Upload
hanhi
View
277
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 2 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
DISEDIAKAN OLEH : TANDATANGAN :
NAMA : YBHG. DATO’ ZAINUDDIN BIN AHAMAD
JAWATAN : TIMBALAN KETUA PENGARAH (PERANCANGAN) TARIKH : 23 JUN 2016 DILULUSKAN OLEH
:
TANDATANGAN : NAMA : YBHG. DATO’ DR. DOLBANI BIN MIJAN JAWATAN : KETUA PENGARAH
JPBD SEMENANJUNG MALAYSIA TARIKH : 23 JUN 2016
i
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 3 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
SENARAI EDARAN
Bil. Penerima Tempat No. Salinan Kawalan
1. Ketua Pengarah JPBD Ibu Pejabat 1 2. Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan) JPBD Ibu Pejabat 2 3. Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan) JPBD Ibu Pejabat 3 4. Penyelaras Sistem Pengurusan Kualiti JPBD SM JPBD Ibu Pejabat 4 5. Ketua Sistem Audit Pejabat Pengawal
Dokumen 5
Bahagian Rancangan Fizikal Negara (BRFN) 6. Pengarah Bahagian Rancangan Fizikal Negara Pejabat BRFN 6 7. Ketua Unit RFN Pejabat BRFN 6A 8. Ketua Unit DPN Pejabat BRFN 6B 9. Ketua Unit DPFDN Pejabat BRFN 6C
10. Ketua Unit MPFN Pejabat BRFN 6D 11. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BRFN 6E 12. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BRFN 6F 13. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BRFN 6G
Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan (BPP) 14. Pengarah Bahagian Penyelidikan dan
Pembangunan Pejabat BPP 7
15. Ketua Unit Gunatanah Pejabat BPP 7A 16. Ketua Unit Penilaian Dasar (Unit Khas WUF9) Pejabat BPP 7B 17. Ketua Unit Alam Sekitar Pejabat BPP 7C 18. Ketua Unit Morfologi Pejabat BPP 7D 19. Ketua Unit Metodologi Perancangan Pejabat BPP 7E 20. Ketua Unit Khas NKRA Bandar Selamat Pejabat BPP 7F 21. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7G 22. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7H 23. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7I 24. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7J 25. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7K 26. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7L
Bahagian Korporat (BK) 27. Pengarah Bahagian Korporat Pejabat BK 8 28. Ketua Unit Komunikasi dan Hubungan Awam Pejabat BK 8A 29. Ketua Unit Hubungan Antarabangsa Pejabat BK 8B 30. Ketua Unit Kualiti, Keurusetiaan dan Penyelarasan Pejabat BK 8C 31. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BK 8D
Unit Integriti (UI) 32. Ketua Unit Integriti Pejabat UI 9
Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) 33. Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan Pejabat BKP 11
ii
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 4 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
Bil. Penerima Tempat No. Salinan Kawalan
34. Ketua Seksyen Pentadbiran Pejabat BKP 11A 35. Ketua Seksyen Sumber Manusia Pejabat BKP 11B 36. Ketua Seksyen Kewangan Pejabat BKP 11C 37. Ketua Seksyen Teknologi Maklumat Pejabat BKP 11D
Bahagian Perundangan dan Kawal Selia Perancangan (BPKSP) 38. Pengarah Bahagian Perundangan dan Kawal Selia
Perancangan Pejabat BPKSP 12
39. Ketua Unit Kawalselia Perancangan Pejabat BPKSP 12A 40. Ketua Unit Gubalan Teknikal Pejabat BPKSP 12B 41. Ketua Unit Khidmat Nasihat Perancangan Pejabat BPKSP 12C
Bahagian Perancangan Wilayah (BPW) 42. Pengarah Bahagian Perancangan Wilayah Pejabat BPW 13 43. Ketua Unit Urus Setia Jawatankuasa Perancang
Wilayah Pejabat BPW 13A
44. Ketua Unit Rancangan Wilayah Pejabat BPW 13B 45. Ketua Unit Projek Berkepentingan Nasional Pejabat BPW 13C
Unit Penyelarasan Projek (UPP) 46. Ketua Unit Penyelarasan Projek Pejabat UPP 14
Bahagian Maklumat Gunatanah Negara (BMGN) 47. Pengarah Bahagian Maklumat Gunatanah Negara Pejabat BMGN 15 48. Ketua Unit Khidmat Pengguna Pejabat BMGN 15A 49. Ketua Unit Maklumat Gunatanah Pejabat BMGN 15B
Pejabat Projek Zon Tengah (PPZT) 50. Pengarah Pejabat Projek Zon Tengah Pejabat PPZT 16 51. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 1 Pejabat PPZT 16A 52. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 2 Pejabat PPZT 16B 53. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 3 Pejabat PPZT 16C 54. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 4 Pejabat PPZT 16D 55. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 5 Pejabat PPZT 16E 56. Ketua Unit Pemantauan Pejabat PPZT 16F 57 Ketua Unit Penyelarasan Maklumat Perancangan Pejabat PPZT 16G
Pejabat Projek Zon Selatan (PPZS) 58. Pengarah Pejabat Projek Zon Selatan Pejabat PPZS 17 59. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 1 Pejabat PPZS 17A 60. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 2 Pejabat PPZS 17B 61. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 3 Pejabat PPZS 17C 62. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 4 Pejabat PPZS 17D 63. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 5 Pejabat PPZS 17E 64. Ketua Unit Pemantauan Pejabat PPZS 17F 65. Ketua Unit Penyelarasan Maklumat Perancangan Pejabat PPZS 17G
Pejabat Projek Zon Timur (PPZR) 66. Pengarah Pejabat Projek Zon Timur Pejabat PPZR 18 67. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 1 Pejabat PPZR 18A
iii
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 5 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
Bil. Penerima Tempat No. Salinan Kawalan
68. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 2 Pejabat PPZR 18B 69. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 3 Pejabat PPZR 18C 70. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 4 Pejabat PPZR 18D 71. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 5 Pejabat PPZR 18E 72. Ketua Unit Pemantauan Pejabat PPZR 18F 73. Ketua Unit Penyelarasan Maklumat Perancangan Pejabat PPZR 18G
Pejabat Projek Zon Utara (PPZU) 74. Pengarah Pejabat Projek Zon Utara Pejabat PPZU 19 75. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 1 Pejabat PPZU 19A 76. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 2 Pejabat PPZU 19B 77. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 3 Pejabat PPZU 19C 78. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 4 Pejabat PPZU 19D 79. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 5 Pejabat PPZU 19E 80. Ketua Unit Pemantauan Pejabat PPZU 19F 81. Ketua Unit Penyelarasan Maklumat Perancangan Pejabat PPZU 19G
iv
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 6 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
SINGKATAN
1. BK - Bahagian Korporat
2. BKP Bahagian Khidmat Pengurusan
3. BMGN - Bahagian Maklumat Gunatanah Negara
4. BPKSP - Bahagian Perundangan dan Kawal Selia Perancangan
5. BPP - Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan
6. BPW - Bahagian Perancangan Wilayah
7. BRFN - Bahagian Rancangan Fizikal Negara
8. BRP - Bahagian Rancangan Pembangunan
9. DPFDN - Dasar Perancangan Fizikal Desa Negara
10. DPN - Dasar Perbandaran Negara
11. EPU - Unit Perancang Ekonomi (Economic Planning Unit)
12. GIS - Sistem Maklumat Geografi (Geographic Information System)
13. ICT - Teknologi Maklumat dan Komunikasi
(Information Communication and Technology)
14. IP - Ibu Pejabat
15. I-Plan Sistem Maklumat Guna Tanah Perancangan Bersepadu
(Intergrated Planning Landuse System)
16. IPTA - Institut Pengajian Tinggi Awam
17. IPTS - Institut Pengajian Tinggi Swasta
18. JAS - Jabatan Alam Sekitar
19. JKPAK Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan
20. J/K Pengurusan - Jawatankuasa Pengurusan
21. J/K Perolehan - Jawatankuasa Perolehan
22. JKR - Jabatan Kerja Raya
23. JKSP - Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan
24. JITU - Jawatankuasa Integriti dan Tadbir Urus
25. JT ICT - Jawatankuasa Teknikal ICT
26. JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
27. JPBD - Jabatan Perancangan Bandar dan Desa
28. JPBD SM - Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung
Malaysia
29. JPICT - Jawatankuasa Pemandu Information Communication and
Technology
v
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 7 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
30. JPKA - Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
31. JPN - Jawatankuasa Perancang Negeri
32. JPP - Jawatankuasa Perancangan dan Pembangunan
33. JPW - Jawatankuasa Perancang Wilayah
34. KIK - Kumpulan Inovatif dan Kreatif
35. KM - Ketua Menteri
36. KP - Ketua Pengarah
37. KPI - Key Performance Indicator
38. KPKT - Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan
Kerajaan Tempatan
39. KPP - Ketua Penolong Pengarah
40. KSA - Ketua Sistem Audit
41. KSU KPKT - Ketua Setiausaha, Kementerian Kesejahteraan Bandar,
Perumahan dan Kerajaan Tempatan
42. LPK KPKT - Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian Kesejahteraan
Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan
43. MAMPU Unit Pemodenan Tadbiran dan Pengurusan Malaysia
(Malaysian Admistrative Modernisation Planning Unit)
44. MB - Menteri Besar
45. MBJ - Majlis Bersama Jabatan
46. MK - Manual Kualiti
47. MMKN - Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri
48. MPFN - Majlis Perancang Fizikal Negara
49. MSC - Koridor Raya Multimedia (Multimedia Super Corridor)
50. MS ISO Malaysian Standard International Organization For
Standardization
51. NGO - Persatuan Badan Bukan Kerajaan (Non-governmental
Organisation)
52. NBOS Strategi Lautan Biru Kebangsaan (National Blue Oceon
Strategy)
53. PAD - Pasukan Audit Dalaman
54. PBN - Pihak Berkuasa Negeri
55. PBPT - Pihak Berkuasa Perancang Tempatan
56. PBT - Pihak Berkuasa Tempatan
57. PKK - Prosedur Kualiti Khas
58. PKT - Prosedur Kualiti Teras
59. PKU - Prosedur Kualiti Umum
vi
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 8 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
60. PP - Pegawai Perancang Bandar
61. PPA - Panduan Pelaksanaan Akta 172
62. PPP - Penolong Pegawai Perancang Bandar
63. PPSM - Panel Pembangunan Sumber Manusia
64. PPZR - Pejabat Projek Zon Timur
65. PPZS - Pejabat Projek Zon Selatan
66. PPZT - Pejabat Projek Zon Tengah
67. PPZU - Pejabat Projek Zon Utara
68. PTB - Pembangunan Tanah Bersepakat
69. PTG - Pejabat Tanah dan Galian
70. PTK Pelan Tindakan Khas
71. PTPSJ - Pelan Tindakan Pelan Strategik Jabatan
72. RFN - Rancangan Fizikal Negara
73. RFZPPN - Rancangan Fizikal Zon Persisiran Pantai Negara
74. RKK - Rancangan Kawasan Khas
75. RMLT - Rancangan Malaysia Lima Tahun
76. RS - Rancangan Struktur
77. RT - Rancangan Tempatan
78. RW - Rancangan Wilayah
79. SKT - Sasaran Kerja Tahunan
80. SPK - Sistem Pengurusan Kualiti
81. SPP II - Sistem Pemantauan Projek II
82. SSM - Seksyen Sumber Manusia
83. STM - Seksyen Teknologi Maklumat
84. SUB - Setiausaha Bahagian
85. SUK - Setiausaha Kerajaan Negeri
86. TKP (Perancangan) - Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan)
87. TKP (Pembangunan) - Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan)
88. TKSU - Timbalan Ketua Setiausaha
89. TWP - Timbalan Wakil Pengurusan
90. UI - Unit Integriti
91. UPEN - Unit Perancang Ekonomi Negeri
92. UPP - Unit Penyelarasan Projek
93. WP - Wakil Pengurusan
94. YAB - Yang Amat Berhormat
vii
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 9 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
Terminologi
1. Audit Dalaman - Prosedur yang dibangunkan bagi menilai tahap keakuran dan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.
2. Dokumen - Rekod yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem kualiti. Ia juga merangkumi dokumen luaran seperti akta, manual, garis panduan, arahan perbendaharaan dan pekeliling-pekeliling perkhidmatan.
3. Dokumen Kualiti - Merangkumi Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 4. Klausa - Skop keperluan/elemen yang diperlukan dalam MS ISO
9001: 2008. 5. Komunikasi Dalaman - Kaedah perhubungan/interaksi antara pengurusan dan
seluruh warga JPBD SM. 6. Manual Kualiti - Dokumen yang menjelaskan dasar dan perancangan JPBD
SM. Manual Kualiti ini adalah sumber rujukan utama SPK MS ISO 9001:2008 JPBD SM.
7. Matrik Dokumentasi - Menunjukkan klausa keperluan MS ISO dan rujukan kepada prosedur-prosedur berdokumen yang dibangunkan.
8. Pelanggan - Orang yang menerima produk hasil dan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti yang didokumenkan.
9. Perolehan - Merangkumi aspek-aspek seperti pelantikan perunding serta pembekal barang dan peralatan Jabatan.
10. Prosedur Kualiti - Prosedur-prosedur yang dibangunkan bagi menyokong aktiviti-aktiviti yang dikenalpasti dalam pelaksanaan ISO dapat dilaksanakan dengan berkesan.
11. Rekod - Bukti operasi pelaksanaan sistem yang merangkumi surat, laporan, fail dan pelan hasil daripada pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.
12. Sumber - Merangkumi aspek-aspek seperti agihan peruntukan, sumber manusia, latihan kemahiran, kemudahan prasarana dan persekitaran kerja.
13. Tindakan Pembetulan - Tindakan yang diambil untuk mengenal pasti punca serta tindakan-tindakan pembetulan yang dilaksanakan supaya tidak berulang.
14. Tindakan Pencegahan - Tindakan yang diambil dalam mengenal pasti potensi masalah yang dijangka berlaku serta langkah-langkah yang diambil bagi memastikan masalah tidak berlaku.
viii
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 10 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
KANDUNGAN MANUAL KUALITI SEKSYEN TAJUK M/S MK RUJUKAN
MS ISO 9001: 2008
Senarai Edaran ii Singkatan v Terminologi viii Senarai Kandungan Manual Kualiti ix 1.0 PENGENALAN
1.1 Ringkasan Manual Kualiti 1 1.2 Kawalan dan Edaran Manual Kualiti 1 4.2.3
2.0 SKOP
2.1 Skop Pensijilan 2 4.2.2 (a) 2.2 Penyisihan Klausa 2 1.2 2.3 Matrik Dokumentasi 2 4.2.2 (b)
3.0 JPBD SM SECARA RINGKAS
3.1 Peranan JPBD SM 18 4.1 3.2 Visi dan Misi 19 5.3 3.3 Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan 19 5.2
Piagam Pelanggan 5.3,5.4.1 3.3.1 Dasar Kualiti Jabatan 19 5.4.1 3.3.2 Objektif Kualiti Jabatan 19 5.4.1 3.3.3 Piagam Pelanggan Jabatan 21 3.3.4 Objektif Kualiti Bahagian-Bahagian 22
3.4 Komitmen Pengurusan 27 5.1 3.5 Struktur Organisasi 28 5.5 3.6 Tanggungjawab dan Kuasa 28 5.5.1 3.7 Komunikasi Dalaman 31 5.5.3 3.8 Pengagihan Sumber 32 6.1
4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI JPBD SM
4.1 Aktiviti Kualiti 33 5.4.2 4.2 Proses Operasi JPBD SM 34 4.1 4.3 Wakil Pengurusan 34 5.5.2 4.4 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 35 5.4.2 4.5 Kajian Semula Pengurusan 41 5.6
ix
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 11 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
SEKSYEN TAJUK M/S MK RUJUKAN
MS ISO 9001: 2008
5.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)
5.1 Kawalan Dokumen 43 4.2.3 5.2 Kawalan Rekod 46 4.2.4 5.3 Audit Dalaman 46 8.2.2 5.4 Kawalan Perkhidmatan Yang 48 8.3
Tidak Menepati Spesifikasi 5.5 Tindakan Pembetulan 49 8.5.2 5.6 Tindakan Pencegahan 50 8.5.3
6.0 PENGURUSAN SUMBER
6.1 Pengenalpastian Sumber 51 6.1 6.2 Pengurusan Sumber Manusia 51 6.2
6.2.1 Perihal Perkhidmatan 51 6.2.1 6.2.2 Kelayakan Pengambilan Tenaga Kerja 51 6.2.2 6.2.3 Latihan dan Kesedaran 51 6.2.2 6.2.4 Kemahiran 52 6.2.2
6.3 Infrastruktur 52 6.3 6.4 Persekitaran Tempat Kerja 52 6.4
7.0 KAWALAN OPERASI PERKHIDMATAN JPBD SM
7.1 Perancangan Pelaksanaan 53 7.1 Aktiviti-Aktiviti JPBD SM
7.2 Pengenalpastian Keperluan Pelanggan 53 7.2 7.2.1 Keperluan Pelanggan 53 7.2.1 7.2.2 Semakan Terhadap Keperluan 55 7.2.2
Berkaitan Produk 7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan 56 7.2.3
7.3 Rekabentuk dan Pembangunan 56 7.3 7.3.1 Perancangan Rekabentuk 56 7.3.1
dan Pembangunan 7.3.2 Input Rekabentuk dan 59 7.3.2
Pembangunan 7.3.3 Output Rekabentuk dan 59 7.3.3
Pembangunan 7.3.4 Semakan Rekabentuk dan 59 7.3.4
Pembangunan 7.3.5 Verifikasi Rekabentuk dan 60 7.3.5
Pembangunan 7.3.6 Pengesahan Rekabentuk dan 60 7.3.6
Pembangunan 7.3.7 Kawalan Perubahan 67 7.3.7
x
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 12 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
SEKSYEN TAJUK M/S MK RUJUKAN
MS ISO 9001: 2008
7.2 Perolehan 67 7.4 7.2.1 Perlantikan Perkhidmatan Perolehan 67 7.4.1 7.2.2 Maklumat Perolehan 68 7.4.2 7.2.3 Verifikasi Produk Yang Diperolehi 68 7.4.3
7.3 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan 68 7.5 7.3.1 Kawalan Penyediaan Produk dan 68 7.5.1
Perkhidmatan 7.3.2 Validasi Proses Penyediaan 69 7.5.2 7.3.3 Pengenalan dan Kemudahkesanan 69 7.5.3 7.3.4 Hakmilik Pelanggan 69 7.5.4 7.3.5 Pemeliharaan Produk 69 7.5.5
7.4 Kawalan Peralatan Pengukuran dan 69 7.6 Pemantauan
8.0 PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 Am 70 8.1 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 70 8.2
8.2.1 Kepuasan Pelanggan 70 8.2.1 8.2.2 Keberkesanan Sistem 71 8.2.2
Pengurusan Kualiti 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 71 8.2.3 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 71 8.2.4
8.3 Analisis Data 72 8.4 8.4 Tindakan Penambahbaikan 72 8.5
SENARAI RAJAH Rajah 2.0 Matriks Dokumentasi MS ISO 9001:2008 3
Bagi Perkhidmatan Perancangan Bandar Dan Desa
Rajah 3.0 Struktur Organisasi JPBD SM 29 Rajah 4.0 Hubungkait Proses ISO 36 Rajah 4.1 Hairaki Dokumentasi SPK MS ISO 38 9001:2008
xi
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 13 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
REKOD PINDAAN PROSEDUR MANUAL KUALITI Mesyuarat Pagi Jabatan Bil. 15/2016 pada 23 Jun 2016 telah bersetuju Dokumen Prosedur Manual Kualiti Jabatan ditambahbaik kepada keluaran 3 selaras dengan peralihan pengurusan tertinggi Jabatan dan pindaan terhadap PKK bagi BRFN, BPW, BRP, BKP, BPP, BPKSP dan BK.
No. Keluaran/ Pindaan
Tarikh Keterangan Ringkas Pindaan
Muka Surat Terlibat
Bilangan Pindaan Kelulusan
xii
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 14 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
PENGENALAN
1.1 Ringkasan MK
01 MK ini mengandungi penjelasan mengenai komitmen Pihak Pengurusan di dalam SPK dan keakurannya termasuk pengurusan sumber, kawalan operasi, pengukuran, analisis dan penambahbaikan. Komitmen ini dijelaskan dalam dasar dan objektif kualiti yang menjadi panduan Jabatan.
02 WP dan TWP adalah bertanggungjawab untuk menyedia dan mengemaskini
dokumen ini.
03 MK ini digunapakai pada keseluruhan JPBD SM seperti alamat di bawah:
Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia (JPBD SM) Jalan Cenderasari, 50646 KUALA LUMPUR
04 Dokumen yang menyokong MK ini adalah dinyatakan pada Klausa 4.4 dalam MK
ini. 05 Semua warga kerja JPBD SM dikehendaki memahami dan melaksanakan dasar-
dasar ini demi memastikan tahap keakuran yang tinggi dapat dicapai. Juga diharapkan dengan terlaksananya dasar-dasar ini maka persekitaran kerja harmoni dapat dicapai ke arah memperkukuhkan semangat kerja berpasukan untuk mencapai objektif-objektif JPBD SM.
1.2 Kawalan dan Edaran MK
06 Salinan Terkawal MK akan diserahkan kepada Penyandang Jawatan.
Penyandang Jawatan tersebut bertanggungjawab di atas keselamatan MK berserta pengemaskinian apabila perlu.
07 Sebarang pindaan dan penambahbaikan ke atas dasar-dasar yang termaktub di
dalam MK ini akan melalui proses yang dinyatakan dalam JPBD (IP) PKU 01: Kawalan Dokumen demi memastikan ianya sentiasa terkawal dan terkini.
1 dari 73
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 15 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
2.0 SKOP
2.1 Skop Pensijilan 01 Skop pensijilan bagi MS ISO 9001:2008 ini ialah Perkhidmatan Perancangan
Bandar dan Desa bagi penyediaan kajian-kajian Rancangan Fizikal Negara, Rancangan Wilayah, Rancangan Struktur, Rancangan Tempatan, Kajian Penyelidikan Perancangan dan aktiviti di bawah peruntukan Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) serta aktiviti-aktiviti berkaitan dengan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia.
2.2 Penyisihan Klausa 02 Setelah penelitian JKSP Pelaksanaan SPK JPBD SM terhadap keperluan ISO
9001:2008, klausa yang disisihkan adalah seperti di bawah:
KLAUSA TAJUK KLAUSA JUSTIFIKASI
7.5.2 Pengesahan Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan
Semua aktiviti JPBD SM dikehendaki melalui proses-proses penelitian yang terperinci sebelum ianya diluluskan.
7.5.4 Hakmilik Pelanggan
Semua produk / perkhidmatan yang dihasilkan oleh JPBD SM tidak melibatkan sebarang peralatan / perkakasan yang dimiliki oleh pelanggan.
7.5.5 Pemeliharaan Produk
Semua produk tidak terdedah kepada risiko pengendalian penyimpanan, penghantaran yang boleh membawa kecacatan kepada produk.
7.6 Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran
Penghasil produk / perkhidmatan oleh JPBD SM tidak melibatkan penggunaan peralatan yang memerlukan pemantauan sepanjang masa.
2.3 Matrik Dokumentasi 03 Matrik Dokumentasi menunjukkan manual dan prosedur-prosedur kualiti yang
dibangunkan menepati keperluan ISO 9001:2008 (sila rujuk Rajah 2.0).
2 dari 73
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 3 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
RAJAH 2.0 : MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001:2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKU
PKT
PKK (RT)
KLAUSA 01 02 03 04 05 06 01 02 03 04 05 06 07 08 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4 4.0
Keperluan Am 4.1 4.1
Keperluan – Keperluan Dokumentasi 4.2 4.4
• Am 4.2.1 4.4
• Manual Kualiti 4.2.2 4.4
• Kawalan Dokumen 4.2.3 5.1
• Kawalan Rekod 4.2.4 5.2
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5 3.0
Komitmen Pengurusan 5.1 3.4
Fokus Kepada Pelanggan 5.2 7.2
Dasar Kualiti 5.3 3.3
Perancangan 5.4 4.0
• Objektif Kualiti 5.4.1 3.3
• Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 4.4
Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5 3.6
• Tanggungjawab dan Kuasa 5.5.1 3.6
• Wakil Pengurusan 5.5.2 4.3
• Komunikasi Dalaman 5.5.3 3.7
Kajian Semula Pengurusan 5.6 4.5
• Am 5.6.1 4.5
• Input Kajian Semula 5.6.2 4.5
• Output Kajian Semula 5.6.3 4.5
PENGURUSAN SUMBER 6 6.0
Penyediaan Sumber 6.1 6.1
Sumber Manusia 6.2 6.2
• Am 6.2.1 6.2.1
• Kompetensi, Latihan dan Kesedaran 6.2.2 6.2.3 / 6.2.4
Infrastruktur 6.3 6.3
Persekitaran Kerja 6.4 6.4
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 4 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:20
08
MK JP
BD PKU
PKT
PKK (RT)
KLAUSA 01 02 03 04 05 06 01 02 03 04 05 06 07 08 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
REALISASI PRODUK 7 7.0
Perancangan Realisasi Produk 7.1 7.1
Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2 7.2
• Menentukan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.1 7.2.1
• Semakan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.2 7.2.2
• Komunikasi Dengan Pelanggan 7.2.3 7.2.3
Rekabentuk dan Pembangunan 7.3 7.3
• Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 7.3.1
• Input Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.2 7.3.2
• Output Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.3 7.3.3
• Semakan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.4 7.3.4
• Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.5 7.3.5
• Validasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.6 7.3.6
• Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.7 7.3.7
Perolehan 7.4 7.4
• Proses Perolehan 7.4.1 7.4.1
• Maklumat Perolehan 7.4.2 7.4.1
• Verifikasi Produk Perolehan 7.4.3 7.4.1
Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5 7.5
• Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.1 7.5.
• Validasi Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.2 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
• Verifikasi dan Kemudahkesanan 7.5.3 7.5
• Hartamilik Pelanggan 7.5.4 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
• Pemeliharaan Produk 7.5.5 7.5 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 7.6 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 5 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKU
PKT
PKK (RT)
KLAUSA 01 02 03 04 05 06 01 02 03 04 05 06 07 08 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 8.0
Am 8.1 8.1
Pemantauan dan Pengukuran 8.2 8.2
• Kepuasan Pelanggan 8.2.1 8.2.1
• Audit Dalaman 8.2.2 5.3
• Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 8.2.3
• Pemantauan dan Pengukuran Produk 8.2.4 8.2.4
Kawalan Produk Yang Tidak Akur 8.3 5.4
Analisis Data 8.4 8.3
Penambahbaikan 8.5 8.4
• Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 8.4
• Tindakan Pembetulan 8.5.2 5.5
• Tindakan Pencegahan 8.5.3 5.6
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 6 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (RS Kajian Semula)
PKK (UPP)
PKK (RFN)
KLAUSA 01 02 03 04 05 06 07 08 09 01 RFN 01 RFN 02 RFN 03 RFN 04 RFN 05 RFN 06
SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4 4.0
Keperluan Am 4.1 4.1
Keperluan – Keperluan Dokumentasi 4.2 4.4
• Am 4.2.1 4.4
• Manual Kualiti 4.2.2 4.4
• Kawalan Dokumen 4.2.3 5.1
• Kawalan Rekod 4.2.4 5.2
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5 3.0
Komitmen Pengurusan 5.1 3.4
Fokus Kepada Pelanggan 5.2 7.2
Dasar Kualiti 5.3 3.3
Perancangan 5.4 4.0
• Objektif Kualiti 5.4.1 3.3
• Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 4.4
Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5 3.6
• Tanggungjawab dan Kuasa 5.5.1 3.6
• Wakil Pengurusan 5.5.2 4.3
• Komunikasi Dalaman 5.5.3 3.7
Kajian Semula Pengurusan 5.6 4.5
• Am 5.6.1 4.5
• Input Kajian Semula 5.6.2 4.5
• Output Kajian Semula 5.6.3 4.5
PENGURUSAN SUMBER 6 6.0
Penyediaan Sumber 6.1 6.1
Sumber Manusia 6.2 6.2
• Am 6.2.1 6.2.1
• Kompetensi, Latihan dan Kesedaran 6.2.2 6.2.3 / 6.2.4
Infrastruktur 6.3 6.3
Persekitaran Kerja 6.4 6.4
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 7 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (RS Kajian Semula)
PKK (UPP)
PKK (RFN)
KLAUSA 01 02 03 04 05 06 07 08 09 01 RFN 01 RFN 02 RFN 03 RFN 04 RFN 05 RFN 06
REALISASI PRODUK 7 7.0
Perancangan Realisasi Produk 7.1 7.1
Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2 7.2
• Menentukan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.1 7.2.1
• Semakan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.2 7.2.2
• Komunikasi Dengan Pelanggan 7.2.3 7.2.3
Rekabentuk dan Pembangunan 7.3 7.3
• Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 7.3.1
• Input Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.2 7.3.2
• Output Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.3 7.3.3
• Semakan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.4 7.3.4
• Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.5 7.3.5
• Validasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.6 7.3.6
• Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.7 7.3.7
Perolehan 7.4 7.4
• Proses Perolehan 7.4.1 7.4.1
• Maklumat Perolehan 7.4.2 7.4.1
• Verifikasi Produk Perolehan 7.4.3 7.4.1
Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5 7.5
• Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.1 7.5.
• Validasi Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.2 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
• Verifikasi dan Kemudahkesanan 7.5.3 7.5
• Hartamilik Pelanggan 7.5.4 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
• Pemeliharaan Produk 7.5.5 7.5 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 7.6 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 8 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (RS Kajian Semula)
PKK (UPP)
PKK (RFN)
KLAUSA 01 02 03 04 05 06 07 08 09 01 RFN 01 RFN 02 RFN 03 RFN 04 RFN 05 RFN 06
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 8.0
Am 8.1 8.1
Pemantauan dan Pengukuran 8.2 8.2
• Kepuasan Pelanggan 8.2.1 8.2.1
• Audit Dalaman 8.2.2 5.3
• Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 8.2.3
• Pemantauan dan Pengukuran Produk 8.2.4 8.2.4
Kawalan Produk Yang Tidak Akur 8.3 5.4
Analisis Data 8.4 8.3
Penambahbaikan 8.5 8.4
• Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 8.4
• Tindakan Pembetulan 8.5.2 5.5
• Tindakan Pencegahan 8.5.3 5.6
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 9 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (MPFN)
PKK (DPN)
PKK (BPW)
KLAUSA MPFN 01 MPFN 02 MPFN 03 DPN 01 DPN 02 DPN 03 DPN 04 DPN 05 DPN 06 JPW 01 JPW 02 RW 01 RW 02 RW 03 RW 04 RW 05
SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4 4.0
Keperluan Am 4.1 4.1
Keperluan – Keperluan Dokumentasi 4.2 4.4
• Am 4.2.1 4.4
• Manual Kualiti 4.2.2 4.4
• Kawalan Dokumen 4.2.3 5.1
• Kawalan Rekod 4.2.4 5.2
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5 3.0
Komitmen Pengurusan 5.1 3.4
Fokus Kepada Pelanggan 5.2 7.2
Dasar Kualiti 5.3 3.3
Perancangan 5.4 4.0
• Objektif Kualiti 5.4.1 3.3
• Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 4.4
Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5 3.6
• Tanggungjawab dan Kuasa 5.5.1 3.6
• Wakil Pengurusan 5.5.2 4.3
• Komunikasi Dalaman 5.5.3 3.7
Kajian Semula Pengurusan 5.6 4.5
• Am 5.6.1 4.5
• Input Kajian Semula 5.6.2 4.5
• Output Kajian Semula 5.6.3 4.5
PENGURUSAN SUMBER 6 6.0
Penyediaan Sumber 6.1 6.1
Sumber Manusia 6.2 6.2
• Am 6.2.1 6.2.1
• Kompetensi, Latihan dan Kesedaran 6.2.2 6.2.3 / 6.2.4
Infrastruktur 6.3 6.3
Persekitaran Kerja 6.4 6.4
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 10 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (MPFN)
PKK (DPN)
PKK (BPW)
KLAUSA MPFN 01 MPFN 02 MPFN 03 DPN 01 DPN 02 DPN 03 DPN 04 DPN 05 DPN 06 JPW 01 JPW 02 RW 01 RW 02 RW 03 RW 04 RW 05
REALISASI PRODUK 7 7.0
Perancangan Realisasi Produk 7.1 7.1
Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2 7.2
• Menentukan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.1 7.2.1
• Semakan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.2 7.2.2
• Komunikasi Dengan Pelanggan 7.2.3 7.2.3
Rekabentuk dan Pembangunan 7.3 7.3
• Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 7.3.1
• Input Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.2 7.3.2
• Output Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.3 7.3.3
• Semakan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.4 7.3.4
• Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.5 7.3.5
• Validasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.6 7.3.6
• Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.7 7.3.7
Perolehan 7.4 7.4
• Proses Perolehan 7.4.1 7.4.1
• Maklumat Perolehan 7.4.2 7.4.1
• Verifikasi Produk Perolehan 7.4.3 7.4.1
Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5 7.5
• Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.1 7.5.
• Validasi Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.2 PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA
• Verifikasi dan Kemudahkesanan 7.5.3 7.5
• Hartamilik Pelanggan 7.5.4 PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA
• Pemeliharaan Produk 7.5.5 7.5 PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA
Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 7.6 PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 11 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (MPFN)
PKK (DPN)
PKK (BPW)
KLAUSA MPFN 01 MPFN 02 MPFN 03 DPN 01 DPN 02 DPN 03 DPN 04 DPN 05 DPN 06 JPW 01 JPW 02 RW 01 RW 02 RW 03 RW 04 RW 05
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 8.0
Am 8.1 8.1
Pemantauan dan Pengukuran 8.2 8.2
• Kepuasan Pelanggan 8.2.1 8.2.1
• Audit Dalaman 8.2.2 5.3
• Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 8.2.3
• Pemantauan dan Pengukuran Produk 8.2.4 8.2.4
Kawalan Produk Yang Tidak Akur 8.3 5.4
Analisis Data 8.4 8.3
Penambahbaikan 8.5 8.4
• Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 8.4
• Tindakan Pembetulan 8.5.2 5.5
• Tindakan Pencegahan 8.5.3 5.6
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 12 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (BPP)
PKK (BPKSP)
KLAUSA GPP 01 AKTA 01 AKTA 02 KAEDAH KAWAL SELIA PPA
SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4 4.0
Keperluan Am 4.1 4.1
Keperluan – Keperluan Dokumentasi 4.2 4.4
• Am 4.2.1 4.4
• Manual Kualiti 4.2.2 4.4
• Kawalan Dokumen 4.2.3 5.1
• Kawalan Rekod 4.2.4 5.2
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5 3.0
Komitmen Pengurusan 5.1 3.4
Fokus Kepada Pelanggan 5.2 7.2
Dasar Kualiti 5.3 3.3
Perancangan 5.4 4.0
• Objektif Kualiti 5.4.1 3.3
• Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 4.4
Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5 3.6
• Tanggungjawab dan Kuasa 5.5.1 3.6
• Wakil Pengurusan 5.5.2 4.3
• Komunikasi Dalaman 5.5.3 3.7
Kajian Semula Pengurusan 5.6 4.5
• Am 5.6.1 4.5
• Input Kajian Semula 5.6.2 4.5
• Output Kajian Semula 5.6.3 4.5
PENGURUSAN SUMBER 6 6.0
Penyediaan Sumber 6.1 6.1
Sumber Manusia 6.2 6.2
• Am 6.2.1 6.2.1
• Kompetensi, Latihan dan Kesedaran 6.2.2 6.2.3 / 6.2.4
Infrastruktur 6.3 6.3
Persekitaran Kerja 6.4 6.4
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 13 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD
PKK (BPP)
PKK (BPKSP)
KLAUSA GPP 01
AKTA 01 AKTA 02 KAEDAH KAWAL SELIA PPA
REALISASI PRODUK 7 7.0
Perancangan Realisasi Produk 7.1 7.1
Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2 7.2
• Menentukan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.1 7.2.1
• Semakan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.2 7.2.2
• Komunikasi Dengan Pelanggan 7.2.3 7.2.3
Rekabentuk dan Pembangunan 7.3 7.3
• Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 7.3.1
• Input Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.2 7.3.2
• Output Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.3 7.3.3
• Semakan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.4 7.3.4
• Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.5 7.3.5
• Validasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.6 7.3.6
• Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.7 7.3.7
Perolehan 7.4 7.4
• Proses Perolehan 7.4.1 7.4.1
• Maklumat Perolehan 7.4.2 7.4.1
• Verifikasi Produk Perolehan 7.4.3 7.4.1
Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5 7.5
• Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.1 7.5
• Validasi Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.2 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
• Verifikasi dan Kemudahkesanan 7.5.3 7.5
• Hartamilik Pelanggan 7.5.4 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
• Pemeliharaan Produk 7.5.5 7.5 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 7.6 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 14 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD
PKK (BPP)
PKK (BPKSP)
KLAUSA GPP 01
AKTA 01 AKTA 02 KAEDAH KAWAL SELIA PPA
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 8.0
Am 8.1 8.1
Pemantauan dan Pengukuran 8.2 8.2
• Kepuasan Pelanggan 8.2.1 8.2.1
• Audit Dalaman 8.2.2 5.3
• Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 8.2.3
• Pemantauan dan Pengukuran Produk 8.2.4 8.2.4
Kawalan Produk Yang Tidak Akur 8.3 5.4
Analisis Data 8.4 8.3
Penambahbaikan 8.5 8.4
• Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 8.4
• Tindakan Pembetulan 8.5.2 5.5
• Tindakan Pencegahan 8.5.3 5.6
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 15 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (BK)
PKK (BKP)
PKK (BMGN)
KLAUSA PTPSJ 01 PTPSJ 02 APLIKASI PENGURUSAN DATA
SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4 4.0
Keperluan Am 4.1 4.1
Keperluan – Keperluan Dokumentasi 4.2 4.4
• Am 4.2.1 4.4
• Manual Kualiti 4.2.2 4.4
• Kawalan Dokumen 4.2.3 5.1
• Kawalan Rekod 4.2.4 5.2
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5 3.0
Komitmen Pengurusan 5.1 3.4
Fokus Kepada Pelanggan 5.2 7.2
Dasar Kualiti 5.3 3.3
Perancangan 5.4 4.0
• Objektif Kualiti 5.4.1 3.3
• Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 4.4
Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5 3.6
• Tanggungjawab dan Kuasa 5.5.1 3.6
• Wakil Pengurusan 5.5.2 4.3
• Komunikasi Dalaman 5.5.3 3.7
Kajian Semula Pengurusan 5.6 4.5
• Am 5.6.1 4.5
• Input Kajian Semula 5.6.2 4.5
• Output Kajian Semula 5.6.3 4.5
PENGURUSAN SUMBER 6 6.0
Penyediaan Sumber 6.1 6.1
Sumber Manusia 6.2 6.2
• Am 6.2.1 6.2.1
• Kompetensi, Latihan dan Kesedaran 6.2.2 6.2.3 / 6.2.4
Infrastruktur 6.3 6.3
Persekitaran Kerja 6.4 6.4
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 16 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (BK)
PKK (BKP)
PKK (BMGN)
KLAUSA PTPSJ 01 PTPSJ 02 APLIKASI PENGURUSAN DATA
REALISASI PRODUK 7 7.0
Perancangan Realisasi Produk 7.1 7.1
Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2 7.2
• Menentukan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.1 7.2.1
• Semakan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.2 7.2.2
• Komunikasi Dengan Pelanggan 7.2.3 7.2.3
Rekabentuk dan Pembangunan 7.3 7.3
• Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 7.3.1
• Input Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.2 7.3.2
• Output Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.3 7.3.3
• Semakan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.4 7.3.4
• Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.5 7.3.5
• Validasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.6 7.3.6
• Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.7 7.3.7
Perolehan 7.4 7.4
• Proses Perolehan 7.4.1 7.4.1
• Maklumat Perolehan 7.4.2 7.4.1
• Verifikasi Produk Perolehan 7.4.3 7.4.1
Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5 7.5
• Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.1 7.5.
• Validasi Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.2 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
• Verifikasi dan Kemudahkesanan 7.5.3 7.5
• Hartamilik Pelanggan 7.5.4 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
• Pemeliharaan Produk 7.5.5 7.5 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 7.6 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 17 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA
PROSEDUR KUALITI
MS IS
O 90
01:2
008
MK JP
BD PKK (BK)
PKK (BKP)
PKK (BMGN)
KLAUSA PTPSJ 01 PTPSJ 02 APLIKASI PENGURUSAN DATA
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 8.0
Am 8.1 8.1
Pemantauan dan Pengukuran 8.2 8.2
• Kepuasan Pelanggan 8.2.1 8.2.1
• Audit Dalaman 8.2.2 5.3
• Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 8.2.3
• Pemantauan dan Pengukuran Produk 8.2.4 8.2.4
Kawalan Produk Yang Tidak Akur 8.3 5.4
Analisis Data 8.4 8.3
Penambahbaikan 8.5 8.4
• Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 8.4
• Tindakan Pembetulan 8.5.2 5.5
• Tindakan Pencegahan 8.5.3 5.6
Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 18 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
3.0 JPBD SM SECARA RINGKAS
3.1 Peranan JPBD SM 01 Secara rasminya Perkhidmatan Perancangan Bandar dibentuk dalam tahun 1921
dengan pelantikan Encik Charles C. Reade sebagai Pegawai Perancang Kerajaan pertama bagi Negeri-Negeri Melayu Bersekutu. Perkhidmatan perancangan bertumpu kepada penyediaan pelan-pelan bandar.
02 Selepas perang dunia kedua Jabatan Perancang Bandar Persekutuan dijadikan
sebagai satu badan penasihat di dalam aspek perancangan untuk memastikan keseragaman perundangan dan perancangan. Dari tahun 1956 hingga 1978 Perkhidmatan Perancangan dikembangkan ke negeri-negeri lain melalui penubuhan pejabat-pejabat negeri. Ini adalah untuk mempercepatkan proses-proses pengawalan pembangunan bagi melicinkan proses pembangunan negara. Ini adalah selaras dengan kehendak Perlembagaan Malaysia di mana perancangan bandar dan luar bandar diletakkan di bawah senarai bersama (concurrent list). Perkhidmatan Perancangan diperluaskan untuk meliputi perancangan wilayah.
03 Kini, JPBD SM adalah di bawah naungan KPKT. Peranan utama Jabatan ini
merupakan penasihat kepada Menteri Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan dan di dalam hal-hal yang berkaitan dengan Perancangan Bandar dan Desa. KP JPBD SM adalah juga sebagai setiausaha kepada MPFN yang dipengerusikan oleh YAB Perdana Menteri.
04 Perkhidmatan-perkhidmatan utama yang diberi adalah:
i. Penyediaan Rancangan Pemajuan merangkumi RS, RT, RKK dan PTK; ii. Penyelidikan Perancangan yang meliputi kajian penyelidikan dan
penyediaan garis panduan perancangan; iii. Penyediaan projek-projek khas berkepentingan negara yang memerlukan
perancangan segera seperti Pelan Induk Rangkaian Ekologi Central Forest Spine (CFS), Pelan Induk Perancangan Bersepadu Guna Tanah dan Program/Projek NBOS;
iv. Penyediaan dokuman peringkat negara iaitu RFN, DPN dan DPFDN yang meliputi seluruh negara;
v. Penyediaan RW bagi wilayah terpilih yang memerlukan perancangan jangka panjang;
vi. Penyediaan kaedah-kaedah dan panduanpelaksanaan di bawah Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172), untuk kegunaan PBN dan PBT;
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 19 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
vii. Penyediaan dan penyelarasan pelaksanaan dasar-dasar perancangan di peringkat nasional, negeri dan pihak berkuasa tempatan hasil dari keputusan MPFN, JPW dan JPN;
viii. Membekalkan maklumat gunatanah perancangan yang terkini bagi merealisasikan JPBD sebagai custodian kepada maklumat guna tanah negara; dan
ix. Memberi khidmat nasihat perancangan di peringkat persekutuan, PBN dan PBT bagi perkara berkaitan perancangan bandar dan desa.
3.2 Visi dan Misi 05 Visi JPBD SM ialah menjadi peneraju perancangan bandar dan desa ke arah
mewujudkan persekitaran kehidupan yang berkualiti, sejahtera dan mampan menjelang 2020.
06 Misi JPBD SM ialah memacu perancangan fizikal negara melalui pelaksanaan
dan pemantauan perancangan pembangunan yang komprehensif, sistematik dan inovatif kearah kesejahteraan masyarakat.
3.3 Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan Piagam Pelanggan 3.3.1 Dasar Kualiti Jabatan 07 Menjadikan Jabatan sebagai pusat kecemerlangan perkhidmatan perancangan
bandar dan desa. 3.3.2 Objektif Kualiti Jabatan 08 10 Objektif Kualiti Jabatan dibentuk seperti berikut dan perincian objektif
Bahagian adalah seperti di para 14 :
i. Rancangan Pemajuan Yang Berkualiti Menyediakan rancangan pemajuanyang menepati keperluan standard (dari segi perundangan, manual, garis panduan dan dasar) dan peruntukan sumber (bajet dan lingkungan masa) serta menggunakan pendekatan teknikal dan saintifik yang berdaya laksana dari segi ekonomi, sosial, alam sekitar dan tadbir urus.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 20 dari 74
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
ii. Penyelidikan dan Pembangunan
Menjalankan kajian prosedur dan penyelidikan perancangan bagi penyediaan kaedahdan garis panduan perancangan yang berkualiti dan menepati keperluan semasa (dari segi perundangan dan dasar) dengan menggunakan pendekatan terkini, saintifik, inovatif dan praktikal.
iii. Organisasi Pembelajaran / Kemahiran
Memastikan semua peringkat pegawai di Jabatan mempunyai kemahiran dan kompetensi untuk memenuhi cabaran perancangan semasa dan persediaan mengambilalih jawatan yang lebih tinggi; melalui peningkatan latihan atau latihan semula, percambahan fikiran dan program perkongsian pengetahuan. Sasaran latihan minimum selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005.
iv. Kemahiran dan Penguasaan Penggunaan ICT
Meningkatkan tahap kemahiran penggunaan ICT di kalangan warga Jabatan bagi pelaksanaan kerja yang berkesan.
v. Maklumat Perancangan
Membentuk pangkalan data perancangan yang komprehensif dan perkongsian maklumat yang efisien.
vi. Budaya Kerja Cemerlang
Memastikan semua lapisan pegawai berprestasi cemerlang, berdaya maju dengan mencapai nilai purata prestasi tahunan berdasarkan arahan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.4 Tahun 1991.
vii. Sebaran Am
Menjalankan program sebaran yang melibatkan agensi pelaksana dan pihak yang berkepentingan melalui kaedah rundingan / kolaborasi dan kerjasama.
viii. Penambahbaikan Berterusan
Membentuk sistem maklum balas pelanggan serta sistem pengukuran kecekapan / keberkesanan sistem kualiti sebagai asas kepada tindakan penambahbaikan berterusan.
ix. Kepuasan Pelanggan
Memastikan produk dan perkhidmatan yang disediakan diterima pakai dan dirujuk oleh pelanggan dalaman dan luaran.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 21 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
x. Kepimpinan dan Input Pengurusan Memastikan agar pengurusan atasan JPBD SM sentiasa komited kepada pembangunan, pelaksanaan, pemantauan, penambahbaikan serta sentiasa berusaha secara berterusan bagi meningkatkan keberkesanan SPK MS ISO 9001:2008.
09 Indikator-indikator pengukuran pencapaian objektif kualiti Jabatan dibentangkan
seperti di dalam JPBD (IP) PKT 01: JKSP. 3.3.3 Piagam Pelanggan Jabatan 10 Piagam Pelanggan dibentuk bagi meningkatkan kecekapan khidmat
perancangan dan penyediaan projek pembangunan di JPBD SM. 11 Jabatan akan memberikan komitmen untuk :
i. Mewujudkan persekitaran kehidupan manusia yang berkualiti dan mampan selaras dengan ciri-ciri sosio budaya tempatan di Malaysia.
ii. Menjadikan JPBD SM sebagai agensi peneraju dalam Perancangan Bandar dan Desa yang cemerlang di Malaysia.
12 Untuk mencapainya, Jabatan akan memastikan:
i. Mengadakan Mesyuarat MPFN Tiga (3) Kali Setahun. ii. Menyediakan RW Dalam Tempoh Dua Belas (12) Bulan. iii. Menyediakan Draf RS (Kajian Semula) Dalam Tempoh Dua Belas (12)
hingga Lapan Belas (18) Bulan. iv. Menyediakan Draf RT Dalam Tempoh Lapan (8) Hingga Dua Belas (12)
Bulan. v. Menyediakan Draf Rancangan Kawasan Khas/Pelan Tindakan Khas
Dalam Tempoh Tiga (3) Hingga Enam (6) Bulan. vi. Menyediakan Garis Panduan Perancangan / Kajian Penyelidikan
Dalam Tempoh 12 Bulan. vii. Menyediakan Kajian / Panduan / Monograf Perundangan Di Bawah
Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) Dalam Tempoh 12 Bulan.
viii. Mengemaskini dan Memuat Naik Maklumat Gunatanah Ke Pangkalan Data Sekali Setiap (6) Bulan.
13 Jabatan akan sentiasa memberi peluang kepada peningkatan inovasi,
profesionalisme, penggunaan ICT di dalam menjalankan kajian perancangan, pelaksanaan pelan dan kawalan perancangan serta menjadikan Jabatan sebagai peneraju perancangan bandar dan desa.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 22 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
3.3.4 Objektif Kualiti Bahagian-Bahagian 14 Objektif kualiti Bahagian adalah seperti berikut dan diperincikan di dalam PKK :
Bahagian Objektif Kualiti
BRP
Rancangan Pemajuan (RS Kajian Semula) i. Objektif Kualiti Penyediaan Rancangan Struktur (RS) -
Kajian Semula adalah: • 100% keperluan perundangan Perancangan Bandar dan
Desa. • Dasar-dasar Rancangan Fizikal Negara • Dasar-dasar pembangunan negara dan negeri yang
berkaitan • Garis panduan-garis panduan • Prinsip Perancangan
ii. Menyediakan RS (Kajian Semula) yang menepati rangka
peruntukan yang ditetapkan dalam perancangan program (belanjawan tahunan).
iii. Menyediakan RS (Kajian Semula) dalam tempoh 12 hingga
18 bulan.
iv. Mengambilkira kepentingan dengan negeri berjiran sebagaimana peruntukan Seksyen 7 (4) Akta 172 dan nasihat Majlis Perancang Fizikal Negara.
v. Mempunyai tahap penerimaan yang tinggi
• Diterima oleh orang awam dengan bantahan yang minima
• Diterima oleh agensi-agensi pelaksana dalam penggubalan RMLT
• Diterima oleh PBN dan diwartakan
Rancangan Pemajuan (RT): i. Menyediakan rancangan tempatan yang mempunyai tahap
menepati:- • 100% keperluan perundangan perancangan bandar dan
desa; • Dasar-dasar rancangan fizikal negara; • Rancangan struktur negeri; • Dasar-dasar pembangunan negara yang berkaitan; • Garis panduan-garis panduan perancangan; dan • Prinsip-prinsip perancangan.
ii. Menyediakan rancangan tempatan yang menepati jumlah
peruntukan yang ditetapkan dalam perancangan program (baget tahunan).
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 23 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bahagian Objektif Kualiti
iii. Menyediakan draf rancangan tempatan dalam tempoh 8
hingga 12 bulan.
iv. Menyediakan rancangan tempatan yang menggunapakai :- • Pendekatan dan metodologi yang teknikal, saintifik dan
penglibatan awam; • Pangkalan data yang sahih, tepat dan terkini; dan • Prinsip-prinsip pembangunan mampan dalam
pembentukan cadangan-cadangan pemajuan;
v. Menyediakan rancangan tempatan bercirikan :- • Berdayalaksana dalam memaju dan menggunakan tanah; • Melindungi dan memperelok alam sekitar topografi
semulajadi; • Memperelok landskap, penanaman pokok dan tanah
lapang; • Memelihara dan mengindahkan ciri dan rupa
bangunan;dan • Memperbaiki sistem komunikasi dan lalu lintas.
vi. Boleh diterimapakai oleh :- • Semua pihak meliputi orang awam dan agensi pelaksana;
dan • PBN
vii. Boleh diwartakan UPP
i. Menyediakan laporan kemajuan pelaksanaan program
semasa dan membentuk program serta anggaran belanjawan mengikut Rolling Pelan bagi Rancangan Lima Tahun (RMLT) seterusnya.
ii. Menyediakan laporan anggaran belanjawan pembangunan jabatan setiap tahun berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan.
iii. Menyediakan laporan mingguan (kementerian dan jabatan)
bagi kemajuan fizikal dan kewangan projek menggunakan SPPII;
iv. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Penyelarasan
Pemantauan Projek-Projek Pembangunan dua (2) kali setahun; dan
v. Menguruskan pelantikan perunding berdasarkan Manual
Perolehan Perkhidmatan Perunding keluaran Kementerian Kewangan Malaysia.
BRFN
Penyediaan, Pemantauan dan Kajian Semula Rancangan Fizikal Negara i. Menyediakan Laporan RFN yang diluluskan oleh MPFN.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 24 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bahagian Objektif Kualiti
ii. Pelaporan Laporan Penilaian dan Pemantauan Pelaksanaan RFN kepada JPP JPBD, JPP KPKTdan MPFN dua (2) tahun sekali.
iii. Mengkaji semula RFN sekali setiap lima (5) tahun atau
apabila diarahkan oleh MPFN. Pengurusan dan Pengendalian Mesyuarat MPFN Melaksanakan semua urusan mesyuarat dengan cekap, teratur dan berkesan mengikut jadual dan tempoh yang ditetapkan dan pemantauan maklumbalas yang kemas dan teratur mengikut tempoh dan format yang ditetapkan. Penyediaan, Pemantauan dan Kajian Semula Dasar Perbandaran Negara i. Menyediakan laporan DPN yang diluluskan oleh MPFN.
ii. Pelaporan Laporan Penilaian dan Pemantauan Pelaksanaan
DPN kepada JPP JPBD dan JPP KPKT dibuat secara berkala iaitu pada tahun 2018, 2021 dan 2023.
iii. Mengkaji semula DPN sekali setiap 10 tahun atau apabila diarahkan oleh MPFN.
BPW
Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Perancang Wilayah Mengurus penubuhan sesuatu JPW dengan mematuhi keperluan Seksyen 6A Akta 172 dan mengurusetiakan mesyuarat JPW dengan cekap, teratur dan mematuhi kehendak rujukan asas mengikut jadual yang telah ditetapkan. Penyediaan Rancangan Wilayah Menyediakan RW yang menepati kehendak manual/ rangka kerja/panduan Rancangan Wilayah serta memenuhi keperluan pihak-pihak berkepentingan (Pihak Berkuasa negeri-negeri bersempadan) mengikut tempoh masa yang ditetapkan (12 bulan).
BPP
Kajian Penyelidikan / Garis Panduan Perancangan i. Menyediakan kajian penyelidikan / garis panduan
perancangan selaras dengan dasar pembangunan negara, prinsip perancangan dan amalan terbaik (best practices) di dalam dan luar negara;
ii. Menyediakan satu (1) kajian penyelidikan / garis panduan perancangan dalam masa 12 bulan.
iii. Memastikan kajian perancangan menggunakan pendekatan
terkini, saintifik, kreatif, inovatif dan praktikal. iv. Mengkaji semula garis panduan perancangan bagi
menyesuaikan dengan perubahan dasar dan keperluan semasa.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 25 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bahagian Objektif Kualiti
Input Kepakaran, Kolaborasi dan Perkongsian Pintar i. Memberi input kepakaran kepada bahagian-bahagian lain
dalam Jabatan dan agensi atau pihak lain yang berkepentingan;
ii. Mewujudkan kolaborasi dan perkongsian pintar dengan institusi pengajian tinggi, penyelidikan dan badan iktisas dalam dan luar negara; dan
iii. Menyediakan kertas kerja dan ucaptama berkaitan dengan
penyelidikan perancangan. Sebaran dan Hebahan i. Mengadakan sesi teach-in, expert talk, forum, rundingan
meja bulat, seminar, bengkel dan sebagainya berkaitan dengan penyelidikan perancangan; dan
ii. Menerbitkan monograf, jurnal dan buletin penyelidikan perancangan.
BMGN
i. Memastikan pangkalan data perancangan adalah terkini
berdasarkan kesediaan (availability) data.
ii. Membekalkan data kepada pemohon berpandukan permohonan yang lengkap dan kesediaan data dalam tempoh masa tujuh (7) hari dari tarikh permohonan diterima.
BPKSP
i. Menyemak Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta
172) dalam tempoh tiga (3) tahun.
ii. Meminda Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) dalam tempoh dua (2) tahun.
iii. Menggubal, menyemak dan membuat pindaan kaedah-
kaedah di bawah Akta 172 dalam tempoh dua belas (12) bulan;
iv. Menyediakan Panduan Pelaksanaan Akta 172, dalam
tempoh dua belas (12) bulan; v. Menjalankan penyiasatan tapak dan menyediakan kertas
perakuan bagi permohonan di bawah subseksyen 22(2A) Akta 172 dalam tempoh satu (1) bulan; dan
vi. Memberi maklum balas Aduan Awam Perundangan
Perancangan dalam tempoh 15 hari bekerja bagi aduan yang tidak melibatkan siasatan tapak dan 30 hari bekerja bagi aduan yang melibatkan siasatan tapak.
BK
Penyediaan dan Pemantauan PTPSJ i. Menyediakan PTPSJ berasaskan PSJ yang berdayalaksana
dan dapat mencapai visi dan misi Jabatan dengan
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 26 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bahagian Objektif Kualiti
mengambilkira dasar-dasar pembangunan negara, menggunakan pangkalan data yang sahih, tepat dan terkini, diperakui oleh pihak pengurusan dan diterima pakai dan dirujuk oleh semua Bahagian, Pejabat Projek dan JPBD Negeri.
Perincian: • Menyediakan PTPSJ yang berdayalaksana dengan
mencapai sasaran pelaksanaan tahunan sekurang-kurangnya 80% setiap tahun;
• Memantau pelaksanaan Pelan Tindakan sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam setahun; dan
• Mengkaji semula PTPSJ setiap satu (1) kali setahun.
BKP
Pentadbiran Am i. Menguruskan hal ehwal pentadbiran am dengan cekap,
tepat dan berkualiti dengan mematuhi peraturan-peraturan dalam arahan perkhidmatan dan pekeliling yang berkuatkuasa bagi memenuhi keperluan semua lapisan pegawai.
ii. Menyelesaikan aduan dalaman dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh aduan-aduan tersebut diterima.
iii. Memastikan sistem pengurusan fail dipantau dan dikemaskini dari masa ke semasa.
Pengurusan Kewangan i. Menguruskan sumber kewangan Jabatan dengan cekap dan
berkesan bagi memenuhi keperluan semua lapisan pegawai.
ii. Memastikan semua urusan kewangan seperti baucer pembayaran, baucer permohonan pinjaman kenderaan / komputer dan tuntutan perjalanan diselesaikan dalam tempoh 14 hari.
Perkhidmatan dan Perjawatan i. Menguruskan hal ehwal perkhidmatan dan perjawatan
dengan cekap, cepat dan berkualiti bagi memenuhi keperluan semua lapisan pegawai.
Pembangunan Sumber Manusia i. Merancang, mengendalikan dan memantau dasar program
pembangunan Sumber Manusia, mengendalikan peperiksaan, latihan, pembangunan kerjaya dan urusan khidmat kaunseling berdasarkan kepada peraturan dalam arahan perkhidmatan.
ii. Mewujudkan satu (1) pencapaian tahap kemahiran, kepakaran dan profesionalisme yang cemerlang kepada semua lapisan pegawai melalui program latihan yang
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 27 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bahagian Objektif Kualiti
bersepadu dan komprehensif.
Pembangunan Projek ICT Jabatan i. Memastikan pembangunan projek ICT selaras dengan
objektif Jabatan dan sektor awam.
ii. Memastikan penyelenggaraan ICT mengikut jadual penyelenggaraan yang ditetapkan.
iii. Memastikan keselamatan aset ICT mengikut garis panduan
keselamatan ICT sektor awam. iv. Memastikan perolehan ICT selaras dengan garis panduan
perolehan ICT sektor awam. 3.4 Komitmen Pengurusan 15 KP bertanggungjawab menentukan arah tuju dan pernyataan komitmen kualiti
bagi memandu perkhidmatan penyediaan rancangan pemajuan / pembangunan yang berkesan. Arah tuju dan komitmen ini terkandung dalam Objektif Kualiti, Dasar Kualiti dan Piagam Pelanggan yang telah disedia dan diluluskan di para 3.3.
16 Jabatan akan memastikan semua kakitangan memahami dan menghayati akan
pentingnya kehendak pelanggan dan peraturan dipatuhi. 17 Jabatan juga akan memastikan semua kakitangan memahami Dasar Kualiti dan
Objektif Kualiti. 18 Jabatan akan memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi. 19 Jabatan bertanggungjawab dalam mengadakan kajian semula pengurusan. 3.5 Struktur Organisasi 20 JPBD SM diletakkan di bawah kawalan dan tanggungjawab seorang KP.
Jabatan ini dibahagikan kepada dua (2) peringkat iaitu Jabatan di Peringkat Persekutuan dan Jabatan di Peringkat Negeri (Struktur Organisasi Jabatan adalah di Rajah 3.0).
21 Struktur organisasi di peringkat persekutuan mengandungi lapan (8) bahagian.
Namun demikian hanya tiga (3) bahagian yang merupakan bahagian yang menyediakan pelan dan Rancangan Pemajuan. Lima (5) bahagian yang selebihnya adalah merupakan penyokong dan pelengkap.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 28 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
22 Enam (6) bahagian yang menjadi core business JPBD SM ialah: i. BRP: menyedia RS, RT, RKK dan PTK ii. BRFN: mengurusetia mesyuarat MPFN, menyedia RFN, DPN dan DPFDN iii. BPW:menyediakan Rancangan Wilayah, Pelan Induk Perancangan
Bersepadu Guna Tanah iv. BPP: menyediakan Garis Panduan Perancangan v. BMGN: memastikan pangkalan data perancangan yang komprehensif dan
perkongsian maklumat yang efisien vi. BPKSP: menyemak dan menyedia Akta 172, Kaedah-kaedah dan Kajian
PPA
23 Manakala di peringkat negeri, ianya diketuai oleh seorang Pengarah yang menerajui dua (2) bahagian iaitu Bahagian Teknikal dan Bahagian Pengurusan.
3.6 Tanggungjawab dan Kuasa 24 Di dalam menjalankan kuasa yang diperuntukkan dalam Akta 172, JPBD SM
telah disusun meliputi lapan (8) bahagian. Kesemua bahagian ini mempunyai tanggungjawab dan kuasa seperti berikut :
i. BRP
BRP adalah terdiri daripada: • UPP yang bertanggungjawab dalam merancang, memohon, mengurus
dan menyelaras program pembangunan Jabatan di bawah RMLT serta menyelaras dan memantau projek-projek peruntukan pembangunan (P43) bagi Jabatan melalui SPP II dan pelantikan perunding.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 29 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Rajah 3.0 Struktur Organisasi JPBD SM
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 3 (J52)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 1 (J48)
UNIT INTEGRITI (J48)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 5 (J52)
UNIT PENYELARASAN MAKLUMAT
PERANCANGAN (J48)
UNIT PEMANTAUAN (J48) UNIT PENTADBIRAN (N22)
UNIT PENYELARASAN MAKLUMAT
PERANCANGAN (J41/44)
UNIT PEMANTAUAN (J48)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 2 (J48)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 1 (J48)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 2 (J48)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 3 (J52)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 4 (J52)
PEJABAT PROJEK ZON TIMUR
(J54)
UNIT PENYELARASAN MAKLUMAT
PERANCANGAN (J48)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 5 (J52)
BAHAGIAN RANCANGAN FIZIKAL NEGARA (JUSA C)
BAHAGIAN PERANCANGAN WILAYAH (J52)
UNIT RANCANGAN FIZIKAL
NEGARA (J54)
UNIT URUSETIA JAWATANKUASA
PERANCANGAN WILAYAH (J48)
UNIT DASAR PERBANDARAN
NEGARA (J52) UNIT RANCANGAN WILAYAH
(J44)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 1 (J48)
UNIT PENILAIAN DASAR &PENYELIDIKAN
ANTARABANGSA (J54)
PEJABAT PROJEK ZON SELATAN
(J54)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 1 (J48)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 2 (J52)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 3 (J48)
PEJABAT PROJEK ZON UTARA
(J54)UNIT RANCANGAN
PEMBANGUNAN 5 (J52)
UNIT PENYELARASAN MAKLUMAT
PERANCANGAN (J48)
UNIT PEMANTAUAN (J48)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 4 (J52)
UNIT DASAR PERANCANGAN DESA
NEGARA (J52)UNIT PROJEK
BERKEPENTINGAN NASIONAL (J52)
UNIT PTB (J48)
UNIT KEMAMPANAN & BANDAR
SELAMAT (J52)
PEJABAT PROJEK ZON TENGAH (J54)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 5 (J48)
UNIT RANCANGANPEMBANGUNAN 2 (J52)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 3 (J52)
UNIT PENTADBIRAN (N22)
UNIT PENTADBIRAN (N22)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 4 (J52)
BAHAGIAN MAKLUMAT
GUNATANAH NEGARA (J54)
(J54) UNIT
METODOLOGI PEMBANGUNAN (J52)
UNIT KHIDMAT NASIHAT
PERANCANGAN (J52)
UNIT KHIDMAT PENGGUNA (J48)
UNIT MORFOLOGI, REKABENTUK & WARISAN
BANDAR (J52)
UNIT KAWAL SELIA
PERANCANGAN (J52)
UNIT MAKLUMAT
GUNA TANAH (J52)
UNIT PENYELIDIKAN GUNATANAH, INDUSTRI,
PERNIAGAAN, PERUMAHAN, KEMUDAHAN SOSIAL, INFRASTRUKTUR &
UTILITI TANAH (J54)
UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 4 (J52)
UNIT PEMANTAUAN (J48)
BAHAGIAN RANCANGAN PEMBANGUNAN
UNIT PENYELARASAN PROJEK
(J52)
UNIT PENTADBIRAN (N22)
BAHAGIAN PERUNDANGAN & KAWALSELIA
PERANCANGAN (J54)
UNIT GUBALAN TEKNIKAL (J48)UNIT
ALAM SEKITAR &PENGURUSAN RISIKO (J52)
BAHAGIAN PENYELIDIKAN & PEMBANGUNAN (JUSA
C)
JPBD NEGERI
TIMBALAN KETUA PENGARAH (PERANCANGAN) (JUSA B)
UNIT HUBUNGAN ANTARABANGSA
(J48)
SEKSYEN KEWANGAN (M48)
SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT (F48)UNIT KUALITI,
KEURUSETIAAN &PENYELARASAN (J52)
PROG 2 : RANCANGAN PEMAJUAN
PROG 3 : PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN
UNIT KOMUNIKASI KORPORAT & HUBUNGAN
AWAM (J48)
SEKSYEN SUMBER MANUSIA (M48)
SEKSYEN PENTADBIRAN (M48)
TIMBALAN KETUA PENGARAH (PEMBANGUNAN) (JUSA B)
KETUA PENGARAH (JUSA A)
PROG 1: PENGURUSAN
BAHAGIAN KORPORAT (J54)
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (M52)
JPBD NEGRI TANPA DALAM WARAN JPBD SM
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 30 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
• Pejabat-pejabat projek di setiap zon bertanggungjawab dalam penyediaan RS, RT, dan RKK berdasarkan kepada program Lima Tahun yang telah ditetapkan di negeri-negeri di bawah pejabat projek, mengadakan pangkalan data rancangan pemajuan bagi negeri-negeri berkenaan serta memantau / audit pelaksanaan rancangan pemajuan yang disediakan bagi negeri-negeri berkenaan iaitu; PPZU melaksanakan projek-projek bagi Negeri Kedah, Pulau Pinang dan Perlis; PPZT bagi projek-projek di Negeri Selangor dan Perak; PPZS bagi projek-projek di Negeri Sembilan, Melaka dan Johor; dan PPZR menjalankan projek-projek bagi Negeri Pahang, Terengganu dan Kelantan.
ii. BRFN
• Mengurusetia Mesyuarat MPFN. • Menyediakan dan memantau serta mengkaji semula RFN dan DPN. • Menyediakan DPFDN.
iii. BPW
Melaksanakan Penubuhan JPW, Mengurusetia Mesyuarat JPW, menyediakan RW dan projek-projek berkepentingan nasional.
iv. BPP
Menjalankan kajian penyelidikan perancangan dan menyediakan garis panduan perancangan yang berkualiti dengan menggunakan pendekatan terkini, saintifik, kreatif, inovatif dan praktikal sebagai input dalam penyediaan rancangan pembangunan, kawalan pembangunan dan aktiviti perancangan yang lain.
v. BPKSP
Menyediakan, menyemak dan membuat pindaan Akta dan menjalankan kajian PPA berkaitan perancangan bandar dan desa. Menjalankan tugas pemantauan, pewartaan dan penerimapakaian Akta 172 dan Kaedah-Kaedah di peringkat Negeri dan PBT. Memberi khidmat nasihat perundangan dan maklum balas bagi aduan-aduan awam berkaitan perundangan perancangan bandar dan desa. Menyediakan kertas perakuan bagi permohonan di bawah subseksyen 22(2A) Akta 172 untuk diangkat ke MPFN.
vi. BK
Menyediakan perancangan strategik Jabatan dan menyelaraskan SPK, tugas-tugas perhubungan awam dan sebaran maklumat Jabatan serta program pengantarabangsaan Jabatan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 31 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
vii. BMGN Membangun, mengurus dan menyelaras pangkalan data perancangan gunatanah negara. Membentuk rangkaian perkongsian maklumat, menjalankan pengemaskinian dan verifikasi data geospatial, memantau dan mengintegrasikan maklumat guna tanah.
viii. BKP
Merancang, mengendalikan dan memantau dasar program pembangunan sumber manusia, perkhidmatan dan perjawatan, peperiksaan perkhidmatan dan khidmat kaunseling. Melaksanakan urusan kewangan, mengendalikan perolehan bekalan dan aset Jabatan serta pentadbiran am. Mengkaji, merancang, melaksana dan menyelaras pembangunan projek ICT Jabatan.
25 Di peringkat negeri, Jabatan ini diwakili oleh 11 pejabat JPBD Negeri di
Semenanjung Malaysia dan bertanggungjawab terus kepada KP. Pejabat-pejabat JPBD Negeri ini walaupun mempunyai ciri-ciri organisasi yang tersendiri tetapi mempunyai pembahagian organisasi yang sama iaitu:
i. Bahagian Teknikal
Melaksanakan aktiviti-aktiviti teknikal seperti menjadi urus setia kepada JPN, menyelaras rancangan pemajuan, menyedia pelan pembangunan, menjayakan projek-projek khas, memberi khidmat nasihat perancangan dan memproses permohonan-permohonan perancangan.
ii. Bahagian Pentadbiran
Mengurus segala hal pentadbiran dan pengurusan Jabatan seperti pentadbiran am, perkhidmatan dan kewangan.
3.7 Komunikasi Dalaman 26 Bagi memastikan keberkesanan sistem perancangan kualiti JPBD SM, KP telah
mewujudkan sistem komunikasi dalaman bagi menyalurkan sebarang arahan, pekeliling, dasar Jabatan, amanat dan sebagainya kepada dan daripada semua lapisan pegawai dengan pendekatan kaedah-kaedah berikut: i. Pelbagai jenis mesyuarat yang diuruskan oleh semua Jabatan/Bahagian; ii. Memo edaran dalaman; iii. Buletin dalaman; iv. Papan kenyataan; v. Sudut kualiti; vi. Perhimpunan bulanan; vii. Peti cadangan; viii. Arahan pejabat/Pekeliling Ketua Pengarah; ix. MBJ;
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 32 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
x. Penerbitan; dan xi. Laman Web/emel dan lain-lain sistem elektronik.
27 Proses menyalurkan maklumat untuk Jabatan akan diperbaiki dari masa ke
semasa menggunakan sistem komunikasi yang berasaskan teknologi maklumat seperti:- i. Emel; ii. Laman Web; iii. MyMesyuarat; dan iv. Aplikasi FirdausNET.
3.8 Pengagihan Sumber 28 KP bertanggungjawab menyediakan pengagihan sumber yang mencukupi
kepada semua pegawai melalui penyediaan aktiviti-aktiviti yang dirancang dan memastikan keberkesanan yang berterusan iaitu: i. Agihan peruntukan kewangan bagi penyediaan rancangan/aktiviti seperti
mana senarai projek yang dipersetujui di bawah Rolling Plan Program RMLT;
ii. Agihan kakitangan yang secukupnya; iii. Memberi latihan kemahiran kepada semua lapisan pegawai; iv. Menyediakan ruang pejabat yang selesa dan infrastruktur yang mencukupi
untuk semua lapisan pegawai.
29 KP juga bertanggungjawab untuk menyediakan sumber-sumber bagi memenuhi keperluan pelanggan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 33 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
4.0 SPK JPBD SM 4.1 Aktiviti Kualiti 01 Seperti diterangkan dalam struktur organisasi (Para 3.5) serta tanggungjawab
dan kuasa (Para 3.6), aktiviti kualiti JPBD SM melibatkan kesemua enam (6)Bahagian yang menjalankan core business JPBD SM yang disokong oleh dua (2) Bahagian iaitu BK dan BKP (Rujuk Rajah 4.0: Hubungkait Proses ISO).
02 Berikut adalah aktiviti kualiti mengikut Bahagian:
Bahagian Aktiviti
BRP i. Pejabat Projek
• Menyediakan RS (Kajian Semula) dan • Menyediakan RT
ii. UPP • Menyelaras dan memantau kemajuan fizikal dan kewangan projek-projek di bawah peruntukan Pembangunan (P43) Jabatan
• Menetapkan program di bawah RMLT dan luar jangka • Mengurus pelantikan, penilaian prestasi dan penamatan
perkhidmatan perunding BRFN
• Menyedia, memantau dan mengkaji semula RFN • Menyedia, memantau dan mengkaji semula DPN • Mengurusetia mesyuarat MPFN
BPW
• Penubuhan JPW • Mengurusetia JPW • Menyediakan RW
BPP
• Menjalankan kajian penyelidikan dan menyediakan garis
panduan perancangan • Memberi input kepakaran, kolaborasi dan perkongsian pintar • Mengadakan program sebaran dan hebahan hasil penyelidikan
BPKSP
• Menyemak dan meminda Akta Perancangan Bandar dan Desa
1976 (Akta 172) • Menyediakan PPA • Menggubal, menyemak dan membuat pindaan kaedah-kaedah
di bawah Akta 172 • Penyediaan kertas perakuan bagi permohonan di bawah
subseksyen 22(2A) Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) bagi pembangunan yang memerlukan nasihat MPFN
• Penyediaan Laporan Aduan Awam dan maklum balas berkaitan Perundangan Perancangan Bandar dan Desa
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 34 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bahagian Aktiviti
BK
• Penyediaan dan Pemantauan Rancangan Strategik Jabatan. • Menyelaras SPK Jabatan • Mengurus setia mesyuarat utama Jabatan • Sebaran maklumat Jabatan • Menyelaras pengendalian aduan awam (umum) dan
maklumbalas pelanggan
BMGN
Pengurusan Data yang merangkumi : • Mengumpul dan membekalkan data perancangan; dan • Membangun, mengurus dan menyelaras data geospatial (GIS),
pangkalan data perancangan dan sistem I-Plan
BKP
• Penyediaan perancangan dan pembangunan sumber manusia. • Urusan pentadbiran dan pengurusan belanjawan • Perolehan bekalan dan aset • Penyelenggaraan bangunan, kemudahan, peralatan dan
Infrastruktur • Pembangunan dan penyelengaraan aplikasi
03 Setiap Bahagian akan menentukan bahawa aktiviti kualiti serta produknya
menepati kehendak pelanggan, memenuhi dasar kualiti dan objektif kualiti yang ditetap oleh Jabatan.
04 Jabatan akan sentiasa mengemaskini aktiviti kualiti, prosedur / kaedah
penyediaan rancangan dan aktiviti yang telah dinyatakan dari masa ke semasa bagi menepati kehendak pelanggan.
4.2 Proses Operasi JPBD SM 05 Proses operasi bagi setiap aktiviti di kesemua lapan (8) Bahagian dinyatakan di
dalam manual ini seperti di Rajah 4.0. 4.3 Wakil Pengurusan 06 KP bertanggungjawab menentukan kuasa semua pegawai yang terlibat dalam
pelaksanaan SPK. Tanggungjawab dan kuasa ini ditentukan dalam carta organisasi serta senarai tugas semua pegawai-pegawai berkenaan.
07 KP melantik TKP (Perancangan) sebagai WP bagi aktiviti pengurusan kualiti
keseluruhan Jabatan dan bertanggungjawab:
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 35 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
i. Mewujud, melaksana menyelenggara dan menentukan SPK selaras dengan kehendak Sistem Kualiti Perkhidmatan;
ii. Melapor prestasi SPK kepada pihak pengurusan melalui Mesyuarat JKSP
Pelaksanaan SPK atau membangkit perkara ini dalam mana-mana mesyuarat dalaman yang sesuai untuk semakan semula dan sebagai asas untuk memperbaiki SPK;
iii. Berurusan dengan semua pihak luar mengenai perkara yang berkaitan
dengan SPK Perkhidmatan; iv. Meningkatkan kesedaran di kalangan kakitangan dalam organisasi terhadap
kepentingan kepuasan pelanggan dan aktiviti SPK; v. Menilai dan melaporkan penemuan PAD kepada pengurusan atasan atau
JKSP untuk tujuan semakan semula dan tindakan; dan vi. KP juga boleh melantik:
a. Pengarah BK sebagai TWP bagi membantu WP mewujud, melaksana dan menyenggara SPK Perkhidmatan Jabatan serta mengawal penyediaan, pindaan dan edaran dokumen kualiti; dan
b. Pengarah-pengarah Bahagian, Ketua UPP, Ketua UI,Ketua Seksyen Pentadbiran / Sumber Manusia / Kewangan dan Teknologi Maklumat sebagai TWP bagi membantu WP mewujud, melaksana dan menyenggara PKK Bahagian masing-masing.
4.4 Perancangan SPK 08 KP bertanggungjawab memastikan semua anggota yang terlibat didalam aktiviti
kualiti kesemua lapan (8) Bahagian mematuhi prosedur yang ditetapkan.
Perancangan Kualiti
09 Perancangan SPK dikawal dan dirancang melalui pematuhan kepada MK, PKU, PKT, PKK dan dokumen yang telah diluluskan serta dokumen luaran yang ditetapkan.
10 WP dan TWP bertanggungjawab dalam menyelaras dan mengesan pelaksanaan
SPK ini. 11 Pelaksanaan Sistem Kualiti ini dinilai melalui Mesyuarat JKSP, Audit Kualiti
Dalaman dan Audit Luaran.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 36 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
RAJAH 4.0: Hubungkait Proses ISO
Tanggungjawab Pengurusan
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 37 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Dokumen-Dokumen Sistem Kualiti Dokumen Kualiti Dalaman
12 Ianya meliputi MK, Prosedur Kualiti dan semua dokumen-dokumen sokongan
yang berkaitan dengannya (Rujuk Rajah 4.1) yang disediakan oleh JPBD SM seperti berikut:
i. MK
Dokumen yang menjelaskan dasar dan perancangan kualiti JPBD SM. MK ini adalah sumber rujukan utama SPK MS ISO 9001:2008 JPBD SM.
ii. Prosedur Kualiti
Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menjelaskan semua aktiviti pengurusan dan operasi JPBD SM. Pegawai-pegawai JPBD SM yang dipertanggungjawabkan dikehendaki menyedia dan melaksanakan prosedur-prosedur kualiti yang terdiri daripada enam (6) PKU, lapan (8) PKT dan 52 PKK.
iii. Dokumen Sokongan Dokumen sokongan adalah dokumen yang menjelaskan aktiviti-aktiviti kualiti terperinci. Ia merupakan dokumen kualiti yang menyokong dokumen prosedur kualiti tertentu.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 38 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Rajah 4.1:Hierarki Dokumentasi SPK MS ISO 9001:2008
PKU : JPBD (IP) PKU 01 : Kawalan Dokumen JPBD (IP) PKU 02 : Kawalan Rekod JPBD (IP) PKU 03 : Audit Dalaman JPBD (IP) PKU 04 : Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Menepati Spesifikasi JPBD (IP) PKU 05 : Tindakan Pembetulan JPBD (IP) PKU 06 : Tindakan Pencegahan PKT : JPBD (IP) PKT 01 : Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan JPBD (IP) PKT 02 : Penetapan Program Di Bawah RMLT dan Luar Jangka JPBD (IP) PKT 03 : Pengurusan Pelantikan, Penilaian Prestasi dan
Penamatan Perkhidmatan Perunding JPBD (IP) PKT 04 : Pengurusan Latihan JPBD (IP) PKT 05 : Perolehan JPBD (IP) PKT 06 : Pengendalian Aduan dan Maklum Balas Pelanggan JPBD (IP) PKT 07 : Pengurusan Belanjawan Tahunan JPBD (IP) PKT 08 : Pengurusan Aset Meliputi Penyelenggaraan dan Pelupusan
Dokumen lain yang menjadi sokongan kepada sistem
kualiti
WP TKP (Perancangan)
Dokumen Dasar dan Penerangan
Manual Kualiti
Dokumen terperinci mengenai tugasan / aktiviti
Dokumen Berkaitan aktiviti Operasi dan Pengurusan
Semua Pegawai dan Kakitangan yang
berkaitan
Pengurus Projek / KPP / PP / PPP
Timbalan WP Pgh. Bhg./Ketua Unit/
Seksyen
MPK, FM, Carta Alir, Senarai Semak dan
Lain-Lain
PKU / PKT / PKK
Tanggungjawab Penerangan
Dokumen Sokongan, Akta, Enakmen, Manual, Garis
Panduan serta rekod
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 39 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
PKK : 13 PKK yang diguna pakai oleh Bahagian-Bahagian di JPBD SM adalah seperti
jadual di bawah : Bahagian Rujukan Tajuk PKK
BRP
RS (Kajian Semula) JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 01 : Penyediaan Terma Rujukan
JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 02 : Perancangan Kualiti Projek
JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 03 : Penyediaan Laporan Awal JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 04 : Pengumpulan Maklumat Guna Tanah
JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 05 : Penyediaan Laporan Teknikal
JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 06 : Penyediaan Laporan Pemeriksaan
JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 07 : Penyediaan Draf RS (Kajian Semula)
JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 08 : Pengurusan Publisiti
JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 09 : Penilaian Ciri Kualiti dan Daya Laksana RS (Kajian Semula)
BRP
RT
JPBD (IP) PKK (RT) 01 : Penyediaan Laporan Rangka Projek
JPBD (IP) PKK (RT) 02 : Penyediaan Laporan Terma Rujukan
JPBD (IP) PKK (RT) 03 : Penyediaan Peta Asas
JPBD (IP) PKK (RT) 04 : Penyediaan Laporan Pendekatan Kajian
JPBD (IP) PKK (RT) 05 : Penyediaan Laporan Analisis dan Strategi Pembangunan
JPBD (IP) PKK (RT) 06 : Penyediaan Laporan Reka Bentuk RT
JPBD (IP) PKK (RT) 07 : Penyediaan dan Kelulusan Laporan Draf RT
JPBD (IP) PKK (RT) 08 : Publisiti dan Penyertaan Awam
JPBD (IP) PKK (RT) 09 : Penyediaan dan Penyerahan RT serta Penilaian Kualiti
JPBD (IP) PKK (RT) 10 : RT Penggantian
UPP JPBD (IP) PKK (UPP) 01 :
Penyelarasan dan Pemantauan Status Kemajuan Fizikal dan Kewangan Projek-projek Pembangunan
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 40 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bahagian Rujukan Tajuk PKK
BRFN
JPBD (IP) PKK (RFN) 01 : Penyediaan Terma Rujukan
JPBD (IP) PKK (RFN) 02 : Semakan dan Kelulusan Laporan Awal
JPBD (IP) PKK (RFN) 03 : Semakan dan Kelulusan Laporan Teknikal
JPBD (IP) PKK (RFN) 04 : Semakan dan kelulusan Draf RFN JPBD (IP) PKK (RFN) 05 : Kelulusan RFN
JPBD (IP) PKK (RFN) 06 : Laporan Penilaian dan Pemantauan Pelaksanaan RFN
JPBD (IP) PKK (MPFN) 01: Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal MPFN
JPBD (IP) PKK (MPFN) 02 : Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja MPFN
JPBD (IP) PKK (MPFN) 03 : Pengurusan Mesyuarat MPFN
JPBD (IP) PKK (DPN) 01 : Penyediaan Terma Rujukan
JPBD (IP) PKK (DPN) 02 : Semakan dan Kelulusan Laporan Awal
JPBD (IP) PKK (DPN) 03 : Semakan dan KelulusanDPN Awal
JPBD (IP) PKK ( DPN ) 04 : Semakan dan Kelulusan DPN Akhir
JPBD (IP) PKK ( DPN ) 05 : Kelulusan Dasar Perbandaran Negara
JPBD (IP) PKK (DPN) 06 : Laporan Penilaian dan Pemantauan Pelaksanaan Dasar Perbandaran Negara
BPW
JPBD (IP) PKK (JPW) 01 : Penubuhan JPW
JPBD (IP) PKK (JPW) 02 : Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Perancang Wilayah (JPW)
JPBD (IP) PKK (RW) 01 : Penyediaan Terma Rujukan (RW)
JPBD (IP) PKK (RW) 02 : Semakan dan Kelulusan Laporan Pendekatan
JPBD (IP) PKK (RW) 03 : Semakan dan Kelulusan Laporan Penemuan
JPBD (IP) PKK (RW) 04 : Semakan dan Kelulusan Laporan RW JPBD (IP) PKK (RW) 05 : Laporan Penilaian Kualiti RW
BPP JPBD (IP) PKK ( GPP ) 01: Penyediaan Garis Panduan Perancangan
BPKSP JPBD (IP) PKK ( Akta ) 01 : Semakan Akta Perancangan Bandar
dan Desa 1976 (Akta 172)
JPBD (IP) PKK ( Akta ) 02 : Pindaan Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 41 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bahagian Rujukan Tajuk PKK
JPBD (IP) PKK (Kaedah):
Gubalan, Semakan dan Pindaan Kaedah-Kaedah Di Bawah Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)
JPBD (IP) PKK (Kawal Selia): Pelaksanaan subseksyen 22(2A) Akta 172
JPBD (IP) PKK (PPA): Penyediaan PPA
BK JPBD (IP) PKK (PTPSJ) 01: Penyediaan PTPSJ JPBD (IP) PKK (PTPSJ) 02: Pemantauan Pelaksanaan PTPSJ
BMGN JPBD (IP) PKK (Pengurusan Data) 01: Pengurusan Data BKP (STM) JPBD (IP) PKK (Aplikasi) Pembangunan dan Penyelenggaraan
Aplikasi In-House 4.5 Kajian Semula Pengurusan 14 KP bertanggungjawab menubuhkan JKSP. 15 Ianya bertujuan:
i. Menentukan penyediaan aktiviti dengan memenuhi kehendak-kehendak pelanggan dan mencapai objektif kualiti yang ditetapkan.
ii. Mengkaji semula penyediaan aktiviti dan menyemak sama ada ianya berjalan lancar atau sebaliknya.
iii. Mencadangkan tindakan penambahbaikan yang berterusan.
16 Mesyuarat JKSP diadakan satu (1) kali setahun. Walau bagaimanapun pelaporan bagi Pengurusan Sistem Kualiti boleh dibentangkan di dalam Mesyuarat Pagi Jabatan.
17 Mesyuarat dipengerusi oleh KP JPBD SM dan ahli-ahlinya terdiri daripada:
i. TKP (Perancangan); ii. TKP (Pembangunan); iii. Pengarah BK; iv. Pengarah BPKSP; v. Pengarah BRFN; vi. Pengarah BPW; vii. Pengarah BPP; viii. Pengarah BRP; ix. Pengarah BKP; x. Pengarah BMGN; xi. Ketua UPP; xii. KSA; xiii. Wakil JPBD Negeri; dan xiv. Ahli - ahli lain (jika perlu).
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 42 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
18 Mesyuarat JKSP Pelaksanaan SPK boleh menjemput mana-mana pegawai
JPBD dan / atau pihak-pihak lain untuk menghadiri mesyuarat bila mana perlu. 19 Agenda tetap Mesyuarat JKSP perlulah merangkumi perkara-perkara berikut:
i. Pencapaian Objektif Kualiti Bahagian / Jabatan; ii. Laporan Audit Dalaman; iii. Laporan Tindakan Pembetulan; iv. Laporan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan; v. Laporan Penilaian Kualiti dan Dayalaksana RT / RS; vi. Laporan Pelaksanaan RFN; vii. Laporan Penilaian Kualiti dan Dayalaksana Garis Panduan Perancangan; viii. Laporan Penilaian Dayalaksana Kaedah-Kaedah / Panduan Pelaksanaan
Akta; ix. Laporan Tindakan Pencegahan; x. Laporan Penilaian Prestasi Perunding; xi. Laporan Penilaian Perancangan dan Keberkesanan Latihan; xii. Laporan Penilaian Kualiti Data; xiii. Laporan Penilaian Kualiti RW; xiv. Pindaan Dasar dan Dokumen Kualiti; dan xv. Laporan Status Pelaksanaan ISO JPBD Negeri.
20 Setiap Pengarah Bahagian bertanggungjawab untuk menyediakan dan membentang laporan yang berkaitan dengan isu dan cadangan bagi aktiviti utamanya untuk dibincangkan di dalam Mesyuarat JKSP.
21 KP melantik Pengarah BK untuk menjadi urus setia kepada Mesyuarat JKSP.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 43 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
5.0 KAWALAN SPK
5.1 Kawalan Dokumen 01 Semua dokumen operasi dan terbitan daripada pelaksanaan SPK akan dikawal
seperti di dalam JPBD (IP) PKU 01: Kawalan Dokumen.
02 Semua jenis dokumen dikehendaki disediakan mengikut format yang ditetapkan. Kelulusan dokumen dikehendaki menepati keperluan yang telah ditetapkan.
03 Sebarang pindaan ke atas dokumen kualiti yang melibatkan:
i. Bagi dokumen yang melibatkan pindaan terhadap prosedur kurang dari lima (5) kali, tarikh dan nombor pindaan ditukar di mana berkenaan.
ii. Bagi dokumen yang melibatkan lebih dari lima (5) kali pindaan prosedur atau pindaan melebihi 50% daripada keseluruhan dokumen hendaklah diberi nombor keluaran baharu.
04 TWP bertanggungjawab memastikan pemegang dokumen bagi PKK bahagian
masing-masing menggantikan prosedur yang telah dipinda dengan yang baharu serta melupuskan prosedur yang lama. Setiap kali pindaan dibuat bagi dokumen kualiti yang berkaitan, ia perlu dikemaskini. Satu (1) salinan dokumen asal dicop ‘BATAL’ dan disimpan oleh TWP.
05 Tanggungjawab untuk meminda dan mengemaskini dokumen SPK MS ISO
9001: 2008 JPBD SM adalah seperti jadual di bawah:
Bil. Bahagian Tanggungjawab Dokumentasi
1. BRP i. Pengarah PPZS JPBD (IP) PKK (RT) 01 hingga
JPBD (IP) PKK (RT) 10
ii. Pengarah PPZR JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 01 hingga JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 09
iii. Ketua UPP JPBD (IP) PKK (UPP) 01 JPBD (IP) PKT 02 JPBD (IP) PKT 03 JPBD (IP) PKT 07
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 44 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bil. Bahagian/ Tanggungjawab Dokumentasi
2. BRFN Pengarah BRFN
JPBD (IP) PKK (RFN) 01 hingga JPBD (IP) PKK (RFN) 06 JPBD (IP) PKK (MPFN) 01 hingga JPBD (IP) PKK (MPFN) 03 JPBD (IP) PKK (DPN) 01 hingga JPBD (IP) PKK (DPN) 06
3. BPW Pengarah BPW
JPBD (IP) PKK (JPW) 01 hingga JPBD (IP) PKK (JPW) 02 JPBD (IP) PKK (RW) 01 hingga JPBD (IP) PKK (RW) 05
4. BPP Pengarah BPP
JPBD (IP) PKK (GPP) 01
5 BPKSP Pengarah BPKSP
JPBD (IP) PKK (Akta) 01 hingga JPBD (IP) PKK (Akta) 02 JPBD (IP) PKK (Kaedah) JPBD (IP) PKK (Kawal Selia) JPBD (IP) PKK (PPA)
6. BK Pengarah BK
JPBD (IP) MK JPBD (IP) PKU 01 hingga JPBD (IP) PKU 06 JPBD (IP) PKT 01 dan JPBD (IP) PKT 06 JPBD (IP) PKK (PTPSJ) 01 hingga JPBD (IP) PKK (PTPSJ) 02
7.
BMGN Pengarah BMGN
JPBD (IP) PKK (Pengurusan Data) 01
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 45 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
Bil. Bahagian Tanggungjawab Dokumentasi
8. BKP Pengarah BKP
JPBD (IP) PKT 04 JPBD (IP) PKT 05 JPBD (IP) PKT 07 JPBD (IP) PKT 08 JPBD (IP) PKK (Aplikasi)
06 Dokumen kualiti diberi identifikasi seperti berikut :
i. Dokumen baharu yang diwujudkan diberi identifikasi dengan nombor keluaran, nombor pindaan dan tarikh.
ii. Semua dokumen yang dipinda diberi nombor pindaan dan tarikh. 07 Satu (1) senarai edaran yang mengandungi senarai penerima dan penyimpan
dokumen disediakan serta nombor terkawal bagi setiap anggota berkenaan diberikan.
08 Dokumen-dokumen luaran akan dipastikan terkini meliputi :
i. Akta-akta, Kaedah-Kaedah dan garis panduan yang berkaitan dengan pembangunan dan perancangan.
ii. Arahan-Arahan Perkhidmatan dan Perbendaharaan. iii. Pekeliling-Pekeliling Perkhidmatan.
09 Setiap pindaan bagi setiap dokumen kualiti dikemaskini setiap kali pindaan
dibuat. Satu (1) salinan dokumen asal dicop ‘BATAL’ dan disimpan oleh TWP.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 46 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
5.2 Kawalan Rekod 10 Semua rekod operasi (bukti pelaksanaan sistem) dan terbitan daripada
pelaksanaan SPK hendaklah dikawal seperti di dalam JPBD (IP) PKU 02: Kawalan Rekod.
11 Rekod-rekod kualiti adalah terdiri daripada:
i. Surat, memo, emel, faksimili, laporan-laporan dan fail hasil dari pelaksanaan SPK.
ii. Pelan-pelan/produk hasil daripada pelaksanaan SPK.
12 Rekod-rekod kualiti disimpan dalam fail, rak atau kabinet yang diberikan nombor identifikasi yang ditetapkan seperti di dalam JPBD (IP) PKU 02 : Kawalan Rekod dan tempoh simpanannya adalah mengikut keperluan yang termaktub dalam Akta Arkib Negara Malaysia (Akta 629).
13 Perolehan rekod berkaitan SPK akan diuruskan melalui pembukaan /
pendaftaran fail, pendaftaran surat / data / pelan / laporan, pergerakan dan penyimpanan fail dikendalikan mengikut prosedur kualiti yang telah ditetapkan.
14 Pelupusan rekod kualiti dijalankan seperti berikut :-
i. Rekod-rekod kualiti berkaitan Prosedur Kualiti disimpan selama minimum tiga (3) tahun mengikut keperluan Akta 629.
ii. Rekod-rekod kualiti berkaitan latihan kakitangan disimpan sehingga tamat tempoh perkhidmatan dalam kerajaan.
iii. Laporan, pelan, peta dan lain dokumen yang dihasilkan oleh setiap aktiviti akan disimpan selama lima (5) hingga 20 tahun bergantung kepada kepentingan dokumen.
5.3 Audit Dalaman 15 Semua proses Audit Dalaman hasil daripada pelaksanaan SPK dijelaskan
seperti di dalam JPBD (IP) PKU 03 : Audit Dalaman. 16 Jadual audit perancangan audit dalaman akan disediakan oleh KSA yang
meliputi tarikh serta kaedah-kaedah menjalankan audit dalaman, kekerapan dan tempat yang akan diaudit dan perkara-perkara yang akan diaudit. Audit dalaman akan dijalankan sekurang-kurangnya setiap 12 bulan atau audit khas dijalankan mengikut keperluan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 47 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
17 PAD perlu mengaudit dalam skop / kaedah seperti berikut: i. Penyediaan aktiviti mematuhi objektif dan ciri kualiti yang ditetapkan; ii. Memastikan semua akta, pekeliling dan arahan perkhidmatan serta
Perbendaharaan yang berkaitan dipatuhi; iii. Memastikan aktiviti disediakan mengikut Akta Perancangan Bandar dan
Desa 1976 atau peraturan yang ditetapkan; iv. Memastikan laporan-laporan dibawa ke Jawatankuasa yang ditetapkan
untuk verifikasi dan kelulusan; v. Memastikan SPK dilaksana dengan berkesan; dan vi. Memastikan peningkatan terhadap sistem kualiti dilaksanakan secara
berkesan dan berterusan dan mencadangkan langkah-langkah penambahbaikan.
18 KP bertanggungjawab melantik beberapa Pasukan Audit dan Ketua bagi setiap
PAD bagi mengaudit aktiviti kualiti bahagian-bahagian. 19 Satu senarai Pasukan Audit akan disediakan dan surat pelantikan kepada ahli-
ahli pasukan tersebut akan dikeluarkan. 20 Tanggungjawab PAD adalah:
i. PAD bertanggungjawab untuk menghantar notis audit dalaman, senarai semakan audit dan program audit dalaman ke tempat-tempat yang akan diaudit;
ii. Audit yang dijalankan mengikut tarikh dan tempat yang telah ditetapkan; iii. Melaksanakan Audit; iv. Membuat catatan penemuan audit dalaman, peluang penambahbaikan dan
ketidakakuran bagi aktiviti-aktiviti yang diaudit; v. Laporan audit perlu didokumenkan dan diserah kepada WP dengan
seberapa segera selepas tamat pengauditan; dan vi. Data / maklumat mengenai penemuan audit dikumpul, dianalisis dan diguna
untuk membuat keputusan penambahbaikan.
21 Tindakan-tindakan susulan daripada laporan audit dalaman adalah: i. Pelaksana SPK mempunyai tanggungjawab untuk membuat cadangan
tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan di atas teguran-teguran yang telah dikemukakan oleh PAD.
ii. PAD mengesahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan, seterusnya menyerahkan hasil audit susulan kepada KSA.
iii. KSA sediakan Laporan Audit Dalaman kepada WP. iv. WP bertanggungjawab memastikan tindakan pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan dilaksanakan. v. WP bertanggungjawab memastikan audit susulan dijalankan bagi
mengesahkan tindakan telah diambil mengikut keputusan mesyuarat.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 48 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
22 Rekod-rekod mengenai audit dalaman yang dijalankan perlu disimpan dalam
rekod kualiti sebagaimana yang dinyatakan di dalam JPBD (IP) PKU 02: Kawalan Rekod.
5.4 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Menepati Spesifikasi 23 Semua proses berkenaan dengan aktiviti di semua Bahagian bagi produk-
produk yang belum diprosedur dijelaskan seperti di dalam JPBD (IP) PKU 04 : Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Menepati Spesifikasi.
24 Ketidakakuran pelaksanaan SPK bermaksud tindakan yang tidak mematuhi
prosedur yang terkandung dalam dokumen kualiti yang dikenalpasti melalui audit dalaman dan aduan pelanggan termasuk : i. Tidak menepati Terma Rujukan / Aktiviti dan Program Bahagian. ii. Tidak memenuhi keperluan perundangan / pekeliling / arahan
perkhidmatan berkaitan. iii. Cadangan yang dibentuk tidak menepati dasar dan prinsip perancangan
berkaitan. iv. Tidak mengambil kira ulasan / pandangan agensi / pihak yang terlibat yang
telah diterima oleh mesyuarat.
25 Semakan perkhidmatan / produk dibuat mengikut peringkat / jadual penyediaan. 26 Langkah-langkah yang diambil untuk mengawal ketidakakuran dalam sistem
kualiti ialah : i. Pengenalpastian punca/sebab ketidakakuran; ii. Tindakan pembetulan ke atas produk yang dihasilkan; iii. Menjalankan tindakan pembetulan/pindaan; dan ii. Pengesahan ke atas tindakan pembetulan/ pindaan yang telah dibuat.
27 Pelaksana SPK bertanggungjawab untuk membuat tindakan pembetulan/
pindaan /terhadap mana-mana ketidakakuran yang dikesan di peringkat-peringkat penyediaan aktiviti.
28 Mengambil tindakan yang sepatutnya terhadap kesan yang mungkin berlaku
terhadap ketidakpatuhan produk dan apabila ketidakpatuhan produk dikesan selepas penghantaran atau penggunaan produk sudah bermula (product recall).
29 Tindakan pembetulan/ pindaan akan diverifikasikan semula untuk menunjukkan kepatuhan kepada ketidakakuran yang telah dikesan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 49 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
30 Rekod ketidakakuran bagi setiap peringkat SPK akan disimpan seperti di dalam JPBD (IP) PKU 02 : Kawalan Rekod.
5.5 Tindakan Pembetulan 31 Semua prosedur tindakan pembetulan daripada pelaksanaan SPK dijelaskan
seperti di dalam JPBD (IP) PKU 05 : Tindakan Pembetulan. 32 KP melalui WP bertanggungjawab mengambil tindakan untuk mengeluarkan
punca ketidakakuran bagi mengelak kejadian yang sama berlaku semula. Tindakan pembetulan mestilah bersesuaian dengan kesan ketidakakuran yang berlaku.
33 WP bertanggungjawab mendokumenkan prosedur-prosedur tertentu bagi
menjelaskan keperluan untuk :- i. Ulasan ketidakakuran (termasuk aduan pelanggan); ii. Menentukan punca ketidakakuran; iii. Menilai keperluan tindakan untuk memastikan ketidakakuran tidak
berulang; iv. Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan; v. Rekod-rekod mengenai hasil tindakan yang diambil; dan vi. Menilai keberkesanan terhadap tindakan pembetulan yang telah diambil.
34 Laporan ini disediakan sama ada semasa proses-proses pelaksanaan SPK
atau selepas menerima teguran daripada Audit Dalaman sebelum dibentangkan kepada JKSP.
35 Tindakan pembetulan diambil berdasarkan perkara-perkara berikut :
i. Ketidakakuran dalam pelaksanaan SPK; ii. Laporan Audit Dalaman; dan iii. Laporan Aduan Pelanggan.
36 WP bertanggungjawab untuk menyediakan ulasan-ulasan bagi sesuatu
ketidakakuran yang telah berlaku dalam pelaksanaan SPK. 37 WP bertanggungjawab untuk menjalankan analisis bagi menentukan punca
ketidakakuran sama ada berlaku di peringkat operasi ataupun di peringkat dokumen.
38 WP bertanggungjawab melaksanakan tindakan pembetulan ke atas perkara
yang diputuskan oleh Mesyuarat JKSP.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 50 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
39 Setiap tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan dilaporkan kepada Mesyuarat JKSP atau Mesyuarat Pagi.
40 Semua rekod yang telah dilaksanakan perlu direkodkan seperti di dalam JPBD
(IP) PKU 02 : Kawalan Rekod. 5.6 Tindakan Pencegahan 41 Prosedur-prosedur untuk menjalankan tindakan pencegahan dilaksanakan
seperti di dalam JPBD (IP) PKU 06 : Tindakan Pencegahan. 42 Tindakan pencegahan diambil berdasarkan kepada keputusan dan cadangan
pada peringkat berikut : i. Rancangan Korporat Jabatan; ii. Penyelidikan dan Pembangunan; iii. Kajian-kajian Penandarasan; iv. Analisis Data Mengenai Keberkesanan dan Kecekapan Sistem Kualiti; v. Kapasiti dan Kualiti Sumber Manusia; vi. Kapasiti dan Kualiti Infrastruktur (persekitaran kerja, peralatan,
kemudahan); dan vii. Teguran yang berbangkit dari pelbagai mesyuarat dalaman atau luaran
yang berkaitan isu-isu peningkatan berterusan.
43 Laporan Tindakan Pencegahan disedia berdasarkan maklumat yang dikumpul dan perlu dibentang serta diputuskan oleh JKSP dengan mengandungi perkara-perkara berikut : i. Cadangan tindakan pencegahan; ii. Cara-cara melaksanakannya; dan iii. Keberkesanan tindakan pencegahan yang diambil.
44 WP bertanggungjawab untuk melaksanakan tindakan-tindakan pencegahan
yang diputuskan oleh JKSP dan bertanggungjawab untuk melapor semula kepada JKSP untuk semakan.
45 Semua tindakan pencegahan perlu direkodkan seperti di dalam JPBD (IP) PKU
02 : Kawalan Rekod.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 51 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
6.0 PENGURUSAN SUMBER
6.1 Pengenalpastian Sumber
01 KP bertanggungjawab menentukan dan menyediakan sumber yang mencukupi dan berkualiti untuk melaksana dan menyelenggara SPK.
02 Langkah-langkah untuk meningkatkannya dengan efektif:
i. Peruntukan kewangan yang mencukupi. ii. Penyediaan sumber manusia yang terlatih dan mencukupi. iii. Penyediaan kemudahan prasarana. iv. Persekitaran kerja selamat dan selesa.
6.2 Pengurusan Sumber Manusia 6.2.1 Perihal Perkhidmatan
03 KP bertanggungjawab untuk menyediakan tenaga kerja pengurusan,
profesional dan sokongan yang mempunyai kualiti dari segi akademik yang berkaitan, latihan, kemahiran, kecekapan dan pengalaman serta mematuhi peruntukan semasa yang ditetapkan.
6.2.2 Kelayakan Pengambilan Tenaga Kerja 04 KP bertanggungjawab memastikan tenaga kerja berkelayakan yang perlu dan
mencukupi dari masa ke semasa. 05 Keperluan dan penyediaan pegawai yang mencukupi untuk melaksanakan
objektif-objektif Jabatan. 06 Semua maklumat peribadi pegawai yang dilantik akan disimpan oleh SSM,
BKP. 6.2.3 Latihan dan Kesedaran 07 KP bertanggungjawab memberi latihan terhadap pegawai atau mengambil
tindakan-tindakan lain untuk memenuhi keperluan Jabatan seperti di dalam JPBD (IP) PKT 04: Pengurusan Latihan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 52 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
6.2.4 Kemahiran 08 KP bertanggungjawab memastikan pegawai-pegawai memiliki kemahiran yang
bersesuaian selaras dengan sumbangan mereka untuk mencapai objektif-objektif kualiti yang ditetapkan.
09 KP bertanggungjawab untuk memastikan keperluan pegawai bagi tindakan-
tindakan untuk memenuhi keperluan Jabatan diperkukuhkan dengan SKT yang memudahkan proses penilaian Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT).
10 KP bertanggungjawab untuk memberikan peningkatan kecekapan dan
kepakaran berterusan kepada semua warga Jabatan melalui latihan seperti peruntukan yang dinyatakan dalam pekeliling dan peraturan yang berkuatkuasa.
11 Membentuk pasukan pemikir (think tank), petugas-petugas, KIK dan
Benchmarking Team bagi memajukan dan meningkatkan mutu perkhidmatan. 12 Memberi pendedahan kepada pegawai dalam amalan terbaik dunia melalui
persidangan antarabangsa, kursus pendek peringkat antarabangsa, kolokium, seminar, intellectual discussion, executive talk dan lawatan teknikal.
6.3 Infrastruktur 13 KP bertanggungjawab memastikan penyediaan dan penyelenggaraan
infrastruktur yang diperlukan untuk memenuhi keperluan Jabatan. 14 Infrastruktur yang diperlukan antaranya adalah:
i. Bangunan tempat kerja (keselamatan dan keselesaan) dan kelengkapan pejabat yang berkaitan.
ii. Alatan proses (hardware dan software). iii. Perkhidmatan sokongan (seperti pangangkutan, komunikasi atau sistem
maklumat).
15 KP perlu memastikan inventori diwujudkan bagi semua peralatan dan perlu disenggara mengikut jadual.
6.4 Persekitaran Tempat Kerja 16 KP bertanggungjawab memastikan persekitaran tempat kerja yang selamat,
bersih, ceria dan mempunyai kelengkapan yang sesuai bagi melaksanakan tugas-tugas dengan berkesan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 53 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
7.0 KAWALAN OPERASI PERKHIDMATAN JPBD SM 7.1 Perancangan Pelaksanaan Aktiviti-Aktiviti JPBD SM 01 Semua kepakaran untuk perkhidmatan JPBD SM dinyatakan dalam terma
rujukan atau terma dan syarat kepada projek-projek yang bakal dikendalikan. 02 Kawalan operasi dan perkhidmatan JPBD SM ini merangkumi semua bahagian
yang digariskan di dalam Bahagian 4 (SPK JPBD SM). 7.2 Pengenalpastian Keperluan Pelanggan 7.2.1 Keperluan Pelanggan 03 Di dalam memberi perkhidmatan, kesemua Bahagian akan memberi
perkhidmatan utama (core business) kepada pelanggan seperti di bawah:-
BAHAGIAN PERKHIDMATAN PELANGGAN
1. BRP Pejabat Projek • Penyediaan RS (Kajian semula)
dan • Penyediaan RT
i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBPT/PBT iv. NGO, Badan Profesional,
IPTA/IPTS v. Goverment Linked Company
(GLC)/Badan Berkanun vi. Agensi Pembangunan Koridor vii. Pihak Swasta viii. Orang Awam
UPP • Penyelarasan dan pemantauan
bagi kemajuan fizikal dan kewangan projek-projek di bawah peruntukan pembangunan (P43) Jabatan
• Penetapan Program di bawah RMLT dan luar jangka
• Menguruskan pemilihan dan pelantikan perunding
i. Semua Bahagian JPBD IP
2. BRFN • Menyedia, memantau dan mengkaji semula RFN
• Menyedia, memantau dan mengkaji semula DPN
• Mengurusetia mesyuarat MPFN
i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT
iv. NGO, Badan Profesional, IPTA/IPTS
v. Pihak Swasta vi. Orang Awam
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 54 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PERKHIDMATAN PELANGGAN
3. BPW • Penubuhan JPW • Urus setia JPW • Penyediaan RW
i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT
4. BPP
• Menjalankan kajian penyelidikan dan menyediakan garis panduan perancangan
• Memberi input kepakaran, kolaborasi dan perkongsian pintar
• Mengadakan program sebaran dan hebahan hasil penyelidikan
i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT iv. NGO, Badan Profesional,
IPTA/IPTS v. Pihak Swasta vi. Orang Awam
5. BPKSP
• Semakan dan pindaan Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)
• Menyediakan, semakan dan menjalankan PPA
• Penyediaan kertas perakuan bagi permohonan di bawah subseksyen 22(2A) Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) bagi pembangunan yang memerlukan nasihat MPFN
• Penyediaan Laporan Aduan Awam dan maklum balas berkaitan Perundangan Perancangan Bandar dan Desa
• Menyelaras pangkalan data mengenai aduan awam berkaitan perundangan perancangan bandar dan desa
i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT iv. Semua Bahagian JPBD v. NGO, Badan Profesional,
IPTA/IPTS vi. Pihak Swasta vii. Orang Awam
6. BK • Penyediaan Pelan Strategik Jabatan
• Menyelaras SPK Jabatan • Urus setia mesyuarat utama
Jabatan • Sebaran maklumat Jabatan • Pengendalian aduan dan
maklumbalas pelanggan
i. Semua Bahagian JPBD IP ii. Semua JPBD Negeri iii. Orang Awam
7. BMGN Pengurusan Data yang merangkumi : • Mengumpul dan membekalkan
data perancangan. • Membangun, mengurus dan
menyelaras data geospatial (GIS), pangkalan data dan sistem I-Plan.
i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT iv. Semua Bahagian JPBD v. NGO, Badan Profesional,
IPTA/IPTS vi. Pihak Swasta vii. Orang Awam
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 55 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PERKHIDMATAN PELANGGAN
8. BKP • Penyediaan perancangan dan pembangunan sumber manusia
• Urusan pentadbiran dan pengurusan belanjawan
• Perolehan bekalan dan aset • Penyelenggaraan bangunan,
kemudahan, peralatan dan Infrastruktur
• Pembangunan dan Penyelengaraan Aplikasi
i. Semua Bahagian JPBD IP
04 Keperluan pelanggan di dalam penyediaan rancangan-rancangan, kaedah-
kaedah, garis panduan, latihan, urusetia MPFN, lantikan perunding diuruskan dengan mengambil kira kehendak-kehendak pelanggan. Ia digariskan seperti berikut:- i. Memenuhi Terma Rujukan ii. Memenuhi Kehendak Akta 172 (jika berkaitan) iii. Memenuhi Perancangan Kualiti (jika ada) iv. Memenuhi keputusan Jawatankuasa yang berkaitan.
05 Setiap Pengarah Bahagian bertanggungjawab untuk mengenal pasti keperluan pelanggan, memahami dan memenuhi dengan tujuan memberi dan mempertingkatkan bagi kepuasan pelanggan.
06 Pengarah Bahagian akan mewujudkan kaedah bagi pengendalian maklumbalas
serta cadangan-cadangan daripada pelanggan berhubung dengan perkhidmatan yang diberikan.
07 Setiap Pengarah Bahagian juga akan mengkaji semua kehendak-kehendak
pelanggan bagi memastikan keperluan pelanggan dipenuhi berlandaskan kepada peraturan dan kemampuan.
08 Sebarang maklumbalas daripada pelanggan akan diambil tindakan sewajarnya
oleh Pengarah-Pengarah Bahagian yang berkaitan dengan maklumbalas berkenaan.
7.2.2 Semakan Terhadap Keperluan Berkaitan Produk 09 KP bertanggungjawab menyemak kehendak pelanggan dan kehendak teknikal
perancangan, yang dimuktamadkan dan disatukan dalam Terma Rujukan atau terma dan syarat kepada projek atau perkhidmatan yang bakal dikendalikan berdasarkan kemampuan Jabatan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 56 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
10 Sebarang perubahan ke atas kehendak yang telah dimuktamadkan hasil dari perubahan dasar negara, negeri dan PBPT serta keperluan perluasan kajian atau pertambahan skop kajian, dibuat setelah mendapat persetujuan bersama.
11 Semua perubahan dalam Terma Rujukan atau terma dan syarat direkod dan
dimaklumkan kepada semua pegawai terlibat. 7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan 12 KP bertanggungjawab memastikan komunikasi berterusan dengan pelanggan
(termasuk maklumbalas pelanggan) boleh ditangani melalui Jawatankuasa Penyelarasan Pasukan Teras, Jawatankuasa Kerja, Majlis Penuh PBPT, JPN dan MPFN dalam bentuk taklimat, perbincangan, mesyuarat dan koresponden terhadap perkara berikut : i. Permintaan pelanggan ii. Memuktamadkan Terma Rujukan, Terma dan Syarat serta laporan-laporan
berkaitan iii. Maklumbalas terhadap kualiti perkhidmatan melalui borang, laman web dan
e-mel. 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan 13 Perancangan projek perlu disediakan bagi setiap penyediaan perkhidmatan
meliputi aspek berikut: i. Menentukan keperluan pelanggan ii. Menentukan kuasa pihak yang terlibat iii. Menentukan tahap semakan laporan dan tahap tanggungjawab
14 Perancangan Rekabentuk hendaklah sentiasa dikemaskini sejajar dengan perubahan dan kemajuan kajian.
15 Semakan ke atas produk dilakukan oleh :
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 57 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PRODUK SEMAKAN
BRP i. Laporan RS(Kajian Semula) i. Jawatankuasa Kerja ii. Jawatankuasa Pemandu
ii. Laporan RT i. Jawatankuasa Penyelarasan Teknikal UPP i. Penetapan Program/Projek RMLT
mengikut Rolling Plan i. Mesyuarat Pagi
ii. Laporan Prestasi Perbelanjaan Projek– projek Pembangunan
i. Mesyuarat Pagi ii. Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun Jabatan iii. Laporan Prestasi Fizikal Projek–
projek Pembangunan i. Mesyuarat Pagi
iv. Pelantikan Perunding i. Jawatankuasa Penilaian Perunding (JPP) (Peringkat Jabatan)
BRFN i. Rancangan Fizikal Negara i. JPP JPBD
ii. Jawatankuasa Teknikal iii. Jawatankuasa Kerja Induk iv. MPFN
ii. DPN i. JPP JPBD ii. Jawatankuasa Teknikal iii. Jawatankuasa Induk iv. MPFN
iii. Pelaksanaan Mesyuarat MPFN KP BPW i. Penubuhan JPW
ii. Pelaksanaan Mesyuarat JPW SU JPW
iii. RW i. Jawatankuasa Teknikal ii. JPN
BPP i. Garis panduan perancangan i. Jawatankuasa Penyelarasan ii. JPP JPBD
BPKSP i. Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)
JPP JPBD
ii. Kaedah-Kaedah JPP JPBD
iii. Kertas Perakuan Permohonan di bawah subseksyen 22(2A)
TKP (Pembangunan)
iv. PPA i. JPP JPBD BK
i. Pelaksanaan Mesyuarat- Mesyuarat Utama Jabatan
i. KP
ii. Pelaporan Pelan Tindakan Rancangan Strategik Jabatan
i. KP ii. J/K Pengurusan JPBD SM
iii. Pengurusan Kualiti Jabatan • KPI Jabatan • Pelaksanaan ISO 9001 : 2008
i. J/K Pengurusan JPBD ii. JKSP/Mesyuarat Pagi
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 58 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PRODUK SEMAKAN
BMGN i. Data Perancangan ii. Manual GIS iii. Sistem I-Plan iv. Laporan Gunatanah
i. Kumpulan Kerja Pengurusan dan Pemantauan Data (PPD)
ii. Jawatankuasa Perancangan Maklumat Guna Tanah
BKP i. Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus
ii. Laporan Pengurusan Aset iii. Laporan Jawatankuasa Keutuhan
Pengurusan
i. JPKA Jabatan ii. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih
Kerajaan peringkat Jabatan iii. JITU Jabatan
iv. Program Pembangunan Sumber Manusia. • Perkhidmatan dan perjawatan • Pembangunan kerjaya dan
latihan • Peperiksaan • Latihan
i. Panel Pembangunan Sumber Manusia (Perkhidmatan)
ii. Panel PembangunanSumber Manusia(Latihan / Hadiah Latihan)
iii. Panel Peperiksaan Jabatan iv. Jawatankuasa LatihanKPKT
v. Perolehan Bekalan dan Aset (Bukan ICT)
i. Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga
ii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal Tender/ Sebut Harga
iii. Jawatankuasa Penilaian Kewangan Tender/Sebut Harga
iv. Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan vi. Perolehan Projek ICT
i. JK Pemandu ICT ii. Jawatankuasa Pembuka
Tender/Sebut Harga iii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal
Tender/ Sebut Harga iv. Jawatankuasa Penilaian Kewangan
Tender/ Sebut harga v. Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan
vii. Perolehan pembelian terus bekalan/perkhidmatan
i. Pengarah Bahagian/Ketua Seksyen/Ketua Unit
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 59 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan 16 Dalam setiap proses penyediaan perkhidmatan sekurang-kurangnya input
penting diambilkira : i. Terma Rujukan yang telah dipersetujui bersama pelanggan ii. Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) serta akta-akta terkini
dan lain-lain perlembagaan yang berkaitan iii. Manual Prosedur Kerja, garis panduan-garis panduan yang dibentuk oleh
JPBD, dasar, arahan dan peraturan pentadbiran yang sedia ada iv. Dasar-dasar kerajaan dan Arahan Perkhidmatan
7.3.3 Output Rekabentuk dan Pembangunan 17 Output rekabentuk mesti memenuhi perkara-perkara yang diperlukan dalam
input rekabentuk seperti berikut: i. Memenuhi Terma Rujukan yang telah dipersetujui bersama pelanggan ii. Memenuhi Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) serta akta-
akta terkini dan perlembagaan iii. JPBD SM menjalankan aktiviti dengan menggunakan sumber
kepakarannya yang tersendiri. Bagi bidang-bidang yang tiada kepakaran, JPBD SM akan melantik perunding yang berwibawa untuk menjalankannya
iv. Memenuhi Manual Prosedur Kerja, garis panduan-garis panduan yang dibentuk oleh JPBD, dasar, arahan dan peraturan pentadbiran yang sedia ada
v. Memenuhi Dasar-Dasar Kerajaan vi. Memenuhi Pekeliling-Pekeliling dan Arahan Perkhidmatan
7.3.4 Semakan Rekabentuk dan Pembangunan 18 Semakan rekabentuk dan pembangunan Perkhidmatan dibuat di beberapa
peringkat: i. Terma Rujukan ii. Penyediaan laporan-laporan berkaitan iii. Maklumbalas daripada Jawatankuasa-Jawatankuasa
19 Pengarah Bahagian dan pegawai - pegawai di bawahnya bertanggungjawab di
dalam memastikan semakan yang diperolehi dari setiap peringkat direkodkan dalam minit mesyuarat, nota ringkas dan lain-lain yang bersesuaian.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 60 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
7.3.5 Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan 20 Verifikasi rekabentuk dan pembangunan ke atas perkhidmatan dilaksanakan di
peringkat : i. Terma Rujukan ii. Pelbagai peringkat penyediaan seperti ditetapkan oleh Terma Rujukan iii. Produk yang dihasilkan
21 Verifikasi terhadap produk dibuat oleh Jawatankuasa Penyelarasan dan
Jawatankuasa Kerja / Teknikal / Pakar / Pemandu di mana berkaitan. 7.3.6 PengesahanRekabentuk dan Pembangunan 22 Pengesahan produk dilakukan oleh:
BAHAGIAN PRODUK PENGESAHAN KEAHLIAN
BRP i. RS (Kajian Semula)
JPN i. MB/ KM- Pengerusi ii. Timbalan Pengerusi iii. Setiausaha Kerajaan Negeri iv. Pengarah JPBD Negeri -
Setiausaha v. Pengarah PTG vi. Pengarah UPEN vii. Pengarah Kerja Raya Negeri viii. Penasihat Undang-Undang
Negeri ix. Pegawai Kewangan Negeri x. Pegawai Kemajuan Negeri xi. Pengarah Jabatan Alam
Sekitar Negeri xii. Tujuh (7) Ahli MMKN
ii. RT Majlis Penuh
i. Datuk Bandar/Yang Dipertua – Pengerusi
ii. Setiausaha Majlis iii. Lapan (8) hingga 24 Ahli
Majlis iv. Ketua Jabatan PBT
UPP i. Penetapan Program/ Projek RMLT Mengikut Rolling Plan
Mesyuarat Pagi i. KP-Pengerusi ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Pengarah Bahagian v. Ketua Seksyen/Ketua Unit
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 61 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PRODUK PENGESAHAN KEAHLIAN
ii. Laporan Prestasi Perbelanjaan Projek-projek Pembangunan
Mesyuarat Pagi i. KP -Pengerusi ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Pengarah Bahagian i. Ketua Seksyen/Ketua Unit
iii. Laporan Prestasi Fizikal Projek-projek Pembangunan
Mesyuarat Pagi i. KP -Pengerusi ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Pengarah Bahagian i. Ketua Seksyen/Ketua Unit
iv. Pelantikan Perunding
i. Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) KPKT
ii. Lembaga Perolehan (B) KPKT
iii. Lembaga Perolehan (A) KPKT
iv. Kementerian Kewangan Malaysia
Keanggotaan seperti ditentukan oleh KPKT dan Kementerian Kewangan
BRFN i. RFN ii. DPN iii. Keputusan
MPFN
MPFN i. Perdana Menteri ii. Timbalan Perdana Menteri iii. Menteri yang
bertanggungjawab bagi Perancangan Bandar dan Desa
iv. Menteri yang bertanggungjawab bagi Perumahan dan Kerajaan Tempatan, jika dia bukan juga Menteri yang bertanggungjawab dalam perancangan bandar dan desa
v. Menteri Kewangan vi. Menteri yang
bertanggungjawab bagi tanah
vii. MB atau KM bagi tiap – tiap Negeri
viii. Menteri yang bertanggungjawab bagi Wilayah Persekutuan
ix. Tidak lebih dari tujuh (7) ahli lain yang dilantik oleh Pengerusi
x. KP JPBD SM sebagai Setiausaha Majlis
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 62 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PRODUK PENGESAHAN KEAHLIAN
BPW i. Kertas Penubuhan JPW
MPFN i. Perdana Menteri ii. Timbalan Perdana Menteri iii. Menteri yang
bertanggungjawab bagi Perancangan Bandar dan Desa
iv. Menteri yang bertanggungjawab bagi Perumahan Kerajaan Tempatan,jika dia bukan juga Menteri yang bertanggungjawab dalam perancangan Bandar dan desa
v. Menteri Kewangan vi. Menteri yang
bertanggungjawab bagi tanah
vii. Menteri Besar atau Ketua Menteri bagi tiap-tiap Negeri
viii. Menteri yang bertanggungjawab bagi Wilayah Persekutuan
ix. Tidak lebih dari tujuh (7) ahli lain yang dilantik oleh Pengerusi
x. Ketua Pengarah, JPBD SM sebagai Setiausaha Majlis
ii. Kertas Kerja Mesyuarat
JPW i. Seorang Pengerusi, yang dilantik oleh Perdana Menteri
ii. Enam (6) orang mewakili Kerajaan Persekutuan, sekurang-kurangnya empat (4) orang daripadanya hendaklah pegawai awam yang dilantik oleh menteri
iii. Tidak lebih daripada empat (4) orang yang mewakili kerajaan setiap negeri dalam wilayah itu, yang dilantik oleh PBN, seorang daripadanya hendaklah Pengarah Negeri; dan
iv. Yang Dipertua tiap-tiap PBT dalam wilayah itu
iii. RW Jawatakuasa Perancangan dan Pembangunan JPBD
i. Ketua Pengarah ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat
Projek vi. Semua Pengarah Bahagian
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 63 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PRODUK PENGESAHAN KEAHLIAN
BPP i. Garis Panduan Perancangan
JPP JPBD
i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat
Projek vi. Semua Pengarah Bahagian
(kecuali Pengarah BKP) BPKSP i. Kertas Rumusan
Semakan Akta Perancangan Bandar.00 dan Desa 1976 (Akta 172)
JPP JPBD
i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat
Projek vi. Semua Pengarah Bahagian
(kecuali Pengarah BKP) ii. Kertas Cadangan
Pindaan Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)
JPP JPBD
i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat
Projek vi. Semua Pengarah Bahagian
(kecuali Pengarah BKP) iii. Draf Kaedah-
Kaedah di bawah Akta 172
JPP JPBD i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat
Projek vi. Semua Pengarah Bahagian
(kecuali Pengarah BKP) iv. PPA JPP JPBD i. KP
ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat
Projek vi. Semua Pengarah Bahagian
(kecuali Pengarah BKP) v. Kertas Perakuan
Permohonan di bawah subseksyen 22(2A) Akta 172
TKP (Pembangunan)
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 64 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PRODUK PENGESAHAN KEAHLIAN
BK i. Keputusan Mesyuarat Utama
J/K Pengurusan i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat
Projek vi. Semua Pengarah Bahagian
ii. Laporan PTPSJ
J/K Pengurusan Jabatan
i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat
Projek vi. Semua Pengarah Bahagian
iii. Pengurusan Kualiti Jabatan
• KPI • MS ISO
9001 : 2008
J/K Pengurusan Jabatan JKSP
i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat
Projek vi. Semua Pengarah Bahagian i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Pejabat
Projek v. Semua Pengarah
Bahagian/Ketua Unit/Ketua Seksyen
vi. KSA vii. Wakil JPBD Negeri
BMGN i. Data Perancangan
ii. Manual GIS iii. Sistem I-Plan iv. Laporan
Gunatanah
Jawatankuasa Perancangan Maklumat Gunatanah
i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Bahagian,
JPBD SM. v. Semua Pengarah JPBD
Negeri.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 65 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PRODUK PENGESAHAN KEAHLIAN
BKP i. Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus
ii. Laporan
Pengurusan Aset
JPKA Jabatan JKPAK Jabatan
i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua PengarahBahagian. i. TKP (Pembangunan) ii. Semua Pengarah Bahagian. iii. Pegawai aset iv. Pegawai Pemverifikasi stok. v. Pegawai Pemeriksa
iii. Laporan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan
J/K Keutuhan dan Tadbir urus
i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Bahagian
dan JPBD Negeri iv. Program
Pembangunan Sumber Manusia. • Perkhidmatan
dan perjawatan
• Pembangunan kerjaya dan latihan
• Peperiksaan • Latihan
• PPSM
Perkhidmatan • PPSM Latihan
/ Hadiah Latihan
• Panel Peperiksaan Jabatan
• Jawatankuasa Latihan KPKT
i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) i. KSU ii. TKSU (Pengurusan) iii. TKSU (Pembangunan) iv. Semua SUB dan Ketua
Pengarah KPKT v. Perolehan
Bekalan dan Perkhidmatan Secara Tender(Bukan ICT)
Lembaga Perolehan ‘A’ KPKT
Pengerusi : KSU Ahli : i. Kementerian Kewangan
(MOF) ii. Jabatan Kerja Raya (JKR)
Lembaga Perolehan ‘B’ KPKT
Pengerusi : KSU / TSU (Pengurusan) Ahli : i. Jabatan Kerja Raya (JKR) ii. Ketua Pengarah iii. SUB Kewangan KPKT
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 66 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
BAHAGIAN PRODUK PENGESAHAN KEAHLIAN
vi. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Secara Sebutharga (Bukan ICT)
Jawatankuasa Sebutharga Jabatan
Pengerusi : KP Wakil JPBD i. TKP (Perancangan)
dan/atau ii. TKP (Pembangunan) dan /
atau iii. Pengarah Korporat;
dan/atau iii. Pengarah RFN; dan/atau iv. Pengarah BPW; dan/atau v. Pengarah BPP; dan/atau vi. Pengarah BPKSP; dan/atau vii. Pengarah BMGN; dan/atau viii. Pengarah BRP Wakil KPKT i. SUB (Kew)/wakil Bahagian
Kewangan dan Perolehan KPKT; dan/atau
ii. SUB (Pemb)/wakil Bahagian Pembangunan dan Pelaksanaan Projek KPKT
Wakil Jabatan Lain i. KP JKT/Wakil Jabatan
Kerajaan Tempatan ii. KP JPN/Wakil Jabatan
Perumahan Negara vii. Perolehan
Projek ICT
Jawatankuasa Pemandu ICT KPKT J/K Perolehan Terus Jabatan
i. KSU KPKT ii. Pengerusi Jawatankuasa
Pemandu ICT JPBD iii. Ketua Jabatan / Bahagian
KPKT i. TKP (Perancangan) ii. Pengarah BKP / urus setia
JPICT Jabatan iii. Wakil Bahagian
Lembaga Perolehan ‘B’ KPKT JT ICT MAMPU
i. TKSU (Pembangunan) KPKT
ii. SUB Kewangan KPKT iii. Wakil Bahagian/ Jabatan
KPKT i. TKP ICT MAMPU ii. Kementerian/ Jabatan
berkaitan
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 67 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
23 Pengesahan Produk dilakukan oleh Jawatankuasa atau orang perseorangan yang mempunyai kepakaran teknikal dan kuasa mengawal selia pembangunan dan perancangan fizikal peringkat persekutuan dan negeri. Rekod-rekod pengesahan diselenggara oleh Bahagian yang berkenaan.
7.3.7 Kawalan Perubahan 24 Perubahan rekabentuk boleh berlaku sekiranya terdapat keperluan
pengubahan, pemansuhan atau penggantian sesuatu dokumen disebabkan oleh perubahan dasar atau senario pembangunan. Kawalan perubahan perlu melalui keseluruhan proses penyediaan sesuatu kajian yang ditetapkan.
7.4 Perolehan 7.4.1 Pelantikan Perkhidmatan Perolehan 25 Aktiviti perolehan yang terlibat dalam penyediaan aktiviti perkhidmatan meliputi
perkhidmatan berikut: i. Pelantikan perunding utama ii. Perkhidmatan kerja / perkhidmatan iii. Pembelian dan perolehan perkhidmatan penyelenggaraan komputer
26 Perolehan ini dibuat mengikut prosedur yang ditetapkan oleh Perbendaharaan
Malaysia atau Pegawai Pengawal dari masa ke semasa di mana kriteria pemilihan dan penilaian telah ditetapkan.
27 Perkhidmatan perolehan perlu direkodkan oleh pegawai yang
dipertanggungjawabkan. 28 KP bertanggungjawab memastikan perkhidmatan yang diperolehi mematuhi
keperluan yang ditentukan. Tahap dan jenis kawalan yang dikenakan ke atas pembekal dan produk yang diperolehi mestilah bergantung kepada kesan produk tersebut terhadap realisasi produk atau produk yang terakhir. KP mestilah menilai dan memilih pembekal-pembekal berdasarkan keupayaan mereka untuk membekalkan produk berdasarkan keperluan Jabatan. Kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian semula mestilah diwujudkan. Rekod mengenai hasil penilaian semula mestilah diwujudkan dan diselenggarakan. Senarai Daftar Pembekal / Perunding diwujudkan dan dikemaskini berasaskan hasil penilaian prestasi pembekal.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 68 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
7.4.2 Maklumat Perolehan 29 KP bertanggungjawab memastikan maklumat perolehan yang diperolehi
hendaklah dinyatakan dengan jelas mengikut keperluan berikut: i. Spesifikasi Perolehan ii. Proses dan Prosedur Perolehan iii. Keperluan kelayakan anggota yang berkuasa meluluskan
30 Dokumen perolehan hendaklah diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa
sebelum diserahkan kepada pembekal. 7.4.3 Verifikasi Produk Yang Diperolehi 31 Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal perlu diperiksa
bagi memastikan memenuhi spesifikasi dan keperluan yang dinyatakan dalam dokumen perolehan. Kaedah verifikasi hendaklah ditentukan oleh Jabatan.
32 Kesemua perkara yang melibatkan perkhidmatan ini dikawal melalui PKT.
PKT yang terlibat ialah :-
i. JPBD (IP) PKT 03 : Pengurusan Pelantikan, Penilaian Prestasi dan Penamatan Perkhidmatan Perunding
ii. JPBD (IP) PKT 05 : Perolehan iii. JPBD (IP) PKT 08 : Pengurusan Aset Meliputi Penyelenggaraan
dan Pelupusan
7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan 7.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan 33 Jabatan perlu merancang proses penyediaan dan penyampaian perkhidmatan
serta perkhidmatan susulan dalam keadaan terkawal. Ini dilakukan melalui : i. Penyediaan maklumat ciri-ciri produk/perkhidmatan, ii. Peralatan yang sesuai, dan iii. Melaksanakan aktiviti pemantauan dan pengukuran yang ditetapkan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 69 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
7.5.2 Validasi Proses Penyediaan 34 Disisihkan. 7.5.3 Pengenalan dan Kemudahkesanan 35 Produk yang dihasilkan perlu diberikan identifikasi yang berkaitan dengan
produk / perkhidmatan di sepanjang proses realisasi produk termasuk identifikasi untuk status pemantauan dan pengukuran bagi memudahkan proses pengesanan.
7.5.4 Hakmilik Pelanggan 36 Disisihkan. 7.5.5 Pemeliharaan Produk 37 Disisihkan. 7.6 Kawalan Peralatan Pengukuran dan Pemantauan 38 Disisihkan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 70 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
8.0 PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN
01 KP bertanggungjawab memantau, mengukur dan menganalisis semua maklumat mengenai: i. Kecekapan dan keberkesanan pelaksanaan SPK, ii. Kepatuhan terhadap SPK, dan iii. Mencadangkan tindakan penambahbaikan bagi meningkatkan
keberkesanan perkhidmatan JPBD SM secara berterusan.
8.1 Am 02 KP bertanggungjawab untuk membangunkan kaedah yang sesuai dan
berkesan bagi mengumpul dan mengenal pasti semua maklumat yang digunakan secara berjadual sebagai input kepada keputusan penambahbaikan berterusan terhadap SPK.
8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 03 KP bertanggungjawab untuk memantau dan mendapatkan maklumat mengenai
kepuasan pelanggan melalui kaedah : i. Maklumbalas pelanggan dalam PKT dan PKK iaitu:
JPBD (IP) PKT 04 : Pengurusan Latihan JPBD (IP) PKT 06
: Pengendalian Aduan dan Maklum
Balas Pelanggan JPBD (IP) PKK (RT) 05 : Penyedian Laporan Analisis dan
Strategi Pembangunan JPBD (IP) PKK (RT) 09 : Penyediaan dan Penyerahan RT serta
Penilaian Kualiti JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 09
: Penilaian Ciri Kualiti dan Daya Laksana RS
JPBD (IP) PKK (RW) 05 : Laporan Penilaian Kualiti RW JPBD (IP) PKK (Pengurusan Data)
: Pengurusan Data
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 71 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
8.2.2 Keberkesanan SPK 04 Maklumbalas mengenai kecekapan dan keberkesanan pelaksanaanSPK ini
diperolehi melalui proses audit dalamanseperti di dalam JPBD (IP) PKU 03: Audit Dalaman.
05 Elemen - elemen Audit Dalaman sebagaimana yang disenaraikan, direkod dan
dipantau bagi mengukur keakuran terhadap standard dan keakuran terhadap prosedur serta keberkesanannya.
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 06 KP bertanggungjawab membangunkan metodologi bagi mengukur kecekapan
proses dari segi kepatuhan terhadap proses yang didokumen dan sejauh mana keupayaan proses dalam mencapai objektif SPK.
07 Pengukuran kecekapan proses dibuat melalui kaedah-kaedah di antara lain:
i. Pencapaian piagam pelanggan dan jadual masa yang dirancang. ii. Keupayaan dan kecekapan sumber manusia berbanding keperluan SPK. iii. Penggunaan teknologi dan teknik perancangan secara optimum dan terkini. iv. Meningkatkan aspek-aspek ekonomi dalam penggunaan sumber.
08 Sekiranya proses tidak dicapai seperti yang dirancangkan, tindakan pembetulan
dan pencegahan perlu dikenalpasti dan dilaksanakan. 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 09 Pemantauan dan Pengukuran kualiti dan keberkesanan produk direkod dan
dipantau. 10 Pemantauan dan pengukuran produk hendaklah dilaksanakan ditahap yang
bersesuaian semasa proses realisasi produk. 11 Pengesahan produk yang dilepaskan perlu melalui proses pemantauan yang
ditetapkan oleh Jabatan. 12 Pengukuran keberkesanan dan dayalaksana produk diukur dalam jangka masa
yang bersesuaian selepas penyampaian produk.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 72 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
8.3 Analisis Data 13 KP bertanggungjawab menentu, mengumpul dan menganalisis semua data
berkenaan kecekapan dan keberkesanan SPK serta mengenal pasti punca-punca masalah dan tindakan penambahbaikan yang perlu dilaksanakan ke atas SPK.
14 Penganalisaan data adalah untuk mengukur :
i. Kepuasan pelanggan. ii. Kepatuhan terhadap spesifikasi produk. iii. Trend kepatuhan terhadap proses dan produk serta tindakan-tindakan
pencegahan. iv. Kualiti input perunding, pembekal bagi perkhidmatan dan peralatan yang
diperolehi.
8.3 Tindakan Penambahbaikan 15 KP bertanggungjawab secara berterusan untuk meningkatkan keberkesanan
SPK melalui: i. Program dasar kualiti. ii. Objektif kualiti. iii. Hasil audit. iv. Analisis data (kepuasan pelanggan, prestasi perunding). v. Tindakan penambahbaikan dan pencegahan. vi. Semakan Pengurusan
16 KP perlu membentuk mekanisme kawalan dalam proses bagi penambahbaikan
berterusan. 17 Melaksanakan tindakan penambahbaikan mengikut proses berikut:
i. Mengenal pasti ruang-ruang penambahbaikan hasil dari rekod pemantauan dan penganalisaan dan keberkesanan proses / produk / kepuasan pelanggan.
ii. Mendalami situasi semasa mengenai keberkesanan dan kecekapan proses yang perlu dibuat penambahbaikan.
iii. Mengenal pasti dan menganalisa punca masalah. iv. Membentuk tindakan-tindakan alternatif penambahbaikan. v. Menjangka dan menilai impak-impak hasil daripada penambahbaikan yang
dilaksanakan. vi. Menyebar,melaksana dan menyeragamkan tindakan penambahbaikan. vii. Menilai keberkesanan dan kecekapan proses / produk / kepuasan
pelanggan setelah tindakan penambahbaikan dilaksanakan.
MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3
MUKA SURAT: 73 dari 73
JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0
TARIKH: 23 Jun 2016
MS ISO 9001:2008
18 Menggunakan rekod-rekod yang disenaraikan bagi menyokong keputusan-keputusan penambahbaikan: i. Kemajuan fizikal. ii. Kemajuan kewangan. iii. Data-data sistem pemantauan projek. iv. Data-data penerimapakaian dan pewartaan rancangan pemajuan / RFN /
DPN / RW dan kaedah-kaedah. v. Data-data perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan selepas output
diserahkan. vi. Prestasi input perunding. vii. Data-data dari penilaian dalam Jabatan (self assessment). viii. Maklumbalas stakeholder.