THEME : LA COMMUNICATION ORALE ET ECRITE AU CABINET MEDICAL
Sous thème : La communication écrite au cabinet
médical : les écrits professionnels
Module 2 : Rédaction de la lettre médicale
La lettre est le moyen le plus répandu pour communiquer à distance. Elle permet d’établir
les relations cordiales, sûres, mais aussi laisser une trace.
Elle doit donc :
toujours être adaptée à la situation et au destinataire,
toujours être adressée à une personne physique (Monsieur Durand, Madame la
Directrice), jamais à une institution.
Nous allons étudier les caractéristiques générales de la lettre ainsi que les normes de
présentation.
I. LES CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE
Le format normalisé de la lettre est le format A4 utilisé verticalement (à la française ou en
portrait).
Le papier est blanc pour faire apparaître clairement le texte.
Le verso de la lettre n’est pas utilisé, si la lettre est longue, on utilisera une autre feuille.
Les institutions, les professionnels utilisent du papier à en-tête pré-imprimé.
La lettre professionnelle est toujours dactylographiée.
II. LA STRUCTURE DE LA LETTRE
Généralement les lettres sont construites selon une structure identique (voir l’exemple à la
page suivante).
Cependant cette structure peut présenter des variantes telles que :
l’absence de certains éléments comme : les références, les pièces jointes,
le rejet en bas de page, d’une partie de l’adresse de l’émetteur, c’est souvent le cas
quand on utilise du papier à en-tête.
Vos réf : Lieu
…/…/… Nos réf : Le « date » du jour
…/…/...
Objet :
……….
PJ :
……….
« FORMULE D’APPEL OU TITRE DE CIVILITE »
EMETTEUR NOM
ADRESSE SERVICE
TEL /TELECOPIE
DESTINATAIRE NOM + FONCTION ETABLISSEMENT
+SERVICE ADRESSE
CORPS DE LA LETTRE
INTRODUCTION
DEVELOPPEMENT
-
--
CONCLUSION
« FORMULE DE POLITESSE »
BLOC SIGNATURE INITIALES PRENOM +NOM
FONCTION
III. L’ANALYSE DES COMPOSANTES DE LA LETTRE
1. L’émetteur ou expéditeur Le destinataire doit pouvoir clairement identifier son correspondant.
Pour une lettre professionnelle, on utilise souvent du papier à en-tête pré-imprimé qui
indique les coordonnées de l’établissement.
Les renseignements concernant l’émetteur se trouvent généralement à gauche de la feuille,
mais on peut parfois les situer au milieu.
Exemples
2. Le destinataire
Cette zone peut apparaître dans la fenêtre transparente d’une enveloppe. On l’appelle la
suscription.
Elle doit donc désigner le destinataire et indiquer son adresse.
Nom et prénom : Monsieur le Docteur Julien HUBERT
Adresse : bâtiment A
Boulevard Gambetta
34500 BEZIERS
NOM DE L’ETABLISSEMENT Centre hospitalier Universitaire
ADRESSE Boulevard Henri Durre
TEL 75000 PARIS CEDEX
Service gynécologie LE SERVICE
Docteur Martin NOM DU RESPONSABLE DE SERVICE
Chef de service SA FONCTION
DOCTEUR PHILIPPE DUTILLEUL
CARDIOLOGUE
20, rue Paul Emile
59000 LILLE
Tél. 03.20.01.02.03
Sur rendez-vous
Le nom et la ville doivent être écrits en lettres capitales.
On mentionne le cedex (courrier entreprise à distribution exceptionnelle) mais jamais le
numéro de téléphone.
3. Le lieu et la date de création
Le lieu d’émission s’écrit en lettres minuscules et comporte une majuscule.
Le nom du jour de la semaine n’est pas précisé, le mois est écrit en lettre minuscule. L’année
est indiquée en entier (quatre chiffres).
Exemple
Valenciennes
le, 20 janvier 2007
4. Les références
Ce sont les indications (chiffres et lettres) qui permettent de classer la lettre et la retrouver si
besoin est.
Ces mentions n’apparaissent pas systématiquement sur les courriers de nature médicale ou
sociale.
On distingue nos références (ou nos réf) qui sont celles de l’expéditeur de vos références
(ou vos réf.) qui sont celles du destinataire dans le cas où on répond à celui-ci.
Exemple
Le courrier reçu indique : La réponse du courrier indiquera :
Vos réf. absentes car c’est un 1er
courrier Vos réf. PD/SL/130-07
(Reprise de nos références)
Nos réf. PD/SL/130-07 Nos réf. CM/VD/242-07
Signification
PD : initiales du signataire CM : initiales du signataire
SL : initiales de la secrétaire VS : initiales de la secrétaire
130 : n°attribué à la lettre 242 : n°attribué à la lettre
07 : année 07 : année
5. L’objet
Il résume le contenu de la lettre. Il permet, à la personne qui ouvre le courrier, d’identifier
rapidement la demande et le service susceptible de la traiter.
Exemple
Objet : hospitalisation enfant LEBLANC
6. Les pièces jointes
Cette mention apparaît sur la lettre lorsqu’elle est accompagnée de documents annexes. On
précise le nombre et la nature des documents ce qui permet de vérifier que l’envoi est
complet. Elle se situe en haut à gauche ou en bas du courrier.
Exemple
PJ : Un compte-rendu
7. La formule d’appel ou titre de civilité
Elle correspond aux termes que l’expéditeur emploie pour s’adresser à son correspondant.
Propositions de formules d’appel :
CAS FORMULES
Lorsqu’un médecin s’adresse à un médecin Cher confrère
Mon cher confrère
Si les médecins se connaissent Cher ami
Cher Bernard
Si un médecin ou un spécialiste s’adresse à
un professeur en neurologie par exemple
Maître
Lorsqu’un médecin s’adresse à un membre
de la profession paramédicale (dentiste,
pharmacien, kinésithérapeute, orthophoniste)
Attention, ici il ne s’agit pas de médecins
mais d’auxiliaires médicaux.
Monsieur
Madame
Cher monsieur
Chère madame
Ou cher ami (s’ils se connaissent)
Lorsqu’un médecin s’adresse à un patient Madame
Monsieur
Mademoiselle
Lorsqu’un médecin s’adresse à un laboratoire
d’analyses médicales
Cher confrère (car le Directeur du
laboratoire est un médecin)
8. La formule de politesse
Elle est indépendante de la conclusion. C’est une marque de respect, de considération ou
d’amitié.
Elle reprend la formule d’appel dans les mêmes termes.
9. La signature
Elle permet d’identifier l’auteur de la lettre, son nom et sa fonction. Elle authentifie le
document.
Même si la secrétaire dactylographie le courrier, votre supérieur doit le relire et le
signer de sa main. En général, la signature est précédée du nom, de la qualité.
Exemple :
Docteur X
Chef de service
10. L’introduction
Elle permet de se présenter ou de rappeler l’objet de la lettre et ainsi de mieux comprendre ce
qui va suivre.
Si l’on répond à un précédent courrier ou une demande téléphonique, on doit le rappeler,
indiquer la date, le contexte, l’objet.
11. Le développement
Les idées doivent être ordonnées. Chacune doit être évoquée dans un paragraphe différent.
Les faits et les arguments seront mentionnés par ordre d’importance.
Recevez mes salutations distinguées
Croyez à mes sincères salutations
l’expression de
Veuillez recevoir mes sentiments les meilleurs
Veuillez croire à ou mes sentiments confraternels
Veuillez agréer ma considération
l’assurance de
Je vous prie de croire à
Je vous prie de recevoir
Je vous prie d’agréer
12. La conclusion
Elle est indépendante de la formule de politesse et se situe avant celle-ci. Elle est brève et peut
reprendre l’objet. Elle permet aussi de remercier, de se tenir à disposition du destinataire ou
de rappeler ce qu’on attend de lui.
Avant de rédiger une lettre, vous devez donc vous poser les questions suivantes :
Qui écrit ? Qui est l’expéditeur ?
Qui est le rédacteur ?
Qui est le signataire ?
Pourquoi ? Quel est l’objet ?
Quand ? La date ?
A qui ? Qui est le destinataire ?
Quelle est sa qualité ?
Où ? Dans quel contexte la lettre est-elle
écrite ?
Par quel moyen ? Quel est le type de lettre, quel est le
plan du message, quelles sont les
différentes zones de la lettre ?
Pièces jointes ? Nature de la pièce jointe ?
Exemples de lettres professionnelles
En-tête
Expéditeur :
HOPITAL RAYMOND POINCARE
Nom 104 rue Raymond Poincaré Suscription
Adresse 92320 GARCHES Destinataire
Téléphone Nom et qualité
Adresse
Service de Chirurgie et Orthopédie
Tél. 01.47.41.79.90
Monsieur le Docteur SAVARD
Clinique des Amandiers
12 avenue Jean Jaurés
95670 MARLY LA VILLE
Référence
Lieu et date de création
Nos réf. : JP/GF
Objet Objet : Consultation Garches,
Le 18 avril 20nn
Titre de civilité
Cher Confrère,
J’ai vu ce jour, Monsieur Jean Dupont, que vous m’avez adressé en consultation.
Après contrôle radiologique, la consolidation de la fracture semble satisfaisante.
Pendant quinze jours à trois semaines, il doit reprendre ses deux cannes anglaises pour
protéger son appui.
Sauf problème, il devrait pouvoir quitter la clinique dès qu’il sera bien autonome et je le
reverrai en consultation dans un mois.
Le traitement anticoagulant va pouvoir progressivement être arrêté d’ici à quelques jours.
Je vous remercie de votre confiance.
Formule de politesse
Je vous prie de croire, Cher Confrère, en mes sentiments les meilleurs. Pièces jointes
PJ. : Compte rendu d’examen
Nom et qualité Docteur J. Perron
Signature
Docteur D Généraliste 15, rue de la plaine 31000 TOULOUSE Tél. : 00.00.00.00.00 Consultations :
Lundi, mardi, jeudi de 10h30 à 12h30
Mercredi de 14h30 à 19h30
Samedi sur rendez-vous
Docteur L
Cardiologue
31, rue Pasteur
31000 TOULOUSE
Objet : Toulouse, le 28 mai 2006
Avis de traitement
Examens complémentaires
Mon cher confrère,
Je vous adresse Monsieur X…âgé de 54 ans, qui présente depuis 2 ans une hypertension pour
laquelle il est traité.
Depuis deux mois, des douleurs péricardiques et des maux de têtes sont apparus.
Je souhaiterais que vous le preniez en main en lui faisant des examens complémentaires et en
particulier un électro-encéphalogramme pour ensuite me donner votre avis.
Je vous remercie et vous prie d’agréer, mon cher confrère, mes salutations distinguées.
Docteur D
CLINIQUE SANTEUIL
3, BOULEVARD DE LA LIBERTE
78 009 VERSAILLES
TEL : 00.00.00.00.00
Docteur VATIL
Pédiatre
Docteur Gabriel LUCIEN
Généraliste
27, rue du château
78017 VERSAILLES
Objet : Versailles, le 2 mai 2006
Hospitalisation du nourrisson
Serge Daradian
Cher confrère,
Nous vous remercions de nous avoir confié le nourrisson Serge DARADIAN âgé de 5 mois
qui présentait une bronchopathie fébrile.
La radiographie du thorax a mis en évidence une discrète accentuation des hiles.
L’enfant sort contre avis médical au troisième jour d’hospitalisation.
Veuillez agréer, cher confrère, l’assurance de nos sentiments les meilleurs.
Docteur VATIL
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