Download pdf - Совершенствование документооборота в Министерстве транспорта Московской области

23 23 мартамарта 20052005 СеминарСеминар " " СозданиеСоздание электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв МинистерствеМинистерстве транспортатранспорта МосковскойМосковской областиобласти"" 11

Совершенствованиедокументооборота в Министерстве

транспорта Московской области

ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаведущийведущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией

компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»», , членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International


ТекущееТекущее состояниесостояние делдел: : заложензаложен хорошийхороший фундаментфундамент

�� РуководствоРуководство понимаетпонимает необходимостьнеобходимость внедрениявнедренияэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота

�� СпециалистыСпециалисты УправленияУправления информатизацииинформатизацииМинистерстваМинистерства готовыготовы взаимодействоватьвзаимодействовать сосослужбойслужбой ДОУДОУ припри внедрениивнедрении электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота

�� СпециалистыСпециалисты организационноорганизационно--контрольногоконтрольногоотделаотдела ужеуже освоилиосвоили ии активноактивно работаютработают ввсистемесистеме ««ДелоДело»»



�� ХорошоХорошо налаженналаженбумажныйбумажныйдокументооборотдокументооборот



�� УстановленаУстановленасистемасистема ««ДелоДело»», , налаженаналаженарегистрациярегистрациядокументовдокументов


ПреимуществаПреимущества электронногоэлектронного движениядвижения

документовдокументов

�� ОблегчениеОблегчение поискапоиска нужнойнужной информацииинформации ии документовдокументов

�� УскорениеУскорение согласованиясогласования документовдокументов

�� УскорениеУскорение ии удешевлениеудешевление рассылкирассылки документовдокументов((вв видевиде электронныхэлектронных копийкопий) ) вв подведомственныеподведомственныеорганизацииорганизации

�� ОбеспечениеОбеспечение большейбольшей безопасностибезопасности подлинниковподлинниковдокументовдокументов

�� ОбеспечениеОбеспечение сохранностисохранности важнейшихважнейших документовдокументов ввслучаеслучае чрезвычайныхчрезвычайных ситуацийситуаций


НашиНаши предложенияпредложения::

�� ПерейтиПерейти нана работуработу сс образамиобразами электронныхэлектронных документовдокументов, , используяиспользуя длядля этогоэтого функциюфункцию поточногопоточного сканированиясканирования..

�� ОпределитьОпределить тете видывиды документовдокументов, , которыекоторые наиболеенаиболеевостребованывостребованы вв работеработе, , ии припри регистрациирегистрации ихих образыобразыприкреплятьприкреплять кк карточкекарточке документадокумента..

�� ПодлинникПодлинник документадокумента остаетсяостается вв организационноорганизационно--контрольномконтрольномотделеотделе ии вв оперативнойоперативной работеработе нене используетсяиспользуется..

�� ОпределитьОпределить тете видывиды документовдокументов сс которымикоторыми можноможно работатьработатьтолькотолько вв электронномэлектронном видевиде


НашиНаши предложенияпредложения::

�� ПоэтапноеПоэтапное внедрениевнедрение системысистемы ««ДелоДело»» вв деловыхделовыхподразделенияхподразделениях министерстваминистерства

1 1 этапэтап –– внедрениевнедрение системысистемы нана рабочихрабочих местахместахспециалистовспециалистов, , отвечающихотвечающих заза делопроизводстводелопроизводство ввподразделенияхподразделениях,,

2 2 этапэтап –– внедрениевнедрение системысистемы нана рабочихрабочих местахместахруководителейруководителей ии исполнителейисполнителей..


СистемаСистема ««ДелоДело»» позволяетпозволяетруководителюруководителю::

�� ИметьИметь оперативнуюоперативную информациюинформацию обоб исполненииисполнениидокументовдокументов, , контролироватьконтролировать ходход исполненияисполнения, ,

�� ОперативноОперативно получатьполучать всювсю информациюинформацию, , необходимуюнеобходимую длядля принятияпринятия управленческихуправленческихрешенийрешений, , -- нене обращаясьобращаясь кк архивуархиву бумажныхбумажныхдокументовдокументов,,

�� ПрименятьПрименять вв работеработе современныесовременные методыметодыуправленияуправления


АвтоматизацияАвтоматизация архивнойархивной работыработы::ПодсистемаПодсистема ««АрхивноеАрхивное делодело»»

�� ПолучаетПолучает данныеданные изиз системысистемы ««ДелоДело»»

�� ПозволяетПозволяет сформироватьсформировать номенклатуруноменклатуру делдел

�� СоставляютсяСоставляются внутренниевнутренние описиописи делдел ии описиописидокументовдокументов постоянногопостоянного храненияхранения

�� ПозволяетПозволяет проводитьпроводить экспертизуэкспертизу ценностиценностидокументовдокументов


СозданиеСоздание электронногоэлектронного архиваархиваМинистерстваМинистерства

�� ЦентрализованноеЦентрализованное хранениехранение электронныхэлектронныхдокументовдокументов ии материаловматериалов

�� ГибкаяГибкая рубрикациярубрикация ии полнотекстовойполнотекстовой поискпоиск

�� ВозможностьВозможность удаленногоудаленного доступадоступа

�� ВозможностьВозможность коллективнойколлективной работыработы сс документамдокументам

�� УправлениеУправление правамиправами доступадоступа


ПроблемыПроблемы внедрениявнедрения::

�� НеобходимоНеобходимо разработатьразработать нормативныенормативные документыдокументы, , которыекоторые будутбудут учитыватьучитывать особенностиособенности работыработы ссэлектроннымиэлектронными документамидокументами вв организацииорганизации..

�� ВозможноВозможно, , потребуетсяпотребуется изменитьизменить технологиютехнологиюработыработы сс некоторыминекоторыми видамивидами документовдокументов

�� ВозможноВозможно, , потребуетсяпотребуется частичноечастичное обновлениеобновление иирасширениерасширение ««машинногомашинного паркапарка»» организацииорганизации


ОбщероссийскиеОбщероссийские проблемыпроблемы внедрениявнедренияэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота: :

�� ЕдинообразноеЕдинообразное управлениеуправление электроннымиэлектронными иибумажнымибумажными документамидокументами..

�� ПроведениеПроведение экспертизыэкспертизы ценностиценности ииконтролируемоеконтролируемое уничтожениеуничтожение электронныхэлектронныхдокументовдокументов сс истекшимиистекшими срокамисроками храненияхранения..


КомпанияКомпания ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисныеСистемыСистемы»» надеетсянадеется нана плодотворноеплодотворное

сотрудничествосотрудничество


Вопросы?