· Web viewEsa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. ” Al respecto, cabe señalar

San José, 19 de febrero del 2013INF-DGAI-005-2013

LicenciadaTeresa Poveda Donato, Subdirectora Dirección Jurídica

Asunto: Servicios de Auditoría Informe de control interno

Estimada Teresa:

Nos permitimos presentar el informe Nº INF-DGAI-005-2013 sobre la evaluación de los trámites de reclamos y procedimientos administrativos en la Dirección Jurídica.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados de este informe que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, y que deben ser implementadas como parte de la mejora continua de esa Dirección.

Las recomendaciones de este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de ellas debe elevar el informe al señor Ministro de Hacienda con las objeciones y soluciones alternas, con copia a esta Auditoría Interna, según se establece en el citado artículo.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como el plan de acción que se defina en un plazo razonable para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

OSA/gbm/kujc: Estudio Nº 014-2012

Dirección: Av. 2da, Calle 1 y 3, diagonal al Teatro Nacional, San José, Costa Rica •Tel 2284-5242/Fax: 2222-1334 • www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/


INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL TRAMITE DE RECLAMOS Y

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA

DIRECCION JURIDICA

INF-DGAI-005-2013

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNAFebrero, 2013


INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL TRÁMITE DE RECLAMOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCION JURIDICA

TABLA DE CONTENIDORESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................................................. i

1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................... 1

1.1. Origen.............................................................................................................................................................. 1

1.2. Objetivo............................................................................................................................................................ 1

1.3. Alcance............................................................................................................................................................ 1

1.4. Comunicación de resultados........................................................................................................................1

1.5. Normativa relacionada con control interno................................................................................................2

1.6. Aspectos generales....................................................................................................................................... 2

2. RESULTADOS........................................................................................................................................................ 3

2.1. Sobre el control automatizado de reclamos y procedimientos administrativos..................................3

2.2. Sobre el cumplimiento de plazos fijados internamente...........................................................................5

2.3. Sobre el manejo de los expedientes...........................................................................................................6

2.4. Sobre el Manual procedimientos internos..................................................................................................7

2.5. Sobre los plazos y requisitos para trámites publicados en el sitito WEB del MEIC...........................8

2.6. Sobre la ejecución de funciones ajenas al puesto.................................................................................10

3. CONCLUSIONES................................................................................................................................................ 11

4. RECOMENDACIONES:......................................................................................................................................12



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INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL TRÁMITE DE RECLAMOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCION JURIDICA

RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es el resultado del estudio realizado sobre algunos aspectos de control relacionados con el trámite de reclamos y procedimientos administrativos que se llevan en la Dirección Jurídica, el cual se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2012. El objetivo consistió en la evaluación de los controles establecidos para dichos trámites a fin de determinar si estos son adecuados para garantizar razonablemente la salvaguarda de los recursos públicos y el cumplimiento normativo.

La revisión comprendió la verificación de aspectos de control relacionados con los trámites realizados por esa Dirección en el periodo del 01 de junio 2011 al 31 de mayo de 2012, ampliándose cuando se consideró necesario, a partir de una muestra selectiva de los trámites de cada una de las Áreas que tienen a cargo la elaboración de procedimientos administrativos y la atención de reclamos.

Para efectos de este estudio, se obtuvo información sobre las herramientas utilizadas para la apertura de los expedientes, su asignación, registro de los movimientos y el cierre de éste, con lo que se evidenció que aún cuando dichas herramientas coadyuvan positivamente en el sistema de control interno de esa Dirección, existen algunos aspectos relacionados con el control y seguimiento de los plazos fijados internamente para la resolución de los reclamos, el manejo y archivo de la documentación física que soporta los casos, la actualización del manual de procedimientos internos, los plazos y requisitos publicados en la pagina web del MEIC para la atención de los reclamos, y la designación del encargado del mantenimiento y mejora del sistema utilizado para el control de los casos, que se requiere sean revisados a fin de que se adopten las medidas correspondientes para su fortalecimiento.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro con copia a la Auditoría Interna, exponiendo las razones por las cuales objeta las recomendaciones y proponiendo las soluciones alternas para solventar los hallazgos determinados.



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INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL TRÁMITE DE RECLAMOSY PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN JURIDICA

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

El presente estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2012.

1.2. Objetivo

Evaluar los controles en el trámite de reclamos y procedimientos administrativos, a fin de determinar si estos son adecuados para garantizar razonablemente la salvaguarda de los recursos públicos y el cumplimiento normativo.

1.3. Alcance

Comprende la revisión de aspectos de control interno relacionados con los trámites de reclamos y procedimientos administrativos realizados en la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda en el periodo que va del 01 de junio 2011 al 31 de mayo de 2012, ampliándose cuando se consideró necesario, y en lo que respecta al control de plazos internos se revisó a partir de una muestra selectiva de los trámites de cada una de las Áreas que tienen a cargo esta función, a saber: Autorizaciones y Aprobaciones, Jurídico Laboral, Normativa Institucional, Procedimientos e Información y Régimen de Empleo Policial; así como de una Área funcional denominada Asuntos Directos, en que se ubican los casos que son atendidos directamente por la Directora y Subdirectora de esa Dirección.

La cantidad de expedientes seleccionados por Área es la siguiente:

Muestra de expedientes ingresados a la Dirección Jurídica 01 de Junio de 2011 al 31 de Mayo de 2012Área Total Cantidad a revisar

Asuntos Directos 47 2Autorizaciones y Aprobaciones 252 13Jurídico Laboral 476 24Normativa Institucional 237 12Procedimientos e Información 133 7Régimen de Empleo Policial 380 19

Total de expedientes 1525 77

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4. Comunicación de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 15 de febrero de 2013 a la Licda. Teresa Poveda Donato, Subdirectora de la Dirección Jurídica. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.




1.5. Normativa relacionada con control interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados.// “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6. Aspectos generales

La Ley N° 6227 Ley General de la Administración Pública, en sus artículos 214 al 229 establece el Procedimiento Administrativo, indicando en el artículo 214 que este servirá para asegurar el mejor cumplimiento posible de los fines de la Administración; con respeto para los derechos subjetivos e intereses legítimos del administrado, de acuerdo con el ordenamiento jurídico.

El artículo 216 de la misma Ley establece que la Administración deberá adoptar sus resoluciones dentro del procedimiento con estricto apego al ordenamiento y, en el caso de las actuaciones discrecionales, a los límites de



racionalidad y razonabilidad implícitos en aquél; así como también que el órgano administrativo deberá actuar, además, sujeto a las órdenes, circulares e instrucciones del superior jerárquico, dentro de los límites de esta Ley.

El artículo 221 menciona que en el procedimiento administrativo se deberán verificar los hechos que sirven de motivo al acto final en la forma más fiel y completa posible, para lo cual el órgano que lo dirige deberá adoptar todas las medidas probatorias pertinentes o necesarias, aún si no han sido propuestas por las partes y aún en contra de la voluntad de éstas últimas.

Mediante Decreto 32828-H1, se crea la Asesoría Jurídica del Ministerio de Hacienda, considerando que es fundamental para el Ministerio de Hacienda, garantizar la eficiencia administrativa en el servicio público, mediante una Asesoría Jurídica institucional que analice y valore la emisión de actos administrativos al amparo de la legalidad y de la constitucionalidad vigente, y normalice los diferentes trámites y procedimientos legales a lo interno del Ministerio.

El Decreto 35203-H2, establece el Reglamento de Organización de la Asesoría Jurídica del Ministerio de Hacienda, en donde indica que la Asesoría Jurídica funcionará con las siguientes áreas: Dirección, Subdirección, Área Jurídico Laboral, Área de Procedimientos e Información, Área de Autorizaciones y Aprobaciones, Área de Normativa Institucional, Área de Régimen de Empleo Policial y Área de Documentación, Tramitología y Archivo.

Los tipos de reclamos que se atienden son en materia salarial, materia de contratos, reclamos de servicios básicos y reclamos de devoluciones de cuotas. Para el control de los casos, la Dirección Jurídica cuenta un sistema informático denominado Sistema de Actualización de Expedientes (SAE), una herramienta que fue diseñada para automatizar el control sobre el proceso de los trámites de casos legales que se atienden en dicha Dirección y que se encuentra en operación desde el año 2010.

El objetivo primordial del Sistema SAE es tener actualizada la información de los diferentes expedientes, así como también ubicar de manera ágil, el total de reclamos y procedimientos realizados por medio de reportes estadísticos, al cual se le asignan parámetros según las necesidades del usuario.

2. RESULTADOS

2.1. Sobre el control automatizado de reclamos y procedimientos administrativos

Con el fin de dar cumplimiento al proceso que realiza la Dirección Jurídica en torno a los trámites de reclamos y procedimientos administrativos, se han establecido algunos controles orientados a garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, el cumplimiento de la normativa vigente, y la confiabilidad y la oportunidad de información que requieren para la toma de decisiones. Lo antes descrito, se evidencia principalmente en los siguientes elementos que dispone esa Dirección, a saber:

El proceso de reclamo inicia cuando el documento físico ingresa a la recepción para ser registrado por la Asistente Administrativo en el sistema SAE el cual le asigna un número de expediente electrónico para posteriormente pasarlo a la Dirección o Subdirección y así remitirlo a uno de los abogados quien le indica una fecha de vencimiento. Al documento físico se le agregan comentarios por medio de una boleta. Finalmente se devuelve a la Asistente Administrativa quien lo registra, ya con todas las anotaciones, tanto en una hoja electrónica en Excel como en el sistema SAE para proceder al archivo físico.

La Dirección Jurídica establece plazos para la atención de reclamos, estos van de días a meses los cuales varían dependiendo de la naturaleza del reclamo.

1 La Gaceta Nº 247 del 22 de diciembre de 2005.2 La Gaceta Nº 86 el 06 de mayo de 2009



Los tipos de procedimientos administrativos que se realizan están relacionados con el cobro de intereses (10% del pago de contrataciones irregulares), cobros de deducibles, cese de interinos, cobros de preaviso, despido de funcionarios del Régimen Policial, entre otros, los cuales son instaurados por órganos directores, comisiones preliminares, por solicitudes de las Dependencias, reclamos, entre otros.

Cuando hay procedimientos administrativos de alto nivel, estos son realizados en su totalidad por el Coordinador a cargo del tema. Los procedimientos administrativos más sencillos los asigna directamente el Coordinador de Área a uno de los abogados a cargo.

La mecánica establecida por la Dirección para atender procedimientos administrativos se basa en definir un rol para todos los funcionarios del área de tal manera que cuando algún funcionario participe en comisiones preliminares no participe en órganos directores siempre que sean del mismo tema, esto con el fin de evitar que se presenten nulidades.

La Dirección Jurídica mantiene en el SAE un registro histórico de todos los casos y sus respectivas actividades, incluyendo desde la apertura del expediente, la asignación, la reasignación (en caso de ser necesario) de cada movimiento que se realiza el cual va desde adjuntar un documento hasta remitirlo a revisión, la correspondencia, las notificaciones, el trámite ante el Despacho del Ministro y ante Leyes y Decretos, así como también el cierre de éste.

El sistema prevé que una vez indexados los documentos a cada expediente, sólo se permite su lectura, y al modificarse alguno queda como una nueva versión, siempre manteniendo el registro de quién realizó los cambios, sin necesidad de ir a verificar que cambios existieron en el documento.

Otros beneficios del SAE es que registra claramente el flujo de cada expediente, permitiendo su localización y la visualización de su estado según el trámite que se realiza, estableciendo los privilegios de tramitación. Esto conlleva a su vez a tener un registro exacto.

Al sistema SAE tienen acceso todos los funcionarios de la Dirección Jurídica con las restricciones respectivas, razón por la cual se han establecido controles al asignarse los respectivos perfiles, creando para tal fin un Manual de Usuario SAE, el cual se da a conocer a todos los funcionarios del área, así como también a los de nuevo ingreso.

Es importante mencionar que anterior al sistema SAE, la base de datos para el almacenamiento de expedientes se llevaba en formato de Excel, la cual sigue siendo utilizada como mecanismo de control complementario al sistema SAE, debido a que en éste se lleva un registro de plazos, lo cual no se refleja en el SAE.

De acuerdo con lo indicado, se considera que la Dirección Jurídica dispone de herramientas automatizadas para el registro, control y seguimiento de estos procesos, que le aseguran un control razonable de los casos que atiende, desde su recepción hasta su finalización, y en caso de desviaciones tomar las medidas correctivas que proceden.

No obstante, se encontraron algunos aspectos que son susceptibles de ser mejorados, según se detalla a continuación:

2.2. Sobre el cumplimiento de plazos fijados internamente

Se generó un reporte de 1525 expedientes del Sistema SAE sobre casos tramitados correspondientes al periodo que va del 01 de junio de 2011 al 31 de mayo de 2012, de los cuales se seleccionó al azar una muestra de un total de 77 casos para efecto de observar el cumplimiento de plazos establecidos internamente por esa Dirección, considerando que los mismos son un elemento necesario para el cumplimiento de los plazos establecidos por ley.



De la revisión efectuada de los 77 expedientes seleccionados y la información que lleva esa Dirección en una base de datos en Excel, se determinó que en algunos casos, los plazos establecidos internamente por la Dirección Jurídica para el trámite de los reclamos y procedimientos administrativos, han sido excedidos, según se muestra a continuación:

Trámites excedidos en el plazo interno fijado01 de Junio de 2011 al 31 de Mayo de 2012

Plazo excedido entre los siguientes rangos Nº de casos %de 1 a 30 días 11 De 31 a 60 días 4 De 61 a 90 días 7 de 91 a 120 días 3 de 121 a 150 días 7 de 151 a 180 días 0 de 181 a 210 días 1 de 211 a 240 días 1 de 241 a 270 días 1 de 271 a 300 días 0 más de 300 días 1 Plazo excedido en días naturales 36 47%Tramitados antes de la fecha fijada 18 23%En Revisión 9 12%No Evaluados 14 18%Total 77 100%

De la revisión efectuada se determinó que el trámite en 59 casos (77%), excedieron el plazo interno fijado por la Dirección, en tanto los 18 (23%) casos restantes, fueron tramitados oportunamente.

Según lo indicado por el Coordinador del Área Normativa, quien fue designado por la Dirección Jurídica para atender lo referente al estudio, comentó que esta situación se presenta debido a una sobrecarga de trabajo, en razón de la salida durante el periodo estudiado, de cuatro abogados y una coordinadora; debiéndose redistribuir entre los funcionarios restantes, los expedientes que tenían asignados estos funcionarios. Adicionalmente señaló, que la mayoría de los casos indicados corresponden a gestiones de despido, reclamos laborales, lesividades, decretos, contratos, procedimientos administrativos y traslados de cuotas; los cuales son de mayor complejidad en virtud de los montos por los cuales se tramitan.

Al respecto, se nos indicó que las cargas de trabajo eran las siguientes:

Cantidad de casos por abogadoNombre Abogado Cantidad de CasosMelissa Acevedo Fajardo 81Marco Antonio Hernández 119Sergio Alvarado Delgado 94Andrea Barrientos Chacón 93

Coordinadores (Nota 2)Cantidad

casos Lindsay Rodríguez Cubero 46Erick Herrera Bonilla 30Mauricio Rodríguez Fallas 20Vladimir Villalobos González 20



Christian Badilla Villareal 89Verny Pacheco Segura 87Zully Pérez Vargas 106Carla Morales González 95Jorleny Alfaro Durán 80Rafael Cruz (Nota 1) 56

Nota 1. El funcionario Rafael Cruz laboró para la Dirección Jurídica hasta el 14 de diciembre del 2012, por cuanto se traslada a Laborar al Registro Nacional.Nota 2. Los Coordinadores aparte de realizar funciones propias como coordinadores, también tienen la cantidad de casos detallados en el cuadro.

Es necesario se tomen medidas que le aseguren razonablemente a esa Dirección, el cumplimiento de los plazos internos establecidos; situación que puede incidir negativamente en su operativa normal, con el riesgo de inconvenientes en el cumplimiento de los plazos legales que norman el trámite y resolución de los reclamos y los procedimientos administrativos que se deben observar.

La norma 4.6 Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico de la Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), establece: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las actividades de control que permitan obtener una seguridad razonable de que la actuación de la institución es conforme con las disposiciones jurídicas y técnicas vigentes. Las actividades de control respectivas deben actuar como motivadoras del cumplimiento, prevenir la ocurrencia de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas ocurran, emprender las medidas correspondientes. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2….”

2.3. Sobre el manejo de los expedientes

El numeral 4.4.1 de las normas citadas Documentación y registro de la gestión institucional, indica: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.

Asimismo, el numeral 5.5 sobre el Archivo Institucional, dicta lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos.”

Se determinó que la documentación que se conserva en los expedientes de Trámites de Reclamos referentes a Convenios, Contenciosos Administrativos, Licitaciones, Reajuste y Revisiones de Precios, Recursos de Amparo, Acciones de Inconstitucionalidad, Permisos, Denuncias Laborales, Reclamos Administrativos, Recursos de Apelaciones, Denuncias, Solicitudes de Certificaciones, Decretos Ejecutivos, Implementación ODP, Procedimientos, Lesividades, Apelaciones de Órganos Directores, Devoluciones de Cuotas, entre otros; se mantiene ordenada y archivada de forma cronológica, con el respectivo número de expediente, sin embargo, existen algunos aspectos que requieren ser fortalecidos, debido a lo siguiente:

En algunos casos, los documentos archivados en los expedientes no se encuentran foliados o son foliados a lápiz o lapicero sin el sello de la Dirección Jurídica, además carecen de un índice o tabla de contenidos. También se identificó falta de uniformidad y suficiencia de información, ya que los expedientes cuentan con una hoja denominada



“bitácora” en la que solamente se anota el número de expediente sin que se tomen en cuenta otros datos importantes tales como: estado el expediente (abierto –cerrado), número y fecha del oficio de cierre, cuando éste procede. Se determinó además algunos expedientes que según el sistema SAE ya se encuentran cerrados; sin embargo en la bitácora no se refleja el estado del mismo.

Esta condición, puede deberse a la falta de lineamiento o directrices internas, debidamente formalizadas y divulgadas, que vengan a regular aspectos relacionados con la conformación, mantenimiento, cierre y archivo del expediente, para que los funcionarios adopten las rutinas de trabajo correspondientes.

La condición comentada de no tomarse medidas, podría representar un riesgo respecto a la integridad de los documentos contenidos en los expedientes, dificultar el control de la documentación contenido en estos, así como dificultar el uso y manipulación de los documentos que sirven como respaldo técnico y legal de los trámites de reclamos y procedimientos administrativos u otros, con el riesgo de pérdida de información que respalda lo actuado.

2.4. Sobre el Manual procedimientos internos

Al respecto se determinó que en el punto 5 del Manual de Procedimientos Interno de la Dirección Jurídica incorpora un apartado denominado "Mantenimiento de SINFEX" el cual describe los pasos a seguir para la notificación de los documentos que emite esa Dirección; sin embargo en la actualidad lo que se usa para ese efecto es el sistema SAE.

Aunado a lo anterior, observamos que los plazos establecidos en el Manual de Procedimientos, específicamente en las secciones III Decretos Ejecutivos, Sección V Elaboración de Certificaciones DJMH, Sección XIII. Solicitudes de conciliación y otras medidas cautelares, no se ajustan al plazo establecido por la Dirección o Subdirección en el sistema SAE, indicando el Lic. Erick Herrera Bonilla lo siguiente: “por la naturaleza de los documentos, dichos plazos pueden variar sin afectar el plazo originalmente establecido, los cuales se cumplen en el tiempo requerido según la circunstancia”. Indica además que estos plazos aún no han sufrido modificaciones desde la creación del Manual. La norma 4.2 “Requisitos de las actividades de control” de las Normas de control interno para el Sector Público dispone en el punto “e. Documentación”, lo siguiente: “Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

Al respecto, cabe señalar que los manuales de procedimientos debidamente actualizados constituyen una herramienta de gran valor para la ejecución de los procesos pues orienta a los colaboradores sobre las actividades y los momentos que tienen lugar cada una de ellas, permitiendo la delimitación de las funciones y competencias, por lo que su ausencia podría incidir en falta de claridad para el desempeño de las labores y dificultar la asignación de responsabilidades cuando se considere necesario.

2.5. Sobre los plazos y requisitos para trámites publicados en el sitio WEB del MEIC

Se realizó un cuadro comparativo de los requisitos y plazos mostrados en el Catálogo Nacional de Trámites publicado en la página del MEIC y de lo establecido en el Manual de Procedimientos Internos de la Dirección Jurídica, determinándose lo siguiente:



Trámite Observaciones

Autorización de Patente de Corredor Jurado

En la página del MEIC se publican solamente dos requisitos para la realización de este trámite; mientras que en el Manual de Procedimientos de la Dirección Jurídica y en la entrega de requisitos por medio de ventanilla se describen más requisitos a los publicados. Los plazos publicados en la página del MEIC no coinciden con los descritos en el Manual de Procedimientos y en la entrega de documentación física no se describe plazo alguno.

Contrato de Sesión de Facturas: Si bien es cierto los requisitos publicados en el Catálogo Nacional de Trámites y en el Manual de Procedimientos coinciden para ambos, se observa que para los plazos no. En la web del MEIC se publica un plazo de 30 días hábiles y en el Manual de Procedimientos se publica un plazo de un año a partir del día siguiente del acto que la declara.

Elaboración de Certificaciones: Para este Trámite el plazo publicado en el MEIC es de 5 días hábiles; sin embargo, observamos que en el Manual de Procedimientos se otorga un plazo de tres días hábiles.

Habilitación y des habilitación de Almacenes Generales de Depósito.

El plazo publicado en el MEIC es de 60 días hábiles; sin embargo, observamos que en el Manual de Procedimientos se indica que para este procedimiento no se cuenta con un plazo preestablecido.

Nombramiento o Revocación de los abogados de Planta de la Oficina de Cobro Judicial.

Para este Trámite el plazo publicado en el MEIC es de 30 días hábiles; sin embargo, observamos que en el Manual de Procedimientos se indica que el plazo es inmediato.

Pago de indemnización por resolución contractual entre la Administración y un particular.

Al consultar la página Web del MEIC se observó en el catálogo nacional de trámites se encuentra ingresado a la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda el trámite correspondiente a “Pago de indemnización por resolución contractual entre la Administración y un particular”; sin embargo al buscar este procedimiento en el Manual de Procedimientos interno de su Unidad no es posible visualizar el mismo.

Recursos de Apelación: Los requisitos para llevar a cabo este trámite no son exactamente los mismos que se detallan en la página del MEIC en relación al Manual de Procedimientos; al contrario del plazo que para ambos casos el plazo es el mismo.

Solicitud de cancelación de hipotecas y prendas del extinto Banco Anglo Costarricense.

Para este trámite el plazo publicado en la página del MEIC si coincide con el indicado en el Manual de Procedimientos; sin embargo el detalle de los requisitos no son los mismos. En las boletas físicas que se le entregan a los usuarios en ventanilla no se detalla el plazo de dicho trámite.

Solicitudes de Reajuste de Precios interpuestas por los contratistas y Solicitudes de Revisión de Precios interpuestas por las empresas contratistas.

Los Requisitos detallados en la página del MEIC, así como los detallados en el Manual de Procedimientos no coincide; no obstante el plazo si es el mismo.

Traspasos de Cuotas Poder Judicial. Los Requisitos y los plazos son los mismos tanto en la página del MEIC, como en el Manual de Procedimientos y los entregados en ventanilla.

Traspaso y Devolución de Cuotas del Régimen de Pensiones de Hacienda y del Magisterio Nacional anteriores a la Ley Nº7531.

Los plazos y requisitos publicados en la página del MEIC, difieren a los indicados en el Manual de Procedimientos.

De acuerdo con lo indicado por funcionarios de la Dirección Jurídica esto puede obedecer a que en el momento en que se publicó en la página www.meic.go.cr del Ministerio de Economía, Industria y Comercio el Catálogo Nacional de Trámites, no se cercioraran de que los requisitos y plazos fueran los mismos que los que encontraban ya establecidos en los procedimientos internos propios de la Dirección.

El Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites 3, entre otras disposiciones establece lo siguiente: Artículo 4º—Proceso de los trámites administrativos. Los trámites administrativos deben estructurarse de manera tal que sean claros, sencillos, ágiles, racionales y de fácil entendimiento para los particulares, a fin de mejorar las relaciones de estos con la Administración Pública, haciendo eficaz y eficiente su actividad.”

3 La Gaceta Nº 60 del 23 de marzo de 2012


http://www.meic.go.cr/


El artículo 19 del citado Reglamento crea el Catálogo Nacional de Trámites como un instrumento que estará constituido por todos los trámites, requisitos y procedimientos, ofrecidos por cada ente u órgano de la Administración Pública, que deban realizar los ciudadanos, el cual se encuentra disponible tanto para la Administración Pública como para el ciudadano, en las páginas web www.meic.go.cr y www.competitividad.go.cr , así como en la página web de cada ente u órgano que conforma la Administración Pública. El artículo 20º señala que el MEIC facilitará a cada ente u órgano de la Administración Pública un perfil institucional, el cual estará bajo entera responsabilidad de éstos. Asimismo, los jerarcas, departamentos legales y los oficiales de simplificación velarán que la información de su perfil institucional se mantenga actualizado y conforme a los principios establecidos en la Ley 8220 y este reglamento.

Por su parte, el artículo 21º “Implementación del Catálogo Nacional de Trámites”, establece que los entes y órganos de la Administración Pública deberán tener funcionando su perfil institucional del Catálogo Nacional de Trámites a partir de la vigencia del presente reglamento; y el artículo 40º, “Falta de plazo legal”, que “ante la carencia de un plazo legal para resolver la petición, gestión o solicitud del administrado, se entenderá que la entidad u órgano administrativo deberá resolver atendiendo la naturaleza de la solicitud, es decir, si la solicitud se trata del ejercicio del derecho de petición, o por el contrario del derecho de acceso a la justicia administrativa, conforme a las siguientes reglas:

a) Cuando la solicitud del administrado es pura y simple y consiste en un mero derecho a ser informado o la obtención de una certificación o constancia, la Administración se encuentra frente al ejercicio del llamado derecho de petición. En este caso, la entidad tiene el plazo de diez días hábiles desde la fecha en que fue presentada la solicitud en la oficina administrativa.

b) En el caso de reclamos administrativos y trámites que deban concluir con un acto final de decisión, es decir, solicitudes de permisos, licencias y autorizaciones o aprobaciones que deban acordarse en el ejercicio de funciones de fiscalización y tutela de la Administración, o bien, por el grado de complejidad de la solicitud planteada, se requiera dictámenes, peritajes, e informes técnicos similares; la oficina administrativa competente resolverá la solicitud en el plazo de un mes, contado a partir del día en que el administrado presentó o completó la solicitud según sea el caso.

Conforme con lo anterior, esta condición es necesario revisarla para que brinde al usuario que va a realizar el trámite información correcta; y se evite reproceso del trámite al aplicar el usuario requisitos que no proceden, aunados a inconvenientes con los plazos vigentes.

2.6. Sobre la ejecución de funciones ajenas al puesto

Se determinó que el funcionario que tenia a cargo la administración de la base de datos y del sistema SAE (Sistema de Actualización de Expediente), fue contratado en la Dirección Jurídica para realizar labores de abogacía en el puesto de Profesional de Servicio Civil 3; sin embargo según lo indicado por él, como recargo se le asignó de manera verbal realizar esas labores; esta situación según lo indicado se debió a que por iniciativa propia desarrolló el sistema SAE como parte de un proyecto universitario considerando que fuera un sistema amigable y de uso funcional para la Dirección Jurídica; razón por lo cual colabora en realizar funciones específicas relacionadas con los sistemas de información que tienen que ver con esa área.

Si bien, en correo de 26 de setiembre de 2012, se evidencia que ese funcionario actualmente no realiza funciones como administrador de la base de datos ni como administrador del sistema SAE y solamente realiza labores propias de Abogacía; se desconoce quién estará asumiendo las funciones informáticas relacionadas.


http://www.competitividad.go.cr/

http://www.meic.go.cr/


Por otra parte, si bien es cierto la situación presentada fue corregida, debe tenerse en cuenta que dicho funcionario realizó por aproximadamente 3 años una función que no correspondía conforme su puesto, lo cual podría eventualmente constituir un riesgo en el sistema, afectar las labores normales asignadas, o una limitación en la asignación de responsabilidades en el evento de que esto fuera necesario, por situaciones que se presentaran con la ejecución de las funciones propias como por las que eran ajenas a su puesto.

El Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Hacienda4, cita en el Artículo 5 lo siguiente: “La descripción de las actividades de los puestos que se hace en el Manual Descriptivo de Clases de la Dirección General de Servicio Civil, es tan solo representativa del puesto, pero debe respetarse el mínimo de requisitos para cubrir las necesidades del puesto. // Cualquier aplicación del Manual Descriptivo de Clases de la Dirección General del Servicio Civil o del Manual de Puestos para los servidores pertenecientes al Régimen Policial, según corresponda, será válida en la medida que guarde relación con la capacidad del funcionario (a) y naturaleza del trabajo del puesto que ocupa. El servidor (a) tendrá la obligación de prestar servicios en diferentes tareas dentro de la misma clase, según determine el Ministerio de conformidad con los Manuales citados, a fin de garantizar un conocimiento integral de las diferentes operaciones.”

Asimismo, la norma 2.5.1 Delegación de funciones de las Normas de control Interno para el Sector Público5 establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que la delegación de funciones se realice de conformidad con el bloque de legalidad, y de que conlleve la exigencia de la responsabilidad correspondiente y la asignación de la autoridad necesaria para que los funcionarios respectivos puedan tomar las decisiones y emprender las acciones pertinentes.”

3. CONCLUSIONES

3.1. La Dirección Jurídica cuenta con un control automatizado para el registro y seguimiento de los casos legales que atienden, para lo cual utiliza un sistema denominado SAE, que mantiene un histórico de las actividades que se realizan, contiene datos estadísticos que permiten medir de una manera razonable la gestión de la Dirección, y en forma complementaria en una tabla de Excel también controla los plazos que se deben cumplir en los trámites, lo que permite garantizar en forma razonable un control adecuada de los trámites desde su ingreso al cierre del mismo. Ver punto 2.1 de este informe.

3.2. Por otra parte, esa Dirección ha establecido una serie de plazos internos en función de los plazos legales para que los trámites se atiendan en forma oportuna, no obstante, en revisión de una muestra selectiva de los casos tramitados, se determinó que 77% excedieron el plazo fijado por la Dirección para su resolución, lo cual puede deberse a la salida de cinco funcionarios durante el periodo estudiado, que genera una sobre carga de trabajo e incide en el incumplimiento de los plazos fijados internamente, así como a la complejidad de los casos que se atienden según su naturaleza. Ver punto 2.2 de este informe.

3.3. La Dirección Jurídica ha realizado esfuerzos importantes en mantener los expedientes ordenados y bien respaldados a nivel tecnológico por medio del sistema SAE, no obstante, existen algunos aspectos susceptibles de mejora, relacionados con el manejo de la documentación física, al encontrar archivos que carecen de índices o tablas de contenidos, información incompleta en las bitácoras de los expedientes, foliado incorrecto (uso de lápiz o lapicero además de ausencia de sellos de la Dirección) y la necesidad de indicar en la bitácora cuando un expediente se encuentra cerrado. Ver punto 2.3 del informe

3.4. Aún cuando la Dirección Jurídica cuenta con procedimientos escritos de las actividades que se realizan en esa Dirección, estos no se encuentran debidamente actualizados en algunos aspectos y los plazos incorporados para los trámites de reclamo o procedimientos administrativos, difieren de los que la Dirección establece para cada uno de ellos cuando se asigna la gestión. Ver apartado 2.4 del informe.

4 La Gaceta Nº 133 del 12 de junio de 1996.5 Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE, publicadas en La Gaceta N°26 del 6 de febrero de 2009.



3.5. Algunos de los requisitos y plazos detallados en el Manual de Procedimientos Interno de la Dirección Jurídica son diferentes a los que se publican en la página web del MEIC, lo cual puede generar información errónea al usuario que va a realizar el trámite; así como también un reproceso del trámite al solicitar el usuario requisitos que no proceden, además de generar el riesgo de incumplir lo establecido en el artículo 4° del Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites6. Ver punto 2.5 de este informe.

3.6. A la Dirección Jurídica ingresó un funcionario para realizar labores de Abogacía; sin embargo como Ingeniero en Sistemas y creador del Sistema Informático SAE se le encargó dar mantenimiento a este. Aunque de acuerdo con información suministrada ya no realiza funciones de este tipo, pues según se indicó éstas están siendo asumidas por la DGI, no se obtuvo evidencia de tal solicitud ni tampoco de la forma como será atendida esta función. Esta situación representa un riesgo conforme las funciones y responsabilidades que asume un funcionario según el puesto para el cual fue contratado. Ver punto 2.6 de este informe.

4. RECOMENDACIONES:

A la Directora Jurídica:

4.1. Revisar la situación presentada con respecto al cumplimiento de los plazos fijados para atender el trámite de reclamos y procedimientos administrativos establecidos por esa Dirección conforme los recursos disponibles, y de corresponder realizar los ajustes para que estos constituyan un indicador útil para el seguimiento y control de la atención oportuna de los mismos, así como para tomar las decisiones que procedan en caso de desviaciones. Ver apartado 3.2 de este informe.

4.2. Valorar la necesidad de realizar un estudio de cargas de trabajo cuyo resultado le permita a la Dirección Jurídica contar con información sobre la suficiencia del recurso humano con que cuenta para la atención de los casos y con la forma en que están distribuidas sus funciones; a fin de mejorar los tiempos en la atención de algunos de los trámites que le son solicitados. Asimismo, realizar las gestiones necesarias para que se llenen las plazas vacantes correspondientes al personal que dejó de laborar en esa Dirección. Ver apartado 3.2 de este informe.

4.3. Emitir lineamientos para que los expedientes que se conservan en la Dirección Jurídica, cumplan con los requisitos mínimos sobre su integridad, a fin de propiciar un mejor control de la documentación que consta en esos expedientes, identificación apropiada y preservar su buen estado, que faciliten el acceso ágil de la documentación de interés por parte de los usuarios, y constituya un respaldo apropiado de la gestión. Ver apartado 3.3. de este informe.

4.4. Efectuar una revisión integral del “Manual de Procedimientos Interno de la Dirección Jurídica”, y se proceda con las actualizaciones de las actividades relacionadas a los procedimientos existentes, y se documenten con la formalidad debida aquellos que no lo están, conforme con los aspectos señalados en este informe y de acuerdo con las necesidades actuales de la Dirección Jurídica. Ver punto 3.4 del presente informe.

4.5. Revisar el contenido de la página web del MEIC respecto a requisitos y plazos de los trámites de esa Dirección Jurídica y que no están conforme con el Manual de Procedimientos Internos, para efectos de proceder con los ajustes que correspondan y brindar información clara y sencilla a los usuarios sobre los

6 La Gaceta Nº 60 del 23 de marzo de 2012



trámites que se atienden, conforme con lo establecido en el Artículo 4º del Reglamento a Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites. Ver punto 3.5 del presente informe.

4.6. Tomar las previsiones que correspondan para evitar la asignación de funciones de naturaleza distinta a las que establece el Manual de Clases Anchas para los puestos de Profesional de Servicio Civil, especialidad en Derecho. Ver punto 3.6 de este informe.

Estas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al Ministro y enviará copia a la Auditoría Interna.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente a la Directora Jurídica proceder en lo que corresponda, con la aplicación de la Ley 8292 y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, según Decreto Nº 34323-H y sus modificaciones, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo de 10 días hábiles señalado; así como el plan de acción que se defina en un plazo razonable para la efectiva implantación de lo recomendado.

Karen Umaña Jiménez Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 2 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

C. Estudio N°014-2012Archivo


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