UNIVERSIDAD NACIONAL
JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA ACADÉMICA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
CURSO : AUDITORIA DE GESTIÓN I
ALUMNO : Lic. CARLOS NAJARRO MEJIA.
HUACHO - PERÚ
2013
Lic. Carlos Najarro Mejía
ÍNDICE
Pág.
I. ASPECTOS GENERALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.1 Definición 3
1.2 Tipos de Auditorias: Por su ámbito y por su origen 3
1.3 Clases de Auditoria 3
1.4 Definición de Auditoria de Gestión 4
1.5 Concepto de Evaluación 4
1.6 Esquema del Procedimiento de Evaluación 7
1.7 Procedimientos de Auditoria Administrativa 8
1.8 Técnicas de Análisis Estratégico 8
1.9 Finalidad de la Auditoria Administrativa 9
1.10 Objetivos de la Auditoria de Gestión 10
1.11 Sustento de la Auditoria Administrativa 11
1.12 Criterios que se aplican en la Auditoria 12
1.13 Actividades de la Auditoria de Gestión 14
1.14 Fundamentos para efectuar la auditoria de Gestión 15
1.15 Factores limitantes de la evaluación integral 15
1.16 Diferencias entre auditoria moderna y auditoria tradicional 16
1.17 Exámenes especiales 17
1.18 Elementos y principios fundamentales sobre los que descansa
Una adecuada organización estructural. 18
1.19 Control interno: Concepto, finalidad, estructura, objetivos y propósitos 18
1.20 El control interno y su relación con la auditoria. 20
1.21 Organización del órgano de Auditoria y el Sistema Nacional de Control 21
II. PROCESO DE AUDITORIA DE GESTIÓN
2.1 El proceso de la Auditoria de Gestión 36
2.2 Flujograma del proceso de Auditoria de Gestión 37
2.3 Fase I: Estudio Preliminar 38
2.4 Fase II: Revisión de Objetivos, Políticas y Normas 41
1
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2.5 Fase III: Revisión y Evaluación del Proceso Administrativo 43
2.6 Fase IV: Examen profundo de áreas críticas 48
- Conclusión del Examen 51
- Hallazgos 52
2.7 Fase V: Comunicación de Resultados 54
CONCLUSIONES 56
BIBLIOGRAFIA 57
ANEXO 58
2
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AUDITORIA DE GESTIÓN
I. ASPECTOS GENERALES DE AUDITORIA:
1.1 Definición del Auditoria: Es una actividad profesional efectuada
con posterioridad a la ejecución de las operaciones tendientes a
examinar y evaluar el estado situacional de la actividad sujeta a
examen.
1.2 Tipos de Auditoria: Existe consenso respecto a la tipificación de
la auditoria, estableciéndose que los tipos de auditoria se establecen:
Por su ámbito:
a. Auditoria Privada: Desarrollada en el sector privado, es decir en
organizaciones particulares.
b. Auditoria Gubernamental: Desarrollada en el sector publico, es
decir en organizaciones y entidades del gobierno.
Por su origen:
a. Auditoria Interna: Es desarrollada por Unidades Propias de la
Organización, bajo la denominación que esta tenga (OAI, OCI, Ofic.
de Inspectoría general, etc.)
b. Auditoria Externa: Es desarrollada por dos agentes que por sus
características tienen la potestad de hacerlo:
- Firmas de Auditoria.- (O sociedades de auditoria) independientes
debidamente designadas y contratadas.
- La Contraloría General de la Republica.- Como organización
superior y ente rector del Sistema Nacional de Control.
3
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1.3 CLASES DE AUDITORIA:
Las principales clases de auditoria tenemos:
1. Auditoria Financiera .- Implica estudiar si los resultados financieros
representan o no la situación financiera y el resultado de las
operaciones de la empresa.
Su objetivo es lograr el incremento de la eficiencia operativa,
utilizando los Estados Financieros como herramienta.
2. Auditoria de Operaciones .-(u operacional) se, refiere a la auditoria
de determinada operación sin llegar a una revisión total de la
organización (enfoque horizontal).
3. Auditoria Administrativa .- Examen constructivo de la estructura
organizativa, objetivos, sistemas y procedimientos, así como los
métodos de control, medios de operación, y empleo de recursos
humanos y materiales. Tiene un enfoque vertical, analizando el
cumplimiento de sus objetivos y la utilización de recursos
descendiendo desde los niveles más altos.
4. Auditoria de Sistemas .- Evaluación del hardware y el software, con
los que cuenta la organización.
1.4 DEFINICIÓN DE AUDITORIA DE GESTIÓN:
La Auditoria de Gestión, es el examen y Evaluación Integral, Objetivo,
Sistemático, Analítico, constructivo e independiente de la performance
de una empresa, con el objetivo de emitir recomendaciones
Constructivas que, optimicen de la información financiero,
administrativo, promoviendo la economía, eficiencia y efectividad de las
operaciones que contribuyan al cumplimiento de sus metas y objetivos.
4
Lic. Carlos Najarro Mejía
1.5 CONCEPTO DE EVALUACIÓN:
Comprende la observación, y el análisis, así como la identificación de
las causas, que ayudaran a ofrecer soluciones. En el terreno
Empresarial se puede establecer una equivalencia, especialmente
cuando una industria se encuentra en dificultades.
5
EVALUAR
IMPLICA
Procesamiento y análisis de la
información
Recolección de Información
Valoración de los Datos
Actuar Toma de
Decisiones
Lic. Carlos Najarro Mejía
NOTA:
HACIENDO UNA RELACIÓN ENTRE:
Medico Enfermedad Paciente
Auditor Caos Administrativo Entidad (Empresa).
EVALUACIÓN
6
HOMBRES
Problemas de Salud
Enfermedades
MEDICOAnaliza los síntomas busca las causas y orígenes internos y externos.
IDENTIFICACIÓN
Programa de actuaciones.- Terapia- Cirugía
Tratamiento
Seguimiento Medico
CURACIÓN
EMPRESAS
Disfunciones
Dificultades
CONSULTOR/EXPERTO
Analiza indicadores busca las causas y responsabilidades internas y externas.
IDENTIFICACIÓN
Programa de actuaciones- Medidas de
recuperación.- Medidas estructurales.
Puestos en marcha
Control de Gestión
RECUPERACIÓN ECONÓMICA
DIAGNOSTICO
PROPUESTAS
APLICACIÓN
VERIFICACIÓN
OBJETIVOS
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1.6 ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
PROYECTOS Y TENDENCIAS PARA EL FUTURO
ACTIVIDADES FUTURAS- RESULTADOS POSIBLES
7
ANÁLISIS EXTERNOS
- Posición del mercado.- Actuación de la
competencia.- Evaluación tecnología.- Mercado de trabajo.- Actuación Política.- Factores Socio Culturales- Sistemas de Valores.
ANÁLISIS INTERNOS
- Medios Materiales.- Medios Humanos.- Medios Financieros.- Conocimientos
técnicos. - Estrategias- Políticas - Organización- Métodos de Gestión- Sistemas de Control.
ACTIVIDADES Y RESULTADOS ACTUALES
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1.7 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
INPUT
INSUMO
PROCESO
PROCESAMIENTO
OUPUT
RESULTADOS
Escritura Pública.
Libro de actas.
Planes.
Objetivos.
Metas.
Programas.
Presupuestos.
Reglamentos.
Manuales.
Informes.
- Memorias.
Tabulacion
Depuración.
Análisis.
Exámenes.
Comparaciones
Derivaciones
Comprensión.
Informes.
Dictámenes.
Conclusiones.
Recomendaciones.
1.8 TÉCNICAS DE ANÁLISIS: FODA, CIPPI
FODA: El análisis estratégico FODA (Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas) tiene por objeto integrar el diagnóstico interno
con el externo para orientar a la empresa para la formación de la
estrategia más conveniente.
Los componentes básicos a considerar se sintetizan como:
FORTALEZA: Elemento interno que por sus condiciones puede resultar
favorable para los intereses de la empresa.
OPORTUNIDAD: Circunstancia o situación del entorno potencialmente
favorable para la empresa.
DEBILIDAD: Elemento interno que por sus condiciones puede resultar
desfavorable para los intereses de la empresa.
AMENAZA: Circunstancia o situación del entorno potencialmente
desfavorable para la empresa.
8
Lic. Carlos Najarro Mejía
Asimismo, es importante indicar puntos comúnmente determinadas por
el análisis estrategico FODA:
FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS
- Red de ventas
optimas.
- Sólida posición
financiera.
- Liderazgo en
productos
claves.
- Investigación y
desarrollo
fuerte.
.
- Recuperación
económica.
- Posibilidades de
exportación.
- Expansión
geográfica.
- Diversificación
- Excesivo
inventario.
- Baja calidad del
producto.
- Servicio
deficiente.
- Mala publicidad.
- Excesiva
capacidad
productiva.
- Saturación de
Mercados.
- Entrada de
multinacionales.
- Inestabilidad
cambiaria.
- Incertidumbre
socio – política.
- Competencia
desleal.
CIPPI
Modelo Teórico
(Enfoque Sistémico)
1.9 FINALIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Es la comprobación o verificación, mediante un examen metodológico y
ordenado, del cumplimiento eficiente y eficaz de las políticas, objetivos y
metas empresariales o institucionales, mediante la aplicación de
directivas y normas que son aplicadas en la organización y teniendo en
cuenta el entorno organizacional.
9
1. Contexto: Entorno del Sistema2. Insumos: Ingresa la estructura
(M.P.).3. Procesos: Todo lo que hace la
estructura.4. Productos: Todo lo que genera
el sistema. 5. Impacto: En la realidad.
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La Auditoria Administrativa facilitará, como resultado de su actuación,
las medidas correctivas que sean necesarias para fortalecer la gestión y
contribuir al desarrollo organizacional.
Como anteriormente se ha mencionado la Auditoria Administrativa
corresponde al control posterior o control de retroalimentación
1.10 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA:
10
OBJETIVOS
1. Detectar pérdidas y deficiencias.
2. Mejorar métodos y procedimientos.
3. Mejorar los controles internos
4. Implementar operaciones más
eficientes.
5. Mejor uso de los Medios Físicos y
Humanos.
6. Lograr mejor productividad de la
Empresa.
7. Agilizar el proceso de toma de
decisiones.
8. Determinar los desperdicios, demoras y
sobrecostos existentes en los
procesos.
9. Precisar los problemas de organización
y de funcionalidad que afectan a la
dinámica empresarial o institucional.
10. Detectar la gestión poco innovadora
con tecnología y conocimientos
atrasados que afectan a la toma de
decisiones
11. Proponer recomendaciones que
permitan a la gestión aplicar medidas
correctivas en base a la auditoria
practicada.
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1.11 SUSTENTO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La Auditoria Administrativa en su aplicación se sustenta en los
fundamentos siguientes:
1. UNIVERSALIDAD
Alcanza a todos los componentes y actividades de la organización,
es decir que es aplicable a estructuras orgánicas y funcionales,
procesos, sistemas y actividades administrativas.
2. CARÁCTER INTEGRAL
Conjunto de acciones destinadas a evaluar logros económicos y
sociales obtenidos en relación con los egresos que han originado.
3. ACCESO A LA INFORMACIÓN
Atributo que permite al Auditor examinar registros, documentación y
bases de datos vinculados al alcance de la Auditoria.
4. OBJETIVIDAD
Las acciones de control deben realizarse sobre la evaluación de los
hechos rodeados de imparcialidad, evitando todo acto de
subjetividad.
5. AUTONOMÍA FUNCIONAL
Facilidad para ejercer sus actividades en forma independiente,
supeditada a los lineamientos de los más altos niveles de decisión.
11
ELEMENTOS DE LA
EMPRESA
1. Compras.
2. Produccion.
3. Ventas.
4. Estados Financieros
5. Personal.
6. Contabilidad.
7. Servicios.
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1.12 CRITERIOS QUE SE APLICAN EN LA AUDITORIA
El auditor para ejercer la Auditoria en forma efectiva debe considerar
los criterios siguientes:
1. Exactitud
El control que genera información inexacta puede dar como
resultado que la gerencia no tome la acción cuando deba hacerlo o
responda a un problema que en realidad no existe. Un sistema de
control exacto es confiable y produce datos válidos.
2. Oportunidad
El control debe llamar la atención de la Alta Dirección a tiempo
sobre los problemas detectados para impedir efectos serios en el
desempeño de una unidad. La mejor información tiene poco valor si
está fuera de tiempo. Por tanto, un sistema de control efectivo debe
proporcionar información oportuna.
3. Economía
Un sistema de control debe ser de operación económica. Cualquier
sistema de control debe justificar los beneficios que proporciona con
relación a los costos en los que incurre. Para reducir costos, la
gerencia debe tratar de imponer el menor número de controles que
sean necesarios para producir los resultados deseables
4. Flexibilidad
Los controles efectivos deben tener la flexibilidad suficiente para
ajustarse al cambio adverso o aprovechar nuevas oportunidades.
Pocas organizaciones enfrentan entornos que sean tan estables
que no necesiten la flexibilidad. Hasta estructuras altamente
mecánicas requieren de controles que puedan ajustarse conforme
los tiempos y las condiciones varíen.
5. Comprensión
Los controles que no pueden ser entendidos por los usuarios no
tienen valor alguno. Un sistema de control que sea difícil de
12
Lic. Carlos Najarro Mejía
comprender puede provocar errores innecesarios, frustrar a los
empleados y eventualmente, ser ignorado.
6. Racionalidad
Las normas de control deben ser razonables y alcanzables. Si son
demasiado elevadas o irrazonables, ya no motivan. Ya que la
mayoría de los empleados no quieren ser etiquetados como
incompetente por superiores que hacen demasiadas preguntas, los
empleados pueden recurrir a tácticas ilegales o faltas de ética
simplemente por cumplir las normas. Los controles deben imponer
las normas que sean un reto y que “obliguen” a las personas a
llegar a niveles de desempeño más altos, pero sin que desmotiven
o fomenten engaños.
7. Excepcionalidad
Dado a que la Alta Dirección no puede controlar todas las
actividades, deben colocar sus dispositivos de control estrategico
donde esos dispositivos puedan hacer resaltar sólo las excepciones
en base a lo que se considera más importante para la organización.
Este tipo de “sistema de excepción” asegura que la Alta Dirección
no se vea abrumada por información sobre desviaciones de las
normas.
8. Acción Correctiva
Un sistema de control efectivo no solo indica cuando una desviación
significativa de una norma se presenta, sino también sugiere que
acción debe tomarse para corregir la desviación. Es decir, debe
señalar tanto el problema como especificar una solución.
13
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1.13 ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA DE GESTION
14
EXAMEN
ÁREAS A REVISAR DETALLES A ESTUDIAR
EVALUACIÓN
1. Una o mas funciones especificas.
2. Dpto o grupo de divisiones3. División o grupo de divisiones.4. Empresa como un todo.
1. Planes u objetivos.2. Estructura de la organización.3. Políticas, sistemas y
procedimientos. 4. Métodos de control.5. Recursos humanos y físicos.6. Normas de ejecución.7. Medición de resultados.
PROCESO DE EVALUACIÓN
FACTORES A EVALUAR
ANÁLISIS CIENTÍFICO INTERPRETACIÓN Y SÍNTESIS.
1. Panorama económico.2. Adecuación de la estructura
de la empresa.3. Cumplimiento de políticas y
procedimientos.4. Exactitud y confiabilidad de
los controles.5. Métodos adecuados de
protección.6. Utilización adecuada de mano
de obra y equipos.7. Métodos satisfactorios de
operación verbal.
1. Estudiar los elementos.2. Hacer un diagnostico detallado3. Determinar finalidades y relaciones.4. Buscar deficiencias.5. Balance analítico.6. Comprobar eficiencia.7. Indagar problemas.8. Precisar soluciones.9. Determinar alternativas.10. Elaborar métodos de mejoramiento.
PRESENTACIÓN
DiscusiónVerbal de aspectos
importantes.
Informe Escrito
Hallazgos y Recomendac
iones.
InformeFinal a laDireccion.
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1.14 FUNDAMENTOS PARA EFECTUAR LA AUDITORIA DE GESTIÓN
Entre los fundamentos que justifiquen la ejecución de la A.G. tenemos lo
siguiente:
a) Toda empresa utiliza recursos financieros, materiales, humanos y
técnicos, que requieren evaluación respecto a su comportamiento.
b) El crecimiento y/o evolución de la empresa es continuo, esto
significa que, los parámetros de evaluación aplicados en el año
anterior, ya no se adecuan en la misma dimensión en el presente
año.
c) Toda empresa en marcha, participa en un proceso administrativo,
sistemático, continuo e integral, cuya operatividad en el tiempo,
varia constantemente.
d) Toda empresa, necesita hacer un corte evaluativo en sus labores,
con la finalidad de apreciar el cumplimiento de su metas y objetivos.
e) Toda empresa, mira hacia el futuro en consecuencia necesita
realimentar su accionar empresarial para lograr y mejorar en: Sus
utilidades anuales, su performance, etc.
1.15 FACTORES LIMITANTES DE LA EVALUACIÓN INTEGRAL DE
LAS EMPRESAS:
Factores
Limitantes
15
a) Costos muy elevadosb) Tiempo excesivo que
demanda su ejecución.c) Utilización de personal
técnico especializado.d) Crecimiento de las
empresas y su complejidad.
e) Criterios de evaluación.
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1.16 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA MODERNA Y
AUDITORIA TRADICIONAL
AUDITORIA MODERNA AUDITORIA TRADICIONAL
- Examina las condiciones generales
actuales con la finalidad de emitir
recomendaciones para el futuro que
fortalezcan la organización.
-Tiene por objetivo evaluar
integralmente la Organización en
relación al análisis de las esferas de
gestión, al cumplimiento de objetivos y
metas, la medición de la eficiencia,
eficacia, efectividad, economía y
transparencia en la Administración de
recursos y la determinación del FODA.
-Tiene un alcance multidisciplinario,
según las áreas a evaluar, con
importante participación de
profesionales en Administración
-Aplica principios, técnicas y
herramientas modernas de gestión, así
como criterios especializada.
-El resultado de la A.M. es el informe
de Auditoria de Gestión, que contiene
observaciones, conclusiones y
recomendaciones constructivas.
- Se orienta al pasado de las
situación es financieras, es decir
a las EE.FF. a determinada
fecha y tiene su énfasis en la
expresión de un dictamen.
- Tiene por objetivo formular y
expresar opinión sobre la
razonabilidad de la situación
financiera a una fecha señalada.
- Es realizada exclusivamente por
Contadores Públicos.
- Se basa en la aplicación de los
principios de Contabilidad.
- El resultado de la A.T. es el
dictamen del auditor, que incluye
su opinión, basándose en la
información financiera.
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CAMPO DE ACCIÓN DE AUDITORIA DE GESTION Y FINANCIERA
1.17 EXAMENES ESPECIALES :
Se efectúan al existir indicios de haberse cometido irregularidades
como:
1. CONCUSIÓN: Acto doloso cometidos por un funcionario público
que abusando de su cargo consigue que se le entregue a el o un
tercero vinculado a este, dinero u otra utilidad material.
2. COLUSIÓN: Figura delictiva en la que a través de acuerdos
secretos se defrauda al estado favoreciendo a terceros con
contratos, suministros, licitaciones, concurso de precios, subastas o
cualquier otra operación.
17
PRESIDENCIA
GERENCIAGENERAL
GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN
GERENCIA DE PRODUCCIÓN
GERENCIA DE FINANZAS
CONTABILIDAD ECONOMÍA
DPTO.DE
PRODUCCION “A”
DPTO.DE
PRODUCCION “B”
DPTO.DE
PRODUCCION “C”
Lic. Carlos Najarro Mejía
3. PECULADO: Apropiación o uso en cualquier forma de caudales
o efectos cuya percepción, administración o custodia están
confiados en razón del cargo.
4. PECULADO CULPOSO: Implica dar ocasión a que se efectué
sustracción de caudales a efectos de propiedad del estado.
5. MALVERSACIÓN DE FONDOS: Implica aplicar o utilizar de
manera distinta a la prevista el dinero o bienes dados en
Administración.
6. NEPOTISMO: Acto que implica, contratar o nombrar a familiares
hasta de 3er grado de consaguinidad, siendo funcionario u obtener
cargo directivo en una Institución del Estado.
1.18ELEMENTOS Y PRINCIPIOS FUNDAMENTALES SOBRE LOS
QUE DESCANSA UNA ADECUADA ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURAL
- Existencia de una dirección eficaz.
- Asignación o fijación de funciones a cada empleado.
- Segregación apropiada de funciones.
- Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y
responsabilidad.
- Revisión y control de la actuación de los datos y de las
transacciones.
- Coordinación entre departamento y funciones.
- Existencia de un programa permanente de entrenamiento de
personal.
- Existencia de instrumentos de organización adecuados.
18
Lic. Carlos Najarro Mejía
1.19 EL CONTROL INTERNO :
1. Concepto:
2. Finalidad: Es asegurar que los resultados, de las estrategias,
políticas, directivas y de los planes operacionales se ajusten tanto
como sea posible a los objetivos estratégicos y operativos
previamente establecidos. Esto comprende corregir y/o prevenir las
fallas o errores en el sistema y en el proceso de actividades.
3. Estructura del Control Interno (Elementos):
1. Ambiente de Control Interno.- (Propicia para el Trabajo.)
2. Riesgos de Control.- Proceso mediante el cual se identifica,
analiza, y manejan los riesgos empresariales.
3. Sistemas de control.- Planeamiento y sistematización, uso de
equipo informático, informes, registros y formas (Act. y Pasivos
Prod. y Gastos).
4. Actividades Gerenciales de Control.-
5. Actividades de Monitoreo y Control de Gestión.-
6. Personal.- Entrenamiento, eficiencia, moralidad y retribución.
4. Objetivos de Control Interno: Básicamente son 3:
a) Información: Constante, completa y oportuna que es
fundamental para el desarrollo de la empresa (decisiones
gerenciales y formulación de planes futuros).
19
CONTROL INTERNO
MECANISMO DE GESTIÓN Y UN
PROCESO CONTINUO .continuo.
LA DIRECCION Y LA GERENCIA
Monitorear las operaciones con la finalidad, de aplicar los mecanismos correctivos.
Eliminar imperfecciones que se presentan en el transcurso de las operaciones de la empresa.
Es un
Realizado por
Que permite
Lic. Carlos Najarro Mejía
b) Protección: Representan el mas claro objetivo, porque es la
protección de los intereses del negocio; contra las debilidades
humanas (desfalcos y otros); proteger el activo fijo de la entidad.
c) La Eficiencia de Operación.- Este objeto atrae la atención de
los hombres de negocios, preocupados en mejorar la
productividad de las empresas.
5. Propósito de la Revisión del Control Interno:
Consideramos lo siguiente:
a) Para determinar si el sistema es suficiente como una de las
bases para expresar el dictamen sobre los EE.FF.
b) Para servir como base de prueba de solidez o ineficiencia de las
operaciones internas.
c) Para servir como guía de la cantidad de trabajo de detalle
necesario en la práctica de una auditoria.
1.20 Control Interno y su Relación con la Auditoria.
20
El auditor deberá conocer, revisar y evaluar la extensión y efectividad del sistema de control interno en funcionamiento.
La naturaleza o solución de los procedimientos de auditoria a aplicar a cada examen.
El periodo mas apropiado para la aplicación de estos procedimientos (Es decir, se pueden aplicar en la fase interna o en la fase final. )
El alcance o extensión de los procedimientos (es decir, la cantidad de evidencias a obtener para poder expresar la opinión sobre los EE.FF.)
Para determinar“El grado de Confiabilidad”
Que podría tener en la
- Evidencia primaria (Registros contables, administrativo)- Evidencia soporte (Doc. Justificativos que los amparan )
Con el objeto de determinar.
Lic. Carlos Najarro Mejía
1.21 ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA Y EL SISTEMA
NACIONAL DE CONTROL
EL ÓRGANO DE AUDITORÍA. SU ORGANIZACIÓN
1. UBICACIÓN DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA
El Órgano de Auditoria Interna, denominado también como órgano
de Control Interno, se ubica según se trate del sector público o del
sector no público, del modo siguiente:
En el Sector Público:
a. Si es un Ministerio: depende directamente del Ministro
b. Si es una entidad pública: depende directamente del Jefe o titular
de la entidad.
c. Si es una Municipalidad: depende directamente del Alcalde
d. Si es un organismo autónomo (ver la Constitución Política): de-
pende del Titular del Organismo.
e. Si es una empresa pública: depende del Presidente del Directorio.
En el Sector no Público:
a. En una corporación empresarial: depende del Directorio o del
Gerente General, según lo determine el Directorio.
b. En las demás empresas (no sociedades anónimas): depende del
Gerente General.
c. En las entidades para estatales: depende del más alto nivel de la
entidad.
d. En las sociedades civiles: depende del más alto nivel de la socie-
dad.
21
Lic. Carlos Najarro Mejía
Ver las siguientes estructuras:
a. En un Ministerio b. En un Municipio c. En una Empresa d. En una Empresa
Fig. Ubicación del Órgano de Auditoria
2. ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA
ESTRUCTURA INTERNA
Quien lidera al Órgano de Auditoria Interna es el Jefe de Auditoria
Interna de quien dependen dos áreas de Auditoria:
- Área de Auditoria Administrativa
- Área de Auditoria Financiera
Estas áreas, preferentemente deben funcionar cada una como Equipo
de Auditoria.
Fig. Estructura Interna
22
MINISTRO CONCEJO DIRECTORIO DIRECTORIO
AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA INTERNA
ALCALDE
VICE MINISTRO
AUDITORIA INTERNA
GERENCIA GENERAL
GERENCIA GENERAL
AUDITORIA INTERNA
AUDITORÍA
INTERNA
ÁREA DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA DE AUDITORÍA FINANCIERA
Lic. Carlos Najarro Mejía
En el sector Público, aún se mantiene la departamentalización de la
Auditoria en los campos funcionales, como ejemplo, de: Auditoria
Interna, Exámenes Especiales e Investigaciones.
Fig. Órgano de Auditoria departamentalizado
3. EQUIPOS DE AUDITORIA: Enfoques funcionales
Tal como hemos precisado en la Estructura del Órgano de Auditoria
Interna la tendencia actual es la organización por Equipos de
Auditoria, cuyo contenido funcional se presentan en los enfoques de
LEONARD y BURTON.
ENFOQUE DE LEONARD
William LEONARD, a través de su obra «Management Audit» (1960),
manifiesta que la Auditoria Administrativa es un examen comprensivo
y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o
de cualquier parte de un organismo en cuanto a los planes y objetivos,
sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos
humanos y físicos. El propósito perseguido es revisar y evaluar
métodos y actuación en todas las áreas y su finalidad sacar a la luz
irregularidades o deficiencias e indicar posibles mejoras en las
operaciones, constituyéndose en un servicio especializado de
asesoramiento a la dirección superior.
23
CONTROL INTERNO
ADITORIA INTERNA
EXÁMENES ESPECIALES
INVESTIGACIONES
Lic. Carlos Najarro Mejía
Emplea gráficas de organización, gráficas de procesos, gráficas de
distribución y rotación, entre otras herramientas y técnicas.
LEONARD vislumbra la auditoria como un servicio de asesoramiento
integral, estableciendo que los elementos a controlar son:
Planes y objetivos.
Estructura orgánica Políticas y prácticas.
Sistemas y procedimientos.
Métodos de control.
Medios de operación y recursos.
ENFOQUE DE BURTON
Jhon C. BURTON, en su artículo «Auditoria Administrativa» publicado
en The Journal of Accountancy (1968), manifiesta la importancia de
estudiar la índole de la auditoria administrativa y el grado de
calificación del auditor, exhortando a realizar un esfuerzo por construir
un marco total para la auditoria administrativa, teniendo en cuenta
para ello lo siguiente:
a) Analizar el criterio para una auditoria administrativa teniendo en
cuenta 3 premisas básicas:
La auditoria debe tratar con lo objetivo y apreciable (mensurable).
La auditoria debe tener relación con el presente y futuro.
La auditoria debe producir resultados fáciles de entender y usar.
b) Establecer normas de desempeño.
c) Elaborar informes de auditoría administrativa.
d) Crear procedimientos de auditoría administrativa.
24
Lic. Carlos Najarro Mejía
4. LA AUDITORÍA INTEGRAL y LOS EQUIPOS
MULTIDISCIPLINARIOS
a. Objetivo
La Auditoría Integral, denominada también como Auditoría de Ges-
tión tiene por objetivo evaluar integralmente la organización en
relación al análisis de las esferas de gestión, cumplimiento de
objetivos y metas previstos, medición de la eficiencia, eficacia,
economía (denominadas las 3 E) y transparencia en la
administración de recursos, y determinación de fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas presentadas con la
finalidad de emitir recomendaciones positivas para la aplicación de
las medidas correctivas correspondientes.
El crecimiento de las organizaciones productivas provoca que se
implantaran mecanismos que permitieran una permanente
realimentación en cuanto a la información relacionada a la
producción y las condiciones de la misma, situación que les
permitió desarrollar en condiciones de mejoramiento continúo. Es
en este sentido que se desarrollan herramientas de gestión que
permitan optimizar el funcionamiento de las organizaciones.
b. Enfoque
La Auditoria de Gestión es producto del enfoque moderno de la
Auditoría, constituyéndose como un sólido apoyo gerencial
orientado a fortalecer la gestión, consolidar el desarrollo y
favorecer e! crecimiento de la organización explotando
oportunidades de mejora.
En épocas anteriores, una auditoría era sinónimo de problemas y
causaba temor por que generalmente era un examen para
determinar «el culpable de algo». Al auditor se le consideraba
como una persona de mirada amenazante a la que se debía
brindar toda la información solicitada bajo responsabilidad. Su
principal función era ejecutar revisiones destinadas a descubrir
25
Lic. Carlos Najarro Mejía
«potenciales pérdidas de activos» y «malos elementos en la
organización».
El enfoque moderno de la Auditoria implica «evaluar al presente
para influir en el futuro» y supera el tradicional de «evaluar el
pasado para influir en el presente».
c. Alcance
La Auditoria de Gestión tiene un alcance multidisciplinario, anali-
zando la gestión general y la gestión específica considerando las
metas a alcanzar, siendo flexible en relación a los elementos y
factores a evaluar.
Debido a este alcance !a composición del Equipo de Auditoria
compromete la participación en calidad de Auditores a
Administradores. Economistas, Contadores, Abogados, según la
amplitud y naturaleza de la Auditoría de Gestión a realizar.
Tal como ya se ha mencionado, la imagen y el rol del auditor han
cambiado. Su misión en ¡a empresa se debe adecuar a los
cambios en su entorno y a las necesidades del mercado laboral.
Su trabajo debe estar centrado en convertirse en un asesor o
consultor. El actual auditor debe estar preparado para asumir
nuevos retos y poseer un enfoque interdisciplinario, no solo debe
actualizarse en sistemas de trabajo o especializarse en auditoria
financiera o en dispositivos tributarios, sino también debe adquirir
información y dominar el planeamiento estratégico, producción,
comercialización, etc.
5. PERFIL DEL AUDITOR ADMINISTRATIVO
a. Formación del Auditor
El perfil formativo del auditor de gestión implica una mayor inci-
dencia tanto en las Esferas de Gestión General (Factores
Estratégicos, Factores Ambientales, Cultura Organizacional,
Estructura Organizacional, Control Interno y Planificación y
Normalización), como en las esferas de Gestión Especifica
26
Lic. Carlos Najarro Mejía
(Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión de
Producción, Gestión Comercial, Investigación y Desarrollo y
Sistemas de Información), lo cual le permite una mayor visión en
relación a la organización auditada.
Naturalmente, la preparación académica del Auditor debe ser de
nivel universitario en Ciencias Administrativas para el campo de la
Auditoría Administrativa
b. Personal Necesario
Cualquiera que sea la dimensión de la empresa, es importante que
todas las personas escogidas y destinadas al grupo de auditoria
posea una buena comprensión de la teoría correspondiente, un
perfecto conocimiento de los fundamentos de organización y
administración, los principios para métodos eficaces de control y
los requerimientos para llevar a cabo evaluaciones científicas.
Será conveniente que posean una amplia y sólida preparación
académica a nivel universitario. Esta preparación incluirá un
adiestramiento completo en administración de empresas,
contabilidad (teoría de la auditoria) y materias afines, como son:
economía, finanzas, compras, distribución, estadística, o ingeniería
industrial.
Quien se piense dedicar a la auditoria administrativa, habrá de
estar bien preparado en materias básicas que le capaciten a
reconocer problemas con los que e vea confrontado y los medios
que le ayuden a solucionarlos. A continuación se precisan algunas
materias a tener presente:
• Problemas administrativos.
• Toma de decisiones.
• Planeación de la administración.
• Contabilidad.
• Análisis de la organización.
• Sistemas y procedimientos.
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Lic. Carlos Najarro Mejía
• Administración financiera.
• Medición del desempeño.
• Redacción de informes.
• Planeación y control de presupuestos.
• Estadísticas administrativas.
• Métodos avanzados de auditoria.
• Psicología administrativa.
• Planeación y programación de la producción.
• Sistemas de contabilidad de costos.
• Investigación de operaciones.
• Automatización en las empresas.
c. Características Personales
En cuanto a sus características personales, la persona debe tener
una inclinación hacia el análisis, una gran dosis de imaginación, la
capacidad para redactar y expresarse clara y lógicamente.
Cualquier experiencia anterior, independientemente de cuan poca
sea, en el campo de la auditoria o en cualquier otro semejante
(contaduría publica, auditoria interna, análisis de operaciones,
estudios de métodos, sistemas y procedimientos, etcétera) será
sumamente beneficiosa.
A continuación se plantean las exigencias que se hacen en la
convocatoria en lo referente a características personales del
Auditor.
Aptitudes
- El Auditor debe tener capacidad de:
- Análisis y síntesis
- Integrarse o conducir equipos de auditoría
- Interactuar con los diferentes niveles que conforman la
organización
Conocimiento y manejo de hojas de cálculo, graficadores y bases
de datos:
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- Facilidad en la redacción de Informes
- Facilidad en la expresión oral
Valores
El Auditor en sus actividades debe demostrar:
Discreción
Honestidad
Participación
Confiabilidad
Puntualidad
Superación
d. Programa de Adiestramiento del Personal Auditor
Para conseguir una buena calidad en el trabajo, se requiere seguir
un programa continuo de adiestramiento, ya que el auditor
administrativo debe de estar siempre al corriente de los nuevos
métodos, a efecto de mejorar las normas de auditoria, así como de
diversas y nuevas técnicas administrativas, inclusive nuevos
conceptos, herramientas y equipo.
El equipo de adiestramiento exigido al auditor experimentado, di-
fiere del correspondiente al auditor nuevo y sin experiencia. Al
primero, le interesarán los tópicos administrativos avanzados y las
nuevas y también avanzadas herramientas tecnológicas. Los
miembros menos experimentados del grupo pueden ensanchar
sus conocimientos de procedimientos de auditoria y de materias
administrativas generales, sobre todo en las áreas en que el
adiestramiento podría ser de más valor. Al recién ingresado debe
dársele tiempo para familiarizarse con las actividades generales de
la empresa, su estructura jerárquica y de organización, las
diversas funciones, su perspectiva general, etcétera. Habrá dé
estar perfectamente imbuido délos objetivos de la auditoria,
métodos de ejecutar los trabajos de la misma, llevar a cabo
evaluaciones y recomendar mejoramientos. Algo de su
29
Lic. Carlos Najarro Mejía
adiestramiento será fruto del desempeño de su trabajo, pero una
gran parte lo conseguirá por medio del estudio y de las juntas y
discusiones de grupo conducidas por su jefatura.
El auditor experimentado suele perfeccionar sus conocimientos y
eficiencia tomando a su cargo tareas más complicadas y
manteniéndose al tanto de toda nueva técnica que haga su
aparición. Considerará necesario leer bastante sobre- nuevas
ideas y asistir y tomar parte en conferencias y discusiones
organizadas por diversas asociaciones de profesionales en
administración. Por ejemplo, para estar al corriente en lo relativo a
informática habrá de asistir a seminarios, exhibiciones,
conferencias, etc.
LA AUDITORIA EXTERNA
Cuando en una empresa no existe dentro de su estructura un
Órgano de Auditoria Interna y se requiere contar con servicios de
auditoría, el Directorio en el caso de las corporaciones o el
Gerente General en las que no son sociedades anónimas adoptan
la decisión de contratar Auditores o Auditoría Externa.
Otra alternativa de contratación es cuando la empresa o la entidad
del sector público, aún contando con un Órgano de Auditoría
Interna, determina fortalecer sus actividades contratando el
servicio externo para efectuar auditorias que en forma expresa
requiera.
EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
1. El Control Posterior en el Sector Público
El 23 de Julio de 2002 se público en el diario Oficial “El
Peruano” la “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y
de la Contraloría General de la República – Ley Nº 27785”,
normas que regulan el control posterior en el sector Público.
(Trabajo investigatorio de la presente Ley).
30
Lic. Carlos Najarro Mejía
LA VISIÓN ESTRATÉGICA
1. VISIÓN
La CGR es el organismo superior del Sistema Nacional de Control que cautela
la correcta administración del Patrimonio Público y contribuye al desarrollo de
Instituciones probas, eficientes y eficaces, mediante el ejercicio de un control
gubernamental oportuno y de calidad, al servicio de la sociedad peruana,
fortaleciendo el estado de derecho.
2. OBJETIVOS
a. Coadyuvar a la gestión para el logro de sus propios objetivos y metas.
b. Propender al mejoramiento de los sistemas administrativos
c. Desconcentrar y ampliar progresivamente la cobertura nacional de la
Contraloría General de la República (CGR).
d. Reforzar el marco normativo de la Auditoría Gubernamental.
e. Promover la participación ciudadana en la labor de control gubernamental
3. LINEAMIENTOS DE POLÍTICA
a. Reforzamiento del Sistema Nacional de Control multiplicando y
fortaleciendo los órganos de Auditoría Interna.
b. Permanente actualización de la normatividad de control.
c. Capacitación sostenida en Auditoria Gubernamental.
d. Desarrollo de una acción desconcentrada
e. Impulso a la Participación Ciudadana
(Información obtenida de http:// rep.net.pe/CONTRALORIA/ vision.htm)
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL (NAGU)
Las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), son los criterios que
determinan los requisitos de orden personal y profesional del Auditor,
orientados a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener
resultados de calidad.
31
Lic. Carlos Najarro Mejía
Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional
del Auditor gubernamental y permiten la evaluación de! desarrollo y resultados
de su trabajo, promoviendo el grado de economía, eficiencia y eficacia en la
gestión de la entidad auditada.
Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control y se caracterizan
por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y actualización, así como sirven
de estándares para ponderar la eficiencia y efectividad de la auditoría.
1. ESTRUCTURA NAGU
La estructura de las NAGU es la siguiente:
a. Código, son los numerales que referencian al grupo de normas y el
orden que tienen dentro de cada grupo.
b. Título, es la denominación de la norma
c. Enunciado, es la exposición breve de la norma
d. Detalle del enunciado, es la parte de la norma que facilita su
interpretación y correcta aplicación.
2. MARCO CONCEPTUAL
La Auditoría Gubernamental es el examen objetivo, sistemático y
profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado
con posterioridad a su ejecución, en las entidades sujetas al Sistema
Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe.
Se debe efectuar de acuerdo a las NAGU y disposiciones especializadas
emitidas por la Contraloría General, aplicando las técnicas, métodos y
procedimientos que así correspondan.
Tiene por objetivos:
a. Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el
cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
b. Determinar la razonabilidad de la información financiera
c. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y
los resultados obtenidos en relación a los recursos asignados y al
32
Lic. Carlos Najarro Mejía
cumplimiento de los planes y programas aprobados de la entidad
examinada.
d. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública
e. Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.
3. NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL - NAGU
Las NAGU se presentan clasificadas en cuatro grupos:
1. Normas Generales :
1.10 Entrenamiento técnico y capacidad profesional
1.20 Independencia
1.30 Cuidado y esmero profesional
1.40 Confidencialidad
1.50 Participación de profesionales y/o especialistas
1.60 Control de calidad
2. Normas relativas a la Planificación de la Auditoría
2.10 Planificación general
2.20 Planificación específica
2.30 Programas de auditoría
2.40 Archivo permanente
3. Normas relativas a la ejecución de la Auditoría Gubernamental
3.10 Estudio y evaluación del control interno
3.20 Evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y
reglamentarias
3.30 Supervisión del trabajo de auditoría
3.40 Evidencia suficiente, competente y relevante
3.50 Papeles de trabajo
3.60 Comunicaciones de observaciones
3.70 Carta de representación
4. Normas relativas al Informe de Auditoría Gubernamental
4.10 Forma escrita
4.20 Oportunidad del informe
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4.30 Presentación del informe
4.40 Contenido del informe
4.50 Informe especial
LA DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
En aplicación de la NOVENA DISPOSICIÓN FINAL de la ley del SISTEMA
NACIONAL DE CONTROL existen tres tipos de Responsabilidades que para
efectos de control en el Sector Público se deben determinar:
1. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA
Es aquella en la que incurren servidores y funcionarios públicos que, en el
ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestión deficiente o negligente. La
calificación de gestión deficiente o negligente se adopta teniendo en cuenta lo
siguiente:
a. Que no se hayan logrado resultados razonables en términos de eficiencia,
eficacia o economía teniendo en cuenta los planes y programas aprobados
y su vinculación con las políticas del sector a que pertenecen.
CASO:
Si en una AUDITORÍA que se aplica a un ALMACÉN de una entidad pública se
encuentra que el saldo que figura en el KARDEX no es concordante con la
existencia física
En este caso hay ineficiencia por cuanto la actividad es de carácter operativo
La responsabilidad es de quien ejerce la función de KARDISTA.
CASO:
Si en el mismo ALMACÉN no se han hecho los requerimientos oportunos a
ADQUISICIONES para la reposición de existencias que están por debajo de
sus niveles de seguridad.
En este caso hay ineficacia por cuanto la actividad compromete la gestión del
Almacén. La responsabilidad es del Jefe de Almacén.
b. Que no realicen una gestión transparente y no hayan vigilado que los
sistemas operativos, administrativos y de control estén funcionando
adecuadamente.
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CASO:
Si debido a la falta de un programa (software) adecuado, el sistema
automatizado de Control de Asistencia está originando problemas de
información a los usuarios en el procesamiento de planillas.
En este caso hay responsabilidad del Director de SISTEMAS INFORMÁTICOS.
Las sanciones que se aplican en la determinación de responsabilidades
administrativas, según su gravedad, son las siguientes: Amonestación escrita
Suspensión hasta por 30 días sin goce de remuneraciones Cese temporal de
más de 31 días hasta 360 días, sin goce de remuneraciones.
Destitución
2. RESPONSABILIDAD CIVIL
Es la que incurren los servidores y funcionarios públicos que en el ejercicio de
sus funciones hayan ocasionado un daño económico a su entidad o al Estado.
CASO:
Si en una Comisión de Servicios el funcionario no ha rendido cuenta en forma
oportuna de los viáticos que se le entregó, la Tesorería en coordinación con la
Administración de Planillas descontará de sus remuneraciones el monto
equivalente a los viáticos entregados.
3. RESPONSABILIDAD PENAL
Es la que incurren los servidores o funcionarios públicos que en ejercicio de
sus funciones han efectuado un acto u omisión tipificado como delito o falta.
CASO:
Si en la adquisición directa de útiles de oficina para una entidad pública, el Jefe
de Adquisiciones ha recibido comisiones por parte del proveedor para
favorecerse con la adquisición.
En este caso, el Auditor con los antecedentes probatorios elevará su Informe al
Titular de la Entidad para que mediante su Asesoría Legal prepare el
expediente respectivo y hacer la denuncia ante el Ministerio Público (Fiscalía
de la Nación) encargada de evaluarla y someterla al Poder Judicial.
35
Lic. Carlos Najarro Mejía
II. PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
"El proceso de la Auditoria Administrativa" tiene como finalidad, dar a
conocer al alumno el desarrollo del proceso de una Auditoria
Administrativa y los factores que se deben tener en cuenta para
establecer las conclusiones del mismo.
El proceso de la Auditoria Administrativa nos presenta los cinco pasos o
fases a seguir, estos son: El Estudio Preliminar, Revisión de Objetivos,
Políticas y normas, Revisión y Evaluación del Proceso Administrativo,
Examen profundo de áreas críticas y Comunicación de resultado. El
conocer estos pasos permitirá al alumno establecer programas de
Auditoria Administrativa en sus fases correspondientes.
La elaboración del presente ha estado precedido por una constante
preocupación, con el propósito de ofrecer un trabajo que pueda
complacer en lo posible las expectativas e inquietudes de los
interesados y en especial a nuestros alumnos de la Especialidad de
Administración.
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Lic. Carlos Najarro Mejía
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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INICIO
Revisión previa de las operaciones Activad. Obj. Fic.
Fase IEstudio Preliminar
ProgramaFase I
FASE II Revisión de
Legislación, Obj. Políticas y Normas
Recopil.
Observac.
Desarrollo de Obj.Medio de resultados comparaciones
ProgramaFase II
ProgramaFase III
FASE III Revisión y
Evaluación del P.A.
Papeles de
Trabajo
Comunicación permanente con funciones responsables.
ProgramaFase IV
FASE IVExamen profundo
Áreas críticas
Desarrollo de los hallazgos de
auditoriaAplicación de los
papeles de trabajo
EfectosCriteriosCondiciones CausasAcciones
tomadas con
funciones responsables
Fase VComunicación de
Resultados
ProgramaFase V
Borrador delInforme
Conferencia final con funcionarios responsables
InformeIntroducciónComentariosHallazgosConclusionesRecomendaciones
Distribución del informe a las dependencias
Programación de la distribución del informe
Síntesis del Informe dictamen
E
S
T
U
D
I
O
E
X
A
M
E
N
I
N
F
O
R
M
E
Identifi. DeÁreas criticas
Correcciones y Descargos Hoja de
Apuntes
Lic. Carlos Najarro Mejía
PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Como nos muestra el flujograma no existe una fase dedicada al
planeamiento y programación porque este es un proceso integral que se
desarrolló durante el transcurso de todo el examen y es necesario
programar y planear cada fase del mismo.
Normalmente se efectúa completamente en el campo o sea en las
oficinas de las dependencias auditadas y es necesario elaborar el
programa y efectuar los planes en cada fase del examen, luego de
haber terminado la fase anterior, por tal motivo el proceso de
planeamiento y programación de la Auditoria Administrativa será
discutido con respecto a cada una de las fases enumeradas.
No es posible en la Auditoria Administrativa planear con precisión la
cantidad de elementos de auditoria a ser empleados en los diversos
pasos que requiere el examen, por tal motivo se considera que el
número del personal, así como la selección de los procedimientos a
emplearse es una parte que debe realizarse sólo al principio de cada
fase, con los elementos de juicio producto del informe de resultados de
la fase anterior.
Es conveniente controlar y determinar hasta qué grado de profundidad
deber ser controladas y supervisadas las actividades y funciones de
área crítica identificada. De igual modo, la determinación de las áreas
críticas pueden depender de la cantidad de tiempo disponible para
examen: en otras palabras, si el examen tiene programado más tiempo,
se pueden cubrir más áreas críticas, si el examen tiene previsto menos
tiempo sería necesario limitarlo solamente a las áreas consideradas
críticas.
FASE I
ESTUDIO PRELIMINAR
A pesar de que existen diversas opiniones en la Auditoria Administrativa,
existe consenso con respecto a la necesidad de que en este tipo de
examen se efectúa un estudio preliminar que consiste en una revisión
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Lic. Carlos Najarro Mejía
previa de las operaciones, procedimientos, objetivos, políticas, etc., de
la empresa o entidad bajo examen.
Con respecto al número de fases que deben realizarse, algunos
profesionales han observado que la primera fase debe incluir las tres
primeras fases de la Auditoria Administrativa. Para aquellos autores, la
Auditoria Administrativa comprende sólo tres fases y son:
1.- Estudio preliminar
2.- Examen profundo
3.- Elaboración informe
Lo que sostienen dichos autores, no es contrapuesto en la práctica de
esta disciplina, pues se considera un aspecto de orden formal antes de
fondo, pues en ambos casos se llega al mismo objetivo. Más, la división
señalada (cinco fases) es más conveniente porque establece pasos más
definidos que permiten ubicar claramente las acciones del examen y los
resultados que deben obtenerse.
El propósito del estudio preliminar es obtener información general
documentada sobre todos los aspectos importantes de la entidad o área
examinada y en el menor tiempo posible.
Dicha información sirve como instrumento de trabajo en las futuras fases
del examen y para proporcionar información general al personal de
auditoria que está por incorporado al equipo de la fase siguiente.
Los resultados del estudio preliminar permiten luego al análisis de las
actividades o funciones principales de la empresa o entidad y la
determinación de los aspectos de control que deben ser revisados y
evaluados posteriormente.
Se debe acumular la información útil en el tiempo más corto posible que
permitirá al subsecuente desarrollo del examen en su fase.
El estudio preliminar no debe ser bajo ninguna circunstancia un proceso
largo y tedioso caracterizado por una laboriosa lectura de manuales y de
otros documentos. Debe ser un proceso rápido de recopilación de la
información escrita y de entrevista con funcionarios, cuyo resultado será
39
Lic. Carlos Najarro Mejía
utilizado posteriormente en las distintas fases del examen, en otras
palabras, esta fase es principalmente de recopilación de información
tanto verbal como escrita, pero no incluye el análisis detallado de la
información recopilada.
Durante esta fase pueden surgir indicios de la existencia de áreas
críticas o deficiencia importantes, sin embargo, el propósito de esta fase
no es profundizar ni acumular evidencia con respecto al objetivo del
examen.
El auditor debe documentar en sus papeles de trabajo cualquier indicio
de las deficiencias encontradas en las operaciones durante el estudio
preliminar como información que será aprovechada posteriormente.
En términos generales el estudio preliminar consiste en la ejecución de
tres actividades:
1. Entrevista con el máximo ejecutivo y los funcionarios más importantes
con el fin de obtener información general sobre las actividades
llevadas a cabo.
2. Recopilación sin revisión detenida de los documentos básicos de la
entidad que pueden proporcionar información sobre sus actividades,
objetivos, políticas, Normas, procedimientos, etc. Estos documentos
serán revisados y empleados posteriormente en las demás fases.
3. Recorrido o vista de familiarización a las instalaciones y oficinas de la
entidad, para conocer su ubicación física, tamaño, relación con las
otras entidades y para conocer brevemente a los funcionarios
encargados.
Antes de iniciar la fase del estudio preliminar el auditor debe elaborar un
programa breve de auditoria señalando los procedimientos a llevarse a
cabo. Esta es la única parte del programa de la Auditoria Administrativa
que puede ser elaborado antes de visitar la empresa o entidad.
Aún puede efectuarse modificaciones al realizar normalmente las visitas;
el estudio preliminar no debe demorar más de unos dos días de labor
por parte del auditor, debiendo destacar los hechos más importantes; no
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Lic. Carlos Najarro Mejía
es necesaria la participación del equipo completo de auditoria, pues su
trabajo en el examen se realiza en fases subsiguientes.
El apoyo del auditor interno tiene mayor ventaja en obtener información,
por su vinculación directa con la organización por lo que el tiempo a
emplear para esta fase se reduce significativamente.
FASE II
REVISIÓN DE OBJETIVOS, POLÍTICAS Y NORMAS:
En esta fase también denominada revisión del marco institucional, el
auditor examina, evalúa y revisa la información recopilada en la etapa
anterior, con la finalidad de analizar los objetivos, políticas y normas de
la empresa o entidad a ser examinada. En este sentido se tiene interés
en el historial o antecedentes del sector examinando sus objetivos
principales, la autoridad delegada por el órgano competente (directorio,
junta directiva) a los funcionarios principales y la naturaleza de cualquier
restricción impuesta por la máxima autoridad sobre las operaciones, las
disposiciones o métodos sobre el
Financiamiento de los mismos y cualquier otro aspecto importante para
conocer las operaciones de la entidad.
Primero, el auditor debe examinar porque se creó la empresa o entidad,
cuál fue la necesidad de su origen y los propósitos y objetivos que
originó su creación como ente.
También tiene que averiguar si esos objetivos han cambiado con el paso
del tiempo, debiendo definir claramente cuáles son sus objetivos
principales. Cuando una empresa realiza varias funciones como
fabricación, distribución, venta directa al público, puede ser difícil su
misión principal, sin embargo, debe definirse cuál es la función principal,
dejando a las demás como objetivos de apoyo. Los demás pueden ser
clasificados como objetivos con fines lucrativos o como fines sociales
(apoyo a la comunidad) y otros.
41
Lic. Carlos Najarro Mejía
El trabajo de auditor en esta fase, se simplifica cuando existe adecuada
documentación y la gerencia opera principalmente sobre objetivos,
políticas y normas verbales, el auditor tendrá que efectuar una serie de
entrevistas, tratando de determinar de los distintos funcionarios cuáles
son los aspectos que gobiernan las actividades de la empresa o entidad.
Esto puede ser más complicado cuando los diversos funcionarios no
están de acuerdo o no conocen la entidad, en cuyo caso, el auditor
deberá buscar por él mismo, uniformizar los diversos puntos de vista de
los funcionarios identificando un área crítica en el proceso gerencial
para realizar un examen más profundo y formular las recomendaciones
necesarias.
Durante todo el curso de la auditoria, deberá tenerse en cuenta no
solamente las disposiciones normativas establecidas por escrito, sino
las prácticas informales en vigencia.
En el caso de exámenes en entidades públicas, esta fase incluye
también la revisión de la legislación externa o general aplicable,
incluyendo la autoridad delegada por la ley y cualquier restricción sobre
la entidad impuesta por ella.
Las disposiciones legales son de importancia primordial y es imperativo
que el auditor las conozca.
Se debe hacer hincapié en esta fase, no se debe enlazar detenidamente
los manuales de procedimientos, directivas y otra documentación que ya
fue retenida en la primera fase, únicamente se debe revisar la
documentación que contiene disposiciones generales sobre las
operaciones de la entidad. Ejemplo: Sería una pérdida de tiempo que el
auditor revisara los procedimientos vigentes sobre administración de
personal, si posteriormente descubre que el área de personal no es
considerada como crítica y sin necesidad de un examen profundo.
La fase de revisión de objetivos, políticas y normas generalmente debe
ser muy breve, dura de dos a tres días y debe ser llevada a cabo por el
42
Lic. Carlos Najarro Mejía
auditor Jefe de equipo y posiblemente por un auditor adicional con
experiencia.
FASE III
REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:
La tercera fase de la Auditoria Administrativa es una de las más
importantes. En esta fase el auditor no sólo evalúa el proceso
administrativo, sino, también al final de la fase identifica las posibles
áreas críticas que merece el examen más profundo en la siguiente fase
y consecuentemente desecha de su estudio las áreas no considerables
como críticas y que no serán sujetas al examen más profundo.
El propósito de esta fase es evaluar la efectividad del proceso
administrativo e identificar las posibles debilidades en el sistema de
gestión y que pueden requerir análisis más detallado.
Esta etapa es la más larga de las primeras tres fases, y el equipo de la
auditoria puede ser ampliado según considere necesario al elaborar el
programa de trabajo. Los miembros adicionales del equipo de auditoria
Incluidos para esta fase normalmente sería auditores de considerable
experiencia en la evaluación del Proceso Administrativo, el cual incluye
a los siguientes aspectos: el planeamiento, la organización, la toma de
decisiones, la dirección y el control.
El enfoque empleado en esta fase es revisar los procedimientos y
prácticas aplicadas al proceso de información para la toma de
decisiones. Se debe seleccionar transacciones típicas y representativas
en todas las actividades de operación de la dependencia o unidad en
base a la información acumulada en las dos fases anteriores,
examinando dichas transacciones en forma suficiente para obtener
información práctica acerca de lo siguiente:
1. Forma en que se efectúa las actividades en la entidad
2. Necesidad o utilidad de las distintas fases en el procedimiento.
43
Lic. Carlos Najarro Mejía
3. Resultado de las transacciones según los objetivos, políticas y
prácticas del sentido común.
4. Efectividad del control gerencial
El método de seleccionar transacciones u operaciones específica y
rastrearlas a través de su procedimiento dentro de la empresa o entidad;
permite determinar los procedimientos realmente seguidos y determinan
si son realmente razonables y funcionan de acuerdo con los objetivos,
políticas y normas ya estudiadas en la fase anterior.
Este enfoque es mucho más satisfactorio para algunos tratadistas, que
una revista general de procedimientos y manuales de procedimientos de
la empresa o de una selección de un muestreo de transacciones para
examinarlas y de las que se pueden determinar su cumplimiento.
Se debe evaluar las operaciones como están siendo ejecutadas y no
como debe ser según los manuales, es suficiente en esta fase, escoger
una o dos transacciones típicas de cada actividad o área de operación y
rastrearlas a través de todo el proceso, evaluando durante el rastreo los
puntos importantes del control efectuado o la falta de los mismos.
Se debe hacer hincapié que no se debe estudiar los manuales que
proporcionan procedimientos detallados en esta fase, porque
posteriormente puede resultar que no sigan siendo el mismo obsoleto o
que el auditor determine que el asunto no es un área crítica y no será
seleccionada para un examen más profundo en la siguiente fase.
La experiencia ha demostrado que un enfoque directo de examen de
operaciones escogidas como típicas, de cómo resultados, una
identificación más rápida y eficiente de las debilidades, deficiencias y
áreas críticas.
La naturaleza del proceso administrativo al ser revisado, dependerá del
tipo de empresa o entidad y de los resultados de las dos primeras fases
del examen.
Puede consistir en el examen de actividades como: otorgamiento de
contratos, solicitud de préstamos, aprobados o rechazo de préstamos,
44
Lic. Carlos Najarro Mejía
arrendamientos, fabricación de diversos productor, distribución, etc.,
representan actos o procesos aplicados en pasos específicos al efectuar
una operación.
Las operaciones a revisar deben ser las típicas; con este propósito el
número de ellas es de menor importancia que su carácter
representativo. Algunos factores que deben tomarse en cuenta en esta
fase son:
1. Si las políticas, normas, procedimientos y prácticas seguidas en la
realidad son consistentes con los objetivos y misión principal de la
dependencia o unidad.
2. Si el control gerencial está de conformidad con lo planeado por la
máxima autoridad y si funciona en forma eficiente, efectiva y
económica.
3. Si el sistema de control del ejecutivo proporciona un control
satisfactorio sobre costos, desembolsos, ingresos y recursos del
estado, o empresa tomando en cuenta todos los factores.
4. Si las prácticas de la dependencia dan como resultado la promoción y
protección de los intereses de los bienes y recursos del estado, o en
todo caso de la empresa auditada.
El proceso de revisión y evaluación del proceso administrativo llevado a
cabo por el auditor administrativo, es diferente al proceso de revisión del
control interno financiero llevado a cabo por un auditor contable.
Este puede llevarse en base a cuestionarios de control, de gestión o de
flujograma o una combinación de ambos.
La mayoría de autores recomiendan y presentan cuestionarios a ser
aplicados por los auditores en esta fase.
Sin embargo, se estima que se debe desarrollar el examen y evaluación
de la gestión en base a la experiencia del auditor, utilizando cualquiera
de estas, considerando que los cuestionarios de control podrían ser
demasiados flexibles, ya que se corre un grave riesgo de que los
auditores pueden limitar su examen y evaluación al contenido del
45
Lic. Carlos Najarro Mejía
cuestionario sin ampliarlo a otras áreas no contempladas dentro del
mismo.
Al revisar y evaluar el proceso administrativo, el auditor debe considerar
con respecto a cada área de actividad, los elementos básicos del control
que incluyen:
a) Un plan de operaciones que prevea una separación apropiada de
responsabilidades funcionales.
b) Un sistema de autorización y procedimiento de registros adecuados
para prever un control adecuado sobre los recursos.
c) Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y
funciones de cada unidad y trabajador.
d) Un grado de idoneidad del personal proporcional a sus
responsabilidades.
Es muy importante que las medidas de control tomadas sean integradas
dentro de los procedimientos y procesos de la administración. Se debe
evitar hasta lo máximo, tener medidas de control establecidas como
actividades suplementarias separadas.
El proceso de control es de primordial responsabilidad del ejecutivo de
la entidad en sus distintos niveles. El proceso de una unidad operativa
se describe en la siguiente forma:
1.- Desarrollo de Objetivos.- El primer paso es determinar lo que se
quiere lograr, esto es, fijar los objetivos de la unidad dentro del
marco de objetivos institucionales. La efectividad del proceso de
control está relacionada directamente con la toma como se
establecen los objetivos.
2.- La medición de Resultado.- Una vez establecidos los objetivos, es
necesario prever la medición del rendimiento para determinar si la
unidad está progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta
información debe estar disponible oportunamente a las personas
claves.
46
Lic. Carlos Najarro Mejía
3.- Comparación del Rendimiento Real con los Objetivos.- Esta
comparación hace posible la identificación de diferencias o
desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos
débiles del proceso en introducir las medidas necesarias.
4.- Análisis de las Causas de la Diferencias o Desviaciones.-
Determinar por qué resultaron las desviaciones significativas.
5.- Determinación de la Acción Gerencial.- Al analizar la situación es
necesario determinar la acción correctiva que debe tomar la gerencia
para corregir las desviaciones de los objetivos.
6.- La toma de acción.- La acción correctiva deber ser tomada lo más
rápido posible.
7.- Revisión Continua.- Después de haber efectuado la corrección es
necesario efectuar un seguimiento para asegurar si ha sido efectiva
la recomendación y si han surgido otras desviaciones.
Estos pasos en el proceso de control deber ser tomados por los mismos
funcionarios de la empresa. Al encontrar que no existe un proceso de
esta naturaleza, el auditor está determinado un área crítica que merece
más atención.
Al terminar la fase de revisión y evaluación del proceso administrativo, el
auditor debe estar en condiciones de determinar cuáles de las áreas
determinadas deben ser consideradas como posibles críticas, en las
cuales existe falta o es deficiente las acciones técnicas y rutinarias del
proceso administrativo y que por tal motivo será necesario un estudio o
examen más profundo por el equipo de auditores.
En este momento el auditor está en condiciones de determinar cuáles
de las áreas determinadas deben ser consideradas como posibles
críticas, en las cuales existe falta o es deficiente las acciones técnicas y
rutinarias del proceso
Administrativo y que por tal motivo será necesario un estudio o examen
más profundo por el equipo de auditores.
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Lic. Carlos Najarro Mejía
En este momento el auditor está en condiciones de preparar el
programa para la cuarta fase.
FASE IV
EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS CRÍTICAS:
El propósito en esta fase tiene que ser diseñado conforme a las
necesidades de las áreas críticas seleccionadas en la fase 3 y no puede
existir ningún tipo de modelo para este programa. El auditor jefe de
equipo tiene que usar su propia experiencia para preparar los
procedimientos de auditoria de acuerdo a los resultados de la fase
anterior.
En esta fase el auditor tiene que hacer uso de toda su imaginación para
determinar exactamente cómo hacer para aplicar pruebas más
detalladas a operaciones que no son necesariamente bien organizadas
y ordenadas y que presentan dificultades para su seguimiento.
Esta parte del examen consiste en la revisión de informes, registros,
archivos y la prueba, verificación y confirmación contenida en ellos,
tanto como la obtención de información por medio de entrevistas,
inspección física, observación de operación, etc; obviamente no es
posible examinar todas las operaciones efectuadas aún en la áreas
críticas seleccionadas para un examen más detallado.
El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de una
revisión y prueba suficiente de tales sistemas a través de un examen
selectivo aplicando pruebas detalladas para obtener la evidencia
necesaria y establecer conclusiones y recomendaciones para mejorar
las actividades. Algunos de los objetivos específicos de esta fase,
incluye una determinación si la entidad dentro de sus acciones
examinadas está logrando:
1.-Adhesión a las políticas prescritas
2.-Logro de los objetivos establecidos por la unidad o función dentro de
los objetivos generales de la dependencia.
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Lic. Carlos Najarro Mejía
3.-Eficiencia operativa
4.-Efectividad y economía en la utilización de los recursos humanos,
materiales y financieros.
5.-Precisión, confiabilidad y utilidad de los informes gerenciales.
Esta fase es la más larga y detenida del examen y normalmente debe
comprender el 80% del trabajo de campo, de igual modo, en esta fase
es necesario incorporar al equipo de auditoria, los auditores y asistentes
adicionales considerados necesarios según el programa de auditoria
preparados para la fase.
Mientras se va desarrollando esta fase, es posible, que el auditor tenga
necesidad de obtener Asesoría de personas especializadas en aspectos
específicos de la Gestión Empresarial, tales como producción, logística,
etc.
En esta fase los auditores deben determinar si las prácticas gerenciales
empleadas en las áreas examinadas están dentro del marco general de
los principios y prácticas generales aceptadas aplicables a dichas áreas.
Para poder llevar a cabo esto, los auditores tienen que conocer los
principios generalmente aplicables, sino los conocen sería necesario un
asesor especial para ayudar con el examen en las áreas fuera del
conocimiento técnico del equipo de auditoria.
El método de obtención de evidencia y determinación de su pertenencia
y suficiencia es similar en la Auditoria Administrativa, la Auditoria
Financiera y la Auditoria Operativa.
El auditor empleando las técnicas de auditoria puede reunir las
evidencias que él considere necesario dentro de las circunstancias.
No hay manera de definir el grado necesario de evidencia para un caso
dado: excepto a base de la experiencia del auditor.
Hasta el máximo el auditor debe reunir evidencia física por medio de la
inscripción y observación directa de las actividades llevadas a cabo por
el personal de la empresa y por los hechos relacionados con ésta.
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Lic. Carlos Najarro Mejía
Dichas evidencias deben ser documentadas en los papeles de trabajo;
de igual modo debe obtenerse evidencia verbal a través de entrevistas
con funcionarios y empleados y la documentación a través de registros,
archivos e informes de la entidad.
Cuando sea posible, también debe acumular evidencia externa de
naturaleza documental que sustente los hallazgos de auditoria. Este tipo
de evidencia es la más confiable, sin embargo en muchas áreas de
auditoria no es posible obtenerla y el auditor debe estar satisfecho con
la información documentada producida de la propia entidad, y la
evidencia verbal que haya sido debidamente verificada.
Otro aspecto importante de esta fase es la comunicación del auditor a
los funcionarios correspondientes, sobre los hallazgos sustentativos de
auditoria.
Las áreas críticas y los resultados deben ser discutidos con ellos cuando
sea posible y se debe llegar a un acuerdo sobre la deficiencia o
desviación observada, su naturaleza o alcance, los hechos involucrados
y la acción correctiva que debe ser tomada.
Frecuentemente es posible que el auditor verbalmente durante esta fase
pueda convencerá los funcionarios el implantar de inmediato las
recomendaciones de auditoria, sin esperar la emisión del informe final.
Cuando el auditor puede lograr esto ha proporcionado una contribución
muy valiosa a la empresa a través del logro oportuno de las
recomendaciones.
Al terminar la cuarta fase.- el auditor debe haber determinado
claramente las desviaciones o situaciones críticas dentro de la empresa,
que merecen atención y acción correctiva por la gerencia y debe haber
tomado decisión sobre la clase de acción que va a recomendar su
informe final, y que ha venido desarrollando con todos los elementos
durante el proceso de la auditoria.
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Lic. Carlos Najarro Mejía
CONCLUSIÓN DEL EXAMEN:
Al concluir el examen, el jefe del equipo debe organizar el contenido y
estructura del informe, asegurándose que no se ha omitido algún
aspecto importante. Además debe tener una conferencia final con los
funcionarios y ex-funcionarios de la entidad, responsables de las áreas
examinadas.
La organización del informe puede ser efectuada a través del empleo de
las hojas de apuntes. Este documento consiste en una hoja en la cual el
auditor describe en forma resumida todos los atributos necesarios para
la formulación escrita del hallazgo de auditoria a ser comentado en su
informe.
Normalmente debe existir una hoja de apuntes para cada hallazgo
significativo, referenciandolos con los papeles de trabajo que lo
respaldan. El propósito de la conferencia final es de discutir el contenido
del informe con los funcionarios responsables de las áreas y obtener sus
puntos de vista con respecto al mismo.
Normalmente, estos puntos discutidos en la conferencia final, no son
sorpresa para los funcionarios, pues debieron ser discutidos con ellos en
el transcurso del examen de auditoria y especialmente durante la cuarta
fase.
El auditor verdaderamente efectivo es el que puede obtener la
aceptación y el inicio de la implantación de las recomendaciones de su
informe para documentarse y permitir el seguimiento de las
recomendaciones.
A veces, no se puede lograr entendimiento y aceptación de todas o casi
todas las recomendaciones, en situaciones de las que estos es posible,
el auditor debe obtener los puntos de vista que son diferentes de los
suyos para incluirlos dentro de los comentarios del informe para
asegurar la objetividad del mismo.
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Lic. Carlos Najarro Mejía
El documento final que es de responsabilidad del auditor general será
distribuido a las principales dependencias que tiene relación con las
áreas examinadas.
LOS HALLAZGOS:
Es oportuno señalar las características de los hallazgos, puesto que
será esta la modalidad de presentación de los documentos en el
informe.
Todo hallazgo tendrá un título que revele su contenido en forma
resumida y llame la atención al lector, este será corto e identificará la
idea del contenido, en todo lo posible deberá ser redactado en forma
constructiva.
Un hallazgo de auditoria es algo que el auditor ha observado o
encontrado irregular en su examen. La información en la cual se base
está disponible en la entidad y posiblemente es conocida por otros.
Es el resultado de la información desarrollada de la reunión lógica de
datos y una presentación objetiva de los hechos.
Un hallazgo es la base para una o más conclusiones y
recomendaciones, pero éstas no constituyen parte del mismo.
Un hallazgo normalmente no es favorable a la entidad editada a pesar
que existirán otros de naturaleza diferente que podrán destacarse en el
informe por su trascendental importancia.
La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo
depende de las circunstancias y del juicio del auditor, y es importante
que la presentación del hallazgo no conduzca a conclusiones erróneas y
que su contenido esté plenamente justificado por la labor efectuada, así
como por la evidencia obtenida.
Por tanto, el auditor debe considerar las circunstancias en las que
ocurrió el hecho, tomando en cuenta aquel momento y no el actual,
además considerará la complejidad y magnitud del problema y el grado
de generalización de este considerándolo en forma objetiva, honesta, y
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Lic. Carlos Najarro Mejía
justa; pero sobre todo conveniente, puesto que su labor no se reduce a
que lo acepten
Porque lo dice el auditor, sino porque la razón demuestra la necesidad
de un cambio.
Los criterios de los funcionarios cuya gestión se examina, ayudará a
equilibrar el informe.
Para determinar un hallazgo, es necesario se observe ciertos
mecanismos que permitirán su desarrollo:
1.- Identificación de la condición de asunto deficiente, defectuoso, etc,
según se los mida en comparación a los criterios aceptables que
generalmente son formas demostradas de hacer lo mejor: unos
criterios aceptables pueden ser aquellos establecidos por la ley o
directivas de la entidad, y si estos no han sido establecidos, el
auditor tiene que desarrollarlos y anunciarlos con sumo cuidado.
2.- Identificación de la línea de autoridad y responsabilidad de la entidad
con respecto a las operaciones implicadas.
3.- Verificación de las causas de las deficiencias.
4.- Determinación de que si la deficiencia es un caso aislado o una
condición muy difundida.
5.- Identificación y solución de asuntos legales.
6.- Determinación de los efectos o importancia de las deficiencias.
7.-Obtención de comentarios de personas u organismos directamente
interesados, que pueden esta afectados por el hallazgo.
8.- Determinación de las conclusiones de auditoria en base a la
evidencia reunida.
9.-Determinación de posibles acciones correctivas o recomendaciones
para mejoras.
Los puntos 8 y 9 si bien no forman parte del hallazgo es importante
relacionarlos con éste, debido a que complementan la acción de
auditoria, puesto que la sola identificación de una deficiencia sería una
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Lic. Carlos Najarro Mejía
labor estéril para la administración, no así el auditor emite conclusiones
y recomendaciones para aquellas deficiencias sean corregidas.
Será por tanto necesario que el auditor desarrolle los hallazgos bajo
esquema de todos sus atributos: teniendo en cuenta el factor causa-
efecto.
Cuando se haga referencia a disposiciones legales, comunicaciones,
actas, etc, debe considerarse necesario la trascripción de la parte
pertinente En los hallazgos no constarán los de los funcionarios,
solamente se indicará la función que desempeñan, pues estos datos ya
constan en la información introductoria.
Tampoco se especificará las responsabilidades que se desprenden del
examen porque los hallazgos que se presentan en el informe no tiene
por finalidad determinar tales situaciones.
Los hechos subsecuentes y los puntos de vista u opiniones de la entidad
tomarán parte de los hallazgos correspondientes.
FASE V
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
La comunicación se realiza por los medios orales y escritos a través del
primero se logra el mejor entendimiento y el intercambio de información
con los funcionarios, así como el logro de evidencia complementaria.
Existen varias disposiciones legales, normas técnicas circulares, etc.
que señalan las necesidades de mantener una adecuada comunicación
del resultado de auditores, condición que no debe dejarse de lado.
El informe se comunicará y será limitado a todos los asuntos
significativos. Se deben hacer conocer las revelaciones informáticas
como razonablemente adecuadas a menos que se indique de otra
manera. También se hará conocer a los jefes de las áreas críticas los
hallazgos y deficiencias detectadas a fin de que puedan efectuar sus
descargos y aclaraciones pertinentes. En este sentido se debe llegar a
acuerdos con los funcionarios correspondientes de la empresa o entidad
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Lic. Carlos Najarro Mejía
acerca de la corrección de los hechos, aunque pueda haber
desavenencias en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de
medidas.
Correctivas. La incapacidad de llegar a acuerdos acerca de los hechos,
no excluye la necesidad de informar sobre un asunto, si el auditor está
razonablemente seguro de la corrección e la información que ha
desarrollado, así como también de la identificación de las líneas de
autoridad y responsabilidad en la empresa o en organismos con
respecto a las operaciones implicadas.
Se debe además identificar a las persona directamente responsables de
la operación y a los niveles más altos de responsabilidad para ver con
quien se debe diseñar el problema y a quien se debe dirigir las
comunicaciones permanentes. Tal identificación es especialmente
importante en las estaciones descentralizadas, que están sujetas a
control por parte de los niveles más altos de la empresa u organismo.
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Lic. Carlos Najarro Mejía
CONCLUSIONES
• En la Auditoria Administrativa, al iniciar todo examen, el auditor debe reunir toda
la información disponible, antes de ir a las unidades o áreas pertinentes.
• El proceso de la Auditoria Administrativa, es un proceso integral que se
desarrolla durante el transcurso de todo el examen y es necesario programar y
planear cada fase del mismo.
• No es posible en la Auditoria Administrativa planear con precisión la cantidad de
elementos de Auditoria a ser empleados en los diversos pasos que requiere el
examen.
• Si el examen es programado más tiempo, se puede cubrir más áreas críticas, y
al contar con menos tiempo el examen se limitará solamente a las áreas
consideradas críticas.
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Lic. Carlos Najarro Mejía
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
1.- AUDITORIA INTEGRAL
AUTOR : Miguel Bravo Cervantes
EDITORIAL : Fecat 2002
2.- AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AUTOR : José Linares Cazola
EDITORIAL : Fénix S.A. 2004
3.- AUDITORIA DE GESTIÓN: PRACTICA (SEPARATA)
AUTOR : Carlos Gonzáles Añorga
EDITORIAL : U.N.F.S.C. 2013
4.- FUNDAMENTOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AUTOR : Julio Pardo Vega
EDITORIAL : San Marcos - 2002
5.- FUNDAMENTOS CON UN ENFOQUE MODERNO: FASES DEL
PROCESO DE AUDITORIA
AUTOR : Pedro A. Yarasca Ramos
EDITORIAL : San Marcos – 2004
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ANEXO:
58
LA AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
REVISA Y
EVALUA
FACTORES INTERNOS
PROCESAL
FUNCIONAL
ANALITICO
FACTORES EXTERNOS
MEDIO AMBIENTE
Planeación – Organización
Dirección – Control
Consejo De Administración Gerencia –Asesoría –Producción – Mercadotecnia –
Finanzas – Personal, etc.
Puestos – Tiempos – Movimientos – Formas – Equipo – Seguridad – Costos –
Materiales, etc.
Clima – Precios – Medios de Comunicación – Agua – Localización – Aspectos:
Sociológicos, Psicológicos, Jurídicas, etc.
A
LA
EMPRESA
DE
ACUERDO A LOS
INFORMANDO DE LOS RESULTADOS Y PROPONIENDO EN SU CASO SOLUCIONES CORRECTIVAS
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