YAZIŞMA TÜRLERİ

Yazılan genel olarak öğretici türde yazılar ve yaşatıcı türde yazılar ere iki kısma ayrılır. Öğretici türdeki yazılar, kişisel yargıları içeren yazı olmak üzere iki kısma ayrılır. Öğretici türdeki yazılar, kişisel yargıları içeren yazılardır. Haber, başyazı, köşe yazısı, röportaj, mülakat, yorum, gezi, biyografi, anı, günce, sohbet, eleştiri, polemik, deneme, çeviri, ilan. reklam, röportaj gibi yazılar, öğretici yazı örnekleridir. Yaratıcı nitelikteki yazılar ise, aktüel olmayan, düş ve zihin gücü ığır basan kalıcı yazılardır. Roman, öykü, tiyatro, senaryo, makale kitap, tez ve raporlar bu gruba girer.

Yazışma türlerini genel olarak üç kısımda ele alabiliriz. Bunlar; ticari yazışmalar, resmi yazışmalar ve özel yazışmalardır. Aşağıda yazışma türleri «muşunda örnekleriyle birlikte geniş açıklamalar yapılmıştır.

A. Ticari Amaçlı Yazılar

Kağıtlardan arınmış sanal ofisler konusunda bir takım gelişmeler olsa da, daha uzun bir süre, iş dünyasındaki haberleşmenin, kağıt üzerinden yapılacağı kesindir. Yazışmaların kağıt üzerinden yapılması, yazıların aynı zamanda belge olma niteliğinden kaynaklanmaktadır.1 Ticari kuruluşların kendi aralarında, ve Şahıslarla ticari kuruluşlar arasında yapılan ticari amaçlı yazışmalarda, iş mektupları önemli bir yer tutar. İş mektupları belli amaçlar için yazılır. Bunlar; bir mal talebinde bulunmak, fiyat almak, şikayette bulunmak, ürünler hakkında bilgi edinmek, çeşitli alım-satım işlemleri, ödeme ve iade gibi amaçlarla yazılan yazılardır. İş mektupları şekil ve içerik kurallarına göre hazırlanır.

B. Resmi Yazılar

Kamu kurumlarının kendi aralarında ve tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar ve gerçek kişiler arasında çeşitli amaçlarla yapılan yazışmalara, resmi yazışmalar denir. Resmi yazışmalarda başlık kısmında kurumun yasalardaki adı yer alır.

Resmi Yazı Çeşitleri

Kamu kurum ve kuruluşlarında, tüzel kişiliğe sahip kurumların birbirlerine ve gerçek kişilerin bu kuruluşlara yazdıkları yazılara resmi yazılar denir. Bu yazıların en büyük özelliği, belli bir standardının olmasıdır.

Resmi yazılar kurumlar arasında, kişilerle kurumlar arasında veya tüzel kişiliğe sahip kuruluşlarla kurumlar arasında yapılır ve bağlayıcı niteliği olan yazı türleridir. Resmi yazışmaların gereğinin yerine getirilmemesi hukuksal sonuç doğurur.

1. Mazbata

Resmi kurumların hukuksal bir olayı veya durumu belgelendirmek amacıyla yazdıkları yazılara, mazbata denir. Mazbatalar, bir hükmü, kararı veya tasdik edilmesi gereken bir olayı bildirmek amacıyla yazılır. Milletvekili seçimlerinden sonra milletvekillerinin seçilmelerinin yasalara uygun olduğunu göstermek amacıyla. Yüksek Seçim Kurulu tarafından vekilliklerini teyit amacıyla mazbata verilmektedir.

2. Sözleşme

Sözleşme, karşılıklı ve birbirine uygun irade açıklamasının sonucunda ortaya çıkan hukuksal bir işlemdir. Sözleşmeler, gerçek veya tüzel kişilerin aralarında bir hukuki sonuç doğurmak amacıyla bir anlaşmaya varmalarıdır. Anlaşma hükümlerini gösteren yazılı belgelere sözleşme denir. Çok farklı sözleşme türleri vardır. Bunlar; evlenme sözleşmesi, miras sözleşmesi, satım sözleşmesi, kira sözleşmesi, ihale sözleşmesi, abonelik sözleşmesi, iş sözleşmesi, ortaklık sözleşmesi vd.

Sözleşmelerde biçim serbestisi ilkesi vardır; ancak biçim serbestisi, sözlü sözleşmeler içindir. Yazılı sözleşmelerde hukuksal işlemin yazılı olarak hazırlanması ve taraflarca imzalanması gerekir. Kefalet sözleşmeleri buna örnek gösterilebilir. Resmi sözleşmeler ise, yetkili bir makam (tapu, noter) önünde yapılan ve belli şekil şartları olan sözleşmelerdir.

Uygulama

SÖZLEŞME//12 Aralık 2007//“Muhasebe Bilgi Sistemleri” isimli kitabın basımı ile ilgili olarak Seçkin Yayıncılık A.Ş.’den Koray Seçkin ile kitabın yazarı Seyhan Çil, aşağıdakişekilde anlaşmışlardır://1. Yazar yaklaşık 250 sayfa olacağı düşünülen kitabın taslaklarınıanlaşma tarihinde yayınevine teslim etmiştir. Kitabın düzenlemeleri yayınevi tarafından, tashihler yazar tarafından yapılacaktır.//2. Her türlü kağıt, baskı, kırım, harman ve cilt masrafları yayınevi tarafından karşılanacaktır. //3. Kitabın içindeki yazıların hukuki sorumluluğu kitabın yazarına aittir.//4. Yayınevi kitabın basım karşılığında yazara %12,5 telifödeyecektir. Kanunen yazarın ödemesi gereken %15 Gelir Vergisi Stopajı ve %10 Fon Payı ayrıca yayınevi tarafından Maliye Bakanlığına yatırılacak ve makbuzu yazara verilecektir.//5. Kitabın satış fiyatı yayınevi tarafından tespit edilecektir.//6. Kitabın telif hakları net 3000 adet baskı için kitabın satışa sunulduğu tarihten itibaren iki yıllığına Seçkin Yayıncılık A.Ş.’yedevredilmiştir. //7. Yayınevi kitap bittiğinde, yazarla yeniden anlaşma yapmadan kitabı basamaz veya telif hakkını satamaz.//8. İhtilaf halinde Ankara Mahkemeleri yetkilidir. //9. Bu anlaşma 9 (dokuz) maddeden ibarettir ve 12 Aralık 2007 tarihinde tarafların rızası ile 3 nüsha olarak düzenlenip, imzalanmıştır.//İmza// İmza//Doç. Dr. Seyhan ÇİL// Koray SEÇKİN//Seçkin Yayıncılık

3. Tezkere

Tezkere aynı şehirde bulunan resmi kurumlar arasında yazılan bir resmi yazışma türüdür. Tezkereler genellikle aynı şehirdeki mahkemelerin bir konuda birbirlerinden bilgi istemek amacıyla yazılır. Pusula, resini izin kağıdı, bir dalda yetişmiş kişilerin hayatları ve eserleri hakkında bilgi veren eser ve hal tercümesi itaplarına da tezkere denmektedir. Şairler tezkeresi gibi.

4. Şartname

Şartname bir işin yapılmasıyla ilgili işi yaptıran kişi veya kurum ile işi yapan kişi ve kurum arasındaki karşılıklı olarak kabul edilen şartları gösteren belgedir. Şartnameler genellikle sözleşmelerle birlikte yazılır. Şartnameler sözleşmelerin hangi şartlarda gerçekleşeceğini

gösterir.

5. Sirküler (Genelge)

Sirküler, çok sayıda kişiye aynı anda bir faaliyeti, bir haberi veya bir isteği bildirmek amacıyla gönderilen iş mektuplarıdır. Sirkülerler aynı anda ve kopyalar halinde çoğaltılarak gönderilir. Sirkülerde asıl amaç, yazışma süresini kısaltmaktır. Bu yazışma türü, grup yazışma türüdür. Her alıcının tek tek ad ve adresini belirtmek yerine. "Tüm Abonelerimize", "Tüm Müşterilerimize", "Sayın Müşterimiz" gibi başlıklar kullanılır.

Sirküler çoğunlukla bir kuruluşun mal veya hizmetlerinin reklâmını yapmak amacıyla yollanır. Örneğin, yeni bir iş kurulduğunda sirküler tüm potansiyel müşterilere yollanabilir veyahut da önceden kurulmuş bir şirket yeni ürünleri, yeni hizmetleri ya da indirimli satışlarım duyurmak için bu tür mektupları kullanabilir. Bu haberleşme yönteminin avantajı, basit ve ucuz olmasıdır. Sirkülerle daha geniş bir kitleye ulaşılabilir ve gazete ilanından daha etkili olabilir."

Sirkülerler kurum dışı yazışma amacıyla gönderileceği gibi, kurum içi yazışmalarda da gönderilir. Kurumda tüm çalışanlara bir bilgi iletmek istendiğinde bu mesaj, sirküler yoluyla gönderilir. Sirkülerler bir sayfayı geçmemelidir. Dilimizde genelge veya duyuru olarak da adlandırılan sirkülerler çeşitli nedenlerle yazılır. Kurum içi sirküler göndermenin nedeni şunlar olabilir:

1. Herhangi birine imza yetkisi verildiği veya* kaldırıldığı durumlarda,

2. Birinin bir görevi vekaleten yürüttüğünün duyurulmasında.

3. Şirketin isim veya unvanında bir değişiklik olduğunda,

4. Yetkili birinin imzasını değiştirdiğinin duyurulmasında,

5. Sermaye artırımı yoluna gidildiğinde,

6. Toplantıların ilgili şahıslara duyurulması istendiğn;

7. Sağlık veya güvenlikle ilgili uygulamalar hakkında bilgi vermede,

8. Şirket politikasıyla ilgili önemli konuların duyurulmasında,

9. Bölümdeki yeni düzenlemelerin duyurulmasında.

Sirkülerler grup iletişimi amacıyla kullanılmış olsa da, ilgili şahıslara ayrı ayrı gönderildiği ve onlara karşı bir nezaket ve önemseme aracı olduğu için, şirket gazetesine, memoya, posterlere veya personel toplantılarına tercih edilir. Sirkülerde mesajın kişisel olması nedeniyle, diğer örgüt içi iletişim araçlarından daha etkilidir. Sirkülerleri etkili kılan bir başka önemeli faktör de, hitap kısmının elle yazılmasıdır. Hitap kısmının elle yazılması, sirkülerin kişiselleşmesini sağlayacak ve aynı zamanda gönderilen şahsı onore edecektir.

Açılış sirküsü, imza sirküsü, adres değişikliği sırküsü, işyeri devrine ilişkin sirkü gibi çeşitli sirkü örnekleri vardır. Bunlardan en çok kullanılanı açılış sirküsüdür. Diğer sirküler örnekleri de benzer unsurlara sahiptir.

Açılış sirküsünde şu unsurlar bulunur:

1. İşyerinin adı unvanı ve açık adresi,

2. Faaliyet konusu,

3. İşe başlama tarihi

4. İmza yetkisi olanların ad soyad ve imza örnekleri,

Uygulama

05 Haziran 2007//Sayın Müşterimiz,//Şirketimiz 15/06/2007 tarihinde Meşrutiyet Caddesi No: 12’de//yeni bir şube açmaktadır. Açılış Töreninde sizleri de aramızda görmekten mutluluk duyacağız.//Saygılarımızla,//ÇENSA MAĞAZALARI//Ek: 1. Hediye Çeki

6. Form Yazıları

Form yazıları, belli bir düzene göre dizayn edilen ve rutin işlerde bilgi edinmede ve vermede kullanılan belgelerdir. Formlar, bilgileri belli bir düzene koymak amacıyla şekillendirilir. Formlar çeşitli amaçlarla kullanıldığı için pek çok büyüklükte, renkte ve şekilde olabilir. Asıl amaçlan, rutin işlerin standart bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Bu nedenle, formlar bilgileri bir araya getirir ve bilgileri standartlaştırır. Formlar aynı zamanda yetki sağlar, örneğin fatura, resmi kurumlardaki yıllık izin formları, sevk formları şahsın söz konusu formlara dayalı olarak işlem yapmasında ona yetki sağlar.

7. Müzekkere

Yargılama makamının bir kararın yerine getirilmesi konusunda, belli bir makama yazdığı yazıya müzekkere denir. Günümüzde pek kullanılmayan müzekkereler, resmi dairelerin üst

makamlara yazdıkları yazılardır.

8. Vekâletname

Vekaletnameler bir kişinin başka birini vekil tayin ettiğini göstermek amacıyla, şekil şartlarına göre düzenlenen belgelerdir. Vekiller, müvekkillerin vekaletnamede yazılı olan işlerini onun adına vekil sıfatıyla yerine getirirler. Vekaletnameler genellikle noterler tarafından düzenlenir.

Uygulama

VEKALETNAME//Vekaleti Veren: Hüseyin Odabaş Atatürk Üniversitesi Lojmanları 35/4 25240 Erzurum// Vekil: Yaşar Ümit Karaca Yaşar oğlu 1982 doğumlu//Mehmet Ali bildiren Cemal oğlu 1978 doğumlu// Leh ve aleyhimde açılmış ve açılacak dava ve takiplerden dolayı T.C yargı organlarının, meclislerinin, daire ve kuruluşlarının her kısım ve derecesinde, her yol ve sıfatla beni temsile hak ve menfaatlerimi korumaya ve bu yetkileri birlikte veya ayrı ayrı kullanmak üzere ahzu kabza, sulh ve ibraya, davayı kabule veya redde, davadan ve temyizden feragate, feragati davayı kabule, icra ihalelerine iştirak etmeye, adıma pey sürmeye mezun ve yetkili olmak üzere Hasırcıbaşı Caddesi No:22/9 Kadıköy İstanbul adresinde mukim Kadıköy Vergi Dairesinin 5060017567 sicilinde kayıtlı İstanbul barosu avukatlarından Av. YAŞAR ÜMİT KARACA ve aynı adreste mukim 16635734 SSK sicil numaralı Av. MEHMET ALİ BİLDİREN tarafımdan vekil tayin edildi.//VEKALETİ VEREN: Hüseyin Odabaş//İmza Mühür Eruzurm 3. Noteri Kenan Kahraman

VEKALETNAME

VEKÂLETİ VEREN: Hüseyin Odabaş Atatürk Üniversitesi Lojmanları 35/4 25240 Erzurum

VEKİL: Yaşar Ümit Karaca Yaşar oğlu 1982 doğumluMehmet Ali bildiren Cemal oğlu 1978 doğumlu

Leh ve aleyhimde açılmış ve açılacak dava ve takiplerden dolayı T.C yargı organlarının, meclislerinin, daire ve kuruluşlarının her kısım ve derecesinde, her yol ve sıfatla beni temsile hak ve menfaatlerimi korumaya ve bu yetkileri birlikte veya ayrı ayrı kullanmak üzere ahzu kabza, sulh ve ibraya, davayı kabule veya redde, davadan ve temyizden feragate, feragati davayı kabule, icra ihalelerine iştirak etmeye, adıma pey sürmeye mezun ve yetkili olmak üzere Hasırcıbaşı Caddesi No:22/9 Kadıköy İstanbul adresinde mukim Kadıköy Vergi Dairesinin 5060017567 sicilinde kayıtlı İstanbul barosu avukatlarından Av. YAŞAR ÜMİT KARACA ve aynı adreste mukim 16635734 SSK sicil numaralı Av. MEHMET ALİ BİLDİREN tarafımdan vekil tayin edildi.

VEKALETİ VEREN: Hüseyin Odabaş

İmza MühürEruzurm 3. Noteri Kenan Kahraman

9. Memorandum

Memorandum (veya nıcmo), bilgi verici veya hatırlatıcı notlardır. Yarım sayfa veya daha kısa olan memorandum, örgiit-içi bir mesaj aracıdır. Memolar; bilgi sormak, bilgi vermek, bir şeyi onaylamak, fikir değişimi, toplantı talebinde bulunmak, bir toplantıyı iptal etmek veya ne zaman yapılacağını bildirmek, vb. amaçlarla yazılır.5 Memolar kısa, anlaşılır ve açık olmalıdır, tnformel iletişim biçimi olmalarına rağmen, dikkatli biçimde kaleme alınmalıdır. Mcmoların da diğer mesaj türleri gibi, göndericisi, alıcısı, konusu ve mesajın ana gövdesi gibi unsurları bulunur.

Örgüt içi yazışmalara, İngilizce "memorandum" sözcüğünün kısaltılmış biçimi olan "memo" denmektedir. Kelimenin kökeni Latince'dir ve "hatırlanacak şey" anlamına gelir. Mcmo kelimesi, örgüt içi yazışma anlamına gelmektedir; memo bina içi yazışma değildir; örgütün merkez ve şubeleri arasında yapılan yazışmalardır. Örgütlerde iletişim genel olarak yüz yüze veya telefonla olmaktadır; ancak bazı durumlarda örgüt içi iletişim yazışma (memo) yoluyla yapılır. Bu durumları aşağıdaki gibi belirlemek mümkündür:

1. Herhangi bir konuda ortak karar verilecek ise,

2. Örgütte çalışanları olumlu veya olumsuz biçimde etkileyecek yeni biruygulama yapılacak ise.

3. Çalışanlardan örgütsel bir etkinliğin yerine getirilmesinde özveride

bulunmaları isteniyorsa.

4. Örgütsel çalışma, mesai saatleri dışında yapılmayı gerekli kılıyorsa.

Memo kurum dışı iletişimde kullanılmaz. Notun aksine memo önceden hazırlanmış formlara yazılır. İki ana türü vardır ve bunlar yazıldıkları kağıdın ölçüsüne göre A-4 ve A-5 memo olarak adlandırılır. A-5 memolar A-4 memolara göre boyut olarak daha küçüktür.

Aşağıdaki örnekden de anlaşılacağı gibi, A-4 memo daha çok yönetim kadro-sundakiler tarafından alt düzeyde çalışanlara yollanır. Buna rağmen, alt düzeyde çalışanlar da üstlerine memo gönderebilir. Örneğin yürürlükteki uygu-lamalara tepki olarak, ya da bir rapor veya üzerinde tartışılan bir evraka yanıt olarak ve bir öneri planının parçası olması amacıyla memo kullanılabilir.

Uygulama

MEMORANDUM//Gönderilen: Tüm Öğretim Elemanlarına//Gönderen: Dekan Prof. Dr. Ahmet Yıldırım//Tarih: 26.01.2007//Konu: Fakülte personelinin araç gereç ihtiyacının tespiti ve karşılanması 2007-2008 eğitim öğretim yılına girdiğimiz şu günlerde öğretim elemanlarının ihtiyaçlarının belirlenmesi eğitim öğretim ortamımızdaki eksikliklerin tespit edilmesi ve iyileştirilmesi amacıyla 12 Ekim 2007 tarihinde seminer salonunda düzenlenecek toplantıya katılmanızı rica ederim.

10. İlan

Bir haberi veya mesajı, basın yoluyla duyurmak amacıyla hazırlanan yazılara ilan denir. İlanlar masraflı yazılar olduğu için; hızlı, dikkat çekici ve kolay anlaşılabilir şekilde büyük kitlelere ulaşacak nitelikte yazılmalıdır.

İlanlar resmi veya özel kuruluşların personel, malzeme veya başka ihtiyaçlarını karşılamak için yaptıkları duyurulardır. İlanlar hızlı, dikkat çekici ve basit bir haberleşme aracıdır. İlanlarla memolara göre daha geniş bir kitleye ulaşma olanağı vardır. İlanların etkili olabilmesi için şunlara dikkat edilmelidir:

a. İçerik,

b. Üslup,

c. Tasarım,

d. Sergileneceği yer.

İlanlarda ne söyleneceğine, nasıl söyleneceğine ve mesajın nasıl dikkat çekici hale getirileceğine özel bir önem vermek gerekir. İlanı planlarken, neleri içerip, nelerin dışarıda kalacağına dikkat edilir. Gereğinden eksik ifade amacın anlaşılmasını önleyeceği gibi, gereksiz ifadeler de mesajın yanlış algılanmasına neden olabilir. Bir ilan hazırlarken yapılacak ilk iş, aktarmak istenilen bilginin formüle edilmesidir. İlanlarda önce ne yazılacağına, daha sonra da bunların nasıl ifade edileceğine dikkat edilmelidir. İlanda seçilen ifade tarzı okuyucuların (hedef kitlenin) kelime hazinesine, inanç, tutum ve değer yargılarına, uygun olmalıdır.

İlanların çeşitli türleri vardır. Buna göre ilanlar;

1. Yapı ve niteliklerine göre ilanlar

2. İçeriklerine göre ilanlar olmak üzere iki kısma ayrılır.

Yapı ve niteliklerine göre ilanlar kendi içinde ikiye ayrılır.

a. Resmi ilanlar,

b. Özel ilanlar.

Kamu kurumlarının yaptığı ilanlar, resmi ilanlardır. Resmi ilanlar; yasa, tüzük ve yönetmeliklerin zorunlu kıldığı ilanlardır. Özel ilanlar ise özel organizasyonlar ve şahıslar tarafından verilen ilanlardır.

İçeriklerine göre ilanlar;

a. Ölüm, evlenme, nikah, kutlama, doğum gibi sosyal amaçlı olarak düzenlenen sosyal içerikli ilanlar,

b. Yıldönümü, açılış, sergi, seminer, kampanya, gibi nedenlerle hazırlanan tüketiciye yönelik ticari ilanlar,

c. Mal ve hizmet alım ve satımına yönelik olarak hazırlanan ilanlar.

İlanda dikkat edilecek önemli bir nokta da, belli bir maliyeti olması nedeniyle, özellikle gazete ilanlarında gereksiz ifadelere yer vermeyen, olabildiğince kısa ifadelerle mesajın iletilmesidir. Bu türden güncel yazılar; belirli bir hedef kitleyi ilgili oldukları konuda bilgilendirmek, ilgilerini çekmek, gerekiyorsa eyleme geçmelerini sağlamak için hazırlanır. İlanlarda bulunması gereken en önemli özellik, içeriğinin doğru olması, aldatıcı, yanıltıcı olmaması ve kolay anlaşılır olmalarıdır. İlanların en büyük avantajı görsel etki yaratmaları ve bir defada birçok insana bilgi ulaştırmalarıdır.

Uygulama

Harman Un Sanayi A.Ş.//Organize sanayi bölgesindeki fabrikamıza bilgisayar ve büro makineleri kullanabilen, diksiyonu düzgün//sekreter//alınacaktır// Ali Suavi Sokak No.17 Maltepe/Ankara P.K. 06500 Ankara 03122120000-03129876543

11. Karar

Resmi kuruluşların, tüzel kişilerin yönetim kurullarının bir konu üzerindeki görüşlerini tespit etmek amacıyla yazılan yazılara karar denir. Yönetim kurulu Toplantılarında varılan sonuçlar karar halinde karar defterine geçirilir. Kararlar, tüm katılanların oylarıyla alınırsa, "oybirliğiyle", katılmayan olursa, "oy çokluğuyla" alınmış olur. Karara bazı üyelerin katılmaması durumunda gerekçelerini belirtir ve altını imzalarlar. Buna uygulamada "muhalefet şerhi" veya "karşı oy" denmektedir.

Karar yazılırken dikkat edilecek hususlar şunlardır.

1. Resmi kurumlarda kararlar, yönetmeliklerde belirtilen esaslara göre alınırve yazıya geçirilir.

2. Karar yazısının baş tarafına karar sıra numarası, tarihi ve günü oturumyeri ve saati yazılır.

3. Giriş bölümünde oturumun kimin yönetiminde açıldığı, katılmayanyönetim kurulu üyeleri varsa, bunların adları, gündemi ya da konusubelirtilir,

4. Konu üzerine yapılan görüşme ve tartışmalardan çıkan sonuçlar, sırasıylamaddeler halinde yazılır,

5. Karar yazısı; "oy birliğiyle karar verildi" ya da "oy çokluğuyla kararverildi" ifadesiyle noktalanmalıdır.

6. Kararın altı yönetim kurulu başkan ve üyelerince imzalanır ve alınan kararlar karar defterine yazılır.

Uygulama

23.12.2008//BÖLÜM KURULU TUTANAĞIDIR//Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Kurulu üyeleri, 23.12.2008 tarihinde saat 15:00’da Yrd. Doç. Dr. Halis Alar’ın başkanlığında toplanarak aşağıda belirtilen kararı almıştır.//KARAR: //1. Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Yüksek Lisans Programının açılması için Sosyal Bilimler Ensititüsü Müdürlüğü’ne başvurulması hususu Bölüm Akademik Kurulu’nda görüşülerek oy birliği ile kabul edilmiştir. //Yrd. Doç. Dr. Halis ALAR Bölüm Başkanı//Yrd. Doç. Dr. Dündar ALİKILIÇ Üye//Yrd. Doç. Dr. Coşkun POLAT Üye //Yrd. Doç. Dr. Hüseyin ODABAŞÜye

23.12.2008BÖLÜM KURULU TUTANAĞIDIRBilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Kurulu üyeleri, 23.12.2008 tarihinde saat 15:00’da Yrd. Doç.

Dr. Halis Alar’ın başkanlığında toplanarak aşağıda belirtilen kararı almıştır.KARAR: 1. Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Yüksek Lisans Programının açılması için Sosyal Bilimler

Ensititüsü Müdürlüğü’ne başvurulması hususu Bölüm Akademik Kurulu’nda görüşülerek oy birliği ile kabul edilmiştir.

Yrd. Doç. Dr. Halis ALAR Yrd. Doç. Dr. Dündar ALİKILIÇ Bölüm Başkanı Üye

Yrd. Doç. Dr. Coşkun POLAT Yrd. Doç. Dr. Hüseyin ODABAŞ Üye Üye

12. Tutanak

Herhangi bir konuyla ilgili olarak söylenen sözleri, yaşanan olayları, ve bunların sonuçlarını içeren metinlere tutanak denir. Tutanaklarda söylenenlerin, yaşananların ve bunların sonuçlarının hiç bir yorum, ya da görüş içermemesi son derece önemlidir. Tutanak, durumun bir fotoğrafıdır. Tutanaklarda her şey olduğu gibi, tarafsız bir biçimde yazıya geçirilir.

Tutanaklar düzenlenmeleri bakımından a) Olay tutanağı, b) Toplantı-kongre tutanağı olmak üzere iki kısma ayrılır.

Toplantı tutanaklarında oturumun usulüne göre açılıp açılmadığı, giriş bölümünde belirtilir. Giriş bölümünde, toplantının ne zaman, nerede, nasıl açıldığı, gündemine uygun yapılıp yapılmadığı da katedilir. Gelişme bölümünde söz sırasına göre konuşmacıların konuşmaları olduğu gibi, ya da önemli bölümleri özetlenerek yazılır. Alınan karar varsa belirtilir. Sonuç bölümünde oturumun .kapandığı belirtilir ve tutanak ilgililer tarafından imzalanır.

Olay tutanağında ise;

1. Olayın ne, ne zaman, nerede nasıl ve kimler arasında olduğu,

2. Olay hangi etkenlerle olduğu, nasıl geliştiği belirtilir,

3. Olayın sonucu ortaya konur; tutanak, tutanağı düzenleyen kişiler ile varsatanıklar tarafından imzalanır.

Uygulama

TUTANAKTIR//15/05/2007//Atersan Petrol Ltd. Şti’de Akaryakıt pompacısı olarak çalışan Ahmet YILMAZ’a yaptığı işlerde özellikle maruz kalabileceği tehlikeler, yangın halinde alınması gerekli tedbirler, akaryakıtın doldurulması-boşaltılması-taşınması satılması hususlarında alıştırma ve eğitimler yoluyla yeterli bilgiler verilmiştir.//Yukarıda adı geçen işçi bu hususlarda yeterli bilgilere sahip olduğu tespit edildikten sonra işe başlatılmıştır.//İmza İmza//Ahmet YILMAZ Ali KAHRAMAN//Personel Müdür

C. Özel Yazılar

Özel amaçlı iş mektupları, tanışan kişiler arsında teşekkür, kutlama, geçmiş olsun dileklerini iletmek amacıyla yazılan yazılardır. Özel amaçla yazılan mektuplar, bir tek konu içerir ve bu nedenle de kısa olurlar.

Özel amaçlı mektuplar, özel durumları yansıttıkları için, özel yazılarda yazı makineleri yerine el yazısının kullanılması bir görgü kuralıdır. Ayrıca bu mektuplarda kullanılan dil sade olmalı ve saygı ifadelerinde aşırılığa kaçılmamalıdır. Özel amaçlı iş mektuplarında gönderilecek kişinin adı, soyadı ve adresi zarfın üzerinde bulunur. Bu mektuplara yakınlık ve saygı belirten bir sözcükle başlanılır ve tarih, yazanın adı, soyadı ve imzası yazılır. Kutlama amaçlı özel mektup örneği aşağıda Şekil. 4.27'da gösterilmiştir.

1. Dilekçe

Herhangi bir resmi veya özel kurumlara bir isteği iletmek amacıyla yazılan ve belli bir planı olan, kısa ve öz yazılardır. Dilekçeler hitap, dilekçe metni, tarih, imza ve gönderenin adresi olmak üzere, dört bölümden oluşur.

2. Davetiyeler

Davetiyeler, düğün, doğum günü, konferans, resepsiyon, kokteyl, açılış, tören konser, gibi toplantılara katılımı istenen kişilere gönderilen özel mektuplardır. Davetiyeler özel ve resmi olabilir. Davetiyeler gündelik yaşamda çok yaygın kullanılan bir yazı türüdür. Bu yazılarda; davet konusu, tarih, açık adres ve yer gibi unsurlar bulunur. Davetiyede; davetin yemekli olup olmadığı, ulaşım imkânları, özel kıyafet giyilip giyilmeyeceği, varsa zaman sınırının belirtilmesi, davet edilen şahsa, özel bir görev verilip verilmeyeceği (şahitlik gibi) hususlar belirtilmelidir.

Davetiyeler genellikle; parşömen, deri, porselen, cam, ahşap veya iyi cins karton gibi maddeler üzerine yazılır. Davetiyelerin, içerikleri benzerlik gösterir. Bir davetiyenin içerisinde aşağıdaki unsurların bulunması gerekir:

1. Daveti yapan kurumun, kurum mensubunun veya kişinin adı,2. Düzenlenen olayın türü ve niteliği,3. Zaman, yer ve tarih,4. Kokteyl, yemek vb. olup olmadığı,5. Davetlinin gelip gelmeyeceğini bildireceği kişinin ismi, adresi, (L.C.V) telefonu ve faksı.6. Bazen bunlara, davet yerinin kent içindeki yerini gösteren harita ve/veya davet mahallinin krokisi de eklenir.7. Davetiye bir konferans için ise konuşmacının, sempozyum ise oturumlarda konuşmacıların adı soyadı, konuşma konulan ve konuşma saatleri belirtilir.

Uygulama

Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Eğitim Yılı Açılış Töreni //2010-2011 eğitim-öğrenim yılı açılışı münasebetiyle hazırlanan etkinliklere katılmanızdan Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğretim elemanları olarak mutluluk duyacağız.Katılımınızla bizleri onurlandırmanız dileğimizle... //Doç. Dr. Coşkun Polat Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Başkanı //09.00//İstiklal Marşı ve Saygı Duruşu//09.05//Açılış Konuşmaları//Doç. Dr. Coşkun Polat// Bölüm Başkanı// Prof. Dr. Yılmaz Özbek // Edebiyat Fakültesi Dekanı //09.30Kokteyl//Tarih: 22 Ekim 2011//Saat: 09.00-11.00//Açılış Töreni Adresi: Atatürk Üniversitesi Kongre Merkezi Kırmızı Salon//Kokteyl Adresi: Atatürk Üniversitesi Fuaye Salonu 

BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ BÖLÜMÜEĞİTİM YILI AÇILIŞ TÖRENİ

2010-2011 eğitim-öğrenim yılı açılışı münasebetiyle hazırlanan etkinliklere katılmanızdan Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğretim elemanları olarak mutluluk duyacağız. Katılımınızla bizleri onurlandırmanız dileğimizle...

Doç. Dr. Coşkun PolatBilgi ve Belge Yönetimi Bölümü

Başkanı

09.00 İstiklal Marşı ve Saygı Duruşu09.05 Açılış KonuşmalarıDoç. Dr. Coşkun Polat

Bölüm BaşkanıProf. Dr. Yılmaz Özbek

Edebiyat Fakültesi Dekanı09.30 Kokteyl

Tarih: 22 Ekim 2011Saat: 09.00-11.00Açılış Töreni Adresi:

Atatürk Üniversitesi Kongre Merkezi Kırmızı SalonKokteyl Adresi:

Atatürk Üniversitesi Fuaye Salonu

3. Teşekkür Mektupları

İnsanlar arasında ilişkilerin kurulması girişkenliğe, sürmesi ise, nezaket kurallarına uymaya bağlıdır. İnsan iltifata susuzdur. Kurulan ilişkilerin sürmesi doğruluk, dürüstlük, özveri ve hoşgörü temelinde gelişir. İnsanların vefa duygularını açıklayan en etkili kelime, teşekkür kelimesidir. Teşekkür kelimesini büyük veya küçük, önemli veya önemsiz herhangi bir konuda söylemek, söyleyene bir şey kaybettirmez; ancak bunun karşı taraf açısından büyük bir önemi vardır. Teşekkür mektupları, iş ilişkilerini geliştirmenin, karşı tarafa saygı ve nezaket göstermenin en etkin aracıdır.

Teşekkür mektuplarında olumlu izlenimlerden ve iyi niyet duygularından bahsedilir. Teşekkür mektubu profesyonelce ele alınmalı, mektubun kağıdının seçimine özel önem verilmelidir. Teşekkür Mektubu kısa olmalıdır. Teşekkür mektupları insanlar arasında var olan ilişkilerin, bir sonraki adımını atma fırsatı verir. Karşı tarafa teşekkür duygularını ifade etmenin tek aracı, teşekkür mektupları değildir. Sözlü iletişim yoluyla da örneğin bir telefonla teşekkür edilebilir: ancak bu kanal nezaket kuralarına uygun değildir.

İş yaşamı, ulusal sınırların ötesine geçerek küreselleşmektedir. Bugün küreselleşmenin en yoğun yaşandığı alanların başında, iş yaşamı gelmektedir. Bu nedenle, küresel bir dil niteliğinde olan İngilizce basit yazışma örnekleri yapabilmek büyük bir önem taşımaktadır. Konunun önemine dikkat çekmek amacıyla, aşağıda bir İngilizce teşekkür mektubu örneği verilmiştir.

Uygulama

DERMAN TIP MERKEZİ//Kurtuluş Caddesi 35 / 9//Avcılar / İSTANBUL//Sayı: 2007/BK.0140 23/10/2007//Gülgün Mutlu Eczacıbaşı İlaç Sanayi Avcılar / İSTANBUL//Sayın Mutlu,//Hastanemizin açılışında göstermiş olduğunuz ilgi ve yardımlarınızdandolayı çalışanlarımız ve şahsım adına teşekkürlerimizi sunar, işlerinizde başarılar dileriz.//Saygılarımızla,//Esin Yıldırım//Başhekim

4. Başsağlığı ve Teselli Mektupları

İnsanlar bazen acı dolu zamanlar yaşar. Sevincin paylaşıldıkça artan, acının ısc paylaşıldıkça azalan bir doğası vardır. İnsanların acılı günlerinde onların acılarını paylaşmak ve teselli etmek amacıyla yazılan mektuplara başsağlığı ve teselli mektupları denir. Bu mektuplar bir yakınını kaybetmiş dostların, arkadaşların, tanıdıkların üzüntü ve kederlerini paylaşmak sabır dilemek amacıyla yazılır. Böyle bir durumda telefonla aramak, nezaket kurallarına aykırıdır. Başsağlığı ve teselli mektupları telgraf, ya da kısa mektup şeklinde yazılmalıdır.

Uygulama

20/10/2007//Sayın Mert Ailesi,//Yönetim kurulu başkanınız Erol Mert’in vefat haberini üzülerek öğrendik. Sizlere ve tüm çalışanlarınıza başsağlığı dileriz. //Önder Sezer ve Ailesi

5. Telgraf

Mektup dışında yazılan yazılı haberleşme araçlarından biri de telgraftır. Telgraf, bir haberi bildirmek, ya da kutlamak amacıyla çekilir. Telgrafta söylenecekler kısa ve öz biçimde söylenmelidir. Telgraf kağıdının üst tarafına Agrafın cinsi, gideceği kişinin adı ve adresi, altına kutlama yahut haber metni; alt «rafa isim ve adres yazılır.

Telgraflar sözcük sayısına göre ücretlendirildiği için ifade olabildiğince kısa ve öz olmalıdır. Özlü ve kısa yazışmanın en gerekli olduğu medya telgraftır. Telgrafların karşı tarafa ulaşma hızları bakımından farklı türleri vardır."

1. ELT. 25 Sözcüğe kadar toptan fıks bir ücrete tabidir. En ucuz, ancak engeç ulaşan telgraf türüdür,

2. Normal telgraf,

3. Acele telgraf,

4. Yıldırım telgraf,

5. Lüks telgraf. Nişan ve düğün gibi kutlamalar amacıyla çekilir.

MEKTUP VE İŞ MEKTUPLARI (Daha Çok İçerik Yönüyle Türleri)

Mektuplar genel olarak ikiye ayrılır: Özel mektuplar ve iş mektupları. Özel mektuplar, bireyler arasında kullanılan yazılı iletişim araçlarıdır. Mektuplar, bilgi vermek, bilgi sormak, motive etmek, şikayet etmek veya şikayetlere cevap vermek, birini teskin etmek veya kışkırtmak, uyarmak, itiraf etmek gibi çok çeşitli amaçlarla yazılabilir. Mektuplar, düşüncelerin daha sistemli bir sıralamasına ve kontrollü aktarımına olanak sağladığı için, tercih edilen yazılı bir iletişim aracıdır. Bir mektup, tam bir mesaj içermek durumundadır. Mektubu okuyan kişi. onun gönderilme sebebini, konusunu, gönderen kişinin beklentisini anlamıyorsa. mektubun eksik yazıldığını düşünebiliriz. Mektuplar genellikle, niçin yazıldığını izah eden bir giriş paragrafıyla başlar; bunu daha sonra, esas mesajın ve ayrıntıların bulunduğu ana gövde ve sonuç paragrafı izler.

Mektup en eski haberleşme araçlarından biridir. Sosyal yaşantımızda sıklıkla başvurduğumuz bir yazılı iletişim aracıdır. Mektuplar insanların duygularını, düşüncelerini, sorunlarını, çevresinde olup bitenleri, yakınlarına iletme ihtiyacından doğmuştur. Mektup, yazının icadına kadar uzanan en eski yazılı metin örneğidir. Eldeki en eski örnek, Mısır Firavunlarının diplomatik mektupları (MÖXV-XIV yüzyıllar) ile Hitit Krallarının Hattuşaş (Boğazköy) arşivinde bulunan mektuplarıdır.

Mektuplar, kullanıldıkları alanlara göre çeşitli türlere ayrılır:

a. Haberleşme mektupları, yakınlara, tanıdıklara hal hatır sorma amacıylaveya bir gelişmeyi, olayı bildirmek için yazılan mektuplardır.

b. Özel mektuplar. Tanışan insanların birbirlerine teşekkür, başsağlığı, özürdileme ve tebrik etme amacıyla yazdıkları mektuplardır. Özel mektuplar, tüm yazıtürleri içerisinde en içten ve kişisellik özelliği olan bir yazı türüdür.

c. İş mektupları. Resmi ve özel kurumlar arasında, veya iş yerleriyle kişilerarsında gönderilen mektuplardır. Dilekçe, resmi ve özel kuruluşlara yazılanmektuplar, ticaret mektupları, telgraf ve ilanlar iş mektubu örnekleridir. İşmektupları, sade açık ve düz bir anlatımla kısa ve öz olarak yazılmalıdır.

d. Resmi mektuplar. Resmi mektuplar; şahıslarla kamu kurumlarının vekamu kurumlarının kendi aralarında yazdıkları mektuplardır. Resmi mektuplarınhitap başlığı, kendisine yazılan dairenin, ya da tüzel kişiliklerin kanun vetüzüklerdeki resmi adları ile özel şahısların ad ve soyadlarıyla birlikte, iş veya konutadresleridir.

e. Edebi ve felsefi mektuplar. Yazın ve edebiyat dünyasında önemli bir yeri olan daha çok sevgililerin birbirilerine yazdıkları edebi yönü ağır basan mektuplardır. Ayrıca bir konu üzerinde çeşitli tartışmaları, polemikleri içeren felsefi mektup örnekleri de vardır.

f. Açık mektuplar. Basın yayın organları aracılığıyla, bir isteğin, iletilmesi, bir sorunun duyurulması amacıyla, yazılan mektuplardır. Gazetelerin okuyucu köşelerine gönderilen mektuplar bu türün en bilinen örnekleridir.

1. İş Mektuplarının Amacı

İş mektupları, ticari kuruluşların ve özel şahısların ticari kuruluşlara gönderdikleri mektuplardır. İş mektupları kısa. öz, açık ve anlaşılır olarak yazılırlar ifadeler yalın ve kesindir.

Elektronik haberleşmenin son yıllarda gelişimine ve telefonun rahatlığına, kullanışlılığına rağmen, mektup halâ iş yaşamında çok kullanılan bir iletişim aracıdır. Üretilmesi ucuz, ulaştırılması çabuk ve güvenirliği yüksektir. Mektup hem gönderene, hem de alıcıya, üzerinde tartışılan veya anlaşılan konu hakkında daha sonra başvurulabilecek kalıcı bir belge niteliğindedir.

2. İş Mektuplarının Bölümleri

İş mektubunun temel unsurları; başlık telefon numarası, teleks numarası, faks numarası, sayı, referans, tarih, alıcının adı, alıcının görevi, alıcının adresi, selamlama, konu başlığı, mektubun yapısı, kapanış selamı, imza, yazan kişinin adı ve uörevi, ekler, not. kopya ve özel talimatlardan oluşur.

1. Mektup başlığı. Bazı kuruluşlar, mektup için özel olarak basılmış kağıtlar kullanırlar. Üsteki basılı bilgilerden sonra "mektup başlıkları" gelir, bunlar bazen sayfa sonunda da bulunur. Bu bilgiler işletmenin adını, adresini, posta kodunu ve şirketin logosunu -baş haillerden veya belli bir şekilden oluşan amblem- veya işin "konusu ile ilgili" bir tanımlamayı içerir. Mektup başlıkları ile birlikte tarih ve referans başlıkları da yer alır. Bunların yanında gerekli bilgilerin yazılabilmesi için boşluk bırakılır.

2. Telefon numarası. Telefon numarası, adresin hemen altında olmalıdır.Parantez içinde gerekirse, ülke ve şehir kodu da yazılır.

3. Teleks numarası. Teleksi olan firmalar teleks numaralarını mektuptahemen başlığın altına gelecek şekilde yazmalıdırlar.

4. Faks Numarası. Birçok kurumda faks makinesi bulunur. Faks numarası,teleks numarasının altına gelecek şekilde yazılır.

5. Sayı. Mektubun sayı bölümüne dosya numarası, sayılar ve harflerlebelirtilir. Mektup diğer kayıt ve dosyalarla belli bir bağlantıyı içerebilir ve şirketin okonuyla ilgili dosyasına yerleştirilir. Sayı bölümündeki bilgiler, evrakın sıranumarası ve genelde evrakı düzenleyenin bas harf] ile oluşturulur.

6. Referans (ilgi). Bu bölüm genelde sayının altına yazılır. Referans (ilgi) bölümü,' yalnızca gelen bir mektuba cevap yazılıyorsa ve burada gelen mektubun sayı bölümünde yazan rakam ve harfler vardır.

7. Tarih. Yazışmaların sırasını takip edebilmek ve doğru dosyalamak için,her mektubun mutlaka bir tarihinin olması gerekir. Tarihler özellikle kronolojikdosyalama türlerinde önemlidir. Türkiye sınırları içinde yazılan mektuplarda tarih,10 Aralık 2001 tarihi yerine 10.12. 2001 şeklinde yazılır. Ancak kimi ülkelerdeönce ay, sonra gün, sonra da yıl yazılır. Buna göre bu tarih 12. 10. 2001 şeklindeolmalıdır.

8. Alıcının adı. Mektup eğer doğrudan şirkete yazılmıyorsa, hitap edilenkişinin adı mektupta mutlaka bulunmalıdır. İsimden önce "bay", "bayan", "sayın",

"Dr" gibi unvanlar yerli yerince kullanılmalıdır. Gönderilen kişinin adı bilinmiyorsa"ilgili şahsa", "ilgili kişiye" gibi ifadelerle yazılmalıdır. Bunun yerine gönderilenbölümün adı da yazılabilir. "Pazarlama Bölümü" gibi.

9. Alıcının görevi. Alıcının kurumdaki makamı, isminin altına gelecekşekilde yazılır. Örneğin,

Ahmet AYDIN Vakıflar Bölge Müdürü

10. Alıcının adresi. Alıcının adresi, posta kodu da dahil olmak üzere, tamolarak yazılmalıdır. İleride yasal bazı nedenlerden dolayı mektuba başvurmakgerekirse, adı özellikle belirtilmiş birinin adresine yollandığı şüphe götürmemelidir.Alıcının adresinin kayıtlı olması, mektubun bir kopyasını doğru dosyayayerleştirmeyi de sağlar.

11. Selamlama. Bu, mektubun ilk açılış selamıdır. Yazılan kişiyle olansamimiyete göre kullanılacak hitap şekli farklıdır. En yaygın hitap şekilleri; "SayınOya Akın". "Değerli Arkadaşım Kerim" vb. Resmi mektuplarda hitap, kişinin adı,soyadı ve varsa unvanından oluşur. Sayın Dr. Kemal Şafak gibi

''İlgiliye" Mektubun yazıldığı kişinin adı bilinmiyorsa veya genel olarak kuruma hitap ediliyorsa "ilgiliye" diye hitap edilir.

"Sevgili Ali". Bu tarz bir ifade genelde özel mektuplarda kullanılsa bile, çok samimi olunan birine yazılıyorsa, iş mektuplarında da kullamlabir.

12. Konu Başlığı. Konu başlığının amacı, mektubun konusunu kısa ve öz birbiçimde belirterek, okuyan kişiye zaman kazandırmaktır. Konu başlığındaunutulmaması gereken bir başka nokta da, başlığın selamdan sonra gelmesidir.Biriyle karşılaşma sırasında önce selamlamanın yapılması sonra gerekiyorsa konuyagirilmesinde olduğu gibi.

İş mektuplarında genel kural, iş mektuplarının kısa ve öz olması, üç veya dört paragrafın dışına çıkmamasıdır. Daha uzun iş mektupları sıkıcı olur ve mesajın algılanmasını zorlaştırır. Mektup eğer bir sayfadan uzun olacaksa, bu durumda üstünde alıcının adı, tarih ve sayfa numarası yazan bir "arka sayfa" kullanılmalıdır.

13. Kapanış selamı. Bu bölüm, mektubun resmi bir şekilde sona erdirildiği bölümdür. Başlangıçtaki selamlama tarzına göre kapanış selamı belirlenir. "Sayın Aydın Uğurlu" gibi bir ifadeyle başlanıldı ise, "saygılarımla" gibi bir ifadeyle mektup bitirilebilir.

Adres veya tarih gibi bazı ayrıntılar arkadaşlara yazılan mektuplarda bulunmayabilir; ancak iş mektuplarında bunların bulunması zorunludur.

3. İş Mektuplarının Şekil Yönünden Düzenlenmesi

İş mektupları şekil yönünden ilgili oldukları konuya göre düzenlenir. Eğer mektup herhangi bir yazıya cevap olarak yazılıyorsa, gelen yazıdaki konu sıralamasına göre cevap verilmelidir. Verilen cevaplar, yeterli sayısal ve sözlü ifadeyi içermelidir. Yazının desteklenmesi için bazı kanıtların kullanılması isteniyorsa, bunlara da mutlaka yer verilmelidir.

Ticari amaçlı iş mektuplarında A4 kağıt kullanılıyorsa boyuna, yarım kağıt kullanılıyorsa enlemesine yazılır. Yazışmalarda kullanılan kağıtlarda işyerlerinin kurum kimliğini, adını ve adresini gösteren bir başlık (antet) bulunur. Kağıdın sol tarafına bir dosyalama payı bırakılır.

İş mektuplarında kurumun dışına gönderilen yazılar, antetli kağıtlara yazılır. Kuruluş içinde kalan yazılar ise, başlıksız kağıtlara yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılar, bir sayfadan fazla olması durumunda diğer sayfalar başlıksız kağıtlara yazılır.

İş mektuplarının paraf kısmı, yazıyı hazırlayanın ad ve soyadının baş harflerinden oluşur. Asıl yazıya eklenmiş ilgili belgelerin neler olduğu ve kaç adet olduğu "ek'" kısmında belirtilir. Ayrıca mektup, nerelere ve kimlere gönderilecekse bu. dağıtım yerinde gösterilir; "gereği için ve "bilgi için" olmak üzere iki kısımdan oluşur.

İş mektuplarının şekil yönünden taşıması gereken unsurlar:

1. Estetik yönden göze hitap etmeli,

2. İmzalayanların kimliği ve yetkisi belirtilmeli,

3. Telefon, adres vb. bilgiler yeterli olmalı,

4. Karalama ve yazım hataları yapılmamalıdır.

4. İş Mektuplarının İçerik Yönünden Düzenlenmesi

İş mektuplarının içerik yönünden düzenlenmesinde resmi değil, samimiifadeler kullanılmalı, mektupta hiç bir durumda tehditkar ifadeler yer almamalı,ifadeler olabildiğince müşteri yanlısı olmalı, kurumu koruma gerekçesiylebürokratik ifadeler kullanılmamalıdır. Kullanılan dil, genel üslup kuralına uygun,hizmete yönelik ve ilişkiyi korumayı amaç edinmelidir. İş mektuplarının içeriğinin |aşağıdaki unsurları taşımasına dikkat edilmelidir. '-

Doğruluk. İş mektuplarında verilen her bilgi doğru ve inanılır olmalıdır. Mektup: tarih, sayı, isim, unvan ve diğer tüm unsurları bakımından eksiksiz | olmalıdır.

Açıklık. İş mektupları edebi yazılar değildir. Herhangi bir konuyu açıklamak veya bilgi vermek amacıyla yazıldığı için, anlaşılır, duru, temiz ve net olmalıdır. Okuyanın zihninde herhangi bir soru işareti bırakmayacak nitelikte olmalıdır.

Planlama, iş mektupları içerik yönünden düzenlenirken, yazı taslağı veya planı hazırlanmalı; ne, neden, nasıl, ne zaman, nerede, kim soruları yanıtlanmalıdır. Planlamaya bir zihin haritasıyla başlanmalıdır. Mektupta ele alınacak bilgiler tam olarak yazılmalıdır.

Canlı ve somut yazma. Yazının somut öğeler içermesi, yazının eyleme geçirme-ye uygun olması anlamındadır. Verilen bilgiler sayılarla ifade edilmelidir. Örneğin, "Önümüzdeki dönemde verimlilik önemli ölçüde artırılacaktır" demek verine, "Önümüzdeki dönemde verimlilik %15 oranında artırılacaktır" şeklinde bir ifadeyle anlatım somııtlaştırılır.

Saygılı bir dil. İster örgütsel ilişkilerde olsun, ister bireysel ilişkilerde olsun, insanlar arsındaki iletişim daima nezaket kurallarına uygun olmalıdır. İnsan iltifata susuzdur. Herkes, kendisine değer verilmesinden hoşlanır. Değer vermek, değer verenin değerini artırır. Bunun

için yazışmalar, genel nezaket ve protokol kurallarına uygun olmalı, mümkün olduğunca saygı belirten sözcükler kullanılmalıdır.

Kelime seçimi ve cümle yapısı. İş mektuplarında mesajı en iyi anlatacak sözcükler kullanılmalı, farklı anlama gelebilecek sözcüklerden olabildiğince kaçınılmalıdır. Cümleler anlaşılmayacak kadar uzun ve belirsiz olmamalı, öğeleri tam ve yerli yerinde olmalıdır.

Paragraf düzeni: Yazılarda okuyucuya en çok bilgiyi en az zamanlarınıalacak şekilde vermek gerekir. Bunun için yazılarda uzun kelimelerin yerine kısakelimeler, uzun cümlelerin yerine kısa cümleler ve uzun paragrafların yerine kısaparagraflar tercih edilmelidir. Kısa yazı, gerekli bilginin gereksiz ayrıntılardanarındığı yazılardır.

İyi bir yazının dış planında olduğu gibi, içeriğinin de uzun deneyimler sonucu belirlenmiş bir takım kuralları vardır. Esasında her yazının tekniği ve kursusu kendine özgüdür. Bu yüzden birtakım bölümlemeler ve sınıflamalar yapmak, çoğu kez yazan kişiyi yaratıcılık bakımından sınırlasa da didaktik yararlar gözetildiğinde yazıların içerik bakımından; giriş, gelişme ve sonuç bölümlerine göre işlenmesi genel bir kaidedir.

İş mektupları ister şekil yönünden, ister içerik yönünden ele alınsın, asıl amaçlarının; bilgi vermek, olumlu bir izlenim bırakmak ve harekete geçirmek olduğu gerçeği, mektubun her noktasında kendini hissettirmelidir.

İŞ MEKTUPLARI (YAZILARI) TÜRLERİ (Daha Çok İçerik Yönüyle Türleri)

Kamu ve özel kuruluşların iş amacıyla ve şahısların yönetim, üretim, ticari ve mali konularda yazdıkları yazılara iş mektupları denir. İş mektupları, iş amacıyla yazılan mektuplardır. İş mektupları karşı tarafın bir davranışta bulunmasını sağlamak amacıyla yazılır. Bunun için açık, net, kesin ve somut olarak yazılmalıdır. İş mektuplarının türüne göre farklı yazım şekli vardır.

İş mektupları; başvuru mektupları, satış ya da tanıtım mektupları, reklam mektupları, tahsilat veya ödeme takip mektupları, sipariş mektupları, mal ve belge gönderme mektupları, alındı mektupları, şikayet veya düzeltme mektupları, kredi isteme mektupları, teklif mektupları, tebrik ve teşekkür mektupları, başsağlığı mektupları gibi türleri vardır. Aşağıda bunlardan belli başlılarına ilişkin açıklama ve örnekler verilmektedir.

1. Örgüt İçi Mektup ve Yazılar

Örgüt dışına gönderilen iş mektuplarında olduğu gibi, örgüt içi iş mektuplarına da şekil ve içerik yönünden önem vermek gerekir. Daha önce de belirttiğimiz gibi, yazışma, yeteneğin yanında nezaket ve görgü kurallarına uymayı gerektirir. İster örgüt dışına, ister örgüt içine yazılsın yazışmalarda nezaket ve görgü kurallarına uymak karşı tarafa verilen değeri gösterir. Örgütsel davranış açısından, yazışma kurallarını kurumsallaştırarak, bunu bir örgüt kültürü olarak tüm çalışanlara yaymak gerekir.

Örgüt içi yazışmalar yaparken yazının önemi, ivedilik ve gizlilik derecesi belirtilmelidir. Yazı uzun olsun kısa olsun daima ilk paragrafta yazının içeriği özetlenmelidir. Yazının ilk paragrafı aynı zamanda ulaşılmak istenen hedefi de göstermelidir. Yazının dil, üslup ve şekil

bakımından gözden geçirilmesi gerekir. Yazıları kontrol şekil, dil üslup ve içeriğin yanında, uzunluk ve kısalık bakımından da gerekir. Yazılar yeteri kadar bilgi içermiyor, bazı sorular yanıtsız kalıyorsa, yazı kısa, hiçbir sorunun karşılığı olmayan noktalar var ise uzun yazı olarak kabul edilmelidir.

2. Tanıtma ve Reklam Mektupları

Basılı reklam mektupları, bir mal ve hizmeti halka tanıtmak, beğendirip satılmasını sağlamak amacıyla yazılan mektuplardır. Tanıtma ve reklam mektuplarında " mal ve hizmetin tanıtımı yapılır ve benzerlerinden farklı özelliklerinden bahsedilir. Mektubun şekli ve içeriği dikkat çekecek şekilde olmalıdır. Mektupta tanıtılacak ürün veya hizmetle ilgili şekil veya görüntünün olması, kaliteli kağıda basılması, hatta renkli olması hedef kitlenin dikkatini çekmesi bakımından önemlidir.

3. Satış Mektupları

Bir satış gücünü yönetmek, son derece zaman alıcıdır; planlar yapmak, kampanyaları yönetmek, satış personelinin ve dağıtımcıların yeni ürünler ve kampanyalarla ilgili bilgi sahibi olmalarını sağlamak, müşteri ilişkilerini geliştirmek gibi bir çok işin bir arada yürütülmesini gerektirir. Satış işlemlerinin etkin biçimde yürütülmesinde, satış mektuplarının önemli bir yeri vardır. Satış mektubunun kapsamı, ürünleri ya da hizmetleri sayfa üzerinde sunan basit bir mektuptan daha geniştir. Satış mektupları aşağıdaki amaçlarla hazırlanır.19

1. Ürünlerin ve hizmetlerin sunulması,

2. Satışların desteklenmesi,

3. Satışın izlenmesi.

4. Müşteri bağlantısının sürdürülmesi,

5. Müşteri bilgisinin sağlanması,

6. Ürün bilgisinin sağlanması,

7. Müşteri desteğinin verilmesi,

8. Hizmet iletişimlerinin yürütülmesi,

9. Müşteri tutunmasının sağlanması,

10. Satış gücü iletişimlerinin geliştirilmesi.

Satış mektupları aynı zamanda müşterileri firma ve ürünler konusunda aydınlatır. Ürünler tanıtıldıkları sürece, özel hizmetleri ayrıcalıklı kullanma hakkının yanında yeni ürünler konusunda öncelikli bilgiler verilir

Satış mektuplarında amaç belli bir malı veya hizmeti belli kişilere satmak olduğu için, hazırlanması zaman alır. Başarılı bir satış mektubu;

a. Dikkat çekici olmalı

b. İlgi uyandırmalı

c. Satın alma isteği uyandırmalı

d. Harekete geçirmelidir ( satın almaya teşvik etmek).

Satış mektubu yazmaya, planlama aşamasıyla başlanır. Bu aşamada, mektup konusu hakkında bilgi toplanır. Alıcıya bu ürünü neden alması gerektiği ve ürünün özellikleri hakkındaki bilgi verilir. Ayrıca, ürünün üstünlükleri, benzerlerinden farklı özellikleri, eski bir ürünse, kazandırılan yeni özellikler, büyük fiyat indirimleri vb. belirtilir.

4. Bilgi İsteme ve Bilgi Verme Mektupları

Herhangi bir konu hakkında bilgi edinebilmek için, konuyla ilgili kişi veya kurumlara yazılan mektuplardır. Öğrenilmek istenilen bilgiler, açık ve anlaşılır şekilde belirtilmeli ve ne amaçla kullanılacağına açıklık getirilmelidir. Bilgi isteme mektupları kısa ve öz olmalı, gerekli bilgiyi yeterince vermelidir.

Bilgi verme mektupları ise, bilgi siteme mektuplarının cevaplanması için yazılan mektuplardır. İstenilen bilgiler elden geldiğince kısa sürede, doğru ve tatmin edici şekilde cevaplandınlmalıdır. Yani karşı tarafın öğrenmek istediklerini cevaplamalıdır. Bilgi isteme mektupları, nazik samimi ve iyi niyetle yazılmalıdır.

5. İstek ve Sipariş Mektupları

Herhangi bir isteği muhataba bildirmek için yazıla mektuplardır. Bunlar, bilgi, yardım, randevu, örnek, broşür, fiyat listesi gibi parasız verilen hizmetleri istemek amacıyla yazılırlar. Sipariş mektuplarında ne istendiği, ne kadar istendiği, istenen ürünün türü, modeli, seri numarası, markası gibi tanıtıcı bilgiler bulunmalıdır. Sipariş mektuplarında teslimatın nerede yapılacağı ve ödeme şeklinin nasıl olacağı belirtilmelidir.

Bir mal veya hizmeti talep edenlerin, malın gönderilmesi veya hizmetin yapılması için yazdıkları mektuplardır. Sipariş mektuplarında istenilen mal ya da hizmetle ilgili bilgiler, tam

olarak verilmelidir. Ayrıca bu mala veya hizmete karşı ödenecek paranın da nasıl ödeneceği (poliçe, çek, senet, taksit, peşin) belirtilmelidir. Sipariş mektupları, sipariş formları veya mektup şeklinde hazırlanır.

6. Tekit Mektupları

Gönderilen mektupların cevabının gelmemesi durumunda (yeteri k; bekledikten sonra), karşı tarafı uyarmak amacıyla yazılan mektuplardır. Üstel mektupları nazik bir dille yazılmalıdır. Bu mektuplara önceden göndeı mektubun bir örneğinin eklenmesi, yararlı olur. Üsteleme mektuplarına « gelmemişse, yenisi yazılabilir. Çok önemli konularda geciken mektuı hatırlatmak için telgraf, telefon ve e-mailden gönderilebilir.Tekit mektupları ile ilgili hususlar

Tekit ifadeleri nezaket kurallarına uygun olmalıdır, Tekit mektubunun yazılmasını gerektiren şartlar; önceden gönderilen mektup veya

mektupların birer sureti eklenerek açıkca belirtilmelidir, Çok önemli ve acil durumlarda tekit mektubunun yanı sıra e-mail, telgraf, telefon vb. iletişim

araçları kullanılabilir,

Posta aksaklıklarının bertaraf edilmesi için tekit mektuplarının APS veya kargo ile gönderilebilir ve posta belgesi ileride doğabilecek davalarda delil olarak gösterilebilir.

Uygulama

14/10/2007//Önder Can//Bosch Yetkili Bayii//Saraylar Caddesi//Gül Sokak 34/3//16350 Bursa//Sayın Can,//İlgi: 01. Eylül 2007 tarih ve ÖNCN. 2007-248 sayılı yazımız.//İlgi yazı gereği 23 adet Bosch marka mini buzdolabının 01 Ekim 2007 tarihine kadar teslimatının yapılmasını istediğimizi belirtmiştik. Şu ana kadar teslimat yapılmadığı gibi bu konuda herhangi bir bilgi de almış değiliz. 31 Ekim 2007 tarihine kadar istemiş olduğumuz ürünleringönderilmesini rica eder, aksi taktirde anlaşmayı feshedeceğimizi üzülerek bildiririz. //Saygılarımızla,//Ünal Gündoğdu//Genel Müdür

7. Teyit (Doğrulama) Mektupları

Bir mektubun, siparişin ya da önemli başka bir belgenin alındığını onaylamak için yazılan mektuplardır. Daha sonra ilgilenilecek bir evrakın alındığını onaylamak için. tasdik mektubu gönderilir. Doğrulama mektupları iki kopya gönderilmelidir. Alıcı, iki kopyayı da imzaladıktan sonra, birini iade etmelidir. Mektubun sonuna "Kabul ediyorum" yazılarak, altı imzalanır.Teyit mektupları ile ilgili hususlar

Teyit mektubu; şükran ve minnet duygularını incelikle ifade etmelidir, Gerekiyorsa teslim alma bilgileri yazılabilir, Onaylanıp tasdik mektubuna çevrilecek teyit mektupları; ileride bağlayıcı belge niteliği taşıdığı için çok titiz incelenmelidir. Tasdik edilecek teyit mektuplarında ve mahsurlu hususlar görüldüğü takdirde

onaylanmamalıdır. Bu durum, arzu üzerine karşı taraf ile yeniden iletişim kurularak ele alınabilir.

Uygulama

ÇAĞRI YAZILIM ve BİLGİSAYAR A.Ş.//Büklüm Sokak No: 14/3//Küçükesat / ANKARA//Tel: 0312 316 00 00 Faks: 0312 316 00 02//15/10/2007//Ayşe Can//Rüya HotelÇankaya / ANKARA//Sayın Can,//10 Ekim 2007 tarihinde otelinizin balo salonunu kiralama konusunda yaptığımız sözlü anlaşma aşağıdaki gibidir. 1. Kokteyl 16 Kasım 2007 Cumartesi günü saat 19:00’da başlayacak, 22:30’da sona erecektir ve tutarı 400 $’dır. 2. Kokteyle 200 kişi davetlidir. 3. Kokteyl boyunca konuklara kişi başı 10$’dan A mönüsü uygulanacaktır.4. Balo salonunun kira bedeli ve yemeklerin tutarı, kokteyl sonunda peşin olarak ödenecektir.

Anlaşmayı imzaladıktan sonra bir nüshasını göndermenizi rica eder, işlerinizde başarılar dileriz.//Saygılarımızla,//Taylan Şener//Genel Müdür//KABUL EDİYORUM//…../ ….. /…..//Ek: Davetliler listesi

8. Kredi Mektupları

Bir kuruluştan mal veya hizmet talep edildiğinde, ödemelerin krediliolabilmesi için kredi mektupları yazılır. Bazen önceden peşin alışveriş yapıldığıhalde sonradan kredili alışveriş yapma isteğinde bulunmak için de, kredi mektubuyazılabilir.

9. Tahsilat ve Ödeme Takip Mektupları

Ödenmemiş faturaların ödenmesini talep etmek için yazılan mektuplardır. Bu tür mektuplar nazik, takat kesin ifadelerle yazılmalıdır. Genellikle kredili satışlarda, borcun ödenmemesi durumunda, ödemenin yapılmasını sağlamak için, borçluya belirli aralıklarla yazılan mektuplardır. Tahsilat ve ödemeleri takip mektuplarıyla hukuki bir yola başvurmadan borcun tahsiline çalışılır.

Tahsilat mektuplarında, mektup sert ve kırıcı olmamalıdır. Nazik ifadeler kullanılmalı, olaydan duyulan üzüntü dile getirilmelidir Borcun içeriği basit ve gerçeğe uygun bir dille belirtilmelidir. Gecikmenin nedeninin, ödemede isteksizlik yerine, faturanın gözden kaçmış olması veya birtakım istenmeyen nedenlerden kaynaklandığının düşünüldüğü söylenmelidir.

Hatırlatıcı tarzda kibar bir mektuba yanıt alınamazsa, bu kez belirlenen tarihe kadar ödemenin yapılmaması durumunda istemeyerek yasal yollara başvurulacağı açıkça belirtilmelidir. Böyle bir mektup son çare olarak, kurumda üst pozisyondaki biri tarafından yazılmalıdır. Yine de kaba ve kırıcı değil, ancak kararlılık ifade eden ifadelerle yazılmalıdır.

Ödeme takıp mektubunu göndermeden önce genelde şirketler orijinal faturanın bir kopyasını hazırlarlar ve vadesinin geçtiğini bildiren bir etiket veya damgayı üzerine basarlar. Bu durumda üç aşamalı bir haberleşme gerçekleşse de. genelde ilki yeterince etkili olur.

Uygulama

YATIRIM BANK A.Ş.//22/11/2007//Sayın Mehmet Aydoğan,//Bankamızın tarafınıza vermiş olduğu 5920 9500 5200 8900 hesap no.’lu kredi kartınızda bulunan borcunuzun ödenmediği tespit edilmiştir. Borcunuzun asgari ödeme tutarının en kısa zamanda ödenmesini

rica ederiz. Aksi taktirde yasal işlemleri başlatacağımızı üzülerek bildiririz. //Yatırım Bank//Yatırım Bankası Bireysel ve Özel Bankacılık Müdürlüğü //P. K. 06500 Ankara

10. Özür Dileme Mektupları

Özel ve iş yaşamında insanlar arasındaki ilişkilerin doğasında kırılganlık vardır. Özellikle iş yaşamında elde olmayan nedenlerden dolayı, taraflar sözlerini bazen yerine getiremeyebiliıier. Bu gibi istenmeyen durumların meydana gelmesi halinde, kusurlu veya hatalı olan taraf, ilişkilerin bozulmaması arzusuyla ve bir nezaket kuralı gereği, özür dileme mektubu yazar. Bu mektuplarda, öziire neden olan durumun elde olmayan nedenlerden kaynaklandığı belirtilir. İlişkilerin en üst seviyeye çıkarılması için elden gelenin yapılacağı ifade edilir. Usulünce özür dilenir ve hatanın tekrarlanmayacağı konusunda karşı tarafa güven verilir.

11. Ret/Kabul Mektupları

Kuruluşların, kendilerine gelen kredi veya randevu taleplerinin, kabul veya reddedildiğini

bildirmek amacıyla yazdıkları mektuplardır."0 Kabul mektuplarını yazmak daha kolay ve zevklidir. Kabul mektuplarında isteğin kabul edildiği ve verine getirilme şartlan belirtilir. Ret mektupları yazılırken, nazik ve karşıdakiler! kırmayacak şekilde yazılmalıdır. Mektupta ileride daha başka şartlarda iş yapılabileceği vb. hususlar belirtilerek, ileriye dönük iyi niyet ifade eden bir dil kullanılmalıdır.

12. Alındı ve Teşekkür Mektupları

İnsanlar arsındaki ilişkilerin kalkanı nezaket kurallarıdır. Herkes kendisinin önemli bir olduğu hissiyle yaşamak ister. Bu hissi insanlara verenler çevrelerindeki ve iş ilişkilerinde bulunduğu insanlardır. Bu nedenle, kuruluşların veya özel şahısların, kendilerine teslim edilen mal veya belgelerin alındığını bildirmek veya herhangi bir nedenden dolayı teşekkür etmek amacıyla yazdıkları mektuplardır.

Çek, bono, sözleşme, kontrat, rapor gibi önemli, kıymetli ve yenilenmesi , zor olan belgeler gönderilirken, bunların yanında bu belgelerin yollandığına dair gönderilen mektuplardır.

Bu mektupların gönderilmesindeki amaç, hangi belgenin kime, nasıl, ne zaman, neden gönderildiğinin kayıtlara geçirilerek belgelenmesidir.

Alındığını bildiren mektuplarda mal veya hizmet belgelerinin tamamının alınıp alınmadığının, istenilen nitelikte olmayan mallar, malın bedelini ödeme gibi hususlar gönderene bildirilir.

13. İş İsteme Mektupları

Kişilerin resmi ya da özel kuruluşlardan iş istemek amacıyla yazdıkları mektuplardır. Yazılan iş mektuplarında konuya hemen girilmeli, kişiler kendilerini kısaca tanıtmalıdır. Mektupta, başvurulan işin gereklerinin nereden öğrenildiği, öğrenim durumu, diğer becerileri, varsa iş tecrübesi gibi durumlar belirtilmeli; istenilen belgeler eksiksiz olarak eklenmelidir.

İş isteme mektupları ile ilgili hususlar İş mektubunu yazan, her şeyden önce kendini (iş talebi ile ilgili yeterliklerini sergileyecek

şekilde) tanıtmalıdır, İş mektupları karşı tarafı inandıracak, onu etkileyecek ve güven verecek şekilde olmalıdır, Beğenilmek adına aşırı iltifat veya abartılı ifadelerden kaçınılmalı, bunun yanında soğuk,

yetersiz veya etkisiz kalmamaya dikkat edilmelidir, İş isteme mektuplarının işveren açısından makul ve uygunluğuna dikkat edilmelidir, İş isteme mektubunda; olumlu cevap verilmesi ve en kolay iletişim kurulması için gerekli

alternatifler işverene sunulmalıdır,

İş isteme mektubu; sahibini küçük düşürmeyecek geçerliliğe ve içeriğe sahip olmalıdır.

14. Özgeçmiş

1.15.4. ÖzgeçmişBir kişi ile ilgili tanıtım bilgilerinin bulunduğu yazılara özgeçmiş denir. Bu yazı ile kişinin aranan niteliklere uygun olup olmadığı belirlenir.

Özgeçmiş ile ilgili ayrıntılı bilgi yazı diğer modüllerde verilmiştir.

UYGULAMA

WORD’DE Yeni belge açılmak suretiyle belge türlerinin şablon olarak kullanılabileceğine örnekler verilecek. Özgeçmiş, form, iş mektubu vb…..