DE HOGE VELUWE"DE FILOSOFIE ACHTER DE INTEGRALE
INZETBAARHEID VAN HET ERP-PAKKET SPRAK ONS ERG AAN"
2 DE HOGE VELUWE
DE UITDAGINGEN 3 810
INHOUDSOPGAVE
HET JUISTE GEREEDSCHAP
GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN
13OVER AFAS
3 DE HOGE VELUWE
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG
De aanschaf van een nieuw kassasysteem, zette Het Nationale Park
De Hoge Veluwe op het spoor van ERP-software. Na een geleidelijke
oriëntatie volgde een pittige implementatie. Zeven jaar later breidt het
Park de hoeveelheid functionaliteiten die het gebruikt nog steeds uit. Dat
er soms nog exports naar Excel nodig zijn, vindt men geen bezwaar. “Wij
zijn gewoon een heel ingewikkeld bedrijf.”
Dat Het Nationale Park De Hoge Veluwe er in 2010 voor koos om met de
ERP-software van AFAS te gaan werken, berust min of meer op toeval.
Het staat Gerard van Voorst, controller bij het Park sinds 2002, nog goed
voor ogen hoe dat destijds verliep. “We wilden de grote hoeveelheid IT-
systemen die we op dat moment in gebruik hadden zoveel mogelijk
terugschroeven naar één pakket, maar het meest urgent in 2008
was de keuze voor een ander kassasysteem. De oplossing waar we
uiteindelijk voor kozen, had een connectie met AFAS. Zo is de selectie van
onze ERP-leverancier dus eigenlijk bij toeval tot stand gekomen.”
DE UITDAGINGEN
4 DE HOGE VELUWE
In de jaren die volgden, gingen Van Voorst en zijn collega’s zich
verder verdiepen in de mogelijkheden van de ERP-software. “We
ontdekten dat het een totaaloplossing is die perfect bij ons past. We
konden er de financiële administratie, HRM & Payroll, Orderverwerking,
Projecten en CRM volledig mee inrichten. De filosofie achter de integrale
inzetbaarheid van zo’n pakket sprak ons erg aan.”
Toen Sylvia Bruning in 2010 als personeelsfunctionaris bij het Park
in dienst trad, kon ze meteen aan de slag met de implementatie-
werkzaamheden voor het HRM onderdeel. Daar zag ze in eerste instantie
niet tegenop, zo herinnert ze zich. “Ik had eerder al eens meegemaakt
dat we overstapten van systeem A naar systeem B. Dat was een zeer
intensieve implementatie waarbij we soms nachten doorhaalden. Ik was
dus wel wat gewend.”
5 DE HOGE VELUWE
DRIE DAGEN HUISWERKToch was de implementatieperiode voor haar een pittige tijd. “In mijn
functie ben ik een eenpitter. Ik doe nagenoeg alles wat met HRM te
maken heeft, van ziekmeldingen tot werving en selectie. Dus dat was wel
aanpoten. Omdat er vooral ook handjes nodig waren om gegevens in te
kloppen, heeft de leverancier in die periode gelukkig gezorgd voor extra
ondersteuning.” Dat nam niet weg dat de implementatie Gerard van Voorst
volledig in beslag nam. “Dan kwam er een dag een consultant langs en
dan had ik voor drie dagen huiswerk.” Toen Van Voorst in een bepaalde
periode ook Brunings aandeel voor zijn rekening moest nemen, was hij er
bij wijze van spreken soms zeven dagen per week mee bezig. Van Voorst:
“De leverancier gebruikte het argument dat ik op die manier het systeem
door en door zou leren kennen. Achteraf gezien moet ik toegeven dat ze
daar absoluut gelijk in hadden.
"VAN ONZE KEUZE HEBBEN WE NOG GEEN SECONDE SPIJT GEHAD"
6 DE HOGE VELUWE
INTENSIEVE IMPLEMENTATIEPERIODE
Terugkijkend ben ik dan ook heel gelukkig met die intensieve
implementatieperiode.” Ook Bruning kijkt er positief op terug. “Als het
spaak dreigde te lopen, dan was de leverancier er voor ons. Ze hebben
ons nooit in de steek gelaten tijdens de implementatie.” Die nam uitein-
delijk een periode van zeven maanden in beslag. In januari 2011 draaide
het Park de eerste loonstroken. En hoewel Bruning nog steeds het gros
van de HRM-functie voor haar rekening neemt, staat ze er sinds oktober
2016 niet meer alleen voor. “We hebben een extra kracht aangetrokken
voor de salarisadministratie en daardoor heb ik meer tijd beschikbaar voor
andere HRM-onderwerpen. Bovendien heeft deze manier van werken
natuurlijk ook de voorkeur vanuit het vierogenprincipe.”
"ALS HET SPAAK DREIGDE TE LOPEN, DAN WAS DE LEVERANCIER ER VOOR ONS"
7 DE HOGE VELUWE
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG
"HET IS HEEL PRETTIG OM MET IEMAND TE KUNNEN SPARREN DIE VERSTAND
HEEFT VAN JE VAK"
8 DE HOGE VELUWE
Volgens Van Voorst is de organisatie door de jaren heen steeds
enthousiaster geworden over het ERP-systeem. “Van onze keuze hebben
we nog geen seconde spijt gehad. Mijn conclusie is dat het een uiterst
gebruiksvriendelijk systeem is waarin alles op een stabiele manier
functioneert.
Op de financiële administratie hebben we elk jaar twee stagiairs die zonder
enige gerichte opleiding probleemloos met het systeem uit de voeten
kunnen. Dat zegt wel wat.” Bruning valt hem bij als ze zegt: “Mijn collega
die de salarisadministratie doet, was blij dat ze al met het systeem werkte
toen ze op cursus ging. Zo’n cursus is echt bedoeld om de puntjes op de i te
zetten.”
WERKPLANRAPPORTAGEEnthousiast is Van Voorst met name over een speciaal ontwikkelde
dashboardfunctionaliteit, de werkplanrapportage. “Deze tool vertelt
onze MT-leden precies waar ze op welk moment staan ten opzichte
van hun budget.” Ieder ander bedrijf zou daarvoor met standaard-
functionaliteit uit de voeten kunnen, maar dat geldt niet voor het Park.
HET JUISTE GEREEDSCHAP
9 DE HOGE VELUWE
“Wij zijn natuurlijk niet de enige organisatie in Nederland die dag-
recreatie aanbiedt”, zegt Van Voorst, “maar waar zie je dat dit gebeurt
op een locatie met drie ingangen die vijftien kilometer van elkaar liggen?
En dan kunnen bezoekers niet alleen door een tourniquet naar binnen,
maar ook met hun auto. Wij zijn gewoon een heel ingewikkeld bedrijf.” Dat
vindt ook Sylvia Bruning. Ze wijst op de vele ‘eigenaardige contractvormen’
waar de organisatie mee te maken heeft. “Naast een heleboel oproep-
krachten werken er hier bijvoorbeeld mensen in vaste dienst met een
sterk wisselend rooster. Functies variëren enorm: van kaartcontroleurs
tot jachtopzichters en medewerkers in de horeca.
KOPIETJE Door de jaren heen heeft het Park steeds meer functionaliteit in gebruik
genomen. Het afgelopen jaar is bijvoorbeeld werk gemaakt van de
digitalisering van inkoopfacturen, wat in de praktijk uitstekend blijkt te
werken. Eerder al zijn alle gespreksformulieren van functionerings- en
beoordelingsgesprekken voor zowel medewerkers als managers in
digitale vorm beschikbaar gekomen. “Het is een geleidelijk proces waarin
gewenning optreedt”, stelt Bruning. “Ik krijg nooit meer zoals vroeger
aanvragen van mensen die een kopietje willen hebben. Dat scheelt weer
in het papiergebruik.”
"WAT IK HEEL GOED VIND, IS DAT DE LEVERANCIER HELDER ZEGT
WAAR HET OP STAAT. ALS IETS NIET KAN, DAN KAN HET NIET"
10 DE HOGE VELUWE
Voor externe ondersteuning maakt het Park gebruik van de diensten van
een partnerbedrijf van de leverancier. “Eens in de twee weken komt er
een consultant langs die een heel brede oriëntatie heeft”, legt Van Voorst
uit. “Die persoon kan dus met alle onderdelen van het ERP-systeem
uitstekend uit de voeten. Tijdens zo’n bezoek bespreken we onze wensen
in termen van finetuning en verbetering. Ook werkzaamheden die je niet
zo heel frequent verricht, zoals bepaalde rapporten opstellen, nemen we
bij zo’n gelegenheid regelmatig door.”
Een verbeterpunt dat Van Voorst twee jaar geleden nog had, is inmiddels
weggenomen. “Dat betrof de verwerkingssnelheid in de cloud. Die is sinds-
dien echter enorm verbeterd, dus dat bezwaar geldt niet meer.” Volgens Van
Voorst is dat mede een gevolg van de inspanningen van de leverancier op
het gebied van overleg met gebruikers. Een positief punt, wat hem betreft.
KIJKJE IN DE HR-KEUKEN Bruning op haar beurt is enthousiast over de bijeenkomsten die de
leverancier voor gebruikers organiseert. Binnenkort mag ze weer op
bezoek in Leusden. “Ik zie daar heel erg naar uit”, zegt Bruning, “want
ik ga daar zien hoe onze leverancier de eigen HR-organisatie heeft
geautomatiseerd. Zo’n kijkje in de keuken is echt ontzettend leuk.”
GEBRUIK EN FUNCTIONALITETIEN
11 DE HOGE VELUWE
Het Nationale Park De Hoge Veluwe is een natuurgebied in de provincie
Gelderland met een omvang van 5.400 hectare aan unieke natuur
en bijzondere landschappen met bijbehorende flora en fauna. De
doelstelling van het in 1935 gestichte Park is drieledig: behoud van het
natuurmonument, ruimte geven aan beeldende kunst en architectuur en
gelegenheid bieden tot recreatie.
Het bestuur van het Park berust bij een stichting die beperk gebruik maakt
van overheidssubsidies en vrijwel geheel afhankelijk is van betalende
bezoekers. Met 546.000 bezoekers behaalde het Park in 2016 een omzet
van € 7.228.000. Er werken 83 mensen in vaste dienst en bijna evenveel
seizoenskrachten. Via de ‘Vereniging van Vrienden van De Hoge Veluwe’
zijn er tevens 350 vrijwilligers actief. Het Nationale Park De Hoge Veluwe
heeft de ambitie om door te groeien naar 600.000 bezoekers in 2020.
OVER HET NATIONALE PARK DE HOGE VELUWE
12 DE HOGE VELUWE
OVER AFAS SOFTWARE
AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim
vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf
ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als
de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde
manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu
centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000
organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse
Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van
ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige
softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.
ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT
TELEFOONNUMMER033-434 3883
BEZOEKADRESPhilipsstraat 9
3833 LC Leusden