Docsvision 5Управление документацией СМК
Решение компании Системная Экспертиза по автоматизации системы менеджмента качества (СМК) на базе Docsvision
www.docsvision.comСлайд: 2
Назначение
• Организация единого хранилища документации СМК;• Обеспечение регистрации документов с использованием атрибутов для
однозначной идентификации каждого вида регистрируемой документации СМК;• Инициация процесса создания нового документа, модификации или отмены
действующих документов СМК компании уполномоченными должностными лицами;
• Обеспечение маршрутизации документа между участниками процесса согласования;
• Построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа;
• Реализация механизма уведомлений пользователей об определенных событиях, произошедших в Системе;
• Обеспечение поиска по атрибутам, зарегистрированной в Системе документации;• Построение механизма разграниченного доступа сотрудников к хранилищу
документации;• Обеспечение формирования отчетов и выгрузка их в MS Excel.
www.docsvision.comСлайд: 3
Цель внедрения
Целью автоматизации с использованием системы Docsvision является создание единого корпоративного хранилища внутренней нормативной документации СМК компании и автоматизация процесса создания новых или модификации действующих документов СМК.
www.docsvision.comСлайд: 4
Роли
• Инициатор • Владелец процесса • Разработчик • Согласующее лицо • Контролер
www.docsvision.comСлайд: 5
Модули решения, представленные в презентации
• Справочники системы• Процессы СМК• Документы СМК • Заявки СМК• Анализ со стороны руководства • Внутренние аудиты • Несоответствия продукции• Анализ данных• Улучшения
Примечание: Отсутствующие в презентации модули не имеют принципиальных отличий от рассматриваемых.
www.docsvision.comСлайд: 6
Основные условные обозначения
Задача
Документ (карточка решения)
Уведомление(сообщение)
Внешний документ или данные
Внешняя учетнаясистема
Данные, действия
Данные, действия выполняются бизнес-процессом Docsvision
Возможна интеграция с внешней системой на этапе внедрения
Часть логики функционирования элемента реализована через бизнес-процессы
КиПД(задача по улучшениям,
изменениям, корректирующим
и предупреждающим действия)
www.docsvision.comСлайд: 7
Справочники системы
• Справочник категорий• Справочник контрагентов• Конструктор справочников• Конструктор правил нумерации
www.docsvision.comСлайд: 8
Справочник контрагентовКонтрагенты с
подразделениями
Сотрудники контрагентов
www.docsvision.comСлайд: 9
Конструктор справочников
Узлы справочников
Строки справочника
www.docsvision.comСлайд: 10
Конструктор правил нумерации
Типы документов
Правила нумерации
www.docsvision.comСлайд: 11
Разработанный нумератор
Индекс вида документа (из справочника видов документов)
Назначение документа (из справочника назначений документов)
ААА-ББ-ВВГГ-ДДДД
Номер подразделения разработчика
Привязка к препарату (из справочника препаратов)
Порядковый номер документа внутри типа
www.docsvision.comСлайд: 12
Конструктор категорий
www.docsvision.comСлайд: 13
Окно навигатора Docsvision с установленным решением
www.docsvision.comСлайд: 14
Процессы СМК
Паспорт процесса
Документмониторинга
Периодичностьмониторинга
ВладелецПоказателипроцесса
Владелец Задачи по расчетупоказателей
Исполнители
Результатрасчета
КиПД
Внешняя учетнаясистема
www.docsvision.comСлайд: 15
Документы СМК
• Документ СМК• Заявки
заявка на разработку заявка на модификацию заявка на отмену документа заявка на отзыв с согласования
www.docsvision.comСлайд: 16
Документ СМК
www.docsvision.comСлайд: 17
Заявки. Заявка на разработку
www.docsvision.comСлайд: 18
Заявки. Заявка на отмену документа
www.docsvision.comСлайд: 19
Заявки. Заявка на модификацию
www.docsvision.comСлайд: 20
Заявки. Заявка на отзыв c согласования
www.docsvision.comСлайд: 21
Представление СМК
www.docsvision.comСлайд: 22
Представление заявок СМК
www.docsvision.comСлайд: 23
Поисковые запросы
В системе реализованы поисковые запросы для документов:
• По автору• По дате введения в действие• По дате окончания срока действия• По коду• По названию• По номеру• По подразделению• По состоянию документа
www.docsvision.comСлайд: 24
Поисковые запросы
Система позволяет осуществлять отбор документов по виду:
• Инструкции• Инструкции по охране труда• Карты процессов• Перечни инструкций по охране труда• Положения• Стандарты предприятия• Таблицы бизнес-процессов
www.docsvision.comСлайд: 25
Поисковые формы
Задание параметров поиска
Отображение результатов
www.docsvision.comСлайд: 26
Состав решения
• Настройки системы• Документация:
Общее описание системы Руководство администратора Руководство по настройке и внедрению Руководство пользователя – Владелец процесса СМК Руководство пользователя – Менеджер по качеству Руководство пользователя – Регистратор документов СМК Руководство пользователя – Руководитель высшего звена Руководство пользователя – Исполнитель
www.docsvision.comСлайд: 27
Типовой план внедрения
• Анализ СМК предприятия в рамках элементов решения *• Принятие решения о необходимости и возможности
реализации различных элементов в рамках действующей СМК
• Установка и настройка решения• Обучение пользователей по ролям• Опытная эксплуатация
Ориентировочная продолжительность внедрения 2-3 недели (без учета срока опытной эксплуатации)
*) Предполагается, что СМК на предприятии уже есть. При отсутствии СМК типовое решение принимается за основу, анализ не производится.
«ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург,наб. р. Смоленки, д. 33
+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32www.docsvision.com