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Willkommen an Bord!
Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richtig einbinden
Phasen bei der Einbindung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Vorbereitungs-phase
Der erste Arbeitstag
Orientierungs-phase
Lern- und Integrations-
phaseInte
grat
ion
Zeit
Die strukturierte und systematische Einbindung ist sehr wichtig für den langfristigen Verbleib Ihrer neuen Beschäftigten in Ihrem Unter-nehmen. Durch verschiedene Maßnahmen unterstützen Sie ein gutes Betriebsklima und ermöglichen es Ihren neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch, schnell produktiv zu sein.
In dieser Broschüre erhalten Sie einen Überblick darüber, was eine gute Integration neuer Beschäftigter umfasst. Außerdem bekommen Sie Anregungen, wie Sie Ihren Mitarbeitenden von Anfang an das Gefühl geben, bei Ihnen genau richtig zu sein.
Ihr Unternehmen ...
… bindet seine Beschäftigten und hat weniger Kosten durch Neueinstellungen
… fördert die Loyalität und das Engagement seiner Beschäftigten
… vermittelt Professionalität und Wertschätzung durch eine gut vorbereitete Einarbeitung
Ebenen der Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
fachlich
sozial
wert-orientiert
Aneignen von Wissen über • das Unternehmen• die internen Strukturen• die Aufgaben• relevante Kontaktpersonen
• Kennenlernen sozialer Kontakte (Mitarbeitende, Vorgesetzte, Kundschaft)• Emotionales Abholen der neuen Beschäftigten• Unterstützung bei der Entwicklung eines Wir-Gefühls • Die neuen Beschäftigten erarbeiten sich ihre eigene Position im
Unternehmen
Vermittlung durch das im Alltag Er- und Vorgelebte, z.B. durch• Umgangsformen • Unternehmenskultur • Leitbilder
Die Berücksichtigung aller Integrationsebenen ist wichtig, um Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern und nachhaltig an Ihr Unternehmen zu binden.
Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ...
… sind aufgrund Ihrer Wertschätzung motiviert
… sind früher produktiv
… entwickeln eine emotionale Bindung zu Ihrem Unternehmen
Die Vorbereitungsphase
Zeitraum:Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag
Ziel: Die Basis für eine gute Einarbeitung wurde geschaffen. Die Beschäftigten sind informiert und die Zuständig- keiten klar verteilt.
Unser Tipp:Achtung, dieser Zeitraum ist be-sonders durch Unsicherheit geprägt. Kommunikation ist das A und O. Lassen Sie den Kontakt niemals ab-reißen!
Maßnahme Erläuterungen und Beispiele
Information an die Beschäftigten
Sobald die Neueinstellung feststeht, sollten Sie Ihre Mitarbeiten-den informieren, um Störungen des Betriebsklimas zu vermeiden.
Vorbereitung des Arbeitsplatzes
Bedenken Sie: Passwörter, Zugänge, Schreibtischausstattung, Visitenkarten, Namensschild, Blumen/Willkommensgruß am ersten Arbeitstag.
Bestimmung einer Patenschaft
Die Patenschaft sollte freiwillig übernommen werden. Bedenken Sie Faktoren wie gemeinsame Interessen, das Alter und Arbeits- bereiche. Räumen Sie genügend Zeit für diese Aufgabe ein.
Begrüßungs-schreiben
Mögliche Inhalte: Arbeitsbeginn, notwendige Unterlagen, Park-möglichkeiten. Versenden Sie das Schreiben, ggf. zusammen mit der Willkommensmappe, sobald Sie den unterschriebenen Vertrag zurückerhalten haben.
Willkommens-mappe
Mögliche Inhalte: Informationen zum Unternehmen, Vorstellung des Teams, Wissenswertes von A-Z, Termine, Angebote in der Um-gebung.
Ablaufplan für den ersten Arbeitstag
In Abstimmung mit der entsprechenden Abteilung. Überfordern und unterfordern Sie Ihre neuen Mitarbeitenden nicht. Senden Sie den Plan vor dem ersten Arbeitstag zu.
Einarbeitungs-plan für die ersten Wochen
Als roter Faden für die ersten Wochen. Der Plan sollte in Abstim-mung mit der entsprechenden Abteilung erstellt werden. Bedenken Sie dabei auch regelmäßige Gesprächstermine.
Teamevents Laden Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein. So können sie ihre neuen Kolleginnen und Kollegen bereits kennenlernen.
Der erste Arbeitstag
Maßnahme Erläuterungen und Beispiele
Begrüßung Durch die Geschäftsleitung oder Vorgesetzte – das vermittelt Wert-schätzung. Binden Sie die Paten mit ein.
Führung durch den Betrieb
Beachten Sie, welche Räume und Wege besonders wichtig sind. Bedenken Sie auch Hinweise zu Pausenräumen und Toiletten.
Vorstellungsrunde Unterstützend können Fotos der Kolleginnen und Kollegen in der Willkommensmappe sein.
Einführungs-gespräch
Durch Vorgesetzte. Heißen Sie Ihre neuen Beschäftigten will-kommen und geben Sie ihnen einen Überblick über die ersten Wochen und Ihre Erwartungen in dieser Zeit. Nutzen Sie dafür den Einarbeitungsplan.
Einarbeitung Bieten Sie wichtige Informationen proaktiv an, um das lästige „Was ist wo?“ zu ersparen. Dazu gehören auch EDV-Grundlagen und betriebsinterne Systeme. Beziehen Sie hierbei Ihre Belegschaft mit ein.
Organisatorisches Passwörter, Schlüsselübergabe, Erklärung der Alarmanlage usw.
Mittagessen Klären Sie vorab, mit wem die neuen Beschäftigten ihre Mittags-pause verbringen können. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn die Beschäftigten neu in der Stadt/dem Ort sind.
Feedbackgespräch Setzen Sie sich kurz zusammen und erkundigen Sie sich nach dem ersten Tag. Was lief gut, was weniger gut? Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl nach Hause gehen.
Ziel: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben einen guten ersten Eindruck und gehen mit dem Gefühl nach Hau-se, sich mit ihrem Arbeitsplatzwech-sel richtig entschieden zu haben.
Unser Tipp: Achten Sie darauf, Ihre neuen Beschäftigten weder zu über- noch zu unterfordern. Vermitteln Sie die wichtigsten Informationen und gehen Sie strukturiert vor. Heute steht die soziale Integration im Vordergrund.
Botschaft:„Wir freuen uns, dass Sie da sind!“
Die Orientierungsphase
Zeitraum:Erster Arbeitstag bis etwa 3. Monat
Ziel: Gegenseitiges Kennenlernen. Die Beschäftigten werden in ihre neuen Aufgaben eingeführt.
Botschaft: „Werden Sie Teil unseres Betriebs!“
Maßnahme Erläuterungen und Beispiele
Regelmäßige Mitarbeiter-gespräche
Klären Sie folgende Fragen: Was läuft gut? Was läuft weniger gut? Wo gibt es Unterstützungsbedarf? Stecken Sie die gegenseitigen Erwartungen ab.
Teambuilding Fördern oder initiieren Sie Maßnahmen, die sich positiv auf die soziale Integration auswirken, z.B. Teamsport.
Weiterbildungen Stimmen Sie die erforderlichen Weiterbildungen mit den Wei-terbildungswünschen ab. So zeigen Sie, dass Sie die berufliche Weiterentwicklung fördern möchten und vermitteln Wertschätzung. Bedenken Sie auch Fördermittel für Weiterbildungen.
Beurteilung durch Dritte
Sprechen Sie regelmäßig mit den Paten und den direkten Kollegin-nen und Kollegen. Sie können die Weiterentwicklung ihrer neuen Kolleginnen und Kollegen am besten beurteilen. Achten Sie darauf, dass sich die neuen Beschäftigten nicht hintergangen fühlen.
Wissen über das Unternehmen
Unterstützen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden dabei, sich mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen vertraut zu machen, auch wenn dies nicht direkt ihr Arbeitsfeld betrifft. Das hilft ihnen, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren und ist wichtig für Ihre Außen-wirkung.
Kennenlernen der Kundschaft
Stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeitenden für sie wichtige Kundinnen und Kunden kennenlernen. Das macht den Griff zum Telefonhörer leichter.
Vertiefte Einarbeitung
Delegieren Sie die vertiefte Einarbeitung an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen und halten Sie regelmäßig Rücksprache.
Beurteilungs- gespräch am Ende der Probezeit
Dieser Tag ist ein Meilenstein. Vereinbaren Sie den Termin recht-zeitig und geben Sie konkretes Feedback. Geben Sie auch Ihren Beschäftigten genügend Zeit zu berichten. Begründen Sie Ihre Entscheidung für oder gegen eine weitere Zusammenarbeit.
Die Lern- und Integrationsphase
Zeitspanne:Ab ca. 3 Monaten
Ziel: Ihre neuen Mitarbeitenden fühlen sich als Teil des Teams und bauen eine emotionale Bindung zu Ihrem Unternehmen auf.
Botschaft: „Wir möchten Sie als vollwertiges Mitglied unseres Teams!“
Maßnahme Erläuterungen und Beispiele
Übertragung von Verantwortung
Die Mitarbeitenden sollten nun mehr Umsetzungsverantwortung bekommen und Eigeninitiative zeigen.
Teilnahme an Weiterbildungen
Fördern Sie die Stärken Ihrer Beschäftigten. Durch passgenaue Angebote können fehlende oder veraltete Kenntnisse kompensiert werden. Lassen Sie sich die Weiterbildung fördern.
Teamintegration Fördern Sie auch weiterhin die soziale Integration bspw. durch gemeinsame sportliche Aktivitäten.
Wissens-vermittlung
Stellen Sie sicher, dass die neuen Beschäftigten das für sie notwendige Wissen vermittelt bekommen. Denken Sie dabei auch an Weiterbildungen.
Projektarbeit und Arbeitsgruppen
Geben Sie Ihren Beschäftigten die Möglichkeit, in Projekten mitzuarbeiten. Das schafft Abwechslung im Arbeitsalltag und gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen. Ein frischer Blick von außen kann wichtige Impulse bringen.
Feedback-gespräche
Durch regelmäßigen Austausch können Sie Ihre gegenseitigen Erwartungen abstecken und bekommen einen Einblick über die Weiterentwicklung Ihrer neuen Mitarbeitenden.
Berufliches Netzwerken
Das gegenseitige Kennenlernen erleichtert die Zusammenarbeit im beruflichen Kontext und fördert den Informations- und Erfahrungs-austausch.
Unsere Tipps!
Standardisieren
Sie den Ein-
arbeitungspro-
zess – Das sorgt
für Fairness und
spart Zeit
Bedenken Sie
alle Integra-
tionsebenen –
So fördern Sie
die emotionale
Bindung Ihrer
Mitarbeitenden
an den Betrieb
Fördern Sie die
Stärken von
Anfang an – Das
sorgt für Motiva-
tion und optima-
len Personalein-
satz
Geben Sie Orien-
tierung – Ihre
Beschäftigten
kennen ihren
Mehrwert für das
Unternehmen
von Anfang an
in FL und SL:
Heike Kaiser 04841 6685 11 [email protected]
Diana Wieben 04841 6685 [email protected]
in NF:
Christina König04841 6685 [email protected]
Ihre Ansprechpartnerinnen bei der Wirtschaftsförderung Nordfriesland:
Weiterbildungs- und Fördermittelberatung
Fachkräfteberatung
Wirtschaftsförderungsgesellschaft Nordfriesland mbHSchloßstraße 7 · 25813 Husum · T +49 4841 6685-0 · F +49 4841 6685-16E [email protected] · www.wfg-nf.de
Inhaltliche Konzeption und Umsetzung: Lena Pauls M.A., Weiterbildungsforschung und Organisationsentwicklung
Beruf & Bildung Digitale Wirtschaft Existenzgründung Erneuerbare Energien Fördermittel Gewerbeflächen
Diese Broschüre wurde im Rahmen der Aktivitäten zum Willkommensservice innerhalb des Projektes Fit4Jobs@WaddenC erstellt. Es wird gefördert durch Interreg Deutschland-Danmark mit Mitteln des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung. Erfahren Sie mehr über Interreg Deutschland-Danmark unter www.interreg5a.eu