Smjernice i pravila ____________________________________

za izradu i dostavljanje projekata

u okviru potpore Talijanskoga Caritasa malim projektima u Bosni i Hercegovini

Kontakt za dostavljanje projektne dokumentacije u BiH

Caritas Biskupske konferencije Bosne i Hercegovine Mehmed bega Kapetanovića Ljubušaka 6 71000 Sarajevo, Bosna i Hercegovina Osoba za kontakt: Miroslav Valenta m.valenta@carbkbih.com.ba Tel. +387 33 206 441, 206 442, Fax. +387 33 206 668, http://www.carbkbih.org

Uvodne napomene

Jedan potpisan originalni projekt-prijedlog i prateće pismo prijave dostavlja se poštom na navedenu adresu te elektronska verzija projekta na navedenu e-mail adresu. U iznimnim slučajevima sažetak projekta može se preliminarno dostaviti putem faksa ili e-maila. Projektni prijedlozi mogu se dostaviti na hrvatskom, engleskom ili talijanskom jeziku. U privitku ovog dokumenta nalaze se i smjernice i pravila za dostavljanje projektnih prijedloga na engleskom ili talijanskom jeziku. Projektni prijedlozi šalju se isključivo na adresu Caritasa Biskupske konferencije Bosne i Hercegovine. Projektni prijedlozi poslani direktno Talijanskome Caritasu bit će automatski odbijeni.

Mali projekt – što je to? Razvoj nije samo pitanje velikih radova i infrastrukture nego i progresivan pojedinačni razvoj najsiromašnijih i većinom bespomoćnih zajednica. U znak solidarnosti Talijanski Caritas nastoji pomoći siromašnim zajednicama u zemljama u razvoju, pomažući im u pružanju stručne podrške i socijalne promocije kroz male projekte. "Malim projektima" predviđa se provedba malih inicijativa s neposrednim utjecajem na podizanje kvalitete životnih uvjeta. Svaki mali projekt koji podržava Talijanski Caritas financiraju donatori: biskupijski ili župni Caritasi, vjerske zajednice ili ustanove, skupine, obitelji ili pojedinci. To znači da su talijanske 'zajednice' (zahvaljujući doprinosu privatnih donatora) spremne ponuditi odgovore na specifične potrebe lokalnih zajednica u nastajanju u zemljama u razvoju. Zajedništvo i odnos partnerstva koji se odvija između dviju zajednica glavni je element kojim se mali projekt pretvara u konkretno, brzo i pedagoško sredstvo podrške, pomažući u različitim situacijama te omogućujući i potičući razvoj dugotrajnih odnosa.

Osnovni zahtjevi Mali projekti bit će uzeti u razmatranje:

ako su uključeni u pastoralni plan aktivnosti biskupije

ako potiču dimenziju zajedništva

ako nude jamstvo održivosti

ako unaprjeđuju i povećavaju vrijednost domaćih ljudskih i materijalnih resursa

ako promiču suradnju s lokalnim vlastima

ako ukupni troškovi projektnih aktivnosti ili traženi doprinos ne premašuju iznos od 5,000 € (pet tisuća eura).

Područja djelovanja

Prioritetna područja djelovanja

A. Programi izobrazbe koji imaju za cilj razvoj vještina koje bi u dogledno vrijeme mogle omogućiti stjecanje prihoda u urbanim ili ruralnim područjima (npr. uzgoj stoke, ručna ili kućna radinost, uspostava manjih zadruga…)

B. Vodoopskrbni projekti za domaću upotrebu ili navodnjavanje, odnosno potrebe uzgoja općenito

(npr. iskop bunara, spremnika, male bazeni vode itd.) C. Uspostava ili poboljšanje zdravstvenih usluga, u gradu ili na selu (npr. obnova ili kupovina

zdravstvene opreme, manje zalihe lijekova i sl.)

Napomena: Zahtjev za malim projektom mora biti isključivo u vezi s kupnjom jednostavne opreme, uređaja i zdravstvenog materijala. Glede lijekova i potrošnih dobara, može biti dozvoljen manji početni doprinos u cilju podrške ranjivoj skupini lokalnog stanovništva, pod uvjetom da se uspješno može jamčiti održivost maloga projekta uz sudjelovanje lokalnih ili drugih organizacija.

Unutar ovih triju prioriteta privilegirani će biti oni mali projekti koji uključuju najsiromašnije i najugroženije skupine, npr. invalidi, djeca bez roditeljskog staranja, udovice, oboljeli, žrtve rata ili političkog progona, izbjeglice, zatvorenici, bivši zatvorenici, socijalno isključene osobe itd.

Projekti i aktivnosti koji ne ispunjavaju uvjete za financiranje

U sklopu malih projekata Talijanski Caritas ne može financirati:

aktivnosti u korist vjerskih zajednica, a koje se odnose na podršku aktivnosti unutar kongregacije ili na izgradnju ili popravak zgrada namijenjenih za korištenje osoblja vjerskih zajednica,

strogo pastoralne aktivnosti, kao što su izgradnja crkava i kapela, zatim liturgijske aktivnosti ili aktivnosti koje se provode u sklopu vjeronauka,

kupovinu prijevoznih sredstava, osobito automobila, i drugih vrsta vozila,

izgradnju objekata,

aktivnosti za djelovanje u izvanrednim okolnostima i tijekom hitnih intervencija,

isključivo humanitarne aktivnosti,

aktivnosti koje neće biti održive nakon završetka projekta,

isključivo obrazovne aktivnosti,

plaće i socijalne naknade,

administrativne izdatke, troškove prijevoza, putovanja i carine,

troškove koji su nastali prije odobrenja projekta.

Smjernice za podnošenje malih projekta

Prijave malih projekata moraju sadržavati sljedeće:

1. MJESTO gdje će se aktivnosti odvijati Potrebno je naznačiti državu, entitet, kanton, općinu, biskupiju, župu, administrativno/crkveno područje.

2. NASLOV projekta Svaka prijava, projekt mora sadržavati specificiran naslov.

3. Naziv PODNOSITELJA projekta Naznačiti naziv organizacije, ime i prezime odgovorne osobe, ulogu u organizaciji, poštansku adresu, e-mail adrese i telefonske brojeve.

4. POSREDNIK za podnošenje projektne aplikacije (u slučaju potrebe) Naznačiti ime organizacije, udruge ili subjekta koji će djelovati kao posrednik između Talijanskoga Caritasa i lokalnog primatelja sredstava, ime i prezime osobe za kontakt, njegovu / njezinu ulogu, poštansku adresu, e-mail adresu i broj telefona. Napomena: za ovu vrstu suradnje i potpore u podnošenju prijave, Talijanski Caritas ne odobrava nikakvu naknadu, stoga se ona ne može staviti u proračun podnesenoga projekta.

5. PRIMATELJ Naznačiti ime i prezime primatelja ili naziv organizacije koja je izravno odgovorna za provedbu projekta. Naznačiti iskustvo u provođenju istih ili sličnih projekata. Naznačiti podatke za kontakt, poštansku adresu, e-mail adresu i telefonski broj.

6. PRIMATELJ, osoba izravno odgovorna za provođenje projekta

Naznačiti podatke osobe koja je izravno odgovorna za provedbu projekta i koja jamči za njihovu praktičnu realizaciju.

7. Pravna odgovornost Projekti trebaju imati zakonski odgovornu osobu koja će jamčiti za uspješnu provedbu projekta, pratiti provedbu aktivnosti i preuzeti odgovornost u eventualnim sporovima, uključujući i financijske. U slučaju značajnog odstupanja u provedbi projekta ili onemogućenosti realizacije, zakonski odgovorna osoba obvezuje se nadoknaditi sredstva uplaćena za provedbu projekta Talijanskome Caritasu. Naznačiti ime i prezime, ulogu, poštansku adresu, e-mail adresu i broj telefona.

8. Odobrenje BISKUPA Projektna prijava mora sadržavati i popratno pismo podrške projektu potpisano od strane lokalnog biskupa i adresirano na Talijanski Caritas:

Caritas Italiana International Dept, MicroProject Desk Via Aurelia, 796 00165 Roma

Napomena: Popratno pismo treba sadržavati naziv projekta za koji se traži potpora i potvrdu da se aktivnosti projekta uklapaju u socijalno-pastoralni program biskupije.

9. Podrijetlo i obrazloženje

Opisati životne situacije stanovništva, s posebnim naglaskom na detalje o području za koje se projektne aktivnosti predlažu

Dodatno, ukoliko je moguće, opisati zašto predloženi projekt zaslužuje podršku u smislu njegove izvodljivosti i vrijednosti za zajednicu

Opisati na koji način su korisnici bili uključeni u izradu projektnog prijedloga i koje će koristi lokalna zajednica imati ukoliko se predloženi projekt provede.

10. CILJEVI i očekivani REZULTATI

Navesti opći i specifične ciljeve projekta

Opisati aktivnosti koje će dovesti do postizanja navedenih ciljeva, opisati način provedbe aktivnosti što je bolje moguće

Navesti konkretne i kvantitativne podatke o planiranom broju korisnika (direktnih i indirektnih)

Opisati način na koji će biti osigurana održivost projekta.

11. Vremenski okvir provedbe projekta Navesti planirani početak i završetak provedbe projekta te ukupno trajanje projekta. Napomena: Projekt bi trebao biti proveden u roku od 4 mjeseca od primitka sredstava. Svako kašnjenje u provedbi projekta, zbog bilo kakvih nepredviđenih dešavanja, treba priopćiti Caritasu BKBiH koji će potom informirati Talijanski Caritas.

12. Proračun i iznos traženih sredstava

Navesti iznos svake pojedine stavke procijenjenih troškova te priložiti, ukoliko je moguće, potvrdu na temelju koje je iznos ustanovljen (npr. Predračun za kupovinu opreme i slično)

U slučaju da je predviđeno trošenje sredstava i kupovina određenih materijala i opreme u trećim zemljama, navesti razlog zbog kojeg nije moguće navedenu opremu kupiti u zemlji u kojoj se projekt provodi

U slučaju da je u projektu predviđena kupovina lijekova, navesti samo one lijekove koji se nalaze na listi odobrenih lijekova Svjetske zdravstvene organizacije

Navesti troškove koji su predviđeni u smislu samodoprinosa lokalne zajednice i/ili posrednika

U proračunu je moguće naznačiti i iznos sredstava ili novčanu protuvrijednost materijala i usluga koje provedbeno tijelo namjerava staviti na raspolaganje u smislu samodoprinosa

Navesti, u posebnome stupcu, doprinose i dodatna sredstva drugih organizacija, lokalnih ili inozemnih, kao što su biskupije, župe, redovničke i druge ustanove itd.

13. Traženi doprinos

Navesti traženi doprinos od Talijanskoga Caritasa, u KM i u EUR.

Navesti pojedinosti o bankovnom računu za prijenos odobrenih sredstava:

- broj žiro računa, valuta u kojoj je račun otvoren, - naziv vlasnika računa, ime i adresu banke, - SWIFT KOD banke za identifikaciju pri inozemnim transakcijama.

Napomene

Troškovi koji neće biti prihvaćeni: troškovi upravljanja, lokalni porezi, troškovi prijevoza za kupnju materijala i opreme u trećim zemljama, troškovi koji nisu prethodno naznačeni u proračunu.

Utvrđeni iznos sredstava koji odobri Talijanski Caritas ne može se, iz bilo kojeg razloga smanjiti i koristiti za druge projekte, stoga procijenjeni iznosi navedeni u proračunu trebaju u potpunosti biti iskorišteni za potrebe provedbe projekta u skladu s odobrenim proračunom.

U slučaju da se u zemlji u kojoj je provedba projekta planirana nema tečaja za euro, proračun može

biti naveden u američkim dolarima.

U svakom slučaju, Talijanski Caritas, ukoliko odobri projekt, će iznos dodijeljeni sredstava naznačiti u eurima. Maksimalan doprinos koji Talijanski Caritas može odobriti za pojedini projekt ne može biti veći od 5.000 eura.

Općenito Talijanski Caritas ne odobrava više od jednog/dva projekta godišnje za svakog primatelja ili biskupiju.

Smjernice za finalno narativno i financijsko izvješće

ZAVRŠNO NARATIVNO IZVJEŠĆE

a) Navesti obvezno, šifru projekta dodijeljenu od strane Talijanskoga Caritasa, a naznačenu u pismu odobrenja projekta

b) Opisati provedbu aktivnosti sukladno kako su navedene u projektnom prijedlogu c) Opisati postignute rezultate te način na koji su koristili pojedinim korisnicima i zajednici d) U privitku dodati fotografske, video ili audio materijale načinjene u sklopu provedbe projekta e) U privitku: ostala dokumentacija, kao što su zabilježene priče ili svjedočenja korisnika, crteži

načinjene u sklopu provedbe i slično.

ZAVRŠNO FINANCIJSKO IZVJEŠĆE

a) Navesti obvezno šifru projekta dodijeljenu od strane Talijanskoga Caritasa, a naznačenu u pismu odobrenja projekta

b) Opisati nastale troškove te usporedbu s predloženim proračunom i eventualna odstupanja c) U privitku: bankovno izvješće o primitku sredstava, s naznačenim iznosom konverzije prilikom

prijenosa sredstava u lokalnu valutu d) U privitku: kopije računa koji odgovaraju troškovima navedenima u izvješću

Postupak odobravanja i vrednovanja projektnih prijedloga

Postupak odobravanja i vrednovanja malih projektnih prijedloga obavlja posebna komisija Talijanskoga Caritasa koja se sastaje periodično.

Nakon svakoga sastanka komisije Talijanski Caritas obavještava sve kandidate, osobe ili grupe, poštom ili e-mailom, o rezultatima i vrednovanju njihova projektnoga prijedloga.

U slučaju da određeni neki prijedlog nije odobren, Talijanski Caritas dostavlja pisanu obavijest s razlozima zašto prijedlog nije odobren (odbijen; referentna kratica: RE)

U slučaju da projektnom prijedlogu nedostaju određeni dokumenti ili dijelovi projektnog prijedloga nisu opisani sukladno smjernicama za podnošenje projektnih prijedloga, od podnositelja se traži dostava dokumenata ili dopuna prijedloga (na čekanju; referentna kratica: AT)

U slučaju odobrenja projektnog prijedloga Talijanski Caritas obavještava podnositelja i vrši prijenos odobrenih sredstava sukladno podacima naznačenima u projektnom prijedlogu (odobren; referentni akronim: MP broj / godina, za bilo koju daljnju referencu).

Završne napomene

Primatelj sredstava dužan je obavijestiti Caritas BK BiH po primitku sredstava.

Vrijeme potrebno za sve navedene postupke dostave i ocijene projektnih prijedloga u pravilu ne prelazi tri mjeseca.

U slučaju potrebe, zbog djelomičnog doprinosa ili nedostatka ukupnih sredstava traženih od trećih osoba, Talijanski Caritas se ne obvezuje poslati dodatna sredstva za završetak projekta.

Novi projektni prijedlog ne može se odobriti istom primatelju dok traje provedba prethodno odobrenoga projekta.

Talijanski Caritas i Caritas BK BiH zadržavaju pravo praćenja i ocjenjivanja provedbe ciljeva praćenjem zaprimljenih izvješća i posjetima na terenu od strane osoblja Talijanskoga Caritasa, Caritasa BK BiH ili trećih osoba koje se imenuju naknadno i po potrebi.

Privitak 1

Smjernice i pravila

za dostavu projektnih prijedloga na engleskom jeziku

CARITAS ITALIANA

GG UU II DD EE LL II NN EE SS

How to submit a Development MicroProject

to Car i tas I ta l iana

Contact for submission of project documentation in BiHCaritas Biskupske konferencije Bosne i Hercegovine, Mehmed bega Kapetanovića Ljubušaka 6, 71000 Sarajevo – Bosna i Hercegovina Contact Person: Miroslav Valenta, m.valenta@carbkbih.com.ba, Tel. +387 33 206 441, 206 442, Fax. +387 33 206 668, http://www.carbkbih.org

The original documents with the enclosure must be sent by post to the above address. In particular situation the request or its summary could be anticipated by fax or email

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The “Development Micro-project” (DMP)

Development, be it personal, or regarding a family or a community, is not necessarily attained by means of major projects or large infrastructures. As a sign of solidarity, Caritas Italiana acts as a bridge linking goodwill people, giving those in need the opportunity to carry out sound and well aimed activities of social and human growth by supporting small development projects. The characteristic of a DMP is working with a well identified beneficiary, a short term implementation and an immediate impact on the beneficiary itself.

Every DMP is the answer of the Italian communities (families, parish communities, Diocesan communities, associations, but also families and private donors) to a specific demand of needy communities in another Countries.

The communion and the relation of partnership that takes place between the two communities is the main element, that turns DMP into a concrete, rapid, and pedagogical tool of help, revealing the different situations and able to foster long lasting relationships.

Basic requirements of a Development Micro-Project

DMPs can be considered such if:

• They are well inserted into the activities of the Diocesan pastoral plan

• They foster a communitarian dimension

• They offer guarantee to be sustainable over time

• They enhance and increase the value of local professional and material resources

• They promote interaction with civil authorities

• They complete project’s activities with a total expense or contribution not exceeding€.5,000 (Euro five thousands)

Countries that can submit Development Micro-Projects funding requests

Requests of funding of a DMP can come from any Country that present difficult social, political or economic conditions, and where there are communities in a situation of dire need.

Intervention fields

Priority intervention fields are:

• Professional capacity building, allowing to foresee, in the immediate future, a certainproductivity and income, in the urban or rural areas (for instance: micro business,handicraft, animal breeding, setting up of cooperatives or groups …)

• Water supply or water plants for domestic use, agriculture, animal breeding and fishfarming (for instance: excavation of a well, storage thank, small water plant, etc )

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• Setting up or improvement of health services, in town or rural area (for instance: updating of health equipment, small stocks of medicines …)

Within these three fields, priority will be given to those DMP that target the poorest and weakest groups, such as disabled persons, orphans, widows, sick people, victims of particular political situations, persons or groups compelled to migrate, families of prisoners or former prisoners, persons severely socially marginalized, also in connection with particular political, social and religious contexts: out of caste, aboriginals, natives, etc.

What is not eligible for funding

As far as DMP are concerned, Caritas Italiana – cannot fund:

• Activities in favour of religious communities, if meant to support activities within the congregation, or finalized to the construction or repair of buildings for the use of their religious personnel

• Strictly pastoral activities, such as the building of churches or oratories, or activities of liturgical or Sunday school kind

• Purchase of transport means and in particular cars and all sort of vehicles

• Construction of buildings

• Activities during an emergency situation

• Mere charity acitivities

• Activities that will not be sustainable after the conclusion of the DMP

• Activities that are exclusively educational

• Salaries, welfare goods

• Expenses for administration, transport, expedition, custom clearance

• Expenses carried out before the approval of the DMP

Guidelines for the submission of a Development Micro –Project

Applications for a DMP funding must include the following items:

PLACE WHERE ACTION IS GOING TO TAKE PLACE Indicate Country, Region, Municipality, Diocese and Parish, administrative and church

District

TITLE OF THE DMP Any application must have a single specific title

LOCAL RECIPIENT, SUBMITTING THE DEVELOPMENT MICRO-PROJECT Indicate forename and family name, role, postal address, e-mail address, telephone

numbers

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INTERMEDIARY FOR THE REQUEST (IN CASE THERE IS ONE)

Indicate the name of the organisation, association or other entity acting as an intermediary between Caritas Italiana and the local recipient applying for the D MP funds

Indicate Forename and family name of the contact person, his/her role, postal address, e-mail address, telephone number. For this kind of collaboration, Caritas Italiana does not provide any kind of compensation.

RECIPIENT, PERSON DIRECTLY RESPONSIBLE FOR THE DMP

Indicate Forename and family name of the recipient, who is directly responsible for the project, describing as well the experience he/she is endowed with in the proposed activity field.

Indicate Postal address, e-mail address, telephone numbers

DMPs should have a person who is operatively responsible for the previewed activities,

guaranteeing for their practical realization.

LEGAL RESPONSIBILITY HOLDER

Indicate Forename and family name, role, postal address, e-mail address, telephone numbers.

DMPs should have a legally responsible person who will guarantee for the good implementation of the DMP, monitor the DMP’s performance and assume the duty of answering for possible disputes, including the financial ones. In case of substantial non compliance and in case of an impossibility to realize the project, the legal holder commits himself with Caritas Italiana, from the starting of his collaboration, to reimburse the allocated sums.

APPROVAL FROM THE BISHOP

The DMP application should carry a cover letter signed by the Bishop and addressed to Caritas Italiana. The letter should mention the DMP for which the funding is requested and assurre that the DMP fits into the Social Pastoral Programme of the Diocese.

ORIGIN AND JUSTIFICATION OF THE REQUEST FOR THE DMP

Describe the life situations of the population, with particular details about the field regarding the proposed DMP, and besides, if possible, describe the chosen evaluation criteria, which make the proposed DMP as feasible and worth of priority.

Describe how beneficiaries have been involved in the elaboration of the DMP and the benefits that the local community would enjoy, once the DMP will be completed.

TARGETS OF THE DEVELOPMENT MICRO-PROJECTS AND FORESEEN RESULTS

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Describe the general target and the specific ones l’obiettivo generale e gli obiettivi specifici

Describe the foreseen activities to reach the proposed targets, specifying as well the method of implementation

Indicate and quantify the number of the DMP’s beneficiaries, (direct and indirect)

Describe how the sustainability of the DMP will be assured.

TIMETABLE OF THE DEVELOPMENT MICRO-PROJECT IMPLEMENTATION

Indicate the expected dates for the starting and completion of the DMP

DMPs should be realized within 4 months from the receipt of the approved contribution. Any delay, due to any contingencies, should be immediately communicated to Caritas Italiana by the person directly responsible for the DMP.

Budget and requested contribution

Indicate each single item of the estimated expenses and, if possible, annex the formal receipt

Indicate in case they are foreseen, the purchases of items done in foreign Countries, giving the reasons for such choice

Indicate in case they are foreseen, only those medicines inlcuded in the medical formulary of the World Health Organization

Indicate the expense items for which the local community, and/or the intermediary organization, foresees a contribution. The indicated budget may also cover the money value of local materials already at disposal, the money value of work collaborations, the money value of the use of local structures

Indicate separately – out of budget – other co-funding from organizations, local or not, such as Dioceses, Parishes, Congregations, Religious Institutions, etc..

Requested Contribution

Indicate the contribution requested from Caritas Italiana, in the local currency and in Euro.

Indicate the bank account details for the transfer of the approved funds:

Number of the bank account, currency of the same account, name of the account holder, name and address of the bank, Swift code for the identification of the bank for foreign credit operations, Swift code for the identification of the bank for trasfers in Italy

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Expenses not accepted: management costs, local taxes, expedition costs for purchases in foreign Countries, not estimated expenses.

The sums fixed by Caritas Italiana for each DMP cannot, for any reason, be reduced, or used for other projects, therefore the estimated amounts should be entirely used for the DMP, as for the approved budget.

In case that in the Country where the submitted DMP takes place there is no quotation for Euro, the budget can be indicated in USA dollars. In any case, Caritas Italiana, if the DMP is approved, will fix the sum in Euro. The maximum contribution, for each single DMP that Caritas Italiana approves, cannot exceed 5.000 Euro.

Generally Caritas Italiana does not cover more than one/two projects per year for each recipient or Diocese.

Guidelines for the final narrative and financial reports of the Development Micro-Project

FINAL NARRATIVE REPORT

Indicate always, the code number of the DMP, as indicated in the approval letter

Describe the realization of the various activities that were indicated in the proposal of the DMP

Describe the benefits received by the single beneficiaries and the community

Annex photographs and/or videos and/or audios

Annex other documentation, such as stories told by the beneficiaries, drawings, etc.

FINAL FINANCIAL REPORT

Indicate always, the registration number of the DMP, as indicated in the approval letter

Describe the flow of expenses, in reference to the budget and the final report

Annex the bank document reporting the complete reception of the transferred sum, and the exchange rate from Euro to the local currency.

Annex the list of any expense met, with the related receipts and quittances.

Approval procedure and evaluation of the Development Micro Project

A proper DMP Commission of Caritas Italiana meets periodically to evaluate the various applications received. Following each Commission’s meeting, Caritas Italiana informs the all applicants, - person or group - by mail or E mail, about of the results regarding their DMP.

− In case the DMP is not approved, there is a written communication of the reasons for the non-approval. (– REFUSED – Reference acronym: RE )

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− In case the DMP is missing some documents or descriptions, required as in the present Guidelines, an integration is expressly requested from the applicant, responsible for the DMP (- WAITING - Reference acronym: AT)

− In case the DMP is approved Caritas Italiana informs the applicant and transfer the approved sum, following the modes indicated in the DMP application. (- APPROVED – Reference acronym MP number/year, for any further reference)

The recipient of the contribution should immediately inform Caritas Italiana of the regular reception of the transferred sum

The time required by these procedures does not generally exceed three months from the reception of the DMP’s application..

In case of partial contributions or total funding as requested from the beneficiary, Caritas Italiana cannot commit itself to send extra funds for the completion of the project.

New DMPs cannot be approved for the same beneficiary in case previously financed DMPs are still in course.

Caritas Italiana reserves herself the right to monitor and evaluate the general and specific goals reached, through the received reports and field visits carried out by its staff or other people appointed ad hoc..

Privitak 2

Smjernice i pravila

za dostavu projektnih prijedloga na talijanskom jeziku

CARITAS ITALIANA

LL II NN EE EE GG UU II DD AA

per la presentazione di MicroProgetti di sviluppo

a Car i tas I ta l iana

RECAPIT I E R IFE RIMENTI BOSNIA-ERZEGOVINACaritas Biskupske konferencije Bosne i Hercegovine,Mehmed bega Kapetanovića Ljubušaka 6, 71000 Sarajevo – Bosna i Hercegovina Persona di contatto:Miroslav Valenta, m.valenta@carbkbih.com.ba, Tel. +387 33 206 441, 206 442, Fax. +387 33 206 668, http://www.carbkbih.org

I documenti originali devono pervenire per posta ordinaria. In particolari situazioni il pro-gramma o una sintesi può essere anche anticipato via fax o e-mail

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Il “MicroProgetto di sviluppo” - MP -

Lo sviluppo di una persona, di una famiglia e di una comunità non passa solo attraverso le grandi opere e le grandi infrastrutture. Nell’ambito della solidarietà tra persone di buona volontà, Caritas Italiana si propone come ponte per aiutare chi sta nel bisogno a realizzare opere concrete e mirate di promozione umana e sociale sostenendo anche piccoli progetti di sviluppo. Il MicroPro-getto di sviluppo ha la caratteristica di avere un destinatario diretto e una realizzazione in tempi brevi con effetti immediati per i beneficiari.

Ciascun MicroProgetto di sviluppo è la risposta delle comunità italiane (singole persone, fa-miglie, comunità parrocchiali, comunità diocesane, associazioni, …) ad un preciso bisogno di co-munità di altri Paesi.

La relazione di comunione e carità che si stabilisce tra le due comunità è il più importante e-lemento che fa dei MicroProgetti di sviluppo uno strumento di aiuto concreto, veloce, formativo e di conoscenza di realtà diverse, capace di generare legami nel tempo.

Requisiti base per la presentazione di un MicroProgetto di sviluppo

I MicroProgetti di sviluppo sono tali se:

− rientrano nelle attività del piano pastorale della Diocesi − sviluppano una dimensione comunitaria − garantiscono la sostenibilità nel tempo − valorizzano le risorse professionali e materiali locali − dialogano con le autorità civili − realizzano le azioni del progetto con una spesa totale o con un contributo non supe-

riore a € 5.000 (Euro cinquemila).

Paesi da dove possono provenire le richieste di finanziamento di MicroProgetto di sviluppo

La richiesta di finanziamento di un MicroProgetto di sviluppo può provenire da tutti quei Pae-si in cui vi siano difficili condizioni sociali, politiche ed economiche e vi si trovino comunità in stato di forte bisogno.

Ambiti d’intervento

Gli ambiti d’interventi considerati prioritari sono:

− MicroProgetto di avviamento al lavoro, che generino nell’immediato una certa produt-tività e redditività nell’ambito urbano o rurale ( a titolo di esempio: micro commercio, artigianato, allevamento, costituzione di cooperative/gruppi associati, …).

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− MicroProgetti di approvvigionamento e/o distribuzione dell’acqua per uso domestico, agricolo e allevamento animale e ittico (a titolo di esempio: perforazione di un pozzo, cisterna di raccolta acqua, piccolo acquedotto, …).

− MicroProgetti per favorire lo sviluppo di piccoli dispensari sanitari in area urbana e rurale (a titolo di esempio: miglioramento di attrezzature mediche e paramediche, pic-coli quantitativi di medicinali …).

All’interno di questi tre ambiti prioritari vengono considerati prevalenti i MicroProgetti di sviluppo ri-volti alle categorie più deboli e disagiate, quali ad esempio persone diversamente abili, orfani, ve-dove, ammalati, vittime di situazioni politiche particolari, migrati forzati, famiglie di carcerati ed ex-carcerati, gravi emarginati sociali anche in relazione a contesti culturali politici e religiosi particolari: fuori casta, aborigeni, indigeni, ecc.

Cosa non è finanziabile

La Caritas Italiana – nell’ ambito dei MicroProgetti di sviluppo non può finanziare:

− realizzazioni a favore di comunità religiose se a sostegno di attività intra congrega-zione o finalizzate alla costruzione o mantenimento di immobili a favore dei propri re-ligiosi

− realizzazioni strettamente pastorali come chiese, oratori o attività liturgiche e di cate-chesi

− acquisto mezzi di trasporto ed in particolare autovetture e veicoli in genere − costruzione di edifici − attività in momenti di emergenza − attività di sola assistenza − attività non sostenibili a conclusione del MicroProgetto di sviluppo − attività esclusivamente formative − salari, beni di consumo − spese amministrative, spese di trasporto, spese di spedizione o sdoganamento − spese effettuate prima dell’approvazione del MicroProgetto di sviluppo

Traccia per la presentazione di un MicroProgetto di sviluppo

La richiesta di finanziamento per un MicroProgetto di sviluppo dovrà essere compilata se-guendo seguenti voci:

LUOGO D’INTERVENTO

Indicare Nazione, Regione, Comune, Diocesi e parrocchia, distretto amministrativo e ecclesiastico

TITOLO DEL MICROPROGETTO Tutte le richieste devono contenere un titolo specifico

RICHIEDENTE LOCALE DEL MICROPROGETTO DI SVILUPPO

Indicare Nome e cognome, ruolo, indirizzo postale, indirizzo elettronico, numeri tele-fonici

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TRAMITE DELLA RICHIESTA (SE PRESENTE)

Indicare La denominazione dell’organismo, associazione o altra realtà che svolge un ruolo di tramite tra la Caritas italiana e il richiedente in loco del MicroProgetto di sviluppo.

Indicare Nome e cognome della persona con cui tenere i contatti, ruolo, indirizzo po-stale, indirizzo elettronico, numeri telefonici. Per questo tipo di collaborazione non è previsto da parte di Caritas Italiana alcun tipo di rimborso

RESPONSABILE DIRETTO DEL MICROPROGETTO DI SVILUPPO

Indicare Nome e cognome del responsabile diretto e descrizione dell’esperienza ac-quisita nel campo dell’intervento proposto.

Indicare Indirizzo postale, indirizzo elettronico, numeri telefonici

I MicroProgetti di sviluppo devono avere un responsabile operativo delle attività previste che ne garantisca la concreta realizzazione.

RESPONSABILE LEGALE

Indicare Nome e cognome, ruolo, indirizzo postale, indirizzo elettronico, numeri tele-fonici

I MicroProgetti di sviluppo devono avere un responsabile legale che si fa garante della buona esecuzione del MicroProgetto, ne supervisiona l’andamento, e si assume l’impegno di ri-spondere ad eventuali controversie anche di carattere economico. In caso di gravi inadem-pienze e in caso di impossibilità a realizzare il microprogetto, il responsabile legale si impe-gna sin dall’inizio della collaborazione con la Caritas Italiana a restituire le somme erogate.

BENESTARE DEL VESCOVO

Il MicroProgetto di sviluppo deve essere accompagnato da una lettera di gradimento del Ve-scovo, indirizzata alla Caritas Italiana, dove sia citato il MicroProgetto di sviluppo per il quale si richiede il finanziamento e si assicura che il programma è inserito nella pastorale sociale della sua Diocesi.

ORIGINE E GIUSTIFICAZIONE DELLA RICHIESTA DEL MICROPROGETTO DI SVILUPPO

Descrivere le condizioni della popolazione, soffermandosi più a lungo sul settore per il quale è richiesto il MicroProgetto di sviluppo e inoltre, se possibile, descrivere i criteri di valutazione adottati che hanno portato a considerare fattibile e priorita-rio il MicroProgetto di sviluppo proposto.

Descrivere il tipo di partecipazione dei destinatari del progetto all’elaborazione del Mi-croprogetto ed i vantaggi che deriveranno alla comunità locale dopo che il Mi-croProgetto di Sviluppo sarà realizzato.

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OBIETTIVI DEL MICROPROGETTO DI SVILUPPO E RISULTATI ATTESI

Descrivere l’obiettivo generale e gli obiettivi specifici

Descrivere le attività previste per raggiungere gli obiettivi proposti indicando anche le metodologie di realizzazione

Indicare e quantificare i beneficiari dell’azione (diretti e indiretti)

Descrivere come verrà assicurata la continuità ed autosufficienza del MicroProgetto di svi-luppo

TEMPI DI REALIZZAZIONE DEL MICROPROGETTO DI SVILUPPO

Indicare la data prevista di inizio e di fine del MicroProgetto di sviluppo

Il MicroProgetto di sviluppo dovrà realizzarsi, nell’arco di 4 mesi dal ricevimento del contribu-to approvato.

Ritardi dovuti da eventuali imprevisti dovranno essere tempestivamente segnalati a Caritas Italiana da parte del responsabile diretto del MicroProgetto di sviluppo.

Preventivo di spesa e contributo richiesto

Indicare per ogni singola voce di costo il preventivo di spesa e – se possibile – allega-re la fattura pro forma

Indicare gli acquisti di materiale dall’estero, descrivendo le motivazioni di tale scelta, se previsti.

Indicare solo tipologie di medicinali contemplati nel prontuario medico dell’Organizzazione Mondiale della Sanità, se previsti.

Indicare le voci di costo e il rispettivo preventivo per le quali è previsto il contributo della comunità locale e/o dell’Organismo tramite. Il preventivo in denaro indicato può essere anche la valorizzazione in materiale locale già disponibile, la pre-stazione di manodopera, l’utilizzo di strutture o locali.

Indicare separatamente – fuori preventivo – eventuali co-finanziamenti provenienti da altre realtà locali e non: Diocesi, Parrocchie, Congregazioni, Istituti religiosi, enti vari.

Contributo richiesto

Indicare il contributo richiesto a Caritas Italiana in valuta locale ed in Euro.

Indicare le coordinate bancarie dove ricevere il contributo, se approvato: Numero di conto bancario, valuta del conto, intestatario del conto, Nome della banca e indirizzo, codice Swift identificativo della banca per accredito estero e codice IBAN identificativo banca per accredito in Italia.

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Non vengono riconosciute quote per costi di gestione, tasse locali, costi di spedizione di ac-quisti all’estero, imprevisti , spese di spedizione di acquisti fatti all’estero.

Gli importi finanziati da Caritas Italiana per ciascun MicroProgetto di sviluppo non possono per nessuna ragione essere soggetti a decurtazioni e pertanto la somma stanziata dovrà es-sere interamente utilizzato ad esclusivo beneficio del MicroProgetto di sviluppo secondo il preventivo approvato.

Se nel Paese relativo al MicroProgetto di sviluppo presentato non esiste la quotazione dell’Euro, può essere indicato in alternativa in Dollari. In ogni caso la Caritas Italiana, se il MicroProgetto verrà approvato, impegnerà la somma in Euro Il contributo massimo per sin-golo MicroProgetto di sviluppo che Caritas Italiana può approvare non può superare 5.000 Euro.

Generalmente Caritas Italiana non finanzia più di uno/due progetti all’anno per ciascun re-sponsabile o Diocesi.

Traccia per la relazione descrittiva e finanziaria finale del MicroProgetto di sviluppo

RELAZIONE DESCRITTIVA FINALE

Indicare sempre il numero del MicroProgetto di sviluppo così come indicato nella let-tera di approvazione

Descrivere la realizzazione delle varie attività indicate nella proposta del MicroProgetto di sviluppo

Descrivere i benefici ricevuti dai destinatari e dalla comunità

Allegare fotografie e/o video e/o audio

Allegare documentazione altra come storie dei beneficiari, disegni …

RELAZIONE FINANZIARIA FINALE

Indicare sempre il numero del MicroProgetto di sviluppo così come indicato nella let-tera di approvazione

Descrivere l’andamento della spesa in riferimento al preventivo e il consuntivo finale.

Allegare documento bancario che attesti l’avvenuto ricevimento della somma inviata e il cambio praticato da euro alla valuta locale.

Allegare elenco di tutte le spese sostenute, relative fatture di spesa e ricevute di paga-mento.

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Procedura d’approvazione e verifica del MicroProgetto di sviluppo

Periodicamente un’apposita Commissione MicroProgetti di sviluppo di Caritas Italiana esa-mina i vari MicroProgetti di sviluppo pervenuti. A seguito di ogni Commissione la Caritas Italiana provvede ad informare gli interessati, via posta e/o via e-mail, dell’esito del MicroProgetto di svi-luppo.

− Se il MicroProgetto di sviluppo non viene approvato, viene data comunicazione scritta indicandone i motivi. (RESPINTO - Sigla di riferimento: RE )

− Se il MicroProgetto di sviluppo è mancante di alcuni documenti o descrizioni richie-ste nella traccia di presentazione viene fatta, al responsabile del MicroProgetto di svi-luppo, richiesta di integrazione. (ATTESA - sigla di riferimento: AT)

− Se il MicroProgetto di sviluppo è approvato la Caritas Italiana provvede ad informare il richiedente e ad inviare la somma approvata secondo le modalità indicate nella do-manda di presentazione del MicroProgetto di sviluppo. (APPROVATO - sigla di rife-rimento: MP numero/anno)

Il destinatario del contributo è tenuto a dare tempestiva comunicazione della regolare rice-zione della somma inviata da Caritas Italiana.

I tempi di questa procedura di norma non superano i tre mesi dall’arrivo della presentazione del MicroProgetto di sviluppo.

In caso di contributi parziali approvati o di finanziamenti totali come richiesti dal beneficiario, la Caritas Italiana non può impegnarsi all’invio di ulteriori contributi per il completamento del pro-getto.

Non possono essere approvati nuovi MicroProgetti di sviluppo per lo stesso responsabile se sono ancora in fase di realizzazione MicroProgetti di sviluppo precedentemente finanziati.

La Caritas Italiana si riserva di verificare e valutare il raggiungimento degli obiettivi generali e specifici, in base al rapporto ricevuto e con visite effettuate direttamente o indirettamente, attraver-so suoi incaricati.