€¦ · Web viewSystem będzie użytkowany w języku angielskim. ... (opisowych i rekomendacji) dla każdego wniosku. ... i dalszej edycji, jeśli umowa wymaga dostosowania. Możliwe

Załącznik nr 1 do Ogłoszenia – Opis Przedmiotu Zamówienia

Zamówienie w szczególności obejmuje:

1. opracowanie Planu Projektu;

2. przeprowadzenie analizy i przygotowanie projektu Systemu;

3. budowę Systemu;

4. wdrożenie Systemu (uruchomienie systemu, optymalizacja wydajnościowa,

szkolenia, przekazanie pełnej Dokumentacji);

5. udzielenie 36 miesięcznej gwarancji wraz ze świadczeniem usług serwisowych

liczonych od dnia odbiory końcowego systemu z opcją przedłużenia o 2 lata.

Prawo opcji:

Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia gwarancji o kolejne 12

miesięcy, a następnie o kolejnych 12 miesięcy z zastosowaniem prawa opcji.

System będzie użytkowany w języku angielskim.

Termin wdrożenia i odbioru Systemu: do 130 dni kalendarzowych od dnia zawarcia

umowy.

Etap Nazwa etapu Zakres odbioru Wartość etapu

I Opracowanie planu

projektu

Plan projektu 0% wartości

Umowy

II Analiza i przygotowanie

projektu systemu

1. Dokumentacja

analityczna

2. Dokumentacja

architektury systemu

20% wartości

Umowy

III Budowa systemu Wykonany i uruchomiony

w środowisku testowym

System oraz wszystkie

komponenty z nim

związane

30% wartości

Umowy

IV Wdrożenie 1. Uruchomienie

Systemu w środowisku

20% wartości

Umowy

1

produkcyjnym

2. Wykonanie

optymalizacji

wydajnościowej

3. Realizacja szkoleń

4. Pełna

dokumentacja Systemu

V Odbiór końcowy Systemu Wdrożenie systemu 20% wartości

Umowy

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

do projekt systemu PACIFIC – SEA

Spis treści

00. Ogólne wymogi techniczne i funkcjonalne.............................................................6

I. Ogólne wymogi funkcjonalne..........................................................................6

II. Szczegółowy wykaz wymogów Zamawiającego:............................................6

III. Platforma sprzętowo – programowa dostarczana przez Zamawiającego.....18

III.1 Sprzęt:..........................................................................................................18

III.2 Oprogramowanie:.........................................................................................18

III.3 Środowiska...................................................................................................18

01. Moduł administracji konkursem........................................................................18

I. Ogólny opis funkcjonalności.........................................................................19

II. Elementy modułu..........................................................................................19

II.1 Panel Administratora.....................................................................................19

02. Moduł rejestracji i administracji użytkownikami....................................................19

I. Ogólny opis funkcjonalności:........................................................................19

I.1 Metoda rejestracji bezpośredniej:...................................................................19

I.2 Metoda dodania konta przez Administratora:.................................................20

2

I.3 Metoda uwierzytelniania LDAP......................................................................20

I.4 Metoda uwierzytelnienia za pomocą konta Gmail, Facebook........................20

II. Elementy modułu:.........................................................................................20

II.1 Panel administratora.....................................................................................20

II.2 Panel użytkownika.........................................................................................20

03. Moduł rejestracji wniosków..................................................................................21



II.1 Panel aplikującego........................................................................................21

II.2 Panel członka zespołu aplikującego..............................................................22

II.3 Panel raporty.................................................................................................23

04. Moduł oceny formalnej.........................................................................................23




II.2 Panel Opiekuna projektu...............................................................................24

II.3 Panel raportów..............................................................................................24

05. Moduł oceny indywidualnej..................................................................................25



II.1 Panel Administratora:....................................................................................25

II.2 Panel osoby oceniającej (eksperta)..............................................................26

II.3 Panel Chairman.............................................................................................26


II.5 Panel “Raporty”.............................................................................................27

06. Moduł ustalania wspólnej oceny..........................................................................28


3



II.2 Panel Eksperta..............................................................................................30

II.3 Panel Sprawozdawcy....................................................................................30

II.4 Panel Chairman.............................................................................................31


II.6 Panel “Raporty”.............................................................................................32

07. Moduł - wstępna lista rankingowa........................................................................33



II.1 Panelu Administratora...................................................................................33

II.2 Panel Chairmana...........................................................................................34

II.3 Panel raporty.................................................................................................34

08. Moduł oceny etycznej - preselekcja.....................................................................35

I. Ogólny opis funkcjonalności:...............................................................................35



II.2 Panel etyka sprawozdawcy...........................................................................36


II.4 Panel raport:..................................................................................................36

09. Moduł oceny etycznej – ocean indywidualna.......................................................37





II.3 Panel Etyka...................................................................................................39

II.4 Panel raporty.................................................................................................39

4

10. Moduł oceny etycznej – ocena wspólna..............................................................40





II.3 Panel Etyka sprawozdawcy...........................................................................42

II.4 Panel Etyka...................................................................................................42

II.5 Panel raporty.................................................................................................43

11. Moduł - lista rankingowa konkursu.......................................................................44




II.2 Panel raporty.................................................................................................45

12. Moduł podpisywania umów..................................................................................45




II.2 Panel aplikującego........................................................................................46

II.3 Panel członka zespołu aplikującego..............................................................47


13. Moduł raportowania.............................................................................................49



II.1 Panel administratora:....................................................................................49

II.2 Panel stypendysty.........................................................................................49

II.3 Panel członka zespołu stypendysty...............................................................50


5

II.5 Panel raporty.................................................................................................51

14. Wykaz formularzy i wniosków w systemie...........................................................52

I. Formularz rejestracji.....................................................................................52

II. Wzór wniosku aplikacyjnego.........................................................................52

III. Formularz oceny formalnej...........................................................................52

IV. Formularz oceny indywidualnej - ekspert......................................................52

V. Formularz oceny wspólnej – ekspert............................................................52

VI. Formularz wstępnej oceny etycznej..............................................................52

VII. Formularz oceny indywidualnej – etyk..........................................................52

VIII. Formularz oceny wspólnej - etyk..................................................................52

IX. Wzór umowy grantowej................................................................................52

X. Raport stypendysty.......................................................................................52

XI. Formularz oceny raportu stypendysty...........................................................52

15. Schemat obiegu w systemie................................................................................52

6

00. Ogólne wymogi techniczne i funkcjonalne

I. Ogólne wymogi funkcjonalne

1. Podstawowym podziałem funkcjonalnym wniosków, budżetów, raportów, list

rankingowych, umów i rozliczeń jest konkurs.

2. W systemie możliwe jest określenie nieograniczonej liczby konkursów.

3. Pierwszym poziomem agregacji w systemie jest konkurs, kolejnym poziomem

agregacji funkcjonalnej jest panel. W ramach konkursu można utworzyć

nieograniczoną liczbę paneli.

4. Poza superadministratorami wszystkie pozostałe role i uprawnienia w

systemie role przypisywane są w podziale na konkursy

5. Baza użytkowników jest uniwersalna do wszystkich konkursów, co oznacza,

że raz autoryzowanej w systemie osobie można przypisać dowolną rolę w

każdym konkursie.

6. Jeżeli w systemie otwartych jest więcej niż 1 konkurs, to osoba pełniąca

funkcje w ramach więcej niż 1 otwartego konkursu logując się w pierwszym

kroku wybiera kontekst konkursu.

7. Aplikujący może złożyć tylko 1 wniosek w konkursie.

II. Szczegółowy wykaz wymogów Zamawiającego:

l.p. Opis 1. Budowany System przeznaczony będzie do obsługi wniosków

o finansowanie. Zakres i opis funkcjonalności, zostały zawarte w SOPZ.

Opracowanie pełnej funkcjonalności z uwzględnieniem specyfiki

Zamawiającego będzie przedmiotem analizy realizowanej przez

wykonawcę. 2. Wykonawca przeprowadzi analizę procesów Zamawiającego w oparciu o:

- wywiady z zespołem projektowym Zamawiającego,

7

- dane i dokumenty udostępnione przez Zamawiającego,

- Na podstawie przeprowadzonej analizy Wykonawca opracuje:

- dokumentację analityczną

- dokumentację architektury Systemu.

W uzasadnionych przypadkach Wykonawca może zaproponować

optymalizację procesów opisanych przez Zamawiającego.

3. Systemu musi zapewniać elastyczność i możliwość łatwego

dostosowania w przypadku zmian w organizacji oraz innych zmian

(np. legislacyjnych). Założenia te muszą zostać odzwierciedlone

w możliwościach konfiguracyjnych Systemu.

4. Wykonawca po wykonaniu analizy musi zaprojektować i wdrożyć bazę

danych dla Systemu obejmującą swoim zakresem dane wymagane do

jego funkcjonowania.

Doprecyzowanie zawartości bazy będzie wynikiem analizy.

5. Zastosowane rozwiązania Systemu muszą umożliwiać zmiany zakresu

gromadzonych danych.

6. System musi pozwalać na taką organizację informacji, która pozwoli na

ograniczenie duplikacji danych oraz umożliwi wykorzystanie danych

ograniczając powtórne ich wprowadzanie.

7. System musi umożliwiać wielu użytkownikom równoległy dostęp do tych

samych danych lub obszarów funkcjonalnych bez utraty integralności

danych.

8. System będzie korzystał ze wspólnych niepowielających się słowników

utworzonych w oparciu o przeprowadzoną przez wykonawcę analizę.

Wykonawca ujednolici i opracuje wspólne słowniki dla Systemu oraz

opracuje mechanizmy zarządzania i utrzymania ich aktualności.

9. System musi wykorzystywać wartości słownikowe w sytuacjach, gdzie

jest to zasadne.

10. Zamawiający wymaga, aby System wykorzystywał dane słownikowe w

polach formularzy. Pola te zostaną wskazane na etapie analizy.

11. Budowany System będzie zawierał predefiniowane raporty utworzone

przez Wykonawcę po zatwierdzeniu ich specyfikacji przez

Zamawiającego.

8

12. System umożliwi wysyłanie powiadomień mailowych. Szczegóły tej

funkcjonalności zostaną uściślone na etapie analizy.

13. System musi zapewnić możliwość wysyłania informacji na określony

adres e-mail przy użyciu formularza. Mechanizm ten musi być odporny

na ataki spamowe i zapewniać możliwość edycji listy odbiorców.

14. Poza predefiniowanymi raportami System będzie posiadał mechanizm

projektowania i uruchamiania raportów użytkownika bazujących na

danych udostępnionych użytkownikowi.

15. System musi zapewnić możliwość pobrania i zapisania wybranego

raportu do typowych formatów, przynajmniej CSV, XLS, RTF, ISO

32000-2:2017 (PDF 2.0), XML, ISO/IEC 26300 (ODF). System zapewni

możliwość wyboru, czy podczas eksportu będą zachowane elementy

formatowania.

16. System musi obsługiwać przejście na walutę Euro.

17. System musi umożliwiać budżetowanie zgodne z budżetem zadaniowym i

tradycyjnym.

18. System będzie zgodny ze stanem prawnym (nie później niż na dzień

zatwierdzenia dokumentu architektury Systemu).

19. System musi zapewniać wsparcie dla urządzeń mobilnych. Musi

wspierać urządzenia mobilne pracujące pod kontrolą, co najmniej

następujących Systemów operacyjnych: Android, iOS, Windows Mobile.

20. System będzie pracował w trybie 24x7.

21. System musi umożliwiać jednoczesną pracę minimum 500 Użytkowników.

22. Interfejs użytkownika zrealizowany zostanie, jako zestaw aplikacji

serwerowych prezentujących dane w przeglądarce po stronie klienta.

23. Działanie typowych funkcji dostępnych z różnych ekranów musi być

jednolite (np. wyszukiwanie, sortowanie, przeglądanie, drukowanie itp.).

24. Interfejs użytkownika będzie zaprojektowany w zgodzie z powszechnie

przyjętymi standardami i szeroko pojętymi dobrymi praktykami w

dziedzinie konstruowania intuicyjnego interfejsu użytkownika.

25. Profil użytkownika może być rozszerzalny o dodatkowe elementy tzn.

9

rozbudowa profilu użytkownika nie będzie się wiązała ze zmianami

architektury Modułu lub znaczącymi przebudowami. Dane użytkownika

zapisane w profilu będą podzielone na wymagane i opcjonalne.

26. System musi zapewniać jednolity interfejs użytkownika dla wszystkich

obszarów funkcjonalnych a funkcje powtarzające się w różnych

modułach powinny być dostępne dla użytkownika pod taką samą nazwą

w menu i pod takim samym klawiszem skrótu, zapewniając w

maksymalny sposób jednolitość obsługi.

27. Ekrany muszą posiadać jednolity wygląd (tj. np. uporządkowanie pól,

umieszczenie przycisków, opisy pól w ustalonej konwencji).

28. System będzie w warstwie prezentacyjnej posługiwać się standardem

kodowania znaków UTF-8.

29. System umożliwiać będzie pracę z następującymi przeglądarkami:

Microsoft Internet Explorer w wersji 11 i wyższych, Edge w wersji 18 i

wyższych, Mozilla Firefox w wersji 71 i wyższych, Google Chrome w

wersji 71 i wyższych, Opera w wersji 65 i wyższych, Safari w wersji 12 i

wyższych.

30. System musi posiadać angielski interfejs użytkownika oraz angielski

interfejs administracyjny.

31. Interfejs użytkownika będzie dostosowany do ekranów o rozdzielczości

przynajmniej 1280x1024. Wyjątkiem będą moduły wspierające

urządzenia mobilne, które będą korzystać z rozdzielczości natywnej dla

danego rozwiązania. Wszystkie elementy interfejsu aplikacji powinny być

globalnie skalowane (analogicznie do funkcji powiększania zawartości

strony www w przeglądarkach) tak, aby zachować podobne rozmiary

przy wyświetlaczach charakteryzujących się różną wartością ppi (pixel

per inch).

32. System musi umożliwiać zmianę etykiet pól bez konieczności zmian

programistycznych.

33. System musi posiadać „Pomoc” kontekstową oraz interfejs w języku

angielskim.

34. Dokumenty jak i cała treść prezentowana przez interfejs powinna być

czytelna, również dla użytkowników niedowidzących. Interfejs

ogólnodostępnej części serwisu, z wyłączeniem konsol

10

administracyjnych, w zakresie dostępności dla ludzi niepełnosprawnych

powinien być zgodny z wytycznymi WCAG 2.1 organizacji W3C, na

poziomie „podwójne AA”.

35. System musi umożliwiać użytkownikowi pracę w kilku oknach aplikacji

równocześnie, przy czym wystarczające jest wtedy jednokrotne

zalogowanie do Systemu.

36. W przypadku istotnych operacji (np. usuwanie danych, wycofanie wniosku

z konkursu itp.) wymagane jest potwierdzenie zamiaru wykonania

operacji z domyślnym ustawieniem akcji na opcję zaprzeczającą.

37. System musi umożliwiać integrację logowania do Systemu z bazą LDAP.

38. System musi posiadać rozwiązania integrujące się z Active Directory w

zakresie autentykacji/logowania.

39. System musi spełniać wymogi ustawy o ochronie danych osobowych i

RODO.

40. System będzie zawierał mechanizm logów systemowych celu rejestracji

zdarzeń kluczowych dla działania Systemu, śledzenia operacji

dokonywanych na słownikach, zapisywania operacji dokonywanych w

bazie.

41. Komunikacja z systemami zewnętrznymi musi być szyfrowana.

42. System musi zapewniać ochronę danych przed utratą spójności lub

zniszczeniem.

43. Wszystkie dane zastrzeżone (dane osobowe, indywidualne dane

kadrowe) w bazach danych przechowywane będą w sposób

zaszyfrowany.

44. Usługi sieciowe Systemu muszą filtrować dane wejściowe i być

zabezpieczone przed standardowymi atakami takimi jak: SQL injection,

cross-site scripting, cross-site request forgery, session fixation, session

hijacking.

45. System musi zapewnić pełną ochronę przed nieuprawnionym dostępem

osób i systemów do danych.

46. System w zakresie bezpieczeństwa danych spełniać będzie wymogi

normy dotyczących bezpieczeństwa Systemów informatycznych.

11

47. System będzie posiadał mechanizm bezpiecznego usuwania danych

wrażliwych.

48. Moduł rejestracji i administracji użytkownikami obejmuje scentralizowany

System katalogowy oparty na standardzie LDAP. Katalog zawiera

hierarchiczną strukturę organizacji, użytkowników, ról, związanych z nimi

metadanych oraz możliwość rozszerzenia o zasoby i uprawnienia.

Dostęp do katalogu będzie realizowany, co najmniej przez protokół

LDAPv3.

49. System będzie posiadał ergonomiczny i funkcjonalny Moduł rejestracji i

administracji użytkownikami, umożliwiający między innymi:

- zarządzanie użytkownikami i grupami użytkowników;

- zarządzanie rolami i grupami ról;

- zarządzanie uprawnieniami, w tym konfigurację uprawnień

zarówno do poszczególnych modułów Systemu, grupy słowników

jak również do poszczególnych formularzy i funkcji systemowych,

uwzględniając takie rodzaje dostępu jak: podgląd, modyfikacja,

dodawanie, usuwanie oraz wykonanie;

System uprawnień powinien być hierarchiczny.

50. Moduł rejestracji i administracji użytkownikami dostarcza dedykowany

panel administracyjny dostępnego dla użytkowników (administratorów

Systemu) w postaci aplikacji webowej. Poprzez panel administracyjny

uprawniony użytkownik ma możliwość wykonania poniższych operacji:

przeszukiwanie bazy użytkowników (z uwzględnieniem filtrowania,

stronicowania, sortowania wyników), zarządzanie kontami użytkowników

(tworzenie, podgląd, edycja, blokowanie, odblokowywanie), zarządzanie

danymi uwierzytelniającymi użytkowników (np. zmiana hasła),

zarządzanie tożsamościami użytkowników, organizowanie użytkowników

w strukturę odpowiadającą organizacji, w celu ułatwienia zarządzania

użytkownikami, przypisywanie użytkowników do grup, zarządzanie

rolami (tworzenie, usuwanie, listowanie, filtrowanie, tworzenie hierarchii),

nadawanie użytkownikom i grupom użytkowników ról, przeszukiwanie

dziennika zdarzeń.

51. System musi być parametryzowany a parametry muszą być zapisane w

bazie danych i dostępne dla administratora z poziomu aplikacji.

12

52. System musi obsługiwać automatyczne rozłączenie sesji (wylogowanie)

po zadanym czasie nieaktywności użytkownika nazwanego oraz

wysyłanie komunikatów do użytkowników nazwanych, np. z prośbą o

zakończenie pracy. Musi umożliwiać również ręczne kończenie sesji

(tzw. ‘kill’ - zakończenie sesji w trybie administracyjnym) i wylogowanie

użytkowników.

53. Moduł rejestracji i administracji użytkownikami prowadzi dziennik

zdarzeń z wykonywanych akcji w Systemie. Zawartość dzienników

dostępna jest do przeszukiwania i analizy przez uprzywilejowanych

użytkowników poprzez panel administracyjny.

54. Moduł rejestracji i administracji użytkownikami musi dostarczać

funkcjonalność zarządzania tożsamością, w tym identyfikacji i

uwierzytelniania użytkowników. Przez użytkownika rozumie się osobę

lub System zewnętrzny.

55. Dostęp administracyjny do elementów Systemu nieobjęty funkcjami

kontroli dostępu zapewnianymi przez mechanizmy uwierzytelniania i

autoryzacji samego Systemu

(np. bezpośredni dostęp do tabel bazy danych) możliwy będzie wyłącznie

z wybranych, wskazanych przez Zamawiającego lokalizacji i maszyn.

56. System musi umożliwiać konkretnemu użytkownikowi dostęp (lub jego

brak) z określonym poziomem uprawnień do zdefiniowanych elementów

(części) Systemu.

57. System musi posiadać własności: poufności, integralności, rozliczalności

zachodzących zdarzeń i niezaprzeczalności wykonanych działań

użytkowników.

58. System musi umożliwiać zastosowanie mechanizmów HA. Dokładny opis

rozwiązania zostanie wykonany w trakcie analizy przeprowadzonej przez

Wykonawcę.

59. System powinien zapewniać odpowiednią wydajność i pojemność.

Odpowiednia wydajność oznacza, że system nie jest uciążliwy dla

użytkowników i charakteryzuje się odpowiednio szybką reakcją na

działania użytkowników – średni czas odświeżania/odbudowy ekranu, po

13

czynności wykonanej przez użytkownika, nie może być dłuższy niż 3

sek. Warunek ten nie dotyczy funkcji, które są związane z

wykonywaniem globalnych operacji na bazie danych, np. takich jak

sporządzanie raportów, i jednocześnie nie są wykonywane w trakcie

codziennej, rutynowej pracy z systemem. Znaki we wprowadzanym

tekście, w pojedynczym polu, muszą ukazywać się na ekranie w czasie

poniżej 1/10 sek. od naciśnięcia klawisza. Średni czas wyszukiwania

dokumentu/szablonu/sprawy, po wprowadzeniu jego pól indeksowanych

jako kryterium wyszukiwania, nie może być dłuższy, niż 3 sek.

60. System zostanie napisany w języku Java zgodnie z technologią

Platformy Sprzętowo – Programowej zapewnionej przez zamawiającego,

której konfiguracja została zawarta w SOPZ.

61. Wykonawca przygotuje i przedłoży do akceptacji Zamawiającego opis

przyjętej konwencji zapisu kodu źródłowego, obejmujący, co najmniej:

- schemat nazewnictwa plików kodu źródłowego,

- schemat organizacji plików kodu źródłowego,

- konwencje nazewnicze,

- konwencję formatowania wyrażeń języka,

- konwencje deklarowania klas i interfejsów,

- konwencje dokumentowania kodu.

62. Przekazywany Zamawiającemu w postaci elektronicznej kod źródłowy

winien być zgodny z przyjętą konwencją zapisu kodu źródłowego.

63. Wraz z przekazywanym kodem źródłowym Wykonawca przekaże

zestawienie użytych parametrów konfiguracyjnych środowiska

wytwarzania i budowy kodu.

64. Stopień skomentowania kodu musi być wystarczający do zrozumienia

jego logiki przez osobę o podstawowych umiejętnościach

programistycznych w danym języku programowania.

65. Wykonawca musi dostarczyć pełną dokumentację obejmującą wszystkie

elementy wdrażanego Systemu tj. dokumentację analityczną,

dokumentację architektury, dokumentację użytkownika, dokumentację

administratora.

66. Zamawiający wymaga, aby powstałe w procesie analizy wszystkie

14

dokumenty i diagramy były przekazywane do Zamawiającego zarówno w

wersji papierowej jak i elektronicznej.

67. Zamawiający wymaga w ramach dokumentacji architektury

przedstawienia i zaprezentowania za pomocą diagramów języka UML.

Dokument architektury Systemu musi zawierając: projekt funkcjonalny,

techniczny, bazy danych i interoperacyjności Systemu.

68. Zamawiający wymaga, aby powstałe w procesie analizy diagramy:

- funkcjonalności,

- wymagań,

- struktury,

- zachowania, były opisane przy użyciu notacji graficznej UML w wersji

2.1 bądź wyższej.

69. Zamawiający wymaga, aby w ramach analizy zostały wytworzone, co

najmniej poniżej wymienione diagramy:

- aktywności

- ilustrujące przebiegi procesów biznesowych,

- klas,

- ilustrujące zawartość informacyjną organizacji.

70. Zamawiający wymaga, aby w ramach modelowania wymagań zostały

wytworzone, co najmniej poniżej wymienione diagramy UML:

- przypadków użycia,

- aktywności.

71. Zamawiający wymaga, aby w ramach modelowania struktury Systemu

zostały wytworzone, co najmniej poniżej wymienione diagramy UML:

- klas,

- pakietów.

72. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby dostarczane Zamawiającemu

dokumenty:

- plan testów,

- raporty z wykonania testów, były przekazane zarówno w

wersji papierowej jak i elektronicznej.

15

73. Zamawiający wymaga dostarczenia wszystkich produktów, z

wyłączeniem dokumentów analitycznych, będących dokumentami

zarówno w formie papierowej (3 egzemplarze) oraz w formie

elektronicznej na nośniku danych z wykorzystaniem jednego lub kilku z

następujących formatów zapisu:

- MS Word,

- PDF,

- MS Excel, - HTML,

- innych za zgodą Zamawiającego.

74. Zamawiający wymaga dostarczenia (wg harmonogramu) produktów, o

których mowa w Załączniku nr ... do Umowy do siedziby Zamawiającego.

75. Zamawiający wymaga dostarczenia (wg harmonogramu) wszystkich

produktów, którym można nadać postać elektroniczną (modele systemu,

skrypty, kod źródłowy, kod wykonywalny) do siedziby Zamawiającego w

formie elektronicznej na nośniku danych w 3 egzemplarzach.

76. Zamawiający wymaga dostarczenia dokumentacji administratora

zawierającej w szczególności:

- schemat architektury Systemu wraz z opisami.

- procedury instalacji i konfiguracji

- podstawowe procedury reagowania na incydenty podczas awarii.

- spis podstawowych zadań utrzymaniowo-monitorujących pracę

Systemu wraz z instrukcją i procedurą ich wykonywania.

77. Zamawiający wymaga, aby wszelkie elementy dokumentacji opatrzone

były logotypami projektu.

78. Logotypy projektu zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu

Umowy.

79. Zamawiający wymaga, aby realizacja projektu był podzielona na etapy

zgodnie z Załącznikiem nr …. do Umowy.

80. Zamawiający wymaga, aby w I Etapie projektu został uzgodniony sposób

organizacji projektu, który będzie zawierać, co najmniej:

- strukturę organizacyjną projektu,

- opis sposobu komunikowania się w ramach projektu,

16

- opis sposobu prowadzenia dokumentacji Projektu,

- procedury projektowe – ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania

zmianą, ryzykiem, zagadnieniami itd.

- opis sposobów zapewnienia odpowiedniej, jakości realizowanego

Projektu.

81. Powyższe procedury i zadania („Plan projektu”) muszą uwzględniać

uwarunkowania Umowy.

82. Odbiór „Planu projektu” stanowi warunek odbioru innych Etapów.

83. Zamawiający wymaga, aby w I Etapie projektu został uzgodniony podział

zadań oraz odpowiedzialności między Zamawiającym i Wykonawcą w

ramach poszczególnych etapów projektu.

84. Zamawiający wymaga, aby w I Etapie projektu został określony

szczegółowy zakres prac oraz produktów, które będą realizowane w

poszczególnych etapach lub fazach Projektu, ze wskazaniem

kluczowych Produktów podlegających odbiorowi w danej fazie.

85. Zamawiający wymaga, aby w I Etapie projektu został uzgodniony sposób

i warunki odbioru (uwzględniający kryteria odbioru) poszczególnych

produktów, etapów i całego projektu.

86. Zamawiający wymaga, aby w I Etapie projektu został opracowany przez

Wykonawcę i uzgodniony szczegółowy harmonogram prac z podziałem

na etapy oraz aby w/w harmonogram był aktualizowany dla danego

etapu przed jego rozpoczęciem.

87. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca ponosił odpowiedzialność za

realizację Projektu, w szczególności za zapewnienie poprawnego

doprecyzowania potrzeb Zamawiającego, opracowania Architektury,

przeprowadzenia szkoleń, poprawnego zainstalowania i wdrożenia

Systemu oraz poprawnego funkcjonowania Systemu w okresie gwarancji.

88. Zamawiający wymaga, aby projekt był realizowany przez osoby

wymienione w Załączniku nr …. do Umowy.

89. W przypadku zmiany osób, wymienionych w Załączniku nr …. do

Umowy, Wykonawca musi wykazać, że wskazane nowe osoby posiadają

kwalifikacje, wykształcenie i doświadczenie tożsame lub wyższe niż

17

kwalifikacje, wykształcenie i doświadczenie osoby ustępującej. Zmiana

kluczowych osób realizujących Projekt ze strony Wykonawcy wymaga

formy pisemnej.

90. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca oddelegował do projektu osoby

posiadające niezbędne kwalifikacje, zapewniając ich zaangażowanie w

stopniu umożliwiającym terminową realizację przypisanych im zadań,

zgodnie z podziałem odpowiedzialności uzgodnionym w I Etapie

projektu.

91. Zamawiający wymaga, aby odbiór wszystkich Produktów w ramach

poszczególnych etapów realizacji projektu był dokonywany na podstawie

Protokołów Odbioru, podpisanych przez

Kierowników Projektu Stron, zgodnie z procedurą odbioru opisaną w

Załączniku nr …. do Umowy.

92. Zamawiający wymaga od Wykonawcy przygotowania oraz

przeprowadzenia szkoleń dla Administratorów Systemu w maksymalnej

liczbie 15 osób.

93. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby szkolenia dla Administratorów

Systemu obejmowały minimum 8 godzin lekcyjnych (co najmniej 45-

minutowych).

94. Zamawiający wymaga od Wykonawcy opracowania harmonogramu

szkoleń.

W ramach opracowania harmonogramu szkoleń Wykonawca sporządzi

szczegółowy wykaz zawierający w szczególności informacje o:

- temacie szkolenia,

- metodzie i formie szkoleń,

- czasie trwania poszczególnych szkoleń.

Zamawiający wymaga przedstawienia przez Wykonawcę harmonogramu

szkoleń, o którym mowa w przedmiotowym wymaganiu do zatwierdzenia i

akceptacji.

95. Zamawiający wymaga od Wykonawcy konieczności przeprowadzenia

szkoleń dla administratorów w formie warsztatów z użyciem stanowiska

komputerowego.

96. Zamawiający wymaga od Wykonawcy konieczności zapewnienia

18

każdemu uczestnikowi szkolenia przed rozpoczęciem szkolenia

materiałów szkoleniowych wyczerpujących treści szkolenia.

97. Wszystkie szkolenia Wykonawca przeprowadzi w języku polskim,

zapewniając na swój koszt w języku polskim materiały szkoleniowe dla

uczestników szkoleń.

98. Zamawiający wymaga, aby zakończenie szkolenia zostało potwierdzone

protokołem w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzyma

Zamawiający, a jeden Wykonawca i zawierającym:

- nazwę i tematykę każdego ze szkoleń,

- datę przeprowadzenia szkolenia,

- imienną listę osób uczestniczących w poszczególnych szkoleniach,

- imię i nazwisko oraz specjalizację osoby(osób) prowadzących

szkolenie,

- czas trwania poszczególnych szkoleń.

III. Platforma sprzętowo – programowa dostarczana przez Zamawiającego

III.1 Sprzęt:

1) Klaster serwerów

2) Serwer bazy danych

III.2 Oprogramowanie:

1) Oprogramowanie Serwera Aplikacyjnego – Websphere Application

Server Network Deployment

2) Oprogramowanie Bazy Danych – Microsoft SQL Server 2014

Enterprise

3) Oprogramowanie Systemowe i Platforma Wirtualizacyjna: Windows

Server 2019 z rolą Hyper-V

III.3 Środowiska

W ramach w/w Platformy Sprzętowo – Programowej zamawiający

udostępni dwa środowiska (produkcyjne i testowe):

1) Na Serwerze AS:

19

Środowisko produkcyjne Oprogramowania Serwera Aplikacyjnego oraz

Środowisko testowe Oprogramowania Serwera Aplikacyjnego

zainstalowane na oddzielnych maszynach wirtualnych.

2) Na Serwerze BD:

Bazę danych na potrzeby środowiska produkcyjnego.

Bazę danych na potrzeby środowiska testowego.

01.Moduł administracji konkursem

I. Ogólny opis funkcjonalności:Podstawowym podziałem funkcjonalnym wniosków, budżetów, raportów, list

rankingowych, umów i rozliczeń jest konkurs.

II. Elementy modułu:1. Panelu Administratora

II.1 Panel Administratora

a) Administrator określa panele w ramach konkursu

b) Administrator ustala i zmienia daty krańcowe konkursu. Po otwarciu konkursu

termin otwarcia nie może ulec zmianie.

c) Administrator ustala i zmienia budżet konkursu i alokację na panele

d) Administrator przypisuje i zmienia przewodniczącego do panelu

e) Administrator przypisuje i zmienia harmonogram do poszczególnych etapów

w konkursie. Daty są podpowiadane we wszystkich miejscach, gdzie

określany jest planowany czas na realizację zadania (np. indywidualna ocena

merytoryczna).

02. Moduł rejestracji i administracji użytkownikami

I. Ogólny opis funkcjonalności:

W module przewiduje się następujące metody rejestracji i uwierzytelnienia

użytkowników:

a) Rejestracja bezpośrednia.

b) Dodanie konta użytkownika przez Administratora.

20

c) Uwierzytelnienie ldap.

d) Uwierzytelnienie za pomocą konta Gmail, Facebook

Użytkownicy rejestrują się w systemie dopiero po otwarciu naboru.

I.1 Metoda rejestracji bezpośredniej:

a) Osoba zainteresowana konkursem rejestruje się w systemie poprzez stronę

www. (Wzór - Formularz rejestracji).

b) Po wysłaniu formularza system przesyła na wskazany adres e-mail link do

aktywacji konta.

c) Po aktywowaniu konta użytkownik może się zalogować do systemu.

I.2 Metoda dodania konta przez Administratora:

a) Administrator dodaje konto użytkownika w systemie (Wzór – Formularz

dodania konta użytkownika).

b) Po zapisaniu szczegółów konta administrator ma możliwość. uruchomienia

polecenia wysłania żądania potwierdzenia adresu e-mail.

c) System przesyła na wskazany adres e-mail link do aktywacji konta.

d) Po aktywacji konta system wysyła dane dostępowe na ten sam adres e-mail.

I.3 Metoda uwierzytelniania LDAP

a) Administrator konfiguruje połączenie z serwerem ldap.

b) Administrator wskazuje konto użytkownika lub grupę użytkowników, którym

będzie można nadać uprawnienia w systemie.

I.4 Metoda uwierzytelnienia za pomocą konta Gmail, Facebook

Użytkownik rejestruje się z wykorzystaniem ww. kont.

II. Elementy modułu:

1. Panelu administratora2. Panelu użytkownika

21

II.1 Panel administratora

a) Administrator ma możliwość przypisania pojedynczych uprawnień

dowolnemu użytkownikowi.

b) Administrator ma możliwość tworzenia zestawu uprawnień – roli - w

systemie.

c) Administrator ma możliwość przypisywania roli dowolnemu użytkownikowi.

d) Administrator ma możliwość inicjowania resetu hasła dla użytkowników (poza

uwierzytelnieniem metodami 3 i 4).

e) Administrator ma możliwość zablokowania użytkownika w systemie.

II.2 Panel użytkownika

Użytkownik ma możliwość dokonania rejestracji w sposób przewidziany

w systemie.

Użytkownik ma możliwość edytowania danych podanych w formularzu

rejestracyjnym.

03. Moduł rejestracji wniosków


1) Wnioski mogą być wprowadzane do systemu zgodnie z terminem otwarcia

konkursu (nie wcześniej).

2) Po terminie zamknięcia konkursu blokowana jest możliwość edycji i złożenia

wniosku („submit”).

3) Wnioski składane poprzez stronę internetową.

4) Aplikujący może złożyć jeden wniosek w konkursie.

5) Aplikujący na każdym etapie przed podpisaniem umowy może zrezygnować

z aplikowania i wycofać wniosek z konkursu. (klawisz “wycofaj wniosek

z konkursu”) na etapie rejestracji wniosków funkcja dostępna dopiero, gdy

jest wysłana wersja wniosku. Wniosek zostaje oznaczony jako „Wycofany

przez aplikującego” i jest traktowany jako niezłożony na następnym etapie.


1) Panelu aplikującego

22

2) Panelu członka zespołu aplikującego

3) Panelu raporty

II.1 Panel aplikującego

a) Aplikujący widzi wniosek - wzór stanowi załącznik do SOPZ.

b) Aplikujący widzi swój zespół z aktualnym stanem “czeka na potwierdzenie/

dołączony / odrzucony” i przypisaną rolą.

c) Może zaprosić osobę do zespołu na zasadzie: ”Dołącz osobę do zespołu”

i krótki formularz:

Imię.

Nazwisko.

Adres e-mail.

Uprawnienie: a) tylko do odczytu b) do odczytu i edycji bez prawa wysyłki.

System przesyła na wskazany adres e-mail link do rejestracji konta.

Jeżeli w bazie istnieje już taki adres e-mail system wysyła na niego

informację o nadaniu dostępu do wniosku.

Osoba, która ma mieć dostęp do wniosku Aplikującego może sama dokonać

rejestracji w systemie poprzez stronę www. Proces rejestracji jak w module

rejestracji punkt I.1. (W tym przypadku jak wyżej “jeżeli w bazie istnieje już

taki adres e-mail system wysyła na niego informację o nadaniu dostępu do

wniosku.”).

Osobą “wskazaną przez Aplikującego” nie może być użytkownik

z uprawnieniem TEAM.

Osobą “wskazaną przez Aplikującego” nie może być użytkownik

z uprawnieniem Ekspert.

d) Aplikujący może wycofać zaproszenie do zespołu przed zatwierdzeniem

przez osobę zapraszaną.

e) Aplikujący może usunąć członka zespołu odbierając tym samym wszystkie

uprawnienia we wniosku.

f) Aplikujący może zmienić uprawnienia członka zespołu.

g) Wniosek przed złożeniem można wielokrotnie zapisywać.

h) Przycisk submit – Powoduje złożenie wniosku w konkursie. Do momentu

zakończenia naboru (data określona przez Administratora) wniosek nadal

może być edytowany i złożony ponownie z oznaczeniem wersji, tj.

23

zapisywana jest archiwalna wersja wniosku a edytowana kolejna, którą

można złożyć nadpisując poprzednią.

i) Na adres aplikującego wysyłane jest informacja o potwierdzeniu złożenia

wniosku wraz z linkiem do pobrania wniosku (formularz online i załączniki

pdf). Informacja wysyłana jest również po złożeniu kolejnych wersji wniosku.

j) Po deadline konkursu blokowana jest możliwość edycji i złożenia wniosku

(submit).

k) Po zamknięciu naboru wprowadzone a niezłożone wersje stają nie

nieaktywne dla aplikującego i jego zespołu.

II.2 Panel członka zespołu aplikującego

a) Osoba widzi zaproszenia do wniosków z możliwością zaakceptowania lub

odrzucenia zaproszenia.

b) Osoba widzi listę imion i nazwisko właścicieli wniosków oraz swoją rolę we

wniosku z możliwością wybrania ich do kontekstu.

c) Po wybraniu wniosku do kontekstu osoba ma możliwość wykonania

czynności przewidzianych uprawnieniami nadanymi we wniosku.

d) Osoba “wskazana przez Aplikującego” zgodnie z nadanymi uprawnieniami

posiada dostęp również do kolejnych wersji wniosku.

II.3 Panel raporty

Od momentu otwarcia naboru wniosków administrator może generować tabelę

zbiorczą z informacjami o wszystkich wprowadzonych i złożonych wnioskach.

Tabela zawierać będzie wszystkie pola z formularza wraz z linkami do wgranych

plików oraz status wniosku „wprowadzony/złożony”. W przypadku, gdy jeden

aplikujący posiada już wysłany wniosek i jednocześnie wprowadza kolejną jego

wersję w tabeli pokazywane są obydwa wnioski.

04. Moduł oceny formalnej


Po zakończeniu naboru wszystkie wnioski złożone w konkursie sprawdzane są

w pierwszej kolejności pod względem formalnym.

24


1. Panelu Administratora

2. Panelu Opiekuna projektu

3. Panelu “Raporty”


a) Administrator przydziela Opiekunom projektu (użytkownikom z uprawnieniem

TEAM) wnioski do oceny formalnej.

b) Administrator ma możliwość ustawienia parametrów:

Data początkowa oceny,

Data końcowa oceny

System podpowiada datę z harmonogramu (Moduł Administratora konkursu) i

daje możliwość jej edycji.

c) Administrator ma możliwość zmiany przypisania osoby do wniosku

d) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość

zaznaczenia opcji “Nie pokazuj wniosków wycofanych”)

II.2 Panel Opiekuna projektu

a) Opiekun projektu ma możliwość drukowania wniosków (formularz online pdf,

załączniki)

b) Dla każdego projektu Opiekun projektu wypełnia formularz z kryteriami oceny

formalnej - załącznik do SOPZ

c) 4 kryteria oceny formalnej – pytania z odpowiedzią TAK/NIE oraz

uzasadnieniem w przypadku oceny NIE.

d) Ma możliwość dołączania plików do formularza.

e) Formularz może być dowolnie edytowany i zapisany (“edytuj”, “zapisz”)

f) Po zatwierdzeniu oceny (“przekaż”) formularz jest blokowany do edycji.

g) Do kolejnego etapu oceny przechodzą tylko projekty spełniające kryteria

formalne

h) Wnioski odrzucone z przyczyn formalnych oznaczone zostają statusem

“odrzucone w trakcie ocenie formalnej”

25

II.3 Panel raportów

a) Lista projektów spełniających kryteria formalne

b) Lista projektów spełniających kryteria formalne w podziale na panele?

c) Lista projektów niespełniających kryteriów formalnych

d) Raport indywidulany dla każdego projektu: metryczka projektu plus ocena

formalna

e) Raport zbiorczy wszystkich ocen indywidualnych

f) Raport budżetu: łączny budżet projektów zaakceptowanych pod względem

formalnym złożonych w konkursie z możliwym zastosowaniem filtrów dla

panelu.

UWAGI:

Aplikujący na każdym etapie przed podpisaniem umowy może zrezygnować

z aplikowania i wycofać wniosek z konkursu. (klawisz “wycofaj wniosek z konkursu”).

Wycofanie wniosku na tym etapie powoduje, że wniosek zostaje oznaczony jako

„Wycofany przez aplikującego” i jest traktowany jako niezłożony, tj. nie jest widoczny

na liście wniosków do przypisania Opiekuna projektu. Jeżeli jest już przypisany

Opiekun projektu, to: na liście wniosków do oceny formalnej pojawia się komunikat

o wycofaniu wniosku, a Opiekun projektu odrzuca wniosek w związku z rezygnacją

i kończy obieg.

05. Moduł oceny indywidualnej


Wszystkie wnioski zaakceptowane pod względem formalnym przechodzą do

etapu oceny merytorycznej. Każdy wniosek oceniany jest przez 5 ekspertów.

Po zakończeniu oceny indywidualnej wniosek przechodzi do następnego etapu –

oceny wspólnej. Faza oceny indywidualnej kończy się osobno dla każdego

wniosku jeśli wszyscy eksperci wypełnili formularze oceny indywidualnej. Do

momentu zakończenia fazy oceny indywidualnej eksperci nie widzą ocen innych

ekspertów oceniających ten sam wniosek. System wysyła powiadomienie

26

o zaległym wniosku na 10 dni i na 2 dni przed wskazanym terminem końca

oceny indywidualnej.



2. Panelu osoby oceniającej - eksperta

3. Panelu „Chairman”

4. Panelu „Opiekuna projektu”


II.1 Panel Administratora:

a) Administrator przydziela ekspertom wnioski do oceny indywidualnej.

b) Administrator może w dowolnym momencie wskazać nowego eksperta do

wniosku i usunąć wcześniej przypisanego.

c) Na etapie wyznaczania ekspertów do oceny indywidualnej wskazywany jest

sprawozdawca.

d) Ocenę indywidualną jednego wniosku przygotowuje 5 ekspertów.

e) Każdy wniosek może mieć inny zestaw ekspertów oceniających.

f) Administrator ustala datę początku i datę końca oceny indywidualnej.

g) Administrator ma możliwość podglądu progresu oceny każdego z wniosków

(Wypełnienie ocen opisowych; Wypełnienie ocen punktowych).

h) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość

zaznaczenia opcji “Nie pokazuj wniosków wycofanych”).

i) Może zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę:

wniosków w trakcie oceny merytorycznej

w terminie,

po terminie,

wniosków ocenionych merytorycznie

w terminie,

po terminie.

II.2 Panel osoby oceniającej (eksperta)

a) Ekspert widzi listę wniosków, które ma ocenić;

27

b) Ma dostęp do wniosków przez niego ocenianych (pdf z formularza

administracyjnego oraz pdf z opisową częścią wniosku od daty rozpoczęcia

oceny aplikacji.

c) Ekspert wypełnia formularz oceny (on-line) do każdego z wniosków (punkty

i opis w trzech kategoriach excellence, impact, implementation oraz łączna

ocena punktowa) - wzór załącznik do SOPZ.

d) Formularz oceny można edytować i zapisywać wielokrotnie. Zakończenie

oceny następuje poprzez wciśnięcie przycisku „Sign and submit” w

formularzu oceny.

e) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość


II.3 Panel Chairman

a) Chair widzi wszystkie wnioski w panelu wraz z aktualnym statusem i ma

możliwość ich podglądu.

b) Chair widzi listę ekspertów przypisanych do wniosku wraz z informacja

o aktualnym statusie oceny indywidualnej „złożona / brak”.

c) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość


d) Może zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę:


w terminie,

po terminie,


w terminie,

po terminie.


a) Opiekun projektu widzi wszystkie wnioski w panelu wraz z aktualnym

statusem i ma możliwość ich podglądu.

b) Opiekun projektu widzi listę ekspertów przypisanych do wniosku wraz

z informacją o aktualnym statusie oceny indywidualnej „złożona / brak”.

28

c) Wysyła wniosek do kolejnego etapu, tj. do etapu oceny wspólnej poleceniem

„przekaż do oceny wspólnej” – opcja aktywna po uzyskaniu od wszystkich

ekspertów statusu oceny: „złożona”.



e) Może zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę:


- w terminie,

- po terminie,


- w terminie,

- po terminie.

II.5 Panel “Raporty”

a) Tabela zawierająca zestawienie wszystkich ocen indywidualnych (opisowych

i punktowych) dla każdego wniosku

b) Tabela zawierająca zestawienie wszystkich ocen indywidualnych (opisowych

i punktowych) dla całego konkursu

c) Tabela zawierająca zestawienie wszystkich ocen indywidualnych (opisowych

i punktowych) dla każdego z paneli

d) Tabela zawierająca zestawienie wszystkich ocen wystawionych przez

każdego z ekspertów.

e) Na zakończenie oceny istnieje możliwość ściągnięcia wszystkich plików

z ocenami indywidualnymi oraz wygenerowania jednego pliku z wszystkimi

ocenami indywidualnymi.

f) Formularza z oceną indywidualną dla każdego wniosku i eksperta.

g) Można zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę:


- w terminie,

- po terminie,


- w terminie,

- po terminie.

29

UWAGI:





na liście wniosków do przypisania ekspertom. Jeżeli jest już przypisany ekspert, to:

na liście wniosków do oceny indywidualnej pojawia się komunikat o wycofaniu

wniosku, a ekspert nie może edytować dla niego formularza oceny indywidualnej.

06. Moduł ustalania wspólnej oceny


Po zakończeniu etapu oceny indywidualnej każdy wniosek przechodzi do etapu

ustalenia oceny wspólnej przez ekspertów oceniających wniosek indywidualnie.

Sprawozdawca przygotowuje formularz oceny wspólnej, który podlega

zatwierdzeniu przez wszystkich ekspertów. Po zakończeniu oceny wspólnej

wniosek trafia na listę rankingową panelu.


1. Panelu administratora.

2. Panelu Sprawozdawcy.

3. Panelu Eksperta.

4. Panel Chairman.


6. Panelu Raporty.


a) Administrator widzi wszystkie wnioski w panelu (wnioski od status

“zatwierdzone formalnie” do status “zakończonej oceny wspólnej” włącznie”.

b) Administrator ma możliwość wprowadzenia daty oceny wspólnej

(informacyjnie).

c) Administrator może przypisać nowego sprawozdawcę – każdy wniosek może

mieć tylko jednego sprawozdawcę.

30

d) Administrator może usunąć przypisanego wcześniej eksperta. Jeżeli wniosek

jest już w trakcie oceny wspólnej i konieczna jest wymiana eksperta,

to zatwierdzenie oceny wspólnej czeka na nową zatwierdzoną ocenę

indywidualną. System musi kontrolować posiadanie (5 aktualnie złożonych

ocen indywidualnych pod wnioskiem).

e) Administrator może usunąć przypisanego wcześniej sprawozdawcę

Nowy ekspert widzi formularz oceny wspólnej wraz z dyskusją i wszystkimi

dotychczasowymi elementami. Jeżeli poprzedni sprawozdawca był również

ekspertem oceniającym dany wniosek, to postępowanie analogiczne do dot.

wymiany eksperta.

f) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość


g) Możne zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę wniosków, dla

których ekspert jest sprawozdawcą

w terminie,

po terminie,

zakończonych w terminie,

zakończonych po terminie.

II.2 Panel Eksperta

a) Ekspert na tym etapie widzi wszystkie wnioski, które oceniał podczas oceny

indywidualnej.

b) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość


c) Eksperci widzą wszystkie indywidualne oceny opisowe i punktowe

pozostałych ekspertów oceniających ten sam wniosek.

d) Wszyscy eksperci mają możliwość czytania formularza oceny wspólnej - po

złożeniu formularza oceny indywidualnej. Ekspert kończy pracę nad oceną

wspólna wciskając przycisk „sign” zatwierdzający formularz oceny wspólnej -

załącznik do SOPZ.

e) Eksperci mają możliwość komunikowania się w systemie, system rejestruje

dyskusję. Funkcjonalność polega na:

1) możliwości dołączenia do wniosku wspólnego plików (video, doc, pdf, txt).

31

2) wewnętrznym mechanizmie dodawania komentarzy do każdego wniosku

z możliwością wydrukowania czatu po zakończeniu oceny.

II.3 Panel Sprawozdawcy

a) Sprawozdawca może edytować formularz oceny wspólnej, gdy:

nie jest ekspertem oceniającym dany wniosek;

jest ekspertem oceniającym dany wniosek i złożył formularz oceny

indywidualnej.

b) W przypadku gdy jest ekspertem oceniającym dany wniosek i nie złożył

formularza oceny indywidualnej system informuje o takiej konieczności przez

edycja formularza oceny wspólnej.

c) Sprawozdawca edytuje formularz oceny wspólnej obejmującego punkty i opis

w trzech kategoriach excellence, impact, implementation oraz łączną ocena

punktową.

d) Ma możliwość wysłania zaproszenia do Chaira do uczestnictwa w dyskusji

nad oceną wspólną.

e) Sprawozdawca kończy pracę nad projektem wciskając przycisk „sign and

submit”. Akcja ta uniemożliwia dalszą edycję formularza oceny wspólnej.

System musi kontrolować posiadanie 5 zatwierdzeń ekspertów pod

formularzem przed zapisaniem ostatecznym oceny wspólnej.

f) Formularz oceny wspólnej można zapisać w formie pdf.

II.4 Panel Chairman

a) Chair widzi wszystkie wnioski w panelu w trakcie oceny wspólnej wraz

z aktualnym statusem i wyznaczonym terminem końca oceny wspólnej.

b) Chair ma możliwość podglądu listy ekspertów i sprawozdawcy przypisanych

do oceny wspólnej i aktualnego statusu zatwierdzenia oceny „Zatwierdzona /

brak”.

c) Chair ma możliwość uczestniczenia w dyskusji ekspertów na zaproszenie

Sprawozdawcy lub Opiekuna projektu. W dyskusji pojawia się wpis

o wysłanym zaproszeniu.

d) Możne zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę wniosków, dla


w terminie,

32

po terminie,




a) Opiekun projektów widzi wszystkie wnioski, których jest opiekunem, w panelu

w trakcie oceny wspólnej wraz z aktualnym statusem i wyznaczonym

terminem końca oceny wspólnej.

b) Opiekun projektów ma możliwość podglądu listy ekspertów i sprawozdawcy

przypisanych do oceny wspólnej i aktualnego statusu zatwierdzenia oceny

„Zatwierdzona / brak”.

c) Opiekun projektów ma możliwość uczestniczenia w czacie ekspertów

d) Ma możliwość wysłania zaproszenia do Chaira do uczestnictwa w dyskusji

nad oceną wspólną.

e) Możne zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę wniosków, dla


w terminie,

po terminie,



II.6 Panel “Raporty”

a) Administrator ma dostęp do tabeli ze wszystkimi ocenami punktowymi

i opisowymi pochodzącymi z formularzy oceny wspólnej – zarówno

zatwierdzonych ostatecznie jak i w trakcie zatwierdzania.

b) Tabele zawierająca zestawienie wszystkich ocen wspólnych (opisowych

i punktowych) dla każdego wniosku;

c) Tabele zawierająca zestawienie wszystkich ocen wspólnych (opisowych

i punktowych) dla całego konkursu,

d) Tabele zawierająca zestawienie wszystkich ocen wspólnych (opisowych

i punktowych) dla każdego z paneli.

e) Na zakończenie oceny istnieje możliwość ściągnięcia wszystkich plików

z ocenami wspólnymi oraz wygenerowania jednego pliku z wszystkimi

ocenami wspólnymi.

33

f) Formularz oceny wspólnej dla każdego wniosku osobno - w formie pdf.

g) Można zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę wniosków, dla


w terminie,

po terminie,



UWAGI:





na liście wniosków do przypisania sprawozdawcy. Jeżeli jest już przypisany ekspert,

to: na liście wniosków do oceny wspólnej pojawia się komunikat o wycofaniu

wniosku, a sprawozdawca nie może edytować dla niego formularza oceny wspólnej.

07. Moduł - wstępna lista rankingowa


W każdym z paneli wnioski klasyfikowane są na liście rankingowej panelu.

Na podstawie punktów z oceny wspólnej i alokacji środków na panel Chair

zatwierdza listę rankingową panelu. Na listę projektów wstępnie

zaakceptowanych do finansowania lub listę rezerwową trafiają projekty, które

uzyskały co najmniej 60% maksymalnej oceny wspólnej. W przypadku projektów

z jednakową punktacją oceny wspólnej wyższe miejsce zajmuje projekt z wyższą

oceną w podkategorii excellence. W przypadku dalszego remisu, wyższe miejsce

zajmuje projekt z wyższą oceną w kategorii impact. W przypadku dalszego

remisu Chair ma możliwość ustalenia kolejności na liście rankingowej panelu.

Przy ręcznym ustaleniu kolejności Chair wpisuje uzasadnienie wyboru

konkretnego projektu. Wnioski spełniające warunki konkursu, i które nie

mieszczą się w budżecie panelu umieszczane są na liście rezerwowej panelu.

Na podstawie list rankingowych wszystkich paneli budowana jest wspólna

34

wstępna lista rankingowa konkursu. Dodatkowo Chair ustalają kolejność

wniosków na wstępnej liście rezerwowej na podstawie list rezerwowych paneli.



2. Panelu Chairmana

3. Panelu Raporty

II.1 Panelu Administratora

a) Administrator widzi wszystkie wstępne listy rankingowe paneli wraz z ich

aktualnym statusem “Zatwierdzona / Nie zatwierdzona”

b) Administrator widzi wykorzystanie alokacji na liście rankingowej panelu

c) Administrator widzi wstępną listę rankingową konkursu

d) Administrator widzi wstępną listę rezerwową konkursu

e) Administrator ma możliwość przypisania kolejności wniosków na wstępnej

liście rezerwowej konkursu

f) Administrator zapisuje ostatecznie wstępną listę rezerwową konkursu

poleceniem „sign and submit”.

II.2 Panel Chairmana

a) Chair widzi przygotowaną przez system propozycję wstępnej listy

rankingowej panelu na podstawie łącznej punktacji z oceny wspólnej.

System oblicza dla wstępnej listy rankingowej niewykorzystaną alokację.

Na propozycji listy system oznacza wnioski:

- które otrzymały najwyższą liczbę punków i mieszczą się w przypisanej do

panelu alokacji środków i limity realizowanych wniosków.

- które trafią na wstępną listę rezerwową

- które otrzymały mniej niż 60% punktów oceny wspólnej

b) Chair ma możliwość ustalenia kolejności na liście rankingowej panelu, gdy 2

projekty otrzymały jednakową ocenę ogólną i w podkategoriach excellence

i impact. Przy ręcznym ustaleniu kolejności Chair wpisuje uzasadnienie

wyboru konkretnego projektu.

35

c) Chair akceptuje wstępną listę rankingową panelu w systemie przyciskiem

„sign and submit”.

Przed zaakceptowaniem wstępnej listy rankingowej panelu przewodniczący

uzgadniają wolne środki i projekty, które zostaną ewentualnie sfinansowane.

Na wspólny wniosek przewodniczących administrator dokonuje alokacji

wolnych środków pomiędzy panelami w systemie.

d) Chair widzi wstępną listę rezerwową wraz z jej statusem

“projekt/zatwierdzona

Po akceptacji wstępnej listy rankingowej system umieszcza wszystkie

wstępnie zakwalifikowane projekty konkursu. Pozostałe projekty trafiają na

wstępną listę rezerwową konkursu.

e) Kolejność na liście rezerwowej ustalają Chair. Lista podlega zatwierdzeniu

przez Koordynatora projektu i wprowadzeniu do systemu przez

Administratora.”

II.3 Panel raporty

a) Wstępna lista rankingowa panelu

b) Wstępna lista rezerwowa panelu

c) Raport wniosków zakwalifikowanych do listy rezerwowej konkursu.

d) Wstępna lista rankingowa konkursu

e) Wstępna lista rezerwowa konkursu

Raporty można eksportować do excel i zapisać w formacie pdf.

UWAGI:





na liście rankingowej panelu do zatwierdzenia przez Chaira. Jeżeli wstępna lista

rankingowa panelu jest już zatwierdzona, a wniosek miałby trafić na listę rezerwową,

to nie jest widoczny w opcji wstępna lista rezerwowa konkursu. Na listę projektów

36

wstępnie zaakceptowanych do finansowania lub listę rezerwową trafiają projekty,

które uzyskały co najmniej 60% maksymalnej oceny wspólnej.

08. Moduł oceny etycznej - preselekcja


Każdy projekt sklasyfikowany na wstępnej liście rankingowej i wstępnej liście

rezerwowej podlega ocenie aspektów etycznych (ocena etyczna). Projekt

w pierwszym kroku podlega weryfikacji przez etyka, który wypełniając formularz

wstępnej oceny etycznej decyduje o braku konieczności rozszerzonej oceny

etycznej i kieruje projekt na listę rankingowa konkursu lub wskazuje na

konieczność rozszerzonej oceny etycznej i kieruje projekt do oceny przez

etyków.


1. Panelu administratora

2. Panelu etyka sprawozdawcy




a) Administrator widzi wszystkie wnioski z listy rankingowej i rezerwowej

konkursu

b) Administrator przypisuje do każdego wniosku etyka i etyka sprawozdawcę.

c) Administrator ma możliwość zmiany etyka sprawozdawcy we wniosku

d) Administrator ma możliwość zmiany etyka we wniosku

e) Administrator definiuję listę kompetencji etyków

II.2 Panel etyka sprawozdawcy

a) Etyk sprawozdawca widzi wnioski, w których pełni rolę sprawozdawcy

b) Etyk sprawozdawca wypełnia formularz wstępnej oceny etycznej -

stanowiącego załącznik do SOPZ - sprawdza wniosek i zaznacza

- Czy wniosek musi przejść przez rozszerzoną ocenę etyczną.

37

- Jeżeli tak, to zaznacza na liście kompetencje jakie potrzebne są do oceny

wniosku i jakie kompetencje sam posiada (lista tożsama z ethics issues

table zawartą we wniosku aplikacyjnym).



Projekty niewymagające oceny rozszerzonej trafiają na listę rankingową

konkursu.


a) Opiekun projektu widzi wszystkie wnioski których jest opiekunem wraz

z aktualnym statusem i ma możliwość ich podglądu.

b) Opiekun projektu widzi etyka sprawozdawcę przypisanego do wniosku wraz

z informacją o aktualnym statusie oceny „nie wymaga rozszerzonej” /

„wymaga rozszerzonej” / „brak”



II.4 Panel raport:

Raport zawierający wszystkie wnioski z listy rankingowej i rezerwowej

uwzględniający stan oceny ( - brak oceny /- oceniony - nie wymaga oceny

rozszerzonej - oceniony - wymaga oceny rozszerzonej) i dane etyka

sprawozdawczy. Raport - kompetencje etyków ekspertów potrzebne do

następnego etapu

UWAGI:




„Wycofany przez aplikującego” i jest traktowany jako niezłożony, tj. jest widoczny

z adnotacją na liście do przypisania etyka sprawozdawcy, ale bez opcji przypisz.

Jeżeli etyk sprawozdawca jest już przypisany, to nie może zaakceptować wniosku

lub wysłać go do oceny rozszerzonej i kończy obieg.

38

09. Moduł oceny etycznej – ocean indywidualna


Jeżeli projekt wymaga rozszerzonej oceny etycznej, po etapie preselekcji

dokonywana jest etyczna ocena indywidualna. Każdy projekt wymagający

rozszerzonej oceny etycznej oceniany przez minimum 3 etyków (etyk

sprawozdawca z poprzedniego etapu (preselekcji) plus minimum 2

dodatkowych). Faza oceny indywidualnej kończy się osobno dla każdego

wniosku jeśli wszyscy etycy wypełnili formularze oceny indywidualnej. Do

momentu zakończenia fazy oceny indywidualnej etycy nie widzą ocen innych

etyków oceniających ten sam wniosek. System wysyła powiadomienie o

zaległym wniosku na 10 dni i na 2 dni przed wskazanym terminem końca

etycznej oceny indywidualnej




3. Panelu Etyka



a) Administrator widzi wszystkie wnioski określone jako wymagające etycznej

oceny rozszerzonej

b) Administrator ma możliwość przypisania do każdego wniosku etyków

c) Administrator ma możliwość zmiany etyka sprawozdawcy we wniosku

d) Administrator ma możliwość zmiany etyka we wniosku

e) Administrator ustala datę początku i datę końca etycznej oceny indywidualnej

f) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość


g) Może zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę:

wniosków w trakcie oceny “Etyka”

- w terminie,

- po terminie,

wniosków ocenionych “Etyka”

39

- w terminie,

- po terminie.


a) Opiekun projektu widzi wszystkie wnioski wraz z aktualnym statusem i ma

możliwość ich podglądu

b) Opiekun projektu widzi listę etyków przypisanych do wniosku wraz

z informacja o aktualnym statusie oceny indywidualnej „złożona / brak”



d) Może zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę:


- w terminie,

- po terminie,


- w terminie,

- po terminie.

II.3 Panel Etyka

a) Etyk widzi listę wniosków, które ma ocenić

b) Etyk ma dostęp do wniosków przez niego ocenianych (pdf z formularza

administracyjnego oraz pdf z opisową częścią wniosku od daty rozpoczęcia

oceny aplikacji

c) Etyk wypełnia formularz oceny (on-line) do każdego z wniosków - załącznik

do SOPZ.

Formularz oceny można edytować i zapisywać wielokrotnie. Zakończenie

oceny następuje poprzez wciśnięcie przycisku „Sign and submit” w

formularzu oceny.



II.4 Panel raporty

a) Administrator ma możliwość podglądu progresu oceny każdego z wniosków

40

b) Tabela zawierająca zestawienie wszystkich etycznych ocen indywidualnych

(opisowych i rekomendacji) dla każdego wniosku

c) Zestawienie wszystkich etycznych ocen indywidualnych dla całego konkursu

d) Zestawienie wszystkich etycznych ocen indywidualnych dla każdego z paneli

e) Zestawienie wszystkich ocen wystawionych przez każdego z etyków

f) Na zakończenie oceny istnieje możliwość ściągnięcia wszystkich plików

z etycznymi ocenami indywidualnymi oraz wygenerowania jednego pliku

z wszystkimi ocenami indywidualnymi

g) Formularz każdej etycznej oceny indywidualnej - pdf z oceną.

h) Może zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę:


- w terminie,

- po terminie,


- w terminie,

- po terminie.

UWAGI:





na liście wniosków do przypisania etykom. Jeżeli jest już przypisany etyk, to: na liście

wniosków do etycznej oceny indywidualnej pojawia się komunikat o wycofaniu

wniosku, a etyk nie może edytować dla niego formularza etycznej oceny

indywidualnej.

10. Moduł oceny etycznej – ocena wspólna


Jeżeli projekt wymaga rozszerzonej oceny etycznej, po etapie etycznej oceny

indywidualnej etycy ustalają ocenę wspólną.

41

Możliwa jest ocena:

a) projekt może być realizowany

b) projekt może być realizowany warunkowo

c) projekt nie może być realizowany

Ocena c – oznacza wykluczenie wniosku z dalszych prac. Oceny a i b –

oznaczają przejście do listy rankingowej konkursu.



2. Panelu Etyka sprawozdawcy

3. Panelu Etyka


5. Panelu “Raporty


a) Administrator widzi wszystkie wnioski z listy rankingowej i rezerwowej

konkursu. Administrator widzi wszystkie wnioski w panelu (wnioski od status

“zatwierdzone wymagające oceny rozszerzonej” do status “zakończonej

etycznej oceny wspólnej” włącznie”.

b) Administrator ma możliwość przypisania do każdego wniosku etyka (tylko do

wniosków wymagających oceny wspólnej).

c) Administrator może przypisać nowego etyka sprawozdawcę – każdy wniosek

może mieć tylko jednego etyka sprawozdawcę

d) Administrator może usunąć przypisanego wcześniej etyka

Jeżeli wniosek jest już w trakcie etycznej oceny wspólnej i konieczna jest

wymiana etyka, to zatwierdzenie etycznej oceny wspólnej czeka na nową

zatwierdzoną etyczną ocenę indywidualną.

System musi kontrolować posiadanie (3 aktualnie złożonych etycznych

ocen indywidualnych pod wnioskiem).

e) Administrator może usunąć przypisanego wcześniej etyka sprawozdawcę

f) Nowy etyk sprawozdawca widzi formularz etycznej oceny wspólnej wraz

z dyskusją i wszystkimi dotychczasowymi elementami. Jeżeli nowy etyk

sprawozdawca nie jest etykiem oceniającym dany wniosek ze złożoną oceną

indywidualną, to otrzymuje informacje o konieczności złożenia formularza

42

etycznej oceny indywidualnej przez edycją formularza etycznej oceny

wspólnej.

g) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość


h) Może zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę wniosków, dla których

ekspert jest etykiem sprawozdawcą

w terminie,

po terminie,




a) Opiekun projektu widzi wszystkie wnioski wraz z aktualnym statusem i ma

możliwość ich podglądu

b) Opiekun projektu widzi listę etyków przypisanych do wniosku wraz

z informacja o aktualnym statusie oceny indywidualnej „złożona / brak”



d) Ma możliwość uczestniczenia w dyskusji nad oceną wspólną etyków.

e) Może zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę wniosków, dla których

ekspert jest etykiem sprawozdawcą

w terminie,

po terminie,



II.3 Panel Etyka sprawozdawcy

a) Etyk sprawozdawca widzi wnioski, w których pełni rolę sprawozdawcy

b) Etyk sprawozdawca widzi wszystkie rekomendacje z etycznej oceny

indywidualnej.

c) Etyk sprawozdawca może edytować formularz oceny wspólnej, gdy złożył

formularz etycznej oceny indywidualnej.

43

d) Etyk - sprawozdawca edytuje formularz etycznej oceny wspólnej - załącznik

do SOPZ. Etyk sprawozdawca kończy pracę nad projektem wciskając

przycisk „sign and submit”. Akcja ta uniemożliwia dalszą edycję formularza

etycznej oceny wspólnej. System musi kontrolować posiadanie 3 zatwierdzeń

etyków pod formularzem przed zapisaniem ostatecznym oceny wspólnej.

Formularz etycznej oceny wspólnej można zapisać w formie pdf.

e) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość


II.4 Panel Etyka

a) Etyk na tym etapie widzi wszystkie wnioski, które oceniał podczas etycznej

oceny indywidualnej.

b) Ma możliwość odfiltrowania widoku wniosków wycofanych (możliwość


c) Etycy widzą wszystkie indywidualne etyczne oceny opisowe i punktowe

pozostałych etyków oceniających ten sam wniosek.

d) Wszyscy etycy mają możliwość czytania formularza oceny wspólnej - po

złożeniu formularza etycznej oceny indywidualnej. Etyk kończy pracę nad

ocena wspólną wciskając przycisk „sign” zatwierdzający formularz oceny

wspólnej - załącznik do SOPZ

e) Etycy mają możliwość komunikowania się w systemie, system rejestruje

dyskusję. Funkcjonalność polega na:

3) możliwości dołączenia do wniosku wspólnego plików (video, doc, pdf, txt).

4) wewnętrznym mechanizmie dodawania komentarzy do każdego wniosku

z możliwością wydrukowania czatu po zakończeniu oceny

II.5 Panel raporty

a) Administrator ma dostęp do tabeli ze wszystkimi etycznymi ocenami

punktowymi i opisowymi pochodzącymi z formularzy etycznej oceny wspólnej

– zarówno zatwierdzonych ostatecznie jak i w trakcie zatwierdzania.

b) Zestawienie wszystkich etycznych ocen wspólnych (opisowych i punktowych)

dla każdego wniosku

c) Zestawienie wszystkich etycznych ocen wspólnych (opisowych i punktowych)

dla całego konkursu i każdego z paneli

44

d) Na zakończenie etycznej oceny wspólnej istnieje możliwość ściągnięcia

wszystkich plików z etycznymi ocenami wspólnymi oraz wygenerowania

jednego pliku ze wszystkimi etycznymi ocenami wspólnymi

e) Formularz oceny wspólnej dla każdej oceny wspólnej.

f) Można zobaczyć dla każdego eksperta osobno aktualną liczbę wniosków, dla

których ekspert jest etykiem sprawozdawcą

w terminie,

po terminie,



UWAGI:




„Wycofany przez aplikującego” i jest traktowany jako niezłożony, tj. na liście

wniosków do etycznej oceny wspólnej pojawia się komunikat o wycofaniu wniosku,

a sprawozdawca nie może edytować dla niego formularza oceny wspólnej.

11. Moduł - lista rankingowa konkursu


Lista rankingowa konkursu budowana jest na podstawie wstępnej listy

rankingowej w oparciu o ocenę etyczną. Jeżeli wniosek był na wstępnej liście

rankingowej i nie wymagał etycznej oceny rozszerzonej to trafia bezpośrednio na

listę rankingową. Jeżeli wniosek był na wstępnej liście rankingowej i wymagał

etycznej oceny rozszerzonej to trafia bezpośrednio na listę rankingową pod

warunkiem uzyskania oceny “a” lub “b”. Jeżeli wniosek był na wstępnej liście

rankingowej, wymagał etycznej oceny rozszerzonej i uzyskał ocenę “c” zostaje

oznaczony jako odrzucony podczas oceny etycznej i nie trafia na listę

rankingową. W jego miejsce trafia najwyżej sklasyfikowany i pozytywnie oceniony

etycznie wniosek ze wstępnej listy rezerwowej – wniosek taki zostaje na liście

45

rankingowej konkursu oznaczony jako „nowy” na liście rankingowej. Po

zakończeniu etapu oceny etycznej przez Administratora system generuje “Listę

projektów zakwalifikowanych do finansowania” i listę rezerwową. Lista projektów

zakwalifikowanych do finansowania podlega zatwierdzeniu przez Prezesa PAN

w drodze decyzji. Administrator rejestruje decyzję Prezesa w systemie i oznacza

w systemie listę projektów zakwalifikowanych do finansowania jako

“zatwierdzona”. Dopiero po tej czynności wnioski są widoczne w module

podpisania umowy.



2. Panelu Raporty


a) Administrator widzi Listę rankingową konkursu

b) Administrator widzi listę rezerwową konkursu

c) Może oznaczyć listę projektów zakwalifikowanych do finansowania jako

zatwierdzoną przez Prezesa PAN

II.2 Panel raporty

a) Lista rankingowa konkursu

b) Lista projektów zakwalifikowanych do finansowania

c) Lista rezerwowa konkursu


UWAGI:





na liście rankingowej konkursu.

46

12. Moduł podpisywania umów


Na podstawie danych wpisanych do wniosku uzupełnionych o dodatkowe

informacje generowany jest projekt umowy do pobrania z systemu i dalszej

edycji, jeśli umowa wymaga dostosowania. Możliwe jest pobranie umowy z

systemu jako plik Pdf lub jako plik Word. Formularz niezbędny do przygotowania

umowy wypełnia się wstępnie danymi z wniosku.



2. Panelu aplikującego

3. Panelu członka zespołu aplikującego




a) Widzi wszystkie projekty zakwalifikowane do finansowania

b) Ma możliwość edycji draftu umowy

c) Ma możliwość dołączania do wniosku podpisanej umowy

II.2 Panel aplikującego

a) Aplikujący widzi projekt umowy - wzór umowy załącznik do SOPZ

b) Aplikujący ma możliwość modyfikacją kilku pól i możliwość dołączenia

załączników (np. opis projektu). Aplikujący kończy edycję projektu umowy

poleceniem “sign and submit”. Po zapisaniu i wysłaniu nie ma możliwości

edycji. Każda zmiana zapisana przez aplikującego jest rejestrowana

w systemie z możliwością porównania wersji (historia zmiany zawartości

pola).

c) Ma możliwość wygenerowania PDF z projektem umowy

d) Aplikujący widzi swój zespół z aktualnym stanem “czeka na potwierdzenie/


e) Może zaprosić osobę do zespołu na zasadzie: ”Dołącz osobę do zespołu”


47

Imię

Nazwisko

Adres e-mail





Osoba, która ma mieć dostęp do wniosku Aplikującego może sama dokonać




wniosku/umowy.”)

f) Aplikujący może wycofać zaproszenie do zespołu przed zatwierdzeniem

przez osobę zapraszaną

g) Aplikujący może usunąć członka zespołu odbierając tym samym wszystkie

uprawnienia we wniosku

h) Aplikujący może zmienić uprawnienia członka zespołu

i) Ma możliwość zgłoszenia Opiekunowi projektu rezygnacji z wniosku przed

podpisaniem umowy.

j) Widzi projekt umowy odrzucony do korekty z możliwością ponownej edycji.

k) Widzi i może pobrać umowę załączoną do wniosku przez Opiekuna projektu.

II.3 Panel członka zespołu aplikującego

a) Osoba widzi zaproszenia do wniosków z możliwością zaakceptowania lub

odrzucenia zaproszenia

b) Osoba widzi listę imion i nazwisko właścicieli wniosków oraz swoją rolę we


c) Po wybraniu wniosku do kontekstu osoba ma możliwość wykonania

czynności przewidzianych uprawnieniami nadanymi we wniosku.

d) Członek zespołu aplikującego, jeżeli posiada uprawnienie do edycji, to

kończy edycję projektu umowy poleceniem “sign”. Do czasu wysłania

projektu przez Aplikującego możliwa jest edycja projektu umowy. Każda

zmiana zapisana przez członka zespołu aplikującego jest rejestrowana w

systemie z możliwością porównania wersji (historia zmiany zawartości pola

48


a) Widzi wszystkie projekty zakwalifikowane do finansowania

b) Ma możliwość edycji danych w projekcie umowy. Każda zmiana zapisana

przez Opiekuna projektu jest rejestrowana w systemie z możliwością

porównania wersji (historia zmiany zawartości pola).

c) Ma możliwość odrzucenia projektu umowy do korekty

d) Ma możliwość wygenerowania PDF z projektem umowy

e) Ma możliwość wygenerowania umowy do podpisu (PDF)

Po wypełnieniu i wysłaniu projektu przez aplikującego Opiekun projektu

dokonuje weryfikacji danych. Jeżeli wymagają zmiany, to projekt zostaje

odrzucony do korekty. Jeżeli są poprawne, to Opiekuna projektu akceptuje

projekt umowy (zatwierdzenie formalne).

f) Ma możliwość dołączania do wniosku podpisanej umowy i aneksu do

umowy.

g) Wypełnia i zatwierdza metrykę umowy po jej zawarciu (część danych

wypełniona przez system w oparciu o wniosek i projekt umowy grantowej).

h) Ma możliwość wygenerowania aneksu do umowy na zasadzie wprowadzenia

kolejnej wersji umowy. Zmianie w formie aneksu mogą podlegać:

- wszystkie dane wprowadzane w systemie można zmienić łącznie

z załącznikiem opisującym projekt,

- zakończenie umowy przed czasem.

Poprzednia i obecna umowa widoczne są w systemie z oznaczeniem wersji.

Edycja i uzgodnienie aneksu do umowy analogiczne do procesu zawarcia

umowy.

i) widzi wszystkie zgłoszenia dotyczące rezygnacji z umowy.

j) Ma możliwość oznaczenia wniosku aplikującego jako “Wycofany

z finansowania przez aplikującego”.

k) Ma możliwość oznaczenia wniosku aplikującego jako “Wycofany

z finansowania przez PAN”

Po oznaczeniu wniosku jako wycofanego z finansowania:

1) system blokuje możliwość edycji projektu umowy do wniosku;

49

2) system automatycznie generuje nową listę wniosków zakwalifikowanych

do finansowania. Koordynator projektu przedkłada Prezesowi PAN

decyzję zmieniającą poprzednia decyzję w ww. zakresie. Administrator

oznacza listę projektów zakwalifikowanych jako “zatwierdzona przez

Prezesa PAN”. Dopiero po tej czynności nowe wnioski na liście są

widoczne w module podpisania umowy.

UWAGI:

Aplikujący na tym etapie nie może zrezygnować z aplikowania i wycofać wniosku

z konkursu klawiszem “wycofaj wniosek z konkursu”. Wycofanie wniosku na tym

etapie wymaga czynności ze strony Opiekuna projektu (zmiana listy projektów

zakwalifikowanych do finansowania, zmiana decyzji Prezesa PAN).

13. Moduł raportowania


Moduł zapewnia obsługę realizacji umowy, m.in. poprzez monitowanie terminów

składania raportów okresowych, wymianę informacji pomiędzy PAN

i stypendystami, generator zleceń zapłaty.



2. Panelu stypendysty

3. Panelu członka zespołu stypendysty



II.1 Panel administratora:

a) Administrator widzi wszystkie umowy i aneksy do umów

b) Administrator widzi zestawienie deadlinów raportów

c) Administrator widzi zestawienie raportów w trakcie oceny

d) Administrator widzi ocenę raportu – formularz online z możliwością

dołączania plików

50

e) Administrator widzi zlecenie płatności – generowane na podstawie oceny

raportu

f) Administrator widzi potwierdzenie płatności – wgrany pdf do systemu

g) Administrator widzi zamknięcie projektu – raport wgrywany do systemu

II.2 Panel stypendysty

a) Stypendysta widzi umowę i aneksy do umowy.

b) Stypendysta widzi zestawienie terminów raportów okresowych i czas do ich

złożenia.

c) Stypendysta widzi raporty okresowe wraz z ich aktualnym statusem:

przygotowany/wysłany/odrzucony/zatwierdzony i wersją. Stypendysta może

wprowadzić kolejną wersję raportu po odrzuceniu przez TEAM. Poprzednia

wersja raportu jest archiwizowana i widoczna w systemie z niższym

numerem wersji.

d) Może edytować i wysyłać raport stypendysty

e) Stypendysta widzi swój zespół z aktualnym stanem “czeka na potwierdzenie/


f) Może zaprosić osobę do zespołu na zasadzie: ”Dołącz osobę do zespołu”


l) Imię

m)Nazwisko

n) Adres e-mail





Osoba, która ma mieć dostęp do raportu stypendysty może sama dokonać




wniosku/umowy.”)

g) Stypendysta może wycofać zaproszenie do zespołu przed zatwierdzeniem

przez osobę zapraszaną

51

h) Stypendysta może usunąć członka zespołu odbierając tym samym wszystkie

uprawnienia we wniosku.

i) Stypendysta może zmienić uprawnienia członka zespołu.

II.3 Panel członka zespołu stypendysty

a) Osoba widzi zaproszenia do projektu z możliwością zaakceptowania lub

odrzucenia zaproszenia.

b) Osoba widzi listę imion i nazwisko właścicieli umów oraz swoją rolę we


c) Po wybraniu umowy do kontekstu osoba ma możliwość wykonania czynności

przewidzianych uprawnieniami nadanymi we wniosku.

d) Członek zespołu stypendysty kończy edycję raporty stypendysty poleceniem

“sign”. Do czasu wysłania raportu przez stypendystę możliwa jest edycja

raportu.


a) Widzi wszystkie umowy wraz z aneksami.

b) Widzi zestawienie deadlinów raportów.

c) Widzi zestawienie budżetu w podziale na okresy raportowania

(harmonogram budżetu z umowy grantowej w metryce umowy)

d) Widzi zestawienie raportów w trakcie oceny.

e) Widzi zamknięcie projektu – raport wgrywany do systemu.

f) Może edytować formularz oceny raportu – formularz online z możliwością

dołączania plików. Formularz oceny zawiera 2 funkcje:

a) Zatwierdź raport

b) Odrzuć raport do korekty

Opcja „A” aktywuje polecenie przygotowania zlecenia płatności.

Opcja „B” powoduje, że raport przechodzi do statusu „odrzucony podczas

oceny”.

Stypendysta może wprowadzić i złożyć kolejną wersję raportu.

g) Może wygenerować zlecenie płatności – generowane na podstawie oceny

raportu.

52

h) Może dołączyć do raportu Potwierdzenie płatności – pdf dołączony do

systemu.

i) Może dołączyć do systemu raport zamknięcia projektu i uruchomić polecenie

„Zakończ realizację projektu”.

II.5 Panel raporty

a) Raport zestawienia umów ich budżetu oraz wykorzystania budżetu

b) Raport zestawienie terminów raportów okresowych i końcowych


UWAGI:

Aplikujący na tym etapie nie może zrezygnować z aplikowania i wycofać wniosku

z konkursu klawiszem “wycofaj wniosek z konkursu”. Wycofanie się z realizacji

projektu odbywa się na zasadzie aneksu do umowy.

14. Wykaz formularzy i wniosków w systemie

I. Formularz rejestracji

Imię [pole tekstowe]

Nazwisko [pole tekstowe]

Adres e-mail [pole tekstowe z weryfikacją czy to adres e-mail]

Hasło [pole tekstowe i podpowiedź dotycząca minimalnych wymogów do hasła]

Powtórka hasła

Oświadczenia dotyczące zgody na przetwarzanie danych osobowych [kwadracik do

zaznaczenia]

Captcha

53

54

II. Wzór wniosku aplikacyjnego

Pola obowiązkowe *

Panel i dziedzina wiodące:* Aplikujący wybiera z rozwijanej listy panel, do którego aplikuje * Aplikujący wybiera z rozwijanej listy dziedzinę, której dotyczy jego projekt * Słowa kluczowe [wybierane z rozwijanej listy] * Słowa kluczowe [pole tekstowe]

Panel i dziedzina pomocnicze 1 Aplikujący wybiera z rozwijanej listy panel pomocniczy Aplikujący wybiera z rozwijanej listy dziedzinę pomocniczą, której dotyczy jego projekt Słowa kluczowe [wybierane z rozwijanej listy] Słowa kluczowe [pole tekstowe]

Panel i dziedzina pomocnicze 2 Aplikujący wybiera z rozwijanej listy panel pomocniczy Aplikujący wybiera z rozwijanej listy dziedzinę pomocniczą, której dotyczy jego projekt Słowa kluczowe [wybierane z rozwijanej listy] Słowa kluczowe [pole tekstowe]

Informacja o aplikującym: Name (zaciąga się z systemu) Surname (zaciaga się z systemu) Date of birth [data]* Place of birth [pole tekstowe]* Nationality [pole tekstowe]* <- czy są potrzebne inne informacje do rozwiązania kwestii

wizowych? Gender [jednokrotny wybór] female male If you want to obtain family allowance:

Gender [jednokrotny wybór]□female □male □other □don’t want to reveal

Family status [jednokrotny wybor]*: □ single, □ Married □ in a legal partnership

o children□yes □no

1. Career Information

55

Pole wyboru* : I have a PhD I don’t have PhD

Date of obtaining a PhD equivalent [data]* Date of obtaining the degree entitling to embark on a PhD program [data]*

Place of obtaining PhD [pole tekstowe]* Place of obtaining the degree entitling to embark on a PhD program [pole tekstowe]*

Research experience:From[data] to [data] – institution [pole tekstowe], % of engagement [liczba do 100], type of tasksPrzy każdym wpisie pojawia się miejsce do wgrania dokumentu [ewentualnie w miejscu wgrywania opisu projektu pojawia się dodatkowe pole „research expertience”] – system monitoruje czy do każdego wpisu „research experience” jest wgrany dokument potwierdzający

Place of residencePlease name the places of your residence during the last 3 years*:From [data] to [data], Country [wybór z listy], City [pole tekstowe], Institution [pole tekstowe], character of activity [pole tekstowe]

Informacje o projekcie1. Akronim2. Tytuł projektu3. Krótki opis projektu (Abstract) do 2000 znaków4. Budżet

Osobno wprowadzamy dane dot. wynagrodzenia stypendysty, osobno pozostałe koszty.

a. Formularz wprowadzania danych dot. wynagrodzenia stypendysty

Month 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TotalRemuneration PLNFamily allowance PLNExchange rateRemuneration EURFamily allowance EUR

obliczany autoamtycznieobliczany autoamtycznie

b. Formularz wprowadzania danych

Nr Type of costs Cost in EUR Cost in PLN Description (pole tekstowe max. 200 znaków)

Nadawany automatycznie

lista rozwijana (kategorie poniżej)

Obliczany automatycznie

Wprowadzany przez

użytkownikaWprowadzany przez użytkownika

1 Travel 300 300

56

System zlicza dane w poszczególnych kategoriach i dostajemy dwie tabele zbiorcze

a. Tabela budżetowa

Cost in EUR Cost in PLN1 Principal Investigator's remuneration obliczane automatycznie - 24 x remuneration2 Principal Investigator's family allowance obliczane automatycznie -24 x family allowance, jeśli przysługuje 3 Supervisor's remuneration suma pozycji z formularza wprowadzanie4 Other personnel costs suma pozycji z formularza wprowadzanie5 Equipment suma pozycji z formularza wprowadzanie6 Consumables suma pozycji z formularza wprowadzanie7 Travel (tickets + accomodation + allowances) suma pozycji z formularza wprowadzanie8 Publications (including Open Access fees) suma pozycji z formularza wprowadzanie9 Dissemination activities (workshops, conference fees) suma pozycji z formularza wprowadzanie

10 Other suma pozycji z formularza wprowadzanieA Total Direct Costs (1+…+10) sumowanie automatyczneB Indirect Costs (overheads) 20% of Direct Costs 20% z pozycji A

Total Estimated Eligible Costs (A + B ) sumowanie automatyczne

Cost Category

b. tabela opisu kosztów

NrType of costs

Cost in EUR

Cost in PLN Description (pole tekstowe max. 200 znaków)

1 Travel 200 300 Purchase of a microscope

Dane Instytutu Nazwa Instytutu wybierana z listy (anglojęzycznej) Dane supervisora [pole tekstowe]

Ethics issues table

Tabela zawierająca 22 możliwe kwestie etyczne pogrupowane w 11 kategorii (pierwsza kolumna tabeli). Przy każdej kwestii (w drugiej kolumnie tabeli) miejsce na zaznaczenie: dotyczy projektu: YES/NO. W trzeciej kolumnie tabeli pole tekstowe na wpisanie numeru strony opisu projektu, na której poruszona jest dana kwestia etyczna. Przykład:

Other issues

57

Where did you learn about the PASIFIC Programme? [wieloktrotnego wyboru]

- Facebook- Twitter- EURAXESS- Platform announcing jobs in academia- Science Jobs- Nature Jobs- Student Radio- Newspaper- Conference- Mailing list- From my colleagues - My supervisor recommended it- I was in contact with one of the PAS institutes- Other: [po kliknięciu pojawia się pole tekstowe]

Oświadczenie, że TEAM widzi dane podane w systemie (panele, słowa klucze, akronim tytuł i abstrakt, host institution, wersja robocza opisu projektu) [kwadracik do zaznaczenia zgody]

Aplikujący załącza pliki:

1. B1 – opis projektu, max 10 stron [pdf]2. B2 - Applicant’s CV, Supervisor’s CV, institute environment [pdf]3. Ethics self assesmentu 4. Dyplom PhD 5. Certyfikaty etyczne (jeśli są) 6. Support letter z Instytutu 7. Documents confirming family status8. Inne dokumenty (rekomendacje, birh certificates dzieci)9. Support letters od poprzednich zwierzchników10. Dokumenty potwierdzające Research experience

58

III. Formularz oceny formalnej

*pola obowiązkowe

Questions:

1. Does the applicant hold a doctoral degree or have at least four years of full-time equivalent

research experience? [yes/no , w przypadku odpowiedzi „no” -> otwiera się pole tekstowe do

komentarza]*

2. Have the applicant been a resident of Poland and carried out their main activities (work,

studies, etc.) in Poland for less than 12 months within the period of three years immediately

prior to the time of deadline of the call? [yes/no, w przypadku odpowiedzi „no” -> otwiera się

pole tekstowe do komentarza]*

3. Is the submitted proposal complete (written in English redible and submitted via the online

PASIFIC submission tool available at the PASIFIC website prior to the call’s deadline)?

[checklista generowana przez system na podstawie informacji z wniosku, przy każdej pozycji

na checkliście jest wybór yes/ no, w przypadku odpowiedzi „no” -> otwiera się pole

tekstowe do komentarza]*

4. Did the applicant select a supervisor (or more than one supervisor for interdisciplinary

grants) from among the researchers with PhD employed on a permanent contract at one of

the institutes supervised by the President of the PAS? [yes/no, w przypadku odpowiedzi „no”

-> otwiera się pole tekstowe do dodania komentarza]*

59

IV. Formularz oceny indywidualnej – ekspert

Each section of the Individual Evaluation Form consists of a numerical and a descriptive assessment. When the Individual Evaluation Form is filled, the total score and the Individual Evaluation Report (IER) are generated.

A. Section – Excellencea. Excellence of the research project

i. Profound knowledge of the state-of-the-artii. Clearly defined, engaging and timely research problem

iii. State-of-the-art or innovative methodologyiv. New approach/methods within the fieldv. Crossing the lines/Interdisciplinarity

Numerical assessment (Max. 30 points) [wybór z rozwijanej listy]

Descriptive assessment [ pole tekstowe do 500 znaków]:

b. Excellence of the researcher i. Outstanding record of research/development achievements.

ii. Outstanding record of disseminating research results, appropriate for the particular research field (e.g. articles in leading journals, reviewed monographs, patents, keynote speeches at international conferences).

iii. Experience in leading research projects.iv. The panellists will be instructed to take into account, where appropriate,

candidate’s valuable and relevant experience in the non-academic sector (e.g. industrial innovation, public service).


Descriptive assessment [ pole tekstowe do 500 znaków]

B. Section – Impact a. Field impact

i. How will this project change the discipline?ii. What new research fields/methodologies/approaches will it open?

iii. Is the project’s idea of a ground-breaking nature within its immediate, narrow field?

iv. Are the results applicable/relevant to the other fields of research?v. Does the interdisciplinarity bring an added value to the field?

60



b. Career impact i. What new research skills, techniques and abilities will the candidate learn or

develop during the fellowship?ii. What transferable skills will the candidate acquire?

iii. Does the Host Institute, and the supervisor in particular, have appropriate skills they can teach the candidate?

iv. Is the career objective set by the candidate both bold and feasible?v. Would the successful implementation of the research plan and the projected

outputs be sufficient to achieve the candidate’s career aim?Numerical assessment (Max. 10 points) [wybór z rozwijanej listy]


c. Host Institute impact The scope of the PASIFIC project is also to develop the network of institutes supervised by the President of the PAS by bringing in unique expertise and the creation of new research ties. We would like to see these ties flourish not only during, but also after each fellowship, sustaining the connections and cooperation with our fellows. Please, rate the Host Institute impact taking into consideration following criteria:

i. Does the candidate bring into the Host Institute’s research environment specialist knowledge, skills and abilities?

ii. Does the candidate’s project contribute to the Host Institute’s research strategy?

iii. Does the project offer any mechanisms ensuring the sustainability of long-term research cooperation (e.g. future grant applications)?

iv. Does the project entail possibilities of promoting national, international and intersectoral cooperation?



C. Section – Feasibilitya. Feasibility of the project

i. Is the scope of the project appropriate for the time constraints of the fellowship?

61

ii. Are the resources provided within the fellowship sufficient for implementing and conducting the project?



b. Supervisor i. Has the supervisor been chosen adequately, especially in the context of

his/her research interests and research experience?ii. Does the supervisor have an internationally recognized research profile?

iii. Does the supervisor have experience in fostering development of younger scholars?



Summary: [pojawiają się oceny punktowe excellence, impact i feasibility]

62

V. Formularz oceny wspólnej – ekspert

Pola tekstowe w formularzu są wstępnie wypełnione odpowiedziami z etapu oceny indywiduanej pogrupowane w oceny Eksperta 1, oceny Eksperta2 itd.Tylko ekspert sprawozdawca ma możliwość edytowania formularza. Pozostali eksperci mają wyłącznie podgląd. Możliwe jest wyczyszczenie ocen opisowych jednym przyciskiem.

Przed każdym polem wyboru oceny punktowej widoczne są oceny numeryczne wszystkich ekspertów z oceny indywidualnej.

A. Section – Excellencea. Excellence of the research project

i. Profound knowledge of the state-of-the-artii. Clearly defined, engaging and timely research problem

iii. State-of-the-art or innovative methodologyiv. New approach/methods within the fieldv. Crossing the lines/Interdisciplinarity


Descriptive assessment [ pole tekstowe do 500 znaków]:

b. Excellence of the researcher i. Outstanding record of research/development achievements.

ii. Outstanding record of disseminating research results, appropriate for the particular research field (e.g. articles in leading journals, reviewed monographs, patents, keynote speeches at international conferences).

iii. Experience in leading research projects.iv. The panellists will be instructed to take into account, where appropriate,

candidate’s valuable and relevant experience in the non-academic sector (e.g. industrial innovation, public service).



B. Section – Impact a. Field impact

i. How will this project change the discipline?ii. What new research fields/methodologies/approaches will it open?

iii. Is the project’s idea of a ground-breaking nature within its immediate, narrow field?

63

iv. Are the results applicable/relevant to the other fields of research?v. Does the interdisciplinarity bring an added value to the field?



b. Career impact i. What new research skills, techniques and abilities will the candidate learn or

develop during the fellowship?ii. What transferable skills will the candidate acquire?

iii. Does the Host Institute, and the supervisor in particular, have appropriate skills they can teach the candidate?

iv. Is the career objective set by the candidate both bold and feasible?v. Would the successful implementation of the research plan and the projected

outputs be sufficient to achieve the candidate’s career aim?Numerical assessment (Max. 10 points) [wybór z rozwijanej listy]


c. Host Institute impact The scope of the PASIFIC project is also to develop the network of institutes supervised by the President of the PAS by bringing in unique expertise and the creation of new research ties. We would like to see these ties flourish not only during, but also after each fellowship, sustaining the connections and cooperation with our fellows. Please, rate the Host Institute impact taking into consideration following criteria:

i. Does the candidate bring into the Host Institute’s research environment specialist knowledge, skills and abilities?

ii. Does the candidate’s project contribute to the Host Institute’s research strategy?

iii. Does the project offer any mechanisms ensuring the sustainability of long-term research cooperation (e.g. future grant applications)?

iv. Does the project entail possibilities of promoting national, international and intersectoral cooperation?



C. Section – Feasibilitya. Feasibility of the project

64

i. Is the scope of the project appropriate for the time constraints of the fellowship?

ii. Are the resources provided within the fellowship sufficient for implementing and conducting the project?



b. Supervisor i. Has the supervisor been chosen adequately, especially in the context of

his/her research interests and research experience?ii. Does the supervisor have an internationally recognized research profile?

iii. Does the supervisor have experience in fostering development of younger scholars?



Summary: [pojawiają się oceny punktowe excellence, impact i feasibility]

65

VI. Formularz wstępnej oceny etycznej

Ethics screening – wstępna ocena etyka sprawozdawcy

[Eksportowane z tabeli Ethical Issues/Ta sama tabela co dla aplikującego z dodatkową kolumną – w jednej skopiowane odpowiedzi aplikującego, w drugiej miejsce na odpowiedzi sprawozdawcy]

Jeżeli sprawozdawca zgadza się z aplikantem – komentarz nieobowiązkowy; jeżeli się nie zgadza - obowiązkowy

Comments: [miejsce na komentarze pod tabelą, pole tekstowe max. 2000 znaków]

2. Ethic review outcome (only one can be selected): [opcja jednokrotnego wyboru]

o Ethics clearance (the proposal does not require the ethics assessment) o The proposal requires the further ethics assessment [przy wybraniu tej opcji pojawia się

kolejne pytanie]

Please, justify your decision: (max 2000 characters) [komentarz etyka, pole tekstowe]

66

VII. Formularz oceny indywidualnej – etyk

Etyczna ocena indywidualna

[W formularzu pojawiają się wszystkie kwestie zidentyfikowane we wniosku lub w screeningu]

Please comment on all ethical issues identified in the application

[Każda kwestia prezentowana jest w ten sposób]

Ethical issue Applicants’ declaration

Ethics expert opinion

(Np. Does your research involve human beings?) Yes/no Yes/no

□ Measures planned by the applicant in the ethics self-assessment are sufficient

□ Measure planned by the applicant in the ethics self-assessment are not sufficient

Komentarz etyka [pole tekstowe max. 2000 znaków]

[Jeśli etyk kliknie „not sufficient” pojawia mu się pole do wpisania rekomendacji]:

Ethical recommendation 1 [pole tekstowe max 5000]

□ to be fulfilled before grant agreement signature

□ within [liczba wybierana z listy] months after the signature of grant agreement

[Możliwość dodania kolejnej rekomendacji]

Outcome of the ethics assessment (only one can be selected): [jednokrotny wybór]

□ Ethics clearance – the project is recommended for funding

□ Conditional ethics clearance – the project is recommended for funding after fulfilling the ethical recommendations

□ Unrecommended for funding - the project raises serious ethical issues and should not be funded

[Pole tekstowe] Comments (max 5000 characters):

67

VIII. Formularz oceny wspólnej – etyk

Ethical report – ocena wspólna

[W formularzu pojawiają się wszystkie kwestie zidentyfikowane we wniosku lub w screeningu]

Please comment on all ethical issues identified in the application

[Każda kwestia prezentowana jest w ten sposób]

Ethical issue Applicants’ declaration

Ethics expert opinion

(Np. Does your research involve human beings?) Yes/no Yes/no

□ Measures planned by the applicant in the ethics self-assessment are sufficient

□ Measure planned by the applicant in the ethics self-assessment are not sufficient

Komentarz etyka [pole tekstowe max. 2000 znaków]

[Jeśli etyk kliknie „not sufficient” pojawia mu się pole do wpisania rekomendacji]:

Ethical recommendation 1 [pole tekstowe max 5000]

□ to be fulfilled before grant agreement signature

□ within [liczba wybierana z listy] months after the signature of grant agreement

[Możliwość dodania kolejnej rekomendacji]

Outcome of the ethics assessment (only one can be selected): [jednokrotny wybór]

□ Ethics clearance – the project is recommended for funding

□ Conditional ethics clearance – the project is recommended for funding after fulfilling the ethical recommendations

□ Unrecommended for funding - the project raises serious ethical issues and should not be funded

[Pole tekstowe] Comments (max 5000 characters):

5. Is ethic monitoring needed for this project? (only one option can be selected):

o Yeso No

If yes, in which month from the start of the project? [month- wybór miesiąca od rozpoczęcia projektu]

68

IX. Wzór umowy grantowej

Identyfikacja Instytutu [zaciągana z wniosku z możliwością modyfikacji]

Nazwa

Adres

Osoba upoważniona do reprezentacji

Identyfikacja stypendysty [zaciągana z wniosku z możliwością modyfikacji]

Imię

Nazwisko

Data i miejsce urodzenia

NR ID

W kilku punktach możliwe wybranie jednej z opcji zapisu umowy (podanych kilka opcji, wypełniający wybiera jedną z nich)

Możliwe dodanie zapisów do umowy (np. rekomendacji etyków)

Jako załączniki do umowy dołączane są:

- opis projektu (wgrywany do systemu jako pdf)

- tabela budżetowa tworzona w systemie na podstawie zaimportowanej tabeli z wniosku z możliwością edycji (edycja następuje analogicznie do edycji we wniosku – koszty wprowadzane są za pomocą formularza:



69

Nr Type of costs Cost in EUR Cost in PLN

Description (pole tekstowe max. 200 znaków)




Wprowadzany przez użytkownika

Wprowadzany przez użytkownika

1 Travel 300 300

Kurs EUR 4,35Data kursu 2020-03-05

Tabela kursowapole tekstowe: NBP/a/…

Lista rozwijana obejmuje:

SupervisorOther personnel costs EquipmentConsumablesTravel (tickets + accomodation + allowances)Publications (including Open Access fees)Dissemination activities (workshops, conference fees)Other

Następnie na tej podstawie generowana jest tabela budżetowa oraz tabela z opisem kosztów planowanych w projekcie.

70

X. Raport stypendysty

Sprawozdanie składa się z następujących elementów

1. Dane o stypendyście [pobierane z umowy]

Tytuł Imię Nazwisko Dane kontaktowe Host institution

o Adreso Numer NIP

Superwizoro Imię o Nazwiskoo Tytuł o Dane kontaktowe

2. Dane o umowie [pobierane z umowy]

Tytuł Akronim Jednostka Maksymalny budżet

3. Data zawarcia umowy ze stypendystą [wprowadzona ręcznie]

4. Przerwy w realizacji umowy o prace stypendysty (urlopy bezpłatne, macierzyńskie) [wprowadzane przez stypendystę]

Początek przerwy Koniec przerwy Typ przerwydata data Lista rozwijana (z opcją

other)Komentarz, jeśli wybrana była opcja other

5 Tabela budżetowa

Osobno wprowadzamy dane dot. wynagrodzenia stypendysty, osobno pozostałe koszty.

a. Formularz wprowadzania danych dot. wynagrodzenia stypendysty

71



b. Formularz wprowadzania danych

Nr Type of costs Cost in EUR Cost in PLN Description (pole tekstowe max. 200 znaków)




Wprowadzany przez

użytkownikaWprowadzany przez użytkownika

1 Travel 300 300

System zlicza dane w poszczególnych kategoriach i dostajemy dwie tabele zbiorcze

a. Tabela budżetowa

Cost in EUR Cost in PLN1 Principal Investigator's remuneration obliczane automatycznie - 24 x remuneration2 Principal Investigator's family allowance obliczane automatycznie -24 x family allowance, jeśli przysługuje 3 Supervisor's remuneration suma pozycji z formularza wprowadzanie4 Other personnel costs suma pozycji z formularza wprowadzanie5 Equipment suma pozycji z formularza wprowadzanie6 Consumables suma pozycji z formularza wprowadzanie7 Travel (tickets + accomodation + allowances) suma pozycji z formularza wprowadzanie8 Publications (including Open Access fees) suma pozycji z formularza wprowadzanie9 Dissemination activities (workshops, conference fees) suma pozycji z formularza wprowadzanie

10 Other suma pozycji z formularza wprowadzanieA Total Direct Costs (1+…+10) sumowanie automatyczneB Indirect Costs (overheads) 20% of Direct Costs 20% z pozycji A

Total Estimated Eligible Costs (A + B ) sumowanie automatyczne

Cost Category

b. tabela opisu kosztów

NrType of costs

Cost in EUR

Cost in PLN Description (pole tekstowe max. 200 znaków)

1 Travel 200 300 Purchase of a microscope

6. Lista publikacji

Nr Tytuł Czasopismo Doi Link

7. Lista patenów w formie wpisu w tabeli. Każdy wpis zawiera:

Nr Tytuł Typ zgłoszenia Link

72

8. Other results w formie wpisu w tabeli. Każdy wpis zawiera:

Nr Tytuł Typ (lista rozwijana)

Opis jeśli wybrano other z listy

Link

9. Lista staży

Nr Typ stażu(lista rozwijana)

Nazwa instytucji

Początek pobytu

Koniec pobytu Opis (pole tekstowe 200 znaków)

10. Udział w konferencjach

Nr Nazwa Konferencji

Data konferencji

Miejsce Typ wystąpienia (lista rozwijana)

Tytuł wystąpienia

Opis (pole tekstowe 200 znaków)

11. Organizacja konferencji/warsztatów/seminariów

Nr Nazwa Konferencji

Data konferencji

Miejsce Typ spotkania (lista rozwijana)

Liczba uczestników

Opis

12. Popularyzacja nauki

Nr Typ aktywności (lista rozwijana)

Komentarz jeśli wybrano inne

Nazwa Data Opis (200 znaków)

13. Ostatnia sekcja – dokumenty wgrywane do systemu

1. Report (max. 10 MB)

2. Publishable summary (1 strona A4)

3. Inne (max 5 x 10M)

73

XI. Formularz oceny raportu stypendysty

1. Dane o stypendyście [pobierane z umowy]

Tytuł Imię Nazwisko Dane kontaktowe Host institution

o Adreso Numer NIP

Superwizoro Imię o Nazwiskoo Tytuł o Dane kontaktowe

2. Dane o umowie [pobierane z umowy]

Tytuł Akronim Jednostka Maksymalny budżet

3. Tabela akceptacji kosztów

A Akceptacja każdej pozycji kosztowej wprowadzonej do systemu

Pola do edycji przez PASIFIC team member

Nr Type of costs Cost in EUR Cost in PLNDescription (pole tekstowe max. 200 znaków)

Approval Comment if no or please correct

1 Equipment 200 300 Purchase of a microscope Wybór: Yes/No/Please correct Pole tekstowe2 Equipment 450 200 Purchase of a microscope B Wybór: Yes/No/Please correct Pole tekstowe

Dane ze sprawozdania stypendysty

B. Zestawienie kosztów

Koszty z umowy

Koszty z zakceptowanych sprawozdań

Koszty z bieżącego sprawozdania

1 Principal Investigator's remuneration2 Principal Investigator's family allowance3 Supervisor's remuneration4 Other personnel costs5 Equipment6 Consumables7 Travel (tickets + accomodation + allowances)8 Publications (including Open Access fees)9 Dissemination activities (workshops, conference fees)

10 Other A Total Direct Costs (1+…+10) B Indirect Costs (overheads) 20% of Direct Costs

Total Estimated Eligible Costs (A + B )

Cost Category

74

Tabela pokazuje dane wprowadzone wcześniej do systemu (umowa, wcześniejsze sprawozdanie, obecne sprawozdanie).

System zaznacza pozycje i blokuje możliwość akceptacji sprawozdania, jeśli dla dowolnej pozycji kosztów, koszty z zaakceptowanych sprawozdań i z bieżącego sprawozdania są wyższe niż koszty umowy.

Koszty odrzucone w tabeli A nie wliczają się do zestawienia.

4. Decyzja dot. kosztów sprawozdawanych [pole wyboru jednokrotnego]

Akceptuję wszystkie koszty Akceptuję koszty bez następujących pozycji

o System generuje listę odrzuconych kosztów wraz z komentarzami Proszę o korektę

o System generuje listę kosztów „please correct” wraz z komentarzami Nie akceptuję. Wysyłam audyt

o Uzasadnienie decyzji [pole tekstowe]

5. Decyzja dot. merytorycznego sprawozdania [pole wyboru jednokrotnego]

Proszę o uzupełnieniao Komentarz jakie

Akceptuję Akceptacja warunkowa

o Komentarz [pole tekstowe]o Np. W ciągu 2 mcy musicie zrobić. Monitorowanie poza systemem. Opis wdrożenia

rekomendacji w następnym raporcie. Nie akceptuję raportu

o Komentarz dlaczego [pole tekstowe 4000 znaków]

6. Decyzja dot. płatności

TAK o Jeśli tak generowane jest zlecenie płatności wg wzoru

NIEKomentarz [ pole tekstowe]

15. Schemat obiegu w systemie

75