28
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah Berdiri PT Circle K Indonesia Utama
Circle K adalah waralaba toko kelontong atau minimarket Internasional yang
berasal dari Amerika Serikat. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1951 di El Paso,
Texas. Jaringan minimarket Circle K kini dimiliki dan dioperasikan oleh jaringan
waralaba toko retail terbesar di Kanada, yaitu perusahaan Alimentation Couche-Tard.
Pada tahun 1951, Fred Harvey membeli 3 toko bahan makanan Kay's
Foodstore di El Paso, Texas, setelah pembelian tersebut, Fred Harvey mengubah
nama kay's Foodstore menjadi Circle K. Sejak saat itu dengan perlahan Circle K
mulai membesar melalui berbagai akuisisi minimarket lain dan akhirnya pada tahun
1979, Circle K terjun ke pasar internasional dengan mengadakan lisensi pembukaan
gerai internasional pertamanya di Jepang. Hal inilah yang menjadi batu loncatan bagi
perusahaan ini berkembang menjadi salah satu jaringan waralaba minimarket yang
terbesar di dunia. Itulah cikal bakal merek Circle K yang kita kenal sampai saat ini.
Sampai saat ini Jaringan minimarket Circle K memiliki lebih dari 4000 gerai
internasional yang terletak di luar Amerika dan 2100 gerai yang tersebar di seluruh
Amerika.
Pada tahun 2003 Alimentation Couche-Tard (ACT) sebuah perusahaan retail
convenience store terbesar dari Kanada mengakuisisi brand/merk Circle K. Gerai
29
Circle K saat ini dapat dijumpai hampir di berbagai belahan dunia seperti di
Amerika Serikat, Meksiko, Jepang, Macau, China,Taiwan, Guam, Hong Kong, dan
Indonesia. Circle K pertama kali hadir di Indonesia pada tahun 1986 di kota Jakarta,
tepatnya di Jalan Panglima Polim, Jakarta Selatan. Circle K lalu merambah keluar
Jakarta dengan membuka store luar jakarta pertamanya di Bali pada tahun 1996,
Circle K Yogyakarta menyusul pada tahun 2000, Circle K Bandung juga menyusul
tahun 2001. Saat ini Circle K memiliki gerai di hampir setiap kota besar di seluruh
Indonesia dan mempekerjakan lebih kurang 700 tenaga kerja di Indonesia, Circle K
memiliki jaringan di Jakarta (23 gerai), Bandung (7 gerai), Yogyakarta (38 gerai),
Bali (42 gerai), Surabaya, Batam, dan Makassar (9 gerai).
3.1.2. Visi dan ssMisi
1. Visi
Visi Circle K adalah untuk menjadi Convenience Store pilihan utama untuk
belanja harian.
2. Misi
Sedangkan misi dari Circle K adalah:
a. Terus menerus melakukan inovasi untuk memberikan pengalaman belanja
yang menyenangkan bagi pelanggan.
b. Menyediakan kesempatan untuk berkembang di dalam lingkungan kerja yang
dinamis dan kompetitif dengan tetap menjunjung tinggi etika.
c. Memastikan nilai pertumbuhan yang berkesinambungan bagi pemegang
saham.
30
3.1.3. Etos Kerja Circle K
Circle K memiliki values yang sangat penting sebagai berikut:
1. Hubungan kerja yang berlandaskan sikap saling mempercayai.
2. Menjunjung standar etika dan moral yang tinggi.
3. Menghargai hasil usaha dan pencapaian atas usaha.
4. Organisasi yang berpusat pada pelayanan dengan konsep STFF.
5. Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawan dan pelanggan.
3.1.4. Pelayanan di Circle K
Berikut atribut yang ada pada Circle K, yaitu:
1. Speed: Dengan memberikan kecepatan dalam pelayanan sehingga customer tidak
terlalu lama dalam menunggu.
2. Tidiness: Memberikan kebersihan dan kerapihan di took danproduk yang tertata
dengan baik sehingga costumer mudah dan senang dalam berbelanja.
3. friendliness: Memberikan pelayanan yang ramah dan sopankepada setiap
costumer sehingga costumer merasa diterima saat berbelanja.
4. Fun Costumer akan merasa senang dan puas dalam berbelanjadengan memberikan
shopping experience yang menyenangkan.
3.1.5. Cara Kerja di Circle K
Circle K memiliki brand promise yang sangat penting sebagai berikut:
1. Untuk costumer
Memberikan pengalaman berbelanja yang mengesankan sehingga costumer akan
31
senang dan mau untuk kembali lagi.
2. Untuk karyawan
Menjadikan Circle K sebagai tempat untuk berinteraksi dan menjalin kebersamaan
sehingga dapat tumbuh dan berkembang bersama-sama.
3. Untuk shareholder
Memberikan keuntungan dan nilai yang tinggi atas perkembangan perusahaan
sehingga bisa menjadi convenience store pilihan
4. Untuk business partner
Memberikan pertumbuhan penjualan secara berkesinambungan dengan
berlandaskan rasa kepercayaan dan saling menguntungkan.
3.1.6. Strategi Circle k
Untuk mencapai pertumbuhan seperti yang direncanakan, Circle K memilih
strategi franchise. Di satu sisi strategi ini berpeluang mempercepat pertumbuhan
jumlah store, namun disisi lain mengandung resiko kegagalan, jika tidak digarap
dengan baik, sehingga membahayakan brand equity yang sudah terbentuk. Untuk itu,
Circle K menyiapkan dukungan sistem untuk menunjang pelaksanaannya.Selain itu,
Circle K juga secara terus menerus menambah jaringan store melalui metode yang
terstruktur dan menggali semua potensi yang mungkin untuk menjamin pertumbuhan
yang sehat.
32
3.1.7. Struktur dan Tata Kerja Organisasi
3.1.7.1. Sruktur Organisasi Circle K JakartaSelatan
Struktur Organisasi
Circle K Cabang Melawai
Jakarta Selatan
Sumber: Circle K Cabang Melawai Jakarta Selatan
Gambar III.1. Struktur Organisasi
GM
(GENERAL MANAGER)
AK
(AREA KORDINATOR)
SL
(STORE LEADER)
OM
(OPERASIONAL MANAGER)
CSR 2
( Customer Service
Representative 2)
AK TAC
(AREA KORDINATOR TAKE
AWAY CAFE)
CSR 1
( Customer Service
Representative )
33
3.1.7.2.Tata Kerja Organisasi
1. GM (General Manager)
Memimpin regional yang bertanggung jawab terhadap kemajuan dan
perkembangan toko Circle k General Manager tidak berada di toko melainkan di RO
(Regional Office)
Tugas-tugas GM:
a. Mamastikan bahwah pelaksanaan kerja telah berjalan.
b. Bertanggung jawab pada Distribusi Center (DC).
c. Fokus pada midset konsumen bagaimana cara membuat konsumen royal
apapun yang terjadi.
d. Membentuk image brand sesuai dengan strategi manajemen.
e. Menjalankan proses agar misi dan visi tercapai.
f. Fokus pada sistem.
2. OM (Operasional Manager)
Dalam satu regional di Circle K mempunyai 3 OM atau Oprasional Manejer yang
bertugas untuk membantu memonitoring keadaan toko serta membantu ketersediaan
prasarana dan kelengkapan toko
Tugas-tugas OM:
a. Mengawasi personali toko.
b. Mengawasi peralatan/feature toko.
c. Mengawasi ketertiban lingkungan area toko.
d. Mengawasi stock barang di toko.
34
e. Mengkordinir semua masalah yang di alami di toko.
f. Pengendalian, pengawasan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan operasional.
3. AK (Area Kordinator)
Area Kordinator di bagi menjadi dua bagian yaitu Area Kordinator untuk toko
dan Area Kordinator untuk TAC(take away cafe) satu Area Kordinator membawahi
13 toko untuk memonitori dan membantu pelaksana kerja di toko
Tugas-tugas AK :
a. Memantau kinerja oprasional toko setiap wilayah yang di pegang.
b. Mebantu dan meninjau keadaan toko.
c. Memastikan bahwa tidak ada masalah di toko wilayah yang di pegang.
d. Memberikan arahan dan solusi jika orang dibawahnya mengalami masalah
atau kesulitan.
e. membantu toko agar mencapai target penjualan.
f. Menjaga prasarana alat di toko.
4. SL (Store Leader)
SL atau Store Leader adalah kepala toko yang bertanggung jawab terhadap
kelancaran operasional dan menjadi perantara karyawan dan AK serta membantu
toko untuk mencapai terget penjualan
Tugas-tugas SL :
a. Mengkordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional toko dengan
melakukan pengendalian.
35
b. Mengkordinir semua aktifitas toko di dalam memberikan pelayanan kepada
semua pelanggan yang di arahkan untuk kepuasan pelanggan dan
meningkatkan penjualan toko.
c. Mengkordinir dan mengelolah bahawan CSR (Customer Service
Representative)
d. Berkordinasi/berhubungan dengan Area Kordinator dan departmen lain
sehubungan dengan adanya masalah/program-program tertentu yang berkaitan
dengan toko.
e. Menerima barang dari supplier.
f. Menggulung sales toko dan merapihkan store bag.
g. Bertanggung jawab atas hasil kerja staff.
h. Membuat jadwal kerja untuk bawahan (staff).
i. Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas operasional
sehari-hari.
5. CSR (Customer Service Representative )
Customer Service Respresentative mempersiapkan dan melaksanaan operasional
toko.
Tugas-tugas CSR 2:
a. Memberikan pelayana kepada pelanggan.
b. Menggantikan SL jika tidak ada di toko.
c. Melayani transaksi pembayaran dengan baik.
d. Pemajangan barang (display).
e. Menawarkan produk-produk yang sedang promosi.
36
f. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan baik.
Tugas CSR 1:
a. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
b. Melakukan kerbersihan toko.
c. Melakun pengawasan dan pencegahan barang hilang.
d. Pemajangan barang (display) dan pemenuhan dari gudang ke area sales
(gondola).
e. Mempersiapkan retur barang.
f. Menurunkan dan pengecekan datang barang dari DC.
3.1.8. Kegiatan Usaha
Pada Circle K Indonesia Utama kegiatan yang di lakukan tidak jauh berbeda dengan
perusahaan-perusahaan ritel lainnya yaitu melakukan penjualan, pelayanan dan
promosi dan banyak hal lain yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan untuk
mendapatkan keuntungan.
1. Produk barang yang di jual di Circle K
Pada Cirle K Indonesai Utama tidak jauh berbeda dengan perusahaan ritel lain
sebagai satu perusahaan convenience storeyang bertujuan untuk menjadi perusahaan
conveniece store nomer satu. Circle K menjual berbagai produk siap pakai serta
mempunya produk take away cafe seperti fresh coffe,gogocha, froster dan food yang
siap saji.
Produk barang yang di distribusikan dari berbagai macam perusahaan food dan non
food atara lain :
37
a. Distributor: Nestle, Aqua, Mayora, P&G, Unilever, ABC, Indofood, Frisian flag
b. Private label
Private label adalah barang-barang yang di hasilkan oleh perusahaan lain
namun pihak Circle K berkerja sama dengan perusahaan tersebut dan membuat
nama produk dari barang yang di hasilkan perusahaan tersebut antara lain:
Lite&Bite, Quick Choice.
3.1.9. Promosi yang DilakukanCircle K
Circle K sebagai salah satu perusahaan ritel di indonesia tentunya memiliki
strategi promosi sendiri yang harus terus berjalan, ini semua tentunya untuk
memberikan kepuasan berbelanja bagi para pelanggan Circle K. Namun dalam setiap
promosi yang berlangsung tentunya tidak semua produk yang mengalami promo,
melainkan produk-produk tertentu yang telah berkerja sama dengan pihak marketing
Circle K. Promosi-Promosi yang berjalan di Circle K adalah :
1. Promo bulanan
Promo bulanan berlangsung selama 1 bulan sekali pergantian promo biasanya
terjadi di awal dan akhir bulan.
2. Promo A card (Circle K Card)
Promo card merupakan promo khusus pemegang kartu Circle K, promo yang
terjadi sangat bervariasi seperti mendapatkan potongan harga ataun mendapatkan
item tambahan.
38
3. Promo seasonal
Promo seasonal merupakan promo yang berlangsung pada saat waktu dan
keadaaan tertentu biasanya promo ini berlansung menjelang hari-hari besar
keagamaan seperti di bulan Ramadan/Puasa , Hari Natal dan Awal Tahun.
4. Combo paket
Promo yang menggambungan beberapa item dan membeli secara bersamaan dan
mendapatkan potongan harga seperti minuman dan makanan promo combo ini
berganti-ganti setiap bulan.
5. Promo Triwulan
Promo Triwulan merupakan sebuah promo yang bertujuan memberikan reward
kepada para pelanggan sejati Circle k hal ini biasanya bermekanisme seperti
belanja dengan nominal tertentu yang di dalamnya banyak produk sponsor makan
pelanggan akan mendapatkan poin, stiker, kupon ataucard member Circle K yang
mana dengan mengumpulkan ini dapat di undi pada saat promo berakhir hadianya
dapat u berupa uang, voucher belanja , tabungan, barang-barang elektronik dan
lain-lain.
3.2. Hasil Penelitian
Berdasarkan pengamatan dan wawancaara penulis di lapangan mengenai prosedur
pelaksanaan persediaan barang pada bagian gudang di Circle K Cabang Melawai
Jakarta Selatan.
39
3.2.1. Proses Persediaan Barang
Sumber: Circle K Cabang Melawai Jakarta Selatan
Gambar III.2. Alur Persediaan Barang
Bagian
Administrasi
Kepala Gudang Bagian
Merchendise
Bagian
Logistik
Toko
Pengolahan
data
mulai
Surat jalan
Laporan
barang keluar
pengecekan
Memuat
barang
Penyerahan
barang ke
DM
Pengecekan
barang keluar
selesai
Proses
gudang
Arsip
Pengecekan dan
penerimaan
barang
invoice
40
Ada pun penjelasan dari gambar alur prosedur sebagia berikut:
1. Pengelolah data
Bagian Adminisrasi mengelolah data berdasarkan sistem dengan melihat stock
barang yang mendekati minumun stock di toko lalu memerikasa stock persedian
barang digudang melalui komputer.
2. Mencetak invoice barang
Sehabis mencocokan barang yang tersedia dengan barang permintaan di toko
bagian administrasi lalu mencetak invoice dalam tiga rangkap berwarna putih,
merah , dan kuning lalu memberikannya kepada kepala gudang untuk bukti
penyimpanan barang keluar.
3. Membuat laporan barang keluar
Setelah bagian Administrasi mencetakan invoice barang dan di berikan kepada
kepala gudang selanjutnya kepala gudang membuat laporan barang-barang apa
saja yang akan keluar dan membuat pengarsipan setelah semua selesai kepala
gudang memberikannya kepada bagian Merchendise.
4. Membuat Administrasi surat jalan
Setelah membuat administrasi barang keluar lalu membuat Administrasi surat
jalan yang nantinya akan di berikan kepada DM(Driver Men) untuk di lengkapi
dan alat bukti.
5. Memuat barang
Setelah invoice diterima pihak merchendise memuat barang sesuai yang tertera
pada invoice barang.
41
Tabel III.1. Contoh Tabel Invoice Barang
Code Ordr Qty Trns Qty Unit Product name
03010100111 10 10 Pack Nivea Body
white 100
ML
03010100113 5 5 Pack Kitkat Greentea
03010100114 8 8 bottle CocaCola 425Ml
03010100115 7 7 bottle Fanta 425Ml
Sumber: Circle K Cabang Melawai Jakarta Selatan
Setelah itu akan di lakukan pengecekan barang apakah tidak ada barang lebih atau
kurang dan harus sesuai dengan quanity yang tertera pada invoice barang setelah
semua sudah sesuai dengan lalu bagian Merchendise menyerahlan muatan kepada
bagian logistik beserta administrasi invoice barang.
6. Bagian Logostik
Setelah barang selesai di muat barang yang akan di antar tersebut di berikan
kepada bagian Logistik lalu mengecek atau memeriksan barang dengan pihak
DM(Driver Men) yang akan mengatarnya dan setelah itu bagian logistik
menyerahkan Administrasi dan surat jalan kepada DM (Driver Men)
7. Toko
Sesampainya di toko pihak DM(Driver Men)menyerahkan administrasi seperti
datangnya mobil, invoice dan pertukaran modal setelah CSR 2(Customer Service
Representative 2) melakukan pengisian Administrasi asisten DM (Driver Men)
dan CSR (Customer Service Representative) melakukan pemindahan barang ke
42
area toko setelah itu melakukan pengecekan barang antara CSR (Customer Service
Representative2) dan DM(Driver Men)dengan melihat Invoiceyang di bawa
apakah sesuai dengan Invoice dan fisik barang dan melakukan pertukaran modal
dan penyerahan uang sales.
Setelah pengecekan barang selesai pendisplayan barang di lakukan oleh CSR
(Customer Service Representative) dengan melihat barang –barang yang kosong
pada rak-rak area sales setelah barang di rak sales setelah itu CSR 2 (Customer
Service Representative 2) melakukan pengarsipan ke file Invoice.
8. Penyimpanan barang di gudang sebagai persedia barang.
Penyimpanan barang di gudang di lakukan apa bila barang-barang yang telah di
display di rak area sales telah cukup maka disimpan di gudang sebagai bahan
persediaan dan juga memudahkan untuk mencari apa bila barang diarea sales
tersebut telah kosong.
9. Setelah proses penyimpanan barang telah dilakukan CSR melakukan proses
barang pada komputer SL
a) Klik icon mobil pada aplikasi yang sudah di tentukan perusahaan (POS)
Sumber : Circle K cabang Melawai
43
b) Setelah muncul kotak dialog, klik pada Distribution Centre.
Sumber: Circle K cabang Melawai
c)Setelah itu muncul kotak keycode, lalu masukan keycode yang tertera pada
invoice barang
Sumber: Circle K cabang Melawai
44
d) klik pada kolom ceklis lalu save maka persedia barang pada sistem otomatis
akan tercomfirmasi
Sumber: Circle K cabang Melawai
Berdasarkan proses Persedian Barang di atas maka dapat di analisa bahwa
proses pelasanaan persedian barang telah tersusun dengan baik dan terstruktur secara
rapi hal ini dapat dilihat bahwa persedian tersebut sudah sesuai dengan prosedur yang
telah di tetapkan dalam perusahaan di mulai dari melihat persedian barang pada DC
mencetak Invoice dan melakukan pengecekan barang keluar hingga barang sampai di
toko
3.2.2. Kendala dalam Proses Penerimaan Barang
Dalam melakukan proses penerimaan barang ada kendala yang menghambat
dalam melakukannya, berikut kendala yang menghambat proses penerimaan barang
di Circle K cabang melawai:
45
1. Ketika barang datang terkadang ada barang yang rusak seperti snack yang
kempes dan minuman kaleng yang sudah penyok.
2. Barang yang tidak ada tetapi tertera pada invoice.
3. Terdapat penyelisihan antara jumlah barang yang di bawa dan yang tertera
pada invoice.
Dari keterangan di atas dapat di analisa bahwa kendala dalam proses penerimaan
barang terjadi karena barang yang rusak penyimpan dalam peti barang yang
berantakan dan pengepakan barang yang cenderung berantakan. Sering terjadi
kesalahan antara barang yang tertera pada invoice tetapi barang fisik tidak ada
biasanya terjadi pada barang-barang yang yang memiliki ukuran yang kecil dan
terdapat penyelisihan quantity antara Invoice dan bentuk fisik
3.2.3. Cara Mengatasi Kendala dalam Proses Penerimaan Barang
Berikut ini cara mengatasi kendala dalam proses penerimaan barang:
1. Dalam proses pemuatan barang seharunya lebih berhati-hati dalam pengepakan
serta menaruh barang di peti barang dengan tidak mencampuri barang yang tidak
sesuai dengan kemasannya.
2. Seharusnya bagian Merchendase lebih teliti dalam memperhatikan invoice barang
dan barang fisik agar tidak ada lagi kendala barang yang tidak ada tetapi tertera
pada invoice.
3. CSR (Customer Service Representative) harus membuat Store Complain.
Dari keterangan di atas dapat di analisa cara mengatasi kendala yang
menghambat proses penerimaan barang di Circle K cabang Melawai yaitu bagian
46
dalam pemuatan barang harus lebih berhati-hati dalam memasukan barang ke peti
barang dan mencampur barang yang tidak sesuai dengan kemasannya dan agar lebih
terliti lagi agar tidak ada lagi permasalahan selisi barang atau barang tidak ada
padahal tertera pada invoice itu akan sangat mempengaruhi persedian barang yang
ada di toko
Tabel III.2. Contoh Form Store Complain
Tangg
al
barang
di
terima
Store
Nama
Store
Kode
Item
Nama
Item
Jumlah
barang
yang di
order
Jumlah
aktual
yang di
terima
Selisi
h
Pecah/Ru
sak (psc)
Keterangan
13
April
Ck
Melawa
i
0047 CocaCoc
a can 330
Ml
5 4 1 -1 Barang
bocor dalam
tenong
Sumber: Circle K Cabang Melawai Jakarta Selatan
CSR (Customer Service Representative) membuat Store Complain terhadap barang
yang rusak dan barang yang tidak ada dengan cara:
1. Meminta Invoice Store Complain kepada Driver Man yang Bertugas.
2. Mengisi lembar Store Complain.
3. Lalu menanda tangani CSR (Customer Service Representative)dan Driver
Man(DM) sebagai saksi.
4. Pada saat sedang ingin memproses gudang pada sistem CSR (Customer Service
Representative) mengurangi stock datangnya barang sesuai jumlah yang ada pada
lembar Store Complain
47
a) Klik icon mobil pada aplikasi yang sudah di tentukan perusahaan (POS)
Sumber: Circle K cabang Melawai
b) Setelah muncul kotak dialog, klik pada Distribution Centre.
Sumber: Circle K cabang Melawai
48
c) Setelah itu muncul kotak keycode, lalu masukan keycode yang tertera pada
invoice barang.
Sumber: Circle K cabang Melawai
d) Lalu ketik nama barang yang tertera pada lembarStore Complain pada
kolom search product
Sumber: Circle K cabang Melawai
49
e) Setelah melakukan langkah seperti diatas, maka klik save dan kemudian
persediaan barang pada sistem akan secara otomatis berkurang.
Sumber: Circle K cabang Melawai
Berdasar gambar di atas dapat di analisis bahwakendala dalam proses penerimaan
barang di Circle K cabang Melawai dapat di atasi dengan cara meminta form Store
Complaindari Driver Men (DM) yang telah di tandatangani dan melakukan
pengurangan persedian barang dalam proses penerimaan barang pada komputer