Xx Guide-Utilisation Docushare

7/22/2019 Xx Guide-Utilisation Docushare

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DocuShareGuide d'utilisation


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Date de publication : Avril 2007

Ce document prend en charge DocuShare version 6.0/DocuShare CPX version 6.0

Prpar par :

Xerox CorporationDocuShare Business Unit3400 Hillview AvenuePalo Alto, California 94304USA

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Guide dutilisation iii

Table des matires

Chapitre 1 DmarrageBienvenue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

Accs DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Navigation sur le site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

Prsentation des objets DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Droits d'accs des objets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Proprits des objets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Connexion et dconnexion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Obtenir de l'aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

Site du groupe d'utilisateurs DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

Applications client DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

Chapitre 2 Utilisateurs et groupes

propos des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Comptes d'utilisateur DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Cration d'un compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Affichage des proprits d'un compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

Modification des proprits de votre compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . .24

Changement de votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Modification de votre nom d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Changement de domaine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Affichage de l'historique des activits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Modification des paramtres de fdration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Suppression d'un compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Comptes de groupe DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Cration d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Affichage des proprits de groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210

Modification des proprits de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Modification de la composition d'un groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Changement du propritaire d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Changement du domaine d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Envoi de courrier lectronique aux membres d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . .213

Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214

Suppression d'un groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214Recherche et affichage des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215

Chapitre 3 Collections DocuShare propos des collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

Ajout d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

Affichage et modification des proprits de collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34


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Table des matires

iv Guide dutilisation

Changement de l'emplacement d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

Suppression d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Modification de plusieurs objets dans une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

Utilisation de Copier, Couper et Coller pour changer l'emplacement d'un objet39

Chapitre 4 Documents DocuShare propos des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42Ajout d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

Affichage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

Affichage d'un document et de ses proprits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

Affichage d'un rendu HTML d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

Affichage de la version PDF d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

Recherche de documents en double . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Modification d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47

Ajout d'une nouvelle version d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Gestion des versions de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .410

Affichage des versions de document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .410

Changement de la version prfre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .410

Affichage des rendus d'une version. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Affichage et modification des proprits d'une version . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Verrouillage et dverrouillage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .412

Exportation d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .413

Ajout de commentaires un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414

Affichage et modification des proprits de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415


Changement de l'emplacement d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416

Suppression d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417

Chapitre 5 Droits d'accs propos des droits d'accs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52

Affichage des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

Changement des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Changement du propritaire d'un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55

Application des droits d'accs un objet dans un contenant. . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Application des droits d'accs un document et ses versions . . . . . . . . . . . . . . .57

Chapitre 6 Agendas DocuShare propos des agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

Ajout d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Changement de la vue dans un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65


Changement de l'emplacement d'un agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67


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Table des matires

Guide dutilisation v

Suppression d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Ajout d'un vnement un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .610


Changement de l'emplacement d'un vnement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611

Suppression d'un vnement l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

Chapitre 7 Espaces de travail DocuShare propos des espaces de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Ajout d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73

Contrle de l'accs l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Modification des utilisateurs et des groupes dans la composition de groupe . .74

Raffectation de la composition du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

Changement des droits d'accs l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Ajout de contenu l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78

Gestion des raccourcis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Utilisation des agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .710

Modification des proprits d'un portlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711

Affichage et modification des proprits d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . .712


Changement de l'emplacement d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .713

Suppression d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715

Chapitre 8 Wikis de DocuShare propos des wikis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

Ajout d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

Ajout de contenu un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84Ajout de contenu la page d'accueil du wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84

Liaison de pages un wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84

Insertion d'images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Joindre des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Renommage des pages wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Impression de pages wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87

Affichage et modification des proprits d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88


Changement de l'emplacement d'un wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

Suppression d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 810

Chapitre 9 Blogues Web DocuShare propos des blogues Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92

Ajout d'un blogue Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93

Affichage des entres de blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

Modification d'entres de blogue Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94


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Table des matires

vi Guide dutilisation

Suppression d'entres de blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Approbation d'entres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Ajout de commentaires aux entres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

Affichage des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

Suppression de commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

Affichage et modification des proprits d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97

Changement de l'emplacement d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98

Suppression d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

Chapitre 10 Discussions DocuShare propos des discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Ajout d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Affichage et modification des proprits d'une discussion. . . . . . . . . . . . . . . . . . .104


Changement de l'emplacement d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Suppression d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Ajout d'un sujet une discussion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Ajout de rponses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Affichage et changement des proprits d'un sujet ou d'une rponse. . . . . . . . . .109


Changement de l'emplacement d'un sujet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1010

Suppression d'un sujet ou d'une rponse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1011

Affichage et suppression des sujets prims. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1012

Chapitre 11 URL DocuShare

propos des URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112Ajout d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Affichage et modification des proprits URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Changement de l'emplacement d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Suppression d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Chapitre 12 Notifications DocuShare propos des notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

Ajout d'une notification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123

Affichage des notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124Cration d'une liste de destinataires pour une notification. . . . . . . . . . . . . . . . . . .125

Affichage et modification des proprits d'une notification . . . . . . . . . . . . . . . . . .126

Suppression d'une notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127

Chapitre 13 Rgles de contenu DocuShare propos des rgles de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132

Cration d'une rgle de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133


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Table des matires

Guide dutilisation vii

Affichage des rgles de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134

Suppression d'une rgle de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135

Chapitre 14 Recherches DocuShare propos des recherches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142

Affichage de nouveau contenu sur votre site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143Recherche d'objets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

Options de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145

Recherche avance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146

Utilisation de caractres rservs dans une recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149

Mots vides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1410

Enregistrement d'une requte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1411

Modification des proprits de requtes enregistres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1412

Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1412

Changement de l'emplacement d'une requte enregistre . . . . . . . . . . . . . . . . .1414

Suppression d'une requte enregistre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1415

Chapitre 15 Mon DocuShare propos de Mon DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152

Gestion des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153

Utilisation d'une collection personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154

Utilisation de votre agenda personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155

Utilisation de votre corbeille personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156

Affichage de vos runions en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

Affichage de vos groupes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

Affichage de vos tches de circulation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

Chapitre 16 Runions en ligne propos des runions en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162

Programmation d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Lancement d'une runion en ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165

Joindre une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166

Suppression d'une runion en ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167

Chapitre 17 Circulation des documents propos de la circulation des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172

Circulation d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173Configuration d'une collection pour circulation des documents . . . . . . . . . . . . . . .176

Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes . . . . . . . . . . . . . . . . . .177

Affichage de l'tat d'avancement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179

Publication d'une nouvelle version d'un document ayant circul. . . . . . . . . .1710

Affichage des tches qui vous ont t assignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1711

Approbation ou refus d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1711

Relecture d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1712


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Table des matires

viii Guide dutilisation

Confirmation de rception d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1713

Retrait d'un document envoy uniquement titre d'information . . . . . . . . . .1713

Affichage des tches supprimes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1714

Affichage des tches de circulation pour un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1715

Chapitre 18 Numrisation de documents propos de la numrisation de documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182Numrisation de documents l'aide de pages de couverture de numrisation. . .183

Cration d'une page de couverture de numrisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183

Numrisation d'un document avec une page de couverture . . . . . . . . . . . . . .184

Suppression d'une page de couverture de numrisation . . . . . . . . . . . . . . . .184

Numrisation de documents dans une collection d'archivage temporaire . . . . . . .185

Enregistrement d'un document numris dans une collection . . . . . . . . . . . .186

Chapitre 19 Archivage de contenu propos de l'archivage de contenu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192

Archivage de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193

Archivage automatique du contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193

Archivage manuel du contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193

Restauration de contenu archiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195

Chapitre 20 FAQFoire aux questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202

Annexe A Dossiers WebDAVUtilisation des dossiers WebDAV. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A2

Titre des documents dans les dossiers WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A2

Annexe B Intgration de portail DocuShareAccs DocuShare dans un portlet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B2


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Guide d'utilisation 11

Dmarrage

Bienvenue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Accs DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Prsentation des objets DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Connexion et dconnexion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Obtenir de l'aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Applications client DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19


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Bienvenue Dmarrage

12 Guide d'utilisation

Bienvenue

La famille de produits DocuShare de Xerox vous permet de grer facilement etefficacement du contenu lectronique l'aide d'un navigateur Web. DocuShare vouspermet de crer, organiser et partager du contenu, de collaborer avec d'autres utilisateurssur des projets, de rechercher et d'extraire du contenu et d'automatiser les processus de

traitement des documents.

Bas sur une plateforme principale, votre site peut offrir les capacits d'un ou des deuxproduits : DocuShare et DocuShare CPX. Les principales fonctions des produits vouspermettent de :

Crer et mettre jour votre compte et votre espace de travail personnel sansl'assistance d'un webmestre ou de l'administrateur du site.

Ajouter des droits d'accs au contenu du site et les contrler.

Conserver de multiples versions d'un document, assurer le suivi de l'historiquedes rvisions et verrouiller un document afin d'empcher la modificationsimultane.

Collaborer la cration de contenu l'aide de pages wiki et de blogues.

Numriser des documents imprims sur le site.

Faire circuler des documents aux fins d'approbation ou de relecture.

Crer des zones de projet pour la gestion du contenu, des personnes et destches. (DocuShare CPX seulement)

Dfinir des rgles de contenu afin d'automatiser un processus de travail.(DocuShare CPX seulement)

Ce guide dcrit comment utiliser les fonctions de DocuShare et DocuShare CPX.Les fonctions uniques DocuShare CPX sont indiques par l'icne et la remarquesuivantes :

DocuShare CPX seulement


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Dmarrage Accs DocuShare


Accs DocuShareL'accs DocuShare s'effectue en entrant l'URL de votre site dans la fentre de votrenavigateur Web. Selon la faon dont votre site est configur, il est possible que vousdeviez vous connecter ou que vous voyez la page d'accueil de DocuShare. Depuis lapage d'accueil du site, vous pouvez vous connecter et accder au contenu et aux

fonctions sur votre site.

Malgr le fait que votre administrateur peut avoir personnalis la page d'accueil de votresite et que des navigateurs diffrents peuvent afficher des lments du site de manirediffrente, votre page d'accueil devrait ressembler l'exemple illustr ci-dessous.

La page d'accueil DocuShare prsente les caractristiques suivantes :

A Zone de connexion

B Collections de niveau suprieur du site, configures par votre administrateur

C Pied de page, qui comprend des liens vers d'autres pages DocuShare et del'information connexe et qui affiche votre historique de navigation

D Barre de navigation, qui comprend des liens vers d'autres pages DocuShare et unezone de recherche pour effectuer des recherches rapides et pour accder des fonctionsde recherche avance

E Accs aux espaces communautaires

F Menu Nouveauts, qui vous permet de prendre connaissance du contenu ajout oumodifi

G Aide sur l'utilisation de DocuShare

A

B

C

E

F

G

D


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Accs DocuShare Dmarrage


Navigation sur le siteLes fonctions de navigation DocuShare facilitent votre recherche.

Barre de navigation contient des liens vers les pages et les fonctions que vous utilisezsouvent :

Accueil vous ramne la page d'accueil. Carte du contenu vous fournit une vue hirarchique des objets de votre site,

base sur votre emplacement actuel. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel objetfigurant dans la carte pour l'ouvrir.

Nouveauts rpertorie les objets modifis ou nouveaux sur votre site.

Utilisateurs et groupes offre des liens permettant de rpertorier, de rechercheret de crer les comptes d'utilisateur et de groupe.

Aide donne accs aux guides d'utilisation, aux tutoriels et du logiciel tlcharger.

Nom d'utilisateur affiche les proprits de votre compte d'utilisateur. Votre nom

d'utilisateur apparat une fois que vous tes connect DocuShare. Se dconnecter vous dconnecte de DocuShare. Ce lien apparat une fois que

vous tes connect.

Mon DocuShare affiche votre page d'accueil personnelle, qui comprend vosfavoris ainsi qu'une collection et un agenda personnels. Ce lien apparat une foisque vous tes connect.

Mes tches affiche les tches qui vous ont t assignes concernant desdocuments en circulation, ainsi que celles que vous avez assignes. Ce lienapparat une fois que vous tes connect.

Zone de recherche comprend une zone pour excuter des recherches rapidesainsi qu'un lien vers la page Recherche avance.

Pied de page En plus de contenir certains des liens affichs sur la barre de navigation,le pied de page fournit des liens vers de l'information connexe, des pages personnelles etde l'information de compte et affiche votre historique de navigation.

Pistes offrent un chemin d'accs de la page d'accueil votre emplacement actuel ourpertorient les dernires pages que vous avez visites. Vous pouvez cliquer surn'importe lequel de ces liens pour aller la page correspondante. Dans le cas d'objets quifigurent dans plusieurs emplacements, plusieurs pistes sont affiches lorsque vouscliquez sur le triangle en dessous Emplacement.

Emplacement :Accueil > Collection de niveau suprieur D > Ma collectionT


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Dmarrage Prsentation des objets DocuShare


Prsentation des objets DocuShare

Vous crez du contenu sur votre site en ajoutant diffrents types d'objets DocuShare.Vous organisez le contenu du site dans des objets contenants appels collections. Sur unsite DocuShare CPX, vous grez le contenu et les ressources associs aux projets dansdes objets appels espaces de travail. Les objets que vous ajoutez aux collections et aux

espaces de travail comprennent des documents, des agendas, des pages wiki, desblogues, des discussions et des URL. DocuShare identifie chacun des objets sur le site l'aide d'un identificateur unique (par exemple, Document-37 et Agenda-102). Le type et lenombre d'objets sur votre site varient en fonction des besoins de votre organisation.

Chaque objet DocuShare est indiqu par une icne. Le Tableau 11 prsente les icnesDocuShare.

Tableau 11 : Icnes DocuShare

Objet DocuShare et icne correspondante

Utilisateur utilisateur inscrit DocuShare.

Groupe un ou plusieursutilisateurs ou groupes

DocuShare, ou les deux.

Collection contenantservant stocker des objetsDocuShare.

Document document stocksur le site DocuShare. L'icnepeut varier selon le type defichier du document.

Espace de travail zonepartage rserve aux travauxde collaboration de projet etd'quipe. (DocuShare CPXseulement)

Rgle de contenu rgleconfigurable pour excuter uneaction aprs qu'un objet spcifiait t modifi. (DocuShareCPX seulement)

Wiki site Web decollaboration.

Blogue Web site Web pourpublications frquentes.

Discussion forum en lignepermettant de publier dessujets.

Sujet lment diffus dansune discussion.

Agenda agendahebdomadaire ou mensuel enligne.

vnement entre dans unagenda.

Message lectronique courriel.

Requte enregistre critres de recherche

enregistrs pouvant trerutiliss.

Notification notification parcourrier lectronique aprsqu'une modification ait tapporte un objet DocuSharespcifi.

URL adresse Internet d'unepage Web.


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Prsentation des objets DocuShare Dmarrage


Droits d'accs des objetsChaque objet sur un site a un propritaire qui peut dfinir le type d'accs des utilisateurset groupes cet objet en attribuant des droits d'accs. Initialement, le propritaire d'unobjet est l'utilisateur qui a ajout cet objet. Toutefois, tout utilisateur ayant les droitsd'accs appropris peut changer le propritaire. DocuShare vous permet d'accorder lesdroits d'accs suivants aux utilisateurs et aux groupes :

Lecteur : permet l'utilisateur ou au groupe de lire le contenu de l'objet et d'enafficher les proprits et les droits d'accs.

Rdacteur: permet l'utilisateur ou au groupe de modifier les proprits del'objet et d'ajouter de nouveaux objets, y compris de nouvelles versions dedocuments existants.

Gestionnaire : permet l'utilisateur ou au groupe de supprimer l'objet et d'enchanger les droits d'accs et le propritaire.

Votre administrateur DocuShare dispose de droits d'accs complets tous les objets surle site. Droits d'accs offre une explication complte sur la faon d'attribuer des droitsd'accs aux objets.

Proprits des objetsOutre les droits d'accs, chaque objet possde un ensemble de proprits. Par exemple,les proprits communes tous les objets sont : le titre, la description et le propritaire.Chaque objet possde aussi des proprits qui lui sont propres. Par exemple, l'ordre de triest exclusif aux collections et le nombre de versions aux documents. Votre administrateurDocuShare peut galement crer des proprits personnalises pour votre site. Vouspouvez attribuer des valeurs de proprit aux objets, qui vous permettront de classer cesobjets par catgories, de fournir de l'information sur eux aux autres utilisateurs et defaciliter les recherches.


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Dmarrage Connexion et dconnexion


Connexion et dconnexion

Votre administrateur dfinit les politiques d'accs votre site. Selon le cas, vous pourrezdonc naviguer et afficher du contenu sans vous connecter (en tant que visiteur), ou vousdevrez vous connecter pour pouvoir accder du contenu sur le site.

Pour vous connecter DocuShare, suivez les tapes ci-dessous :

1. Dans un navigateur Web, entrez l'URL de votre site DocuShare.

2. Dans la zone Connexion, entrez votre nom d'utilisateur inscrit et votre mot depasse dans les champs appropris.

Les mots de passe sont sensibles la casse.

3. Dans le champ Domaine, slectionnez le nom de votre domaine interne (le caschant).

4. Si la case Conserver la connexion apparat, cochez-la pour demeurer connect DocuShare aprs avoir ferm puis rouvert le navigateur.

Remarque : La case conserver la connexion n'apparat que si votre administrateur aconfigur votre site de faon permettre aux utilisateurs de resterconnects aprs avoir ferm leur navigateur. Pour que DocuShareenregistre votre mot de passe, l'option Ne pas enregistrer les pagescryptes sur le disque d'Internet Explorer ne doit pas tre active.Vous pouvez vrifier si l'option est active en slectionnant OptionsInternet dans le menu Outils, puis en cliquant sur l'onglet Avanc.

5. Cliquez surAller.

Votre nom d'utilisateur apparat dans la barre de navigation, ce qui indique quevous tes bien connect.

Pour vous dconnecter de DocuShare,

1. Prenez l'une des actions suivantes :

Fermez la fentre du navigateur.

Si vous avez coch la case conserver la connexion, cliquez sur le lien Sedconnecterdans la barre de navigation.


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Obtenir de l'aide Dmarrage


Obtenir de l'aide

Outre le prsent guide, le service d'assistance comprend d'autres guides et un tutoriel.La page Documentation offre des guides d'utilisation pour les fonctions disponibles survotre site. La page Formation comprend un tutoriel pour l 'utilisateur, qui vous aide dmarrer dans DocuShare en suivant une srie d'exercices tape par tape.

Site du groupe d'utilisateurs DocuShareLe site du groupe des utilisateurs offre l'accs des renseignements additionnels sur leproduit, des conseils et des astuces des autres membres du groupe et des articles de labase de connaissances. Pour vous abonner ce site d'utilisateurs, allez l'adressehttp://docushare.xerox.com/doug (en anglais seulement).


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Dmarrage Applications client DocuShare


Applications client DocuShare

La page Tlchargements du service d'assistance offre plusieurs applications clientsdestines tendre la fonctionnalit de DocuShare :

DocuShare Windows Client Application Windows qui intgre en toute harmonie les

fonctions de gestion de documents DocuShare votre environnement Windows. partirdu bureau Windows, vous pouvez facilement accder au contenu DocuShare, faire glisseret dplacer des documents entre les collections DocuShare et vos lecteurs locaux ourseau, ouvrir, modifier et enregistrer des documents DocuShare partir d'une varitd'applications.

DocuShare Outlook Client Application Windows qui permet de grer et de partagerde l'information de manire commode dans Microsoft Outlook. Les collections et lesserveurs DocuShare mapps apparaissent comme des dossiers de courrier dans votrebote de rception. Ouvrez simplement un dossier pour parcourir le contenu d'unecollection, ouvrir des documents afin de les modifier et enregistrer de nouvelles versions.Vous pouvez facilement archiver et partager des messages lectroniques et des pices

jointes en les faisant glisser sur une collection. Lorsque vous avez besoin de trouver de

l'information rapidement, vous pouvez effectuer des recherches l'aide de mots-cls.

PaperPort Link to DocuShare Liaison logicielle pour l'application populaire NuancePaperPort, fournie avec de nombreux numriseurs de bureau. Cette liaison vous permetde glisser-dposer des documents numriss du bureau PaperPort DocuShare.


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Applications client DocuShare Dmarrage



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Utilisateurs et groupes

propos des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Comptes d'utilisateur DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Comptes de groupe DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Recherche et affichage des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215


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propos des comptes DocuShare Utilisateurs et groupes


propos des comptes DocuShare

DocuShare offre deux types de comptes : des comptes d'utilisateur individuels et descomptes de groupe. Votre administrateur dtermine qui peut crer chaque type de comptesur votre site. Par exemple, votre site peut autoriser un visiteur (quelqu'un qui peut voir lecontenu public) crer un compte d'utilisateur, mais exiger qu'un administrateur cre les

comptes de groupe.

Lorsqu'un compte d'utilisateur est cr, soit par vous soit par un administrateur, un niveaud'utilisateurlui est affect. Le niveau d'utilisateur contrle le niveau d'accs aux fonctionset au contenu du site. Un ou plusieurs des niveaux d'utilisateur suivants sont disponibleslors de la cration d'un compte d'utilisateur :

Lecture seule permet l'utilisateur d'afficher le contenu et de grer le contenupersonnel sur Mon DocuShare.

DocuShare permet l'utilisateur d'accder toutes les fonctions de gestion ducontenu de DocuShare.

CPX permet l'utilisateur d'accder toutes les fonctions de gestion des

processus et du contenu de DocuShare CPX. (DocuShare CPX seulement)Lorsque le compte d'utilisateur est cr, le niveau d'utilisateur attribu au compte estindiqu par les lettres qui s'affichent aprs le nom d'utilisateur : lecture seule, DS ou CPX.

Remarque : Si votre site utilise la fonction LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)pour la gestion des comptes d'utilisateur, c'est l'administrateur qui cre votrecompte. Pour savoir comment votre site est configur, communiquez avecvotre administrateur DocuShare.


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Utilisateurs et groupes Comptes d'utilisateur DocuShare


Comptes d'utilisateur DocuShare

Pour ajouter et modifier le contenu, vous devez avoir un compte d'utilisateur DocuShare.

Cration d'un compte d'utilisateur

Si votre site permet aux visiteurs de crer des comptes, vous pouvez vous crer uncompte d'utilisateur. Si la cration des comptes est restreinte, un administrateur devracrer un compte d'utilisateur pour vous.

Pour crer un compte d'utilisateur, procdez comme suit :

1. Dans la barre de navigation, cliquez surUtilisateurs et groupes.

2. Cliquez sur le lien Ajouter un utilisateur.

3. Dans la page Ajouter un utilisateur, entrez l'information suivante :

Nom d'utilisateur nom que vous dsirez util iser pour vous connecter DocuShare.

Mot de passe et Confirmation du mot de passe mot de passe utilis pour seconnecter DocuShare. Votre administrateur peut spcifier que les mots depasse respectent un ensemble de rgles. Dans ce cas, les rgles figurent dans lapage.

Les mots de passe sont sensibles la casse et doivent tre entrs tels qu'ils ontt indiqus lors de la connexion.

Domaine organisation ou entit sur votre site DocuShare. Ce champ apparatsi votre site utilise la fonction LDAP; le menu affiche alors les domaines interneset les domaines LDAP.

Niveau d'utilisateur niveau d'accs aux fonctions et au contenu du site.

Nom nom de l'utilisateur. Les utilisateurs sont rpertoris par leur prnom et

leur nom sur le site DocuShare.

4. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'unchamp pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, ellesapparatront galement dans cette page. Communiquez avec votreadministrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises.

5. Cliquez surAppliquer.

La page d'affichage des proprits du compte d'utilisateur apparat.

Si DocuShare n'a pas t en mesure de crer un nouveau compte, un messagedcrivant le problme apparat.


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Comptes d'utilisateur DocuShare Utilisateurs et groupes


Affichage des proprits d'un compte d'utilisateurVous pouvez afficher les proprits de tous les comptes d'utilisateur DocuShare.

Pour afficher les proprits d'un compte d'utilisateur, suivez les tapes ci-dessous :


2. Sur la page Liste, slectionnez l'option Utilisateurs du menu Afficher.

3. Dans le menu Niveau d'utilisateur, slectionnez un niveau d'utilisateur ou tousles niveaux.


Pour trouver un compte d'utilisateur particulier, entrez une partie du prnom,du nom ou du nom d'utilisateur de l'utilisateur dans le champ Rechercher.Cliquez sur le bouton Aller.

Pour afficher tous les comptes d'utilisateur, cliquez surAfficher tout.

5. Dans la liste affiche, cliquez sur le nom de l'utilisateur dont vous dsirez afficherles proprits.

La page Affichage des proprits apparat, prsentant les proprits del'utilisateur. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description dechaque proprit.

Modification des proprits de votre compte d'utilisateurVous devez tre connect sous le nom d'utilisateur du compte dont vous voulez modifierles proprits. Vous pouvez afficher les proprits d'un autre utilisateur, mais vous nepouvez pas les modifier.

Pour modifier les proprits de votre compte d'utilisateur, suivez les tapes ci-dessous :

1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur.2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier.

3. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficherune description de chaque proprit.



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Changement de votre mot de passeVous devez tre connect sous le nom d'utilisateur du compte dont vous voulez changerle mot de passe. Vous ne pouvez pas changer le mot de passe d'un autre utilisateur.

Remarque : Si votre site utilise la fonction LDAP, vous ne pouvez pas changer votre motde passe vous-mme. C'est votre administrateur qui doit le changer sur leserveur LDAP.

Pour changer votre mot de passe actuel, suivez les tapes ci-dessous :

1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur.

2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Changer mot de passe.

3. Entrez votre mot de passe actuel dans le champ Ancien mot de passe.

4. Entrez votre nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe.

Votre administrateur peut spcifier que votre mot de passe respecte un ensemble

de rgles. Dans ce cas, les rgles figurent dans la page.5. Entrez votre nouveau mot de passe dans le champ Confirmer nouveau mot de

passe.


Modification de votre nom d'utilisateurVous devez tre connect sous le nom d'utilisateur que vous voulez changer. Vous nepouvez pas changer le nom d'utilisateur d'un autre utilisateur.

Remarque : Si votre site utilise la fonction LDAP, vous ne pouvez pas changer votre nomd'utilisateur vous-mme. C'est votre administrateur qui doit le changer sur leserveur LDAP.

Pour changer votre nom d'utilisateur, suivez les tapes ci-dessous :


2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Changer nomd'utilisateur.

3. Entrez votre mot de passe actuel dans le champ Mot de passe.

4. Entrez un nouveau nom d'utilisateur dans le champ Nom d'utilisateur.

5. Cliquez surAppliquer.La page Affichage des proprits apparat, contenant votre nouveau nomd'utilisateur. Ce dernier figure galement dans la barre de navigation.


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Changement de domaineSi votre site utilise la fonction LDAP, vous pouvez changer votre domaine pour undomaine interne sur le serveur DocuShare. Vous devez tre connect sous le nomd'utilisateur du compte dont vous dsirez changer le domaine; vous ne pouvez paschanger le domaine d'un autre utilisateur.

Pour changer votre domaine actuel, suivez les tapes ci-dessous :


2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Changer de domaine.

3. Slectionnez un nouveau domaine dans le menu Domaine.


Affichage de l'historique des activits


DocuShare conserve une trace de toutes les activits des utilisateurs effectues sur lesite, offrant ainsi une piste de vrification des actions excutes par chaque utilisateur.Vous pouvez afficher uniquement les activits de votre site. Un administrateur peutafficher les activits des utilisateurs de tous les sites.

Pour afficher l'historique des activits :

1. Cliquez sur votre nom d'utilisateur dans la barre de navigation.

2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des activits.

3. Dans le menu Activit, slectionnez le type d'activit afficher.

4. Dans le menu Type d'objet, slectionnez un objet pour limiter l 'affichage desactivits ce type d'objet particulier.

5. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'activits afficher.

6. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez lesdates de dbut et de fin.


L'information sur les activits est affiche. Vous pouvez cliquer surAfficher enXML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language)compatible avec d'autres applications.

Modification des paramtres de fdrationLa fonction de fdration DocuShare vous permet d'effectuer des recherches dansplusieurs sites DocuShare afin d'accder facilement du contenu stock sur plusieursserveurs. Si votre site est membre d'une fdration DocuShare (une icne Fdrationapparat au bas de la page DocuShare), vous devez mapper l'information de votre compted'utilisateur aux autres serveurs membres auxquels vous voulez accder.


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Pour mapper votre compte d'utilisateur, procdez de la faon suivante :


2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Paramtres defdration.

La page Paramtres de fdration affiche la liste des serveurs de votrefdration.

3. Cliquez sur le lien Modifier le mappage qui apparat droite du serveur auquelvous voulez mapper votre compte.

La page Modifier le mappage apparat. Si vous connaissez votre nom d'utilisateursur le serveur, passez l'tape 4. Pour chercher votre nom d'utilisateur, allez l'tape 5.

Remarque : Si vous n'avez pas de compte sur le serveur, voyez la procdure suivredans la rubrique Pour crer un compte utilisateur sur un serveur fdr,ci-dessous.

4. Pour entrer l'information de votre compte, cliquez surEntrez manuellement etprocdez de la faon suivante :

a. Entrez votre nom d'utilisateur, mot de passe et domaine (le cas chant).

b. Cliquez surAppliquer.

Votre nom d'utilisateur apparat dans la page Paramtres de fdration.

5. Pour slectionner votre compte d'utilisateur dans une liste, cliquez surChoisirdans la liste et suivez les tapes ci-dessous :

a. Recherchez votre compte en procdant de l'une des faons suivantes :

Entrez une partie de votre prnom, nom, ou nom d'utilisateur dans le

champ Rechercheret cliquez surAller. Cliquez sur Afficher tout pour afficher tous les comptes d'utilisateur.

Cliquez sur Afficher les utilisateurs avec mon adresse lectroniquepour afficher les comptes avec cette adresse.

b. Slectionnez votre compte.

c. Entrez le mot de passe du compte.

d. Cliquez surAppliquer.


Pour crer un compte d'utilisateur sur un serveur fdr, suivez les tapes ci-dessous :

1. Dans la page Modifier le mappage, cliquez surCrer un nouveau compteutilisateur sur ce serveur.

La page Ajouter un utilisateur pour le serveur sur lequel vous crez le compteapparat.

Remarque : Toutefois, vous ne pouvez pas crer de compte sur un site qui ne permetpas l'accs visiteur.


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2. Entrez l'information de votre compte et cliquez surAppliquer.

3. Cliquez sur le bouton Prcdent de votre navigateur jusqu' ce que vousretrouviez la page Modifier le mappage sur le serveur initial.

4. Cliquez surChoisir dans la liste.

5. Affichez votre compte et slectionnez-le.

6. Entrez votre mot de passe.



Pour supprimer le mappage d'un compte, suivez les tapes ci-dessous :


2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Paramtres defdration.

La page Paramtres de fdration affiche la liste des serveurs de votrefdration.

3. Cliquez sur le lien Modifier le mappage qui figure droite du serveur dont vousvoulez supprimer le mappage.

4. Dans la page Modifier le mappage, cliquez surPas de mappage utilisateur.


Votre nom d'utilisateur n'apparat plus ct du serveur dans la page Paramtresde fdration.

Suppression d'un compte d'utilisateurSeul un administrateur peut supprimer un compte d'utilisateur existant. Communiquez

avec votre administrateur si vous dsirez supprimer votre compte. Si vous avez plusieurscomptes d'utilisateur, l'administrateur peut combiner un nombre quelconque de comptesen un seul.


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Utilisateurs et groupes Comptes de groupe DocuShare


Comptes de groupe DocuShare

Un groupe est form d'un nombre quelconque d'utilisateurs ou de groupes DocuShare,ou des deux. Si votre site comporte des groupes, il est plus facile de grer l'accs auxobjets en attribuant les droits d'accs au groupe plutt qu' chacun des utilisateurs.

Cration d'un groupeL'administrateur DocuShare peut choisir entre autoriser les utilisateurs inscrits crer descomptes de groupe, ou conserver la cration de tels comptes sous contrle administratif.Lorsque vous tes connect DocuShare, si vous ne voyez pas le lien Ajouter ungroupe dans la page Registre des utilisateurs et des groupes, un administrateur doit crerun groupe pour vous.

Pour crer un groupe, suivez les tapes ci-dessous :


2. Cliquez sur le lien Ajouter un groupe.

3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour dsigner le groupe. Le nom peutcontenir des espaces et des signes de ponctuation et tre identique au nom d'unautre groupe.

4. Dans le champ Domaine, slectionnez un nom de domaine. Ce champ apparatsi votre site utilise la fonction LDAP; le menu affiche alors les domaines interneset les domaines LDAP.


Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles

apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votreadministrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises.


La page Choisir les membres du groupe apparat.

7. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficherdans le champ Utilisateurs/groupe possibles.


Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, dunom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquezsur le bouton Aller.

Pour afficher tous les comptes, cliquez surAfficher tout.

Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez surAfficher les favoris.

9. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter au groupe et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurscomptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande(Macintosh).


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Comptes de groupe DocuShare Utilisateurs et groupes


10. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptesque vous dsirez retirer du groupe et cliquez sur le bouton Supprimer. Pourslectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la toucheCommande (Macintosh).

11. Cliquez surMettre jour.

Les membres du groupe sont affichs dans la page Membres.

12. Pour donner un ou plusieurs membres des droits d'accs Gestionnaire pour legroupe, cochez la case de chaque membre vis, puis cliquez surAppliquer.Ce droit d'accs permet aux membres de changer les proprits et la compositiondu groupe.

Affichage des proprits de groupeVous pouvez afficher les proprits de tous les comptes de groupe DocuShare.

Pour afficher les proprits d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous :


2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher.3. Prenez l'une des actions suivantes :

Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie du titre dugroupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller.

Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez surAfficher tout.

4. Dans la liste affiche, cliquez sur le nom du groupe dont vous dsirez afficher lesproprits.

La page Affichage des proprits du groupe apparat. Cliquez sur le nom d'unchamp pour afficher une description de chaque proprit.

Modification des proprits de groupeSelon la configuration du groupe, ses proprits peuvent tre modifies soit par lepropritaire du groupe, soit par un des membres.

Pour modifier les proprits d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous :


2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher.




4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez modifier lesproprits.

La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat.

5. Cliquez sur le lien Modifier.




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Modification de la composition d'un groupeSelon la configuration du groupe, ses proprits peuvent tre modifies soit par lepropritaire du groupe, soit par l'un des membres.

Pour modifier la composition d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous :

1. Dans la barre de navigation, cliquez surUtilisateurs et groupes.2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher.




4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez changer lesmembres.


5. Cliquez sur le lien Membres.La page Membres affiche les membres actuels.

6. Pour ajouter ou retirer des membres, cliquez sur le bouton Changer lacomposition.

7. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficherdans le champ Utilisateurs/groupe possibles.


Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom,du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher.Cliquez sur le bouton Aller.

Pour afficher tous les comptes, cliquez surAfficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez surAfficher les favoris.

9. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter au groupe et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurscomptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande(Macintosh).

10. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptesque vous dsirez retirer du groupe et cliquez sur le bouton Supprimer. Pourslectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la toucheCommande (Macintosh).

11. Cliquez surMettre jour.

Les membres du groupe sont affichs dans la page Membres.


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Changement du propritaire d'un groupeSeul le propritaire du groupe peut en changer le propritaire lorsqu'il est connect. Aprsavoir spcifi un autre utilisateur comme propritaire du groupe, vous ne pourrez pluschanger les proprits et les membres du groupe, sauf si vous y avez accs en tant queGestionnaire.

Pour modifier le propritaire d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous :






4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez changer lepropritaire.


5. Cliquez sur le lien Modifier.

6. Cliquez surChanger de propritaire.

La page Changer de propritaire apparat.


Pour trouver un compte d'utilisateur particulier, entrez une partie du prnom,du nom ou du nom d'utilisateur de l'utilisateur dans le champ Rechercher.Cliquez sur le bouton Aller.

Pour afficher tous les comptes d'utilisateur, cliquez surAfficher tout.

Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez surAfficher les favoris.8. Slectionnez un nom dans le champ Nouveau propritaire.

9. Dans le champ Ajouter le propritaire au groupe, cliquez surOui pour ajouterle nouvel utilisateur au groupe.

10. Cliquez surMettre jour le propritaire.

Changement du domaine d'un groupeSi votre site utilise la fonction LDAP, vous pouvez changer le domaine d'un groupe pourun domaine interne sur le serveur DocuShare. Vous devez tre le propritaire du groupeet tre connect pour pouvoir changer le domaine.

Remarque : Le fait de changer le domaine d'un groupe n'a aucun effet sur le domained'un membre de ce groupe, s'il est affect un domaine.

Pour changer le domaine d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous :




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Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie quelconquedu titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller.


4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez changer le

domaine.La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat.

5. Cliquez sur le lien Changer de domaine.

6. Slectionnez un nouveau domaine dans le menu Domaine.


Envoi de courrier lectronique aux membres d'un groupePour communiquer facilement avec un groupe DocuShare, vous pouvez envoyer uncourrier lectronique aux membres du groupe. Le message est alors envoy chacundes membres dont les proprits comportent une adresse lectronique. Pour envoyer des

courriers lectroniques, votre navigateur Web doit tre correctement configur et utiliserun client de messagerie comme Microsoft Outlook ou Netscape Communicator.

Pour envoyer un courrier lectronique aux membres d'un groupe, suivez les tapesci-dessous :






4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe auquel vous souhaitez envoyer lemessage.


5. Cliquez sur le lien Courrier lectronique.

6. Pour rdiger le message, cliquez sur le lien ici.

Votre navigateur ouvre une fentre de message sans titre dont le champ contient l'adresse lectronique de chacun des membres du groupe.

7. Composez votre message, puis cliquez surEnvoyerpour l'envoyer tous lesmembres du groupe.


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Affichage de l'historique des modifications


DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site,

offrant ainsi une piste de vrification des modifications.

Pour afficher l'historique des modifications :

1. Reprez le groupe dont vous voulez afficher l'historique des modifications.

2. Cliquez sur l'icne Proprits du groupe.

3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique desmodifications.

4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher.


Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis

slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu

Slectionner l'utilisateur.

Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements demodification afficher.



L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer surAfficheren XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup

Language) compatible avec d'autres applications.

Suppression d'un groupeVous pouvez supprimer un groupe si vous en tes le propritaire et si vous tes connect.

Pour supprimer un groupe, suivez les tapes ci-dessous :




Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie quelconque

du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez surAfficher tout.

4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe que vous dsirez supprimer.


5. Au bas de la page, cliquez sur le bouton Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

6. Cliquez surSupprimerpour supprimer le groupe de votre site.


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Utilisateurs et groupes Recherche et affichage des comptes DocuShare


Recherche et affichage des comptesDocuShare

Dans la page Liste, vous pouvez rechercher rapidement des utilisateurs et des groupesdans le registre afin de dterminer s'ils possdent un compte sur le site DocuShare. Vous

pouvez galement afficher tous les comptes d'utilisateurs et de groupes inscrits sur le site.Pour rechercher un utilisateur ou un groupe, suivez les tapes ci-dessous :


2. Dans la page Liste, slectionnez le type de comptes qui doivent apparatre dansle champ Afficher.

3. Dans le menu Niveau d'utilisateur, slectionnez un niveau d'utilisateur ou tousles niveaux.

4. Dans le champ Rechercher, entrez un nom complet ou partiel.


Les rsultats de la recherche apparaissent et rpertorient les utilisateurs et lesgroupes qui rpondent au critre.

Pour afficher les comptes inscrits sur votre site, suivez les tapes ci-dessous :

1. Dans la page Liste, slectionnez le type de comptes qui doivent apparatre dansle champ Afficher.

2. Cliquez surAfficher tout.

La liste de tous les comptes inscrits apparat.


Lors de l'affichage de la liste des comptes, la page Liste permet de voir les utilisateursconnects DocuShare. L'icne figurant ct de chaque nom d'utilisateur indique si cedernier est connect. Lorsque l'utilisateur n'est pas connect, l'icne est affiche en gris.


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Recherche et affichage des comptes DocuShare Utilisateurs et groupes



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Collections DocuShare

propos des collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Ajout d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Affichage et modification des proprits de collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Changement de l'emplacement d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Suppression d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Modification de plusieurs objets dans une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38


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propos des collections Collections DocuShare


propos des collections

Votre site DocuShare est constitu d'un certain nombre d'espaces d'archivage, appelscollections, dans lesquels vous stockez des documents et autres objets. L'administrateurdtermine le jeu initial de collections qui apparaissent dans la page d'accueil deDocuShare. titre d'utilisateur inscrit, vous pouvez ajouter des collections sur votre site.


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Collections DocuShare Ajout d'une collection


Ajout d'une collection

Vous pouvez ajouter une collection une autre collection ou un espace de travail(DocuShare CPX seulement) si vous tes connect et disposez de droits d'accsRdacteur au contenant existant.

Pour ajouter une collection, suivez les tapes ci-dessous :

1. Naviguez jusqu'au contenant dans lequel vous dsirez ajouter une collection etouvrez-le.

2. Dans le menu Ajouter, slectionnez Collection.

La page Ajout d'une collection apparat.

3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour dsigner la collection. Le titre doit trecourt, mais descriptif; il peut contenir des espaces et des signes de ponctuation.




La collection est ajoute au contenant.

Pour savoir comment modifier les droits d'accs une collection, voirDroits d'accs.


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Affichage et modification des proprits de collection Collections DocuShare


Affichage et modification des proprits decollection

Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur une collection, vous pouvezafficher ses proprits. Vous pouvez modifier les proprits d'une collection si vous en

tes le propritaire ou un utilisateur y ayant accs en tant que Rdacteur et si vous tesconnect.

Pour afficher et modifier les proprits d'une collection, suivez les tapes ci-dessous :

1. Reprez la collection dont vous voulez afficher et modifier les proprits.

2. Cliquez sur l'icne Proprits de la collection.

3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier.




Affichage de l'historique des modifications


DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site,offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher lesmodifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur.

Pour afficher l'historique des modifications :

1. Reprez la collection dont vous voulez afficher l'historique des versions.

2. Cliquez sur l'icne Proprits de la collection.

3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique desmodifications.

4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher.

5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis

slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur.

Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menuSlectionner l'utilisateur.

Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.


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Collections DocuShare Affichage et modification des proprits de collection


6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements demodification afficher.



L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer surAfficheren XML pour convertir l'information au format XML (Extensible MarkupLanguage) compatible avec d'autres applications.


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Changement de l'emplacement d'une collection Collections DocuShare


Changement de l'emplacement d'unecollection

Vous pouvez dplacer une collection vers un autre contenant ou la faire apparatre dansplusieurs contenants sur votre site. Bien qu'une collection puisse figurer dans plusieurs

contenants, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce quipermet d'conomiser de l'espace sur votre site.

Pour changer l'emplacement d'une collection, vous devez tre connect et disposer dedroits d'accs Rdacteur pour la collection actuelle et le nouveau contenant.

Remarque : Vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couperet Collerdu menu Modifier la slection pour changer l'emplacement d'unecollection. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans unecollection, page 38.

Pour changer l'emplacement d'une collection, suivez les tapes ci-dessous :

1. Reprez la collection dont vous voulez modifier l'emplacement.


Cliquez sur la case cocher ct du titre de la collection. Dans le menuModifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la pageConfirmer le changement d'emplacement, cliquez surConfirmer.

Cliquez sur l' icne Proprits droite du titre de la collection. Dans la pagedes proprits de la collection, cliquez sur le lien Emplacements.

La page Changer d'emplacement apparat.

3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possiblesen ordre alphabtique ou Identificateurpour les afficher en ordre numrique.

4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du

titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller.

Pour afficher tous les contenants, cliquez surAfficher tout.

Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez surAfficher les favoris.

5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenantsdans lesquels vous dsirez que la collection apparaisse et cliquez sur le boutonAjouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL(Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les contenants danslesquels vous ne souhaitez pas que la collection apparaisse et cliquez sur le

bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la toucheCTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champEmplacements slectionns. Sinon, la collection deviendrait orpheline,ce qui signifie qu'elle ne figurerait dans aucun contenant.

7. Cliquez surMettre jour les emplacements.


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Collections DocuShare Suppression d'une collection


Suppression d'une collection

Vous pouvez supprimer une collection si vous tes connect et en tes le propritaire oudisposez pour elle de droits d'accs Gestionnaire. Si la collection contient d'autres objets,vous pouvez supprimer uniquement la collection ou la collection et son contenu. Poursupprimer la collection et son contenu, vous devez tre propritaire des objets contenus

dans la collection ou disposer de droits d'accs Gestionnaire ces objets.

L'URL supprime est envoye dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare.Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle ' votre administrateur ne l'apas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pourobtenir plus d'information.

Remarque : Si vous supprimez une collection sans en supprimer le contenu et que lesobjets ne figurent pas dans une autre collection, ceux-ci deviennentorphelins. Il est impossible d'accder aux objets orphelins partir d'unecollection. Votre administrateur peut dplacer les objets orphelins dans une

collection afin que vous puissiez y accder de nouveau.

Pour supprimer une collection, suivez les tapes ci-dessous :

1. Reprez la collection que vous dsirez supprimer.


Cliquez sur la case cocher ct du titre de la collection. Dans le menuModifier la slection, slectionnez Supprimer.

Dans le menu Plus d'actions de la collection, slectionnez Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde la collection, celasignifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet etque vous ne pouvez pas supprimer la collection.

3. Dans le menu Pour les collections, supprimer, choisissez une des optionssuivantes :

Slectionnez Collection et contenu pour supprimer la collection et tous lesobjets qu'elle contient.

Slectionnez Collection seulement pour supprimer la collection, mais passon contenu.

4. Cliquez surSupprimerpour supprimer la collection de votre site.


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Modification de plusieurs objets dans une collection Collections DocuShare


Modification de plusieurs objets dans unecollection

Vous pouvez utiliser le menu Modifier la slection dans une collection ouverte poureffectuer une varit de tches sur des objets. Le menu offre les commandes suivantes :

Ajouter aux favoris ajoute l'objet aux Favoris dans Mon DocuShare.

Archiveret Restaurer dplace l'objet vers un serveur d'archivage et l'extraitde ce serveur (ces commandes n'apparaissent que si votre site utilise un serveurd'archivage). Voir la rubriqueArchivage de contenu pour obtenir plusd'information.

Changer d'emplacement permet d'ajouter l'objet un autre emplacement.

Changer de propritaire permet de changer le propritaire de l'objet.

Copier copie une rfrence l 'objet dans le Presse-papiers. Le Presse-papiers peut contenir 100 objets maximum.

Copier les raccourcis copie une rfrence de l'objet dans le Presse-papiers,d'o il peut tre coll dans un portlet de raccourcis d'un espace de travail.(DocuShare CPX seulement)

Couper coupe l'objet et le place dans le Presse-papiers. Le Presse-papierspeut contenir 100 objets maximum.

Coller colle l'objet contenu dans le Presse-papiers.

Supprimer supprime l'objet de votre site.

Renommer changer le titre de l'objet.

Circuler envoie un document des utilisateurs aux fins d'approbation, derelecture ou d'information. Voir la rubrique Circulation des documents pour obtenirplus d'information.

Pour modifier plusieurs objets d'une collection, suivez les tapes ci-dessous :

1. Naviguez jusqu' la collection dsire et ouvrez-la.


Pour modifier certains objets, cliquez dans la case ct des objets dsirs.

Pour modifier tous les objets, cochez la case la gauche de l'en-tte decolonne Type.

3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez la commande dsire.

Une fentre de confirmation apparat.

4. Cliquez surConfirmerpour continuer. Selon la commande slectionne, il estpossible que des pages supplmentaires apparaissent.

Remarque : Lorsque vous utilisez la commande Changer d'emplacement avec un objetqui apparat dans plus d'une collection, seule la collection courante figuredans le champ Emplacements slectionns.


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Collections DocuShare Modification de plusieurs objets dans une collection


Utilisation de Copier, Couper et Coller pour changerl'emplacement d'un objet

Pour copier ou couper des objets, suivez les tapes ci-dessous :

1. Reprez l'objet que vous dsirez copier ou couper.

2. Cochez la case ct de l'objet.

3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez la commande CopierouCouper.


4. Indiquez si les objets ventuels dans le Presse-papiers doivent tre supprimsavantl'excution de la fonction copier ou couper.

5. Cliquez surConfirmer.

Remarque : Lorsque vous utilisez la commande Couper,l'objet reste en gris jusqu' ce

qu'il soit coll dans un autre contenant.

6. Ouvrez le contenant dans lequel vous voulez coller l'objet.

7. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Coller.


8. Indiquez si vous voulez que les objets prsents dans le Presse-papiers soientsupprims aprs le collage.

9. Cliquez surConfirmer.

L'objet apparat dans le contenant.


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Modification de plusieurs objets dans une collection Collections DocuShare



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Documents DocuShare

propos des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Ajout d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Affichage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Recherche de documents en double . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Modification d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Ajout d'une nouvelle version d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Gestion des versions de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Verrouillage et dverrouillage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 Exportation d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Ajout de commentaires un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Affichage et modification des proprits de document . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Changement de l'emplacement d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Suppression d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417


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propos des documents Documents DocuShare


propos des documents

Grce DocuShare, vous pouvez stocker, extraire et grer des documents crs dansune varit de formats courants. Vous ajoutez des documents dans DocuShare en ytransfrant des fichiers depuis votre ordinateur ou un lecteur rseau ou en numrisant desdocuments imprims. Lorsque les documents sont stocks dans DocuShare, les

utilisateurs connects au rseau peuvent utiliser leur navigateur pour rechercher, afficher,modifier ou tlcharger un document.

DocuShare assure la gestion des documents grce ses fonctions de contrle desversions et de verrouillage des documents. Par dfaut, DocuShare conserve quatreversions d'un document, mais vous pouvez changer ce nombre pour chaque document.Vous pouvez galement changer la version prfre d'un document, c'est--dire laversion qui s'ouvre lorsque les utilisateurs affichent, modifient et font circuler le document.Par dfaut, la version prfre d'un document est la version la plus rcente.


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Documents DocuShare Ajout d'un document


Ajout d'un documentVous ajoutez un document une collection ou un espace de travail (DocuShare CPXseulement) pour le rendre accessible d'autres utilisateurs aux fins d'affichage ou de travailen collaboration. Lorsque vous ajoutez un document en utilisant la fonction Envoyer undocument maintenant, il est immdiatement ajout DocuShare. Lorsque vous ajoutez un

document en le numrisant ou en utilisant la fonction Envoyer un document plus tard, unespace rserv de document est ajout. L'espace rserv ne contient aucun document;le contenu est insr dans l'espace rserv lorsque vous numrisez un document en utilisantune page de couverture ou en tlchargeant une nouvelle version.

Pour ajouter un document, vous devez tre connect et disposer des droits d'accsRdacteur pour le contenant.

Pour ajouter un document, suivez les tapes ci-dessous :

1. Naviguez jusqu'au contenant dans lequel vous dsirez ajouter un document etouvrez-le.

2. Dans le menu Ajouter, slectionnez Document.

La page Ajouter un document apparat.

3. Dans le champ Ajout de document par, slectionnez l'une des optionssuivantes :

Envoyer un document maintenant pour tlcharger un documentimmdiatement.

Numriser un document avec une page de couverture pour numriser undocument imprim.

Envoyer un document plus tard pour tlcharger un document plus tard.

4. Si vous envoyez un document maintenant, entrez le chemin et le nom de fichierdu document dans le champ Nom de fichier, ou cliquez sur le bouton Parcourirpour naviguer jusqu'au document vis et le slectionner.

Si vous entrez le chemin et le nom de fichier d'un document qui ne figure pas surle lecteur, DocuShare tlcharge un document vide.

5. Entrez l'information suivante :

Titre titre du document. Le titre peut contenir des espaces et des signes deponctuation.

Nb. maximum de versions nombre maximum de versions pouvant treenregistres. Lors de l'enregistrement d'une nouvelle version d'un document dansDocuShare, la vers