E Procurement PT Jamsotek (Persero)Makalah
Diajukan Sebagai Tugas Akhir SemesterIMata Kuliah E Business.
Dosen: Ibu Ellisa Kusrini,ir., MT., CPIM.
Disusun Oleh:
Sukriadi
NIM: 12917122
Magister Teknik Informatika
MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOKYAKARTA
2013
APLIKASI E PROCUREMENT‐ – PT. JAMSOSTEK (PERSERO)
Ketentuan Penggunaan eProcurement PT Jamsostek (Persero) oleh Penyedia Barang Dan
Jasa
Setiap Penyedia Barang dan Jasa pengguna aplikasi eProcurement PT Jamsostek
(Persero) diatur oleh ketentuan yang telah dipersyaratkan di bawah ini.
I. KETENTUAN UMUM
1. Sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero) adalah perangkat lunak aplikasi yang
bertujuan memfasilitasi Penyedia Barang dan Jasa dan PT Jamsostek (Persero)
agar dapat melakukan transaksi pengadaan barang dan jasa melalui media internet,
termasuk registrasi online untuk menjadi Penyedia Barang dan Jasa.
2. Penyedia Barang dan Jasa PT Jamsostek (Persero) wajib tunduk
pada persyaratan eProcurement PT Jamsostek (Persero) yang tertera dalam ketentuan i
ni serta kebijakan lain yang ditetapkan oleh PT Jamsostek (Persero).
3. Transaksi melalui eProcurement PT Jamsostek (Persero) hanya
boleh dilakukan/diikuti oleh Penyedia Barang dan Jasa yang sudah terdaftar
dan teraktivasi untuk bisa mengikuti transaksi secara elektronik.
II. PERSYARATAN KEANGGOTAAN EPROCUREMENT PT JAMSOSTEK (PERSERO)
1. Penyedia Barang dan
Jasa harus berbentuk badan usaha dan dianggap mampu melakukan perbuatan hukum.
2. Untuk mendapatkan account dalam sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero),
calon Penyedia Barang dan Jasa terlebih dahulu harus melakukan registrasi online
dengan data yang benar dan akurat, sesuai keadaan yang sebenarnya.
3. Calon Penyedia Barang dan Jasa akan dapat melakukan transaksi melalui Sistem eProcu
rement PT Jamsostek (Persero), apabila telah menerima
konfirmasi aktivasi keanggotaannya dari Biro Pengadaan PT Jamsostek (Persero).
4. Penyedia Barang dan Jasa wajib memperbaharui data perusahaannya jika tidak sesuai
lagi dengan keadaan yang sebenarnya atau jika tidak sesuai dengan ketentuan ini.
5. Account dalam Sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero) akan berakhir apabila:
Page 1 of 14
a. Penyedia Barang dan
Jasa mengundurkan diri dengan cara mengirimkan email kepada Biro Pengadaan PT
Jamsostek (Persero) dan mendapatkan email konfirmasi atas pengunduran dirinya.
b. Melanggar ketentuan yang telah ditetapkan oleh Biro Pengadaan
PT Jamsostek (Persero).
c. Kinerja Penyedia Barang dan Jasa berada pada status black list‐
sesuai dengan Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa PT Jamsostek (Persero).
6. Penyedia Barang dan Jasa setuju bahwa transaksi melalui Sistem eProcurement PT
Jamsostek (Persero)
tidak boleh menyalahi peraturan perundangan maupun etika bisnis yang berlaku di Indo
nesia.
7. Penyedia Barang dan Jasa tunduk pada semua peraturan yang berlaku di Indonesia
yang berhubungan dengan, tetapi tidak terbatas pada, penggunaan jaringan yang
terhubung pada jasa dan transmisi data teknis, baik di
wilayah Indonesia maupun ke luar dari wilayah Indonesia melalui sistem ini.
8. Penyedia Barang dan Jasa menyadari bahwa usaha apapun untuk
dapat menembus sistem komputer dengan tujuan memanipulasi data
eProcurement PT Jamsostek (Persero) merupakan tindakan melanggar hukum.
9. Biro Pengadaan PT Jamsostek
(Persero) berhak memutuskan perjanjian dengan Penyedia Barang dan Jasa secara
sepihak apabila Penyedia Barang dan
Jasa dianggap tidak dapat menaati ketentuan yang ada.
III. TANGGUNG JAWAB PENYEDIA BARANG DAN JASA
1. Penyedia Barang dan Jasa bertanggung jawab atas penjagaan
kerahasiaan passwordnya dan bertanggung jawab atas transaksi dan kegiatan lain
yang menggunakan account miliknya.
2. Penyedia Barang dan Jasa setuju untuk segera memberitahukan kepada
Biro Pengadaan PT Jamsostek (Persero) apabila mengetahui adanya penyalahgunaan ac
count miliknya oleh pihak lain yang tidak berhak atau jika ada
gangguan keamanan atas account miliknya itu.
Page 2 of 14
IV. PERUBAHAN KETENTUAN
PT Jamsostek (Persero) dapat memperbaiki, menambah, atau mengurangi ketentuan ini seti
ap saat, dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya. Setiap Penyedia Barang dan Jasa te
rikat dan tunduk kepada ketentuan yang telah diperbaiki/ditambah/dikurangi.
BERPARTISIPASI DALAM eProcurement JAMSOSTEK
1. Bagaimana supaya bisa / dapat berpartisipasi dalam eProcurement Jamsostek?
Mendaftar secara online di website eprocurement PT. Jamsostek (Persero)
Melengkapi dokumen pendaftaran
Setelah semua dokumen dinyatakan lengkap, status perusahan anda akan di
aktifasi
oleh Pihak PT. Jamsostek (Persero)
Memiliki fasilitas untuk akses ke internet
PC – modem dial up
PC LAN – dial up / leased line
Warnet
Memiliki alamat email / email address.
2. Saya menghadapi masalah ketika menekan tombol "Simpan & lanjut" , aplikasi
tidak
bisa melanjutkan kehalaman selanjutnya, padahal saya telah mengisi lengkap data sebelu
mnya. Apayang harus saya lakukan?
Error tersebut menandakan bahwa Anda belum lengkap mengisi semua
field yang ada pada halaman tersebut, coba cek semua field yang ada pada halaman
tersebut, pastikan semua field sudah diisi
lengkap, apabila masih belum berhasil, pastikan data yang diisipada field tersebut
tersimpan pada database, dengan cara menekan tombol
"tambah data" dan muncul tabel data dibawah field tersebut.
Bila mana memang ada field yang datanya tidak ada, ada bisa menekan tombol “Lew
at & Lanjut”
3. Apa yang harus saya lakukan setelah melengkapi registrasi secara on line?
Page 3 of 14
Setiap Penyedia Barang dan Jasa yang telah melengkapi pengisian informasi di
sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero), diminta membawa dokumen‐
dokumenterlampir, berupa :
o 1 set copy dokumen
o 1 set dokumen asli, hanya untuk di tunjukkan ke petugas registrasi.
o Soft copy / scan dari semua dokumen dalam format Adobe Acrobat (.pdf) dan di
o simpan di compact disc (CD)
Daftar dokumen yang harus dibawa:
o “Surat Pernyataan Penyedia Barang Dan Jasa “ yang telah
ditandatangani pemimpin atau pengurus perusahaan di atas materai
o Akte pendirian & perubahan terakhir �o Ijin domisili perusahaan yang masih berlaku
o Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan
o Bukti Setoran Pajak Tahunan (SPT), untuk tahun terakhir
o Surat Pengusaha Kena Pajak (PKP) ‐ (Jika ada)
o Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
o Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
o Nomor Pendaftaran Peserta (NPP) Jamsostek
o Surat Keagenan (Jika ada)
o Angka Pengenal Import ‐ (Jika ada)
o KTP Komisaris & Direktur
o Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Komisaris & Direktur
o Neraca dan Laporan Rugi Laba (3 tahun terakhir), yang audit atau non audit
o Ijazah terakhir tenaga ahli ‐ (Jika ada)
o Sertifikasi tenaga Ahli ‐ (Jika ada)
o Sertifikasi perusahaan / asosiasi ‐ (Jika ada)
o Kontrak / Perjanjian / SPK dari pengalaman perusahaan(3 tahun terakhir)
o Struktur organisasi
4. Bagaimana memasukkan tanggal?
Page 4 of 14
Untuk memasukkantanggal bulan‐ -tahun, aplikasi telah menyediakan
sistem penanggalan yang terintegrasi, silahkan klik tanda "...", kemudian klik
tanggal yang muncul,
Apabila bulan yang Anda maksud tidak sesuai, silahkan klik "bulan,tahun".
Kemudian akan munculbulan bulan‐ di tahun tersebut, klik "bulan" yang Anda
maksud. Akan muncul tanggal‐
tanggal di bulan tersebut, silahkan klik "tanggal" yang Anda maksud.
Apabila tahun yang Anda maksud tidak sesuai, silahkan klik "bulan,tahun".
Kemudian klik "tahun", maka akan muncul tahun tahun.Klik‐ "tahun" yang Anda maks
ud.
5. Komputer yang bagaimana yang bisa / ideal di gunakan untuk mengakses
eprocurement PT. Jamsostek (Persero)?
Prosesor minimum Pentium III
System operasi 2000, XP, Vista
RAM 128 Mb
Hard disk 2 GB
Modem o Line telp
Akses Internet (berlangganan ISP atau memakai telkomnet instant)
Aplikasi yang digunakan IE versi 6 atau lebih
Aplikasi Microsoft Office
Aplikasi Adobe PDF Reader
Aplikasi tambahan Winzip atau Winrar
6. Bagaimana cara mengakses PT. Jamsostek (Persero)?
Buka browser internet menggunakan Internet Explorer dari Microsoft.
Pergi ke situs : www.pegadaan.com
Pilih link merah “eProcurement JAMSOSTEK”
Masukan User Login (ID dan Password) Anda
Lakukan proses Bidding
7. Apakah vendor yang sudah terdaftar di sebagai DRJ akan otomatis bisa mengikuti tender
secara online di eProcurement PT. Jamsostek (Persero)?
Page 5 of 14
Vendor yang bisa mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero) adalah vendor y
ang sudah terdaftar di eProcurement PT. Jamsostek (Persero) dan statusnya
sudah diaktivasi, bukan vendor yangg terdaftar di dalam DRJ
Vendor dan perusahaan afiliasi tidak dapat mengikuti tender untuk suatu kualifikasi
dan klasifikasi yang sama
8. Bagaimana cara untuk bertransaksi secara online melalui internet di eProcurement
PT. Jamsostek (Persero)?
Persiapkan data sebelum memasukannya penawaran di eProcurement PT.
Jamsostek (Persero)
Simpanlah password dan digunakan hanya untuk kepentingan Anda.
Penyalahgunaan password menjadi tanggung jawab vendor masing masing.‐
Sebaiknya menggunakan internet tidak pada waktu padat
9. Mengapa terkadang membutuhkan waktu
lama untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero) ?
Untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek
(Persero) akan melewati beberapajaringan kerja system mulai dari komputer
lokal, Modem, jaringan telephone(telkom), akses lalulintas data dari dan ke ISP
(Internet Service Provider), jaringaninternet nasional (IIX) dan akhirnya jaringan
system kerja di eProcurement PT.Jamsostek (Persero). Ini merupakan rangkaian
proses untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero).
10. Gangguan Koneksi ke eProcurement PT. Jamsostek (Persero) bisa di sebabkan oleh :
Masalah dengan komputer Anda.
Line telp yang kurang baik (bila menggunakan jalur telepon)
Lalu lintas internet sedang padat / jam sibuk
Ada gangguan pada Internet Service Provider (ISP) Anda
Ada gangguan di server eProcurement PT. Jamsostek (Persero)
Item dalam quotation cukup banyak misalnya lebih dari 20
11. Bagaimana mengidentifikasi masalah gangguan pada system koneksi
internet ke eProcurementPT. Jamsostek (Persero)?
Pastikan line telephone (Telkom) dalam kondisi baik, misalnya nada terdengar
keras, jelas,tidak ada noise misalnya bunyi kresekkresek. Untuk akses yang
lebih baik ke ISP disarankan menggunakan nomer depan telephone yang
Page 6 of 14
sama untuk dial up, misalnya no. telp Anda dengan kepala 4xx
xxx dan no. untuk dial up ke ISP
juga kepala 4xx.xxx untuk mempersingkat jalur hubungan antar telephone.
Setelah terhubung dengan internet maka akan ada icon pada pojok kanan
bawah dengan icon bergambar dua komputer terkoneksi yang saling berkedip.
Jika
keduanya menyala warna hijau maka internet sedalam proses down load / up load d
ata ini sangat baik. Jika hanya satu yang berkedip maka hubungan dengan ISP
kurang baik atau sebaliknya. Dan jika tidak berkedip maka hubungan ke ISP
adalah buruk. Di sarankan untuk mencari ISP yang lebih baik koneksinya.
12. Bagaimana mengetahui besarnya akses aliran data dari dan ke ISP?
Letakkan pointer mouse ke icon koneksi internet pada pojok kanan
bawah bergambar dua pc (personal computer) yang saling terkoneksi, setelah
beberapawaktu komputer akan memberikan keterangan besarnya aliran data denga
n satuan
byte atau kilo byte.
13. Mengapa hanya Microsoft Internet Explorer dengan versi 6 atau lebih yang di
sarankan untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero) ?
Dari segi keamanan / security akan lebih baik mengontrol dengan
hanya menggunakan satu program saja misalnya IE (internet explorer).
14. Apakah data quotation yang dikirim melalui eProcurement PT. Jamsostek (Persero) dapa
t dilihat pihak lain?
Sistem eProcurement PT. Jamsostek (Persero) dilengkapi dengan data
encryption technology dengan 256 bit yang biasa dipakai oleh perbankkan
sehingga setiap penawaran yang masuk tidak dapat dilihat orang
lain bahkan pihak PT.
Jamsostek (Persero) sekalipun, selama proses tender belum berakhir (sebelum closin
g date)
Dengan menggunakan HTTPS, memastikan data yang anda kirim sama dengan data
yang diterima oleh pihak eProcurement PT. Jamsostek (Persero), tidak mungkin
datanya berbeda, karena proses ini di verifikasi oleh sebuah perusahaan
security secara online, yaitu RSA.
Page 7 of 14
15. Kapan waktu yang baik untuk mengirim quotation?
Pengiriman quotation dapat dilakukan kapan saja sebelum closing date, dan
akan lebih baik dilakukan segera mungkin jika sudah mendapatkan harga
/ data. Untuk menghindari halhal yang tidak dan dapat di up date kapan saja
quotation tsb. selama belum closing date.
16. Apa dasar pengiriman quotation tidak memakai meterai?
Penawaran secara elektronis disampaikan tanpa meterai untuk proses
pengadaan tsb.. PO akan diterbitkan kepada vendor pemenang yang selanjutnya
akan menandatangani penerimaan PO tersebut di atas meterai.
17. Apakah pemenang tender dapat diketahui oleh vendor ?
Pemenang tender bisa dilihat pada bid opening dengan mengklik nomer tender, dan
dapat dilihatstatus masingmasing vendor yang di ikutkan dalam tender
tersebut. Pada kolom paling kanan adalah status vendor misl. New, register,
send, atau winner jika
sudah ditentukan pemenang dari tender tsb. oleh pihak PT. Jamsostek (Persero).
Pesan pemenang akan diterima oleh di pemenang tender tersebut pada folder
“Award Announcement”.
18. Mengapa pengiriman quotation / penawaran dengan banyak item dapat
menyebabkan pengiriman lambat?
Dikarenakan banyaknya item maka data yang dikirimkan akan semakin besar
dan menyebabkan lamanya proses pengiriman via internet. Jika lalu
lintas sedang padat maka akan terjadi kemacetan dan pada
layar pc dapat dilihat “ The page cannot be display”. Jika hal ini terjadi
lakukan back pada icon menu dan lakukan pengiriman kembali.
19. Tips apa saja yang perlu di perhatian dalam berpartisipasi dalam
setiap undangan Pengadaan yang diterima?
Pengiriman penawaran jangan mendekati waktu penutupan tender,
pengiriman lebih awal di waktu off peak‐ internet / jalur komunikasi yang tidak sibuk
akan lebihbaik.
Sangat disarankan untuk mempercepat proses pengiriman penawaran, ukuran
file jaminan penawaran yang dilampirkan tidak melebihi 200 KB.
Penawaran dapat diubah selama tender belum ditutup
Page 8 of 14
Verifikasi data sebelum mengirim penawaran, untuk menghindari
kesalahan input data.
Gantilah password secara berkala dan simpanlah secara rahasia, password minimal 8
karakter
Lakukan refresh screen untuk mendapatkan tampilan data yang up to date.
Screen eProcurement PT. Jamsostek (Persero) akan logout secara otomatis jika tidak
digunakan setelah kurun waktu tertentu, sehingga jangan membuka
screen eProcurement PT. Jamsostek (Persero) tanpa melakukan apapun transaksi
SURAT PERNYATAAN
PENYEDIA BARANG DAN JASA DALAM PELAKSANAAN
PENGADAAN BARANG DAN JASA SECARA ELEKTRONIK (eProcurement)
PT JAMSOSTEK (PERSERO)
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :_____________________________________________________
Jabatan : _____________________________________________________
Email : _____________________________________________________
HP : _____________________________________________________
Bertindak untuk dan atas nama
Perusahaan : _____________________________________________________
Alamat : _____________________________________________________
_____________________________________________________
Dengan ini menyatakan bersedia untuk mengikuti kegiatan pengadaan barang dan jasa
secara elektronik (eProcurement) di PT JAMSOSTEK (PERSERO) dan tunduk pada
Page 9 of 14
Persyaratan Persyaratan‐ Yang Berlaku Sebagai Berikut.
1. Telah melakukan registrasi Penyedia Barang dan Jasa di PT JAMSOSTEK
(PERSERO) secara online;
2. Setuju untuk menegakkan Pakta Integritas Penyedia Barang dan Jasa di
PT JAMSOSTEK (PERSERO):
a. Tidak akan melakukan praktek Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) dengan oknum
karyawan PT JAMSOSTEK (PERSERO) atau sesama Penyedia Barang dan Jasa
dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan
PT JAMSOSTEK (PERSERO);
b. Sanggup memenuhi segala persyaratan yang tercantum pada
dokumen pengadaan dan tunduk pada peraturan peraturan‐ di lingkungan PT
JAMSOSTEK (PERSERO) serta peraturan perundang undangan‐ yang berlaku;
c. Dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan PT
JAMSOSTEK (PERSERO), berjanji akan menyampaikan informasi yang benar dan
dapat dipertanggungjawabkan serta melaksanakan tugas secara bersih, transparan,
dan profesional dalam arti akan mengerahkan segala kemampuan
dan sumber daya secara optimal untuk memberikan hasil kerja terbaik mulai dari pe
nyiapan penawaran, pelaksanaan, dan penyelesaian pekerjaan/pengiriman barang;
d. Apabila di kemudian hari kami mengingkari pernyataan di atas atau ditemui bahwa
keterangan/data penawaran yang kami berikan tidak benar, maka kami bersedia
dituntut di muka pengadilan dan bersedia dikeluarkan dari Daftar Penyedia
Barang dan Jasa serta dimasukkan dalam Daftar
Hitam (black list) PT JAMSOSTEK (PERSERO).
3. Dalam hal pengurus / direksi perusahaan Penyedia Barang dan
Jasa melimpahkan tugas pemasukan penawaran dan registrasi Penyedia Barang dan
Jasa kepada staf yang ditunjuk, maka pengurus / Direksi tetap bertanggung jawab
atas semua informasi penawaran yang dimasukkan ke dalam sistem eProcurement
PT JAMSOSTEK (PERSERO);
4. Dalam transaksi eProcurement ini saya menugaskan staf berikut sebagai
contact person dan memasukkan penawaran secara elektronis (jika ada):
a. Nama : ____________________________________________
Page 10 of 14
b. Jabatan : ____________________________________________
c. Email : ____________________________________________
d. HP : ____________________________________________
5. Penyedia Barang dan Jasa bertanggungjawab atas penjagaan kerahasiaan password nya‐
dan bertanggungjawab atas transaksi dan kegiatan lain yang
menggunakan sistem eProcurement PT JAMSOSTEK (PERSERO);
6. Penyedia Barang dan Jasa wajib mematuhi peraturan perundang ‐
undangan maupun etika bisnis / norma norma‐ yang berlaku di Indonesia;
7. Penyedia Barang dan Jasa tunduk pada semua peraturan yang berlaku di
Indonesia yang berhubungan dengan, tetapi tidak terbatas pada, penggunaan
jaringan yang terhubung pada internet khususnya pada fasilitas eProcurement PT
JAMSOSTEK (PERSERO);
8. Penyedia Barang dan Jasa menyadari bahwa usaha apapun untuk dapat menembus sist
em komputer dengan tujuan memanipulasi data eProcurement PT
JAMSOSTEK (PERSERO) merupakan tindakan melanggar hukum;
9. Penyedia Barang dan Jasa setuju untuk segera memberitahukan kepada
Biro Pengadaan PT JAMSOSTEK
(PERSERO) apabila mengetahui adanya penyalahgunaan account eProcurement
miliknya oleh pihak lain yang tidak berhak atau jika
ada gangguan keamanan atas account eProcurement miliknya.
PT JAMSOSTEK (PERSERO) dapat memperbaiki, menambah, atau mengurangi ketentuan
ini setiap saat, dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya. Setiap Penyedia Barang
dan Jasa terikat dan tunduk kepada ketentuan yang telah diperbaiki/ditambah/dikurangi.
Tanda Tangan di atas Meterai Rp. 6.000,‐
Nama : _________________________
Tanggal : _________________________
Page 11 of 14
Catatan:
Surat pernyataan ini harus ditandatangani oleh Pengurus Perusahaan yang tercantum
dalam Akte Perusahaan terakhir pada saat ditandatangani.
KRITIK DAN SARAN
PT Jamsostek (Persero) membuka diri bagi kritik dan saran dari Penyedia Barang dan
JasaKritik dan saran dapat disampaikan melalui email kepada eproc.support@jamsostek.
co.id
Lampiran
Informasi Lelang Pada Aplikasi E Procurement PT Jamsostek (Persero)
INFORMASI UMUM
Page 12 of 14
Nomor Pengadaan 3075
Deskripsi Pekerjaan Pembuatan Konten eLearning PT Jamsostek (Persero) Tahun 2013
Lokasi Pekerjaan KANTOR PUSAT
Valuta IDR
Jenis Kontrak LUMPSUM
Referensi Induk
Referensi Anak
Pelaksana Non Lelang/Lelang Yudi Sudrajat
ITEM PENGADAAN
Deskripsi
Pembuatan Konten eLearning
DOKUMEN PENDUKUNG
INFORMASI PENGADAAN
Metode Pengadaan Pelelangan
Metode Pengiriman Dokumen 2 Sampul
Metode Evaluasi Pengadaan Evaluasi Pembuatan Konten eLearning 2013
Grup Barang/Jasa - Konsultan Perencana Teknologi Informasi
Persyaratan Klasifikasi Perusahaan - Menengah - Besar
Pembukaan Pendaftaran 18.02.2013 08:00:00
Penutupan Pendaftaran 22.02.2013 10:00:00
Tanggal Aanwijzing 22.02.2013 14:00:00
Lokasi Aanwijzing Gedung Kantor Pusat PT. Jamsostek (Persero) Lt.11
Pembukaan Pengadaan 01.03.2013 10:00:00
Lokasi Pengiriman KANTOR PUSAT
Catatan
Source :- http://eproc.jamsostek.co.id.
Page 13 of 14