Wilken HR Digitale PeRsonalakte · Wilken HR Digitale PeRsonalakte Weniger AufWAnd – Mehr effizienz In der Wilken HR Digitale Personal-akte (DPA) werden personenbezogene Dokumente

Wilken HRDigitale PeRsonalakteWeniger AufWAnd – Mehr effizienz

© Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0

Von HR-anWenDeRn füR HR-anWenDeR: Mit DeR Wilken HR Digitale PeRsonalaktesteigeRn sie iHRe effizienz unD senken gleicHzeitig iHRe kosten. Wenn Sie Spitzenleistung suchen,

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MAxiMAle Daten- unD systeM-sicHeRHeit

Wilken HR Digitale PeRsonalakteWeniger AufWAnd – Mehr effizienz

In der Wilken HR Digitale Personal-akte (DPA) werden personenbezogene Dokumente und Daten – unabhängig von ihrer Form – gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentra-len Server abgelegt, die papiergebun-dene Personalaktenhaltung wird damit überflüssig. Dank einer indexbasierten Suche und einer Volltextsuche können Dokumente schnell und einfach recher-chiert werden. Laut Expertenmeinungen lassen sich Zugriffs-, Ablage-, Trans-port- und Suchzeiten durch eine Digi-

talisierung und zentrale Ablage um 50 bis 95 % verkürzen. Ebenso entfallen Wartezeiten, weil Dokumente gerade in Bearbeitung sind, sowie ungewollte Kopien. Mit den zentral zur Verfügung gestellten Dokumenten, bzw. Daten können sich berechtigte Mitarbeiter einen einfachen Überblick verschaffen und Handlungs- und Bewertungsmög-lichkeiten in Bezug auf die Person und deren Tätigkeit ableiten.

Aber die Wilken HR Digitale Perso-nalakte bietet mehr als nur Ablage: Neben der Suche nach Dokumenten ist auch die Verwaltung und die Weiterver-arbeitung zeit- und ressourcen intensiv. Die Wilken HR Digitale Personalakte be-schleunigt die Erledigung aller Aufgaben und steigert die Effizienz von Prozessen in Ihrer Personalabteilung. Sie ist damit ein modernes Instrument für die effiziente Verwaltung von Personal-unterlagen.

Die PaPieRgebunDene PeRsonalaktenHaltung WiRD übeRflüssig


Innerhalb der Wilken HR Digitale Per-sonalakte sind mit dem Aktendeckel alle relevanten Daten des Mitarbeiters inklusive Bild zugriffsgesteuert sofort ersichtlich. Durch die Anbindung aller führenden Personalabrech-nungssysteme müssen Personal-stammdaten nicht zeitaufwändig eingegeben werden, sondern können automatisiert übernommen werden.

Durch die Benutzeroberfläche im Look and Feel von MS Office 2010 erfolgt die Bedienung durch den Anwender intuitiv bzw. mit geringem Schulungs-aufwand.

Dank der MS Office Integration er-möglicht die Wilken HR Digitale Personalakte die schnelle Erstellung von Dokumenten, indem sie auf integrierte

und individuell angepasste Standard-vorlagen zugreift und Adressdaten automatisch in das Adressfeld einge-fügt. Desweiteren können Textbausteine wie zum Beispiel für Zeugnisse verwal-tet und beliebig in die Vorlage eingefügt werden.

autoMatisieRung bescHleunigt aRbeitsPRozesse

Für die Personalarbeit sind Dokumente und personenbezogene Daten – egal in welcher Form sie vorliegen – eine wichtige Grundlage: Angefangen von den Bewerbungsunterlagen über Beurteilungen, Urlaubsanträge, bis hin zu Zeugnissen – kurz sämtliche Informationen, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Die Wilken Digitale Personalakte optimiert Ihre personalwirtschaftlichen Arbeitsabläufe. Durch die Standardintegration zu allen gängigen Entgeltabrechnungen werden Prozesse vereinfacht, ein umfangreiches Sicherheitskonzept garantiert höchste Daten- und System-Sicherheit.

Der elektronische Aktendeckel verwal-tet zugriffsgeschützt Metadaten zum Mitarbeiter.

Als Datenquellen dienen beliebige vor- oder nachgela-gerte Anwendungen (Entgeltabrechnung, Zeiterfassung usw.).


Zentrale Verwaltung aller für die Fachab-teilung definierten Dokumentvorlagen.



Lückenlose Histori-sierung aller Zugriffe, Änderungen, Versio-nierung, u.v.m.

Vollständige Inte-gration in Microsoft Office und Microsoft Outlook.

kein zusätzlicHeRaDMinistationsaufWanDÜber den Web ECM Client (Web 2.0-Technologie) können berechtigte Mitarbeiter auf sämtliche Informationen zugreifen, ohne Installation der Appli-kation auf ihrem Rechner und ohne zusätzlichen Administrationsaufwand.

Dank der Integration von MS Out-look, Lotus Notes und Tobit werden elektronisch erzeugte Dokumente wie E-Mails ebenfalls direkt in der Wilken HR Digitale Personalakte abgelegt, so dass alle, einen Mitarbeiter betreffende Infor-mationen per Mausklick zur Verfügung stehen. Durch die digitale Zusammen-

fassung aller – mit unterschiedlichen Medien erstellten – Informationen inner-halb der Wilken HR Digitale Personal-akte gehören Medienbrüche, die die Informationsbeschaffung und -verarbei-tung erschweren und verlangsamen, der Vergangenheit an.

autoMatisieRte WieDeRVoRlagen Die Dokumentenwiedervorlage er-möglicht eine zeitlich gesteuerte und periodische Ausführung von Prozes-sen. So kann zum Beispiel die Füh-rerscheinüberprüfung bei Mitarbeitern mit Firmenfahrzeugen als halbjährliche Wiedervorlage eingerichtet werden.

Sie werden dann bei Fälligkeit der Auf-gabe automatisch per E-Mail benach-richtigt.

Neben dokumentenbasierten Vor-gängen können selbstverständlich individuell erstellte Prozesse wie Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge und –abrechnungen über eine flexible Workflow Engine definiert und abgebil-det werden. Somit können beispielswei-se Urlaubsanträge inklusive Genehmi-gung vollständig unter Einbindung der führenden Personalabrechnungs- bzw. Personalmanagementsystem elektro-nisch realisiert werden.

Um alle Änderungen eines Dokumentes nachzuvollziehen, werden diese in der sog. Dokumentengeschichte versi-oniert, Zugriff und Änderungen werden protokolliert.

Neue und abgeänderte Dokumente werden dann direkt in der Wilken HR Digitale Personalakte gespeichert. Für die Weitergabe oder -verarbeitung können die Belege mit Annotationen versehen werden: Sie können berech-tigungsgesteuert Notizen anbringen,

Passagen markieren oder verdecken und das Dokument mit selbst definier-ten Stempeln versehen.

Innerhalb des Aktendeckels werden die Dokumente vom Sachbearbeiter in vordefinierte oder individuell angeleg-te Strukturen – analog zu herkömm-lichen Aktenordern – abgelegt. Um die Suche nach Dokumenten zu erleichtern, können diese Register sowohl sortiert als auch gruppiert werden.

Mit Hilfe einer integrierten Vorgangs-verwaltung werden standardisierba-re Abläufe automatisiert und doku-mentenbasiert abgebildet: Hierbei können beispielsweise Vertrags-unterlagen an eine prüfende Stelle wei-tergeleitet werden, ohne dass diese den geschützten Personalbereich verlassen oder über unsichere Medien wie E-Mail im Haus verteilt werden.

Ein großer Vorteil der Wilken HR Digitale Personalakte ist – insbesondere für dezentral organisierte Unternehmen – die standort-übergreifende Zugriffsmöglichkeit.



Maximale Sicherheit: Umfangreiches Sicherheitskonzept inklusive elektronischer Verschlüsselung.

Dieses regelt sämtliche Zugriffsrechte und schützt die sensiblen personen-gebundenen Daten vor Missbrauch. Zusätzlich werden die Daten ver- schlüsselt. Eine temporäre und be-fristete Freigabe ausgewählter Daten

gestattet es beispielsweise leitenden Angestellte oder dem Mitarbeiter selbst, gezielt auf die für sie / ihn zur Verfügung gestellten Daten zu zugrei-fen, ohne die Personalabteilung dafür in Anspruch zu nehmen.

Rollen- unD inDexbasieRtes sicHeRHeitskonzePt

✓Eine Anwendung, die von HR-Anwendern für HR-Anwender konzipiert wurde.

✓ Die Anwendung wurde komplett durchgängig auf modernster Microsoft-Technologie entwickelt.

✓ Die Clients sind funktional „deckungsgleich“ sowohl als Windows als auch als Web 2.0-Client auf Basis MS Silverlight verfügbar.

✓ Die Oberflächen wurden komplett im Look and Feel von Office 2010 gestaltet.

✓ Geringer Aufwand für die Schulung und Einweisungen der Fachabteilung und der Administratoren

✓ Die Anwendung verfügt über ein umfangreiches Sicherheits- konzept zur Verwaltung der Zugriffe auf die Daten und Dokumente.

✓ Standortunabhängiger und gleichzeitiger Zugriff auf Informationen und Dokumente

✓ Temporärer Aktenzugriff mit zeitlicher Befristung auf die Akteneinsicht von Mitarbeitern und / oder Vorgesetzten

✓ Jeder Zugriff auf Informationen wird exakt dokumentiert.

✓ Die Informationen werden verschlüsselt vorgehalten, ein unberechtigter Zugriff über die Administration ist ausgeschlossen.

✓Uneingeschränkte Mandanten- fähigkeit

✓ Die Übernahme der Personal- stammdaten erfolgt auf Basis von vorhandenen Importschnittstellen aus allen gängigen Personal- abrechnungssystemen.

✓ SAP-Zertifizierung

✓ Einfache Anbindung von Drittanwendungen über offene APIs (z.B. Zeitwirtschaft)

✓Revisionssichere Ablage der Informationen, verbunden mit einer GDPdU-konformen Speicherung Ihrer Personaldaten

✓ Anbindung beliebiger Langzeitspeichersysteme

✓Abbildung der Organisationsstruktur

✓Systeminterne Kommunikation (das „unsichere“ Weiterleiten von Personaldaten und Dokumenten über ein externes Mailsystem ist nicht notwendig)

✓ Individuelle Abbildung von Akten- typen, z.B. Bewerberakten, aktiver Stamm, Auszubildende uvm.

✓ Einfaches „Blättern“ in der Akte mit Dokumentvorschau

✓ Umfangreiche Suche über Indizes und Volltext

✓ Keine Limitierungen in Hinsicht auf die diversen Dateiformate

✓ Leistungsstarke Dokumentvorlagen- Verwaltung (einheitliche Dokument- vorlagen in der gesamten HR-Abteilung mit kompletter Versionsverwaltung) inkl. Ver- wendung von Textbausteinen

✓ Übernahme von Dokumenten per Drag and Drop in die Personalakte (aus Dateisystem, E-Mail oder Anwendungen, die Drag and Drop unterstützen)

✓ Abbildung von elektronischen Standard- und unternehmens- spezifischen HR-Prozessen (z. B. Urlaubsantrag, Seminar- buchung, Dienstreisen)

✓ Scannen von Unterlagen aus dem Client am Arbeitsplatz bereits im Standard

✓Übernahme der Altakten in die DPA kann ggf. durch eigenes Personal erfolgen.

✓ Anbringen von Annotationen, z.B. Post-IT (Textfelder) und elektronischen Stempeln auf den Dokumenten

✓ Exportfunktion (Personalakten können z.B. bei der Veräusserung von Unternehmen oder Unterneh- mensteilen vollständig exportiert werden)

✓ Mehrsprachigkeit (Deutsch, Englisch, Französisch, weitere Sprachen auf Anfrage)

Wilken HR Digitale PeRsonalakteleistungsMerkMAle




Das Leistungsspektrum der Wilken HR Digitale Personalakte wird durch eine revisionssichere Langzeitablage und einer GDPdU-konformen Dokumentenspeicherung abgerundet.

Die im Regelfall notwendige Übernahme Ihrer physischen Alt-Personalakten in die DPA gehört ebenfalls zu unserem Leistungsspektrum. Wir unterstützen unsere Kunden dabei in vielfältiger Weise, von der einfachen Bereitstellung von Scanner Hardware bis hin zur Vermittlung von spezialisierten Dienstleistern.

Pc-seRVeR

Hardware ✓ Intel Pentium 4 (größer 2,4 GHz)✓4 Prozessorenkerne✓ 4 GB RAM✓ 80 GB freier Festplattenspeicher✓Optional ein WORM-Laufwerk für Langzeitarchivierung

Software ✓ MS Windows 2003 Server 32 / 64 Bit oder höher✓ MS SQL Server 2005 (oder neuer)✓ MS.NET Framework 4.0 ✓ Standard-Backup-Software✓ Nur bei Web Client-Nutzung: IIS Version 6.0 (oder höher) und MS Silverlight 5.0

Pc-aRbeitsPlatz

Hardware ✓ Intel Pentium 4 (2,4 GHz) oder höher✓ 2 GB RAM✓ 500 MB freier Festplattenspeicher

Software ✓ MS Windows XP SP3 oder höher (Workstation)✓ Microsoft.NET Framework 4.0 ✓ Nur bei Web Client-Nutzung: Silverlight V 5.0 (Systemanforderungen Silverlight unter http://www.microsoft.com/silverlight)

Wilken HR Digitale PeRsonalaktesYsteMVOrAussetzungen (MindestAnfOrderungen)

Die Wilken HR Digitale Personalakte vereinfacht und optimiert Ihre Prozessein der Personalarbeit und erleichtert damit nicht nur die Arbeit Ihrer Personal- verantwortlichen, sondern senkt auch den Verwaltungsaufwand und Kosten. Sie sichert die Effizienz Ihrer Personalarbeit und ist die Basis für ein umfangreiches Personalinformationssystem.


© Wilken Unternehmensgruppe | DMS.HR DPA | Februar 2014 | V1.0 | Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

Das scHlecHteste gesPRäcH ist Meist Das nicHt gefüHRte. leRnen sie uns kennen.

Wilken GmbHHörvelsinger Weg 29-3189081 Ulm Telefon +49 731 96 50-0Telefax +49 731 96 [email protected]

Wilken Rechenzentrum GmbHHörvelsinger Weg 29-3189081 Ulm Telefon +49 731 96 50-386Telefax +49 731 96 [email protected]

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Wilken Neutrasoft GmbHHansaring 10648268 Greven Telefon +49 25 71 505-0Telefax +49 25 71 [email protected]

Wilken Informations- management GmbHBalanstraße 5981541 MünchenTelefon +49 89 62 83 37-0Telefax +49 89 62 83 [email protected]

Wilken Ciwi GmbHHörvelsinger Weg 29-3189081 UlmTelefon +49 731 37 931-0Telefax +49 731 37 [email protected]

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Wilken Prozessmanagement GmbHHörvelsinger Weg 29-3189081 Ulm Telefon +49 731 96 50-424Telefax +49 731 96 [email protected] Niederlassungenin Greven und Sierksdorf

Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard-Softwarelösungen. Mit mehr als 500 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von An-wendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Finanz- & Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Zur Unternehmensgruppe gehören neben der Wilken GmbH (Ulm) die Wilken AG (Freidorf, Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH (Ulm), die Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm), die Wilken Ciwi GmbH (Ulm), die Wil-ken Informationsmanagement GmbH (München) sowie die Wilken Prozessmanage-ment GmbH (Ulm, Greven, Sierksdorf). Die Unternehmensgruppe erzielte 2013 einen Umsatz von 56 Millionen Euro.

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