TALLER DE PRODUCTIVIDAD
“Como tener un sistema de trabajo
eficiente y libre de stress”
“Cómo tener un sistema de trabajo eficiente y libre de
stress”
INTRODUCCIÓN:QUÉ APRENDEREMOS
1. Intro: Conceptos Básicos
2. Etapas para enfrentar el flujo de trabajo
3. Planeación de Proyectos
4. Herramientas de Productividad
5. Buenas Prácticas: Reuniones
INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOSContestar emails, mensajes, y otras notificaciones son una adicción.Dopamina: DeseoEndorfinas: Terminamos una tarea
Meta: Sacar las ideas de la mente y organizarlas
Adicciones Stress Infelicid
ad
INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOSTeoría de Lotes: MontonesÓptimo de Paretto 80-20
INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOS
La importancia de decir NO a otros proyectos que no van alineados con mi why
INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOS
Misiones
Objetivos
Plan
Acción
Trabajar “Hacia Abajo”
INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOS
El Método David Allen
1. Capturar todo lo que deba hacer ahora, más tarde o en algún momento futuro en un sistema lógico, organizado y confiable que registre todo fuera de su propia memoria, para que no tenga que pensar en ello hasta que sea el momento y esté listo.
2. Adquirir la disciplina de decidir con anticipación cuánta información e instrucciones permite en su vida, para poder seguir planeando sus tareas y cambiar los planes cuando sea necesario.
SEGUNDA PARTE:ETAPAS PARA ENFRENTAR EL FLUJO DE TRABAJO
• Cestas• Vaciar Periódicamente
Recopilar
• Qué es?• Ahora, después o nunca?• Hacerlo o delegarlos
Procesar
• Horario Semanal de revisión
• Usar etiquetas• Formas para etiquetar:
Organizar
• Criterios para elegir hacer:Hacer
SEGUNDA PARTE:ETAPAS PARA ENFRENTAR EL FLUJO DE TRABAJO
• Cestas• Vaciar Periódicamente
Recopilar
• Qué es?• Ahora, después o nunca?• Hacerlo o delegarlos
Procesar
• Horario Semanal de revisión
• Usar etiquetas• Formas para etiquetar:
Organizar
• Criterios para elegir hacer:Hacer
SEGUNDA PARTE:ETAPAS PARA ENFRENTAR EL FLUJO DE TRABAJO
• Cestas• Vaciar Periódicamente
Recopilar
• Qué es?• Ahora, después o nunca?• Hacerlo o delegarlos
Procesar
• Horario Semanal de revisión
• Usar etiquetas• Formas para etiquetar:
Organizar
• Criterios para elegir hacer:Hacer
b. Usar etiquetasi. Descartablesii. Proyecto X / Tema X (Ej: Etiquetas de Gmail, categorías de Word, caja de CRM)c. Formas para etiquetar:i. Cesta físicaii. Carpetas físicas o virtualesiii. Etiquetas físicas o virtuales
SEGUNDA PARTE:ETAPAS PARA ENFRENTAR EL FLUJO DE TRABAJO
• Cestas• Vaciar Periódicamente
Recopilar
• Qué es?• Ahora, después o nunca?• Hacerlo o delegarlos
Procesar
• Horario Semanal de revisión
• Usar etiquetas• Formas para etiquetar:
Organizar
• Criterios para elegir hacer:Hacer
i. Contexto: Ej, necesito el PC, necesito las facturasii. Tiempo disponibleiii. Energía disponibleiv. Prioridad: Cuál es la acción más importante y urgente? 80-20
TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS
Definir su propósito y principios
Start with why
Metas personales y
sueños
Visualizar el resultado
Anotar metas de corto,
mediano y largo plazo
Anotar cómo realmente
sería
Dibujar cómo sería
Lluvias de ideas
Anotar ideas.
Mente abierta
enfatice la cantidad, no la calidad.
Organizar
Piezas importantes?
Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades
Acción
Siguiente acción Actuar!
Marcar tareas que
esperamos que otros terminen
TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS
Definir su propósito y principios
Start with why
Metas personales y
sueños
Visualizar el resultado
Anotar metas de corto,
mediano y largo plazo
Anotar cómo realmente
sería
Dibujar cómo sería
Lluvias de ideas
Anotar ideas.
Mente abierta
enfatice la cantidad, no la calidad.
Organizar
Piezas importantes?
Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades
Acción
Siguiente acción Actuar!
Marcar tareas que
esperamos que otros terminen
TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS
Definir su propósito y principios
Start with why
Metas personales y
sueños
Visualizar el resultado
Anotar metas de corto,
mediano y largo plazo
Anotar cómo realmente
sería
Dibujar cómo sería
Lluvias de ideas
Anotar ideas.
Mente abierta
enfatice la cantidad, no la calidad.
Organizar
Piezas importantes?
Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades
Acción
Siguiente acción Actuar!
Marcar tareas que
esperamos que otros terminen
TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS
Definir su propósito y principios
Start with why
Metas personales y
sueños
Visualizar el resultado
Anotar metas de corto,
mediano y largo plazo
Anotar cómo realmente
sería
Dibujar cómo sería
Lluvias de ideas
Anotar ideas.
Mente abierta
enfatice la cantidad, no la calidad.
Organizar
Piezas importantes?
Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades
Acción
Siguiente acción Actuar!
Marcar tareas que
esperamos que otros terminen
TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS
Definir su propósito y principios
Start with why
Metas personales y
sueños
Visualizar el resultado
Anotar metas de corto,
mediano y largo plazo
Anotar cómo realmente
sería
Dibujar cómo sería
Lluvias de ideas
Anotar ideas.
Mente abierta
enfatice la cantidad, no la calidad.
Organizar
Piezas importantes?
Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades
Acción
Siguiente acción Actuar!
Marcar tareas que
esperamos que otros terminen
CUARTA PARTE:HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD
Tener un Calendario
Bandejas
Procesar Bandeja de Entrada
Asignar un 80% del tiempo a las cosas productivas y 20% a las administrativasEstar tranquilo que las tareas se realizarán
Foco en UNA tarea. No multi-task• No contestar números desconocidos• Tener un mensaje tipo para re-orientar a
tu canal de comunicación
Ej: Google Calendar
Agendar horas para revisiones estratégicas de mediano y largo plazo
CUARTA PARTE:HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD
Tener un Calendario
Bandejas
Procesar Bandeja de Entrada
Entrada
Stand by
CUARTA PARTE:HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD
Tener un Calendario
Bandejas
Procesar Bandeja de Entrada
Descartar todo lo no necesario
Hacer todo lo que se pueda hacer en 2 minutos• Emails largos se contestan en su
instancia. Ej: Propuestas
Delegar
Re-etiquetar
Procesar / Contestar primero el más importante luego el más antiguo
QUINTA PARTE:BUENAS PRÁCTICAS: REUNIONES
No estar de acuerdo en las reuniones o
llamadas sin orden del día o final claro
Ojalá no más de 30 minutos
Ser puntual y empezar la reunión “al grano”
(salvo con empleados)A veces la “reunión” puede hacerse por
teléfono / Skype en 10 minutos
• Armar minutas• Asumir compromisos• Pre-visualizar posibles resultados
QUINTA PARTE:BUENAS PRÁCTICAS: REUNIONES
No estar de acuerdo en las reuniones o
llamadas sin orden del día o final claro
Ojalá no más de 30 minutos
Ser puntual y empezar la reunión “al grano”
(salvo con empleados)A veces la “reunión” puede hacerse por
teléfono / Skype en 10 minutos
• Armar minutas• Asumir compromisos• Pre-visualizar posibles resultados
QUINTA PARTE:BUENAS PRÁCTICAS: REUNIONES
No estar de acuerdo en las reuniones o
llamadas sin orden del día o final claro
Ojalá no más de 30 minutos
Ser puntual y empezar la reunión “al grano”
(salvo con empleados)A veces la “reunión” puede hacerse por
teléfono / Skype en 10 minutos
• Armar minutas• Asumir compromisos• Pre-visualizar posibles resultados
QUINTA PARTE:BUENAS PRÁCTICAS: REUNIONES
No estar de acuerdo en las reuniones o
llamadas sin orden del día o final claro
Ojalá no más de 30 minutos
Ser puntual y empezar la reunión “al grano”
(salvo con empleados)A veces la “reunión” puede hacerse por
teléfono / Skype en 10 minutos
• Armar minutas• Asumir compromisos• Pre-visualizar posibles resultados
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