Case: Carante Groep

Digitale Factuurverwerking geeft Carante méér tijd voor zorg. .

Uitdaging• Volledigdigitaleverwerking

van inkoopfacturen;

• Koppelingmetfinancieelsysteem

CODA.

Oplossing• ImplementatieRicohDigitaleFactu-

urverwerkingopbasisvanBasWare;

• Integratiemetfinanciëlepakket

CODA.

• Gebruikerstraining.

Versnelling van administratieve processen. Zorginstellingenervarendatermeertijdvoordezorggewonnenkanwordenalsondersteunendeprocessenefficiënterverlopen.ZoookASVZZuidWest,onderdeelvandeCaranteGroep,diejaarlijksmeerdan35.000facturenverwerkt.Totvoorkorthandmatig.Ditkostteveeltijd,dieCarantelieverbesteedzagaanhetprimaireproces:zorg-verleningaan(verstandelijk)gehandicapten,ouderenenpsychiatrischepatiënten.IT-verantwoordelijkeJerryvanRekom:“Binnenkomendefacturenwerdeningeschreven,gestempeld,gekopieerdenvervolgensperinternepostverzondennaarallecontroleurs.Gezienhetfeitdatwijbeschikkenover250budgethouders,verspreidovereenhonderd-tallocatiesinZuidWestNederland,duurdehetvaakwekenvooreenfactuurdoorallehiervoorverantwoordelijkepersonenwasgeaccordeerdenkonwordenbetaald.Hetwasdehoogstetijdomditslimmeraantepakken.DehiertoeopgerichtewerkgroepfactuurverwerkingselecteerdeuiteindelijkdeRicoh-oplossingDigitale Factuurverwerking.”

Zorg voor Digitale Factuurverwerking!

Resultaat• Korteredoorlooptijd

factuurverwerking;

• Inzichtinfactuurstatus;

• Beveiligdearchivering;

• Besparingpapieren

archiefruimte;

•Meertijdvoorzorg.

Snel controleren, betalen, opslaan en terugvinden!“Dehandmatigeprocesstappenverlopennuvolledigelektronisch.Warenwevoorheenmetéénfactuurweldriewekenindeweer,tegenwoordigverloopthetverwerkingsprocessomsinééndag!Datbetekent:meerhandenvrijvooranderetaken!DeopBasWaregebaseerdeoplossingvoorfactuurverwerkingvanRicohisvooronsechteenuitkomst!Tegenwoordigwordenfacturencentraalgescand,waarbijgegevensalskostenplaatsenbudgethouderautomatischwordenherkendentoegevoegdaanhetdigitalebestand.Zondertijdverliesvolgtelkefactuurelektronischaltijddejuisteroute.Allecontroleurskrijgeneenautomatische-mailberichtalsereenfactuur‘klaarstaat’voorcontrole.Directnaontvangstvanhetlaatstebeno-digdeakkoordwordtdefactuuropgeslagen,geboektenbetaalbaargesteldviaonsbestaandefinanciëlepakketCODA,datoverigensprobleemloosintegreertmetdesoftwarevanRicoh.”

Altijd up-to-date inzicht in de factuurstatus.“Tijdensditprocesisdefactuurstatusopelkmomentinzichtelijk.Zokunnenweiedereenhieroverdirectinformeren.Leveranciersworden nu altijd op tijd betaald en wij zijn geen tijd meer kwijt aan hetopsporenvanfacturen.Wantelkedigitaalgearchiveerdefactuurhebbenwebijvragendirectinbeeld.Vaninvoeringsproblemenwasgeensprake.InsamenwerkingmetRicohhebbenweallegebruikersgetraind,een‘quickreferencecard’gemaaktenvoordenodige ondersteuninggezorgd.Dezegoedevoorbereidingendeeenvoudvandeapplicatiemaaktehetonsmogelijkinéénkeeroverte stappenopDigitaleFactuurverwerking.”

“De digitale verwerking van alle inkomende facturen

verloopt altijd snel. En feilloos! Tot grote tevredenheid

van onze medewerkers én leveranciers.”

Jerry van Rekom, hoofd IT, Carante.

www.ricoh.nl