1�
Inspiratiesessie AANWEZIGHEIDSBELEID
�
MARTHE VERJANS Preventieadviseur Psychosociale Aspecten
AANREIKEN VAN DENKKADERS & MEERWAARDE VAN DE LEIDINGGEVENDE
2�
Ziekte versus ziekteverzuim? Hoe kijk je er zelf naar?
Ziekte en ziekteverzuim?! • Ziekte:
- “Fysieke en/ of psychische verschijnselen ahv medische diagnose die wijzen op verstoring van functionele evenwicht van lichaam en/of geest”
• Ziekteverzuim: - “Gedrag om op een bepaalde manier om te gaan met een
ziektetoestand” - “Strategie om ziekte een plaats te geven in dagelijks
functioneren”
3�
Soorten ziekteverzuim
• Wit verzuim (<29% van de ziektemeldingen) • Grijs verzuim (+/- 70% van de ziektemeldingen) • Zwart verzuim (1-5% van de ziektemeldingen)
Mot
ivat
ie
Mate van arbeidsgeschiktheid
Wit
Grijs
Zwart
Rose
4�
Zich ziek melden
Zich ziek voelen
Ziek zijn
Wit verzuim + + +
Grijs verzuim + +(-) +(-)
Zwart verzuim
+ - -
Roze verzuim
- +(-) +(-)
Wit verzuim ⇒ Attentiebeleid, betrokkenheid behouden
Grijs verzuim ⇒ Zicht krijgen op werkgerelateerde oorzaken en preventieve
maatregelen Zwart verzuim ⇒ Consequent reageren en
zicht krijgen op werkgerelateerde oorzaken
5�
• Ziekte is een privézaak maar moet bespreekbaar zijn voor
zover het een probleem van de organisatie is. • Rol van de leidinggevende is cruciaal : hoe hoger de
sociale steun van de leidinggevende, hoe lager de kans op ziekteverzuim.
• Aandacht voor ziekteverzuim is aandacht voor:
- zieke werknemer als persoon - werknemers die het werk overnemen - goed functioneren van de organisatie
ZIEK IS ZIEK MAAR…
Ziekteverzuim
jobinhoud
Jobomstandigheden
Jobvoorwaarden
Contacten op het werk
Persoonlijke factoren
…
6�
Gefaseerde en gestructureerde aanpak
ESSENTIËLE ELEMENTEN
VISIE & BELEIDSORIËNTERING
METEN = WETEN
CONTROLEBELEID
ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL
GESPREKSVOERING
SMT
7�
1. VISIE & BELEIDSORIËNTERING
VISIE
• Kader voor het traject dat u in de organisatie wil uittekenen & kapstok voor acties
• Engagement vanuit beleid • Uitgangspunt voor interne communicatie over
verzuimbeleid • Schept vertrouwen bij medewerkers in waarom en
hoe van verzuimbeleid
8�
Uitgangspunten?
• Diagnose = arts • Leidinggevende en
organisatie ≠ arts • Focus op alle medewerkers:
ziek en niet ziek • Preventief en curatief • Geen jacht op medewerkers • Gedeelde
verantwoordelijkheid • Belangrijke rol
leidinggevenden
• Economische motieven : kostenbeheersing, kwaliteitsbeheersing …
• Sociale motieven : zorg en aandacht voor zieke medewerkers en voor medecollega’s om werkbelasting evenredig te verdelen en arbeidstevredenheid te verhogen
• Maatschappelijke motieven : verantwoord ethisch ondernemen, kosten niet afwentelen naar gemeenschap
Motieven?
9�
Rol van direct leidinggevende 1. Preventie van ziekte:
- Aanspreken op signalen van onwelbevinden - Demotivatie voorkomen
2. Opvolging van ziekte: - Afwezige betrokken houden: Ziektemelding en contactname
tijdens ziekteperiode - Demotivatie van anderen voorkomen: Planning
3. Opvang bij terugkeer: - Motiveren van medewerker: - Interessegesprek na korte afwezigheid - Werkhervattingsgesprek na langdurige afwezighei - Verzuimgesprek na herhaaldelijke afwezigheid - Demotivatie voorkomen: Zinvol aangepast werk of
maatregelen
Discussie
• Welke concrete doelstellingen vindt u belangrijk om na te streven in een verzuimbeleid?
• Welke waarden wil u dat het verzuimbeleid uitstraalt?
• Hoe ziet u eigen rol als leidinggevende: - op vlak van preventie - op vlak van opvolging : - op vlak van terugkeer naar het werk?
10�
2. METEN = WETEN
ARGUMENTEN
• Vermijdbare kost maar hoe hoog is die kost precies?
• Planning en continuïteit • Indicator voor welzijnsniveau van
organisatie • Betere en objectieve communicatie • Benchmarking
11�
Ziekteverzuim in capaciteitsbenutting van de organisatie – Hoeveel personeel is inzetbaar?
Kerncijfers ziekteverzuim - Verzuimpercentage
• # aantal dagen verzuim * 100 / # opgegeven dagen per jaar die voor prestaties in aanmerking komen
- Frequentie van verzuim • # Nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar
- Gemiddelde ziekteduur • # aantal dagen verzuim per jaar / # Nieuw begonnen
ziekteperiodes per jaar - Nulverzuim - Bradford factor
12�
KLASSIEKE VERZUIMPARAMETERS Bradford • Geeft aan hoe storend frequente korte termijn
afwezigheden zijn - Voorbeeld:
1 maal afwezig voor 14 dagen (1x1x14=14) 7 maal afwezig voor telkens 2 dagen (7x7x14=686) 14 maal afwezig voor telkens 1 dag (14x14x14= 2744)
METEN IS WETEN • Doel:
- Zicht krijgen op de omvang van verzuim in de organisatie
- Benchmarking? - Trends
• Wat breng je in kaart? - Verzuimpercentage van de organisatie - Hoeveel dagen per jaar zijn medewerkers
gemiddeld afwezig? - Hoe vaak zijn medewerkers gemiddeld afwezig? - …
13�
METEN IS WETEN • Als je meet krijg je duidelijke cijfers …
het is een eerste stap …
• Na het weten komt het bezinnen en de analyse …
• Na analyse kun je toekomstige werkpunten distilleren …
3. CONTROLEBELEID
14�
Aandeel werknemers volgens frequentie
50% verzuimt niet
Taken van controle arts
• NIET vaststellen welke ziekte • NIET interveniëren in behandeling • WEL bevragen symptomen, medicatie • WEL onmiddellijk overhandigen van
advies (wat is onmiddellijk? Ev. Overleg huisarts)
Slide 28
15�
Discussie
• Opdracht: bedenk zelf 3 objectieve criteria om controle te laten uitvoeren
• Welke criteria hanteren we voor het sturen van controle?
• Hoe volgen we medewerkers op die controle gehad hebben?
Voor en nadelen van controle
• Misbruik bestraffen • Nuttige info over
oorzaken
• Past niet in positief verzuimbeleid
• Bevestig: geen ruimte meer voor gesprek?
• Beperkte winst (2-7%) • Kwaad bloed
Slide 30
16�
Eis: 1. Controle organisatie kent bedrijf 2. Samenwerking met preventiedienst 3. Overzichts rapportering diagnosen 4. Eenvoudige online aanvraag en rapportering 5. Afspraken over wie wel en niet controleren
Kritische keuze controle dienst
4. ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL
Slide 32
17�
ZIEKTEVERZUIM- PROTOCOL • is een document waarin alle acties, afspraken, … omtrent het
omgaan met ziekteverzuim systematisch gebundeld zijn • Waarom?
- Formaliseren van algemene afspraken schept vertrouwen dat iedereen op eenzelfde manier behandeld wordt.
- Een duidelijke en eenduidige procedure van ziektemelding biedt mogelijkheid tot correcte ziekteverzuimregistratie en goede aanzet tot analyse van het verzuim.
- Via uitgewerkte procedure over contactname tijdens ziekte biedt mogelijkheid beter zicht te krijgen op werkgerelateerde oorzaken.
- Duidelijke communicatie naar iedereen over protocol geeft meer garantie op uniformiteit in handelen.
ZIEKTEVERZUIM- PROTOCOL
• Procedure ziektemelding • Contact houden tijdens ziekte • Werkhervatting • Norm voor interessegesprekken • Controlebeleid • Maatregelen indien de procedures niet gevolgd
worden • Bewaking en evaluatie van de procedures
18�
SAMENWERKING MET DE PREVENTIEDIENST
Discussie
• Welke afspraken zijn er? • Hoe kunnen we deze verder verfijnen?
19�
5. GESPREKSVOERING
Hoe hoger de sociale steun van de leidinggevende (en collega’s),
hoe lager de kans op ziekteverzuim’
Uit Onderzoek Vlaamse ziekenhuizen, Rik Verhaeghe, Universiteit Gent
Als leidinggevende in dialoog met je medewerkers ...
Gespreksvoering bij ziekte
20�
Basishouding
LAISSEZ-FAIRE Niets doen, want ieders verantwoordelijkheid
MEEHUILEN
Veel aandacht en sympathie
STRAF VOOR GEDRAG Boeman, boos omwille van verzuim en voor melden van verzuim
BEZORGD EN LEREND HELPEN
Duidelijk, redelijk, maakt afspraken en stelt verwachtingen
“liefdevolle confrontatie”
Mat
e va
n ac
cept
atie
Bereidheid tot helpen
Uitgangspunten bij gespreksvoering bij ziekte • Ziek = ziek, maar …
• Ook de leidinggevende heeft een probleem als een werknemer zich ziek meldt
• Leidinggevende is mee verantwoordelijk voor de begeleiding van de werknemer
• Ziekte is een privé-zaak maar moet bespreekbaar zijn voor zover het een probleem van de organisatie is
• Aandacht voor ziekteverzuim moet ook uitgaan van aandacht voor werknemer als persoon
• Ziek zijn is niemands schuld, wel iemands verantwoordelijkheid om mee te denken wat eraan kan gedaan worden
21�
Aanwezigheidsbeleid
Ziekmelding/ Verlenging
Contactname tijdens ziekte
Werkhervatting
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Ziektemelding
Ziektemelding • Waarom rechtstreeks naar LG?
- zorg en betrokkenheid kunnen tonen - meer confrontatie met impact van afwezigheid op afdeling - vervanging plannen
• Wat niet?
- ziekte in vraag stellen - druk verhogen om te snel te hervatten - pijnpunten bespreken tijdens dit contactmoment
22�
.
• Geen ruimte voor verhaal medewerker
• Onmogelijkheid impact en effect te zien bij medewerker
• Benomen zijn door eigen praktische planningsproblemen
• Tijdsgebrek om iets uit te diepen
Wat maakt een ziektemeldingsgesprek moeilijk?
• Toon luisterbereidheid, laat medewerker zijn verhaal vertellen: - Geef blijk van belangstelling voor klachten en toon betrokkenheid - Wees correct en vriendelijk
• Vraag naar de vermoedelijke duur en spreek af hierover later terug te bellen
• Bespreek de werkopvolging:
- Kan ik iets voor je doen hier ? - Moet er iets op het werk geregeld worden ? Wie op de hoogte brengen?
• Maak afspraken over het verdere contact:
Bereikbaarheid ? Wanneer spreken we elkaar terug ?
• Maak afspraken over opsturen ziekteattest
• Wens beterschap ! Bedank voor tijdig bellen.
Telefonisch gesprek Ziektemelding: gespreksschema
23�
Aanwezigheidsbeleid
Ziekmelding/ Verlenging
Contactname tijdens ziekte
Werkhervatting
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Contactname tijdens ziekte
Contactname tijdens ziekte • Waarom?
- Zorg tonen - Betrokkenheid van mw bij het werk behouden - Polsen naar werkgerelateerde factoren en nood aan
aangepast werk - Welke informatie voor vervangers/collega’s - Conflicten bespreekbaar maken, zo nodig doorverwijzen naar
vertrouwenspersoon/HR - Werkhervattingsdrempel verlagen
• Wat niet? - Werkoverleg - Druk verhogen
24�
Arbeidsongeschiktheidsuitstroomcurve Contactname tijdens ziekte
• Informeer naar zijn/haar eigen situatie:
Hoe gaat het met je ? Hoe ging het vandaag ? Gaat het al beter ? • Bevraag perspectief, vermoedelijke duur • Informeer of er iets op het werk dient te worden gedaan • Informeer of men graag op de hoogte blijft over werk • Vraag na of er zaken zijn die met werk te maken hebben die de
medewerker bezighoudt • Vraag na hoe contact verder best loopt: hoe en door wie ?
• Telefonisch contact , via mail, bezoek gewenst van collega’s ? • Wie belt wie ? • Graag contact met arbeidsgeneesheer/sociale dienst/
preventieadviseur psychosociale • Bespreek welke communicatie je kan doen aan de collega’s indien
nodig • Verzorg je nog goed !
Contactname tijdens ziekte: gespreksschema
Telefonisch gesprek
25�
Aanwezigheidsbeleid
Ziekmelding/ Verlenging
Contactname tijdens ziekte
Werkhervatting
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Werkhervatting
Werkhervatting
Onder 4 ogen Vanuit een sfeer van vertrouwen en ondersteuning Oprechte interesse Zelfrespect van de medewerker op peil houden Bereidheid om problemen aan te pakken
‘Weer aan het werk gesprek’
26�
Werkhervattingsgesprekken
1. Welkomgesprek: na ziekte < 4 weken 2. Continuïteitsgesprek: na herhaaldelijke
afwezigheden door ziekte = 3-5 keer het afgelopen jaar
3. Terugkeergesprek: na ziekte > 4 weken
W elkom: laten voelen dat je medewerker gemist hebt A fwezigheid bespreken R esponsabilisering voor verzuimgedrag M aar nu verder ...
Werkhervatting ‘Weer aan het werk gesprek’
27�
1. Welkomgesprek: na ziekte <4w
• Waarom? - Werkhervatting gaat niet onopgemerkt voorbij - Medewerker werd gemist - Polsen naar werkgerelateerde factoren
• Wat niet? - Zwaar formeel gesprek
Welkom - Alles OK ? Gezondheid OK? - “Fijn dat je er weer bent ...”
Afwezigheid bespreken: verband met werk ?
Responsabilisering - Wat nodig om herstel te bestendigen ? - Gewenste ondersteuning ? Kunnen wij iets voor je doen ?
Maar nu verder ... - Uitleg over hangende zaken en info om terug aan de slag te gaan
Welkomgesprek: gespreksschema
28�
2. Continuïteitsgesprek • Waarom?
- Zorg tonen - Er is een probleem met aanwezigheid - Polsen naar werkgerelateerde factoren - Conflicten bespreekbaar maken, zo nodig doorverwijzen naar
Afdeling Welzijn/vertrouwenspersoon/HR - Oplossingsvermogen van de mw prikkelen, zo mogelijk hulp
aanbieden - Opvolging afspreken
• Wat niet? - Bestraffend gesprek
Bereid je voor …
- Nodig werknemer discreet en op tijd uit
- Wees duidelijk over doel
- Bekijk de afwezigheidsgegevens
- Bedenk welke mogelijke oorzaken kunnen meespelen
- Bedenk welke weerstanden je kan verwachten - Bedenk of er oplossingen zouden zijn voor werkgerelateerde oorzaken
Interessegesprek
29�
Mogelijke weerstanden
Ontkennen: Ik denk niet dat ik zoveel keer ziek ben geweest Minimaliseren: Kan toch gebeuren, iedereen wordt al eens ziek Naar anderen verwijzen: Anderen zijn toch ook af en toe ziek Excuus: Ik kan hier echt niets aan doen, was echt ziek Verwijzen naar beleid: Het is hier ook wel echt een sfeer om ziek te worden
Interessegesprek
W Zeg wat je te zeggen hebt • Open het gesprek en verduidelijk het doel van het gesprek • Beschrijf meteen de concrete feiten als gemeenschappelijke basis:
hoe vaak/lang?
A Motiveer en Analyseer de afwezigheid • Benoem je gevoel hierbij: bezorgdheid • Geef de medewerker gelegenheid tot verhaal • Geef uitleg over de gevolgen voor werk en voor collega’s • Analyseer: nodig uit om iets meer te zeggen indien werkgerelateerd (4 A’s)
Arbeidsinhoud Hoeveelheid en aard van het werk en verstoring in uitvoering van het werk
Arbeidsomstandigheden Materiële omstandigheden? Benodigd materiaal
Arbeidsvoorwaarden Hoe kijk je naar je eigen ontwikkeling ? Welke onzekerheid heb je over je werk in de toekomst ?
Arbeidsrelaties Wat staat een goede relatie met je collega’s of met mij als leidinggevende in de weg ?
Interesse: gespreksschema (1)
30�
Interessegesprek: gespreksschema (2)
R Plan en responsabiliseer • Zoek samen naar oplossingen en maak afspraken over
verdere opvolging: Wat denk je hier zelf aan te doen ? • Bespreek de consequenties bij ongewijzigd verzuimpatroon/
niet volgen procedure M Evalueer
• Bespreek even na hoe de medewerker het gesprek ervaren heeft
Sjabloon verslag
3. Terugkeergesprek: na ziekte >4w
• Waarom? - Herval voorkomen - Inwerkplanning/overdracht vervanger - Opvang door team - Opvolging
31�
W Verwelkom + ga na hoe het is om na lange tijd terug te starten... A Bespreek afwezigheidsbeeld Hoe heeft medewerker opvolging tijdens ziekte beleefd ?
Informeer: hoe is afwezigheid opgevangen ? Informeer: over actuele situatie en veranderingen op de dienst;
R Hoe kan medewerker/werkgever zelf herval voorkomen ? Zijn er werkgerelateerde oorzaken ? Navraag naar gewenste ondersteuning tijdens hervatting
M Overhandigen van verzamelde info over hangende zaken
Concrete en afgebakende opdrachten die men snel kan opnemen ? Bespreken van dosering van het werk en langetermijnplanning
Afspraak gewenst voor een opvolgingsgesprek ?
Terugkeergesprek: gespreksschema
5. SOCIAAL MEDISCH TEAM
32�
SMT & DOELSTELLINGEN?
“een periodiek, gestructureerd interdisciplinair overleg, dat
deel uitmaakt van het ziekteverzuimbeleid van een organisatie
en kadert binnen het globale personeelsbeleid”
Collectieve beleidsadviezen ter ondersteuning van de aanwezigheid/
inzetbaarheid van WNs
Ondersteuning individuele WNs die dreigen uit te vallen
Terugkeer van afwezige WNs voorbereiden en begeleiden met oog op duurzame
tewerkstelling
PIJLERS
BELEID
collectieve, structurele problemen die kunnen
leiden tot uitval van werknemers
CASUÏSTIEK (her)bespreking
individuele dossiers
33�
PLAN VAN AANPAK Aanpassingen?
Werkuren
Taken & organisatie van werk
Arbeidspost
Begeleiding & aansturing
Scholing & training
TOT SLOT
34�
ESSENTIËLE ELEMENTEN
VISIE & BELEIDSORIËNTERING
METEN = WETEN
CONTROLEBELEID
ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL
GESPREKSVOERING
SMT
35�
Van… • Ziek zijn = privézaak • Reageren op symptomen • Controle vanuit wantrouwen • Laattijdig reageren Naar… • Vroegtijdig aanspreken op eerste signalen • Contact durven nemen tijdens ziekte • Aanspreken op basis van bezorgdheid en vertrouwen • Zicht krijgen op werkgerelateerde oorzaken op basis van dialoog • Ziekte is bespreekbaar thema in organisatie
TAKE HOME MESSAGE
36�
MARTHE VERJANS Preventieadviseur Psychosociale Aspecten Kunstlaan 16 3500 Hasselt Tel: +32 (0)11 24 94 70 [email protected] www.idewe.be
Recommended