Zwischen Bedarfsanalyse und Systementscheidung: Der …fiz1.fh-potsdam.de/volltext/diplome/05131.pdf · Das dort angeführte Modell von Lang 4 bildete letztendlich die Grundlage für

Zwischen Bedarfsanalyse und Systementscheidung:

Der Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddate nbank am

Beispiel eines Designbüros

Abschlussarbeit des Fortbildungslehrgangs

„Wissenschaftliche/r Dokumentar/in“

am Institut für Information und Dokumentation in Potsdam

Lehrgebiet: Entwurf von Informationssystemen

Kurs: C/2004

Teilnehmerin: Andrea Böhm

Datum: 28. Februar 2005

Inhaltsverzeichnis

0 Abstract ....................................................................................................... 1

1 Einleitung .................................................................................................... 2

2 Das Projekt 'Softwareauswahl für eine Bilddatenbank' ............................... 3

2.1 Das Büro ecke:design.............................................................................. 3

2.2 Ziel des Projektes .................................................................................... 4

3 Methode und Vorgehensweise.................................................................... 5

3.1 Das Vorgehensmodell ............................................................................. 5

3.2 Beurteilungskriterien für die Marktanalyse............................................... 7

4 Analyse ....................................................................................................... 8

4.1 Situationsanalyse .................................................................................... 8

4.1.1 Beschreibung................................................................................ 8

4.1.2 Bewertung................................................................................... 10

4.2 Grobkonzept .......................................................................................... 11

4.2.1 Funktionale und technische Anforderungen................................ 11

4.2.2 Anforderungen an die Ergonomie ............................................... 13

4.2.3 Die Entscheidung für Standardsoftware...................................... 15

5 Marktanalyse............................................................................................. 18

5.1 Beschaffung externen Wissens ............................................................. 18

5.1.1 Berater / Dienstleister ................................................................. 18

5.1.2 Kostenpflichtige Studien ............................................................. 19

5.1.3 Messen ....................................................................................... 20

5.2 Eigenrecherche ..................................................................................... 21

5.2.1 Fachzeitschriften: Tests und Produktvergleiche.......................... 21

5.2.2 Herstellerunabhängige Internetseiten ......................................... 22

5.2.3 Herstellersites ............................................................................. 25

6 Auswahl..................................................................................................... 26

6.1 Grobauswahl ......................................................................................... 26

6.2 Feinauswahl .......................................................................................... 29

7 Zusammenfassung und Bewertung........................................................... 31

8 Literatur ..................................................................................................... 32

Anhang............................................................................................................. 33

Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank

1

0 Abstract

Im Rahmen einer sechswöchigen Projektarbeit in einem Designbüro werden die

Phasen des Auswahlvorgangs für die Standardsoftware einer Bilddatenbank

untersucht. Basierend auf einem vorher festgelegten Vorgehensmodell erfolgt

nach einer Situationsanalyse und der Erstellung eines Grobkonzeptes eine

Marktanalyse und eine anschließende Auswahl.


2

1 Einleitung

Wer die Wahl hat, hat die Qual

(Deutsches Sprichwort)

Wie kommt man effizient und systematisch zu einer neuen Software? Diese

Frage stellt sich immer dann, wenn die vorhandene Software neuen Aufgaben

nicht mehr gewachsen ist. Neben der grundsätzlichen Frage, ob man sich für

eine individuelle Systementwicklung oder eine Standardsoftware entscheidet,

sieht man sich vor das Problem gestellt, an relevante Informationen zu gelan-

gen und diese auch angemessen bewerten zu können.

Im Rahmen eines Praktikums im Designbüro ecke:design konnte ich den Pro-

zess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank begleiten. Dazu gehörte in

einer ersten Phase das Erstellen einer Situationsanalyse und eines Grobkon-

zepts für die Anforderungen. In einer weiteren Phase folgte eine Marktanalyse

und ein anschließender Test der favorisierten Programme.

Im Verlauf dieses Prozesses stellte sich zweierlei heraus: zum einen, dass der

Markt für Softwareprodukte im Bereich Bilddatenbanken unübersichtlich ist.

Zum anderen zeigte sich, dass es die ideale Software nicht gibt, dass also eine

Bewertung und Abwägung der Rechercheergebnisse unabdingbar ist.

Aus diesen Erfahrungen heraus entwickelte sich das Thema dieser Abschluss-

arbeit. Ziel ist es, eine systematische Vorgehensweise für die Auswahl einer

Software zu beschreiben und dabei auftretende Probleme und mögliche Lösun-

gen darzustellen.

Der Aufbau der Arbeit folgt den Phasen der Vorgehensweise. Nach einer Be-

schreibung des Projektes in Kapitel 2 werden in Kapitel 3 die hier verwendeten

Methoden diskutiert. In Kapitel 4 wird die Situation und der Bedarf analysiert

sowie ein Grobkonzept aufgestellt. Die anschließende Marktanalyse ist in Kapi-

tel 5 beschrieben, gefolgt von einer Darstellung der Auswahlphase in Kapitel 6.

Abschließend sind die Ergebnisse in Kapitel 7 zusammengefasst und beurteilt.


3

2 Das Projekt 'Softwareauswahl für eine Bilddatenba nk'

2.1 Das Büro ecke:design

Das 1988 von den Ostberliner Designern Albrecht und Beate Ecke gegründete

Studio zählt mittlerweile zu den renommierten Designbüros in Deutschland. Die

Betätigungsfelder sind breit gefächert und reichen vom Public Design (Gestal-

tung für den öffentlichen Raum), Informationsdesign, Produktdesign bis hin zu

Innen-, Messe- und Ausstellungsarchitektur.

Besonders im Bereich des Public Designs hat sich das Büro einen Namen ge-

macht und hier fast alle wichtigen Designauszeichnungen Deutschlands erhal-

ten. So rangiert ecke:design in dieser Sparte unter den zehn größten deutschen

Designbüros.

Das Team arbeitet interdisziplinär und setzt sich zusammen aus Produktdesig-

nern1, Grafikern, Ausstellungsarchitekten und Mediengestaltern. Diese Zusam-

menarbeit ermöglicht die Umsetzung vielschichtiger und komplexer Projekte.

Beispielhaft seien einige realisierte Arbeiten genannt:

- Entwicklung des Ladenkonzeptes und der Kommunikationsgrafik für

StreetOne,

- eine Ausstellungskonzeption für die BUGA 2000 in Potsdam,

- das touristische Orientierungssystem "Info-Fritz" in Potsdam,

- das Leitsystem der BVG in Berlin,

- eine Raumkonzeption für die SPD-Zentrale in Berlin,

- verschiedene Printmedien und der Internetauftritt der Stiftung Denkmal der

ermordeten Juden in Europa,

- diverse Außenleuchten- und Außenmöbelsysteme für den öffentlichen Be-

reich.

1 Aus Gründen einer besseren Lesbarkeit wurde im Folgenden die männliche Genus-Endung ge-wählt, gemeint sind jedoch selbstverständlich beide Geschlechter.


4

2.2 Ziel des Projektes

Im Büro ecke:design wird bei nahezu jedem Projekt mit Bildmaterial in den un-

terschiedlichsten Formen gearbeitet, sei es als Grafiken für Broschüren, Lay-

outs für Beschilderungen oder Fotografien für Ausstellungstafeln. So hat sich im

Laufe der Zeit eine Fülle von Bildmaterial angesammelt, die es effizient zu ver-

walten gilt.

Besonders der Bestand auf offline-Medien wie CD und DVD ist stark ange-

wachsen. Das bisher zur Archivierung dieses großen Bestandes genutzte Pro-

gramm CatFinder (ShadeTree Programming) kann zwar über eine verknüpfbare

Suche den Inhalt einer CD anzeigen, es lässt jedoch weder eine visuelle Suche

noch eine nach Schlagworten und Kategorien zu. Unter Umständen ist man

also gezwungen, mehrere CDs einzulegen, bevor die gesuchte Datei gefunden

ist. Dies und die Tatsache, dass CatFinder keine Ausgabemöglichkeit für die

Bilddateien anbietet (beispielsweise einen sogenannten Kontaktbogen, also

eine Zusammenstellung mehrerer Voransichten auf einem DIN A4-Blatt), führ-

ten zu der Erkenntnis, dass eine professionelle Katalogisierung und Verwaltung

nötig geworden war.

So unternahm man vor wenigen Jahren einen ersten Versuch mit der Bildda-

tenbank Cumulus (Canto). Der Test dieser zunächst als Einzelplatzversion ein-

gesetzten Software zeigte jedoch schon bald, dass die Handhabung dieser An-

wendung als nicht benutzerfreundlich empfunden wurde. In der Folge hatte man

die Einführung einer solchen Software zunächst „auf Eis“ gelegt.

In einem zweiten Anlauf wurde das Vorhaben in dieser Projektarbeit nun wieder

aufgegriffen.


5

3 Methode und Vorgehensweise

3.1 Das Vorgehensmodell

Die ersten Überlegungen zu einer angemessenen Vorgehensweise orientierten

sich an einem bewährten und weit verbreiteten Vorgehensmodell für die Sys-

tementwicklung bzw. Einführung von Standardsoftware2:

Abb. 1: Vorgehensmodell der Systementwicklung nach Stahlknecht / Hase nkamp

Neben einer zeitlichen Einteilung des Vorgehens in die Phasen Vorphase, Ana-

lyse, Entwurf, Realisierung und Einführung wird hier auch unterschieden zwi-

schen Eigenentwicklung und Fremdbezug. Bei unserem Projekt stand jedoch

schon zu einem frühen Zeitpunkt fest, dass eine Eigenentwicklung nicht weiter

2 Stahlknecht, Peter / Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u.a. 2002, S. 221


6

in Betracht gezogen wird. Deshalb musste die Vorgehensweise für den Fremd-

bezug noch einmal genauer unter die Lupe genommen werden, da in diesem

Modell der Schritt „Auswahl und Anschaffung von Standardsoftware“ nicht wei-

ter differenziert wird. Speziellere Vorgehensmodelle für diese Auswahlphase

werden z.B. bei Norbert Gronau3 diskutiert. Das dort angeführte Modell von

Lang 4 bildete letztendlich die Grundlage für die hier gewählte Vorgehensweise:

Abb. 2: Vorgehensmodell nach Lang

Aus diesem gesamten Ablauf werden im Weiteren die Phasen Situationsanaly-

se, Grobkonzept, Marktanalyse, Grobauswahl und Feinauswahl näher betrach-

tet.

Als Mittel für die Beschreibung des Ist-Zustandes in der Phase der Situations-

analyse wurde das informelle Gespräch mit den Mitarbeitern gewählt.

3 Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung, München, Wien 2001, S. 93-101 4 Lang, G.: Auswahl von Standard-Applikations-Software – Organisation und Instrumentarien, Berlin u.a. 1989, S. 5, nach Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware, S. 94


7

3.2 Beurteilungskriterien für die Marktanalyse

An dieser Stelle sei noch kurz auf Beurteilungskriterien für die unterschiedlichen

Informationsquellen während der Marktanalyse eingegangen. So sollten etwa

Testberichte in Fachzeitschriften Objektivität und Neutralität in der Beschrei-

bung aufweisen und Kritik an einem Produkt darstellen und begründen. Dies ist

besonders hier wichtig, da diese Informationsquelle der Einstiegsrecherche

diente.

Die Herstellersites und die allgemeinen Plattformen im Internet wurden in An-

lehnung an die Kriterien von LOTSE5 (Library Online Tour and Self-Paced Edu-

cation) geprüft.

Wesentliche Aspekte hier waren:

- die Seriosität des Herstellers (Wird transparent gemacht, wer die Website

betreibt? Gibt es ein Impressum bzw. ein „Über uns“?)

- die formale Gestaltung der Site (Lenken Animationen vom Inhalt ab? Ist der

Inhalt übersichtlich gestaltet? Finde ich mich gut zurecht auf der Site?)

- die Aktualität (Wann wurde sie erstellt? Wann aktualisiert?).

5 LOTSE: Universitäts- und Landesbibliothek Münster: Bewerten von Internetquellen, <http://lotse.uni-muenster.de/physik/literatur_suchen/suchmaschinen/internetquellen_bewerten-de.php> geladen am 20.02.2005


8

4 Analyse

4.1 Situationsanalyse

Die Situationsanalyse gliedert sich in die beiden Teile Beschreibung und Bewer-

tung.

Bei der Beschreibung wird zunächst auf die Struktur und die technische Aus-

stattung des Büros eingegangen, anschließend auf die Arbeitsabläufe. Die Be-

wertung fasst die Ergebnisse zusammen.

4.1.1 Beschreibung

Struktur und technische Ausstattung:

In seinen beiden Niederlassungen in Berlin-Moabit und Potsdam beschäftigt

ecke:design durchschnittlich 18 fest angestellte bzw. freie Mitarbeiter, sowie in

wechselnder Zusammensetzung Praktikanten und Studenten der verschiede-

nen Designrichtungen.

Wie in den meisten Design- und Grafikbüros üblich sind die Arbeitsplätze mit

Macintosh-Rechnern von Apple ausgestattet und laufen auf dem Betriebssys-

tem Mac OS X. Auf den Laufwerken eines zentralen Servers werden die Mate-

rialien von aktuellen Projekten abgelegt. Auf diese lässt sich prinzipiell von je-

dem Arbeitsplatz aus zugreifen.

Je nach Projekt und Aufgabe wird mit den unterschiedlichsten Konstruktions-

und Layout-Programmen gearbeitet:

- Photoshop (Bildbearbeitung)

- Indesign (Konstruktion)

- VectorWorks (technisches Zeichnen, Innenraumplanung)

- FormZ (technisches Zeichnen, Konstruktion und 3D- Modellierung)

- Freehand / Illustrator (Entwurf, Zeichnen, Illustration)

- QuarkXpress (Layout)


9

Einige dieser Programme sind auf den einzelnen Rechnern in unterschiedlichen

Versionen installiert.

Außer mit diesen speziellen Programmen wird noch mit folgender, der allge-

meinen Büroarbeit und Projektverwaltung dienenden Software gearbeitet:

- MS Office (Kalkulation, Zeitpläne, Projektsteuerung)

- Acrobat (allgemeine Präsentation)

- Filemaker - officewarp (Adressverwaltung, Zeiterfassung, Brief- und Mailver-

kehr, Angebots- und Rechnungserstellung, Projektsteuerung)

Für ein Projekt entstehen auf diese Weise Dateien in den unterschiedlichsten

Formaten. Dazu kommen fast immer noch Bilddateien, die von der digitalen

Kamera auf die Festplatte gespeichert werden. Aufgrund der Größe dieses Da-

tenvolumens werden seit einiger Zeit Dateien (insbesondere Bild- und Layout-

dateien) auf CDs und DVDs gespeichert. Die Größe dieses ausgelagerten Be-

standes liegt bei etwa 10.000 Dateien, der jährliche Zuwachs bei ca. 2.000 Da-

teien.

Über diesen Bestand wurde bisher mit der Anwendung CatFinder recherchiert.

Wie schon in Kapitel 2.2 erläutert, lässt CatFinder jedoch weder eine visuelle

Recherche (bzw. eine Schlagwortsuche) noch eine Ausgabe als Kontaktbogen

zu. Ein vor wenigen Jahren unternommener Versuch, die Software Cumulus 5.5

zur Katalogisierung und Archivierung einzusetzen, scheiterte an der geringen

Benutzerfreundlichkeit.

Arbeitsabläufe:

Wie schon in Kapitel 2.1 angerissen, arbeiten bei ecke:design Grafiker, Pro-

duktdesigner, Ausstellungsarchitekten und Mediengestalter. Die Hierarchien

sind flach gehalten, das bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter ihre eigenen

Projekte bearbeiten. Oft werden dabei Studenten oder Praktikanten mit einge-

bunden. Während die angestellten Mitarbeiter über einen festen Arbeitsplatz

verfügen, wechseln die Studenten den Platz des öfteren. Das hängt u.a. damit

zusammen, dass nicht jeder Rechner mit denselben Programmen ausgestattet

ist. Studenten und Praktikanten arbeiten bei ecke:design im Schnitt etwa 6 Wo-

chen bis 3 Monate.


10

Da jeder Mitarbeiter seinen eigenen Bildbestand verwaltet, wird er auch selber

katalogisieren, recherchieren und Kontaktbögen erstellen. Es wird also nicht ein

einzelner Mitarbeiter sein, der sozusagen zentral für alle Kollegen diese Aufga-

be übernimmt.

Während des gesamten Verlaufs eines Projektes werden sogenannte Kontakt-

bögen für die unterschiedlichsten Zwecke benötigt. So dienen diese Bögen als

Kommunikationsmittel mit Auftraggebern, als Vor-Sichtungsmöglichkeit für Aus-

stellungskonzeptionen, als eigene Projektübersicht für den jeweiligen Mitarbei-

ter und nicht zuletzt auch als bürointerne Besprechungsgrundlage.

Auch nach Abschluss eines Projektes erweisen sie sich als hilfreich für eine

rasche Übersicht bei der Zusammenstellung eigener Broschüren.

4.1.2 Bewertung

Zusammenfassend lässt sich Folgendes feststellen:

- Die benötigte Bilddatenbank muss ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit

aufweisen. Da jeder Mitarbeiter und auch jeder zeitlich befristet dort arbei-

tende Student damit umgehen soll, muss eine Bedienbarkeit auch ohne lan-

ge und intensive Einarbeitungszeit möglich sein.

- Eine visuelle Recherche ist gefordert.

- Es muss die Möglichkeit bestehen, zügig eine Auswahl von Voransichten zu

einem Kontaktbogen zusammenzustellen.

- Aufgrund der Heterogenität der Dateiformate muss die Software in der Lage

sein, alle vorkommenden Formate erkennen und katalogisieren zu können.

- Ebenso müssen auch IPTC6- und EXIF7-Daten ausgelesen werden können.

- Die Bilddatenbank muss ein Volumen von geschätzten 100.000 Dateien

aufnehmen können.

- Da die Rechner durchweg unter dem Betriebssystem Mac OS X laufen,

muss die gesuchte Software dafür geeignet sein.

6 International Press Telecommunications Council – ein Standard zur Speicherung von Textinfor-mationen in Bilddateien 7 Exchangeable Image File – ein Standard, in dem Digitalkameras ihre Daten speichern


11

4.2 Grobkonzept

Die Ergebnisse der Situationsanalyse flossen nun in ein Grobkonzept ein.

Dieses setzt sich zusammen aus den funktionalen bzw. technischen Anforde-

rungen, den Anforderungen an die Ergonomie und aus der Vorgabe, dass es

sich um Standardsoftware handeln soll.

4.2.1 Funktionale und technische Anforderungen

Da diese Anforderungen die Grundlage für die spätere Grobauswahl bildet, soll-

ten sie nicht zu detailliert gestaltet sein. Die Untergliederung der Auswahlphase

in zwei Schritte (Grob- und Feinauswahl) hat ja den Zweck, aus der Fülle der

Softwareprodukte zunächst eine Vorfilterung vorzunehmen und erst dann einige

wenige Anwendungen genauer zu untersuchen und zu vergleichen.

So macht es wenig Sinn, an dieser Stelle z.B. genau zu beschreiben, wie viel

Pixel groß die Voransicht sein muss. Bei Softwareprodukten, die eine gewisse

Verbreitung gefunden haben, kann man davon ausgehen, dass solche grundle-

genden Fragestellungen im Interesse des Kunden gelöst wurden8.

Eine Konzentration auf wesentliche Kriterien ist deshalb wichtig.

Trotzdem ist es sinnvoll, eine Vergabe von Prioritäten vorzunehmen9. Nicht nur

die Muss-Anforderungen sind eine wichtige Orientierung, sondern auch die

nicht erforderlichen. Somit können in der Phase der Auswahl bereits im Vorfeld

einige Produkte herausgefiltert werden.

8 Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung, München, Wien 2001, S. 112 9 Verwaltungs-Berufsgenossenschaft: Software-Kauf und Pflichtenheft. Leitfaden und Arbeitshilfen für Kauf, Entwicklung und Beurteilung von Software, <http://www.vbg.de/imperia/md/content/produkte/spschriften/s02114.pdf> geladen am 16.01.2005


12

MUSS-Anforderungen:

Betriebssystem Mac OS X

Netzwerk Geplant: vorerst eine Einzelplatz-Lösung, später aber erweiterbar auf eine Client-Server-Lösung;

Umfang Die Bilddatenbank muss mind. 100.000 Bilddateien verwalten können;

Geforderte Unterstütz-tung folgender Datei-formate:

BMP, GIF, TIFF, JPEG,

PNG, PICT, PSD, TGA;

Weitere unterstützte Formate:

PDF, DOC, INDD, FH, EPS;

Konvertierung:

Exportformate

PDF, XML;

IPTC / EXIF Diese Daten müssen ausgelesen werden;

„Kontaktbogen“ Eine Auswahl verschiedener Thumbnail-Ansichten und auswählbaren Metadaten muss druckbar sein;

Suche Die Suchfunktion muss folgende Möglichkeiten bie-ten:

Suche in einzelnen Feldern,

in allen Feldern,

in mehreren Datenbanken,

Suchanfrage speichern,

Suche über ein Suchergebnis;

SOLL-Anforderungen:

Metadaten (IPTC /

EXIF)

Die Metadaten sollen aus der Originaldatei in die Datenbank übernommen werden (Mapping);

Performance Die Bilddateien sollen möglichst schnell importiert, katalogisiert und gedruckt werden;


13

KANN-Anforderungen:

Web Ein Web-Publishing kann (später) möglich sein.

Dazu zählt:

- Darstellung einer Bilderkollektion auf der eige-nen Website inklusive dazugehöriger Metada-ten;

- Recherchemöglichkeit des Kunden im Datenbe-stand;

- Online-Versand von Dateien an den Druck;

NICHT erforderlich:

Bildbearbeitung Eine Bildbearbeitung findet in anderen Program-men wie z.B. Photoshop statt;

Thesaurus Ein mitgelieferter Thesaurus ist nicht erforderlich, da er nicht genau auf Bedürfnisse zugeschnitten sein kann;

Kundenbetreuung/ Buchhaltung

Ein Komplex „Buchhaltung“ für den kommerziellen Vertrieb ist nicht notwendig;

4.2.2 Anforderungen an die Ergonomie

Für die Benutzungsfreundlichkeit einer Software werden in der Norm ISO 9241

(„Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten“) eine

Reihe von Gestaltungsanforderungen und Empfehlungen aufgeführt.

Besonders aufschlussreich sind hier:

- ISO 9541-3 („Anforderungen an visuelle Anzeigen“),

- ISO 9541-10 („Grundsätze der Dialoggestaltung“),

- ISO 9541-12 („Informationsdarstellung“),

- ISO 9541-14 („Dialogführung mittels Menüs“);

Daraus lassen sich folgende Kriterien ableiten:

- Aufgabenangemessenheit

Ein Dialog ist angemessen, wenn er die Arbeitsaufgabe des Nutzers unter-


14

stützt. „Die Software soll der Aufgabe angepasst werden und nicht umge-

kehrt.“10

Konkret formuliert kann das bedeuten:

- Werden die Informationen angezeigt, die im Zusammenhang mit dem Er-

ledigen der Arbeit nötig sind?

- Wird die Anzeige nicht benötigter Informationen vermieden?

- Werden häufig vorkommende Werte voreingestellt (Defaults)?

- Selbstbeschreibungsfähigkeit

Diese ist dann gegeben, wenn die einzelnen Schritte innerhalb einer Dialog-

führung unmittelbar verständlich sind bzw. wenn an jeder Stelle des Dialo-

ges klar ist, welche Handlungen wie ausgeführt werden:

- Leiten die Dialoginformationen den Nutzer bis ans Ziel?

- Sind die verwendeten Symbole und Beschriftungen von Schaltflächen

u.ä. der fachüblichen Terminologie entnommen?

- Sind Hilfefunktionen gegeben?

- Erwartungskonformität

Wesentlich hier ist, dass der Dialog allgemeinen Konventionen entspricht

und gemäß den Erwartungen des Nutzers reagiert. Ähnliche Funktionen sol-

len ähnliche Abläufe haben und die Gestaltung soll einheitlich sein:

- Weist der Dialog eine einheitliches, vertrautes Vokabular auf?

- Erfolgt auf Handlungen des Nutzers eine unmittelbare, angemessene

Rückmeldung?

- Lernförderlichkeit

Dies ist dann der Fall, wenn der Nutzer beim Erlernen dieser Anwendung

Unterstützung und Anleitung erhält:

- Steht dem Nutzer geeignete Unterstützung bereit, sich mit der Anwen-

dung vertraut zu machen?

10 Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung, München, Wien 2001, S. 113


15

- Fördern die Rückmeldungen das konzeptionelle Verständnis für die

Anwendung?

- Steuerbarkeit

Der Nutzer muss in der Lage sein, die Geschwindigkeit und den Ablauf des

Dialoges zu bestimmen:

- Ist eine Eingabe über verschiedene Eingabearten möglich (z.B. Maus

oder Tastatur?)

- Lässt sich eine Aufgabe jederzeit unterbrechen und später wieder auf-

nehmen?

- Ist die Reihenfolge der Arbeitsschritte wählbar?

- Fehlertoleranz

Ein Dialog ist fehlertolerant, wenn trotz fehlerhafter Eingabe das Ergebnis

mit keinem oder minimalem Aufwand korrigiert werden kann:

- Ist bei einer fehlerhaften Eingabe eine Erläuterung bei der Beseitigung

des Fehlers behilflich?

- Sind die zur Beseitigung des Fehlers erforderlichen Schritte minimal

gehalten?

- Individualisierbarkeit

Der Nutzer muss die Möglichkeit haben, die Darstellung von Informationen

gemäß seinen individuellen Fähigkeiten und Bedürfnissen zu ändern:

- Kann der Nutzer zwischen unterschiedlichen Dialogformen wählen?

- Gibt es die Möglichkeit, Buttons, Dateien usw. individuell zu benennen?

4.2.3 Die Entscheidung für Standardsoftware

Ein Katalogisierungs- und Archivierungssystem für Bilddateien ist mittlerweile

eine weit verbreitete Anwendung, sowohl für den privaten als auch für den pro-

fessionellen Einsatz. Demgemäss finden sich viele konkurrierende Standard-

softwareprodukte dieser Sparte auf dem Markt.


16

Die Vorteile einer Standardsoftware liegen auf der Hand11:

- Die Entwicklungskosten für die Software verteilen sich auf viele Anwender,

daher liegen die Preise für eine Standardsoftware fast immer deutlich unter

den Kosten einer individuell entwickelten Anwendung.

- Die Zeitspanne zwischen Planung und Einführung ist geringer, da keine

Entwicklungszeit und Testphasen zu berücksichtigen sind.

- Häufig ist die Standardsoftware komfortabler in der Anwendung und die ein-

zelnen Funktionen sind durch mehrfache Verbesserungsdurchläufe (Pro-

grammversionen) ausgereifter.

Demgegenüber stehen jedoch auch einige Nachteile, die es abzuwägen gilt:

- Die Funktionalität ist oft universeller, da mit der Software ein breiter Markt

erreicht werden soll. Unter Umständen können spezielle Anforderungen

nicht abgedeckt werden.

- Die Software ist häufig mit mehr Funktionen ausgestattet als benötigt. Die

Auswirkungen können sich z.B. in einem großen Speicherbedarf oder lan-

gen Antwortzeiten zeigen.

- Eine proprietäre Software bindet an den Hersteller.

Generell lässt sich Standardsoftware an betriebliche Erfordernisse anpassen.

Diese Fähigkeit wird mit Customizing bezeichnet. Dabei werden grundsätzlich

drei Arten unterschieden:

- Die Konfigurierung (Anpassung durch Einstellung der Parameter)

- Die Komponentenmodellierung (eine individuelle Zusammenstellung einzel-

ner benötigter Komponenten bzw. Module)

- Die Individualprogrammierung (die Anpassung erfolgt durch individuelle

Programmierung)

Somit lässt sich auch eine für den breiten Markt entwickelte Software an die

unternehmenseigenen Bedürfnisse anpassen. Zu beachten ist jedoch, dass je

nach gewählter Lösung die Kosten hoch sein können.

11 Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung, München, Wien 2001, S. 17/18


17

Bei der Entscheidung für eine Standardsoftware überwogen die Vorteile deut-

lich. Schon im Vorfeld zeigte sich, dass eine individuelle Entwicklung den anvi-

sierten finanziellen Rahmen gesprengt hätte. Ebenso wäre sie auch zu perso-

nalintensiv geworden.

Die Alternative dazu, eine eigene Entwicklung auf Basis einer Open Source-

Software wie z.B. Typo3 wäre mit wesentlich geringeren Kosten verbunden ge-

wesen. Dagegen sprach jedoch ein zu hoher Zeitaufwand und, dass der Fokus

bei dieser Content management-Software eher auf der Erstellung von Internet-

und Intranetpräsentationen liegt. Diese nehmen bei den ermittelten Anforderun-

gen jedoch nur eine untergeordnete Rolle ein. Ebenso wäre auch hier eine

Testphase nötig geworden. Und letztlich hätte man nicht wie bei einer Stan-

dardsoftware üblich über eine Garantie und einen Servicevertrag verfügt.

Nachdem nun dieses Grobkonzept vollständig vorlag, wurde es in einer Be-

sprechungsrunde allen Mitarbeitern des Büros vorgestellt und von ihnen ge-

nehmigt.


18

5 Marktanalyse

5.1 Beschaffung externen Wissens

Auf externes Wissen zurückgreifen zu können bietet den Vorteil, rasch einen

breiten und fundierten Marktüberblick über relevante Softwareprodukte zu

bekommen. Es erfordert zudem einen geringeren Eigeneinsatz an Personal, im

äußersten Fall können sämtliche Phasen eines Auswahlprozesses einer exter-

nen Unternehmensberatung übertragen werden.

Zu bedenken ist aber, dass diese Dienstleistung relativ kostenintensiv ist und

sich häufig nur bei größeren und komplexen Systemeinführungen rechnet. Eine

entsprechende Kosten-Nutzen Abwägung ist angeraten.

5.1.1 Berater / Dienstleister

Eine ganze Reihe von Consultingfirmen bzw. Unternehmensberatungen bieten

Hilfe bei der Anschaffung neuer Software an. Aus der Fülle der Anbieter seien

die beiden hochschulnahen Einrichtungen FIR12 (Forschungsinstitut für Rationa-

lisierung) in Aachen und AIP-Institut GmbH13 in Hagen erwähnt, da sie eine ge-

wisse Sonderstellung gegenüber den Beratungsfirmen aus der freien Wirtschaft

einnehmen.

AIP, das 1992 gegründete An- Institut der FernUniversität Hagen, bietet in sei-

nem weit gefächerten Dienstleistungsspektrum u.a. auch Systemberatung an.

Das heißt, es führt für den Kunden eine Unternehmensanalyse durch, erstellt

ein Konzept und gibt aufgrund seiner breiten Marktübersicht eine Softwareemp-

fehlung. Darüber hinaus leistet es auch Hilfestellung für die Vertragsprüfung

und –gestaltung und begleitet ebenso die letzte Phase, die Softwareeinführung.

Somit unterstützt AIP den gesamten Prozess einer Software-Findung.

Das 1953 konstituierte FIR an der RWTH Aachen leistet etwas anderes. Im

Rahmen industrieller Auftragsforschung bietet es beispielsweise Unternehmen

individuelle Lösungen zur Betriebsorganisation an. Daneben aber entwickelt es,

12 <http://www.fir.rwth-aachen.de/index.html> geladen am 20.02.2005 13 <http://www.aip-institut.de/index.html geladen> geladen am 20.02.2005


19

seinem gemeinnützigen Auftrag folgend, in verschiedenen Projekten Methoden

und Konzepte, die die Unternehmen bei den unterschiedlichsten betrieblichen

Anforderungen unterstützen. Besonders erwähnenswert ist hier das Projekt

BAPSY (Bewertung und Auswahl von Standard PPS-/ERP-Systemen14). Die

Datenbank dieses Tools basiert auf einem Erfassungskatalog, in dem die An-

bieter der Software über 2.000 Merkmale zu dem jeweiligen System eingetra-

gen haben (die Merkmale wurden anhand des Aachener PPS-Modells struktu-

riert). Alle drei Monate werden darüber hinaus Anbieterbefragungen durchge-

führt, um das Angebot auf einem aktuellen Stand zu halten.

Dieses Tool wurde weiter professionalisiert so dass im Jahr 2000 ein Spin-Off15

des FIR gegründet wurde mit dem Ziel, basierend auf BAPSY eine internetba-

sierte Auswahlplattform anzubieten. Dieser IT-Matchmaker der Trovarit AG ist

ein Werkzeug, das den gesamten Auswahlprozess (Anforderungsdefinition,

Marktanalyse, Ausschreibung, Endauswahl) unterstützt. Diesem Prinzip folgen,

wenn auch in weit abgespeckter Version, einige andere herstellerunabhängige

Internetplattformen16.

Fazit: Da dieses rechnergestützte Auswahlverfahren lediglich auf die Sparte der

PPS-/ERP-Systeme (bei Trovarit AG erweitert um den Bereich CRM-

Lösungen17) ausgerichtet ist, kann es hier im konkreten Fall für die Suche nach

einer geeigneten Bilddatenbank nicht angewendet werden. Zudem belaufen

sich die Kosten bei der Trovarit AG für ein sog. Komplett-Paket zur Zeit auf et-

wa 1.000 € (Stand: Februar 2005).

5.1.2 Kostenpflichtige Studien

Die Trovarit AG bietet neben dem IT-Matchmaker auch branchenspezifische

Marktstudien18 an. Diese Dienstleistung findet sich auch bei anderen Consul-

tingfirmen, so z.B. bei NewMediaSales.com19. In einer Studie aus dem Bereich

Media Asset Management etwa werden 29 relevante Anbieter von Bilddaten-

banken nach 70 Kriterien evaluiert und die Einsatzmöglichkeiten dieser Soft-

14 PPS= Produktionsplanung und –steuerung, ERP= Enterprice Resource Planning 15 als Concit AG gegründet, 2001 in Trovarit AG umbenannt 16 vgl. Kapitel 5.2.2 17 CRM= Customer Relationship Management 18 Marktspiegel und -studien "Business Software" 19 <http://www.newmediasales.com/> geladen am 20.02.2005


20

ware in mittelständischen und großen Firmen gegenübergestellt. Die Kosten

dieser Studie liegen, je nach Ausgabeformat als Print oder PDF zwischen 400

und 1.500 € (Stand: Februar 2005).

Der ISIS Firmen Report, von der Nomina GmbH20 veröffentlicht, gibt ebenfalls

einen breiten Marktüberblick. Gegliedert nach Produktsparten wird die Software

kurz beschrieben und der jeweilige Anbieter angeführt. Eine tiefergehende Be-

wertung des Leistungsumfangs oder Einsatzgebietes der einzelnen Software

findet allerdings nicht statt. Die Kosten dieses Reports mit einem Umfang von

10.000 gelisteten Softwareprodukten und 7.000 IT-Unternehmen liegen zwi-

schen 150 und 200 € (Stand: Februar 2005).

Fazit: Marktstudien bieten einen guten Überblick über alle relevanten Software-

produkte mit Angaben zum Produkt und seinem Anbieter. Studien sind herstel-

lerunabhängig und lassen daher einen kritischen Vergleich zu.

Doch auch hier gilt abzuwägen, ob die Kosten den Nutzen rechtfertigen. In un-

serem Fall wurden Studien nicht herangezogen.

5.1.3 Messen

Eine weitere Möglichkeit Informationen zu sammeln bieten Fachmessen. Alle

wichtigen Hersteller sind dort vertreten, man kann sich die Software vorführen

lassen, ausprobieren und gezielte Fragen stellen. Ein Messebesuch ist beson-

ders dann sinnvoll, wenn schon ein grober Überblick vorhanden ist.

Die größte Messe für den IT-Bereich schlechthin ist die CeBIT21 in Hannover.

Einer ihrer vielen Ausstellungsschwerpunkte liegt in dem Bereich Dokumen-

tenmanagement. Daneben empfiehlt sich die SYSTEMS22 in München. Ihr

Spektrum umfasst die Bereiche IT, Medien und Kommunikation. Die DMS23 in

Essen hat sich auf die Gebiete Informations-, Content- und Dokumentenmana-

gement spezialisiert. Und die Photokina24 in Köln deckt die Sparte der Bildkom-

munikation ab (die Aufnahme, Speicherung, Bearbeitung, Übertragung und

Wiedergabe von Bildern).

20 <http://www.nomina.de/specials/index_lr_tux.htm> geladen am 20.02.2005 21 <http://www.cebit.de/homepage_d?x=1> geladen am 20.02.2005 22 <http://www.systems-world.de/id/6465> geladen am 20.02.2005 23 <http://www.dmsexpo.de/> geladen am 20.02.2005 24 <http://www.photokina.de/> geladen am 20.02.2005


21

Als letztes sei die MacExpo25 in Köln erwähnt. Als einzige Fachveranstaltung

rund um die Apple-Computerwelt bietet sie u.a. ein Forum für Software, die auf

der Macintosh-Plattform laufen.

Da jedoch die Messetermine zeitlich außerhalb meines Praktikum lagen, entfiel

diese Möglichkeit.

5.2 Eigenrecherche

Im Gegensatz zur Beschaffung externen Wissens ist die Eigenrecherche auf-

wändiger. Je nach Umfang der Aufgabe und je nach Vorwissen kann es sich als

sehr zeitintensiv erweisen. Es erfordert eine gründliche Auseinandersetzung

und Bewertung der zusammengetragenen Informationen.

Erschwerend kommt das Fehlen eindeutiger Begrifflichkeiten hinzu. So ist in

manchen Fachzeitschriften von „Mediendatenbanken“ oder „Bilddatenbanken“

die Rede. Bei einigen Herstellern dagegen wird dieselbe Art von Software als

„Media Asset Management“ (MAM) oder als „Digital Media Management“

(DMM) bezeichnet.

Auch die unterschiedliche Struktur von Internetseiten (sowohl die der Hersteller

als auch der herstellerunabhängigen Plattformen) erschwert einen direkten Ver-

gleich. Das führt zu einem zeitaufwändigen Zusammentragen der einzelnen

Informationen.

5.2.1 Fachzeitschriften: Tests und Produktvergleich e

Als sehr hilfreich haben sich herstellerneutrale Testberichte erwiesen. In re-

nommierten Fachzeitschriften wie z.B. der c't finden sich solche Vergleiche

mehrerer Softwareprodukte mit einer kritischen Gegenüberstellung und Bewer-

tung.

Es ist darauf zu achten, dass diese Testberichte so aktuell wie möglich sind.

Denn es kann durchaus passieren, dass für ein Produkt mittlerweile schon eine

neue Version auf dem Markt erschienen ist, bei der die im Test aufgeführten

Mängel beseitigt sind (umgekehrt kann es aber auch vorkommen, dass sich

einige Funktionen gegenüber der Vorgängerversion verschlechtert haben!).

25 <http://www.mac-expo.de/> geladen am 20.02.2005


22

Wichtig ist ebenfalls, dass die getestete Software dem geforderten professionel-

len Niveau entspricht .

Besonders aufschlussreich war ein solcher Test aus der c’t26, bei dem sechs

Bilddatenbanken miteinander verglichen wurden (vier von ihnen sind für das

Betriebssystem Mac OS geeignet). Die in verschiedene Kategorien eingeteilten

Funktionen wurden mit einem einfachen Bewertungssystem „benotet“. Die

Ergebnisse wurden abschließend in einer Bewertung zusammengefasst.

Ebenso informativ sind Berichte27 über einzelne Produkte, beispielsweise, wenn

zu einem Produkt eine neue Version auf den Markt kommt.

Solche Tests und Berichte waren nicht nur hilfreich, um gezielt Details über die

favorisierten Softwareprodukte für die folgende Vorauswahl zu ermitteln. Auch

als Einstiegsrecherche dienten sie einer ersten Orientierung, um überhaupt eine

Übersicht über gängige Funktionen einer Bilddatenbank zu erhalten.

5.2.2 Herstellerunabhängige Internetseiten

Für allgemeine Hintergrundinformationen zu dem Thema Bilddatenbanken und

zu einzelnen Herstellern war die Seite von ART & SCIENCE28 sehr informativ.

Der Fachjournalist Roland Dreyer hat hier u.a. Informationen zu den Themen

Archivierung, Bildbearbeitung und –speicherung sowie Media Asset Manage-

ment zusammengetragen. In der Rubrik „MAM-Portraits“ finden sich einige Fir-

menportraits von Anbietern, die bei der Phase der Auswahl hilfreich sein kön-

nen.

Wie schon in Kapitel 5.1.1 erläutert, finden sich im Internet auch herstellerneut-

rale Plattformen, die einen recherchierbaren Pool an Software der verschiede-

nen Sparten anbieten.

So beispielsweise die Internetseite Contentmanager.de29, ein Informationsportal

rund um die Thematik von Content-Systemen30. Neben verschiedenen Fachfo-

26 Trinkwalder, Andrea: Sortiermaschinen. Professionelle Mediendatenbanken für Windows und Mac OS, in: c’t, magazin für computer technik 9, 19.04.2004, S. 156 f. 27 Trinkwalder, Andrea: Nachgereift. Aktualisiertes Cumulus 6, finale Version von Portfolio 7, in: c’t, magazin für computer technik 19, 03.09.2004, S 94 28 <http://www.contentmanagement.de/> geladen am 20.02.2005 29 <http://www.contentmanager.de/> geladen am 20.02.2005 30 Software zur Verwaltung des Inhalts einer Website oder auch von anderen Informationsangebo-ten


23

ren und Artikeln über die unterschiedlichsten Aspekte der Software findet sich

hier auch ein sog. Produktfinder. Über die drei Schritte „Kategorie auswählen“,

„Kriterien bestimmen“ und „Ergebnis anzeigen“ lässt sich in dem Pool gezielt

recherchieren. Ist die Suche schon auf einige wenige Produkte eingegrenzt,

lassen sich diese über den sog. Produktvergleich gegenüberstellen. Auch hier

wird in drei Schritten vorgegangen: „Kategorie wählen“, „Produkte auswählen“

und „ Kriterienauswahl“. Im Ergebnis werden, gegliedert nach den Kriterien, die

Produkte direkt miteinander verglichen.

Die Auswahl ankreuzbarer Kriterien ist hier allerdings bei weitem nicht so diffe-

renziert möglich wie bei den in Kapitel 5.1.1 erwähnten Tools BAPSY und IT-

Matchmaker. Kritisch zu betrachten ist auch die Tatsache, dass die Hersteller-

angaben offenbar auf Freiwilligkeit basieren. Das hat zum einen zur Folge, dass

ein solcher Pool nicht umfassend wiedergeben kann, was sich in der jeweiligen

Softwaresparte zur Zeit tatsächlich auf dem Markt befindet. Zum anderen zeigt

sich, dass Produkte, zu denen die Hersteller keine kompletten Angaben ge-

macht haben, auch nicht über den Produktfinder recherchierbar sind. Während

in der Rubrik „Produkte und Anbieter“ in der Sparte „Media Asset Management“

die Anzahl der hier vorliegenden Produkte mit 49 angegeben wird, sind es in

der Rubrik „Produktfinder“ nur noch 15. Damit ist der Produktfinder abhängig

von der Vollständigkeit der Herstellerangaben.

Als heikel kann auch die Tatsache angesehen werden, dass der Betreiber die-

ser Internetseite eine IT-Consultingfirma31 ist. Diese bietet den Herstellern drei

verschiedene Eintragsmöglichkeiten an: neben dem kostenlosen Basiseintrag

gibt es auch die kostenpflichtigen Standard- und Premiumeinträge. Letztere

werden dann bei einer Recherche offenbar besonders hervorgehoben gelistet.

Dies läuft aber einer Neutralität der Angaben zuwider. Insofern ist anzunehmen,

dass diese Plattform eher zum Zwecke der Werbung und der Selbstdarstellung

der Hersteller dient.

Eine weitere Plattform stellt die Internetseite SoftGuide32 dar. Sie ist nach einem

ähnlichen Prinzip konzipiert. Auch hier lässt sich über einen Pool an Software-

produkten recherchieren. Die Hersteller haben ebenfalls die Wahl zwischen ei-

31 F&P GmbH - FEiG & PARTNER 32 <http://www.softguide.de/index.htm> geladen am 20.02.2005


24

nem kostenlosen Grundeintrag und einem kostenpflichtigen Volleintrag. Aller-

dings werden letztere offenbar nicht gesondert hervorgehoben.

Der Pool umfasst 9.400 Produkte und 5.800 Anbieterprofile (Stand: Februar

2005). Da der Betreiber dieser Internetseite33um größtmögliche Aktualität be-

müht ist, kontaktiert er selbst in regelmäßigen Abständen die Hersteller und for-

dert sie zu einer Aktualisierung ihrer Einträge auf.

Die Recherchemöglichkeiten sind jedoch nicht so komfortabel wie bei Content-

manager.de: neben der Angabe eines Suchbegriffs lässt sich lediglich das Be-

triebssystem, die Länderregion und die Rubrik (z.B. Archivierung, DMS / Büro-

organisation / Controllingsoftware) auswählen. Schon die Formulierung eines

treffenden Suchbegriffes bereitet angesichts des Fehlens eindeutiger Begriff-

lichkeiten Schwierigkeiten. Auch lassen sich keine weiteren Kategorien voraus-

wählen (z.B. eine Preiskategorie).

Daneben kann man sich zwar eine komplette Auflistung aller Produkte und Her-

steller anzeigen lassen („Software A-Z“ bzw. „Firmen A-Z“). Da hier keine Filter-

funktion vorhanden ist, lässt sich dies für eine Einstiegsrecherche jedoch kaum

verwenden.

Bei der Anzeige der Ergebnisse vermisst man die Angabe des Herstellerna-

mens. Möchte man weitere Informationen zu dem Hersteller, so erfolgt eine

Kontaktaufnahme über ein Kontaktformular, das, ausgefüllt vom Suchenden,

von SoftGuide an den Hersteller weitergeleitet wird.

Abgesehen von der Tatsache, dass es unangenehm sein kann, eigene Informa-

tionen an eine unbekannte Firma weiterzugeben, mangelt es dieser Vorge-

hensweise an Transparenz. Der Suchende wird in eine Kontaktaufnahme mit

einem Hersteller gezwungen, die zu diesem Zeitpunkt u. U. noch gar nicht er-

wünscht ist (möglicherweise ist dies aber auf der von SoftGuide im Internet an-

gebotenen kostenpflichtigen CD-ROM anders gelöst).

Des weiteren sei noch die Internetseite des BAK34 (Berliner Arbeitskreis Infor-

mation) genannt. Das BAK ist eine Fachgemeinschaft für Information Professi-

onals und hat sich u.a. zum Ziel gesetzt, die Fachkommunikation zu fördern.

33 SoftGuide GmbH & Co. KG 34 <http://bak-information.ub.tu-berlin.de/> geladen am 20.02.2005


25

Dazu zählt auch die Auflistung von Software für die unterschiedlichsten

Einsatzbereiche.

Als gemeinnützige Einrichtung kann man hier eine Neutralität in der Darstellung

der Software und ihrer Anbieter voraussetzen. Allerdings fand die letzte Aktuali-

sierung im August 2003 statt. Damit ist die Information dieser Seite nicht

verwertbar, da die Softwareentwicklung heutzutage rasant fortschreitet Zudem

handelt es sich darüber hinaus um Systeme für den Verwaltungsbereich, und

somit traf es nicht exakt die Art von Software, die für ecke:design infrage ge-

kommen wäre.

5.2.3 Herstellersites

Die Recherche auf den Seiten der Hersteller ist nur dann effektiv, wenn schon

ein grober Überblick über den Markt gewonnen ist. Technischen Daten zu der

Software, Angaben zu einzelnen Komponenten und zum Preis sind hier zu fin-

den, ebenso in vielen Fällen eine kostenlose Demoversion und das Benutzer-

handbuch.

Aus der Anzahl der Releases einer Software, also die Anzahl der Versionen, die

sie schon durchlaufen hat, kann man nicht unbedingt einen Rückschluss auf

den Grad der Ausgereiftheit ziehen. Ausschlaggebend ist vielmehr, ob der Her-

steller am Markt etabliert ist.

Überprüft werden sollte auch, ob Referenzen angegeben werden. Dies ge-

schieht in der Regel nur dann, wenn der Hersteller sicher sein kann, dass der

angegebene Kunde die Software nicht oder kaum bemängeln wird.

Sind die Angaben, die sich auf den Herstellersites finden, nicht erschöpfend,

empfiehlt sich eine direkte Anfrage beim Hersteller. Am besten erfolgt die An-

frage schriftlich, da dies zu einer klareren Antwort als bei einer mündlichen

Auskunft nötigt.

Als eine nicht zu unterschätzende Informationsquelle erwies sich abschließend

eine formlose Befragung von Kollegen anderer Büros, die in der gleichen Bran-

che tätig sind. Ihre Erfahrungen mit der einen oder anderen Software lassen

sich in keinem Testbericht und schon gar nicht auf den Herstellerseiten finden.

Zu beachten ist dabei allerdings, dass der Einsatzzweck vergleichbar sein muss

um verwertbare Rückschlüsse ziehen zu können.


26

Analog dazu wäre auch das Kontaktieren der von den Herstellern aufgeführten

Referenzen denkbar gewesen.

6 Auswahl

6.1 Grobauswahl

In dieser ersten Auswahlphase ging es darum, eine Vorfilterung vorzunehmen,

also definitiv nicht infrage kommende Software zu identifizieren und auszuson-

dern. Das gestaltete sich trotz des Grobkonzeptes und der Ergebnisse der

Marktanalyse als nicht ganz einfach. Die Anwendungen unterschieden sich

nicht nur in dem Leistungsumfang der konkreten Funktionen, sondern auch in

der Konzeption an sich. Dabei traten Unterschiede der folgenden Art auf:

Anpassungsmöglichkeiten (Customizing)

Einige Softwareprodukte lassen sich durch eine Konfigurierung an eine beste-

hende IT-Struktur anpassen, andere über eine Komponentenmodellierung. Das

heißt, dass eine solche Anwendung aus verschiedenen Modulen besteht, die

sich individuell zusammenstellen bzw. nachrüsten lassen. Meistens sind diese

untergliedert in ein Grundmodul, also der eigentlichen Bilddatenbank, und in

Erweiterungsmodule. Ein typisches Erweiterungsmodul dient z.B. der Internet-

präsentation.

Betriebssystem

Die meisten Anwendungen laufen entweder auf dem Betriebssystem Windows

oder Mac OS oder sie sind für beide kompatibel, dass heißt, sie sind plattform-

übergreifend. Einige wenige laufen unter Unix oder Linux.

Netzwerkstruktur

Hier lassen sich grundsätzlich Einzelplatz- und Client-Serverlösungen unter-

scheiden. Bei einer Einzelplatzlösung liegt die Software auf dem jeweiligen Ar-

beitsplatzrechner. Ein vernetztes Arbeiten, d.h. ein zeitgleiches Zugreifen ver-

schiedener Mitarbeiter auf die Datenbank ist so nicht möglich. Genau das bietet

eine Client-Server-Lösung: hier liegt die eigentliche Datenbank auf einem zent-

ralen Serverrechner, während von den einzelnen Arbeitsplätzen aus darauf zu-

gegriffen werden kann. Bei einigen Softwareprodukten ist es darüber hinaus


27

sogar möglich, von räumlich getrennten Arbeitsplätzen aus darauf zuzugreifen.

In diesem Fall handelt es sich um einen browserbasierten Internetclient.

Zielgruppe

Wie es schon die Varianten bei der Netzwerkstruktur erahnen lassen, werden

damit unterschiedliche Zielgruppen anvisiert. Während die „einfachsten“ Lösun-

gen, also z.B. eine Einzelplatzsoftware sich eher an kleine Unternehmen oder

sogar an Privatkunden richten, orientiert sich ein Client-Server-Systeme mit ei-

ner zentralen (oder verteilten) Datenbank an große Unternehmen mit mehreren

Niederlassungen.

Auch im Hinblick auf Spezifikationen lassen sich Unterschiede feststellen. So

sind z.B. einige Produkte auf die Erfordernisse einer kommerziellen Bildagentur

zugeschnitten, während andere versuchen, den Bedürfnissen eines Privatkun-

den zu entsprechen.

Konkret untersucht wurden folgende Produkte, die alle die Muss-Kriterien (Kapi-

tel 4.2) der Anforderungen erfüllen:

- AjarisPro 3 (TRIADEM)

- livenet3.media (FUP AG)

- FileMaker Pro 7 (FileMaker, Inc.)

- Mediamaid 2 (END IF)

- Mediamaid 2 Open (END IF)

- iView 2.6 (Application Systems Heidelberg)

- Portfolio 7 (Extensis)

- Cumulus 6.0.3 (Canto)

Dabei sind die nachstehenden Anwendungen ausgeschlossen worden:

AjarisPro 3

Eine modular aufgebaute Software, bei der neben dem Grundmodul AjarisPro

noch die Module AjarisWeb und AjarisPlayer angeboten werden. Es handelt

sich hier um eine sehr umfangreiche Software, die sich an kommerzielle Bild-

agenturen richtet. Der mitgelieferte Thesaurus ist für die Bedürfnisse eines De-

signbüros ungeeignet. Die umfangreichen Funktionen erfordern eine längere


28

Einarbeitungszeit, Bereiche wie e-Commerce und eine buchhalterische Kun-

denverwaltung werden nicht benötigt.

Livenet3.media

Diese Software ist zwar nicht modular aufgebaut, weist aber ebenfalls eine

browserbasierte Client-Serverarchitektur auf. Der Leistungsumfang ist etwas

geringer, aber auch hier lässt sich dezentral auf die Datenbank zugreifen. Da

livenet3.media auf PHP basiert, ist ein Webserver mit PHP-Unterstützung zwin-

gend erforderlich. Der Customizing- und Administrationsaufwand dieser Lösung

wird als zu groß eingeschätzt.

FileMaker Pro 7

Da ecke:design für die allgemeine Büroverwaltung FileMaker 6 verwendet, wur-

de überlegt, bei einem Wechsel zur Version 7 die integrierte Vorlage „Fotokata-

log“ zu nutzen. Dabei handelt es sich um eine voreingerichtete, aber anpassba-

re Bilddatenbank. Die Suchfunktionen und die Ausgabeoptionen waren hier al-

lerdings unbefriedigend.

Mediamaid 2 bzw. Mediamaid 2 Open

Eine Bilddatenbank, deren Leistungsumfang deutlich geringer ist und sich auch

an Privatkunden orientiert. Neben den Standardfunktionen wird hier lediglich

eine Anbindung von Personen- und Adressdaten an die jeweilige Bilddatei ge-

boten. Diese Software liegt seit ihrer Einführung 2001 jedoch erst in einer

2. Version vor. Darüber hinaus ist sie nur als Einzelplatzlösung erhältlich. Das

zweite Produkt, Mediamaid 2 Open, wird in FileMaker Pro 4 bzw. 5 eingebun-

den. Die Verknüpfung beider Anwendungen „erweitert“ zwar die eine Anwen-

dung um die Funktionen der jeweils anderen. Jedoch ist auch hier eine Client-

Serverarchitektur nicht erreichbar. Außerdem erfolgte noch keine Anpassung an

die aktuelle FileMaker-Version 7, was daran zweifeln lässt, dass diese Software

kontinuierlich weiterentwickelt wird.


29

6.2 Feinauswahl

Eingehender untersucht wurde nun folgende Software:

- Cumulus Single User 6.0.3 (Canto GmbH)

- iView 2.5 (Application Systems Heidelberg)

- Portfolio 7 (Extensis)

Von diesen Programmen wurde eine Testversion heruntergeladen und diese

mithilfe des Handbuchs eingehender betrachtet. Für ein testweises Katalogisie-

ren wurde eine Erschliessungssystematik erarbeitet (siehe Anhang).

Cumulus Single User 6.0.3

Obwohl die Vorgängerversion im Vorfeld seitens ecke:designs als unbefriedi-

gend betrachtet wurde, ist diese neue Version trotzdem untersucht worden. Das

hat zwei Gründe: zum einen dient Cumulus im Bereich Funktionsumfang als

Maßstab, an dem sich die anderen Produkte messen lassen. Zum anderen war

zu ergründen, welche Neuerungen und Verbesserungen diese Version bietet,

ob also z.B. die Kritikpunkte nach wie vor berechtigt waren oder ausgeräumt

werden konnten.

Cumulus ist eine Bilddatenbank, die neben einer Einzelplatzlösung („Single

User“) eine Reihe von Client-Servervarianten anbietet. Diese Varianten können

kundenspezifisch zugeschnitten werden, so dass sowohl kleine als auch große

Unternehmen mit komplexer Infrastruktur (mehreren Niederlassungen) Cumulus

einsetzen können.

Cumulus ist eine der umfangreichsten Lösungen, die es im Bereich Bilddaten-

banken gibt. Es werden alle notwendigen Bildformate unterstützt, die Daten-

bank skaliert auch bei großen Anzahlen von gespeicherten Bildern und die

Oberfläche und der Funktionsumfang spiegeln die große Erfahrung wider, die

der Hersteller Canto in 15 Jahren gesammelt hat.

Der große Funktionsumfang erschwert die Einarbeitung, allerdings könnten vie-

le Einstellungen von einem Administrator vorgenommen werden, während der

Nutzer nur einige Standardfunktionen nutzen muss.


30

Mit dem Web Publisher-Modul lässt sich sowohl eine e-Commerce-Applikation

erstellen als auch eigene Publikationen ins Internet stellen.

Portfolio 7

Ebenfalls langjährige Erfahrung besitzt die 1993 gegründete Firma Extensis mit

ihrem Produkt Portfolio. Portfolio 7 – die aktuelle Version – kann in den Punkten

Funktionsumfang und Operabilität mit Cumulus konkurrieren. Allerdings ist die

Version 7 im Gegensatz zur Vorgängerversion nur in englischer Sprache ver-

fügbar.

iView 2.5

Ursprünglich als Shareware gestartet, hat sich iView in den letzten Jahren zu

einer kommerziellen Softwarelösung für den Bereich Mediendatenbanken ent-

wickelt.

Die Stärke von iView ist seine benutzerfreundliche Oberfläche. Auch ohne lan-

ge Einarbeitungszeit findet man sich intuitiv und schnell zurecht. In allen wichti-

gen Funktionen steht iView den beiden vorangegangenen Anwendungen nicht

nach. Allerdings sind die individuellen Einstellmöglichkeiten hier nicht so vielfäl-

tig.

Der große Nachteil dieser Software ist allerdings, dass es nur eine Einzelplatz-

variante gibt. Eine Client-Serverversion ist laut Aussage des Herstellers in der

Entwicklung. Durch diese Einschränkung ergeben sich Probleme im gemein-

samen Arbeiten mit mehreren Benutzern an einem Bildbestand.

Eine Präsentation der Software durch die jeweiligen Anbieter wurde nicht reali-

siert. Stattdessen wurden am Ende der Projektarbeit diese drei Bilddatenban-

ken einem Teil der Mitarbeiter intern präsentiert und die Eindrücke im An-

schluss diskutiert. Eine an dieser Stelle übliche Gewichtung der Kriterien fand

nicht mehr statt35.

35 Stahlknecht, Peter / Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u.a. 2002, S. 309


31

7 Zusammenfassung und Bewertung

Ein sorgfältig durchgeführter Auswahlprozess für eine Standardsoftware ist ein

zeitintensiver Vorgang. Dabei müssen auf der Grundlage einer Erhebung des

Ist-Zustandes Kriterien ermittelt werden, anhand derer eine spätere Systement-

scheidung auch tatsächlich getroffen werden kann.

Genauso wesentlich ist ein gründliches Vorgehen bei der Marktanalyse. Diese

gestaltete sich angesichts der vielfältigen, aber teilweise unübersichtlichen In-

formationsquellen als aufwändig. Doch gerade deswegen ist es um so wichti-

ger, die gefundenen Informationen angemessen bewerten zu können.

In der letzten Phase der Auswahl dagegen wurde deutlich, dass eine abschlies-

sende Gewichtung der Anforderungskriterien unabdingbar ist. Ohne sie ist eine

Endauswahl letztlich nicht möglich, da alle in der Feinauswahl untersuchten

Anwendungen die Muss-Kriterien erfüllen.

Im Rahmen dieser Projektarbeit wurden Anforderungskriterien unter techni-

schen und funktionalen Gesichtspunkten bestimmt. In einem weiteren Schritt

wäre es nun erforderlich, einen anvisierten Kostenrahmen festzulegen, inner-

halb dessen sich die Anschaffung und Systemeinführung bewegen sollen.


32

8 Literatur

Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung,

München, Wien 2001

Krallmann, Hermann / Frank, Helmut / Gronau, Norbert: Systemanalyse im Un-

ternehmen. Vorgehensmodelle, Modellierungsverfahren und Gestaltungsoptio-

nen, München, Wien 2002

Stahlknecht, Peter / Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik,

Berlin u.a. 2002

Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (Hg): Software-Kauf und Pflichtenheft. Leit-

faden und Arbeitshilfen für Kauf, Entwicklung und Beurteilung von Software,

2003

Trinkwalder, Andrea: Sortiermaschinen. Professionelle Mediendatenbanken für

Windows und Mac OS, in: c’t, magazin für computer technik 9

Trinkwalder, Andrea: Nachgereift. Aktualisiertes Cumulus 6, finale Version von

Portfolio 7, in: c’t, magazin für computer technik 19

ISO 9241-3 („Anforderungen an visuelle Anzeigen“)

ISO 9241-10 („Grundsätze der Dialoggestaltung“)

ISO 9241-12 („Informationsdarstellung“)

ISO 9241-14 („Dialogführung mittels Menüs“)

Internetquellen:

LOTSE: Universitäts- und Landesbibliothek Münster: Bewerten von Internet

quellen, <http://lotse.uni-muenstermuenster.de/physik/literatur_suchen

/suchmaschinen/internetquellen_bewerten-de.php>

Contentmanager.de: <http://www.contentmanager.de/>


33

Anhang

Entwurf einer Erschliessungssystematik

Kategoriegruppen:

(in iView: abgebildet über Container bzw. Sets,

in Cumulus: abgebildet über Kategorien)

1. Produktdesign

a. Bad

b. Leuchten

c. Bügelhersteller

d. Verpackung

2. Ausstellungsdesign

a. Museum

b. Messe

c. Wanderausstellung

d. Ausstellungsgrafik

3. Leitsysteme

a. Wegweiser

b. Infotafeln

c. Orientierungssystem

4. Innenarchitektur

a. Interior

b. Shopgestaltung

c. Informationsräume

5. Architektur

a. Architekturwettbewerb

b. Fassadengestaltung

6. Publicdesign

a. Strassenmöbel

i. Sitzmöbel

ii. Fahrradständer

iii. Abfallbehälter

iv. Poller

b. Strassenleuchten

c. Pflastersteinsystem

d. Spielgeräte

e. Zaunsysteme

f. Haltestellenbeschilderung


34

7. Grafikdesign

a. Corporate Identity / Geschäftspapiere

b. Ausstellungskataloge / Bücher

c. Plakate / Flyer

8. Kommunikationsdesign

a. Multimedia

b. Aussenwerbung

Schlagwörter (Mehrfachnennung):

Medium (selbstdefiniertes Feld):

Text

Grafik

Illustration

Fotografie

Multimedia

Animation

Film

Ton

Papier

Folienschnitt

Druck

Druck Siebdruck

Druck Offset

Druck Digital

Kopieren

Materialien (selbstdefiniertes Feld):

Holz

Aluminium

Edelstahl

Kunststoff

Glas

Ton / Keramik

Stein

Beton

Textil

Phasen (selbstdefiniertes Feld):

Akquise


35

Wettbewerb

Entwurf

Ausführung

Referenz

Auftraggeber / (selbstdefiniertes Feld):

Preußisch Grün

Stadt Cottbus

BVG usw.

Institution (selbstdefiniertes Feld):

Verein

Verband

Museum

Verlag

Hochschule

Verwaltung

Stadt

Entwicklungsträger

Messeveranstalter

Immobilien / Makler

Forschung

Documents

Zwischen Bedarfsanalyse und Systementscheidung: Der …fiz1.fh-potsdam.de/volltext/diplome/05131.pdf · Das dort angeführte Modell von Lang 4 bildete letztendlich die Grundlage für