XK01 – CREATE VENDOR: INITIAL SCREEN

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 1

PENGENALAN MODUL BAYARAN (ACCOUNT PAYABLE)GAMBARAN MENYELURUH PROSES PEMBAYARAN DI GFMAS

GAMBARAN MENYELURUH INTEGRASI GFMAS

Pengguna eSPKB

PEJABAT PERAKAUNAN

e-SPKB

WebMethods

eMaklumWeb

Agensi/PenerimaBayaran

GFMASDTB

BANK

Email/Fax/Surat

PTJ

BB Manual

Laporan AP

Proses Pembayaran• Cek• Electronic Fund Transfer (EFT)• Posting Slip

Data Induk Penerima Bayaran• Wujud, Ubah dan Papar• Block/Unblock• Set Deletion Indicator

Proses BB Elektronik• Semak• Lulus• Post• Kuiri• Senarai Dokumen FI Elektronik

Proses BB Manual• Daftar• Kemaskini• Semak• Lulus• Kuiri• Senarai Dokumen FI

Manual

eSPKB ke GFMASGFMAS ke eSPKBBB ManualCapaian eMaklum Web



Mula

Terima BB &dokumen sokongan

dari PTJ

Daftar BB(maklumat asas)

No.wujud?

PengesahanVendor Master

wujud?

Kuiri

Lulus BB

Posting BB

AdaPeruntukan

?

PelepasanPeruntukan

?

P

Sambung keProses

Pembayaran( Cek/ EFT)

Kemaskini BB(maklumatterperinci) Lengkap,

Tepat ?

Semak BB

Hantar ke PTJ

ChargelineSah?

Batal ?Tamat

Cipta VendorMaster

Tidak

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

TidakTidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Tidak

Ya

< RM20,000

≥ RM20,000

PROSES BAUCAR BAYARAN SECARA MANUAL



Mula

Terima data BBberstatus 3 dari

eSPKB ( selepasperakuan II )

MaklumatBB sah?

Semak BB( i-sign )

MaklumatBB betul?

?

Hantar Status 6( ditolak ) ke

eSPKB

Kemaskini status 7( dibatalkan )

Kelulusan BB( i-sign )

Lulus?

PostingBB

AdaPeruntukan?

PelepasanPeruntukan?

Tamat

P

Sambung keProses

Pembayaran( Cek/ EFT)

Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

< RM20,000

≥ RM20,000

PROSES BAUCAR BAYARAN DARI ESPKB ( ELEKTRONIK )

Ya



Tamat

Laksana ProsesPembayaran

Jana PembayaranEFT

Kelulusan I :Maklumat

pembayaran EFT(i-Sign)

Hantar data ke DTB

Proses DTB :Semak maklumatpembayaran EFT

dan hantar ke bank

Sistem LuarGFMAS

Manual

Maklumannotifikasi bayaran

P

Cetak Cek

Tandatangan

Pos/SerahKepada PTJ

Tamat

Jenis BayaranCek?

Ya

Tidak

PROSES PEMBAYARAN SECARA EFT DAN CEK



JENIS - JENIS DOKUMEN

Bil Kod Keterangan

1 K1 BB eSPKB

2 K2 BB Manual

3 K3 BB Pukal

4 K4 BB Panjar eSPKB

5 K5 BB Panjar Manual

6 K6 BB Gaji eSPKB

7 K7 BB TT LOC eSPKB

8 K8 BB TT OVE eSPKB

9 KA Pelarasan BB

10 KB Pelarasan Pukal

11 KP Pelarasan BB ( AKB )

12 KQ Pind. Pelarasan BB ( AKB )

13 KW BB Auto HR

14 KX BB Apungan Panjar eSPKB

15 KY BB Apungan Panjar

16 KZ BB Pembayaran

17 R1 Vendor Credit Memo

18 R2 Net Vendors

CATATAN PERAKAUNANa. Untuk dokumen pada tahun semasa.

Post Baucar Bayaran

DR Vote XXXXCR Vendor XXXX

Proses Pembayaran

DR Vendor XXXXCR Bank Bayaran Outgoing XXXX

KI, K2, K4, K5, K6, etc

KZ



b. Untuk dokumen pada tempoh AKBPost Baucar Bayaran ( ZRAP009/ ZRAP017 )

DR Vote XXXXCR Vendor XXXX

Proses AKB ( ZRAP037 )

DR Vendor XXXXCR Dummy Vendor AKB XXXX

DR Dummy Vendor AKB XXXXCR Vendor XXXX

DR Vendor XXXXCR Bank Bayaran Outgoing XXXX

JENIS BAYARAN

Bil Jenis Bayaran Keterangan

1 C Cek

2 T EFT

3 D Bank Draf/ TT

4 M Cek Manual

5 P Cek Gaji

6 S Cek Saraan

KI, K2, K4, K5, K6, etc( tahun AKB : cth 31.12.2006)

KP (Previous year)( tahun AKB : cth 31.12.2006)

KQ (Current year)( tahun semasa : cth 17.04.2007)

KZ( tahun semasa : cth 17.04.2007)



PENGWUJUDAN DAN PENYELENGGARAAN DATA INDUK BAGIKOD PENERIMA BUKAN PANJAR

1. Diwujudkan sendiri oleh pejabat perakaunan.

2. Terdapat 2 jenis kod penerima bukan panjar iaitu kod penerima dari jabatan/ ptj manual

dan kod penerima dari jabatan/ ptj espkb.

3. Kod penerima bayaran bagi jab/ptj espkb adalah bermula dengan 2 dan diikuti dengan

jabatan/ ptj. Kod penerima ini diwujudkan dengan menggunakan t-code : XK01

4. Kod penerima bayaran bagi jab/ptj manual adalah bermula dengan 1 dan diikuti dengan

jabatan/ ptj Kod penerima ini diwujudkan dengan menggunakan t-code : FK01

5. Contoh :

KOD PENERIMA MANUAL : 1 231 020501A B C

KOD PENERIMA ESPKB : 2 231 020501D B C

Petunjuk :A – mewakili kod penerima manual

D – mewakili kod penerima espkb

B – jabatan

C – PTJ



A. XK01/FK01 – CREATE VENDORFungsi ini dilaksanakan untuk mewujudkan data induk iaitu maklumat berkaitan dengan

penerima bayaran bagi baucar bayaran eSPKB (XK01), bukan panjar, panjar dan agensi(FK01). Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga

dengan penerima bayaran. Contohnya adalah data alamat, tempoh pembayaran dan

sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi setiap urusniaga kepada akaun

penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost diproses.

B. XK02/FK02 – KEMASKINIFungsi ini dilaksanakan untuk mengemaskini maklumat berkaitan dengan penerima

bayaran. Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga

dengan penerima bayaran bukan panjar. Contohnya adalah data alamat, tempoh

pembayaran dan sebagainya.

C. XK03/FK03 – DISPLAYFungsi ini dilaksanakan untuk memaparkan maklumat berkaitan dengan penerima bayaran.

Contohnya adalah data alamat, tempoh pembayaran dan sebagainya. Data-data ini juga

mengawal cara posting bagi setiap urusniaga kepada akaun penerima bayaran dan

bagaimana data yang telah dipost diproses.



LATIHAN 1A:MEWUJUDKAN KOD PENERIMA BAYARAN BUKAN PANJAR BAGI JAB/PTJ eSPKBWujudkan kod penerima bayaran bukan panjar bagi jab/ptj eSPKB bermula dengan 2 dan

diikuti dengan jabatan/ptj.

L1A.1 XK01 – CREATE VENDOR: INITIAL SCREEN

Ruangan Reference boleh diisi dengan kod penerima dari jabatan yang sama supaya

maklumat-maklumat yang berkaitan seperti Rec. Account, Payment Terms, Payment

Method, Individual Payment, Order Currency disalin daripada kod penerima reference.

Setelah semua maklumat diisi, tekan enter atau klik butang untuk ke skrin

seterusnya.

12

34

1. Masukkan KodPenerima Bayaranyang ingin diwujudkan.

2. Masukkan nilai “FGOM”dalam ruangancompany code.

3. Masukkan nilai“FGOM”.

4. Masukkan jenis akaunPTJE bagi PenerimaBayaran tersebut.

5. Masukkan kodpenerima dari jabatanyang sama sebagairujukan.

2091010101FGOM

FGOM

PTJE

2091010001FGOMFGOM

5



Setelah semua maklumat diisi, klik butang yang berlabel 5 untuk ke skrin seterusnya

dan butang yang berlabel 6 untuk ke skrin sebelumnya.

1

2

3

4

56

1. Masukkan nama bagikod penerima yangdiwujudkan.(Field ini wajib diisi)

2. Masukkan Searchterm bagimemudahkan carian dimasa akan datang. (Field ini wajib diisi )

3. Masukkan alamat kodpenerima yang akandiwujudkan

4. Masukkan no telefon,no telefon bimbitdan no fax bagi kodpenerima yangdiwujudkan.



NOTA:Sekiranya field 4 tidak ditanda √, ralat ‘Field RF054-REGUL does not exist in the screenSAPMF05A 0302’ akan dipaparkan semasa BB dipost.

Tindakan:1. Sila kemaskini kod vendor di XK02.2. √ pada Individual spec.

3. Klik untuk menyimpan data yang telah dikemaskini.4. Post semula BB.

1 2 3

4

56

1. Isikan kod negara : MY

2. Isikan kod bank penerima :

BANKDUMMYKL

3. Isikan no akaun bank : *

4. Field 4 telah ditanda secara

automatik berdasarkan

maklumat kod penerima

yang diisi di ruangan

REFERENCE.

5. Setelah semua maklumat

diisi, klik butang yang

berlabel 5 untuk ke skrin

seterusnya

6. Klik butang yang berlabel 6untuk ke skrin

sebelumnya.



NOTA:Pastikan field 1 diisi dengan nombor akaun yang betul kerana akan menyebabkan ralat‘Vendor XXXXX is not defined in company code FGOM’ semasa ALE, seterusnyamenyebabkan perbezaan data antara HO dan AO.

1

23

1

2

3

45

1. Rec. Account ( kod

penyesuaian bank ) telah

diisi secara automatik

kerana ruangan

REFERENCE diisi pada

skrin pertama.

2. Untuk ke skrin seterusnya,

klik butang yang berlabel 2.

3. Klik butang berlabel 3 untuk

ke skrin sebelumnya.

1. Field yang berlabel 1, 2 dan

3 telah berisi secara

automatik kerana ianya

mengambil maklumat

daripada kod penerima

yang diisi pada ruangan

REFERENCE.

2. Isi kandungan pada field 2,

boleh dikurang atau

ditambah mengikut

keperluan.

3. Field 3 ditanda supaya

penerima dapat menerima

cek yang berbeza dari BB

yang berlainan yang

diproses pada masa yang

sama.

4. Untuk ke skrin seterusnya,

klik butang yang berlabel 4.

5. Klik butang berlabel 5 untuk

ke skrin sebelumnya.



1

2

12

Abaikan skrin ini.

Klik butang berlabel 1untuk ke skrinseterusnya dan butang

berlabel 2 untuk ke skrinsebelumnya.

Pengguna juga boleh

tekan butang untuk

menyimpan maklumat

kod penerima yang telah

diwujudkan tadi.

Pilih butang

untuk menyimpan

maklumat kod penerima

yang diwujudkan.

1. Field Order currencydan Terms of paymenttelah diisi secara

automatik berdasarkan

maklumat daripada kod

penerima yang diisi di

ruangan REFERENCE.

2. Klik butang berlabel 2untuk ke skrinseterusnya dan butang

berlabel 3 untuk ke

skrin sebelumnya.

3



L1A.2 XK02 – CHANGE VENDOR : INITIAL SCREEN Digunakan untuk mengubah maklumat kod penerima.

12 3

Satu mesej akan

dipaparkan untuk

memaklumkan

bahawa kod penerima

telah berjaya

diwujudkan.

1. Masukkan kod vendor,

company code dan

purch. organization

yang akan dibuat

perubahan.

2. Klik butang

(select all) untuk

membuat semua pilihan

check box ( General

data, Company code

data dan Purchasing

organization data)

3. Klik butang

(deselect all) untuk

kosongkan semua

check box.



Kod vendor yang telah

diwujudkan tidak boleh

diubah, yang boleh

diubah hanyalah

maklumat di dalamnya.

Pada skrin di sebelah,

pengguna boleh membuat

perubahan dari segi nama

penerima bayaran,

alamat, search terms dan

no telefon/ fax.

Pada skrin ini pengguna

boleh mengubah

maklumat mengenai

akaun dimana

pembayaran akan dibuat.



Pada skrin ini, pengguna

boleh mengubah

maklumat mengenai cara

bayaran yang akan

dibuat.

Pastikan hanya kod

penyesuaian bank yang

betul dimasukkan.



Pada skrin ini, pengguna

boleh menyemak currency

dan Terms of payment .

Abaikan skrin ini dan

tekan butang SAVE .



Pop up skrin ini akan

dipaparkan.

Klik dan

maklumat yang diubah

tadi akan disimpan.

Mesej ’ Changes have

been made ’ akan

dipaparkan apabila

perubahan telah

disimpan.



L1A.3 XK03 – DISPLAY VENDOR Skrin Display Vendor hanya digunakan untuk memaparkan maklumat mengenai kod

vendor yang dipilih sahaja.

Klik butang (select all)

untuk membuat semua

pilihan check box

Pengguna tidak boleh

membuat sebarang

perubahan pada skrin ini.

Paparan maklumat asas

penerima seperti nama,

search terms, alamat dan

no telefon/ fax.



Paparan maklumat bank

Paparan maklumat cara

pembayaran



LATIHAN 1B:MEWUJUDKAN KOD PENERIMA BAYARAN BUKAN PANJAR BAGI JAB/PTJMANUALSila rujuk Latihan 1A dan wujudkan kod penerima bayaran bukan panjar bagi jab/ptj

manual bermula dengan 1 dan diikuti dengan jabatan/ptj.

Abaikan skrin terakhir ini

dan klik pada butang

.

Pop-up skrin akan

dipaparkan dan tekan

untuk keluar

daripada skrin.



D. XK05/FK05 – BLOK /UNBLOK VENDORProses ini dilaksanakan untuk block/ unlock data induk penerima bayaran untuk tujuan

tertentu supaya transaksi yang melibatkan kod penerima bayaran ini tidak dapat dilakukan.

Masukkan kod penerima

yang akan diblok/ unblok

dan tekan ENTER.

Tanda pada Posting

Block dan PurchasingBlock

Klik butang untuk

menyimpan perubahan

yang dilakukan.

Skrin akan memaparkan

pemberitahuan bahawa

maklumat telah disimpan.



E. XK06/FK06 – DELETEFungsi dilaksanakan untuk set indikator mansuh (delete) pada maklumat data induk

penerima bayaran. Maklumat kod penerima tidak dihapuskan, tetapi di mark for deletion

supaya transaksi yang melibatkan kod penerima bayaran ini tidak dapat dilakukan.

Masukkan kod penerima

yang akan dihapuskan dan

tekan ENTER

Tanda pada Deletion

flags

Klik butang untuk

menyimpan perubahan yang

dilakukan

Satu mesej akan

memaklumkan bahawa

‘Vendor xxxxxxxxxx is

marked for deletion‘

apabila pengguna cuba

memaparkan maklumat

penerima bayaran yang

telah di hapuskan.

Documents

XK01 – CREATE VENDOR: INITIAL SCREEN