Word Intemedio

8/18/2019 Word Intemedio

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2012

ITTalent Learning Solutions

Bogotá - Colombia

Microsoft Word 2010 – Nivel Intermed


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Educación y Tecnologías de Información S.A.

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perjuicios para quienes reproduzcan,

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públicamente en todo o en parte este

contenido sin previa autorización.


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CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

Versión Creación Estado Descripción del cambio

1.0 06-Ago-2012 Aprobado Versión inicial del documento


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ContenidoIntroducción .................................................................................................................................................. 4

Insertar Objetos ............................................................................................................................................ 4

Imagen ...................................................................................................................................................... 4

Imágenes Prediseñadas ............................................................................................................................ 5

SmartArt .................................................................................................................................................... 7

Gráficas ..................................................................................................................................................... 9

Formas ...................................................................................................................................................... 9

Captura .................................................................................................................................................... 11

Cuadro de Texto ...................................................................................................................................... 11Tabulaciones ............................................................................................................................................... 13

Columnas Periodísticas ............................................................................................................................... 15

Letra Capital ................................................................................................................................................ 19

Opciones de Letra Capital ....................................................................................................................... 21

Insertar Símbolos ........................................................................................................................................ 22

Estilos .......................................................................................................................................................... 23

Panel de Navegación ................................................................................................................................... 25

Combinar correspondencia ......................................................................................................................... 26

Opciones de Combinar Correspondencia ............................................................................................... 29

Sobres y Etiquetas ................................................................................................................................... 32


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Introducción

Realizar escritos o documentos es interesante, pero es mucho mejor si contamos con herramientas que

nos ayuden con la visualización y comprensión de un texto. Con esto podemos fortalecer el ambiente

del lector, haciendo que se deje de lado la simple visualización de un texto plano sin ningún corte

diferente o sin ayudas visuales. A continuación encontrará una serie de ayudas didácticas que harán de

este viaje al conocimiento una experiencia agradable y de gran provecho.

Insertar ObjetosHay diferentes elementos u objetos que se puede agregar al documento para realzar su contenido,

como lo son: Imágenes, Imágenes Prediseñadas, Formas, SmartArt, Gráficas, Captura; todas estas

opciones hacen parte de la Pestaña Insertar en la sección de Ilustraciones.

Imagen

El botón Imagen, hace una búsqueda de las imágenes que están en el computador, imágenes copiadas

por el usuario o descargadas a través de Internet. Pulsamos el botón Imagen y aparece un cuadro de

diálogo; escoja la imagen que le guste.


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Cuando seleccionamos la imagen y la insertamos en el documento, sobre la imagen se ve unos puntos

que nos permiten cambiar el tamaño (llamados controladores de tamaño) y en la parte superior se ve

una pestaña adicional llamada Herramientas de imagen, la cual tiene una sección llamada Formato.

Se puede realizar muchos cambios a la imagen; estos son algunos ejemplos: Quitar fondo, Correcciones,

Color , Efectos artísticos, Estilos, Contorno de imagen, Efectos de imagen entre otros.

Aquí algunos ejemplos de los diseños que podemos realizar partiendo de una misma imagen.

Imágenes Prediseñadas

Son imágenes que por instalación predeterminada se encuentran en las carpetas de Office.

Al pulsar en el botón Imágenes

prediseñadas, aparece un cuadro

de referencia al lado derecho del

documento.


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En la opción Buscar se escribe una palabra clave que nos permite encontrar una serie de imágenes

relacionadas con lo que hemos ingresado.

Se puede insertar con doble clic sobre la imagen; con el botón derecho del mouse en la imagen que

deseamos insertar y se elige la opción correspondiente del menú contextual; o al acercarse a la imagen

aparece un filtro que presenta unas opciones paraInsertar.

La imagen se ubicará en el documento y la pestaña de

herramientas de imagen también se activará para editar

la imagen según requerimiento.


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SmartArt

Son formatos especiales que nos permiten presentar la información de manera no convencional y con

los cuales podemos resumir o consolidar texto de manera gráfica.

Dentro de las opciones más

comunes de SmartArt seencuentran: Lista, Proceso, Ciclo,

Jerarquía, Relación, Pirámides,

entre otros.

Por ejemplo, creemos un organigrama; tomemos la categoría Jerarquía y escojamos el primer modelo.


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Al igual que pasó con las imágenes, se activan unas pestañas adicionales bajo el título de Herramientas

SmartArt, con las secciones de Diseño y Formato que nos permitirán cambiar y configurar el

organigrama de acuerdo a la necesidad del usuario.

Reemplazamos la información que se encuentra en cada parte del

organigrama; si necesitamos más cuadros de texto los podemosinsertar con el botón Agregar forma de la pestaña Diseño.

Al terminar de ingresar la información podemos cambiar el diseño,

los colores y el estilo y así modificar su presentación.

NOTA: esto funciona igual para Excel y PowerPoint.

Así podemos contar con diferentes modelos aplicados para lograr una presentación más atractiva.


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Gráficas

Una gráfica es la representación de

un grupo de datos.

Al dar clic en el botón Gráfico, la

apariencia del documento cambia yautomáticamente se genera una

hoja de cálculo de Excel; es ahí

donde ingresamos los datos que necesitamos para generar la gráfica. Al terminar, cerramos Excel sin

guardar y en el documento se puede observar el cambio.

Con este grupo de pestañas adicionales se configura la gráfica de acuerdo al requerimiento del usuario.

Formas

Son figuras prediseñadas que nos ayudan a crear un flujo grama o un mapa de ideas para lacomprensión de un texto. Para ello, vamos a la sección Ilustraciones de la pestaña Insertar ; damos clic al

botón Formas y saldrá una buena cantidad de figuras divididas por sectores.


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Seleccionamos la que requerimos y con el

mouse la dibujamos en el área de trabajo del

documento, o simplemente damos un clic en

el área de trabajo y automáticamente aparece

la figura con un tamaño predeterminado, el

cual el usuario podrá cambiar en cualquier

momento.

Cuando insertamos una forma sale una barra

de herramientas que nos servirá para cambiar

los conceptos predeterminados de las figuras,

por ejemplo, el relleno de forma, el contorno

de forma, etc.


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Captura

Funciona como una cámara fotográfica. Es una opción muy parecida a la tecla PrintScreen o a la función

Recortes del Windows 7.

Para usarla, seguimos en la pestaña Insertar , la sección Ilustraciones y damos clic al botón Captura; nos

muestra los últimos recortes hechos, para este caso, los empleados en ilustrar este manual. Si deseamospodemos generar uno nuevo con la opción Recorte de Pantalla y con el mouse nos desplazamos para

hacer el recorte de pantalla deseado.

Cuadro de Texto

En cualquier parte del documento se puede agregar un cuadro de texto que funciona como guía,

aclaración, apoyo temático, etc. Para hacerlo tenemos la opción de Formas (ya antes vista) o la opción

de Cuadro de Texto, que se encuentra en la pestaña de Insertar , en la sección Texto. Aquí aparece una

serie de ejemplos o modelos que el usuario puede tomar.


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De esta manera se puede generar un boletín de prensa, un documento con tinte informal, reforzar el

documento con apoyo visual, porque al igual que las opciones de formas, sale una barra de

herramientas apta para la configuración del cuadro de texto.


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TabulacionesLas tabulaciones son saltos predeterminados que se generan con la tecla Tabular . Es como generar

tablas sin líneas de columnas y filas.

En la pestaña Inicio, al dar clic en la flecha ubicada en la parte inferior

derecha de la opción Párrafo, aparece el cuadro de diálogo

Tabulaciones; este tiene varias opciones de posición, alineación y unbotón en la parte inferior llamado Establecer , el cual nos permite

establecer las configuraciones realizadas como predeterminadas. En

casilla de posición se establece a qué distancia se desea hacer el salto.

Para este ejemplo, se colocó el numero 7; se verifica que la alineación

esté centrada, es decir, se va alinear por la primera letra que se escriba.

Al dar clic en Aceptar , en el número 7 de la regla se notará un símbolo en forma de “L” que hace

referencia a la tabulación que se acaba de configurar.


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Vamos a generar la siguiente información.

Notaremos que los datos específicos empiezan a partir de la posición de 7 cm y están todos

perfectamente alineados.

Veamos otro ejemplo: activemos las tabulaciones de nuevo y

eliminemos la que se encuentra activa.

Hay un botón Eliminar que se encarga de borrar las tabulaciones

programadas previamente.

En la casilla posición colocamos “5”, alineación

“Izquierda”, Relleno “4”, y damos Establecer .

Repetimos el proceso para generar otra tabulación en

la posición “10” con las mismas características.

Finalizamos pulsando el botón Aceptar .

Listo, podemos observar que en los números 5 y 10

de la regla se encuentra el símbolo “L” y al generar la

información notaremos una línea que complementa

la tabulación y dará la apariencia de un formulario.


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Estas tabulaciones le pueden ayudar con la creación de hojas de vida, formatos especiales, entre otras

cosas.

Columnas Periodísticas

Todos algunas vez hemos leído un periódico, orevista y observamos que el texto no va de

margen a margen sino que está dividido en

bloques de texto (como en este ejemplo). A esto

se le llama columnas de tipo periodístico.

En la sección Configurar Página de la pestaña

Diseño de Página, se encuentra el botón

Columnas. Este a su vez tiene una serie de

alternativas.

Una

Dos

Tres

Izquierda

Derecha

Más columnas


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Vamos a ubicarnos al principio del título en el archivo llamado “Panamá” y observaremos los cambios

que se realizan cada vez que cambiamos la opción.

Esta será la apariencia del documento a

dos columnas, o según el modelo de

columnas que desee.

Como es un documento ya creado, el

programa se encarga de generar los

espacios, los saltos de columna y de

página.

Pero no siempre va a ser así: el usuario

puede necesitar otra alternativa, como por

ejemplo, una combinación de texto a una

columna, después a dos columnas y volver

a una, o casos parecidos; para ello el

procedimiento varía un poco.


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Dejemos nuestro texto a una columna. Nos ubicamos en el título, lo centramos y ahora nos ubicamos al

principio del primer párrafo, es decir, que depende mucho la ubicación del cursor en pantalla. Ahora

vamos a la sección configurar página de la pestaña diseño de página; allí encontraremos el botón

Columnas y seleccionamos la opción Más columnas.

Aparece este cuadro de diálogo con las posibles opciones de columnas. Escogemos “Izquierda”; pero lo

más importante aquí es la opción que dice Aplicar a: escogemos De Aquí en adelante, quiere decir que

todo aquello que este antes del cursor no se moverá, no se modificará y que a partir de la ubicación del

cursor cambia a las columnas seleccionadas.

Para nuestro ejemplo el título no se moverá, pero lo demás si. Esta es la apariencia final.


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Como se seleccionó la opción “Columna Izquierda”, la columna de ese costado es más pequeña que la

del costado derecho y el título sigue centrado, no está bajo la influencia de las columnas.

Podemos hacer otros cambios con modelos diferentes:


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Letra CapitalYa que estamos en el ambiente del estilo de los periódicos y las

revistas, notaremos que la primera letra del artículo es mucho más

grande que las demás; a esto se le conoce como letra capital .

Para generar este estilo de letra, nos ubicamos en el párrafo donde

queremos que salga la letra inicial.

Vamos a la pestaña Insertar , la sección Texto, el botón Letra capital.

Hay que tener presente que si no nos ubicamos sobre ningún párrafo, el botón estará inhabilitado. Al

pulsar el botón tendremos una serie de opciones:

Ninguno: deja el texto normal.

En texto: tal como se ve en el

ejemplo anterior, la letra queda

justificada con el párrafo.

En margen: la letra queda por fuera

del párrafo, generando una sangría.

Apliquemos la opción de párrafo Letra capital en el archivo Panamá, ubicándonos en el primer párrafo.


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En Texto

En Margen


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Opciones de Letra Capital

Al entrar en esta opción saldrá el siguiente cuadro de diálogo donde podemos cambiar las opciones de

fuente, líneas que ocupará la letra capital y la distancia con relación al texto.

Al pulsar el botón Aceptar, la apariencia será similar a esta:


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Insertar SímbolosPuede que el usuario necesite agregar símbolos no convencionales o que no se encuentran en el teclado

para realizar un esquema, una oración o cambiar el estilo de la información para hacerlos algo diferente.

O puede que el usuario sea un amigo de la ciencia de la matemática y necesite generar ecuaciones o

fórmulas, que al hacerlas manualmente podrían generar un desconcierto total.

Para ello, en las sección Símbolos de la pestaña Insertar, se encuentran dos botones Ecuación y

Símbolos.

En el botón de Ecuación se despliega una serie de opciones listas para insertar y usar, de las cuales

podemos seleccionar la que se requiera.

En Símbolos nos despliega un cuadro de diálogo desde

donde se puede insertar los símbolos que el usuario

desee. Tenga en cuenta que se insertarán donde se

encuentre el cursor.

Al cambiar la fuente se cambia los caracteres. Las fuentes

de Symbol, Wingdings son las que mas caracteres

especiales contienen.


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EstilosLos estilos nos permiten identificar temas y subtemas dentro de nuestro contenido. Para ello nos

ubicamos en el texto que queremos identificar como título; en la pestaña Inicio hay una sección llamadaEstilos, donde hay una gama amplia de títulos de diferentes niveles de importancia. Cada uno aplica

características especiales de fuente al texto seleccionado (tamaño, color, ubicación, etc.).

Por ejemplo, el siguiente texto tiene una serie de títulos, pero no se encuentran con los estilos para

identificarlos mejor; entonces los vamos a aplicar.

Nos vamos a ubicar en el título “Juegos Olímpicos” y luego vamos a la pestaña Inicio; en la sección de

Estilos sale una serie de títulos predeterminados. Aplicamos la opción Título, que realza el texto

seleccionado.


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Ahora seleccionamos los textos “Introducción” e “Historia de los Juegos Olímpicos” y aplicamos el estilo

Título 1; para el texto “Origen” el estilo Título 2, y para los demás la opción de Subtítulo.

El usuario puede establecer otros parámetros o cambiar los estilos predeterminados; en la misma

pestaña, al lado derecho de los estilos, se presenta un botón Cambiar estilos y el cambio es bastante

significativo.

Tomemos diferentes opciones para modificar y aplicar un estilo diferente a lo predeterminado.


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Este es simplemente un ejemplo para tomar como guía.

Panel de NavegaciónEsta versión de Word, nos presenta una vista llamada Panel de Navegación, que aparece en la pestaña

Vista; al activarla se ven reflejados al costado izquierdo de la hoja todos los títulos asignados por el

usuario. Esta es una manera fácil de desplazarse dentro del documento.


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Combinar correspondenciaEsta herramienta sirve para enviar un mismo documento o carta a varios destinatarios. Lo primero que

podemos hacer es realizar el documento o carta.

Después de tener listo el modelo de carta, empecemos el procedimiento para hacer la combinación de

correspondencia. Hay una pestaña específica para hacer este proceso y se llamaCorrespondencia.

Damos clic en el botón Iniciar combinación correspondencia y para este ejemplo seleccionamos la

opción Cartas.


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Luego damos clic en el botón Seleccionar destinatarios y luego en la opción Escribir nueva lista.

Presionamos el botón Personalizar columnas, para

escoger los datos que necesitamos en la carta y así

no tener datos o casillas no útiles en el momento

de registrar los destinatarios.

Seleccionamos del listado el campo “Tratamiento”

y lo eliminamos con el botón que está a la derecha.

Procedemos de la misma manera con los demás;

solo dejaremos los campos “Nombres”,

“Organización” y “Ciudad”. Para finalizar damos

clic en Aceptar .

Digitamos los invitados que necesitemos y damos

clic en Aceptar . Automáticamente nos pedirá el

nombre del archivo (listado invitados).


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Entonces se activan los otros botones. Ubicamos el cursor debajo de la palabra “Señores” y pulsamos el

botón Insertar campo combinado y salen los tres campos que digitamos; seleccionamos “Nombre”,

luego “Organización” y por último “Ciudad”.

Listo, ya asociamos los destinatarios con la plantilla o modelo de carta. Ahora vamos a combinar la

información en un documento nuevo. Pulsamos el botón Finalizar y combinar que se encuentra al final

de la pestaña y tomamos la opción Editar documentos individuales.

Aparece este cuadro y escogemos la opción Todos y luego damos

clic en Aceptar .

En un documento nuevo llamado “carta1”, aparecen las cartas con

el mismo modelo y los diferentes destinatarios. Podemos

confirmarlo con la vista preliminar.


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NOTA: la combinación de correspondencia se puede realizar desde orígenes de datos creados

previamente en Excel, Access, etc.

Opciones de Combinar Correspondencia

Vamos a emplear un listado hecho en Excel llamado “Listado Empresas” y el modelo de carta de la

“Práctica 2” y comenzamos el procedimiento; recordemos que se hace todo desde la pestaña Combinar

Correspondencia.

1)

Vamos a la pestaña Combinar

correspondencia. 2)

Iniciamos Combinar Correspondencia

– Cartas

3)

Seleccionamos Destinatarios-Usar

Lista Existente, que nos lleva a abrir

el archivo que se encuentra en la

carpeta de Word, en las Prácticas de


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Nivel Intermedio. Y aparece este cuadro de diálogo, para seleccionar la hoja donde se encuentra la

información; en este caso solo hay una, se deja activa la opción de “La primera fila de datos contiene

encabezados de columna” y finalizamos dando clic en el botón Aceptar .

4)

Como el listado es bastante amplio, Word nos da la opción de editar lista de destinatarios, donde

aparece este cuadro de diálogo con los nombres de todos los destinatarios, el origen o nombre del

archivo y los títulos o campos seguidos por un menú desplegable; en la parte inferior presenta una

serie de opciones como lo son Ordenar, Filtrar, Buscar Duplicados, Buscar Destinatarios y Validar

direcciones, para seleccionar según corresponda.

5)

Para este ejemplo vamos aplicar la opción Filtrar

Aplicamos el filtro a todo aquellos que contengan el país “Brasil” o “Canadá”; debemos tener en

cuenta las tildes, porque el filtro no aplicara si la palabra es diferente.


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6)

Ahora vamos a Insertar los campos combinados, pero solo ingresaremos los campos de “Contacto”,

“Empresa” y “País”.

7)

Podemos observar los datos antes que sean combinados con los botones que se encuentran en la

sección Vista Previa de Resultados de la pestaña de Correspondencia. Podemos desplazarnos con

los indicadores entre registros hacia adelante o hacia atrás.

8)

Podemos buscar un destinatario o registro por medio del

botón Buscar Destinatario, donde aparece un cuadro de

diálogo como este; así podemos encontrar algún dato sin

importar su posición dentro de la tabla.

9)

Ahora, ya visto estos cambios, podemos finalizar y

combinar. Recordemos que tenemos tres opciones:

a.

Editar documentos individuales, que es crear un documento nuevo con las cartas

combinadas.

b.

Imprimir, es hacer la combinación directamente en la impresión sin crear el documento.

c.

Hacer la combinación por Outlook, administrador de correos.

Para lo cual, sin importar la opción, debemos indicar los registros que

vamos a combinar por medio de este cuadro de diálogo:

10)

Para nuestro ejemplo le decimos Todos. Recordemos que ya se

encuentra filtrado y la apariencia final será esta; tendrá el nombre de

“Cartas 1”.


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Sobres y Etiquetas

Esta opción que se encuentra en la pestaña de Correspondencia nos permite configurar el diseño o

elaboración de un sobre o generar un documento de etiquetas.


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Las etiquetas se pueden manejar como si fueran tarjetas o autoadhesivos. Para ello entramos en la

sección Crear de la pestaña Correspondencia y damos clic en el botón de Etiquetas.

Y se complementa la información que se encuentra en la etiqueta. Se puede cambiar el tamaño de la

misma en la vista previa que se encuentra en la parte inferior, donde se ve como un formato de


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etiqueta, y le asignamos un tamaño diferente o creamos un tamaño personalizado con la opción Nueva

Etiqueta.

Al pulsar Aceptar en este cuadro de diálogo y dar clic en la opción Nuevo documento, se verá una

opción parecida a esta:

Con la opción activada de Nuevo documento, se genera un documento llamado “Etiquetas” con la

referencia puesta en el cuadro de diálogo.

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