ZALAEGERSZEGI RENDŐRKAPITÁNYSÁG

KAPITÁNYSÁGVZETŐ

Cím: 8900 Zalaegerszeg, Kossuth L. 45-47.

Telefon: 92/311-510, BM: (26) 28-14

e-mail: zalaegerszegrk@zala.police.hu

Szám: 20010/5877/..…/2017. ált.

Jóváhagyom:

Zalaegerszeg, 2017. ……… hó ………nap

Dr. Farkas Tibor r. alezredes

kapitányságvezető

A

ZALAEGERSZEGI RENDŐRKAPITÁNYSÁG

MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZATA

2017. augusztus 17.

Dr. Kiss Viktor c. r. alezredes

hivatalvezető

iratkezelést felügyelő vezető

2

I. PREAMBULUM, A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA

1. A Zalaegerszegi Rendőrkapitányság (a továbbiakban: Rendőrkapitányság)

Másolatkészítési Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja a

Rendőrkapitánysághoz érkezett papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő

átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása az elektronikus

ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII.

törvény, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm.

rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet), valamint a papíralapú küldemények

elektronikus irattá történő átalakításáról szóló 3/2017. (I. 24.) BM utasítás

rendelkezéseinek figyelembe vételével.

2. A Szabályzat a vonatkozó jogszabályokkal összhangban tartalmazza a

Rendőrkapitányságra érkező papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat

átalakításának eljárási rendjét és műszaki feltételeit.

3. A Szabályzat alapján a Rendőrkapitánysághoz érkezett – kivételi körbe nem tartozó –

papíralapú dokumentumok hiteles elektronikus irattá alakítására kerül sor.

II. FOGALMAK

4. A Szabályzat vonatkozásában:

a) papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor,

térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és

bármely eljárással keletkezett;

b) papíralapú közokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári Perrendtartásról

szóló 1952. évi III. törvény (a továbbiakban: Pp.) 195. § (1) bekezdése szerinti

közokirat;

c) papíralapú, teljes bizonyító erejű magánokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a

Pp. 196. § (1) bekezdése szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat;

d) papíralapú számviteli bizonylat: papíralapú dokumentumba foglalt, a számvitelről

szóló 2000. évi C. törvény 166. § (1) bekezdése szerinti számviteli bizonylat;

e) elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról a Szabályzatnak

megfelelően készült, azzal képileg és tartalmilag egyező, és a külön jogszabályban

meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető

adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttes;

f) hitelesített elektronikus másolat: olyan elektronikus másolat, amelyen elektronikus

bélyegzőt helyeztek el, és amelynek időpontját minősített időbélyeg szolgáltatótól

származó időbélyeg igazolja;

g) hitelesítési záradék („Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”): a Korm.

rendelet szerinti adattartalommal elkészített állomány, amely az elektronikus másolat

elválaszthatatlan részét képezi;

3

h) képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a

papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és

formai elemeinek megismerhetőségét;

i) tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a

hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papíralapú dokumentum

joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de

nem biztosítja a képi megfelelést;

j) másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver,

humánerőforrás, jelen Szabályzat, valamint ezek együttese;

k) metaadat: a tárolt dokumentumot leíró ismertető adatok.

III. A MÁSOLATKÉSZÍTÉS FOLYAMATA

Általános szabályok

5. A papíralapú dokumentumokról történő elektronikus másolat készítését a

Rendőrkapitányság bármely erre a feladatra kijelölt ügykezelési tevékenységet ellátó

személye is elvégezheti, azonban az elektronikus másolat hitelesítése a

Rendőrkapitányság érkeztető pontján és az ügyfélfogadásban közreműködő személy

részvételével történik.

6. A másolatkészítést úgy kell megszervezni, hogy a feldolgozási folyamat során az

elektronikus másolat készítését, valamint annak hitelesítését csak eltérő személyek

valósíthatják meg.

7. A feldolgozási folyamatban a másolatkészítést végző erre a feladatra kijelölt ügykezelési

tevékenységet ellátó személy, valamint az érkeztető pont hitelesítést végző ügykezelője,

illetve az ügyfélfogadásban közreműködő személy vesz részt.

8. Az iratképző szervhez beérkező papíralapú küldemények közül el kell különíteni a BM

utasítás 2. § (2)-(3) bekezdéseiben, valamint a Rendőrség Iratkezelési Szabályzatáról

szóló 59/2008. (OT 31.) ORFK utasítás 91/A. pontjában és 5. mellékletében

meghatározott kivételi körbe tartozó iratokat.

Az elektronikus másolat elkészítése

9. A másolatkészítést végző erre a feladatra kijelölt ügykezelési tevékenységet ellátó

személy a papíralapú dokumentumról a szkenner segítségével legalább 200 dpi,

maximum 300 dpi felbontású állományt készít.

10. A másolatkészítés során a dokumentumok oldalanként kerülnek szkennelésre.

11. Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes

tartalmát tartalmazza (részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem).

12. Amennyiben a boríték több küldeményt tartalmaz, úgy a küldeményekről külön-külön

kell az elektronikus másolatot elkészíteni.

4

13. A másolatkészítést végző az elektronikus másolatot a Robotzsaru integrált ügyviteli,

ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszerben (a továbbiakban: Robotzsaru

rendszer) a postabontási adatokhoz csatolja.

Az elektronikus másolat hitelesítése

14. Az érkeztető ponton az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított ügykezelőket az 1.

számú melléklet tartalmazza.

15. Az osztályokra érkezett, iktatásköteles papíralapú iratokat az osztályon történő érkeztetés,

digitalizálás és csatolás után - egy órán belül - a Rendőrkapitányság érkeztető pontján

hitelesítés végett be kell mutatni.

16. A panasznapokon megjelent személyek által átadott iratok esetében a 15. pont alapján kell

eljárni.

17. Az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított ügykezelő megállapítja a papíralapú

dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését.

18. A képi és tartalmi megfelelőség egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre.

19. A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus

másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú

dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.

20. Amennyiben a képi és tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a másolatkészítést meg

kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas

dokumentumot törölni kell.

21. A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően az elektronikus másolat

hitelesítésére feljogosított ügykezelő az elektronikus másolatot, mint bontási mellékletet

hitelesíti és befejezi a postabontási műveletet.

22. A Robotzsaru rendszer a postabontási művelet befejezésével egyidejűleg az elektronikus

másolatot hitelesítési záradékkal látja el és az elektronikus másolathoz az alábbi

metaadatokat rendeli:

a) a papíralapú dokumentum megnevezése;

b) a papíralapú dokumentum fizikai mérete;

c) a másolatkészítő szervezet és a másolatkészítő személy neve;

d) a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve;

e) a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat megnevezése és a

verziószáma;

f) a másolatkészítés és a hitelesítés időpontja;

g) az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.

5

23. A hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton a Robotzsaru rendszer elhelyezi a

hitelesítést végző személy nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és az időbélyeg

szolgáltatótól származó időbélyeget.

24. Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az elektronikus bélyegző,

valamint a Robotzsaru rendszer és a 2. számú melléklet szerinti műszaki dokumentáció

biztosítja.

IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

24. A Szabályzat a kiadását követő harmadik napon lép hatályba.

25. A Szabályzatot a Rendőrség hivatalos webhelyén – bárki számára elérhető módon –

közzé kell tenni, illetve amennyiben abban változás következik be, módosításáról és

cseréjéről a Rendőrkapitányság iratkezelést felügyelő vezetője gondoskodik. Az előző

állapotot a honlapon 10 évig kell megőrizni.

26. A Szabályzatot a Rendőrkapitányság Intranet hálózatán el kell helyezni.

27. Amennyiben a hiteles másolatkészítésre feljogosított személyek körében változás

következik be, az érkeztető pont vezetője soron kívül, írásban tájékoztatja az

iratkezelésért felügyelő vezetőt, aki gondoskodik a melléklet módosításáról és honlapon

történő cseréjéről.

28. A másolatkészítő rendszer műszaki dokumentációjában történt változások esetén a

rendőrkapitányság iratkezelésért felelős vezetője gondoskodik a műszaki dokumentáció

cseréjéről.

1. számú melléklet a Zalaegerszegi Rendőrkapitányság Másolatkészítési Szabályzatához

Hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított személyek

Ssz. Személy neve Szolgálati helye Munkaköre

1. Ághné Szakács

Szilvia

Zalaegerszegi Rendőrkapitányság, Hivatal, Ügykezelési

Csoport

Ügykezelés

vezető

2. Tumpek Ferencné Zalaegerszegi Rendőrkapitányság, Hivatal, Ügykezelési

Csoport ügykezelő

3. Huszár Beáta Zalaegerszegi Rendőrkapitányság, Hivatal, Ügykezelési

Csoport ügykezelő

4. Simon Miklósné Zalaegerszegi Rendőrkapitányság, Hivatal titkárnő

5. Halász Ildikó Zalaegerszegi Rendőrkapitányság, Hivatal Tmf.

2. számú melléklet a Zalaegerszegi Rendőrkapitányság Másolatkészítési Szabályzatához

Műszaki dokumentáció

Másolatkészítés műszaki feltételei

I. BEVEZETŐ

A papíralapú dokumentum hiteles elektronikus irattá alakításának szabályait figyelembe véve

a Robotzsaru NEO integrált ügyviteli, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszer 3.90

verziója (a továbbiakban RZS NEO) képes hiteles elektronikus másolat készítésére az RZS

Signer modul segítségével.

Az informatikai megoldás részletes terveit az egyes részrendszerek fizikai tervei és telepítési

leírásai tartalmazzák.

Papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése (a továbbiakban:

másolatkészítés) az iratkezelési folyamat során két esetben történhet:

érkeztetés-postabontás folyamata: bejövő papíralapú küldemények digitalizálása;

iktatás folyamata: munkafolyamat során keletkeztetett papíralapú dokumentumok

digitalizálása.

Jelen melléklet a másolatkészítést az érkeztetés-postabontás folyamatában tárgyalja.

II. RENDSZERSZINTŰ MÁSOLATKÉSZÍTÉSI FOLYAMAT

A másolatkészítés a szkennelő klienseknél kezdődik, ahol a digitalizálás szkennerek

segítségével PDF formátumú fájlba történik. Az elektronikus másolat a másolatkészítő

tevékenységét támogató informatikai környezet beállításának megfelelő tárhelyen kerül

letárolásra.

Az elektronikus másolat feldolgozását, hiteles elektronikus másolattá alakítását a RZS NEO

rendszer végzi az RZS Signer modul segítségével.

Az RZS NEO rendszer biztosítja az ügyviteli folyamatok támogatását, a Rendőrség

Iratkezelési Szabályzatának megfelelően. Ennek kapcsán az elektronikus dokumentumokat

egyedi azonosítóval, metaadatokkal kerülnek kiegészítésre. Az így előállított dokumentumok

az RZS NEO rendszer által elérhető zárt, biztonságos adatbázisba kerülnek letárolásra.

Az RZS Signer modul biztosítja a hitelesítéshez kapcsolódó technikai folyamatokat. Ennek

eredményeképpen az ügyviteli rendszerbe PDF állományként érkező dokumentumokat a

feldolgozó szerver aláírt PDF dokumentumokká konvertálja, vagyis az elektronikus aláírás, és

a metaadat konverzió szerver oldalon történik.

Az elektronikus aláírás, a metaadatrendszer elektronikus példányra történő bekerülésének

biztonságát a szerver oldali feldolgozás biztosítja.

Szkenner

Szkennelt dokumentum

csatolása postabontáshoz

hitelesítésre felajánlás

RZS Signer

Felhasználók

munkaállomásai

szignálásra, iktatásra

felajánlott

dokumentummal

A hitelesítést végző

számítógépe

Elektronikus másolat

hitelesítése, záradék,

elektronikus bélyegző,

időbélyeg, metaadatok

Hitelesített,

elektronikus másolat

Papíralapú

küldemény

Érkeztetési szám

kézzel való ráírása

Központi adatbázis,

RZS alkalmazás

szerver

Hitelesítés

kérése

Dokumentum

szkennelése

Hitelesítés

kérése

1. ábra: Papíralapú iratról hiteles elektronikus

másolat készítésének rendszerszintű feldolgozási folyamata

III. RENDSZERSZINTŰ MÁSOLATKÉSZÍTÉSI FOLYAMAT

A másolat hitelesítését az RZS Signer modul végzi.

Az elektronikus másolat hitelesítésének alkotóelemei:

hitelesítési záradék szövege;

elektronikus dokumentum metaadatai;

elektronikus bélyegző;

időbélyeg.

A hitelesítési záradék szövege - „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” –

elhelyezésre kerül az elektronikus dokumentumon.

Metaadatok a jelen szabályzatban foglaltaknak megfelelőek.

Az elektronikus bélyegző biztosítja az adott dokumentum lenyomatának segítségével a

dokumentum sértetlenségét és az elektronikus bélyegző tulajdonosának letagadhatatlanságát.

Az elektronikus bélyegző használatához szükséges tanúsítványt a NISZ Nemzeti

Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. elektronikus tanúsítvány szolgáltató állítja ki.

Az időbélyeg azt igazolja, hogy az adott dokumentum egy adott időpillanatban már létezett.

Az időbélyeget a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. időbélyegzés szolgáltató

állítja ki. Az időbélyeg egy olyan adat, amely tartalmazza az időbélyegzett dokumentum

lenyomatát, és az időbélyegzés időpontját, és az időbélyeget egy időbélyegzés szolgáltató

hitelesíti saját aláírásával.

2. ábra: Az RZS Signer hitelesítés funkció

rendszerszintű működése

RZS NEO Feldolgozó szerver

Elektronikus bélyegző tanúsítás szolgáltató

Időbélyegzés szolgáltató

Visszavonási l ista ellenőrző szolgáltatás

NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató

RZS Signer

Felhasználói kliens kérés

Aláírandódokumentum

Aláírtdokumentum

NOVA Vezetői Modul ORFK

RZS NEO kliens

Felhasználói kliens kérés

RZS Signer válasz

RZS Signer válasz

3. ábra – Az RZS Signer rendszerszintű működése

IV. ELEKTRONIKUS BIZTONSÁG

Vírusvédelem

A másolatkészítést végző munkaállomásokon és a feldolgozást végző szervereken vírusirtó

szoftver működik, ami biztosítja az elektronikus dokumentumok vírusellenőrzését.

Az élesüzemű környezetben a szoftverek biztonsági frissítései folyamatosan telepítésre

kerülnek, naprakészek.

Az elektronikus dokumentumok megváltoztathatatlansága

A papíralapú dokumentumokról készült hiteles elektronikus dokumentumok

megváltoztathatatlanságát a hitelesítés során alkalmazott elektronikus bélyegző és időbélyeg

biztosítja.

Naplózás

Az RZS Signer saját naplóállománnyal rendelkezik, melynek maximális mérete 200 GB.

A napló adatokból visszakereshető a hitelesítési modul által végzett művelet, a művelet

időpontja és a műveletet indító felhasználó azonosítója.

Biztonsági osztályba sorolás

Az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L.

törvényben meghatározott technológiai biztonsági, valamint a biztonságos információs

eszközökre, termékekre, továbbá a biztonsági osztályba és biztonsági szintbe sorolásra

vonatkozó követelményekről szóló 41/2015. (VII. 15.) BM rendelet alapján a rendszer

jelenlegi besorolása:

Bizalmasság: 4. osztály

Sértetlenség: 4. osztály

Rendelkezésre állás: 4. osztály