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Der Zusammenhang von Dokumentation & Wirtschaftlichkeit im Krankenhaus
Dr. med. Markus VogelClinical Consultant Nuance Healthcare Deutschland
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Sehen wir alles?
Offensichtliches wird sichtbar wenn wir den Blickwinkel ändern.
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Eine Fahrt durch das Gesundheitssystem oder eine Fahrt mit der U-Bahn:
Wo entstehen Kosten?
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Strecke Rathaus Spandau nach Jakob-Kaiser-Platz
Anzahl 8 Stationen
Dauer Etwa 10 Minuten
Kosten 2,70 € im Regeltarif Berlin AB
Eine Fahrt mit der U7
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Zeit [s]
Erwerb Fahrkarte
60
Suchen Fahrschein
15
StempelnEntwerter
5
WegsteckenIn Tasche
10
GESAMT 90
Dokumentation der Fahrt
Berlin AB 4-Fahrten
Fahrtkosten 2,70 € 2,17 €
Dokumentationszeit 90s 45s
Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 €
Dokumentationskosten 1,05 € 0,52 €
Dokumentationsanteil 39 % 17 %
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Einfluss von außen verändert die Fahrt: es wird nur noch Kurzstrecke gefahren.
Was passiert mit den Kosten?
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Zeit [s]
Erwerb Fahrkarte
60
Suchen Fahrschein
15
StempelnEntwerter
5
WegsteckenIn Tasche
10
GESAMT 90
Neugestaltung der Fahrt
Berlin AB 4-Fahrten Kurzstrecke
Fahrkarte 2,70 € 2,25 € 1,60 €
Dokumentationszeit 90s 45s 90s
Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € 0,012 €
Dokumentationskosten 1,05 € 0,52 € 0,52 €
Dokumentationsanteil 39 % 23 % 65 %
Strecke (Rth. Sp.) Zitadelle nach Jakob-Kaiser-Pl.
Anzahl (8) 6 Stationen
Dauer (10) Etwa 8 Minuten
Kosten 1,60 € Kurzstrecke + mögliche Nachteile
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Zeit [s]
Erwerb Fahrkarte
60
Suchen Fahrschein
15
StempelnEntwerter
5
10
GESAMT 90
Dokumentation der Fahrt
Berlin AB Kurzstrecke
Fahrkarte 2,70 € 1,60 €
Dokumentationszeit 90s 90s
Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 €
Dokumentationskosten 1,05 € 1,05 €
Dokumentationsanteil 39 % 69 %?
?
?
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Zeit [s]
Erwerb Fahrkarte
60
Suchen Fahrschein
15
StempelnEntwerter
5
WegsteckenIn Tasche
10
GESAMT 45
4-Fahrten-Karte
4-F-kurz
Fahrtkosten 1,40 €
Dokumentationszeit 45s
Gehalt pro Sekunde 0,012 €
Dokumentationskosten 0,54 €
Dokumentationsanteil 39 %
15
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Zeit [s]
Erwerb Fahrkarte
60
Suchen Fahrschein
15
StempelnEntwerter
5
WegsteckenIn Tasche
10
GESAMT 35
4-Fahrten-Karte Handy-Ticket
4-F-k-Handy
Fahrtkosten 1,40 €
Dokumentationszeit 35 s
Gehalt pro Sekunde 0,012 €
Dokumentationskosten 0,42 €
Dokumentationsanteil 30 %
15
10
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Zeit [s]
Erwerb Fahrkarte
60
Suchen Fahrschein
15
StempelnEntwerter
5
WegsteckenIn Tasche
10
GESAMT 35
4-Fahrten-Karte Handy-Ticket
4-F-k-Handy
Fahrtkosten 1,40 €
Dokumentationszeit 35 s
Gehalt pro Sekunde 0,012 €
Dokumentationskosten 0,42 €
Dokumentationsanteil 30 %
15
10
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Zeit [s]
Erwerb Fahrkarte
60
Suchen Fahrschein
15
StempelnEntwerter
5
10
GESAMT 90
Effektive Dokumentation
– Reduktion des Dokumentationsanteils auf 30%
– 55 Sekunden mehr Zeit pro Fahrt
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Dokumentationskosten im Krankenhaus entstehen von der Aufnahme bis zur Entlassung.
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Strecke Aufnahme bis Entlassung
Anzahl multiple Prozesse
Verweildauer Etwa 7 Tage
Kosten 3.587 € (40% Sachkosten, 60% Personal)
Das Offensichtliche sichtbar machen
Aufnahme
Diagnostik TherapieEntlassung
AOK Bundesverband Zahlen und Fakten 2014
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Strecke Kurzstrecke wird gefahren
Anzahl Stationen reduzieren
Dauer verringern
Kosten Senken (40% Sachk., 60% Personalk.) + Nachteile
Das Offensichtliche sichtbar machen
Aufnahme
Diagnostik TherapieEntlassung
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Die Studie „Auf den Spuren der Zeitdiebe im Krankenhaus“ nimmt das (Miss-)Verhältnis von Dokumentationsaufwand und Patientenarbeit unter die Lupe
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Zusammensetzung der Stichprobe
Insgesamt wurden 229 Personen aus über 180 vorwiegend mittleren und großen Krankenhäusern befragt.
HIMMS Studiezum Dokumentationsaufwand
Anästhesie- und Intensivmedizin
Innere Medizin
Chirurgie
Frauenheilkunde und Geburtshilfe
Kinder- und Jugendmedizin
Urologie
Neurologie
HNO
Sonstige Fachrichtung*
29%
26%
14%
9%
7%
3%
3%
2%
7%
Quelle: HIMSS (2015), n=229
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Zusammensetzung der Stichprobe
Assistenz- und Fachärzte stellen den Großteil des Ärztlichen Dienstes in der Stichprobe dar, 75 Prozent aller Befragten sind zwischen 30 und 39 Jahren bzw. 40 und 49 Jahren.
HIMMS Studiezum Dokumentationsaufwand
Quelle: HIMSS (2015), n=229
Ärztlicher Dienst
Chefarzt
Oberarzt
Facharzt
Assistenzarzt
Pflegedienst
Pflegeleitung
Pflegepersonal
52%
11%
13%
28%
33%
48%
41%
51% n=229
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Aufwand in Minuten pro Fall
Die aufwendigsten Dokumentations-prozesse sind die Anamnese, der Entlassungsbericht und die Verlaufsdokumentation in die Kurve. Insgesamt verursachen 9 von 13 Dokumentationen einen Aufwand von mehr als 10 Minuten pro Fall.
HIMMS Studie zur Dokumentation
Quelle: HIMSS (2015), n=229
Aufnahmeuntersuchung
Entlassungsberichte
Übergabedokumentation
Anfragen von Kostenträgern/MDK
Verlegungsberichte
Verlaufsdokumentation in der Kurve
Erstellung des Prozedurberichtes
Qualitätssicherung
Anträge für Reha / AHB / Kuren
Aufklärungsgespräch
Dokumentation von Konsilen
Kodierung
Anforderungsscheine
16.816.0
14.613.313.2
12.411.911.8
10.99.79.28.8
5.8
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Aufwand in Minuten ÄrzteDokumentationsprozess DKI (2003) HIMSS Europe (2015)
Chirurgie Innere Chirurgie Innere
Aufnahmeuntersuchung 12,7 14,6 15,1 17,8
Entlassungsberichte 15,3 22,3 14,4 17,8
Anfragen von Kostenträgern/MDK 9,18 9,58 13,8 13
Verlegungsberichte 10,5 12,1 12,8 13,4
Erstellung des Prozedurberichtes 9,4 - 13,3 14,6
Qualitätssicherung 9,9 10,7 15,9 8,9
Anträge für Reha / AHB / Kuren 5,22 4,92 13 11,3
Aufklärungsgespräch 6,8 4,9 12,5 7,2
Dokumentation von Konsilen 3,9 4,7 11.9 7,5
Kodierung 11,4 11,8 8,7 7,5
Anforderungsscheine 4,4 5 3,8 3,8
2.4
-0.9
4.6
2.3
3.9
6.0
7.8
5.7
8.0
-2.7
-0.6
3.2
-4.5
3.4
1.3
-1.8
6.4
2.3
2.8
-4.3
-1.2
Veränderung des Aufwandes in Minuten
Quelle: Blum, Karl; Müller, Udo (2003): Dokumentationsaufwand im Ärztlichen Dienst der Krankenhäuser, Düsseldorf.
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Der zeitliche Aufwand für die Dokumentation von Ärzten wurde 2003 in einer Studie des Deutschen Krankenhaus Institutes erhoben.
12 Jahre später (HIMSS Studie) konnte eine Steigerung des Aufwandes für 8 von 11 Prozessen in der Chirurgie und 6 von 10 Prozessen in der Inneren Medizin festgestellt werden.
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Gesamtaufwand in StundenBezogen auf alle Befragten ist der zeitliche Aufwand in der Chirurgie und Inneren Medizin am Höchsten. Der Ärztliche Dienst dokumentiert täglich mehr als 3h.
Quelle: HIMSS (2015), n=229
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Kosten der Dokumentation pro PersonPersonalkosten pro Jahr 26 Mio. Euro in einem 450 Bettenhaus. Davon werden 21 Prozent durch Dokumentation verursacht.
Quelle: HIMSS (2015), n=229
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Kosten und Zeit pro Fall stehen nicht in direktem Verhältnis zueinander. Laut Angaben der Ärzte könnten nur 1,6 Fälle pro Tag dokumentiert werden.
154,4 Minuten bei 4h Dokumentation = 1,6 Fälle ?
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Kosten der Dokumentation eines Falles
Vergütung3.587€
Anteil Personal 60 %
Anteil Dokumentation 21 %
Dokumentationszeit 154,4 min
Dokumentationskosten 451,96 €
Zeit [min]
Anamnese 16,8
Verlauf 12,4
Entlassung 16,0
Andere 109,2
GESAMT 154,4
?
!
?
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Den höchsten Aufwand pro Tag verursachen die die Verlaufsdokumen-tation in der Kurve, die Anamnese und der Entlassungsbericht. Insgesamt verursachen 5 von 13 Dokumentationen einen Aufwand von mehr als 30 Minuten pro Tag.
Aufwand in Minuten pro Tag
Aufnahmeuntersuchung
Entlassungsberichte
Übergabedokumentation
Anfragen von Kostenträgern/MDK
Verlegungsberichte
Verlaufsdokumentation in der Kurve
Erstellung des Prozedurberichtes
Qualitätssicherung
Anträge für Reha / AHB / Kuren
Aufklärungsgespräch
Dokumentation von Konsilen
Kodierung
Anforderungsscheine
43
44
27
20
19
50
38
20
19
28
15
33
21
26
26Minuten zusätzlich müssen täglich für die Suche nach patientenbezogenen Daten aufgebracht werden. Ärzte 28 Minuten, Pflegepersonal 24 Minuten.
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Der Anteil der Dokumentationskosten beträgt 21%
Effektive Dokumentation kann diesen Anteil senken.
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Dokumentation der Kurzstrecke
Kurzstrecke 4-F-kurz 4-F-k-Handy
Fahrtkosten 1,60 € 1,40 € 1,40 €
Dokumentationszeit 90s 45s 35 s
Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € 0,012 €
Dokumentationskosten 1,05 € 0,54 € 0,42 €
Dokumentationsanteil 69 % 39 % 30 %
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Im Zeitraum von 2005 bis 2013 sind die gesamten Gesundheitsausgaben um 30,1 % gestiegen, leicht überdurchschnittlich wuchsen in diesem Zeitraum die Ausgaben für die Krankenhäuser mit 32,7 % und in fast gleicher Höhe mit 32,6 % die Ausgaben für Arztpraxen. Für die ambulante Pflege wird ein Anstieg um 73,0 % ausgewiesen.
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– 314,9 Mrd. €. – 3.910 € pro Einwohner – 181,5 Mrd. € gesetzliche
Krankenversicherung– Krankenhaussektor Ausgaben in Höhe von
82,4 Mrd. € 26,1 % der Gesundheitsausgaben ein
– Von 2005 bis 2013 sind die Gesundheitsausgaben um 30,1 % gestiegen
– Verwaltungskosten: 17,2 Mrd. €
Unsere Gesundheit 2013
Quelle: Statistisches Bundesamt (2015)
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2013:
6,455 Mrd Euro
Investitionen
1992:
6,605 Mrd Euro
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ANFRAGEN VON KOSTENTRÄGERN / MDKWIE WIRD DOKUMENTIERT WIE HOCH IST DER AUFWAND WIE KOMMEN DIE INFORMATIONEN IN DIE PATIENTENAKTE
PROZESSABLÄUFE AUS DER SICHT DER BEFRAGTEN: „Sämtliche Verwaltung der Akten und sämtliche Kommunikation nach
außen übernimmt die Sekretärin. […] Antragsformulare werden zumeist via PC beantwortet oder ausgedruckt, ausgefüllt und per Post versendet. Es ist also 50/50 Papier und Computergestützt, würde ich denken. Die Anträge werden ebenfalls ausgedruckt und in den Patientenordner abgeheftet. Alle Ordner sind anschließend bei uns im Archiv.“
„Die Anfrage erhalten wir zumeist papierbasiert. Antworten hingegen werden direkt im System eingetragen, später ausgedruckt und im Anschluss versendet.“
Das machen bei uns nur die Oberärzte. Entweder per Tastatur oder per Diktat. Die Dokumentation dauert lange und es gibt viele Anfragen pro Woche.
Man erhält einen Fragebogen zum Fall, den man schriftlich bearbeiten bzw. begründen muss. In der Regel liegt der Fall bereits einige Zeit zurück. Das heißt, ich recherchiere zum Fall, suche die Patientenakte im System, diktiere meine Antworten/Begründungen und lasse es anschließend transkribieren.
Dokumentationsmethode
Durchschnittlicher Aufwand
n = 70
36%
83%
33%
1%
Aufwand in Minuten / Fall
Aufwand in Minuten / Tag
13
20
papierbasiert
computergestützt
SpracherkennungDiktat und Transkription
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