34
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Saat ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk
membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada suatu instansi
pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut
dibutuhkan sarana atau alat yang membantu memberikan informasi yang cepat,
tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusahaan informasi tersebut berhenti atau
terlambat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak seimbang. Contohnya adalah
sistem penggajian karena erat kaitannya dengan perhitungan dan juga informasi
yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya.Untuk perusahaan pun perlu
adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti komputer.
Dengan masih adanya sistem informasi penggajian karyawan pada Telaga
Traditional Resto Karawang mulai dari absen karyawan sampai pada perhitungan
gaji karyawan oleh bagian keuangan, masih terdapat banyak kesalahan yang terjadi,
antara lain membutuhkan banyak waktu dan tenaga bila kita membutuhkan
dokumen, adanya data yang terselip karena kurang terjaminnya, Keamanan data
sehingga butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut.
Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat
meringankan tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam
menyelesaikan suatu masalah terutama masalah pengolahan data gaji karyawan.
35
Salah satu alternative yang dapat membantu menyelesaikan masalah terbayar.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di Telaga Traditional Resto Karawang
terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang
menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi
pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Telaga Traditional Resto adalah restaurant dengan konsep masakan sunda,
berdiri sejak 09 April 2007, didirikan oleh Management kawasan industri KIIC
bekerja sama dengan Management Bumbu Desa Bandung, Telaga Traditional Resto
merupakan satu-satunya restaurant sunda yang ada di kawasan industri KIIC dan
merupakan salah satu bagian fasilitas yang memudah kebutuhan bagi karyawan
yang ada di kawasan industri KIIC, adapun makanan yang di jual di Telaga
Traditional Resto yaitu makanan traditional dan oriental serta minuman .
Adapun beberapa menu yang ada di telaga traditional resto seperti nasi
timbel komplit yang menjadi menu pavorit karena disajikan dengan cepat dan cocok
bagi pelanggan yang mempunyai waktu terbatas, selain itu ada ikan gurame yang
menjadi salah satu makanan khas telaga resto yaitu gurame saos telaga dan gurame
asam manis yang memang tidak ada di restaurat lain .
Minuman yang di sajikan di telaga resto juga bervariasi ada menu es dan jus
serta minuman panas dan dingin, untuk minuman pun sangat lah menarik karena ada
36
beberapa menu yang namanya masih menggunakan bahasa sunda seperti es kumaha
anjen yang menjadi minuman pavorit. Es mojang telaga, es juragan bendu dan
masih banyak menu lainnya yang diambil dari bahasa sunda
Telaga Traditional Resto juga pernah mendapatkan penghargaan sebagai The
Best Restaurant versi majalah Jakarta Java Kini 2007 dengan konsep perpaduan
unsur traditional dan modern. Adapun fasilitas yang ada di Telaga Traditional
Resto yaitu ada tiga ruaangan VIP room, Hall dan saung atau gazebo yang menjadi
tempat Pavorit karena berdekatan dengan danau yang mengelilinginya, serta
pemandangan hijau di sekeliling restauran.
Adapun untuk Managemen Telaga Traditioal Resto, pada awalnya dipimpin
oleh Bapak Fery Irawan sebagai manager pertama di Telaga Traditional Resto
tersebut, Telaga traditional tersebut sudah enam kali berganti manager terhitung
sejak berdirinya, namun pada tahu 2013 Telaga Traditional Resto sudah berdiri
dibawah naungan PT. Mahati Karawang yang dipimpinoleh Direktur Utama PT.
Mahati Karawang.
Adapun nama dari ke 6 Manager tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bapak Fery Irawan
2. Bapak Odi
3. Bapak Nelwan Shaleh
4. Bapak Sony Ahmad Aditiraka
5. Bapak arif Kurniawan
6. Bapak Irvan Djanuari
37
7. Ibu Bagja Juliati dalah seorang direktur utama PT. Mahati Karawang
yang bergabung tahun 2013 dan menaungi opertional Telaga Traditional
Resto Sampai saat ini.
VISI
Visi Telaga Traditional Resto adalah memberikan pelayanan terbaik kepada
pelanggan, dan selalu menjamin mutu produk–produknya, memberikan pelayanan
yang memuaskan serta dengan menjadikan Telaga Traditional Resto menjadi oase
ditengah tengah kawasan industri.
MISI
Misi Telaga Traditional Resto adalah menjadi perusahaan terbaik bagi semua
karyawan, menghadirkan pelayanan dengan sistem operational yang unggul bagi
pelanggan , terus mengalami perkembangan ke arah yang menguntungkan sebagai
sebuah restauran yang mengangkat budaya sunda.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam sekelompok
orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema struktur
organisasi pada Telaga Traditional Resto Karawang.
38
Telaga Traditional Resto Karawang
Gambar III.1. Struktur Organisasi
Tugas pokok dari masing-masing bagian yang ada di struktur Organisasi
Konsuil Area Karawang tersebut adalah sebagai berikut :
1. Direktur
Tugasnya :
a. Mengawasi Sistem Kerja Pegawai dan karyawan Telaga Traditional Resto
Staf Keuangan Purchasin
ggggg
Security Driver
SUPPORTI
NG
Service
Kasi
rr
Pantr
iy
Waiter/
Waitre
es
Kitchen
Orie
ntal Traditi
onal
Gudang
Admin
Gudang
Marketing
39
b. Bertanggung Jawab Penuh Atas Keputusan Keputusan Yang Diambil
c. Menyusun rencana kerja serta anggaran restaurant
d. Merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan kebutuhan dan
penggunaan sarana prasarana di restaurant
2. Marketing
Tugasnya :
a. Bertugas memasarkan telaga traditional resto kepada seluruh calon konsumen
dari berbagai kalangan masyarakat yang berada di kawasan ataupun di luar
kawasan industri KIIC
b. Membuat data konsumen yang datang, menghandle keluhan atau komplain
dari konsumen
c. Menyambut konsumen yang datang
3. Purchasing
Tugasnya :
a. Menerima permintaan dari departemen kithchen dan service
b. Membeli semua kebutuhan restaurant selain dari supplayer
4. Staff Keuangan
Tugasnya :
a. Membantu Keuangan Harian biaya kebutuhan restaurant
b. Pembuatan Pajak PPN dan PPH.
c. Membuat Surat menyura
40
5. Service
Tugasnya :
a. Membersihkan area restaurant
b. Menyiapkan peralatan makan dan kebutuhan alat lainnya
c. Menyambut dan melayani tamu yang datang
6. Kitchen
Tugasnya :
a. Membuat makanan sesuai dengan pesanan.
b. Mengolah dan menjaga kebersihan makanan dan area dapur
c. Membuat laporan stock barang serta penjualan
d. Menyiapkan stock barang beserta kebutuhan customer
e. Bertanggung jawab atas penggunaan dan pengeluaran barang
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam
sistem kelancararan pengolohan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung
dengan prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tampak teratur dan
output yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan lebih baik.
Pada prosedur sistem akuntansi berjalan ini ada beberapa prosedur yang
didetapkan pada Proses Bisnis Sistem Berjalan adalah sebagai berikut :
41
1. Proses Rekap Absen dan Lemburan
Menyerahkan data karyawan serta hasil data absensi dan lemburan kebagian staff
keuangan, setelah itu staff keuangan akan menyerahkan data karyawan beserta
Rekap absen dan lemburan karyawan kepada direktur.
2. Proses Perhitungan Gaji
Staff HRD membuat data perhitungan gaji atas dasar rekap jadwal karyawann
dan lemburan yang diambil dari schedule yang sudah dibuat oleh pic tiap
departemen dan dicocokan dengan mesin absensi, setelah dicek dan dihitung gaji
dan lemburan di serahkan ke bagian accounting untuk dibuatkan payment yang
selanjutnya di serahkan ke direktur.
3. Proses Pembayaran Gaji
Proses penyerahan gaji dilakukan pada akhir bulan dengan bagian staff
keuangan mengambil data gaji yang sudah disetujui oleh direktur, setelah itu di
buatkan format exel dan kemudian mengirimkan data kepada pihak bank yang
bekerjasama dengan perusahaan. Kemudian bagian keuangan membuatkan slip
gaji karyawan. Kemudian karyawan menerima gaji yang sudah di transfer via
rekening dan hanya menerima slip gaji. Setelah itu Staff Keungan Mengarsip
Data Gaji karyawan, Tanda Terima slip gaji karyawan rangkap dua kemudian
diarsip.
42
3.4. Activity Diagram
Berikut adalah Activity Diagram proses pengajian karyawan:
act Business Process Model
BANKDirekturAccountingStaff HRD
Rekap absensi dan
schedul
Menerima & Mengecek
Data Gaj i Karyawan
Membuat Data Gaj i
Karyawan
Menerima & Mengecek
Data Gaj i Karyawan
ACC Data Gaj i Karyawan
Yang Diajukan
Mengembalikan Data Gaj i
ke accounting
Menerima Data Gaj i
Karyawan yang sudah di
ACC
Membuat Payment &
Mengeluarkan Cek Sesuai
Data Gaj i
Menerima Cek
Menyerahkan Data Gaj i &
Cek ke Bank
Menerima Data Karyawan
& Cek untuk ditransfer
kerekening karyawan
Sumber: Data Olahan Penulis
Gambar III.2. Proses Penggajian Karyawan
43
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan akan didapatkan dokumen-dokumen yang
digunakan dalam proses pencatatannya. Dokumen-dokumen tersebut meliputi
dokumen input atau masukan dan dokumen output atau keluaran.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau dokumen masukan yaitu segala bentuk dokumen
masukan baik yang berasal dari lingkungan dalam maupun dari lingkungan luar
organisasi perusahaan, yang mana dokumen itu akan diolah dalam suatu proses agar
dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut
adalah:
1. Data Absen
Nama Dokumen : Data Absen
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Bagian staff HRD
Frekuensi : Setiap karyawan masuk kerja
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.1
2. Data Schedule
Nama Dokumen : Data Schedule
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
44
Tujuan : Bagian Staff Accounting
Frekuensi : Setiap karyawan masuk Lembur kerja
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.8
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen output atau dokumen keluaran yaitu segala bentuk dokumen
perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen
serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapaun dokumen
keluaran tersebut adalah:
1. Rekap Absen
Nama Dokumen : Rekap Absen
Fungsi : Untuk mengetahui rekap absensi selama 1 bulan
Sumber : HRD
Tujuan : Staff keuangan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampiran A4
45
2. Rekap Lemburan
Nama Dokumen : Rekap Schedule
Fungsi : Untuk mengetahui rekap Lemburan selama 1 bulan
Sumber : HRd
Tujuan : Staff Keuangan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B.2
3. Data Gaji
Nama Dokumen : Data Gaji
Fungsi : Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan
Sumber : HRD
Tujuan : Direktur
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Bentuk : Lampirab A4
4. Slip Gaji
Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji
Sumber : Staff Keuangan
Tujuan : Karyawan
46
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A4
3.6. Permasalahan Pokok
Permasalahan adalah suatu yang membutuhkan jalan keluar dari kesulitan
yang ada, untuk mengoptimalkan pekerjaan khususnya pada sistem informasi
penggajian karyawan. Permasalahan yang timbul dalam penggajian karyawan sering
kali terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji dan sering terjadi keterlambatan dalam
proses laporan gaji karyawan. Adapun permasalahan dan hambatan yang ada pada
Telaga Traditional Resto Karawang. Adalah sebagai berikut:
1. Dalam permintaan informasi data karyawan yang sulit dilaksanakan dikarenakan
membutuhkan waktu yang lama.
2. Kesalahan Informasi tidak dapat terdeteksi dengan cepat sehingga mengakibatkan
keterlambatan penanggulangan masalah akibat dari sistem yang tidak
terkomputerisasi dan ketidak singkronan datan dengan kondisi fisik.
3. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka
untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah
yaitu dengan mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perlengkapan
47
data absen sampai perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan
komputer serta aplikasi programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh
dari penggunaan aplikasi program pada komputer :
1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga
menghasilkan informasi yang benar.
2. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya
suatu ketertiban dalam hal pencatatan data.
3. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan
menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi.