AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS
Automatización: del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinaria y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.
Concepto 1: es la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos , gráficos, autoedición, correo electrónico, así como tecnología de punta.Concepto 2: la utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina.
Los programas automatizados se han convertido en una parte indispensable en muchos países, los programas de procesamiento de texto a reemplazado las maquinas de escribir, los programas de base de datas han reemplazado a las listas electorales basadas en papel.
Empezando por programas básicos de procesamiento de palabras en la década de 1970, para 1990 los programas de oficina se han vuelto muy sofisticados. Por ejemplo, los programas para edición en computadora personales permite que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional.
INTRODUCCIÓN
Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usados para idear y crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos.
La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN), que permite a los usuarios transmitir datos, correos electrónicos e incluso vos por la red.
La ofimática, tan versátil y variada, comenzó a aplicarse a diferentes campos, empezando en primer lugar en el campo militar.
OFIMÁTICA
Los programas mas modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Una autoridad electoral puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para:
Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos entre otros.
Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.
USO DE LOS PORGRAMAS DE AUTOMATIZACIÓN
Incorporar, almacenar y utilizar información sobre el registro electoral.
Automatizar diversos componentes del proceso electoral, como la emisión y recepción de votos por correspondencia.
Almacenar y manipular registros sobre empleados.
Conservación de inventarios. Operar un sitio en internet y una res
interna. Planear y monitorear todos los aspectos
de un proyecto relevante. Compartir archivos a través de una red.
La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución).
Como punto de partida se exige la organización, en la que toma parte las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyecto.la mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la rápida comunicación entre distintos miembros de la empresa, los sistemas de video conferencias empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos mas avanzados.
UN CAMINO HACIA EL TRABAJO EN GRUPO
Los estrella del año, en lo que a oficina se refiere, han sido las ( suites ), el programa más significativo es el procesador de texto.
Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento.
Paquetes Integrados
La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel, con facilidad de actualización en un menor tiempo, encuentra su medio ideal en las intranets, de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de la compañía.
Han surgido nuevos tipos de trabajo, el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI.
LAS REDES DE LA INFORMACIÓN Y LA INFORMÁTICA
Es un entorno de trabajo complejo, no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados, sino por su enorme variedad, que supone el manejo de una gran cantidad de información.
El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. Se puede usar arquitectura de 3 niveles de modelos de datos.
El nivel inferior es el interno o físico ( como se almacenan los datos físicamente en cintas o discos).
El nivel de modelo de datos (esquemas conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol, de redes o de tablas de relaciones).
LA OFICINA Y SU COMPLEJIDAD
Los submodelos de datos, o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos.
ACTIVIDADES: se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. Las relaciones de las actividades que se realizan, pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina.
SEMANTICA: intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan, donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar.
FUNCINES: la oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. Una función se compone de varias actividades elementales. Así, se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas.
EDITORES DE TEXTO Los editores son programas que permiten crear
archivos, textos y programas fuente. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras.
Hay dos tipos: Editores de líneas: se opera línea a línea. Un
ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX. Editores de pantalla: se puede manejar toda
la pantalla. EDTI de MS-DOS y VI de UNIX. El programa EDIT, se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto.
PROGRAMAS MAS USUALES EN EL ENTORNO OFIMÁTICO
PROCESADOR DE TEXTO Un procesador de texto es un software
informático destinado a la creación y edición de documentes de texto y que se muestra como una alternativa a las antiguas máquinas de escribir.
Los procesadores de texto, dentro de la gama de programas, están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC.
Algunos ejemplos: Microsoft Word: es el programa mas
completo dentro de los de su categoría, lo cual ha dado origen a una gran difusión, tanto en el uso personal como por parte de las empresas y organismos oficiales.
WORDSTAR Fue el primero y ampliamente utilizado,
actualmente ha desaparecido en la práctica. WORDPERFECT Es un programa de procesamiento de texto que
tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 a principios de los años 1990.
HOJAS DE CÁLCULOUna hoja de cálculo es un programa que permite
manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas(lo cual es la unión de filas y columnas).
Las hojas de calculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras.
VISICALC Nació en 1979, de una idea de un estudiante de
administración de empresas de la Universidad de Harvard. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos, por lo que hasta la invención de la hoja electrónica se había desechado.
MS EXCEL PARA WINDOWS Es la mas difundida debido a su gran potencia y
facilidad de uso. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1, 2,3.
GRÁFICOSNos referimos a los programas de gráficos tanto a los
estadísticos como a los de dibujo y diseño.Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes
respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación.
LOS GRÁFICOS DE GESTIÓN Pertenecen al área de dibujos para presentaciones
de diagramas estadísticos, organigramas, esquemas, etc. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos.
GRAFICOS DE DIBUJO Y DISEÑO Se dispone de figuras geométricas (puntos, rectas
y curvas) y funciones de gestión de las imágenes ( borrado, centrado, traslaciones, giros, ampliaciones, etc.). Se utilizan en dibujo lineal o artístico, diseño de máquinas y herramientas (Incluido los automóviles). Ejemplo de programas de gráficos: Hardware graphics, Power point, Corel draw, Autocad, Robocad, Paintbrush.
Es el conjunto de software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionados, bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes. También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte.
Los programas incluidos suelen ser: Base de datos, Hojas de cálculos. procesadores de texto, Gráficos,
comunicaciones. Agenda ejemplo de paquetes integrados.
PAQUETES INTEGRADOS
ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han
quedado obsoletos, dado que en entorno de Windows se puede integrar todo tipo de programas sin necesidad que sea del mismo creeador.
Los programas llamados “ de gestión”, son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado, volúmenes de datos relativamente grandes.
estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías, existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. Estas son Contabilidad, Facturación, Almacén y Nominas, por citar los mas importantes.
PROGRAMAS DE GETIÓN
Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas de algún error numérico.
los programas de FACTURACIÓN llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. Una vez cada cierto período de tiempo, se procede a la emisión de la factura a los clientes.
Es un paquete de software usado para mostrar información, normalmente mediante una serie de diapositivas. Típicamente incluya tres funciones principales: un editor que permite insertar textos y darles formato, un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua.
El ejemplo más común es el programa de presentación es Microsoft Power point, aunque hay alternativas, como Impress, incluido en el suite ofimática OpenOffice.org, o KeyNote, para ordenadores Apple.
PRESENTADOR GRÁFICO
Correo electrónico, o en inglés e-mail, es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos.
Por medio de mensajes electrónicos se puede enviar, no solamente textos, sino todo tipo de documentos.
CORREO ELECTRÓNICO
Un navegador web o explorador es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto, comúnmente descritos en HTML, desde servidores web de todo mundo a través de internet denominado world wide web.
Existe una lista detallada de navegadores entre ellos:
Amaya del w3c Internet Explorer y derivados. Mozilla (seaMonkey) y derivados.
NAVEGADOR WEB
Es un computador de mana originalmente diseñado como agenda electrónica ( calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. Hoy día se puede usar como una computadora domestica.
ORGANIZADOR PERSONAL
La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone. Sin embargo, ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes. Estamos ahora en registrando una era el la que el uso de la luz y los láseres, mas que las señales eléctricas.
DESARROLLOS TECNOLÓGICOS EN LA OFIMÁTICA
Una INTRANET es una site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. Mientras internet conecta a millones de usuarios en el mundo, una intranet es una versión interna, cerrada, que solo conecta al usuario con computadoras seleccionadas.
Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno, y no debe circular públicamente.
INTRANET: LA NUEVA REVOLUCIÓN DE LA OFIMATICA
INTERNET nos permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existe en todo el mundo, que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional.
INTERNET Y LA OFIMATICA
El acceso remoto a la red, especialmente al acceso a internet, sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. Las ventajas de computadoras portátiles están aumentando a un pasa más rápido que las sistemas de escritorios. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos.
EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMÁTICA
http://mural.uv.es/roigmi/exposicion.ppt http://www.aceproject.org/main/espanol/et/e
tg.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/sitemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas
BIBLIOGRAFÍA
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