Universitatea „Dunarea de Jos”, Galati
Facultatea de Economie si Administrarea Afacerilor
Auditul intern al calitatii
Dacia Plant
Masterand: Specializare: MKCA
An: II
CUPRINS
CAPITOLUL I. Prezentarea companiei
1.1. Date de identificare
1.2. Obiect de activitate
1.3. Misiune. Viziune. Valori. Obiective
1.4. Organizarea Dacia Plant
1.5. Sistemul de management integrat calitate – mediu
CAPITOLUL II. Pregătirea auditului
2.1. Echipa de auditori
2.2. Obiectivele auditului
2.3. Planul de audit
2.4. Sedinta de deschidere
CAPITOLUL III. Examinarea sistemului calității
3.1. Politica privind calitatea
3.2. Sedintele intermediare
3.3. Sedinta de inchidere
CAPITOLUL IV. Raportul de audit
4.1. Neconformitatile constatate
4.2. Actiunile corective propuse
CONCLUZII
Capitolul I.
Prezentarea firmei Dacia Plant
1.1 Date de identificare
Denumire: SC DACIA PLANT SRL
Adresa: Str. PRIMAVERII Nr: 4 Cod Postal: 515800, Sebes, Alba
Nr. inreg. Registrul Comertului: J1/555/2002
C.U.I.: RO 15018146
1.2 Obiect de activitate
DACIA PLANT ofera o gama larga de suplimente alimentare. Din respect pentru
sanatatea clientilor, firma comercializeaza in special produse naturiste sau produse care au la
origine plante medicinale.
Prin numarul mare al produselor prezente permanent in stoc si prin preturile oferite se
poate afirma ca depozitul acopera in intregime necesitatile magazinelor de tip "plafar", fara
a se limita la acestea, iar acum putem gasi produsele si in magazinele tip "alimentara".
1.3 Misiune. Viziune. Valori. Obiective.
Misiune
Misiunea firmei Dacia Plant este să devină cea mai importantă firmă producătoare şi
distribuitoare de ceaiuri pe piaţa locală, prin urmărirea şi respectarea permanentă a unui set
de valori:
Consumatorii -satisfacerea cerinţelor acestora.
Produsele -succesul companiei constă în oferirea unei calităţi superioare a
produselor la preţuri competitive.
Preocuparea pentru membrii firmei -angajaţii reprezintă cea mai importantă
resursă a firmei.
Viziune
DACIA PLANT este o marca de prestigiu și încredere atunci când ne referim la piața
suplimentelor alimentare din România. DACIA PLANT însemnă de asemenea pasiune,
profesionalism, respect și iubire față de oameni și natură. Înseamnă o echipă de experți reunită
într-un colectiv tânăr și dinami
Valori
calitatea crescuta a produselor
respect pentru mediul inconjurator
responsabilitate pentru comunitate
protejarea resurselor naturale
implicare activa in educatie pentru sanatate
inovatie in tehnologie
armonie si dezvoltare
1.4 Organizarea Dacia Plant
1.5 Sistemul de management integrat calitate – mediu
Dacia Plant S.R.L. a finalizat cu succes procesul de recertificare a Sistemului de
management implementat cu standardele ISO 9001 şi ISO 14001.
Auditul de recertificare a fost efectuat de echipele de auditori ai Societăţii Române
pentru Asigurarea Calităţii (SRAC) care beneficiază de acordurile de recunoaştere încheiate
cu organisme din alte ţări membre IQ NET (Reţeaua Internaţională a Organismelor de
Certificare).
Dacia Plant S.R.L. beneficiază, astfel şi de recunoaştere internaţională IQ NET
pentru certificarea Sistemului de Management Integrat Calitate-Mediu.
Sistemul de Management Integrat Calitate Mediu prezintă avantaje multiple,
identificate şi analizate de managementul societăţii, cu efecte benefice asupra serviciilor
oferite de Dacia Plant S.R.L. tuturor clienţilor cum ar fi:
Management general mai performant;
Minimizarea suprapunerilor şi a disipării răspunderilor;
Viziune unitară asupra dezvoltării viitoare;
Optimizare proceselor şi activităţilor societăţii;
Reducerea impacturilor negative ale activităţii societăţii asupra mediului;
Siguranţa legislativă;
Minimizarea riscurilor;
Gestionarea durabilă;
Motivarea angajaţilor;
Îmbunătăţirea imaginii.
Dacia Plant S.R.L. şi-a asumat noi responsabilităţi, standarde şi valori iar certificarea
este una dintre garanţiile succesului.
Capitolul II.
Pregatirea auditului
Scopul principal al auditului este să evalueze sistemul calității al organizației în raport
cu un standard referitor la sistemul calității, și anume ISO 9000.
Întrucât compania are implementat deja standardul de calitate ISO 9000, se va realiza
un audit de supraveghere/mentenanță, realizat la fiecare 6 luni, în cadrul său fiind auditate
anumite elemente ale sistemului și identificat potențialul de îmbunătățire existent.
Auditul de supraveghere se concetrează, în special, pe anumite elemente de
management:
responsabilitatea managementului;
sistemul de managementul calității;
măsuri corective și preventive;
instruirea personalului.
Prezenta misiune de audit se va concentra pe analiza responsabilităţii managementului
în conformitate cu prevederile standardului de calitate menţionat.
2.1. Echipa de auditori
În cadrul companiei s-a constituit și funcționează începând cu anul 2008 un Serviciu
de audit intern în subordinea directă a Directorului General. Misiunea serviciului de audit
intern este de a realiza o activitate obiectivă și independentă prin oferirea serviciilor de
consultanță și de a contribui la adăugarea unui plus de valoare în realizarea obiectivelor.
Auditul intern al calității va fi astfel demarat de secția specializată în auditul calității
din cadrul Serviciul audit intern al companiei. Echipa de audit va fi formată din trei din cei
cinci auditori din cadrul secției.
Scopul Serviciului de audit intern este de a evalua eficacitatea sistemului de
management financiar și control al calității și de a oferi recomnadări pentru îmbunătățirea
acestora.
Serviciul audit intern al FLP este divizat la rândul său pe secții specializate, astfel:
Controlul execuției bugetare (3);
Audit financiar (5);
Auditul și Controlul calității (5).
Rolul serviciului de audit intern este de a asista managementul în evaluarea și
îmbunătățirea proceselor de guvernare, control și management al riscurilor.
Atribuțiile Serviciului audit intern:
Stabilește obictivele misiunii de audit intern, determină domeniul de activitate și
aplică tehnicile necesare pentru a atinge scopul misiunii de audit;
Efectuează activități de audit intern pentru evaluarea sistemului management și
control financiar și de management al calității;
Evaluează serviciile și procesele de control intern;
Informează conducerea despre suspiciuni și neconformități;
Monitorizează implementarea recomandărilor;
Are acces liber la bunuri, persoane relevante, informații utile și probante (inclusiv
cele în format electronic) necesare pentru a atinge scopul și obiectivele misiunii de
audit intern;
Obține asistența necesară din partea personalului.
2.2. Obiectivele auditului
să determine conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calității cu
condițiile specificate;
să determine eficacitatea cu care sistemul calității implementat satisface
obiectivele calității specificate;
să dea auditatului ocazia de a îmbunătăți sistemul calității;
să satisfacă condițiile de reglementare;
să permită înregistrarea sistemului calității al organizației auditate.
2.3. Planul de audit
Conducătorul echipei de audit va întocmi planul de audit referitor la desfășurarea
auditului, pentru a ușura programarea și coordonarea activităților de audit. Planul de audit va
fi conceput în așa fel încât să fie flexibil, cu scopul de a permite modificarea sa pe baza
informațiilor culese în timpul auditului și de a permite utilizarea eficientă a resurselor. Acesta
va fi comunicat părților în ședința de deschidere.
Planul de audit cuprinde:
Obiectivele și domeniul auditului (2.2.);
Identificarea persoanelor care au responsabilități directe, importante, referitoare la
obiective și domeniu;
Secara Stefan – Director General;
Stan Ionel – Director General Adjunct;
Gheorghe Nicoleta – Director Direcția calitate-mediu, prevenire și protecție;
Nica Lucian – Director Direcția Strategie și Management Corporativ;
Anghel Mihai – Director Departament Exploatare;
Dorneanu Catalin - Director Direcția Organizare Resurse umane.
Identificarea documentelor de referință
standardul aplicabil referitor la sistemul calității (ISO 9001);
manualul calității auditatului.
Identificarea membrilor echipei de audit (2.1.);
Visan Ionut – Auditor șef;
Ivan Ionela;
Bechea Simona.
Limba utilizată în timpul auditului
Limba română.
Data și locul în care urmează să fie efectuat auditul
Perioada de desfășurare a auditului: 3 – 6 decembrie 2012;
Sediul central al Dacia Plant: Str. PRIMAVERII Nr: 4 Cod Postal: 515800, Sebes,
Alba
Data și durata estimate pentru fiecare activitate importantă a auditului;
Programul ședințelor care trebuie ținute cu conducerea auditatului
ședința de deschidere – 3 decembrie 2012, ora 9:00;
ședințe intermediare la sfârșitul fiecărei zile de lucru – ora 17:00;
ședința de închidere – 6 decembrie 2012, ora 14:00.
Condiții de confidențialitate
Auditorii au obligația să asigure confidențialitatea informațiilor dobândite pe
parcursul, precum și după finalizarea misiunii de audit;
Documentele de lucru care conțin informația dobândită de către auditori în
cadrul exercitării auditului reprezintă proprietatea auditatului;
Informația din documente este confidențială și nu poate fi supusă divulgării de
către auditori terțelor persoane. Acestea din urmă nu au dreptul să ceară
auditorilor documente sau copii ale acestora, cu excepția cazurilor prevăzute de
lege.
Difuzarea raportului de audit și data estimată a publicării
Raportul de audit va fi întocmit și transmis clientului de către auditorul șef la
data de 12 decembrie 2012.
Orice difuzare suplimentară trebuie stabilită prin consultare cu auditatul.
Rapoartele de audit care conțin informații confidențiale sau referitoare la
brevete vor fi protejate corespunzător de către echipa de auditori și de către
client.
În cazul în care raportul de audit nu va fi emis în perioada de timp stabilită,
motivele de întârziere vor fi aduse la cunoștința clientului și va fi stabilită o
nouă dată de emitere.
Documentele de audit vor fi păstrate în baza acordului dintre auditori și client și în
conformitate cu prevederile legale.
2.4. Ședința de deschidere
Are drept scop organizarea primei întâlniri între echipa de audit și reprezentanții
auditatului, în care se prezintă în aproximativ 30 minute, modul de efectuare și desfășurare a
auditului.
Documentele de lucru folosite pentru ședința de deschidere sunt:
Planul de audit (2.3.);
Materiale de prezentare.
Problemele parcurse în cursul acestei întâlniri sunt:
Prezentarea de către auditorul șef a participanților din cele două părți: membrii
echipei de audit și reprezentanții auditatului.
Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului și obiectivelor auditului.
Este necesar ca auditorul șef să sublinieze că scopul auditului nu este acela de
a găsi greșeli, ci de a confirma implementarea și efectivitatea sistemului;
Analiza stării curente a documentației sistemului calității, folosită de auditori
la pregătirea auditului;
Trecere în revistă a metodelor și procedurilor care urmează a fi utilizate pentru
efectuarea auditului;
Interviuri;
Examinarea documentelor;
Observarea activităților și condițiilor din zonele de interes.
Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi
constatate:
Neconformități minore – se identifică scăpări izolate sau sporadice în coninutul
sau implementarea procedurilor sau îregistrărilor calității și care pot duce la
eșecul sistemului calității dacă nu sunt corectate. Acestea apar când există
dovezi obiective ale implementării incomplete a unei clauze particulare a
standardului ales ca model de referință pentru organizație. Acest tip de
neconformități se rezolvă prin acțiuni corective. Odată cu constatarea lor
recomandarea auditorului pentru aprobarea și înregistrarea sistemului calității
poate să continue, cu recomandarea ca neconformitățile minore să fie eliminare
prin acțiuni corective, care sunt verificate cu ocazia vizitelor de supraveghere.
Neconformități majore – se identifică absența sistemului calității,
nefuncționalitatea sa sau o implementare necorespunzătoare a acestuia, luat ca
un incident singular sau ca o combinație a unui număr de incidente similare.
Asemenea neconformități apar, de obicei, foarte calr în cazul sistemelor care nu
sunt stabilite, documentate, implementate sau menținute. Aceste neconformități
nu permit aprobarea și înregistrarea sistemului calității decât după ce acestea au
fost verificate, ca urmare a unor acțiuni corective și după ce s-a verificat
eficiența lor.
Stabilirea căilor oficiale de legătură între echipa de audit și auditat
Pentru comunicarea pe parcursul desfășurării auditului au fost stabilite două
ședințe intermediare;
De asemenea, pentru a asigura o permanentă legătură între echipa de audit și
conducerea auditatului se vor folosi mijloace de comunicare ca e-mail, fax,
videoconferințe, care vor fi înregistrate și păstrate corespunzător.
Desemnarea însoțitorilor echipei de audit și a reprezentanților auditatului care vor
semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia;
Echipa de audit va fi însoțită pe parcursul desfășurării misiunii sale de către
Directorul General Adjunct Stan Ionel și două secretare care vor pune la
dispoziția echipei de audit documentașia necesară și vor asigura accesul
acestora în zonele de interes.
Desemnarea resurselor și facilităților necesare echipei de audit în ceea ce privește
locul de întâlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de
protecția muncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;
Locul de întâlnire al echipei va fi sala de conferințe a companiei, dotată cu
echiamentele necesare;
Masa va fi asigurată de companie prin contractarea unei firme de catering.
Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit și obținerea semnăturii
reprezentantului organizației auditate pe planul de audit;
Sublinierea caracterului confidențial din partea echipei de audit, atât în timpul, cât
și după încheierea auditului (conform planului de audit);
Stabilirea programului ședințelor intermediare și a ședinței de închidere (ora și
data), a echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului (conform planului
de audit);
Mulțumiri pentru participare la această ședință, adresate de către auditorul șef celor
prezenti.
Capitolul III.Examinarea sistemului calitatii
Metoda recomandată presupune utilizarea acelor fișe intitulate „Îndrumări pentru
audit” elaborate pentru toate clauzele standardelor ISO 9000, de la 4.1 la 4.20. Fiecare fișă
este însoțită de o Listă de verificări pentru audit, cu întrebări și punctajele acordate pentru
acestea.
Fiecare întrebare necesită răspunsuri cu da / nu și pot fi apreciate cu ajutorul unor note
cuprinse între zero și trei. Valoarea răspunsului se stabilește după cum urmează:
0 puncte, dacă nu există nicio dovadă că sunt satisfăcute cerințele ;
1 punct, dacă elementul este prezent în câteva situații, documentația este absentă,
inadecvată sau inexistentă ;
2 puncte, dacă elementul și documentația este aproape completă, dar nesatisfăcând
toate cerințele ;
3 puncte, dacă elementul și documentația arată satisfacerea tuturor cerințelor.
Scopul misiunii de audit este de a analiza respectarea clauzei 4.1. Responsabilitatea
managementului în conformitate cu prevederile standardului ISO 9000, și anume:
Politica în domeniul calității ;
Organizare: responsabilitate și autoritate ;
Reprezentantul managementului.
3.1 Politica privind calitatea
CLAUZA 4.1. Responsabilitatea managementului
4.1.1. Politica privind calitatea
Cerințele sistemului calității. Firma trebuie să își definească și să își documenteze
politica privind calitatea, inclusiv obiectivele și angajamentele sale referitoare la calitate. Ea
trebuie să fie adecvată scopurilor organizatorice precum și așteptărilor și necesităților
clienților acesteia. Politica urmează să fie publicată în cadrul firmei, cunoscută și înțeleasă de
întregul personal și implementată la toate nivelurile firmei.
Note. Deși privită în general ca o simplă declarație, politica privind calitatea este o
piatră de căpătâi a întregului sistem al calității.
Politica trebuie să fie relevantă pentru firmă și să fie făcută publică în întreaga firmă.
Ea trebuie să fie cunoscută și înțeleasă de toțo angajații, nu numai ca o declarație, ci și ca o
implicarea a ei în toate activitățile firmei. De aceea, este esențial să se facă o instruire privind
această politică cu întreg personalul, inclusiv cu noii angajați.
Clienții sunt de asemenea îndreptățiți să cunoască politica privind calitatea și trebuie
asigurate facilități de informare, de exemplu, cu ajutorul unei declarații tipărite semnate de
directorul executiv.
Lista de verificări
CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIIFirma are o politică privind calitatea care să:
Dovezile indică
satisfacerea aproape
completă a cerințelor.
-Specifice obiectivele pentru calitate? 0 1 2 3-Specifice angajamentul pentru calitate? 0 1 2 3Este politica privind calitatea:
-Relevantă pentru obiectivele firmei? 0 1 2 3-Cerințele / așteptările clienților? 0 1 2 3-Documentată ca o parte a manualului calității? 0 1 2 3-Făcută publică în firmă? 0 1 2 3-Cunoscută și înțeleasă de tot personalul? 0 1 2 3-O parte a instruirii și inițierii noilor angajați? 0 1 2 3Clienții, dacă solicită, sunt informați despre politica privind calitatea?
0 1 2 3
Punctaj maxim 27 Punctaj total 25Probleme deosebite Cine execută? Când?
4.1.2. ORGANIZARE : Responsabilitate, autoritate si resurse
4.1.2.1. Responsabilitate si autoritate
Cerințele sistemului calității. Trebuie definite toate persoanele din firmă care au
responsabilitate și/sau autoritate pentru calitate, mai ales pentru cei care controlează și
păstrează sistemul calității, identifică deficiențele de calitate ale proceselor și ale sistemului
calității și controlează acțiunile corective și eficiența lor. Responsabilitățile lor trebuie să fie
documentate.
Note. Structura de management al calității trebuie să fie definită și documentată ca o
parte a sistemului calității. In practică, aceasta va fi reprezentată sub forma unei organigrame,
care arată liniile de autoritate și de responsabilitate pentru activitățile referitoare la calitate și
ea nu trebuie să fie neaparat acceași cu schema structurii funcționale. Persoanele ar trebui să
fie definite prin funcții și nu prin nume, având în vedere eventualele schimbări de personal în
vitor.
Ar trebui identificate mai ales:
Persoanele cu responsabilități globale privind calitatea, de exemplu directorul
executiv;
Reprezentantul managementului (și persoana responsabilă pentru implementarea,
menținerea și analiza sistemului calității, dacă nu este aceeași);
Persoanele care au responsabilități importante pentru:
Aprovizionarea cu materiale și servicii;
Controlul proceselor;
Inspecția și testarea materialelor, inspecțiile în timpul fabricației și cele finale;
Inițierea și urmărirea acțiunilor corective și eficiența acțiunilor de prevenire a
reapariției problemelor;
Pentru a clarifica responsabilitățile, autoritatea și relațiile interpersonale, se poate lua
în considerare utilitatea includerii unei scurte descrieri a postului pentru persoanele cheie,
subliniind pentru fiecare funcție legătura sa cu calitatea.
Lista de verificare
CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIIFirma are o structură de management care să precizeze care sunt:
Dovezile de audit indică
deficințe minore legate de
responsabilitatea privind
eficacitatea acțunilor corective
întreprinse.
-Managerii cu autoritate pentru calitate? 0 1 2 3-Managerii cu responsabilități pentru calitate? 0 1 2 3-Legături interfuncționale cu privire la calitate? 0 1 2 3Strucura este documentată ca parte a manualului calității?
0 1 2 3
Structura arată cine este responsabil pentru:- Identificarea deficiențelor privind calitatea? 0 1 2 3
- Controlul și păstrarea sistemului calității? 0 1 2 3- Controlul acțiunilor corective? 0 1 2 3- Eficacitatea acțiunilor corective care au fost
luate?0 1 2 3
Punctaj maxim 24 Punctaj total 22Probleme deosebite Cine execută? Când?
4.1.2.2. Resurse
Cerințele sistemului calității. O firmă care trebuie să pună la dispoziție resursele
necesare, inclusiv personal, pentru activități de management, de execuție și de verificare,
astfel ca produsele și serviciile să fie livrate în concordanță cu obiectivele pentru calitate.
Verificarea include inspecția, testarea și monitorizarea proiectării/prcesării, montajului
și service-ului, analiza și auditul sistemului calității pentru a se asigura de continua adaptare și
eficacitate a acestuia.
Note. Intregul management și personal implicat în activități care afectează calitatea
trebuie instruit corespunzător și să fie calificat.
Produsele și serviciile firmei trebuie apreciate conform unor specificații referitoare la
calitate, după care să poată fi măsurate. Aceste specificații trebuie să se refere direct la
parametrii care definesc caracteristicile calitative ale produselor și/sau serviciilor. De
exemplu, dacă o caracteristică este rezistența unui element, care depinde de o anumită
grosime a acestuia, atunci acea grosime trebuie să fie una dintre specificațiile produsului.
Verificarea calității va include identificarea cerințelor referitoare la calitate, facilități și
proceduri de inspecție și testări și mijloace de supraveghere a tuturor funcțiilor ce au legătură
cu eficacitatea funcționării sistemului calității.
Toate produsele necesită analize periodice privind aptitudinea lor de utilizare; de
aceea, testarea satisfacției/insatisfacției clienților este o problemă importantă. De asemenea,
procesele trebuie să fie analizate periodic și trebuie verificat dacă ele continuă să fie
corespunzătoare.
Lista de verificări
CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIIFirma pune la dispoziție resurse și personal instruit pentru:
Dovezile indică
satisfacerea tuturor
cerințelor.
-Identificarea cerințelor referitoare la calitate? 0 1 2 3-Inspecția și testarea produselor? 0 1 2 3-Supravegherea calității serviciilor interne? pentru: proiectare, producție, montaj, service?
0 1 2 3
-Auditarea independentă a sistemului, a produselor și a serviciilor?
0 1 2 3
-Analiza copetenței sistemului produselor și proceselor?
0 1 2 3
Existența acestor resurse poate fi verificată? 0 1 2 3Punctaj maxim 18 Punctaj total 18Probleme deosebite Cine execută? Când?
4.1.2.3. Responsabilitatea managementului
Cerințele sistemului calității. Firma trebuie să desemneze un membru al conducerii
care să aibă definită responsabilitatea și autoritatea necesară pentru implementarea și
menținerea sistemului calității, pentru conformitatea sa permanentă cu cerințele ISO 9000 și
pentru raportarea funcționării acestuia către management în vederea analizei și îmbunătățirii
continue.
Note. Cheia o reprezintă faptul că reprezentantul managementul trebuie să fie liber să-
și asume responsabilitățile sarcinilor fără alte impedimente datorate unor conflicte cu alte
responsabilități. deși reprezentantului managementului trebuie să aibă întreaga
responsabilitate pentru sistemul calității, este permis ca anumite sarcini să fie delegate.
Deși nu este în mod special o cerință a standardului, în prcatică este necesar ca
reprezentantul managementului să aibă un înlocuitor cu autoritatea și responsabilitatea
delegată pentru a acționa în absența lui.
Lista de verificări
CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIIEste nominalizat un manager pentru a reprezenta firma în toate problemele referitoare la calitate?
0 1 2 3
Dovezile indică
satisfacerea tuturor
cerințelor.
El are desemnat un înlocuitor care să acționeze în absența lui?
0 1 2 3
Are acesta: -Autoritatea? 0 1 2 3-responsabilitatea? 0 1 2 3De a se asigura că cerințele ISO 9000 sunt implementate și menținute?Punctaj maxim 12 Punctaj total 11Probleme deosebite Cine execută? Când?
4.1.3. ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT
Cerințele sistemului calității. Managementul trebuie să analizeze sistemul calității la
intervalle de timp definite pentru a se asigura de adecvarea și eficacitatea acestuia în
satisfacerea cerințelor ISO 9000, precum și a politicii și obiectivelor firmei privind calitatea.
Inregistrările acestor analize trebuie păstrate.
Note. Aceste analize pot fi o parte a întâlnirilor periodice ale managementului, sau, de
preferat, se pot realiza în ședințe speciale pentru analiza sistemului calității.
Fecvența întâlnirilor trebuie stabilită în funcție de necesități; în timpul elaborării
sistemului, aceasta poate să fie mai mare decât ulterior. Totuși, este mult mai bine ca analizele
să fie planificate și desfășurate la intervalle de timp definite în loc să fie ținute ad-hoc.
Analiza poate să includă elemente cum ar fi:
rezultatele auditurilor interne;
reclamațiile clienților;
deficiențele specifice sistemului calității;
tendințe ale neconformităților, efecte ale acțiunile corective și preventive etc.
Inregistrările acestor analize trebuie să fie păstrate și pentru a putea fi urmărite, să
includă responsabilitățile alocate persoanelor care trebuie să execute activitățile
stabilite.
Lista de verificare
CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIISunt
Dovezile de audit indică satisfacerea
tuturor cerințelor.
-Adecvate? 0 1 2 3-Și eficace? 0 1 2 3procedurile și politicile ana.lizate la intervale definite de către conducere?Analizele și deciziile luate sunt înregistrate? 0 1 2 3Rezultatele auditurilor interne sunt analizate regulat de management la intervale de timp definite și în concordanță cu proceduri documentate?
0 1 2 3
Punctaj maxim 12 Punctaj total 11Probleme deosebite Cine execută? Când?
3.2. Ședințele intermediare
Intrucât auditul durează mai mult de o zi, vor fi organizate ședințe intermediare la
sfârșitul fiecărei zile de lucru, la care vor participa membrii echipei de audit și ghizii sau
reprezentanții auditatului dacă este cazul.
Pe parcursul ședințelor intermediare se vor analiza:
Diferite aspecte sesizate în timpul auditului, având ca efect schimbul de informații
între auditori, precum și analiza și încadrearea neconfomităților constatate;
Se prezintă de către auditorul șef reprezentantului organizației auditate
neconformitățile găsite și se caută soluții pentru rezolvarea diferitelor probleme
apărute;
Se semnează rapoartele de neconformitate de către reprezentantul organizației
auditate;
Auditorul șef are o imagine de ansamblu a modului de desfășurare a auditului;
Reprezentantul organizației auditate este informat de modul cum se desfășoară
auditul având posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai înalt,
pentru a nu exista surprize la șdința de închidere.
Ultima ședință intermediară este o ședință de pregătire a ședinței de închidere la care
participă doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc după ce au fost efectuate toate
vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs în totalitate. La finalul acestei întâlniri se
elaborează un rezumat al auditului care urmează să fie prezentat în ședința de închidere
3.3. Ședința de închidere
După efectuarea tuturor examinărilor prevăzute în planul de audit, înaintea trasmiterii
raportului de audit către auditat are loc o ședință de închidere, în cae se prezintă oficial
concluziile auditului. Această ședință este condusă de auditorul șef, fiind recomandabil să
participe conducerea auditatului la nivelul cel ami înalt și conducerea compartimentelor
auditate.
Ședința de închidere are loc la data și ora stabilite inițial prin planul de audit, având o
durată de o ora, o oră și jumătate maximum. Documentele de lucru folosite pentru ședința de
închidere sunt:
Materiale de prezentare;
Materiale doveditoare și de sprijin ale afirmațiilor echipei de audit;
Sumarul celor găsite.
Pe durata ședinței vor fi parcurse următoarele aspecte:
Prezentarea persoanelor participante la ședință, cu întocmirea unui proces verbal
de înregistrare a numelor participanților;
Mulțumirile auditorului șef în numele echipei de audit, adresate conducerii
auditatului și și ghizilor pentru timpul acordat;
Se vor face aprecieri asupra modului de colaborare între echipa de audit și auditat;
Se prezintă succint scopul, obiectivele și domeniul auditului;
Se prezintă un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va transmite
raportul;
Se indică limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic în care nu au
fost examinate toate zonele, existând deci posibilitatea ca unele deficiențe să fi fost
sesizate;
Se prezintă neconformitățile constatate, prin parcurgerea lor fără comentarii pentru
a oferi o imagine globală asupra deficiențelor sistemului;
Comentarii ale neconformităților constatate și clarificări, dacă este cazul, pentru
conducerea auditatului;
Semnarea raporatelor de neconformitate de către reprezentantul organizației
auditate, dacă acestea nu au fost semnate anterior;
Formularea concluziilor echipei de audit și prezentarea lor auditorului șef.
Concluzia finală va fi comunicată clientului odată cu raportul de audit;
Răspunsul celor auditați;
Auditorul șef declară închisă ședința, iar echipa de audit părăsește organizația.
Capitolul IV.Raportul de audit
4.1. Neconformitățile constatate
Punctajul total acumulat în urma examinării sistemului calității este de 87, cu sase
puncte mai puțin decât punctajul atribuit pentru clauza analizată în cazul standardului de
referință I 9001.
Dovezile de audit au evidențiat unele neconformități ale sistemului calității raportate la
standardul de referință, clasificate de echipa de audit ca fiind minore, și anume:
4.1.1 Politica privind calitatea – Este politica privind calitatea cunoscută și înțeleasă
de toți angajații?
Aceste clause i s-au acordat 2 din cele 3 puncte;
Documentația este completă, dar nu satisface toate cerințele;
Se acordă o importanță deosebită normelor tehnice, procedurilor de mentenanță și
de control a SNT (sistemului național de transport), fiind întocmită o documentație
în acest sens.
Politica privind calitatea este făcută publică în companie, însă nu este asumată de
întreg personalul, în special în cazul noilor angajați;
S-a constatat că există, izolat, salariați pentru care politica în domeniul calități și
angajamentul societății este doar la nivel orientativ.
4.1.2.1 Responsabilitatea managementului – responsabilitate și autoritate – Structura
este documentată ca o parte a manualului calității?
Acestei clause i-au fost acordate 2 din cele 3 puncte;
Documentația este completă, dar nu satisface toate cerințele;
S-a constatat faptul că structura de management a calității există, este întocmită
conform documentelor de referință, însă aceasta este o anexă a structurii
organizatorice, respectiv a regulamentului de organizare și funcționare, nefiind o
parte componentă a manualului calității;
4.1.2.1. Responsabilitatea managementului – responsabilitate și autoritate – Structura
calității arată cine este responsabil pentru eficacitatea acțiunilor corective care au fost luate?
Acestei clauze i-a fost acordat un singur punct din cele 3;
Au fost identificate câteva situații de respectare a acestei clauze;
Structura calității arată în sarcina cui revine evaluarea eficacității acțiunilor
corective care au fost luate, însă procedura nu este respectată în totalitate;
Se pune mai mult accent pe aplicarea acțiunilor corective decât pe urmărirea
rezultatelor acestora;
Nu există personal care să verifice respectarea procedurilor de control și urmărire a
impactului acțiunilor corective întreprinse.
4.2. Acțiunile corective propuse
Neconformitățile identificate de către echipa de audit pe baza dovezilor de audit au
fost unele minore, care nu au un impact major asupra funcționării sistemului calității, motiv
pentru care au fost propuse o serie de acțiuni corective care să restabilească echilibrul
sistemului, în vederea funcționării la parametri normali și în conformitate cu documentația de
referință.
4.1.1 Politica privind calitatea – Este politica privind calitatea cunoscută și înțeleasă
de toți angajații?
Este necesar ca, înainte de începerea activității de către noii salariați, dar și pe
parcursul acesteia, să se aducă la cunoștință atât politica din domeniul calității, cât
și angajamentul asumat de companie, astfel încât personalul să fie mai mult decât
familiarizat cu acestea;
Este necesară de o perioadă mai îndelungată pentru învățarea normelor, tehnicilor
și procedurilor privind mentenanța SNT de către noii angajați sau a celor detașați;
Se recomandă ca instructajul în cazul noilor angajați să cuprindă o perioadă de
instruire teoretică și de observare a activităților, urmată de o altă perioadă de probă
și de lucru sub observație până la însușirea completă a tehnicilor și procedurilor
aplicate.
Se recomandă ca obiectivele și angajamentele firmei în ceea ce privește calitatea să
fie prioritare pe ordinea de zi a ședințelor.
4.1.2.1 Responsabilitatea managementului – responsabilitate și autoritate – Structura
este documentată ca o parte a manualului calității?
Structura managementului calității este documentată și întocmită corespunzător,
dar nu este prezentată ca parte integrantă a manualului calității;
Se recomandă introducerea structurii menționate în cadrul manualului calității,
împreună cu prezentarea relațiilor ierarhice și funcționale aferente.
4.1.2.1. Responsabilitatea managementului – responsabilitate și autoritate – Structura
calității arată cine este responsabil pentru eficacitatea acțiunilor corective care au fost luate?
Se recomandă un instructaj al persoanei responsabile cu evaluarea eficacității
acțiunilor corective, pentru ca aceasta să își însușească complet și corect
procedura;
Desemnarea unei persoanecare să supravegheze realizarea acestor activități;
Stabilirea unor modalități de sancționare în cazul nerespectării procedurilor.
Concluzii
În urma procesului de audit intern, s-a stabilit cã nu existã neconformitãţi majore în
ceea ce priveşte criteriul menţionat. O datã identificate punctele slabe şi punctele forte s-a
stabilit cã, pentru îmbunãtãţirea situaţiilor apãrute, se vor respecta acţiunile corective impuse,
iar pentru cele care nu necesitã astfel de acţiuni, se va supraveghea menţinerea lor.
Pentru ca echipa auditului sã-şi poatã finaliza activitatea, societatea auditatã a pus la
dispoziţie echipamentul necesar, documentele utile acestei activitãţi. De asemenea, societatea
a rãspuns întrebãrilor auditului, evidenţiind o atitudine deschisã în ceea ce priveşte
planificarea acestei activitãţi.
Acţiunile corective menţionate sunt sub supravegherea şefului comisiei de audit, Visan
Ionut. Astfel, timp de un an de zile, compania Dacia Plant, va fi analizatã şi se va stabili dacã
sunt respectate deciziile luate în cadrul raportului de audit.
Managementul companiei a fost înştiinţat de neconformitãţile identificate în timpul
procesului de audit intern. Acestea sunt minore, dar trebuie sã se evalueze respectarea
acţiunilor corective impuse.
Impactul neconformitãţilor nu este unul major asupra funcţionãrii societãţii. Din
contrã, firma dispune de un sistem de management al calitãţii bine structurat, stabil şi atent
supravegheat.
Se va menţine astfel certificatul de calitate, ca urmare a respectãrii reglementãrilor
standardului calitãţii.
Recommended