14
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Tinjauan Instansi
Dalam tinjauan instansi ini meliputi sistem informasi monitoring siswa
Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) pada SMK Negeri 1 Kawali yang beralamat
di Dusun Pogorsari Rt/Rw 003/005 Jalan Poronggol Raya No. 9 desa
Kawalimukti Kecamatan Kawali Kabupaten Ciamis. Untuk lebih mengenal
tinjaun perushaan ini, maka penulis akan menguraikan secara singkat sejarah
perusahaan, visi, misi, dan struktur organisasi.
3.1.1 Sejarah Instansi
SMK Negeri 1 Kawali adalah sebuah lembaga pendidikan yang berada di
lingkungan Dinas pendidikan Kabupaten Ciamis dengan konsentrasi
Pengembangan Pendidikan Kejuruan.
SMK Negeri 1 Kawali pada awalnya merupakan pengembangan program
plus keterampilan(vokasional) dari SMA Negeri 1 Kawali yang diterapkan
seiiring program BBE Life Skil yang dijalankan di SMK Negeri 2 Ciamis.
SMK Negeri 1 Kawali mulai berdiri pada tahun 2003, pada awalnya
dikembangkan berdasarkan animo masyarakat yang didukung oleh tokoh
pendidikan, alim ulama dan tokoh masyarakat, bertempat di SMA Negeri 1
Kawali yang bekerja sama dengan Induk SMK Negeri 2 Ciamis membuka kelas
SMK Kecil Program Keahlian Teknik Mekanik Otomotif. Pada tahun 2004/2005
untuk praktik dilaksanakan disekolah sendiri dengan kepemimpinan masih
15
dipegang oleh Kepala SMA Negeri 1 Kawali. Status SMK Kawali pada tahun
pelajaran ini berubah nama menjadi SMK Negeri 1 Kawali.
Dalam pengembangannya dibarengi dengan surat Direktur Menengah
Kejuruan No. 2312/CS.5/LL?2003 Tentang Undangan Workshop Pendirian Unit
Sekolah Baru (USB) SMK 2004 untuk kabupaten Ciamis, maka disusunlah
Proposal Pendirian Unit Sekolah Baru / SMK Kawali dengan lokasi Dusun
Pogorsari Rt 03 / Rw 05 Jalan Poronggol Raya No. 9 desa Kawalimukti
Kecamatan Kawali Kabupaten Ciamis. Pada tahun 2003/2004 SMK Kawali
dengan status SMK Kecil menerima 1 Kelas Jurusan Teknik Mekanik Otomotif
dengan Jumlah siswa yang diterima 21 orang.
Pada tahun 2004/2005 untuk praktik dilaksanakan disekolah sendiri
dengan kepemimpinan masih dipegang oleh Kepala SMA Negeri 1 Kawali. Status
SMK Kawali pada tahun pelajaran ini berubah nama menjadi SMK Negeri 1
Kawali.
Tahun pelajaran 2005/2006 SMK Negeri 1 Kawali menerima 3 kelas untuk
teknik mekanik otomotif dengan jumlah siswa 113 orang dan membuka Jurusan
baru yaitu Program Keahlian Teknik Komouter dan Jaringan dengan jumlah siswa
37. Pada tahun 2005 mulai tanggal 4 Februari 2005 ditetapkan Pelaksana harian
Kepala Sekolah yaitu Drs. H. CACAH CAHYANA yang kemudian Pada 10
Oktober 2005 diangkat menjadi Kepala Sekolah SMK Negeri 1 Kawali.
Untuk tahun pelajaran 2013/2014 Kepala sekolah oleh Bpk.Hadi
Sumantoro M.Pd, dengan jumlah rombel sebagai berikut:
1. Kelas X terdiri 4 TKR, 2TKJ, 2 RPl, 2 ADPER
2. Kelas XI terdiri 4 TKR, 3 TKJ, 3 RPL
16
3. Kelas XII terdiri 4 TKR, 3 TKJ, 3 RPL
Jurusan Saat Tahun Ajaran 2017/2018 bertambah menjadi 7 yaitu:
1. Teknik Kendaraan Ringan (TKR)
2. Teknik Komputer Jaringan (TKJ)
3. Rekayasa Perangkat Lunak (RPL)
4. Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP)
5. Akuntansi dan Keuangan Lembaga (AKL)
6. Desain Pemodelan dan Informasi Bangunan (DPIB)
7. Seni Karawitan Sunda
Visi : Terwujudnya SMK Negeri 1 Kawali menjadi Sekolah Rujukan yang
menghasilkan Sumber Daya Manusia yang Berakhlak Mulia, Profesional,
Berkualitas, Mandiri, Cerdas, Kreatif, Kompetitif, Berlingkungan Sehat, menjadi
tempat Training Center dan Terunggul di Jawa Barat pada tahun 2019”.
Misi:
1. Membentuk insan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. Meningkatkan sumber daya yang berakhlak mulia, amanah, produktif, dan
berdaya saing.
3. Menciptakan tenaga kerja tingkat menengah yang profesional dan
berwawasan global, untuk memenuhi tuntutan dunia idustri atau
berwirausaha.
17
3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi
Struktur Organisasi yang ada pada sekolah SMK Negeri 1 Kawali adalah sebagai
berikut :
Sumber: (SMK Negeri 1 Kawali, 2018)
Gambar III.1.Struktur Organisasi
Masing-masing tugas dan fungsi serta tanggung jawab bagian tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Komite Sekolah
a. Mitra kepala sekolah dalam upaya panggilan dana untuk kelangsungan,
mengawasi perkembangan sekolah dan mengawasi KBM.
b. Melakukan kerja sama dengan masyarakat (perorangan /organisasi /dunia
usaha) dan pemerintah berkenan dengan penyelenggaraan pendidikan yang
bermutu.
2. Sekolah
a. Melakukan evaluasi setiap kegiatan dan menggadakan rapat.
18
b. Kepala sekolah bertugas sebagai edukator, manager, administrator, dan
supervisor.
3. KASUBAG Tata Usaha
a. Penyusun kerja tata usaha sekolah.
b. Pengelolaan uang sekolah.
c. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa.
d. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah.
4. Guru
a. Membuat perangkat program pengajaran.
b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran.
5. Wali Kelas
a. Pengelolaan kelas.
b. Penyelenggaraan administrasi.
c. Pengisian legger dan buku laporan hasil belajar.
6. Koordinator BP/BK
a. Menyusun program kerja BP/BK satu tahun untuk calon siswa selama
pendidikan.
b. Memberikan bimbingan dan penyuluhan pada siswa secara individu yang
berkaitan dengan hambatan hidup, latar belakang sosial, pengaruh
lingkungan dan hambatan belajar.
7. Pembina Osis
a. Membina dan membimbing setiap kegiatan lomba-lomba didalam maupun
diluar sekolah.
19
b. Membina dan membimbing setiap kegiatan musyawarah perwakilan kelas
dan osis.
8. BKK
Pendataan dunia usaha baik untuk menempatan kerja dalam negri dan luar
negeri.
9. Kepala Perpustakaan
a. Perencanaan program kerja perpustakaan.
b. Pengurusan pelaksanaan perpustakaan.
c. Pemeliharaan dan perbaikan buku perpustakaan.
10. WAKABID WMM/SDM
a. Menyusun program kerja tahunan (Action Plan).
b. Memgkoordinir penyusunan program kerja dan evaluasi program kerja
tahunan sekolah.
c. Mengkoordinir pengajuan berbagai kebutuhan sekolah.
11. WAKABID Kesiswaan
a. Mengatur program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling.
b. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 6 K.
c. Mengatur dan membina program kegiatan osis.
12. WAKABID Sapras
a. Menyusun kegiatan dan menganalisis sarana prasarana.
b. Melaksanakan pengelolaan sistem administrasi sarana prasarana.
13. WAKABID Hubin-Humas
a. Menyusun program kerja sesuai kebijakan mutu dan sasaran mutu.
20
b. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan hubungan kerjasama industri
(PRAKERIN atau Praktik Kerja Industri, penelusuran, pemasaran
tamatan).
c. Menindaklanjuti hasil pemantaun evaluasi pelaksanaan kerjasama industri.
d. Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN).
14. WAKABID Kurikulum
a. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan.
b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.
c. Mengatur penyusunan program pengajaran.
15. KAPROG Teknik Kendaraan Ringan
a. Menyiapkan bengkel yang standar dengan DU/DI.
b. Membiasakan siswa agar bekerja sesuai SOP yang sama dengan DU/DI.
c. Menjalankan program UPJ sebagai tempat siswa mengasah kompetensi
dan melatih jiwa wirausahanya.
16. KAPROG Teknik Komputer Jaringan
a. Menyiapkan ruang kerja praktik.
b. Memetakan dunia industri yang relevan.
17. KAPROG Rekayasa Perangkat Lunak
a. Mengkoordinir kehadiran guru produktif RPL dikelas dan kebutuhannya.
b. Melakukan kontroling kegiatan siswa SMK RPL.
18. KAPROG Administrasi Perkantoran
a. Menyusun program pembinaan dan pengembangan program keahlian
Administrasi Perkantoran.
21
b. Membantu memecahkan, membina, dan mengawasi Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN).
c. Mengkoordinasi pelaksanaan proses belajar mengajar dan kegiatan praktik.
19. KAPROG Akuntansi
a. Melaksanakan unit produksi/bussiness centre di program keahlian
akuntansi.
b. Memeriksa kelengkapan RPP.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan menjelaskan kegiatan utama sistem dari masalah
yang menjadi tema tugas akhir.
1. Prosedur Pengisian Formulir Usulan
Siswa datang ke kantor guru mengambil formulir usulan tempat Praktik Kerja
Industri (PRAKERIN) dari Hubin. Kemudian siswa mengisi formulir, setelah
formulir terisi siswa menyerahkan formulir tersebut kepada orang tua untuk
ditandatangani, formulir yang telah ditandatangan tersebut diserahkan
kembali kepada siswa untuk selanjutnya diberikan kepada Ketua Program
Keahlian dan ditandatangani.
2. Prosedur Surat Pengajuan
Ketua Program Keahlian menyerahkan formulir usulan kepada Hubin,
kemudian Hubin membuat surat pengajuan Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN) untuk diberikan ke perusahaan atau instansi.
Siswa memberikan surat pengajuan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)
kepada perusahaan atau instansi ke tempat Praktik Kerja Industri
22
(PRAKERIN) sesuai tempat yang telah siswa ajukan, pihak sekolah pun
melampirkan contoh surat penerimaan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN).
Pihak perusahaan juga bisa memberikan surat penerimaan dengan format dari
perusahaan.
Pihak perusahaan memberikan surat keterangan penerimaan kepada siswa,
kemudian siswa memberikan surat keterangan penerimaan tersebut kepada
Ketua Program Keahlian untuk direkap, kemudian rekapan yang sudah
dicetak tersebut diberikan ke Hubin, lalu Hubin membuat data petugas
monitoring siswa.
3. Prosedur Pelaksanaan PRAKERIN
Sebelum siswa melaksanakan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) siswa
diberi pembekalan yaitu:
a. Buku panduan untuk pengetahuan tata cara PRAKERIN
b. Surat pengantar PRAKERIN untuk diserahkan kepada pihak perusahaan
c. Buku Jurnal Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) yang berisi, daftar hadir
(absensi), program Praktik Kerja Industri (PRAKERIN), kegiatan harian, dan
catatan petugas monitoring.
Siswa datang ke perusahaan dengan membawa buku jurnal yang akan diisi,
kemudian siswa mengisi absensi lalu ditandatangani oleh siswa. Siswa
bekerja atau melakukan praktik sesuai jurusan atau bidangnya dan sesuai
yang diperintahkan oleh pembimbing PRAKERIN.
Setelah selesai melakukan kegiatan praktik, setiap hari siswa mengisi buku
jurnal yang berisi program praktik dan kegiatan harian sesuai yang dikerjakan
23
atau dilakukan ditempat praktik, kemudian jurnal dan absensi diberikan
kepada pembimbing PRAKERIN untuk ditandatangan.
4. Prosedur Pelaksanaan Monitoring
Hubin datang ke perusahaan tempat Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)
siswa sesuai jadwal dan tempat yang sudah ditentukan.
Hubin memonitoring siswa dengan mengecek siswa hadir atau tidak, siswa
menyerahkan catatan petugas monitoring kepada Hubin untuk ditandatangani
sebagai bukti kehadiran siswa, kemudian Hubin menandatangani catatan
tersebut.
Hubin memonitoring siswa hanya dua kali selama Praktik Kerja Industri
(PRAKERIN) berlangsung yaitu di bulan pertama dan di bulan terakhir
Praktik Kerja Industri (PRAKERIN).
5. Prosedur Pembuatan Laporan
Siswa menyerahkan buku jurnal yang berisi absensi dan kegiatan harian yang
telah diisi kepada Ketua Program Keahlian, kemudian Ketua Program
Keahlian membuat laporan nilai yang diambil dari evaluasi absensi, ujian
jurnal, ujian pembuatan laporan dan pada setifikat atau surat keterangan
Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) siswa. Nilai tersebut diserahkan kepada
Hubin dan kepala sekolah untuk ditandatangan. Laporan nilai yang telah
ditandatangan diserahkan kepada kurikulum untuk diarsipkan.
24
3.3. Use Case Diagram
Sumber: (Penelitian, 2018)
Gambar III.2. Use Case Diagram Monitoring Siswa PRAKERIN
25
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Pengisian Formulir Usulan
Use Case Name Pengisian formulir usulan
Reqruitments Siswa mengisi formulir usulan
Goal Siswa berhasil mengisi formulir usulan
Pre-Condition Hubin memberikan formulir usulan
Post-Condition Formulir usulan telah terisi
Failed end Condition Siswa mengulang mengisi formulir usulan
Actor Siswa, Kaprog, Orang Tua
Main Flow/Basic Path 1. Siswa mengisi formulir usulan tempat
PRAKERIN
2. Orang tua dan kaprog menandatangani
formulir usulan tempat PRAKERIN
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Surat Pengajuan
Use Case Name Surat Pengajuan
Reqruitments Hubin membuat surat pengajuan
Goal Hubin membuat data monitoring
Pre-Condition Hubin menerima formulir usulan
Post-Condition Siswa menerima surat keterangan
penerimaan PRAKERIN
Failed end Condition Siswa tidak bisa mendapatkan tempat
PRAKERIN.
Kaprog tidak bisa merekap.
Hubin tidak bisa membuat data monitoring.
Actor Siswa, Hubin, kaprog, pihak perusahaan
Main Flow/Basic Path 1. Kaprog memberikan formulir usulan
2. Hubin menerima dan membuat surat
pengajuan
3. Siswa menerima surat pengajuan dan
menyerahkan ke pihak perusahaan
4. Pihak perusahaan membuat surat
keterangan penerimaan PRAKERIN
26
5. Kaprog menerima dan merekap surat
keterangan penerimaan PRAKERIN
6. Hubin menerima rekap dan Hubin
membuat data monitoroing
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Pelaksanaan PRAKERIN
Use Case Name Pelaksanaan PRAKERIN
Reqruitments Siswa melakukan PRAKERIN
Goal Siswa mengisi jurnal dan absensi
Pre-Condition Siswa menerima buku panduan PRAKERIN
Post-Condition Pembimbing PRAKERIN tandatangan jurnal
dan absensi
Failed end Condition Siswa tidak bisa mendapatkan nilai
Siswa tidak mendapatkan tandatangan
absensi dan jurnal dari pembimbing
PRAKERIN
Actor Siswa, pembimbing perusahaan
Main Flow/Basic Path 1. Siswa menerima pembekalan
2. Siswa mengisi absensi dan jurnal
kegiatan harian
3. Siswa melakukan PRAKERIN
4. Pembimbing PRAKERIN tandatangan
absensi dan jurnal kegiatan harian
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Pelaksanaan Monitoring
Use Case Name Pelaksanaan monitoring
Reqruitments Hubin melakukan monitoring
Goal Siswa berhasil dimonitoring
Pre-Condition Hubin mengunjungi siswa ke tempat
PRAKERIN
Post-Condition Siswa mendapatkan tandatangan catatan
monitoring dari Hubin
Failed end Condition Siswa tidak bisa mendapatkan nilai
27
Siswa tidak mendapatkan tandatangan
catatan monitoring
Actor Siswa, Hubin
Main Flow/Basic Path 1. Hubin datang ke tempat PRAKERIN
siswa melakukan monitoring
2. Hubin menanadatangani catatan
monitoring
Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Pembuatan Laporan
Use Case Name Pembuatan Laporan
Reqruitments Siswa melakukan PRAKERIN
Goal Siswa mengisi jurnal dan absensi
Pre-Condition Siswa menerima buku panduan PRAKERIN
Post-Condition Pembimbing PRAKERIN tandatangan jurnal
dan absensi
Failed end Condition Siswa tidak bisa mendapatkan nilai
Siswa tidak mendapatkan tandatangan
absensi dan jurnal dari pembimbing
PRAKERIN
Actor Siswa, pembimbing perusahaan
Main Flow/Basic Path 1. Siswa menerima pembekalan
2. Siswa mengisi absensi dan jurnal
kegiatan harian
3. Siswa melakukan PRAKERIN
4. Pembimbing PRAKERIN tandatangan
absensi dan jurnal kegiatan harian
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Formulir Usulan
Fungsi : Untuk usulan penempatan PRAKERIN
Sumber : Siswa
28
Tujuan : Ketua Program Keahlian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pelaksanaan PRAKERIN
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Surat Pengajuan
Fungsi : Untuk mengajukan tempat PRAKERIN
Sumber : Siswa
Tujuan : Pihak perusahaan
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Selama pelaksanaan PRAKERIN
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Buku Panduan PRAKERIN
Fungsi : Untuk mengetahui tata cara PRAKERIN
Sumber : Hubin
Tujuan : Siswa
Media : Buku
Jumlah : 12 Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan PRAKERIN
Bentuk : Lihat Lampiran A.3
4. Nama Dokumen : Buku Jurnal PRAKERIN
Fungsi : Untuk mengisi kegiatan praktik selama PRAKERIN
Sumber : Hubin
Tujuan : Siswa
29
Media : Kertas
Jumlah : Tidak menentu
Bentuk : Lihat Lampiran A.4
Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Surat Penerimaan
Fungsi : Untuk mengetahui penerimaan PRAKERIN
Sumber : Pihak perusahaan
Tujuan : Siswa dan Kaprog
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap siswa akan melakukan PRAKERIN
Bentuk : Lihat Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Laporan Nilai
Fungsi : Untuk mengetahui nilai PRAKERIN siswa
Sumber : Ketua Program Keahlian
Tujuan : Kurikulum
Media : Kertas
Jumlah : Tidak Tentu
Frekuensi : Setiap siswa selesai PRAKERIN
Bentuk : Lihat Lampiran B.2
30
3.5. Permasalahan Pokok
1. Absensi kehadiran dan pengisian jurnal kegiatan harian pada saat pelaksanaan
PRAKERIN dapat dimanipulasi oleh siswa dikarenakan sistemnya yang
masih manual.
2. Siswa dianjurkan memilih sendiri tempat PRAKERIN yang terkadang
pemilihan penempatan tersebut tidak sedikit yang jaraknya sangat jauh jika
harus dimonitoring setiap hari maka Hubin melakukan monitoring hanya dua
kali selama pelaksanaan PRAKERIN berlangsung dikarenakan memakan
waktu dan biaya yang tidak sedikit jika dilakukan monitoring setiap hari.
3. Dalam penilaian dari perusahaan masih menggunakan sistem manual yang
mengakibatkan siswa harus bolak balik sekolah dan perusahaan untuk
mendapatkan tanda tangan pembimbing PRAKERIN.
3.6. Pemecahan Masalah
Dengan melihat permasalahan pokok diatas yang terjadi pada sistem
monitoring siswa PRAKERIN penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah
yaitu:
1. Untuk pengolahan data absensi ini dibuatkan suatu sistem perancangan
aplikasi berbasis web yang berguna untuk mempermudah guru memonitoring
(HUBIN) dan mengetahui kehadiran siswa tanpa dimanipulasi.
2. Penggunaan sistem berbasis website mempermudah hubin melaksanakan
rekap absensi dan rekap kegiatan harian siswa tanpa harus menonitoring ke
tempat PRAKERIN.
31
3. Penggunaan sistem berbasis website ini juga untuk memudahkan pengisian
penilaian dari perusahaan, mempermudah HUBIN untuk melihat nilai akhir
siswa dari Industri tempat PRAKERIN siswa.
4. Penggunaan website ini baik untuk mengelola laporan penilaian akhir atau
penilaian keseluruhan oleh KAPROG dan siswa bisa cek nilai dari
perusahaan, niai keseluruhan dan nilai akhir.