UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE INGENIERÍA EN CIENCIAS APLICADAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN TELECOMUNICACIONES

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN TIC Y SOCIEDAD

TEMA: MANUAL USUARIO CORRESPONDENCIA

INTEGRANTES:

LEMA SARANSIG HENRY ORLANDO

PÉREZ DE LA TORRE ANA SALOMÉ

SALINAS LEON LENIN STALIN

DELGADO CONGO BRANDO JOSUE

SEMESTRE: 1 A

DOCENTE: MSC. ANA CRISTINA UMAQUINGA

26 MAYO DEL 2019

TABLA DE CONTENIDO

Manual de Usuario Correspondencia.................................................................

1. Primero abrir un nuevo documento de Word.....................................4

2. Luego dirigirse hacia a la pestaña Correspondencia en la parte

superior de la pantalla...........................................................................4

3. Una vez en la pestaña hacer clic en la opción: Iniciar Combinación

de Correspondencia...............................................................................4

4. Seleccionar la opción paso a paso por el Asistente para combinar

correspondencia.....................................................................................5

5. Posteriormente selecciona el documento que va a utilizar de entre

las siguientes opciones:..........................................................................6

6. Una vez que todos los datos estén listos se podrá observar que se

habilitan 3 opciones en la barra de opciones de correspondencia

como son:................................................................................................9

7. Ahora hay que combinar la información de la tabla junto con la

información de la carta.......................................................................10

8. Finalmente, para guardar el documento existen 3 opciones:...........12

Introducción

El presente manual de usuario pretende mostrar las funcionalidades que tiene el uso de la correspondencia, entre Microsoft Office Y Microsoft Excel

En base a la utilización de base de datos es posible modificar los datos realizar combinaciones, correspondencias, y reutilización de información para luego ser compartido por cualquier medio por correo electrónico por ejemplo.

Manual de Usuario Correspondencia

La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una

lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo,

creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de

direcciones tomada como base.

1. Primero abrir un nuevo documento de Word

Ilustración 1. Creamos un nuevo documento en Office 2013, Autoría Propia, (2019)

2. Luego dirigirse hacia a la pestaña Correspondencia en la parte superior de la pantalla.

Ilustración 2. Clic en la pestaña correspondencia, Autoría Propia, (2019)

3. Una vez en la pestaña hacer clic en la opción: Iniciar Combinación de Correspondencia.

Aquí se puede elegir cualquiera de las plantillas que nos presenta el programa como:

Cartas

Mensajes de correo electrónico

Sobres

Etiquetas

Directorio

Un documento normal de Word

El programa también permite empezar paso a paso con el asistente para combinar correspondencia.

Ilustración 3. Submenú permite elegir el tipo de plantilla, Autoría Propia, (2019)

4. Seleccionar la opción paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

1. Se muestra un panel a la izquierda de la pantalla en el que se puede crear

paso a paso nuestra correspondencia.

2. Se debe escoger el tipo de documento con

el que se va a trabajar

Ilustración 4. Selección de tipo de documento con que se va trabajar, Autoría Propia, (2019)

5. Posteriormente selecciona el documento que va a utilizar de entre las siguientes opciones:

Cartas

Mensajes de correo electrónico

Sobres

Etiquetas

Lista de Direcciones

Ilustración 5.Seleccionamos una plantilla ya existente, Autoría Propia, (2019)

Una vez seleccionado el archivo lo siguiente es seleccionar los destinatarios.

Nuevamente se muestran algunas opciones para seleccionar destinatarios como:

Utilizar una lista existente

Seleccionar de los contactos de Outlook

Escribir lista nueva

La opción más usada es “utilizar una lista existente”

Ilustración 6. Seleccionamos como destinatario utilizar una lista existente, Autoría Propia, (2019)

Nuevamente se mostrará una ventana en la que se debe buscar la lista.

Ilustración 7.Seleccionamos el documento de Excel de una lista existente, Autoría Propia, (2019)

Al abrir el archivo se muestra la siguiente ventana en la que hay que seleccionar la hoja en la que están los datos que usaremos en caso de haber varias páginas.

Ilustración 8. Seleccionamos la hoja con los datos, Autoría Propia, (2019)

Una vez seleccionado y aceptado la hoja, se mostrará otra ventana con los datos de la hoja, además de 5 opciones para mostrar los datos.

Ordenar

Filtrar

Buscar duplicados

Buscar destinatarios

Validar direcciones

Ilustración 9. Se muestran los datos en forma de lista, Autoría Propia, (2019)

6. Una vez que todos los datos estén listos se podrá observar que se habilitan 3 opciones en la barra de opciones de correspondencia como son:

Ilustración 10.Habilitacion de pestaña correspondencia, Autoría Propia, (2019)

A) Bloque de Direcciones

Ilustración 11.Insertamos nombre de destinatario y se muestra una vista previa, Autoría Propia, (2019)

B) Línea de Saludo

Ilustración 12.Insertamos una línea de saludo y a quien corresponde, Autoría Propia, (2019)

C) Insertar Campo Combinado

Ilustración 13.Seleccionamos los cinco campos de base de datos, Autoría Propia, (2019)

Cada una de estas opciones muestra un estilo diferente de personalizacion de la informacion de nuestra tabla.

7. Ahora hay que combinar la información de la tabla junto con la información de la carta.

Para hacer esto solo se debe hacer clic sobre la opción: “Insertar Campo

Combinado” y selecciona el campo que se quiere llenar como se muestra en la

“Ilustracion 10”

Ilustración 14. Seleccionamos un campo para completar la combinación Autoría Propia, (2019)

Se repite el proceso con

todos los datos que se vayan a

llenar de tal manera que

quede de manera similar

a la “ilustración 11”

Ilustración 15. Realizamos el mismo procedimiento para todos los campos, Autoría Propia, (2019)

Una vez realizado se podrá previsualizar como se muestra la información mediante

los controles en la parte superior derecha de la pantalla.

Ilustración 16. Muestra de información y de controles parte derecha superior, Autoría Propia, (2019)

8. Finalmente, para guardar el documento existen 3 opciones:

a) Imprimir Documento

Se imprime el documento con la información que actualmente está en la

pantalla

b) Editar Cartas Individuales

En esta opción se crean cartas individuales con cada uno de los nombres de

nuestra tabla Ilustración 17

c) Enviar a Correo Electrónico

Se envía el documento directamente a un correo electrónico Ilustración 18

d) Guardar de Manera Tradicional

Se guarda el documento en el pc de manera normal para poder ser usado en

cualquier otra Ocasión con la conexión a los demás documentos. Ilustración

19

Ilustración 17. Imprime todo el documento con la información actual, Autoría Propia, (2019)

Ilustración 19. Es posible asignar una cuenta de correo electrónico para enviar posteriormente, Autoría Propia, (2019)

Ilustración 18. Podemos combinar ciertos elementos de un documento nuevo, Autoría Propia, (2019)

Ilustración 20. Finalmente podemos guardar el documento en un disco externo por ejemplo incluso en la nube, Autoría Propia, (2019)