7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
1/24
Vlaams-Zeeuwse archivarissenoverleg
Middelkerke, 8 oktober 2012
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
2/24
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
3/24
Gezamenlijk project NA en RHCs:
Werkagenda 2011-2012
Projectorganisatie
Doelstelling: werkprocessen en procedures
architectuur
metadata (toepassingsprofiel voor provincie, waterschappen en
gemeente) personeel en organisatie
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
4/24
Uitgaande van een generiek model van een RHC met drie
bedrijfsprocessen, Verwerven, Beheren en Presenteren en het
ontwikkelde generieke stappenplan voor het proces van
implementatie per RHC worden de werkprocessen en procedures(de bedrijfsregels of business rules) bij de RHC's beschreven,
aangevuld met de digitale werkprocessen en procedures. Het gaat
erom te bepalen, wat na implementatie van het e-Depot
verandert in de processen en waar rollen en
verantwoordelijkheden belegd zijn.
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
5/24
Handboek met generieke procesbeschrijvingen voor
Verwerven, Beheren en Beschikbaar stellen
Voorstel voor de organisatie van het onderhoud van hetHandboek na afronding van het project.
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
6/24
Alleen primaire bedrijfsprocessen m.b.t. het beheer van dearchiefbewaarplaats
Geen inspectie
Geen expositie en educatie
Generieke procesbeschrijvingen
Wel werkprocessen en processtappen
Geen handelingen en procedures
Alle bestanden in de archiefbewaarplaats
Digitaal en analoog
Archieven en collecties
Overheid en particulier
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
7/24
Sectie Informatiearchitectuur:
Informatiecomponenten
Documenten
Sectie Personeel & organisatie:
Rol
Actor
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
8/24
Archiefstuk Document (3) ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten
onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen
of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken
of ter handhaving van zijn of haar rechten.
Toelichting:(..) Archiefstukken zijn gebonden aan de werkprocessen van de
archiefvormer; zij worden dan ook als procesgebonden informatie
aangeduid.
Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen(SAP 2003)
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
9/24
International Standard for Describing Functions(ICA 2007)
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
10/24
Function
Any high level purpose, responsibility or task assigned to the
accountability agenda of a corporate body by legislation, policy ormandate. Functions may be decomposed into sets of co-ordinated
operations such as subfunctions, business processes, activities, tasks or
transactions.
International Standard for Describing Functions(ICA 2007)
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
11/24
Architectuurraamwerk NORA 2.0
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
12/24
Bayens & Tnissen, Bedrijfsarchitectuur(Zaltbommel 2009)
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
13/24
GEMMA, Procesarchitectuur2.0 (KING 2011)
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
14/24
ISDF GEMMA / WVI
Function Bedrijfsproces
Subfunction Procescluster
Business proces Werkproces
Activity/task Processtap
Transaction Handeling
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
15/24
GEMMA, Procesarchitectuur2.0 (KING 2011)
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
16/24
GEMMA, Procesarchitectuur2.0 (KING 2011)
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
17/24
GEMMA WVI
Ketenpartner Zorgdrager
Ketenpartner Leverancier
Klant Klant
? Directeur
? Archivaris
? Afdelingshoofd
Zaakcordinator Procesbeheerder
Specialist/klantcontact Specialist A
Specialist/klantcontact Specialist B
Specialist/klantcontact Specialist C
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
18/24
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
19/24
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
20/24
Stap Fase Trigger Processtap Actor Rol Locatie Informatie-component/documenten
Toelichting
Voorbereiding Ziesubprocessen 2.2.1(verwerven)en 2.3.2(beherenmetadata)
Atelierruimte
1 Uitvoering Archief/collectie in goede,geordende en toegankelijke
staat
Bij digitaal archief/collectie:
SIP beschikbaar
Bij analogeobjecten:
Bewaarlocati
e in depot
selecteren
Bij digitale
objecten ->
processtap 5
Depotbeheerder VakspecialistA/B
Archiefbeheer:logistiek beheer
2 Optioneel:
bergingsmidd
elen in depot
inrichten
Depotbeheerder Vakspecialist
A/B
Bewaardepot
3 Plaatsen
objecten in
depot
Depotbeheerder Vakspecialist
A/B
Bewaardepot
4 Invoeren of
aanpassen
beheergegev
ens
vindplaats
Depotbeheerder Vakspecialist
A/B
Digitaal:
Archiefbeheer:
logistiek beheer
Bij analoge
objecten: nieuwe
versie stellinglijst in
depot
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
21/24
Stap Fase Trigger Processtap Actor Rol Locatie Informatie-component/documenten
Toelichting
5 Bij digitale
objecten:
Invoeren
beheergegev
ens
Specialist Metadatering Vakspecialist A Archiefbeheer:
collectiebeheer /
logistiek beheer
Mede op basis van
de SIP
6 Opnemen
objecten in e-
depot (start
ingest)
Specialist Metadatering
(geautomatiseerd)Vakspecialist A Archiefbeheer:
DDB
7 Genereren
van metadata
in EAD
Specialist Metadatering
(geautomatiseerd)Vakspecialist A Archiefbeheer:
collectiebeheer/logi
stiek beheer
8 Optioneel:
genereren
van
afgeleiden
van de
objecten
(gebruikersex
emplaren)
Specialist Metadatering
(geautomatiseerd)Vakspecialist A Archiefbeheer:
afgeleiden
9 Registrereningest
voltooid
Specialist Metadatering(geautomatiseerd)
Vakspecialist A Archiefbeheer:logistiek
beheer/DDB
Afronding Archief/collectie opgenomenin bewaardepot en (bij
digitaal archief) EAD
beschikbaar
Subprocessen 2.3.6:publicerenBij hybrideof samen tevoegenarchief:proces2.3.2:
beherenmetadata
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
22/24
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
23/24
Eindredactie procesbeschrijvingen
Samenstelling Handboek Werkprocessen met inleiding
en verantwoording Oplevering producten van de vier secties: nov-dec 2012
Werkagenda 2013
7/30/2019 20121008 WVI Sectie Werkprocessen_presentatie Middelkerke_Kaj-Van -Vliet...
24/24
Vragen?