t. y. dokumento, kuriam vykdomas procesas, pasirinkto atributo reikšmės.

6.6.17. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė užduoties gavėjams pateikti papildomą tekstinę informaciją (pvz. detalesnį žingsnio aprašymą ir pan.).

6.6.18. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti

45

galimybė nurodyti žingsnio – užduoties terminą darbo valandomis. 6.6.19. Nurodžius terminą darbo valandomis ir vykdant procesą, DVS turi

automatiškai apskaičiuoti užduoties terminą, atsižvelgiant į perkančiosios organizacijos darbo pradžios ir pabaigos valandas.

6.6.20. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti žingsnio – užduoties terminą, kuris priklauso nuo konkrečiame dokumente (kuriam vykdomas procesas) užpildytos metaduomenų reikšmės (pvz. atributo „Atsakyti iki“ reikšmės)

6.6.21. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti atsakingus vykdytojus:

a) Grupę (užduotis siunčiama visiems grupės nariams);b) Visą organizaciją (užduotis siunčiama visiems organizacijos

darbuotojams);c) Organizacinės struktūros elementą (departamentą, skyrių,

funkciją) – tokiu atveju užduotis siunčiama visiems konkrečiai org. struktūrai priklausantiems darbuotojams.

Turi būti galimybė pasirinkti daugiau kelis vykdytojus (pvz. asmenį, grupę ir org. struktūros elementą) vienam proceso žingsniui - užduočiai, taip pat turi būti galimybė keisti pasirinktų vykdytojų eiliškumą.

6.6.22. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis ir pasirinkus daugiau negu vieną vykdytoją, turi būti galimybė pažymėti, ar užduotys bus vykdomos nuosekliai ar lygiagrečiai.

6.6.23. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti pagalbininkus, t. y. asmenis, kurie matys visą proceso vykdymo eigą, tačiau tiesiogiai procese nedalyvaus ir neturės galimybės pažymėti užduočių įvykdymo arba atmetimo.

6.6.24. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė rankiniu būdu nurodyti kuratorių – asmenį, kuris kontroliuos užduoties vykdymą. Šis asmuo turi turėti galimybės stabdyti procesą, atšaukti procesą, praleisti proceso žingsnius.

6.6.25. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti kuratorių ne rankiniu būdu, bet automatiškai, t. y. išskaičiuojant pagal dokumente (kuriam vykdomas procesas) užpildytą metaduomenų reikšmę (pvz. atributo „Dokumento rengėjas“ reikšmė)

6.6.26. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti požymį, ar užduotis gali būti perduota kitiems vykdytojams. Priklausomai nuo pasirinkto požymio, DVS turi leisti arba uždrausti užduotį perduoti kitam naudotojui išvykstant iš biuro (žr. reikalavimų grupę „Pavadavimai“).

6.6.27. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti, ar konkretų žingsnį (užduotį) vykdantys darbuotojai turi teisė koreguoti ir taisyti vykdomą procesą.

46

6.6.28. Aprašant naudotojo atliekamus žingsnius – užduotis, turi būti galimybė nurodyti, ar konkrečiai žingsniui įvykdyti yra būtinas kvalifikuotas el. parašas. Proceso vykdymo metu vykdytojams nepasirašius žingsnio el. parašu, Sistema neturi leisti įvykdyti žingsnio.

6.6.29. Aprašant automatinius Sistemos atliekamus žingsnius, DVS turi leisti į proceso žingsnių vykdymo seką įtraukti automatinį dokumento registravimo žingsnį. Vykdant procesą su tokiu žingsniu, dokumentas turi būti automatiškai užregistruojamas be jokių naudotojo atliekamų veiksmų.

6.6.30. Aprašant automatinius Sistemos atliekamus žingsnius, DVS turi leisti į proceso žingsnių vykdymo seką įtraukti automatinį el. pašto žinutės siuntimo žingsnį. Vykdant procesą su tokiu žingsniu, el. pašto žinutė turi būti automatiškai išsiunčiama be jokių naudotojo atliekamų veiksmų.

6.6.31. Aprašant automatinius Sistemos atliekamus žingsnius, DVS turi leisti į proceso žingsnių vykdymo seką įtraukti automatinį dokumento kortelės reikšmių keitimo žingsnį. Vykdant procesą su tokiu žingsniu, DVS turi automatiškai pakeisti bet kurio dokumento kortelės lauko reikšmes pagal procese aprašytas sąlygas ir algoritmą (pvz. pakeičiama dokumento būsena, pakeičiama datos reikšmė, pakeičiama tekstinė reikšmė, pakeičiama pasirinkties („lookup“) reikšmė, pakeičiama skaitinė reikšmė ir kt.)

6.6.32. Skirtinguose procesuose kiekviename automatinio el. pašto žinutės siuntimo žingsnyje turi būti galimybė nurodyti:

a) El. laiško pavadinimą („subject“);b) Gavėjus;c) Žinutės tekstą („Body“);d) Požymį, ar siųsti el. laišką su pridėtais priedais

(„attachments“), ar siųsti be priedų. 6.6.33. Proceso šablone nurodžius automatiškai siunčiamą el. pašto žinutę,

žinutės tekste („body“) turi būti galimybė konfigūruoti turinį, į tekstą įtraukiant dokumento metaduomenis/rekvizitus (pvz. registracijos numeris, registracijos data, dokumento pavadinimas, dokumento rengėjas, dokumentą pasirašęs asmuo ir kt.).

6.6.34. DVS turi būti galimybė į proceso ruošinį įtraukti automatinį elektroninio dokumento ADOC ir PDF-LT registracijos metaduomenų pasirašymą nekvalifikuotu el. parašu. Vykdant procesą su tokiu žingsniu, el. dokumentas ADOC ir PDF-LT formatu turi būti automatiškai papildomas el. parašu, pasirašant dokumento registracijos metaduomenis.

6.6.35. Aprašant automatinius Sistemos atliekamus žingsnius, DVS turi leisti į į proceso žingsnių vykdymo seką įtraukti automatinį dokumento turinio konvertavimo į PDF rinkmeną žingsnį.

6.6.36. Proceso ruošinyje automatiškai atliekamame dokumentų

47

konvertavimo į PDF rinkmeną žingsnyje turi būti galimybė pasirinkti iš Sistemoje saugomų konvertavimo į PDF rinkmenas šablonų, pagal kurį bus kuriama PDF byla.

6.6.37. Proceso ruošinyje automatiškai atliekamame dokumentų konvertavimo į PDF rinkmeną žingsnyje turi būti galimybė pasirinkti, ar Sistema automatiškai turi sukurti naują dokumento versiją. Pažymėjus šį nustatymą ir vykdant procesą, Sistema turi automatiškai sukurti naują dokumento versiją: senojoje versijoje turi būti matomi originalūs priedai, o naujoje – konvertuoti į PDF.

6.6.38. Proceso ruošinyje automatiškai atliekamame dokumentų konvertavimo į PDF rinkmeną žingsnyje turi būti galimybė pasirinkti, ar atlikus priedų konvertavimą į PDF bylą, turi būti automatiškai pašalinami originalūs priedai.

6.6.39. Grafinė procesų modeliavimo sąsaja turi leisti proceso vykdymo grafinę seką eksportuoti į grafinio formato failą (jpg, tiff arba lygiavertį formatą).

6.7. Elektroninių dokumentų valdymas6.7.1. DVS turi būti realizuota galimybė rengti oficialius GeDOC ir valdyti

gautus GGedoc elektroninius dokumentus, pagal Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“, pasirašyti juos kvalifikuotu elektroniniu parašu, vizuoti (kvalifikuotu elektroniniu parašu arba elektroniniu parašu), tikrinti kvalifikuotą elektroninį parašą ir juo pasirašytus elektroninius dokumentus, automatiškai (arba nustačius procesą rankiniu būdu) dėti kvalifikuotas elektronines laiko žymas bei parengti elektroninius dokumentus perdavimui nuolat ir ilgai saugoti valstybės archyvui.

6.7.2. Turi būti galimybė operuoti oficialiais elektroniniais dokumentais, remiantis PDF-LT-V1.0 (toliau – PDF-LT) specifikacija, kuri patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. (1.3 E)VE-42. Turi būti galimybė atlikti visas šiame teisės akte minimus veiksmus su el. dokumentu (pasirašymas-sudarymas, vizavimas, tikrinimas ir kt.) elektroniniu būdu, visa tai atliekant tiesiogiai DVS ir nenaudojant jokios papildomos programinės įrangos

6.7.3. DVS turi būti realizuoti PDF-LT-V1.0 specifikacijos abu reikalavimų lygmenys: tiek A, tiek B.

6.7.4. DVS turi būti realizuota galimybė pasirašyti dokumentus elektroniniu būdu ADOC-V1.0 (toliau – PDF) formatu, identifikuoti parašus paremtus XAdES formatais ir juos atpažinti, visa tai atliekant tiesiogiai DVS ir nenaudojant jokios papildomos programinės įrangos.

6.7.5. DVS turi būti galima elektroniniu parašu pasirašyti šias operacijas

48

ADOC formatui:a) Pasirašymas; b) Tvirtinimas; c) Vizavimas; d) Suderinimas; e) Registravimas; f) Gauto dokumento registravimas;g) Supažindinimas;h) Archyvinis patvirtinimas;i) Kopijos tikrumo patvirtinimas.

6.7.6. DVS turi būti galima elektroniniu parašu pasirašyti šias operacijas PDF-LT formatui:

a) Pasirašymas;b) Tvirtinimas;c) Suderinimas;d) Vizavimas;e) Sudaryto dokumento registravimas;f) Gauto dokumento registravimasg) Supažindinimas;h) Rezoliucijos įrašymas;i) Žyma apie užduoties įvykdymą;j) Archyvinio patvirtinimas;k) Kopijos tikrumo patvirtinimas;l) Autentiškumo (vientisumo) patvirtinimas.

6.7.7. DVS turi leisti užregistruoti gautą elektroninį dokumentą ADOC ir PDF-LT formatu.

6.7.8. DVS turi leisti automatinėmis priemonėmis pasirašyti gauto dokumento registracijos metaduomenis (tiek ADOC, tiek PDF-LT) formatams

6.7.9. DVS turi leisti sukurti dokumento projektus, kurie vėliau bus pasirašomi ADOC ir PDF-LT formatus.

6.7.10. DVS turi leisti užregistruoti siunčiamus ir vidaus dokumentų projektus ADOC ir PDF formatais po to, kai jie yra pasirašomi. DVS turi būti realizuota galimybė dokumento el. pasirašymo metu DVS priemonėmis automatiškai pasirašyti dokumentą registravimo metaduomenis nekvalifikuotu el. parašu.

6.7.11. DVS turi leisti patikrinti bet kurį elektroniniame dokumente esantį elektroninį parašą.

6.7.12. DVS turi leisti patikrinti saugomo dokumento atitikimą ADOC ir PDF-LT specifikacijai.

6.7.13. DVS turi leisti pateikti naudotojui visą ir detalią informaciją apie:a) elektroninį dokumentą sudarančius failus;b) pridedamus elektroninius dokumentus;c) elektroninius parašus;d) metaduomenis.

49

6.7.14. DVS turi gebėti su perkančiąja organizacija suderintus, ADOC specifikacijos reikalavimų neatitinkančius turinio formatus, prieš sukuriant ADOC elektroninį dokumentą, automatizuotai konvertuoti į PDF formatą.

6.7.15. DVS turi leisti atlikti elektroninio dokumento sudarymo, pasirašymo ir patikrinimo funkcijas naudojantis interneto naršykle. Šioms operacijoms atlikti neturi būti reikalinga instaliuoti darbo vietose jokios programinės įrangos (išskyrus pasirašymo įrangos įrenginių tvarkykles).

6.7.16. DVS turi būti realizuota galimybė elektroninių parašų patvirtinimui naudoti visų elektroninio parašo paslaugas teikiančių Lietuvoje įregistruotų kvalifikuotus sertifikatus sudarančių sertifikavimo paslaugų tiekėjų sudarytus kvalifikuotus sertifikatus.

6.7.17. DVS turi būti realizuota galimybė pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, panaudojant Lietuvoje ar kitoje Europos Sąjungos valstybėje įregistruotų kvalifikuotus sertifikatus sudarančių sertifikavimo paslaugų tiekėjų tiekiamą saugią parašo formavimo įrangą: lustines korteles (valstybės tarnautojo pažymėjimas, asmens tapatybės kortelė) ir kriptografinius USB raktus, bei mobiliu elektroniniu parašu, panaudojant Lietuvoje veikiančių mobilaus ryšio operatorių tiekiamą saugią parašo formavimo įrangą – SIM korteles.

6.7.18. DVS turi būti realizuota galimybė DVS automatinėmis priemonėmis suformuoti/papildyti elektroninių ADOC dokumentų elektroninius parašus iki XAdES-EPES, XAdES-T, XAdES-C, XAdES-X-L, XAdES-A formatų. DVS turi gebėti kreiptis į bet kurį nurodytą kvalifikuotų laiko žymų tiekėją įregistruotą Europos Sąjungos valstybėse, su kuriuo perkančioji organizacija sudarys kvalifikuotų laiko žymų pirkimo sutartį.

6.7.19. DVS turi būti realizuota galimybė DVS automatinėmis priemonėmis suformuoti/papildyti PDF-LT formato elektroninių dokumentų elektroninius parašus iki PAdES-BES, PAdES-EPES ir PAdES-LTV formatų.

6.7.20. Turi būti galimybė kiekvienam dokumento tipui nustatyti individualius ADOC parašo lygius (nuo XAdES-EPES iki XAdES-A formatų).

6.7.21. Turi būti galimybė kiekvienam dokumento tipui nustatyti individualius PDF-LT parašo lygius (PAdES-BES, PAdES-EPES ir PAdES-LTV).

6.7.22. Turi būti galimybė spausdinti elektroninių dokumentų nuorašus ir išrašus pagal visas Elektroniniu dokumentu nuorašų išrašų spausdinimo rekomendacijas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 4 d. įsakymu Nr.V-67.

6.7.23. Turi būti galimybė DVS sąsajoje konfigūravimo būdu susikurti neribotą kiekį pasirašymo kvalifikuotu el. parašu konfigūracijų ir

50

pasirašymo konfigūracijas priskirti kiekvienam dokumentų tipui individualiai

6.7.24. Turi būti galimybė vieną iš pasirašymo konfigūracijų nurodyti kaip numatytąją pagal nutylėjimą. Ši konfigūracija turi būti parenkama automatiškai tiems dokumentų tipams, kuriems nėra nustatyta kita parašo konfigūracija.

6.7.25. Parašo konfigūracijose turi būti galimybė pažymėti, ar šios konfigūracijos pagrindu sukurtiems dokumentams DVS automatiškai uždės laiko žymas

6.7.26. Parašo konfigūracijose turi būti galimybė nurodyti laiko žymų adresą. DVS turi veikti su RFC 3161 standartą atitinkančiomis laiko žymomis.

6.7.27. Parašo konfigūracijose turi būti galimybė pažymėti, ar šios konfigūracijos pagrindu sukurtiems dokumentams DVS automatiškai turi įtraukti parašo patikrinimo duomenis, t. y. kreiptis į nurodytas OCSP tarnybas.

6.7.28. Parašo konfigūracijose turi būti galimybė nurodyti kvalifikuotų sertifikatų galiojimo patvirtinimo serverio adresą (OCSP). DVS turi veikti su RFC 2560 standartą atitinkančia OCSP paslauga.

6.7.29. Parašo konfigūracijose turi būti galimybė pažymėti, ar šios konfigūracijos pagrindu sukurti dokumentai turi būti DVS priemonėmis automatiškai pakeliami į XAdES-X-L lygį

6.7.30. Parašo konfigūracijose turi būti galimybė pažymėti, ar šios konfigūracijos pagrindu sukurti dokumentai turi būti DVS priemonėmis automatiškai būti pakelti į XAdES-A lygį

6.7.31. Parašo konfigūracijose turi būti galimybė konfigūruoti periodą (intervalą), kokiu dažnumu turi būti dedamos papildomos laiko žymos XAdES-A lygio dokumentams

6.7.32. DVS turi būti realizuota galimybė sukurti PDF-LT formato elektroninį dokumentą iš PDF/A formato elektroninių dokumentų.

6.7.33. Pasirašyti ir nepasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu dokumentai turi skirtis vizualiai. DVS turi aiškiai vizualiai išskirti negaliojančius/nevalidžius el. dokumentus.

6.7.34. DVS turi būti realizuotas automatiškai (be naudotojo įsikišimo) veikiantis laiko žymų uždėjimo ir tikrinimo funkcionalumas.

6.7.35. DVS turi būti galimybė administratoriui konfigūravimo būdu nurodyti kvalifikuotų laiko žymų serverio adresą. DVS turi veikti su RFC 3161 standartą atitinkančiomis laiko žymomis. Laiko žymų dėjimo mechanizme turi būti naudojamas SHA-256 metodas duomenų rinkinio santraukai (angl. „hash“).

6.7.36. Įkeliant į DVS gautą elektroninį dokumentą ADOC ir PDF-LT formatu, dokumento kortelė turi būti automatiškai užpildoma metaduomenimis, esančiais elektroniniame dokumente (su galimybe juos koreguoti), taip pat turi būti realizuota galimybė automatiškai susieti siuntėją DVS su ADOC ir PDF-LT paraše

51

nurodytu siuntėju.6.7.37. Turi būti galimybė Sistemoje konfigūravimo būdu (be

programavimo) kurti, išsaugoti ir naudoti daugiau negu vieną ADOC ir PDF-LT metaduomenų automatinio užpildymo šabloną, kuriame aprašomas ADOC ir PDF-LT laukų siejimas su DVS esančiais metaduomenimis/atributais.

6.7.38. DVS nei techninėmis galimybėmis, nei licencinėmis galimybėmis neturi riboti pasirašymų kvalifikuotu elektroniniu parašu skaičiaus.

6.8. DVS integracija su elektroninio archyvo informacine sistema (EAIS)6.8.1. DVS turi būti galimybė dokumentacijos planus suderinti su

valstybės archyvais integracinės sąsajos su EAIS pagalba. Visos EAIS integracijos funkcijos turi būti pasiekiamos iš DVS sąsajos.

6.8.2. DVS turi būti galimybė dokumentacijos planų papildymo sąrašus suderinti su valstybės archyvais integracinės sąsajos su EAIS pagalba.

6.8.3. DVS turi būti galimybė bylų apyrašų sąrašus suderinti su valstybės archyvais integracinės sąsajos su EAIS pagalba.

6.8.4. DVS turi būti galimybė ilgai ir nuolat saugomų bylų apyrašus suderinti su valstybės archyvais integracinės sąsajos su EAIS pagalba.

6.8.5. DVS turi būti galimybė dokumentų naikinimo aktus suderinti su valstybės archyvais integracinės sąsajos su EAIS pagalba.

6.8.6. DVS turi būti galimybė automatinėmis priemonėmis formuoti naikinti atrinktų bylų aktus ir juos perduoti tiesiogiai į EAIS.

6.8.7. DVS turi būti galimybė automatinėmis priemonėmis formuoti dokumentacijos plano, dokumentacijos plano papildymų sąrašo ir vienarūšių bylų sąrašų suvestinę ir ją perduoti tiesiogiai į EAIS.

6.8.8. DVS turi būti galimybė nuolat ir ilgai saugomus dokumentus perduoti iš DVS į EAIS sisteminėmis DVS priemonėmis.

6.8.9. Prieš perduodant elektroninius dokumentus į EAIS turi būti galimybė automatinėmis DVS priemonėmis papildyti elektroninių ADOC dokumentų elektroninius parašus iki XAdES-X-L, XAdES-A formatų.

6.8.10. Prieš pradedant elektroninių dokumentų perdavimą į EAIS, DVS turi būti galimybė gauti pranešimus, ar valstybės archyvas patvirtino sutikimą priimti perduodamus elektroninius dokumentus, arba pateikti atsisakymo priimti dokumentus priežastis.

6.9. DVS integravimas su E. pristatymo sistema6.9.1. Integracija turi turėti galimybę suvesti ir į E. pristatymo sistemą

pateikti identifikacinius duomenis, reikalingus elektroninių dokumentų siuntimui per E. pristatymo sistemą.

6.9.2. Integracija turi suteikti galimybes vykdyti elektroninių dokumentų išsiuntimą ir perdavimą E. Pristatymo sistemai tiesiogiai iš DVS

52

sąsajos.6.9.3. Vykdant elektroninių dokumentų perdavimą per E. pristatymo

sistemą, turi būti galimybė pasirinkti gavėją, nurodant: a) Fizinio asmens atveju – vardą, pavardę ir asmens kodą arba el. pašto dėžutės adresą; b) Juridinio asmens atveju – juridinio asmens kodą.

6.9.4. Vykdant elektroninių dokumentų perdavimą per E. pristatymo sistemą, turi būti galimybė pasirinkti gavėją, nurodant numatomą pristatymo būdą: a) Elektroninis; b) Fizinis.

6.9.5. DVS turi automatiškai priimti ir pateikti E. pristatymo sistemos perduodamą informaciją apie elektroninio dokumento įteikimo arba neįteikimo faktą.

6.9.6. DVS turi būti galimybė peržiūrėti per E. pristatymo sistemą siunčiamų dokumentų išsiuntimo būseną.

6.9.7. Siunčiant dokumentą per E. pristatymo sistemą DVS turi gebėti suformuoti pranešimo tekstą (turi būti galimybė konfigūruoti pranešimo tekstą), bei kaip priedus išsiųsti elektroninio dokumento rinkmeną (.adoc). Esant poreikiui, turi būti galimybė sugeneruoti elektroninio dokumento rinkmeną PDF formatu.

6.9.8. Turi būti realizuota galimybė gauti elektroninius dokumentus tiesiogiai iš E. pristatymo sistemos į DVS.

6.9.9. DVS turi turėti galimybę nustatyti norimų gauti el. siuntų laiko intervalą.

6.9.10. Turi būti galimybė gavus el. dokumentą iš E. pristatymo sistemos, automatiškai paleisti iš anksto sukonfigūruotą procesą.

6.9.11. DVS administratorius turi turėti galimybę keisti standartinį pranešimo tekstą, kuris atvaizduojamas siunčiant dokumentus per E. pristatymo sistemą.

6.9.12. DVS turi turėti galimybes į standartinį pranešimo tekstą įterpti siunčiamo dokumento metaduomenų reikšmes (pvz. dokumento registracijos numerį ar datą).

6.9.13. DVS turi turėti galimybę automatiškai išsiųsti el. laišką dokumentus registruojantiems asmenims, gavus el. dokumentą iš E. pristatymo sistemos.

6.9.14. Turi būti galimybė automatiškai užregistruoti iš E. pristatymo sistemos gautus dokumentus nurodytame registre.

6.9.15. Gautiems dokumentams turi būti galimybė nurodyti dokumentų gavimo šaltinį – paštas, el. paštas, E. pristatymo sistema ir kt.

6.9.16. Veiksmų istorijoje turi būti fiksuojama dokumentų išsiuntimo ir gavimo per E. pristatymo sistemą istoriją.

6.10. Informacijos paieška ir peržiūra6.10.1. DVS turi būti realizuota pilnatekstės paieškos funkcija tiek tarp

rekvizitų, tiek ir dokumentų turinyje (tame tarpe ir MS Office,

53

LibreOffice formatu paruoštose bylose).6.10.2. DVS turi būti realizuota galimybė atlikti dokumentų paiešką pagal

šią dokumentų registravimo informaciją:a) registravimo numerį,b) dokumento registravimo datą,c) žodžius antraštėje,d) dokumento numerį,e) dokumento datą,f) dokumento būseną,g) dokumento rūšį,h) dokumento temą,i) registrą,j) bylą,k) dokumentų siuntėją/gavėją.

6.10.3. DVS turi būti realizuota galimybė sukurti paieškos formas:a) pažymėti standartinius paieškos kriterijus kaip naudojamus ar nenaudojamus,b) pridėti papildomus kriterijus pagal sistemoje naudojamus papildomus laukus,c) nustatyti paieškos formos pavadinimą.

6.10.4. DVS turi būti realizuota galimybė naudotojams išsisaugoti paieškos kriterijus ir vėliau galimybė jais pasinaudoti.

6.10.5. DVS turi būti realizuota galimybė ieškoti dokumentų pagal dokumento tipus, t. y. pasirinkus konkretų dokumento tipą, naudotojas turi galimybę užpildyti tik konkrečiam dokumentų tipui galimus paieškos kriterijus.

6.10.6. DVS paieškos mechanizmas turi grąžinti tik tą informaciją, kuri paiešką vykdančiam naudotojui yra prieinama pagal saugumo nustatymus (prieigos teises).

6.10.7. Turi būti realizuota galimybė peržiūrėti DVS patalpintų dokumentų (MS Office bylų, PDF dokumentų, atvaizdų) turinį tiesiogiai naršyklės lange, neatidarant specialių dokumentų redagavimui ar peržiūrai skirtų programų.

6.10.8. Turi būti realizuota galimybė dokumento turinį (*.doc, *.xls, *.ppt, *.odt,. grafinio formato bylas) konvertuoti į vieną ar atskiras *.pdf bylas; taip pat turi būti galimybė konvertavimo į PDF metu perkelti informaciją iš dokumento aprašo, pagal numatytus šablonus ir įkelti elektroninį dokumento „spaudą“ PDF formato dokumentams su svarbiausiais atributais iš numatyto ruošinio.

6.10.9. Turi būti galimybė prieš eksportuojant rodinių informaciją į išorines laikmenas pasirinkti rodinio eksportavimo šabloną, pagal kurį bus atvaizduojami eksportuoti duomenys.

6.10.10. DVS turi būti galimybė saugoti neribotą kiekį rodinių eksportavimo šablonų ir galimybė kiekvienam rodiniui pasirinkti šiuos šablonus pagal poreikį.

54

6.10.11. DVS turi būti galimybė versijuoti ir redaguoti rodinių eksportavimo šablonus MS Excel arba lygiavertėmis priemonėmis, leidžiančiomis modifikuoti eksportavimo šablono dizainą, stulpelių išdėstymą, šriftus ir kitus parametrus intuityvioje naudotojo sąsajoje be programavimo.

6.10.12. DVS turi būti galimybė ekrane matomus dokumentų, užduočių ar kontaktų sąrašus (rodinius) eksportuoti į MS Excel rinkmenas nenaudojant šablono, t. y. į Excel bylą įtraukiant ekrane matomus metaduomenis.

6.10.13. DVS turi būti galimybė ekrane matomus dokumentų, užduočių ar kontaktų sąrašus (rodinius) eksportuoti į MS Excel rinkmenas naudojant šabloną, t. y. į Excel bylą eksportuoti duomenys turi būti pritaikyti pagal sukurto šablono dizainą, stulpelių išdėstymą, šriftus ir kitus nurodytus parametrus.

6.10.14. DVS turi būti realizuota galimybė sudaryti dokumentacijos planą raštvedybiniams metams. Dokumentacijos planas turi būti formuojamas iš registrų bei bylų.

6.10.15. Turi būti galimybė sudaryti būsimų raštvedybinių metų dokumentacijos planą, atsižvelgiant į EAIS specifikacijas.

6.10.16. Turi būti galimybė peržiūrėti tiek einamųjų metų dokumentacijos planą, tiek būsimų metų dokumentacijos planą.

6.10.17. DVS turi būti realizuota galimybė sudaryti dokumentacijos planą raštvedybiniams metams. Dokumentacijos planas turi būti formuojamas iš registrų bei bylų.

6.10.18. DVS turi būti galimybė raštvedybinių metų pabaigoje automatiškai vienu veiksmu uždaryti visas bylas, kurios pažymėtos kaip automatiškai uždaromos / atidaromos kiekvienais metais.

6.10.19. DVS kiekvienas naudotojas turi turėti galimybė individualiai nusistatyti dokumentacijos plano matomumo požymį, rodant tik atidarytas bylas.

6.10.20. DVS kiekvienas naudotojas turi turėti galimybė individualiai nusistatyti dokumentacijos plano matomumo požymį, rodant atidarytas ir uždarytas bylas kartu.

6.10.21. DVS kiekvienas naudotojas turi turėti galimybė individualiai nusistatyti dokumentacijos plano matomumo požymį, rodant tik būsimų metų bylas (naudojama keičiant dokumentacijos planą kitiems metams).

6.10.22. DVS kiekvienas naudotojas turi turėti galimybė individualiai nusistatyti, ar jam bus matomos bylos, kurios yra dokumentacijos plane (pvz. ranka pildomi žurnalai,), tačiau nėra naudojamos DVS

6.10.23. Vienu veiksmu uždarius visas bylas, DVS turi automatiškai sukurti ir atidaryti naujų raštvedybinių metų bylas, turinčias atitinkamus požymius.

6.10.24. DVS turi būti galimybė raštvedybinių metų pabaigoje automatiškai vienu veiksmu uždaryti visus registrus, kurių pildymo laikotarpis

55

yra nurodytas „metų“ tipo.6.10.25. DVS turi būti galimybė kiekvienam registrui nurodyti registro

pildymo parametrus, t. y. nurodant tipą – „metų“ ar „tęstinis“. Turi būti galimybė nurodyti požymį, ar registras turi būti automatiškai uždaromas ir atidaromas.

6.10.26. Raštvedybinių metų pabaigoje automatiškai uždarius „metų“ tipo registrus, turi būti automatiškai atidaromi atitinkami nauji. Šis reikalavimas taikomas tiems registrams, turintiems automatinio uždarymo/atidarymo požymį.

6.10.27. Uždarytos bylos DVS turi būti pateikiamos ekrane atvaizduojant ir jų raštvedybinius metus.

6.10.28. DVS turi būti galimybė atvaizduoti visus (tiek aktualius, tiek archyvuotus) DVS saugomus dokumentus, nepriklausomai nuo dokumentų tipo viename lange su paieškos galimybėmis.

6.10.29. DVS turi būti sukurta bylų pagal dokumentacijos planą valdymo galimybė – kiekvienai bylai turi būti nurodomi: saugojimo terminas ir veiksmai (perkelti, naikinti, pratęsti saugojimo terminą, nesusidarė byla ir t. t.), kuriuos reikia atlikti, kai pasibaigia bylos saugojimo terminas.

6.10.30. DVS turi būti galimybė einamųjų kalendorinių metų dokumentacijos planą kopijuoti ateinantiems kalendoriniams metams, tvarkyti veiklų klasifikatorių, automatiškai skaičiuoti naują bylos indeksą priklausomai nuo pasirinktos veiklos. Veiklos sritys numeruojamos iš eilės, kaip punktai, o kiekvienos srities bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai. Turi būti galimybė bylai priskirti daugiau kaip vieną į ją dokumentus segantį skyrių.

6.10.31. DVS turi būti galimybė užpildyti šiuos dokumentacijos plano laukus (apimant, bet neapsiribojant):

a) bylos indeksą;b) bylos antraštę;c) bylos saugojimo terminą;d) bylos saugojimą reglamentuojančio teisės akto punktą ir jo

nuorodą;e) už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio skyriaus

pavadinimą arba darbuotojo vardą ir pavardę;f) pastabas;g) kitus Sistemos diegimo metu suderintus laukus.

6.11. Ataskaitos6.11.1. DVS turi būti realizuota ataskaitų (dokumentų sąrašai ir statistinės

ataskaitos) formavimo galimybė pateikiant ir instrumentą savo ataskaitų paruošimui ir įdėjimui į Sistemą.

6.11.2. DVS pateiktas ataskaitų paruošimo instrumentas turi leisti administratoriui konfigūruoti pageidaujamas ataskaitas, nurodant atrenkamų dokumentų kriterijus, ataskaitose pateikiamus atributus ir ataskaitų išvaizdą.

56

6.11.3. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu sukurti stulpelio („column“) tipo diagramos tipo ataskaitas.

6.11.4. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu sukurti linijinės („line“) tipo diagramos tipo ataskaitas.

6.11.5. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu sukurti pyrago („pie“) tipo diagramos tipo ataskaitas.

6.11.6. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu sukurti juostos („bar“) tipo diagramos tipo ataskaitas.

6.11.7. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu sukurti piltuvo („funnel“) tipo diagramos tipo ataskaitas.

6.11.8. Diagramos tipo ataskaitos turi būti atvaizduojamos visose HTML 5 palaikančiose naršyklėse, nereikalaujant jokios programinės įrangos ar įskiepių diegimo.

6.11.9. Kuriant bet kurio tipo diagramą, turi būti galimybė nurodyti jos parametrus (įskaitant, bet neapsiribojant):

a) Diagramos pavadinimas;b) Reikšmių pavadinimai (pvz. Pavadinimas, trukmė ir

kt.)c) Grupavimo parametras (pvz. sugrupuoti reikšmes

pagal asmenį/įmonę);d) Funkcija: suma, vidurkis, maksimali

reikšmė, minimali reikšmė ir pan.6.11.10. Diagramos tipo ataskaitos turi būti rengiamos ir redaguojamos DVS

sąsajoje valstybine lietuvių kalba, išvengiant papildomos programinės įrangos diegimo naudotojų arba DVS administratorių kompiuteriuose.

6.11.11. DVS turi turėti galimybę konfigūravimo būdu į dokumento formą įtraukti bet kurio tipo diagramą ir atvaizduoti diagramos duomenis .

6.11.12. DVS turi turėti galimybę konfigūravimo būdu į dokumento formą įtraukti bet kurio tipo diagramą ir dokumento formoje atvaizduoti diagramos duomenis.

6.11.13. DVS turi turėti galimybę konfigūravimo būdu į asmens arba įmonės formą įtraukti bet kurio tipo (stulpelinę, linijinę ir kt.) diagramą ir dokumento formoje atvaizduoti diagramos duomenis.

6.11.14. DVS turi turėti galimybę bet kurio tipo (stulpelinę, linijinę ir kt.) diagramai automatinėmis priemonėmis perduoti įvairius parametrus (formą atidarantis asmuo, einamoji data ir laikas, atidaromo objekto identifikacinis numeris) ir diagramos duomenis atvaizduoti priklausomai nuo paduotų parametrų.

6.11.15. DVS turi turėti galimybė rodiniui priskirti bet kurio tipo (stulpelinę, linijinę ir kt.) diagramą.

6.11.16. DVS turi būti galimybė rodinyje diagramą atvaizduoju kartu su ekrane matomų objektų sąrašu. Atvaizduojamas turinys turi būti identiškas, turi skirtis tik pateikimo forma (sąrašas ir grafinė

57

diagrama). Pvz., rodinyje atfiltravus tam tikrų suteiktų paslaugų sąrašą pagal pasirinktus kriterijus, ekrane turi būti atvaizduojamas tiek paslaugų sąrašas, tiek ir grafinė diagrama (pvz. „paslaugų kiekio pasiskirstymas pagal vykdančius specialistus“)

6.11.17. Atfiltravus duomenis rodinyje, turi automatiškai atitinkamai atsinaujinti ir diagramoje atvaizduojami duomenys.

6.11.18. Turi būti galimybė atspausdinti dokumento/užduoties kortelę ir suformuotas ataskaitas.

6.12. Dokumentų archyvavimas ir naikinimas6.12.1. DVS turi būti įgyvendinta galimybė automatizuoti dokumentų

archyvavimo procesus bei archyvuotų dokumentų saugojimo valdymą.

6.12.2. Turi būti galimybė nurodyti datą ir laiką, kada bus vykdomas dokumentų archyvavimas ir naikinimas

6.12.3. DVS turi būti galimybė susieti dokumentą su archyvuotu dokumentu.

6.12.4. DVS turi būti galimybė iš archyvuotų dokumentų sudaryti ataskaitas.

6.12.5. DVS turi būti įgyvendinta automatinio elektroninių dokumentų perkėlimo į elektroninį dokumentų archyvą funkcija.

6.12.6. Elektroninių dokumentų perkėlimo metu turi būti užtikrinta, kad:a) nepakis dokumentų turinys ir struktūra;b) visi dokumento elementai bus perkelti kaip integralus

vienetas;c) bus išsaugoti visi ryšiai tarp bylų, jų tomų ir jiems priskirtų

dokumentų;d) bus išsaugoti visi ryšiai tarp bylų, jų tomų ir dokumentų

metaduomenų.6.12.7. DVS turi būti galimybė automatiniam archyvavimui atrinkti ir

suformuoti bylų sąrašą.6.12.8. DVS turi būti galimybė naudotojui naikinimui atrinkti ir suformuoti

bylų sąrašą.6.12.9. DVS turi būti galimybė aprašyti dokumentų archyvavimo ir jų

šalinimo iš archyvo taisykles.6.12.10. Turi būti galimybė automatizuotai perkelti saugojimui sutvarkytas

bylas į archyvavimo komponentą.6.12.11. DVS turi būti įgyvendinta nesaugotinos informacijos pašalinimo iš

archyvo funkcija. Atlikus šią funkciją, turi būti:a) fiziškai ištrinami įrašai iš duomenų bazės;b) fiziškai ištrinamas dokumentų turinys (failai).

6.12.12. DVS turi būti galimybė Sistemos administratoriui koreguoti dokumentų archyvavimo taisykles.

6.13. Administravimas ir informacijos apsauga6.13.1. Visos Sistemos administravimo galimybės turi būti pasiekiamos per

58

internetinės naršyklės sąsają. Išimtis gali būti taikoma atsarginių kopijų kūrimui ir atstatymo mechanizmui.

6.13.2. Prieigos teisių mechanizmas turi būti paremtas grupių principu. Pvz., įdarbinus naują darbuotoją turi užtekti jį įtraukti į atitinkamas grupes, išvengiant prieigos teisių nustatymo individualiai kiekvienam objektui (bylai, dokumentui, puslapiui ir kt.)

6.13.3. DVS turi būti galimybė išsaugoti neribotą kiekį sinchronizacijos su LDAP šaltiniu konfigūracijų, nurodant konfigūracijos pavadinimą, šaltinio adresą, prisijungimo duomenis bei detaliai aprašant sinchronizuojamas savybes.

6.13.4. DVS turi būti realizuota galimybė bylas ir registrus administruoti skyrių lygmeniu.

6.13.5. DVS turi būti realizuota galimybė aprašyti organizacijos struktūrą, įskaitant jos elementus: departamentus, skyrius, funkcijas, asmenis.

6.13.6. Aprašant organizacinę struktūrą turi būti naudojama grafinė „medžio“ tipo sąsaja, leidžianti kurti/modifikuoti/šalinti organizacinės struktūros elementus neribojant nei struktūros pločio, nei ilgio.

6.13.7. Turi būti galimybė suglausti ir išplėsti („drill-down“) konkretaus lygio organizacinę struktūros atvaizdavimą.

6.13.8. DVS turi būti saugojama organizacinės struktūros istorija, įskaitant galimybę peržiūrėti org. struktūrą konkrečiai naudotojo pasirinktai datai.

6.13.9. DVS turi būti realizuota galimybė administruoti organizacinę struktūrą skyrių lygmeniu.

6.13.10. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui kurti naudotojus, naudotojų grupes, roles.

6.13.11. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui priskirti naudotojus naudotojų grupėms.

6.13.12. DVS turi būti realizuota galimybė įtraukti grupę į kitą grupę, t. y. kurti neribotą grupių hierarchiją.

6.13.13. DVS turi užtikrinti, kad asmens duomenys, susiję su konkrečiu dokumentu, turi būti atvaizduojami tokie, kokie buvo asmens susiejimo su dokumentu metu. Tai turi veikti nepriklausomai nuo to, ar asmens duomenys vėliau nebuvo atnaujinti.

6.13.14. DVS turi užtikrinti, kad organizacijos duomenys, susiję su konkrečiu dokumentu, turi būti atvaizduojami tokie, kokie buvo organizacijos susiejimo su dokumentu metu. Tai turi veikti nepriklausomai nuo to, ar organizacijos duomenys vėliau nebuvo atnaujinti.

6.13.15. Turi būti saugoma asmenų ir organizacijų duomenų keitimo istorija ir visi komponentai turi naudoti duomenis tokius, kurie egzistavo duomenų įvedimo metu (pvz. dokumentą pasirašiusio asmens pareigybė arba pavardė turi būti atvaizduojama tokia kokia buvo veiksmo atlikimo metu nepriklausomai nuo to, kad darbuotojo pareigybė arba pavardė jau yra pasikeitusi).

59

6.13.16. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui riboti/leisti prieigą prie nurodytų dokumentų nurodytiems naudotojams, naudotojų grupėms arba organizacinės struktūros elementams (departamentui, skyriui, funkcijai).

6.13.17. DVS turi būti realizuota galimybė riboti/leisti prieigą prie pasirinktų sričių, bylų ir dokumentų nurodytiems naudotojams, naudotojų grupėms arba organizacinės struktūros elementams (departamentui, skyriui, funkcijai).

6.13.18. Riboti/leisti prieigą prie pasirinktų sričių, bylų ir dokumentų nurodytiems naudotojams, naudotojų grupėms arba organizacinės struktūros elementams (departamentui, skyriui, funkcijai) turi teisę turėti tik Sistemos administratorius arba individualiai kiekvienai sričiai, bylai ar dokumentui nustatyti naudotojai, grupės ar organizacinės struktūros elementai.

6.13.19. DVS turi būti realizuota galimybė nustatyti prieigos teises nurodytiems naudotojams, naudotojų grupėms arba organizacinės struktūros elementams (departamentui, skyriui, funkcijai) dokumentacijos plano lygmenyje, nustatant prieigos teises šiuose lygmenyse:

a) įstaigos;b) srities;c) bylos;d) dokumento.

6.13.20. Prieigos teises dokumentacijos plano lygmenyse turi turėti galimybė nustatyti Sistemos administratorius arba atskirai nurodyti darbuotojai ar grupės. Turi būti galimybė administruoti skirtingas sritis, bylas ar dokumentus skirtingiems asmenims.

6.13.21. DVS saugos mechanizmas turi užtikrinti, kad tam tikros srities (pvz. personalo, teisės ar kt.) priskirti administratoriai galėtų administruoti tik savo sritį, tačiau negalėtų administruoti kitų sričių. Tokie administravimo objektai turi būti (įskaitant, bet neapsiribojant):

a) Dokumentacijos plano dalis, priskirta šiai sričiai;b) Konkrečios srities dokumentų formos, rodiniai;c) Konkrečios srities dokumentų tipų parametrų nustatymai;d) Konkrečios srities procesai („workflows“) ir kt.

6.13.22. DVS turi būti realizuotas prieigos teisių paveldėjimo mechanizmas hierarchiniuose įstaigos, srities ir bylos lygmenyse, leidžiantis žemiau esantiems elementams automatiškai paveldėti aukštesnio lygio elementų prieigos teises.

6.13.23. DVS prieigos teisių paveldėjimo mechanizmas turi leisti vienu veiksmu įtraukti naujus (papildomus) prieigos teisių įrašus visiems žemiau hierarchijoje esantiems lygmenims, paliekant ir nekeičiant žemiau esančių lygmenų prieigos teisių nustatymų.

6.13.24. DVS prieigos teisių paveldėjimo mechanizmas turi leisti vienu veiksmu pašalinti pasirinktus esamus prieigos teisių įrašus visiems

60

lygmenims, esantiems hierarchijoje žemiau. 6.13.25. DVS prieigos teisių paveldėjimo mechanizmas turi leisti vienu

veiksmu pakeisti visus prieigos teisių įrašus žemiau hierarchijoje esantiems lygmenims, neatsižvelgiant į tai, kokios yra nustatytos žemesnių hierarchinių lygmenų elementų prieigos teisės.

6.13.26. Turi būti galimybė nustatyti individualius prieigos teisių nustatymus kiekvienai įstaigai, sričiai, bylai ar dokumentui, nepriklausomai nuo to, ar prieigos teisės buvo paveldėtos, naudojant saugos paveldėjimo mechanizmą.

6.13.27. Nustačius prieigos teises įstaigos lygmenyje ir kuriant naują sritį, naujai kuriamai sričiai turi būti automatiškai nustatomos įstaigos lygmenyje nurodytos prieigos teisės. Turi būti galimybė keisti naujos srities prieigos teises.

6.13.28. Nustačius prieigos teises srities lygmenyje ir kuriant naują bylą, naujai kuriamai bylai turi būti automatiškai nustatomos srities lygmenyje nurodytos prieigos teisės. Turi būti galimybė keisti naujos bylos prieigos teises.

6.13.29. Nustačius prieigos teises bylos lygmenyje ir kuriant naują dokumentą toje byloje, naujai kuriamam dokumentui turi būti automatiškai nustatomos bylos lygmenyje nurodytos prieigos teisės. Turi būti galimybė keisti naujai kuriamo dokumento prieigos teises.

6.13.30. Turi būti galimybė nustatyti prieigos teises sričių, bylų ir dokumentų lygmenyse taip, kad naudotojui neturint prieigos teisių prie dokumento, jis nematys nei to dokumento, nei dokumento aprašo (formos), kuriame surašyti dokumento registracijos atributai.

6.13.31. DVS turi būti galimybė į vieną bylą talpinti skirtingų tipų dokumentus (pvz. į susirašinėjimo bylas talpinti tiek gautus, tiek siunčiamus dokumentus), turinčius skirtingas ekrano formas ir skirtingus metaduomenų rinkinius

6.13.32. Turi būti galimybė nustatyti prieigos teises sričių, bylų ir dokumentų lygmenyse taip, kad naudotojas galėtų matyti dokumento aprašą (formą) , kuriame surašyti dokumento registracijos atributai, tačiau negalėtų matyti pačio dokumento turinio (pdf, docx ir pan. failai)

6.13.33. DVS turi būti užduočių peržiūros galimybė pagal hierarchinę struktūrą (aukštesnėje hierarchijoje esantis DVS naudotojas turi matyti žemesnėje hierarchijoje esančių DVS naudotojų užduotis).

6.13.34. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui išsiųsti užduotį arba pranešimą visiems Sistemos naudotojams (vienu metu).

6.13.35. DVS turi būti realizuota galimybė naudotoją priskirti daugiau nei vienai grupei.

6.13.36. DVS keisti naudotojų arba grupių aprašymų atributus turi galėti tik administratorius arba individualiai kiekvienai naudotojui ar grupei nustatyti naudotojai.

6.13.37. DVS turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį naujų tekstinio tipo atributų.

61

6.13.38. DVS turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį naujų skaičiaus tipo atributų.

6.13.39. DVS turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį naujų datos / laiko tipo atributų.

6.13.40. DVS turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį naujų loginio tipo atributų.

6.13.41. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį naujų išskaičiuojamojo tipo atributų, aprašant sąlygas, kokia informacija turi būti atvaizduojama.

6.13.42. Aprašant išskaičiuojamojo tipo atributus, turi būti galimybė kreiptis tiesiogiai į DVS duomenų bazėje aprašytas funkcijas su galimybe perduoti parametrus (pvz. dokumento, kurį atidaro naudotojas, unikalų identifikatorių)

6.13.43. DVS turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį naujų išskaičiuojamojo lauko tipo atributų, aprašant sąlygas, kokia informacija turi būti atvaizduojama.

6.13.44. DVS turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį naujų el. pašo adreso tipo atributų, kuris užtikrintų korektišką l. pašto adreso įvedimą (pvz. tikrinamas „@“ simbolis).

6.13.45. DVS turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį naujų pasirinkties tipo (angl. „lookup“) atributą, pasirenkant elementus iš įvairių sąrašų (dokumentai, užduotys, kontaktai ir kt.) ir aprašant pasirinkimo kriterijus.

6.13.46. DVS turi būti galimybė sukurti neribotą kiekį naujų daugybinės pasirinkties tipo atributą („multiselect“), pasirenkant kelias reikšmes, pagal atributo kūrimo metu administratoriaus nurodytus parametrus.

6.13.47. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį dokumentų formų, kiekvienai formai nurodant:

a) Pavadinimą, apibūdinimą;b) Atributus (metaduomenis);c) Korteles (angl. „tabs“), atributų išdėstymą juose.

6.13.48. DVS turi būti galimybė kopijuoti dokumentų formas su jose naudojamomis kortelėmis ir jose įtrauktais atributais

6.13.49. Dokumentų formose turi būti galimybė atributus skirtyti į korteles (angl. „tabs“). Turi būti galimybė kortelėms nustatyti pavadinimus, į jas įtraukti visus arba dalį pasirinktų atributų.

6.13.50. Turi būti galimybė tos pačios formos skirtingose kortelėse (angl. „tabs“) panaudoti tuos pačius atributus.

6.13.51. Turi būti galimybė nustatyti „privalomumo“ požymį kiekvienam atributui individualiai. Pažymėjus šį požymį, DVS neturi leisti išsaugoti kuriamo/redaguojamo dokumento, jeigu atributo naudotoja neužpildė reikšme.

62

6.13.52. Turi būti galimybė konfigūruoti kortelių (angl. „tabs“) matomumą, nustatant, ar kortelė bus rodoma arba slepiama tam tikroms naudotojų rolėms.

6.13.53. Turi būti galimybė konfigūruoti kortelių (angl. „tabs“) matomumą, nustatant, ar kortelė bus rodoma arba slepiama esant pasirinktiems veiksmams procese (t.y. kortelė rodoma arba slepiama priklausomai nuo to, kuris proceso žingsnis yra vykdomas).

6.13.54. Turi būti galimybė konfigūruoti kortelių (angl. „tabs“) matomumą, nustatant, ar kortelė bus rodoma arba slepiama tam tikroms naudotojų rolėms pagal administratoriaus rankiniu būdu aprašytas sąlygas (pvz. esant tam tikrai atitinkamo atributo reikšmei ir pan.).

6.13.55. DVS turi būti galybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį naujų atributų (metaduomenų).

6.13.56. Kuriant naujus atributus, turi būti nurodoma bent ši informacija:a) Atributo pavadinimas, apibūdinimas;b) Pasirinkimas iš atributo tipų;c) Pradinė reikšmė („default“).

6.13.57. Kuriant naujus atributus, turi būti galima pasirinkti iš bent šių atributų tipų:

a) Tekstas;b) Skaičius;c) Data / laikas;d) Loginis;e) Išskaičiuojamas laukas (aprašomos sąlygos, kokia

informacija atvaizduojama);f) El. pašto adresas;g) Pasirinktis („lookup“). Turi būti galimybė

pasirinkti iš įvairių sąrašų (dokumentai, užduotys, kontaktai ir kt.);

h) Daugybinė pasirinktis („multiselect“). Galimybė pasirinkti kelias reikšmes, pagal atributo kūrimo metu administratoriaus nurodytus parametrus;

i) Lentelė. Turi būti galimybė pagal administratoriaus aprašytus parametrus ir užklausas pateikti bet kokią DVS saugomą informaciją, saugomą DVS duomenų bazėje;

6.13.58. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribotą kiekį dokumentų rodinių, kiekvienam rodiniui nurodant:

a) Pavadinimą, apibūdinimą;b) Duomenų išrinkimo / filtravimo sąlygas;c) Duomenų rūšiavimo / rikiavimo sąlygas;d) Atributų (metaduomenų) sąrašą, pagal kurį atvaizduojami

informacijos stulpeliai rodinyje.6.13.59. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo)

63

sukurti neribotą kiekį užduočių rodinių, kiekvienam rodiniui nurodant:


informacijos stulpeliai rodinyje.6.13.60. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo)

sukurti neribotą kiekį kontaktų (fizinių ir/arba juridinių asmenų) rodinių, kiekvienam rodiniui nurodant:


informacijos stulpeliai rodinyje.6.13.61. DVS turi būti realizuota rodinių kopijavimo funkcija, į naują rodinį

automatiškai perkelianti visus kopijuojamo rodinio parametrus, įskaitant atributų / metaduomenų sąrašą.

6.13.62. Įtraukiant atributus į rodinį, turi būti galimybė nurodyti:a) Stulpelio pavadinimą, atvaizduojamą rodinyje. Nurodytas

pavadinimas gali skirtis nuo pačio atributo pavadinimo (pvz. esant poreikiui naudoti trumpinius);

b) Eiliškumą, kaip atributas bus atvaizduojamas rodinyje;c) Kitus atvaizdavimo elementus: stulpelio plotį,

maksimalų rodomą simbolių kiekį ir pan.6.13.63. Turi būti galimybė kiekvienam rodiniui individualiai nurodyti

puslapiavimo parametrus, t. y. koks yra galimas maksimalus įrašų pateikimas viename puslapyje.

6.13.64. DVS turi būti realizuota paieška rodiniuose pagal vartotojo įvestas reikšmes konkrečiuose stulpeliuose. DVS turi ieškoti pagal įvestas reikšmes tik pasirinktame (-uose) stulpelyje (-iuose).

6.13.65. DVS turi būti galimybė kiekvienam atributui individualiai nustatyti paieškos indeksavimo požymį, t. y. ar pasirinktuose atributuose galės būtų vykdoma paieška, ar ne.

6.13.66. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti neribojamą kiekį įrankių juostų (meniu) ir sukurtas įrankių juostas priskirti pasirinktiems dokumentų tipams.

6.13.67. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) į įrankių juostas įtraukti egzistuojančius meniu elementus (pvz. mygtukas „išsaugoti“)

6.13.68. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) sukurti naujus meniu elementus ir juos įtraukti į įrankių juostas

6.13.69. Kuriant naujus meniu elementus, turi būti galimybė nurodyti šiuos parametrus:

64

a) Atvaizduojamą pavadinimą;b) Piktogramą/ grafinę ikoną;

Aprašyti veikimo logiką, t. y. kas įvyks paspaudus atitinkamą mygtuką.

6.13.70. Kuriant naujus meniu elementus ar modifikuojant esamus, turi būti galimybė sukonfigūruoti elemento matomumą pagal DVS aprašytas saugos roles (t. y. kokios rolės matys mygtuką, kokios nematys ir pan.).

6.13.71. Kuriant naujus meniu elementus ar modifikuojant esamus, turi būti galimybė sukonfigūruoti elemento matomumą pagal vykdomą proceso žingsnį, pvz., kad meniu elementas būtų matomas tik nurodytuose paslaugos teikimo žingsniuose

6.13.72. Kuriant naujus meniu elementus ar modifikuojant esamus, turi būti galimybė sukonfigūruoti elemento matomumą pagal DVS administratoriaus aprašytas sąlygas (pvz. meniu elementas atvaizduojamas tik tuomet, kai dokumentas nėra susietas su kitu dokumentu ir pan.)

6.13.73. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu kurti hierarchinio lygmens meniu mygtukus

6.13.74. DVS turi būti realizuotas dinaminis prieigos prie dokumentų valdymas, kai prieigos teisės prie konkretaus dokumento nustatomos pagal to dokumento atributų reikšmes (pvz. „dokumentą derinantys asmenys“), išvengiant rankinio saugų konfigūravimo.

6.13.75. DVS turi būti galimybė nustatyti vartotojų informavimo el. paštu sąlygas kiekvienam dokumento tipui atskirai, t. y. Sistema turi leisti administratoriui nurodyti, kokiame dokumento tipe (pvz. gautas dokumentas, įsakymas, sutartis ir kt.) kokius kortelės datos atributus (pvz. sutarties pabaigos data) reikia sekti, kokį el. pašto žinutės šabloną naudoti ir prieš kiek dienų iki nurodyto atributo esančios datos vartotojai automatiškai gaus el. pašto žinutę.

6.13.76. DVS turi būti galimybė nustatyti papildomas ne darbo dienas, administratoriui pasirenkant datą ir pateikiant aprašymą. Į papildomas ne darbo dienas turi DVS atsižvelgti automatiškai skaičiuojant užduočių terminus, nurodytus procesų šablonuose.

6.13.77. DVS turi būti galimybė nustatyti darbo dienos pradžios ir pabaigos valandas. Į šias valandas DVS turi atsižvelgti automatiškai skaičiuojant užduočių terminus, nurodytus procesų šablonuose.

6.13.78. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu sukurti neribotą kiekį duomenų įvedimo taisyklių (validatorių), priskiriamų dokumentų tipams. Vienam dokumentų tipui turi būti galimybė priskirti neribotą kiekį validatorių.

6.13.79. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu sukurti neribotą kiekį duomenų įvedimo taisyklių (validatorių), priskiriamų užduotims.

6.13.80. Turi būti galimybė konfigūravimo būdu sukurti neribotą kiekį duomenų įvedimo taisyklių (validatorių), priskiriamų asmenų arba

65

įmonių kortelėms.6.13.81. DVS validatoriai turi būti aprašomi pasirenkant DVS esančius

metaduomenis/atributus ir jiems aprašant taisykles6.13.82. Turi būti galimybė DVS sąsajoje aprašyti validatorių duomenų

įvedimo sąlygas, kurias tenkinant, DVS naudotojui ekrane atvaizduojamas atitinkamas įspėjimas (pvz., prieš paskiriant paslaugą konkrečiam darbuotojui, DVS turi įspėti, kad šis darbuotojas jau turi daugiau negu 5 neįvykdytas paslaugas).

6.13.83. Validatoriai turi suveikti ir įspėjimą atvaizduoti realiu laiku, nereikalaujant dokumento / užduoties/ asmens/įmonės kortelės išsaugojimo veiksmo.

6.13.84. Turi būti galimybė validatorius aprašyti tekstinio, pasirinkties, loginio, datos/laiko tipo metaduomenims/atributams.

6.13.85. Turi būti galimybė pasirinkti spalvas, kuriomis atvaizduojami atitinkami įspėjimai.

6.13.86. DVS turi būti galimybė kurti ir modifikuoti skirtingus elektroninio dokumento „spaudus“ PDF formato dokumentams ir jų konfigūracijas. Turi būti galimybė skirtingus „spaudus“ priskirti skirtingiems dokumentų tipams individualiai.

6.13.87. Kuriant ir modifikuojant skirtingus elektroninio dokumento „spaudus“ PDF formato dokumentams, turi būti galimybės:

a) Nurodyti „spaudo“ pavadinimą;b) Nurodyti spaudo šriftą ir jo dydį, spalvą, vietą PDF

dokumente ir kitus parametrus, apibrėžiančius spaudo išvaizdą ir vietą.

6.13.88. Kuriant ir modifikuojant skirtingus elektroninio dokumento „spaudus“ PDF formato dokumentams, turi būti galimybė aprašyti duomenų pateikimo struktūras, nurodant tiek statinį tekstą, tiek galimybę gauti duomenis iš konkretaus dokumento metaduomenų (pvz. registracijos numeris, registracijos data ir kt.)

6.13.89. DVS turi būti realizuotas kiekvienos dienos automatinis kopijų kūrimas ir atkūrimas iš jų. Šis funkcionalumas gali būti realizuotas ir iš Duomenų bazių valdymo sistemos arba operacinės sistemos aplinkų.

6.13.90. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu kurti naujus arba modifikuoti esamus puslapius arba modulius („Viešieji pirkimai“, „Sutartys“, „Personalo dokumentai“ ir kt.), sudarytus iš skirtingų informacinių blokų

6.13.91. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu į kiekvieną puslapį talpinti neribotą kiekį informacinių blokų, rodinių, meniu juostų, dokumentų/asmenų/užduočių sąrašų ir kitų elementų

6.13.92. DVS turi būti galimybė konfigūravimo būdu nustatyti skirtingas prieigos teises prie skirtingų puslapio elementų.

6.13.93. DVS turi turėti galimybę parašyti skelbimą pirmajame puslapyje, kurį pamatys visi naudotojai prisijungę prie Sistemos.

66

6.13.94. DVS turi turėti galimybę administruojančiam personalui programavimo, ataskaitų arba kitu būdu nustatyti visus pasirinkto naudotojo per pasirinktą laikotarpį Sistemoje atliktus veiksmus kuriant, skaitant, keičiant ar trinant joje saugomus dokumentus.

6.13.95. DVS turi turėti galimybę administruojančiam personalui programavimo, ataskaitų arba kitu būdu nustatyti visus veiksmus, atliktus su pasirinktu dokumentu per pasirinktą laikotarpį– kas ir kada dokumentą sukūrė, skaitė, redagavo, naikino.

6.14. DVS integralumas6.14.1. DVS turi būti galimybė perkančiosios organizacijos naudojamoje

MS Outlook el. pašto programoje peržiūrėti aktualias naudotojo užduotis iš jų sąrašą, užduotis filtruoti, rūšiuoti, pažymėti įvykdymą/atmetimą ir atlikti visus kitus veiksmus, kurie gali būti atliekami su užduotimis jungiantis prie DVS naudojant naršyklę.

6.14.2. Administratoriui turi būti galimybė konfigūravimo būdu (be programavimo) aprašyti perkančiosios organizacijos naudojamoje MS Outlook matomų užduočių rodinį, nurodant bent šią informaciją:

a) Duomenų išrinkimo / filtravimo sąlygas (t. y. pagal kokias sąlygas turi būti atvaizduojamos užduotys);

b) Duomenų rūšiavimo / rikiavimo sąlygas;c) Atributų (metaduomenų) sąrašą, pagal kurį atvaizduojami

informacijos stulpeliai rodinyje.6.14.3. Įtraukiant atributus į rodinį, kuris atvaizduojamas perkančiosios

organizacijos naudojamoje MS Outlook programoje turi būti galimybė nurodyti:

a) Stulpelio pavadinimą, atvaizduojamą rodinyje. Nurodytas pavadinimas gali skirtis nuo pačio atributo pavadinimo (pvz. esant poreikiui naudoti trumpinius);

b) Eiliškumą, kaip atributas bus atvaizduojamas rodinyje;c) Kitus atvaizdavimo elementus: stulpelio plotį, maksimalų

rodomą simbolių kiekį ir pan.6.14.4. DVS turi būti galimybė perkančiosios organizacijos naudojamoje

MS Outlook el. pašto programoje peržiūrėti su aktualiomis naudotojo užduotimis susijusius dokumentus (įskaitant dokumentų turinį) ir atlikti visus kitus veiksmus, kurie gali būti atliekami su dokumentais jungiantis prie DVS naudojant naršyklę.

6.14.5. DVS turi būti galimybė perkančiosios organizacijos naudojamose biuro programose MS Office specialaus meniu pagalba surasti ir atidaryti DVS patalpintus dokumentus, neatidarant naršyklės lango

6.14.6. DVS turi būti galimybė perkančiosios organizacijos naudojamose biuro programose MS Office specialaus meniu pagalba išsaugoti dokumentą į DVS, neatliekant jokių veiksmų, reikalaujančių dokumento išsaugojimo tarpinėse vietose.

6.14.7. DVS turi būti galimybė perkančiosios organizacijos naudojamose

67

biuro programose MS Office specialaus meniu pagalba paimti / grąžinti DVS patalpintus dokumentus.

6.14.8. Turi būti galimybė perkančiosios organizacijos naudojamoje MS Outlook el. pašto programoje įkelti į DVS gautus elektroninius laiškus (įskaitant prikabintus failus („attachments“)), pasirenkant įkėlimo vietą Sistemoje ir užpildant reikiamus dokumento registracijos kortelės rekvizitus.

6.14.9. Įkeliant į DVS gautus elektroninius laiškus perkančiosios organizacijos naudojamoje MS Outlook el. pašto programoje, turi būti galimybė pasirinkti norimus įkelti failus („attachments“)

6.14.10. DVS turi būti galimybė iš operacinės sistemos naršyklės (pvz.: MS Explorer ar kt.) panaudojant kontekstinį meniu įkelti pasirinktą bylą į sistemą kaip dokumentą.

6.14.11. DVS turi būti galimybė automatiškai importuoti dokumentus iš bet kurio serveriui pasiekiamo katalogo (automatinis dokumentų importavimo mechanizmas)

6.14.12.5

Automatinio dokumentų importavimo mechanizme turi būti galimybė aprašyti neribotą kiekį importavimo šablonų, nurodant kelią iki katalogo, dokumento tipą ir dokumento bylą.

6.14.13. Automatinio dokumentų importavimo mechanizmas turi galėti importuoti ne tik dokumento turinį (pdf, docx, adoc ir kt. laikmenos), bet ir metaduomenis, kuriais užpildoma importuojamo dokumento kortelė. Metaduomenys turi būti aprašomi xml (arba lygiavertėje) struktūroje ir pateikiami kartu su failu.

6.14.14. Automatinis dokumentų importavimo mechanizmas turi turėti galimybė importuoti daugiau negu vieną failą vienam dokumentui, tai aprašius xml (arba lygiavertėje) struktūroje. Naudojimo pavyzdys: importuojamas pagrindinis dokumentas (vienas failas) su priedais (papildomai keli failai),

6.14.15. Automatinio dokumentų importavimo mechanizmo šablone turi būti galimybė nurodyti, ar dokumentai turi būti importuojami „pavieniu“ būdu, t. y. importuojami visi į katalogą patalpinti dokumentai, nepriklausomai nuo xlm (ar lygiavertėje) formate aprašytos struktūros. Tokiu atveju vienam kataloge rasta, failui sukuriamas vienas dokumentas DVS ir pats failas prisegamas prie sukurtos dokumento kortelės. Dokumento antraštės laukas DVS nurodomas toks pats, kaip nurodyta pradinio dokumento failo pavadinime.

6.14.16. Automatinio dokumentų importavimo mechanizme turi būti galimybė aprašyti sąlygas, ką sistema automatiškai turi daryti su dokumentais, kurie buvo sėkmingai/nesėkmingai importuoti į DVS:

a) Aprašoma, ar pradinius turinio failus sėkmės atveju trinti / perkelti į nurodytą katalogą;

b) Aprašoma, ar pradinius xml (ar lygiaverčius) tipo failus sėkmės atveju trinti / perkelti į nurodytą katalogą;

68

c) Aprašoma, ar pradinius turinio failus nesėkmės atveju trinti / perkelti į nurodytą katalogą;

d) Aprašoma, ar pradinius xml (ar lygiaverčius) tipo failus nesėkmės atveju trinti / perkelti į nurodytą katalogą/

6.14.17. DVS turi būti galimybė nurodyti automatinio dokumentų importavimo mechanizmo pasileidimo datą/laiką/dažnumą.

6.14.18. DVS turi būti realizuota ir parengta darbui universali tinklinė paslauga („web-service“) operacijoms su DVS dokumentais. Perkančiajai organizacijai integruojant kitas sistemas su DVS ir šioms sistemoms kreipiantis į šią tinklinę paslaugą, turi būti galimybės:

a) Sukurti naujo dokumento kortelę, neribojant dokumentų tipų;b) Užpildyti arba atnaujinti bet kurią dokumento reikšmę

(metaduomenis);c) Prie dokumento kortelės prikabinti turinį (failą);d) Gauti dokumento bet kurios reikšmės (metaduomenų)

reikšmes.6.14.19. DVS turi būti realizuota ir parengta darbui universali tinklinė

paslauga („web-service“) operacijoms su DVS kontaktais (asmenimis, įmonėmis, grupėmis, organizacijos struktūra). Perkančiajai organizacijai integruojant kitas sistemas su DVS ir šioms sistemoms kreipiantis į šią tinklinę paslaugą, turi būti galimybės:

a) Sukurti naują įmonę ir užpildyti / atnaujinti bet kurią įmonės kortelės reikšmę (metaduomenis);

b) Pašalinti įmonę;c) Sukurti naują asmenį ir užpildyti / atnaujinti bet kurią

asmens kortelės reikšmę (metaduomenis);d) Asmeniui sukurti naudotoją, t. y. galimybę prisijungti prie

DVS;e) Pašalinti asmenį;f) Sukurti naują grupę arba atnaujinti esamą, įtraukti naujus

narius į grupę arba pašalinti narius iš jos;g) Sukurti naują organizacijos struktūros elementą (skyrių arba

funkciją) ir užpildyti / atnaujinti bet kurią elemento reikšmę;h) Pašalinti organizacijos struktūros elementą (skyrių arba

funkciją).

Pašalinti įmonę, asmenį, organizacijos struktūros elementą galima tik kada nėra susijusių objektų, dokumentų.

6.14.20. DVS turi būti galimybė sukurti specialų DVS naudotoją, kurio vardu 6.14.15. 6.14.19 ir reikalavimuose minima tinklinė paslauga atliks veiksmus DVS sistemoje. Šiam vartotojui turi būti galimybė nustatyti atitinkamas prieigos teises (pagal reikalavimų grupės „6.13. Administravimas ir informacijos apsauga“ reikalavimus)

69

integracijos veikimo metu šių teisių turi būti laikomasi.6.15. DVS naudotojo sąsaja6.15.1. Turi būti realizuotas paprastas autentikavimo mechanizmas

(naudotojo vardas/slaptažodis).6.15.2. DVS privalo turėti lietuvišką naudotojo sąsają – visi sistemos

taikomųjų programų dialogai, meniu, pranešimai apie klaidas, pagalbos ekranai turi būti pateikiami lietuvių kalba.

6.15.3. DVS pradinis naudotojo langas turi būti parengtas taip, kad kiekvienam naudotojui būtų pateikiama suasmeninta, t. y. konkrečiai jam aktuali informacija:

a) naudotojo redaguojami dokumentai;b) naudotojo vykdomos, vėluojančios ir kontroliuojamos

užduotys;c) skelbimai;d) naudotojo individualiai pasirinkti dažniausiai naudojami

objektai („favourites“);6.15.4. DVS turi būti galimybė kiekvienam naudotojui pačiam pasirinkti

jam individualius dažniausiai naudojamus objektus („favourites“): a) Dokumentacijos plano sričių lygmenyje, t. y. konkrečias

sritis;b) Bylų lygmenyje, t. y. konkrečias bylas;c) Registrų lygmenyje, t. y. konkrečius registrus;d) Dokumentų lygmenyje, t. y. konkrečius dokumentus.

6.15.5. DVS turi būti realizuota galimybė administratoriui nurodyti, kokia informacija bus rodoma naudotojų pradiniame lange ir keisti šios informacijos išdėstymą.

6.15.6. Naudotojų pradiniame lange turi būti galimybė talpinti informaciją bent į ne mažiau kaip du tarpusavyje atskirus blokus.

6.15.7. DVS turi būti realizuota galimybė naudotojams pasinaudoti kontekstinės pagalbos sistema (help), automatiškai atveriančia atitinkamą pagalbos dokumentacijos skyrių priklausomai nuo to, iš kurio sistemos modulio buvo iškviesta pagalba. Pvz. dirbant su kontaktais iškvietus pagalbą, turi automatiškai atidaryti dokumentacijos skiltį darbui su kontaktais.

6.15.8. Visų DVS modulių naudotojo sąsaja privalo būti vieninga:e) vizualiai,f) navigacijos dialogai, meniu, naudotojų ekranų langai ir

rodiniai turi būti sudaryti naudojant vieningas taisykles.6.15.9. DVS turi būti realizuota kontekstinė pagalba dokumento

metaduomens/atributo lygmenyje, t. y. užvedus pelyte ant metaduomens/atributo pavadinimo arba šalia esančio specialaus simbolio, turi būti atvaizduojamas pranešimas, paaiškinantis metaduomens/atributo prasmę ir pateikiantis aprašymą naudotojui

6.15.10. DVS turi leisti administratoriui keisti tekstą, kuris atvaizduojamas vartotojui iškvietus atskiro metaduomens/atributo aprašymo

70

funkciją.6.15.11. DVS taikomųjų programų pranešimai naudotojams apie Sistemos

sutrikimus ir naudotojų klaidas turi būti lietuvių kalba, informatyvūs, kartu su patarimais ir nurodymais naudotojams.

6.16. Mobilumas6.16.1. DVS turi turėti išmaniesiems telefonams („smart phones“)

pritaikytas DVS kliento aplikacijas („app“), veikiančias išmaniuosiuose telefonuose. Turi būti sukurtos ir publikuotos klientų aplikacijos, skirtos Android ir iOS operacinėms sistemoms.

6.16.2. Aplikacijų vartotojo terpė turi būti specialiai pritaikyta ir optimizuota mobiliajam telefonui (ekrano dydis, valdymas pirštu ir t.t.). Išmaniųjų telefonų interneto naršyklės nėra laikomos DVS klientų aplikacijomis.

6.16.3. Kliento aplikacijos turi būti publikuota ir nemokamai pasiekiama iš oficialių aplikacijų Google Play ir Apple AppStore talpyklų.

6.16.4. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę peržiūrėti ir atidaryti dokumentą, atsisiųsti priedus

6.16.5. Programėlėse turi būti galimybė pasirašyti dokumentą kvalifikuotu mobiliu el. parašu ADOC-v1.0 formatu.

6.16.6. Programėlėse atliekant pasirašymo veiksmą turi būti galimybė pasirinkti parašo paskirtį

6.16.7. Programėlėse atliekant pasirašymo veiksmą turi būti galimybė pažymėti pagrindinį pasirašomą dokumentą ir papildomus pasirašomus dokumentus.

6.16.8. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę peržiūrėti užduoties informaciją.

6.16.9. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę perduoti (deleguoti) užduotį kitiems asmenims.

6.16.10. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę pažymėti užduotį kaip sėkmingai įvykdytą.

6.16.11. Kliento aplikacijos turi turėti galimybę atmesti užduotį.

6.16.12. DVS administratorius turi turėti galimybę kiekvienam dokumento tipui individualiai nustatyti, kokie dokumento metaduomenys (atributai) bus pasiekiami jungiantis per kliento aplikaciją

6.17. Kalendoriaus valdymas6.17.1. DVS priemonėmis turi būti realizuotas grafinis kalendorius,

nereikalaujant jokios papildomos programinės įrangos diegimo6.17.2. DVS turi atvaizduoti darbuotojo užduotis (naujos, vykdomos,

vėluojančios, įvykdytos) grafiniame kalendoriuje.6.17.3. Grafinis kalendorius turi turėti pasirinkimą iš šių atvaizdavimo

būdų: diena, savaitė, mėnuo6.17.4. Turi būti galimybė inicijuoti naujų įrašų (nauja užduotis, nauja

rezervacija ir kt.) kūrimą tiesiogiai kalendoriuje. 6.17.5. Kalendoriuje turi būti galimybė matyti kitų naudotojų užduotis

71

pagal pavaldumą, t. y. matyti sau pavaldžių naudotojų užduotis. 6.17.6. Turi būti galimybė kiekvienam naudotojui individualiai nustatyti,

kokių asmenų ar grupių kalendorių informacija bus atvaizduojama.6.17.7. Turi būti galimybė Sistemos administratoriui konfigūravimo būdu

(nenaudojant programavimo) sukurti neribotą kiekį kalendoriaus įrašų tipų, pvz. tarnybinių automobilių rezervacijai, posėdžių salių rezervacijoms ir pan.

6.17.8. DVS turi leisti sukonfigūruoti Sistemą taip, kad kalendoriuje būtų atvaizduojama dokumentų informacija, kalendoriui reikalingą informaciją (pvz. įvykio data, atsakingas naudotojas ir kt.) paimant automatiškai iš dokumento kortelės. Pvz. formuojant atostogų prašymą (dokumentas), prašymo informacija (datos ir darbuotojas) turi automatiškai būti atvaizduojama „planuojamų atostogų“ kalendoriuje.

6.17.9. Turi būti galimybė nustatyti skirtingas atvaizdavimo spalvas skirtingiems kalendoriaus įrašų tipams. Kalendoriuje įrašai turi būti atvaizduojami skirtingomis spalvomis, priklausomai nuo šių nustatymų.

6.18. Naudotojų veiksmų protokolavimas6.18.1. DVS visi veiksmai, atliekami su dokumentais, jų projektais,

užduotimis, kontaktais turi būti protokoluojami (fiksuojami Sistemoje).

6.18.2. DVS turi būti galimybė iš kiekvieno dokumento kortelės peržiūrėti dokumento istoriją bent šiais pjūviais:

a) Veiksmai, atlikti su dokumentu (pvz. sukurta, registruota ir kt.);

b) Pakeitimai kiekvieno metaduomens lygmenyje (DVS privalo stebėti visų metaduomenų keitimus);

c) Dokumento projekto versijos (įsk. dokumento turinio versijas);

d) Užduotys, susijusios su dokumentu.6.18.3. DVS turi būti kaupiama tokia informacija apie veiksmus:

a) veiksmas, kuris buvo atliktas Sistemoje,b) naudotojas, kuris atliko šį veiksmą,c) data ir laikas, kada veiksmas buvo atliktas.

6.18.4. DVS veiksmų protokole informacija turi būti neprieinama bet kokiam modifikavimui nepaisant naudotojų teisių.

6.19. Žinynai / klasifikatoriai6.19.1. DVS turi būti šie žinynai:

a) struktūriniai padaliniai,b) darbuotojai,c) bylos,d) registrai,e) dokumentų rūšys,f) dokumentų temos,

72

g) subjektai (asmenys ir organizacijos),h) pareigybės

6.19.2. DVS turi būti realizuota galimybė sukurti neribotą kiekį žinynų / klasifikatorių.

6.19.3. DVS administratoriui turi būti galimybė pildyti, koreguoti iš šalinti įvairius žinynus ir klasifikatorius.

6.19.4. DVS turi būti galimybė kurti hierarchinius ryšius tarp klasifikatorių.

6.20. DVS konfigūracijos perkėlimas6.20.1. DVS turi turėti automatizuotus įrankius DVS konfigūracijai ar

pasirinktai jos daliai perkelti iš testavimo aplinkos į fiziškai atskirtą kitame serveryje esančią darbinę aplinką, konfigūravimo darbus atliekant testinėje aplinkoje ir darbų rezultatą vienu veiksmu perkeliant į darbinę aplinką, išvengiant dvigubo darbo. Reikalavimas taikytinas DVS darbinėje aplinkoje dirbant su realiais duomenimis viso DVS eksploatavimo laikotarpiui.

6.20.2. Automatizuotas DVS konfigūracijos perkėlimo įrankis neturi reikalauti programavimo įgūdžių

6.20.3. DVS turi būti galimybė pasirinkti dokumento tipą iš dokumentų tipų sąrašo ir šį dokumento tipą su visais parametrais perkelti į kitą DVS aplinką

6.20.4. Perkeliant dokumento tipą, turi būti perkeliama ir dokumento tipui priskirta dokumento forma

6.20.5. Perkeliant dokumento formą, turi būti perkeliami ir visi joje nurodyti atributai/metaduomenys, formos kortelės („tabs“) ir kt. dokumento formoje naudojami parametrai

6.20.6. DVS turi būti galimybė pasirinkti teminį modulį/darbastalį iš DVS naudojamo teminių modulių/ darbastalių sąrašo ir jį kartu su visais jį sudarančiais navigacijos elementais perkelti į kitą DVS aplinką

6.20.7. DVS turi būti galimybė pasirinkti bylą, sritį, dalį ar visą dokumentacijos planą iš DVS naudojamų bylų, sričių ar dokumentacijos plano ir pasirinktas dokumentacijos plano sritis ir bylas perkelti į kitą DVS aplinką

6.20.8. Perkeliant bylą, sritį, visą ar dalį pasirinkto dokumentacijos plano, DVS turi automatiškai perkelti ir visus reikalingus vaikinius elementus, t. y. bylose naudojamus dokumentų tipus (su formomis, atributais), naršymo juostas (meniu) su visais elementais, klasifikatorius, rodinius (su atributais) ir kt.

6.20.9. DVS turi būti galimybė pasirinkti dokumentų šablonus iš DVS naudojamų šablonų sąrašo ir juos perkelti į kitą DVS aplinką

6.20.10. Pasirinkus perkeliamus elementus, DVS turi pateikti sąrašą perkeliamų elementų ir sąrašą tų elementų, kurių negali būti perkelti dėl objektyvių priežasčių (pvz. sisteminiai elementai, kurie negali būti modifikuojami DVS administratoriaus).

6.21. DVS architektūra

73

6.21.1. DVS turi būti trijų lygių architektūros: duomenų bazės lygis, logikos lygis ir prezentacijos lygis. Prezentacijos lygis pateikiamas interneto naršyklėje.

6.21.2. DVS privalo būti sudaryta iš atskirų funkcinių modulių. Turi būti galimybė atskirus modulius įdiegti skirtingose tarnybinėse stotyse.

6.21.3. DVS programų moduliai privalo būti tarpusavyje integruoti – kiekvieno modulio duomenys turi būti susieti su kitų modulių duomenimis (atitinkami pakeitimai, atlikti viename modulyje, turi atsispindėti ir kituose moduliuose).

6.21.4. DVS turi būti pritaikyta darbui su šiomis naudotojų darbo vietų operacinėmis sistemomis: MS Windows7/Windows8/Windows 10.

6.21.5. DVS turi būti paremta HTML 5 standartu ir veikti su visomis HTML 5 palaikančiomis naršyklėmis

6.21.6. Duomenų mainams tarp darbo vietų ir tarnybinių stočių turi būti naudojami šie protokolai:a. TCP/IP,b. HTTP/HTTPS (SSL sertifikatas nėra šio pirkimo objektas).

7. KITI REIKALAVIMAI7.1.1. DVS turi turėti programinės įrangos kūrimo komplekto (angl. SDK

– Software Development Kit) galimybę, leidžiančią nekeičiant DVS programinio kodo, per sąsajas ir kreipinius savo jėgomis arba pasitelkus trečiąją šalį be Tiekėjo pagalbos vystyti DVS (papildyti jos funkcionalumą) bei integruoti ją su kitomis informacinėmis sistemomis, funkcionuojančiomis įvairiose operacinėse terpėse.

Tiekėjas privalo užpildyti visas konkurso sąlygų 3 priedo „Techninė specifikacija“ 10 skyriuje pateiktą 1 lentelę, tuo patvirtindamas, kad visus keliamus reikalavimus DVS tenkins jos perdavimo – priėmimo momentu

Pildydamas lenteles tiekėjas privalo nekeisti lentelės eilučių ir stulpelių išdėstymo tvarkos

11. Patvirtinu, kad siūloma DVS turi tokį funkcionalumo skaičių:

Eil. Nr.

Funkcionalumai Skaičius (vnt.)

1 2 3

1 „S“ funkcionalumai Įrašo tiekėjas

2 „M“ funkcionalumai Įrašo tiekėjas

3 Viso (1+2): 564

Documents

· Web view2017. 6. 16. · 1 lentelė. Pagrindiniai DVS diegimo etapai ir vykdymo terminai. Eil. Nr. Etapas ... (E-pristatymas, EAIS, Registrų centro, el. pašto siuntimas