Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL

2010

Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach

Poddziałania 2.1.1 PO KL

Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

Prawo Zamówień Publicznych i Konkurencyjność

1. Zasada Konkurencyjności dotyczy Beneficjentów, którzy nie są objęci

obowiązkiem stosowania Ustawy PZP

definicja zamówienia

nie dotyczy personelu

2. Obowiązki:

zapytania ofertowe

pisemność postępowania

3. Korekty finansowe w przypadku naruszenia przepisów przez Beneficjentów

zobowiązanych do stosowania Ustawy PZP.


Monitoring, kontrola i audyt, pomoc publiczna

I. Pomoc publiczna:

Beneficjent udzielający pomocy publicznej zobowiązany jest do:

zbierania od przedsiębiorców odpowiednich dokumentów zgodnie z

Ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej

wystawiania przedsiębiorcom odpowiednich zaświadczeń zgodnie z

Ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej

sprawozdawczości z udzielonej pomocy publicznej



II. Archiwizacja dokumentacji:

1. wymagana do dnia 31 grudnia 2020 r. (informowanie o miejscu archiwacji

dokumentacji projektu - o ile nie jest to równoznaczne z biurem projektu,

bądź zmianie miejsca archiwizacji)

2. dokumentacja związana z udzieloną pomocą publiczną – 10 lat od dnia jej

przyznania

3. wymóg zastrzeżenia wglądu w dokumentację podwykonawcy



III. Kontrola (kontrola dokumentacji, kontrola w miejscu realizacji projektu,

wizyty monitoringowe)

1. dokonywana zgodnie z Zasadami kontroli PO KL

2. kontrola na miejscu - w siedzibie Beneficjenta, Partnerów oraz w miejscu

realizacji projektu:

a) udostępnienie przez Beneficjenta wszystkich dokumentów związanych z

realizacją projektu

b) zawiadomienie na 5 dni przed rozpoczęciem kontroli (nie dotyczy

kontroli doraźnych)

c) czas kontroli (1- 4 dni)



d) minimum 2 osoby wchodzące w skład zespołu kontrolującego

(upoważnienie do przeprowadzenia kontroli)

e) informacja pokontrolna w terminie 21 dni od dnia zakończenia kontroli

f) podpisanie informacji pokontrolnej/ewentualne zgłoszenie uwag do

informacji pokontrolnej – 14 dni od dnia otrzymania informacji

g) rozpatrzenie uwag do informacji pokontrolnej – 14 dni

h) zalecenia pokontrolne – 14 dni od otrzymania podpisanej informacji

pokontrolnej

i) konieczność wdrożenia zaleceń oraz poinformowania PARP o sposobie

realizacji zaleceń



3. wizyty monitoringowe

a) przeprowadzane przez dwie osoby w miejscu realizacji szkoleń,

b) bez wcześniejszego zawiadomienia,

c) po wizycie sporządzany jest protokół,

d) w razie stwierdzenia uchybień przygotowywane są zalecenia



IV. Audyt – przeprowadzenie zgodnie z zapisami Załącznika 2 do Zasad

realizacji projektu:

1. cele audytu

2. minimalne kwalifikacje audytora

3. wymagania odnośnie sposobu pracy

4. zakres ogólny i szczegółowy audytu

5. wymagania dotyczące raportu z audytu

Termin – w okresie ostatnich 2 miesięcy przed zakończeniem realizacji projektu.



V. Obowiązek przekazywania wszelkich informacji dotyczących realizacji

projektu na pisemne wezwanie PARP

VI. Obowiązek rejestracji instytucji szkoleniowej w bazie ofert szkoleniowych

www.inwestycjawkadry.pl


Ochrona danych osobowych

1. Warunkiem uczestnictwa w projekcie jest wyrażenie zgody na przetwarzanie

danych osobowych (Załącznik 5 i 6 do Umowy).

2. Obowiązek posiadania: polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania

systemami informatycznymi do przetwarzania danych osobowych, upoważnień

dla pracowników do przetwarzania danych osobowych (Załącznik 7 do Umowy),

ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania danych.

3. Powierzanie przetwarzania danych osobowych innym podmiotom.

4. Obowiązek informowania PARP o naruszeniu tajemnicy danych osobowych oraz

udziale w sprawach dot. ochrony danych toczących się przed GIODO i innymi

urzędami.


Obowiązki informacyjne

1. Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii

Spójności na lata 2007-2013; Plan Komunikacji PO KL załącznikiem są Wytyczne

dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL

2. Dokumenty i logotypy dostępne na stronie: www.efs.gov.pl;

http://www.parp.gov.pl/index/index/1395

3. Obowiązek umieszczania logotypów na dokumentacji projektowej, w

pomieszczeniach, w których realizowany jest projekt, na sprzęcie i wyposażeniu

finansowanym w ramach projektu

4. Obowiązek informowania uczestników projektu o współfinansowaniu ze środków Unii

Europejskiej (materiały szkoleniowe, materiały promocyjne)



5. Materiały promocyjne – duże formy - powinny zawierać obowiązkowo:

a) logo PO KL

b) flaga Unii Europejskiej

c) odwołanie słowne do Unii Europejskiej

d) odwołanie słowne do właściwego funduszu (pełna nazwa)

e) hasło określone dla PO KL (tablice informacyjne, pamiątkowe,

reklamowe, billboardy, plakaty)

f) informacja o współfinansowaniu projektu (umieszczana poza ciągiem

znaków)

g) logo PARP



6. Materiały promocyjne – małe formy - powinny zawierać obowiązkowo:

a) logo PO KL

b) flaga Unii Europejskiej

c) odwołanie słowne do Unii Europejskiej

Opcjonalnie:

a) Logo PARP

7. Beneficjent zobowiązany jest do przesłania w wersji elektronicznej do PARP

projektów materiałów promocyjnych. PARP akceptuje materiały promocyjne

w terminie do 10 dni roboczych od otrzymania prawidłowych dokumentów.


Zmiany w projekcie

1. Przesunięcia w budżecie projektu między zadaniami - do 10% wartości zadania – bez

konieczności uzyskania pisemnej zgody PARP.

Powyższe zmiany nie mogą zwiększać wydatków w ramach cross-financingu, w ramach

zadania Zarządzanie oraz wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej.

2. Przesunięcia w budżecie projektu między zadaniami - powyżej 10% wartości zadania,

zwiększenie łącznej kwoty wynagrodzeń personelu w ramach zadania Zarządzanie

oraz pozostałe zmiany w projekcie wymagają pisemnej zgody PARP.

3. Informacja o planowanych zmianach przekazywana jest do PARP nie później niż na 30

dni przed zakończeniem realizacji projektu. PARP podejmuje decyzje w ciągu 15 dni

roboczych.

4. Prawo renegocjacji umowy przez PARP.

5. Aneksy do umowy.


Sankcje umowne

1. Rezultaty (uczestnikogodziny) – dla wszystkich typów projektów

Dopuszczalne jest 25% odchylenie pomiędzy osiągniętym rezultatem projektu w

postaci uczestnikogodzin a poniesionymi wydatkami w projekcie.

2. Projekt zamknięty

a) Kryteria strategiczne

minimalny odsetek uczestników powyżej 45 roku życia biorących udział w modułach

szkoleniowych z zakresu ICT wynosi 40% ogółu uczestników w ramach projektu

spośród uczestników projektu co najmniej 40% stanowią osoby w wieku powyżej 45 lat,

które otrzymują zindywidualizowane wsparcie (np. doradztwo, coaching)

Całkowite wydatki projektu (pomniejszone w przypadku nie osiągnięcia zakładanych

rezultatów uczestnikogodzin) x 10% x (procent uczestników z kryterium strategicznego

– procent uczestników rzeczywiście objętych wsparciem w ramach kryterium

strategicznego) = sankcja


Sankcje umowne

b) Kryterium dostępu

objęcie wsparciem osób z co najmniej 2 województw


rezultatów uczestnikogodzin) x 50% = sankcja

90% osób pochodzących z jednego województwa w ramach projektu


rezultatów uczestnikogodzin) x (procent osób pochodzących z województwa, w którym

przekroczono granicę 90% w ramach projektu – 90%) = sankcja


Sankcje umowne

3. Projekt otwarty

a) Kryteria strategiczne

70% uczestników stanowią mikoroprzedsiębiorcy lub mali przedsiębiorcy lub pracownicy u nich zatrudnieni

Całkowite wydatki projektu (pomniejszone w przypadku nie osiągnięcia

Zakładanych rezultatów uczestnikogodzin) x 5% x (procent uczestników z

kryterium strategicznego – procent uczestników objętych wsparciem w ramach

kryterium strategicznego) = sankcja

40% stanowią uczestnicy w wieku powyżej 45 roku życia i jednocześnie kobiety stanowią co najmniej 55%

uczestników projektu


rezultatów uczestnikogodzin) x 10% x [(40% - procent uczestników w wieku powyżej 45

roku życia) + (55% - procent kobiet-uczestników projektu)] = sankcja


Sankcje umowne

cd. Projekt otwarty

100% stanowią uczestnicy z wykształceniem na poziomie nie wyższym niż 3 wg ISCED

97


zakładanych rezultatów uczestnikogodzin) x 5% x (procent osób z kryterium

strategicznego - procent osób objętych wsparciem w ramach kryterium

strategicznego) = sankcja

b) Kryterium horyzontalne

uczestnicy pochodzą z co najmniej 5 województw

Całkowite wydatki projektu x 20% x (liczba województw z których powinni zostać

zrekrutowani beneficjenci zgodnie z kryterium dostępu (min.5) – rzeczywista liczba

województw, z których zrekrutowani zostali beneficjenci ) = sankcja


Sankcje umowne

3. Studia podyplomowe

60% uczestników zostanie przeszkolonych na studiach podyplomowych o profilu

technicznym


zakładanych rezultatów uczestnikogodzin) x 15% x (procent uczestników z

kryterium strategicznego - procent uczestników przeszkolonych w ramach

kryterium strategicznego) = sankcja

40% stanowią uczestnicy w wieku powyżej 45 roku życia


rezultatów uczestnikogodzin) x 5% x (procent uczestników z kryterium strategicznego –

procent uczestników objętych wsparciem w ramach kryterium strategicznego) = sankcja


Rozwiązanie umowy

1. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron oraz z zachowaniem

jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia

rozliczeniu podlegają wydatki związane z prawidłowo zrealizowaną częścią projektu

2. Rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym, w zależności od przesłanki :

rozliczeniu podlegają wydatki związane z prawidłowo zrealizowaną częścią projektu

zwrot całości lub części środków wraz z odsetkami jak za zaległości podatkowe

wykluczenie na okres 3 lat z możliwości ubiegania się i otrzymania dofinansowania

na podstawie Ustawy o finansach publicznych lub Ustawy o PARP


Pozostałe obowiązki Beneficjenta wynikające z realizacji Projektu

1. Zawarcie umowy szkoleniowo-doradczej – załączniki:

a) deklaracja uczestnictwa

b) lista uczestników

c) dokument rejestrowy przedsiębiorstwa/zaświadczenie o zatrudnieniu – studia

podyplomowe

d) dokumenty związane z udzieleniem pomocy publicznej

2. Informowanie o działaniach w projekcie

a) zgłaszanie szkoleń – półroczne, miesięczne, korekta 10 dni przed szkoleniem

b) rejestracja szkoleń w internetowej bazie ofert szkoleniowych www.inwestycjawkadry.pl –

aktualizacja raz na miesiąc

c) informowanie o działaniach promocyjnych

3. Zasady ogólne dotyczące realizowanych szkoleń i doradztwa – pkt 4.5 Zasad realizacji

projektu


Wniosek o płatność – postęp rzeczowy realizacji projektu

1. Pkt 5 Postęp rzeczowy realizacji projektu – opis postępu realizacji zadań

2. Pkt 11 Planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego

wniosku

3. Pkt 12 Informacja na temat problemów/trudności związanych z realizacją

projektu - opis problemów i podjętych środków naprawczych, przyczyny

odstępstw od harmonogramu realizacji projektu

4. Pkt 13 Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk

wspólnotowych



Załącznik 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia - załącznik do

Zasad systemu sprawozdawczości POKL

1. Tabela 1 Przepływ uczestników projektu

a) osoby, które rozpoczęły udział w projekcie

b) osoby, które powróciły do projektu

c) osoby, które zakończyły udział w projekcie

d) osoby, które przerwały udział w projekcie

e) osoby, które kontynuują udział w projekcie


GŁÓWNE ZASADY

Punktem wyjścia do przygotowania sprawozdania jest status osoby w ostatnim

dniu okresu sprawozdawczego w odniesieniu do projektu

Sprawozdawane są zawsze OSOBY, nie uczestnicy szkoleń


GŁÓWNE ZASADY c.d. OSOBA ROZPOCZYNAJĄCA – osoba, która po raz pierwszy rozpoczęła

udział w projekcie:RMr – osoba, która rozpoczęła udział w projekcie w danym okresie sprawozdawczymRMp – osoba, która rozpoczęła udział w projekcie od początku jego realizacji

OSOBA POWRACAJĄCA – osoba, która zakończyła lub przerwała udział w projekcie, następnie powróciła do projektuPWMr - osoba, która powróciła do projektu w danym okresie sprawozdawczymPWMp - osoba, która powróciła do projektu od początku jego realizacji

OSOBA ZAKOŃCZAJĄCA – osoba, która zakończyła udział w projekcie

ZMr – osoba, która zakończyła udział w projekcie w danym okresie sprawozdawczymZMp – osoba, która zakończyła udział w projekcie od początku jego realizacji


GŁÓWNE ZASADY c.d.

OSOBA PRZERYWAJĄCA – osoba, która przerwała udział w projekcie i nie zakończyła żadnego szkolenia w projekciePMr – osoba, która przerwała udział w projekcie w danym okresie sprawozdawczymPMp – osoba, która przerwała udział w projekcie od początku jego realizacji

OSOBA KONTYNUUJĄCA – osoba, która ostatniego dnia okresu sprawozdawczego kontynuuje udział w projekcieKMr – osoba, która kontynuuje udział w projekcie w danym okresie sprawozdawczym


Rozpoczynający

R

Kontynuujący

KZakończający

ZPrzerywający

P


WAŻNY WZÓR

Dotyczący Tabeli 1 - przepływ osób

RMp = KMr + ZMp + PMp

ZMr + PMr + K = RMr + PWMr + K z poprzedniego okresu



2. Tabela 2 Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w

projekcie

Należy wypełnić Pkt 3 Zatrudnieni oraz podpunkty:

a) w tym samozatrudnieni

b) w tym zatrudnieni w mikroprzedsiębiorstwach

c) w tym zatrudnieni w małych przedsiębiorstwach

d) w tym zatrudnieni w średnich przedsiębiorstwach

e) w tym zatrudnieni w dużych przedsiębiorstwach

f) w tym pracownicy w gorszym położeniu

Należy wypełnić Pkt 4 Ogółem



3. Tabela 3 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się w dwóch

grupach wiekowych 15-24 i 55-64 lata – wiek określa się w chwili

rozpoczęcia udziału w projekcie

4. Tabela 4 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu na

wykształcenie – wykształcenie określa się w chwili rozpoczęcia udziału w

projekcie

5. Tabela 5 Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w projekcie

6. Tabela 6 Wartość udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej na rzecz MSP



7. Tabela 7 Osiągnięte wartości wskaźników – należy wypełnić następujące punkty

dla Priorytetu II: 1, 2, 7 oraz Inne wskaźniki określone we wniosku o

dofinansowanie:

liczba uczestników w podziale na szkolenia i doradztwo,

liczba uczestnikogodzin w podziale na szkolenia i doradztwo

I. Projekty zamknięte

a) kryteria strategiczne

liczba uczestników powyżej 45 roku życia biorących udział w modułach

szkoleniowych z zakresu ICT

liczba uczestników w wieku powyżej 45 lat, które otrzymują

zindywidualizowane wsparcie



b) kryteria dostępu

liczba osób, które zakończyły udział w szkoleniu w podziale na

województwa

II. Projekty otwarte


liczba uczestników będących mikroprzedsiębiorcami lub małymi

przedsiębiorcami lub pracownicy u nich zatrudnieni

liczba uczestników w wieku powyżej 45 roku życia

liczba uczestników- kobiet

liczba osób z wykształceniem na poziomie nie wyższym niż 3 wg ISCED 97



b) kryteria horyzontalne

liczba osób, które rozpoczęły udział w projekcie w podziale na województwa

III. Projekty studiów podyplomowych


liczba uczestników przeszkolonych na studiach podyplomowych o

profilu technicznym

liczba uczestników w wieku powyżej 45 roku życia


Wniosek o płatność – PEFS

PEFS – Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego – obowiązek przekazania w

formie elektronicznej, wraz z wnioskiem o płatność, informacji o wszystkich uczestnikach projektu

Formularz PEFS wraz z hasłem oraz loginem przekazywany wyłącznie z PARP (nie można

ściągać z innych instytucji wdrażających)

Formularz PEFS przekazywany z każdym wnioskiem o płatność narastająco

Formularz PEFS na nośniku elektronicznym, spakowany, zabezpieczony hasłem przesyłany pocztą

tradycyjną. Hasło w oddzielnej kopercie

Dane o osobach uczestniczących w projekcie należy wpisywać do formularza PEFS w momencie

rozpoczęcia udziału w szkoleniu/usłudze doradczej

Samozatrudnieni wypełniani w zakładce "Dane uczestników indywidualnych"

Wszystkie pola w formularzu PEFS muszą zostać wypełnione

Dziękuję za uwagę.Dziękuję za uwagę.

Documents

Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL