FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
12
FAIL MEJA (FM)
FAIL MEJA
ORGANISASI : POLITEKNIK JOHOR BAHRU
BAHAGIAN / : UNIT HAL-HAL PELAJAR
UNIT
JAWATAN : PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PENGAMBILAN DAN DATA)
Nama Agensi : Politeknik Johor Bahru Alamat : Km 10, Jalan Kong Kong,
81700 Pasir Gudang, Johor Darul Takzim.
No. Telefon : 07-2612488 No. Fax : 07-2612402 Email : Hompej : www.polipjb.edu.my
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
13
MAKLUMAT PEGAWAI
NAMA :
JAWATAN HAKIKI : GRED JAWATAN :
BAHAGIAN/UNIT :
TARIKH MEMEGANG JAWATAN :
TARIKH PENEMPATAN :
TARIKH PERLANTIKAN JAWATAN :
TARIKH PENGESAHAN JAWATAN :
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
14
1. LATAR BELAKANG POLITEKNIK (Dilengkapkan mengikut kesesuaian maklumat politeknik berkaitan)
2. OBJEKTIF POLITEKNIK
Kecemerlangan Akademik
• Memastikan kadar kelulusan bagi setiap kursus tidak kurang
daripada 90% bagi setiap semester.
• Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar
yang lulus mencapai HPNM 3.00 atau lebih untuk setiap kursus
bagi setiap semester.
Kecemerlangan Staf
• Memastikan staf yang dihantar berkursus/menjalani latihan
mencapai sekurang-kurangnya 70% daripada kriteria penilaian
yang dinilai melalui kaji selidik Keberkesanan Kursus/latihan.
• Memastikan Jadual Perancangan Staf dilaksanakan sekurang-
kurangnya 85% dalam tempoh setahun
Kecemerlangan Proses
• Memastikan semua prosedur dilaksanakan dengan berkesan /
mencapai petunjuk prestasi yang ditetapkan.
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
15
3. PIAGAM PELANGGAN UNIT HAL-HAL PELAJAR
• Memastikan semua pelajar yang hadir untuk pendaftaran dapat didaftarkan pada hari yang sama sekiranya dokumen lengkap.
• Memastikan proses pengeluaran kad pelajar dilaksanakan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.
4. OBJEKTIF UNIT HAL-HAL PELAJAR
• Memastikan proses pengambilan, pendaftaran, pengemaskinian data
dan pengurusan pelajar dilaksanakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dengan sempurna.
• Memastikan kebajikan serta disiplin pelajar diurus dengan sebaik mungkin berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan.
5. OBJEKTIF PHHP (PENGAMBILAN DAN DATA)
• Memastikan proses pendaftaran pelajar dapat diselesaikan dalam tempoh 1 jam dalam keadaan biasa dengan syarat ianya disertakan dengan dokumen lengkap.
• Memastikan proses pengeluaran kad pelajar dilaksanakan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh pendaftaran/ permohonan gantian dengan syarat disertakan dengan dokumen yang lengkap.
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
16
6. CARTA ORGANISASI POLITEKNIK
PENGARAH
TIMBALAN PENGARAH
PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR EN. HAINI BI HARUN (Pengambilan & Data)
BAHAGIAN AKADEMIK BAHAGIAN PENTADBIRAN
PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (Kebajikan & Disiplin)
PEGAWAI PERHUBUNGAN & LATIHAN INDUSTRI
PEGAWAI LATIHAN & PENDIDIKAN LAJUTAN
PEGAWAI PERPUSTAKAAN
PEGAWAI PEPERIKSAAN
STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN STAF SOKONGAN
PEGAWAI KAUNSELING PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT
PEGAWAI SUKAN & KOKURIKULUM
PEGAWAI EKSEKUTIF KANAN
PEGAWAI MULTIMEDIA & SUMBER
STAF SOKONGAN STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN
KETUA JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK
KETUA JABATAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL
KETUA JABATAN HOSPITALITI DAN FESYEN
KETUA JABATAN MATIK. SAINS & KOMPUTER
KETUA JABATAN PENGAJIAN AM
KETUA JABATAN REKABETUK & KOM. VISUAL
PENSYARAH
PENSYARAH PENSYARAH
PENSYARAH PENSYARAH
PENSYARAH
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
17
7. CARTA ORGANISASI UNIT HAL-HAL PELAJAR
PENGARAH
TIMBALAN PENGARAH
PEMBANTU TADBIR
PEMBANTU AM RENDAH
PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Kebajikan & Disiplin)
PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Pengambilan & Data)
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
18
8. JAWATAN : PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR, DG41
SENARAI TUGAS a) Mengurus Pengambilan Pelajar Baru b) Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru
c) Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior
d) Mengurus Urusan pelajar - Urusan Pertukaran Politeknik - Urusan Pertukaran Kursus - Urusan Pertukaran Jenis Program - Urusan Tangguh Pengajian
- Urusan Berhenti Pengajian
e) Mengurus Statistik Pelajar
- Statistik Terima tawaran - Statistik Pendaftaran Pelajar Baru - Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)
f) Mengurus Pangkalan Data Pelajar g) Mengurus Kad Pelajar
h) Mengurus Fail Peribadi Pelajar i) Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah Politeknik
dari semasa ke semasa.
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
19
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Unit : Hal-Hal Pelajar Jawatan : Pegawai Hal-Hal Pelajar (Pengambilan Dan Data)
Tugas Pegawai
Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan
Tanggungjawab
Kuasa Yang
Diberi
Tugas Pegawai Lain Yang Ada
Hubungan PENGARAH Memberi arahan untuk menguruskan proses pengambilan pelajar baru
1.Mengurus Pengambilan Pelajar Baru
1.Jawatankuasa Pendaftaran
- Membantu dalam proses pengambilan pelajar
2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am
Rendah - merekod
penyerahan surat
- pengeposan surat
PENGARAH Memberi arahan untuk menguruskan proses pendaftaran pelajar baru
2.Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru
1.Jawatankuasa Pendaftaran - Membantu dalam
proses pendaftaran pelajar baru
2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am
Rendah - merekod
penyerahan surat
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
20
Tugas Pegawai
Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan
Tanggungjawab
Kuasa Yang
Diberi
Tugas Pegawai Lain Yang Ada
Hubungan
PENGARAH Memberi arahan untuk menguruskan proses lapor diri pelajar senior
3.Mengurus Lapor Diri Pelajar
Senior
1.Jawatankuasa
Pendaftaran - Membantu dalam
proses pendaftaran pelajar senior
2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am
Rendah - merekod penyerahan surat
PENGARAH Memberi ulasan/sokongan/ kelulusan KETUA JABATAN Memberi ulasan /sokongan
4.Mengurus Urusan pelajar - Urusan Pertukaran Politeknik - Urusan Pertukaran Kursus - Urusan Pertukaran Jenis Program - Urusan Tangguh Pengajian - Urusan Berhenti Pengajian
1.Pegawai Perhubungan & Latihan Industri - memberi ulasan
(kes pelajar latihan industri)
2.Pembantu Tadbir - menyediakan
surat keputusan permohonan
- mengemaskini
pangkalan data dan fail pelajar.
3.Pembantu Am
Rendah - mengemaskini
minit fail - membuat pengesahan penerimaan - merekod penyerahan surat
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
21
Tugas Pegawai
Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan
Tanggungjawab
Kuasa Yang
Diberi
Tugas Pegawai Lain Yang Ada
Hubungan
PENGARAH Memberi arahan untuk mengemaskini dan menyediakan laporan statistik pelajar
5. Mengurus Statistik Pelajar - Statistik Terima tawaran - Statistik Pendaftaran Pelajar Baru - Statistik Kemasukan , Enrolmen dan Keluaran (IEO)
1.Pembantu Tadbir - mengemaskini pangkalan data dan fail pelajar - menyediakan surat 2. Pembantu Am
Rendah - urusan fax dan pengeposan surat
PENGARAH Memberi arahan untuk mengurus pangkalan data
6. Mengurus Pangkalan Data
Pelajar
.Pembantu Tadbir - mengemaskini pangkalan data
PENGARAH Memberi arahan untuk mengurus kad pelajar
7. Mengurus Kad Pelajar
1..Pembantu Tadbir - mencetak dan menyerah kad pelajar 2. Pembantu Am
Rendah - membantu PT mecetak dan menyerah kad pelajar
PENGARAH Memberi arahan untuk mengurus fail pelajar
8. Mengurus Fail Pelajar
1.Pembantu Tadbir - mengemaskini fail pelajar 2. Pembantu Am
Rendah - Meyelenggara fail pelajar
9.Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah Politeknik dari semasa ke semasa.
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA 26 MAC 2005
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
22
9. PROSES KERJA (rujuk nota lengkap dgn carta alir)
9. PROSES KERJA
a) Urusan Pengambilan Pelajar Baru
CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja : Urusan Pengambilan Pelajar Baru
Terima surat arahan untuk sedia Norma Ambilan Selaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar Pilih dan tawarkan tempat pengajian Terima keputusan permohonan kemasukan Terima Borang Jawapan Tawaran daripada calon Calon Terima tawaran? Semak Butiran Pemohon Failkan Maklumat bercanggah? Dapatkan pengesahan daripada calon Maklumat masih bercanggah? Tarik balik tawaran Hantar dokumen pendaftaran
Pengarah PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/ JK Pengambilan Pengarah
PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT
PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT
PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT
Pengarah/PHHP(PD)/PT PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT/PAR
Ya
Mula
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tamat
Ya
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
23
• Mengurus Pengambilan Pelajar Baru
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Menerima surat arahan untuk menyediakan Norma Ambilan daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP
Pengarah Politeknik
2. Mengarah PT/PAR memfail surat arahan ke dalam fail No._____
3. Mengarah PT menyedia memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan yang ditandatangani Pengarah
Pengarah Politeknik
4. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan dan failkan dalam fail No.___
5. Menerima dan merumus Norma Ambilan yang disahkan oleh Ketua Jabatan
6. Mengarahkan PT menyedia surat iringan yang ditandatangani Pengarah
Pengarah Politeknik
7. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No.___
8. Menerima surat Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM
Pengarah Politeknik
9. Mengarah PT/PAR memfail surat arahan ke dalam fail No._____
10. Menerima keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP
Pengarah Politeknik
11. Mengarah PT/PAR memfail surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) ke dalam fail No._____
12. Mengarahkan PT menyedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran
13. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pengesahan kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No.___
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
24
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
14. Menerima Borang Jawapan Tawaran (BJT) daripada calon
15. Mengarahkan PT/PAR mencetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No.____
16. Mengarahkan JK Pendaftaran menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon
17. Mengarahkan PT supaya menghubungi calon dengan telefon atau menyediakan surat percanggahan maklumat jika calon gagal dihubungi melalui telefon
18. Mengarah PT menyedia surat pembatalan tawaran sekiranya maklumat masih bercanggah
Pengarah Politeknik
19. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pembatalan tawaran kepada calon dan failkan dalam fail No.___
20. Mengarah PT/PAR mengepos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah
21. Mengarah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik
KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
25
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pengambilan Pelajar Baru.
Terima surat arahan untuk menyediakan Norma Ambilan daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR memfail surat arahan Failkan surat arahan ke dalam fail No._____ Arah PT menyedia memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan yang ditandatangani Pengarah Sedia memo arahan tersebut dan dapatkan tandatangan Pengarah Arah PAR membuat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan Buat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan dan failkan dalam fail No.___ Terima dan Rumus Norma Ambilan yang disahkan oleh Ketua Jabatan Arah PT menyedia surat iringan yang ditandatangani Pengarah
A
PT/PAR
PT
PT/PAR
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
26
Sedia surat iringan dan dapatkan tandatangan Pengarah Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat kepada Pengarah BPP Buat salinan, pos surat kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No.___ Terima surat arahan untuk menghadiri Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR memfail surat arahan
Failkan surat arahan ke dalam fail No._____ Terima keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR memfail surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) Failkan surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) ke dalam fail No._____ Arah PT menyedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran Sedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pengesahan kepada Pengarah BPP
PT
PT/PAR
PT/PAR
PT/PAR
PT
A
B
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
27
Buat salinan, pos surat pengesahan kepada Pengarah BPP dan memfailkan dalam fail No.___ Terima Borang Jawapan Tawaran (BJT) daripada calon Arahkan PT/PAR mencetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran Cetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No.____ Arahkan JK Pendaftaran menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon Semak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon Arah PAR/PT mendapat pengesahan daripada calon jika terdapat maklumat yang meragukan Dapatkan pengesahan daripada calon samada menghubungi calon dengan telefon atau menyediakan surat percanggahan maklumat jika calon gagal dihubungi melalui telefon Canggah? Buat salinan, pos surat percanggahan maklumat kepada calon dan failkan dalam fail No.___ Arahkan PT menyedia surat pembatalan tawaran sekiranya maklumat masih bercanggah Sedia surat pembatalan tawaran Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pembatalan tawaran kepada calon
PT/PAR
PT/PAR
JK Pendaftaran
PT/PAR
PT/PAR
PT
B
C
D
Tidak
Ya
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
28
Buat salinan, pos surat pembatalan tawaran kepada calon dan failkan dalam fail No.___ Arah PT/PAR mengepos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah Pos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah Arah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar
Buka Fail Peribadi Pelajar
PT/PAR
PT/PAR
PT/PAR
D
TAMAT
C
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
29
b) Urusan Pendaftaran Pelajar Baru
Persediaan dan Persiapan Pendaftaran Mendaftar pelajar Hantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru Daftar pelajar tawaran susulan Norma dipenuhi? Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT PHHP(PD)/PT PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT
PHHP(PD)/PT/PAR
CARTA ALIRAN (MPK)
Proses Kerja : Urusan Pendaftaran Pelajar Baru
Tidak
Mula
Ya
Tamat
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
30
• Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Arah PT menyedia, membuat salinan dan mengedar memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar
Pengarah Politeknik
2. Mempengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk mengagihkan tugas kepada AJK.
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik
KPTM
3. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Pengarah
Pengarah Politeknik
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM Prosedur Kerja ISO
4. Menyelia dan menyelaras ujilari/simulasi pendaftaran pelajar
5. Mengarahkan JK Pendaftaran mendaftar pelajar
6. Memuatnaik (Upload) statistik pendaftaran pelajar baru di laman web http://www.politeknik.edu.my, mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik setiap hari Selasa sehingga tamat tempoh pendaftaran
7. Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran pelajar baru ke dalam fail No.____
8. Mengemaskini senarai nama pelajar yang mendaftar sehingga tamat tempoh pendaftaran untuk makluman Jabatan/Unit
9. Menerima data tawaran susulan daripada Pengarah BPP dengan memuat turun (down load) dari laman web http://www.politeknik.edu.my
10. Mengemaskini data tawaran susulan ke dalam pangkalan data pengambilan
11. Mengarahkan JK Pendaftaran mendaftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran
12. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
31
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru.
Arah PT menyediakan, membuat salinan dan mengedar memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar (JKPP) Sediakan, buat salinan dan edar memo panggilan Mesyuarat JKPP dan failkan dalam fail No.___ Mempengerusi Mesyuarat JKPP dan mengagihkan tugas kepada AJK. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah
ditetapkan. Menyelia dan menyelaras ujilari/simulasi pendaftaran pelajar Arahkan JKP mendaftar pelajar
PT/PAR
JK Pendaftaran
A
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
32
Mendaftar pelajar Memuatnaik (Upload) Statistik Pendaftaran Pelajar
Baru di laman web http://www.politeknik.edu.my Mencetak Statistik Pendaftaran Pelajar Baru Arah PT/PAR memfailkan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke dalam fail No.____ Kemaskini senarai nama pelajar yang mendaftar sehingga tamat tempoh pendaftaran untuk makluman Jabatan/Unit Terima data tawaran susulan dan kemaskini pangkalan data pengambilan Arah JK Pendaftaran mendaftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran Daftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran Kemaskini pangkalan data Kemaskini Fail Peribadi Pelajar
JK Pendaftaran
JK Pendaftaran
PT/PAR
A
TAMAT
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
33
c) Urusan Lapor Diri Pelajar Senior
CARTA ALIRAN (MPK)
Proses Kerja : Urusan Lapor Diri Pelajar Senior
Sedia dan edar maklumat lapor diri
Buat persediaan dan persiapan lapor diri Menerima pelajar untuk lapor diri Pelajar lapor diri? Maklumkan kepada Ketua Jabatan Kemaskini Fail HHP
PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR
Mula
Tidak
Ya
Tamat
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
34
• Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Mengarahkan PT menyedia Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri.
2. Mengarahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/ Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri. dan failkan dalam fail No.___
3. Mengarahkan PT menyediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar
4. Mengarahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada JK Pendaftaran dan failkan dalam fail No.___
5. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk mengagihkan tugas kepada AJK.
6. Mendapatkan senarai keputusan peperiksaan akhir daripada Unit Peperiksaan
Pegawai Peperiksaan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik
KPTM
7. Mengemaskini pangkalan data dan senarai pelajar yang layak lapor diri
8. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Pengarah
Pengarah Politeknik
9. Membuat ujilari/simulasi pendaftaran pelajar
10. Menerima pelajar lapor diri 11. Mengemaskini senarai nama
pelajar yang lapor diri untuk makluman Ketua Jabatan/Unit
12. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini Fail Peribadi Pelajar
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
35
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Menguruskan Lapor Diri Pelajar Senior.
Arahkan PT menyedia Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan (KJ) /Pegawai Peperiksaan (PP) dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri (PPLI) Arahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui KJ/ PP dan P PPLI Buat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui KJ/ PP dan PPLI dan failkan dalam fail No.___ Arah PT menyediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar (JKKP) Sedia surat panggilan Mesyuarat JKKP Arah PT/PAR membuat salinan dan edarkan kepada JK Pendaftaran
Buat salinan, edarkan kepada JK Pendaftaran dan failkan dalam fail No.___ Mempengerusikan Mesyuarat JKKP untuk
mengagihkan tugas kepada AJK. Catat minit mesyuarat dan edarkan kepada AJK
PT/PAR
PT
PT/PAR
Setiausaha JK
A
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
36
Dapatkan senarai keputusan peperiksaan akhir daripada unit peperiksaan Arah PT mengemaskini pangkalan data dan senarai pelajar yang layak lapor diri Semak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada
Senarai Semak yang telah ditetapkan. Buat ujilari/simulasi pendaftaran pelajar
Terima pelajar lapor diri dengan bantuan JK Pendaftaran
Terima pelajar lapor diri Kemaskini senarai nama pelajar yang lapor diri untuk makluman Ketua Jabatan/Unit Arah PT/PAR mengemaskini Fail Peribadi Pelajar
JK Pendaftaran
A
TAMAT
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
37
d) Urusan Pertukaran Politeknik
CARTA ALIRAN (MPK)
Proses Kerja : Urusan Pertukaran Politeknik
Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserah kepada Pengarah untuk ulasan Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP Memproses permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar Menerima makluman keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP Pertukaran diluluskan? Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Kemaskini fail Hantar Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru
PHHP(PD) Pengarah/PHHP(PD) Pengarah BPP Pengarah/PHHP(PD) PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR
Tidak
Mula
Ya
Tamat
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
38
• Mengurus Pertukaran Politeknik
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ
2. Membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan
Pengarah
3. Mengarahkan PT menyediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.___
4. Mengarahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar kepada Pengarah BPP
5. Menerima keputusan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik
6. Mengarahkan PT menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ
7. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
8. Mengarahkan PT menyediakan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.___
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
39
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
TTidak
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Politeknik
Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ Buat ulasan sebelum permohonan pertukaran Politeknik diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan Arahkan PT sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik
Sediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___ Arahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran Politeknik kepada Pengarah BPP Pos permohonan pertukaran Politeknik kepada Pengarah BPP
Terima keputusan permohonan pertukaran Politeknik daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik Lulus? Arahkan PT menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ
PT
PT/PAR
A B
Ya
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
40
Sediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ dan failkan salinan dalam fail No.________ Arahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP) Kemaskini pangkalan data dan FPP Arahkan PT menyediakan dan membuat salinan surat iringan penghantaran FPP kepada Pengarah Politeknik baru Sediakan surat iringan penghantaran FPP kepada Pengarah Politeknik baru dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.___
PT
PT/PAR
PT
A B
TAMAT
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
41
e) Urusan Pertukaran Kursus
CARTA ALIRAN KERJA (MPK)
Proses Kerja : Urusan Pertukaran Kursus
PHHP(PD) PHHP(PD) PHHP(PD) Pengarah PHHP(PD)/ PT/ PAR PHHP(PD)/ PT PHHP(PD)/ PT / PAR PHHP(PD)/ PT / PAR
Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Naik taraf? Majukan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah Politeknik untuk ulasan serta panjangkan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Buat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan Terima makluman keputusan permohonan pertukaran kursus dari pada Pengarah BPP Permohonan diluluskan? Maklumkan keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ Daftar kursus baru Kemaskini fail Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Tidak
Mula
Ya
Tamat
Ya
Tidak
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
42
• Mengurus Pertukaran Kursus
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Menerima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ
2. Mengenalpasti status permohonan pertukaran kursus samada naik taraf atau tidak
3. Mengemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk membuat ulasan
Pengarah Politeknik
4. Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat iringan permohonan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan
Pengarah BPP
5. Menerima keputusan permohonan pertukaran kursus daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP
6. Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ
7. Mendaftar pelajar dalam kursus baru 8. Mengarahkan PT/PAR
mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
43
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Ya
Ya
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Kursus
MULA
Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Kenalpasti status permohonan pertukaran kursus samada naik taraf atau tidak Naik Taraf? Kemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk ulasan Kemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk kelulusan Lulus? Arahkan PT sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah BPP untuk kelulusan dan failkan dalam fail No.___ Terima keputusan permohonan pertukaran kursus daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR sediakan dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ
PT/PAR
A B
Tidak
Tidak
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
44
A B
TAMAT
Sediakan dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ dan failkan dalam fail No.___ Daftar pelajar dalam kursus baru Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP) Kemaskini pangkalan data dan FPP
PT/PAR
PT/PAR
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
45
f) Urusan Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik)
CARTA ALIRAN KERJA (MPK)
Proses Kerja : Urusan Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik)
Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah Pertukaran jenis program lulusan sijil politeknik ke jenis program separuh masa ? Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP Permohonan diluluskan? Maklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ Kemaskini fail Daftar pelajar ke program baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD) Pengarah/PHHP(PD) Pengarah BPP Pengarah PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR
Tidak
Ya
Mula
Tamat
Tidak
Ya
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
46
• Mengurus Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik)
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ
2. Mengenalpasti pertukaran jenis program dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada pengarah untuk sokongan
Pengarah
3. Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat iringan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.______
4. Mengarahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP
5. Menerima keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik
6. Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ
7. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
8. Mendaftar pelajar ke program baru
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
47
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik)
Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Buat ulasan sebelum permohonan pertukaran jenis program diserahkan kepada pengarah untuk sokongan Arahkan PT/PAR sediakan surat iringan dan buat salinan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP Sedia surat iringan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP, buat salinan dan failkan dalam fail No.______ Arah PT/PAR mengepos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP Pos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP
PT/PAR
PT/PAR
A
Ya
Tidak
B
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
48
Ya
A
Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik Lulus? Arah PT sediakan dan buat salinan surat keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ Sedia surat keputusan permohonan kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___
Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP)
Kemaskini pangkalan data dan FPP Daftar pelajar ke program baru
PT
PT/PAR
PT/PAR
TAMAT
Tidak
B
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
49
g) Urusan Permohonan Tangguh Pengajian
CARTA ALIRAN (MPK)
Proses Kerja : Urusan Permohonan Tangguh Pengajian
Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Permohonan diluluskan? Maklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ Kemaskini fail Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD) Pengarah PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR
Tidak
Ya
Mula
Tamat
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
50
• Mengurus Tangguh Pengajian
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ
2. Membuat ulasan sebelum permohonan tangguh pengajian diserahkan kepada pengarah untuk kelulusan
Pengarah
3. Menerima keputusan permohonan tangguh pengajian daripada Pengarah Politeknik
4. Mengarah PT/PAR menyedia dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ
5. Mengarah PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
51
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Tangguh Pengajian
Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Buat ulasan sebelum permohonan tangguh pengajian diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan Terima keputusan permohonan tangguh pengajian daripada Pengarah Lulus? Arah PT/PAR sedia dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ Sedia surat makluman keputusan permohonan kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___ Arah PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
MULA
TAMAT
Ya
Tidak
PT/PAR
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
52
h) Urusan Pelajar Berhenti
CARTA ALIRAN KERJA (MPK)
Proses Kerja : Urusan Pelajar Berhenti
Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Permohonan diluluskan? Maklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ Kemaskini fail Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD) Pengarah PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR PHHP(PD)/PT/PAR
Ya
Tidak
Mula
Tamat
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
53
• Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ
2. Membuat ulasan sebelum permohonan berhenti pengajian diserahkan kepada pengarah untuk kelulusan
Pengarah
3. Menerima keputusan permohonan berhenti pengajian daripada Pengarah Politeknik
4. Mengarahkan PT menyedia dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ
5. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
54
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
Ya
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian
Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Buat ulasan sebelum permohonan berhenti pengajian diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan Terima keputusan permohonan berhenti pengajian daripada Pengarah Politeknik Lulus? Arahkan PT/PAR sedia dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ Sediakan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___ Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP) Kemaskini pangkalan data dan FPP
PT/PAR
PT/PAR
TAMAT
Tidak
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
55
i) Urusan Membuat Kad Pelajar
• Mengurus Kad Pelajar
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Menyedia/ menerima permohonan membuat kad pelajar
2. Mengarahkan PT/PAR Mengambil/mengimbas gambar pelajar, menyimpan ke dalam pangkalan data dan mencetak kad pelajar
3. Mengarahkan PT/PAR menyerah kad pelajar dan mendapatkan pengesahan penerimaan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
56
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Kad Pelajar
Sediakan/ terima permohonan membuat kad pelajar Arahkan PT/PAR mengambil/mengimbas gambar pelajar, simpan dalam pangkalan data dan cetak kad pelajar Ambil/imbas gambar pelajar, simpan dalam pangkalan data dan cetak kad pelajar
Arahkan PT/PAR serah kad pelajar dan dapatkan pengesahan penerimaan
Serah dan dapatkan pengesahan penerimaan kad pelajar
TAMAT
PT/PAR
PT/PAR
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
57
j) Urusan Fail Peribadi Pelajar
• Mengurus Fail Pelajar
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Mengarahkan PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar dengan menulis nama dan nombor pendaftaran
2. Mengarahkan PT/PAR memastikan semua dokumen yang diperlukan bersama borang jawapan tawaran disahkan
3. Mengarahkan PT/PAR memasukkan dokumen-dokumen yang diperlukan ke dalam Fail Peribadi Pelajar (FPP) dan membuat semakan
4. Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan menghantar memo iringan kepada Ketua Jabatan
5. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini FPP dari masa ke semasa
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
58
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Fail Peribadi Pelajar
Arah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar (FPP) dengan menulis nama dan nombor pendaftaran
Buka FPP dengan menulis nama dan nombor pendaftaran Arahkan PT/PAR memastikan semua dokumen yang disertakan bersama-sama borang jawapan tawaran disahkan Pastikan semua dokumen yang disertakan bersama-sama borang jawapan tawaran disahkan Arahkan PT/PAR memasukkan dokumen yang disertakan ke dalam FPP dan membuat semakan
Masukkan dokumen yang disertakan ke dalam FPP dan membuat semakan Arahkan PT/PAR menyediakan dan buat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan hantar memo iringan kepada KJ
Sedia dan buat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan hantar memo iringan kepada KJ. Failkan dalam fail No.___ Kemaskini pangkalan data dan FPP dari masa ke semasa
PT/PAR
PT/PAR
PT/PAR
PT/PAR
TAMAT
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
59
k) Urusan Statistik Terima Tawaran
• Mengurus Statistik Terima Tawaran
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Mencetak statistik dengan menggunakan perisian pengambilan pelajar
2. Membuat pengesahan 3. Memuatnaik (Upload) statistik
penerimaan tawaran di laman web http://www.politeknik.edu.my. Mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik
4. Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik penerimaan tawaran ke dalam fail No._____
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
60
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Statistik Terima Tawaran
Cetak statistik dengan menggunakan perisian pengambilan pelajar
Buat pengesahan
muatnaik (Upload) statistik penerimaan tawaran di laman web http://www.politeknik.edu.my. Cetak dan maklum kepada Pengarah Politeknik
Arah PT/PAR memfailkan statistik penerimaan tawaran Failkan statistik penerimaan tawaran ke dalam fail No._____
TAMAT
PT/PAR
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
61
l) Urusan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru
• Mengurus Statistik Pendaftaran Pelajar Baru
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Memuatnaik (Upload) data pelajar mendaftar di laman web http://www.politeknik.edu.my. dan mencetakkannya.
2. Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran ke dalam fail No._____
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
62
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Statistik Pendaftaran Pelajar Baru
MULA
TAMAT
Muatnaik (Upload) data pelajar mendaftar di laman web http://www.politeknik.edu.my. dan mencetakkannya.
Arah PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran pelajar Failkan statistik penerimaan tawaran ke dalam fail No._____
PT/PAR
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
63
m) Urusan Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)
• Mengurus Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Memuatnaik (Upload) Statistik IEO di laman web http://www.politeknik.edu.my.
2. Mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik
3. Mengarahkan PT/PAR memfailkan Statistik IEO ke dalam fail No._____
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
64
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)
MULA
TAMAT
Muatnaik (Upload) Statistik IEO di laman web http://www.politeknik.edu.my. Cetak dan maklum kepada Pengarah BPP
Arahkan PT/PAR failkan statistik IEO
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
65
n) Urusan Pangkalan Data Pelajar
• Mengurus Pangkalan Data Pelajar
Proses Kerja
Pegawai yang
meluluskan/dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Menyediakan pangkalan data untuk kegunaan Unit Hal-Hal Pelajar
2. Membuat salinan (back-up) dari masa ke semasa.
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
66
CARTA ALIRAN KERJA (FM)
Mula
CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pangkalan Data Pelajar
Sediakan pangkalan data untuk kegunaan Unit Hal-Hal Pelajar Buat salinan (back-up) dari masa kesemasa.
TAMAT
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
67
10. SENARAI SEMAK (rujuk nota senarai semak 1 & 2)
SENARAI SEMAK FAIL PERIBADI PELAJAR
• BORANG JAWAPAN TAWARAN
• BUTIRAN PEMOHON
• SALINAN KAD PENGENALAN
• SALINAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SPM/SPMV/
SLIP KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER EMPAT/ SLIP SIJIL LULUSAN LUAR NEGARA/ SLIP SIJIL KEMAHIRAN MALAYSIA
• SALINAN SIJIL KOKURIKULUM (JIKA ADA)
• SALINAN SIJIL BERHENTI SEKOLAH (JIKA ADA)
• BORANG HHP 1
• BORANG HHP 2
• BORANG HHP 3
• BORANG HHP 4
• BORANG HHP 5
• BORANG HHP 6
• SLIP KEPUTUSAN PEPERIKSAAN :
SEMESTER 1 SEMESTER 2 SEMESTER 3 SEMESTER 4 SEMESTER 5 SEMESTER 6
Rujuk : SENARAI SEMAK PERSEDIAAN PENDAFTARAN / LAPOR DIRI (Lampiran 1) di dalam dokumen kualiti.
FAIL MEJA EDISI PERTAMA DISEDIAKAN PADA : 15 SEPTEMBER 2005
68
11. SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN BAGI URUSAN (rujuk Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM)
• Borang Tukar Politeknik
• Borang Tukar Kursus
• Borang Tukar Jenis Program
• Borang Tangguh Pengajian
• Borang Mohon Berhenti
12. SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN
Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
13. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tiada
14. NORMA KERJA Tiada
15. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
• JAWATANKUASA PENGAMBILAN PELAJAR POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA
• JAWATANKUASA PEPERIKSAAN POLITEKNIK
• JAWATANKUASA KONVOKESYEN POLITEKNIK
• JAWATANKUASA PENGURUSAN POLITEKNIK
• JAWATANKUASA KUALITI POLITEKNIK
• JAWATANKUASA MAJLIS RASMI
• JAWATANKUASA KEUTUHAN PENGURUSAN